Система за документи. Единна документационна система Взаимодействие със съществуващи системи за класификация и кодиране на технико-икономическа информация; икономика

Процесът на управление се характеризира с разнообразие и повтаряне на работни ситуации и действия, предприети за тяхното разрешаване. Оттук и голямото, често неоправдано разнообразие от документи и необходимостта от тяхното унифициране и стандартизиране.

Същността на уеднаквяването се свежда до намаляване и предотвратяване на неоправдано разнообразие от документи, довеждане до еднородност на техните форми, структура, езикови структури и операции по обработка, счетоводство и съхранение. Доскоро, например, в пощенското обращение в Русия имаше около 20 стандартни размера на пликове, различаващи се по габаритни размери, местоположение на „прозорчетата“ за посочване на адреса и други характеристики. Сега броят на стандартните размери е значително намален, но не толкова, че да се откаже от ръчната обработка на кореспонденция и да се премине към автоматично сортиране по пощенски кодове.

Всеки документ функционира в една организация заедно с други документи, които заедно създават документни образувания за конкретна цел (управленски, счетоводни, отчетно-статистически, осигурителни и др.). Такива колекции от взаимосвързани документи се наричат ​​документационна система. Рационално организиран набор от взаимосвързани документи, създадени според единни правила и изисквания и използвани в определена област на дейност, се нарича единна документационна система (UDS). Обединяването на документите осигурява намаляване на сложността на обработката на документи, постигане на тяхната информационна съвместимост и по-ефективно използване на компютърните технологии.

Разработването на DDD, в съответствие с процедурата, установена от правителството на Руската федерация, се извършва от федерални управленски структури в съответствие с тяхната отраслова цел. DDD за една цел (например унифицирани системи управленска документация) са обобщени в регулаторен документ, наречен Общоруски класификатор на управленските документи (OKUD). Други унифицирани системи за документация са комбинирани в техните отраслови класификатори. Всички класификатори на унифицирани документационни системи са включени и са части от Единната система за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация, обхващаща единни документационни системи и съответните форми на документи, разрешени за използване в националната икономика на Руската федерация .

Що се отнася до документацията за управление, която е от първостепенен интерес за нас, според Общоруския класификатор OK 011-93, в момента в страната работят следните DDD:

Единна система за организационна и административна документация (код 0200000);

Единна система за първична счетоводна документация (код 0300000);

Единна система за банкова документация (код 0400000);

Единна система за финансово-счетоводна и отчетна счетоводна документация на бюджетни институции и организации (код 0500000);

Единна система за отчетна и статистическа документация (код 0600000);

Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация (код 0700000);

Единна система за трудова документация (код 0800000);

Единна документационна система пенсионен фонд Руска федерация(код 0900000);

Единна система за външнотърговска документация (код 1000000);

Осемцифреното кодово обозначение на унифицираната форма на документа отразява следните характеристики на класификация:

Първият и вторият знак (клас формуляри) - принадлежност на единната форма на документа към съответната единна документационна система (например 02 - единна система за организационна и административна документация;

Третият и четвъртият признак (подклас формуляри) - общото съдържание на много форми на документи и посоката на тяхното използване (например 01 - документация за счетоводство и разпределение на средства);

Петият, шестият и седмият знак са регистрационният номер на единната форма на документа в рамките на подкласа (например 004 е ведомостта за застрахователни премии);

Осмият знак е номерът на чека.

Кодовите обозначения на обекти OKUD подлежат на поставяне във всички унифицирани форми на документи.

Заедно с OKUD ще посочим други класификатори, с които ще трябва да се сблъскаме в процеса на представяне на материала: Общоруски класификаторпредприятия и организации (ОКПО), Общоруски класификатор на специалности по образование (ОКСО), Общоруски класификатор на професиите за работници, Единна система от организационна и административна документация (код 0200000)

Новоразработените унифицирани форми на документи подлежат на регистрация и последващо включване в OKUD. За съжаление, разделите на OKUD се провеждат с недостатъчна ефективност - някои документи, въведени в сила от Гражданския кодекс на Руската федерация, в момента са извън класификатора. В същото време той запазва някои форми, които не се използват на практика.

Обединяването на бизнес документи се извършва на базата на стандартен графичен модел за конструиране на документи. Моделът представлява структурна решетка от вертикални и хоризонтални линии, пресичащи се под прав ъгъл, направена с определена стъпка (2,6 мм хоризонтално и 4,25 мм вертикално. Разрешено е използването на конструктивна решетка с стъпка на буквите 2,54 мм и междуредово разстояние от 4, 24 мм). Конструктивната мрежа (фиг. 1.10) позволява по координатите на пресечните точки на линиите да се определят местоположенията на информационните елементи, от които се формира документът (адрес, дата, текст, подпис и др.).

На базата на структурата на мрежата за целия набор от документи, използвани в определена област на дейност, се създава шаблонен ключ, който осигурява зони (клетки, правоъгълници) за поставяне на информационни елементи на документа, наречени детайли в работата в офиса. Конструкторската мрежа ви позволява да опишете документа по формализиран начин. Изискванията за изграждане на примерен ключ за бизнес документи са посочени в GOST 6.10.5-87. Въз основа на горния подход е натрупан голям опит в разработването на единни документационни системи в националната икономика.

Методите за унифициране на управленската документация включват също набиране на текст, шаблониране, подаване на документи във форма на въпросник и съставяне на документи по образци. Типизирането на документите се състои в разработването на универсални документални решения за конкретна област на използване, които с последващо усъвършенстване за специфични условия на употреба се превръщат в действащи разпоредби или насоки на конкретна организация. Например, стандартен договордоставка на стоки, модел на наредба за офиса на организацията, моделни правилавътрешни трудови разпоредби и др.

Шаблонът на документи се свежда до изготвяне на формуляр на документ с предварително отпечатана част от текста и специално оставени празнини, попълнени от съставителя на документа при окончателното му изпълнение. Шаблонните документи намират широко приложение в кадровата документация (въпросници, заповеди за работа и др.).

Представянето на документи под формата на въпросник е метод за пространствена организация на вербален материал, при който постоянна информация, като правило, се дава под формата на списък с въпроси, разположени от лявата страна на листа, в редове един под друг. . Променлива информация под формата на отговори на въпроси се прилага върху свободното пространство на листа от дясната му страна. Въпросниците намират широко приложение в техниката на социологическите изследвания, при съставяне на резюмета, подаване на поръчки и др.

Изготвянето на документи по образци се състои в изготвяне на голям брой документи в различни бизнес ситуации по аналогия с предложените примери (заявление, характеристика, обяснителна бележка, нотариално заверени документи и др.).

Обединяването в документацията може да бъде както самостоятелна работа, и етап в работата по стандартизация.

Същността на стандартизацията в деловодството е разработването на оптимални правила и изисквания за подготовка, изпълнение, работен процес и архивно съхранение на документи, приети в своевременноза тяхното общо и многократно използване на доброволни начала. Правилата и изискванията, приети по предписания начин, могат да бъдат формализирани под формата на национален стандарт на Русия (GOST R) или стандарт на организация (традиционно стандартите на масовите организации, предприятия, фирми се съкращават като STP - стандарт на предприятието).

Резултатът от работата по унификация и стандартизация могат да бъдат както стандарти за определени видове документи (например GOST 7.32-91. Отчет за изследователска работа. Структура и правила за проектиране) * или за техните елементи (например GOST 9327-60. Потребителска хартия. Формати) и унифицирани системи за документация, например единната система за организационна и административна документация (USORD).

Националните стандарти (GOST R, както и одобрените за употреба GOST) са валидни на територията на Руската федерация без никакви ограничения. Стандартите на организациите (STS) в Русия могат да бъдат разработени и приложени от организации в следните случаи:

За да се осигури използването в предприятията на техническите регламенти на Руската федерация, GOST R, GOST, международни стандарти, национални стандартичужди страни, стандарти на научни, технически, инженерни дружества и различни обществени сдружения, STP на други организации;

За продукти, услуги и производствени процеси (работи), създадени в това предприятие.

Националните стандарти и общоруските класификатори на техническа, икономическа и социална информация, включително правилата за тяхното разработване и прилагане, представляват национална система за стандартизация. Въпросите на държавното управление на стандартизацията в Руската федерация, включително координацията на дейността на федералните държавни органи, взаимодействието с властите на субектите на Руската федерация, се извършват от Федералната агенция за техническо регулиране и метрология, създадена въз основа на на Държавния стандарт на Русия.

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

Въведение

През последната трета на 20 век, с началото на широкомащабното използване на новите информационни технологии, възниква въпросът за необходимостта от унифициране на документираната информация, преди всичко в областта на управлението. През 1971 г. е прието специално постановление на правителството на СССР за ускоряване на работата по създаването на единни системи за документация и класификатори на технически икономическа информация. Разработването им е извършено на базата на функционални документационни системи.

У нас всъщност за първи път в родните и чужда практикабеше създадена система за документационно подпомагане на управлението с цел установяване на унифицирана процедура за документиране на управленските дейности в цялата страна. Тя получи името EGSD-1973 (Единна държавна система за водене на записи).Общо в Съветския съюз са разработени 16 унифицирани системи за документация.

Подобряването на системата за управление на общественото производство винаги е в центъра на вниманието на нашата държава. Достатъчно е да припомним, че съвременното производство се характеризира с високи темпове на научно-технически прогрес. Мащабът му се увеличава, икономическите връзки се усложняват. Всичко това изисква постоянно усъвършенстване на дейността на административния апарат, подобряване на неговата структура, повишаване на техническото оборудване на управленската работа.

Ефективната дейност на административния апарат е неразривно свързана с правилната организация на работата с документи. Почти никоя от функциите на технологично управление, свързани с източниците на информация, подготовката и вземането на решения, не може да мине без документация - процесът на създаване, изпълнение и обработка на документи.

С документацията е свързана дейността на всички служители на управленския апарат: от технически изпълнители до ръководители на всички нива. Някои създават документи, други осигуряват тяхното изпълнение и прехвърляне, а трети се ръководят от тези документи и вземат решения въз основа на тях.

Понятието "документ" е определено от Държавния стандарт на Руската федерация за терминологията на деловодството и архивирането. Задължително е за използване във всякакъв вид документация: в учебници, ръководства, техническа и справочна литература.

Документът е средство за фиксиране на информация за факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност по различни начини върху специален материал. По този начин понятието "документ" се извлича от разбирането на информацията като информация. Информацията съдържа информация за някои събития, които отразяват.

В ежедневната работа на предприятията се създават документи по различни въпроси на производствената, икономическата, финансовата и социалната дейност. Това са заповеди, решения, писма, актове, договори, протоколи, изявления, телеграми, удостоверения и пр. Документите, които се съставят в предприятията, обикновено се наричат ​​кореспонденция.

Съвкупността от работа, свързана със създаването на документи, тяхното регистриране, класификация, движение, отчитане и съхранение се нарича деловодство.

Успехът на предприятието до голяма степен зависи от правилната организация на работата в офиса. Офисната работа в предприятия и институции се извършва въз основа на Единната държавна система за деловодство (EGSD), чиито основни разпоредби са одобрени с указа Държавен комитетСъвет на министрите на Руската федерация.

Единната система за държавно деловодство помага да се избегнат съкращения и дублиране на работа, тъй като формулира единни изисквания и препоръки за подготовка на документи, организация на работния процес, счетоводство и извличане на информация, наблюдение на използването на документи и групирането им в случаи.

Научната организация на деловодството и културата на неговото провеждане имат положителен ефект върху цялата икономическа дейност на предприятието. Работата в офиса трябва да бъде проста и ефективна. В него не може да има място за бюрокрация и бюрокрация.

В съвременните условия основната задача е да се осигури по-нататъшно развитие и повишаване на ефективността автоматизирани системиуправленски и изчислителни центрове, като последователно ги обединява в национална система за събиране и обработка на информация; разширяване на производството и използването на офис оборудване за рационализиране на работата в офиса и подобряване на организацията на управленската работа.

Решаването на този проблем задължително трябва да бъде съчетано с рационализиране на информационната база, подобряване на процесите на документиране. Най-голяма ефективност от използването на електронно-изчислителна технология може да се постигне чрез рационализиране на цялата първоначална информация, чийто масов носител е документацията.

Повишаването на ефективността на управлението на производството е неделимо от подобряването на документационните процеси на всички нива на управление, рационализиране на работния процес и научната организация на деловодството.

1. Унификация на управленските документи

Обединение- това е свеждането на всякакви обекти (включително документи) до единна система, форма, еднородност и намаляване на първоначалния набор от тези обекти (например формуляри или видове документи, техните индикатори и детайли). Обединяването непременно води до установяване на рационално (за известно време) еднообразие във всяка област на дейност, включително документация.

Обединяване на документи- това е привеждане на документите в единна система, форма, еднообразие и намаляване на оригиналния набор от форми или видове документи, техните показатели и детайли. Обединяването непременно води до установяване на рационално за известно доста дълго време еднообразие в документацията. С други думи, същността на уеднаквяването на документите се свежда до намаляване на тяхното неоправдано разнообразие чрез установяване на рационален състав на документните форми, привеждането им до еднородност чрез единство на структурата, детайлите, езиковите структури и операциите за обработка, отчитане и съхранение. документи. С унификацията се постига намаляване на броя на видовете и формите на документи чрез премахване на излишни и дублиращи се документи от документните вериги, които са се развили в документационната система.

Управленските документи, използвани в различни области и органи на управление, трябва да бъдат изготвени по единен начин. Това ви позволява да включите документи в единна система за офис работа за страната, допринася за тяхната бърза обработка и изпълнение, намалява времето, изразходвано за работа с документи не само за офис персонала, но и за всички служители на административния апарат - от мениджъри към обикновени служители.

Унифицирането на документите е установяване на еднородност в състава и формите на управленските документи, създадени в процеса на изпълнение на еднотипни управленски функции и задачи, операции по тяхната обработка, отчитане и съхранение. Обединяването позволява рационализиране на работата с множество документи, опростява и ускорява обмена на бизнес информация.

Унифицирането на управленските документи включва унификация на композицията документи, създадени при решаване на управленски проблеми, и обединение форми документи.

Унифициране на състава на документитеорганизация е подборът и консолидирането на набор от документи, необходими и достатъчни за решаване на управленски задачи (в резултат на това съставът на документите на организацията може да бъде значително намален).

Унифициране на формуляри на документи- това е подборът и консолидирането в унифицирани форми на документи на информационни показатели и детайли, съответстващи на предназначението на документите, и установяването унифицирани изискваниякъм тяхното проектиране и развитие.

Унифицирането в деловодството може да бъде както самостоятелна работа, така и етап от работата по стандартизация.

В съответствие с член 2 от Федералния закон "За техническото регулиране" от 27 декември 2002 г. № 184-FZ, стандартизация - е „дейност по установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно повторно използване , насочени към постигане на подреденост в сферите на производството и оборота на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите или услугите.

Според същите статии " стандартен ... е документ, в който с цел доброволна повторна употреба се установяват характеристиките на продукта, правилата за изпълнение и характеристиките на процесите на производство, експлоатация, съхранение, транспортиране, продажба и обезвреждане, извършване на работа или предоставяне на услуги. Стандартът може също да съдържа изисквания за терминология, символи, опаковки, маркировка или етикети и правилата за тяхното прилагане.

Същността на стандартизацията е разработването на оптимални правила и изисквания за изготвяне, изпълнение, отчитане и съхранение на бизнес документация, приети по предписания начин и препоръчани за тяхното общо и многократно използване в деловодството. С други думи, стандартизация документи - това е установяването на единни норми и правила за документите с цел рационализиране на управлението. Стандартизацията е резултат от унификацията, нейната най-висша форма.

Стандартизацияозначава ерекция в правна нормаосновни правила и изискваниякъм разработване и изпълнение на управленски документи. Благодарение на стандартизацията се създава огромна маса документи по едни и същи правила, по-бързи и по-лесни за възприемане от получателите.

Резултатът от работата по унификация и стандартизация може да бъде или стандарти за определени видове документи (например GOST 7.32-91. Отчет за изследователска работа. Структура и правила за проектиране) или техните елементи (например GOST 9327. Потребителска хартия. Формати ), както и на единни документационни системи (например GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация). Единните документационни системи се състоят от набор от взаимосвързани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове управленски и бизнес дейности.

2. Единна документационна система

Единна система за документация (UDS), според стандартизираната дефиниция, е „система за документация, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност“. Както можете да видите, това определение отразява същността на две понятия: "документационни системи" и "обединяване на документи".

Ако документационната система се формира въз основа на нуждите от документиране на определена дейност, тогава единната документационна система е резултат от унифициране на документите на тази система: привеждане на документите в единна система, форма, еднообразие и намаляване на първоначалния набор от формуляри или видове документи, техните показатели и детайли. Обединяването непременно води до установяване на рационално за известно доста дълго време еднообразие в документацията.

Единната документационна система допринася за:

1) намаляване на разходите за ръчен труд в информационните процеси (в резултат на това се изискват минимални усилия от човек за попълване или четене на документи);

2) широкото използване на електронни компютри, тъй като унифицираните форми на документи са удобни за електронна обработка (това се постига чрез предоставяне на софтуер, технически и информационна съвместимостдокументи, разработване на подходящи форми на документи, класификатори, речници и др.);

3) рационализиране на информационните потоци;

4) намаляване на броя на документите;

5) по-нататъшно усъвършенстване на документната култура и информационната култура като цяло.

Всичко това, взето заедно, дава възможност да се повиши ефективността на управлението, тъй като се постига по-голяма ефективност при получаване на висококачествена информация, намалява се броят на грешките в документите, намаляват се ръчните операции, увеличава се творческият характер на управленската работа и финансовите разходи за работа с документи са намалени.

Това се отнася не само за руската сфера на работа с документи. Така, според проучвания, проведени в Съединените щати, цената на индивидуално съставено и отпечатано официално писмо достигна сумата от 3,75 долара, докато цената за съставяне на писмо-формуляр, тоест унифициран документ, беше само 25 цента.

Стандартизацията е форма на правно консолидиране на резултатите от унификацията. Следователно DDD е комплекс държавни стандарти, определяйки, първо, основните разпоредби на единната система и, второ, единична формавсички документи, включени в него. С други думи, единната документационна система (UDS) включва: 1) държавни стандарти; 2) унифицирани форми на документи, 3) насокипо тяхното приложение. Ядрото на целия USDD се състои от унифицирани форми на документи.

Единен формуляр за документ- това е "набор от детайли, установени в съответствие със задачите, които трябва да бъдат решени в тази област на дейност и разположени в определен ред на носителя на информация" .

В зависимост от нивото на одобрение те са разделени на следните категории:

общоруски;

Промишленост (ведомствена);

Формуляри на документи на субектите на федерацията;

Формуляри на документи на сдружения, предприятия, организации.

Общоруските унифицирани форми са междусекторни. Тези формуляри се използват за документиране на типични управленски процеси, присъщи на всички организации, независимо от видовете дейности и организационни и правни форми. Тези формуляри са одобрени на федерално ниво. Разработчиците на унифицирани формуляри на общоруско ниво са Федералната архивна агенция, федерална службадържавна статистика, Министерството на финансите на Русия, Централната банка на Руската федерация. Националните унифицирани форми на документи са задължителни за използване във всички институции, организации, предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост. Пример за унифицирани форми на документи на национално ниво са единните форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с Резолюция на Държавния комитет на Руската федерация по статистика от 5 януари 2004 г. № 1.

Наред с междусекторните документационни системи съществуват форми на документи, които отразяват спецификата информационна поддръжкаспецифични индустрии или отделни организации. Тази специфика може да бъде два вида: 1) специална Допълнителни изискваниядо информация за решаване на типични управленски функции, например регистрация на приемане, движение и освобождаване на персонал в образованието, здравеопазването и др.; 2) специфична дейност, за осъществяването на която всъщност са формирани този или онзи отрасъл на дейност и неговото управление. Този видспецифична документация със сигурност съществува, тъй като тези документи описват основните дейности на индустрията, например документация за здравеопазване (рецепти, отпуск по болест, медицинска история и др.); архивна документация (описания на дела, удостоверителни листове, ръководства и др.); геолого-проучвателна документация (карти, профили, кладенци и др.); учебна документация (графици, листове за напредък, програми на курса и др.). Въпросите за определяне на състава на тази документация, нейното информационно съдържание, вътрешна организацияи регистрацията се извършват от отдели и (или) други организации, официално определени като главни в определена област на дейност, например Руската държавна библиотека - за останалите библиотеки на страната. Отраслевите форми на документи са от нормативен характер в рамките на административната (ведомствена) система, например съдебна, нотариална и др. документация, или за всички организации, занимаващи се със специфични дейности, например застрахователна, медицинска и др. документация.

Формулярите на документи на субектите на федерацията се утвърждават на ниво региони, региони, територии, републики, органи местно управлениеи отразяват спецификата на документиране на дейността на тези субекти. Използването на такива формуляри се простира до организации и институции под юрисдикцията на съответните субекти на Руската федерация.

Формуляри на документи на сдружения, предприятия, организации се разработват, утвърждават и прилагат на местно ниво.

Унифицирането на формата на документите подобрява тяхното качество, тъй като съдържанието на единната форма включва оптималния брой съпоставими показатели, необходимите детайли. Тази форма е рационална по отношение на местоположението на детайлите, осигурява удобни начини за попълване и компилиране. Използването на унифицирани формуляри на практика дава значителен ефект в резултат на намаляване на разходите за съставяне, производство, обработка на документи, тяхното предаване и обработка. Всичко това ви позволява да ускорите преминаването на документи в организацията, да оптимизирате работния процес. Подобряването на съдържанието на документите ви позволява да подобрите качеството му, да оптимизирате задачите за управление чрез получаване на необходимата и достатъчна информация.

Резултатите от уеднаквяването на състава на документите са фиксирани в Таблицата на формулярите на документите, а резултатите от уеднаквяването на формулярите на документи - в Албума на формулярите на документи.

За да се намали броят на формите на документи, използвани на строго правна и функционална основа в министерства, ведомства, специфични организации, след резултатите от обединението се разработват таблици на унифицирани форми на документи.

Таблица с унифицирани форми на документи- това е "списък с унифицирани форми на документи, разрешени за използване" .

Примерен график е единен регулаторен документ, който представлява списък от унифицирани форми на документи, необходими и достатъчни за изпълнението на функциите и задачите на управленската дейност на предприятието, с описание на техните легален статут, основните етапи на подготовка и преминаване, представяне и установ задължителна форма. На практика отчетната карта е реален начин за рационализиране на процеса на документиране или съставяне на документи, за създаване на визуална схема за фиксиране на всички видове дейности в документи. Табелката установява строги правила за това фиксиране по отношение на мястото, времето, лицата, вземащи решения, и документалната форма. Графикът трябва да включва всички документи, независимо кой и на какъв носител са направени.

В текущите дейности Таблицата с форми на документи изпълнява функцията на справочник, съдържащ в подредена форма формите на документи, използвани от организацията за документиране на собствените си управленски дейности, и ви позволява бързо да търсите необходимите форми на документи, посочващи всички или основните етапи на подготовка и изпълнение на документа.

Листът с формуляри на документи е предназначен за:

Оптимизиране на състава на използваните в организацията форми на документи и тяхното обединяване в единен регулаторен документ;

Класификация на формите на документи, използвани в дейността на организацията, по функции и области на дейност;

Унифициране и регулаторно консолидиране на процедурата за изготвяне на документи в организацията;

Унифициране на формуляри на документи;

Оптимизиране на документалната база на организацията с цел повишаване на ефективността на използването на компютърни информационни технологии в управленските дейности.

Правната основа за разработването на Таблицата на унифицираните форми на документи е съответното вписване в Държавната система за управление на документацията (GSDM): „съставът на управленските документи, създадени в организациите, се определя от тяхната компетентност и функции, процедурата за решаване на въпроси , обемът и характерът на взаимоотношенията между организациите и е фиксиран в таблицата с документи“. В съответствие с GSDOU във всяка организация трябва да се състави Таблицата с формулярите на документи. Използването на документи, които не са посочени в таблицата, е забранено. GSDOU предоставя приблизителна формаТаблица с унифицирани форми на документи на организацията. Той е под формата на таблица. Схемата на отчетната карта се основава на класификацията на функциите, изпълнявани от всички отдели на организацията.

Успоредно с разработването на графика на формулярите на документи, препоръчително е да се разработи Албум на формуляри на документи, съдържащ формулярите на документи, включени в графика и фиксиращи резултатите от обединяването на състава и формите на документи на организацията. Албумът и Листът с формуляри на документи се одобряват от ръководителя на организацията. Формулярите на документи са проектирани на базата на Албума на формулярите на документи.

Албумът с формуляри на документи съдържа унифицирани форми на документи, включени в графика, и консолидира резултатите от обединяването на състава и формите на документи на организацията по функции на управление.

Национални унифицирани форми на документи се разработват, като се отчита възможността за тяхната компютърна обработка. Те са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост.

Албум за формуляри на документи- колекция от референтни унифицирани форми на документи, необходими за документална подкрепа на управлението на тази конкретна организация, институция, предприятие

Албумът с формуляри на документи в организацията трябва да бъде представен в две версии:

Хартия (референтен образец), която се съхранява в службата за управление на офиса на Организацията (в офиса);

Електронно копие, което трябва да има на всяка работна станция.

Характерни чертиалбуми с унифицирани форми на документи, включени в единните системи за управленска документация са:

Еднаквост в изграждането на формуляри и регламентиране на съдържанието на документите, включени във всяка система; изключване от документи на дублирани данни, както и на данни, традиционно включени в тях, но неизползвани при решаване конкретни задачи, което дава възможност да се постигне еднократно въвеждане на информация в процеса на решаване на управленски проблем;

Единството на използваната терминология и символи, което дава възможност да се постигне съпоставимост на показателите при прехода от едно ниво на управление към друго и от една система към друга въз основа на унифициране на алгоритми за формиране на индикатори и документи;

Определен краен набор от детайли и индикатори за всеки вид документ и създаване на единни модели за конструиране на видове документи и специфични формуляри;

Създаване на единни правила за изготвяне и изпълнение на детайли на документи, общи за всички документационни системи и уточнени в случаите на специфични характеристики.

Използването на Табела за време и Албума с формуляри за документи осигурява:

Съответствие на използваните форми на документи с решаваните задачи;

Ефективност при изпълнение на управленските функции;

Намаляване на разходите за работно време за подготовка, изпълнение и обработка на документи.

DDD са позиционирани от органите по стандартизация и разработчиците като задължителни за всички управленски структури и организации, които използват различни технологии за поддръжка на управленска документация (DOW).

Най-обширен като задачи и документи е комплексът нормативни документи(стандарти) и разработените на тяхна база единни системи за управленска документация, включително няколкостотин форми на документи.

Най-пълният набор от унифицирани системи за управленска документация и съответните форми на документи е представен в Общоруския класификатор на управленска документация OK 011-931 (OKUD), където всеки тип документ получава своето кодово обозначение, определено от принадлежност към един от DDD и място в тази система. Това кодово обозначение потвърждава съответствието със стандартния образец, одобрен за задължителна употреба.

В момента в Руската федерация съществуват следните унифицирани системи за управленска документация.

3. Unifiцитираните документационни системи

1. Единна система от организационна и административна документация:

Документация за създаване на организация, предприятие;

Документация за реорганизация на организация, предприятие;

Документация за ликвидация на организация, предприятие;

Документация за приватизация на държавни и общински организации, предприятия;

Документация управленска дейносторганизация на предприятието

Документация за организационно и нормативно регулиране на дейността на организация, предприятие;

Документация за оперативно и информационно регулиране на дейността на организация, предприятие;

Документи за работа;

Документи за уволнение от работа;

Оставете документация;

Документация за регистрация на стимули;

Документация за регистрация на дисциплинарни наказания.

Единната система за организационна и административна документация (УСОРД) е от особено значение за деловодството . Почти всички офис услуги работят с повечето документи на тази система, независимо от посоката на организацията и нейната организационна и правна форма.

USORD включва държавен стандарт, албум с унифицирани формуляри на документи и инструкции за попълването и използването им

Държавният стандарт за организационна и административна документация имаше няколко издания, първото от които беше въведено в сила през 1972 г. Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 03.03.2003 г. № 65 одобри GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документооборот”, който влезе в сила от 1 юли 2003 г. Този стандарт установява основните правила за документооборота, изискванията за съдържанието на информацията във формуляра, процедурата за адресиране, съгласуване, подписване, одобряване на ОРД.

2. Uniецитираната система от първична счетоводна документация:

Документация по отчитане на труда и неговото заплащане;

Документация по счетоводство на дълготрайни активи и нематериални активи;

Документация по отчитане на касови операции;

Документация за отчитане на материалите, указване на отчитане на резултатите от инвентаризацията;

Документация по отчитане на малоценни и износващи се вещи;

Документация по отчитане на работи в капитално строителство и ремонтно-строителни работи;

Документация по счетоводство на земеделска продукция и суровини;

Документация по отчитане на движението на зърно;

Документация за отчитане на движението на други растителни продукти;

Документация за регистриране на движението на животни;

Документация по отчитане на движението на животински продукти;

Документация за отчитане на продажбата на продукти;

Документация за отчитане на продукти, инвентарни позиции в складови площи;

Документация по отчитане на експлоатацията на строителни машини и механизми;

Документация по отчитане на работите в автотранспорта.

3. Единна система за банкова документация:

Платежна документация за безналични плащания;

Документация по емисионно-касови и бюджетни операции;

Документация за съвпадение на съвети;

Документация по организацията на валутното регулиране и валутния контрол;

Документация за контрол на сетълменти с използване на съвети между институциите на Банката на Русия;

Документация по кредитни операции на банки;

Документация за парично обращение;

Банкова отчетна документация;

Документация на депозитарното счетоводство.

4. Единна система за бюджетна финансова, счетоводна и отчетна документация:

Финансова документация;

Документация по бюджетна отчетност;

Документация по бюджетно счетоводство;

Документация за отчитане на изпълнението федерален бюджетвнесени в правителството на Руската федерация;

Документация за финансови отчети за изпълнението на федералния бюджет за представяне Сметна палатаРуска федерация.

5. Единна система за отчетност и статистическа документация:

Документация за институционални трансформации в икономиката, развитие на недържавния сектор;

Документация по макроикономически показатели и икономически баланси;

Документация за доходите и стандарта на живот на населението;

Научна и иновационна документация;

Документация за демографски данни и престъпления;

Документация за стопанската дейност на населението, заплатите и условията на труд на служителите;

Документация за търговия на едро;

Финансова документация (Публични финанси и паричен оборот, организационни финанси);

Документация природни ресурсии защита заобикаляща среда, жилищно- комунални услуги, здравеопазване, туризъм и отдих, образование и култура, платени услуги;

Документация по промишлена статистика;

Селскостопанска документация;

Строителна документация;

Външна документация икономическа дейност;

Документация на дребнои кетъринг;

Документация по транспорт и съобщения;

Документация за цени и тарифи;

Инвестиционна документация.

6. Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията:

Отчетна счетоводна документация;

Счетоводни регистри;

Първична счетоводна документация;

Форми на стриктно отчитане.

7. Единна система за трудова документация:

Документация за състоянието на пазара на труда;

Документация по трудови правоотношения;

Документация за повишаване на квалификацията на служителите на органите по труда;

Документация за охрана на труда;

Документация за минимални потребителски бюджети;

Документация по жалби до органите по труда.

8. Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация:

Документация по отчитане и разпределение на средствата;

Документация за планово-стопанска дейност;

Документация за дейностите по контрол и проверка.

9. Единна система за външнотърговска документация:

Оперативна и търговска документация;

Транспортна документация;

Разчетна външнотърговска документация;

Застрахователна външнотърговска документация;

Документация, издадена при внос (износ);

Транспортна външнотърговска документация;

Изпращане на външнотърговска документация.

Всички унифицирани системи включват стандарти, комплекти конкретни документиактуализирани при необходимост, както и нормативни и методически материали за попълване и прилагане на тези документи.

Еднаквостта на значителен брой задачи, които трябва да бъдат решени, единните технологии за тяхното документиране, повторяемостта на значително количество задължителна информация позволиха за практически цели да се идентифицират редица други унифицирани системи за документация и основни изисквания за тяхното приложение.

Първата от тези системи трябва да бъде държавна системастандарти и спецификации(GSS). Системата, разработена за първи път през 1965 г., включва държавни стандарти, които определят основните цели и задачи на стандартизацията, организацията и методологията за извършване на работата по стандартизация в страната; реда за разработване, прилагане, разпространение на стандарти и друга нормативна и техническа документация, внасяне на промени в тях; организация държавен надзори ведомствен контрол върху тяхното изпълнение и спазване.

В рамките на тази система се дефинират обекти на стандартизация, категории и видове стандарти, които се създават: държавни, отраслови стандарти и спецификации, стандарти на конкретни предприятия, както и единни правила за изграждане, съдържание и представяне на стандартите, независимо от техния вид и категория, до метрологичното осигуряване и изискванията за безопасност, съдържащи се в стандартите и технологичните условия.

През 1971 г. е разработен основният набор от повече от 20 стандарта и ръководни документи - Единна система за технологична документация(ESTD). Наречен е основен, тъй като в състава си може да решава различни задачи в областта на регистрацията и разпространението на технологична документация като с общо предназначение, и специализирани в видовете работа в предприятия и организации, независимо от техния вид и характер на производство. Инсталиран комплекс общи разпоредбии назначаване единна система, общи изисквания, свързани с разработването на форми технологични документи, изпълнението на формуляри на документи и изпълнението на технологични документи, правилата за извършване на основни надписи, правилата за подготовка на документите, като се вземе предвид тяхната автоматизирана обработка, пълнотата на документите, терминологията, изискванията за състава на класификатори на техническа и икономическа информация, използвани в документите.

Сходни по структура и съдържание Единна система за проектна документация(ESKD), създаден паралелно. Стандартизирането на проектната документация се извършва в рамките на международните изисквания ISO / TKU "Технически чертежи" и IEC / TKZ "Графични символи".

Всяка от горните системи включва регулаторни документи, които определят процедурата за производство и изпълнение на съответните документи, организацията на тяхното счетоводство, характеристиките на съхранение.

Съществува две системи за документация за производствени цели: Единна система проектна документацияна капитално строителствои Единната система за технологична подготовка на производството (инженерни продукти, КИП и средства за автоматизация).близо до тях и Единна система от стандарти за автоматизирани системи за управление, Единна система за програмна документация, Единна система за външнотърговска документация.

През последните години активно се попълва с нови регулаторни документи Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност(SIVID), по-специално стандартите за управление на документи в контекста на използването на компютърни технологии.

Работата по унифициране и стандартизиране на документите се извършва и в чужбина (в Белгия, Великобритания, Норвегия, Швеция, ФРГ, Китайската народна република и други страни). В тази работа участват международни организации, включително ISO, EEC и др.

Единните документационни системи са пряко свързани с класификаторите на техническата, икономическата и социалната информация.

Заключение

По този начин унификацията на документите се състои в установяване на еднаквост на състава и формите на управленските документи, които фиксират изпълнението на един и същи вид управленски функции. Стандартизацията на документите е форма на правно консолидиране на извършеното обединение и степента на неговата принуда. Създадени са следните категории стандарти: държавни стандарти (GOST), индустриални стандарти (OST), републикански стандарти (RST). Унифицирането на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, стандартизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на сложността на тяхната обработка и постигане на съвместимост на информацията. различни системидокументация за подобни и свързани функции за управление и др ефективно използванекомпютърна технология.

Работата по обединението включва:

Разработване на единна система за управление на документи (ЕДС), която се осъществява от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;

Изпълнение на междуотраслови (междуведомствени) ДДД в рамките на републикански и браншови ДДД;

Поддържане на USDD и Отраслевия класификатор на технико-икономическата документация (ОКТЕИ) с цел поддържане на надеждността на информацията и нейното по-нататъшно развитие;

Разработване на комплекси от специфични за индустрията унифицирани форми на документи, които отразяват спецификата на индустрията и не са включени в DUR, както и тяхната държавна регистрация;

Разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла.

обединителна управленска правна документация

Библиография

1. Березина Н. М., Лисенко Л. М., Воронцова Е. П. Модерна офис работа. 3-то изд. – СПб.: Питър, 2007. – 224 с.

2. Голям енциклопедичен речник. - М., 1991. - С. 526.

3. Букин В.П., Ординарцева Н.П. Стандартизация и качество на продукта: Урок/ Под общо изданиеДоктор на техническите науки, професор Г.П. Шликов. - Пенза: ЦНТИ, 2004. - 107 с.

4. ГОСТ 17914-72. Капак на кутии за дългосрочно съхранение. Видове, размери, Технически изисквания. - М., 1972 г.

5. GOST R 51141-98. Офис работа и архивиране. Термини и определения. -М., 1998.-С. 2, т.34.

6. GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи Единна система от организационна и административна документация . -М., 2003.-19 с.

7. Кирсанова М.В. Съвременна деловодство: Учебник. - 2-ро изд., поправено. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирско споразумение, 2001. - 288с.

8. Крилова Г. Д. “Основи на стандартизацията, сертифицирането, метрологията”. Учебник за гимназиите. Москва: Единство-Дана. 1999 г

9. Организация на работата с документи: Учебник / В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1999, 575 с.

10. Румънски Л. А. Деловодство: Учебник за студенти. средни институции. проф. образование, студенти от юридически специалности. -М.: Майсторство, 2002. - 208 с.

11. Шишкин И. Ф. "Метрология, стандартизация и управление на качеството". Учебник. М.: Издателство на стандартите. 1990 г

Хоствано на Allbest.ru

...

Подобни документи

Изучаване на общите изисквания към организационно-административната документация. Принципи на унификация и стандартизация на управленските документи. Правила за регистриране на реквизити на организационно-правната, административната и информационно-справочната документация.

резюме, добавен на 17.05.2011


Общи изискваниякъм организационна и административна документация. Унифициране и стандартизиране на управленската документация. Единна система от организационна и административна документация. Подробности за организационни и административни документи.

дисертация, добавена на 10.02.2009г


Системата на административната документация на организацията и нейното изготвяне. Документооборот, неговите основни етапи, форми на документи. Подобряване на системата за унифициране на организационна и административна документация в организацията по примера на LLC "Universal-Service".

курсова работа, добавена на 16.11.2014


Обосноваване на проблема за унификация и стандартизация на управленските документи като фактор за повишаване на производителността на управленския труд. Изучаване на единни документационни системи. Проучване на състава и местоположението на основните детайли на документа.

резюме, добавено на 07.04.2014


Информационна поддръжка на управлението. Единни форми на документи в резултат на унификация и последваща нормативна консолидация. Класификация, кодиране, рационализиране на работния процес. Технология за извършване на промени в унифицирани формуляри.

резюме, добавен на 24.10.2013


Характеристика на унификацията и стандартизацията на управленските документи. Понятие за стандартизация, характеристики на обекти на стандартизация. Международен и вътрешен опит в областта на изследването. Обединяване на документите - привеждането им в единна система, формуляр.

курсова работа, добавена на 13.01.2011


Концепцията и функционалните особености, изследване на практическата организация на дадена система от административна документация. Идентифициране на съществуващи недостатъци и разработване на предложения за подобряване на този процес, неговите информационни източници.

презентация, добавена на 23.02.2015


Унификация и стандартизация на документи. GOST R6.30-2003: обхват на стандарта, видове формуляри. Регистрация на реквизити на организационни и административни документи. Нормативно-методическа основа на деловодството. Договорна и правна документация.

урок, добавен на 04/07/2011


Свойства, общи и специални функции на документите. Анализ на организационна и административна документация на LLC "Atek". Целта и значението на класификацията на корпоративните документи, тяхното разпределение в групи въз основа на съдържание, форма на съставяне и други характеристики.

курсова работа, добавена на 24.01.2012 г


Характеристики на системата за деловодство и унификация на документи. Системата на канцеларско, колегиално и министерско писане в разн исторически периоди. Руски книжовници от 18-20 век. Концепцията за примерни текстове. Ерата на съветския офис.

Набор от документи, свързани помежду си по признаци на преминаване, предназначение, вид, обхват на дейност, единни изисквания за регистрация, се нарича документационна система.Единна документационна система(USD) - система за документация, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност. Целта на създаването на DDDе дефинирането и установяването на рационален състав на формулярите на документи, както и набор от взаимосвързани технически, икономически и социални показатели в тях.

Основните цели на създаването на DDD са: 1)установяване на единни изисквания за реда за разработване, одобряване и регистриране на унифицирани форми на документи; 2) рационализиране на информационните потоци в националната икономика, осигуряване на взаимодействието на автоматизирани системи за обработка на данни, базирани на широко използване съвременни средствакомуникации, компютърни и организационни технологии; 3) изключване на форми на документи, които позволяват събирането, прехвърлянето и обработката на информация, която не е причинена от действителните нужди на управлението, намаляване на броя на документите.

Съгласно Общоруския класификатор на управленската документация ОК 011-93 (одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 299) В момента има девет унифицирани системи за документация:

1) единна система от организационна и административна документация;

2) единна система от първична счетоводна документация;

3) единна система за банкова документация;

4) единна система от финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация бюджетни институциии организации;

5) единна система за отчетност и статистическа документация;

6) единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;

7) единна система от трудова документация;

8) единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;

9) единна система за външнотърговска документация.

24. Оценяването на качеството на продукта се състои в установяване на съответствието на продуктите с определени изисквания. Това съответствие се определя въз основа на сравнение по различни начини на показателите на оценяваните продукти с базовите, в резултат на което получават:

1. Възниква надвишава необходимото ниво;

2. Отговаря на необходимото ниво;

3. По-ниско от необходимото ниво.

Резултатите от оценката могат да се използват:

1. При разработване на нови продукти;

2. При обосноваване на изискванията, предвидени в техническа задачаза разработване на продукти.

3. При разработване на нормативни документи;

4. При подмяна на продукти;

5. При формиране на оферта за износ и внос.

Обща схема

Избор на основен модел

Класификация на промишлените продукти според признаците на тяхното използване и класификация на показателите за качество на продуктите според техните свойства

Консумираните продукти принадлежат към първата категория (това са продукти, чието използване, ако не успее или има ниска стойност на показателите за качество, може да доведе до катастрофални последици).

Материал- първоначалният предмет на труда, изразходван за производството на продукта.

Продукт- материалният резултат от труда, който не е продукт и е предназначен за използване и експлоатация на продукти.

Продукт- единица продукт, чието количество може да се начислява на парчета.

Консуматив- единица продукция, която се изчислява с помощта на непрекъснати стойности (килограм, метър и т.н.), но в същото време задължително се произвежда в промишлена опаковка.

Класификация на показателите за качество на продукта.

Индикаторите за качество на продукта са разделени на две групи:

1. единични показатели

2. комплексни показатели

В същото време и двете могат да бъдат отнесени към оценените показатели и към основните.

Всички показатели са относителни, тъй като оценката се извършва чрез сравняване на измерената стойност с някаква предварително установена базова линия.

Основни групи индикатори

1. Индикатори за предназначение: те включват индикатори, които характеризират функционалните свойства на обекта, т.е. показатели за състав, структура, производителност.

2. Икономически показатели: тази група показатели характеризират съответствието на продукта с икономическите изисквания, както и съответствието на продукта с възможностите за информационно взаимодействие с човек.

3. Естетически показатели: характеризират информационната изразителност, рационалността на формите и целостта на композицията (харесване или нехаресване).

4. Ергономични показатели: характеризират лекотата на изпълнение и комфорта при използване.

5. Икономически показатели: разделени на три групи

Физически (ниво на прах, електромагнитни вибрации)

Химически (токсични емисии)

Микробиологично (нивото на патогенност на микроорганизмите, освободени по време на различни синтези).

6. Безопасност: разделена на

Механично (ниво на вибрации)

Термичен

Електрически

Запалим и експлозивен

Биологичен

7. Патентно-правни показатели: тази група характеризира степента на патентна защита на даден обект.

8. Показатели за технологичност: тази група е разделена на основни показатели и допълнителни.

Основните включват интензивност на труда, цена, потребление на материали.

Допълнителни включват - коефициентът на използване на материала, ефективността на продукта.

9. Показатели за транспортируемост: габаритни размери, тегло, температурен диапазон, влажност, трудоемкост на работа при разтоварване и транспортиране.

10. Индикатори за обслужване: характеризират нивото и качеството следпродажбено обслужване, както и отдалечеността на сервизните центрове.

11. Показатели за надеждност: надеждността е едно от най-важните качества на продуктите, колкото по-отговорен е продуктът, толкова по-високи са изискванията за надеждност към него.

25. 4. Техническа основа на метрологичното осигуряване. Елементи техническа основаМО Тяхното съдържание, значение и роля във формирането на техническата основа на МО. Системи за държавни еталони на единици физически величини и предаване на размери на единици физически величини Изпитване и утвърждаване на вида на средствата за измерване, метрологично освидетелстване на нестандартизирани средства за измерване. Проверка и калибриране на средства за измерване като елементи от техническата база на МО. Система от стандартни проби за състав и свойства на вещества и материали. Система от стандартни референтни данни за физични константи и свойства на вещества и материали.

СТАНДАРТИЗАЦИЯ

1. Стандартизацията е едно от ефективните средства за организиране на обществени, индустриални и икономически отношенияв обществото. Определение, дадено от Международната организация по стандартизация (ISO) и Международната електротехническа комисия (IEC): Стандартизация- дейности, насочени към постигане на оптимална степен на рационализиране в определена област чрез създаване на разпоредби за обща и многократна употреба във връзка с действителни или потенциални задачи.Най-важните резултати от тези дейности са: повишаване степента на съответствие на продуктите, процесите и услугите на функционалното им предназначение; -премахване на бариерите пред търговията; -насърчаване на научно-техническия прогрес и сътрудничество. - През 2002 г. беше приет федерален закон "За техническото регулиране", който дава следната дефиниция на стандартизацията. Стандартизация- дейности по установяване на правила и характеристики с цел доброволната им повторна употреба, насочени към постигане на подреденост в областите на производство и оборот на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите и услугите. Стандартизацията се извършва с цел: 1. Повишаване нивото на безопасност на живота или здравето на гражданите, имуществото на физически лица или юридически лица, екологична безопасност, безопасност на живота или здравето на животните и растенията, насърчаване на съответствието с изискванията на техническите регламенти.2. Повишаване нивото на сигурност на съоръженията, като се отчита рискът от спешни случаиестествен и технически характер.3. Осигуряване на научно-техническия прогрес.4. Повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите и услугите.5. Рационално използване на ресурсите.6. Техническа и информационна съвместимост.7. Съпоставимост на резултатите от изследвания и измервания, технически, икономически и статистически данни.8. взаимозаменяемост на продукта. Взаимозаменяемостта е пригодността на един продукт, процес или услуга за използване вместо друг продукт, процес или услуга с цел изпълнение на същите изисквания.За постигане целите на вътрешната стандартизация се формулират основните задачи на стандартизацията: 1. Осигуряване на взаимно разбирателство между разработчици, производители, продавачи и потребители.2. Установяване на изисквания за качество на продукта, като се отчита неговата безопасност.3. Установяване на метрологични норми и правила, изисквания за съвместимост, взаимозаменяемост, изисквания към технологичните процеси.4. Осигуряване на проблеми със стандартизацията на всички етапи от жизнения цикъл на продукта.5. Усъвършенстване на системата за информационна поддръжка в областта на стандартизацията Стандартизацията като техническа наука се основава на изходните точки и принципите, които са изложени в федерален закон RF от 27 декември 2002 г. № 184-FZ и GOST R 1.0-2004. Стандартизация в Руската федерация. Основни разпоредби .

Основни принципи на стандартизация:

1. Разработване на стандартизационни документи на база консенсус (съгласие) на всички заинтересовани страни; 2. Целесъобразността от разработване на стандарт от гледна точка на социална, техническа и икономическа необходимост; 3. Приоритет в развитието са стандартите, които допринасят за осигуряване на безопасност за живота, здравето на хората и имуществото, опазване на околната среда, осигуряване на съвместимост и взаимозаменяемост на продуктите.4. Сложност на стандартизацията на взаимосвързани обекти;5. Установяване на изисквания и тяхната недвусмисленост към основните свойства на обекта на стандартизация, които могат да бъдат обективно проверени; 6. Доброволно кандидатстванестандарти;7. Максимално отчитане при разработването на стандартите на интересите на заинтересованите страни;8. Използване на международни стандарти като основа за разработване на национални стандарти;9. Недопустимост за създаване на пречки пред производството и оборота на безопасни продукти, международната търговия; 10. Недопустимостта за определяне на стандарти, които противоречат на технически регламенти.

2. Нека изброим основните принципи на стандартизацията.1. Принципът на доброволността на стандартите се прилага в процеса на вземане на решение за прилагане на стандарта. Ако е било решено да се приложи някакъв стандарт, тогава икономическият субект е длъжен да извършва дейността си по такъв начин, че да отговаря напълно на приетия стандарт.2. При разработването и одобряването на стандартите трябва да се обърне внимание на законни интересизаинтересовани лица.3. Националните стандарти трябва да се основават на международни стандарти. Този принципне може да се извърши, ако прилагането на международните стандарти като основа на националните стандарти е признато за невъзможно.4. Стандартизацията не трябва да пречи на нормалното движение на стоките повече, отколкото е необходимо за нейното прилагане.5. Всички елементи на една стандартизирана система трябва да са съвместими.6. Всички приети стандарти трябва да бъдат максимално динамични, тоест да се адаптират своевременно към постиженията на научно-техническия прогрес.7. Стандартизацията трябва да бъде ефективна, т.е. стандартизацията трябва да има икономически или социален ефект.8. Стандартите не трябва да противоречат един на друг или на технически регламенти, не трябва да създават бариери в международната търговия.9. Всички стандарти трябва да бъдат ясно формулирани и не трябва да са открити за двусмислие.10. Стандартите за готови продукти трябва да са пряко свързани със стандартите съставни частиили суровини, от които този продукте направено.11. Стандартизацията трябва да се извършва по такъв начин, че прилагането установени стандартив бъдеще могат да бъдат обективно проверени. Основните методи на стандартизация са: 1) подреждане на обекти на стандартизация; 2) параметрична стандартизация; 3) усъвършенствана стандартизация; 4) стандартизация на продукти; 5) комплексна стандартизация; 6) агрегиране

3. В системата за стандартизация от съществено значение са стандартите, регулиращи числената стойност на параметрите на продукта, т. нар. параметрични редове. Такива стандарти определят гамата от продукти със същата цел: определен брой номинални мощности на даден тип двигател, редица размери на обувките от определен стил и т.н. Параметричните стандарти се изграждат на базата на серия от предпочитани числа. Тези серии трябва да отговарят на следните изисквания: да са безкрайни както в посока на малки, така и на големи числа; включват една и всички стойности, които са кратни на десет. да бъде достатъчно лесен за запомняне. Предпочитаната числова серия обикновено се представя с термини от аритметична или геометрична прогресия. Пример за параметрична серия, изградена на принципа на аритметичната прогресия, е серия от метрични нишки. Положително свойство на такава серия е постоянството на разликата между съседните членове, а недостатъкът е неравномерността, тъй като съотношението на съседните членове намалява с увеличаване на стойността на член от такава серия. Следователно, в областта на големи стойности на параметъра, броят на деноминациите на серията е необосновано надценен. Това принуждава човек да прибягва до извлечени серии, например, използвайки прекъсвания на сериите. Това е поредица от метрични нишки: M1, M2, M3, M4, M5, M6, но M8, M10, M12 ... Геометричната прогресия няма този недостатък; съотношението на съседните членове винаги е постоянно и е равно на знаменателя на прогресията. Недостатъкът на геометричната прогресия е това общ случайнеговите членове не са кратни на десет и изискват закръгляване. Недостатъците на сериите, базирани на геометрична прогресия, са по-малко значими от тези на аритметичната, следователно, според препоръките на Международната организация по стандартизация (ISO), сегашният GOST- 8032-56 включва изграждането на параметрични серии, базирани на геометрични прогресии. Тези линии са разработени в края на XIXвекове от френския офицер К. Ренар и получава името на поредицата на Ренар.Серията на Ренар се изгражда със знаменатели на геометрична прогресия ; ;

;

Първите четири реда са основните, редът R80 е допълнителен. Оценките на редовете са както следва: R5 - 1.0; 1.6; 2,5; 4,0; 6.3;R10 - 1.0; 1,25; 1.6; 2,0; 2,5; 3,15; 4,0; 5,0; 6.3; 8.0;R20 - 1.0; 1,12; 1,25; 1.4; 1.6; 1,8; 2,0; 2,25; 2,5; 2.8; 3,15; 3,55; 4,0; 4,5; 5,0; 5.6; 6.3; 7.1; 8,0; 9.0.

По подобен начин се конструират сериите R40 и R80. Серията Renard има следните характеристики: - относителната разлика между членовете на серията остава постоянна и е равна на знаменателя на прогресията; броят на членовете на серията е равен на коренен индекс; всеки следващ ред включва всички числа от предишния; безкрайността се постига чрез умножение по 10, 100, 1000 или по 0,1, 0,01, 0,001 и т.н.; произведението или частното от две числа в серия дава числото, включено в тази серия.Трябва да се отбележи, че като се започне от серия R10, в поредицата от предпочитани числа има число 3.15, близко до p. Следователно обиколките и площите на окръжностите също могат да бъдат изразени с достатъчна точност с предпочитани числа.На практика могат да се използват производни редове, които се получават чрез избиране на n членове на редицата, ограничаващи горната и долната граница. Използването на производни серии от предпочитани числа дава възможност да се постигне ограничаване на стандартните размери на продуктите и оптимално намаляване на техния асортимент. Последното прави възможно опростяването на производството на продукти, опростява унификацията, намалява асортимента от резервни части, т.е. повишава икономическата ефективност на производството.Построяването на редица параметри за продуктите изисква проучване на следните въпроси: Избор на основните параметри, които да отразяват основните технически, експлоатационни и технологични свойства на продукта. Основните параметри не трябва да ограничават възможността за подобряване и унифициране на продукта. Избира се гама от серия, която покрива общия обем на търсене на продукти от този тип. Това отчита съществуващия опит, както вътрешен, така и международен, възможността за агрегиране, перспективите за развитие на производството. Определят се интервалите между членовете на поредицата (градацията на поредицата). V отделни случаиинтервалите могат да бъдат различни, т.е. формира се ред с променлива плътност.Прави се икономическа обосновка за избора на ред, за да се определи изборът на ред, за да се определи оптималният брой типоразмери, при които разходите за производство и експлоатация ще бъдат минимални.

Използват се и параметрични редове, изградени не на базата на аритметични или геометрични прогресии, а на различна основа. Типичен пример е параметричната серия от честоти на въртене на синхронни електрически машини и синхронни скорости на асинхронни двигатели. Тези стойности зависят от честотата на захранващата мрежа и броя на двойките полюси.

В някои случаи могат да се използват серии от предпочитани числа, изградени на базата на геометрични прогресии, но различни от редовете на Ренар. Това са сериите от номинални съпротивления на резисторите. Тези серии са обозначени EN, където N е броят на номиналните стойности във всеки десетичен интервал и представляват геометрични прогресии със знаменател

Съгласно препоръките на Международната електротехническа комисия (IEC) и настоящите вътрешни стандарти, стойностите на съпротивлението на резисторите с толеранс от ± 5% или повече съответстват на сериите E3, E6, E12 и E24 и с толеранс по-малък от ± 5% - към сериите E48, E96 и E192. Номиналните напрежения на трифазен променлив ток в областта на ниско напрежение представляват серия със знаменател Ö3, като се вземе предвид съотношението на линейния и фазовия напрежения при включване според веригата ²звезда² или ²триъгълник².

15. Основната роля в развитието на информационното общество принадлежи на международните стандарти, създадени въз основа на шест принципа, определени от Световната търговска организация (СТО): откритост, прозрачност, безпристрастност и консенсус, ефективност и експедитивност, съгласуваност и ориентация за развитие. . В тази връзка работата по разработването и подобряването на вътрешната регулаторна рамка в областта на информационните технологии и информационните и телекомуникационните системи е от особено значение и актуалност в Русия.

Създаването и внедряването на информационни и телекомуникационни системи (ИС) от различни нива и цели, базирани на използването на съвременни информационни технологии (ИТ), интегрирането на информационни, изчислителни, телекомуникационни ресурси и използването на технологии за отворени системи е сложна, сложна , междусекторен, многостранен и многоизмерен проблем. В неговото решение едно от ключовите места заема стандартизацията в областта на ИТ и преди всичко въвеждането на методи за функционална стандартизация. Тези методи позволяват използването на функционални стандарти и профили (включително профили за конкретни проекти за ИС) за идентифициране на групи от основни стандарти заедно с незадължителни характеристики, изисквания и параметри, необходими за изпълнение на функциите, изпълнявани от конкретни ИС в различни предметни области.

Понастоящем по-голямата част от ИС от всички класове и цели са изградени на базата на технологията за отворени системи. Същността му се крие в използването на стандартни интерфейси между хетерогенни хардуерни и софтуерни компоненти на системите. Технологията на отворените системи е в основата на създаването на инфраструктура на всички нива – от предприятието и индустрията до националната информационна инфраструктура. Освен това осигурява интеграция с глобалното информационно пространство и по този начин с глобалната икономика. Въвеждането на принципите на отворените системи на всички етапи от жизнения цикъл на проектирането на ИС се основава на стандартизацията на информационните технологии, която е интеграционен механизъм и мощен инструмент за управление на процесите на развитие на информатизацията.

Научната и техническата политика в областта на стандартизацията на информационните технологии и проектиране на системи в Русия е както следва (виж диаграмата):

I. създаване на необходимите актуализирани основни основни национални стандарти и други регулаторни документи (чрез прякото прилагане на международни, регионални и чуждестранни стандартизационни документи), които определят основните общи процедури, разпоредби и изисквания, които могат да се използват в различни предметни области на дейност, като във всяка от тях могат да бъдат избрани собствени незадължителни параметри и изисквания от основните национални стандарти;
II. разработване на функционални стандарти (профили), които дефинират подходящите подмножества или конфигурации на основни национални стандарти, използвани за осигуряване на изпълнението на специфични процеси, функции и задачи на ИС, приложимостта на специфични незадължителни параметри от основните национални стандарти, и също така са в основата за разработване на сертификационни тестове за тестване и потвърждаване на съответствието на компоненти и средства на информационните системи.

Със стандартизация в света
На международно ниво се формира силно сътрудничество между организации, разработващи стандарти в областта на ИТ, сред които на първо място ISO (Международна организация за стандартизация), IEC (Международна електротехническа комисия) и ITU (Международен телекомуникационен съюз) трябва да се спомене. Секторът за телекомуникации на ITU (ITU T) е правоприемник на CCITT (Международен консултативен комитет по телеграфия и телефония) от 1993 г. През 1987 г. ISO и IEC обединяват своите дейности по стандартизация на ИТ, създавайки ISO/IEC/JTC 1 " Информационни технологии", чиято основна задача е разработването на основни ИТ стандарти, независимо от специфичните им приложения. През последните години ISO / IEC / JTC 1 активно взаимодейства с редица технически комитети на ISO, включително:
ТК 46 "Информация и документация";
ТК 68 „Банкови, защитни и други финансови услуги”;
ТК 130 „Графична технология”;
ТК 154 „Процеси, елементи от данни и документи в търговията”;
ТК 171 „Приложно представяне на документи”;
ТК 176 "Управление на качеството и осигуряване на качеството";
ТК 184 „Системи за промишлена автоматизация и тяхната интеграция”;
ТК 204 „Транспортна информация и системи за управление“;
ТК 215 „Информатика в здравеопазването”.

Днес повечето от икономическите субекти на развитите страни насочват дейността си към развитие на процесно ориентирано управление на целия цикъл на създаване и експлоатация на техните продукти. Електронната поддръжка на процесите на разработване на продукти, производство, маркетинг, експлоатация, обслужване, модернизация и в крайна сметка изхвърляне трябва да се извършва на базата на системен подход. Този подход се осигурява от активно развиващата се концепция за използване на GALS технологии (фиг. 2).

Обхватът на работата по внедряването на GALS-технологиите включва:

– Разработване и внедряване на технологии за технически превод оперативна документация v електронна форма, което отговаря на изискванията на GALS-стандартите, във водещите предприятия износители.

– Разработване и тестване в предприятия електронна системауправление на данни за готовия продукт в процеса на проектиране, разработване на технологии и технологична подготовка на производството (PDM-системи).

– Разработване и внедряване в предприятията на стандартни компютърни системи за управление на качеството на продуктите; интегрирани информационни системи за електронно проектиране, технологичен и производствен работен процес; интегрирани системи за поддръжка на произведени продукти на всички етапи от техния жизнен цикъл.

Фигура 2 - Основни идеи на GALS-технологиите

16. За изпълнение публична политикапри разработването на единна система за класификация и кодиране правителството на Руската федерация одобри редица резолюции, които описват отговорността на федералните органи Изпълнителна властза въвеждането на общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация.

Постановление на правителството на Руската федерация от 1 ноември 1999 г. № 1212 одобри Наредбата „За разработването на единна система за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация“, която определя общоруските класификатори на технически , икономическа и социална информация. Този регламент стана невалиден във връзка с публикуването на Постановление на правителството на Руската федерация от 10 ноември 2003 г. № 677 „За общоруските класификатори на техническата, икономическа и социална информация в социално-икономическата област“.

По-долу е актуален списъкобщоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация и федерални органи, отговорни за тяхното въвеждане.

Име на общоруския класификатор	федерален организпълнителна власт, осигуряваща разработването, въвеждането и прилагането
Общоруски класификатор на стандарти (OKS)	Ростехрегулиране
Общоруски класификатор на услуги за населението (OKUN)
Общоруски класификатор на информация за социална защитанаселение (OKISZN)
Общоруски класификатор на продукти (OKP)
Общоруски класификатор на управленска документация (OKUD)
Общоруски класификатор на продукти и проектни документи (ESKD)
Общоруски класификатор на дълготрайни активи (OKOF)
Общоруски класификатор на валути (OKV)
Общоруски класификатор на мерни единици (OKEI)
Общоруски класификатор на информация за населението (OKIN)
Общоруски класификатор на части, произведени чрез заваряване, запояване, лепене и термично рязане (OKD)
Общоруски технологичен класификатор на частите за машиностроене и приборостроене (OTKD)
Общоруски технологичен класификатор на монтажни единици на машиностроенето и приборостроенето (OTKSE)
Общоруски класификатор на страните по света (OKSM)
Общоруски класификатор на информация за общоруски класификатори (ОКОК)
Общоруски класификатор на органи държавна власти управление (OKOGU)
Общоруски класификатор на обекти от административно-териториално деление (OKATO)	Росстат
Общоруски класификатор на предприятия и организации (ОКПО)
Общоруски класификатор на формите на собственост (OKFS)
Общоруски класификатор на организационни и правни форми (OKOPF)
Общоруски класификатор на територии общини(ОКТМО)
Общоруски класификатор на икономически дейности, продукти и услуги (OKDP)	Министерство на икономическото развитие на Русия
Общоруски класификатор на икономически региони (OKER)
Общоруски класификатор на видове икономическа дейност (OKVED)
Общоруски класификатор на специалности в образованието (OKSO)	Министерство на образованието и науката на Русия
Общоруски класификатор на специалности с най-висока научна квалификация (OKSVNK)
Общоруски класификатор на елементарни професионално образование(OKNPO)
Общоруски класификатор на професиите (OKZ)	Министерство на здравеопазването и социалното развитие на Русия
Общоруски класификатор на професии на работници, длъжности на служители и категории заплати (OKPDTR)
Общоруски класификатор на минерали и подземни води (OKPIiPV)	Росжелдор
Общоруски класификатор на видове товари, опаковки и опаковъчни материали (OKVGUM)
Общоруски класификатор на водноенергийни ресурси (OKGR)	Министерство на енергетиката

17. Най-важните приоритетни области на стандартизация в машиностроенето са:

Сложността на регулаторната и техническата поддръжка при създаването, разработването и експлоатацията на ново оборудване;

Подобряване на общите технически изисквания на основата на минимизиране на техния брой;

Оптимизиране и системно интегрирано формиране на фонд от документация по стандартизация в индустрията;

Автоматизиране на информационната поддръжка за работа по стандартизация;

Усъвършенстване на системата за изпитване и сертифициране на инженерни продукти въз основа на развитието на нейното метрологично осигуряване.

Фондът от държавни стандарти в машиностроенето съдържа всички видове стандарти: от стандарти за параметри, размери, технически изисквания за конкретни видове продукти до терминологични. Изискванията към инженерните продукти съдържат стандартите на редица общи технически системи, като например Системата за стандарти за безопасност на труда (SSBT), Основните стандарти за взаимозаменяемост (ONVZ), надеждност в инженерството и др. Например стандартите ONVZ, хармонизирани с международните, установяват толеранси, напасване, отклонения на формата и подреждане на повърхността, параметри на резбата, точност на зъбните колела и други показатели, които осигуряват взаимозаменяемост, без регулирането на които функционирането на машиностроенето и други индустрии би било практически невъзможно.

Понастоящем руски фонднационалните стандарти са повече от 5 хиляди документа и по същество отговарят на изискванията на потребителите и производителите на инженерни продукти. По редица критерии той дори превъзхожда фондовете за национални стандарти на индустриализираните страни, например Франция, Великобритания, САЩ.

Пример за почти пълно покритие на продуктите от изчерпателните изисквания на стандартите могат да бъдат такива видове продукти като метало- и дървообработващо оборудване, острие, металообработка и монтаж, абразивни и диамантени инструменти, технологично оборудване и др.

Рационалното проектиране, производство и взаимозаменяемост на инженерните продукти се осигуряват от голяма група стандарти за продукти от общо инженерство: крепежни елементи, лагери, хидравлични и пневматични устройства, тръбопроводни връзки, както и набор от стандарти за основни стандарти за взаимозаменяемост.

Русия е активен член на почти всички технически комитети на ISO по инженерни продукти. Хармонизирането на вътрешните и международните стандарти е сред приоритетни областипроизведения на Ростехрегулиране. Ниво на хармонизация руски стандартис международните за инженерни продукти е средно 60%, а за определени видове оборудване - до 75%. Нивото на хармонизиране на стандартите в определени области на машиностроенето е, както следва: машиностроенето - 74%, селскостопанското машиностроене - 61%, автомобилната индустрия - 100%, електротехниката - 35%, уредостроенето - 67%. Хармонизирането се извършва, като се вземат предвид изискванията на местната индустрия и руските условия на работа на машини и механизми. Много се работи за хармонизирането на руските стандарти с европейските.