Unificarea documentelor: concepte de bază. Unificarea și standardizarea documentelor

În ultima treime a secolului al XX-lea, odată cu începutul utilizării pe scară largă a noului tehnologia Informatiei, a apărut întrebarea despre necesitatea unificării informatii documentate mai ales în domeniul managementului. În 1971, a fost adoptat un decret special al Guvernului URSS pentru a accelera lucrările de creare a sistemelor de documentare unificate și a clasificatoarelor de informații tehnice și economice. Dezvoltarea lor a fost realizată pe baza unor sisteme de documentare funcționale.

La noi, de fapt, pentru prima dată în domeniul intern și practica straina a fost creat un sistem de documentare suport pentru management pentru a stabili o procedură unificată de documentare a activităților de management pe întreg teritoriul statului. Ea a primit numele EGSD-1973 (Sistemul unificat de evidență de stat).În total, în Uniunea Sovietică au fost dezvoltate 16 sisteme de documentare unificate.

Sistemul de documentare unificat este rezultatul unificării documentelor acestui sistem.

Unificare- aceasta este aducerea oricăror obiecte (inclusiv documente) într-un singur sistem, formă, uniformitate și reducerea setului inițial al acestor obiecte (de exemplu, forme sau tipuri de documente, indicatorii și detaliile acestora). Unificarea conduce în mod necesar la stabilirea unei uniformități raționale (de ceva timp destul de lungă) în orice domeniu de activitate, inclusiv în documentare.

Unificarea documentelor- aceasta este aducerea documentelor într-un singur sistem, formă, uniformizare și reducerea setului inițial de formulare sau tipuri de documente, indicatorii și detaliile acestora. Unificarea conduce în mod necesar la stabilirea unei uniformități raționale pentru un timp destul de lung în documentație. Cu alte cuvinte, esența unificării documentelor este reducerea diversității lor nejustificate prin stabilirea unei alcătuiri raționale. formulare de documente, aducându-le la uniformizare prin unitatea structurii, detaliilor, structurilor limbajului și operațiunilor de prelucrare, contabilitate și stocare a documentelor. Odată cu unificarea, se realizează o reducere a numărului de tipuri și forme de documente prin eliminarea documentelor redundante și duplicate din lanțurile de documente care s-au dezvoltat în sistemul de documentare.

Documentele de management utilizate într-o varietate de domenii și organismele de conducere ar trebui întocmite într-un mod uniform. Acest lucru vă permite să includeți documente într-un singur sistem de muncă de birou pentru țară, contribuie la procesarea și executarea promptă a acestora, reduce timpul petrecut pentru lucrul cu documente nu numai pentru personalul de birou, ci și pentru toți angajații aparatului administrativ - de la manageri până la angajații obișnuiți.

Unificarea documentelor este stabilirea uniformității în componența și formele documentelor de gestiune create în procesul de implementare a aceluiași tip de funcții și sarcini de gestiune, operațiuni de prelucrare, contabilizare și stocare a acestora. Unificarea permite eficientizarea muncii cu numeroase documente, simplifică și accelerează schimbul de informații de afaceri.

Unificarea documentelor de gestiune presupune unificarea compoziţiei documentele create la rezolvarea problemelor manageriale și unificare forme documente.

Unificarea compoziției documentelor organizarea este selectarea și consolidarea unui set de documente necesare și suficiente pentru rezolvarea problemelor manageriale (ca urmare, componența documentelor organizației poate fi redusă semnificativ).

Unificarea formularelor documentelor- este selectarea și consolidarea în forme unificate a documentelor a indicatorilor de informații și a detaliilor corespunzătoare scopului documentelor, precum și constituirea cerințe unificate la proiectarea și dezvoltarea lor.

Unificarea în munca de birou poate fi fie muncă independentă, și o etapă în munca de standardizare.

Articolul 2 lege federala„O reglementare tehnică» din 27 decembrie 2002 Nr. 184-FZ, standardizare este „activitatea de stabilire a regulilor și caracteristicilor în scopul reutilizării lor voluntare , care vizează realizarea ordinii în sferele producției și circulației produselor și creșterea competitivității produselor, lucrărilor sau serviciilor.

Conform acelorași articole" standard ... este un document în care, în scopul reutilizării voluntare, se stabilesc caracteristicile produsului, regulile de implementare și caracteristicile proceselor de producție, exploatare, depozitare, transport, vânzare și eliminare, efectuarea lucrărilor sau prestarea serviciilor. Standardul poate conține, de asemenea, cerințe privind terminologia, simbolurile, ambalajul, marcarea sau etichetele și regulile de aplicare a acestora.

Esența standardizării este elaborarea regulilor și cerințelor optime pentru pregătirea, executarea, contabilizarea și stocarea documentației de afaceri, adoptate în modul prescris și recomandate pentru utilizarea lor generală și repetată în munca de birou. Cu alte cuvinte, standardizare documente - aceasta este stabilirea unor norme și reguli uniforme pentru documente în vederea eficientizării managementului. Standardizarea este rezultatul unificării, forma sa cea mai înaltă.

Standardizare mijloace erecție în norma legala regulile și cerințele de bază la elaborarea şi executarea documentelor de management. Datorită standardizării, o masă uriașă de documente este creată după aceleași reguli, mai rapid și mai ușor de perceput de către destinatari.

Rezultatul muncii privind unificarea și standardizarea poate fi ambele standarde anumite tipuri documente (de exemplu, GOST 7.32-91. Raport asupra lucrărilor de cercetare. Structura și regulile de înregistrare) sau elementele acestora (de exemplu, GOST 9327. Hartie de consum. Formate) și sisteme de documentare unificate (de exemplu, GOST R 6.30-2003). Sisteme de documentare unificate Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă Cerințe de documentare. Sistemele de documentare unificate constau dintr-un set de forme interconectate de documente care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activități de management și afaceri.

Sistem unificat de documentare (UDS), conform definiției standardizate, este „un sistem de documentare creat după reguli și cerințe uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate”. După cum vedem, această definiție reflectă esența a două concepte: „sisteme de documentare” și „unificare a documentelor”.

Dacă sistemul de documentare este format pe baza nevoilor de documentare a unei anumite activități, atunci un sistem de documentare unificat este rezultatul unificării documentelor acestui sistem: aducerea documentelor într-un singur sistem, formă, uniformizare și reducerea setului inițial de formulare sau tipuri de documente, indicatorii și detaliile acestora. Unificarea conduce în mod necesar la stabilirea unei uniformități raționale pentru un timp destul de lung în documentație.

Sistemul unificat de documentare contribuie la:

1) reducerea costului muncii manuale în procesele de informare (ca urmare, este necesar un minim de efort din partea unei persoane pentru a completa sau a citi documente);

2) utilizarea pe scară largă a calculatoarelor electronice, deoarece formele unificate de documente sunt convenabile pentru prelucrarea electronică (acest lucru se realizează prin furnizarea de software, tehnic și compatibilitatea informatiei documente, elaborarea unor forme adecvate de documente, clasificatoare, dicționare etc.);

3) eficientizarea fluxurilor de informații;

4) reducerea numărului de documente;

5) îmbunătățirea în continuare a culturii documentelor și a culturii informaționale în general.

Toate acestea luate împreună fac posibilă creșterea eficienței managementului, deoarece se obține o eficiență mai mare în obținerea de informații de înaltă calitate, se reduce numărul de erori în documente, se reduc operațiunile manuale, se crește natura creativă a muncii manageriale și costurile financiare. pentru lucrul cu documente sunt reduse.

Acest lucru se aplică nu numai la sfera rusă lucra cu documente. Așadar, conform studiilor efectuate în Statele Unite, costul unei scrisori oficiale compilate și tipărite individual a ajuns la suma de 3,75 USD, în timp ce costul întocmirii unei scrisori formular, adică a unui document unificat, a fost de doar 25 de cenți.

Standardizarea este o formă de consolidare juridică a rezultatelor unificării. Prin urmare, DDD este un complex standardele de stat, definind, în primul rând, principalele prevederi ale sistemului unificat și, în al doilea rând, o formă unică a tuturor documentelor cuprinse în acesta. Cu alte cuvinte, sistemul unificat de documentare (UDS) include: 1) standarde de stat; 2) forme unificate de documente, 3) instrucțiuni la cererea lor. Nucleul întregului USDD este alcătuit din forme unificate de documente.

Formular de document unificat- este „un set de detalii stabilite în concordanță cu sarcinile de rezolvat în acest domeniu de activitate și situate într-o anumită ordine pe suportul de informații” .

În funcție de nivelul de aprobare, acestea sunt împărțite în următoarele categorii:

întreg rusesc;

Industrie (departamentală);

Formulare de documente ale subiecților Federației;

Formulare de documente ale asociațiilor, întreprinderilor, organizațiilor.

Formele unificate integral rusești sunt intersectoriale. Aceste formulare sunt folosite pentru a documenta procesele tipice de management inerente tuturor organizațiilor, indiferent de tipurile de activități și formele organizatorice și juridice. Aceste formulare sunt aprobate la nivel federal. Dezvoltatorii formelor unificate la nivel rusesc sunt Agenția Federală de Arhivă, serviciu federal statistici de stat, Ministerul de Finanțe al Rusiei, Banca Centrală Federația Rusă. Formele naționale unificate de documente sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile, întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora. Un exemplu de forme unificate de documente pentru nivel național poate servi ca forme unificate de documentatie contabila primara pentru contabilizarea muncii si plata acesteia, aprobata prin hotarare. Comitetul de Stat al Federației Ruse conform statisticilor din 05 ianuarie 2004 nr. 1.

Alături de sistemele de documentare intersectorială, există forme de documente care reflectă specificul suport informativ industrii specifice sau organizații individuale. Acest specific poate fi de două tipuri: 1) special Cerințe suplimentare la informații pentru rezolvarea funcțiilor tipice de management, de exemplu, înregistrarea admiterii, deplasării și concedierii personalului din educație, sănătate etc.; 2) activitate specifică, pentru implementarea căreia s-a format, de fapt, cutare sau cutare ramură de activitate și conducerea acesteia. Acest tip cu siguranță există documentație specifică, deoarece aceste documente înregistrează principalele activități ale industriei, de exemplu, documentația medicală (rețete, concediu medical, istoric medical etc.); documentație de arhivă (descrieri de cazuri, fișe de certificare, ghiduri etc.); documentație de explorare geologică (hărți, profile, fișe puțuri etc.); documentație educațională (orare, fișe de progres, programe de curs etc.). Problemele de determinare a compoziției acestei documentații, conținutul ei informațional, organizare internă departamente și (sau) alte organizații identificate oficial ca șef într-un anumit domeniu de activitate, de exemplu, Biblioteca de stat rusă - pentru restul bibliotecilor țării. Formele industriale de documente au caracter normativîn cadrul sistemului administrativ (departamental), de exemplu, documentație judiciară, notarială etc., sau pentru toate organizațiile care desfășoară activități specifice, de exemplu, documentație de asigurări, medicale etc.

Formulare de documente ale subiecților Federației se aprobă la nivel de regiuni, regiuni, teritorii, republici, organe. administrația localăși reflectă specificul documentării activităților acestor entități. Utilizarea unor astfel de formulare se extinde la organizațiile și instituțiile aflate sub jurisdicția subiectelor relevante ale Federației Ruse.

La nivel local se elaborează, se aprobă și se aplică formulare de documente ale asociațiilor, întreprinderilor, organizațiilor.

Unificarea formei documentelor îmbunătățește calitatea acestora, deoarece conținutul formularului unificat include numărul optim de indicatori comparabili, detaliile necesare. Acest formular este rațional în ceea ce privește locația detaliilor, oferă modalități convenabile de completare și compilare. Utilizarea formularelor unificate în practică dă un efect semnificativ ca urmare a reducerii costurilor de compilare, fabricare, prelucrare a documentelor, transmiterea și prelucrarea acestora. Toate acestea vă permit să grăbiți trecerea documentelor în organizație, să optimizați fluxul de lucru. Îmbunătățirea conținutului documentelor vă permite să îmbunătățiți calitatea acestuia, să optimizați sarcinile de management prin obținerea informațiilor necesare și suficiente.

Rezultatele unificării componenței documentelor sunt fixate în Tabelul formularelor de documente, iar rezultatele unificării formelor documentelor - în Albumul formularelor documentelor.

În vederea reducerii numărului de formulare de documente utilizate în mod strict legal și funcțional în ministere, departamente, organizații specifice, în urma rezultatelor unificării, se elaborează Tabele de formulare unificate de documente.

Tabelul formelor unificate de documente- aceasta este o „listă de forme unificate de documente permise pentru utilizare” .

O fișă de pontaj exemplară este un singur document de reglementare, care este o listă de forme unificate de documente necesare și suficiente pentru implementarea funcțiilor și sarcinilor activităților de management ale întreprinderii, cu o descriere a acestora. statut juridic, principalele etape de pregătire și trecere, prezentare și stabilite formular obligatoriu. În practică, Raportul este o modalitate reală de a eficientiza procesul de documentare sau compilare a documentelor, pentru a crea o schemă vizuală pentru fixarea tuturor tipurilor de activități în documente. Raportul stabilește reguli stricte pentru această fixare în ceea ce privește locul, ora, factorii de decizie și forma documentară. Fișa de pontaj trebuie să includă toate documentele, indiferent de cine și pe ce suport sunt realizate.

În activitatea curentă, Tabelul Formelor Documentelor îndeplinește funcția de cărți de referință care conține într-o formă ordonată formele de documente utilizate de organizație pentru a documenta propriile activități de management și permițând o căutare operațională. formele necesare documente care indică toate sau principalele etape de pregătire și execuție a documentului.

Fișa formularelor de documente este destinată:

Optimizarea compoziției formelor documentelor utilizate în organizație și consolidarea acestora într-un singur document de reglementare;

Clasificări utilizate în activitati de organizare formulare de documente privind funcțiile și activitățile;

Unificarea și consolidarea reglementară a procedurii de întocmire a documentelor în organizație;

Unificarea formularelor de documente;

Raționalizarea bazei documentare a organizației în vederea creșterii eficienței utilizării tehnologiilor informatice informatice în activitățile de management.

Bază legală elaborarea Tabelului formelor unificate de documente este intrarea corespunzătoare în Sistemul de stat suport documentație de management (GSDM): „alcătuirea documentelor de management create în organizații este determinată de competența și funcțiile acestora, de procedura de rezolvare a problemelor, de volumul și natura relației dintre organizații și este fixată în fișa de raport”. În conformitate cu GSDOU, Tabelul formularelor de documente trebuie întocmit în fiecare organizație. Este interzisă utilizarea documentelor nespecificate în Tabel. GSDOU oferă formă aproximativă Tabelul formelor unificate de documente ale organizației. Este sub forma unui tabel. Schema de raportare se bazează pe clasificarea funcțiilor îndeplinite de toate departamentele organizației.

Odată cu elaborarea Fișei de pontaj a formularelor de document, este recomandabil să se elaboreze un Album de formulare de documente care să cuprindă formularele de documente incluse în Fișa de pontaj și care să stabilească rezultatele unificării componenței și formularelor de documente ale organizației. Atât formularele Albumul, cât și Fișa documentelor sunt aprobate de șeful organizației. Formularele de documente sunt concepute pe baza Albumului de formulare de documente.

Albumul de formulare de documente conține forme unificate de documente incluse în Fișa de pontaj și consolidează rezultatele unificării componenței și formelor documentelor organizației pe funcții de conducere.

Formele naționale unificate de documente sunt elaborate ținând cont de posibilitatea prelucrării lor computerizate. Ele sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora.

Album de formulare de documente- o colecție de forme standard unificate de documente necesare pentru susținerea documentară a conducerii acestei organizații, instituții, întreprinderi particulare

Albumul formularelor de documente din organizație ar trebui să fie prezentat în două versiuni:

Hârtie (probă de referință), care este stocată în serviciul de management al biroului Organizației (în birou);

O copie electronică care ar trebui să fie pe fiecare stație de lucru.

Trasaturi caracteristice albumele de forme unificate de documente incluse în sistemele unificate de documentare de gestiune sunt:

Omogenitatea în construirea formularelor și reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem; excluderea din documente a datelor duplicate, precum și a datelor incluse în mod tradițional în acestea, dar neutilizate în rezolvarea unor probleme specifice, ceea ce face posibilă realizarea unei intrări unice de informații în procesul de rezolvare a unei probleme manageriale;

Unitatea terminologiei utilizate și simboluri, care face posibilă realizarea comparabilității indicatorilor în timpul trecerii de la un nivel de management la altul și de la un sistem la altul bazat pe unificarea algoritmilor de formare a indicatorilor și documentelor;

Un anumit set finit de detalii și indicatori pentru fiecare tip de document și crearea de modele uniforme pentru construirea tipurilor de documente și a formularelor specifice;

Stabilirea unor reguli uniforme pentru întocmirea și executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare și specificate în cazurile cu caracteristici specifice.

Utilizarea Foii de pontaj și a Albumului de formulare de document oferă:

Conformarea formelor de documente utilizate cu sarcinile de rezolvat;

Eficienta in implementarea functiilor de management;

Reducerea costului timpului de lucru pentru intocmirea, executarea si prelucrarea documentelor.

DDD sunt poziționate de organismele de standardizare și dezvoltatori ca fiind obligatorii pentru orice structuri de management și organizații care utilizează diverse tehnologii pentru suport pentru documentația de management (DOW).

Cel mai extins în ceea ce privește componența sarcinilor și documentelor este un set de documente de reglementare (standarde) și sisteme unificate de documentație de management dezvoltate pe baza acestora, inclusiv câteva sute de forme de documente.

Cel mai complet set de sisteme unificate de documentație de management și formele corespunzătoare de documente este prezentat în clasificatorul integral rusesc al documentației de management OK 011-931 (OKUD), unde fiecare tip de document și-a primit denumirea de cod, determinată de apartenența la unul dintre DDD și locul în acest sistem. Această desemnare de cod confirmă conformitatea cu eșantionul standard aprobat pentru utilizare obligatorie.

În prezent, în Federația Rusă există următoarele sisteme unificate de documentație de management.

1. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă:

Documentatie privind crearea unei organizatii, intreprinderi;

Documentatie privind reorganizarea unei organizatii, intreprinderi;

Documentatia privind lichidarea unei organizatii, intreprinderi;

Documentaţie privind privatizarea statului şi organizatii municipale, întreprinderi;

Documentație activitate managerială organizarea întreprinderii

Documentație privind reglementarea organizatorică și normativă a activităților unei organizații, întreprinderi;

Documentație privind reglementarea operațională și informațională a activităților unei organizații, întreprinderi;

Documentatie de angajare;

Documentație privind concedierea de la muncă;

Lăsați documentația;

Documentație privind înregistrarea stimulentelor;

Documentatie privind inregistrarea sanctiunilor disciplinare.

Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD) este de o importanță deosebită pentru munca de birou . Aproape toate serviciile de birou funcționează cu majoritatea documentelor acestui sistem, indiferent de direcția organizației și de forma organizatorică și juridică a acesteia.

USORD include un standard de stat, un album de forme unificate de documente și instrucțiuni pentru completarea și utilizarea acestora

Standardul de stat pentru documentația organizatorică și administrativă a avut mai multe ediții, prima dintre care a fost pusă în vigoare în 1972. Rezoluția Standardului de stat al Rusiei din 03.03.2003 nr. 65 a aprobat GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente”, care a intrat în vigoare la 01 iulie 2003. Acest standard stabilește regulile de bază documente, cerințe privind conținutul informațiilor formularului, procedura de adresare, agreare, semnare, aprobare a ORD.

2. Sistem unificat de documentație contabilă primară:

Documentatie privind contabilitatea muncii si plata acesteia;

Documentatia privind contabilitatea mijloacelor fixe si active necorporale;

Documentatie privind contabilizarea tranzactiilor cu numerar;

Documentatia privind contabilitatea materialelor mentiunea privind contabilitatea rezultatelor inventarierii;

Documentatie privind contabilizarea articolelor de valoare redusa si purtatoare;

Documentatie pentru contabilizarea muncii in construcție capitală si lucrari de reparatii si constructii;

Documentatie privind contabilitatea produselor agricole si a materiilor prime;

Documentație privind contabilizarea mișcării cerealelor;

Documentatie privind contabilizarea circulatiei altor produse vegetale;

Documentație privind înregistrarea mișcării animalelor;

Documentatie privind contabilizarea circulatiei produselor zootehnice;

Documentatie pentru contabilizarea vanzarii produselor;

Documentatie pentru contabilizarea produselor, obiectelor de inventar in spatiile de depozitare;

Documentație privind contabilitatea pentru funcționarea mașinilor și mecanismelor de construcții;

Documentatie pentru contabilizarea muncii in transport rutier.

3. Sistem unificat de documentație bancară:

Documentatie de plata pentru plati fara numerar;

Documentatie privind emisiunea-numerar si tranzactii bugetare;

Documentație de potrivire a sfaturilor;

Documentație privind organizarea reglementării valutare și controlului valutar;

Documentație pentru controlul decontărilor cu utilizarea notelor de aviz între instituțiile Băncii Rusiei;

Documentatii privind operatiunile de creditare ale bancilor;

Documentație circulatia monetara;

documentatie de raportare bancara;

Documentatia contabilitatii de depozit.

4. Sistem unificat de documentație financiară bugetară, contabilă și de raportare:

documentatie financiara;

Documentatie privind raportarea bugetara;

Documentație contabilitate bugetară;

Documentația de raportare a performanței buget federal transmisă Guvernului Federației Ruse;

Documentație privind situațiile financiare privind execuția bugetului federal pentru depunere la Camera de Conturi Federația Rusă.

5. Sistem unificat de raportare și documentare statistică:

Documentație privind transformările instituționale din economie, dezvoltarea sectorului non-statal;

Documentație privind indicatorii macroeconomici și bilanțele economice;

Documentatia privind veniturile si nivelul de trai al populatiei;

Documentație pentru știință și inovare;

Documentație privind demografia și infracțiunile;

Documentatii privind activitatea economica a populatiei, salariile si conditiile de munca ale salariatilor;

Documentatie privind comertul cu ridicata;

Documentație financiară (finanțele publice și circulația banilor, finanțele organizației);

Documentație resurse naturale si protectie mediu inconjurator, locuințe și servicii comunale, sănătate, turism și recreere, educație și cultură, servicii cu plată;

Documentatie privind statistica industriala;

Documentatii agricole;

Documentatie de constructie;

Documentatie externa activitate economică;

Documentație cu amănuntulși catering;

Documentatia privind transportul si comunicatiile;

Documentatia privind preturile si tarifele;

Documentatie de investitie.

Activitatea de management, pe de o parte, este complexă, dinamică și imprevizibilă, pe de altă parte, se caracterizează prin repetarea situațiilor de lucru, a metodelor de acțiune. Principalele funcții de management, de regulă, includ: planificare, organizare, reglementare, stimulare, control. În îndeplinirea acestor funcții, managerul se referă în mod constant la numeroase documente (sau le creează).

Se poate spune fără exagerare că documentele însoțesc fiecare acțiune mai mult sau mai puțin semnificativă a unui manager.

În acest sens, documentația de management este diversă și, în același timp, se pretează la unificare și standardizare.

Esența unificării se rezumă la stabilirea uniformizării în componența și formele documentelor de gestiune, operațiunilor de prelucrare, contabilitate și păstrare a acestora.

Unificarea permite eficientizarea muncii cu numeroase documente, simplifică și accelerează schimbul de informații de afaceri. Unificarea sa bazat pe principiul unui model de document comun.

Scopul principal al unificării și standardizării documentației de management este crearea unui sistem de documente care să poată da un efect economic. Utilizarea documentelor unificate ar trebui să promoveze în același timp creșterea elementelor creative în munca managerială și îmbunătățirea culturii acesteia.

Eficiența economică a unificării și standardizării documentelor se realizează ca urmare a reducerii costurilor de compilare, producere și prelucrare a documentelor, transferul, prelucrarea, stocarea și distrugerea acestora.

Obiectele unificării și standardizării documentului nu sunt doar forma acestuia, ci și compoziția detaliilor incluse în acesta.

Sarcinile unificării sunt selectarea detaliilor care corespund scopului documentului și modalităților de prelucrare a acestuia, iar sarcinile standardizării sunt stabilirea cerințelor uniforme pentru detaliile cuprinse în documente. unificare formular recuzită mesaj telefonic

Standardele pentru documente ar trebui să contribuie la unificarea formelor de documentație de gestiune, la organizarea producției centralizate de formulare, la crearea posibilității de prelucrare centralizată a documentelor oficiale și la facilitarea muncii personalului de conducere, precum și la reducerea mandatului. cheltuieli.

Termenul „standardizare” se caracterizează prin trei puncte principale. În primul rând, standardizarea este normele naționale de creare a documentelor stabilite pentru o perioadă lungă de timp. Mai mult, nu doar introduce norme, ci garantează și respectarea acestora. În al doilea rând, este unificarea proprietăților și calităților documentului, introducerea unor dimensiuni uniforme de formulare, reguli, cerințe pentru toate documentele și, în al treilea rând, standardizarea este consolidarea și distribuirea doar acelor calități și proprietăți ale documentelor care au puțin justificare funcțională, oferă cel mai mare efect managerial.

Standardizarea înseamnă construirea regulilor și cerințelor de bază pentru elaborarea și executarea documentelor de management într-o normă juridică. Aceste reglementări sunt OBLIGATORII să se aplice.

Acestea sunt stabilite în standardele de stat (GOST), standardele industriale (OST) și standardele întreprinderilor, instituțiilor și organizațiilor (STP).

La 1 iulie 2003, a intrat în vigoare GOST R 6.30-2003 „Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă”. Cerințe de documentare.

Standardul se aplică atât organizațiilor guvernamentale, cât și non-guvernamentale.

GOST R 6.30-2003 enumeră setul maxim de detalii, stabilește componența detaliilor documentelor și cerințele pentru proiectarea detaliilor care pot fi întâlnite la pregătirea, executarea și prelucrarea documentelor, cerințele pentru formularele de documente. Cerințele standardului introdus sunt RECOMANDATE.

Unificarea și standardizarea documentelor sunt strâns legate. Unificarea este adesea considerată una dintre metodele de standardizare. Unificarea documentelor se poate face și independent. În acest caz, standardizarea ca consolidare juridică a cerințelor unificării va fi doar una dintre metodele de exprimare practică a acesteia, comună acestor două cerințe este cerința de a introduce uniformitate; diferența constă în forța juridică și sfera de distribuție, iar conceptul de „unificare” este comun.

Unificarea și standardizarea fac posibilă tipificarea documentelor, accelerarea pregătirii, execuției, procesării acestora și introducerea cu mai mult succes a tehnologiilor informaționale în munca de birou. Datorită standardizării, o masă uriașă de documente este creată după aceleași reguli, mai rapid și mai ușor de perceput de către destinatari.

Cu toate acestea, gradul de unificare și standardizare ar trebui să fie rezonabil. Cu cerințe de reglementare excesive, lucrul cu documente încetinește, execuția lor devine un exercițiu costisitor. Mobilitatea acțiunilor manageriale este redusă.

Cerințele standardelor vor fi implementate în practică numai dacă sunt justificate, convenabile, benefice pentru întreprindere, instituție. Și nicio măsură coercitivă nu va ajuta aici.

Aplicarea standardelor de stat introduce uniformitate în documente, adică conditie necesara pentru mecanizarea și automatizarea muncii cu acestea, îmbunătățește cultura muncii manageriale.

Respectarea regulilor uniforme de executare asigură forța juridică a documentelor.

Cu toate acestea, normele, standardele și regulile existente pentru lucrul cu documente ar trebui revizuite și actualizate periodic. Cea mai serioasă problemă nu este doar introducerea unui număr excesiv de noi, ci și păstrarea unor norme de reglementare inutile, învechite sau nu mai sunt relevante.

Metoda principală pentru atingerea obiectivelor unificării și standardizării este metoda unui singur formular, care este o concentrare a proprietăților și calităților unui anumit set de documente într-o singură matrice - o formă.

O cheie de aspect este un model grafic sau o schemă de construcție a documentului.

Pentru documentele supuse unificării, Cheia Layout stabilește formatele, dimensiunile câmpurilor, locația zonelor de amplasare a elementelor informative ale documentului, care se numesc detalii în munca de birou.

Detaliile unificate vă permit să procesați documentele mai rapid și să vă familiarizați cu ele mai rapid.

Un atribut de document este un element obligatoriu al designului său. De exemplu, numele documentului, autorul său, destinatarul, textul, data documentului, semnătura de pe acesta - toate acestea sunt detaliile documentului.

Documente diferite constau dintr-un set diferit de detalii. Numărul de detalii care compun documentele este determinat de tipul acestora, scopul și alți factori.

Pentru unele documente, numărul de detalii este strict limitat. Pe de altă parte, absența sau indicarea incorectă a vreunuia recuzită obligatorie v document oficialîl face invalid.

Setul de detalii care alcătuiesc documentul se numește formularul de document.

Un formular caracteristic unui anumit tip de document (de exemplu, o comandă, declarație, protocol) se numește formular standard. Formularele de documente sunt elaborate în conformitate cu standardele adoptate în fiecare țară. De exemplu, în Republica Belarus, în conformitate cu standardul STB 6.38-2004.

Standardul enumeră într-o anumită secvență cerințele inerente tuturor tipurilor de documente organizatorice și administrative, stabilește regulile pentru redactarea și proiectarea competentă a fiecărei cerințe și fiecărei cerințe i se atribuie un loc specific pe o foaie de hârtie.

Compoziția recuzitei:

1. Emblema de stat a Republicii Belarus;
2. sigla organizației sau marcă(marca de serviciu);
3. cod organizație: cod OKOGU pentru ministere și alte organisme guvernamentale, cod OKULP pentru alte organizații;
4. cod document;
5. denumirea organizației-mamă;
6. denumirea organizației;
7. denumirea unitatii structurale;
8. adresa poștală a expeditorului;
9. date de comunicare și comerciale;
10. denumirea tipului de document;
11. data;
12. indice de înregistrare;
13. referire la indexul de înregistrare și data documentului de primire;
14. locul de compilare sau publicare;
15. ștampila de restricție de acces;
16. destinatar;
17. ștampila de aprobare;
18. rezoluție;
19. titlul textului;
20. marca de control;
21. text;
22. marca pe prezența aplicației;
23. semnătură;
24. aplicare vultur;
25. ștampila de aprobare;
26. vize;
27. pecete;
28. notă despre interpret;
29. o marcă pe certificarea unei copii;
30. o notă privind executarea înscrisului și trimiterea acestuia în cauză;
31. marca de admitere (ștampila de înregistrare a documentelor primite);
32. marca pe transferul de date către suport de mașină.

Formularul determină, de asemenea, aria domeniilor de lucru și servicii.

Câmpul de lucru al documentului este locul unde se află detaliile.

Câmpul de serviciu nu este completat cu niciun text și are scopul de a securiza documentul mijloace tehnice ah depozitare.

Pentru documentare, sunt setate următoarele dimensiuni ale câmpurilor de servicii:

marginea stângă - 35 mm;

marginea dreaptă - cel puțin 10 mm;

câmp superior - 15-20 mm;

mai jos - pentru formatul A4 - nu mai puțin de 20 mm.

Astfel, rezumând această întrebare, putem concluziona că toate aceste concepte de unificare, standardizare și cheie de layout sunt strâns legate și fac parte integrantă din Viata de zi cu zi administrator.

Majoritatea informațiilor de management sunt fixate sub formă de documente. Procesul de management în sine se caracterizează printr-o varietate semnificativă și repetare a situațiilor de lucru și a acțiunilor întreprinse pentru rezolvarea acestora. De aici varietatea mare, adesea nejustificată, a documentelor, elementele constituenților lor și necesitatea standardizării și unificării lor.

Eficiența economică a unificării și standardizării documentelor se realizează ca urmare a reducerii costurilor de întocmire, producere și prelucrare a documentelor, prelucrarea acestora. În plus, se poate obține un efect indirect prin îmbunătățirea sistemului de management, care se exprimă în creșterea eficienței managementului prin reducerea timpului pentru toate tipurile de lucrări cu documente și apropierea deciziilor luate de cele mai bune opțiuni ca urmare a îmbunătățirii. calitatea documentelor. În consecință, unificarea documentelor va fi o soluție la problemele de îmbunătățire a conținutului și formelor acestora.

Astfel, obiectele unificării și standardizării documentului ar trebui să fie atât forma acestuia, cât și compoziția detaliilor incluse în acesta.

Principalele sarcini de îmbunătățire a conținutului documentului ar trebui să fie: la unificare - selectarea detaliilor care corespund scopului documentului și metodelor de prelucrare a acestuia; în standardizare, stabilirea unor cerințe uniforme pentru detaliile incluse în documente.

Principalele sarcini de îmbunătățire a formelor documentelor ar trebui luate în considerare: în caz de unificare - o reducere oportună a varietății de documente în formă și reguli de înregistrare; în standardizare, formarea și implementarea restricțiilor ca normă obligatorie, permițându-vă să selectați cel mai mult forme eficiente si reguli de prelucrare a documentelor si asigurarea depozitarii acestora pe termen lung.

Standardizare- aceasta este o activitate de stabilire a regulilor si caracteristicilor in scopul reutilizarii voluntare a acestora, care vizeaza realizarea ordinii in domeniile productiei si circulatiei produselor si cresterea competitivitatii produselor, lucrarilor sau serviciilor.

O importanță deosebită în prezent este calitatea documentului ca purtător de informații de management. În prim plan se află cerința de a crește conținutul informațional și de a unifica documentele atât ca formă, cât și ca conținut. Această problemă este rezolvată prin metoda standardizării.

Esența termenului „standardizare” este caracterizată de trei puncte principale. În primul rând, standardizarea reprezintă norme obligatorii la nivel național pentru crearea documentelor stabilite pentru o perioadă lungă de timp. Mai mult, nu doar introduce norme, ci garantează și respectarea acestora. În al doilea rând, este unificarea proprietăților și calităților documentului, introducerea dimensiunilor uniforme de formulare, reguli, cerințe pentru toate documentele și, în al treilea rând, standardizarea este consolidarea și distribuirea doar acelor calități și proprietăți ale documentelor care au cea mai mare justificare funcțională, oferă cel mai mare efect managerial.

În domeniul muncii de birou, esența standardizării trebuie interpretată ca procesul de stabilire și aplicare a regulilor optime, a normelor de întocmire a Documentației, adoptate în modul prescris pentru utilizarea lor generală și repetată.

Standardul de stat al Rusiei „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. GOST R 6.30-2003 este standardul principal în domeniul muncii de birou, deși are o aplicație cu mai multe aspecte. Utilizarea sa principală este în organizațiile de toate formele de proprietate ca bază pentru dezvoltarea instrucțiunilor, regulilor sau standardelor pentru documentarea activităților de management.

Rezultatul muncii de standardizare poate fi fie standarde pentru anumite tipuri de documente (de exemplu, GOST 7.32-91 „Raport de cercetare. Reguli de structură și proiectare”), fie elementele acestora (de exemplu, GOST 9327 „Hârtie de consum. Formate”), deci și sisteme de documentare unificate. GOST R 6.30-2003 a fost deja citat mai sus cu privire la cerințele pentru executarea ORD, care face parte din sistemul unificat de documentație organizatorică și de distribuție (USORD).

La nivel de stat se lucrează pentru unificarea documentelor și crearea sisteme de documentare unificate (UDS).

Unificare- este vorba de o reducere a varietatii nejustificate a soiurilor de documente, aducându-le la uniformizarea formelor, structurilor, structurilor limbajului, operatiilor de intocmire, prelucrare, contabilizare, pastrare a acestora.

Unificarea documentelor constă în stabilirea uniformității componenței și formelor documentelor de gestiune care fixează implementarea aceluiași tip de funcții și sarcini de conducere. Unificarea documentelor se realizează pentru a reduce numărul de documente utilizate, a standardiza formele acestora, a îmbunătăți calitatea, a reduce complexitatea prelucrării acestora și a obține compatibilitatea informațiilor cu prelucrarea automată.

Lucrarea de unificare include:

Dezvoltarea, implementarea și întreținerea sistemelor unificate de documentare (UDS);

Dezvoltarea de complexe de forme unificate de documente specifice industriei - care reflectă specificul industriei și nu sunt incluse în DRA;

Elaborarea de clasificatoare sectoriale de informații tehnice și economice care să reflecte specificul industriei.

USD- acesta este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate.

DDD este un set de forme unificate de documente interconectate care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activitate economică; mijloacele de conduită ale acestora; documente normative și metodologice pentru elaborarea acestora; management și aplicare.

În același timp, sunt în curs de dezvoltare clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale care asigură prelucrarea automată integrată a datelor conținute în DDD. Responsabilitatea pentru dezvoltarea și întreținerea DDD revine ministerelor și departamentelor relevante.

Conform clasificatorului integral rusesc al documentației de management OK 011-93, următoarele sisteme unificate de documentație de management funcționează în prezent în țară:

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă (cod 0200000);

Sistem unificat de documentație contabilă primară (cod 0300000);

Sistem unificat de documentație bancară (cod 0400000);

Sistem unificat de contabilitate financiară, contabilă și de raportare - documentare instituţiile bugetareși organizații (cod 0500000);

Sistem unificat de raportare și documentare statistică (cod 0600000);

Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile (cod 0700000);

Sistem unificat de documentație de muncă (cod 0800000);

Sistemul unificat de documentare pentru Fondul de pensii al Federației Ruse (cod 0900000);

Sistem unificat de documentare a comerțului exterior (cod 1000000).

Întrucât formele unificate de documente care fac parte din DDD constituie doar o parte din documentația organizației, pentru a eficientiza documentele care nu sunt incluse în DDD, dar utilizate în activități, organizațiile trebuie să lucreze ele însele pentru unificarea formelor de documente. Rezultatele acestei lucrări sunt consemnate în Bilanțul și Albumul formularelor de documente utilizate în activitățile organizației.

Unul dintre DDD este sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD). Caracteristica sa este că poate fi folosit pentru a documenta acțiunile organizațiilor și întreprinderilor în îndeplinirea oricărei funcții manageriale la orice nivel de management și în orice industrie. Prin urmare, pentru a realiza o mai mare uniformitate a documentelor, este necesar să se stabilească cerințe uniforme pentru întocmirea și executarea acestora, independent de subordonarea ierarhică și de specificul departamental.

Complexitatea abordării unificării documentelor cuprinse în USORD se exprimă în faptul că în cadrul forme individuale detaliile sunt aranjate în ordinea corespunzătoare succesiunii înregistrării și procesării acestora. Totodată, sunt luate în considerare și modalitățile de prelucrare a detaliilor individuale. O parte dintre ele este întocmită manual, cealaltă - cu ajutorul mijloacelor tehnice, a treia - cu ajutorul unor dispozitive mecanice separate (ștampile, sigilii). Prin urmare, detaliile și indicatorii, alcătuiți într-un fel, sunt așezați unul lângă altul pentru a simplifica procesul de completare. Acest lucru, în special, vă permite să întocmiți detaliile incluse în ștampila formularului, simultan cu ajutorul unei ștampile de cauciuc. USORD oferă o mai mare fiabilitate a informațiilor și a documentelor furnizate efect juridic. La elaborarea formelor documentelor individuale s-a acordat atenție faptului că informațiile care au sens juridic, a fost întocmit în conformitate cu cerințele care îi sunt aplicabile de legislația în materie, astfel încât actele să cuprindă toate detaliile care le conferă forța juridică necesară.

Scopul dezvoltării și îmbunătățirii USORD este de a asigura sarcinile de gestionare a informațiilor optime, sporind eficiența luării deciziilor manageriale. Principiul de bază stabilit în USORD este identificarea unui număr de sarcini tipice de management care sunt implementate folosind un anumit lanț de forme unificate de documente construite pe baza unui singur formular. Primul document al lanțului conține, de regulă, informațiile inițiale, ultimul - formularea deciziei de management.

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă- un set de standarde, forme de documente interconectate, reguli și reglementări care stabilesc cerințe privind conținutul, construcția documentelor utilizate pentru rezolvarea problemelor de management.

Astfel, USORD stabilește modalități de îmbunătățire a ORD, face posibilă prelucrarea ORD prin intermediul tehnologiei informatice și reglementează utilizarea formularelor documentelor în funcție de sarcinile de management.

Standardizarea și unificarea documentelor sunt strâns legate. Unificarea este adesea considerată una dintre metodele de standardizare. Unificarea documentelor poate fi, de asemenea, realizată independent. În acest caz, standardizarea ca consolidare juridică a cerințelor unificării va fi doar una dintre metodele de exprimare practică a acesteia. Comun acestor doi termeni este cerința de a introduce uniformitate, diferența constă în forța juridică și domeniul de aplicare a distribuției, iar conceptul de „unificare” este comun.

Ca urmare a îndeplinirii sarcinii, elevii trebuie sa :

Cunoașterea principalelor etape și conținutului lucrărilor de colectare a formularelor de documente, a datelor inițiale asupra formularelor, analiza și generalizarea acestora;

Pentru a putea realiza unificarea semnificativă a documentelor;

Dobândiți abilități practice pentru unificarea documentelor de management.

Partea teoretică

Crearea unui spațiu informațional unic în Rusia și integrarea acestuia cu spațiul informațional european și mondial a fost mult timp una dintre cele mai importante sarcini, a cărei soluție determină în mare măsură dezvoltarea ulterioară a țării. Rezolvarea acestei probleme este posibilă numai cu condiția armonizării dintre rus și străin sisteme de informareși asigurarea compatibilității informaționale a tuturor sistemelor informaționale care interacționează. Compatibilitatea informațiilor este înțeleasă ca corespondența reciprocă a diferitelor părți la joncțiuni, permițându-le să fie combinate între ele, ceea ce asigură funcționarea sistemului în ansamblu. Realizarea compatibilității informațiilor este asigurată de unificarea și standardizarea instrumentelor de tehnologie a informației, purtătorilor de informații, a unui limbaj de descriere a datelor formalizat, a structurii sistemelor informaționale și procese tehnologiceîn ele.

Unificareîn sensul larg al cuvântului este „aducerea la uniformitate a elementelor unui set dat în conformitate cu criterii stabilite sau reducerea numărului de elemente dintr-o mulţime dată”. Sub unificarea documentelorînțeles selectarea structurilor raționale pentru sistemele de documentare a clădirii, uniformizarea acestora pe baza stabilirii unui număr rațional al formelor acestora și tipificării construcției.

Principal scop unificarea documentelor consta in crearea unor seturi stabile de documente care contin informatiile necesare si suficiente pentru rezolvarea eficienta a problemelor de management atat in conditii traditionale, cat si in conditiile utilizarii noilor tehnologii informatice, cu costuri minime pentru colectarea, prelucrarea, transmiterea si stocarea datelor.

Unificarea documentelor are ca scop ( sarcini unificarea documentelor):

creșterea eficienței muncii manageriale;
crearea unui sistem unificat documentație unificată acoperirea sistemului de control în ansamblu;
asigurarea împerecherii sistemelor de documentare și a formelor individuale de documente;
reducerea numărului de forme de documente;
reducerea numărului de detalii disponibile în forme specifice de documente.

Unificarea documentelor se bazează pe implementarea următoarelor principii:

unificare de la general la particular, constând în construirea unui model de formulare de documente, iar pe baza acesteia, elaborarea unor forme specifice de documente;

uniformitate în construirea formelor documentelor și regulilor de construcție și proiectare, asigurată de dactilografiarea maximă și șablonul textelor, elaborarea cerințelor uniforme de documentare a diferitelor niveluri de gestiune, unificarea locației datelor în domeniul documentului, dezvoltarea terminologiei și abrevierilor condiționate;

complexitatea unificării. Atunci când este realizat, trebuie furnizate toate cerințele pentru document în toate etapele creării, executării, procesării și stocării acestuia;

informativ, adică includerea în documente numai a acelor detalii care sunt necesare pentru a rezolva problemele specifice sau complexele acestora cu o acuratețe dată, precum și pentru a da actelor forță juridică;

gruparea detaliilorîn documente în conformitate cu succesiunea de completare a acestora;

justificate determinarea suprafetelor minime admisibile pentru plasarea detaliilor;

stabilitatea cerințelor documentelor bazat pe utilizarea formelor de documente pentru o perioadă de timp suficient de lungă;

economie prin includere justificată documentele din sistemul de documentare și utilizarea pe scară largă a formularelor;

interfața cu sistemele existente clasificarea și codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale.

În conformitate cu „PR 50.1.019-2000. Reguli de standardizare. Principalele prevederi ale ESKK TESI și USD în Federația Rusă ”și formele unificate de documente incluse în acestea sunt împărțite în următoarele categorii:

întreg rusesc;

industrie (departamental);

organizații, întreprinderi sau grupuri ale acestora care desfășoară activități economice similare (denumite în continuare organizații).

Formele unificate de documente în întregime rusă sunt aprobate de autoritățile federale putere executiva sau alte organizații responsabile pentru dezvoltarea sistemelor de documentare unificate integral rusești, care includ aceste forme unificate de documente.

Formele unificate de documente pentru industrie (departamentale) și formele unificate de documente ale organizațiilor sunt elaborate pe baza formelor de documente unificate integral rusești sau împreună cu acestea.

Formele de documente unificate din industrie (departamentale) sunt aprobate de autoritățile executive federale sau de alte organizații responsabile cu dezvoltarea sistemelor de documentare unificate (departamentale) din industrie, care includ aceste forme unificate de documente. Formularele acestei categorii includ, împreună cu detaliile conținute în documentele unificate integral rusești, detalii care reflectă specificul unei anumite industrii (departament).

Formele unificate de documente ale organizațiilor sunt aprobate de organizațiile relevante. Formularele acestei categorii includ, împreună cu detaliile conținute în documentele unificate în întregime rusă și în industrie (departamentale), detalii care reflectă specificul unei anumite organizații.

Pentru cei întregi rusi formă unificată de documente Au fost stabilite următoarele etape de dezvoltare și întreținere:

Etapa 1 - organizarea dezvoltării unei forme unificate de documente integral rusești;

Etapa a 2-a - elaborarea primei ediții a proiectului formei unificate de documente integral rusești;

Etapa a 3-a - elaborarea versiunii finale a proiectului formei unificate de documente integral rusești;

Etapa a 4-a - aprobarea și înregistrarea formei unificate de documente integral rusești;

Etapa a 5-a - replicarea formularelor de formulare de document;

Etapa a 6-a - menținerea formei unificate de documente integral rusești.

Procedura de elaborare, aprobare, implementare, publicare, întreținere și aplicare a clasificatoarelor de industrie (departamentale) și a clasificatoarelor organizațiilor este stabilită de cei care le-au aprobat, respectiv. autoritățile federale putere executivă, ministere, departamente și organizații.

Procedura de elaborare, aprobare, punere în aplicare, replicare, menținere și aplicare a documentelor unificate sectoriale (departamentale) și a documentelor unificate ale organizațiilor este stabilită de autoritățile executive federale, ministerele, departamentele și, respectiv, organizațiile care le-au aprobat.

Un document este un set complex de informații caracterizat de mulți parametri diferiți (compoziția detaliilor, formate și tip de suport (hârtie, disc magnetic, disc optic etc.), reguli de aranjare a informațiilor într-un câmp de document etc.), fiecare dintre care poate fi luat ca obiect de unificare.

În ciuda numărului mare de documente de diferite tipuri cu mulți parametri, fiecare dintre ele are o formă și un conținut diferit. Pe baza acesteia se pot distinge două direcții de unificare a documentației - de fond și de formă.

principalele prevederi ale sistemului unificat de documente;
cerințe pentru compoziția și conținutul DDD;
sarcini, sfere și niveluri de aplicare a acestuia în management;
procedura de completare a formularelor;
terminologie standardizată.

Stabilirea nomenclatoarelor restrictive ale formelor de documente existente;

Crearea de formulare standard unificate; construirea unui model de document unic pentru grupuri de sarcini omogene (construirea unui formular de exemplu);

Unificarea și standardizarea elementelor informaționale și a indicatorilor utilizați;

standardizarea terminologiei.

La scara Federației Ruse nomenclatură restrictivă este o Clasificator integral rusesc documentația de management (OKUD), care este o listă sistematizată a formelor unificate de documente de management aprobate pentru utilizare în toate instituțiile și organizațiile din Rusia. La scara unei industrii sau a unei anumite întreprinderi sau instituții, astfel de nomenclaturi restrictive sunt clasificatoare industriale (departamentale) ale documentelor de gestiune, clasificatoare similare ale documentelor întreprinderilor sau tabele de documente.

Unificarea textelor documentelor de gestiune urmează să stabilească formă unică o expresie lingvistică care transmite cel mai corect conținutul unor situații sau acțiuni manageriale repetate în mod regulat. Pot fi unificate fraze separate, părți ale textului, textul documentului ca întreg. Ca urmare, există o oportunitate pentru o mai mare eficiență în pregătirea documentelor.

În procesul de unificare a textelor, se realizează unificarea structurii textului, care îndeplinește cel mai pe deplin scopul documentului, unificarea limbajului înseamnă exprimarea conținutului documentului, dezvoltarea textelor unificate sub formă de un text, șablon, chestionar sau tabel standard conectat.

Tipic este un text coerent, al cărui conținut poate fi utilizat în mod repetat fără modificări în implementarea situațiilor de management pentru o anumită funcție de management. Un șablon este o formă de prezentare a unui text unificat care conține informații constante și lacune umplute cu informații variabile care caracterizează o situație specifică de management.

În curs unificare formală se iau în considerare tipurile de suporturi de documente, tipurile de formulare de documente și statutul acestora, se elaborează reguli formal-logice de prezentare și plasare a informațiilor pe purtător. Ca urmare a unificării oficiale, se stabilesc următoarele:

structuri tipice de detalii;
descrieri ale grupurilor de detalii interconectate;
zone tipice pentru detalii omogene;
cerințe pentru execuția documentelor pe suportul mașinii și la transferul lor prin canale de comunicare (un protocol de schimb prin canale de comunicație);
metode unificate de control al fiabilității informațiilor;
procedura de conferire a forței juridice documentelor.

Principalele domenii de lucru în unificarea formală sunt următoarele:

Unificarea structurilor documentelor;

Dezvoltare reguli generale construirea de documente unificate și formate de comunicare;

Unificarea tipurilor media și a formatelor de documente;

Unificarea metodelor de control al informaţiei.

Lucrările privind unificarea sistemelor de documentare, de regulă, începe cu un studiu al fluxului de documente al organizației sau industriei studiate. Pentru fiecare set de documentație care implementează o funcție de management specifică, este compilată o matrice. Matricea este un tabel. Titlurile coloanelor conțin numele documentelor, iar titlurile rândurilor conțin toate detaliile tuturor documentelor. La intersecția rândurilor și coloanelor, prezența acestei variabile este notă în document specific. Analiza matricei face posibilă tragerea unei concluzii cu privire la duplicarea indicatorilor în documente, formularea de propuneri pentru pregătirea formelor optime de documente.

Dacă sondajul a evidențiat forme de documente care nu sunt incluse în OKUD, clasificatoare industriale sau tabele de documente ale întreprinderilor, atunci aceste formulare sunt compilate card document. Titlul cardului de document conține:

Titlul documentului,
numele organizației care a creat documentul,
numele organizației destinatare
numele și codul de clasă dorit al formularului conform OKUD (sau conform clasificatorului industriei, sau conform fișei de timp a întreprinderii),
denumirea și codul de subclasă dorit al formularului conform OKUD (sau conform clasificatorului de industrie, sau conform buletinului companiei).

Partea principală a cardului de document este un tabel în care sunt introduse coordonatele tuturor detaliilor conform grilei structurale (GOST 6.10.5-87) și sunt indicate atât coordonatele inițiale, cât și cele finale. De exemplu, 04.22–04.50 înseamnă că atributul este plasat pe a patra linie de la pozițiile 22 la 50.

Misiunea pentru muncă independentă

1. Studiază partea teoretică a prezentului sesiune practica. Subliniați în registrul de lucru esența unificării semnificative.

2. Studiați setul de documente de mai sus pentru încheierea unui contract de cercetare și dezvoltare.

3. Completați matricea pentru un set de documente pentru încheierea unui contract de cercetare și dezvoltare conform eșantionului dat. Analizați matricea, identificați deficiențele setului de documente: există vreo dublare de detalii, confuzie terminologică etc. Notează propuneri de unificare a unui set de documente.

Rechizite	Acord	Adiţional acord	Cost estimat	alte cheltuieli	Calend. plan
Client
Executor testamentar
Adresa legala

4. Completați cardul de document pentru estimări de cost. În această lucrare, este permisă înregistrarea coordonatelor detaliilor folosind grila de coordonate Excel.

1) Denumirea documentului:

3) Numele organizației destinatare:

4) Numele propus și codul clasei formularului conform OKUD:

5) Denumirea și codul propus pentru subclasa formularului conform OKUD:

Numele recuzitei	Coordonatele de recuzită
Numele recuzitei	Partea permanenta	parte variabilă
Executor testamentar	D2-R2, D3-S3, E6-N6
Client
Titlul documentului
Antetul tabelului
Numere ordinale

Surse și literatură.

1. PR 50.1.19-2000. Reguli de standardizare. Principalele prevederi ale Sistemului unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice, economice și sociale și a sistemelor de documentare unificate din Federația Rusă. - M. : Editura de standarde, 2000. - 19 p.

2. Lyamin B.N., Markov I.P., Sakov A.A. pentru sisteme automate de control / Ed. Tkachenko V.V. - M., Editura Standarde, 1979. - 176 p.

3. Kostomarov M.N. Unificarea și standardizarea documentelor de gestiune / Afaceri de secretariat, 2001, nr. 4. – P.28–32.

4. Sakov A.A. Unificarea documentației de management și a clasificatoarelor integrale. - M., Economie, 1982. - 168 p.

Navigare

Introducere………………………………………………………………………………………………………………6

Unificarea și standardizarea documentelor………………………………………………………….8

Sisteme de documentare unificate……………………………………………………………12

Clasificatori ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………….

Concluzie …………………………………………………………………………………25

Referințe………………………………………………………………………………26

Introducere

Unificarea documentelor constă în stabilirea uniformității componenței și formelor documentelor de gestiune care fixează implementarea aceluiași tip de funcții de conducere. Standardizarea documentelor este o formă de consolidare juridică a unificării efectuate și a gradului de constrângere a acesteia. Au fost stabilite următoarele categorii de standarde: standarde de stat (GOST), standarde industriale (OST), standarde republicane (RST). Unificarea documentelor se realizează cu scopul de a reduce numărul de documente utilizate, de a tipifica formele acestora, de a îmbunătăți calitatea, de a reduce complexitatea prelucrării acestora, de a realiza compatibilitatea informațională a diferitelor sisteme de documentare pentru funcții de management similare și conexe și de a utiliza mai eficient tehnologia calculatoarelor.

Lucrarea de unificare include:

Dezvoltarea unui sistem unificat de management al documentelor (UDS), care este realizat de ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante;

Implementarea DDD-urilor intersectoriale (interdepartamentale) în cadrul DDD-urilor republicane și de ramură;

Menținerea USDD și a Clasificatorului industrial al documentației tehnice și economice (OKTEI) pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acesteia;

Dezvoltarea complexelor de documente unificate specifice industriei care reflectă specificul industriei și care nu sunt incluse în DUR, precum și înregistrarea lor de stat;

Elaborarea de clasificatoare sectoriale de informații tehnice și economice care să reflecte specificul industriei. Managementul organizatoric și metodologic al unificării și standardizării documentelor, coordonarea lucrărilor relevante și controlul este efectuat de organizația-mamă pentru coordonarea implementării și întreținerii DDD și OKTEI în republică. Pe nivelul industriei această activitate este efectuată de organizația-mamă pentru introducerea și întreținerea DDD și OKTEI în industrie.

Importanța unificării documentelor crește în legătură cu introducerea tot mai largă a echipamentelor electronice de calcul și a sistemelor de control automatizate create pe baza acesteia în practica managementului. Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă dezvoltat de VNIIDAD este potrivit atât pentru utilizare în sisteme automatizate management, iar atunci când sunt prelucrate prin metode convenționale, tradiționale în instituțiile țării. USORD include un set de standarde de stat pentru documentația organizatorică și administrativă, forme unificate de documente, precum și materiale instructive și metodologice pentru utilizarea acestor formulare.

Unificarea și standardizarea documentelor

Progresul tehnologic determină noi cerințe pentru pregătirea documentației oficiale.

Sistemul DOW include trei componente interdependente: pregătirea documentelor de gestiune, tehnologia de lucru cu documente, sistematizarea documentelor pe parcursul anului calendaristic și organizarea depozitării lor arhive. Atunci când rezolvă fiecare dintre aceste probleme, practicienii ar trebui să fie ghidați de documentele de reglementare și metodologice actuale în domeniul muncii de birou, aprobate de Comitetul de Stat al Federației Ruse pentru Standardizare și Serviciul Federal de Arhivă al Rusiei.

Baza normativă și metodologică a muncii de birou este un ansamblu de legi, acte juridice de reglementare și documente metodologice care reglementează tehnologia de creare, prelucrare, stocare și utilizare a documentelor în activitățile curente ale instituției și activitatea serviciului de birou.

Principalele cerințe pentru executarea documentelor organizatorice și administrative sunt stabilite în GOST R. 6.30-97, aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Rusiei din 31 iulie 1997.

Un număr mare de documente necesită standardizarea și unificarea acestora.

Standardizare - Este activitatea de stabilire a normelor și regulilor.

Standardizarea este procesul de stabilire și aplicare a regulilor cu scopul de a eficientiza activitățile într-un anumit domeniu în beneficiul și cu participarea tuturor părților interesate, în special pentru a realiza o economie optimă pentru toți, menținând în același timp condițiile funcționale și cerințele de siguranță. Standardizarea se bazează pe rezultatul științei, tehnologiei și experienței practice.

În domeniul muncii de birou, esența standardizării este stabilirea unei norme, obligatorii de aplicare, a regulilor și cerințelor optime pentru elaborarea și executarea documentelor adoptate în modul prescris pentru utilizare generală și repetată.

Standardizarea, în conformitate cu legea Federației Ruse „Cu privire la standardizare”, adoptată la 10 iunie 1993, este o activitate de stabilire a normelor, regulilor și caracteristicilor pentru a asigura:

siguranța produselor, lucrărilor și serviciilor pentru mediu, viață, sănătate și proprietate;

compatibilitatea tehnică și informațională, precum și interschimbabilitatea produselor;

calitatea produselor, lucrărilor și serviciilor în concordanță cu nivelul de dezvoltare a științei, ingineriei și tehnologiei; unitatea de măsură;

economisirea tot felul de resurse;

siguranța instalațiilor economice, ținând cont de riscul dezastrelor naturale și provocate de om și a altor situații de urgență;

capacitatea de apărare și disponibilitatea de mobilizare a țării.

LA documente de reglementare conform standardizării în vigoare în țara noastră, includ:

standardele de stat ale Federației Ruse (GOST R);

standarde internaționale (regionale) aplicate corespunzător;

clasificatoare întregi ruși de informații tehnice, economice și sociale;

standardele industriei;

standardele întreprinderii;

standardele societăților științifice, tehnice, de inginerie și ale altor asociații publice.

Standardele de stat ale Federației Ruse - reglementări care stabilesc reguli uniforme într-un anumit domeniu de activitate din statul nostru.

Sunt elaborate standarde de stat pentru produse, lucrări și servicii de importanță intersectorială. Conținutul cerințelor standardelor, domeniile lor de distribuție, domeniul lor de aplicare și datele introducerii lor sunt determinate de autoritățile statului care le acceptă. În conformitate cu legea „Cu privire la standardizare”, standardele de stat și clasificatorii întregii ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale sunt adoptate de Standardul de stat al Rusiei și sunt puse în aplicare după înregistrarea lor de stat.

Cerințele stabilite de standarde sunt obligatorii pentru toate autoritățile guvernamentale și entitățile de afaceri. Gosstandart din Rusia și alte organisme guvernamentale special autorizate, în limitele competenței lor, exercită controlul și supravegherea statului asupra respectării cerințelor obligatorii ale standardelor de stat.

Standardul prevede:

alcătuirea detaliilor documentelor;

cerințe pentru alcătuirea detaliilor documentelor;

cerințe pentru formulare și documente;

cerințe pentru fabricarea, contabilizarea, utilizarea și depozitarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, embleme ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

Toate standardele de stat în vigoare pe teritoriul țării noastre sunt reunite într-un singur Sistem de Standardizare de Stat - un sistem organizat ierarhic de clasificare și codificare a standardelor de stat în sine.

Seria 1 a Sistemului de standardizare de stat conține un set de standarde fundamentale care conțin prevederi privind procedura de elaborare a standardelor de stat, privind construirea, prezentarea și executarea standardelor, aprobarea, înregistrarea și adoptarea acestora, procedura de modificare a standardelor, anularea standardelor. , etc., de exemplu: la 1 aprilie 2000, modificarea nr. 1 la GOST R. 6.30-97, adoptată prin Decretul standardului de stat al Rusiei din 21 ianuarie 2000 nr. 9-st.

Procedura de aplicare și implementare a GOST R. 6.30-97 explică și precizează în recomandări metodologice Institutul rusesc de cercetare de documentare și arhivare. Recomandările metodologice sunt destinate implementării în organizații:

reguli uniforme pentru prelucrarea detaliilor documentelor și opțiunile de localizare a acestora pe baza modernului cadrul de reglementare privind suportul documentației;

noi tehnologii informaționale pentru pregătirea documentelor și transferul informațiilor documentare;

stilul de afaceri al documentelor, cerințele de bază pentru pregătirea și unificarea textelor documentelor;

reguli pentru producerea de documente folosind dispozitive de imprimare, inclusiv procesarea textului pe computer;

reguli pentru proiectarea formularelor de documente;

reguli de utilizare, contabilizare și păstrare a formularelor și a sigiliilor;

reguli de prelucrare a documentelor transmise prin canale de telecomunicații.

GOST 1.RO-92. Sistemul de standardizare de stat al Federației Ruse: prevederi de bază.

Un set independent de standarde este format din standarde pentru sisteme de documentare unificate și sistem unificat clasificarea și codificarea informațiilor tehnice și economice:

GOST 6.01.1-87. Sistem unificat de clasificare și codificare a informațiilor tehnice și economice;

GOST 6.10.3-83. Sisteme de documentare unificate. Înregistrarea informațiilor documentelor unificate într-un format comunicativ;

GOST 6.10.4-84. Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor de pe un suport de mașină și unei mașini create prin tehnologia computerizată. Dispoziții de bază;

GOST 6.10.5-87. Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru construirea cheii de aspect;

GOST 6.10.6-87. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior. Cheie de probă;

GOST 6.10.7-90. Sistem unificat de documentare a comerțului exterior. Verifica;

GOST 6,38-90. Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare;

GOST 16487-83. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții (GOST păstrează numărul care i-a fost atribuit atunci când a fost înregistrat primul standard terminologic în 1970).

Sisteme de documentare unificate

unificare - reducerea varietatii nejustificate a tipurilor de documente, aducându-le la uniformizarea formelor, structurii, structurilor limbajului, operatiilor de intocmire, prelucrare, contabilizare, pastrare a acestora. Unificarea este stabilirea celui mai uniform set de detalii, format de hârtie și fixarea detaliilor pe hârtie.

În scopul reducerii numărului de documente utilizate în activitățile instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, standardizării formei acestora, reducerii costurilor de muncă, timp și materiale pentru pregătirea și prelucrarea acestora, precum și realizarea compatibilității informaționale a bazelor de date automatizate în economia națională, se lucrează la unificarea documentelor și la crearea sistemelor unificate de documentare (UDS).

Un sistem de documentare unificat este un ansamblu de forme unificate de documente interconectate care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activitate economică, mijloace de întreținere a acestora, materiale normative și metodologice pentru dezvoltarea și aplicarea lor.

În centrul creării DDD se află metoda unificării - stabilirea uniformității în componența și formele documentelor de management create la rezolvarea aceluiași tip de funcții și sarcini de management.

Concomitent cu dezvoltarea DDD, sunt în curs de dezvoltare clasificatoare de informații tehnice, economice și sociale care asigură procesarea automată integrată a datelor conținute în sisteme de documentare unificate.

Următoarele sisteme de documentare unificate sunt în prezent în vigoare:

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă:

documentatie pentru crearea, reorganizarea, lichidarea intreprinderilor, organizații;

documentație privind privatizarea întreprinderilor și organizațiilor de stat și municipale;

documentația privind activitățile administrative ale organizației;

documentație privind reglementarea organizatorică și administrativă a activităților unei organizații, întreprinderi;

documentație privind reglementarea operațională și informațională a activităților unei întreprinderi, organizații;

documentatie de angajare;

documentatie pentru trecerea la alt loc de munca;

documentatie de concediere;

lăsați documentația;

documentație pentru proiectarea stimulentelor;

documentaţie privind înregistrarea sancţiunilor disciplinare.

USORD este de natură interdepartamentală, adică funcționează în orice aparat și instituție administrativă - de sus în jos, indiferent de apartenența la industrie.

RS este format din 3 subsisteme:

privind crearea și reorganizarea instituțiilor și întreprinderilor;

documentatia personalului;

control automat al executării documentelor.

USORD este reglementat în componență și este definit ca un set de reguli, reglementări și formulare interdependente care stabilesc cerințe pentru conținutul, construcția și execuția documentelor utilizate pentru rezolvarea problemelor de management, ținând cont de utilizarea calculatoarelor electronice.

Documentele de sistem sunt proiectate pe baza unui exemplu de cheie (GOST 6.38-90). Printre detaliile tradiționale, aceste documente trebuie să conțină o marcă privind transferul datelor documentului pe un suport de mașină și semnătura persoanei responsabile cu transferul de informații pe un suport de mașină. În acest caz, conținutul documentului ar trebui, de preferință, să fie executat sub forma unui tabel, chestionar, șablon. Fiecărei forme unificate a ORD (precum și altora) i se atribuie un cod conform OKUD. Toate detaliile prelucrate prin intermediul tehnologiei informatice trebuie să fie codificate corespunzător de către clasificatorul All-Union al informațiilor tehnice și economice.

Sistem unificat de documentație bancară:

documentatia de plata pentru plati fara numerar prin banci;

documentatia privind operatiunile de creditare ale bancilor;

documentație privind controlul asupra cheltuirii fondurilor pentru salarii și plăți a resurselor sociale și de muncă;

documentație privind operațiunile bancare aferente decontărilor internaționale;

documentația de ieșire a băncilor;

documentație privind operațiunile de depozitare ale băncilor;

documentatie de plata pentru plati fara numerar prin banci - forme de documente intrabancare;

documentatie privind emisiunea-numerar si operatiuni bugetare ale bancilor - forme intrabancare de documente;

documentatie privind controlul asupra cheltuirii fondurilor pentru salarii si plata beneficiilor sociale si de munca (pentru consum) - formulare intrabancare de documente;

documentatia de iesire a bancilor - formulare intrabancare de documente;

documentatie privind circulatia monetara - forme intrabancare ale documentelor;

documentație privind operațiunile de credit ale băncilor - forme de documente intrabancare;

documentatie contabila - formulare intrabancare de documente.

Sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare:

documentatie financiara;

raportarea documentației contabile a instituțiilor și organizațiilor bugetare.

Sistem unificat de raportare și documentare statistică:

documentație privind conturile naționale și statisticile echilibrului economic;

documentare privind statisticile potențialului științific și tehnic și progresul inovator;

documentație privind statistica muncii;

documentare privind statistica resurselor materiale;

documentatie statistica financiara;

documentare privind statisticile sociale;

documentație privind statistica industrială;

documentație privind statisticile agriculturii și achizițiile de produse agricole;

documentație privind statisticile construcțiilor de capital;

documentație privind statisticile relațiilor economice externe;

documentație privind statisticile pieței de consum și infrastructura acesteia;

documentație privind statisticile transporturilor și comunicațiilor;

documentație privind statisticile de observare și înregistrare a modificărilor prețurilor și tarifelor.

USOSD este definit ca un sistem de documente care înregistrează și furnizează organelor de stat și economice date statistice privind implementarea planurilor, eficiența producției, progresul științific și tehnologic, creșterea productivității muncii și dezvoltarea economică.

Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor:

raportarea documentatiei contabile;

registre contabile;

înregistrările contabile primare.

Sistem unificat de documentare a muncii:

documentatie privind starea pietei muncii;

documentație privind relațiile de muncă;

documentație privind pregătirea avansată a angajaților organelor de muncă;

documentatia de protectie a muncii;

documentație privind bugetele minime de consum;

documentație privind contestațiile la autoritățile de muncă.

Sistem de documentare unificat fond de pensie Federația Rusă:

documentație privind contabilitatea și distribuirea fondurilor;

documentație privind planificarea și activitatea economică;

documentatia privind activitatile de control si verificare.

Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

documentatii operationale si comerciale;

documentația de expediere;

documentația de decontare a comerțului exterior;

documentația eliberată la importul (exportul) mărfurilor;

documentatie de transport exterior;

transmiterea documentaţiei de comerţ exterior.

DDD este în curs de dezvoltare de către ministerele și departamentele relevante încredințate cu această activitate.

Pentru a menține DDD la zi, acestea sunt menținute, prevăzând introducerea de modificări și completări la matricea de control a formelor unificate de documente, după caz.

Scopul standardizării și unificării documentelor este de a raționaliza procesele de pregătire, execuție, căutare de documente, de a reduce fluxurile de documente și de a crea conditii optime pentru prelucrarea informațiilor despre mașini, creșterea nivelului de management al întreprinderii și al organizației. Standardizarea și unificarea documentelor de management fac posibilă obținerea uniformității în structura și prelucrarea informațiilor. Standardizarea și unificarea contribuie, de asemenea, la dezvoltarea unor metode progresive de lucru cu documentele.

Introducerea și introducerea sistemelor de documentare unificate și clasificatoare întregi Uniunii sunt reglementate de un standard interdepartamental special „Orientări generale pentru implementarea sistemelor de documentare unificate și clasificatoare integrale ale informațiilor tehnice și economice utilizate în sistemele de control automatizate” RD 50-61. - 82. Prezentul document stabilește, în special, la utilizarea formelor unificate de documente în condițiile gestiunii tradiționale, punerea codurilor în funcție de clasificatoare numai în cazurile în care informațiile documentare sunt supuse prelucrării ulterioare prin tehnologia informatică atunci când instituția interacționează cu corespondenți externi. În instituțiile care utilizează DDD și clasificatoare, sunt create sisteme de întreținere a clasificatoarelor și forme unificate de documente care sunt asociate cu sistemele industriale sau departamentale pentru menținerea DDD și clasificatoare. Instituțiile mențin DDD și clasificatoare în cantitatea de informații care este necesară acestei instituții pentru a îndeplini sarcinile de planificare, contabilitate și management logistic.

Alături de standardizarea și unificarea documentelor (în timpul creării lor), este utilizat pe scară largă și principiul șablonului, care permite atât să grăbească crearea documentelor de același tip, cât și să se evite erorile inutile.

Stenciling este o metodă de unificare a textelor documentelor, care constă în faptul că toate informațiile caracteristice documentelor sunt împărțite condiționat într-un șablon, sau constantă, și un individ, sau variabilă. Șablonul este deosebit de relevant în lucrul cu corespondența.

Stenciling vă permite să creșteți productivitatea artiștilor interpreți, ajută la îmbunătățirea culturii muncii de birou.

Clasificatori ruși ai informațiilor tehnice, economice și sociale

Mijloacele importante de susținere a informațiilor, în primul rând în activități precum economia, statistica, bancar, vama, activitatea economică externă etc., sunt clasificatoare ale informațiilor tehnice, economice și sociale necesare pentru asigurarea prelucrării integrate a datelor în sisteme informatice automatizate.

Clasificatorii informațiilor tehnice, economice și sociale sunt documente de reglementare. Clasificatorul conține un set sistematizat de nume de obiecte prezentate ca grupuri de clasificare și coduri alocate acestora.

Clasificarea și codificarea sunt supuse obiectelor sociale și economice și proprietăților acestora, informații despre care sunt utilizate în activitățile guvernamentale și administrației și sunt conținute în forme unificate de documente. Se stabilesc clasificarea formelor specifice ale documentelor de gestiune și codurile acestora Clasificatorul integral rusesc al documentației de management (OKUD).

În prezent, au fost dezvoltate și funcționează 37 de clasificatoare integral rusești și integrale ale Uniunii care continuă să funcționeze. Totalitatea clasificatoarelor de informații tehnice, economice și sociale, precum și documentele științifice, metodologice și de reglementare pentru elaborarea, întreținerea și implementarea acestora, precum și serviciile care efectuează lucrări de clasificare și codificare, constituie Sistemul Unificat de Clasificare și Codare. Informații tehnice, economice și sociale (ESKK TEI).

În funcție de domeniul de aplicare, clasificatoarele sunt împărțite în: clasificatoare integrale rusești, sectoriale și de întreprindere.

Toți clasificatorii din punct de vedere al conținutului sunt împărțiți în trei grupuri:

1. Clasificatori de informații despre documentele de management, sarcini rezolvate în sisteme de control automatizate, tipuri de activități, indicatori economici și sociali:

Clasificator de standarde integral rusesc (OKS);

Clasificator de produse integral rusesc (OKP);

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management (OKUD);

Clasificator de monede pentru toate rusele (OKV);

Clasificator rusesc al unităților de măsură (OKEI);

Nomenclatorul mărfurilor activității economice străine (TN VED) .- și altele.

2. Clasificatori de informații despre structurile organizaționale:

Clasificator de organe în întregime rus puterea statuluiși management (OKOGU);

Clasificatorul întreg rusesc al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO);

Clasificatorul întreg rusesc al regiunilor economice (OKER);

Clasificarea Unisională a Filialelor Economiei Naționale (OKONKh);

Clasificator All-Union al punctelor de încărcare și descărcare pe transportul feroviar, fluvial, maritim, aerian și rutier (OKPV) etc.

3. Clasificatori de informații despre populație și personal:

Clasificator integral rus de informații despre protectie sociala populație (OKISZN);

Clasificatorul întreg rus de specialități în educație (OKSO);

Clasificatorul integral rusesc al ocupațiilor lucrătorilor, funcțiilor angajaților și categoriilor de salarii (OKPDTR);

Clasificator integral rus de informații despre populație (OKIN) etc.

Structura și conținutul clasificatorului informațiilor tehnice, economice și sociale pe exemplul clasificatorului integral rusesc al documentației de management (OKUD) sunt următoarele.

OKUD conține informații despre sisteme de documentare unificate și forme de documente permise pentru utilizare în economia națională. Este conceput pentru a rezolva următoarele sarcini:

înregistrarea formularelor de documente;

eficientizarea fluxurilor de informații în economia națională;

reducerea numărului de formulare utilizate;

excluderea din circulație a documentelor nestandardizate;

asigurarea contabilităţii şi sistematizării formularelor unificate

documente bazate pe înregistrarea acestora;

controlul asupra compoziției documentelor și evitarea dublării

informatii utilizate in domeniul managementului;

organizarea raţională a controlului asupra utilizării formelor unificate de documente.

Obiectele de clasificare în OKUD sunt forme de documente unificate (intersectoriale, interdepartamentale) integrale rusești aprobate de ministerele (departamentele) Federației Ruse - dezvoltatorii de sisteme de documentare unificate (UDS).

OKUD conține numele și codurile formelor unificate de documente incluse în sistemele de documentare unificate aprobate, de exemplu:

De exemplu, dăm principalele documente USORD cu coduri pentru OKUD:

0273060 - scrisoare de demisie;

0221052 - Descrierea postului pentru categoriile de IRT și angajați ai aparatului de conducere a întreprinderii;

0284070 - nota explicativa;

0227103 - regulamentele interne de muncă ale aparatului de conducere a întreprinderii;

0222152 - personal Aparate de management al întreprinderii;

0211112 - ordin de înființare a unei întreprinderi;

0271020 - chestionar (personal);

0276030 - program de concediu;

0283110 - ordin de incurajare;

0273110 - ordin de concediere;

0229140 - card de inmatriculare si control.

Codul formei unificate a documentului în OKUD este format din șapte zecimale digitale și un număr de control (CC).

OKUD a adoptat o clasificare ierarhică cu trei etape.

Fiecare poziție a clasificatorului constă din două blocuri:

bloc de identificare;

bloc de nume ale obiectului de clasificare.

Forma unificată este identificată prin clasificare. Codul formei unificate a documentului în OKUD este construit după cum urmează:

Aici, primele două cifre sunt clasa formei, următoarele două cifre sunt subclasa formei, următoarele trei cifre sunt numărul de înregistrare, iar ultima cifră este cifra de verificare.

De exemplu, codul Declarației de decontare pentru contribuțiile de asigurări la Fondul de pensii - 09010046 este următorul:

09 - Sistemul unificat de documentare a Fondului de pensii;

01 - Documentatie privind contabilitatea si repartizarea fondurilor;

004 - Fisa de decontare a primelor de asigurare la Fondul de Pensii;

6 - Numărul de verificare.

Denumirea codului formei unificate a documentului reflectă următoarele caracteristici de clasificare:

primul și al doilea caracter (clasa de formulare) - apartenența formei unificate a documentului la sistemul de documentare unificat corespunzător;

al treilea și al patrulea caracter (o subclasă de formulare) - caracterul comun al conținutului multor forme de documente și direcția de utilizare a acestora;

al cincilea, al șaselea și al șaptelea caracter - număr de înregistrare un formular de document unificat în cadrul unei subclase;

al optulea caracter este numărul cecului.

Blocul de nume al obiectului de clasificare este o înregistrare a denumirii unei forme specifice unificate a documentului.

În plus, Sistemul Unificat de Raportare și Documentare Statistică (gradul 06), pe lângă denumirea de cod a formei unificate a documentului, numărul de verificare și denumirea formularului, conține și „indexul” și „periodicitatea” a depunerii din necesitatea asigurarii continuitatii denumirilor stabilite in organele de statistica de stat .

Codurile OKUD în conformitate cu GOST 6.38-90 „Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente” sunt aplicate în forme unificate de documente în câmpul superior al documentului din dreapta.

Un alt clasificator care are legătură directă cu documentele și are o anumită semnificație pentru angajații aparatului administrativ este Clasificatorul All-Union al Întreprinderilor și Organizațiilor (OKPO), întrucât fiecare document trebuie să conțină un cod specific conform acestui standard. Obiectele clasificatorului sunt doar întreprinderile și organizațiile care au drepturi de persoană juridică, ca principale surse de apariție și consum de informații, precum și membrii asociațiilor. Acest clasificator conține coduri ale ministerelor, departamentelor și ramurilor economiei naționale și denumirile acestora, ceea ce îi conferă calitatea unui standard universal. În plus, OKPO este interfațat direct cu sistemul unificat de documentare (UDS) prin desemnarea codului tuturor ORD-urilor create și transferate de una sau alta întreprindere sau organizație la toate nivelurile de management.

Clasificatorul OKPO are următoarea schemă de construcție:

OKPO este capabil să se potrivească cu detaliile de bază necesare pentru procesarea documentației de management, zona de proiectare în conformitate cu GOST 6.38-90.

Fiecare angajat al managementului trebuie să aibă informatie necesara privind structura și utilizarea acestor standarde.

În munca de zi cu zi, OKPO poate fi utilizat în următoarele situații:

lichidarea instituției;

pierderea drepturilor unei persoane juridice dintr-un motiv sau altul;

asociație de instituții;

redenumirea instituțiilor;

modificarea sediului teritorial și administrativ al instituției;

transferul unei instituții la alt minister, departament;

punerea în funcțiune a unei noi instituții;

formarea unei noi instituții ca urmare a degrupării.

Aceste două clasificatoare oferă interpreților informații despre completarea detaliilor și codurilor, a căror obligație este prevăzută de GOST 6.38-90.

Concluzie

Tema aleasă a cursului este în prezent foarte relevantă, deoarece la crearea documentelor este necesar să se respecte principiile standardizării și unificării.

Standardizarea vă permite să stabiliți și să aplicați anumite reguli în proiectarea documentelor.

Unificarea, la rândul ei, ajută la reducerea varietății de tipuri de documente, aducându-le la uniformitatea formelor, structurii, procesării, stocării.

Toate standardele de stat în vigoare pe teritoriul țării noastre sunt combinate în Sistemul de standardizare de stat. La nivel de stat se lucrează la unificarea documentelor și se creează sisteme de documentare unificate care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite tipuri de activitate economică.

Clasificatoarele sunt documente normative care conțin un set sistematizat de nume de obiecte prezentate ca grupuri de clasificare și coduri alocate acestora.

Bibliografie

A.V. Pshenko. Managementul documentației. - M., Forum - Imfra-M., 2002.

O.I. Zamytskova. Lucrări de birou pentru colegii. - Rostov n / D., Phoenix, 2001.

V.S. Mingalev, M.V. Larin. Sisteme speciale de documentare. - M., Economie, 1989.

M.T. Lihaciov, T.V. Kuznetsova. Documente și documente: un ghid de referință. - M., Economie, 1991.

M.V. Kirsanova, Yu.M. Aksnov. Curs de afaceri. - M., 1998.

O.P. Dorofeeva, E.K. Gubskaya, A.M. Viger. Afaceri de secretariat. - Rostov n / D., Phoenix, 2003.

E.V. Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. Burova. Arhivare. - M., prof. ed., 2002.

V.A. Kudriaev. Organizarea muncii cu documente. - M., Infra-M, 2002.

Evident: conform cercetărilor, ... formă etc.; cerințele lingvistice de unificare documente (2)Rezumat >> Industrie, producție

Niveluri și etape standardizare documente// În sâmbătă: " Unificareși standardizare documenteîn sistemele automatizate de control „... Niveluri şi etape standardizare documente// În sâmbătă: " Unificareși standardizare documente in sisteme automate...