Este obligatorie înregistrarea contractelor de muncă în organizație. Jurnalele de înregistrare a contractelor de muncă și a acordurilor adiționale

La întreprindere, orice document trebuie înregistrat, adică înscris într-o carte contabilă specială. Aceasta ia în considerare toate datele, inclusiv crearea și acceptarea acestora.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre soluții tipice probleme legale dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și ESTE GRATUIT!

Se aplică și acest lucru contracte de munca, care se încheie între salariat și angajator, deoarece păstrarea și contabilizarea acestora documente importante necesare pentru fiecare organizație.

Este necesar să-l conduc?

Este important de înțeles că ținerea unui astfel de jurnal nu este deloc o pierdere de timp, ci o necesitate:

• este mult mai convenabil decât păstrarea tuturor documentelor originale pe masă;
• poate fi necesară o carte de înregistrare a contractelor de muncă dacă apare un conflict între angajat și angajator;
• cu ajutorul acestor evidențe, ofițerul de personal poate elibera rapid orice certificat solicitat.

Unii păstrează mai multe dintre aceste registre, de exemplu, separat pentru și pentru.

Ce spune legea?

Obligația de a ține un registru al contractelor de muncă nu este însă stabilită prin lege reguli generale managementul documentelor stabilește înregistrarea tuturor documentelor cu caracter de referință.

În plus, jurnalul contabil este menționat în Lista de tipice documentele de management:

În plus, absența unui astfel de document poate avea probleme suplimentare pentru organizația cu organismele de inspecție.

Opinia ofițerilor de personal

Mulți angajați susțin că înregistrarea unui contract de muncă într-un jurnal este mult mai convenabilă decât păstrarea tuturor acestor documente la îndemână.

E mai ușor să cedezi cu el certificatele necesare fosti angajati, și nu trebuie să vă temeți de inspecțiile efectuate de autoritățile relevante.

În plus, sistematizarea datelor permite ofițerilor de personal să țină o evidență permanentă a angajaților.

Care este cea mai bună modalitate de a completa registrul de înregistrare și contabilizare a contractelor de muncă?

O singură formă a cărții de înregistrare nu este stabilită prin lege, deci poate fi un caiet obișnuit.

Cel mai important, coperta sa ar trebui să fie dură, astfel încât revista să poată fi păstrată cât mai mult timp posibil.

Numele organizației, titlul cărții și data începerii întreținerii trebuie să fie scrise pe pagina de titlu. De asemenea, ar trebui să numerotați toate paginile, iar pe prima pagină să indicați regulile de înregistrare.

A doua pagină a jurnalului de înregistrare conține date despre persoanele responsabile pentru aceasta.

Este mai convenabil să introduceți informații într-un tabel, deoarece persoanele care completează jurnalul se pot schimba.

Ar trebui să specificați:

• număr de serie;
• pozitia persoanei responsabile;
• motivul pentru care persoana ține un jurnal;
• semnătura lui personală.

Registrul standard al contractelor de muncă conține 10 coloane, dar numărul acestora poate varia.

Completați-le după cum urmează:

• 1 coloană - numărul de înregistrare al contractului de muncă;
• 2 coloane - data încheierii contractului;
• 3 coloane - numărul contractului de muncă propriu-zis;
• 4 coloane - numele complet al angajatului;
• 5 coloana - post sau specialitate;
• 6 coloană - numele departamentului sau unitate structurală;
• coloana 7 - termenul contractului de munca;
• 8 coloana - natura muncii (post part-time, loc de muncă principal etc.);
• coloana 9 - acorduri suplimentare;
• 10 coloane - note.

În carte, puteți face o coloană suplimentară în care va fi pusă semnătura angajatului.

Acesta va indica faptul că angajatul a primit în mâinile sale copia contractului de muncă.

versiunea pe hârtie

În ciuda tehnologiei computerizate moderne, revistele de hârtie au încă mai multe avantaje decât cele electronice.

Principalul avantaj este ușurința de depozitare.

Acest document trebuie certificat de către conducătorul întreprinderii, cusut, numerotat. În plus, trebuie să conțină în mod necesar toate semnăturile necesare ale angajaților.

Pentru angajații care lucrează în baza unui contract, este necesar să se facă o coloană suplimentară.

Versiune electronica

Registrul electronic al contractelor de muncă este considerat cel mai convenabil, dar are și dezavantajele sale.

De exemplu, într-un jurnal de acest format este imposibil să puneți o semnătură personală. De aceea, ofițerii de personal păstrează adesea două jurnale, folosind versiunea electronică ca rezervă.

De obicei, se desfășoară în MS Excel, care oferă caracteristici suplimentare:

• confidențialitatea;
• controlul stocării documentelor;
• generarea rapidă de copii ale certificatelor și comenzilor;
• căutare rapidă a documentelor necesare.

Caracteristici de păstrare a contabilității

Există anumite reguli care trebuie respectate la ținerea unui registru al contractelor de muncă:

• înregistrarea poate fi începută din nou în fiecare an, mai ales dacă există o mulțime de documente;
• dacă un angajat a făcut vreo greșeală în timp ce ținea un jurnal, nu i se prevăd amenzi sau penalități;
• carnetul de înmatriculare trebuie păstrat timp de 75 de ani;
• când jurnalul este terminat, acesta trebuie să fie flash, sigilat și arhivat;
• în cazul când contracte pe durată determinată devin permanente, acestea trebuie reînregistrate sau marcate corespunzător;
• semnătura, cu care managerul atestă jurnalul de înregistrare, se pune pe coperta din spate.

Cine conduce?

Cartea de înregistrare a contractelor de muncă este o confirmare a disponibilității documentelor importante.

Conform regulilor, acesta trebuie să fie condus de un manager de personal sau de un specialist în departamentul de personal. El este, de asemenea, responsabil pentru completarea corectă a jurnalului și furnizarea acestuia în caz de verificare.

Tot în responsabilitatea sa se află toate originalele contractelor de muncă semnate.

Începeți acest document conform ordinii conducerii întreprinderii.

În acest caz, comanda trebuie să specifice:

• procedura de ținere a jurnalului (versiuni electronice sau pe hârtie);
• față, responsabil pentru managementul acestuia;
• forma registrului contractelor de muncă.

Exemplu de completare

O mostră de completare a registrului de contracte de muncă:

Exemplu de registru al contractelor de muncă

Modelul de document poate fi descărcat aici:

Numerotarea contractelor

Forma numărului poate fi arbitrară.

Cel mai convenabil este să înregistrați contractele de muncă indicând numărul de serie pentru ziua curentă.

De exemplu, numerotarea 13/02-6 înseamnă că contractul a fost întocmit pe 13 februarie și a fost al șaselea în acea zi.

Modificare

Nu puteți face modificări documentului, indiferent de forma jurnalului (electronic sau hârtie).

Pentru scrierea acreditărilor (înregistrare) și acordare efect juridic contracte de muncă și acorduri suplimentare, se utilizează un jurnal de înregistrare.

Dragi cititori! Articolul vorbește despre modalități tipice de a rezolva problemele juridice, dar fiecare caz este individual. Daca vrei sa stii cum rezolva exact problema ta- contactati un consultant:

APLICAȚIILE ȘI APELURILE SUNT ACCEPTATE 24/7 și 7 zile pe săptămână.

Este rapid și ESTE GRATUIT!

Înregistrează date despre document - faptul creării, primirii sau trimiterii.

Este necesar să-l conduc?

Avizul legislatiei

Păstrarea unui astfel de jurnal nu este obligatorie. Legislația prevede contabilitatea sub formă de jurnal doar pentru cărți de muncă. Acordurile suplimentare (suplimentare) pot fi înregistrate în mod arbitrar. Cuserea și sigilarea cărții, dacă contabilitatea se ține în această formă, este necesară înainte de depunerea acesteia la arhivă. Conform cerințelor FAS, perioada de păstrare a unor astfel de documente este de 75 de ani.

Cu toate acestea, conform reguli generale gestionarea documentelor, înregistrarea sunt supuse tuturor documentelor care necesită răspuns sau au caracter de referință. În plus, există o Listă de documente standard de management generate în activitățile organizațiilor cu indicarea perioadelor de păstrare, care menționează un registru al contractelor de muncă.

În plus, serviciul GIT, care vizitează toți angajatorii, este întotdeauna interesat de disponibilitatea acestui document.

Așadar, ofițerul de personal, pentru a evita necazurile, trebuie să țină un registru al contractelor de muncă și al acordurilor adiționale.

experiență HR

Revista este o formă convenabilă care înlocuiește o mulțime de contracte de muncă amestecate cu acorduri adiționale și alte documente din aceeași perioadă din arhivă. In cazul unui proces intentat de un salariat angajat, lipsa in prealabil a unui carnet de inregistrare a contractului face ca pozitia angajatorului sa fie vulnerabila cu posibilitatea de a lua o decizie care nu este in favoarea acestuia.

De asemenea, revista este necesară pentru eliberarea de adeverințe pentru următorii angajatori despre angajarea anterioară.În notele cărții, puteți face note despre tipul și natura muncii prestate de muncitorul angajat. Ofițerii de personal cu experiență preferă să țină un registru al contractelor de muncă și acorduri suplimentare, fulgerând și sigilându-l cu sigiliul întreprinderii și semnătura capului înainte de a face prima înscriere.

În cazul în care întreprinderea este inspectată de autoritățile competente, șeful OK, inspectorul HR sau managerul HR va avea confirmarea legală a prezenței sau absenței acordurilor, contractelor, acordurilor suplimentare cu angajații.

Abundența documentelor din departamentul de personal nu este un secret pentru nimeni. Uneori, un manager de resurse umane păstrează aproximativ o duzină de cărți și reviste în paralel. Dar contractele de muncă - baza cooperării dintre angajator și personal - este indicat să se înregistreze pentru a nu se încurca în numerotare.

Cum se completează registrul de contracte de muncă și acorduri suplimentare?

Un contract de munca este un acord intre un angajator si un angajat, in care o parte asigura munca (angaja) in conditiile legii, iar cealalta parte se obliga sa execute aceasta munca in mod calitativ si la timp, primind pentru aceasta. salariile. Documentul oferă condiții de muncă în conformitate cu normele Codului Muncii al Federației Ruse.

Contractul de muncă se întocmește în două exemplare (cu sigiliul și semnătura conducătorului, datele pașaportului și semnătura salariatului) cu eliberarea unuia către salariatul angajat contra chitanță. Al doilea este depus într-un dosar personal. Această cerință este obligatorie indiferent de tipul de muncă - principală sau cu jumătate de normă. Dacă întreprinderea ține un registru al contractelor de muncă, atunci semnătura salariatului se pune în coloana corespunzătoare.

Cum să ții un astfel de jurnal? Registrul poate fi păstrat pe hârtie sau în format electronic.

În caz de discrepanță între înregistrările pe hârtie și suportul electronic, se acordă preferință celor pe hârtie.

în formă de hârtie

Cum se creează un registru? Paginile trebuie numerotate, cartea este cusuta si certificata cu sigiliul si semnatura capului. Deși forma poate fi arbitrară, dar există un minim lista solicitata un grafic care vă permite să introduceți datele necesare și să găsiți rapid documentul.

Dacă organizația are angajați contractați, atunci ar trebui să se prevadă o coloană separată pentru înregistrarea acestora sau se poate face o înscriere în note în consecință. De asemenea, unele întreprinderi mai mari introduc coloane pentru a înregistra poziția și unitatea structurală.

Pe o pagină separată, se înregistrează numirea unei persoane responsabile - numele complet, data și numărul comenzii, funcția. Ultima pagină conține informații despre data de închidere a revistei, numărul comenzii, data depunerii în arhivă.

Dacă angajatul responsabil cu menținerea cărții constată o completare incorectă sau alte erori, atunci acest jurnal se încheie înainte de program. Se face o înregistrare corespunzătoare despre aceasta, se emite o comandă și cartea este predată arhivei.

Contabilitatea în formă electronică

Principalul avantaj al autentificarii formular electronic este o oportunitate cautare rapidași introducerea informațiilor. Este convenabil să păstrați înregistrările nu în Word, ci în MS Excel (contabilitatea sub formă tabelară).

Posibilitati de gestionare electronica a documentelor:

• viteza și disponibilitatea căutării documentelor;
• optimizarea lucrului cu personalul;
• controlul inregistrarii si depozitarii documentelor;
• respectarea confidențialității;
• reducerea costurilor cu forța de muncă;
• păstrarea documentelor primare (chestionare, autobiografii, declarații și altele) în formă electronică;
• formarea la cerere a copiilor comenzilor și a diferitelor tipuri de extrase.

Cardul personal al salariatului (formularul t-2) se păstrează în formă electronică. Informațiile care vin la acesta sunt actualizate în mod constant. Dar, în unele cazuri, în care sunt necesare semnături personale ale angajatului și ale ofițerului de personal, întreținerea cardului este duplicată pe pe suport de carton.

Programul trebuie să prevadă imposibilitatea deplasării numerelor. Deși al doilea exemplar al contractului de muncă este predat salariatului, dar ținând cont de cei plecați, este necesar să se prevină eventualele fraude și alte tipuri de fraudă din partea angajatorului prin exercitarea presiunii asupra angajaților din Departamentul de personal. La sfârşitul anului, revista se tipăreşte cu numerotare, se cusează, se sigilează şi se depune.

Urmăriți un videoclip despre ce să faceți dacă sosește o inspecție a muncii

Logare

Angajatul responsabil cu menținerea jurnalului poate alege o formă convenabilă de păstrare, în funcție de informațiile care vor fi luate în considerare în acest jurnal. Când un astfel de angajat este concediat, se face o înscriere în cartea despre noua persoană responsabilă. Jurnalul conține și numele organizației, începutul și sfârșitul perioadei contabile.

Conform carnetului de înmatriculare se determină numărul de contracte de muncă încheiate. Este posibil să controlați performanța fiecăruia. Aceste date simplifică compilarea raportării statistice în întreprindere.

Efectuarea de modificări la contracte

Motivele modificării contractului pot fi diferite:

• transfer la un alt loc de muncă;
• schimbarea proprietății;
• suspendarea de la serviciu;
• schimbarea conditiilor de munca.

În cazul unor modificări semnificative ale contractelor, se întocmește un acord suplimentar, care se înscrie în jurnalul de înregistrare în coloana corespunzătoare. Pentru comoditate, acordului suplimentar i se atribuie un număr constând din numărul contractului/numărul de serie al contractului cu un anumit angajat.

În cazul ținerii unui jurnal general pentru contracte și convenții, numerotarea acordurilor suplimentare se realizează de la 1 număr pentru fiecare contract de muncă cu un angajat individual.

În acest caz, este convenabil să creați o pagină separată pentru fiecare angajat, unde contractul de muncă și acordurile suplimentare vor fi indicate în ordinea încheierii (nr. 1, 2, 3 etc.).

Dacă angajatul nu este de acord cu modificările condițiilor de muncă, atunci angajatorul trebuie să facă o ofertă (în scris) un alt loc de muncă conform calificărilor, iar în lipsa acestuia, oferă un loc de muncă prost plătit sau un post inferior. Cu acordul scris al salariatului se intocmeste un acord aditional la contractul de munca cu noi conditii de munca. Toate cerințele pentru executarea și contabilizarea acordurilor suplimentare sunt aceleași ca și pentru contractele de muncă.

Pentru comoditatea păstrării înregistrărilor și găsirea rapidă a acordului suplimentar necesar, întreprinderile mari cu un salariu mare mențin o carte separată - un registru al acordurilor suplimentare.

Un exemplu de completare a jurnalului de acorduri suplimentare:

Nu este necesară menținerea unui registru separat pentru acorduri suplimentare. Puteți introduce aceste informații în jurnalul principal, furnizând pentru aceasta o coloană separată. Cu toate acestea, dacă există mai multe astfel de modificări ale contractului, atunci va fi problematic să le introduci acolo. În acest sens, versiunea electronică câștigă.

Inregistrarea si numerotarea contractelor

Procedura de înregistrare și numerotare a contractelor este similară cu procedura contractelor de muncă. Întreprinderea are dreptul să țină o singură carte de înregistrare a contractelor și a contractelor de muncă, dar este posibil să înceapă și două reviste cu numerotare separată.

Este foarte convenabil nu prin numerotare, ci după dată, cu indicarea numărului de serie pentru această zi. De exemplu, 15/01-2, atunci este clar că contractul a fost întocmit pe 15.01. Această abordare este justificată pentru departamentele de personal ale întreprinderilor mari, când apariția unui nou contract îl pune pe ofițerul de personal în stupoare - a fost întocmit cu mult timp în urmă, dar a căzut în mâinile de abia acum și nu a fost atribuit un număr. Apoi, documentul este pur și simplu numerotat după data încheierii - și problema este rezolvată.

De unde să cumperi o carte de contabilitate a contractelor de muncă?

Revista poate fi cumpărată dintr-un magazin care vinde formulare gata făcute, prin Internet, sau puteți descărca un formular convenabil pentru compania dvs. de pe site-ul web selectat. O întreprindere poate ține o carte sub orice formă, în funcție de specificul tipului său de activitate și de a ține evidența formular de hârtie sau în formă electronică.

Această revistă nu este scumpă - aproximativ 300 de ruble. Dar această sumă nesemnificativă va ajuta organizația să eficientizeze fluxul de lucru al personalului și să crească eficiența ofițerului de personal.

Pentru o evidență de înaltă calitate și corespunzătoare, este necesar să se înregistreze în timp util toate documentele disponibile, precum și documentele de intrare și de ieșire.

Jurnalul de înregistrare a contractelor de muncă: reguli și model de completare

Se aplică și acest lucru munca de personal.

În întreprinderi, atât de stat cât și proprietate privată deseori are loc schimbarea personalului sau angajarea temporară a persoanelor pe perioada îndeplinirii funcţiilor de muncă temporară.

Pentru eficientizarea structurii interne a muncii de personal aferente angajării și concedierii salariaților, se propune ținerea evidenței în registrul contractelor de muncă.

Acest document va afișa datele de început și de sfârșit. activitatea muncii, care poate fi revendicat, de exemplu, după pierderea unui carnet de muncă și în alte cazuri care necesită confirmare.

Rândul completat în registrul contractelor de muncă este un cont. În același document, departamentul de personal ține evidența acordurilor adiționale la contractele de muncă care conțin clarificări, modificări sau completări la documentul de stabilire a condițiilor de muncă.

Forma propusă a jurnalului și completarea acesteia

Forma jurnalului care reglementează înregistrarea contractelor de muncă este simplă și oricine, chiar și un lucrător de personal fără experiență, își poate da seama cum să o completeze corect.

În conformitate cu standardele și cerințele de stat unificate stabilite în GOST R 51141-98 și acest document constă din următoarele coloane:

• prima coloană este o indicație a numerelor în ordine;
• a doua coloană este data care indică momentul încheierii contractului;
• a treia coloana este numarul care se inregistreaza direct pe formularul contractului de munca;
• a patra coloană - numărul indicat pe formularul contractului de muncă;
• coloanele a cincea și a șasea indică numărul și data contractului (de exemplu, datele modificării condițiilor de muncă sau concedierii);
• a șaptea coloană - numele complet al angajatului (numele de familie este scris în întregime, iar inițialele sunt prescurtate);
• coloana a opta este o notă care reflectă unele nuanțe importante legate de particularitățile contractului dintre angajator și angajat, de exemplu, activități cu fracțiune de normă, încetarea contractului de muncă și alte puncte importante.

Ca exemplu de completare a registrului contractelor de munca se pot da urmatoarele:

Registrul contractelor de munca si al contractelor aditionale trebuie sa fie cusut cu ata sintetica si fiecare pagina numerotata. Pentru aceasta se folosește un sigiliu de control, care este un dispozitiv conform căruia nu este greu de recunoscut dacă persoane neautorizate au intrat în documentație.

Înainte de înregistrarea documentației, este necesar să completați pagina de titlu a documentului de personal:

• denumirea completă a întreprinderii (stat sau formă privată proprietate, nu contează)
• numele documentului, datele de început și de încheiere pentru completare.

În plus, este necesar să se pună numere de serie pe toate paginile disponibile, chiar și pe cele goale, dar va exista o excepție doar pentru prima pagină, deoarece pe aceasta este propus formularul de completare a jurnalului. A doua pagină conține informații despre angajatul care îndeplinește funcția de ofițer de personal, care ține un registru al contractelor de muncă și al acordurilor adiționale.

Se recomandă ca aceste date să fie aranjate sub formă de tabel, deoarece angajații se pot schimba. Perioada de păstrare a acestui document trebuie să fie de cel puțin 75 de ani, întrucât pe parcursul vieții salariatului pot fi necesare orice clarificări cu privire la activitățile acestuia la întreprindere.

Forma și menținerea unui jurnal al acordurilor adiționale la contractele de muncă

Gestionarea înregistrărilor de personal pentru înregistrarea acordurilor suplimentare poate fi efectuată și într-un jurnal separat. Forma propusă pentru acest document este următoarea:

• prima coloană este un număr care reflectă ordinea în care sunt listate documentele;
• al doilea - este indicată data încheierii acordului;
• al treilea - este indicat numărul de serie al acordului;
• al patrulea - prenume (în întregime), inițialele în formă prescurtată;
• al cincilea - se indică funcția salariatului și tipul de muncă;
• a șasea este unitatea în care este înregistrat salariatul;
• al șaptelea - indică numărul și numărul contractului de muncă;
• al optulea - indică data începerii acordului și perioada de valabilitate a acestuia;
• a noua - rezumat acorduri;
• nota a zecea.

Aceste grafice sunt situate pe două pagini extinse.

Pagina de titlu este completată de persoana care conduce munca de birou de personal. Indică numele organizației și data de începere și de încheiere a înregistrării. Ca exemplu de completare a unui jurnal contracte de munca pentru contractele de munca, puteti folosi varianta de mai sus, dar retineti ca coloanele lipsa pot fi introduse informatii arbitrar.

Nevoia de logare

Pentru a crea comoditate și un minim de documente pe hârtie, arhiva stochează jurnalele de înregistrare a acordurilor și a contractelor de muncă.

Dacă trebuie să eliberați un certificat al locului de muncă anterior sau o decizie a oricărui alt problema importanta asociat cu pregătirea documentației pentru angajare, atunci jurnalul de înregistrare va fi adecvat. De asemenea, înregistrările făcute în jurnale indică faptul că angajatul a lucrat un anumit timp la această întreprindere anume.

În cazul unei greșeli a ofițerilor de personal la completarea jurnalului, de exemplu, în loc de un număr de serie, a fost făcută o înregistrare cu numărul unui contract direct, documentul poate fi anulat document administrativ pe întreprindere și începe una nouă. Aceasta nu va fi o mare greșeală.

Dacă aveți nevoie de sfaturi calificate în legătură cu situația dvs., sunați la numărul afișat în partea de sus a paginii sau trimiteți o întrebare prin formularul din dreapta jos a ecranului. Avocatul nostru specializat va va raspunde prompt si va va rezolva problema!

Articole similare

Registrul contractelor de muncă: aplicare, reguli de conduită, recomandări

1. Cerere pentru jurnalul contractelor de muncă
2. Numerotarea înregistrărilor
3. Contabilitate
4. Erori de înregistrare

Deși registrul contractelor de muncă nu este obligatoriu, utilizarea lui este destul de convenabilă și utilă. Rosarchive, în rezoluția sa din 6 septembrie 2000, a enumerat ce documente la întreprindere trebuie să fie luate în considerare.

Cerere pentru jurnalul contractelor de muncă

Rezoluția menționată nu specifică sub ce formă organizațiile sunt obligate să țină evidența contracte de muncași acorduri cu acestea, astfel încât întreprinderea să aibă dreptul de a alege ea însăși această formă. Dacă utilizați o carte, atunci nu va trebui să fie cusată și sigilată înainte de a fi arhivată, dar va trebui să fie păstrată timp de 75 de ani. Revista va permite oricând situație controversată accesați rapid datele de care aveți nevoie.

Dacă un angajat concediat merge în instanță și prin aceasta solicită informații despre contractul de muncă, atunci este important să faceți acest lucru fără întârziere - în caz contrar instanța va fi atacată în mod deliberat împotriva organizației. În plus, revista vă permite să optimizați fluxul de lucru și să rezolvați fără întârziere problemele interne de organizare.

Pentru a nu pierde timpul cumpărând sau auto-lined pagini pentru jurnal, utilizați linkul: descărcați un exemplu de jurnal de înregistrare a contractului de muncă. Sfat important pentru antreprenori: nu vă pierdeți timpul, chiar și cu sarcini simple de rutină care pot fi delegate. Treceți-i la freelanceri ai „Execute.ru”. Lucrare de calitate garantată la timp sau bani înapoi. Prețurile chiar și pentru dezvoltarea site-ului încep de la 500 de ruble.

După cum puteți vedea, paginile sunt deja pregătite pentru contabilitate completă. În notele de la fiecare intrare, puteți specifica informații suplimentare despre ce muncă a făcut angajatul angajat și care a fost rezultatul.

Numerotarea înregistrărilor

Destul de des, ținând un registru al contractelor de muncă și al acordurilor suplimentare, oamenii întâmpină dificultăți cu numerotarea. Pentru a înregistra și a numerota corect documentele, există câteva puncte cheie de reținut:

1. În prima coloană „Articol în ordine” se scrie în ordine numărul documentului în jurnal și se indică data înregistrării. Numărul documentului în sine nu trebuie să fie scris aici - există o coloană separată pentru aceasta.
2. În a treia coloană „Numărul contractului” există o singură coloană, totuși, dacă se înregistrează un acord suplimentar, atunci numărul acestuia este de obicei indicat într-o coloană separată la numărul 10.

Cu toate acestea, pentru a facilita găsirea documentelor, inclusiv a acordurilor suplimentare, structura jurnalului este de obicei ușor modificată, mai ales că nu este necesară raportarea strictă pentru aceasta. Coloana „Numărul contractului” poate fi împărțită în două subgrafe pentru a indica separat numărul documentului și numărul contractului adițional.

Cum să păstrezi un jurnal al contractelor de muncă și al acordurilor suplimentare

Acest lucru va permite ofițerului de personal, atunci când lucrează cu o revistă, să reunească informații despre fiecare document, indiferent de câte acorduri suplimentare i se adaugă.

Contabilitate

Forma jurnalului devine baza pentru menținerea documentului. Jurnalul în sine este întocmit conform regulilor generale munca de birou ruseasca- nu va cauza dificultăți speciale. Luați în considerare doar câteva puncte cheie:

1. Husa trebuie să fie rezistentă, rigidă sau semirigidă.
2. Hârtia ar trebui să fie lipită de hârtie de birou, densitatea nu mai mică de 60 de grame pe metru pătrat.
3. Pagina de titlu indică numele angajatorului, precum și numele documentului și datele începutului și sfârșitului acestuia.
4. Toate paginile sunt pre-numerotate.
5. Prima pagină este lăsată goală sau folosită ca model de umplere.
6. A doua pagină conține informații despre angajații responsabili de logare. Aici se indică numărul de serie, perioada, datele personale, funcția angajatului, motivul numirii (comanda sau instrucțiunea); semnat de persoana responsabilă.
7. În plus, fiecare răspândire a jurnalului este utilizată pentru a fi completate datele. Pe langa numarul in ordine, data si numarul contractului de munca in sine si contractul aditional, datele personale, functia si profesia salariatului, unitatea structurala a acestuia, datele incheierii si incetarii contractului, caracteristicile sunt indicate si lucrarile efectuate.
8. Ultima pagină indică când revista a fost închisă, cusată, sigilată și arhivată. Data este indicată în cuvinte, sunt indicate și numărul de contracte și acorduri suplimentare care au fost înscrise în jurnal, numărul de pagini completate, funcția și datele personale ale angajatului.

Erori de înregistrare

Dacă s-au făcut erori în timpul jurnalizării, atunci va fi necesar să îl închideți înainte de program și să începeți unul nou. Cea mai frecventă greșeală este să introduceți numerele documentelor în sine în prima coloană în locul numerelor în ordinea în care apar în jurnal. De regulă, aceasta creează o problemă la încheierea primului acord suplimentar, în legătură cu care ofițerul de personal descoperă un defect.

Pe ultima pagină a jurnalului închis timpuriu, în acest caz, ar trebui făcută o înregistrare că acesta a fost închis tocmai în legătură cu o întreținere eronată. După aceea, începe o nouă revistă. Informațiile, dacă este necesar, pot fi rescrise deja fără erori. Nu există penalități legale sau penalități pentru astfel de erori.

Comentarii

Exemplu de registru al contractelor de muncă

Pentru a înregistra un contract de muncă, angajatorul individual prezintă primăriei. Registrul contractelor de munca. Pentru un exemplu de contract de muncă cu un angajat, consultați articolul exemplu de contract de muncă. Evaluează acest exemplu de Contract de muncă cu un specialist, VOTAȚI documentul, este anonim și vizibil pentru toată lumea. Modelul de document poate fi descărcat aici. Exemplu de contract de munca CEO fără descriere detaliata atributii oficiale. Exemple de ferestre pentru vizualizarea registrului de acorduri și o fereastră pentru completarea unui card de acord. Politica contabila fiscala 22
. Pe site-ul nostru puteți descărca un exemplu de contract de muncă de la conditii nocive unde trebuie să specificați oferim un exemplu. Puteți descărca un exemplu de registru de contracte cu un exemplu de completare aici. Sursa Cartea universală de referință a ofițerului de personal, Buletinul Fiscal. Exemplu de carte de înregistrare a contractelor de muncă document descărcat gratuit. Cu toate acestea, trebuie să vă amintiți că acesta este doar un exemplu de document Registrul contractelor și. Acest registru reflectă procedurile de creare, trimitere, primire. Exemplu de contract de muncă cu vânzătorul. Exemplu de registru al contractelor de muncă
. Registrul contractelor de munca incheiate cu un salariat recomandat completarea probei. Pentru a pregăti o mostră de contract de muncă standard, acceptăm ca angajat. Exemplu de registru al contractelor de muncă dvs. Descărcați model de document Registrul contractelor de muncă încheiate cu salariații. Jurnalul de înregistrare a regulilor contractelor de muncă și de completare a mostrelor.Acest lucru se aplică atât hârtiei, cât și versiune electronica carnete de contabilitate a contractelor de munca, o mostra de umplere din nou. Pe coperta interioară din spate a registrului contractelor de muncă există un memoriu privind completarea acestuia și o mostră de completare. Registrul contractelor de munca incheiate cu salariatii
.

Jurnalul de inregistrare a contractelor de munca si suplimentare. acorduri

Contract de munca 2016 Exemplu. Registrul contractelor este parte integrantă a fluxului de documente al oricărei organizații. REGISTRUL CONTRACTELOR DE MUNCĂ ÎNREGISTRATE DE ANGAJATORII FIZICI. Veți găsi acorduri de donație pe site-ul nostru, acorduri bancare, contracte de drept civil, mostre de documentatie contabila. Registrul este o formă particulară de contabilizare și sistematizare a oricăror informații referitoare la unele specifice. O interfață convenabilă și intuitivă vă permite să creați cu ușurință un registru al tuturor contractelor de muncă. Emiterea de fonduri conform raportului se efectuează pe baza unui registru eșantion de contracte de muncă pentru manager la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, care. Exemplu de contract de muncă cu șofer 2016 descărcare

Registrul contractelor de muncă se întocmește pe baza datelor și a datei contractului, prenumele complet, funcția, durata contractului, baza legitimațiilor de angajați care au încheiat. Această cifră este cu 20,8 mai mult decât în ​​2016. Registrul contractelor de munca inregistrate de angajatori. Registrul de înregistrare a contractelor de muncă, un eșantion al acestuia, poate fi necesar pentru a eficientiza menținerea documentației în domeniul problemelor de personal.

Tags: manopera, registru, esantion, contracte

act de anulare eșantion de construcție materiale Exemplu de identificare al unui jurnalist

Comentarii()

Niciun comentariu încă. Al tău va fi primul!

Jurnalele de înregistrare a contractelor de muncă și a acordurilor adiționale

Registrul contractelor de munca

La o întreprindere sau instituție se ține un jurnal special pentru a ține un registru al contractelor de muncă. Această formă de documentare este convenabilă pentru confirmare legală nu numai incheiate intre angajator si contractant (contracte), ci si pentru alte acorduri aditionale.

Jurnalul reflectă informații scurte despre document - numele, când a fost creat, trimis sau primit.

Legislația privind registrul contractelor de muncă

Nu există ordine juridică obligatoriu revistă numită. Există o cerință doar pentru o astfel de contabilitate (înregistrare în carte) a cărților de muncă. Acordurile suplimentare sunt stabilite sub orice formă. Înainte de a trimite carnetul de înregistrare la arhivă, acesta este flash și ștampilat. FAS reglează termenul de valabilitate acest registru- 75 de ani.

Cu toate acestea, conform cerințelor actuale ale muncii de birou, toate documentele primite de întreprindere și care necesită un răspuns sau care conțin informații generale, trebuie să fie înregistrat. Există, de asemenea, o Listă de documente standard (manageriale) care sunt publicate în cursul activității unei întreprinderi sau instituții și au un termen de stocare limitat. În această listă se menționează și cartea registrului contractelor de muncă. Reprezentanții GIT, care controlează toți angajatorii, trebuie să revizuiască acest document contabil.

Ce zici în practică?

Ofițerii de personal înșiși vorbesc despre jurnalul de înregistrare ca pe o formă convenabilă de sistematizare a documentelor întreprinderii. Vă permite să găsiți rapid contractul dorit, acord sau afla locația acestuia. De exemplu, atunci când depuneți o plângere la un angajat în instanță, poate fi necesar un extras din registrul de înregistrare a întreprinderii. Dacă este absent, acesta poate într-o oarecare măsură să nu joace în favoarea angajatorului în procesul de luare a unei hotărâri judecătorești.

Acest jurnal va fi, de asemenea, obligat să întocmească certificate pentru depunerea la următorul loc de muncă despre ocupația de la cea precedentă. În secțiunea „Notă”, aceștia lasă note cu privire la specificul muncii prestate (atribuțiilor) de către angajații angajați. În practică, ofițerii de personal încep un jurnal de înregistrare în conformitate cu anumite recomandări - cu semnătura obligatorie a primei persoane, precum și sigiliul întreprinderii. Acest lucru este indicat pe prima pagină, este atașată data de începere a întreținerii. Cartea trebuie cusută.

Procedura contabilă numită face posibilă pentru managerul de personal, inspectorul sau șeful OK atunci când alt fel verificări (inclusiv financiare) pentru a da un răspuns legal confirmat cu privire la contracte sau acorduri suplimentare (prezența/absența acestora).

Este binecunoscută supraîncărcarea departamentelor de personal (chiar și în întreprinderile mici) cu o masă de documente. Angajații lor țin adesea până la o duzină de reviste diferite simultan. Cu toate acestea, contractele de muncă, ca document fundamental al relației dintre angajator și angajați, are sens să se înregistreze pentru a avea o numerotare ordonată a actelor juridice interne.

Completarea jurnalului de înregistrare: care sunt regulile?

Codul Muncii stabilește normele, drepturile și obligațiile angajatorului în raport cu angajati. Pe baza acestuia, ținând cont de specificul întreprinderii, se întocmește un contract (de muncă) al angajatorului și al fiecărui angajat.

Un astfel de acord este emis în două exemplare: fiecare trebuie să aibă sigiliul instituției, șeful pune o semnătură personală, sunt indicate datele angajatului (conform pașaportului). Un exemplar este înscris în dosarul personal al angajatului, al doilea îi este dat în mâinile sale împotriva semnăturii sale. Această procedură se aplică tuturor tipurilor de muncă: nu numai cea principală, ci și cu normă parțială. Dacă există o carte de înregistrare a contractelor în această organizație (la întreprindere), angajatul semnează într-o anumită coloană.

Odată cu prevalența actuală a gestionării și raportării documentelor electronice, se pune întrebarea dacă sunt necesare analogi pe hârtie, și anume cărțile de înregistrare. Aceste cărți pot fi emise în formă electronică și/și hârtie. Când se observă discrepanțe în înregistrări, preferința rămâne cu versiunea pe hârtie.

Realizarea unei versiuni pe hârtie a revistei

Există un set minim de cerințe pentru proiectarea jurnalului de înregistrare. Acesta trebuie sa fie cusut frumos, certificat prin semnatura si sigiliul angajatorului, paginile sunt numerotate. Nu există linii directoare stricte cu privire la formular, dar a fost elaborată o listă de coloane preferate pentru a introduce date noi și a găsi rapid documentele necesare.

Având în vedere specificul întreprinderii, numărul de angajați, se înregistrează câteva date suplimentare. De exemplu, numele unității structurale, funcția deținută. Alocați o coloană pentru registrul de evidență a salariaților cu care nu este contract de muncă, ci contract. Sau introduceți aceste informații în „Note”.

Este desemnată o persoană responsabilă pentru a menține acest jurnal. Numele său complet, indicând poziția, precum și ordinea (numărul și data) sunt indicate pe o anumită pagină. Pe ultimul pun data și anul sfârșitului cărții, din nou denumesc ordinul emis și data trecerii în arhivă.

Dacă se identifică o eroare de întreținere sau alte inexactități, persoana responsabilă cu jurnalul indică acest lucru. O astfel de omisiune este documentată de o anumită înregistrare de jurnal. Șeful emite un ordin de închidere anticipată a acestuia, iar ofițerii de personal transferă acest registru în arhivă.

Versiunea electronică a revistei

Forma electronică de referință vă permite să găsiți rapid informatie necesarași introduceți unul nou. Este obișnuit să păstrați un jurnal de înregistrare sub formă de tabele în MS Excel.

Avantajele documentației electronice:

• sistematizarea muncii personalului;
• căutare rapidă a documentului solicitat;
• reducerea complexității procesului de introducere a datelor;
• controlul contabilitatii documentelor si executarea acestora;
• publicarea, dacă este cazul, a copiilor documentelor (comenzi, extrase);
• stocarea în format electronic a documentelor depuse la momentul admiterii la muncă (cereri de admitere, CV-uri, chestionare etc.).

Prevăzut format electronicși cardul personal al angajatului (T-2). În această formă, este ușor și rapid să faci modificări și completări la document. Dacă unele date necesită o semnătură personală, cardul se păstrează în forma obișnuită de hârtie.

O altă cerință pentru programul utilizat este protecția împotriva modificărilor numerelor. În condițiile în care există o concediere a salariaților, angajatorul poate recurge la modificări în gestiunea documentelor în scopuri proprii. Prin urmare, după un an, jurnalul de înregistrare cu numerotare este tipărit, cusut și trimis spre depozitare.

Reguli de logare

Șablonul de design al revistei poate fi ajustat în funcție de conținutul său. Forma (cu mai multe coloane obligatorii) poate fi stabilită de întreținător. Când un astfel de angajat pleacă, este numit altul. Acest lucru este consemnat în cartea de înregistrare. Pe paginile relevante este obligatoriu numele instituției, începutul și sfârșitul menținerii acestui document.

Registrul de înregistrare oferă o idee despre numărul de angajați - conform contractelor de muncă înregistrate în ea, vă permite să controlați pe toată lumea. Astfel de informații facilitează pregătirea raportării statistice a unei persoane juridice.

Dacă contractul se modifică

Principalele motive pentru necesitatea modificării contractului sunt următoarele:

• transferul unui angajat pe o altă funcție;
• modificarea tipului de activitate sau a condițiilor de implementare a acesteia;
• noul angajator (manager);
• îndepărtare din funcție (muncă).

Atunci când modificările nu se limitează la unul sau două puncte, ci sunt de natură mai semnificativă, se întocmește un acord suplimentar. Informațiile despre publicarea acesteia sunt introduse în cartea de înregistrare (există o coloană corespunzătoare). Un astfel de acord i se atribuie un număr. Include numărul contractului existent/numărul contractului nou.

Dacă contractele și acordurile sunt înscrise într-un singur jurnal, acordurile suplimentare sunt numerotate de la primul număr al contractului fiecărui angajat. Pentru claritate, pe pagina „lui” sunt introduse informații despre fiecare angajat, pe care se înregistrează în ordine crescătoare contractul și acordurile adiționale (de la Nr. 1 încoace).

În timpul unei modificări a condițiilor de muncă care determină dezacordul angajatului, angajatorul oferă (într-o comunicare scrisă) un alt loc de muncă care se potrivește cu calificările angajatului. Dacă acest lucru nu este posibil, se oferă o altă ofertă - cu o rată mai mică. Ca opțiune - o poziție cu un rang mai jos. Angajatul trebuie să dea acordul scris, după care pregătește un acord suplimentar pentru un contract de muncă existent. În noul document publicat sunt stipulate modificări ale condițiilor de muncă și posturilor. Acordurile suplimentare sunt supuse unui registru și se întocmesc în același mod ca și procedura stabilită pentru stabilirea contractelor de muncă.

La întreprinderile cu un personal solid, ofițerii de personal practică menținerea înregistrării efective a acordurilor suplimentare - acest lucru este mai convenabil pentru a găsi documentul potrivit.

Cum se completează jurnalul acordurilor suplimentare?

Similar cu cartea registrului contractelor. În coloanele evidențiate se înscriu următoarele: numărul în ordinea contractului, data la care s-a făcut înscrierea, numele complet al salariatului, postul atribuit (tipul muncii prestate), perioada de valabilitate și tipul de schimbare (de exemplu, numirea unui nou salariu).

Nu există o cerință obligatorie de a menține un jurnal separat al registrului acordurilor suplimentare. Astfel de informații sunt înregistrate în jurnalul principal, într-o coloană dedicată. Atunci când contractul suferă modificări repetate, nu devine foarte convenabil să le repari. În acest caz, formatul electronic este cea mai bună opțiune.

Cum se înregistrează contractele?

La multe întreprinderi, există și o formă contractuală de înregistrare a relațiilor. În acest caz, aceste documente sunt înregistrate în același mod ca și contractele de muncă. Dacă acordurile și contractele vor fi înregistrate în aceeași carte sau diferite - alegerea este la latitudinea administrației întreprinderii. Puteți deschide două cărți cu propria numerotare pentru fiecare tip de document.

Pentru comoditate, ofițerii de personal folosesc numerotarea nu prin, ci cu data și numărul de serie. De exemplu, 10/02-3 - este clar că contractul a fost înregistrat pe 10.02. Această abordare este potrivită în special pentru întreprinderile mari. Poate fi dificil pentru un ofițer de personal să întocmească un contract întocmit anterior. În acest caz, i se atribuie un număr conform datei încheierii.

Unde se vând cărțile în care sunt înscrise contractele?

Astfel de cărți sunt acum ușor achiziționate prin internet, precum și în magazinele de vânzare cu amănuntul care vând produse necompletate. Șeful (salariatul) departamentului de personal poate comanda o carte conform formei alese acceptabile pentru instituție.

Este necesar să conduci această specie revista din compania ta - alegerea este a ta. În practică, carnetul de înregistrare este mai mult un asistent în muncă decât o povară. Întreținerea acestuia nu necesită mult timp, dar facilitează și eficientizează foarte mult munca ofițerilor de personal cu documente.

Organizația este obligată să păstreze documente sursă, inclusiv contractele de muncă și acordurile suplimentare cu angajații. Dacă fluxul de documente al companiei este mare, poate fi dificil să găsești contractul potrivit în dosare. Ajută jurnalul de bord.

Este obligatorie ținerea unui jurnal (carte) de înregistrare a contractelor de muncă și a acordurilor suplimentare

Jurnalul de înregistrare este un document opțional. Este completat pentru a facilita păstrarea evidenței documentației. Numărul de ordine al contractului, data încheierii, numele complet al salariatului se consemnează în carte. Înregistrarea stabilește faptul de a crea un document și este emisă în conformitate cu GOST R51141–98. Cazuri în care un jurnal este util:

• litigii la concedierea unui angajat;
• întocmirea unui certificat de angajare pentru salariat la un nou loc de muncă;
• la căutarea documentelor pentru uz intern.

Atunci când primește în mâini o copie a contractului, angajatul își pune semnătura, care confirmă că are un document.

Unii angajatori înregistrează în jurnal nu numai informații despre contract, ci și informații despre atributii oficiale angajat, comentează rezultatele muncii sale.

Organizația este obligată să mențină și, la cerere, să furnizeze autorităților de reglementare un registru al contractelor de muncă, dacă acesta este indicat în politica contabilă ca document justificativ primar.

Cine completează registrul și cum

Păstrarea unui jurnal este responsabilitatea specialistului în resurse umane. Completând cartea, își pune semnătura ca persoană responsabilă.

Registrul contractelor de munca poate fi eliberat intr-un simplu caiet sau puteti achizitiona o carte de cont de la un magazin de articole de birou. Exista si posibilitatea intretinerii electronice cu imprimare ulterioara.

Alcătuirea documentului contabil - denumirile, numărul și conținutul coloanelor este elaborată de specialistul de personal și coordonat cu șeful organizației.

Exemplu de umplere în formular tipărit

În ciuda absenței cerinte legale la registrul contractelor de munca exista reguli generale de completare a registrelor contabile.

Când redactați un jurnal în formă tipărită, primul lucru de făcut este să completați pagina de titlu. Pe ea indicați:

• Numele companiei;
• data de începere a înregistrării (lăsați necompletat pentru data de încheiere)
• Numele șefului organizației și al persoanei responsabile.

Numerotați paginile și faceți un tabel. Grafice tipice:

• număr de înregistrare;
• data încheierii contractului;
• număr de contact;
• durata contractului;
• Numele complet al angajatului;
• poziţie;
• natura muncii prestate;
• comentarii și note;
• semnătura angajatului;
• semnătura persoanei responsabile (specialist HR).

Dacă doriți, puteți adăuga coloane suplimentare la tabel - contacte cu angajații, rezultatele performanței, unitatea structurală a companiei în care va lucra specialistul.

Introduceți informații despre fiecare contract pe o linie separată. Nu sunt permise goluri între linii. Erorile pot fi corectate în orice mod prevăzut pentru documentația primară. Tăiați intrarea eronată cu un rând și introduceți datele corectate deasupra acesteia. Puneți alături semnătura persoanei responsabile și data modificării.

Pe ultima pagină a jurnalului, faceți o notă de certificare indicând numărul de pagini, numele complet și poziția șefului și data. Puneți semnătura șefului și sigiliul organizației.

Jurnalele de contabilitate tipice vândute în magazine sunt cusute și echipate cu un sigiliu de control. Dacă utilizați un astfel de jurnal, scrieți numărul unic al sigiliului în fișa de certificare.

Versiune electronica

Este permisă utilizarea versiunii electronice a registrului contractelor de muncă. Descărcați șablonul, completați pagina de titlu și editați coloanele dacă este necesar.

Inconvenientul versiunii electronice este ca angajatul nu-si poate lasa semnatura in timp util, primind o copie a contractului sau a unui certificat. La litigii un jurnal de hârtie este considerat mai întâi.

Termen de valabilitate

Jurnalul pe hârtie este valabil un an, după care se trimite la arhivă, unde, potrivit paragrafului "c" al art. 695 din Lista managementului tipic documente de arhivă, trebuie păstrat timp de 75 de ani.

În formă electronică, revista există și de un an, iar apoi trebuie tipărită, cusată, semnată de cap și predată arhivei.

Un jurnal completat incorect poate fi închis înainte de program. Pentru a face acest lucru, este suficient să scrieți manual pe ultima pagină motivul pentru care încheiați logarea, de exemplu, din cauza erorilor de înregistrare a contractelor. În acest caz, indicați numărul documentelor înregistrate incorect.

„Nu există o vorbă despre înregistrarea contractelor de muncă în Codul Muncii”, ar putea obiecta unele persoane fără experiență. muncitori la birouși au dreptate doar parțial. Irina Murnina, consultant de afaceri, autoare și lider de seminar, ne împărtășește experiența practică.

În Codul Muncii Federația Rusă Conținutul, termenii, procedura de încheiere a multor alte aspecte ale contractului de muncă, cel mai important document pentru relația dintre salariat și angajator, sunt descrise în detaliu.

Întâlnirea unui contract de muncă

Contractele de munca sunt intocmite, inregistrate si stocate serviciul de personal organizatii. Unde numărul de angajați mic (în practică - nu mai mult de 100 de persoane), munca personalului, de regulă, este atribuită contabilului șef sau secretarului șefului. Atribuirea responsabilităților pentru desfășurarea muncii de personal trebuie să fie oficializată prin ordin al șefului. În consecință, contractele de muncă sunt menținute și stocate fie de către ofițerii de personal ai organizației, fie de către funcționarii autorizați să desfășoare munca de personal.

Data contractului de munca este aplicata la inceput, sub denumirea actului - contractul de munca. A plati Atentie speciala pentru această dată. În conformitate cu art. 68 Codul Muncii Ordinul RF (instrucțiunea) privind angajarea se anunță salariatului la primire în termen de trei zile de la data semnării contractului de muncă.

Cea mai bună opțiune este atunci când contractul de muncă și ordinul de angajare sunt întocmite în prima zi lucrătoare pentru angajat. Contractul este întocmit, datat, semnăturile și sigiliul organizației - la fața locului, se pare, pot fi predate salariatului (articolul 67). Este insa prea devreme sa se emita, deoarece dupa executarea contractului de munca, acesta trebuie inscris in fisa de inregistrare. „Nu există niciun cuvânt despre înregistrarea contractelor de muncă în Codul Muncii”, s-ar putea să mă opună niște angajați de birou fără experiență și vor avea dreptate doar parțial, deoarece Codul Muncii este legea federală, care nu trebuie și nu poate prescrie în detaliu faptele evidente.

Și numerotarea?

Înregistrarea unui document înregistrează faptul creării sau primirii acestuia de către organizație. Să presupunem că contractul a fost întocmit, semnat, data stabilită, dar numărul nu. Adică, documentul a fost creat, dar acest fapt a fost parțial consemnat. Fie au uitat, fie nu au vrut: „De ce avem nevoie de birocrație suplimentară?” Ei bine, atunci în instanță poate exista o problemă de a dovedi autenticitatea unui astfel de acord, executarea lui în modul prevăzut de lege și în conformitate cu statutar termeni. Și legea spune absolut clar: „În scris nu mai târziu de trei zile lucrătoare de la data la care angajatul este efectiv admis la muncă” (Articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse). Iar cel care a încălcat această lege va fi vinovat.

În acest caz, instanța va trimite toate întrebările despre încălcarea legii angajatorului, și nu angajatului, deoarece angajatul nu întocmește un contract de muncă pentru el însuși - aceasta este obligația angajatorului. Și atunci este pur și simplu imposibil pentru muncitor. Deci angajatorul va trebui să-și dovedească supunerea legală prin toate mijloacele disponibile, inclusiv. şi prin înregistrarea contractelor de muncă.

Deci, înainte de a emite un exemplar (original) a contractului de muncă în mâinile salariatului, documentul trebuie înregistrat în Registrul contractelor de munca cu angajatii companiei. Numărul se aplică pe toate exemplarele contractului, imediat după denumirea documentului „Contract de muncă nr. 00”, sau sub denumirea documentului:

Contract de munca

Dacă înregistrarea se face pe hârtie, atunci un astfel de jurnal trebuie să aibă pagini numerotate, cusute, dantelate și certificate prin semnătura capului și sigiliul organizației. Pentru înregistrare electronică este necesar să se prevadă lipsa posibilității de mutare a numerelor, deși mutarea numerelor de contracte de muncă pare a fi nerealistă. La urma urmei, un exemplar este păstrat de către angajat. Și ținând cont de cei care au renunțat deja... Dar, în practică, totul este posibil la noi, așa că este mai bine să joci în siguranță.

Forma jurnalului este arbitrară, dar toate datele necesare sunt introduse în ea, permițându-vă să găsiți rapid documentul.

Registrul contractelor de munca, de exemplu, poate conține următoarele capitole:

• Data si numarul contractului de munca un salariat cu care s-a încheiat un contract de muncă.
• Poziție, loc de muncă, număr de telefon de contact.
• Tip de muncă, (principală, part-time).
• Durata contractului de munca.*
• Disponibilitatea unei perioade de probă (date de începere și de sfârșit).
• Data și numărul comenzii de angajare.
• Datele și numerele modificărilor la contractul de muncă.
• Numărul cauzei în care se depune contractul de muncă.

* Indicați o perioadă determinată sau nedeterminată, indicați data începerii lucrului, pentru contractele de muncă pe durată determinată - și data încheierii.

Dacă este necesar, puteți completa acest tabel cu alte coloane sau puteți exclude posturi inutile, din punctul de vedere al unui specialist.

Numărul contractului poate fi numărul de ordine obișnuit conform ordinii de înregistrare, sau poate fi completat cu o desemnare digitală sau scrisă a unității structurale în care este admis salariatul, altele coduri suplimentare, permițându-vă să desfășurați rapid și eficient lucrări de căutare și informare și referințe cu contracte de muncă.

Un exemplar - în mâinile angajatului

Contractul de munca se intocmeste, se intocmeste si se semneaza de ambele parti in doua exemplare. Pentru anumite categorii angajații pot fi asigurați pentru executarea unui contract de muncă într-un număr mai mare de copii (articolul 67 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Semnătură este aplicat reprezentantul angajatorului sigiliul organizației (pentru angajatori - entitati legale), iar pentru angajat sunt pe deplin indicate datele pașaportului .

O copie a contractului de muncă înregistrat se dă salariatului contra primire pe alt exemplar, care va fi păstrat de către angajator (vezi articolul de mai sus Codul Muncii). În plus, angajatul personal și manual face o înscriere pe contractul inițial: „O copie a contractului de muncă din data de 00.00.0000 nr. 00 primit” , apoi pune semnatura ta , indică decodarea semnăturii (inițiale, prenume) și data chitanței copia dvs. a acordului. De asemenea, angajatul poate semna pentru o copie a contractului de munca in casuta corespunzatoare Registrul contractelor de munca . Acest lucru nu este absolut necesar, nu este reglementat de lege, iar absența unei semnături în jurnal (spre deosebire de contractul de muncă inițial) nu este o încălcare.

Economii discutabile

În practică, destul de des un contract de muncă este întocmit într-un singur exemplar, care este păstrat de angajator. În mâinile salariatului, în cel mai bun caz, se eliberează o copie legalizată sau pur și simplu (fără certificare) o fotocopie a contractului de muncă. Vă reamintim că fotocopia nu este un document , iar astfel de „inovații” pentru a economisi timp și/sau a ascunde de la angajat informații directe despre munca sa în această organizație reprezintă o încălcare clară a legii, în special a articolului 67 deja menționat din Codul muncii.

Nu vă așteptați să „scape cu totul” cumva. Cazul poate să nu ajungă în instanță, dar următoarea verificare va scoate la iveală această încălcare, cu siguranță vă va pedepsi și vă va obliga să îndepliniți norma încălcată a legii în termen de o lună. Așadar, „economisirea timpului și a hârtiei” în stadiul actual s-ar putea întoarce înapoi în viitor.

Important! Forma scrisă a încheierii unui contract de muncă, executarea acestuia în două exemplare, cu eliberarea ulterioară a unui exemplar în mâinile salariatului este obligatoriu, atât la locul de muncă principal, cât și cu jumătate de normă.

Unde și cum se păstrează un contract de muncă

De obicei se depune copia contractului de muncă care rămâne la angajator afaceri private(pentru funcționarii publici), care se păstrează în conformitate cu art. 656 din Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în derularea activităților agentii guvernamentale, corpuri administrația localăși organizații, cu indicarea perioadelor de păstrare, cu indicarea perioadelor de păstrare de 75 de ani, cu depunerea ulterioară la arhivă. În cazul în care dosarele personale ale salariaților nu sunt păstrate, atunci contractele de muncă ale salariaților se formează într-un dosar separat.

În prezent, în comunitatea grefierului și arhiviștilor se discută despre fezabilitatea reducerii perioadei de păstrare. documentele de personal până la 50 de ani. Dar chiar și cu această abordare, termenul de valabilitate al contractelor de muncă rămâne foarte semnificativ, deoarece aceste documente servesc baza de doveziîn caz de probleme nu numai în perioada de muncă cu un anumit angajator sau imediat după concediere, ci în perioada de acumulare a unei pensii pentru limită de vârstă, în caz de completare incorectă, pierdere a carnetului de muncă.

Cu ajutorul contractelor de muncă, acestea confirmă perioadele de muncă, prezența unor dăunători și (sau) conditii periculoase forța de muncă și mulți alți factori care afectează mărimea pensiei, care pentru noi toți, precum iarna pentru utilități, va veni destul de neașteptat, dar inevitabil.

I.V. Murnina

consultant pe
evidență, autor și conducător de seminar