Управлението на регистрите като академична дисциплина. Управлението на архивите като научна дисциплина: обект, предмет и задачи на изследване

Практическите дейности стимулираха теоретичното разбиране на проблемите, свързани с функционирането на документите в обществото. В резултат на това а научна дисциплинауправление на документацията.

Тясната връзка с практиката определи структурата на предмета на управление на документацията, която се състои от две части: 1) теоретична и 2) приложна. И двете части са пряко свързани помежду си. Спектърът от проблеми, които се изучават от управлението на документи, е доста широк, но основните са: закономерности при формирането на документи; начини за тяхното създаване; функции, свойства, структура на документа; принципи на организация на работния процес; формиране и развитие на документационни системи, както и комплекси от документи; начини за подобряване на документационните процеси в обществото.

Обект на управление на документи е цялата съвкупност от документи в обществото, т.е. всички видове, жанрове и форми на документи, както и всички системи и подсистеми на документация. Фокусът обаче е върху документите и документационните системи, свързани със сферата на управление, с оперативната среда.

Всъщност всяка наука се основава на исторически методзнания. Документацията не е изключение в това отношение. Освен това обектът на неговото изследване задължително се анализира в историческа ретроспектива, в динамика, което позволява да се проследят етапите, закономерностите, тенденциите на развитие и взаимовръзките на документите в цялото им разнообразие.

Основните задачи на тази научна дисциплина произтичат от предмета за управление на документи:

теоретична обосновка на документационните процеси в обществото; Високо качествосъздадени документи и тяхното ефективно функциониране;

формиране на високоорганизирана информационна среда.

Документознанието решава своите задачи заедно с други, предимно приложни, дисциплини от цикъла на управление на документи, за които е теоретична основа. Те включват:

организация и технология за поддръжка на управление на документи (офис работа), която директно изучава организацията на работа с документи: приемане, разпространение, регистрация, справочна работа, Търсене задължителни документии т.н. (За съжаление мнозина поставят знак за равенство между управлението на документи и работата в офиса, като погрешно смесват тези две дисциплини);

документална лингвистика;

организация на секретарски услуги и някои други.

4. Понятието "документ" и неговото развитие.

Едно от най-важните прояви на човешкото поведение е общуването, т.е. комуникация с други хора чрез определени знаци или символи.

Появата на писмеността бележи прехода на човечеството към нова информационна технология. С помощта на графични знакови системи стана възможно отделянето на информация от предмета и фиксирането й върху някакъв материал с цел последващо предаване във времето и пространството. В резултат на това се появи документирана информация, т.е. документ.

Информацията, записана на материален носител, е служила в древни времена като доказателство, доказателство. В Русия терминът "документ" е преведен от Петър Велики точно като "писмено доказателство". Междувременно самият този термин почти не се използва дълго време. Вместо това в канцеларската практика обикновено се използват други термини: "акт", "кейс", "хартия".

Постепенното натрупване на знания за документите води през 19 век. до раздяла, освен юридическа, също управленски аспектдокумент, който е отразен в известен речник VIDalya, където документът е определен като „всяка важна делова книжка, както и диплома, удостоверение“.

До средата на 20-ти век друг най-важен аспект на документа беше сигурен - исторически, т.е. значението му като носител на ретроспективна информация. През първата половина на 20-ти век съдържанието на понятието "информация" е значително преработено, което започва да се свързва с категорията отражение, като универсално свойство на материята, първично по отношение на информацията. И през втората половина на 20 век. С развитието на кибернетиката, компютърните науки и компютърните технологии започва активно изследване на социалната същност и информационния характер на документа, което води до по-нататъшно разширяване и най-важното до задълбочаване на неговата концепция. Именно през този период е дадено теоретичното обосноваване на неразривната връзка между понятията „документ” и „информация”.

По този начин към днешна дата понятието "документ" включва такива най-значими характеристики като информационна цел, материален носител, както и редица функционални аспекти.

В същото време дефиницията на понятието "документ" в различните науки има значителни различия. V информатика, например, документът често се определя като „материален обект, съдържащ информация във фиксирана форма“. V документални филми- една от информационните науки - под документ се разбира "всяка семантична информация, изразена на какъвто и да е език и фиксирана по какъвто и да е начин на всякакъв носител с цел циркулацията й в динамична информационна система". v правни наукисе фокусира върху правен аспект. В резултат на това документът се явява предимно като средство за документиране и доказване правоотношения. V управлениедокументът се изучава главно като средство за фиксиране и предаване на управленски решения. V историческа наукадокументите се разглеждат преди всичко като исторически източници, т.е. носители на ретроспективна информация.

Подобна информация.

Документознанието за управление е научна дисциплина, която развива теорията на управленския документ, изучава неговия генезис и еволюция, практиката на създаване и функциониране. Документът е основният обект на познание за управление на управленските записи.

Терминологичната система за управление на управленските записи включва термини, понятия, категории, които обозначават обекти, процеси, явления, изучавани от тази дисциплина. Основните понятия на управленската документация са "управление", "информация", "управленски документ", "управленска документация".

Управлението се разбира като набор от действия на управляващ обект, насочени към създаване на оптимални условия за функциониране на управляван обект в съответствие с неговите задачи.

Основни видове управленски дейностие комуникация, регулиране, контрол.

Комуникация- това е съвкупност от техники, методи и процедури, терминология, която осигурява ефективно информационно взаимодействие между участниците в комуникационния процес.

Регламент- дейности, насочени към подпомагане функционирането на контролирана политическа, социално-икономическа система в рамките на обективните закони и нейните цели.

Контрол- е надзорът на управителя на управляваните обекти и процеси с цел проверка на съответствието на състоянието с желаното, предвидено в наредби, програми, планове и др.

Информация i се интерпретира като набор от данни за вътрешното и външното състояние на контролираната система, които се използват за оценка на ситуацията и разработване на управленски решения.

Документи за управление- това са документи, които съдържат информация за вземане на управленско решение, т.е. информация за управление.

Документиране на управленска информация- това е процесът на създаване на официални документи, чието съдържание е управленска информация.

Документационен фонд- състои се от официални документикоито организацията е натрупала в резултат на своята дейност. По-голямата част или целият документационен фонд е управленска документация.

Управленска документацияинституции се състои от официални документи, които принадлежат към различни класове управленска документация - организационно-административна, първична счетоводна, банкова, отчетно-статистическа, планова, ресурсна, търговска, ценова, счетоводна и др.

52. Управленска документация: задачи, основни направления на научните изследвания.

Основните теоретични и практически задачи на управленската документация:

Изследвайте историята на управленския документ, неговото създаване и функциониране като носител и източник на информация;

Разработване на обща теория на управленския документ, която обхваща анализа на неговата същност, характеристики на съдържанието и формата (свойства, характеристики, структура), функции;

Определете принципите и методите за изучаване на управленския документ;

Разберете мястото и ролята на управленската документация в обществото;

Проследяване на процеса на възникване и развитие на управлението на управленските записи като научна и учебна дисциплина;

Анализирайте най-важните концептуални основи на управлението на управленските записи;

Да се ​​разкрие епистемологичната природа на специалните знания за управление на документи, мястото и функциите на управлението на управленските документи сред другите дисциплини от документалния и комуникационен цикъл.

Сред основните области на научни изследвания в управлението на управленските записи могат да се разграничат следните:

Теоретико-фундаментални- изследване на документацията като информационен ресурс на обществото, културен феномен и елемент на социалната памет.

Теоретични и приложни изследвания: анализ на динамиката на потока от официални документи; анализ на структурата на потоците от сервизни документи; решаване на класификационни проблеми на документацията; изграждане на унифицирани модели на официални документи и техните системи, включително електронни; проучване на правните аспекти на създаването, функционирането, съхраняването на официални документи и достъпа до тяхната информация; решаване на икономически въпроси на дейностите за създаване документи за управлениеи по организацията на работата с документацията;

Научни и технологични изследвания:подготовка на проекти на нормативни правни актове с цел създаване на единна правна основа за създаване на документация и организация на нейното функциониране и съхранение; хармонизиране на международните стандарти за управление на документални процеси; разработване на рационални научни методи за създаване на официални документи, въвеждане на унифицирани форми на документи и единни документационни системи; разработване на практически задачи за създаване на електронни документи и решаване на въпроси, свързани с по-нататъшното използване на тези документи в тяхното динамично състояние и по време на съхранение в архива; решаване на езикови задачи за организиране на текстове на служебни документи; проучване на методи за информационно-документационно осигуряване за приемане на управленски

решения, използването на документационни фондове за тази цел и като ресурс за задоволяване нуждите на гражданите.

Исторически изследвания:изследване на генезиса на документа; анализ на еволюцията на характеристиките на съдържанието и формата на документите; определяне съдържанието на процесите на формиране и развитие на видове и видове (класове) документи и документация; изследване на историческите условия за създаване и функциониране на документацията.

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

ВЪВЕДЕНИЕ 2

1. Основните етапи в развитието на управлението на документацията 5

2. Структура за управление на документи 8

3. Връзка на деловодството с други науки 10

4. Източници в деловодството 22

Заключение 32

Литература 35

ВЪВЕДЕНИЕ

Творчеството у нас върховенство на законас ефективно функциониращи институции на представителна, изпълнителна власт, Съдебен, производството, науката и образованието се определя не само от цялостна и пълноценна правна обосновка на дейността им, но и от формирането на рационални, специфични правила и процедури за тяхното функциониране, включително в областта на работата с документи.

Документираната информация е в основата на управлението, нейната ефективност до голяма степен се основава на производството и потреблението на информация. Информацията се записва в документи, които й придават организационна форма и я преместват във времето и пространството.

Все по-голямо значение в съвременен мениджмънтпридобиват компютърни технологии и инструменти, които осигуряват, на базата на действащото законодателство и др правни разпоредбиефективност на фиксиране, събиране, обработка, търсене и предаване на информация. Преходът към принципно нови начини за организиране на информацията и достъпът до нея определя уместността на курса "Документация".

Има различни дефиниции на понятието „управление на документи“, но нито едно от тях не е станало общоприето. Въпреки това, както и понятието "документ". И това е естествено, тъй като „документознанието“ е многоизмерен, структурно разклонен термин, свързан с различни партиидокументни и документно-комуникационни дейности – явления не по-малко сложни и многостранни.

Можем да кажем, че документознанието е наука за документа и документо-комуникационните дейности. Това е научна дисциплина, която изучава моделите на създаване и функциониране на документи, разработва принципите на изграждане на документно-комуникационни системи и методите на тяхната дейност.

Документознанието изследва документа като източник на информация и средство за социална комуникация. Това е комплексна наука за документа и документно-комуникационната дейност, която изучава процесите на създаване, разпространение и използване на документални източници на информация в обществото в исторически, съвременен и прогностичен план.

Формирането на управлението на документи като научна дисциплина включва дефинирането на основните му компоненти: обект, предмет, структура, методи, концептуален апарат – в тяхното единство и цялост, т.е. като систематична научна дисциплина.

Обектът на науката отговаря на въпроса: какво изучава науката. Обектът на документознанието като наука е цялостно изследване на документ като системен обект, специално създаден за съхраняване и разпространение (предаване) на информация в пространството и времето. Документът се създава в хода на документни и комуникационни дейности, следователно обект на науката са всички видове тази дейност - създаване, производство, съхранение, разпространение и използване на документи, създаване на документационни системи.

Субектът на науката трябва да отговори на въпроса: по какъв начин, защо, с каква цел и за какво точно се изучава обектът, а чрез него и обективната реалност. Предметът на науката определя съдържанието на научното познание за обекта – документа и документно-комуникационната дейност. Предмет на управлението на документи е създаването на научно познание за документа в единството на неговите информационни и материални компоненти, за моделите на създаване и функциониране на документите в обществото.

Документацията изучава документа като предмет на теоретично, историческо и методологическо (практическо) ниво. Той изследва документа като система, неговите свойства, параметри, структура, функции, методи и начини за документиране, класификация и типология на документите. В полето на неговото внимание са общите закономерности на създаване, разпространение, съхранение и използване на документи. Освен това предмет на изследване може да бъде документът като цяло или неговите отделни аспекти, специфични характеристикидокументална и комуникационна дейност.

Документация изучава документа в своята историческо развитие, закономерности на неговото формиране, методи на създаване, принципи на организация на документацията и документационни системи. Така документознанието изучава най-пълно всички функции, както общи, така и частни, присъщи на документите. Въпреки това, управлението на документи не се ограничава до пасивно изучаване на документа. Разкривайки закономерностите на формирането на документи, документознанието започва активно да влияе върху самия процес на документиране, въвеждайки в него научни основи, унифицирайки и стандартизирайки документи и документационни системи, отнасяйки определени групи от видове документи към функционални и отраслови системи, в тях към отделни операции.

Целта на тази работа е задълбочено изследване на документите и документационните системи в тяхното историческо развитие, теоретични и практически проблеми на създаване на документирана информация на институции от всякаква правна форма.

В хода на постигане на целта се решават следните задачи:

показват връзката на управлението на документи с други науки;

проследяване на развитието на документа като носител на информация;

анализира процеса на формиране и развитие на документационни системи;

1. Основните етапи в разработването на документацията

Управлението на архивите принадлежи към категорията на младите науки, все още не е напълно оформено като научна дисциплина, която обобщава съвкупността от знания за документа. Тази наука не възникна веднага, тя премина през няколко етапа в своето развитие.

Исторически, първата в тази поредица е документационната наука, която възниква в края на XIX v. и получава международно признание през първата половина на 20 век. Под това име се развива науката, предмет на която са документационни дейности, включващи процесите на събиране, систематизиране, съхраняване, търсене и разпространение (а от средата на 40-те години и създаване) на документи във всички сфери на обществения живот. Тази наука е имала и името „книжно-архивно-музейна наука”.

Основателят на науката за документацията е Пол Отлет. Той предложи науката, която изучава документалната дейност, да се нарича библиология или документология, която се свързва с идентифицирането на книга и документ.

С течение на времето, в процеса на диференциация, като самостоятелни научни дисциплини се очертават теорията на класификацията на документите, теорията на документните потоци, теорията на индексирането и абстрагирането.

Историята на документознанието се оказа кратка. В средата на XX век. (50-60-те години) комуникационните процеси започват да се разглеждат не само от гледна точка на едно от техните средства – документа, но и по-широко – като информационни. Понятието "документ" отстъпва място на понятието "информация", тъй като първото произлиза от второто. Първоначалните представи за предмета на документознанието бяха модернизирани и придобиха информационно и кибернетично съдържание.

От началото на 60-те години започват да се развиват научни области, наречени документалистика и документознание. Първият се разглежда като приложен клон на кибернетиката, занимаващ се с оптимизиране на управлението на документни системи от всякакъв вид – от визуални изкуствана работа в офиса. За тази цел документалистиката изучава структурата и свойствата на матричните документи, методите и средствата за тяхната автоматична обработка, съхранение, търсене и използване, документни потоци и документни масиви за оптимизиране на управлението на големи, предимно многоканални документни системи. Документалистиката обаче не отразява целия спектър от изследвания на документа, проблемите на неговото производство, разпространение и използване и не може да бъде обобщаваща наука за документа.

По това време управлението на документи се развива като научно направление, чиито задачи (според К. Г. Митяев) включват изучаването на исторически аспектразработване на методи, отделни актове и системи за документиране на явленията на обективната реалност и нейния резултат – създаване на документи, техните комплекси и системи. По-късно управлението на документи започва да се разбира като наука за правилата за издаване на административни документи и поддържане на документационно стопанство. Управлението на записите се идентифицира с работата в офиса и се разглежда като раздел на архивирането. Такава тясна интерпретация на управлението на документи е оцеляла до известна степен и до днес. Естествено, в това разбиране документознанието не би могло да претендира за ролята на обобщаваща наука за документ, тъй като е ограничена до сферата на управлението. Отвъд нейните граници са други сфери на човешката дейност – наука, техника, култура, обществен живот и т.н.

В края на 60-те години на миналия век, с развитието на информатиката (А. И. Михайлов, А. И. Черни, Р. С. Гиляревски), постиженията на документалистиката до голяма степен се преосмислят, съществуването на последната като автономна научна дисциплина всъщност престава. През 1973 г. се правят редки опити (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) да се обобщи теоретичната информация за документа, да се развият концептуалните му основи с помощта на анализ на информацията. Част от въпросите, свързани с класификацията на документите, създаването на документни информационни модели, изучаването на документните информационни потоци, са включени в съответните раздели на библиотеката, библиографската, архивната и информатиката.

До средата на 80-те години документалистика и информатика се смятаха за обобщаващи науки за документа. Информатиката обаче се занимава с изучаване както на документална, така и на недокументална информация. Извън нейното зрително поле е документ в материалното му въплъщение, условията на производство, съхранение, организация на работа с документи. Следователно, подобно на документалния, е доста трудно да се използва компютърната наука като обобщаваща наука за документ.

През втората половина на 80-те години на миналия век се осъзнава фактът, че именно обобщаваща концепция за документ отразява най-адекватно предмета на професионалната дейност на служителите на библиотеки, информационни агенции, архиви, музеи, книжарници и др. Това беше улеснено от въвеждането на професионална дейносткомпютърни технологии и машинно четими носители за съхранение.

По-нататъшното развитие на общите документални подходи е свързано с имената на Д.Ю. Теплова, A.V. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунов, в чиито произведения понятието „документ“ действа като самостоятелна лексикална единица. Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появата на техните произведения започва качествено нов етап във формирането и развитието на управлението на документи. Проблемите на управлението на документацията придобиват интердисциплинарен характер, с тях се занимават библиотекари и библиографи, специалисти в областта на компютърните науки, библиолози.

В началото на 90-те години на миналия век възниква необходимостта от създаване на документознание или комплекс от научни документационни дисциплини. За обобщаващо наименование на науката на документа започват да се използват редица наименования: информационна и комуникационна наука (А. В. Соколов), документация и информатика (Г. Н. Швецова-Водка) и др. Ядрото на такъв комплекс от документознание е библиотекознанието, библиографията, книгознанието, архивознанието, музеологията и информатиката. Общо за тях е изучаването на документа като обект, създаден специално за пренос на информация.

Всяка от тези области на знанието има свои специални задачи, форми и методи за работа с документи, но теорията и историята на документа са общи за тях. Общите теоретични проблеми включват преди всичко функционалния анализ на документите, изследването на техните характеристики като материални обекти със записана в тях информация, въпросите за класификацията и типологията на документите и др. Изучаването на общите документални въпроси е призвано да се занимава с управление на документи.

2. Структура за управление на документи

Като всяка научна дисциплина, управлението на записи има структура, която все още е в начален стадий. Структурно документознанието е разделено на две подсистеми: обща и специална документознание. неговата същност, обект, предмет и структура, терминология, понятия, установяване на връзки с други науки, закономерности и принципи на развитие и функциониране на документа в системата на документните комуникации и др. Общата документознание се състои от три раздела: теория на документите, история на документите, история и теория на документните и комуникационни дейности.

Теорията на документите (документологията) е ядрото на документознанието. Тя изучава общи теоретични въпроси, свързани с концептуалния апарат, функционален анализдокументи, изследване на характеристиките им като материални обекти и записаната в тях информация, въпросите на типологията и класификацията на документите, техните параметри и свойства, като средство за комуникация и елемент от документни фондове.

Историята разкрива закономерностите на формирането и развитието на документа като източник на информация и средство за комуникация в контекста на промяна в конкретната ситуация на определен етап от развитието на социалната комуникация, промени в неговото съдържание и форма в в съответствие с документалните нужди на обществото в даден период от време.

Разделът за документална дейност изучава историята и общата методика за създаване и функциониране на документ в системата на документалната комуникация (създаване, производство, събиране, съхранение, разпространение и използване), т.е. документ, функциониращ в интегриран комуникативен цикъл „авторът на документалната информация - нейният потребител”.

Специалната документознание изучава характеристиките, характерни за определени видове и видове документи (книги, патенти, бележки, карти, филми, оптични дискове и др.), отделни процеси на документна и комуникационна дейност (документиране, публикуване на документи, разпространение на документи, съхранение на документи , използване на документ). Всяка характеристика, която заслужава теоретично разглеждане, може да действа като специална характеристика.

Специалното управление на документи се разделя на специално и частно управление на документи. Специалното документознание изучава особеностите на документите, които са обекти на библиотечно, архивно, музейно дело, т.е. спецификата на функционирането на документите в информационните центрове, библиотеки, архиви, музеи и други документни и комуникационни структури. Освен това изследването на спецификата на различните процеси на документална и комуникационна дейност (документация, деловодство, управление на фондове и др.) може да послужи като предмет на специално управление на документи.

Предмет на управление на частния документ са определени видове и разновидности на документа. Следователно като частни научни дисциплини по управление на документи са представени: книгознание, патентознание, картография и др.

По този начин управлението на специалната и частната документация е специфична проява на общото. Заедно с общото, специалното управление на документи образува единно управление на документи.

3. Връзката на управлението на документи с други науки

Модерна сценахарактеризиращ се с активизиране на изучаването на документа от всички науки, където той е основен или един от обектите на изследване. Обединяването на усилията на тези науки създава интегративна посока за развитие на знанията за документа. В резултат това доведе до формирането на теорията на документа и документната дейност, формирането на документознанието като метанаука за всички науки от документно-комуникативния цикъл.

Документознанието като интегративна научна дисциплина е тясно свързано с деловодството, счетоводството, библиотекознанието, библиографията, архивознанието, компютърните науки и др. В по-широк подход документознанието включва исторически извор и музеология, семиотика, текстова критика и други науки.

Деловодството е свързано с историческата наука. Появата на определени документи, да не говорим за документационните системи, е пряко свързана с еволюцията на обществото, с неговите определени етапи. Следователно функционирането на документите и документационните системи, сгъването на документни комплекси не могат да бъдат разбрани без познаване на социално-икономическата, политическата история, културната история и т.н. От друга страна, самата форма на документа се характеризира с относителна самостоятелност, наличието на собствени модели на развитие, които от своя страна оказват известно влияние върху определени аспекти на общественото развитие.

Управлението на документи обективно допринася за формирането на изходна база исторически изследванияи в това си качество тясно се доближава до изворознанието – един от най-важните клонове на историческата наука, който изучава теорията, методологията и техниката на историческите извори. Изследователите на източниците изучават и формата на документа, структурата и свойствата на документираната информация в тяхното историческо развитие. Офисните документи в изходните проучвания обикновено са разделени в независим раздел.

Колкото по-високо е нивото на обобщение в теоретичните основи за тълкуване на понятието „документ”, толкова по-голям ще бъде обхватът от отрасли на знания, които се включват в управлението на документи. Укрепването на връзките между клоновете на знанието, които изучават различни медии, е от взаимна полза.

Съществува особено тясна връзка между документознанието и библиографското, библиотечното, книгознанието и архивознанието. Това включва и компютърните науки, особено онази част от нея, която изучава документална информация, създадена с помощта на компютърни технологии на дискретни носители. Общото между тях е, че тези дисциплини оперират с документи като обекти, създадени специално за съхранение и предаване на информация.

Документознанието се сближава с книгознанието от информационната, социална същност на обектите на изследване – документ и книга; до голяма степен едни и същи цели и функции; хартия като общ материален носител на информация; писмо като същия начин за предаване на информация. Освен това с развитието на компютърните технологии се наблюдава по-нататъшно сближаване на документа и книгата, които също могат да бъдат представени в електронен вид.

Според целите и обекта на изследване управлението на документи е тясно свързано с архивознанието. Те са обединени от обща задача - формиране на ефективна информационна среда, единен обект на изследване - документ, както и единство на начини за организиране, съхраняване, търсене на информация, разработване на принципите за формиране на документи. Документознанието оказва пряко влияние върху развитието на архивознанието, тъй като колкото по-добри са документите, създадени в деловодството, толкова по-успешни ще бъдат архивите в съхраняването и използването на документалното богатство.

Управлението на документи е взаимосвързано с юриспруденцията, преди всичко с нейните отрасли като конституционен, граждански, административен, трудов, бизнес право. Постиженията се използват широко в документацията правна наука: придаване на юридическа сила на документи, законни начинивъвеждането им в действие, класификация на правни актове и др. Един от обектите на изследване в документознанието е системата на организационно-правната документация. Адвокатите в ежедневната си дейност не могат без познаване на основите на управлението на документи, поддръжка на управлението на документи. Криминалистите изследват естеството на документите, техниките, начините за умишлено изкривяване на документирана информация и т.н., за да разкрият и разследват фалшификати.

Деловодството е свързано с икономическите науки. Невъзможно е да се оптимизират дейностите на услугите за поддръжка на управленска документация, без да се определи тяхната икономическа ефективност, без цялостен анализ на използването на финансови и материални ресурси за създаване и обработка на документи, без съставяне на подходящи методи, трудови стандарти и др. Броят на документационните системи, изучавани от документознанието, включва такива специални системи, които пряко отразяват икономическа сфераживот и дейност на обществото, като счетоводство, отчетност и статистика, технико-икономически, външнотърговски, банкови, финансови.

Връзката и взаимодействието между управлението на документи и теорията на управлението, управлението са традиционно силни, тъй като както функциите на управление, така и неговата организация са пряко отразени в документите. От своя страна рационалната организация на работата с документи допринася за подобряване на управленските дейности, повишавайки нейната ефективност. Появата и успешното развитие на нова научна дисциплина - управление на информацията, доближи още повече изучаването на проблемите на управлението и документацията, тъй като по-голямата част от управленската информация е записана в документи.

Управлението на записите е повлияно от такива приложни дисциплини като социология на управлението, психология на управлението, бизнес комуникация. В документознанието постиженията на приложната лингвистика намират широко приложение, предимно с цел уеднаквяване на текстовете на документите, стандартизиране езикови единици, както и в процеса на редактиране на официални документи.

Съществува специална връзка между управлението на документи и информационните науки. Бързото нарастване на информационните ресурси, бързото развитие на компютърните технологии и активното теоретично разбиране на информационните процеси не само повлияха върху естеството и съдържанието на изследванията за управление на документи, но и доведоха до интегрирането на управлението на документи в цикъла на социалните информационни науки. В резултат на това документознанието се оказа най-тясно свързано с такива научни дисциплини като социална информатика, документалистика, компютърни науки и програмиране, Информационна сигурности защита на информацията и др.

За решаването на някои от проблемите си документознанието широко използва постиженията в областта на техническите и природните науки, тъй като документът е материален обект, носител на информация с добре дефинирани физически свойства. В допълнение, създаването, скърцането, съхранението на документи са свързани със средствата за документиране и предаване на информация, включително използването на сложно офис оборудване.

Отделни свойства, аспекти, характеристики, функции на документ могат да бъдат неразделна част от други научни дисциплини от документно-комуникационния цикъл, които изучават особеностите на онези групи документи, с които се занимава съответната практическа дейност, съответстваща на науката. Изучаването на документа в неговата цялост (единство) е обект само на управление на документи. Това обстоятелство отличава документознанието от другите научни дисциплини, в чийто обект документът е включен чрез някакъв вид, компонент, свойство, знак - като негов компонент.

По този начин определени видове документи и документо-комуникационни дейности имат значителна специфика, които са предмет на изучаване на частните научни дисциплини по управление на документи. По-специално предмет на библиологията като частнонаучна дисциплина е книжното и книжното дело, патентознанието – патентно и патентно дело. Връзката между управлението на документи и информатиката е особено забележима в частта, която изучава научни източници на информация. Архивирането изучава документи, съдържащи ретроспективна информация, главно на хартия; музеология - материални (имуществени) документи, паметници на материалната култура; библиология - книги (публикации), текстови документи; офис работа - документи, възникващи в процеса на управление, деловодство; библиотекознание – документи от широк социална цел(репликация); библиография - вторични документи и др.

Тези. в частните научни дисциплини въпросите, свързани с документа, не се разглеждат конкретно, а само дотолкова, доколкото се случват в една или друга област на документо-комуникационна дейност.

По този начин управлението на документи е обобщаваща научна дисциплина по отношение на други дисциплини от цикъла на управление на документи. Това обаче не означава, че той „поглъща” дисциплините, свързани с определени клонове на документни и комуникационни дейности. Документознанието, като всяка метадисциплина, е самоограничаващо се по своята същност: обхваща обектите на изследване в основните определящи характеристики, параметри, качества, тенденции, оставяйки много други, чисто специфични проблеми на дела на частните научни дисциплини. Обогатявайки специалните и частните дисциплини с разработването на кардинални теоретико-методологични проблеми, интегративната наука повишава творческия потенциал на тези дисциплини и обогатява тяхната методология. Взаимната връзка, интеграция и диференциация на научните дисциплини е едно от условията за успешното развитие на всяка една от тях.

Тясната връзка на управлението на документи с разнообразни теоретични и приложни научни дисциплини до голяма степен е определила методите на изследване на управлението на документи, т.е. методи, техники за решаване на конкретни научни проблеми. Тези методи се делят на общонаучни и специални. Към общонаучните спадат тези, които се използват от всички или повечето науки: систематичният метод; метод на моделиране; функционален метод; анализ; синтез; сравнение; класификация; обобщение; изкачване от абстрактното към конкретното и т.н.

Някои от изброените методи от своя страна също могат да бъдат класифицирани. По-специално, моделирането се разделя на описателно, графично, математическо и т.н. Освен това повечето от тези разновидности се използват в управлението на документи.

Специалните методи са тясно свързани с общонаучните методи. Въпреки това, обхватът на тяхното приложение е много по-тесен и ограничен, като правило, до една или няколко тясно свързани науки. Специалните методи в управлението на документи включват: методи за унификация и стандартизация на документите; формулярен метод за анализ; еднократният метод при документиране и деловодство; метод за проверка на стойността на документите.

Управлението на документи принадлежи към цикъла на социалните науки, с много от които е в тясна връзка и взаимодействие. Това взаимодействие се проявява в различни форми и протича на различни нива, преди всичко на ниво обект и предмет на изследване, понятийния апарат, методите на изследване.

Деловодството е тясно свързано с историческата наука. Както вече беше отбелязано, обект на документознание е документ в историческото развитие. Появата на определени документи, да не говорим за документационните системи, е пряко свързана с еволюцията на обществото, с неговите определени етапи. Следователно функционирането на документите и документационните системи, сгъването на документни комплекси не могат да бъдат разбрани без познаване на социално-икономическата, политическата история, културната история и т.н.

От друга страна, самата форма на документа се характеризира с относителна самостоятелност, наличието на собствени модели на развитие, които от своя страна оказват известно влияние върху определени аспекти на общественото развитие. Следователно изучаването на миналото предполага и познаване на генезиса на документалните форми.

Документацията обективно допринася за формирането на изворовата база на историческите изследвания и в това си качество тясно се доближава до изворознанието - един от най-важните клонове на историческата наука, който изучава теорията, методологията и техниката на историческите извори. Изследователите на източниците изучават и формата на документа, структурата и свойствата на документираната информация в тяхното историческо развитие. Офисните документи в изходните проучвания обикновено са разделени в независим раздел.

Въз основа на близостта си до изворознанието документалистиката обикновено се отнася към класа на историческите науки, включвайки я като част от т. нар. спомагателни и специални исторически дисциплини9, които се разглеждат като поддисциплини на изворознанието. В същото време редица автори (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin и др.) всъщност поставят управлението на документи в рамките на дипломацията - помощна историческа дисциплина, която изучава документи правен ред. Други изследователи, напротив, предлагат да се разшири кръгът от проблеми с документацията чрез включване на такива спомагателни исторически дисциплини като дипломация, палеография, метрология и генеалогия. Освен това и двамата в по-голямата си част всъщност поставят знак за равенство между управлението на документи и работата в офиса.

Въпреки тясната връзка между управлението на документи и изучаването на източниците, между тях има значителни разлики, които се наблюдават:

в обекта на изследване (източни изследвания, в допълнение към писмените документални източници, и други видове и форми на исторически източници, по-специално материални);

за целите на изследването (източник изучава документа с цел разработване на методи за извличане на необходимата информация);

в хронология (източниците изучават документи изключително в ретроспективна среда, а документознанието - също в оперативна и перспективна среда).

Последната разлика не позволява според нас да се класифицира управлението на документи като историческа дисциплина, както правят много автори, тъй като историческата наука се ограничава до изучаването само на миналото на човешкото общество.

Трябва също да се отбележи, че напоследък се наблюдава тенденция самото изворознание да се извежда извън рамките на изключително историческата наука и да се разглежда като интегрираща дисциплина в системата на хуманитарните науки, като елемент на историческата антропология, етнология, социология, т.е. на всички хуманитарни науки. В резултат на този подход естествено възниква сложният проблем за феномена на документа и в резултат на това задачата за разработване на нова дисциплина – феноменологията на документа.

Според целите и обекта на изследване управлението на документи е тясно свързано с архивознанието. Те са обединени от обща задача - формиране на ефективна информационна среда, единен обект на изследване - документ, както и единство на начини за организиране, съхраняване, търсене на информация, разработване на принципите за формиране на документи.

В същото време документознанието и архивознанието изучават документ от две противоположни страни: архивознание - от информационната стойност на документа като исторически източник, с акцент върху документните комплекси, а не върху отделни документи. Документознанието изучава своя обект от страна на информационната и оперативна стойност, като носител на информация, функциониращ предимно в съвременната социална среда.

Документознанието оказва пряко влияние върху развитието на архивознанието, тъй като колкото по-добри са документите, създадени в деловодството, толкова по-успешни ще бъдат архивите в съхраняването и използването на документалното богатство.

Много общо може да се намери и между документознанието и науката за книгите. Обединяват се: информационната, социалната същност на обектите на изследване – документ и книга; до голяма степен едни и същи цели и функции; хартия като общ материален носител на информация; писмо като същия начин за предаване на информация. Освен това с развитието на компютърните технологии се наблюдава по-нататъшно сближаване на документа и книгата, които също могат да бъдат представени в електронен вид. В същото време съществуват разлики между документознание и книгознание, които се крият преди всичко във факта, че книгата – обектът на книгознанието – е предназначена за тиражиране, многократно възпроизвеждане на информация, докато документът е уникален.

Управлението на документи е взаимосвързано с юриспруденцията, преди всичко с нейните отрасли като конституционно, гражданско, административно, трудово и стопанско право. В деловодството широко се използват постиженията на правната наука: придаване на юридическа сила на документи, правни методи за тяхното прилагане, класификация на правни актове и др. съвременното законодателстводокументацията се обособява по вид, значение, обособяват се отделни документни системи. Един от обектите на управлението на документи е системата от организационно-правна документация. Юристите в ежедневната си дейност не могат без познаване на основите на управлението на документи, организацията и технологията на поддръжка на управлението на документи. Криминалистите изследват естеството на документите, техниките, начините за умишлено изопачаване на документирана информация и др. с цел разкриване и разследване на официални фалшификати.

Невъзможно е да не се каже за връзката на управлението на документи с икономическите науки. Невъзможно е да се оптимизират дейностите на услугите за поддръжка на управленска документация, без да се определи тяхната икономическа ефективност, без цялостен анализ на използването на финансови и материални ресурси за създаване и обработка на документи, без съставяне на подходящи методи, трудови стандарти и др. Броят на документационните системи, изучавани от документознанието, включва такива специални системи, които пряко отразяват икономическата сфера на живот и дейност на обществото, като счетоводство, отчетност и статистика, технико-икономически, външнотърговски, банкови и финансови.

Връзката и взаимодействието между управлението на документи и теорията на управлението, управлението са традиционно силни, тъй като както функциите на управление, така и неговата организация са пряко отразени в документите. В тази връзка В.С. Мингалев дори формулира „най-общия закон за управлението на документи“, чиято същност е „съответствието на съдържанието на документацията с функциите на управлението“. От своя страна рационалната организация на работата с документи допринася за подобряване на управленските дейности, повишаване на нейната ефективност, тъй като почти всички служители на административния апарат са заети с работа с документи, изразходвайки за тези цели, според някои данни, най-малко 60% от работното им време.

Появата и успешното развитие през последните години на нова научна дисциплина – управление на информацията, доближи още повече изучаването на проблемите на управлението и управлението на документи, тъй като по-голямата част от информацията се записва в документи. Освен това някои автори (М. В. Ларин) в бъдеще предвиждат обединяването на услугите за поддръжка на документи за управление и управление на информацията.

Документацията е повлияна и от такива приложни дисциплини като социологията на управлението, психологията на управлението и бизнес комуникацията.

В документознанието постиженията на приложната лингвистика намират широко приложение, предимно за целите на унифициране на текстовете на документи, стандартизиране на езиковите единици, а също и в процеса на редактиране на служебни документи.

Специално внимание трябва да се обърне на връзката между управлението на документи и информационните науки. Бързият растеж на информационните ресурси, бързото развитие на компютърните технологии и активното теоретично разбиране на информационните процеси през втората половина на 20-ти век не само повлияха върху естеството и съдържанието на изследванията за управление на документи, но и доведоха до интегрирането на управлението на документи. в цикъла на социалните информационни науки. В резултат на това документознанието се оказва най-тясно свързано с такива научни дисциплини като социална информатика, документално кино, компютърни технологии и програмиране, информационна сигурност и защита на информацията и др. Само заедно с тези науки документознанието може ефективно да решава теоретичните и приложни проблеми на съвременния етап, свързани с производството, трансфера, потреблението, съхранението на документирана информация.

За решаване на някои от проблемите си документоуправлението използва широко постиженията в областта на техническите и природните науки, тъй като документът е материален обект, носител на информация с добре дефинирани физически свойства. В допълнение, създаването, търсенето, съхранението на документи са свързани със средствата за документиране и предаване на информация, включително използването на сложно модерно офис оборудване.

Тясната връзка на управлението на документи с разнообразни теоретични и приложни научни дисциплини до голяма степен е определила методите на изследване на управлението на документи, т.е. методи, техники за решаване на конкретни научни проблеми. Тези методи се делят на общонаучни и специални, частни. Общонаучните включват тези, които се използват от всички или повечето науки:

системен метод;

метод на моделиране;

функционален метод;

сравнение;

класификация;

обобщение;

изкачване от абстрактното към конкретното и т.н.

Някои от изброените методи от своя страна също могат да бъдат класифицирани. По-специално, моделирането е разделено на описателно, графично, математическо, пълномащабно (физическо). Освен това повечето от тези разновидности се използват в управлението на документи.

Специалните методи са тясно свързани с общонаучните методи. Въпреки това, обхватът на тяхното приложение е много по-тесен и ограничен, като правило, до една или няколко тясно свързани науки. Специалните методи в управлението на документи включват:

методи за унифициране и стандартизиране на документите;

формулярен метод за анализ;

еднократният метод при документиране и деловодство;

метод за проверка на стойността на документите.

4. Източници в управлението на документацията

Почти всички документи, системи за документация и набори от документи могат да служат като източници в изследванията за управление на документи. Въз основа на тях можете да получите определена представа за нивото на работа с документи, начините на документиране, за духовната култура на определена епоха. Основната роля обаче все още играят онези документи, в които са фиксирани правилата, нормите, препоръките, стандартите и т.н., регулиращи и регулиращи различни области, методи и форми на работа с документи. Това са на първо място законодателни и правни актове, стандарти, класификатори, инструкции, насоки. Източниците са необходима основа за провеждане на теоретични изследвания, за усъвършенстване на практиката на документално осигуряване на управление и определяне на основните тенденции в развитието на документационните процеси.

Тъй като документознанието израсна от практическите нужди от работа с документи, доколкото важна роляв развитието му, особено в началото, играха традициите и обичаите. След това, когато се разбират и обобщават, тези обичаи и традиции започват да се фиксират в различни закони и наредби. Съответно, източниците, които позволяват да се проследи преди всичко историята на формирането на управлението на документи, могат да бъдат разделени на две големи групи:

документи, които идват директно от работата в офиса и съдържат спонтанно разработени норми и правила, които отразяват традициите на деловодството;

различни видове правни актове, които в продължение на няколко века законово уреждат работата с документи.

Първата група източници, натрупали най-богатия опит, традиции и обичаи на руската канцелария, включва по-специално многобройни колекции от образци на документи, публикувани преди 1917 г. (т.нар. „писмокниги“). Те се разпространяват у нас през 18 и 19 век. Техни предшественици са „формулите” (първата трета на 16 век). По-специално, формуляра на Московския митрополит. Към днешна дата са известни повече от 100 такива колекции.

„Писмата“ регламентираха състава, формата и съдържанието на документите. Самите им имена са забележителни. И така, един от първите през 1765 г. се появява „Инструкция как да се съставят и пишат всякакви писма до различни лица“. Две десетилетия по-късно е издадена „Листмарка”, съдържаща различни писма, молби, бележки по делото, договори, удостоверения, одобрения, разписки, пропуски и писанекрепостни селяни, заповед до началника, бланка на търговски банкноти, разписки, разписки, пощенски писма и акредитиви” (Санкт Петербург, 1788 г.). „Писмата“ често достигаха значителни обеми. Например, налични във фондовете на Научната библиотека на Томския държавен университет „Насоки за съставяне на бизнес документи. Образци и формуляри, справочна информация” от В. Максимова (Москва, 1913) съдържа повече от 2000 страници.

Друга група включва източници, които са нормативно фиксирани правила и норми за работа с документи. Появата им се отбелязва от средата на 17 век, но решаващата стъпка е направена от Петър I, който одобрява „Общите правила“ през 1720 г. Този документ описва подробно структурата и деловодството на офисите, въпросите за регистриране на документи, задълженията на служителите и др.

Сред важните източници са и различни „общи форми” по времето на Петър Велики – образци на документи; “Институция за управление на провинциите”, издадена през 1775 г. от Екатерина II; “ Обща институцияминистерства”, който се появява през 1811 г. и много други законодателни актовекоито регулираха работата в домашния офис на различни нива контролирани от правителството.

Значителен интерес представляват документалните източници от периода на революцията и гражданската война (1917-1922). Те имаха своя специфика, въпреки че работата с документи, особено на територията на Бяла Русия, тогава се основаваше главно на законодателни актове и традиции на предреволюционното деловодство.

Голям бройизоставени източници съветски период руска история. Още в първите месеци след идването на власт на болшевиките е подписан декрет на Съвета на народните комисари „За процедурата за одобряване и публикуване на закони“ и е приета резолюция „За формата на формулярите за държавни институции“. Тези и други този видВпоследствие документите са включени в учебника „Сборник от законодателни актове за деловодството (1917-1970)” (Москва, 1973). Най-важните източници от последните десетилетия на съществуване съветска властстанаха „Основни положения на Единната държавна документационна система“ (1973 г.), одобрени през 1988 г. от „Държавна документационна система за управление на управление“, общосъюзни класификатори, единни документационни системи и др.

В момента в Руска федерациясъществува доста обширна нормативна и методическа база за документно обезпечаване на управлението, която е и най-важният източник за изследване на проблемите на управлението на документи. Нормативно-методическата база за документационно осигуряване за управление е набор от закони, регулаторни правни актове, методически документи, държавни стандартирегулиране на технологията за създаване, обработка, съхранение и използване на документи в текущата дейност на организацията, както и дейностите на службата за офис работа: нейната структура, функции, персонал, техническа поддръжка и някои други аспекти. Състои се от:

издадени правни актове висши органи държавна власти управление;

издадени правни актове федералните властиизпълнителна власт: министерства, комитети, ведомства както от отраслов, така и от ведомствен характер;

правни актове, издадени от законодателните и изпълнителните органи на съставните образувания на Руската федерация и техните териториални образувания;

регулаторни въпроси на деловодството;

нормативни и инструктивни нормативни актове, както и методически документи за документационно осигуряване на управлението, публикувани от ръководството на предприятия и организации.

Документирането на информацията (създаването на документи) се извършва въз основа на правила, установени от органи на различни нива на управление. Регулаторна базарегулиращи подготовката и изпълнението на документи, представляват правни актове, изцяло посветени на тези въпроси, както и отделни разпоредбинормативни актове, които имат по-широк обхват (например по въпросите на информатизацията, законотворчеството, дейността на търговски структури, изграждането на системи за офис работа и др.).

РегламентиРуската федерация и съставните образувания на Руската федерация са одобрили основните правила за документиране на информация, изисквания за определени видове документация и много форми на документи за управление. Документите, използвани в конкретни управленски ситуации, се създават в съответствие с одобрени образци - стандартни и примерни формиили, ако не се приемат такива формуляри, въз основа на правилата за документиране. Изискванията за изпълнение на документи могат да бъдат от универсален характер или да се отнасят само за определени видове документи, техните форми, формуляри, реквизити.

Наредбите, които установяват изисквания за изпълнение на документи, могат да бъдат разделени на няколко групи.

Общите изисквания за състава на документацията и нейното изпълнение се съдържат в Конституцията на Руската федерация, законите на Руската федерация, които установяват реда за дейността на държавните органи и местно управление, търговски и нетърговски организации (например Федералният конституционен закон „За правителството на Руската федерация”, Федералният закон „За основни принципиорганизации на законодателни (представителни) и изпълнителни органиДържавна власт на субектите на Руската федерация“, Федерален закон „За общите принципи на организацията на местното самоуправление в Руската федерация“, Граждански кодексРуската федерация, Федерални закони: „За акционерни дружества”, „За дружества с ограничена отговорност”, „За организации с нестопанска цел” и др.).

Законодателството съдържа норми, които определят правилата за обработка на различни групи документи. И така, основните правила за сключване, промяна и прекратяване гражданскоправни договори, както и техният дизайн са посочени в Гражданския кодекс на Руската федерация. Изпълнението на редица документи за персонала е регламентирано от Постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 5 януари 2005 г. № 1, с което са одобрени унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане.

Наредбите на различни нива установяват изисквания за изпълнение на отделни реквизити на документи. По този начин федералното законодателство съдържа правила за използването на официални символи при производството на формуляри на документи. Държавният герб на Руската федерация е изобразен върху документи в съответствие с федералните конституционен законот 25 декември 2000 г. № 2-FKZ „За държавния герб на Руската федерация“; използването на печати е регламентирано с Постановление на правителството № 1268 от 27 декември 1995 г. Хералдически знаци - емблеми федерални структури(Въоръжени сили на Руската федерация, организации на федералната пощенска служба, Министерството на извънредните ситуации на Русия, Министерството на вътрешните работи на Русия и др.) се одобряват с укази на президента на страната и се използват при обработка на документи . Използването на търговски марки при изготвянето на документацията се определя от Закона „За марките, марките за услуги и наименованията за произход на стоките” (№ 3520-1 от 23 септември 1992 г.). Законодателството на съставните образувания на Руската федерация също съдържа правила за изобразяване на техните символи върху бланки и печати.

Законодателството съдържа правила, уреждащи използването на език в работата в офиса. Основният нормативен акт в тази област е Законът на Руската федерация от 25 октомври 1991 г. № 1807-1 „За езиците на народите на Руската федерация“ (изменен от 24 юли 1998 г.). Неговите разпоредби са уточнени в други закони във връзка с воденето на документация в области като комуникации, транспорт, съдебни производства, нотариуси и други.

Правилата определят изискванията за изписване на отделни имена, например: географски имена(Федерален закон от 18 декември 1997 г. № 152-FZ „За имената на географски обекти“); наименованията „Русия“, „Руска федерация“ в имената на организациите (Постановление на правителството на Руската федерация от 7 декември 1996 г. № 1463); имена на фирми (Гражданския кодекс на Руската федерация и федералните закони, регулиращи дейността на организации от различни организационни и правни форми) и др.

Разширяването на използването на компютърни технологии в управлението води до повишаване на значението на тази част от регулаторната рамка за деловодството, която е свързана със законодателството за информатизация, използването на автоматизирани информационни системи и телекомуникации. Автоматизирането на деловодството се извършва в съответствие със законите „За информацията, информатизацията и защитата на информацията“ (от 20 февруари 1995 г. № 24-FZ), „За правна защитапрограми за електронни компютри и бази данни” (от 23 септември 1992 г. No 3523-1). Нови възможности за използване на електронни документи се отварят от Федералния закон от 10 януари 2002 г. № 1-ФЗ „За електронните цифров подпис". Той определя правните условия за използване на електронен цифров подпис при обменни процеси електронни документи, предмет на който електронният цифров подпис се признава за юридически равностоен на ръкописния подпис на лице.

Въпросите с документацията са отразени в нормативната уредба в областта на пощенските съобщения и далекосъобщенията. Правната основа за дейностите в областта на комуникациите е установена от Федералния закон от 16 февруари 1995 г. № 15-FZ „За комуникациите“. Изискванията за писмена кореспонденция и съобщения, предавани по пощенски и далекосъобщителни мрежи, се определят в съответствие с решенията на Всемирния пощенски съюз и Международния съюз по далекосъобщения.

Важна част от регулаторната рамка за подготовка и изпълнение на документация са нормативните правни актове от междуведомствен и ведомствен характер, издадени от федералните органи на изпълнителната власт. Най-пълният документ за цялата индустрия, регламентиращ работата с документи, дълго времее приета от Държавната архивна служба на страната през 1988 г. „Държавна система за документално обезпечаване на управлението. Основни изисквания към услугите за поддръжка на документи и документи (GSDOU)”. GSDOU установи единни принципи и правила за документиране на управленските дейности, както и организиране на работата с документи в институциите. Разпоредбите на GSDOU са разработени в Стандартните инструкции за деловодство в министерства и ведомства на Руската федерация (1993 г.), които са заменени със Заповед на Федералната архивна служба на Русия от 27 ноември 2000 г. № 68 с нова Стандартна инструкция за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт. Типични набори от инструкции Общи изискваниякъм функционирането на службите за документална поддръжка на управлението, документиране на управленските дейности и организация на работата с документи във федералните органи на изпълнителната власт. Разпоредбите на Примерните инструкции се прилагат за организацията на работа с документи, независимо от вида на носителя, включително тяхното изготвяне, регистриране, отчитане и контрол на изпълнението, извършвани с помощта на автоматизирани (компютърни) технологии.

Правилата за обработка на документи са фиксирани в стандарти и други стандартизационни документи. Внедряване на GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. единна системаорганизационна и административна документация. Изисквания за регистрация“ съвпадна с началото на нов етап в развитието на стандартизацията в нашата страна, чиито основни направления са определени от Федералния закон от 27 декември 2002 г. № 184-FZ „За технически регламент". Разпоредбите на GOST R 6.30-2003 трябва да се разглеждат въз основа на факта, че той е разработен и приет въз основа на Закона на Руската федерация от 10 юни 1993 г. № 5154-1 „За стандартизацията“, отменен на 1 юли , 2003 г. и е валидна при новите подходи към стандартизацията.

Подобни документи

Етапи на развитие на управлението на документи, връзката му с други науки. Стандартизацията като процес на установяване на еднаквост при създаването и изпълнението на документи. Нормативно-методическа база, регламентираща работата с документи в съвременни условия.

курсова работа, добавена на 17.12.2013


Ролята и значението на документите в човешкия живот. Оперативната среда за съществуване на документи. Обхватът от проблеми, които се изучават от информационната поддръжка на бизнес процесите на организацията. Списък на приложните дисциплини от документационния цикъл.

презентация, добавена на 23.09.2014


Понятието "документ" в съвременното общество. Развитие на управлението на документи като наука. Документационно осигуряване на управлението като научна дисциплина. Скоростта на пренос на информация и кръгът на нейните потребители, използващи Интернет. Дарения, бележки, разписки.

курсова работа, добавена на 08.06.2014


Изучаване на предмета, анализ на методите и характеристиките на управлението като наука и практика ефективно управление. Разкриване на съдържанието на управленските функции и състава на основните му принципи. Основни задачи и общи целиуправлението като изкуство на управлението.

курсова работа, добавена на 24.06.2011


Основните грешки при подготовката на документи. Изготвяне на бизнес писмо. Проект на заповед на директора на завода за бонуси на служителите на планово-икономическия отдел за ранно разработване на техническия и промишлен финансов план. Заповед за преместване на работа в организацията.

тест, добавен на 22.06.2015


Мениджмънтът като научна дисциплина, предметът и методите на неговото изследване, историята на формирането и развитието на специфични управленски школи. Класификация на училищата за управление и направления на тяхната дейност. Мястото на учението на Тейлър в системата на модерното управление.

курсова работа, добавена на 20.08.2009


Етапи на развитие на архивите, деловодството, природните и технически въпроси и науката за управление в Русия. Анализ на системи за подобряване на документационното осигуряване на апарата на министерства и ведомства. Проверка на стойността на документи и списъци.

курсова работа, добавена на 02/11/2010


Обект, предмет и съдържание на науката за управление. Класификация на производствените управленски отношения по вид и характер. Етапи на развитие на науката за управление през XX век. Моделиране на управляван обект или субект на управление за изследване на техните свойства.

тест, добавен на 10/07/2009


Мениджмънтът като сфера на дейност, наука и предмет на изследване, стилове на лидерство. Появата на научната теория за управление. Научно училище по мениджмънт. Линейно-функционални и дивизионни управленски структури, обхват, предимства и недостатъци.

cheat sheet, добавен на 31.07.2010 г


Характеристика на понятието документ - средство за фиксиране на информация за факти, събития или явления от обективната реалност и човешката умствена дейност по различни начини върху специален материал. Знаци, функции и свойства на документа.

1.1. ПРЕДМЕТ И ЦЕЛИ НА ДИСЦИПЛИНАТА

Всеки от нас ежедневно се занимава с различни документи: паспорт, студентска карта, класна книжка, билет за автобус или трамвай, касов бонпри закупуване на стоки в магазин и др. Документите придружават лицето от първия до последния ден от живота му (свидетелство за раждане, свидетелство за завършено образование, свидетелство за брак, удостоверение за пенсия и др.). Документът е едно от най-важните средства за функциониране, управление и самопознание на човешкото общество.

В обществото непрекъснато се създават и са в обращение огромен брой различни документи. Този процес може да се сравни с действащ вулкан, от чието устие тече лава в непрекъснат поток, който постепенно забавя движението си, спира и след това замръзва. Такива са и документите. Отначало се извършва интензивна, но външно обикновено ненатрапчива работа по тяхната подготовка, компилиране, одобрение, сертифициране. След това документите, придобили необходимата юридическа сила или просто завършен вид, влизат в сила, влизат в оперативното пространство, където могат да повлияят както върху съдбата на отделен човек, така и върху живота на милиони хора. Това е оперативната среда за съществуване на документи.

След това, докато изпълняват своите цели и задачи, документите постепенно, макар и изключително неравномерно, започват да губят своите оперативни качества и значение, като вулканична лава „замръзва“, т.е. се установяват в архивите и по този начин преминават в ретроспективна среда, придобивайки предимно историческа стойност. В англоезичната литература по-специално се дава информация, че най-интензивното използване на документирана управленска информация се пада през първите шест месеца след нейното възникване. Тогава оперативната стойност на документите бързо намалява и вече година и половина след създаването им достига минимум. Пълното изключване на документите от управленския процес продължава около четвърт век1.

Продължавайки сравнението с вулкан, чието изригване учените се опитват, наред с други неща, да предскажат, трябва да се отбележи, че документите също са податливи на определена прогноза и моделиране. Те могат да бъдат проектирани, ако е необходимо, да се планира количествен и качествен състав. С други думи, документите също имат обещаваща среда.

Още в древни времена хората започнаха да осъзнават, че създаването на документи, тяхното движение и съхранение са подчинени на определени модели и правила. Първоначално това разбиране се консолидира в офис практиката, при формирането на обичаи и традиции на работа с документи. След това практическите техники бяха обобщени, анализирани и постепенно станаха задължителни правилаи норми, залегнали в официални закони и наредби. Така практическата дейност стимулира теоретичното разбиране на проблемите, свързани с функционирането на документите в обществото. В резултат на това се ражда научната дисциплина управление на документи.

Тясната връзка с практиката определи структурата на предмета на управление на документацията, която се състои от две части: 1) теоретична и 2) приложна. И двете части са пряко свързани помежду си. Обхватът на проблемите, които се изучават от управлението на документи, е доста широк, но основните са: модели на формирането на документи;

начини за тяхното създаване;

функции, свойства, структура на документа;

принципи на организация на работния процес;

формиране и развитие на документационни системи, както и на комплекси от документи;

начини за подобряване на документационните процеси в обществото.

Обект на управление на документи е цялата съвкупност от документи в обществото, т.е. всички видове, жанрове и форми на документи, както и всички системи и подсистеми на документация. Фокусът обаче е върху документите и документационните системи, свързани със сферата на управление, с оперативната среда.

Всъщност всяка наука разчита на историческия метод на познание. Воденето на записи не е изключение в това отношение. Освен това обектът на неговото изследване задължително се анализира в историческа ретроспектива, в динамика, което позволява да се проследят етапите, закономерностите, тенденциите на развитие и взаимовръзките на документите в цялото им разнообразие. Така историческият аспект е един от най-важните в управлението на документи.

Основните задачи на тази научна дисциплина произтичат от предмета за управление на документацията: теоретично обосноваване на документационните процеси в обществото;

осигуряване на високо качество на създаваните документи и тяхното ефективно функциониране;

формиране на високоорганизирана информационна среда, т.е. предоставяне на обществото на пълна и оперативна документирана информация;

развитие, подобряване на човешката информационна култура.

Документознанието решава своите задачи заедно с други, предимно приложни, дисциплини от цикъла на управление на документи, за които е теоретична основа. Те включват: организацията и технологията на управление на документи (деловодство), която пряко изучава организацията на работата с документи: приемане, разпространение, регистрация, справочна работа, търсене на необходимите документи и др. (За съжаление мнозина поставят знак за равенство между управлението на документи и работата в офиса, като погрешно смесват тези две дисциплини);

документална лингвистика;

организация на секретарски услуги и някои други.

1.2. ФОРМИРАНЕ И РАЗРАБОТВАНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯ

Произходът на управлението на документи в Русия е свързан с така нареченото „практическо“ управление на документи, т.е. със създаване на правила за работа с документи и изисквания към самите документи в практиката, в деловодния процес, в приложната област. Практическото управление на документи възниква с появата на палеографията (науката за развитието на писмеността, древните ръкописи) и дипломацията (науката, която изучава формата и съдържанието на правните актове), т.е. още през 16-ти и 17-ти век. Още тогава в Русия се появяват унифицирани формуляри на документи, състоящи се от отделни специални случаи, които се обобщават в офисите и след това се фиксират официално2. Деловодната практика продължи да оказва трайно и значително влияние върху процеса на формиране на науката за документите.

Въпреки това, още от началото на 18-ти век те започват да лежат правна рамкадокументация, особено в областта на публичната администрация. Много форми на документи бяха залегнали в законодателни актове. Тази работа е продължена през 19 век. Освен това в средата на века се появяват първите опити за теоретично осмисляне на документационните процеси в руското общество. Те са предприети в трудовете на Н. Варадинов и В. Велдбрехт, които систематизират документацията, разделят я на групи и въз основа на законодателни актове предлагат правила за съставяне на документи. В тези произведения, освен примерни документи, имаше и теоретична част.

По-специално Н.В.Варадинов раздели деловодството на 1) теоретична и 2) практическа. Той е първият, който въвежда в обращение термина „теоретична документация“. В теоретичен смисъл, според него, деловодството е „наука, която определя правилата за съставяне на служебни книжа, актове и самите дела“, както и изучаване на „външните“ и „вътрешните свойства“ на бизнес книжата. Практическото деловодство е „общата процедура за изготвяне на дела в държавните учреждения по предвидените от закона форми и по установени образци на делови книжа3”.

Въпреки това през следващите десетилетия, до революцията от 1917 г., документалистиката не получава сериозно продължение, с изключение може би на трудовете на железопътния инженер И. И. Рихтер, публикувани в началото на 20 век. Те съдържаха отделни теоретични обобщения и дефиниции на редица понятия. Освен това авторът прави неуспешен опит да класифицира „деловодството и деловодството на държавните железници”4.

Идването на власт на болшевиките беше придружено от по-нататъшното развитие на практическото управление на документи в посока на унифициране на документите, като се започне от отделни формуляри на документи и завършва със създаването на единни документационни системи. От самото начало обаче в литературата по деловодството бяха повдигнати някои теоретични въпроси (по-специално в книгите на П. В. Верховски, С. Н. Голубов, Н. В. Русинов).

През 20-те години на миналия век проблемите с управлението на документи се отразяват по определен начин и в изследванията в областта на управлението. По това време в Съветския съюз е създадена цяла система от изследователски, самоиздържащи се, ведомствени и обществени организации, занимаващи се с въпросите на научната организация на управлението. Имаше няколко самостоятелни школи на управленска мисъл: школата на А. К. Гастев (Централен институт по труда), направление на П.М. Редица други организации също се занимаваха с въпроси на научната организация на труда и подобряването на деловодството.

Може би най-плодотворно тази работа беше извършена в Института по технологии за управление. Неговите служители „решаваха основни теоретични проблеми на деловодството: терминологични, организационни и технологични, унификация и стандартизация на документите, класификация на документите, връзка между деловодството и архива”5. Ето черновата “ Общи правиладокументация и работен процес”, който обобщи теоретични изследвания и практически опит на наши и чуждестранни учени.

По това време Западът също съвсем ясно осъзнава необходимостта от сериозно проучване на кръга от проблеми, свързани с функционирането на документите. Така белгийският учен Пол Отлет пише тогава в една от своите трудове: „Днес хаосът от книги и документи изисква наука, която би могла да предотврати евентуално зло по въпросите на документацията, която не е подредена, дублирана и много противоречива6”.

Резкият обрат, настъпил в СССР в началото на 1920-1930-те години, доведе до значителни промени във всички сфери на живота на съветското общество. То беше придружено от масивна политически репресии, който вървеше като тежък валяк през научни и управленски кадри. Изследванията в областта на управлението на документи бяха ограничени. Изключения бяха определени области, които бяха насочени или към изпълнението на социалния ред на тоталитарното правителство (подобряване на системата за регистрация на съветските граждани, въвеждане на паспортна система), или са извършени в рамките на някои големи отдели (рационализация на счетоводството, кадрова документация и др.).

В същото време през периода на сталинизма се създават определени предпоставки за развитие на документооборота в бъдеще. Факт е, че в началото на 1930 г. в Москва беше открит Държавният институт по история и архиви (MGIAI), предназначен да обучава висококвалифицирани специалисти за работа в държавните архиви, а след това и държавни служители по деловодство. MGIAI започва да преподава дисциплината "Общо деловодство" първоначално в рамките на учебната дисциплина "Теория и практика на архивирането", а от 1942 г. се въвежда самостоятелен курс "История и организация на деловодството в СССР". През 1943 г. за първи път се появява самият термин документална наука.

Изучаването на документални проблеми в курсове за обучениестимулиран научни разработкив тази област. 60-те години на миналия век стават повратна точка, когато управлението на документи се превръща в самостоятелна научна дисциплина. През 1969 г. е включена в номенклатурата на специалностите на научни работници.

Вниманието към теоретичните проблеми на управлението на документи особено се засили във връзка с разработването и внедряването на Единната държавна система за управление на документи (EGSD), както и в процеса на създаване на информационна база автоматизирана системауправление (ACS). За тези цели през 1966 г. е създаден Всесъюзният научно-изследователски институт по документация и архивиране (ВНИИДАД). Именно в тези години се появяват първите специални теоретични трудове, посветени на изясняване на обекта на управлението на документи и неговите задачи7.

От 60-те години на миналия век у нас са идентифицирани два основни центъра, които активно и ефективно провеждат научни изследвания в областта на управлението на документи - това е MGIAI, където през 1964 г. е създаден факултетът по държавно деловодство, и VNIIDAD.

Не последната роля в активизирането на научното документалистика изигра своеобразен „взрив на документалната дейност на обществото“ през 60-те-70-те години на миналия век. Броят на копията на документи по целия свят тогава надхвърля 1 трилион годишно, а в централните ведомства на СССР годишният тираж на документи (включително репродукцията) надхвърля 1 милион броя8. По това време се оказа, че чисто канцеларският подход към организирането и провеждането на документални изследвания до голяма степен се е изчерпал поради своите ограничения. В рамките на този подход бяха проучени документи от текущото деловодство, както и процесите, протичащи с вече изготвени документи.

Междувременно бурното развитие на информационните науки, започнало в средата на 20-ти век, допринесе за установяването на съвсем различен поглед върху документацията. Започва да се разглежда като единна информационна система, която допринася за постигането на определени управленски цели и задачи. В същото време самата концепция за контрол се разшири значително и започна да се представя като подредено въздействие върху всякакви обекти. Системният подход към документознанието направи възможно цялостното изследване на всеки документ или вид документи, като значително разшири техните количествени и качествени характеристики. По този начин преломът на 60-те - 70-те години на миналия век е своеобразен повратен момент в развитието на управлението на документи.

Началото на систематичен подход в изследването на управлението на документи до голяма степен е свързано с появата на фундаменталните трудове на Г. Г. Воробьов, преди всичко неговата книга „Документ: анализ на информацията“ (Москва, 1973 г.). По-късно, в рамките на този подход, многобройни публикации на В. Д. Банасюкевич, Б. С. Илизаров, М. П. Илюшенко, В. И. Кокорев, Т. В., К. И. Руделсън, Е. А. Степанова, В. Ф. Янкова и други автори. Резултатът от научните изследвания в областта на управлението на документи през 60-те - първата половина на 1980-те години. е обобщен в докторската дисертация на А. Н. Сокова (1986).

Нов етап в развитието на вътрешния документооборот започва през 90-те години на миналия век, когато под влияние на вътрешни и външни фактори настъпва значителна промяна в процесите на информация и документация. В Русия настъпи промяна на политическите и икономическа система, най-новите компютърни технологии започнаха да се използват широко при работа с документи, страната започна бързо да навлиза в световното информационно пространство. Приоритетно развитие в научните изследвания в момента се дава на такива области като управление на информация и документи, електронно управление на документи, различни аспекти на информационната сигурност, проблеми на проверката на стойността на документите, създаването на електронни архиви и други. С други думи, по-нататъшното развитие на управлението на документи като сложна научна дисциплина се стимулира от постоянно нарастващите и значително променящи се обществено-политически, икономически, културни, технически и други потребности.

Резултатите от научните изследвания са публикувани в монографии и статии, в дисертации и изказвания на научни конференции, намират отражение в учебните помагала, в методическите препоръки към ръководните органи и др. От средата на 90-те години на миналия век в Русия се издава специализирано информационно-практическо списание Deloproizvodstvo. Теоретични и практически въпроси на управлението на документи, неговите исторически аспекти са отразени и на страниците на списанията "Домашни архиви", "Вестник на архивиста", "Секретарски дела", "Кадрова служба", "Управление на персонала" и някои други.

1.3. МЯСТО НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА В СИСТЕМАТА НА НАУКИТЕ

Управлението на документи принадлежи към цикъла на социалните науки, с много от които е в тясна връзка и взаимодействие. Това взаимодействие се проявява в различни форми и протича на различни нива, преди всичко на ниво обект и предмет на изследване, понятийния апарат, методите на изследване.

Деловодството е тясно свързано с историческата наука. Както вече беше отбелязано, обект на документознание е документ в историческото развитие. Появата на определени документи, да не говорим за документационните системи, е пряко свързана с еволюцията на обществото, с неговите определени етапи. Следователно функционирането на документите и документационните системи, сгъването на документни комплекси не могат да бъдат разбрани без познаване на социално-икономическата, политическата история, културната история и т.н.

От друга страна, самата форма на документа се характеризира с относителна самостоятелност, наличието на собствени модели на развитие, които от своя страна оказват известно влияние върху определени аспекти на общественото развитие. Следователно изучаването на миналото предполага и познаване на генезиса на документалните форми.

Науката за архиви обективно допринася за формирането на изворовата база на историческите изследвания и в това си качество тясно се доближава до изворознанието, един от най-важните клонове на историческата наука, който изучава теорията, методологията и техниката на историческите извори. Изследователите на източниците изучават и формата на документа, структурата и свойствата на документираната информация в тяхното историческо развитие. Офисните документи в изходните проучвания обикновено са разделени в независим раздел.

Въз основа на близостта си до изворознанието документалистиката обикновено се отнася към класа на историческите науки, включвайки я като част от т. нар. спомагателни и специални исторически дисциплини9, които се разглеждат като поддисциплини на изворознанието. В същото време редица автори (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin и др.) всъщност поставят управлението на документи в рамките на дипломацията - помощна историческа дисциплина, която изучава правния ред на документи. Други изследователи, напротив, предлагат да се разшири кръгът от проблеми с документацията чрез включване на такива спомагателни исторически дисциплини като дипломация, палеография, метрология и генеалогия10. Освен това и двамата в по-голямата си част всъщност поставят знак за равенство между управлението на документи и работата в офиса.

Въпреки тясната връзка между документознанието и изворознанието, между тях има значителни разлики, които се наблюдават: в обекта на изследване (изворознание, освен писмените документални източници, и други видове и форми на исторически източници, по-специално материални);

за целите на изследването (източник изучава документа с цел разработване на методи за извличане на необходимата информация);

в хронология (източниците изучават документи изключително в ретроспективна среда, а документознанието също в оперативна и перспективна среда).

Последната разлика не позволява според нас да се класифицира управлението на документи като историческа дисциплина, както правят много автори, тъй като историческата наука се ограничава до изучаването само на миналото на човешкото общество.

Трябва също да се отбележи, че напоследък се наблюдава тенденция самото изворознание да се извежда извън рамките на изключително историческата наука и да се разглежда като интегрираща дисциплина в системата на хуманитарните науки, като елемент на историческата антропология, етнология, социология, т.е. на всички хуманитарни науки. В резултат на този подход естествено възниква сложният проблем за феномена на документа и в резултат на това задачата за разработване на нова дисциплина – феноменологията на документа11.

Според целите и обекта на изследване управлението на документи е тясно свързано с архивознанието. Те са обединени от обща задача - формиране на ефективна информационна среда, единен обект на изследване - документ, както и единство на начини за организиране, съхраняване, търсене на информация, разработване на принципите за формиране на документи.

В същото време документознанието и архивистиката изучават документ от две противоположни страни: архивознание – от информационната стойност на документа като исторически източник, с акцент върху комплексите от документи, а не върху отделните документи. Документознанието изучава своя обект от страна на информационната и оперативна стойност, като носител на информация, функциониращ предимно в съвременната социална среда.

Документознанието оказва пряко влияние върху развитието на архивознанието, тъй като колкото по-добри са документите, създадени в деловодството, толкова по-успешни ще бъдат архивите при съхраняването и използването на документалното богатство12.

Много общо може да се намери и между документознанието и науката за книгите. Обединяват се: информационната, социалната същност на обектите на изследване – документ и книга; до голяма степен едни и същи цели и функции; хартия като общ материален носител на информация; писмо като същия начин за предаване на информация. Освен това с развитието на компютърните технологии се наблюдава по-нататъшно сближаване на документа и книгата, които също могат да бъдат представени в електронен вид. В същото време съществуват и разлики между документознание и книгознание, които се крият преди всичко във факта, че книгата – обектът на книгознанието – е предназначена за тиражиране, многократно възпроизвеждане на информация, докато документът е уникален13.

Управлението на документи е взаимосвързано с юриспруденцията, преди всичко с нейните отрасли като конституционно, гражданско, административно, трудово и стопанско право. Постиженията на правната наука намират широко приложение в управлението на документи: придаване на юридическа сила на документите, правни методи за тяхното изпълнение, класификация на правни актове и др. В съвременното законодателство документацията се диференцира по вид, значение, разграничават се отделни системи от документи. Един от обектите на управлението на документи е системата от организационно-правна документация. Юристите в ежедневната си дейност не могат без познаване на основите на управлението на документи, организацията и технологията на поддръжка на управлението на документи. Криминалистите изследват естеството на документите, техниките, начините за умишлено изопачаване на документирана информация и др. с цел разкриване и разследване на официални фалшификати.

Невъзможно е да не се каже за връзката на управлението на документи с икономическите науки. Невъзможно е да се оптимизират дейностите на услугите за поддръжка на управленска документация, без да се определи тяхната икономическа ефективност, без цялостен анализ на използването на финансови и материални ресурси за създаване и обработка на документи, без съставяне на подходящи методи, трудови стандарти и др. Броят на документационните системи, изучавани от документознанието, включва такива специални системи, които пряко отразяват икономическата сфера на живот и дейност на обществото, като счетоводство, отчетност и статистика, технико-икономически, външнотърговски, банкови и финансови.

Връзката и взаимодействието между управлението на документи и теорията на управлението, управлението са традиционно силни, тъй като както функциите на управление, така и неговата организация са пряко отразени в документите. В тази връзка В. С. Мингалев дори формулира „най-общия закон за управлението на документи“, чиято същност е „съответствието на съдържанието на документацията с функциите на управление“14. От своя страна рационалната организация на работата с документи допринася за подобряване на управленските дейности, повишаване на нейната ефективност, тъй като почти всички служители на административния апарат са заети с работа с документи, изразходвайки за тези цели, според някои данни, най-малко 60% от работното им време15.

Появата и успешното развитие през последните години на нова научна дисциплина – управление на информацията, доближи още повече изучаването на проблемите на управлението и управлението на документи, тъй като по-голямата част от информацията се записва в документи. Освен това някои автори (М. В. Ларин) в бъдеще предвиждат обединяването на услугите за документална поддръжка за управление и управление на информацията.

Документацията е повлияна и от такива приложни дисциплини като социологията на управлението, психологията на управлението и бизнес комуникацията.

В документознанието постиженията на приложната лингвистика намират широко приложение, предимно за целите на унифициране на текстовете на документи, стандартизиране на езиковите единици, а също и в процеса на редактиране на служебни документи.

Специално внимание трябва да се обърне на връзката между управлението на документи и информационните науки. Бързият растеж на информационните ресурси, бързото развитие на компютърните технологии и активното теоретично разбиране на информационните процеси през втората половина на 20-ти век не само повлияха върху естеството и съдържанието на изследванията за управление на документи, но и доведоха до интегрирането на управлението на документи. в цикъла на социалните информационни науки. В резултат на това документознанието се оказва най-тясно свързано с такива научни дисциплини като социална информатика, документално кино, компютърни технологии и програмиране, информационна сигурност и защита на информацията и др. Само заедно с тези науки документознанието може ефективно да решава теоретичните и приложни проблеми на съвременния етап, свързани с производството, трансфера, потреблението, съхранението на документирана информация.

За решаване на някои от проблемите си документоуправлението използва широко постиженията в областта на техническите и природните науки, тъй като документът е материален обект, носител на информация с добре дефинирани физически свойства. В допълнение, създаването, търсенето, съхранението на документи са свързани със средствата за документиране и предаване на информация, включително използването на сложно модерно офис оборудване.

Тясната връзка на управлението на документи с разнообразни теоретични и приложни научни дисциплини до голяма степен е определила методите на изследване на управлението на документи, т.е. методи, техники за решаване на конкретни научни проблеми. Тези методи се делят на общонаучни и специални, частни. Към общонаучните спадат тези, които се използват от всички или повечето науки: систематичният метод;

метод на моделиране;

функционален метод;

сравнение;

класификация;

обобщение;

изкачване от абстрактното към конкретното и т.н.

Някои от изброените методи от своя страна също могат да бъдат класифицирани. По-специално, моделирането е разделено на описателно, графично, математическо, пълномащабно (физическо). Освен това повечето от тези разновидности се използват в управлението на документи.

Специалните методи са тясно свързани с общонаучните методи. Въпреки това, обхватът на тяхното приложение е много по-тесен и ограничен, като правило, до една или няколко тясно свързани науки. Специалните методи в управлението на документи включват: методи за унификация и стандартизация на документите;

формулярен метод за анализ;

еднократният метод при документиране и деловодство;

метод за проверка на стойността на документите.

1.4. ИЗТОЧНИЦИ В ЗАПИСИ

Почти всички документи, системи за документация и набори от документи могат да служат като източници в изследванията за управление на документи. Въз основа на тях можете да получите определена представа за нивото на работа с документи, начините на документиране, за духовната култура на определена епоха. Основната роля обаче все още играят онези документи, в които са фиксирани правилата, нормите, препоръките, стандартите и т.н., регулиращи и регулиращи различни области, методи и форми на работа с документи. Това са на първо място законодателни и правни актове, стандарти, класификатори, инструкции, насоки. Източниците са необходима основа за провеждане на теоретични изследвания, за усъвършенстване на практиката на документално осигуряване на управление и определяне на основните тенденции в развитието на документационните процеси.

Източниците на документацията могат да бъдат класифицирани по няколко критерия: хронологично (източници от предреволюционния, съветския, постсъветския период);

по отношение на определена информационна среда (ретроспективна, оперативна или перспективна);

източници „в обичая” и източници „в правото” (Н.В. Варадинов) и др.

Тъй като документознанието, както вече беше отбелязано, израсна от практическите нужди на работа с документи, традициите и обичаите изиграха важна роля в нейното развитие, особено в началото. След това, когато се разбират и обобщават, тези обичаи и традиции започват да се фиксират в различни закони и наредби. Съответно, източниците, които позволяват да се проследи преди всичко историята на формирането на управлението на документи, могат да бъдат разделени на две големи групи: първо, това са документи, които идват директно от офис практика и съдържат спонтанно разработени норми и правила които отразяват традициите на офисната работа; второ, различни видове правни актове, които в продължение на няколко века законово регулират работата с документи.

Първата група източници, натрупали най-богатия опит, традиции и обичаи на руската канцелария, включва по-специално многобройни колекции от образци на документи, публикувани преди 1917 г. (т.нар. „писмокниги“). Те се разпространяват у нас през 18 и 19 век. Техни предшественици са били „формулите“, известни на Запад още през VII век, а в Русия – през първата третина на 16 век (в частност формите на Московската митрополия). Към днешна дата са известни повече от 100 такива колекции.

„Писмата“ регламентираха състава, формата и съдържанието на документите. Самите им имена са забележителни. И така, един от първите се появи през 1765 г. „Инструкция как да съставяте и пишете всякакви писма до различни лица“. Две десетилетия по-късно е публикувана Писменна книга, съдържаща различни писма, молби, бележки по делото, договори, удостоверения, одобрения, разписки, пропуски и писмена форма до крепостните селяни, заповед до началника, формуляр на търговски банкноти, разписки, разписки, пощенски писма и акредитиви” (Санкт Петербург, 1788). „Писмата“ често достигаха значителни обеми. Например, налични във фондовете на Научната библиотека на Томския държавен университет „Насоки за съставяне на бизнес документи. Образци и формуляри; справочна информация” от В. Максимов (Москва, 1913) съдържа повече от 2000 хиляди страници.

Друга група включва източници, които са нормативно фиксирани правила и норми за работа с документи. Появата им се отбелязва от средата на 17 век, но решаващата стъпка е направена от Петър 1, който одобрява „Общите правила“ през 1720 г.16. Този документ описва подробно структурата и деловодството на офисите, въпросите за регистриране на документи, задълженията на служителите и др.

Сред важните източници, наред с „Общия правилник”, са и „общите формуляри”, разработени по времето на Петър Велики – образци на документи; “Институция за управление на провинциите”, издадена през 1775 г. от Екатерина II; „Общото учреждение на министерствата“, което се появява през 1811 г., и много други законодателни актове, които регулират работата в дома на различни нива на управление.

Значителен интерес представляват документалните източници от периода на революцията и Гражданската война (1917-1922). Те имаха своя специфика, въпреки че работата с документи, особено на територията на Бяла Русия, тогава се основаваше главно на законодателни актове и традиции на предреволюционното деловодство.

Голям брой източници оставят след себе си съветския период от руската история. Още в първите месеци след идването на болшевиките на власт е подписан декрет на Съвета на народните комисари „За процедурата за одобряване и публикуване на закони“ и резолюция на Съвета на народните комисари „За формата на формулярите за държавни институции” беше прието. Тези и други подобни документи впоследствие бяха включени в учебника „Сборник от законодателни актове за деловодството (1917-1970)” (М., 1973). Най-важните източници от последните десетилетия от съществуването на съветската власт са „Основните положения на Единната държавна система за водене на документация“ (1973 г.), одобрени през 1988 г. от „Държавната система за поддържане на управленска документация“, общосъюзните класификатори ( по-специално, Всесъюзният класификатор на управленската документация - OKUD), Единните системи за документация (USD) и др.

В момента в Руската федерация има доста обширна регулаторна рамка за управление на документи, която е и най-важният източник за изследване на проблемите на управлението на документи. Той включва: регулаторни правни актове на федералните органи и съставните образувания на Руската федерация по въпросите на документалната подкрепа за управление (Граждански кодекс на Руската федерация, Федерални закони„За информацията, информатизацията и защитата на информацията“, „Вкл държавна тайна”, „За стандартизацията”, „Основи на законодателството на Руската федерация за Архивния фонд на Руската федерация и архивите” и др.;

ведомствени и отраслови нормативни, инструктивни и методически документи, издавани от органи на изпълнителната власт на различни нива;

инструктивно-методически материали, които установяват изисквания към документи, технологии за тяхното създаване и обработка на ниво отделна организация или нейно структурно звено17.

През 90-те години на миналия век практиката за съставяне и издаване на колекции от образци на документи, полузабравени в съветския период, се възражда и се разпространява широко. Към днешна дата са публикувани десетки такива колекции, по-специално: Zagorskaya A.P., Petrochenko P.F., Petrochenko N.P. Писменна книга за водене на делова кореспонденция (М., 1992 г.); колекция стандартни договори(М., 1995); Стенюков М.В. Образци на документи по деловодство (М., 1996); Андреева V.I. Образци на документни документи (М., 1997) и много други.

Въпроси за самопроверка:

Каква е оперативната, ретроспективната и перспективната среда за съществуване на документи?

Каква е разликата между предмет и обект на документиране?

Какви са основните задачи на управлението на документи?

Кои дисциплини принадлежат към цикъла на документация? Има ли разлики между управлението на документи и офис работата?

Кога се появи практическото документознание в Русия и какви бяха първите опити за теоретично разбиране на работата с документи?

Как се развива вътрешното управление на документи в условията на тоталитарната власт?

Защо 60-те и 70-те години на миналия век се превърнаха в повратна точка в развитието на управлението на документи?

Какви фактори влияят на изследванията за управление на документи в постсъветския период?

Каква е връзката между документацията и историята? Може ли да се отнесе към класа на историческите науки?

Какво можете да кажете за правните, икономически, управленски, технически аспекти на управлението на документи?

Какво е мястото на документознанието в цикъла на информационните науки?

Какви методи на научно изследване се използват в управлението на документи?

Какво можете да кажете за ролята на източниците в управлението на документи? Дайте тяхната класификация.

Въведение

2 Структура за управление на документи

3 Връзка на деловодството с други науки

ГЛАВА 2

Заключение

ВЪВЕДЕНИЕ

Информационните процеси влияят активно на всички аспекти на човешкия живот. Използването на най-новите информационни технологии значително засилва това влияние. За да реализира потенциала си, да постигне професионален успех, да стане хармонично развита личност, съвременният човек трябва да има достатъчно високо нивоинформационна култура. Междувременно по-голямата част от информацията е записана на материални носители, съдържаща се в различни документи. Така познаването на информационните и документационни процеси, основите на работата с документи е неразделна част от информационната култура на човека.

Ролята на информацията в процеса на управление е особено голяма – на всички негови нива и във всички сфери: политическа, икономическа, научна, културна и др. Всъщност самоуправлението, възникнало преди около 7 хиляди години, също е невъзможно без информация. Документирането на информация, нейното търсене, обработка, съхранение, предаване изискват значителни финансови, материални, трудови ресурсии времето. Следователно организацията на ефективна работа с документи, подобряването на всички информационни и документационни процеси както в мащаба на обществото като цяло, така и на ниво отделни предприятия, организации, институции е най-важното направление на управленската дейност и актуален въпроскъм днешна дата.

Предмет на изследване са документационни системи, както и документни комплекси, които са част от системата за управление на документи.

Целта на работата е да се проучи мястото на управлението на документи в системата на науките.

1.Анализирайте методическа, научна, практическа, правна литература и материали от периодични издания по темата срочна писмена работа.

2.Определете основните етапи в развитието на управлението на документи.

.Да проучи структурата на документацията.

.Да се ​​разкрие връзката на управлението на документи с други науки.

.Помислете за нормативната и методическата рамка, регулираща работата с документи в съвременни условия.

В хода на написването на курсовата работа използвахме източниците на научна литература на следните родни изследователи - А. Н. Белова и В. Н. Белова, И. Н. Ермакова, O.I. Zamytskova, F.K. Kazakova, M.T. Лихачов, A.S. Симонова, L.V. Санкина, М.В. Стенюков, В. Ф. Янкова и др. В момента тези автори са разработили и издали учебници и ръководства по документално осигуряване на управлението.

Ю.М.Михайлов, Л.Лукина, О.П. Сологуб представи анализ на организацията на деловодството и документопотока на предучилищните образователни институции в исторически контекст, а също така даде насокиотносно съставянето, редактирането и обработката на документи, правилата за водене на дневниците, използвани в работа в офиса на персонала. Изискванията на държавните стандарти за подготовка и изпълнение на документи, въпросите за организиране на деловодство, обработка на документи, тяхната регистрация, контрол на изпълнението, текущо съхранениеи организация на работата.

V справочникТВ Кузнецова, М.Т. Лихачов, A.L. Reichzaum и A.V. Соколов „Документи и деловодство”, разглежда въпросите за регистрация и унифициране на организационно-административната документация. Той съдържа подробна информация за настоящите GOST и класификатори, което ви позволява бързо да намерите съответните стандарти. Дават се препоръки по регистрирането на делата и тяхното оперативно управление, по организацията на работата на секретариата, разглеждат се въпросите на механизацията и автоматизацията на ръководната работа.

Доста специфичен източник за написването на работата е използването на материали от XVII международна научно-практическа конференция, проведена в Москва "Документацията в информационното общество: международен опит в управлението на документи". Конференцията беше посветена на въпросите на формирането публична политикаинформационна и документационна поддръжка за управление, развитие регулаторна рамкаинформационна и документационна поддръжка електронно правителство, разглеждане на международни стандарти за управление на документи, внедряване на междуведомствен електронен документооборот в рамките на електронното управление, прилагане електронен подписи формиране на правно значимо електронно управление на документи, опит в прилагането на концепцията за електронно управление, осигур обществени услуги v в електронен формати осигуряване на достъп на гражданите до информация на публичните органи, както и въпроси за обучение и повишаване на квалификацията на персонал за изпълнение на проекти за информационно-документационно подпомагане на електронното правителство. В допълнение към горепосочените източници са използвани статии от списанията Делопроизводство, Компютър и Наръчник на секретаря и офис мениджъра.

Структурата на работата е въведение, две глави, съчетаващи 6 параграфа, заключение, списък с източници и литература.

ГЛАВА 1. ЗАПИСИ КАТО НАУЧНА ДИСЦИПЛИНА

1 Основните етапи в развитието на управлението на документацията

Управлението на архивите принадлежи към категорията на младите науки, все още не е напълно оформено като научна дисциплина, която обобщава съвкупността от знания за документа. Тази наука не възникна веднага, тя премина през няколко етапа в своето развитие.

Исторически, първата в тази поредица е документационната наука, която възниква в края на 19 век. и получава международно признание през първата половина на 20 век. Под това име се развива науката, предмет на която са документационни дейности, включващи процесите на събиране, систематизиране, съхраняване, търсене и разпространение (а от средата на 40-те години и създаване) на документи във всички сфери на обществения живот. Тази наука е имала и името „книжно-архивно-музейна наука”.

Основателят на науката за документацията е Пол Отлет. Той предложи науката, която изучава документалната дейност, да се нарича библиология или документология, която се свързва с идентифицирането на книга и документ.

С течение на времето, в процеса на диференциация, като самостоятелни научни дисциплини се очертават теорията на класификацията на документите, теорията на документните потоци, теорията на индексирането и абстрагирането.

Историята на документознанието се оказа кратка. В средата на XX век. (50-60-те години) комуникационните процеси започват да се разглеждат не само от гледна точка на едно от техните средства – документа, но и по-широко – като информационни. Понятието "документ" отстъпва място на понятието "информация", тъй като първото произлиза от второто. Първоначалните представи за предмета на документознанието бяха модернизирани и придобиха информационно и кибернетично съдържание.

От началото на 60-те години започват да се развиват научни области, наречени документалистика и документознание. Първият се разглежда като приложен клон на кибернетиката, който се занимава с оптимизиране на управлението на документни системи от всякакъв вид - от изобразително изкуство до офис работа. За тази цел документалистиката изучава структурата и свойствата на матричните документи, методите и средствата за тяхната автоматична обработка, съхранение, търсене и използване, документни потоци и документни масиви за оптимизиране на управлението на големи, предимно многоканални документни системи. Документалистиката обаче не отразява целия спектър от изследвания на документа, проблемите на неговото производство, разпространение и използване и не може да бъде обобщаваща наука за документа.

По това време документознанието се развива като научно направление, чиито задачи (според К. Г. Митяев) включват изучаването в исторически аспект на развитието на методи, отделни актове и системи за документиране на явленията на обективната реалност и нейния резултат. - създаване на документи, техните комплекси и системи. По-късно управлението на документи започва да се разбира като наука за правилата за издаване на административни документи и поддържане на документационно стопанство. Управлението на записите се идентифицира с работата в офиса и се разглежда като раздел на архивирането. Такава тясна интерпретация на управлението на документи е оцеляла до известна степен и до днес. Естествено, в това разбиране документознанието не би могло да претендира за ролята на обобщаваща наука за документ, тъй като е ограничена до сферата на управлението. Отвъд нейните граници са други области на човешката дейност – наука, техника, култура, социален живот и т.н.

В края на 60-те години на миналия век, с развитието на информатиката (А. И. Михайлов, А. И. Черни, Р. С. Гиляревски), постиженията на документалистиката до голяма степен се преосмислят, съществуването на последната като автономна научна дисциплина всъщност престава. През 1973 г. се правят редки опити (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) да се обобщи теоретичната информация за документа, да се развият концептуалните му основи с помощта на анализ на информацията. Част от въпросите, свързани с класификацията на документите, създаването на документни информационни модели, изучаването на документните информационни потоци, са включени в съответните раздели на библиотеката, библиографската, архивната и информатиката.

До средата на 80-те години документалистика и информатика се смятаха за обобщаващи науки за документа. Информатиката обаче се занимава с изучаване както на документална, така и на недокументална информация. Извън нейното зрително поле е документ в материалното му въплъщение, условията на производство, съхранение, организация на работа с документи. Следователно, подобно на документалния, е доста трудно да се използва компютърната наука като обобщаваща наука за документ.

През втората половина на 80-те години се осъзнава, че именно обобщаваща концепция за документ отразява най-адекватно предмета на професионалната дейност на служителите на библиотеки, информационни агенции, архиви, музеи, книжарници и др. Това се улеснява от въвеждане на компютърни технологии и машинно четими носители в професионалните дейности.информация.

По-нататъшното развитие на общите документални подходи е свързано с имената на Д. Ю. Теплов, А. В. Соколов, Ю. Н. Авторите на най-фундаменталните трудове, посветени на анализа на понятието "документ", класификацията на документите, са Ю. Н. Столяров, Г. Н. Швецова-Водка, С. Г. Кулешов. С появата на техните произведения започва качествено нов етап във формирането и развитието на управлението на документи. Проблемите на управлението на документацията придобиват интердисциплинарен характер, с тях се занимават библиотекари и библиографи, специалисти в областта на компютърните науки, библиолози.

В началото на 90-те години на миналия век възниква необходимостта от създаване на документознание или комплекс от научни документационни дисциплини. За обобщаващо наименование на науката на документа започват да се използват редица наименования: информационна и комуникационна наука (А. В. Соколов), документация и информационни науки (Г. Н. Швецова-Водка) и др. Ядрото на такъв комплекс от науки за документа са библиотечни, библиографски, книжни, архивни, музеологични и информатика. Общо за тях е изучаването на документа като обект, създаден специално за пренос на информация.

Всяка от тези области на знанието има свои специални задачи, форми и методи за работа с документи, но теорията и историята на документа са общи за тях. Общите теоретични проблеми включват преди всичко функционалния анализ на документите, изучаването на техните характеристики като материални обекти със записана в тях информация, въпросите за класификацията и типологията на документите и др. Документознанието е призвано да изучава общия документ. проблеми.

1.2 Структура за управление на документи

Като всяка научна дисциплина, управлението на записи има структура, която все още е в начален стадий. Структурно управлението на документи е разделено на две подсистеми: общо и специално управление на документи.

Съдържанието на общото управление на документи са общотеоретични, исторически, организационни и методологически проблеми на науката за документа и документно-комуникационната дейност, т.е. неговата същност, обект, предмет и структура, терминология, понятия, установяване на връзки с други науки, закономерности и принципи на развитие и функциониране на документа в системата на документните комуникации и др. Общата документознание се състои от три раздела: теория на документа, документ история, история и теория на документно-комуникационната дейност.

Теорията на документите (документологията) е ядрото на документознанието. Изучава общотеоретични въпроси, свързани с концептуалния апарат, функционалния анализ на документите, изучаването на техните характеристики като материални обекти и записаната в тях информация, въпроси на типологията и класификацията на документите, техните параметри и свойства, като средство за комуникация и елемент от документни фондове.

Историята разкрива закономерностите на формирането и развитието на документа като източник на информация и средство за комуникация в контекста на промяна в конкретната ситуация на определен етап от развитието на социалната комуникация, промени в неговото съдържание и форма в в съответствие с документалните нужди на обществото в даден период от време.

Разделът за документална дейност изучава историята и общата методика за създаване и функциониране на документ в системата на документалната комуникация (създаване, производство, събиране, съхранение, разпространение и използване), т.е. документ, функциониращ в холистичен комуникативен цикъл "авторът на документалната информация - нейният потребител".

Специалната документознание изучава характеристиките, характерни за определени видове и видове документи (книги, патенти, бележки, карти, филми, оптични дискове и др.), отделни процеси на документна и комуникационна дейност (документиране, публикуване на документи, разпространение на документи, съхранение на документи , използване на документ). Всяка характеристика, която заслужава теоретично разглеждане, може да действа като специална характеристика.

Специалното управление на документи се разделя на специално и частно управление на документи. Специалното документознание изучава особеностите на документите, които са обекти на библиотечно, архивно, музейно дело, т.е. спецификата на функционирането на документите в информационните центрове, библиотеки, архиви, музеи и други документни и комуникационни структури. Освен това като предмет на специалното управление на документи може да послужи изучаването на спецификата на различни процеси на документно-комуникационна дейност (документация, деловодство, управление на фондове и др.).

Предмет на управление на частния документ са определени видове и разновидности на документа. Оттук като частни научни дисциплини по управление на документи се представят: книга, патент, картография и др.

По този начин управлението на специалната и частната документация е специфична проява на общото. Заедно с общото, специалното управление на документи образува единно управление на документи.

1.3 Връзка на управлението на документацията с други науки

Съвременният етап се характеризира с активизиране на изучаването на документа от всички науки, където той е основен или един от обектите на изследване. Обединяването на усилията на тези науки създава интегративна посока за развитие на знанията за документа. В резултат това доведе до формирането на теорията на документа и документната дейност, формирането на документознанието като метанаука за всички науки от документно-комуникативния цикъл.

Документознанието като интегративна научна дисциплина е тясно свързано с деловодството, счетоводството, библиотекознанието, библиографията, архивознанието, компютърните науки и др. В по-широк подход документознанието включва исторически извор и музеология, семиотика, текстова критика и други науки.

Деловодството е свързано с историческата наука. Появата на определени документи, да не говорим за документационните системи, е пряко свързана с еволюцията на обществото, с неговите определени етапи. Следователно функционирането на документите и документационните системи, сгъването на документни комплекси не могат да бъдат разбрани без познаване на социално-икономическата, политическата история, културната история и т.н. От друга страна, самата форма на документа се характеризира с относителна самостоятелност, наличието на собствени модели на развитие, които от своя страна оказват известно влияние върху определени аспекти на общественото развитие.

Документацията обективно допринася за формирането на изворовата база на историческите изследвания и в това си качество тясно се доближава до изворознанието - един от най-важните клонове на историческата наука, който изучава теорията, методологията и техниката на историческите извори. Изследователите на източниците изучават и формата на документа, структурата и свойствата на документираната информация в тяхното историческо развитие. Офисните документи в изходните проучвания обикновено са разделени в независим раздел.

Колкото по-високо е нивото на обобщение в теоретичните основи за тълкуване на понятието "документ", толкова по-голям ще бъде обхватът от отрасли на знания, които се включват в управлението на документи. Укрепването на връзките между клоновете на знанието, които изучават различни медии, е от взаимна полза.

Съществува особено тясна връзка между документознанието и библиографското, библиотечното, книгознанието и архивознанието. Това включва и компютърните науки, особено онази част от нея, която изучава документална информация, създадена с помощта на компютърни технологии на дискретни носители. Общото между тях е, че тези дисциплини оперират с документи като обекти, създадени специално за съхранение и предаване на информация.

Документознанието се сближава с книгознанието от информационната, социална същност на обектите на изследване – документ и книга; до голяма степен едни и същи цели и функции; хартия като общ материален носител на информация; писмо като същия начин за предаване на информация. Освен това с развитието на компютърните технологии се наблюдава по-нататъшно сближаване на документа и книгата, които също могат да бъдат представени в електронен вид.

Според целите и обекта на изследване управлението на документи е тясно свързано с архивознанието. Те са обединени от обща задача - формиране на ефективна информационна среда, единен обект на изследване - документ, както и единство на начини за организиране, съхраняване, търсене на информация, разработване на принципите за формиране на документи. Документознанието оказва пряко влияние върху развитието на архивознанието, тъй като колкото по-добри са документите, създадени в деловодството, толкова по-успешни ще бъдат архивите в съхраняването и използването на документалното богатство.

Управлението на документи е взаимосвързано с юриспруденцията, преди всичко с нейните отрасли като конституционно, гражданско, административно, трудово и стопанско право. Постиженията на правната наука намират широко приложение в управлението на документи: придаване на юридическа сила на документи, правни начини за въвеждането им в сила, класификация на правни актове и др. Един от обектите на изследване в документознанието е системата на организационно-правната документация. Адвокатите в ежедневната си дейност не могат без познаване на основите на управлението на документи, поддръжка на управлението на документи. Криминалистите изследват естеството на документите, техниките, начините за умишлено изкривяване на документирана информация и т.н., за да разкрият и разследват фалшификати.

Деловодството е свързано с икономическите науки. Невъзможно е да се оптимизират дейностите на услугите за поддръжка на управленска документация, без да се определи тяхната икономическа ефективност, без цялостен анализ на използването на финансови и материални ресурси за създаване и обработка на документи, без съставяне на подходящи методи, трудови стандарти и др. Броят на документационните системи, изучавани от документознанието, включва такива специални системи, които пряко отразяват икономическата сфера на живот и дейност на обществото, като счетоводство, отчетност и статистика, технико-икономически, външнотърговски, банкови и финансови.

Връзката и взаимодействието между управлението на документи и теорията на управлението, управлението са традиционно силни, тъй като както функциите на управление, така и неговата организация са пряко отразени в документите. От своя страна рационалната организация на работата с документи допринася за подобряване на управленските дейности, повишавайки нейната ефективност. Появата и успешното развитие на нова научна дисциплина - управление на информацията, доближи още повече изучаването на проблемите на управлението и документацията, тъй като по-голямата част от управленската информация е записана в документи.

Управлението на записите е повлияно от такива приложни дисциплини като социология на управлението, психология на управлението, бизнес комуникация. В документознанието постиженията на приложната лингвистика намират широко приложение, преди всичко с цел уеднаквяване на текстовете на документи, стандартизиране на езиковите единици, както и в процеса на редактиране на официални документи.

Съществува специална връзка между управлението на документи и информационните науки. Бързото нарастване на информационните ресурси, бързото развитие на компютърните технологии и активното теоретично разбиране на информационните процеси не само повлияха върху естеството и съдържанието на изследванията за управление на документи, но и доведоха до интегрирането на управлението на документи в цикъла на социалните информационни науки. В резултат на това документознанието се оказва най-тясно свързано с такива научни дисциплини като социална информатика, документално кино, компютърни технологии и програмиране, информационна сигурност и защита на информацията и др.

За решаването на някои от проблемите си документознанието широко използва постиженията в областта на техническите и природните науки, тъй като документът е материален обект, носител на информация с добре дефинирани физически свойства. В допълнение, създаването, скърцането, съхранението на документи са свързани със средствата за документиране и предаване на информация, включително използването на сложно офис оборудване.

Отделни свойства, аспекти, характеристики, функции на документ могат да бъдат неразделна част от други научни дисциплини от документно-комуникационния цикъл, които изучават особеностите на онези групи документи, с които се занимава съответната практическа дейност, съответстваща на науката. Изучаването на документа в неговата цялост (единство) е обект само на управление на документи. Това обстоятелство отличава документознанието от другите научни дисциплини, в чийто обект документът е включен в някакъв вид, компонент, свойство, знак - като негова неразделна част.

По този начин определени видове документи и документно-комуникационна дейност имат значителна специфика, които са предмет на изучаване на частните научни дисциплини по управление на документи. По-специално предмет на библиологията като частнонаучна дисциплина е книжното и книжното дело, патентознанието – патентно и патентно дело. Връзката между управлението на документи и информатиката е особено забележима в частта, която изучава научни източници на информация. Архивирането изучава документи, съдържащи ретроспективна информация, главно на хартия; музеология - материални (имуществени) документи, паметници на материалната култура; библиология - книги (публикации), текстови документи; офис работа - документи, възникващи в процеса на управление, деловодство; библиотекознание - документи с широко обществено предназначение (репликирани); библиография - вторични документи и др.

Тези. в частните научни дисциплини въпросите, свързани с документа, не се разглеждат конкретно, а само дотолкова, доколкото се случват в определена област на документо-комуникационна дейност.

По този начин управлението на документи е обобщаваща научна дисциплина по отношение на други дисциплини от цикъла на управление на документи. Това обаче не означава, че той „попива“ дисциплините, свързани с определени клонове на документооборотна и комуникационна дейност. Документознанието, като всяка метадисциплина, е самоограничаващо се по своята същност: обхваща обектите на изследване в основните определящи характеристики, параметри, качества, тенденции, оставяйки много други, чисто специфични проблеми на дела на частните научни дисциплини. Обогатявайки специалните и частните дисциплини с разработването на кардинални теоретико-методологични проблеми, интегративната наука повишава творческия потенциал на тези дисциплини и обогатява тяхната методология. Взаимната връзка, интеграция и диференциация на научните дисциплини е едно от условията за успешното развитие на всяка една от тях.

Тясната връзка на управлението на документи с разнообразни теоретични и приложни научни дисциплини до голяма степен е определила методите на изследване на управлението на документи, т.е. методи, техники за решаване на конкретни научни проблеми. Тези методи се делят на общонаучни и специални. Към общонаучните спадат тези, които се използват от всички или повечето науки: систематичният метод; метод на моделиране; функционален метод; анализ; синтез; сравнение; класификация; обобщение; изкачване от абстрактното към конкретното и т.н.

Някои от изброените методи от своя страна също могат да бъдат класифицирани. По-специално, моделирането се разделя на описателно, графично, математическо и т.н. Освен това повечето от тези разновидности се използват в управлението на документи.

Специалните методи са тясно свързани с общонаучните методи. Въпреки това, обхватът на тяхното приложение е много по-тесен и ограничен, като правило, до една или няколко тясно свързани науки. Специалните методи в управлението на документи включват: методи за унификация и стандартизация на документите; формулярен метод за анализ; еднократният метод при документиране и деловодство; метод за проверка на стойността на документите.

4 Източници в управлението на записи

Почти всички документи, системи за документация и набори от документи могат да служат като източници в изследванията за управление на документи. Въз основа на тях можете да получите определена представа за нивото на работа с документи, начините на документиране, за духовната култура на определена епоха. Основната роля обаче все още играят онези документи, в които са фиксирани правилата, нормите, препоръките, стандартите и т.н., регулиращи и регулиращи различни области, методи и форми на работа с документи. Това са на първо място законодателни и правни актове, стандарти, класификатори, инструкции, насоки. Източниците са необходима основа за провеждане на теоретични изследвания, за усъвършенстване на практиката на документално осигуряване на управление и определяне на основните тенденции в развитието на документационните процеси.

Тъй като документознанието е израснало от практическите нужди от работа с документи, традициите и обичаите играят важна роля в нейното развитие, особено в началото. След това, когато се разбират и обобщават, тези обичаи и традиции започват да се фиксират в различни закони и наредби. Съответно, източниците, които позволяват да се проследи преди всичко историята на формирането на управлението на документи, могат да бъдат разделени на две големи групи:

документи, които идват директно от работата в офиса и съдържат спонтанно разработени норми и правила, които отразяват традициите на деловодството;

различни видове правни актове, които в продължение на няколко века законово уреждат работата с документи.

Първата група източници, натрупали най-богатия опит, традиции и обичаи на руското деловодство, включва по-специално многобройни колекции от образци на документи, публикувани преди 1917 г. (т.нар. "писторовници"). Те се разпространяват у нас през 18 и 19 век. Техни предшественици са "формите" (първата трета на 16 век). По-специално, формуляра на Московския митрополит. Към днешна дата са известни повече от 100 такива колекции.

„Писмата“ регламентираха състава, формата и съдържанието на документите. Самите им имена са забележителни. И така, един от първите през 1765 г. се появява „Инструкция как да се съставят и пишат всякакви писма до различни лица“. Две десетилетия по-късно излиза „Письмо”, съдържащо различни писма, молби, бележки по делото, договори, удостоверения, одобрения, разписки, пропуски и писмена форма за крепостни селяни, заповед до началника, формуляр на търговски банкноти, разписки , разписки, пощенски писма и акредитиви“ (Санкт Петербург, 1788 г.). „Писмата“ често достигаха значителни обеми. Например, налични във фондовете на Научната библиотека на Томския държавен университет „Насоки за съставяне на бизнес документи. Образци и формуляри, справочна информация” от В. Максимов (Москва, 1913) съдържа повече от 2000 страници.

Друга група включва източници, които са нормативно фиксирани правила и норми за работа с документи. Появата им се отбелязва от средата на 17 век, но решаващата стъпка е направена от Петър I, който одобрява „Общите правила“ през 1720 г. Този документ описва подробно структурата и деловодството на офисите, въпросите за регистриране на документи, задълженията на служителите и др.

Важни източници включват и разнообразните по времето на Петър Велики „генерални форми” – образци на документи; „Институция за управление на провинциите“, издадена през 1775 г. от Екатерина II; „Общото учреждение на министерствата“, което се появява през 1811 г., и много други законодателни актове, които регулират работата в дома на различни нива на управление.

Значителен интерес представляват документалните източници от периода на революцията и гражданската война (1917-1922). Те имаха своя специфика, въпреки че работата с документи, особено на територията на Бяла Русия, тогава се основаваше главно на законодателни актове и традиции на предреволюционното деловодство.

Голям брой източници оставят след себе си съветския период от руската история. Още в първите месеци след идването на властта на болшевиките е подписан декрет на Съвета на народните комисари „За процедурата за одобряване и публикуване на закони“ и е приета резолюция „За формата на формулярите за държавни институции“. Тези и други подобни документи впоследствие бяха включени в учебника "Сборник от законодателни актове за деловодството (1917-1970)" (Москва, 1973). Най-важните източници от последните десетилетия от съществуването на съветската власт са „Основните разпоредби на Единната държавна система за водене на архиви“ (1973 г.), одобрени през 1988 г. от „Държавната документационна система за поддържане на управлението“, общосъюзните класификатори, Единни документационни системи и др.

Понастоящем в Руската федерация има доста обширна регулаторна и методологична база за документална поддръжка на управлението, която е и най-важният източник за изследване на проблемите на управлението на документи. Нормативно-методическата база за документационно осигуряване за управление е набор от закони, регулаторни правни актове, методически документи, държавни стандарти, които регулират технологията за създаване, обработка, съхранение и използване на документи в текущата дейност на организацията, както и дейност на службата за управление на документацията: нейната структура, функции, персонал, техническа поддръжка и някои други аспекти. Състои се от:

правни актове, издадени от висшите органи на държавната власт и администрация;

правни актове, издадени от федерални органи на изпълнителната власт: министерства, комитети, ведомства от отраслов и ведомствен характер;

правни актове, издадени от законодателните и изпълнителните органи на съставните образувания на Руската федерация и техните териториални образувания, уреждащи въпросите на деловодството;

нормативни и инструктивни нормативни актове, както и методически документи за документационно осигуряване на управлението, публикувани от ръководството на предприятия и организации.

Документирането на информацията (създаването на документи) се извършва въз основа на правила, установени от органи на различни нива на управление. Нормативната рамка, регулираща подготовката и изпълнението на документи, се състои от правни актове, които са изцяло посветени на тези въпроси, както и някои разпоредби на нормативни актове, които имат по-широк обхват (например относно информатизацията, законотворчеството, дейността на търговските конструкции, изграждане на офис системи и др.).

Регулаторните актове на Руската федерация и съставните образувания на Руската федерация одобриха основните правила за документиране на информация, изисквания за определени видове документация и много форми на документи за управление. Документите, използвани в конкретни управленски ситуации, се създават в съответствие с одобрени образци - стандартни и примерни формуляри или, ако такива не са приети, въз основа на правилата за обработка на документи. Изискванията за изпълнение на документи могат да бъдат от универсален характер или да се отнасят само за определени видове документи, техните форми, формуляри, реквизити.

ГЛАВА 2 НОРМАТИВНА И МЕТОДОЛОГИЧЕСКА ОСНОВА РЕГУЛИРАНЕ НА РАБОТАТА С ДОКУМЕНТИ В СЪВРЕМЕННИ УСЛОВИЯ

1 Стандартизацията като процес на установяване на еднаквост при създаването и изпълнението на документи

Основните насоки за решаване на проблеми, свързани с обработката на огромни количества информация:

) желанието за уеднаквяване на медиите и процедурата за поставяне на информация върху тях;

) ускоряване на обработката и предаването на информация;

) минимизиране на разходите за търсене и съхранение на данни.

Първото направление се реализира чрез стандартизиране и унифициране на носителите на информация и техните елементи, а второто и третото – чрез усъвършенстване на процесите и разработване на средства за обработка и предаване на информация (фиг. 2.1). Разбира се, уеднаквяването и стандартизирането на информационните носители и процедурите за тяхната обработка също допринасят за ускоряването на тяхната обработка, търсене и съхраняване.

Единната държавна система за архивиране (EGSD) е набор от основни разпоредби, които определят и регулират организацията на документалните процеси в предприятия, организации и институции. На базата на USSD е разработен регулаторен документ - Единната държавна система за управление на документацията (EGSDOU).

Стандартизацията е процесът на установяване и прилагане на стандарти, които се разбират като „извадка, стандарт, модел, взети като изходни за сравняване на други подобни обекти с тях. Стандартът, като регулаторен и технически документ, установява набор от норми, правила, изисквания към обекта на стандартизация и се одобрява от компетентния орган. В Русия дейностите по стандартизация се координират от Комитета на Руската федерация по стандартизация, метрология и сертификация (в момента комитетът е включен в Министерството на промишлеността и търговията на Руската федерация). Използването на стандарти спомага за подобряване на качеството на създадения продукт (документ).

Стандартизацията е сложен процес, който включва елементи като въвеждане и унификация. От една страна, това са методи за стандартизация, които могат да се извършват като самостоятелни видове работа. В документознанието машинописът се използва за създаване на стандартни форми на документи и стандартни текстове, т.е. образци или стандарти, въз основа на които са създадени конкретни документи. Типичен текст е примерен текст, въз основа на който впоследствие се създават текстове с подобно съдържание. Стандартна форма- формуляр на документ, одобрен от определен компетентен публичен орган, използван за събиране и представяне на всякакви данни в голямо разнообразие от области на управленска дейност.

2 Единна документационна система

Документационна система - набор от документи, свързани помежду си според признаците на произход, предназначение, вид, сфера на дейност, унифицирани изискваниякъм техния дизайн (GOST R ISO 15489-1-2007). Документационната система се формира в процеса на внедряване в управлението и администрацията, в институции, организации и предприятия с една или друга управленска функция; съставът на документите, които включва, е предназначен да документира определени видове дейности, като планиране, финансиране, счетоводство. Системите за документи са класифицирани по отрасли и освен стандартните системи за документация, съществуват и документационни системи за здравеопазване, образование (общо и специално), нотариална, съдебна и др.

Единната документационна система (UDS) се създава по единни правила и изисквания и трябва да съдържа информацията, необходима за управление в определена област на дейност.

Обикновено се състои от един или два държавни стандарта, набор от взаимосвързани общоруски унифицирани форми, осигуряващи документирано представяне на данни в определени видове стопанска дейност, средства за тяхното поддържане, нормативни и методически документи за тяхното разработване, поддържане и прилагане. Преките разработчици на конкретни форми на документи и документационни системи са министерствата (ведомствата), които координират определен отрасъл на дейност.

Характеристика на документите за персонала е тяхното едновременно обединяване като част от две единни документационни системи: организационно-административно и първично счетоводство. Заповед за персонала може да се счита за документ за административно действие, потвърждаващ присъствието юридически фактвъзникване (промяна, прекратяване и др.) трудов договор. Същата заповед обаче регистрира факта на възникване (прекратяване) работни отношения, като в случая това е основният счетоводен документ, който служи като основа за създаване на други счетоводни документи. Тъй като една единствена агенция, която ще координира кадрови дейности, никога не е съществувал, тогава отделът, който обединява организационно-административната документация (Главарчев), изготви система от документация за персонала, а статистическите органи изготвиха формуляри на документи за отчитане на персонала. Първата система се използва в управлението и администрацията, втората - в строителните и индустриалните организации. Към днешна дата тази исторически установена особеност е запазена: някои институции и организации водят записи на персонала в текстови форми на документи, а други - в таблични форми. Следователно работникът персонална службатрябва да е наясно с актуалните изисквания за регистрация кадрови документии да можете да ги използвате на практика.

Унификацията е намаляване на неоправданото разнообразие от видове документи, привеждането им до еднородност на форми, структури, езикови структури, операции по тяхното съставяне, обработка, отчитане, съхранение. Обединяването е установяването на най-еднородния набор от детайли, хартиен формат и фиксиране на детайлите върху хартия.

DDD е съвкупност от взаимосвързани унифицирани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове стопанска дейност, техните средства за провеждане, нормативни и методически материали за тяхното разработване и прилагане.

В същото време се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, които осигуряват интегрирана автоматизирана обработка на данните, съдържащи се в DDD.

В момента функционират следните унифицирани системи за управленска документация:

Единна система от организационна и административна документация: документация за създаване, реорганизация, ликвидация на предприятие, организация; документация за приватизация на държавно и общински предприятия, организации; документация за административната дейност на организацията; документация за организационно-нормативно регулиране на дейността на организация, предприятие; документация за оперативно и информационно регулиране на дейността на предприятие, организация; трудова документация; документация за преместване на друга работа; документация за уволнение; отпуск документация; документация за проектиране на стимули; проектна документация дисциплинарни действия.

Единна система за банкова документация:

платежна документация за безналични плащания през банки;

документация по кредитни операции на банки;

документация за контрол върху разходването на средства за заплати и плащания на социални и трудови ресурси;

документация по банкови операции, свързани с международни сетълменти;

изходна документация на банки;

документация по депозитарните операции на банките;

платежна документация за безналични плащания през банки - вътрешнобанкови форми на документи;

документация по емисионно-касови и бюджетни операции на банките - вътрешнобанкови форми на документи;

документация за контрол върху изразходването на средства за заплати и изплащане на социални и трудови помощи (за потребление) - вътрешнобанкови форми на документи;

изходна документация на банки - вътрешнобанкови форми на документи;

документация за парично обръщение- вътрешнобанкови форми на документи;

документация по кредитни операции на банки - вътрешнобанкови форми на документи;

счетоводна документация - вътрешнобанкови форми на документи.

Единна система за финансово счетоводство и отчетна счетоводна документация бюджетни институциии организации:

финансова документация;

отчетна счетоводна документация на бюджетни институции и организации.

Единна система за отчетност и статистическа документация:

документация по национални сметки и статистика на икономическия баланс;

документация по статистика на научно-техническия потенциал и иновационния прогрес;

документация по трудова статистика;

документация по статистика на материалните ресурси;

финансова статистическа документация;

документация по социална статистика;

документация по промишлена статистика;

документация по статистика на селското стопанство и закупуване на селскостопанска продукция;

статистическа документация капитално строителство;

документация по статистика на външноикономическите отношения;

документация, но статистика на потребителския пазар и неговата инфраструктура;

документация по транспортна и комуникационна статистика;

документация по статистика за наблюдение и регистриране на промените в цените и тарифите.

Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията:

отчетна счетоводна документация;

регистри счетоводство;

първични счетоводни записи.

Единна система за трудова документация:

документация за състоянието на пазара на труда;

документация за работни отношения;

документация за повишаване на квалификацията на служителите на органите по труда;

документация по охрана на труда;

документация за минимални потребителски бюджети;

документация по жалби до органите по труда.

Единна документационна система за пенсионния фонд на Руската федерация:

документация по отчитане и разпределение на средствата;

документация за планово-стопанска дейност;

документация за дейностите по контрол и проверка.

Единна система за външнотърговска документация:

оперативна и търговска документация;

транспортна документация;

сетълмент външнотърговска документация;

документация, издадена при внос (износ) на стоки;

транспортна външнотърговска документация;

изпращане на външнотърговска документация.

DDD се разработва от съответните министерства и ведомства.

При създаването на документи е необходимо да се спазват принципите на стандартизация и унификация.

И така, целта на стандартизацията и унификацията на документите е да се рационализират процесите на подготовка, изпълнение, търсене на документи, да се намалят потоците от документи и да се създадат оптимални условия за машинна обработка на информация, да се повиши нивото на управление на предприятието и организацията. Стандартизирането и унифицирането на управленските документи позволяват постигането на еднородност в структурата и обработката на информацията. Стандартизацията и унификацията също допринасят за развитието на прогресивни методи за работа с документи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управлението на документи принадлежи към цикъла на социалните науки, с много от които е в тясна връзка и взаимодействие. Това взаимодействие се проявява в различни форми и протича на различни нива, преди всичко на ниво обект и предмет на изследване, понятийния апарат, методите на изследване.

Деловодството е тясно свързано с историческата наука. Както вече беше отбелязано, обект на документознание е документ в историческото развитие. Появата на определени документи, да не говорим за документационните системи, е пряко свързана с еволюцията на обществото, с неговите определени етапи. Следователно функционирането на документите и документационните системи, сгъването на документни комплекси не могат да бъдат разбрани без познаване на социално-икономическата, политическата история, културната история и т.н.

От друга страна, самата форма на документа се характеризира с относителна самостоятелност, наличието на собствени модели на развитие, които от своя страна оказват известно влияние върху определени аспекти на общественото развитие. Следователно изучаването на миналото предполага и познаване на генезиса на документалните форми.

Документацията обективно допринася за формирането на изворовата база на историческите изследвания и в това си качество тясно се доближава до изворознанието - един от най-важните клонове на историческата наука, който изучава теорията, методологията и техниката на историческите извори. Изследователите на източниците изучават и формата на документа, структурата и свойствата на документираната информация в тяхното историческо развитие. Офисните документи в изходните проучвания обикновено са разделени в независим раздел.

Въз основа на близостта си до изворознанието документалистиката обикновено се отнася към класа на историческите науки, включвайки я като част от т. нар. спомагателни и специални исторически дисциплини9, които се разглеждат като поддисциплини на изворознанието. В същото време редица автори (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin и др.) всъщност поставят управлението на документи в рамките на дипломацията - помощна историческа дисциплина, която изучава правния ред на документи. Други изследователи, напротив, предлагат да се разшири кръгът от проблеми с документацията чрез включване на такива спомагателни исторически дисциплини като дипломация, палеография, метрология и генеалогия. Освен това и двамата в по-голямата си част всъщност поставят знак за равенство между управлението на документи и работата в офиса.

Въпреки тясната връзка между управлението на документи и изучаването на източниците, между тях има значителни разлики, които се наблюдават: в обекта на изследване (източни изследвания, в допълнение към писмените документални източници, и други видове и форми на исторически източници, по-специално материални);

за целите на изследването (източник изучава документа с цел разработване на методи за извличане на необходимата информация);

в хронология (източниците изучават документи изключително в ретроспективна среда, а документознанието - също в оперативна и перспективна среда).

Последната разлика не позволява според нас да се класифицира управлението на документи като историческа дисциплина, както правят много автори, тъй като историческата наука се ограничава до изучаването само на миналото на човешкото общество.

Трябва също да се отбележи, че напоследък се наблюдава тенденция самото изворознание да се извежда извън рамките на изключително историческата наука и да се разглежда като интегрираща дисциплина в системата на хуманитарните науки, като елемент на историческата антропология, етнология, социология, т.е. на всички хуманитарни науки. В резултат на този подход естествено възниква сложният проблем за феномена на документа и в резултат на това задачата за разработване на нова дисциплина – феноменологията на документа.

Според целите и обекта на изследване управлението на документи е тясно свързано с архивознанието. Те са обединени от обща задача - формиране на ефективна информационна среда, единен обект на изследване - документ, както и единство на начини за организиране, съхраняване, търсене на информация, разработване на принципите за формиране на документи.

В същото време документознанието и архивистиката изучават документ от две противоположни страни: архивознание – от информационната стойност на документа като исторически източник, с акцент върху комплексите от документи, а не върху отделните документи. Документознанието изучава своя обект от страна на информационната и оперативна стойност, като носител на информация, функциониращ предимно в съвременната социална среда.

Документознанието оказва пряко влияние върху развитието на архивознанието, тъй като колкото по-добри са документите, създадени в деловодството, толкова по-успешни ще бъдат архивите в съхраняването и използването на документалното богатство.

Връзката и взаимодействието между управлението на документи и теорията на управлението, управлението са традиционно силни, тъй като както функциите на управление, така и неговата организация са пряко отразени в документите. В тази връзка В. С. Мингалев дори формулира „най-общия закон за управлението на документи“, чиято същност е „съответствието на съдържанието на документацията с функциите на управлението“. От своя страна рационалната организация на работата с документи допринася за подобряване на управленските дейности, повишаване на нейната ефективност, тъй като почти всички служители на административния апарат са заети с работа с документи, изразходвайки за тези цели, според някои данни, най-малко 60% от работното им време.

Появата и успешното развитие през последните години на нова научна дисциплина – управление на информацията, доближи още повече изучаването на проблемите на управлението и управлението на документи, тъй като по-голямата част от информацията се записва в документи. Освен това някои автори (М. В. Ларин) в бъдеще предвиждат обединяването на услугите за документална поддръжка за управление и управление на информацията.

Документацията е повлияна и от такива приложни дисциплини като социологията на управлението, психологията на управлението и бизнес комуникацията.

За решаване на някои от проблемите си документоуправлението използва широко постиженията в областта на техническите и природните науки, тъй като документът е материален обект, носител на информация с добре дефинирани физически свойства. В допълнение, създаването, търсенето, съхранението на документи са свързани със средствата за документиране и предаване на информация, включително използването на сложно модерно офис оборудване.

Тясната връзка на управлението на документи с разнообразни теоретични и приложни научни дисциплини до голяма степен е определила методите на изследване на управлението на документи, т.е. методи, техники за решаване на конкретни научни проблеми.

наука за документи стандартизация наука

Списък на източници и литература

1ИЗТОЧНИЦИ

1.Федерален закон "За информацията, информатизацията и защитата на информацията" от 20 февруари 1995 г. № 24-FZ // Сборник от законодателството на Руската федерация. - 1995. - бр. 8. - Чл. 609. - С. 1213.

2.Федерален закон "За електронния цифров подпис". Прието Държавна дума 13 декември 2001 г. // руски вестник. 2002. 12 януари.

3.GOST R 6.30-2003. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - М.: Госстандарт на Русия, 2003 г.

4.GOST R ISO 22310 - 2009. Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Информация и документация. Ръководство за разработчиците на стандарти, които установяват изисквания за управление на записи. - М.: Стандартинформ, 2010.

2 ЛИТЕРАТУРА

1.Белов, А.Н., Белов, В.Н. Кореспонденция и деловодство. Урок. - М.: Статистика, 2009. - 548 с.

2.Офис работа (Организация и технология на документална поддръжка на управлението): Учебник / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Бикова Т.А. и т.н.; Изд. Т. В. Кузнецова. М.: УНИТИ-ДАНА, 2011. - 284 с.

3.Документи и документи / Изд. ТВ Кузнецова, М.Т. Лихачов, A.L. Reichzaum и A.V. Соколов. - М.: Академия, 2009. - 188 с.

4.Долинская, В.М., Скрипкин, А.П. Документиране на дейността на организацията. Урок. – Азов: АИЕУ, 2008. – 320 с.

5.Zamytskova, O. I. Документи: Учебник. / O.I. Zamytskova. - Ростов n / a: Phoenix, 2011. - 346 с.

6.Кудряев, В.А. Организация на работа с документи. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 512 с.

7.Кудряев, В. А. Организация на службата за деловодство / В. А. Кудряев // Документи. - 2009. - бр. 3. - С. 65-68.

8.Кузнецов, С. Л. Автоматизация на работата с документи. Ново оборудване за офиса / С. Л. Кузнецов // Документи. - 2009. - No 1. - С. 53-56.

9.Кузнецов, С. Л. Новини за автоматизацията на офиса / С. Л. Кузнецов // Документи. - 2009. - бр. 4. - С. 31-35.

10.Лукина, Л. Организация на деловодството и управление на документи в предучилищните образователни институции: насоки / Л. Лукина. - М.: Сфера ТЦ, 2009. - 218 с.

11.Сологуб, О.П. Документи: съставяне, редактиране и обработка на документи: Учебник / O.P. Sologub. - М.: Омега-Л, 2009. - 254 с.

12.Максимович, Г. Ю., Берестова, В. И. Ролята на документ мениджър в началните етапи на разработване на автоматизиран информационна система/Г.Ю.Максимович, В.И.Берестова // Документи. - 2008. - No 2. - С. 67-70.

13.Московая, П. По пътя към електронното управление на документи /П.Московая// Делопроизводство. - 2009. - N 4. - С. 65-66.

14.Москова, П. Електронно управление на документи - правилното решение / П. Москова // Офис. - 2008. - N 6. - С. 50-51.

15.Назаренко, О.Б. Как да изберем правна справочна система /O.B.Nazarenko//Справочник на секретаря и офис мениджъра. - 2009. - No 2. - С. 23-28.

16.Сокова, А. Н. Перспективи за развитието на правилата за формализиране на управленски документи / А. Н. Сокова // Документи. - 2009. - N 2. - С. 4-7.

17.Спивак, В.А. Документи / V.A. Spivak. – СПб.: Питър, 2011. – 512 с.

18.Тихонов, V.I., Юшин, И.Ф. Електронни архивии електронен документооборот /В.И.Тихонов, И.Ф.Юшин // Домашни архиви. - 2010. - No 2. - С. 19-20.

19.Управленска документация / Изд. ТВ Кузнецова и V.I. Лосев. – СПб.: Петър, 2008. – 484 с.

20.Янковая, В.Ф. Регламент на предучилищните образователни институции в съответствие с GOST R ISO 22310 - 2009 „Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Информация и документация. Насоки за разработчиците на стандарти, които установяват изисквания за управление на документи” /V.F.Yankovaya // Наръчник на секретаря и офис мениджъра. - 2010. - бр. 6. - С.5-10.

Обучение

Имате нужда от помощ при изучаването на тема?

Нашите експерти ще съветват или предоставят уроци по теми, които ви интересуват.
Подайте заявлениекато посочите темата в момента, за да разберете за възможността за получаване на консултация.