Ce documente interne ar trebui să aibă organizația. Lista documentelor de personal necesare Ce documente trebuie să păstreze departamentul de personal

Este necesar pentru orice întreprindere, indiferent de forma de proprietate, activitate și numărul de angajați. Pentru conduita sa competentă și calificată, trebuie să fii familiarizat cu dreptul muncii, să monitorizezi modificările legislației și să ai competențe în domeniul munca de birou de personal.

Ce este contabilitatea personalului și de ce este necesară?

O parte integrantă a activității fiecărei companii este evidența personalului. Este o lucrare reglementată legal de înregistrare, contabilitate și monitorizare a mișcării angajaților organizației.

Activitățile de HR includ:

primirea angajaților;
concedieri;
mișcări orizontale (transfer între departamente) și verticale (de exemplu, creșterea carierei);
calatorii de afaceri;
concediu medical;
foaia de pontaj;
concedii (de orice fel - anuale, fără plată, pentru sarcină etc.);
carduri personale pentru fiecare angajat etc.

Se aplică și personalului:

dirijarea înregistrare militară;
regulament relaţiile de muncă;
crearea și înregistrarea diverselor (de exemplu, privind angajarea, încurajarea unui angajat etc.);
organizarea muncii și alte aspecte.

Toată documentația este întocmită numai în conformitate cu normele și regulile cerute. Unele forme sunt unificate, altele sunt stabilite chiar la întreprindere.

Organizarea competentă a evidenței personalului rezolvă multe probleme și sarcini ale companiei. Desigur, există mii de nuanțe, dar există puncte de bază care se aplică fiecărei întreprinderi.

Cum se organizează și cui se încredințează ținerea evidenței personalului?

Există mai multe modalități de organizare a contabilității. Totul depinde de caracteristicile întreprinderii și de ce alegere face managerul. Cele mai comune opțiuni:

Creați un întreg departament de resurse umane dacă compania angajează mulți oameni

Și când personalul este mic, poți angaja un specialist. Avantajele acestei metode sunt ca munca este organizata de manager in modul in care ii place si este reglementata si controlata dupa propriile principii.

Există și dezavantaje: este dificil de verificat profesionalismul specialistului angajat, deci există riscul ca un ofițer de personal necompetent să fie angajat.

Va trebui să cheltuiți timp și bani pe formare sau să căutați un alt angajat.

Avantajele acestei optiuni pentru organizarea contabilitatii sunt ca daca o persoana a fost recomandata, atunci (poate) chiar isi face treaba, adica a fost testat in caz. Desigur, cu un astfel de ofițer de personal, trebuie să negociezi condițiile de muncă astfel încât să se potrivească ambelor părți.

Încredințați chestiunile de personal unui contabil sau unui bun secretar

Pro: Economisește timp și bani. Adică, nu este nevoie să selectați un ofițer de personal și nu există costuri pentru menținerea înregistrărilor.

Dezavantaje: principala problemă la alegerea acestei metode este că angajații performanță muncă în plus după principal, care duce la erori, rateuri, spații și absență elementară documente necesare. Și, desigur, cunoștințele profesionale pe tema contabilității personalului sunt importante aici. Și dacă aceeași secretară le are, atunci riscul de complicații în acest caz este redusă la minimum. Si invers.

Încredințați contabilitatea personalului unei organizații de externalizare

Bine: toate activitățile de personal cad pe umerii unei companii de outsourcing, care își asumă această responsabilitate în baza unui acord. Pe lângă faptul că se acordă asistență constantă și continuă pentru probleme de personal, alegerea acestei metode reduce semnificativ costurile.

Contra: trebuie să alegi o companie bine înființată, serioasă, și trebuie să stabilești și interacțiunea, să creezi un concept de lucru cu specialiști care vor lucra în afara biroului.
Managerul trebuie doar să aleagă modalitatea cea mai convenabilă și potrivită pentru el de a menține evidența personalului, cântărind toate avantajele și dezavantajele fiecărei metode.

Funcțiile postului unui lucrător de personal

Următoarele atribuții sunt impuse ofițerului de personal în conformitate cu instrucțiunile și contractul de muncă:

Aceasta este o listă incompletă de sarcini ale unui lucrător de personal, cerințele sunt aproximative. S-ar putea să fie mai multe dintre ele enumerate (sau mai puțin), dar în total aceste abilități și abilități trebuie să le posede un specialist de personal.

Contabilitatea personalului: ce documente sunt necesare?

În mod normal, fiecare întreprindere trebuie să aibă următoarele tipuri de documente referitoare la personal:

administrative (comenzi personale și de producție);
confirmarea activitatii de munca;
informare și decontare;
corespondență internă;
jurnalele de control și înregistrare.

Unele acte de personal fara esec trebuie să fie în companie. Acestea includ:
PVTR (regulamentul intern al muncii);

Toate documentele sunt stocate pentru un anumit număr de ani. Sunt reglementate:

articol sau secțiune din Codul Muncii;
rezoluția Comitetului de Stat pentru Statistică;
Legea federală și alte reglementări.

Dacă ceva (instrucțiuni, comenzi etc.) nu este disponibil, atunci acest fapt va trebui corectat. În general, unul dintre principiile muncii unui ofițer de personal este promptitudinea. Ea o face foarte ușor zile de lucruşi chiar dă forţă juridică unor acte. Acest lucru este de fapt foarte important - nu pentru a conduce afacerea curentă. În caz contrar, au tendința de a crește ca un bulgăre de zăpadă.

Organizarea evidențelor personalului: cum să conduci, de unde să începi?

După ce s-a stabilit într-un loc nou ca ofițer de personal, mai întâi trebuie să revizuiți documentația obligatorie. Dacă se dovedește (și se întâmplă) că unele documente importante din listă lipsesc, atunci acestea trebuie restaurate. Desigur, nu va fi posibilă efectuarea unei astfel de lucrări într-o singură zi.

Prin urmare, este necesar să evidențiezi cele mai importante poziții și să plecăm de la ele. Verificați prezența și alfabetizarea în design (și dacă trebuie să corectați sau să compilați document nou): personal, program de concediu, contracte de munca, comenzi, evidenta in munca.

Tine evidenta contractelor de munca, comenzilor pentru personal. Crea . Înțelegeți cardurile personale (T-2). Lucrați cu reglementările locale.
Principalul lucru este să completați toate documentele curente la timp. Munca bazata pe Codul Munciiși regulile de afaceri. Și nu distrugeți documentele privind personalul. Ora depozitării lor este aprobată de Arhivele Federale („Lista...” din 06.10.2000).

Toate documentele contabile sunt necesare pentru transparența relațiilor de muncă. Sistemul de personal stabilește norme și principii care asigură stabilitate angajaților organizației, iar administrațiile creează condiții favorabile pentru.

Automatizare contabilă - 1C: beneficiile lucrului cu programul

Păstrați evidența personalului, în special în companie mare- Aceasta este o lucrare incredibil de responsabilă și uriașă în domeniul ei. Dar aici greșelile sunt inacceptabile! Dar astăzi există o modalitate de a automatiza activitățile ofițerilor de personal, care poate facilita și simplifica foarte mult munca departamentului, îmbunătățirea activităților, reducând semnificativ riscul de erori.

Folosind programul 1C, puteți păstra înregistrări conform cerinte legale. Baza de date oferă stocare securizată informatie necesara de către angajați. Pe măsură ce se acumulează, devine posibil să se construiască diverse rapoarte care pot ajuta la analiza muncii și la dezvoltarea de noi direcții. De exemplu, rapoartele ar putea arăta astfel:

rata de rotație a personalului;
statistica personalului;
circulația lucrătorilor etc.

Programul ajută la rezolvarea aproape tuturor problemelor și sarcinilor contabilității personalului. Șeful întreprinderii, datorită 1C, are posibilitatea de a primi informații despre starea de lucruri din acest departament, de a analiza și de a lua deciziile de management corecte. De asemenea, automatizarea vă permite să sincronizați activitățile mai multor servicii ale companiei (contabilitate, personal, departament de contabilitate), ceea ce îmbunătățește eficiența muncii și, de asemenea, creează toate condițiile pentru plata la timp a salariilor.

Concluzie

Deci, în rezumat, putem observa următoarele:

Contabilitatea personalului este o parte esențială a muncii oricărei întreprinderi.
Există mai multe modalități de organizare a contabilității. Alegerea este la latitudinea liderului.
Atribuțiile unui lucrător de personal sunt determinate de instrucțiune și contractul de muncă.
Există o listă de documente legate de munca de personal care trebuie să fie prezent în fiecare companie. Și ar trebui să vă începeți cariera în departamentul de personal verificând aceste documente specifice.
Păstrarea înregistrărilor este mult mai ușoară dacă este automatizată.

Contabilitatea personalului este nucleul pentru funcționarea normală și eficientă a oricărei întreprinderi. Prin urmare, trebuie abordat cu toată responsabilitatea.

In contact cu

Conceptul de management al evidenței personalului include, pe lângă documentarea relațiilor de muncă cu angajații, și păstrarea și utilizarea documentelor în activitățile curente ale organizației, examinarea valorii acestora și livrarea documentelor pentru depozitare arhivă.

Principalul act de reglementare în acest domeniu este Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la afacerile de arhivă în Federația Rusă". Această lege federală reglementează relațiile în domeniul organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă, indiferent de forma lor de proprietate, precum și relațiile în domeniul managementului arhivistic în Federația Rusă în interesul cetățenilor, al societății și al statului.

Articolul 17 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” stabilește îndatorire generală pentru a asigura siguranța documentelor, inclusiv a documentelor de personal, pentru orice entitate comercială: agentii guvernamentale, organe administrația locală, organizații și cetățeni implicați în activități antreprenoriale fără educație entitate legală, în perioadele de păstrare a acestora stabilite de legile federale, alte acte juridice de reglementare ale Federației Ruse, precum și liste de documente.

În conformitate cu articolul 3 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”:

Fondul de arhivă al Federației Ruse este o colecție de documente de arhivă stabilită istoric și în continuă creștere, care reflectă viața materială și spirituală a societății, având o semnificație istorică, științifică, socială, economică, politică și culturală, care fac parte integrantă din istoricul și patrimoniul cultural al popoarelor Federației Ruse, legat de resursele informaționale și supus stocării permanente.

Un document de arhivă înseamnă:

„un purtător de materiale cu informații înregistrate pe el, care are detalii care permit identificarea acestuia și este supus stocării datorită importanței transportatorului indicat și a informațiilor pentru cetățeni, societate și stat.”

La rândul său, documentul Fondului de arhivă al Federației Ruse înseamnă:

„un document de arhivă care a trecut un examen al valorii documentelor, pus în evidența statului și supus păstrării permanente”.

Procedura de organizare a stocării documentelor depinde de statutul unei organizații comerciale. Important semn distinctiv este includerea unei anumite organizații în listele de surse pentru completarea arhivelor de stat și municipale cu documente de arhivă (partea 2 a articolului 20 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”) . Includerea organizațiilor comerciale în aceste liste se realizează pe baza unui acord cu arhiva de stat sau municipală relevantă. În organizații (surse de recrutare) după expirarea perioadei de depozitare, se realizează în comun cu organismul autorizat. puterea statului subiect al Federației Ruse în domeniul arhivării, arhivele de stat examinează valoarea unui număr de documente pentru includerea în Fondul de arhivă al Federației Ruse.

După recunoașterea documentelor de arhivă ale organizațiilor comerciale (surse de achiziție) ca documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse, distrugerea lor nu este permisă, iar stocarea lor poate fi efectuată de o organizație comercială în mod independent sau pot fi transferate în baza unui acord. pentru depozitare într-o arhivă de stat sau municipală, bibliotecă, muzeu, precum și pentru organizație Academia Rusăștiințe (Partea 3 a articolului 21 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”).

Sunt supuse examinării acele documente de arhivă care nu au fost incluse în documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse, precum și documentele stocate de organizații care nu sunt surse de achiziție, după expirarea perioadei de depozitare stabilite în actele juridice de reglementare. și pot fi distruse de organizație sau sunt stocate permanent în arhiva organizației în conformitate cu regulile sale interne.

Pe probleme legate de procedura de organizare a achiziției documentelor de arhivă, asigurarea siguranței acestora, procedura de efectuare a examinării valorii documentelor și transferul documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse pentru depozitarea permanentă, procedura de organizare a lucrării ale unei arhive, organizațiile comerciale se pot ghida după „Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Colegiului Rosarchivei, 6 februarie 2002.

Listele documentelor standard de arhivă care indică perioadele de păstrare a acestora sunt aprobate de organul executiv federal autorizat de Guvernul Federației Ruse (Partea 3 a articolului 6 din Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă"). În conformitate cu Decretul președintelui Federației Ruse din 9 martie 2004 nr. 314 „Cu privire la sistemul și structura organelor executive federale”, în prezent, un astfel de organism federal este Arhivele Ruse.

Principalul act normativ care stabilește lista și termenele de păstrare a documentelor de gestiune, inclusiv a documentelor de personal, generate în activitățile organizațiilor, este „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare”, aprobată prin Arhivele Federale la 6 octombrie 2000.

Clauza 1.4 din „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000, prevede că este destinată a fi utilizată ca principal document de reglementare în determinarea perioadele de stocare și selectarea pentru stocarea și distrugerea documentelor standard de management, adică comune tuturor sau majorității organizațiilor (inclusiv celor neguvernamentale).

Condițiile de păstrare a documentelor prevăzute la paragraful 2.4 din „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea condițiilor de păstrare”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000, se aplică tuturor organizațiilor, indiferent de indiferent dacă documentele lor sunt primite pentru păstrare în arhivele de stat, municipale sau nu ajung.

Organizațiile aplică perioadele de păstrare specificate în acest document în moduri diferite. Perioadele temporare de păstrare (1 an, 3 ani, 5 ani, 10 ani) se aplică tuturor organizațiilor. Perioada de păstrare permanentă este utilizată de acele organizații de stat, municipale ale căror documente sunt stocate în arhivele relevante în modul prescris și organizații nestatale cu care au fost încheiate acorduri (contracte) relevante, adică surse de achiziție de arhive.

Organizațiile ale căror documente nu sunt păstrate în arhivele de stat, municipale, adică nu sunt surse de achiziție de arhive, pot aplica o perioadă de păstrare permanentă. Anumite documente (de natura normativă, patrimonială și economică, privind rezultatele activităților și perspectivele de dezvoltare a organizației) cu o perioadă de păstrare permanentă trebuie să fie depozitate în organizații de orice formă de proprietate, ale căror documente nu sunt primite de stat, municipal arhivelor, până la lichidarea acestor organizații (clauza 2.4.2 „Lista documentelor tip management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenelor de păstrare a acestora”, aprobată de Arhivele Federale la 6 octombrie 2000). De exemplu, Carta organizației, Memorandumul de asociere, Regulamentul privind diviziunile structurale ale organizației, descrierea postului, inventarul cazurilor de depozitare permanentă și temporară; dosarele personale, listele (încadrarea de personal) ale angajaților trebuie păstrate în organizații de orice formă de proprietate, ale căror documente nu intră în arhivele statului, municipale, până la lichidarea acestor organizații, fapt ce se datorează legislației în vigoare și (sau) semnificația practică pe termen lung a acestor documente.

Organizațiile care nu sunt surse de achiziție ale statului, arhivele municipale stochează documente cu durată permanentă conform Listei documentelor standard de gestiune, după cum urmează. Stat, organizatii municipale- 10 ani. Organizații neguvernamentale - cel puțin 10 ani, perioada ulterioară de stocare a documentelor este determinată de organizație în conformitate cu legislația aplicabilă și (sau) necesitatea utilizării practice a documentelor.

Astfel, organizațiile neguvernamentale ale căror documente nu sunt stocate în arhivele de stat, municipale, adică nu sunt surse de achiziție de arhive, pot, dar nu sunt obligate să aplice o perioadă de păstrare permanentă, ci trebuie să păstreze astfel de documente pe proprii pentru cel puțin 10 ani (clauza 2.4 .2 „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora”, aprobată de Arhivele Federale la 6 octombrie 2000).

Marca „EPK”, pusă în „Lista documentelor standard de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora”, aprobată de Arhivele Federale la 6 octombrie 2000 pentru anumite tipuri de documente, este destinată utilizarea de către organizații a tuturor formelor de proprietate care sunt surse de achiziție ale arhivelor de stat, municipale și înseamnă că unele dintre aceste documente pot avea o semnificație științifică și istorică și, în modul prescris, trebuie să fie transferate la arhivele de stat, municipale sau stocate. într-o organizație. Decizia de acceptare sau distrugere a documentelor marcate „EPK” („EC”) este luată de comisii de experți ale organismelor și instituțiilor arhivistice. Această marcă poate fi folosită și de organizațiile comerciale care nu sunt surse de achiziție atunci când decid cu privire la păstrarea permanentă a documentelor lor.

În conformitate cu Lista documentelor standard de management, documentele marcate „EPK” includ, de exemplu, dosarele personale ale angajaților, contractele de muncă, cardurile personale ale angajaților, caracteristicile angajaților și multe altele.

Ținând cont de clauza 2.9 din „Lista documentelor tipice de gestiune generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie 2000, calculul perioadei de păstrare a documentelor se face de la 1 ianuarie. din anul următor celui de finalizare a muncii lor de birou. De exemplu, calculul perioadei de stocare pentru dosarele finalizate în 2006 începe la 1 ianuarie 2007.

Marcajul „până la nevoie” înseamnă că documentația are doar valoare practică. Perioada de păstrare a acestuia este determinată de organizație însăși, dar nu poate fi mai mică de 1 an.

Reducerea perioadelor de păstrare stabilite prin Lista Documentelor Standard de Management este interzisă. O creștere a termenelor de păstrare a documentelor prevăzute de Lista documentelor standard de management poate avea loc în cazurile în care aceasta este cauzată de caracteristicile specifice activității organizațiilor.

Atunci când se organizează stocarea documentelor într-o anumită organizație și se reglementează acest proces, următoarele pot fi folosite și ca documente metodologice de referință:

Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 8 noiembrie 2005 nr. 536 „Cu privire la instrucție standard privind documentele în organele executive federale”;

· GOST 17914-72 „Huse de carcasă pentru perioade lungi de depozitare. Tipuri, soiuri, cerinte tehnice» (introdus prin Decret Comitetul de Stat standardele URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411);

Ordinul Administrației principale de arhivă a URSS din 25 mai 1988 nr. 33 " Sistemul de stat suport pentru managementul documentației. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru serviciile de suport pentru documente și documentație”;

Depozitarea documentelor de personal se deosebește oarecum de regulile generale de păstrare a documentelor de gestiune. Deoarece documentele de personal au o semnificație socială ridicată (în special documentele care conțin date cu caracter personal), deoarece servesc drept dovezi documentare ale drepturilor angajatului la asigurări sociale, de exemplu, bătrânețea și handicapul, precum și confirmarea vechimii angajatului. Prin urmare, cele mai multe dintre ele au o perioadă lungă sau permanentă de stocare și sunt utilizate în scopuri de referință atunci când cetățenii se adresează la instituțiile de arhivă.

În plus, documentele de personal au și o valoare biografică, arheografică, sunt o sursă de generalizări statistice și cercetări istorice și sociale.

Particularitățile stocării documentației de personal într-o organizație se datorează sarcinilor de restricționare a accesului neautorizat la documentele care conțin date personale ale angajaților și de căutare eficientă a informațiilor necesare.

În sistemul de stocare a documentelor de personal se pot distinge două tipuri, etape de stocare: curentă și ulterioară.

Pastrarea si folosirea documentelor din momentul in care sunt create si pana la transferul cazului in care sunt grupate in arhiva se numeste curent (operational). Stocarea curentă a cazurilor se realizează la locul formării lor. Depozitarea curentă este, de asemenea, împărțită în două subspecii:

Depozitarea documentelor în procesul de executare a acestora;

Depozitarea documentelor executate.

Documentele în timpul executării lor sunt la antreprenor, care le depozitează în mape speciale. Aceste dosare conțin inscripția „Pentru semnătură”, „Urgent” și multe altele, precum și numele de familie, inițialele, numărul de telefon al artistului.

Documentele executate trebuie arhivate și păstrate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor. Remarcăm de îndată că păstrarea curentă a documentelor presupune procedura de formare a acestora în dosare în conformitate cu nomenclatorul aprobat.

Stocarea curentă a documentelor înseamnă păstrarea lor în originale. Prin urmare, în serviciile de personal ale organizațiilor, toate comenzile sunt stocate în originale. Copii ale comenzilor privind personalul: angajări, stimulente, penalități, concedieri și așa mai departe sunt plasate suplimentar pentru stocare în dosarele personale ale angajaților (dacă sunt păstrate).

Procedura de organizare a stocării curente a fișierelor personale este următoarea:

Ø dosarele personale in format hartie se pastreaza in mape care sunt numerotate pe pagini si cusute;

Ø se numeroteaza si copertele dosarelor personale, se atribuie număr de serie cazuri corespunzătoare numărului total de cazuri;

Ø stocarea curentăîn departamentul de personal al organizației sunt supuse dosarelor personale numai ale salariaților care lucrează. După concedierea unui angajat, dosarul său personal este scos din dosar și procesat pentru a fi transferat în arhivă.

Ø Dosarele personale ale salariatilor concediati se arhiveaza in ordine alfabetica.

Depozitarea curentă a documentelor de personal, dulapuri de dosare, registre de contabilitate și altele se realizează, de regulă, în sediul serviciilor de personal ale organizațiilor, care trebuie să fie echipate cu dulapuri speciale sau seifuri care sunt încuiate și sigilate. Copii ale nomenclatorului carcasei plasate pe dulapuri, iar pe cotoarele copertelor carcasei - numerele carcasei în conformitate cu nomenclatorul vor facilita căutarea documentelor.

Carnetele de muncă ale angajaților sunt depozitate în seiful șefului departamentului de personal, acolo sunt depozitate și sigilii, ștampile, formulare de documente, cheile de la dulapuri (seifuri) pentru depozitarea documentelor.

Angajatii serviciul de personal nu este recomandat să lăsați niciun document sau înregistrări de birou pe desktop, precum și un computer care funcționează, pentru orice durată de părăsire a sediului. La sfârșitul zilei de lucru, ofițerii de personal trebuie să plaseze toate rețelele de documente aflate în curs de executare într-un dulap metalic, să îl închidă și să îl sigileze. Cheile cabinetelor se predau șefului departamentului de personal contra semnături în revista corespunzătoare.

Ciorele și revizuirile documentelor, formularele stricate sunt distruse la sfârșitul zilei de lucru; pentru aceasta se poate folosi o mașină specială de tăiat hârtie. Calculatoarele la sfârșitul zilei de lucru sunt blocate și deconectate de la rețea.

În plus, tehnologia de stocare și contabilizare a documentației de personal presupune semnarea obligatorie a angajaților, confirmarea primirii de copii și extrase din acestea.

Baza stocării ulterioare (arhivistice) a documentelor este o examinare a valorii acestora, iar apoi urmează: clasarea dosarelor, întocmirea inventarelor, întocmirea actelor de repartizare a documentelor pentru distrugere și predarea dosarelor la arhiva organizației.

Pentru primirea la timp a documentelor de arhivă de la diviziile structurale sau din alte surse de achiziție, asigurarea contabilității, siguranței acestora, eficientizarea utilizării lor și pregătirea pentru transferul documentelor pentru păstrarea permanentă în organizații, se creează o arhivă.

Doar o parte din documente intră în fondul de arhivă al organizației, nu include documente cu o perioadă scurtă de stocare (până la 10 ani inclusiv). Fondul arhivistic al organizației este format din documente de păstrare pe termen lung (peste 10 ani) și păstrare permanentă, inclusiv documente de personal, care au semnificație economică, socială, politică, culturală, istorică și de altă natură. Transferul cazurilor în arhivă se efectuează conform graficului aprobat de șeful organizației sau angajator. Documentele ar trebui acceptate pentru depozitare în principal sub formă de originale, doar în lipsa acestora sunt acceptate copii certificate.

În conformitate cu „Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002, organizația trebuie să pună la dispoziție arhivei spații și personal special echipate. Cu toate acestea, în organizațiile comerciale mici, de regulă, nu există o arhivă sub forma unei unități speciale. Totodată, atribuțiile arhivistului sunt combinate de către secretar sau altă persoană desemnată de șef.

În același timp, trebuie reținut că documentele trebuie păstrate în condiții care să le asigure protecția împotriva daunelor, influențelor nocive ale mediului și să excludă pierderea documentelor. De regulă, în camera de arhivă sunt instalate în acest scop dulapuri metalice, seifuri, dulapuri cu rafturi și altele asemenea. Nu este permisă așezarea documentelor pe podea, pervazuri, în grămezi nesortate. Retragerea documentelor din dosar cu termen de păstrare permanent este permisă în cazuri excepționale și se efectuează pe baza unui document administrativ al conducătorului organizației cu întocmirea obligatorie a unei copii certificate a documentului și a unui act privind sechestrarea originalului.

Pentru a asigura siguranța documentelor asupra personalului angajaților disponibilizați ca urmare a reorganizării sau lichidării persoanelor juridice, precum și a protecției sociale a cetățenilor, fondatorilor organizațiilor comerciale și non-profit nou înființate li se poate recomanda: să includă în actele lor constitutive regulile de contabilitate și păstrare a documentelor privind personalul, precum și transferul în timp util în depozitul de stat în timpul reorganizării sau lichidării unei persoane juridice.

Reamintim că reglementarea legală a procedurii și termenelor de păstrare a documentelor de personal se realizează pe baza „Listei documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea termenelor de păstrare a acestora”, aprobată de Arhivele Federale din 6 octombrie 2000. Procedura și termenii de stocare a cărților de muncă sunt reglementate de un act de reglementare special - Decretul Guvernului Federației Ruse din 16 aprilie 2003 nr. 225 „Cu privire la cărțile de muncă”. Deci, formularele carnetului de muncă și inserția din acesta sunt stocate în organizație ca documente de strictă responsabilitate și sunt eliberate persoanei responsabile cu menținerea carnetelor de muncă, la cererea acestuia. La sfârșitul fiecărei luni, această persoană este obligată să prezinte departamentului de contabilitate al organizației un raport privind disponibilitatea formularelor de carte de muncă și o inserție în acesta. Formularele carnetului de muncă și inserțiile din acesta stricate în timpul umplerii sunt supuse distrugerii odată cu întocmirea unui act corespunzător. Cărțile de muncă nerevendicate și o carte de contabilitate pentru cărțile de muncă și inserțiile acestora sunt stocate în arhiva organizației timp de 50 de ani și apoi sunt supuse distrugerii în modul prescris.

Angajatorul este responsabil pentru organizarea lucrărilor de păstrare a documentelor de personal, a documentelor contabile primare. Răspunderea pentru întreținerea, păstrarea, contabilitatea și eliberarea carnetelor de muncă este suportată de o persoană special împuternicită, desemnată prin ordin (instrucțiune) al angajatorului.

În continuare, se recomandă furnizarea unui extras din „Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadei de păstrare”, aprobată prin ordinul Arhivei Federale din 6 octombrie 2000, privind unele documente de personal:

Numarul articolului	Tip de document	Perioada de păstrare a documentelor	Notă

PERSONALUL

	Documente (rapoarte, rezumate, certificate, informații) privind starea și verificarea lucrului cu personalul	În mod constant
	Corespondență despre primirea, distribuirea, deplasarea, contabilitatea personalului
	Documente (cereri, informații, corespondență) privind nevoia de angajați, reducerea (eliberarea) angajaților
	Note de înlocuire a comenzilor privind personalul	75 de ani de EPC	Cu privire la acordarea de concedii regulate și de studii, taxă, penalități, călătorii de afaceri interne pe termen scurt - 5 ani
	Dosare personale (declarații, autobiografii, copii ale comenzilor și extrase din acestea, copii ale documentelor personale, caracteristici, evidențe de personal, chestionare, fișe de atestare etc.):
	a) conducătorul organizației; membri ai guvernului, executivului, organele de control organizații; angajați cu titluri de stat și de altă natură, premii, premii, diplome și titluri academice	În mod constant
	b) muncitori	75 de ani de EPC
	Contracte de munca (contracte), contracte de munca nu sunt incluse în dosarele personale	75 de ani de EPC
	Cartele personale ale angajaților (inclusiv lucrătorilor temporari)	75 de ani de EPC
	Caracteristicile angajaților care nu au dosare personale	75 de ani de EPC
	Documente (chestionare, autobiografii, dosare de personal, cereri, scrisori de recomandare, CV-uri etc.) ale persoanelor neangajate
	Documente personale autentice (fișele de muncă, diplome, certificate, certificate, certificate)	Post Restant	Nerevendicat - cel puțin 50 de ani
	Documente (certificate, rapoarte și note explicative, copii ale comenzilor, extrase din comenzi, declarații, certificate de călătorieși altele), neincluse în dosarele personale
		În mod constant
		75 de ani de EPC
	Corespondență de înlocuire posturi vacante, alegere în funcție

	Procese-verbale ale ședințelor comisiilor de stabilire a vechimii de muncă pentru plata sporurilor de vechime		În lipsa comenzilor - 50 de ani
	Lista (personal – salarizare) angajaților	În mod constant
			În lipsa conturilor personale - 50 de ani
	a) membri ai guvernării și organele executive organizatii	În mod constant
	b) veterani şi participanţi ai Marelui Războiul Patrioticși alte acțiuni militare	În mod constant
	c) distins cu premii de stat și cu alte premii, distinși cu titluri de stat și cu alte titluri, premii	În mod constant
	d) muncitori
	d) certificat
	e) recrutați
	g) candidaţii la promovare
	h) primirea de tarife personale, salarii
	Documente (rapoarte, acte, informatii) privind contabilitatea carnetelor de munca si inserturi la acestea
	Corespondență de călătorie		Pentru călătorii de afaceri în străinătate - 10 ani de EPC
	Corespondență privind înregistrarea înrogării și amânării de la recrutare a persoanelor obligate să efectueze serviciul militar
	Documente (reprezentații, petiții, chestionare, acte) privind stabilirea tarifelor personale, salariilor, indemnizațiilor		În lipsa comenzilor - 50 de ani de EPC
	Corespondență privind stabilirea și plata cotelor personale, salariilor, indemnizațiilor
	Programe de vacanță
	Carduri, indicii către comenzile privind personalul
	Cărți, reviste, carduri de contabilitate:		După concediere
	a) admiterea, mutarea (transferul), concedierea salariatilor
	b) salariaţii trimişi în călătorii de afaceri
	c) recrutați
	d) sărbători
	e) dosare personale, legitimații personale, contracte de muncă (contracte), contracte de muncă
	f) eliberarea carnetelor de muncă și a inserturilor la acestea
	g) eliberarea certificatelor de salariu, vechime în muncă, loc de muncă
	h) eliberarea certificatelor de călătorie

Perioadele de păstrare a documentelor prevăzute în „Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare”, aprobată de Arhivele Federale la 6 octombrie 2000 (coloana nr. 3), se aplică tuturor organizațiilor. , indiferent dacă documentele acestora sunt primite pentru păstrare în arhivele de stat, municipale sau nu ajung.

Toate documentele de personal trebuie predate arhivei organizației.

Astfel, algoritmul acțiunilor unei organizații comerciale care nu este o întreprindere unitară de stat sau municipală pentru a asigura păstrarea documentelor, inclusiv a documentelor de personal, este următorul:

Verificarea cerințelor actelor juridice de reglementare care au stabilit termenii de păstrare a unor tipuri specifice de documente;

Depozitarea documentelor;

Pentru organizațiile - surse de achiziție - după expirarea perioadei de stocare, efectuând, împreună cu organul autorizat al puterii de stat al subiectului Federației Ruse în domeniul arhivării, Arhivei de Stat, o examinare a valorii unui numărul de documente pentru includerea în Fondul de arhivă al Federației Ruse;

Stocarea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse sau transferul acestora pentru depozitare într-o arhivă de stat sau municipală, bibliotecă, muzeu sau organizație a Academiei Ruse de Științe;

Documentele de arhivă care nu au fost incluse în documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse, după expirarea perioadei de stocare, sunt supuse distrugerii sau stocării în arhiva organizației în conformitate cu cerințele legislației corporative (de exemplu, pentru societățile pe acțiuni, stocarea documentelor este reglementată de Decretul Comisiei Federale pentru Piața Valorilor Mobiliare din 16 iulie 2003 nr. 03-33 / ps „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind procedura și condițiile de păstrare a documentelor” și Legea federală din 26 decembrie 1995 nr. 208-FZ „On societățile pe acțiuni”) sau reglementările locale;

Pentru organizațiile care nu sunt surse de achiziție, după expirarea perioadei de păstrare temporară, documentele de arhivă sunt supuse examinării și pot fi distruse sau stocate în arhiva organizației.

Pregătirea documentelor pentru stocarea și utilizarea ulterioară este etapa finală a afacerii proces de producție serviciul de personal și include o examinare a valorii științifice și practice a documentelor, înregistrarea și descrierea cazurilor, întocmirea actelor de atribuire a documentelor în vederea distrugerii și transferarea acestora în arhiva organizației sau în depozitul de stat.

„Examinarea valorii documentelor: Selectarea documentelor pentru păstrarea publică sau stabilirea unor perioade de păstrare a acestora pe baza criteriilor acceptate”.

(clauza 95 din GOST R 51141-98).

De regulă, obligația de a depune documente la arhivele statului este atribuită organizațiilor de stat și municipale. Cu toate acestea, unele organizații neguvernamentale cu care sunt, de asemenea, solicitate acorduri relevante să facă acest lucru.

Pentru organizarea și efectuarea unei examinări a valorii documentelor și selectarea acestora pentru transferul în depozitul de stat, precum și pentru controlul și acordarea asistenței metodologice în efectuarea unei examinări, ministerele și departamentele înființează comisii centrale permanente de experți (CEC). În alte organizații se creează comisii permanente de experți (CE).

Comisia de experti actioneaza in baza Regulamentului privind comisia permanenta de experti aprobat de conducatorul organizatiei. Pentru a facilita elaborarea propriului Regulament asupra unei comisii permanente de experți, puteți utiliza „Regulamentul exemplificator privind o comisie permanentă de experți a unei instituții, organizații, întreprinderi”, aprobat prin Ordinul Arhivei Federale din 19 ianuarie 1995 nr. 2.

Principalele sarcini ale comisiei de experți sunt:

1. Organizarea și examinarea valorii documentelor în stadiul muncii de birou la întocmirea nomenclatorului cauzelor și formarea dosarelor.

2. Organizarea și examinarea valorii documentelor în etapa de pregătire a acestora în vederea păstrării arhivistice.

3. Organizarea și selecția și pregătirea documentelor pentru transferul în depozitul public.

Comisia de expertiză a organizației este creată din ordinul șefului dintre cei mai calificați angajați în număr de cel puțin trei persoane.

Comisia de experți este un organism consultativ. Deciziile sale sunt aprobate de șeful organizației.

Comisia de experți a organizației în activitatea sa ar trebui să fie ghidată de Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă”, Regulamentul privind Fond de arhivă al Federației Ruse, aprobat prin Decretul președintelui Federației Ruse din 17 martie 1994 nr. 552 „Cu privire la aprobarea regulamentelor privind Fondul de arhivă al Federației Ruse”, ordinele Agenției Federale de Arhivă a Federației Ruse, documente normative și metodologice elaborate de autoritățile arhivistice, liste standard de documente care indică perioadele de păstrare a acestora, nomenclatorul de afaceri al organizației.

Examinarea documentelor se realizează pe baza unor criterii generale de evaluare a originii, conținutului, caracteristicilor externe ale documentelor.

Criteriile de origine includ: rolul și locul organizației în sistemul administrației publice sau într-o anumită industrie, semnificația funcțiilor pe care le îndeplinește, importanța individualîn viața societății, momentul și locul formării documentului.

Criteriile de conținut includ: semnificația evenimentului (fenomenului) reflectat în document, valoarea informațiilor disponibile în document, repetarea informațiilor documentului în alte documente, tipul documentului, autenticitatea documentului.

Criteriile pentru caracteristicile externe includ: forma de fixare și transmitere a conținutului, certificare, execuție a documentului, starea fizică a acestuia.

Comisia de experți lucrează în contact cu comisia de expertiză (EPC) a instituției arhivistice, care aprobă deciziile comisiei de experți.

Organizațiile neguvernamentale iau decizii în mod independent cu privire la examinarea valorii documentelor. Rezultatul lucrărilor comisiei de experți este distribuirea documentelor în patru grupuri în funcție de diferite perioade de depozitare:

Depozitare permanentă;

Depozitare pe termen lung (peste 10 ani);

Depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv);

A fi distrus din cauza expirării perioadei de depozitare.

Pentru a determina termenii de păstrare a documentelor, este necesar, după ce s-a găsit articolul corespunzător în „Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, indicând termenii de păstrare a acestora”, aprobată de Arhiva Federală la 6 octombrie, 2000, pentru a efectua o analiză foaie cu foaie a cazurilor. Nu este permisă selectarea documentelor pentru depozitare și distrugere numai pe baza titlurilor de caz.

Perioada de stocare a documentelor pe suporturi netradiționale corespunde perioadei de stocare a unor tipuri similare de documente pe suporturi tradiționale.

Cazurile cu marca „EPK” sunt supuse unei revizuiri filă cu coală pentru a determina și separa de acestea documentele care fac obiectul depozitării permanente.

Cazurile de păstrare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani), inclusiv documentele privind personalul, trebuie păstrate în arhiva organizației. Totuși, dacă documentele au, să zicem, valoare istorică sau științifică, atunci organizația le transferă la arhiva statului sau municipală. Desigur, cu condiția să se încheie un acord corespunzător cu aceștia. Transferul lor se realizează conform descrierilor.

Cazurile de stocare temporară (până la 10 ani), de regulă, nu sunt transferate în arhiva organizației, iar după expirarea perioadei de stocare sunt distruse.

Astfel, pe baza rezultatelor examinării valorii documentelor în organizație, se întocmesc următoarele:

Inventarierea cazurilor de depozitare permanentă;

Inventarierea cazurilor de depozitare temporară (peste 10 ani);

descrieri ale cazurilor de către personal;

Acte privind alocarea pentru distrugere a cazurilor care nu sunt supuse depozitării.

Inventarele cazurilor întocmite în urma activităților comisiei de experți sunt aprobate de șeful organizației.

(Numele companiei)

(denumirea unității structurale sau a publicului

organizatii)

APROBA

Denumirea funcției

şeful structurii

diviziuni

(organizație publică)

Explicația semnăturii

semnături

Data

DESCRIERE Nr. ___

__________________________________________________________________

Nr. _____________, inclusiv:

numere de litere:

numere lipsă:

Denumirea funcției

compilator al inventarului Semnătură Semnătură transcriere

Data

APROBAT DE ACORD

Numele postului șefului protocolului CE

servicii de lucru de birou ale organizarii unitatii structurale

Semnătură Semnătură transcriere datată _____________ Nr. _______

După aprobarea fișelor de cazuri întocmite comisie de experti, organizația poate distruge documente cu perioade temporare de păstrare care au expirat.

„Izolarea documentelor în vederea distrugerii: Identificarea în procesul de examinare a valorii științifice și practice a documentelor cu perioade de păstrare expirate care și-au pierdut semnificația practică, științifică sau socială și selectarea lor în vederea distrugerii”.

(clauza 98 GOST R 51141-98).

Distrugerea documentelor se formalizează printr-un act aprobat de șeful organizației. Pentru organizațiile care depun documente spre păstrare de stat, actele se aprobă de către conducătorul organizației după aprobarea inventarelor dosarelor pentru păstrare permanentă de către comisia de expertiză a instituției serviciului arhivistic de stat.

Cazurile care urmează să fie distruse sunt transferate pentru prelucrare (utilizare). Transferul cazurilor se face printr-o factură de acceptare, care indică data transferului, numărul de cutii care urmează să fie predate și greutatea deșeurilor de hârtie.

Încărcarea și scoaterea pentru eliminare se efectuează sub controlul unui angajat responsabil cu asigurarea siguranței documentelor de arhivă.

Forma aproximativă a actului privind alocarea documentelor (cazurilor) pentru distrugere:

Numele companiei

ACTUL I APROB

___________ Nr. _______ Titlul postului

_____________________ șef al organizației

(locul de compilare)

privind alocarea pentru distrugere Semnătura Explicație

documente care nu sunt supuse semnăturii

data depozitării

Bazat _____________________________________________________

(denumirea și amprenta listei de documente

__________________________________________________________________

cu data de expirare)

selectate pentru distrugere ca neavând valoare științifică și istorică

și documente ale fondului Nr._____________ care și-au pierdut semnificația practică

(titlu

fond)

Total ______________________ unități creastă pentru ani

(în cifre și cuvinte)

Inventarul cazurilor de depozitare permanentă pe ____ ani aprobat de personal

compoziţie

de acord cu EPC ________________________________________________

(numele instituției arhivistice)

(proces-verbal datat _______________ Nr. _____________)

Titlul postului persoanei

care a condus examinarea

valoarea documentelor Semnătură Semnătură transcriere

Data

DE ACORD

protocol CEC (EC)

datată _________ Nr. __________

Documente în valoare de __________________________________ unități. HR.,

(în cifre și cuvinte)

cu o greutate de ______ kg predat _____________________________________________

(Numele companiei)

pentru prelucrare conform bonului de livrare din ________ Nr. _______

Denumirea postului angajatului

depunerea documentelor Semnătură Semnătură transcriere

Data

S-au făcut modificări contabile.

Denumirea postului angajatului

arhiva care a făcut modificările

la documentele contabile Semnătură Semnătură transcriere

Data

Distrugerea fișierelor cu o perioadă de stocare expirată care sunt clasificate ca „Secret”, „Pentru uz oficial”, „Confidențial” se efectuează în conformitate cu instrucțiuni speciale.

O arhivarea fișierelor și transferarea lor în depozitul de arhivă.

« Procesarea fișierelor: Pregătirea unui fișier pentru stocare în conformitate cu regulile stabilite.

(clauza 73 din GOST R 51141-98).

Înregistrarea cazurilor începe din momentul în care sunt introduse în organizație și se încheie în procesul de pregătire pentru transferul în arhivă la sfârșitul anului calendaristic în care au fost introduse. Executarea unui caz specific include un set de lucrări privind legarea documentelor, numerotarea foilor, întocmirea inscripțiilor de certificare, întocmirea (în unele cazuri) a unui inventar intern al documentelor, proiectarea detaliilor copertei. a cazului.

Înregistrarea cazurilor se efectuează de către angajații serviciului de suport documentar al diviziilor organizaționale și structurale.

Conform prevederilor „Regulilor de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002, executarea dosarelor poate fi integrală sau parțială, în funcție de timpul de păstrare. . Cazurile de depozitare permanentă, pe termen lung și personal, precum și documentele confidențiale sunt supuse înregistrării complete.

Dosarul complet include:

clasarea sau angajarea cauzei;

numerotarea foilor cazului;

întocmirea unei foi de certificat;

întocmirea, dacă este cazul, a unui inventar intern al documentelor;

Introducerea precizărilor necesare în detaliile coperta cazului (clarificarea denumirii organizației, indexul de înregistrare a cazului, ultimele date ale cazului, titlul cauzei).

Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse înregistrării parțiale: este permisă neresistematizarea documentelor în caz, nu numerotați foile cazului, nu întocmește note de certificare.

Înscrisurile constitutive ale cauzei se depun pe 4 perforații într-o copertă rigidă din carton sau legat, ținându-se cont de posibilitatea citirii libere a textului tuturor documentelor, datelor, vizelor și rezoluțiilor asupra acestora. La pregătirea fișierelor pentru depunere (legare), elementele de fixare metalice (ace, agrafe) sunt îndepărtate din documente.

Fișierele de stocare permanente constând din documente de mare valoare sau documente voluminoase sunt stocate în dosare rigide închise cu trei clape cu legături sau în cutii.

Dacă în cauză există documente personale nerevendicate (cărți de identitate, carnete de muncă, cărți militare, fotografii), aceste documente se pun într-un plic, care se depune în dosar. În prezența un numar mare astfel de documente, acestea din urmă sunt retrase din cauze și pentru acestea se întocmește un inventar separat.

Pentru asigurarea siguranței și fixarea ordinii documentelor incluse în carcasă, toate filele din acest caz (cu excepția fișei de certificare și a inventarului intern) sunt numerotate cu cifre arabe în numerotare brută în colțul din dreapta sus al foii. cu un simplu creion sau cu un aparat de numerotat. Fișele inventarului intern al actelor cauzei sunt numerotate separat.

Foile de cutii formate din mai multe volume sau părți sunt numerotate pentru fiecare volum sau pentru fiecare parte separat.

Plicurile cu atasamente depuse in cauza sunt numerotate; în același timp, plicul în sine este numerotat mai întâi, iar apoi fiecare atașament din plic este numerotat cu următorul număr.

La finalul fiecărei cauze se depune un formular alb al foii de martor, iar la începutul cauzei (pentru a contabiliza documentele deosebit de valoroase) - un formular de inventar intern al actelor cauzei.

Foaia - martorul se întocmește în cauză pe o foaie separată, în cărți - pe versoul ultimei foi albe, în dulapuri de dosare - pe o foaie albă separată de format card.

Fișa - martorul cauzei (certificat de înregistrare) se întocmește în forma stabilită prin „Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002.

În care numărul de foi numerotate ale carcasei, numărul de foi ale inventarului intern sunt indicate în cifre și în cuvinte, sunt specificate caracteristicile numerotării numerelor carcasei (prezența numerelor cu litere, numere lipsă, numere). de coli cu fotografii lipite, numere de coli de format mare, plicuri cu atasamente si numarul de coli cuprinse in acestea) , precum si indica prezenta in cazul exemplarelor tiparite ale brosurilor cu numarul de coli din ele, daca acestea au fost nemarcate în numerotarea generală brută a cazului.

Foaia - martorul cauzei este semnat de redactorul acestuia. Toate modificările ulterioare în componența și starea cauzei (deteriorarea, înlocuirea documentelor originale) sunt notate în fișa de certificare cu referire la actul relevant.

Este interzisă scoaterea foii - martorul de pe coperta cauzei sau spatele alb al foii ultimul document. Dacă cazul este depus sau legat fără forma fișei de certificare, acesta este lipit în partea de sus a foii pe interiorul capacului carcasei.

Se întocmește un inventar intern al documentelor cauzei pentru evidența documentelor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), a căror contabilitate este determinată de specificul acestei documentații (în special dosare valoroase, personale, judiciare, de investigație etc.), precum și să înregistreze anii de păstrare permanentă și temporară (peste 10 ani), formați în funcție de tipurile de documente, ale căror titluri nu relevă conținutul specific al documentului.

Inventarul intern se întocmește pe o foaie separată în forma stabilită prin „Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor”, aprobate prin hotărârea Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002.

Inventarul intern conține informații despre numerele de ordine ale actelor cauzei, indexurile acestora, datele, titlurile și numerele de pagini ale cauzei. Se face o înregistrare finală pentru inventarul intern, care indică în cifre și în cuvinte numărul de documente cuprinse în acesta și numărul de foi ale inventarului intern.

Inventarul intern este semnat de redactorul acestuia. Dacă cauza este legată sau clasată fără forma inventarului intern al documentelor, atunci inventarul întocmit în forma prescrisă se lipește pe interiorul capacului dosar.

Coperta dosarului de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani) și personal este întocmită și executată în conformitate cu cerințele GOST 17914-72 „Acoperirea fișierelor de stocare pe termen lung. Tipuri, soiuri, cerințe tehnice” (introdus prin Decretul Comitetului de Stat de Standarde al URSS din 17 iulie 1972 nr. 1411).

Pe coperta cazului se spune:

Numele companiei;

Denumirea unității structurale;

Index de caz;

Cifrul arhivistic al cazului;

Numărul cauzei (volum, parte) conform secțiunii anuale a inventarului sumar al cauzelor;

titlul cauzei;

Termenul cazului - anii de constituire și finalizare a cauzei;

Numărul de foi din dosar;

Termenul de păstrare a carcasei (pe cazurile de păstrare permanentă scrie: „a păstra permanent”).

Pe coperta cazurilor de depozitare permanentă este prevăzut un loc pentru denumirea arhivei de stat în care vor fi acceptate dosarele organizației, denumiri ale codurilor arhivei și organizației de stat.

La schimbarea denumirii organizației (unității structurale) în perioada acoperită de documentele cazului sau la transferarea cazului către o altă organizație (la altă unitate structurală), noul nume al acestei organizații sau organizației succesoare este indicat pe coperta cazul, iar denumirea anterioară a organizației (unitatea structurală) este cuprinsă între paranteze.

Titlul cauzei de pe coperta cazului este reportat din nomenclatorul cauzei. În cazurile necesare, se fac precizări la titlu (număr de comenzi, protocoale etc.).

Termenele pentru caz sunt date cu cifre arabe.

Termenele limită ale cazurilor care conțin documentație organizatorică, administrativă, creativă și de altă natură (procese verbale, stenograme, scrisori, rapoarte și așa mai departe), pentru care s-a dat data exactă. importanţă, precum și dosarele formate din mai multe volume (părți), se aplică termenele pentru înscrisurile cauzei, adică datele de înregistrare (întocmire) a celor mai vechi și mai recente documente cuprinse în cauză.

Dacă cazul este un registru de comenzi, comenzi etc., atunci data cauzei va fi exactă date calendaristice prima și ultima intrare din jurnal.

Termenele pentru un dosar personal sunt datele semnării ordinului de admitere și de eliberare a persoanei pentru care s-a întocmit acest dosar.

Dosarele de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani), precum și dosarele de personal la un an de la finalizarea lor în muncă de birou, sunt transferate în arhiva organizației. Cazurile de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt transferate în arhivă la discreția conducerii organizației (ținând cont de capacitățile arhivei, frecvența accesului la documentele din anii trecuți și așa mai departe).

Documentele, după cum sa menționat deja, sunt acceptate în arhivă după o examinare a valorii și înregistrarea dosarelor pentru depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) conform inventarelor aprobate de comisia de experți a organizației. Cazurile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt acceptate conform nomenclatoarelor de cazuri.

Dacă cazurile individuale trebuie lăsate sau eliberate pentru lucrul curent, arhiva organizației emite eliberarea acestor cazuri pentru utilizare temporară.

Angajatul arhivei, acceptând cazuri, compară cu atenție fiecare caz cu inventarul, verifică corectitudinea formării și executării cazului.

Odată cu cazurile, fișele de înregistrare pentru documentele depuse sunt transferate în arhivă pentru completarea cu acestea. Ghișeu de ajutor Arhiva.

Înainte de a fi transferate în arhivele de stat, documentele supuse depozitării de stat sunt stocate în arhivele organizațiilor și întreprinderilor pentru perioadele stabilite de Direcția Arhivei Principale a Federației Ruse. La expirarea termenelor stabilite, documentele supuse păstrării statului sunt transferate prin act din arhivele organizațiilor și întreprinderilor către arhivele statului.

Interacțiunea dintre o organizație comercială și arhiva statului poate fi realizată pe bază contractuală. Contractul stabilește principiile relației părților, îndatoririle, responsabilitățile acestora și multe altele.

Gestionarea evidenței personalului calificat presupune nu numai respectarea regulilor de păstrare, ci și păstrarea documentației de personal, precum și livrarea la timp a acestei documentații la arhivă.

Pentru mai multe informații despre problemele legate de gestionarea evidenței personalului, puteți găsi în cartea autorilor CJSC „BKR-INTERCOM-AUDIT” „Gestionarea evidențelor HR”.

Se încheie un contract de muncă cu fiecare angajat al companiei. Adevărat, există o excepție de la această regulă. Contractul nu se întocmește cu șeful organizației, care este și unicul fondator al acesteia. Într-adevăr, în această situație, va trebui să semneze acest document atât pentru angajat, cât și pentru angajator. Și acest lucru nu este permis ().

Unul dintre puncte cheieîn contractul de muncă este procedura de remunerare.

Contractul poate indica cuantumul tarifului sau salariul angajatului, informații despre plăți suplimentare, indemnizații și plăți de stimulare. Există și reguli de urmat aici. În primul rând, salariul din contract trebuie stabilit în ruble. Este ilegal să se indice valoarea salariului oficial în valută. Rostrud consideră această împrejurare drept o încălcare dreptul muncii(). În al doilea rând, salariile trebuie plătite cel puțin o dată la două săptămâni. Aceasta este cerința articolului 136 din Codul Muncii. Unii angajatori tratează această regulă extrem de neglijent, indicând în contract condiția plății salariilor o dată pe lună. Ei cred că un contract semnat de muncitor cu această clauză îi va elibera de răspundere. Cu toate acestea, nu este. La descoperirea că firma nu respectă cerința specificată a codului, Inspectoratul Muncii cu siguranță o va amenda în temeiul articolului 5.27 din Codul de încălcări administrative. Declarația de consimțământ a angajatului de a primi un salariu o dată pe lună () nu va salva compania de o amendă.

Articolul 57 din Codul Muncii impune precizarea în contractul de muncă a condițiilor de remunerare, inclusiv a mărimii tarifului sau a salariului.

Astfel, mărimea tarifului (salariului) ar trebui indicată direct în contractul de muncă. La modificarea mărimii tarifului (salariului), ar trebui să se facă modificări la contractul de muncă sau este permisă o trimitere la actul de reglementare local al angajatorului privind modificarea mărimii acestora.

Totodată, în practică, în contractele de muncă, în loc de o anumită mărime a tarifului (salariului), se face uneori referire la tabloul de personal. În acest sens, trebuie avute în vedere următoarele.

La angajare (înainte de semnarea unui contract de muncă), angajatorul este obligat să familiarizeze angajatul împotriva semnării cu reglementările locale legate direct de activitatea sa de muncă.

Astfel, înainte de semnarea contractului de muncă, angajatorul este obligat să familiarizeze salariatul cu tabelul de personal.

La modificarea mărimii tarifului (salariului), angajatorul va trebui să facă în mod regulat modificări la tabelul de personal, aducându-le angajatului împotriva semnăturii.

Luați în considerare o altă cerință importantă a contractului de muncă - numărul acestuia. Nu se aplică informațiilor obligatorii prevăzute la articolul 57 din Cod. În același timp, personalul unificat „organizația primară” prevede numerotarea contractelor de muncă. De exemplu, rândul „motive” din ordinul de angajare (formularul N T-1) sugerează că va indica un contract de muncă cu un număr și un număr. Procedura de numerotare a contractelor nu este reglementată de lege. Rostrud recomandă utilizarea dublei numerotări: indicați mai întâi numărul contractului propriu-zis, iar apoi, printr-o fracțiune, un număr care indică anul în care a fost încheiat contractul. De exemplu, celui de-al treilea contract de muncă din 2007 i se va atribui numărul 3/07. Iar de la începutul anului viitor, contractele pot fi numerotate din nou ().

Subtilități de carte

Să trecem la următorul document obligatoriu, care este adesea greu de completat. Acesta este un registru de lucru. Vom vorbi:

privind procedura de înregistrare a muncii;
la efectuarea de înscrieri la concediere;
despre regulile de corectare în muncă.

După cum știți, o companie trebuie să completeze un carnet de muncă pentru fiecare angajat dacă:

a lucrat în ea mai mult de 5 zile;
acesta este locul principal de muncă pentru el ().

Această regulă se aplică în mod egal atât cetățenilor ruși, cât și străinilor. Cu alte cuvinte, compania este obligată să păstreze carnetele de muncă nu numai pentru angajații ruși, ci și pentru angajații străini. În același timp, designul cărților pentru acesta din urmă are câteva caracteristici. În primul rând, nu merită să completați în continuare forța de muncă străină depusă de angajat. Ar trebui să-și ia o carte mostră rusească. În al doilea rând, experiența „străină” a unui străin nu este necesară pentru a fi „transferată” către o nouă forță de muncă. Deoarece astfel de informații sunt necesare la desemnarea unui angajat pensia muncii.

Și un străin îl va primi în propriul său stat. Aceasta înseamnă că înregistrările din „străin” nu sunt necesare în cartea de muncă rusă ().

Și ce înscrieri trebuie făcute în carte atunci când angajații sunt concediați? Cel mai frecvent motiv de încetare a unui contract de muncă este propria voinţă muncitor. Adesea, contabilii se îndoiesc ce articol din Codul Muncii ar trebui să fie indicat în codul muncii în acest caz: 77 (paragraful 3) sau 80. Prima opțiune este corectă. Înscrierea poate fi făcută, de exemplu, astfel: „Concedat din proprie voință, paragraful 3 al articolului 77 din Codul Muncii al Federației Ruse”.

Este vorba despre încetarea unui contract de muncă pe perioadă nedeterminată. Dar adesea firmele încheie cu angajații contracte pe durată determinată. Ce ar trebui sa scrie in manopera daca nu se prelungeste un astfel de contract?

Să presupunem că, după expirarea termenului prevăzut în contract, părțile nu au anunțat încetarea acestuia. Atunci condiția caracterului urgent al contractului devine nulă. Aceasta înseamnă că contractul de muncă se consideră încheiat pe perioadă nedeterminată. Într-o astfel de situație, contractul ar trebui modificat prin încheierea unui acord suplimentar. Dar, în acest caz, nu este necesar să faceți nicio înregistrare în cartea de muncă (* 10).

Se întâmplă ca în timpul înregistrării contabilului de muncă să facă greșeli. Să descriem pe scurt cum să acționăm într-o astfel de situație.

În primul rând, observăm că corecturile ar trebui făcute de către organizația al cărei angajat a făcut inexactitatea. Adevărat, în unele cazuri, noul angajator poate corecta înregistrările. Dar numai cu condiția ca acesta să aibă un document oficial de la locul anterior de muncă al angajatului.

Dacă o intrare incorectă este detectată după o perioadă scurtă de timp, atunci problemele cu corectarea acesteia, cel mai adesea, nu apar. Apoi, în muncă, faceți pur și simplu editarea necesară. După ultima introducere, puneți următorul număr de serie și notați: „Intrarea sub numărul așa sau cutare este invalidă”. Apoi introduceți informațiile corecte. În acest caz, se notează data corectării și nu data înscrierii eronate.

În coloana 4, cărțile fac referire la ordinea corespunzătoare (*11). Apoi, informațiile despre concediere (transfer) sunt introduse în forța de muncă. Blocul de înregistrări, inclusiv modificările efectuate, este „închis” cu sigiliu și semnături.

O procedură similară se aplică și în cazul în care este detectată o eroare atunci când următoarele înregistrări au fost deja făcute în carte. Cu o singură diferență că un nou record trebuie semnat și ștampilat. În caz contrar, va fi considerat nerezonabil.

Obligatoriu, dar nu pentru toată lumea

Următorul grup de documente include lucrări care depind de specificul organizației. Sunt obligatorii doar pentru anumite companii sau în anumite circumstanțe. Cazurile în care o companie trebuie să completeze un anumit document sunt prezentate în tabel.

Documente HR obligatorii în anumite circumstanțe
Numele documentului	Circumstanțele în care un document devine obligatoriu
Acord comun	Una dintre părți (angajați sau angajator) a luat inițiativa încheierii acestuia
Descrierea postului	Dacă îndatoririle salariaţilor nu sunt reglementate în contractele de muncă
Reglementări privind plata și stimulentele pentru angajați	Societatea are stabilite sisteme de remunerare care diferă de salariile uzuale ale oficialilor stabilite de tabloul de personal
programul schimburilor	Munca în schimburi
Regulamente privind secret comercialși modul de furnizare a acestuia	În contractul de muncă se prevede că salariatul este obligat să păstreze secretele comerciale
Contract de răspundere integrală	Acestea se încheie numai cu acei angajați și pentru efectuarea acelor tipuri de muncă care sunt prevăzute de Lista aprobată prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 31 decembrie 2002 N 85. În special, lista include casierii, controlorii, precum și lucrări privind achiziționarea (recepția), vânzarea de servicii, bunuri și altele.După cum a menționat Rostrud, această listă este exhaustivă și nu este supusă unei interpretări ample (* 12)
Jurnalul de trecere a examenelor medicale	Unele companii sunt obligate să se supună unor examinări medicale. De exemplu, companiile cu vehicule ar trebui să organizeze un examen medical înainte de călătorie a șoferilor de vehicule (*13)
Instrucțiuni privind procedura de lucru cu obiecte cu pericol crescut	În munca angajaților sunt implicate obiecte cu risc ridicat. Astfel de obiecte, în special, includ vehicule, mecanisme, electricitate de înaltă tensiune, explozivi. În plus, activitățile de construcții sunt recunoscute ca „din ce în ce mai periculoase”.

În această listă de documente, merită menționată fișa postului. Cât de important este să se dezvolte? Absența acestui document va fi considerată o încălcare a legislației muncii? În tabel, am indicat că instrucțiunea devine obligatorie dacă responsabilitățile de muncă ale angajaților nu sunt reglementate în contractele de muncă. Într-adevăr, după cum notează Rostrud, fișa postului este „nu doar un document formal, ci un document care definește sarcini, cerințe de calificare, funcții, drepturi, îndatoriri, responsabilitate a angajatului” (*14).

Atât companiile în sine, cât și angajații lor sunt interesați de prezența instrucțiunilor. De exemplu, fără el, un refuz de a angaja un loc de muncă poate să nu fie suficient de justificat. La urma urmei, este în acest document că Cerințe suplimentare la performanţa angajatului. Prin urmare, este mai mult decât de dorit să o dezvoltăm și pentru fiecare post disponibil în tabelul de personal. Cu toate acestea, trebuie spus că nu există nicio mențiune despre fișele postului în Codul Muncii. Aceasta înseamnă că absența acestora nu va constitui o încălcare a legislației muncii și nu implică nicio răspundere a angajatorului (*15).

Depinde de tine

oficial și memorii;
Lucruri personale;
informatii despre activitatea muncii;
lista personalului. Acest document indică ce posturi aprobate de tabloul de personal sunt ocupate și care sunt încă vacante;
nomenclatura de caz. Pentru a-l compila, puteți folosi secțiunile 7 și 8 din „Lista documentelor tipice de management care indică perioadele de depozitare” (

Nu avem un departament de personal în organizația noastră, responsabilitatea ținerii evidenței personalului este îndeplinită de contabilul șef.Există o listă cu documentele obligatorii pe care trebuie să le aibă un SRL pentru ținerea evidenței auto.

Răspuns

Răspunde la întrebare:

Nu există o listă unică de documente care ar trebui să fie în departamentul de personal: fiecare organizație are propria sa. Totuși, Codul Muncii denumește documente care sunt obligatorii în departamentul de personal (de exemplu, un contract de muncă, program de vacanță, reglementări locale).

Contabilitate in sucursale

Întrebare din practică: Cum să organizați fluxul de lucru al personalului într-o organizație cu divizii separate

Conducerea gestionării evidențelor personalului în organizațiile cu divizii structurale separate nu este reglementată de reglementări. Această problemă este de competența șefului organizației și ar trebui rezolvată la nivel local.

Există trei forme de organizare a managementului înregistrărilor de personal în organizațiile care au divizii separate în structura lor.

Formularul 1. Munca de birou centralizat. În acest caz, toată prelucrarea documentelor de personal este concentrată (centralizată) într-un singur centru - serviciul de personal al organizației-mamă.

Formularul 2. Munca de birou descentralizată. Prin acest formular, managementul evidenței personalului este distribuit între organizația-mamă și asociații structurale separate, care au relativ acelasi set Funcții HR. În același timp, serviciul de personal al organizației-mamă poate întocmi documente de personal pentru toți angajații organizației, inclusiv angajații diviziilor separate, iar numai angajații acestor divizii stochează și întocmesc documente într-o sucursală sau reprezentanță.

Formularul 3. Flux de lucru „mixt”. Acest formular presupune atât executarea centralizată a documentelor de personal în ceea ce privește procedurile de personal, de exemplu, înregistrarea angajării, încetarea unui contract de muncă, cât și descentralizată, de exemplu, impunerea de sancțiuni disciplinare salariaților, păstrarea dosarelor personale. Divizarea are loc de obicei în funcție de diferite funcții de personal - o parte aparține organizației-mamă, o parte este transferată la o divizie separată.

Avantajele și dezavantajele formelor centralizate și descentralizate de flux de lucru pentru personal sunt prezentate în.

Alegerea unei forme sau alteia depinde de îndepărtarea departamentelor de organizația-mamă, de componența și numărul de angajați din departamente, de complexitatea procesului de producție pe teren, de posibilitatea de a aranja livrarea promptă a documentelor etc.

Tipuri de documente de personal

Ce tipuri de documente de personal există

În practică, documentele cu care lucrează serviciul de personal pot fi împărțite în trei grupe:

(comenzi privind activitatea principală și personal, comenzi, instrucțiuni, decizii);

Serviciul de personal desfasoara munca de birou prin intocmirea proiectelor, agrearea si emiterea documentelor organizatorice, administrative si de informare si referinta, inregistrarea, contabilizarea si pastrarea acestora. Poți să folosești .

Documentele organizatorice și administrative sunt documente interne ale organizației.

Pentru informații despre ce documente de personal trebuie să emită un angajator în mod obligatoriu sau recomandat, consultați secțiunea Documente de personal.

Întrebare din practică: Ce termen ar trebui folosit în documentele de personal: „angajat” sau „angajat”

Pentru ușurință de înțelegere în viața de zi cu zi: în conversații, articole, consultări etc., este corect să folosiți cuvântul „angajat” în legătură cu o persoană care lucrează în baza unui contract de muncă. Cu toate acestea, la întocmirea personalului și a altor documente oficiale care se referă la relațiile de muncă, se recomandă utilizarea termenului „angajat”. Acest lucru se explică prin faptul că acest concept apare în Codul Muncii al Federației Ruse, ceea ce înseamnă că din punct de vedere juridic acest termen va folosi corect în documente ().

Excepție fac raporturile juridice legate de serviciul public, unde reglementările departamentale care guvernează ordinea oficială folosesc direct definiția de „salariat” și nu de „angajat”. De exemplu, ofițerii de poliție în În acest caz, va fi mai corect să folosiți „angajat” în documentele de personal.

În concluzie, trebuie menționat că utilizarea termenului „angajat” în loc de „angajat” în actele de personal sau invers nu implică niciun consecințe negative. Pe această bază, angajatorul nu poate fi tras la răspundere pentru încălcarea legislației muncii, iar documentele nu pot fi declarate nule.

Documente organizatorice

Ce documente de personal sunt organizatorice

Documentele organizaționale, în special, includ:

prevederi și instrucțiuni ( , );
reguli ().

Documente administrative

Ce acte de personal sunt administrative

Documentele administrative includ:

ordine și instrucțiuni care reflectă problemele de lucru cu personalul (ordin de admitere, concediere, transfer etc.);
documente de personal care reflectă mișcarea și contabilitatea personalului (,).

Întocmirea documentelor

Modul de pregătire a documentelor organizatorice și administrative pentru personal

Lucrul cu organizatori și acte administrative construirea conform schemei: pregatirea proiectului, coordonarea, revizuirea, avizarea, semnarea (aprobarea) de catre conducator, transferul spre executie catre angajatii responsabili. Acest lucru este menționat în GSDOU, aprobat.

Întrebare din practică: Ce detalii obligatorii ar trebui să conțină documente de personal

Detalii document - date sau informații obligatorii pe care un document oficial trebuie să le conțină pentru a avea forță juridică reală, pentru a servi drept bază pentru tranzacții și pentru a fi adecvate pentru contabilizarea muncii angajaților și a plății acesteia.

Cu toate acestea, pentru o serie de documente nu este suficient detaliile cerute. În acest caz, organizația ar trebui să folosească, de asemenea, ștampila de aprobare, număr de înregistrare etc. Pentru detalii, vezi.

Întrebare din practică: Organizațiile din sectorul public au dreptul de a utiliza forme elaborate independent de documente de personal. De exemplu, carduri personale, comenzi de concediu etc.

Instituția are dreptul de a elabora pe cont propriu alte forme de documente de personal, în special un card personal, un ordin de acordare a concediului etc. În același timp, astfel de formulare trebuie să conțină detaliile prevăzute la articolul 9 din Legea privind 6 decembrie 2011 Nr. 402-FZ și Instrucțiunile pentru conturile Planului Unificat Nr. 157n. Asigurați utilizarea formularelor auto-dezvoltate în politica contabilă.

Întrebare din practică: Ce comenzi se referă la comenzile pentru personal și care - la comenzile pentru activitățile principale

Comenzile de personal ar trebui să includă comenzi cu ajutorul cărora sunt documentate relațiile de muncă - admitere, transfer, mutare, concediere, vacanțe, călătorii de afaceri etc.

Perioada de păstrare a comenzilor asupra personalului și a documentației anexate acestora este de 75 de ani. Este prevăzută o excepție pentru comenzile despre actiuni disciplinare, asigurarea de concedii regulate și de studii, taxe, călătorii de afaceri interne și străine pe termen scurt. Perioada de păstrare a acestor documente este de cinci ani. Acest lucru este menționat în lista aprobată.

Comenzile rămase sunt clasificate ca comenzi pentru activitatea principală. Acestea trebuie păstrate în organizație permanent, până la lichidarea acesteia. Acest lucru este menționat în lista aprobată.

Întrebare din practică: Cum se aprobă documentele de personal

Aprobarea documentelor este formalizată cu viză și este o confirmare că conținutul documentului care este vizualizat este adevărat și nu contravine legii.

Viza cuprinde funcția angajatului care aprobă documentul, semnătura acestuia, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data semnării.

Procedura de aplicare a vizei pe documente este prevăzută în documentul aprobat.

Dacă există comentarii la document, acestea trebuie menționate pe o foaie separată, care este atașată documentului.

Locul specific pentru aplicarea vizei depinde de tipul de document. Pe documentul original care rămâne în organizație, viza este aplicată în partea de jos a versoului ultimei foi (pe un document cu mai multe pagini, acesta este spatele ultimei foi). Pe o copie a documentului, al cărui original este trimis unei alte organizații, viza este aplicată partea frontală, în stânga jos. În documentele cu mai multe pagini de importanță deosebită, fiecare foaie poate fi aprobată, de exemplu, în contracte, protocoale. În plus, este posibilă aplicarea vizelor pentru documente pe un document separat.

În funcție de tipul de document, în viza de familiarizare pot fi incluse diverse suplimente. De exemplu, în fișa postului, adăugați fraza: „Am primit un exemplar în mâinile mele și mă angajez să îl păstrez la locul de muncă”. În cazul unui litigiu în instanță, nu va fi necesar să se facă dovada faptului că angajatul a primit copia sa.

În comenzile într-o formă unificată, nu există o coloană precum „Visa”, cu toate acestea, în conformitate cu formularele unificate, pot fi introduse detalii suplimentare. Așezați vizele de aprobare în partea de jos a versoului documentului.

Legislația nu prevede ce oficiali din cadrul organizației aprobă un anumit document și câte vize pot fi pe un document. Fiecare organizație stabilește ordinea observării în mod independent, de exemplu, în.

În practică, documentele sunt de obicei aprobate de următorii oficiali:

șeful departamentului care a întocmit documentul;
executorul care a intocmit actul;
lideri departamentele în cauză;
șeful serviciului financiar sau contabil (dacă documentul abordează probleme financiare);
adjunct al șefului organizației responsabilă de acest domeniu de activitate;
șeful organizației, dacă actul este semnat de adjunctul său;
supraveghetor serviciu legal sau un avocat.

Această listă poate fi ajustată în funcție de structura și nevoile organizației. Șeful, prin ordinul său, sub orice formă, numește persoanele responsabile cu vizarea anumitor documente.

Întrebare din practică: Este necesar să se reia numerotarea actelor de personal din noul an calendaristic

Legislația actuală nu conține prevederi care să oblige angajatorul să înceapă din nou numerotarea actelor de personal din noul an calendaristic. În acest sens, organizația are dreptul de a continua numerotarea documentelor de personal în ordine, fără a începe numerotarea din nou în fiecare an calendaristic.

În același timp, numerotarea documentelor de personal în decurs de un an face posibilă sistematizarea fluxului de documente de personal în organizație, simplifică schimbul de informații între diviziile structurale, în special între serviciul de personal și departamentul de contabilitate și contribuie la căutarea rapidă a informațiilor necesare. În acest sens, în practică, abordarea a devenit larg răspândită: odată cu debutul unui nou an calendaristic, începeți din nou numerotarea documentelor de personal, adăugând, dacă este necesar, un an ca index suplimentar, de exemplu, nr. 1К/2013 .

Astfel, problema punerii la zero anuală a numerotării documentelor de personal, fiecare angajator decide în mod independent și fixează în documente locale, de exemplu, Reglementări privind circulația documentelor.

Întrebare din practică: Trebuie să scriu manual data publicării și numărul ordinului de admitere (transfer, concediere etc.) sau pot completa în format electronic

Legislația nu oferă un răspuns clar la această întrebare.

De regula generala trebuie să introduceți data comenzii și numărul acesteia după înregistrarea comenzii în jurnal, de exemplu, în etc. (GSDOU, aprobat). În acest caz, este permisă utilizarea atât a amprentelor de sigiliu (ștampile) cu date și numere, cât și introducerea manuală a datei și numărului, întrucât legislația actuală nu stabilește sau restrânge clar procedura pentru astfel de înscrieri.

Totodată, legislația nu conține obligația de a ține registre de comenzi. A sisteme moderne circulația electronică a documentației cu pregătirea acesteia pentru tipărire pe suport de carton vă permit să atribuiți un număr și o dată unui document aflat deja în curs de pregătire, asigurând cronologia și succesiunea numerotării. În acest sens, aceste detalii pot fi completate electronic în timpul pregătirii documentului, iar aceasta nu va constitui o încălcare.

Astfel, organizația are dreptul de a decide în mod independent ce procedură de documentare să urmeze, și, de exemplu, în Reglementările privind gestionarea evidențelor HR.

Informații și documente de referință

Ce documente de personal se referă la informații și referințe

Toate informațiile și documentele de referință pot fi împărțite în trei blocuri mari.

Primul bloc este informațiile primite și documentația de referință:

instrucțiuni de la organizațiile superioare;
rapoarte privind executarea sarcinilor, acte, scrisori, memorii de la organizațiile din subordine;
scrisori, contracte, acte și alte documente de la alte organizații;
cereri, reclamații, propuneri ale cetățenilor.

Al doilea este informațiile trimise și documentația de referință:

răspunsuri la cererile primite;
proactiv și documente informative organizații (propuneri, cereri, scrisori, certificate, recenzii, contracte etc.).

Al treilea este informațiile interne și documentația de referință:

corespondență internă (rapoarte, serviciu, note explicative);
alte documente (procese verbale, planuri, acte, rapoarte etc.).

Întrebare din practică: Cum să păstrați o carte alfabetică a evidențelor de personal

Legislația nu prevede întreținere obligatorie cartea alfabetică de evidență a personalului.

În același timp, pentru comoditatea căutării de informații generalizate despre angajați, este posibil să folosiți o astfel de carte. Cartea alfabetică de contabilitate a personalului (personal) este întocmită în. Se poate desfășura atât pentru organizație în ansamblu, dacă personalul este mic, cât și pentru unități structurale sau categorii de personal. Ca toate cărțile de conturi, numerotați cartea alfabetică, dantelă-o și sigilați-o. Pune semnătura ta și data certificării alături.

Cărțile de personal alfabetice sunt utilizate în prezent în institutii de invatamant, în litigiu.

Recomandăm angajatorilor cu un număr mare de angajați să păstreze fișele alfabetice combinate într-un singur dulap de dosare, ceea ce facilitează foarte mult munca de căutare. Spre deosebire de o carte alfabetică, pentru toți angajații organizației se păstrează un fișier de fișe cu fișe alfabetice, fără împărțire în unități structurale sau categorii de personal, iar fișele sunt așezate în ea în ordine alfabetică.

Contabilitate pentru informatii si documente de referinta

Cum se organizează contabilitatea informațiilor de personal și a documentelor de referință

Păstrați evidența informațiilor de intrare și de ieșire și a documentației de referință în departamentul de personal în jurnalele de contabilitate și corespondență. Prelucrarea corespondenței primite poate fi gestionată de un angajat special autorizat al serviciului de personal (secretar, funcționar).

Documentele pot fi primite de organizație prin poștă, fax, e-mail, telegraf, prin curier. Lucrarea cu documentele primite este construită conform următoarei scheme:

recepţie;
triere;
revizuire de către conducere;
indicații către artiști.

Prelucrarea documentelor primite

Cum se procesează informațiile primite și documentele de referință primite de departamentul de personal

În primul rând, verificați livrarea corectă și integritatea coletului, dacă este un trimitere poștală. Apoi deschideți plicurile și verificați caracterul complet al atașamentelor. Dacă atașamentele ar trebui să fie așa cum sunt descrise, dar lipsesc, informați expeditorul. Pe documentele primite, notați data primirii și numărul de serie al contului. Apoi sortați documentele după artist. Documentele adresate conducătorului organizației sau organizației în sine trebuie predate secretarului șefului, care le înregistrează. Documentele adresate subdiviziunilor structurale se colectează și se înregistrează de către secretarii de subdiviziune.

Documentele marcate „personal” nu sunt deschise și transferate imediat destinatarului.

Această procedură de procesare a documentelor primite este prevăzută în GSDOU, aprobat.

Întrebare din practică: Ar trebui să fie distruse plicurile sau ar trebui să fie depuse împreună cu scrisorile

Plicurile nu trebuie să fie salvate și arhivate împreună cu scrisori, cu excepția cazului în care:

documentul atașat nu conține adresa de retur și numele expeditorului;
este necesar să se păstreze ștampila poștală pentru a confirma ulterior data primirii documentului pe acesta;
pe plic nu este marcată „personală”, iar documentul anexat este de natură personală;
corespondența primită este supusă unei taxe.

Prelucrarea documentelor de ieșire

Cum se procesează informațiile de HR și documentele de referință trimise

Când se primesc solicitări de către departamentul de personal, de exemplu, pentru a documenta informații despre un angajat, lucrul la acestea se construiește conform următoarei scheme:

executorul primește cererea și întocmește un proiect de răspuns;
proiectul de răspuns este transmis managerului spre examinare, iar apoi spre aprobare de către părțile interesate;
executantul finalizează proiectul conform comentariilor și îl întocmește în forma sa finală;
persoane interesate aprobă răspunsul, iar șeful îl semnează;
răspunsul este trimis pentru a fi trimis.

Aceeași schemă, excluzând prima procedură, este valabilă și în întocmirea documentelor de inițiativă - cereri, sesizări, cereri, cereri, scrisori de garanție etc.

Înainte de a trimite un document, trebuie să:

verificați prezența unei adrese (sau a tuturor adreselor, dacă este o listă de corespondență);
verificați disponibilitatea numărului necesar de copii;
clarificați forma de trimitere (poștă, e-mail, curier etc.).

Returnați documentele incomplete și executate incorect către antreprenor pentru revizuire.

Această procedură de procesare a documentelor de ieșire este prevăzută în GSDOU, aprobat.

Construiți lucrul cu documentele interne în același mod în care lucrați cu documentele de ieșire: pregătirea proiectului, aprobarea, revizuirea, avizarea, semnarea (aprobarea) de către șef. Numai la finalul procedurii, nu trimiteți documentul de la organizație, ci transferați-l angajaților responsabili pentru execuție. Acest lucru este menționat în paragrafe
Inspectorii de la GIT lucrează deja conform noilor reglementări. Aflați în revista Kadrovoe Delo ce drepturi au angajatorii și ofițerii de personal din 22 octombrie și pentru ce greșeli nu vă vor mai putea pedepsi.

Nu există nici măcar o singură mențiune despre fișa postului în Codul Muncii. Dar ofițerii de personal au nevoie de acest document opțional. În revista „Afaceri cu personal” veți găsi o fișă actualizată a postului pentru un ofițer de personal, ținând cont de cerințele standardului profesional.

Verificați relevanța dvs. PVR. Datorită modificărilor din 2019, prevederile documentului dvs. pot încălca legea. Dacă GIT găsește o formulare învechită, va fi bine. Ce reguli să eliminați din PVTR și ce să adăugați - citiți în revista „Afaceri cu personal”.

În revista „Personnel Business” veți găsi un plan actualizat despre cum să creați un program de vacanță sigur pentru 2020. Articolul conține toate inovațiile în legislație și practică de care acum trebuie luate în considerare. Pentru tine - soluții gata făcute la situațiile cu care se confruntă patru din cinci companii atunci când pregătesc un program.

Pregătiți-vă, Ministerul Muncii schimbă din nou Codul Muncii. Sunt șase amendamente în total. Aflați cum modificările vă vor afecta munca și ce trebuie să faceți acum pentru ca modificările să nu fie luate prin surprindere, veți învăța din articol.

Documente de personal - aceasta este o listă destul de mare de documente care ar trebui să fie în orice companie sau întreprinzător individual unde există salariati. Unele dintre ele se referă la probleme de personal corporativ, altele se referă la calcularea și plata salariilor, iar altele la problema actuală a protecției datelor cu caracter personal. În consecință, diverse organizații pot verifica astfel de documente de personal. structuri de stat controlând cutare sau cutare problemă „personală”: inspectoratul de muncă, Roskomnadzor și, bineînțeles, Serviciul Federal de Taxe și fonduri.

Cine este responsabil pentru documentele de personal ale organizației

În companiile mici, documentele de personal necesare sunt cel mai adesea păstrate de un contabil (cu normă întreagă sau în vizită), sau șeful însuși se ocupă de documentele de personal - atâta timp cât există suficient timp și efort. Contabilii, de regulă, fac acest lucru cu reticență sau dezamăgesc complet problemele de „personal” pe frână.

Între timp, în lipsa unuia sau altuia document de evidență a personalului, sunt posibile reclamații de la inspectori și amenzi.

Ce documente de personal trebuie să fie prezente într-un SRL?

Să ne dăm seama ce documente de personal trebuie să verifice în primul rând șeful sau proprietarul companiei, pentru că. sunt documente obligatorii ale SRL.

Contracte de munca . Un contract de muncă trebuie încheiat cu fiecare angajat în scris. Este necesar să se întocmească și să semneze un acord în termen de 3 zile de la începerea angajării. Contractul de muncă se întocmește în 2 exemplare, iar unul dintre ele se dă salariatului. În contract se precizează locul de muncă, funcția, plata, durata contractului, durata perioadei de probă etc. Toate modificările referitoare la condițiile de muncă (de exemplu, o creștere a salariilor) sunt înregistrate într-un acord suplimentar la contractul de muncă.

Important!

Pentru a economisi la primele de asigurare, mulți concluzionează că nu forță de muncă, ci contract civil. După cum arată practica, inspectorii sunt familiarizați de mult cu acest mod de economisire, prin urmare studiază contractele cu mare atenție pentru a identifica înlocuirea raporturilor de muncă cu cele de drept civil. Dacă se detectează o încălcare, va exista o amendă: pentru o companie - până la 100 de mii de ruble, pentru antreprenorii individuali - până la 10 mii de ruble.

Cartele personale ale angajaților . De completat pentru toți angajații. Cardul poate fi menținut în conformitate cu formularul unificat nr. T-2 (aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.2004 nr. 1) sau un formular auto-dezvoltat aprobat de șef (cu condiția ca acesta să conţine toate detaliile necesare) pot fi utilizate. Cardul personal este un document obligatoriu de personal. Însă de la 1 ianuarie 2013 nu sunt obligatorii formularele documentelor contabile primare cuprinse în albumele formelor unificate ale documentației contabile primare.

În practică, mulți vor continua să conducă T-2 și nu se dezvoltă formă proprie, deoarece în programele de contabilitate se descarcă automat (informații Ministerului de Finanțe al Rusiei Nr. PZ-10/2012).

Carnete de angajare . De regulă, registrele sunt ținute de șeful societății sau prin ordinul acestuia desemnează o persoană responsabilă. Carnetul de muncă este principalul document de personal care confirmă vechimea în muncă a salariatului, iar toți angajatorii, fără excepție, trebuie să le păstreze. Pentru un angajat care nu a mai lucrat nicăieri, este necesară crearea și eliberarea unui carnet de muncă de către angajator la cererea scrisă a angajatului. La eliberarea unui carnet de muncă unui salariat, angajatorul percepe acestuia un onorariu, al cărui cuantum este determinat de cuantumul cheltuielilor pentru dobândirea acestuia (clauza 47 din Regulamentul, aprobat prin HG nr. 225 din 16 aprilie 2003) .

Pe lângă cărțile în sine, lista documentelor de personal, a căror prezență este obligatorie în companie, include o carte de contabilitate pentru deplasarea cărților de muncă și inserții în acestea, precum și un registru de venituri și cheltuieli pentru contabilizarea forme de carte de muncă și inserturi (Rezoluția Ministerului Muncii din Rusia din 10.10.2003 nr. 69). La concediere, carnetul de muncă este eliberat salariatului în ultima zi de muncă. Faptul de a emite un carnet de muncă unui angajat se reflectă în cartea de contabilitate pentru deplasarea carnetelor de muncă și se inserează în acestea. Coloana 12 indică data emiterii cărții, iar coloana 13 conține semnătura salariatului.

Important!

Disponibilitatea carnetelor de muncă și procedura de întreținere a acestora sunt verificate de către inspectoratul de muncă și UIF. Pentru încălcarea condițiilor de emitere a cărții sau completarea incorectă, se prevede răspundere materială(Articolul 234 din Codul Muncii al Federației Ruse)

Este posibil să trimiteți o carte de muncă prin poștă unui angajat disponibilizat?

Carnetul de muncă poate fi trimis prin poștă (cu condiția consimțământului angajatului pentru a fi trimis la adresa specificată), dacă angajatul a lipsit în ziua concedierii sau a refuzat să-l primească. Într-o astfel de situație, angajatorul trebuie să trimită angajatului o notificare cu privire la necesitatea de a se prezenta pentru o carte de muncă sau să accepte să o trimită prin poștă (partea 6 a articolului 84.1 din Codul Muncii al Federației Ruse, clauza 36 din Regulile pentru întreținerea și păstrarea cărților de muncă).

personal . „Personalul” indică structura, componența și numărul de personal: o listă de unități structurale, titluri de post, profesii, indicând calificările (clase, categorii etc.). Din punctul de vedere al gestionării înregistrărilor de personal, tabelul de personal este inclus în documentele obligatorii de personal (articolele 15, 57 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Important!

În practică, tabelul de personal poate fi foarte util în soluționarea diverselor dispute legate de salarii, în dovedire oficiu fiscal justificarea costurilor de atragere a personalului din exterior etc.

Descrierea postului . Pe de o parte, fișa postului nu este inclusă în documentele obligatorii ale serviciului de personal, deoarece. compania decide dacă îl dezvoltă sau nu. Pe de altă parte, când există situații controversate cu un angajat, poate fi foarte util. De exemplu, dacă un angajat susține că a fost disciplinat pe nedrept, atunci fără instrucțiuni va fi dificil să dovedești ceva.

Important!

Deși fișele postului se referă la documente opționale în munca personalului, este totuși mai bine să le pregătiți, deoarece pot fi folosite pentru a limita autoritatea unui angajat.

De exemplu, poate prescrie responsabilitatea managerului de vânzări de a coordona cu gestionarea reducerilor către clienți și a tranzacțiilor peste o anumită sumă. De asemenea, pentru a preveni acțiunile frauduloase în instrucțiuni, este necesară restricționarea drepturilor de acces la programul de contabilitate al companiei.

Reglementări interne ale muncii . Acest document de personal prescrie procedura de angajare și concediere a angajaților, drepturile și obligațiile părților, modul de funcționare, timpul de odihnă, stimulente și penalități etc. (Articolul 189 din Codul Muncii al Federației Ruse). Un nou angajat trebuie să fie familiarizat cu Regulile împotriva semnării.

Program de vacanță . Este un document obligatoriu de personal în temeiul articolului 123 din Codul Muncii al Federației Ruse. Orarul se întocmește de șeful departamentului de resurse umane (dacă există) și se semnează CEO. Mai mult, acest lucru trebuie făcut cel târziu la jumătatea lunii decembrie, adică. cu două săptămâni înainte de începerea noului an calendaristic. Toți angajații trebuie să fie familiarizați cu documentul. La întocmirea unui program, este important să rețineți că la împărțirea vacanțelor în părți, una dintre părți trebuie să fie de cel puțin 14 zile calendaristice.

Regulamentul privind datele personale . Este, de asemenea, inclus în lista documentelor de personal care trebuie să fie fără greșeală în orice companie (Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ, articolul 88 din Codul Muncii al Federației Ruse). Regulamentul prevede componența datelor cu caracter personal, procedura de prelucrare și transfer a acestora către terți, drepturile și obligațiile angajaților în timpul prelucrării etc. Documentul este întocmit sub orice formă, dar, în orice caz, conținutul său trebuie să respecte cerinţele Legii nr. 152-FZ. Toți angajații companiei trebuie să cunoască Regulamentul împotriva semnării.

Consimțământ pentru prelucrarea datelor cu caracter personal . Nu puteți procesa datele personale ale unui angajat până când angajatul nu și-a dat consimțământul pentru prelucrarea acestora. Consimțământul trebuie obținut în scris de la fiecare angajat.

Sancțiuni pentru lipsa consimțământului angajatului la prelucrarea datelor

Pentru lipsa consimțământului pentru prelucrarea datelor cu caracter personal, sunt prevăzute amenzi: pentru companii - de la 15 la 75 mii de ruble, pentru oficiali- de la 10 la 20 de mii de ruble. (Articolul 13.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse).

Reglementări privind salariile . Regulamentul de remunerare se întocmește atunci când organizația, pe lângă salarii, prevede și alte plăți (de exemplu, bonusuri, bonusuri) sau funcționează diferite sisteme de remunerare. Regulamentul prevede principiile remunerației, procedura de indexare a salariilor, rambursarea cheltuielilor de călătorie, plata orelor suplimentare, condițiile de plată a bonusurilor etc. (Articolul 135 din Codul Muncii al Federației Ruse). Toate acestea, în principiu, pot fi precizate în regulamentul intern al muncii, dar în practică, condițiile de remunerare se disting în prevedere separată- asa va fi mai putine intrebariîn timpul inspecțiilor efectuate de autoritățile de reglementare.

Foaia de pontaj . Compania păstrează evidența timpului lucrat de fiecare angajat (articolul 91 din Codul Muncii al Federației Ruse). Pentru aceasta, se utilizează o foaie de pontaj - sub forma nr. T-12, T-13 sau dezvoltată de angajator independent. Pe baza fișei de pontaj se calculează și se completează salariul borderouri de plată. Adică, bilanțul este inclus în principalele documente de personal ale organizației.

Document care confirmă forma fișei de plată . La plata salariului, angajatorul este obligat sa notifice in scris fiecarui salariat componentele salariilor care i se cuvin pe perioada respectiva, suma si temeiurile deducerilor efectuate, precum si suma totala de bani care trebuie platita. În măsura în care formă unificată borderoul de salariu nu este prevăzut de lege, acest formular este elaborat de către angajator în mod independent și aprobat prin ordin sau alt document intern de personal.

Comenzi . În documentele obligatorii de personal pot fi incluse și diverse forme de comenzi neunificate, care sunt întocmite de către companie pe cont propriu. Ordinele pentru activitățile de bază sunt emise pe probleme legate de activitatea organizației ca entitate juridică (de exemplu, un ordin privind numirea responsabililor cu securitatea la incendiu, cu privire la termenele de raportare, privind organizarea înregistrării militare etc. ). Ordinele privind personalul (de regulă, unificate) sunt emise pe probleme legate de activitățile organizației în calitate de angajator (la angajare, la transfer, la concediere, la bonusuri etc.).

Noi, la rândul nostru, vă putem oferi serviciul de păstrare a documentelor de personal. Încredințarea personalului reguliși, în general, înregistrările de personal pentru noi, nu puteți fi distras de problemele de hârtie, dar faceți afaceri calm.

Sunați, scrieți - suntem întotdeauna gata să vă ajutăm cu orice problemă de personal sau document de personal!

Serviciu de comandă