El proceso de gestión se caracteriza por la variedad y repetición de situaciones de trabajo y de acciones para resolverlas. De ahí la gran variedad, muchas veces injustificada, de documentos y la necesidad de su unificación y estandarización.
La esencia de la unificación se reduce a la reducción y prevención de una variedad injustificada de documentos, llevando a la uniformidad de sus formas, estructura, estructuras lingüísticas y operaciones de procesamiento, contabilidad y almacenamiento. Hasta hace poco, por ejemplo, en la circulación postal en Rusia, había alrededor de 20 tamaños estándar de sobres, que diferían en las dimensiones generales, la ubicación de las "ventanas" para indicar la dirección y otras características. Ahora se ha reducido notablemente el número de tamaños estándar, pero no tanto como para abandonar el procesamiento manual de la correspondencia y pasar a la clasificación automática por códigos postales.
Cualquier documento funciona en una organización junto con otros documentos que juntos crean formaciones documentales para un propósito específico (gerencial, contable, informativo y estadístico, seguridad social, etc.). Estas colecciones de documentos interrelacionados se denominan sistema de documentación. Un conjunto racionalmente organizado de documentos interrelacionados, creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes y utilizado en un área determinada de actividad, se denomina sistema de documentación unificado (UDS). La unificación de documentos proporciona una reducción en la complejidad del procesamiento de documentos, el logro de su compatibilidad de información y un uso más eficiente de la tecnología informática.
El desarrollo de DDD, de acuerdo con el procedimiento establecido por el Gobierno de la Federación de Rusia, lo llevan a cabo las estructuras de gestión federales de acuerdo con su propósito sectorial. DDD para un propósito (por ejemplo, sistemas unificados documentación de gestión) se resumen en un documento reglamentario denominado Clasificador de documentos de gestión de toda Rusia (OKUD). Otros sistemas de documentación unificados se combinan en sus clasificadores de la industria. Todos los clasificadores de los sistemas de documentación unificados están incluidos y forman parte del Sistema Unificado para la Clasificación y Codificación de Información Técnica, Económica y Social, que cubre los sistemas de documentación unificados y las formas correspondientes de documentos permitidos para su uso en la economía nacional de la Federación Rusa. .
En cuanto a la documentación de gestión, que es de primordial interés para nosotros, según el clasificador de toda Rusia OK 011-93, actualmente operan en el país los siguientes DDD:
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (código 0200000);
Sistema unificado de documentación contable primaria (código 0300000);
Sistema unificado de documentación bancaria (código 0400000);
Sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias (código 0500000);
Sistema unificado de reporte y documentación estadística (código 0600000);
Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable (código 0700000);
Sistema de documentación laboral unificada (código 0800000);
Sistema de documentación unificado fondo de pensiones Federación Rusa(código 0900000);
Sistema Unificado de Documentación de Comercio Exterior (código 1000000);
La designación del código de ocho dígitos de la forma unificada del documento refleja las siguientes características de clasificación:
El primer y segundo carácter (clase de formularios) - pertenencia de la forma unificada del documento al sistema de documentación unificado correspondiente (por ejemplo, 02 - sistema unificado de documentación organizativa y administrativa);
Los signos tercero y cuarto (una subclase de formularios): la uniformidad del contenido de muchas formas de documentos y la dirección de su uso (por ejemplo, 01 - documentación sobre contabilidad y distribución de fondos);
Los caracteres quinto, sexto y séptimo son el número de registro de la forma unificada del documento dentro de la subclase (por ejemplo, 004 es la nómina de primas de seguros);
El octavo carácter es el número de cheque.
Las designaciones de código de los objetos OKUD están sujetas a colocación en todas las formas unificadas de documentos.
Junto a OKUD, nombraremos otros clasificadores a los que nos tendremos que enfrentar en el proceso de presentación del material: Clasificador de toda Rusia empresas y organizaciones (OKPO), Clasificador de especialidades de toda Rusia por educación (OKSO), Clasificador de ocupaciones de toda Rusia para trabajadores, Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (código 0200000)
Las formas unificadas de documentos recientemente desarrolladas están sujetas a registro y posterior inclusión en OKUD. Desafortunadamente, las secciones de OKUD se llevan a cabo con una eficiencia insuficiente: algunos documentos puestos en vigencia por el Código Civil de la Federación Rusa están actualmente fuera del clasificador. Al mismo tiempo, conserva algunas formas que no se utilizan en la práctica.
La unificación de los documentos comerciales se realiza sobre la base de un modelo gráfico estándar para la construcción de documentos. El modelo es una retícula estructural de líneas verticales y horizontales que se cortan en ángulo recto, realizada con un paso determinado (2,6 mm en horizontal y 4,25 mm en vertical. Se permite utilizar una retícula de construcción con un paso entre letras de 2,54 mm y un interlineado de 4, 24 mm). La cuadrícula de construcción (Fig. 1.10) permite, por las coordenadas de los puntos de intersección de las líneas, determinar las ubicaciones de los elementos de información a partir de los cuales se forma el documento (dirección, fecha, texto, firma, etc.).
Sobre la base de la cuadrícula de construcción para todo el conjunto de documentos utilizados en un campo de actividad particular, se crea una clave de plantilla que proporciona zonas (celdas, rectángulos) para colocar elementos de información del documento, llamados detalles en el trabajo de oficina. La cuadrícula de construcción le permite describir el documento de forma formal. Los requisitos para la construcción de una clave de muestra para documentos comerciales se establecen en GOST 6.10.5-87. Se ha acumulado mucha experiencia en el desarrollo de sistemas de documentación unificados en la economía nacional sobre la base del enfoque anterior.
Los métodos de unificación de la documentación de gestión también incluyen mecanografía, estarcido, presentación de documentos en forma de cuestionario y compilación de documentos según muestras. La tipificación de documentos consiste en el desarrollo de soluciones documentales universales para un área específica de uso, que, con el posterior refinamiento para condiciones específicas de uso, se convierten en normas vigentes o materiales de orientación de una organización particular. Por ejemplo, contrato estándar suministro de bienes, reglamento modelo sobre la oficina de la organización, reglas del modelo reglamento interno de trabajo, etc.
El estarcido de documentos se reduce a la preparación de un formulario de documento con una parte del texto preimpresa y espacios vacíos especialmente dejados por el compilador del documento durante su ejecución final. Los documentos modelo se utilizan mucho en la documentación del personal (cuestionarios, órdenes de empleo, etc.).
La presentación de documentos en forma de cuestionario es un método de organización espacial del material verbal, en el que la información constante, por regla general, se proporciona en forma de una lista de preguntas ubicadas en el lado izquierdo de la hoja, en líneas una debajo de la otra. . La información variable en forma de respuestas a preguntas se aplica al espacio libre de la hoja en su lado derecho. Los cuestionarios se utilizan ampliamente en la técnica de la investigación sociológica, en la compilación de resúmenes, en la realización de pedidos, etc.
La redacción de documentos según muestras consiste en preparar una gran cantidad de documentos en diversas situaciones comerciales por analogía con los ejemplos propuestos (solicitud, característica, nota explicativa, documentos notariales, etc.).
La unificación en la documentación puede ser tan Trabajo independiente, y una etapa en el trabajo de normalización.
La esencia de la estandarización en el trabajo de oficina es el desarrollo de reglas y requisitos óptimos para la preparación, ejecución, flujo de trabajo y archivo de documentos adoptados en a su debido tiempo para su uso general y repetido de forma voluntaria. Las reglas y los requisitos adoptados de la manera prescrita se pueden formalizar en forma de un estándar nacional de Rusia (GOST R) o un estándar de organización (tradicionalmente, los estándares de organizaciones de base, empresas, firmas se abrevian como STP - estándar empresarial).
El resultado del trabajo de unificación y estandarización puede ser tanto estándares para ciertos tipos de documentos (por ejemplo, GOST 7.32-91. Informe sobre el trabajo de investigación. Reglas de estructura y diseño) * o para sus elementos (por ejemplo, GOST 9327-60). Papel de consumo. Formatos) y sistemas de documentación unificada, por ejemplo, el sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD).
Los estándares nacionales (GOST R, así como GOST aprobado para su uso) son válidos en el territorio de la Federación Rusa sin restricciones. Los estándares de las organizaciones (STS) en Rusia pueden ser desarrollados y aplicados por organizaciones en los siguientes casos:
Para garantizar el uso en las empresas de los reglamentos técnicos de la Federación Rusa, GOST R, GOST, estándares internacionales, normas nacionales países extranjeros, estándares de sociedades científicas, técnicas, de ingeniería y varias asociaciones públicas, STP de otras organizaciones;
Para productos, servicios y procesos de producción (obras) creados en esta empresa.
Los estándares nacionales y los clasificadores de información técnica, económica y social de toda Rusia, incluidas las reglas para su desarrollo y aplicación, constituyen un sistema de normalización nacional. Las cuestiones de la gestión estatal de la normalización en la Federación de Rusia, incluida la coordinación de las actividades de los órganos del gobierno federal, la interacción con las autoridades de los sujetos de la Federación de Rusia, se llevan a cabo por la Agencia Federal de Regulación Técnica y Metrología, formada sobre la base de la Norma Estatal de Rusia.
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Introducción
En el último tercio del siglo XX, con el inicio del uso masivo de las nuevas tecnologías de la información, surge la pregunta por la necesidad de unificar la información documentada, principalmente en el ámbito de la gestión. En 1971, se adoptó un decreto especial del Gobierno de la URSS sobre la aceleración del trabajo sobre la creación de sistemas unificados de documentación y clasificadores de técnicas. informacion economica. Su desarrollo se llevó a cabo sobre la base de sistemas de documentación funcional.
En nuestro país, de hecho, por primera vez en el ámbito doméstico y práctica extranjera Se creó un sistema de soporte de documentación para la gestión con el fin de establecer un procedimiento unificado para documentar las actividades de gestión en todo el estado. Ella recibió el nombre EGSD-1973 (Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros Estatales). En total, se desarrollaron 16 sistemas de documentación unificados en la Unión Soviética.
Mejorar el sistema de gestión de la producción social está siempre en el centro de atención de nuestro estado. Baste recordar que la producción moderna se caracteriza por altos índices de progreso científico y tecnológico. Su escala está aumentando, los lazos económicos se están volviendo más complicados. Todo esto requiere una mejora constante en las actividades del aparato administrativo, la mejora de su estructura y un aumento en el equipo técnico del trabajo gerencial.
La actividad efectiva del aparato administrativo está indisolublemente ligada a la adecuada organización del trabajo con documentos. Casi ninguna de las funciones de gestión tecnológica asociadas con las fuentes de información, la preparación y la toma de decisiones puede prescindir de la documentación: el proceso de creación, ejecución y procesamiento de documentos.
Las actividades de todos los empleados del aparato de gestión están conectadas con la documentación: desde los técnicos hasta los gerentes de todos los niveles. Unos crean documentos, otros velan por su ejecución y transferencia, y otros se guían por estos documentos y toman decisiones en base a ellos.
El concepto de "documento" está definido por la Norma Estatal de la Federación Rusa para la terminología del trabajo de oficina y el archivo. Es de uso obligatorio en documentación de todo tipo: en libros de texto, manuales, literatura técnica y de referencia.
Un documento es un medio para fijar información sobre hechos, eventos, fenómenos de la realidad objetiva y la actividad mental humana de varias maneras en un material especial. Así, el concepto de "documento" se deriva de la comprensión de la información como información. La información contiene información sobre algunos eventos que reflejan.
En el trabajo diario de las empresas, se crean documentos sobre diversos temas de producción, actividades económicas, financieras y sociales. Se trata de órdenes, decisiones, cartas, actas, contratos, protocolos, declaraciones, telegramas, certificados, etc. Los documentos que se redactan en las empresas se denominan comúnmente correspondencia.
Se denomina trabajo de oficina a la totalidad del trabajo relacionado con la creación de documentos, su registro, clasificación, movimiento, contabilidad y almacenamiento.
El éxito de la empresa depende en gran medida de la correcta organización del trabajo de oficina. El trabajo de oficina en empresas e instituciones se lleva a cabo sobre la base del Sistema Unificado de Trabajo de Oficina del Estado (EGSD), cuyas principales disposiciones están aprobadas por el Decreto. Comité Estatal Consejo de Ministros de la Federación Rusa.
El sistema estatal unificado de mantenimiento de registros ayuda a evitar redundancias y duplicaciones de trabajo, ya que formula requisitos y recomendaciones uniformes sobre la preparación de documentos, la organización del flujo de trabajo, la contabilidad y la recuperación de información, el seguimiento del uso de documentos y su agrupación en casos.
La organización científica del trabajo de oficina y la cultura de su conducta tienen un efecto positivo en toda la actividad económica de la empresa. El trabajo de oficina debe ser simple y eficiente. No puede haber lugar para la burocracia y la burocracia.
En las condiciones modernas, la tarea principal es garantizar un mayor desarrollo y aumento de la eficiencia. sistemas automatizados centros de gestión y computación, combinándolos consistentemente en un sistema nacional para recolectar y procesar información; ampliar la producción y el uso de equipos de oficina para agilizar el trabajo de oficina y mejorar la organización del trabajo de gestión.
La solución de este problema debe combinarse necesariamente con la racionalización de la base de información, la mejora de los procesos de documentación. La mayor eficiencia del uso de la tecnología informática electrónica se puede lograr simplificando toda la información inicial, cuyo soporte masivo es la documentación.
El aumento de la eficiencia de la gestión de la producción es inseparable de la mejora de los procesos de documentación en todos los niveles de gestión, la racionalización del flujo de trabajo y la organización científica del trabajo de oficina.
1. Unificación de documentos de gestión
Unificación- esta es la reducción de cualquier objeto (incluidos los documentos) a un solo sistema, forma, uniformidad y reducción del conjunto inicial de estos objetos (por ejemplo, formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles). La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional (durante bastante tiempo) en cualquier campo de actividad, incluida la documentación.
Unificación de documentos- esto es acercar los documentos a un solo sistema, forma, uniformidad y reducción del conjunto original de formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles. La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional en la documentación durante bastante tiempo. En otras palabras, la esencia de la unificación de los documentos se reduce a reducir su diversidad injustificada estableciendo una composición racional de las formas del documento, llevándolas a la uniformidad a través de la unidad de la estructura, los detalles, las estructuras del lenguaje y las operaciones de procesamiento, contabilidad y almacenamiento. documentos. Con la unificación, se logra una reducción en la cantidad de tipos y formas de documentos al eliminar los documentos redundantes y duplicados de las cadenas de documentos que se han desarrollado en el sistema de documentación.
Los documentos de gestión utilizados en una variedad de áreas y órganos de gestión deben redactarse de manera uniforme. Esto le permite incluir documentos en un sistema único de trabajo de oficina para el país, contribuye a su rápido procesamiento y ejecución, reduce el tiempo dedicado a trabajar con documentos no solo para el personal de oficina, sino también para todos los empleados del aparato administrativo, desde gerentes a los empleados ordinarios.
La unificación de documentos es el establecimiento de uniformidad en la composición y formas de los documentos de gestión creados en el proceso de implementación del mismo tipo de funciones y tareas de gestión, operaciones para su procesamiento, contabilidad y almacenamiento. La unificación permite agilizar el trabajo con numerosos documentos, simplifica y agiliza el intercambio de información empresarial.
La unificación de los documentos de gestión implica unificación de la composición documentos creados al resolver problemas de gestión, y unificación formularios documentos.
Unificación de la composición de los documentos. organización es la selección y consolidación de un conjunto de documentos necesarios y suficientes para resolver problemas de gestión (como resultado, la composición de los documentos de la organización puede reducirse significativamente).
Unificación de formularios de documentos.- esta es la selección y consolidación en formas unificadas de documentos de indicadores de información y detalles correspondientes al propósito de los documentos, y el establecimiento requisitos unificados a su diseño y desarrollo.
La unificación en el trabajo de oficina puede ser tanto un trabajo independiente como una etapa en el trabajo de estandarización.
De conformidad con el artículo 2 de la Ley Federal "Sobre Reglamento Técnico" del 27 de diciembre de 2002 No. 184-FZ, Estandarización - es "la actividad de establecer reglas y características a los efectos de su reutilización voluntaria , destinados a lograr el orden en las esferas de producción y circulación de productos y aumentar la competitividad de los productos, obras o servicios.
Según los mismos artículos " estándar ... es un documento en el que, a los efectos de la reutilización voluntaria, se establecen las características del producto, las normas de aplicación y las características de los procesos de producción, explotación, almacenamiento, transporte, venta y disposición, realización de trabajos o prestación de servicios. La norma también puede contener requisitos de terminología, símbolos, embalaje, marcado o etiquetas y las reglas para su aplicación.
La esencia de la estandarización es el desarrollo de reglas y requisitos óptimos para la preparación, ejecución, contabilidad y almacenamiento de la documentación comercial, adoptados de la manera prescrita y recomendados para su uso general y repetido en el trabajo de oficina. En otras palabras, Estandarización documentos - se trata del establecimiento de normas y reglas uniformes para los documentos con el fin de agilizar la gestión. La estandarización es el resultado de la unificación, su forma más elevada.
Estandarización medio erección en norma juridica reglas y requisitos basicos al desarrollo y ejecución de los documentos de gestión. Gracias a la estandarización, se crea una gran cantidad de documentos de acuerdo con las mismas reglas, más rápido y más fácil de percibir para los destinatarios.
El resultado del trabajo de unificación y estandarización puede ser estándares para ciertos tipos de documentos (por ejemplo, GOST 7.32-91. Informe sobre el trabajo de investigación. Reglas de estructura y diseño) o sus elementos (por ejemplo, GOST 9327. Papel de consumo. Formatos ), como y en sistemas de documentación unificados (por ejemplo, GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación). Los sistemas de documentación unificada consisten en un conjunto de formularios de documentos interrelacionados que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos tipos de actividades comerciales y de gestión.
2. Sistema de documentación unificado
Sistema de Documentación Unificada (UDS), según la definición estandarizada, es "un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene información necesaria para la gestión en un área determinada de actividad". Como puede ver, esta definición refleja la esencia de dos conceptos: "sistemas de documentación" y "unificación de documentos".
Si el sistema de documentación se forma en base a las necesidades de documentar una actividad en particular, entonces un sistema de documentación unificado es el resultado de unificar los documentos de este sistema: llevar los documentos a un solo sistema, forma, uniformidad y reducir el conjunto inicial de formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles. La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional en la documentación durante bastante tiempo.
El sistema de documentación unificada contribuye a:
1) reducir el costo del trabajo manual en los procesos de información (como resultado, se requiere un mínimo esfuerzo de una persona para completar o leer documentos);
2) el uso generalizado de la tecnología informática electrónica, ya que las formas unificadas de documentos son convenientes para el procesamiento electrónico (esto se logra proporcionando software, soporte técnico y compatibilidad de información documentos, desarrollo de formas apropiadas de documentos, clasificadores, diccionarios, etc.);
3) simplificar los flujos de información;
4) reducir el número de documentos;
5) mayor mejora de la cultura del documento y la cultura de la información en general.
Todo ello en su conjunto permite aumentar la eficiencia de la gestión, ya que se consigue una mayor eficiencia en la obtención de información de calidad, se reduce el número de errores en los documentos, se reducen las operaciones manuales, se incrementa la creatividad del trabajo directivo y los costes financieros. para trabajar con documentos se reducen.
Esto se aplica no solo a la esfera rusa de trabajo con documentos. Así, según estudios realizados en Estados Unidos, el costo de una carta oficial compilada e impresa individualmente alcanzaba la cantidad de $ 3,75, mientras que el costo de compilar una carta modelo, es decir, un documento unificado, era de solo 25 centavos.
La normalización es una forma de consolidación jurídica de los resultados de la unificación. Por lo tanto, DDD es un complejo normas estatales, definiendo, en primer lugar, las principales disposiciones del sistema unificado y, en segundo lugar, formulario único todos los documentos incluidos en el mismo. En otras palabras, el sistema de documentación unificada (UDS) incluye: 1) estándares estatales; 2) formas unificadas de documentos, 3) pautas sobre su aplicación. El núcleo de todo el USDD se compone de formas unificadas de documentos.
Formulario de documento unificado- este es "un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un cierto orden en el soporte de información".
Dependiendo del nivel de aprobación, se dividen en las siguientes categorías:
todo ruso;
Industria (departamental);
Formularios de documentos de sujetos de la Federación;
Formas de documentos de asociaciones, empresas, organizaciones.
Las formas unificadas de toda Rusia son intersectoriales. Estos formularios se utilizan para documentar los procesos típicos de gestión inherentes a todas las organizaciones, independientemente de los tipos de actividades y formas organizativas y jurídicas. Estos formularios están aprobados a nivel federal. Los desarrolladores de formularios unificados a nivel de toda Rusia son la Agencia Federal de Archivos, servicio federal estadísticas estatales, el Ministerio de Finanzas de Rusia, el Banco Central de la Federación Rusa. Las formas unificadas nacionales de documentos son obligatorias para su uso en todas las instituciones, organizaciones, empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad. Un ejemplo de formas unificadas de documentos a nivel nacional son las formas unificadas de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago, aprobadas por la Resolución del Comité Estatal de Estadísticas de la Federación Rusa del 5 de enero de 2004 No. 1.
Junto con los sistemas de documentación intersectorial, existen formas de documentos que reflejan las especificidades soporte de información industrias específicas u organizaciones individuales. Esta especificidad puede ser de dos tipos: 1) especial Requerimientos adicionales a la información para resolver funciones típicas de gestión, por ejemplo, registro de ingreso, movimiento y despido de personal en educación, salud, etc.; 2) actividad específica, para cuya implementación se formó, de hecho, esta o aquella rama de actividad y su gestión. Este tipo ciertamente existe documentación específica, ya que estos documentos registran las principales actividades de la industria, por ejemplo, la documentación sanitaria (recetas, baja por enfermedad, historial médico, etc.); documentación de archivo (descripciones de casos, hojas de certificación, guías, etc.); documentación de exploración geológica (mapas, perfiles, archivos de pozos, etc.); documentación educativa (horarios, hojas de progreso, programas de cursos, etc.). Las cuestiones relativas a la determinación de la composición de esta documentación, su contenido informativo, organización interna y el registro lo llevan a cabo los departamentos y (u) otras organizaciones identificadas oficialmente como las principales en un campo particular de actividad, por ejemplo, la Biblioteca Estatal de Rusia, para el resto de las bibliotecas del país. Las formas industriales de documentos son de naturaleza normativa dentro del sistema administrativo (departamental), por ejemplo, documentación judicial, notarial, etc., o para todas las organizaciones dedicadas a actividades específicas, por ejemplo, documentación de seguros, médica, etc.
Los formularios de documentos de los sujetos de la Federación se aprueban a nivel de regiones, regiones, territorios, repúblicas, organismos. Gobierno local y reflejar los detalles de la documentación de las actividades de estas entidades. El uso de dichos formularios se extiende a organizaciones e instituciones bajo la jurisdicción de los sujetos relevantes de la Federación Rusa.
Los formularios de documentos de asociaciones, empresas, organizaciones se desarrollan, aprueban y aplican a nivel local.
La unificación de la forma de los documentos mejora su calidad, ya que el contenido de la forma unificada incluye el número óptimo de indicadores comparables, los detalles necesarios. Este formulario es racional en términos de ubicación de los detalles, proporciona formas convenientes de completar y compilar. El uso de formularios unificados en la práctica tiene un efecto significativo como resultado de la reducción de los costos de compilación, fabricación, procesamiento de documentos, su transmisión y procesamiento. Todo esto le permite acelerar el paso de documentos en la organización, optimizar el flujo de trabajo. Mejorar el contenido de los documentos permite mejorar su calidad, optimizar las tareas de gestión al obtener la información necesaria y suficiente.
Los resultados de la unificación de la composición de documentos se fijan en la Tabla de formularios de documentos, y los resultados de la unificación de formularios de documentos, en el Álbum de formularios de documentos.
Con el fin de reducir el número de formularios de documentos utilizados sobre una base estrictamente legal y funcional en ministerios, departamentos, organizaciones específicas, siguiendo los resultados de la unificación, se están desarrollando tablas de formularios de documentos unificados.
Tabla de formas unificadas de documentos- esta es una "lista de formas unificadas de documentos permitidos para su uso" .
Una hoja de tiempo ejemplar es un documento reglamentario único, que es una lista de formas unificadas de documentos necesarios y suficientes para la implementación de las funciones y tareas de las actividades de gestión de la empresa, con una descripción de sus estatus legal, las principales etapas de preparación y aprobación, presentación y establecimiento formulario obligatorio. En la práctica, el Report Card es una forma real de agilizar el proceso de documentación o compilación de documentos, para crear un esquema visual para fijar todo tipo de actividades en los documentos. La boleta de calificaciones establece reglas estrictas para esta fijación en cuanto a lugar, tiempo, decisores y forma documental. La hoja de tiempo debe incluir todos los documentos, independientemente de quién y en qué medio estén hechos.
En la actividad actual, la Tabla de formularios de documentos cumple la función de un libro de referencia que contiene de forma ordenada los formularios de documentos utilizados por la organización para documentar sus propias actividades de gestión, y le permite buscar rápidamente los formularios de documentos necesarios. indicando todas o las principales etapas de elaboración y ejecución del documento.
La hoja de formularios de documentos está destinada a:
Optimización de la composición de los formularios de documentos utilizados en la organización y su consolidación en un único documento normativo;
Clasificación de las formas de los documentos utilizados en las actividades de la organización por funciones y áreas de actividad;
Unificación y consolidación normativa del procedimiento de elaboración de documentos en la organización;
Unificación de formularios de documentos;
Racionalización de la base documental de la organización con el fin de aumentar la eficiencia en el uso de las tecnologías informáticas de la información en las actividades de gestión.
La base legal para el desarrollo de la Tabla de formas unificadas de documentos es la entrada correspondiente en el Sistema de Gestión de Documentación del Estado (GSDM): “la composición de los documentos de gestión creados en las organizaciones está determinada por su competencia y funciones, el procedimiento para resolver problemas , el volumen y la naturaleza de la relación entre las organizaciones y se fija en la tabla de documentos ". De acuerdo con el GSDOU, la tabla de formularios de documentos debe compilarse en cada organización. Queda prohibido el uso de documentos no especificados en la Tabla. El GSDOU proporciona forma aproximada Tabla de formas unificadas de documentos de la organización. Tiene forma de mesa. El esquema de boleta de calificaciones se basa en la clasificación de funciones realizadas por todos los departamentos de la organización.
Junto con el desarrollo de la Hoja de Horas de formularios de documentos, es recomendable desarrollar un Álbum de formularios de documentos que contenga los formularios de documentos incluidos en la Hoja de Horas y fije los resultados de la unificación de la composición y formas de documentos de la organización. Tanto el Álbum como la Hoja de formularios del documento son aprobados por el responsable de la organización. Los formularios de documentos están diseñados sobre la base del Álbum de formularios de documentos.
El álbum de formularios de documentos contiene formularios unificados de documentos incluidos en la Hoja de tiempo y consolida los resultados de la unificación de la composición y formularios de documentos de la organización por funciones de gestión.
Las formas unificadas nacionales de documentos se desarrollan teniendo en cuenta la posibilidad de su procesamiento informático. Son de uso obligatorio en todas las instituciones, organizaciones y empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad.
Álbum de formularios de documentos- una colección de formularios unificados de referencia de documentos necesarios para el respaldo documental de la gestión de esta organización, institución, empresa en particular
El álbum de formularios de documentos en la organización debe presentarse en dos versiones:
Papel (muestra de referencia), que se almacena en el servicio de gestión de oficinas de la Organización (en la oficina);
Una copia electrónica que debe estar en cada estación de trabajo.
Rasgos característicos Los álbumes de formas unificadas de documentos incluidos en los sistemas de documentación de gestión unificada son:
Uniformidad en la construcción de formularios y regulación del contenido de los documentos incluidos en cada sistema; exclusión de documentos de datos duplicados, así como datos tradicionalmente incluidos en ellos, pero no utilizados para resolver Tareas específicas, que permite lograr una entrada única de información en el proceso de resolución de un problema de gestión;
La unidad de la terminología utilizada y simbolos, que permite lograr la comparabilidad de los indicadores durante la transición de un nivel de gestión a otro y de un sistema a otro a partir de la unificación de algoritmos para la formación de indicadores y documentos;
Cierto conjunto finito de detalles e indicadores para cada tipo de documento y la creación de modelos uniformes para la construcción de tipos de documentos y formularios específicos;
Establecimiento de reglas uniformes para la preparación y ejecución de detalles de documentos comunes a todos los sistemas de documentación y especificadas en casos de características específicas.
El uso de los Formularios de Hoja de Horario y Álbum de Documentos proporciona:
Conformidad de los formularios de documentos utilizados con las tareas a resolver;
Eficiencia en la implementación de las funciones de gestión;
Reducir el coste del tiempo de trabajo para la preparación, ejecución y tramitación de documentos.
Los organismos de estandarización y los desarrolladores posicionan los DDD como obligatorios para cualquier estructura de gestión y organizaciones que utilicen diversas tecnologías para el soporte de documentación de gestión (DOW).
El más extenso en cuanto a tareas y documentos es el complejo documentos normativos(estándares) y los sistemas unificados de documentación de gestión desarrollados sobre su base, incluidos varios cientos de formas de documentos.
El conjunto más completo de sistemas de documentación de gestión unificada y las formas de documentos correspondientes se presenta en el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-931 (OKUD), donde cada tipo de documento recibió su designación de código, determinada por pertenecer a uno de los DDD y lugar dentro de este sistema. Esta designación de código confirma el cumplimiento de la muestra estándar aprobada para uso obligatorio.
Actualmente, existen los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión en la Federación Rusa.
3. Unifisistemas de documentación citados
1. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa:
Documentación sobre la creación de una organización, empresa;
Documentación sobre la reorganización de una organización, empresa;
Documentación sobre la liquidación de una organización, empresa;
Documentación sobre la privatización del Estado y organizaciones municipales, empresas;
Documentación actividad gerencial organización empresarial
Documentación sobre regulación organizativa y normativa de las actividades de una organización, empresa;
Documentación sobre regulación operativa e informativa de las actividades de una organización, empresa;
Documentación de empleo;
Documentación sobre el despido del trabajo;
Dejar documentación;
Documentación sobre registro de incentivos;
Documentación sobre registro de sanciones disciplinarias.
El sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD) es de particular importancia para el trabajo de oficina . Casi todos los servicios de oficina trabajan con la mayoría de los documentos de este sistema, independientemente de la dirección de la organización y su forma organizativa y legal.
USORD incluye un estándar estatal, un álbum de formularios unificados de documentos e instrucciones para completarlos y usarlos
El estándar estatal para la documentación organizativa y administrativa tuvo varias ediciones, la primera de las cuales entró en vigencia en 1972. La Resolución del Estándar Estatal de Rusia con fecha 03.03.2003 No. 65 aprobó GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados". Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el trámite”, que entró en vigencia el 1 de julio de 2003. Esta norma establece las reglas básicas para el trámite, los requisitos para el contenido de la información del formulario, el procedimiento para atender, acordar, firmar, aprobar la ORD.
2. UniFcitado sistema de documentación contable primaria:
Documentación sobre la contabilidad del trabajo y su pago;
Documentación sobre contabilidad de activos fijos e intangibles;
Documentación sobre contabilidad de transacciones en efectivo;
Documentación sobre la contabilidad de materiales Mención sobre la contabilidad de los resultados del inventario;
Documentación sobre la contabilidad de artículos de bajo valor y uso;
Documentación sobre contabilidad de trabajos en obras de construcción y reparación y construcción de capital;
Documentación sobre contabilidad de productos agrícolas y materias primas;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de granos;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de otros productos agrícolas;
Documentación sobre el registro del movimiento de animales;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de productos pecuarios;
Documentación para contabilizar la venta de productos;
Documentación para la contabilidad de productos, artículos de inventario en áreas de almacenamiento;
Documentación sobre contabilidad para el funcionamiento de máquinas y mecanismos de construcción;
Documentación sobre la contabilidad de obras en autotransporte.
3. Sistema unificado de documentación bancaria:
Documentación de pago para pagos que no sean en efectivo;
Documentación sobre transacciones de emisión-efectivo y presupuesto;
Asesoramiento documentación coincidente;
Documentación sobre la organización de la regulación monetaria y el control de divisas;
Documentación para el control de liquidaciones con el uso de notas de aviso entre instituciones del Banco de Rusia;
Documentación sobre operaciones de crédito de bancos;
Documentación sobre circulación monetaria;
Documentación de informes bancarios;
Documentación de la contabilidad de depósito.
4. Sistema unificado de documentación presupuestaria financiera, contable y de informes:
Documentación financiera;
Documentación sobre informes presupuestarios;
Documentación sobre contabilidad presupuestaria;
Documentación de informes de rendimiento presupuesto federal presentado al Gobierno de la Federación Rusa;
Documentación sobre estados financieros sobre la ejecución del presupuesto federal para su presentación a Cámara de Cuentas Federación Rusa.
5. Sistema unificado de reporte y documentación estadística:
Documentación sobre transformaciones institucionales en la economía, desarrollo del sector no estatal;
Documentación sobre indicadores macroeconómicos y balances económicos;
Documentación sobre ingresos y nivel de vida de la población;
Documentación de Ciencia e Innovación;
Documentación sobre datos demográficos y delitos;
Documentación sobre la actividad económica de la población, salarios y condiciones de trabajo de los empleados;
Documentación sobre comercio al por mayor;
Documentación Financiera (Hacienda Pública y rotación de dinero, finanzas de la organización);
Documentación recursos naturales y protección ambiente, vivienda y servicios comunales, salud, turismo y recreación, educación y cultura, servicios pagados;
Documentación sobre estadísticas industriales;
Documentación agrícola;
Documentación de construcción;
Documentación externa actividad económica;
Documentación venta minorista y restauración;
Documentación sobre transporte y comunicación;
Documentación sobre precios y tarifas;
Documentación de inversiones.
6. Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de empresas:
Informes de documentación contable;
registros contables;
Documentación contable primaria;
Formas de reporte estricto.
7. Sistema unificado de documentación laboral:
Documentación sobre el estado del mercado laboral;
Documentación sobre relaciones laborales;
Documentación sobre formación avanzada de empleados de organismos laborales;
Documentación de protección laboral;
Documentación sobre presupuestos mínimos de consumo;
Documentación sobre recursos ante las autoridades laborales.
8. Sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa:
Documentación sobre contabilidad y distribución de fondos;
Documentación sobre planeamiento y actividad económica;
Documentación sobre las actividades de control y verificación.
9. Sistema unificado de documentación de comercio exterior:
Documentación operativa y comercial;
documentación de envío;
Liquidación de documentación de comercio exterior;
Documentación de seguros de comercio exterior;
Documentación emitida en el momento de la importación (exportación);
Transporte de documentación de comercio exterior;
Envío de documentación de comercio exterior.
Todos los sistemas unificados incluyen estándares, kits documentos específicos actualizados según sea necesario, así como materiales normativos y metodológicos para completar y aplicar estos documentos.
La uniformidad de un número significativo de tareas a resolver, las tecnologías uniformes para su documentación, la repetibilidad de una cantidad significativa de información obligatoria hizo posible, a efectos prácticos, identificar una serie de otros sistemas de documentación unificados y requisitos básicos para su solicitud.
El primero de estos sistemas debe ser sistema Estatal normas y especificaciones(GSS). El sistema, desarrollado por primera vez en 1965, incluye normas estatales que definen las principales metas y objetivos de la normalización, la organización y metodología para llevar a cabo el trabajo de normalización en el país; el procedimiento para el desarrollo, implementación, circulación de estándares y otra documentación reglamentaria y técnica, introduciendo cambios en los mismos; organización supervisión estatal y control departamental sobre su implementación y cumplimiento.
En el marco de este sistema se definen objetos de normalización, categorías y tipos de normas que se están creando: normas estatales, industriales y especificaciones, normas de empresas específicas, así como reglas uniformes para la construcción, contenido y presentación de las normas, independientemente de su tipo y categoría, hasta el soporte metrológico y los requisitos de seguridad contenidos en las normas y condiciones tecnológicas.
En 1971, se desarrolló el conjunto principal de más de 20 estándares y documentos de orientación - Sistema unificado de documentación tecnológica(ESTD). Se le llamó principal porque, en su composición, podía resolver diversas tareas en el campo del registro y circulación de documentación tecnológica como propósito general, y especializados en los tipos de trabajo en empresas y organizaciones, independientemente de su tipo y naturaleza de producción. Complejo instalado provisiones generales y cita sistema unificado, requisitos generales relacionados con el desarrollo de formularios documentos tecnológicos, la ejecución de formularios de documentos y la ejecución de documentos tecnológicos, las reglas para la ejecución de inscripciones principales, las reglas para la preparación de documentos, teniendo en cuenta su procesamiento automatizado, la integridad de los documentos, terminología, requisitos para la composición de la clasificadores de información técnica y económica utilizados en los documentos.
Similar en estructura y contenido. Sistema unificado de documentación de diseño.(ESKD), creado en paralelo. La estandarización de la documentación de diseño se lleva a cabo en el marco de los requisitos internacionales ISO / TKU "Dibujos técnicos" e IEC / TKZ "Símbolos gráficos".
Cada uno de los sistemas anteriores incluye documentos reglamentarios que determinan el procedimiento para la producción y ejecución de documentos relevantes, la organización de su contabilidad, características de almacenamiento.
existe dos sistemas de documentación con fines productivos: Sistema unificado documentación del proyecto sobre el construcción de capital y el Sistema Unificado de Preparación Tecnológica de la Producción (productos de ingeniería, equipos de instrumentación y automatización). cerca de ellos y Sistema unificado de normas para sistemas de control automatizado, Sistema unificado de documentación de programas, Sistema unificado de documentación de comercio exterior.
En los últimos años, se repone activamente con nuevos documentos reglamentarios. Sistema de normas sobre información, biblioteconomía y publicación(SIVID), en particular los estándares para la gestión de documentos en el contexto del uso de la tecnología informática.
También se está trabajando en la unificación y estandarización de documentos en el extranjero (en Bélgica, Gran Bretaña, Noruega, Suecia, República Federal de Alemania, República Popular China y otros países). Este trabajo involucra a organizaciones internacionales, incluyendo ISO, EEC y otras.
Los sistemas de documentación unificada están directamente relacionados con los clasificadores de información técnica, económica y social.
Conclusión
Así, la unificación de documentos consiste en establecer la uniformidad de la composición y formas de los documentos de gestión que fijan la ejecución del mismo tipo de funciones de gestión. La normalización de documentos es una forma de consolidación jurídica de la unificación realizada y del nivel de su compulsión. Se han establecido las siguientes categorías de estándares: estándares estatales (GOST), estándares industriales (OST), estándares republicanos (RST). La unificación de documentos se realiza con el fin de reducir el número de documentos utilizados, estandarizar sus formas, mejorar la calidad, reducir la complejidad de su procesamiento y lograr la compatibilidad de la información. varios sistemas documentación sobre funciones de control similares y relacionadas, más uso efectivo tecnologia computacional.
El trabajo de unificación incluye:
Desarrollo de un sistema de gestión de documentos unificado (UDS), que es llevado a cabo por ministerios y departamentos responsables de los sistemas de documentación relevantes;
Implementación de DDD intersectoriales (interdepartamentales) en el marco de DDD republicanos y sectoriales;
Mantener el USDD y el Clasificador Industrial de Documentación Técnica y Económica (OKTEI) para mantener la confiabilidad de la información y su posterior desarrollo;
Desarrollo de complejos de formularios de documentos unificados específicos de la industria que reflejan los detalles de la industria y no están incluidos en el DUR, así como su registro estatal;
Desarrollo de clasificadores sectoriales de información técnica y económica que reflejen las especificidades de la industria.
unificación documentación legal gerencial
Bibliografía
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Un conjunto de documentos interconectados por signos de paso, propósito, tipo, ámbito de actividad, requisitos uniformes para el registro, se denomina sistema de documentación.Sistema de documentación unificado(USD): un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un área particular de actividad. El propósito de crear un DDD es la definición y establecimiento de una composición racional de las formas de los documentos, así como un conjunto de indicadores técnicos, económicos y sociales interconectados en ellos.
Los principales objetivos de crear un DDD son: 1) establecimiento de requisitos uniformes para el procedimiento de elaboración, aprobación y registro de formas unificadas de documentos; 2) agilizar los flujos de información en la economía nacional, asegurando la interacción de los sistemas automatizados de procesamiento de datos basados en el uso generalizado medios modernos tecnología de las comunicaciones, informática y organizativa; 3) exclusión de formas de documentos que permitan recopilar, transferir y procesar información que no sea causada por las necesidades reales de gestión, reduciendo el número de documentos.
De acuerdo con el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-93 (aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de la Federación Rusa del 30 de diciembre de 1993 No. 299) Actualmente existen nueve sistemas de documentación unificados:
1) un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
2) un sistema unificado de documentación contable primaria;
3) un sistema unificado de documentación bancaria;
4) un sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes instituciones presupuestarias y organizaciones;
5) un sistema unificado de informes y documentación estadística;
6) un sistema unificado de contabilidad y presentación de informes de documentación contable de las empresas;
7) un sistema unificado de documentación laboral;
8) sistema de documentación unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa;
9) sistema unificado de documentación de comercio exterior.
24. La evaluación de la calidad de los productos consiste en establecer la conformidad de los productos con determinados requisitos. Esta correspondencia se determina en base a la comparación de diversas formas de los indicadores de los productos evaluados con los de base, como resultado se obtiene:
1. Ocurre excede el nivel requerido;
2. Corresponde al nivel requerido;
3. Inferior al nivel requerido.
Los resultados de la evaluación se pueden utilizar:
1. Al desarrollar nuevos productos;
2. Cuando se justifiquen los requisitos previstos en tarea técnica para el desarrollo de productos.
3. Al desarrollar documentos regulatorios;
4. Al reemplazar productos;
5. Al formar una oferta de exportación e importación.
esquema general
Selección de un patrón base
Clasificación de productos industriales según los signos de su uso y clasificación de indicadores de calidad de productos según sus propiedades
Los productos consumidos pertenecen a la primera categoría (estos son productos cuyo uso, si falla o tiene un valor bajo de los indicadores de calidad, puede tener consecuencias catastróficas).
Material- el objeto original del trabajo consumido para la fabricación del producto.
Producto- el resultado material del trabajo, que no es un producto y está destinado al uso y funcionamiento de los productos.
Producto- una unidad de producto, cuya cantidad puede cargarse en piezas.
Consumible- una unidad de producción, que se calcula utilizando valores continuos (kilogramo, metro, etc.), pero al mismo tiempo se produce necesariamente en envases industriales.
Clasificación de los indicadores de calidad del producto.
Hay una división de los indicadores de calidad del producto en dos grupos:
1. indicadores individuales
2. indicadores complejos
Al mismo tiempo, ambos pueden atribuirse a los indicadores estimados y básicos.
Todos los indicadores son relativos, ya que la evaluación se realiza comparando el valor medido con alguna línea de base preestablecida.
Principales grupos de indicadores
1. Indicadores de propósito: estos incluyen indicadores que caracterizan las propiedades funcionales del objeto, es decir. indicadores de composición, estructura, rendimiento.
2. Indicadores económicos: este grupo de indicadores caracteriza el cumplimiento del producto con los requisitos económicos, así como el cumplimiento del producto con las posibilidades de interacción de información con una persona.
3. Indicadores estéticos: caracterizan la expresividad informativa, la racionalidad de las formas y la integridad de la composición (me gusta o no me gusta).
4. Indicadores ergonómicos: caracterizan la facilidad de ejecución y comodidad en el uso.
5. Indicadores económicos: divididos en tres grupos
Físico (nivel de polvo, vibraciones electromagnéticas)
Químico (emisiones tóxicas)
Microbiológico (el nivel de patogenicidad de los microorganismos liberados durante varias síntesis).
6. Rendimiento de seguridad: dividido en
Mecánica (nivel de vibración)
Térmico
Eléctrico
Inflamable y explosivo
Biológico
7. Indicadores legales de patente: este grupo caracteriza el grado de protección de patente de un objeto.
8. Indicadores de manufacturabilidad: este grupo se divide en indicadores principales y adicionales.
Los principales incluyen intensidad de mano de obra, costo, consumo de material.
Adicional incluyen - el coeficiente de uso del material, la eficiencia del producto.
9. Indicadores de transportabilidad: dimensiones generales, peso, rango de temperatura, humedad, intensidad de trabajo del trabajo durante la descarga y el transporte.
10. Indicadores de servicio: caracterizar el nivel y la calidad servicio postventa, así como la lejanía de los centros de servicio.
11. Indicadores de confiabilidad: la confiabilidad es una de las cualidades más importantes de los productos, cuanto más responsable sea el producto, mayores serán los requisitos de confiabilidad para él.
25. 4. Bases técnicas del soporte metrológico. Elementos base tecnica MES. Su contenido, significado y papel en la formación de la base técnica de MO. Sistemas de patrones estatales de unidades de cantidades físicas y transmisión de tamaños de unidades de cantidades físicas Pruebas y aprobación del tipo de instrumentos de medición, certificación metrológica de instrumentos de medición no estandarizados. Verificación y calibración de instrumentos de medida como elementos de la base técnica de MO. Sistema de muestras patrón de composición y propiedades de sustancias y materiales. Sistema de datos de referencia estándar sobre constantes físicas y propiedades de sustancias y materiales.
ESTANDARIZACIÓN
1. La estandarización es uno de los medios efectivos de organización pública, industrial y relaciones economicas en la sociedad Definición dada por la Organización Internacional de Normalización (ISO) y la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC): Estandarización- actividades destinadas a lograr el grado óptimo de racionalización en un área determinada mediante el establecimiento de disposiciones para el uso general y reutilizable en relación con las tareas reales o potenciales. Los resultados más importantes de tales actividades son: aumentar el grado de conformidad de los productos, procesos y servicios a su finalidad funcional; -eliminación de barreras al comercio; -promoción del progreso científico y tecnológico y de la cooperación. - En 2002, se adoptó la ley federal "Sobre Reglamento Técnico", que da la siguiente definición de normalización. Estandarización- actividades para establecer reglas y características a los efectos de su reutilización voluntaria, encaminadas a lograr el orden en las áreas de producción y circulación de productos y aumentar la competitividad de los productos, obras y servicios.La normalización se realiza con el fin de: 1. Aumentar el nivel de seguridad de la vida o la salud de los ciudadanos, los bienes de las personas o entidades legales, la seguridad ambiental, la seguridad de la vida o la salud de los animales y las plantas, la promoción del cumplimiento de los requisitos de los reglamentos técnicos.2. Incrementar el nivel de seguridad de las instalaciones, teniendo en cuenta el riesgo de emergencias carácter natural y técnico.3. Garantizar el progreso científico y tecnológico.4. Incrementar la competitividad de los productos, obras y servicios.5. Uso racional de los recursos.6. Compatibilidad técnica y de información.7. Comparabilidad de resultados de investigación y medición, datos técnicos, económicos y estadísticos.8. intercambiabilidad de productos. La intercambiabilidad es la idoneidad de un producto, proceso o servicio para su uso en lugar de otro producto, proceso o servicio para cumplir con los mismos requisitos.Para lograr los objetivos de la estandarización nacional, las principales tareas de la estandarización se formulan: 1. Garantizar el entendimiento mutuo entre desarrolladores, fabricantes, vendedores y consumidores.2. Establecimiento de requisitos para la calidad del producto, teniendo en cuenta su seguridad.3. Establecimiento de normas y reglas metrológicas, requisitos de compatibilidad, intercambiabilidad, requisitos de procesos tecnológicos.4. Garantizar los problemas de estandarización en todas las etapas del ciclo de vida del producto.5. Mejorar el sistema de soporte de información en el campo de la normalización La normalización como ciencia técnica se basa en los puntos de partida y principios que se establecen en ley Federal RF de fecha 27 de diciembre de 2002 No. 184-FZ y GOST R 1.0-2004. Normalización en la Federación Rusa. Disposiciones Básicas.
Principios básicos de la normalización:
1. Elaboración de documentos de normalización basados en el consenso (consentimiento) de todas las partes interesadas, 2. La conveniencia de desarrollar una norma desde el punto de vista de la necesidad social, técnica y económica; 3. La prioridad en el desarrollo son las normas que contribuyen a garantizar la seguridad de la vida, la salud de las personas y los bienes, la protección del medio ambiente, asegurando la compatibilidad y la intercambiabilidad de los productos.4. Complejidad de estandarización de objetos interconectados;5. Establecimiento de requisitos y su unicidad a las principales propiedades del objeto de normalización, que puedan ser verificadas objetivamente; 6. Solicitud voluntaria normas; 7. Máxima consideración en el desarrollo de estándares de los intereses de las partes interesadas;8. Uso de normas internacionales como base para el desarrollo de normas nacionales;9. Inadmisibilidad de crear obstáculos a la producción y circulación de productos seguros, comercio internacional; 10. La inadmisibilidad de fijar normas contrarias a reglamentos tecnicos.
2. Hagamos una lista de los principios básicos de la estandarización.1. El principio de las normas voluntarias se implementa en el proceso de toma de decisiones sobre la aplicación de la norma. Si se decidió aplicar alguna norma, entonces la entidad económica está obligada a realizar sus actividades de tal manera que cumpla cabalmente con la norma adoptada.2. Al desarrollar y aprobar estándares, se debe considerar intereses legítimos personas interesadas.3. Los estándares nacionales deben basarse en los estándares internacionales. Este principio puede no llevarse a cabo si la aplicación de Normas Internacionales como base de las normas nacionales se reconoce como imposible.4. La normalización no debe interferir con la circulación normal de mercancías más de lo necesario para su implementación.5. Todos los elementos de un sistema estandarizado deben ser compatibles.6. Todas las normas adoptadas deben ser lo más dinámicas posible, es decir, deben adaptarse en forma oportuna a los logros del progreso científico y tecnológico.7. La estandarización debe ser efectiva, es decir, la estandarización debe producir un efecto económico o social.8. Las normas no deben contradecirse entre sí o los reglamentos técnicos, no deben crear barreras en el comercio internacional.9. Todos los estándares deben estar claramente articulados y no deben estar abiertos a la ambigüedad.10. Los estándares para productos terminados deben estar directamente relacionados con los estándares partes constituyentes o materias primas a partir de las cuales este producto fue hecho.11. La estandarización debe llevarse a cabo de tal manera que la implementación normas establecidas en el futuro podría ser verificado objetivamente.Los principales métodos de estandarización son: 1) ordenamiento de objetos de estandarización; 2) estandarización paramétrica; 3) estandarización avanzada; 4) estandarización de productos; 5) estandarización compleja; 6) agregación
3. En el sistema de estandarización, los estándares que rigen el valor numérico de los parámetros del producto, las llamadas series paramétricas, tienen una importancia significativa. Dichos estándares definen la gama de productos con el mismo propósito: un número de potencias nominales de un determinado tipo de motor, un número de tallas de zapatos de un determinado estilo, etc. Los estándares paramétricos se construyen a partir de una serie de números preferentes. Estas series deben cumplir los siguientes requisitos: ser infinitas tanto en el sentido de los números pequeños como de los grandes; incluir uno y todos los valores que sean múltiplos de diez. ser lo suficientemente fácil de recordar La serie de números preferida generalmente se representa mediante términos de una progresión aritmética o geométrica. Un ejemplo de una serie paramétrica basada en el principio de progresión aritmética es una serie de hilos métricos. Una propiedad positiva de tal serie es la constancia de la diferencia entre los términos vecinos, y la desventaja es la desigualdad, ya que la proporción de los términos vecinos disminuye a medida que aumenta el valor de un miembro de dicha serie. Por lo tanto, en la región de valores grandes del parámetro, el número de denominaciones de la serie se sobreestima injustificadamente. Esto obliga a recurrir a series derivadas, por ejemplo, utilizando rupturas de serie. Se trata de una serie de roscas métricas: M1, M2, M3, M4, M5, M6, pero M8, M10, M12... Una progresión geométrica no tiene este inconveniente; la razón de términos adyacentes es siempre constante e igual al denominador de la progresión. La desventaja de una progresión geométrica es que caso general sus miembros no son múltiplos de diez y requieren redondeo.Las desventajas de una serie basada en una progresión geométrica son menos significativas que las de una aritmética, por lo tanto, de acuerdo con las recomendaciones de la Organización Internacional para la Estandarización (ISO), el actual GOST- 8032-56 implica la construcción de series paramétricas basadas en progresiones geométricas. Estas líneas fueron desarrolladas en finales del siglo XIX siglos por el oficial francés C. Renard y recibió el nombre de serie de Renard.Las series de Renard se construyen con denominadores de una progresión geométrica 
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Las primeras cuatro filas son las principales, la fila R80 es una adicional. Las calificaciones de las filas son las siguientes: R5 - 1.0; 1,6; 2,5; 4.0; 6,3, R10 - 1,0; 1,25; 1,6; 2.0; 2,5; 3,15; 4.0; 5,0; 6.3; 8,0, R20 - 1,0; 1,12; 1,25; 1,4; 1,6; 1,8; 2.0; 2,25; 2,5; 2,8; 3,15; 3,55; 4.0; 4,5; 5,0; 5,6; 6.3; 7.1; 8,0; 9.0.
Las series R40 y R80 están construidas de manera similar.La serie Renard tiene las siguientes características: - la diferencia relativa entre los miembros de la serie permanece constante y es igual al denominador de la progresión; el número de miembros de la serie es igual al índice raíz; cada fila subsiguiente incluye todos los números de la anterior, el infinito se logra multiplicando por 10, 100, 1000 o por 0.1, 0.01, 0.001, etc.; el producto o cociente de dos números de una serie da el número comprendido en esta serie.Cabe señalar que, a partir de la serie R10, en la serie de números preferentes hay un número 3,15, próximo a la p. Por tanto, las circunferencias y áreas de los círculos también se pueden expresar con suficiente precisión mediante números preferentes.En la práctica, se pueden utilizar series derivadas, que se obtienen seleccionando n miembros de la serie, acotando los límites superior e inferior. El uso de series derivadas de números preferentes permite lograr una limitación de los tamaños estándar de los productos y una reducción óptima de su gama. Este último permite simplificar la producción de productos, simplifica la unificación, reduce la gama de repuestos, es decir. aumenta la eficiencia económica de la producción La construcción de una serie de parámetros para los productos requiere el estudio de los siguientes temas: Selección de los principales parámetros, que deben reflejar las principales propiedades técnicas, operativas y tecnológicas del producto. Los parámetros principales no deben limitar la posibilidad de mejorar y unificar el producto. Se selecciona una gama de una serie que cubra el volumen total de demanda de productos de este tipo. Esto tiene en cuenta la experiencia existente, tanto nacional como internacional, la posibilidad de agregación, las perspectivas de desarrollo de la producción. Se determinan los intervalos entre los miembros de la serie (la gradación de la serie). V casos individuales los intervalos pueden ser diferentes, es decir, se forma una fila de densidad variable.Se hace una justificación económica para la elección de una fila con el fin de determinar la elección de una fila con el fin de determinar el número óptimo de tamaños estándar en los que los costos de fabricación y operación serán mínimos.
También se utilizan series paramétricas, construidas no sobre la base de progresiones aritméticas o geométricas, sino sobre una base diferente. Un ejemplo típico es la serie paramétrica de frecuencias de rotación de máquinas eléctricas síncronas y velocidades síncronas de motores asíncronos. Estos valores dependen de la frecuencia de la red de suministro y del número de pares de polos.
En algunos casos se pueden utilizar series de números preferentes, construidas a partir de progresiones geométricas, pero diferentes a la serie de Renard. Estas son las series de resistencias nominales de las resistencias. Estas series se denominan EN, donde N es el número de valores nominales en cada intervalo decimal, y representan progresiones geométricas con denominador
De acuerdo con las recomendaciones de la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) y las normas nacionales vigentes, los valores de resistencia de las resistencias con una tolerancia de ± 5% o más corresponden a las series E3, E6, E12 y E24, y con una tolerancia de menos de ± 5% - a las series E48, E96 y E192 Las tensiones nominales de una corriente alterna trifásica en la región de baja tensión representan una serie con el denominador Ö3, teniendo en cuenta la relación de la lineal y la fase voltajes cuando se enciende de acuerdo con el circuito ²estrella² o ²triángulo².
15. El papel principal en el desarrollo de la sociedad de la información corresponde a las normas internacionales, creadas sobre la base de seis principios definidos por la Organización Mundial del Comercio (OMC): apertura, transparencia, imparcialidad y consenso, eficiencia y conveniencia, coherencia y orientación al desarrollo. . En este sentido, el trabajo sobre el desarrollo y la mejora del marco regulatorio nacional en el campo de la tecnología de la información y los sistemas de información y telecomunicaciones es de particular importancia y relevancia en Rusia.
La creación e implementación de sistemas de información y telecomunicaciones (SI) de varios niveles y propósitos basados en el uso de tecnologías de la información (TI) modernas, la integración de recursos de información, computación, telecomunicaciones y el uso de tecnología de sistemas abiertos es un complejo, complejo , problema intersectorial, multifacético y multidimensional. En su solución, uno de los lugares clave lo ocupa la estandarización en el campo de las TI y, sobre todo, la introducción de métodos de estandarización funcional. Estos métodos permiten usar estándares y perfiles funcionales (incluidos perfiles para proyectos de SI específicos) para identificar grupos de estándares básicos junto con características, requisitos y parámetros opcionales necesarios para realizar las funciones implementadas por SI específicos en diferentes áreas temáticas.
En la actualidad, la gran mayoría de los SI de todas las clases y propósitos se construyen sobre la base de tecnología de sistemas abiertos. Su esencia radica en el uso de interfaces estándar entre componentes heterogéneos de hardware y software de los sistemas. La tecnología de sistemas abiertos es la base de la creación de infraestructura en todos los niveles, desde la empresa y la industria hasta la infraestructura de información nacional. Además, proporciona integración con el espacio de información global y, por lo tanto, con la economía global. La introducción de los principios de los sistemas abiertos en todas las etapas del ciclo de vida del diseño de SI se basa en la estandarización de las tecnologías de la información, que es un mecanismo de integración y una herramienta poderosa para administrar los procesos de desarrollo de la informatización.
La política científica y técnica en el campo de la estandarización de las tecnologías de la información y el diseño de sistemas en Rusia es la siguiente (ver diagrama):
I. creación de las necesarias normas nacionales fundamentales actualizadas y otros documentos reglamentarios (mediante la aplicación directa de documentos de normalización internacionales, regionales y extranjeros) que definan las normas fundamentales procedimientos generales, disposiciones y requisitos que se pueden utilizar en diversas áreas temáticas de actividad, y en cada uno de ellos se pueden seleccionar sus propios parámetros y requisitos opcionales de las normas nacionales básicas;
II. desarrollo de estándares funcionales (perfiles) que definen los subconjuntos o configuraciones apropiados de los estándares nacionales básicos utilizados para garantizar la implementación de procesos, funciones y tareas específicos de SI, la aplicabilidad de parámetros opcionales específicos de los estándares nacionales básicos, y también son la base para el desarrollo de pruebas de certificación para probar y confirmar el cumplimiento de los componentes y medios de los sistemas de información.
Con estandarización en el mundo
A nivel internacional, se ha formado una fuerte cooperación de organizaciones que desarrollan estándares en el campo de TI, entre las cuales, en primer lugar, ISO (Organización Internacional de Normalización), IEC (Comisión Electrotécnica Internacional) y ITU (Unión Internacional de Telecomunicaciones) deben ser mencionado. El Sector de Telecomunicaciones de la UIT (UIT T) ha sido el sucesor legal del CCITT (Comité Asesor Internacional de Telegrafía y Telefonía) desde 1993. En 1987, ISO e IEC fusionaron sus actividades de normalización de TI, creando ISO/IEC/JTC 1 " Tecnologías de la información", cuya tarea principal es desarrollar estándares básicos de TI, independientemente de sus aplicaciones específicas. En los últimos años, ISO / IEC / JTC 1 ha interactuado activamente con una serie de comités técnicos de ISO, que incluyen:
TC 46 "Información y documentación";
TC 68 "Banca, protección y otros servicios financieros";
TC 130 "Tecnología gráfica";
TC 154 "Procesos, elementos de datos y documentos en el comercio";
TC 171 "Presentación aplicada de documentos";
TC 176 "Gestión de la Calidad y Aseguramiento de la Calidad";
TC 184 "Sistemas de automatización industrial y su integración";
TC 204 "Sistemas de información y control del transporte";
TK 215 "Informática en el cuidado de la salud".
Hoy, la mayoría de las entidades económicas de los países desarrollados orientan sus actividades hacia el desarrollo de la gestión orientada a procesos de todo el ciclo de creación y operación de sus productos. El soporte electrónico para los procesos de desarrollo de productos, producción, comercialización, operación, servicio, modernización y, en última instancia, eliminación, debe llevarse a cabo sobre la base de un enfoque sistemático. Este enfoque es proporcionado por el concepto de desarrollo activo de usar tecnologías GALS (Fig. 2).
El alcance del trabajo sobre la implementación de tecnologías GALS incluye:
– Desarrollo e implementación de tecnologías de traducción técnica documentación operativa v formulario electronico, que cumple con los requisitos de los estándares GALS, en las principales empresas exportadoras.
– Desarrollo y pruebas en empresas sistema electrónico gestión de datos sobre el producto terminado en el proceso de diseño, desarrollo de tecnologías y preparación tecnológica de producción (sistemas PDM).
– Desarrollo e implementación en empresas de sistemas informáticos estándar para la gestión de la calidad del producto; sistemas de información integrados para diseño electrónico, flujo de trabajo tecnológico y de producción; sistemas integrados de apoyo a los productos fabricados en todas las etapas de su ciclo de vida.
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Figura 2 - Ideas principales de las tecnologías GALS
16. Para la implementación política pública en el desarrollo de un sistema unificado de clasificación y codificación, el Gobierno de la Federación de Rusia aprobó una serie de resoluciones que describen la responsabilidad de los órganos federales poder Ejecutivo para la introducción de clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social.
El Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 1 de noviembre de 1999 No. 1212 aprobó el Reglamento "Sobre el desarrollo de un sistema unificado para la clasificación y codificación de información técnica, económica y social", que definió los clasificadores de toda Rusia de información técnica , información económica y social. Este Reglamento ha dejado de ser válido debido a la publicación del Decreto del Gobierno de la Federación Rusa de fecha 10 de noviembre de 2003 No. 677 "Sobre los clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social en el campo socioeconómico".
A continuación es lista actualizada clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social y organismos federales responsables de su introducción.
| Nombre del clasificador de toda Rusia | organismo federal poder ejecutivo, velando por el desarrollo, implantación y aplicación |
| Clasificador de estándares de toda Rusia (OKS) | Rostekhregulirovanie |
| Clasificador de servicios a la población de toda Rusia (OKUN) | |
| Clasificador de información de toda Rusia sobre Protección social población (OKISZN) | |
| Clasificador de productos de toda Rusia (OKP) | |
| Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD) | |
| Clasificador de productos y documentos de diseño de toda Rusia (ESKD) | |
| Clasificador de activos fijos de toda Rusia (OKOF) | |
| Clasificador de monedas de toda Rusia (OKV) | |
| Clasificador de unidades de medida de toda Rusia (OKEI) | |
| Clasificador de información sobre la población de toda Rusia (OKIN) | |
| Clasificador de toda Rusia de piezas fabricadas por soldadura, soldadura blanda, pegado y corte térmico (OKD) | |
| Clasificador tecnológico de toda Rusia de piezas de ingeniería mecánica e instrumentación (OTKD) | |
| Clasificador tecnológico de toda Rusia de unidades de ensamblaje de ingeniería mecánica e instrumentación (OTKSE) | |
| Clasificador de países del mundo de toda Rusia (OKSM) | |
| Clasificador de toda Rusia de información sobre clasificadores de toda Rusia (OKOK) | |
| Clasificador de órganos de toda Rusia el poder del Estado y gestión (OKOGU) | |
| Clasificador de toda Rusia de objetos de división administrativo-territorial (OKATO) | Rosstat |
| Clasificador de empresas y organizaciones de toda Rusia (OKPO) | |
| Clasificador de formas de propiedad de toda Rusia (OKFS) | |
| Clasificador de formas jurídicas y organizativas de toda Rusia (OKOPF) | |
| Clasificador de territorios de toda Rusia municipios(OKTMO) | |
| Clasificador de actividades económicas, productos y servicios de toda Rusia (OKDP) | Ministerio de Desarrollo Económico de Rusia |
| Clasificador de regiones económicas de toda Rusia (OKER) | |
| Clasificador de toda Rusia de tipos de actividad económica (OKVED) | |
| Clasificador de especialidades en educación de toda Rusia (OKSO) | Ministerio de Educación y Ciencia de Rusia |
| Clasificador de especialidades de toda Rusia de la más alta calificación científica (OKSVNK) | |
| Clasificador de toda Rusia de elemental educación vocacional(OKNPO) | |
| Clasificador de ocupaciones de toda Rusia (OKZ) | Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia |
| Clasificador de toda Rusia de ocupaciones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales (OKPDTR) | |
| Clasificador de minerales y aguas subterráneas de toda Rusia (OKPIiPV) | Roszheldor |
| Clasificador de toda Rusia de tipos de carga, embalaje y materiales de embalaje (OKVGUM) | |
| Clasificador de recursos hidroeléctricos de toda Rusia (OKGR) | Ministerio de Energía |
17. Las áreas prioritarias más importantes de normalización en ingeniería mecánica son:
La complejidad del soporte regulatorio y técnico en la creación, desarrollo y operación de nuevos equipos;
Mejora de los requisitos técnicos generales sobre la base de la minimización de su número;
Optimización y formación integrada en el sistema de un fondo de documentación sobre normalización en la industria;
Automatización de soporte de información para trabajos de normalización;
Mejorar el sistema de ensayo y certificación de productos de ingeniería en base al desarrollo de su soporte metrológico.
El fondo de estándares estatales en ingeniería mecánica contiene todo tipo de estándares: desde estándares para parámetros, dimensiones, requisitos técnicos para tipos específicos de productos hasta terminológicos. Los requisitos para productos de ingeniería contienen los estándares de una serie de sistemas técnicos generales, como el Sistema de Estándares de Seguridad Laboral (SSBT), los Estándares Básicos de Intercambiabilidad (ONVZ), la confiabilidad en ingeniería, etc. Por ejemplo, los estándares ONVZ, armonizados con los internacionales, establecer tolerancias, ajustes, desviaciones de forma y disposición de superficies, parámetros de rosca, precisión de engranajes y otros indicadores que aseguren la intercambiabilidad, sin cuya regulación sería prácticamente imposible el funcionamiento de la ingeniería mecánica y otras industrias.
Actualmente fondo ruso las normas nacionales es más de 5 mil documentos y básicamente cumple con los requisitos de los consumidores y fabricantes de productos de ingeniería. Según una serie de criterios, incluso supera los fondos de estándares nacionales de los países industrializados, por ejemplo, Francia, Gran Bretaña y los EE. UU.
Un ejemplo de la cobertura casi completa de productos por los requisitos integrales de las normas pueden ser tipos de productos como equipos para trabajar la madera y el metal, cuchillas, trabajos en metal y ensamblaje, herramientas abrasivas y diamantadas, equipos tecnológicos, etc.
El diseño racional, la fabricación y la intercambiabilidad de los productos de ingeniería son proporcionados por un gran grupo de estándares para productos de ingeniería general: sujetadores, cojinetes, dispositivos hidráulicos y neumáticos, conexiones de tuberías, así como un conjunto de estándares para estándares básicos de intercambiabilidad.
Rusia es miembro activo de casi todos los comités técnicos de ISO sobre productos de ingeniería. La armonización de las normas nacionales e internacionales es una de las áreas prioritarias obras de Rostekhregulirovanie. Nivel de armonización Normas rusas con los internacionales para productos de ingeniería es en promedio del 60%, y para ciertos tipos de equipos, hasta el 75%. El nivel de armonización de estándares en ciertas áreas de la ingeniería mecánica es el siguiente: industria de máquinas herramienta - 74%, ingeniería agrícola - 61%, industria automotriz - 100%, ingeniería eléctrica - 35%, fabricación de instrumentos - 67%. La armonización se lleva a cabo teniendo en cuenta los requisitos de la industria nacional y las condiciones operativas rusas de máquinas y mecanismos. Se está trabajando mucho para armonizar las normas rusas con las normas europeas.