El concepto de “sistema de documentación unificado”. El desarrollo de sistemas de documentación unificada es una nueva etapa en la unificación y estandarización de documentos. Características de los sistemas de documentación unificada. Estándares estatales para sistemas unificados. Experiencia en normalización internacional de documentos.
La dirección principal para mejorar el trabajo con documentos es la unificación y la estandarización.
El resultado del trabajo de unificación y estandarización de documentos puede ser como estándaressobre el documentos separados (p. ej., un informe de investigación) o productos individuales (p. ej., cubiertas de archivos con una vida útil prolongada), y sistemas de documentación unificados.
Sistema de documentación unificado(USD) es un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un determinado campo de actividad (GOST R 51141-98).
La unificación de documentos se lleva a cabo con el fin de reducir el número de documentos utilizados en las actividades de gestión, tipificar sus formularios, establecer requisitos uniformes para la ejecución de los documentos creados al resolver el mismo tipo de tareas de gestión, reducir los costos de mano de obra, tiempo y materiales para la preparación y procesamiento de documentos, lograr la compatibilidad de la información de las bases de datos creado en varias industrias ocupaciones.
Los sistemas de documentación unificada se dividen en 3 categorías:
1) todo ruso - OKUD;
2) sectorial (departamental) - documentación fiscal del IFTS;
3) organizaciones y empresas: una boleta de calificaciones y un álbum de formas unificadas de documentos.
Tabla de formas unificadas de documentos- esta es una lista de formas unificadas de documentos permitidos para su uso. Está desarrollado con el fin de reducir la cantidad de formularios de documentos utilizados en la organización y agilizar la tecnología para su preparación y aplicación, y también permite buscar rápidamente los formularios de documentos necesarios.
El documento principal del sistema de documentación unificado de toda Rusia es OKUD con fecha del 30 de diciembre de 1993 No. 299: el clasificador cubre los sistemas de documentación unificados y las formas de documentos permitidos para su uso en la economía nacional. OKUD incluye el nombre de los dígitos de los formularios del documento y el código del documento de 8 dígitos (clase de formularios, por ejemplo, ORD; subclase de formularios - documentos laborales; número de registro de la forma unificada del documento dentro de la subclase + número de control ).
Actualmente, se han desarrollado y están en funcionamiento los siguientes 9 DDD:
sistema unificado de documentación organizativa y administrativa; 02
sistema unificado de documentación contable primaria; 03
sistema unificado de documentación bancaria; 04
sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes instituciones presupuestarias y organizaciones; 05
sistema unificado de informes y documentación estadística; 06
sistema unificado de contabilidad y presentación de informes documentación contable de las empresas; 07
sistema unificado de documentación laboral; 08
sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones Federación Rusa; 09
sistema unificado de documentación de comercio exterior. 10
Para cada sistema de documentación unificado, un estándar estatal. Los desarrolladores del USDD son los respectivos ministerios (departamentos), llevar a cabo la coordinación en una determinada rama de actividad. Por lo tanto, el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa es responsable de la documentación contable, el Archivo Federal de la Federación Rusa, de los documentos organizativos y administrativos.
Los mismos ministerios y departamentos aprueban las formas unificadas de documentos incluidos en el USD.
Un formulario de documento unificado (UFD) es un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un orden determinado en el soporte de información.
Un requisito de documento es un elemento obligatorio en el diseño de un documento oficial, como una firma, sello, texto, etc.
Un conjunto de detalles de un documento escrito oficial, dispuestos en una determinada secuencia, se denomina forma de documento.
Cada tipo de documento (orden, acto, carta, etc.) tiene su propio conjunto de detalles. pero unificación de documentosen cada sistemallevado a cabo mediante la construcción de una clave de diseño documentos para un sistema de documentación específico y establecer sobre esta base la composición óptima de detalles para este sistema de documentación, ciertos tipos documentos, documento específico, etc. Clave de diseño documento es "un modelo para construir un documento que establece el alcance, los formatos, los tamaños de campo, los requisitos para construir una cuadrícula estructural y los detalles básicos".
Así, en cada sistema unificado tiene una clave de diseño, sobre la base de los cuales se desarrollan formas uniformes de documentos, requisitos uniformes para el diseño de detalles de documentos. La DDD también debe desarrollar formularios unificados de documentos utilizados en este sistema.
El sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD) es un sistema de documentación utilizado en cualquier organización, institución, empresa.
El uso de USORD está regulado por GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación.
GOST se aplica a los documentos organizativos y administrativos proporcionados por USORD (en adelante, documentos), - resoluciones, órdenes, órdenes, decisiones, protocolos, actas, cartas que registran decisiones sobre cuestiones administrativas y organizativas, así como cuestiones de gestión, interacción , provisión y regulación de actividades :
órganos del gobierno federal de las entidades constitutivas de la Federación Rusa, incluidas las entidades constitutivas de la Federación Rusa, que, junto con el idioma ruso como idioma nacional del estado, tienen órganos locales de autogobierno;
empresas, organizaciones y sus asociaciones, independientemente de la forma organizativa y jurídica del tipo de actividad.
Esta norma especifica:
composición de detalles;
requisitos para el registro de detalles;
requisitos para formularios y papeleo;
requisitos para la fabricación, contabilidad, uso y almacenamiento de formularios con la reproducción del Emblema del Estado de la Federación Rusa, emblemas de las entidades constitutivas de la Federación Rusa.
Normalización internacional- este es un conjunto de organizaciones internacionales para la estandarización y los productos de sus actividades: normas, recomendaciones, informes técnicos y otros productos científicos y técnicos. Hay tres organizaciones de este tipo: la Organización Internacional de Normalización - ISO (ISO), la Comisión Electrotécnica Internacional - IEC (IEC), la Unión Internacional de Telecomunicaciones - ITU (ITU).
La Organización Internacional de Normalización es la más grande y autorizada de las anteriores. Establecimiento de la Organización Internacional de Normalización en 1946 D. 25 Organizaciones Nacionales de Normalización. De hecho, su trabajo comenzó en 1947.. Dos veces un representante de Gosstandart fue elegido presidente de la organización ISO (ISO) - Organización Internacional de Normalización.
ISO define sus objetivos de la siguiente manera: promover el desarrollo de la normalización y actividades relacionadas en el mundo para asegurar el intercambio internacional de bienes y servicios. Así como el desarrollo de la cooperación en los campos intelectual, científico, técnico y económico. En los últimos años, ISO ha prestado mucha atención a la estandarización de los sistemas de calidad. El resultado práctico de los esfuerzos de esta organización es el desarrollo y publicación de normas internacionales. Al desarrollarlos, ISO tiene en cuenta las expectativas de todas las partes interesadas: el fabricante de productos (servicios), consumidores, círculos gubernamentales, organizaciones científicas y técnicas y públicas.
V sistema ruso Aproximadamente la mitad de las normas ISO internacionales se han aplicado a la normalización.
Las Normas Internacionales ISO no tienen el estatus de obligatorias para todos los países participantes. Cualquier país del mundo tiene derecho a aplicarlos o no. En Rusia, se ha adoptado el siguiente procedimiento para la implementación de estándares internacionales:
aplicación directa de la norma internacional sin la inclusión de requisitos adicionales;
uso de texto auténtico estándar internacional con requisitos adicionales que reflejen las necesidades de la economía nacional.
Introducción
Más manera efectiva creación de normas racionales de documentación es la unificación y estandarización de documentos.
La unificación en la gestión de documentos se considera como una reducción en el número inicial de formularios de documentos y llevarlos a reglas de diseño uniformes.
La estandarización es el proceso de establecer y aplicar estándares, los cuales se entienden como “una muestra, estándar, modelo, tomados como iniciales para comparar otros objetos similares con ellos. La norma, como documento reglamentario y técnico, establece un conjunto de normas, reglas, requisitos para el objeto de la normalización y es aprobada por la autoridad competente” (GOST 6.10.1-88). En Rusia, las actividades de normalización están coordinadas por el Comité de Normalización, Metrología y Certificación de la Federación Rusa (actualmente el comité está incluido en el Ministerio de Industria y Comercio de la Federación Rusa). El uso de estándares ayuda a mejorar la calidad del producto creado (documento).
La estandarización es un proceso complejo, que incluye elementos como la tipificación y la unificación. Por un lado, se trata de métodos de estandarización que se pueden realizar como tipos de trabajo independientes. En la ciencia de la documentación, la tipificación se utiliza para crear formularios estándar de documentos y textos estándar, es decir, muestras o estándares a partir de los cuales se crean documentos específicos. Un texto típico es un texto de muestra, a partir del cual se crean posteriormente textos de contenido similar. Formulario estándar - aprobado por una determinada autoridad competente el poder del Estado una forma de documento utilizado para recopilar y presentar cualquier dato en varias áreas de actividad de gestión.
En la ciencia de la documentación, la unificación y la estandarización se consideran un proceso para establecer uniformidad en los procesos de creación y procesamiento de documentos. Sin embargo, entre estos dos conceptos es imposible poner un signo igual. La estandarización de documentos es el nivel más alto de su unificación, llevando sus resultados al nivel de una norma legal obligatoria.
Los requisitos de la norma son obligatorios dentro del ámbito de su aplicación. Por lo tanto, la unificación generalmente se lleva a cabo como etapa preliminar estandarización, pero tal vez vista independiente ocupaciones. El resultado del trabajo de unificación y estandarización de documentos puede ser estándares tanto para documentos individuales (por ejemplo, para un informe de investigación, para la cubierta de cajas de almacenamiento permanente), para ciertos tipos de productos (por ejemplo, formatos en papel) y para sistemas de documentación unificados. Normalización: fijación de los resultados de la unificación en documentos normativos y técnicos: normas. La estandarización puede llevarse a cabo nivel estatal, sobre el nivel de la industria y a nivel de empresa.
Sistema de documentación: un conjunto de documentos interconectados según los signos de origen, propósito, tipo, ámbito de actividad, requisitos uniformes para su ejecución (GOST R 51141-98). El sistema de documentación se forma en el proceso de implementación en el gobierno y la administración, en las instituciones, organizaciones y empresas de una u otra función gerencial; la composición de los documentos que incluye está diseñada para documentar cierto tipo de actividades, como planificación, financiación, contabilidad. Los sistemas de documentación se clasifican por sectores y, además de los sistemas de documentación estándar, también existen sistemas de documentación para la sanidad, la educación (general y especial), notarial, judicial, etc.
Capítulo 1. Objeto y composición del sistema de documentación unificado
Sistema de documentación unificado (UDS): un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un área particular de actividad.
Los desarrolladores directos de formas específicas de documentos y sistemas de documentación son ministerios (departamentos) que coordinan una rama particular de actividad. También aprueban formas unificadas de documentos, por lo que el Ministerio de Hacienda es responsable de documentos contables, Ministerio de Salud de la Federación Rusa - para médicos, Comité Estatal Federación Rusa de Estadística - para las formas de contabilidad primaria y documentación estadística, Rosarchive de la Federación Rusa - para el sistema de documentación organizativa y administrativa.
Las formas unificadas nacionales de documentos se desarrollan teniendo en cuenta la posibilidad de su procesamiento informático. Son de uso obligatorio en todas las instituciones, organizaciones y empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad.
Así, los sistemas de documentación unificados son las formas de documentos llevados a la máxima uniformidad posible, combinados en los principales sistemas funcionales generales de gestión y destinados al uso de todas las organizaciones, independientemente del nivel de gestión y forma de propiedad, utilizando tanto tradicionales como mixtos, utilizando tecnologías informáticas, métodos de procesamiento de información de documentos.
Sistemas Unificados documentación de gestión desarrollado sobre la base de:
Uniformidad de construcción de formas de documentos;
Regulación del contenido de los documentos incluidos en cada sistema;
Excepciones de documentos de datos duplicados, logrando una sola entrada de información en el proceso de resolución de un problema de gestión;
Reducir la cantidad de datos tradicionalmente incluidos en ellos que no se utilizan para resolver problemas específicos de gestión;
La unidad de la terminología utilizada y simbolos, logrando la comparabilidad de los indicadores no solo en los diferentes niveles de gestión, sino también en varios sistemas ah documentación basada en la unidad de algoritmos para la formación de documentos e indicadores en ellos;
Determinación de un conjunto de detalles e indicadores para cada tipo de documento y la creación de modelos unificados para su construcción, orientados al procesamiento informático, pero también aptos para la percepción humana;
Establecimiento de reglas uniformes para la preparación y ejecución de detalles de documentos comunes a todos los sistemas de documentación y especificadas en los casos en que existan características específicas.
Hasta la fecha, a nivel de gestión general, se han unificado más de tres mil quinientas (3500) formas de planificación, contabilidad, finanzas y otros documentos, consolidados en 1993 en el Clasificador de documentos de gestión de toda Rusia (OKUD). Cada uno de los documentos recibió una designación de código que determina su pertenencia a uno de los sistemas de documentación y su lugar en este sistema. El código del formulario confirma su propio derecho a existir y conformidad con el estándar aprobado.
Los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión de toda Rusia son de uso obligatorio, incluidos conjuntos de documentos agrupados por tarea.
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa:
- documentación sobre la creación de una organización, empresa;
- documentación sobre la reorganización de una organización, empresa;
- documentación sobre la liquidación de una organización, empresa;
- documentación sobre la privatización del Estado y organizaciones municipales, empresas;
- documentación para actividad gerencial organizaciones, empresas;
- documentación sobre la regulación organizativa y normativa de las actividades de una organización, empresa;
- documentación sobre la regulación operativa e informativa de las actividades de una organización, empresa;
- documentación del personal.
Capitulo 2Característicasistema de documentación unificado
El sistema de documentación unificada (UDS) se crea de acuerdo con reglas y requisitos uniformes y debe contener la información necesaria para la gestión en un área de actividad determinada.
Por lo general, consta de uno o dos estándares estatales, un conjunto de formularios unificados de toda Rusia interconectados que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos formularios. actividad económica, medios de su gestión, reglamentarios y documentos metodológicos para su desarrollo, mantenimiento y aplicación. Los desarrolladores directos de formas específicas de documentos y sistemas de documentación son los ministerios (departamentos) que coordinan una rama particular de actividad.
Una característica de los documentos sobre el personal es su unificación simultánea como parte de dos sistemas de documentación unificados: organizativo y administrativo y contable primario. Una orden sobre el personal puede considerarse como un documento de una acción administrativa que confirma la presencia hecho juridico ocurrencia (cambio, terminación, etc.) de un contrato de trabajo. Sin embargo, la misma orden registra el hecho de ocurrencia (terminación) relaciones laborales, y en este caso es el documento contable principal que sirve como base para crear otros documentos contables.
Ya que una sola agencia que coordinaría actividades de personal, nunca existió, luego el departamento que unifica la documentación organizativa y administrativa (Glavarchiv) preparó un sistema de documentación sobre el personal, y las autoridades estadísticas prepararon formularios de documentos para el registro del personal. El primer sistema se utilizó en el gobierno y la administración, el segundo, en las organizaciones de construcción e industria.
Hasta la fecha, esta característica históricamente establecida se conserva: algunas instituciones y organizaciones mantienen registros de personal en forma de texto de documentos, y el otro, en forma tabular. Por lo tanto, el oficial de personal debe conocer los requisitos vigentes para el registro documentos de personal y ser capaz de usarlos en la práctica.
El procedimiento para procesar documentos incluidos en el sistema de documentación organizativa y administrativa, los requisitos para formularios y textos están determinados por GOST R 6.30-97. De acuerdo con los requisitos establecidos en esta norma, se desarrollan formularios de texto de documentos, órdenes de admisión, traslado, destitución, etc., así como se redactan protocolos, cartas, informes y notas explicativas.
Además del estándar estatal, el sistema unificado de documentación organizativa y administrativa incluye un álbum de formularios unificados de documentos, creado en el desarrollo de los requisitos del estándar y que contiene formularios específicos de documentos (estructura y dotación de personal, dotación de personal, calendario de vacaciones, etc). El álbum contiene ejemplos de la ejecución de todos los documentos de personal, y para documentos complejos y voluminosos (cargo, descripción del trabajo) - no solo la composición y la ubicación detalles requeridos, sino también la estructura obligatoria del texto.
NIIstatinform del Goskomstat de Rusia ha desarrollado un álbum de formularios unificados de documentación contable primaria, que incluye 6 formularios para la contabilidad del personal y 7 formularios para la contabilidad del uso del tiempo de trabajo y liquidaciones con el personal por salarios, incluidos formularios de órdenes (instrucciones) para admisión, traslado, egreso.
La instrucción sobre el procedimiento para mantener libros de trabajo en empresas, instituciones y organizaciones (aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Trabajo de la URSS del 20/06/74 No. 162, modificado y agregado) establece el valor libro de trabajo como documento principal actividad laboral empleado, fija el procedimiento para su registro, expedición, contabilidad y mantenimiento, las reglas para la emisión de un inserto y un duplicado del libro de trabajo. La instrucción se refiere regulaciones, que regulan integralmente el procedimiento para la obtención y mantenimiento de un libro de trabajo, y es un requisito indispensable Guia de referencia en el trabajo de un especialista en recursos humanos.
En el trabajo práctico de creación y ejecución de documentos, la codificación de la información técnica, económica y social es cada vez más importante.
El clasificador de toda Rusia de profesiones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales le permite codificar datos personales y biográficos sobre empleados, información sobre educación, puesto, etc. El clasificador está diseñado para resolver problemas relacionados con: evaluar el número de trabajadores y empleados; teniendo en cuenta la composición y distribución del personal por categorías de personal, nivel de habilidad, grado de mecanización y condiciones de trabajo; proporcionar empleo; organización de salarios para trabajadores y empleados, cálculo de pensiones; determinar la necesidad adicional de personal, etc. El clasificador se utiliza al completar una serie de formularios contables (por ejemplo, T-2) utilizados en las actividades del servicio de personal.
El Clasificador de Especialidades en Educación de toda Rusia (OKSO) tiene el mismo propósito.
El clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD) sirve como base para codificar documentos en sistemas de recuperación de información. OKUD está diseñado para resolver los problemas de registro de formularios unificados de documentos, su contabilidad, reducción de los formularios aplicados de documentos, así como para controlar la composición de documentos y evitar la duplicación de formularios unificados. Los objetos de clasificación en OKUD son formularios unificados de nueve sistemas de documentación unificados que operan actualmente, incluida la documentación contable primaria organizativa y administrativa y la documentación laboral utilizada para documentar las actividades del personal.
Estos últimos incluyen documentos sobre el ingreso, traslado, despido de empleados, registro de vacaciones, incentivos y sanciones. El código OKUD debe adjuntarse a cada formulario unificado. Los formularios desarrollados recientemente están sujetos a registro mediante su inclusión en OKUD.
Como parte de los sistemas de documentación unificados, existen elementos de duplicación. Por ejemplo, una orden de empleo se clasifica como documentación organizacional y administrativa y tiene el código 0281151 en OKUD, y el formulario T-1 "Orden (instrucción) de empleo" se refiere al sistema de documentación contable primaria (código 0301006).
Los documentos normativos también incluyen los Estándares Intersectoriales de Tiempo Agregado para la contratación y contabilidad del personal. Costos laborales de los empleados servicios de personal asociados a la elaboración y tramitación de la documentación del personal, afectan a la dotación de los servicios de personal. Con la ayuda de los estándares, es posible justificar el número requerido de empleados de servicios de personal, ya que la intensidad laboral total del trabajo realizado es uno de los partes constituyentes fórmulas de cálculo recuento incluidas en las Normas Ampliadas. Pero el significado principal de este documento es la regulación de la composición de los documentos de personal, así como la secuencia de operaciones realizadas:
al preparar documentos para la contratación y despido de trabajadores y empleados;
registro y contabilidad de libros de trabajo;
registro de documentos sobre la contabilidad del movimiento de personal;
preparación de informes estadísticos sobre registros de personal;
redactar certificados, desarrollar planes y realizar otros trabajos;
trabajo de nómina;
el trabajo de la oficina de pases;
el trabajo de la mesa de registro militar.
Conclusión
La unificación de documentos consiste en establecer la uniformidad de la composición y formas de los documentos de gestión que fijan la ejecución del mismo tipo de funciones y tareas de gestión.
La unificación de documentos se lleva a cabo con el fin de reducir la cantidad de documentos utilizados, estandarizar sus formas, mejorar la calidad, reducir la complejidad de su procesamiento, lograr compatibilidad de información varios sistemas de documentación para funciones de gestión similares y relacionadas, uso más eficiente de la tecnología informática.
El trabajo de unificación incluye: el desarrollo de DDD, que está a cargo de los ministerios y departamentos responsables de los sistemas de documentación relevantes; introducción de DDD intersectorial (interdepartamental) en DDD republicano y de rama: introducción de OKTEI desarrollado; mantenimiento de DDD y OKTEI para mantener la confiabilidad de la información y su desarrollo posterior; desarrollo de complejos de formularios unificados de documentos específicos de la industria que reflejen las particularidades de la industria y no estén incluidos en el DRA, así como sus registro estatal; desarrollo de clasificadores de la industria de técnicas informacion economica reflejando las particularidades de la industria.
La gestión organizativa y metodológica de la unificación y estandarización de documentos, la coordinación del trabajo y el control es realizada por la organización titular para coordinar la implementación y el mantenimiento de DDD y OKTEI en la república. A nivel sectorial, esta labor la realiza la organización matriz para la implantación y mantenimiento de DDD y OKTEI en la industria.
La unificación y estandarización de los documentos de gestión debe ser considerada como uno de los factores para aumentar la productividad del trabajo gerencial. La unificación de documentos es la elección de estructuras racionales para su construcción, uniformizando los documentos a partir del establecimiento de un número racional de sus formas y tipificación de su construcción.
Se aplica no solo a los documentos de gestión, sino también a los nuevos sistemas. Por ejemplo, se unifican los billetes de viaje, avión y tren.
Los principios fundamentales de la unificación de documentos son:
1) Unificación de lo general a lo particular. Consiste en construir un formulario: una muestra de documentos para un sistema de documentación específico y establecer sobre su base la composición de los detalles para este sistema de documentación, ciertos tipos de documentos, un documento específico, etc .;
2) Uniformidad de formas de documentos y reglas para su construcción, compilación, ejecución. Se proporciona mediante la máxima mecanografía y estarcido de documentos, la unificación de la ubicación de los datos en el campo del documento, el desarrollo de tecnologías y abreviaturas condicionales;
3) Complejidad de unificación. Cuando se lleva a cabo, se deben proporcionar todos los requisitos para el documento en todas las etapas de su creación, llenado, procesamiento y almacenamiento. Además, se deben tener en cuenta las capacidades psicofisiológicas de una persona y los parámetros de los medios técnicos;
4) Informatividad. Significa la inclusión en los documentos de solo aquellos detalles que son necesarios para la decisión. Tareas específicas, para buscar y confirmar fuerza legal documento;
5) Reducir el número de tipos de documentos. Logrado mediante la mejora de los métodos de gestión, por ejemplo, en la dirección del uso generalizado de equipos de oficina; estabilidad de los requisitos para documentos (establecidos por estándares estatales y de la industria);
6) Interconexión con los sistemas existentes de clasificación y codificación de información técnica y económica; economía. Logrado a través inclusión justificada documentos en el sistema de documentación, el uso generalizado de formularios, el diseño racional de formularios de documentos, el establecimiento de la cantidad óptima de detalles.
Lista de fuentes y literatura utilizadas
I.Fuentes
- GOST R 6.30-2003 Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. - M.: Editorial de normas, 2003.
- Sistema Estatal apoyo a la gestión documental: Disposiciones básicas: Requisitos generales para los documentos y servicios de apoyo a la documentación. - M.: Editorial de normas, 1991.
- GOST R 51141-98 Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones. - M.: Editorial de normas, 1998.
- Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia. Aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 30 de diciembre de 1993 N 299. - M .: Gosstandart, 1993.
II.Literatura
- Andreeva, VI. Trabajo de oficina. proc. subsidio / V.I. Andreeva. ed. 6º, revisado. y adicional - M .: ZAO "Escuela de Negocios "Intel-Sintez", 2000 - 187 p.
- Basakov MI Trabajo de oficina (soporte documental de la gestión): Tutorial. - M.: ICC "Marketing", 2003 - 336 p. GOST R 6.30-03 Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. - M., 2003
Como resultado de muchos años de esfuerzos para mejorar la documentación, más de 35.000 formularios de planificación, contabilidad, finanzas y otros documentos, consolidados en Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia(OKUD).
Cada uno de los documentos recibió una designación de código, determinada por la pertenencia a uno de los sistemas de documentación unificada y el lugar del documento dentro de este sistema. Esta designación de código confirma su propio derecho a existir y la conformidad con la muestra estándar aprobada para uso obligatorio.
Los códigos de formulario según OKUD se colocan en la parte superior del documento, sin embargo, no existe un lugar único exacto para todos los formularios: ya que el código de formulario se indica tradicionalmente en la letra después de los datos de dirección sobre el índice.
Los sistemas de documentación de gestión unificada se desarrollan sobre la base de:
Ø uniformidad de construcción de formularios de documentos; regulación del contenido de los documentos incluidos en cada sistema; exclusión de documentos de datos duplicados, así como datos tradicionalmente incluidos en ellos, pero no utilizados en la solución de problemas específicos, para ingresar información una vez en el proceso de solución de un problema de gestión;
Ø la unidad de la terminología y símbolos utilizados con el propósito de la comparabilidad de los indicadores durante la transición de un nivel de gestión a otro y de un sistema a otro basado en la unificación de algoritmos para la formación de indicadores y documentos;
Ø determinar el conjunto de detalles e indicadores para cada tipo de documentos y crear modelos unificados para construir un conjunto de sus tipos, adecuados tanto para el procesamiento de máquinas como para la percepción humana;
Ø Establecer reglas uniformes para la preparación y ejecución de detalles de documentos comunes a todos los sistemas de documentación y especificadas en los casos en que existan características específicas.
Sistemas de documentación unificada(DÓLAR ESTADOUNIDENSE) - un conjunto de formularios de documentos creados de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que funcionan en un determinado campo de actividad(administración, finanzas, etc.). DDD necesario para reducir el volumen de documentos y reducir el costo de compilar y procesar documentos
ü sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD);
ü Sistema Unificado de Documentación Contable Primaria (USPUD);
ü sistema unificado de documentación bancaria (USBD);
ü un sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes para instituciones y organizaciones presupuestarias (USFUOBD);
ü sistema unificado de informes y documentación estadística (USOSD);
ü sistema unificado de contabilidad y presentación de informes de documentación contable de las empresas (USUOBD);
ü Sistema Unificado de Documentación Laboral (USDT);
ü sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa (USDPF RF)
ü Sistema Unificado de Documentación de Comercio Exterior (USVD)
Sistema de documentación unificado(DÓLAR ESTADOUNIDENSE) - este es un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene información necesaria para la gestión en un área determinada de actividad. El desarrollo de sistemas de documentación unificada está asociado a la automatización de procesos de gestión, procedimientos de creación, procesamiento y transferencia de documentos. El sistema de documentación unificada incluye uno o dos estándares estatales, sobre la base de los cuales se desarrollan formas unificadas de documentos, así como materiales instructivos y metodológicos para su implementación y aplicación.
El resultado del trabajo de unificación de documentos puede ser:
Ø formas unificadas de toda Rusia;
Ø sucursal formas unificadas;
Ø formas unificadas de documentos empresariales.
En la actualidad, en Rusia, de acuerdo con el Decreto de la Norma Estatal No. 299 del 30 de diciembre de 1993, se han desarrollado los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión, incluidos conjuntos de documentos:
Para cada sistema de documentación unificado, un estándar estatal . Los desarrolladores del USDD son los respectivos ministerios (departamentos) que llevan a cabo la coordinación en un campo particular de actividad. Por lo tanto, el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa es responsable de la documentación contable, el Archivo Federal de la Federación Rusa, de los documentos organizativos y administrativos. Los mismos ministerios y departamentos aprueban formularios unificados de documentos incluidos en el sistema de documentación unificado (UDS).
Formulario de documento unificado(UFD) es un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un cierto orden en el soporte de información.
accesorios de documento - es un elemento obligatorio del diseño de un documento oficial, como firma, sello, texto, etc.
Un conjunto de detalles de un documento escrito oficial, dispuestos en una determinada secuencia, se denomina formulario de documento .
Todos los sistemas unificados incluyen conjuntos de formularios de muestra documentos específicos actualizados según sea necesario, así como materiales normativos y metodológicos para el llenado y aplicación de estos documentos . Casi todas las formas unificadas de documentos están adaptadas a dos casos de uso como ejemplos:
Para crear plantillas de computadora;
Creación de formularios en papel para su rápido cumplimentación manuscrita.
Solicitud de documentos incluidos en el USD, básicamente, necesariamente, responsabilidad porque esto debe tenerse como jefes de ministerios y departamentos , y jefes de asociaciones, organizaciones y empresas . supervisión estatal para el cumplimiento de los requisitos de DDD en el sector público se asigna a los organismos de normalización y metrología, y en el sector no estatal - a autoridades locales poder Ejecutivo.
Se ha desarrollado un estándar estatal para cada sistema unificado. Los desarrolladores de DDD son los ministerios (departamentos) relevantes que coordinan en un campo de actividad particular: el Ministerio de Finanzas de la Federación Rusa, para documentación contable, los Archivos Federales de la Federación Rusa, para documentación organizativa y administrativa.
Los mismos ministerios y departamentos aprueban las formas unificadas de documentos incluidos en el USD. Desarrollan y aprueban formas unificadas de documentos, siempre teniendo en cuenta la posibilidad de su tratamiento informático.
Los formularios nacionales unificados de documentos son de uso obligatorio en todas las instituciones, organizaciones y empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad.
Preguntas de control
1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la unificación de documentos?
2. ¿Qué se tiene en cuenta a la hora de unificar documentos?
3. ¿Qué se entiende por sistema de documentación?
4. ¿Qué son los sistemas de documentación?
5. ¿Cuál es la peculiaridad de USORD?
6. ¿Qué es una norma y qué tipos de normas se utilizan en nuestro país?
7. ¿Qué se incluye en el conjunto de documentos normativos sobre normalización?
8. ¿Quién elabora y aprueba los documentos normativos sobre normalización y quién controla y supervisa el cumplimiento de sus requisitos?
9. ¿Qué es DDD y qué DDD conoces en nuestro país?
10. ¿Qué se entiende por requisito de un documento?
12. Cómo documento normativo¿Reguló el uso de USORD?
Se llama un conjunto de documentos interconectados por signos de paso, propósito, tipo, ámbito de actividad, requisitos uniformes para el registro. sistema de documentación.
Dólar estadounidense- un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un área determinada de actividad. El propósito de crear un DDD es determinar y establecer una composición racional de formularios de documentos, así como un conjunto de indicadores técnicos, económicos y sociales interconectados en ellos.
Las principales tareas de creación de un DDD son:
1) el establecimiento de requisitos uniformes para el procedimiento para el desarrollo, aprobación y registro de formas unificadas de documentos;
2) agilizar los flujos de información en la economía nacional, asegurando la interacción sistemas automatizados procesamiento de datos basado en una amplia aplicación medios modernos tecnología de las comunicaciones, informática y organizativa;
3) la exclusión de formas de documentos que permitan recopilar, transferir y procesar información que no sea causada por las necesidades reales de gestión, reduciendo el número de documentos.
De acuerdo a Clasificador de toda Rusia documentación de gestión OK 011-93 (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 30 de diciembre de 1993 No. 299), actualmente están en vigor nueve sistemas de documentación unificados:
I. sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
II. sistema unificado de documentación contable primaria;
tercero sistema unificado de documentación bancaria;
IV. un sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias;
V. sistema unificado de información y documentación estadística;
VI. sistema unificado de contabilidad y presentación de informes documentación contable de las empresas;
VIII. sistema unificado de documentación laboral;
VIII. sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa;
IX. sistema unificado de documentación de comercio exterior.
(I-II) Bajo el movimiento de personal, los especialistas entienden:
· reclutamiento;
· transferencia a otro trabajo;
despido;
concesión de vacaciones;
· viaje de negocios.
La documentación del personal incluye los siguientes documentos:
1) un contrato de trabajo (contrato);
2) orden (instrucción) sobre el empleo (formulario No. T-1, T-1a);
3) tarjeta personal (formulario No. T-2, T-2GS);
4) dotación de personal (formulario N° T-3);
5) tarjeta de registro de trabajador científico (formulario N° T-4);
6) orden (instrucción) de transferencia a otro trabajo (formulario No. T-5, T-5a);
7) orden (instrucción) de concesión de licencia (formulario N° T-6, T-6a);
8) horarios de vacaciones (formulario N° T-7);
9) orden (instrucción) de terminación del contrato de trabajo (contrato) (formulario No. T-8, T-8a);
10) una orden (instrucción) para enviar a un empleado en un viaje de negocios (formulario No. T-9, T-9a);
11) certificado de viaje(formulario N° T-10);
12) tarea oficial para enviar en un viaje de negocios y un informe sobre su implementación (formulario No. T-10a);
13) una hoja de tiempo para el uso del tiempo de trabajo y la nómina (formulario No. T-12);
14) una hoja de tiempo para el uso del tiempo de trabajo (formulario No. T-13);
15) declaraciones personales de los empleados de la empresa;
16) memorandos y actas.
Unificación - reducción de la variedad injustificada de tipos de documentos, llevándolos a la uniformidad de formas, estructura, estructuras de lenguaje, operaciones para su compilación, procesamiento, contabilidad, almacenamiento. La unificación es el establecimiento del conjunto más uniforme de detalles, formato en papel y fijación de los detalles en papel.
Con el fin de reducir la cantidad de documentos utilizados en las actividades de las instituciones, organizaciones y empresas, estandarizar su forma, reducir los costos de mano de obra, tiempo y materiales para su preparación y procesamiento, así como lograr la compatibilidad de la información de las bases de datos automatizadas en el economía nacional, se trabaja en la unificación de documentos y creación de sistemas de documentación unificada (UDS).
tercero Sistema unificado de documentación bancaria:
documentación de pago para pagos que no sean en efectivo a través de bancos;
Documentación sobre el control del gasto de fondos para salarios y pagos de recursos sociales y laborales;
· Documentación sobre operaciones bancarias relacionadas con liquidaciones internacionales;
Documentación de salida del banco;
· Documentación sobre las operaciones de depósito de los bancos;
documentación de pago para pagos que no sean en efectivo a través de bancos: formularios de documentos intrabancarios;
· Documentación sobre las operaciones de emisión-efectivo y presupuestarias de los bancos - formularios de documentos intrabancarios;
Documentación sobre el control del gasto de fondos para salarios y pago de beneficios sociales y laborales: formularios de documentos intrabancarios;
documentación para circulación monetaria;
Documentación sobre operaciones de crédito de bancos;
documentación contable.
IV. Sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias:
· documentación financiera;
· informes de documentación contable de las instituciones y organizaciones presupuestarias.
V. Sistema unificado de reporte y documentación estadística:
· Documentación sobre estadísticas de cuentas nacionales y balances económicos;
· documentación sobre estadísticas de potencial científico y técnico y progreso innovador;
Documentación sobre estadísticas laborales;
· Documentación sobre estadísticas de recursos materiales;
Documentación sobre estadísticas financieras;
Documentación sobre estadísticas sociales;
· Documentación sobre estadísticas industriales;
· Documentación sobre estadísticas de agricultura y adquisición de productos agrícolas;
documentación estadística construcción de capital;
· Documentación sobre estadísticas de relaciones económicas exteriores;
· Documentación sobre las estadísticas del mercado de consumo y su infraestructura;
· Documentación sobre estadísticas de transporte y comunicaciones;
· documentación sobre estadísticas de observación y registro de cambios en precios y tarifas.
Conferencia del 24/11/2016
VI. Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de empresas:
Informes de documentación contable;
registros contabilidad;
documentación contable primaria.
VIII. Sistema unificado de documentación laboral:
Documentación sobre el estado del mercado laboral;
documentación para relaciones laborales;
Documentación sobre formación avanzada de empleados de organismos laborales;
documentación sobre protección laboral;
documentación sobre presupuestos mínimos de consumo;
Documentación sobre recursos ante las autoridades laborales.
VIII. Sistema de Documentación Unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa:
Documentación sobre contabilidad y distribución de fondos;
Documentación sobre planeamiento y actividad económica;
Documentación para las actividades de control y verificación.
Información similar.
Sistema de documentación: un conjunto de documentos interconectados según los signos de origen, propósito, tipo, campo de actividad, requisitos uniformes para su ejecución.
La dirección principal de la mejora de documentos es su unificación y estandarización.
Con el fin de reducir el número de documentos utilizados en las actividades de gestión, con el fin de estandarizar sus formularios, reducir los costos de mano de obra y materiales para su elaboración y ejecución, con el fin de lograr la uniformidad de las bases de información, se trabaja en la unificación de documentos, la creación de sistemas de documentación unificada (UDS).
La creación de sistemas de documentación unificada se basa en la uniformidad de la composición y forma de los documentos de gestión:
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
Sistema unificado de documentación bancaria;
Sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias;
Sistema unificado de informes y documentación estadística;
Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de las empresas;
Sistema unificado de documentación laboral;
Sistema de Documentación Unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa;
Sistema unificado de documentación de comercio exterior.
La forma de consolidación jurídica de la unificación de documentos es la normalización. documentos oficiales.
La estandarización en el campo de la gestión de documentos significa el establecimiento de formularios y requisitos a nivel nacional para los documentos que son de uso obligatorio para todas las organizaciones. La aplicación de estándares mejora la cultura de las actividades de gestión modernas.
La unificación y estandarización de los documentos de servicio crea la posibilidad de compilar textos estándar (plantilla) para documentos que contienen información idéntica y repetitiva.
12. Etapas y métodos de unificación de los documentos de gestión. Las principales formas de presentación de textos unificados: texto, plantilla, tabla, cuestionario.
texto documento oficial llamada información registrada por cualquier tipo de escritura o cualquier sistema de grabación de sonido, que contiene la totalidad o la parte principal de la información del habla.
El objetivo principal de la unificación de textos es mejorar la documentación de gestión, acelerar la adopción de decisiones de gestión óptimas y, por lo tanto, aumentar la eficiencia global de todo el proceso de gestión.
La unificación de textos permite:
1. Resolver los problemas de agilización de la composición de los documentos de la organización, fijando el desempeño del mismo tipo de funciones.
2. Reducir el costo de creación de documentos. En particular, se encontró que el tiempo para compilar y editar un texto unificado se reduce de 3 a 5 veces. Por lo tanto, aumenta la productividad laboral, se evita la eficiencia del trabajo en el campo de la gestión, la posibilidad de omitir las partes necesarias de la información.
3. Ahorre el tiempo y el esfuerzo necesarios para la lectura, familiarizándose con el documento, ya que en un texto unificado el creador del documento puede resaltar inmediatamente información clave. Según algunos datos, un texto unificado se percibe casi un orden de magnitud más intensamente que uno no unificado.
4. Las plantillas de texto de documentos unificados son fáciles de usar en sistemas de oficina automatizados por computadora.
Hay una serie de requisitos previos necesarios para la unificación de los textos de los documentos:
o En primer lugar, es un gran número de producción similar
y operaciones de gestión. El punto es que el proceso de gestión es
Ø de funciones del mismo tipo, cuya documentación va acompañada de la aparición de muchos documentos del mismo tipo. En turno, este tipo Los documentos generan construcciones lingüísticas estables y repetitivas. Como consecuencia, el número de medios lingüísticos de los documentos de gestión es limitado (en ellos se repiten dos tercios de las palabras y expresiones);
Ø El vocabulario de los documentos de gestión depende de las leyes y
actos normativos de autoridades y administración y está asociado a la necesidad de trasladar formulaciones jurídicas exactas a documentos;
Ø oficial, los documentos oficiales están saturados de terminología especial;
Ø se caracterizan por un vocabulario neutro;
Ø Finalmente, los textos de grupos individuales de documentos tienen la misma estructura.
La unificación de textos consiste en establecer una única forma de expresión lingüística que transmita con mayor precisión el contenido de situaciones o acciones de gestión repetidas regularmente.
método principal la unificacion de los textos de los documentos oficiales es la asignacion de informacion constante y variable. La información constante es información que se repite en todos los documentos creados en situaciones de gestión similares, la información variable es información que le permite distinguir situaciones de gestión repetitivas entre sí.
La información permanente se registra en una forma unificada de un documento, que constituye una parte repetitiva e inalterable del texto. En la forma unificada del documento, se debe proporcionar espacio libre para registrar cambios, nueva información.
Para poder separar la información constante de la variable, es necesario tener al menos varios documentos del mismo tipo y el mismo propósito, creados en situaciones de gestión similares.
Sólo el análisis de documentos específicos da pie para dividir la información en constante y variable.
El método de unificación de prueba tiene dos variedades: unificación de contenido y unificación formal.
Se distinguen los siguientes tipos de unificación y estandarización del texto de los documentos oficiales:
1. estandarización unidades de idioma, consolidación legislativa de los mismos en
GOST (términos comerciales, términos industriales, nombres de objetos, productos, abreviaturas léxicas y gráficas);
2. desarrollo de formas uniformes de presentación de textos de documentos (por ejemplo, textos unificados con información permanente en el membrete de un documento);
3. formalización de los medios del lenguaje (es decir, limitar el uso de elementos del lenguaje natural mediante el uso de lenguaje artificial
medios: códigos, símbolos, elementos gráficos, etc.). Esto se debe principalmente al uso de la tecnología informática;
4. rubricación, es decir, dividir el texto en componentes separados y separarlos gráficamente entre sí. El encabezado más simple es un párrafo. Dependiendo del volumen, el tema, el propósito del texto, la rubricación puede volverse más complicada. En particular, los textos de documentos complejos se dividen en secciones, párrafos, párrafos, subpárrafos, que se numeran con números arábigos. Los números de las partes más grandes del texto constan de un dígito. Se utilizan dos dígitos en la segunda etapa de la división, tres en la tercera y así sucesivamente.
Por ejemplo:
2.2.2. etc
El texto unificado del documento se puede presentar en la forma unificada del documento, en forma de plantilla, cuestionario o tabla. El factor determinante en la elección de la forma de presentación del texto es la naturaleza de la información contenida en el texto del documento.
textos típicos.
Las actividades de gestión incluyen muchas situaciones típicas, a menudo recurrentes, al documentar qué documentos con el mismo contenido se crean en diferentes organizaciones. Por lo tanto, los textos unificados de los documentos, los estándar, se han generalizado en la práctica.
Los textos modelo generalmente se desarrollan para documentos de varias páginas, incluidos formas uniformes expresiones lingüísticas que se han probado durante mucho tiempo en la práctica y, por lo tanto, transmiten el contenido con mayor precisión ciertas acciones o situaciones, por ejemplo, para reglamentos, instrucciones, reglas, reglamentos, etc.
La mayor parte del texto es típico en documentos tales como descripciones de puestos, reglamentos sobre unidad estructural organizaciones, reglamento interno de trabajo.
Incluso pueden incluirse partes típicas del texto en documentos que son esencialmente individuales. Por ejemplo, en un contrato de trabajo celebrado con un empleado cuando comienza a trabajar, además de la información y las condiciones individuales, hay mucha información típica que se ingresa en otros contratos de trabajo, que permite desarrollar formularios estándar estos documentos.
Textos de plantilla
Los textos de plantilla se crean para documentos de tamaño pequeño que se compilan repetidamente durante un período de tiempo. año del calendario o periódicamente de un año a otro. Se recomienda crear textos de plantilla para grupos de documentos con acciones idénticas. En las instituciones, los textos modelo de los documentos se elaboran en forma de colección.
Plantilla- Esta es una hoja de papel estándar en la que se imprime información permanente y se deja un lugar para información variable.
plantilla de texto- una forma de presentación de texto que contiene información constante y lagunas diseñadas para introducir información variable que caracteriza una situación de gestión específica.
Las plantillas determinan la composición de la información en los documentos, su secuencia y fijan formulaciones verbales estables.
El texto de la plantilla conserva la estructura gramatical del texto, es un texto gramaticalmente coherente construido de acuerdo con las normas de la escritura comercial.
La forma de presentación de un texto unificado en forma de plantilla se selecciona cuando el contenido principal del documento es información sobre acciones de gestión. En forma de esténcil, textos unificados de órdenes, órdenes, instrucciones, protocolos, actas, convenios, contratos, convenios, informes y notas, cartas, certificados, etc. El texto de la plantilla puede contener "sugerencias" en forma de explicaciones de sublíneas sobre la naturaleza de la información que se debe ingresar en los espacios en blanco.
El contenido de los documentos está determinado por la composición y el valor de los indicadores y detalles que se incluyen en él. Por un lado, los indicadores y detalles pueden ser diferentes, lo que no excluye la posibilidad de presentarlos requerimientos generales. Por otro lado, una gran cantidad de indicadores y detalles, incluso para varios documentos pasa a ser el mismo. Los documentos de plantilla reducen significativamente el tiempo de compilación de documentos, ya que la atención del ejecutante está limitada solo por la introducción de una información específica variable, cuyo lugar está predeterminado. De hecho, completa un documento ya redactado, lo que elimina la etapa de borrador.
Esquemáticamente, la metodología para desarrollar textos de plantilla es la siguiente:
Ø identificación de tareas típicas de gestión;
Ø recopilación de información necesaria y formada en el proceso de resolución de problemas de gestión;
Ø redactar un texto unificado del documento que refleje la situación típica identificada;
Ø coordinación del proyecto con especialistas compilando documentos o trabajando con ellos (al mismo tiempo Atención especial debe prestar atención al uso de términos profesionales);
Ø edición final del proyecto y ejecución de acuerdo con los requisitos de GOST.
En los programas de computadora diseñados para escribir y formatear textos (editores de texto), las formas típicas (de pantalla) de los documentos se denominan "plantilla" y se traducen por la palabra "plantilla", un ejemplo de un documento de pantalla es cualquier forma de una organización.
mesa
La forma más concisa e ilustrativa de presentar información en un documento es mesa.
La tabla, por regla general, incluye información sobre varios objetos caracterizados por diferentes características.
mesa- una lista de información, datos numéricos dados en un determinado sistema y separados por columnas.
En la tabla, la información constante está representada por el nombre de las características, que describen un determinado conjunto de objetos registrados en la columna más a la izquierda de la tabla: la pared lateral. La información variable de la tabla se registra en las celdas formadas por la enumeración de filas y columnas horizontales y verticales.
La forma de la tabla, por regla general, se utiliza cuando se presenta información digital en informes y documentos estadísticos, contables, bancarios, organizativos y administrativos, y otros.
Las tablas están numeradas. Las tablas se numeran de la siguiente manera: si hay más de una tabla en el texto, debe marcarse como "Tabla 1".
Las tablas pueden tener diversos grados de complejidad, los encabezados de las columnas de la tabla pueden contener varios niveles de numeración, es decir, incluir subtítulos.
Los encabezados de las tablas deben ser breves y claros. Se recomienda separar los cabezales de mesa del resto de la mesa con una línea en negrita. Los encabezados de columnas y líneas se escriben con mayúscula, los subtítulos, si no tienen un significado independiente, con minúscula. Los subtítulos de columnas y líneas deben ser gramaticalmente consistentes con los títulos. No se pone punto como signo de puntuación en el diseño de las tablas. Una excepción es el caso de escribir palabras abreviadas.
Está permitido transferir una tabla con una gran cantidad de filas a otra página. Para no transferir la parte del encabezado, que ocupa mucho espacio, a una nueva página, las columnas de la tabla están numeradas y solo se transfiere una línea con los números de columna a cada página posterior. En este caso, las palabras "Continuación de la tabla...", "Fin de la tabla..." se escriben encima de la siguiente parte. No está permitido ingresar la columna "número en orden" en la tabla. Si es necesario, numere las líneas de sus números de secuencia colocar antes de los encabezados de línea, en la pared lateral, y después del número que indica el número de línea, se coloca un punto.
Los valores numéricos de los indicadores dados en las columnas se colocan al nivel de la última línea del nombre de los indicadores. La descripción verbal de los indicadores, a diferencia de la numérica, debe comenzar a nivel de la primera línea del nombre del indicador. En ausencia de datos en las columnas correspondientes, se requiere un guión.
Las palabras repetidas en los encabezados de las filas, si la tabla no está separada por líneas horizontales, se pueden reemplazar con comillas. Las cifras repetidas y las designaciones en las columnas de la tabla no se reemplazan con comillas.
Si hay una pequeña cantidad de material digital que no es apropiado para organizar en una tabla, se da en forma de conclusión. En la salida, a diferencia de la tabla, las columnas no deben estar separadas por líneas, sino por puntos. Por ejemplo:
“Al colgar cables de bajo voltaje en cruces y a lo largo de una vía plana sin transiciones, aplique los coeficientes a los estándares:
costes laborales y sueldo.......... …………………………………. 1,8
máquinas y materiales ................................ …………………………… ……. . 2.0".
4. Cuestionario
Cuestionario- una forma de presentación de texto, en la que las características de un objeto se dan de acuerdo con ciertas características. El contenido del documento en forma de cuestionario tiene información constante y variable. Información constante - el nombre de las características, variable - sus características. El cuestionario suele contener las siguientes opciones para presentar la información:
Ø preguntas y lugares de respuesta para las respuestas;
Ø preguntas y respuestas para elegir;
Ø lugares recíprocos para la información ingresada por el encuestado adicionalmente a su discreción.
En el texto-cuestionario, la información constante es expresada por un sustantivo en caso nominativo o por una frase, una palabra clave, que es un sustantivo en caso nominativo. La información variable también se puede escribir como una frase con un sustantivo en el caso nominativo, un verbo (tiene, no tiene, etc.), un número (a menudo en forma digital) o las palabras "sí", "no".
La forma de cuestionario del contenido del documento es especialmente típica para la documentación del personal y para la documentación de los servicios de marketing que estudian, por ejemplo, la demanda del consumidor de productos fabricados por esta empresa.
Las tablas con información textual se compilan directamente en editor de texto MS Word. Si las tablas contienen valores digitales variables y se requiere un nuevo cálculo de datos digitales, entonces se usa un programa: hojas de cálculo de MS Excel o base de datos de MS Access. Los datos de estas aplicaciones se importan a MS Word con enlaces al programa fuente correspondiente, lo que permite actualizar y editar los datos insertados en el documento. El diseño de la mesa está regulado por GOST R-1.5-92.
13. Reglas para el diseño de texto mecanografiado. Características de la unificación de textos de documentos, teniendo en cuenta el uso de sistemas automatizados.
Para ubicar económicamente los detalles entre sí y sus componentes (líneas), se recomiendan las siguientes combinaciones de interlineado según el formato del documento:
* Los textos de los documentos preparados para publicación en forma tipográfica se imprimen con dos intervalos.
** Entre paréntesis están los valores de intervalo que se permiten junto con los principales. Se prefieren los intervalos enumerados primero.
GOST R 6.30-2003 se basa en la preparación de documentos utilizando dispositivos de impresión y equipos informáticos.
GOST 6.10.5-87 establece el paso de letra (tamaño de carácter impreso) y el espacio entre líneas, en milímetros: 2,6 - paso de letra; 4.25 - espacio entre líneas.
Para una definición clara del comienzo de la impresión de un atributo en particular, se recomiendan 8 posiciones del dispositivo de impresión, calculadas por el número de caracteres impresos (pulsaciones de teclas), a partir del campo izquierdo del formulario.
A partir de la posición 0 (el borde del margen izquierdo), se imprime un número significativo de detalles de letras: la fecha documento saliente; referencia al índice del documento entrante; título del texto; texto (si consta de un párrafo); el nombre del cargo en la "firma" requerida; barra de observación; el nombre del ejecutante y su número de teléfono; una marca en la ejecución del documento y su envío al caso.
Desde la 1ra posición (5 caracteres desde el borde del margen izquierdo) imprime el comienzo de los párrafos en el texto; la marca de la presencia de la solicitud.
Desde la 2ª posición (16 caracteres desde el borde del margen izquierdo) imprima el índice del documento saliente; fecha en la variable "referencia al índice y fecha del documento entrante".
Desde la 3ra posición del tabulador (24 caracteres desde el borde del campo izquierdo), se imprime una transcripción de la firma del contratista sobre el requisito "Nota sobre la ejecución del documento y envío al caso".
A partir de la 4ª posición (32 caracteres desde el borde del campo izquierdo), se imprime el número de página en documentos de varias páginas, el atributo "Dirección" y el identificador de la copia electrónica del documento.
Desde la quinta posición (48 caracteres desde el borde del campo izquierdo) imprima la transcripción de la firma en el requisito "firma".
Desde la sexta posición (56 caracteres desde el borde del campo izquierdo), se imprime la palabra "copiar".
Al redactar una carta con una computadora personal, es posible que no coincidan con el tamaño de los caracteres impresos que se usan en las máquinas de escribir. En este sentido, cinco de las siete disposiciones estándar deben considerarse como lineamientos para la elaboración de un documento. Las posiciones cero y primeras siguen siendo obligatorias.
Al colocar detalles de varias líneas dentro del área asignada por el formulario, se deben usar líneas completas. El comienzo de cada nueva línea debe estar alineado verticalmente.
La longitud de línea recomendada para detalles de varias líneas (excepto para texto) es de 28 caracteres. Excepcionalmente, si, en particular, el título del texto (props. 18, p. 32) de la forma longitudinal supera los 150 caracteres, su línea podrá extenderse hasta el borde del margen derecho o trasladarse a la línea siguiente.
GOST R 6.30-2003 no especifica los tipos de fuentes que deben usarse al preparar el texto de los documentos usando una computadora personal. El requisito principal para las fuentes es asegurarse de que sean legibles.
Reglas para escribir material de texto.
Los textos de los documentos preparados para su publicación por métodos tipográficos se imprimen a dos líneas. Una página mecanografiada consta de 28-30 líneas.
Se permiten letras a espacio simple. En este caso, hay dos espacios entre párrafos. Cuando se imprime con un intervalo, una página mecanografiada consta de 53 a 58 líneas.
Cuando se imprime a intervalos de un año y medio, una página mecanografiada consta de
38 líneas.
La línea de trabajo de una página mecanografiada estándar consta de 64 trazos.
La primera línea de cada párrafo se escribe a cinco trazos del margen izquierdo.
La numeración de las páginas comienza a partir del segundo. El número de página se coloca en el medio del margen superior de la hoja. Hay dos intervalos desde el borde superior del papel hasta el número de página y dos intervalos desde el número de página hasta el texto.
El número de página se ingresa con un solo dígito sin ningún carácter adicional.
Ø arrancar una línea de texto o una palabra del párrafo anterior;
Ø comenzar una línea de un nuevo párrafo en la página final, es mejor comenzar un nuevo párrafo en otra página;
Ø comience una palabra con un guión al final de la línea, es mejor transferir esta palabra a una nueva página.
El texto se puede dividir en partes componentes: capítulos, párrafos, subpárrafos. Cada componente debe tener un número. La numeración es en números arábigos. El número de cada componente debe incluir todos los números de los componentes correspondientes de las etapas de división superior.