Обединяване на документи: основни понятия. Унификация и стандартизация на документи

През последната трета на 20 век, с началото на широкомащабното използване на нови информационни технологии, възникна въпросът за необходимостта от обединение документирана информацияособено в областта на управлението. През 1971 г. е прието специално постановление на правителството на СССР за ускоряване на работата по създаването на единни документационни системи и класификатори на техническа и икономическа информация. Разработването им е извършено на базата на функционални документационни системи.

У нас всъщност за първи път в родните и чужда практикабеше създадена система за документационно подпомагане на управлението с цел установяване на унифицирана процедура за документиране на управленските дейности в цялата страна. Тя получи името EGSD-1973 (Единна държавна система за водене на записи).Общо в Съветския съюз са разработени 16 унифицирани системи за документация.

Единната документационна система е резултат от уеднаквяването на документите на тази система.

Обединение- това е свеждането на всякакви обекти (включително документи) до единна система, форма, еднородност и намаляване на първоначалния набор от тези обекти (например формуляри или видове документи, техните индикатори и детайли). Обединяването непременно води до установяване на рационално (за известно време) еднообразие във всяка област на дейност, включително документация.

Обединяване на документи- това е привеждане на документите в единна система, форма, еднообразие и намаляване на оригиналния набор от форми или видове документи, техните показатели и детайли. Обединяването непременно води до установяване на рационално за известно доста дълго време еднообразие в документацията. С други думи, същността на обединяването на документите е да се намали тяхното неоправдано разнообразие чрез установяване на рационален състав формуляри на документи, привеждането им до еднородност чрез единство на структурата, детайлите, езиковите структури и операциите по обработка, счетоводство и съхранение на документи. С уеднаквяването се постига намаляване на броя на видовете и формите на документи чрез премахване на излишните и дублиращи се документи от документните вериги, които са се развили в документационната система.

Управленските документи, използвани в различни области и органи на управление, трябва да бъдат изготвени по единен начин. Това ви позволява да включите документи в единна система за офис работа за страната, допринася за тяхната бърза обработка и изпълнение, намалява времето, изразходвано за работа с документи не само за офис персонала, но и за всички служители на административния апарат - от мениджъри към обикновени служители.

Унифицирането на документите е установяване на еднаквост в състава и формите на управленските документи, създадени в процеса на изпълнение на еднотипни управленски функции и задачи, операции по тяхната обработка, отчитане и съхранение. Обединяването позволява рационализиране на работата с множество документи, опростява и ускорява обмена на бизнес информация.

Унифицирането на управленските документи включва унификация на композицията документи, създадени при решаване на управленски проблеми, и обединение форми документи.

Унифициране на състава на документитеорганизация е подборът и консолидирането на набор от документи, необходими и достатъчни за решаване на управленски проблеми (в резултат на това съставът на документите на организацията може да бъде значително намален).

Унифициране на формуляри на документи- това е подборът и консолидирането в унифицирани форми на документи на информационни показатели и детайли, съответстващи на предназначението на документите, и установяването унифицирани изискваниякъм тяхното проектиране и развитие.

Обединяването в офис работата може да бъде едно от двете самостоятелна работа, и етап в работата по стандартизация.

член 2 федерален закон„О технически регламент» от 27 декември 2002 г. № 184-FZ, стандартизация е „дейността по установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно повторно използване , насочени към постигане на подреденост в сферите на производството и оборота на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите или услугите.

Според същите статии " стандартен ... е документ, в който с цел доброволна повторна употреба се установяват характеристиките на продукта, правилата за изпълнение и характеристиките на процесите на производство, експлоатация, съхранение, транспортиране, продажба и обезвреждане, извършване на работа или предоставяне на услуги. Стандартът може също да съдържа изисквания за терминология, символи, опаковки, маркировка или етикети и правилата за тяхното прилагане.

Същността на стандартизацията е разработването на оптимални правила и изисквания за изготвяне, изпълнение, отчитане и съхранение на бизнес документация, приети по предписания начин и препоръчани за тяхното общо и многократно използване в деловодството. С други думи, стандартизация документи - това е установяването на единни норми и правила за документите с цел рационализиране на управлението. Стандартизацията е резултат от унификацията, нейната най-висша форма.

Стандартизацияозначава ерекция в правна нормаосновни правила и изискваниякъм разработване и изпълнение на управленски документи. Благодарение на стандартизацията се създава огромна маса документи по едни и същи правила, по-бързи и по-лесни за възприемане от получателите.

Резултатът от работата по унификация и стандартизация могат да бъдат както стандартите за определени видоведокументи (например GOST 7.32-91. Отчет за изследователска работа. Структура и правила за регистрация) или техните елементи (например GOST 9327. Потребителска хартия. Формати) и унифицирани системи за документация (например GOST R 6.30-2003 Единни системи за документация Единна система за организационна и административна документация Изисквания за документация. Единните документационни системи се състоят от набор от взаимосвързани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове управленски и бизнес дейности.

Единна система за документация (UDS), според стандартизираната дефиниция, е „система за документация, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност“. както виждаме, това определениеотразява същността на две понятия: "документационни системи" и "обединяване на документи".

Ако документационната система се формира въз основа на нуждите от документиране на определена дейност, тогава единната документационна система е резултат от унифициране на документите на тази система: привеждане на документите в единна система, форма, еднообразие и намаляване на първоначалния набор от формуляри или видове документи, техните показатели и детайли. Обединяването непременно води до установяване на рационално за известно доста дълго време еднообразие в документацията.

Единната документационна система допринася за:

1) намаляване на разходите за ръчен труд в информационните процеси (в резултат на това се изискват минимални усилия от човек за попълване или четене на документи);

2) широкото използване на електронно-изчислителна технология, тъй като унифицираните форми на документи са удобни за електронна обработка (това се постига чрез предоставяне на софтуер, технически и информационна съвместимостдокументи, разработване на подходящи форми на документи, класификатори, речници и др.);

3) рационализиране на информационните потоци;

4) намаляване на броя на документите;

5) по-нататъшно усъвършенстване на документната култура и информационната култура като цяло.

Всичко това заедно дава възможност да се повиши ефективността на управлението, тъй като се постига по-голяма ефективност при получаване на висококачествена информация, намалява се броят на грешките в документите, намаляват се ръчните операции, увеличава се творческият характер на управленската работа и финансовите разходи за работа с документи са намалени.

Това се отнася не само за руска сфераработа с документи. Така, според проучвания, проведени в Съединените щати, цената на индивидуално съставено и отпечатано официално писмо достигна сумата от 3,75 долара, докато цената за съставяне на писмо-формуляр, тоест унифициран документ, беше само 25 цента.

Стандартизацията е форма на правно консолидиране на резултатите от унификацията. Следователно DDD е комплекс държавни стандарти, определяйки, първо, основните разпоредби на единната система и, второ, единна форма на всички документи, включени в нея. С други думи, единната документационна система (UDS) включва: 1) държавни стандарти; 2) унифицирани форми на документи, 3) насокипо тяхното приложение. Ядрото на целия USDD се състои от унифицирани форми на документи.

Единен формуляр за документ- това е "набор от детайли, установени в съответствие със задачите, които трябва да бъдат решени в тази област на дейност и разположени в определен ред на носителя на информация" .

В зависимост от нивото на одобрение те са разделени на следните категории:

общоруски;

Промишленост (ведомствена);

Формуляри на документи на субектите на федерацията;

Формуляри на документи на сдружения, предприятия, организации.

Общоруските унифицирани форми са междусекторни. Тези формуляри се използват за документиране на типични управленски процеси, присъщи на всички организации, независимо от видовете дейности и организационни и правни форми. Тези формуляри са одобрени на федерално ниво. Разработчиците на унифицирани формуляри на общоруско ниво са Федералната архивна агенция, федерална службадържавна статистика, Министерство на финансите на Русия, Централна банка Руска федерация. Националните унифицирани форми на документи са задължителни за използване във всички институции, организации, предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост. Пример за унифицирани форми на документи за национално нивомогат да служат като унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с резолюция Държавен комитетна Руската федерация според статистиката от 05 януари 2004 г. № 1.

Наред с междусекторните документационни системи съществуват форми на документи, които отразяват спецификата информационна поддръжкаспецифични индустрии или отделни организации. Тази специфика може да бъде два вида: 1) специална Допълнителни изискваниядо информация за решаване на типични управленски функции, например регистрация на приемане, движение и освобождаване на персонал в образованието, здравеопазването и др.; 2) специфична дейност, за осъществяването на която всъщност са формирани този или онзи отрасъл на дейност и неговото управление. Този видспецифична документация със сигурност съществува, тъй като тези документи записват основните дейности на индустрията, например здравна документация (рецепти, отпуск по болест, медицинска история и др.); архивна документация (описания на дела, удостоверителни листове, ръководства и др.); геолого-проучвателна документация (карти, профили, кладенци и др.); учебна документация (графици, листове за напредък, програми на курса и др.). Въпросите за определяне на състава на тази документация, нейното информационно съдържание, вътрешна организацияотдели и (или) други организации, официално определени като лидери в определена област на дейност, например Руската държавна библиотека - за останалите библиотеки на страната. Индустриалните форми на документи имат нормативен характерв рамките на административната (ведомствена) система, например съдебна, нотариална и др. документация, или за всички организации, занимаващи се със специфични дейности, например застрахователна, медицинска и др. документация.

Формулярите на документи на субектите на федерацията се утвърждават на ниво региони, региони, територии, републики, органи местно управлениеи отразяват спецификата на документиране на дейността на тези субекти. Използването на такива формуляри се простира до организации и институции под юрисдикцията на съответните субекти на Руската федерация.

Формуляри на документи на сдружения, предприятия, организации се разработват, утвърждават и прилагат на местно ниво.

Унифицирането на формата на документите подобрява тяхното качество, тъй като съдържанието на единната форма включва оптималния брой съпоставими показатели, необходимите детайли. Тази форма е рационална по отношение на местоположението на детайлите, осигурява удобни начини за попълване и компилиране. Използването на унифицирани формуляри на практика дава значителен ефект в резултат на намаляване на разходите за съставяне, производство, обработка на документи, тяхното предаване и обработка. Всичко това ви позволява да ускорите преминаването на документи в организацията, да оптимизирате работния процес. Подобряването на съдържанието на документите ви позволява да подобрите качеството му, да оптимизирате задачите за управление чрез получаване на необходимата и достатъчна информация.

Резултатите от уеднаквяването на състава на документите са фиксирани в Таблицата на формулярите на документите, а резултатите от уеднаквяването на формулярите на документи - в Албума на формулярите на документи.

За да се намали броят на формите на документи, използвани на строго правна и функционална основа в министерства, ведомства, специфични организации, след резултатите от обединението се разработват таблици на унифицирани форми на документи.

Таблица с унифицирани форми на документи- това е "списък с унифицирани форми на документи, разрешени за използване" .

Примерен график е единен регулаторен документ, който представлява списък от унифицирани форми на документи, необходими и достатъчни за изпълнението на функциите и задачите на управленската дейност на предприятието, с описание на техните легален статут, основните етапи на подготовка и преминаване, представяне и установ задължителна форма. На практика отчетната карта е реален начин за рационализиране на процеса на документиране или съставяне на документи, за създаване на визуална схема за фиксиране на всички видове дейности в документи. Табелката установява строги правила за това фиксиране по отношение на мястото, времето, лицата, вземащи решения, и документалната форма. Графикът трябва да включва всички документи, независимо кой и на какъв носител са направени.

В текущата дейност Таблицата на формулярите на документите изпълнява функцията на справочник, съдържащ в подредена форма формите на документи, използвани от организацията за документиране на собствените си управленски дейности, и позволяващ оперативно търсене необходими формидокументи, посочващи всички или основните етапи на подготовка и изпълнение на документа.

Листът с формуляри на документи е предназначен за:

Оптимизиране на състава на използваните в организацията форми на документи и тяхното обединяване в единен регулаторен документ;

Класификации, използвани в организационни дейностибланки на документи за функции и дейности;

Унифициране и регулаторно консолидиране на процедурата за изготвяне на документи в организацията;

Унифициране на формуляри на документи;

Оптимизиране на документалната база на организацията с цел повишаване на ефективността на използването на компютърни информационни технологии в управленските дейности.

Правно основаниеразвитието на Таблицата на унифицираните форми на документи е съответното вписване в Държавна системаподдръжка на управленска документация (GSDM): „съставът на управленските документи, създадени в организациите, се определя от тяхната компетентност и функции, процедурата за решаване на въпроси, обема и естеството на взаимоотношенията между организациите и се фиксира в отчетния лист“. В съответствие с GSDOU във всяка организация трябва да се състави Таблицата с формулярите на документи. Използването на документи, които не са посочени в таблицата, е забранено. GSDOU предоставя приблизителна формаТаблица с унифицирани форми на документи на организацията. Тя е под формата на таблица. Схемата на отчетната карта се основава на класификацията на функциите, изпълнявани от всички отдели на организацията.

Успоредно с разработването на графика на формулярите на документи, препоръчително е да се разработи Албум на формуляри на документи, съдържащ формулярите на документи, включени в графика и фиксиращи резултатите от обединяването на състава и формите на документи на организацията. Албумът и Листът с формуляри на документи се одобряват от ръководителя на организацията. Формулярите на документи са проектирани на базата на Албума на формулярите на документи.

Албумът с формуляри на документи съдържа унифицирани форми на документи, включени в графика, и консолидира резултатите от обединяването на състава и формите на документи на организацията по функции на управление.

Национални унифицирани форми на документи се разработват, като се отчита възможността за тяхната компютърна обработка. Те са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост.

Албум за формуляри на документи- колекция от стандартни унифицирани форми на документи, необходими за документална подкрепа на управлението на тази конкретна организация, институция, предприятие

Албумът с формуляри на документи в организацията трябва да бъде представен в две версии:

Хартия (референтен образец), която се съхранява в службата за управление на офиса на Организацията (в офиса);

Електронно копие, което трябва да има на всяка работна станция.

Характерни чертиалбуми с унифицирани форми на документи, включени в единните системи за управленска документация са:

Еднаквост в изграждането на формуляри и регламентиране на съдържанието на документите, включени във всяка система; изключване от документи на дублирани данни, както и данни, традиционно включени в тях, но неизползвани при решаване на конкретни проблеми, което позволява да се постигне еднократно въвеждане на информация в процеса на решаване на управленски проблем;

Единството на използваната терминология и символи, което дава възможност да се постигне съпоставимост на показателите при прехода от едно ниво на управление към друго и от една система към друга въз основа на унифициране на алгоритми за формиране на индикатори и документи;

Определен краен набор от детайли и индикатори за всеки вид документ и създаване на унифицирани модели за конструиране на видове документи и специфични формуляри;

Създаване на единни правила за изготвяне и изпълнение на детайли на документи, общи за всички документационни системи и уточнени в случаите на специфични характеристики.

Използването на Табела за време и Албума с формуляри за документи осигурява:

Съответствие на използваните форми на документи с решаваните задачи;

Ефективност при изпълнение на управленските функции;

Намаляване на разходите за работно време за подготовка, изпълнение и обработка на документи.

DDD са позиционирани от органите по стандартизация и разработчиците като задължителни за всички управленски структури и организации, които използват различни технологии за поддръжка на управленска документация (DOW).

Най-обширният по отношение на състава на задачите и документите е набор от регулаторни документи (стандарти) и унифицирани системи за управленска документация, разработени на тяхна основа, включително няколкостотин форми на документи.

Най-пълният набор от унифицирани системи за управленска документация и съответните форми на документи е представен в Общоруския класификатор на управленска документация OK 011-931 (OKUD), където всеки тип документ получава своето кодово обозначение, определено от принадлежност към един от DDD и място в тази система. Това кодово обозначение потвърждава съответствието със стандартния образец, одобрен за задължителна употреба.

В момента в Руската федерация съществуват следните унифицирани системи за управленска документация.

1. Единна система от организационна и административна документация:

Документация за създаване на организация, предприятие;

Документация за реорганизация на организация, предприятие;

Документация за ликвидация на организация, предприятие;

Документация за приватизация на държавни и общински организации, предприятия;

Документация управленска дейносторганизация на предприятието

Документация за организационно и нормативно регулиране на дейността на организация, предприятие;

Документация за оперативно и информационно регулиране на дейността на организация, предприятие;

Документи за работа;

Документи за уволнение от работа;

Оставете документация;

Документация за регистрация на стимули;

Документация за регистрация на дисциплинарни наказания.

Единната система за организационна и административна документация (УСОРД) е от особено значение за деловодството . С повечето документи на тази система работят почти всички канцеларски служби, независимо от посоката на организацията и нейната организационна и правна форма.

USORD включва държавен стандарт, албум с унифицирани форми на документи и инструкции за тяхното попълване и прилагане

Държавният стандарт за организационна и административна документация имаше няколко издания, първото от които беше въведено в сила през 1972 г. Резолюция на Държавния стандарт на Русия от 03.03.2003 г. № 65 одобри GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация”, който влезе в сила на 01 юли 2003 г. Този стандарт установява основните правила документи, изисквания за съдържанието на информацията за формуляра, реда за адресиране, съгласуване, подписване, одобряване на ОРД.

2. Единна система от първична счетоводна документация:

Документация по отчитане на труда и неговото заплащане;

Документация по счетоводството на ДМА и нематериални активи;

Документация по отчитане на касови операции;

Документация за отчитане на материалите, указване на отчитане на резултатите от инвентаризацията;

Документация по отчитане на малоценни и износващи се вещи;

Документация за отчитане на работата в капитално строителствои ремонтно-строителни работи;

Документация по счетоводство на земеделска продукция и суровини;

Документация по отчитане на движението на зърно;

Документация за отчитане на движението на други растителни продукти;

Документация за регистриране на движението на животни;

Документация по отчитане на движението на животински продукти;

Документация за отчитане на продажбата на продукти;

Документация за отчитане на продукти, инвентарни позиции в складови площи;

Документация по отчитане на експлоатацията на строителни машини и механизми;

Документация за отчитане на работата в автомобилния транспорт.

3. Единна система за банкова документация:

Платежна документация за безналични плащания;

Документация по емисионно-касови и бюджетни операции;

Документация за съвпадение на съвети;

Документация по организацията на валутното регулиране и валутния контрол;

Документация за контрол на сетълменти с използване на съвети между институциите на Банката на Русия;

Документация по кредитни операции на банки;

Документация парично обръщение;

Банкова отчетна документация;

Документация на депозитарното счетоводство.

4. Единна система за бюджетна финансова, счетоводна и отчетна документация:

Финансова документация;

Документация по бюджетна отчетност;

Документация бюджетно счетоводство;

Документация за отчитане на изпълнението федерален бюджетвнесени в правителството на Руската федерация;

Документация за финансови отчети за изпълнението на федералния бюджет за представяне Сметна палатаРуска федерация.

5. Единна система за отчетност и статистическа документация:

Документация за институционални трансформации в икономиката, развитие на недържавния сектор;

Документация по макроикономически показатели и икономически баланси;

Документация за доходите и стандарта на живот на населението;

Научна и иновационна документация;

Документация за демографски данни и престъпления;

Документация за стопанската дейност на населението, заплатите и условията на труд на служителите;

Документация за търговия на едро;

Финансова документация (публични финанси и парично обръщение, организационни финанси);

Документация природни ресурсии защита заобикаляща среда, жилищно- комунални услуги, здравеопазване, туризъм и отдих, образование и култура, платени услуги;

Документация по промишлена статистика;

Селскостопанска документация;

Строителна документация;

Външна документация икономическа дейност;

Документация на дребнои кетъринг;

Документация по транспорт и съобщения;

Документация за цени и тарифи;

Инвестиционна документация.

Управленската дейност, от една страна, е сложна, динамична и непредсказуема, от друга страна, тя се характеризира с повтаряне на работни ситуации, методи на действие. Основните функции на управление, като правило, включват: планиране, организация, регулиране, стимулиране, контрол. При изпълнение на тези функции мениджърът постоянно се позовава на множество документи (или ги създава).

Без преувеличение може да се каже, че документи съпътстват всяко повече или по-малко значимо действие на мениджър.

В тази връзка управленската документация е разнообразна и в същото време подлежи на унификация и стандартизация.

Същността на унификацията се свежда до установяване на еднаквост в състава и формите на управленските документи, операциите по тяхната обработка, отчитане и съхранение.

Обединяването позволява рационализиране на работата с множество документи, опростява и ускорява обмена на бизнес информация. Обединението се основаваше на принципа на общ документен модел.

Основната цел на уеднаквяването и стандартизирането на управленската документация е създаването на система от документи, която може да даде икономически ефект. Използването на унифицирани документи трябва същевременно да насърчава нарастването на творческите елементи в управленската работа и подобряването на нейната култура.

Икономическата ефективност на унификацията и стандартизацията на документите се постига в резултат на намаляване на разходите за съставяне, производство и обработка на документи, тяхното прехвърляне, обработка, съхранение и унищожаване.

Обектите на унификация и стандартизация на документа са не само неговата форма, но и съставът на включените в него реквизити.

Задачите на унификацията са подборът на детайли, които съответстват на предназначението на документа и методите на неговата обработка, а задачите на стандартизацията са установяване на единни изисквания към детайлите, включени в документите. формуляр за обединение реквизит телефонно съобщение

Стандартите за документи трябва да допринесат за уеднаквяването на формите на управленска документация, организацията на централизирано производство на формуляри, създаването на възможност за централизирана обработка на официални документи и улесняването на работата на управленския персонал, както и намаляването на офиса разходи.

Терминът "стандартизация" се характеризира с три основни точки. Първо, стандартизацията е националните норми за създаване на документи, установени за дълъг период от време. Освен това не само въвежда норми, но и гарантира тяхното спазване. Второ, това е обединяването на свойствата и качествата на документа, въвеждането на единни размери на формуляри, правила, изисквания за всички документи и, трето, стандартизацията е консолидирането и разпространението само на онези качества и свойства на документи, които имат малко функционална обосновка, осигуряват най-голям управленски ефект.

Стандартизация означава изграждането на основните правила и изисквания за разработване и изпълнение на управленски документи в правна норма. Тези разпоредби са ЗАДЪЛЖИТЕЛНИ за прилагане.

Те са определени в държавни стандарти (GOST), индустриални стандарти (OST) и стандарти на предприятия, институции и организации (STP).

На 1 юли 2003 г. влезе в сила GOST R 6.30-2003 „Единна система от организационна и административна документация“. Изисквания за документация.

Стандартът се прилага както за правителствени, така и за неправителствени организации.

GOST R 6.30-2003 изброява максималния набор от детайли, установява състава на детайлите на документите и изискванията за проектиране на детайли, които могат да се срещнат при подготовката, изпълнението и обработката на документи, изискванията за формулярите на документи. ПРЕПОРЪЧИТЕЛНИ са изискванията на въведения стандарт.

Унифицирането и стандартизирането на документите са тясно свързани. Унификацията често се разглежда като един от методите за стандартизация. Обединяването на документите може да се извърши и самостоятелно. В този случай стандартизацията като правно консолидиране на изискванията за унификация ще бъде само един от методите за нейното практическо изразяване, общо за тези две изисквания е изискването за въвеждане на еднородност; разликата е в правната сила и обхвата на разпространение, а понятието "обединение" е общо.

Унифицирането и стандартизацията позволяват типизиране на документи, ускоряване на тяхната подготовка, изпълнение, обработка и по-успешно въвеждане на информационните технологии в работата в офиса. Благодарение на стандартизацията се създава огромна маса документи по едни и същи правила, по-бързи и по-лесни за възприемане от получателите.

Степента на унификация и стандартизация обаче трябва да бъде разумна. При прекомерни регулаторни изисквания работата с документи се забавя, изпълнението им се превръща в скъпо упражнение. Намалява се мобилността на управленските действия.

Изискванията на стандартите ще се прилагат на практика само ако са оправдани, удобни, полезни за предприятието, институцията. И тук никакви принудителни мерки няма да помогнат.

Прилагането на държавните стандарти въвежда еднообразие в документооборота, което е необходимо условиеза механизация и автоматизация на работата с тях, подобрява културата на управленския труд.

Спазването на единни правила за изпълнение гарантира правната сила на документите.

Съществуващите норми, стандарти и правила за работа с документи обаче трябва периодично да се преразглеждат и актуализират. Най-сериозният проблем е не само въвеждането на прекомерен брой нови, но и запазването на ненужни, остарели или вече неактуални регулаторни норми.

Водещ метод за постигане на целите на унификация и стандартизация е методът на единна форма, която представлява концентрация на свойствата и качествата на определен набор от документи в единна матрица – форма.

Ключът за оформление е графичен модел или схема за изграждане на документ.

За документите, подлежащи на унификация, Ключът за оформление установява форматите, размерите на полетата, разположението на зоните за поставяне на информационните елементи на документа, които се наричат ​​детайли в деловодството.

Обединените детайли ви позволяват да обработвате документи по-бързо и да се запознавате по-бързо с тях.

Атрибутът на документа е задължителен елемент от неговия дизайн. Например името на документа, неговият автор, адресат, текст, датата на документа, подписът върху него - всичко това са подробности за документа.

Различните документи се състоят от различен набор от детайли. Броят на детайлите, които съставляват документите, се определя от техния вид, предназначение и други фактори.

За някои документи броят на детайлите е строго ограничен. От друга страна, липсата или неправилното посочване на каквито и да е задължителен реквизит v официален документго прави невалиден.

Съвкупността от детайли, съставляващи документа, се нарича форма на документ.

Формуляр, характерен за определен тип документ (например заповед, изявление, протокол) се нарича стандартен формуляр. Формулярите на документи се разработват в съответствие със стандартите, приети във всяка страна. Например в Република Беларус в съответствие със стандарта STB 6.38-2004.

Стандартът изброява в определена последователност реквизитите, присъщи на всички видове организационни и административни документи, определя правилата за компетентно изписване и оформяне на всеки реквизит, като на всеки реквизит е определено определено място на лист хартия.

Съставът на реквизита:

• 1. Държавен герб на Република Беларус;
• 2. лого на организацията или търговска марка(сервизна марка);
• 3. организационен код: код OKOGU за министерства и други държавни органи, код OKULP за други организации;
• 4. код на документа;
• 5. наименование на организацията майка;
• 6. наименование на организацията;
• 7. наименование на структурното звено;
• 8. пощенски адрес на подателя;
• 9. комуникационни и търговски данни;
• 10. наименование на вида на документа;
• 11. дата;
• 12. регистрационен индекс;
• 13. справка с регистрационния указател и датата на входящия документ;
• 14. място на съставяне или публикуване;
• 15. печат за ограничаване на достъпа;
• 16. адресат;
• 17. печат за одобрение;
• 18. резолюция;
• 19. заглавие на текста;
• 20. знак за контрол;
• 21. текст;
• 22. отбелязване за наличието на заявлението;
• 23. подпис;
• 24. апликация на лешояда;
• 25. печат за одобрение;
• 26. визи;
• 27. печат;
• 28. бележка за изпълнителя;
• 29. знак върху заверката на копие;
• 30. бележка за изпълнението на документа и изпращането му по делото;
• 31. знак за приемане (регистрационен печат на входящи документи);
• 32. знак за прехвърляне на данни към носител на машината.

Формулярът също така определя зоната на работни и обслужващи области.

Работното поле на документа е мястото, където се намират детайлите.

Сервизното поле не е попълнено с никакъв текст и има за цел да защити документа технически средстваах съхранение.

За документация се задават следните размери на полетата за услуги:

ляв поле - 35 мм;

дясно поле - най-малко 10 мм;

горно поле - 15-20 мм;

по-ниска - за формат А4 - не по-малко от 20 мм.

Така, обобщавайки този въпрос, можем да заключим, че всички тези концепции за унификация, стандартизация и ключ за оформление са тясно свързани и са неразделна част от Ежедневиетомениджър.

Повечето от управленската информация е фиксирана под формата на документи. Самият процес на управление се характеризира със значително разнообразие и повторение на работни ситуации и действия, предприети за тяхното разрешаване. Оттук и голямото, често неоправдано разнообразие от документи, елементите на съставните им елементи и необходимостта от тяхното стандартизиране и унифициране.

Икономическата ефективност на унификацията и стандартизацията на документите се постига в резултат на намаляване на разходите за съставяне, изготвяне и обработка на документи, тяхната обработка. В допълнение, косвен ефект може да се получи чрез подобряване на системата за управление, което се изразява в повишаване на ефективността на управлението чрез намаляване на времето за всички видове работа с документи и приближаване на взетите решения до най-добрите варианти в резултат на подобряване качеството на документите. Следователно унификацията на документите ще бъде решение на проблемите с подобряването на тяхното съдържание и форми.

По този начин обектите на унификация и стандартизация на документа трябва да бъдат както неговата форма, така и съставът на включените в него детайли.

Основните задачи за подобряване на съдържанието на документа трябва да бъдат: при унифициране - подбор на детайли, които съответстват на предназначението на документа и методите на неговата обработка; в стандартизацията, установяване на единни изисквания за детайли, включени в документите.

Основните задачи за подобряване на формулярите на документите трябва да бъдат разгледани: в случай на унификация - целесъобразно намаляване на разнообразието от документи по форма и правила за регистрация; в стандартизацията, формирането и прилагането на ограничения като задължителна норма, която ви позволява да изберете най-много ефективни формии правила за обработка на документи и осигуряване на тяхното дългосрочно съхранение.

Стандартизация- това е дейност за установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно повторно използване, насочена към постигане на ред в областите на производство и оборот на продукти и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите или услугите.

От особено значение в момента е качеството на документа като носител на управленска информация. На преден план е изискването за повишаване на информационното съдържание и уеднаквяване на документите както по форма, така и по съдържание. Този проблем се решава чрез метода на стандартизация.

Същността на термина "стандартизация" се характеризира с три основни точки. Първо, стандартизацията е общонационална задължителна норма за създаване на документи, установена за дълъг период от време. Освен това не само въвежда норми, но и гарантира тяхното спазване. Второ, това е обединяването на свойствата и качествата на документа, въвеждането на единни размери на формуляри, правила, изисквания за всички документи и, трето, стандартизацията е консолидирането и разпространението само на онези качества и свойства на документите, които имат най-голяма функционална обосновка, осигуряват най-голям управленски ефект.

В областта на деловодството същността на стандартизацията трябва да се тълкува като процес на установяване и прилагане на оптимални правила, норми за изготвяне на Документация, приети по предписания начин за тяхното общо и многократно използване.

Държавен стандарт на Русия „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. GOST R 6.30-2003 е основният стандарт в областта на офис работата, въпреки че има многоаспектно приложение. Основното му приложение е в организации от всички форми на собственост като основа за разработване на инструкции, правила или стандарти за документиране на управленски дейности.

Резултатът от работата по стандартизация може да бъде или стандарти за определени видове документи (например GOST 7.32-91 "Доклад за изследване. Структура и правила за проектиране"), или техните елементи (например GOST 9327 "Потребителска хартия. Формати"), т.е. и единни документационни системи. GOST R 6.30-2003 вече беше цитиран по-горе относно изискванията за изпълнение на ORD, който е част от единната система за организационна и разпределителна документация (USORD).

На държавно ниво се работи по унифициране на документи и създаване унифицирани системи за документация (UDS).

Обединение- това е намаляване на неоправданото разнообразие от разновидности на документи, привеждането им до еднообразие на форми, структури, езикови структури, операции по тяхното съставяне, обработка, отчитане, съхранение.

Обединяването на документите се състои в установяване на еднаквост на състава и формите на управленските документи, които фиксират изпълнението на един и същи вид управленски функции и задачи. Унифицирането на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, стандартизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на сложността на тяхната обработка и постигане на съвместимост на информацията с автоматизирана обработка.

Работата по обединението включва:

Разработване, внедряване и поддръжка на унифицирани документационни системи (UDS);

Разработване на комплекси от специфични за отрасъла унифицирани форми на документи - отразяващи спецификата на отрасъла и невключени в DRA;

Разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла.

щатски долар- това е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност.

DDD е съвкупност от взаимосвързани унифицирани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове икономическа дейност; средства за тяхното провеждане; нормативни и методически документи за тяхното разработване; управление и приложение.

В същото време се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, които осигуряват интегрирана автоматизирана обработка на данните, съдържащи се в DDD. Отговорността за разработването и поддържането на DDD е на съответните министерства и ведомства.

Според общоруския класификатор на управленска документация OK 011-93 в момента в страната функционират следните унифицирани системи за управленска документация:

Единна система за организационна и административна документация (код 0200000);

Единна система за първична счетоводна документация (код 0300000);

Единна система за банкова документация (код 0400000);

Единна система за финансово, счетоводно и отчетно счетоводство - документация бюджетни институциии организации (код 0500000);

Единна система за отчетна и статистическа документация (код 0600000);

Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация (код 0700000);

Единна система за трудова документация (код 0800000);

Единна документационна система за пенсионния фонд на Руската федерация (код 0900000);

Единна система за външнотърговска документация (код 1000000).

Тъй като унифицираните форми на документи, които са част от DDD, представляват само част от документацията на организацията, за да се рационализират документите, които не са включени в DDD, но се използват в дейности, организациите трябва сами да работят за унифициране на формулярите на документи. Резултатите от тази работа са записани в отчета и Албума на формуляри на документи, използвани в дейността на организацията.

Един от DDD е единната система за организационна и административна документация (USORD). Характерна особеност е, че може да се използва за документиране на действията на организациите и предприятията при изпълнение на всяка управленска функция на всяко ниво на управление и във всяка индустрия. Следователно, за да се постигне по-голяма еднородност на документите, е необходимо да се установят единни изисквания за тяхното изготвяне и изпълнение, независими от йерархичната подчиненост и ведомствената специфика.

Сложността на подхода към унификацията на документите, включени в USORD, се изразява във факта, че в рамките на индивидуални формиданните се подреждат в реда, съответстващ на последователността на тяхното регистриране и обработка. В същото време се вземат предвид и начините за обработка на отделни детайли. Една част от тях се изготвя ръчно, другата - с помощта на технически средства, третата - с помощта на отделни механични устройства (печати, печати). Следователно детайлите и индикаторите, изготвени по един начин, се поставят един до друг, за да се опрости процеса на попълването им. Това, по-специално, ви позволява да начертаете детайлите, включени в печата на формуляра, едновременно с помощта на гумен печат. USORD осигурява по-голяма надеждност на информацията и предоставянето на документи правно действие. При разработването на формулярите на отделните документи се обръща внимание на факта, че информацията, която има правен смисъл, е съставен в съответствие с приложимите към него изисквания от съответното законодателство, така че документите да съдържат всички реквизити, които им осигуряват необходимата правна сила.

Целта на разработването и усъвършенстването на USORD е да осигури задачите за управление на оптимална информация, повишаване на ефективността на вземане на управленски решения. Основният принцип, заложен в USORD, е да се идентифицират редица типични управленски задачи, които се изпълняват с помощта на определена верига от унифицирани форми на документи, изградени на базата на един формуляр. Първият документ от веригата по правило съдържа първоначалната информация, последният - формулирането на управленското решение.

Единна система от организационна и административна документация- набор от стандарти, взаимосвързани форми на документи, правила и разпоредби, които установяват изисквания към съдържанието, конструкцията на документите, използвани за решаване на управленски проблеми.

По този начин USORD установява начини за подобряване на ORD, дава възможност за обработка на ORD посредством компютърни технологии и регулира използването на формуляри на документи в зависимост от задачите на управление.

Стандартизацията и унификацията на документите са тясно свързани. Унификацията често се разглежда като един от методите за стандартизация. Обединяването на документите може да се извърши и самостоятелно. В този случай стандартизацията като правно консолидиране на изискванията за унификация ще бъде само един от методите за нейното практическо изразяване. Общото за тези два термина е изискването за въвеждане на еднаквост, разликата е в правната сила и обхвата на разпространение, а понятието „обединение“ е общо.

В резултат на изпълнение на задачата учениците трябва да :

Познават основните етапи и съдържанието на работата по събиране на формуляри на документи, изходни данни за формуляри, техния анализ и обобщение;

Да може да извършва смислено унифициране на документи;

Придобийте практически умения за унифициране на управленските документи.

Теоретична част

Създаването на единно информационно пространство в Русия и интеграцията му с европейското и световното информационно пространство отдавна е една от най-важните задачи, чието решение до голяма степен определя по-нататъшното развитие на страната. Решаването на този проблем е възможно само при условие на хармонизиране на руски и чуждестранни информационни системии осигуряване на информационна съвместимост на всички взаимодействащи информационни системи. Информационната съвместимост се разбира като взаимното съответствие на различни части на кръстовището, което им позволява да се комбинират един с друг, което осигурява функционирането на системата като цяло. Постигането на информационна съвместимост се осигурява от унифициране и стандартизиране на инструментите на информационните технологии, носителите на информация, формализиран език за описание на данни, структурата на информационните системи и технологични процесив тях.

Обединениев широкия смисъл на думата е „привеждане на елементите от дадена съвкупност до еднородност според установените критерии или намаляване на броя на елементите на дадено множество“. Под унифициране на документиразбрах подбор на рационални структури за изграждане на документационни системи, привеждането им до еднородност въз основа на установяване на рационален брой на техните форми и типизиране на конструкцията.

Основен предназначениеунификацията на документите е създаване на стабилни набори от документи, съдържащи необходимата и достатъчна информация за ефективно решаване на управленски проблеми както в традиционни условия, така и в условията на използване на нови информационни технологии, с минимални разходи за събиране, обработка, предаване и съхранение на данни.

Обединяването на документите е насочено към ( задачиобединяване на документи):

• повишаване на ефективността на управленската работа;
• създаване на единна система унифицирана документацияобхващаща системата за управление като цяло;
• осигуряване на сдвояване на документационни системи и индивидуални форми на документи;
• намаляване на броя на формите на документи;
• намаляване на броя на наличните данни в конкретни форми на документи.

Обединяването на документите се основава на изпълнението на следното принципи:

обединение от общо към частно, състояща се в изграждането на примерен формуляр на документи и на негова основа разработването на конкретни форми на документи;

еднаквост при изграждането на документните форми и правилата за изграждане и проектиране, осигурено чрез максимално набиране и шаблониране на текстове, разработване на единни изисквания за документация на различни нива на управление, унифициране на местоположението на данните в полето на документа, разработване на терминология и условни съкращения;

сложност на обединението. Когато се извършва, трябва да бъдат осигурени всички изисквания към документа на всички етапи от неговото създаване, изпълнение, обработка и съхранение;

информативен, т.е. включване в документите само на онези детайли, които са необходими за решаване на конкретни проблеми или техни комплекси с определена точност, както и за придаване на юридическа сила на документите;

групиране на детайлив документи в съответствие с последователността на тяхното попълване;

оправдано определяне на минимално допустими площиза поставяне на детайли;

стабилност на изискванията за документивъз основа на използването на формуляри на документи за достатъчно дълъг период от време;

икономика чрез оправдано включванедокументи в документационната система и широкото използване на формуляри;

взаимодействие със съществуващи системикласификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация.

В съответствие с „PR 50.1.019-2000. Правила за стандартизация. Основните разпоредби на ESKK TESI и USD в Руската федерация ”и включените в тях унифицирани форми на документи са разделени в следните категории:

общоруски;

индустрия (ведомствена);

организации, предприятия или техни групи, извършващи подобни видове стопанска дейност (по-нататък - организации).

Общоруските унифицирани форми на документи се одобряват от федералните власти Изпълнителна властили други организации, отговорни за разработването на общоруски единни документационни системи, които включват тези унифицирани форми на документи.

Индустриалните (ведомствени) унифицирани форми на документи и единни форми на документи на организациите се разработват на базата на общоруските унифицирани форми на документи или във връзка с тях.

Индустриалните (ведомствени) унифицирани форми на документи се одобряват от федералните органи на изпълнителната власт или други организации, отговорни за разработването на индустриални (ведомствени) единни документационни системи, които включват тези унифицирани форми на документи. Формулярите на тази категория включват, наред с подробностите, съдържащи се в общоруските унифицирани форми на документи, подробности, които отразяват спецификата на определена индустрия (отдел).

Единните форми на документи на организациите се одобряват от съответните организации. Формулярите на тази категория включват, наред с подробностите, съдържащи се в общоруските и отраслови (ведомствени) унифицирани форми на документи, подробности, които отразяват спецификата на конкретна организация.

За общоруския единна форма на документиУстановени са следните етапи на разработка и поддръжка:

1-ви етап - организиране на разработването на общоруска единна форма на документи;

2-ри етап - разработване на първото издание на проекта на общоруската единна форма на документи;

3-ти етап - разработване на окончателната версия на проекта на общоруската единна форма на документи;

4-ти етап - одобрение и регистрация на общоруската унифицирана форма на документи;

5-ти етап - репликация на формуляри на формуляри на документи;

6-ти етап - поддържане на общоруската унифицирана форма на документи.

Редът за разработване, одобряване, внедряване, публикуване, поддържане и прилагане на отраслови (ведомствени) класификатори и класификатори на организации се установява от одобрилите съответно. федералните властиизпълнителна власт, министерства, ведомства и организации.

Процедурата за разработване, одобряване, въвеждане в действие, възпроизвеждане, поддържане и прилагане на отраслови (ведомствени) единни форми на документи и единни форми на документи на организации се установяват съответно от федералните органи на изпълнителната власт, министерствата, ведомствата и организациите, които са ги одобрили.

Документът е сложен информационен набор, характеризиращ се с много различни параметри (състав на детайли, формати и вид носител (хартия, магнитен диск, оптичен диск и др.), правила за подреждане на информация в поле на документ и др.), всеки от което може да се приеме като обект на обединение.

Въпреки огромния брой документи от различни типове с много параметри, всеки от тях има различна форма и съдържание. Въз основа на това могат да се разграничат две направления за унификация на документацията – материалноправна и формална.

• основните положения на единната система от документи;
• изисквания към състава и съдържанието на ДДД;
• задачи, сфери и нива на приложението му в управлението;
• процедурата за попълване на формуляри;
• стандартизирана терминология.

Създаване на ограничителни номенклатури на съществуващи форми на документи;

Създаване на стандартни унифицирани формуляри; изграждане на единен модел на документ за групи от еднородни задачи (изграждане на примерен формуляр);

Унифициране и стандартизиране на използваните информационни елементи и индикатори;

стандартизация на терминологията.

В мащабите на Руската федерация ограничителна номенклатурае Общоруски класификаторуправленска документация (OKUD), която е систематизиран списък от унифицирани форми на документи за управление, одобрени за използване във всички институции и организации на Русия. В мащаба на индустрия или конкретно предприятие или институция такива ограничителни номенклатури са отраслови (ведомствени) класификатори на управленски документи, подобни класификатори на документи на предприятия или таблици с документи.

Предстои уеднаквяване на текстовете на управленските документи единична формаезиков израз, който най-точно предава съдържанието на редовно повтарящи се управленски ситуации или действия. Отделни фрази, части от текста, текста на документа като цяло могат да бъдат унифицирани. В резултат на това има възможност за по-голяма ефективност при изготвянето на документи.

В процеса на уеднаквяване на текстовете се извършва уеднаквяване на структурата на текста, което най-пълно отговаря на целта на документа, уеднаквяване на езиковите средства за изразяване на съдържанието на документа, разработване на унифицирани текстове в формата на стандартен свързан текст, шаблон, въпросник или таблица.

Типичен е съгласуван текст, чието съдържание може да се използва многократно без промени в изпълнението на управленски ситуации за конкретна управленска функция. Шаблонът е форма на представяне на единен текст, съдържащ постоянна информация и пропуски, запълнени с променлива информация, характеризираща конкретна управленска ситуация.

В ход формално обединениеразглеждат се видовете документоносители, видовете документни форми и техните статуси, разработени са формално-логически правила за представяне и поставяне на информация на носителя. В резултат на официалното обединение се установяват:

• типични структури на детайлите;
• описания на групи от взаимосвързани детайли;
• типични зони за хомогенни детайли;
• изисквания за изпълнение на документи на машинен носител и при предаването им по комуникационни канали (протокол за обмен по комуникационни канали);
• унифицирани методи за контрол на надеждността на информацията;
• процедура за придаване на законна сила на документи.

Основните области на работа при формалното обединение са, както следва:

Унифициране на документни структури;

Развитие Общи правилаизграждане на унифицирани документи и комуникационни формати;

Унифициране на типове медии и формати на документи;

Унифициране на методите за контрол на информацията.

Работата по уеднаквяването на документационните системи като правило започва с изследване на документопотока на изследваната организация или индустрия. За всеки набор от документация, която изпълнява конкретна функция за управление, се съставя матрица. Матрицата е таблица. Заглавията на колоните съдържат имената на документи, а заглавията на редовете съдържат всички подробности за всички документи. На пресечната точка на редове и колони се отбелязва наличието на тази променлива в конкретен документ. Анализът на матрицата дава възможност да се направи заключение за дублирането на показатели в документи, да се формулират предложения за изготвяне на оптимални форми на документи.

Ако проучването разкри форми на документи, които не са включени в OKUD, отраслови класификатори или таблици с документи на предприятия, тогава тези формуляри се съставят карта за документи. Заглавието на картата с документи съдържа:

• Заглавие на документа,
• името на организацията автор на документа,
• име на организацията получател
• предвиденото име и код на класа на формуляра съгласно OKUD (или според отрасловия класификатор, или според графика на предприятието),
• предвиденото наименование и код на подкласа на формуляра според OKUD (или според отрасловия класификатор, или според отчетната карта на компанията).

Основната част на картата на документа е таблица, в която се въвеждат координатите на всички детайли според структурната мрежа (GOST 6.10.5-87) и са посочени както началните, така и крайните координати. Например 04.22–04.50 означава, че атрибутът е поставен на 4-ти ред от позиции 22 до 50.

Задание за самостоятелна работа

1. Проучете теоретичната част на настоящето практическа сесия. Очертайте в работната тетрадка същността на смисленото обединение.

2. Проучете горния набор от документи за сключване на договор за научноизследователска и развойна дейност.

3. Попълнете матрицата за комплект документи за сключване на договор за НИРД по дадения образец. Анализирайте матрицата, идентифицирайте недостатъците на набора от документи: има ли дублиране на детайли, терминологично объркване и т.н. Запишете предложения за обединяване на набор от документи.

Реквизити		Споразумение	Допълнителен споразумение		Оценка на разходите	други разходи	Calend. план
Клиент
Изпълнител
Юридически адрес

4. Попълнете картата на документа за разчет на разходите. В тази работа е позволено да се записват координатите на детайлите с помощта на координатната мрежа на Excel.

1) Име на документа:

3) Име на организацията адресат:

4) Предложено име и код на класа на формуляра съгласно OKUD:

5) Предложеното име и код на подкласа на формуляра съгласно OKUD:

Име на реквизита	Координати на реквизита
	Постоянна част	променлива част
Изпълнител	D2-R2, D3-S3, E6-N6
Клиент
Заглавие на документа
Заглавка на таблицата
Редни числа

Източници и литература.

1. ПР 50.1.19-2000. Правила за стандартизация. Основни разпоредби на Единната система за класификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация и единни документационни системи в Руската федерация. - М. : Издателство на стандартите, 2000. - 19 с.

2. Лямин Б.Н., Марков И.П., Саков А.А. за автоматизирани системи за управление / Изд. Ткаченко В.В. - М., Издателство "Стандарти", 1979. - 176 с.

3. Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация на управленските документи / Секретарско дело, 2001, бр.4. – С.28–32.

4. Саков А.А. Унификация на управленската документация и общосъюзните класификатори. - М., Икономика, 1982. - 168 с.

Навигация

• Страници на сайта

  • Развитие

Въведение………………………………………………………………………………………………………………………………6

Унификация и стандартизация на документите………………………………………………………………….8

Единни системи за документация……………………………………………………………12

Общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………….

Заключение ……………………………………………………………………………………………25

Литература………………………………………………………………………………………26

Въведение

Обединяването на документите се състои в установяване на еднаквост на състава и формите на управленските документи, които фиксират изпълнението на един и същи вид управленски функции. Стандартизацията на документите е форма на правно консолидиране на извършеното обединение и степента на неговата принуда. Създадени са следните категории стандарти: държавни стандарти (GOST), индустриални стандарти (OST), републикански стандарти (RST). Унифицирането на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, типизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на сложността на тяхната обработка, постигане на информационна съвместимост на различни документационни системи за подобни и свързани функции на управление и по-ефективно използване на компютъра. технология.

Работата по обединението включва:

Разработване на единна система за управление на документи (ЕДС), която се осъществява от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи;

Изпълнение на междуотраслови (междуведомствени) ДДД в рамките на републикански и браншови ДДД;

Поддържане на ДДД и Отраслевия класификатор на технико-икономическата документация (ОКТЕИ) с цел поддържане на достоверността на информацията и нейното по-нататъшно развитие;

Разработване на комплекси от специфични за индустрията унифицирани форми на документи, които отразяват спецификата на индустрията и не са включени в DUR, както и тяхната държавна регистрация;

Разработване на отраслови класификатори на технико-икономическа информация, отразяващи спецификата на отрасъла. Организационно-методическото управление на уеднаквяването и стандартизирането на документите, координацията на съответната работа и контрол се извършва от главната организация за координиране на изпълнението и поддържането на ДДД и ОКТЕИ в републиката. На индустриално нивотази работа се извършва от организацията-майка за въвеждане и поддръжка на DDD и OKTEI в индустрията.

Значението на уеднаквяването на документите нараства във връзка с все по-широкото навлизане в практиката на управление на електронно-изчислителна техника и създадени на тяхна база автоматизирани системи за управление. Единната система от организационна и административна документация, разработена от VNIIDAD, е подходяща както за използване в автоматизирани системиуправление, а когато се обработват по конвенционални, традиционни методи в институциите на страната. USORD включва набор от държавни стандарти за организационна и административна документация, унифицирани форми на документи, както и инструктивни и методически материали за използването на тези формуляри.

Унификация и стандартизация на документи

Технологичният прогрес поражда нови изисквания за изготвяне на официална документация.

Системата DOW включва три взаимосвързани компонента: подготовка на документи за управление, технология за работа с документи, систематизиране на документите през календарната година и организация на архивното им съхранение. При решаването на всеки от тези проблеми, практикуващите трябва да се ръководят от действащите нормативни и методически документи в областта на деловодството, одобрени от Държавния комитет на Руската федерация по стандартизация и Федералната архивна служба на Русия.

Нормативната и методическа база на деловодството е съвкупност от закони, нормативни правни актове и методически документи, които регулират технологията за създаване, обработка, съхранение и използване на документи в текущата дейност на институцията и работата на службата за деловодство.

Основните изисквания за изпълнение на организационни и административни документи са посочени в GOST R. 6.30-97, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Русия от 31 юли 1997 г.

Огромен брой документи налагат тяхното стандартизиране и унифициране.

Стандартизация -Това е дейност по установяване на норми и правила.

Стандартизацията е процес на установяване и прилагане на правила с цел рационализиране на дейностите в дадена област в полза и с участието на всички заинтересовани страни, по-специално за постигане на оптимална икономика за всички, като се поддържат функционални условия и изисквания за безопасност. Стандартизацията се основава на резултата от науката, технологиите и практическия опит.

В областта на деловодството същността на стандартизацията е установяването на задължителна за прилагане норма на оптимални правила и изисквания за разработване и изпълнение на документи, приети по предписания начин за общо и многократно използване.

Стандартизацията, в съответствие със закона на Руската федерация "За стандартизация", приет на 10 юни 1993 г., е дейност за установяване на норми, правила и характеристики, за да се гарантира:

безопасност на продукти, работи и услуги за околната среда, живота, здравето и имуществото;

техническа и информационна съвместимост, както и взаимозаменяемост на продуктите;

качество на продуктите, работите и услугите в съответствие с нивото на развитие на науката, техниката и технологиите; единство на измерванията;

спестяване на всички видове ресурси;

безопасност на икономическите съоръжения, като се отчита рискът от природни и причинени от човека бедствия и други извънредни ситуации;

отбранителната способност и мобилизационната готовност на страната.

ДА СЕ регулаторни документисъгласно действащата у нас стандартизация включват:

държавни стандарти на Руската федерация (GOST R);

надлежно прилагани международни (регионални) стандарти;

общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация;

индустриални стандарти;

корпоративни стандарти;

стандарти на научни, технически, инженерни дружества и други обществени сдружения.

Държавните стандарти на Руската федерация - разпоредби, които установяват единни правила в определена област на дейност в нашата държава.

Държавните стандарти се разработват за продукти, работа и услуги от междусекторно значение. Съдържанието на изискванията на стандартите, областите им на разпространение, техният обхват и датите на въвеждането им се определят от държавните органи, които ги приемат. В съответствие със закона "За стандартизацията", държавните стандарти и общоруските класификатори на техническа, икономическа и социална информация са приети от Държавния стандарт на Русия, те влизат в сила след тяхната държавна регистрация.

Изискванията, установени в стандартите, са задължителни за всички държавни органи и стопански субекти. Госстандартът на Русия и други специално упълномощени държавни органи, в рамките на своята компетентност, упражняват държавен контрол и надзор за спазването на задължителните изисквания на държавните стандарти.

Стандартът гласи:

състав на детайлите на документите;

изисквания за състава на реквизитите на документите;

изисквания за формуляри и документи;

изисквания за производство, отчитане, използване и съхранение на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, емблеми на съставните образувания на Руската федерация.

Всички действащи държавни стандарти на територията на нашата страна са обединени в единна държавна система за стандартизация - йерархично организирана система за класифициране и кодиране на самите държавни стандарти.

Серия 1 от Държавната система за стандартизация съдържа набор от основни стандарти, които съдържат разпоредби относно процедурата за разработване на държавни стандарти, за изграждане, представяне и изпълнение на стандарти, тяхното одобряване, регистрация и въвеждане в сила, относно процедурата за изменение на стандарти, отмяна на стандарти и т.н., например: на 1 април 2000 г. промяна № 1 на GOST R. 6.30-97, приета с Указ на Държавния стандарт на Русия от 21 януари 2000 г. № 9-ст.

Процедурата за прилагане и прилагане на GOST R. 6.30-97 обяснява и уточнява в методически препоръкиВсеруски изследователски институт по документация и архивиране. Методическите препоръки са предназначени за прилагане в организации:

единни правила за обработка на детайлите на документите и опции за тяхното местоположение въз основа на съвременните регулаторна рамкаотносно документационна поддръжка;

нови информационни технологии за подготовка на документи и пренос на документална информация;

бизнес стил на документи, основни изисквания за изготвяне и унифициране на текстове на документи;

правила за производство на документи с помощта на печатащи устройства, включително компютърна обработка на текст;

правила за проектиране на формуляри на документи;

правила за използване, отчитане и съхранение на формуляри и печати;

правила за обработка на документи, предавани по телекомуникационни канали.

ГОСТ 1.RO-92. Държавна система за стандартизация на Руската федерация: Основни положения.

Независим набор от стандарти се състои от стандарти за унифицирани системи за документация и единна системакласификация и кодиране на техническата и икономическа информация:

GOST 6.01.1-87. Единна система за класификация и кодиране на технико-икономическата информация;

GOST 6.10.3-83. Единни документационни системи. Записване на информация от унифицирани документи в комуникативен формат;

GOST 6.10.4-84. Единни документационни системи. Придаване на правна сила на документи върху машинен носител и машинограма, създадена по компютърна техника. Основни разпоредби;

GOST 6.10.5-87. Единни документационни системи. Изисквания за изграждане на ключа за оформление;

GOST 6.10.6-87. Единна система за външнотърговска документация. Примерен ключ;

GOST 6.10.7-90. Единна система за външнотърговска документация. Проверка;

GOST 6.38-90. Единни документационни системи. Система от организационна и административна документация. Изисквания за документация;

GOST 16487-83. Офис работа и архивиране. Термини и дефиниции (ГОСТ запазва номера, присвоен му при регистрацията на първия терминологичен стандарт през 1970 г.).

Единни документационни системи

обединение -намаляване на неоправданото разнообразие от видове документи, привеждането им до еднородност на формите, структурата, езиковите структури, операциите по тяхното съставяне, обработка, отчитане, съхранение. Обединяването е установяването на най-еднородния набор от детайли, хартиен формат и фиксиране на детайлите върху хартия.

С цел да се намали броят на документите, използвани в дейността на институции, организации и предприятия, да се стандартизира тяхната форма, да се намалят разходите за труд, време и материали за тяхното изготвяне и обработка, както и да се постигне информационна съвместимост на автоматизираните бази данни в национална икономика, се работи по унифициране на документи и създаване на единни документационни системи (ЕДС).

Единна документационна система е съвкупност от взаимосвързани унифицирани форми на документи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове стопанска дейност, средства за тяхното поддържане, нормативни и методически материали за тяхното разработване и прилагане.

В основата на създаването на ДДД е методът на унификация – установяване на еднородност в състава и формите на управленските документи, създадени при решаване на еднотипни управленски функции и задачи.

Едновременно с развитието на DDD се разработват класификатори на техническа, икономическа и социална информация, които осигуряват интегрирана автоматизирана обработка на данни, съдържащи се в единни документационни системи.

В момента са в сила следните унифицирани системи за документация:

Единна система от организационна и административна документация:

документация за създаване, реорганизация, ликвидация на предприятия, организации;

документация за приватизация на държавни и общински предприятия и организации;

документация за административната дейност на организацията;

документация за организационно-административно регулиране на дейността на организация, предприятие;

документация за оперативно и информационно регулиране на дейността на предприятие, организация;

трудова документация;

документация за преместване на друга работа;

документация за уволнение;

отпуск документация;

документация за проектиране на стимули;

документация за регистрация на дисциплинарни наказания.

USORD има междуведомствен характер, тоест функционира във всеки административен апарат и институции - от горе до долу, независимо от отрасловата принадлежност.

RS се състои от 3 подсистеми:

относно създаването и реорганизацията на институции и предприятия;

кадрова документация;

автоматизиран контрол на изпълнението на документи.

USORD е регламентиран по отношение на състава и се определя като съвкупност от взаимосвързани правила, разпоредби и форми, които установяват изисквания към съдържанието, конструкцията и изпълнението на документите, използвани за решаване на управленски проблеми, като се отчита използването на електронни компютри.

Системните документи са проектирани на базата на примерен ключ (GOST 6.38-90). Сред традиционните детайли тези документи трябва да съдържат маркировка за прехвърляне на документни данни на машинен носител и подпис на лицето, отговорно за прехвърлянето на информация на машинен носител. В този случай съдържанието на документа за предпочитане трябва да бъде изпълнено под формата на таблица, въпросник, шаблон. На всяка унифицирана форма на ОРД (както и на други) се присвоява код съгласно OKUD. Всички детайли, обработени с помощта на компютърни технологии, трябва да бъдат кодирани съответно от Всесъюзния класификатор на техническата и икономическа информация.

Единна система за банкова документация:

платежна документация за безналични плащания през банки;

документация по кредитни операции на банки;

документация за контрол върху разходването на средства за заплати и плащания на социални и трудови ресурси;

документация по банкови операции, свързани с международни сетълменти;

изходна документация на банки;

документация по депозитарните операции на банките;

платежна документация за безналични плащания през банки - вътрешнобанкови форми на документи;

документация по емисионно-касови и бюджетни операции на банките - вътрешнобанкови форми на документи;

документация за контрол върху изразходването на средства за заплати и изплащане на социални и трудови помощи (за потребление) - вътрешнобанкови форми на документи;

изходна документация на банки - вътрешнобанкови форми на документи;

документация за парично обръщение - вътрешнобанкови форми на документи;

документация по кредитни операции на банки - вътрешнобанкови форми на документи;

счетоводна документация - вътрешнобанкови форми на документи.

Единна система за финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация на бюджетни институции и организации:

финансова документация;

отчетна счетоводна документация на бюджетни институции и организации.

Единна система за отчетност и статистическа документация:

документация по национални сметки и статистика на икономическия баланс;

документация по статистика на научно-техническия потенциал и иновационния прогрес;

документация по трудова статистика;

документация по статистика на материалните ресурси;

финансова статистическа документация;

документация по социална статистика;

документация по промишлена статистика;

документация по статистика на селското стопанство и закупуване на селскостопанска продукция;

документация по статистика на капиталното строителство;

документация по статистика на външноикономическите отношения;

документация относно статистиката на потребителския пазар и неговата инфраструктура;

документация по транспортна и комуникационна статистика;

документация по статистика за наблюдение и регистриране на промените в цените и тарифите.

USOSD се определя като система от документи, които записват и предоставят на държавните и стопанските органи статистически данни за изпълнението на плановете, ефективността на производството, научно-техническия прогрес, растежа на производителността на труда и икономическото развитие.

Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията:

отчетна счетоводна документация;

счетоводни регистри;

първични счетоводни записи.

Единна система за трудова документация:

документация за състоянието на пазара на труда;

документация по трудови правоотношения;

документация за повишаване на квалификацията на служителите на органите по труда;

документация по охрана на труда;

документация за минимални потребителски бюджети;

документация по жалби до органите по труда.

Единна документационна система пенсионен фондРуска федерация:

документация по отчитане и разпределение на средствата;

документация за планово-стопанска дейност;

документация за дейностите по контрол и проверка.

Единна система за външнотърговска документация.

оперативна и търговска документация;

транспортна документация;

сетълмент външнотърговска документация;

документация, издадена при внос (износ) на стоки;

транспортна външнотърговска документация;

изпращане на външнотърговска документация.

DDD се разработва от съответните министерства и ведомства, на които е възложена тази работа.

За да се поддържат актуални ДДД, те се поддържат, като се предвижда въвеждане на промени и допълнения в контролния масив от унифицирани форми на документи при необходимост.

Целта на стандартизацията и унификацията на документите е да се рационализира процесите на подготовка, изпълнение, търсене на документи, да се намалят потоците от документи и да се създават оптимални условияза машинна обработка на информация, повишаване нивото на управление на предприятието и организацията. Стандартизирането и унифицирането на управленските документи позволяват постигането на еднородност в структурата и обработката на информацията. Стандартизацията и унификацията също допринасят за развитието на прогресивни методи за работа с документи.

Въвеждането и въвеждането на единни документационни системи и общосъюзни класификатори се регулират от специален междуведомствен стандарт „Общи насоки за внедряване на единни документационни системи и общосъюзни класификатори на техническа и икономическа информация, използвани в автоматизирани системи за управление“ RD 50-61 - 82. Този документ установява, по-специално, при използване на унифицирани форми на документи в условията на традиционно управление, поставяне на кодове според класификаторите само в случаите, когато документалната информация подлежи на последваща обработка от компютърни технологии, когато институцията взаимодейства с външни кореспонденти. В институции, които използват DDD и класификатори, се създават системи за поддържане на класификатори и унифицирани форми на документи, които са свързани с отраслови или ведомствени системи за поддържане на DDD и класификатори. Институциите поддържат DDD и класификатори в количеството информация, което е необходимо на тази институция за изпълнение на задачите по планиране, счетоводство и управление на логистиката.

Наред със стандартизирането и унифицирането на документите (по време на тяхното създаване) широко се използва и принципът на шаблона, който позволява както да се ускори създаването на документи от един и същи тип, така и да се избегнат ненужни грешки.

Шаблонът е метод за унифициране на текстовете на документи, който се състои във факта, че цялата информация, характерна за документите, е условно разделена на шаблон, или константа, и индивидуален, или променлив. Шаблонът е особено актуален при работата с кореспонденция.

Шаблонът ви позволява да увеличите производителността на изпълнителите, помага за подобряване на културата на работа в офиса.

Общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация

Важни средства за информационна подкрепа, преди всичко в такива дейности като икономика, статистика, банкиране, митници, външноикономическа дейност и др., са класификаторите на техническа, икономическа и социална информация, необходима за осигуряване на интегрирана обработка на данни в автоматизирани информационни системи.

Класификаторите на техническата, икономическата и социалната информация са нормативни документи. Класификаторът съдържа систематизиран набор от имена на обекти, представени като класификационни групи, и кодове, приписани към тях.

Класификацията и кодирането са обект на социално-икономически обекти и техните свойства, информация за които се използва в дейността на правителството и администрацията и се съдържа в унифицирани форми на документи. Установена е класификация на специфични форми на документи за управление и техните кодове Общоруски класификатор на управленска документация (OKUD).

В момента са разработени и работят 37 общоруски и общосъюзни класификатори, които продължават да работят. Съвкупността от класификатори на техническа, икономическа и социална информация, както и научни, методически и регулаторни документи за тяхното разработване, поддържане и внедряване, както и услуги, които извършват работа по класификация и кодиране, съставляват Единната система за класифициране и кодиране Техническа, икономическа и социална информация (ESKK TEI).

В зависимост от областта на приложение, класификаторите са разделени на: общоруски, отраслови и корпоративни класификатори.

Всички класификатори по отношение на съдържанието са разделени на три групи:

1. Класификатори на информация за документи за управление, задачи, решавани в автоматизирани системи за управление, видове дейности, икономически и социални показатели:

Общоруски класификатор на стандарти (OKS);

Общоруски класификатор на продукти (OKP);

Общоруски класификатор на управленска документация (OKUD);

Общоруски класификатор на валути (OKV);

Общоруски класификатор на мерни единици (OKEI);

Стокова номенклатура на външноикономическата дейност (TN VED) .- и др.

2. Класификатори на информация за организационни структури:

Общоруски класификатор на органи държавна власти управление (OKOGU);

Общоруски класификатор на предприятия и организации (ОКПО);

Общоруски класификатор на икономически региони (OKER);

Всесъюзна класификация на отраслите на националното стопанство (ОКОНХ);

Всесъюзен класификатор на пунктове за товарене и разтоварване на железопътен, речен, морски, въздушен и автомобилен транспорт (OKPV) и др.

3. Класификатори на информация за населението и персонала:

Общоруски класификатор на информация за социална защитанаселение (OKISZN);

Общоруски класификатор на специалности в образованието (OKSO);

Общоруски класификатор на професии на работници, длъжности на служители и категории заплати (OKPDTR);

Общоруски класификатор на информация за населението (ОКИН) и др.

Структурата и съдържанието на класификатора на техническата, икономическата и социалната информация на примера на Общоруския класификатор на управленска документация (OKUD) са както следва.

OKUD съдържа информация за единни документационни системи и форми на документи, разрешени за използване в националната икономика. Той е предназначен за решаване на следните задачи:

регистрация на формуляри на документи;

рационализиране на информационните потоци в националната икономика;

намаляване на броя на използваните формуляри;

изключване от обращение на нестандартизирани форми на документи;

осигуряване на счетоводство и систематизиране на унифицираните формуляри

документи въз основа на тяхната регистрация;

контрол върху състава на документите и избягване на дублиране

информация, използвана в областта на управлението;

рационална организация на контрола върху използването на унифицирани форми на документи.

Обектите на класификация в OKUD са общоруски (междуотраслови, междуведомствени) унифицирани форми на документи, одобрени от министерствата (ведомствата) на Руската федерация - разработчици на единни документационни системи (UDS).

OKUD съдържа имената и кодовете на унифицираните форми на документи, включени в одобрените единни документационни системи, например:

Например даваме основните USORD документи с кодове за OKUD:

0273060 - писмо за оставка;

0221052 - описание на работатаза категории ИРТ и служители от апарата за управление на предприятието;

0284070 - обяснителна бележка;

0227103 - Правилник за вътрешния трудов ред на апарата за управление на предприятието;

0222152 - персоналАпарати за управление на предприятието;

0211112 - заповед за създаване на предприятие;

0271020 - въпросник (персонал);

0276030 - график на ваканциите;

0283110 - поощрителна заповед;

0273110 - заповед за уволнение;

0229140 - регистрационна и контролна карта.

Кодът на единната форма на документа в OKUD се състои от седем цифрови знака след десетичната запетая и контролен номер (CC).

OKUD прие йерархична класификация с три стъпки.

Всяка позиция на класификатора се състои от два блока:

идентификационен блок;

блок от имена на обекта на класификация.

Единната форма се идентифицира чрез класификация. Кодът на унифицираната форма на документа в OKUD е изграден, както следва:

Тук първите две цифри са класът на формата, следващите две цифри са подкласът на формата, следващите три цифри са регистрационният номер, а последната цифра е контролният номер.

Например кодът на Извлечението за разплащане за осигурителни вноски във фонд „Пенсии“ - 09010046 гласи следното:

09 - Единна система за документиране на пенсионния фонд;

01 - Документация по отчитане и разпределение на средствата;

004 - Разчетна ведомост за застрахователни премии към фонд "Пенсии";

6 - Номер на проверка.

Кодовото обозначение на унифицираната форма на документа отразява следните характеристики на класификация:

първият и вторият знак (клас формуляри) - принадлежност на единната форма на документа към съответната единна документационна система;

третият и четвъртият знак (подклас от формуляри) - общото съдържание на много форми на документи и посоката на тяхното използване;

пети, шести и седми знак - регистрационен номерунифициран формуляр на документ в рамките на подклас;

осмият знак е чековият номер.

Блокът от имена на обекта на класификация е запис на името на определена унифицирана форма на документа.

В допълнение, Единната система за отчетност и статистическа документация (степен 06), в допълнение към кодовото обозначение на единната форма на документа, номера на проверката и името на формуляра, съдържа също „индекс“ и „периодичност“ на подаването поради необходимост от осигуряване на приемственост на установените в органите на държавната статистика наименования .

Кодовете на OKUD в съответствие с GOST 6.38-90 "Единни системи за документация. Система от организационна и административна документация. Изисквания към документацията" са поставени в унифицирани форми на документи в горното поле на документа вдясно.

Друг класификатор, който е пряко свързан с документи и има определено значение за служителите на административния апарат, е Всесъюзният класификатор на предприятия и организации (OKPO), тъй като всеки документ трябва да съдържа специфичен код според този стандарт. Обектите на класификатора са само предприятия и организации, които имат права на юридическо лице, като основни източници на възникване и потребление на информация, както и членове на сдружения. Този класификатор съдържа кодове на министерства, ведомства и отрасли на националната икономика и техните наименования, което му придава качеството на универсален стандарт. Освен това OKPO е директно свързан с единната документационна система (UDS) чрез кодовото обозначение на всички ORD, създадени и прехвърлени от едно или друго предприятие или организация на всички нива на управление.

Класификаторът OKPO има следната конструктивна схема:

OKPO е в състояние да съвпадне с основните детайли, необходими за обработка на документация за управление, зона за проектиране в съответствие с GOST 6.38-90.

Всеки управленски служител трябва да има необходимата информацияотносно структурата и използването на тези стандарти.

В ежедневната работа OKPO може да се използва в следните ситуации:

ликвидация на институцията;

загуба на права на юридическо лице по една или друга причина;

сдружение на институции;

преименуване на институции;

промяна в териториалното и административното местоположение на институцията;

прехвърляне на институция в друго министерство, ведомство;

въвеждане в експлоатация на нова институция;

образуване на нова институция в резултат на отделяне.

Тези два класификатора предоставят на изпълнителите информация за попълване на данни и кодове, чието задължение е предвидено от GOST 6.38-90.

Заключение

Избраната тема на курсовата работа в момента е много актуална, тъй като при създаването на документи е необходимо да се спазват принципите на стандартизация и унификация.

Стандартизацията ви позволява да установите и приложите определени правила при проектирането на документи.

Обединяването от своя страна спомага за намаляване на разнообразието от видове документи, като ги довежда до еднаквост на формите, структурата, обработката, съхранението.

Всички действащи държавни стандарти на територията на нашата страна са обединени в Държавната система за стандартизация. На държавно ниво се работи по унифициране на документи и се създават единни документационни системи, които осигуряват документирано представяне на данни в определени видове икономическа дейност.

Класификаторите са нормативни документи, съдържащи систематизиран набор от имена на обекти, представени като класификационни групи и приписани им кодове.

Библиография

A.V. Пшенко. Управление на документацията. - М., Форум - Имфра-М., 2002.

O.I. Замицкова. Офис работа за колежи. - Ростов н / Д., Феникс, 2001.

СРЕЩУ. Мингалев, М.В. Ларин. Специални системи за документиране. - М., Икономика, 1989.

М.Т. Лихачов, Т.В. Кузнецова. Документи и документи: справочник. - М., Икономика, 1991.

М.В. Кирсанова, Ю.М. Акснов. Бизнес курс. - М., 1998 г.

О.П. Дорофеева, Е.К. Губская, A.M. Вигер. Секретарска работа. - Ростов н / Д., Феникс, 2003 г.

Е.В. Алексеева, L.P. Афанасиев, Е.М. Бурова. Архивиране. - М., проф. изд., 2002 г.

V.A. Кудряев. Организация на работа с документи. - М., Инфра-М, 2002.

Явно: според изследвания, ... форма и др.; езикови изисквания за обединение документи (2)Резюме >> Промишленост, производство

Нива и етапи стандартизация документи// В събота: " Обединениеи стандартизация документив автоматизирани системи за управление „... Нива и етапи стандартизация документи// В събота: " Обединениеи стандартизация документив автоматизирани системи...