Irodai munka szervezése az állami és önkormányzati szervekben. Irodai munka önkormányzati hatóságoknál és állami szervezeteknél

VÁLASZ: irodai munka- dokumentumok csoportosítása ügyekbe/csoportokba, amelyeket közös téma egyesít. A csoportosítás a dokumentumok jóváhagyott minősítésének megfelelően történik. A dokumentumok minősítését jóvá kell hagyni vezérigazgatóév elején. Minden változtatást/kiegészítést jóvá kell hagyni. A dokumentum nyilvántartásba vétele után annak eredeti vagy hiteles másolata a megfelelő fájlba kerül. Ha másolatot helyeznek a tokba (ha az eredetivel kell dolgozni), akkor rögzítésre kerül, hogy éppen kinél van az eredeti.

ÜGY- ez a cég tevékenységének egy-egy konkrét kérdéséhez kapcsolódó dokumentumgyűjtemény, amely a megfelelő címsorral egy külön mappába kerül.

Az ügyekben található iratok felkutatásának és operatív kezelési célú felhasználásának megkönnyítése érdekében ügycímjegyzéket állítanak össze, amely ún. ÜGYNÓMENKLATÚRA. Az ügyek nómenklatúráját a társaság által jóváhagyott irodai munkarend szerint állítják össze. Ennek eredményeként a dokumentumok, ahogyan elkészülnek, csak a nómenklatúra által előre meghatározott esetekbe tartoznak.

Az esetek nómenklatúrájának két típusa van: típusú nómenklatúraés az esetek sajátos nómenklatúrája.

Tipikus esetnómenklatúra felállítja az adott cégre jellemző esetek listáját, például egy kereskedelmi szervezet tipikus nómenklatúrájában szerepelnie kell a bizonylatáramlásnak megfelelő eseteknek (bejövő, kimenő), a számviteli dokumentációt kombináló eseteknek, személyzeti irodai munka stb.

Az esetek sajátos nómenklatúrája egy adott vállalkozás üzleti tevékenysége eredményeként felmerülő esetek listája, például lehet egy követő projekt vagy egy céges ügyfél ügye.

A legcélszerűbb az esetek nómenklatúráját a következő sorrendben elkészíteni:

- Esetlisták összeállítása szerkezeti felosztások, és a nómenklatúrában nemcsak az ügyek megnevezése van meghatározva, hanem az archívumban való tárolásuk feltételei is;
A vállalkozás szakosodott részlege összevont ügynómenklatúrát állít össze.

A társaságon belüli összevont ügynómenklatúra jóváhagyását követően ezt a dokumentumot a társaság valamennyi részlegéhez megküldik, és kötelezővé válik a végrehajtás során. A nómenklatúrán kívüli üzleti tevékenység nem megengedett.

Ügyek kialakulása- ez az ügyek nómenklatúrájának és az azon belüli iratrendszerezésnek megfelelő iratok konkrét ügyhöz való hozzárendelése. Az ügyek kialakítása központilag, az iratbejegyzés helyén (irodában vagy a titkárnál) történjen, és meg kell felelnie az alábbi követelményeknek:

1. Csak szabvány előírásainak megfelelően elkészített dokumentumok (eredeti vagy hiteles másolati példány)..
2. A dokumentumok NEM TARTALMAZNAK a fájlba:
- nem felel meg az ügy címének;
- hibásan végrehajtott (felülvizsgálatra visszaküldve);
- visszaküldhető;
- piszkozatok;
- nem hiteles másolatok.

A dokumentumok esetekbe vannak csoportosítva egy dokumentációs év. Az ügyön belüli dokumentumok meghatározott sorrendben vannak elrendezve. A dokumentumok elrendezésének alapelvei a következők:

kérdés (a dokumentumokban felvetett kérdésekről);

időrendi (dokumentumok keltezése szerint; az állandó és az ideiglenes megőrzési időszak dokumentumai különböző esetekben alakulnak);

számozás (homogén bizonylatok csoportosítása sorszámozással, pl.: számlák, bizonylatok stb.).

A tok nem tartalmazhat többet 250 lap. Ha több dokumentum van, akkor azok ben alakulnak ki az ügy több kötete, ahol a tok borítóján tüntesse fel a kötet számát.

Az elkészült dokumentumok tárolásra való előkészítése az irodai munkafolyamat utolsó szakasza. Megtörténik az irattári tárolásra vagy megsemmisítésre szánt dokumentumok kiválasztása évente az üzleti év végén. A kiválasztást egy speciális bizottság végzi. A dokumentumok tárolásra (tárolási időtartamok meghatározása) vagy megsemmisítésre történő kiválasztásakor a bizottságot a „Tipikus listája kezelési dokumentumok szervezetek tevékenységében alakult, a tárolási időszakok megjelölésével", a Szövetségi Levéltár vezetője 2000.10.06-án hagyta jóvá.

Az iratok irattári tárolásának időtartama az érvényesség lejártát követő év elejétől számítandó. Például, ha egy dokumentum érvényessége májusban járt le, akkor megőrzési idejét a következő év január 1-jétől számítjuk. A bizottság által megsemmisítésre kiválasztott iratokról törvény készül, amely felsorolja a megsemmisítésre kerülő iratok megnevezését, jelzőszámát és szövegrészét. Az okiratot a főigazgatónak alá kell írnia. A megsemmisítésre kiválasztott iratok gazdasági célú felhasználása tilos. Égetni is tilos. A dokumentumokat speciális gépeken aprítják, majd az alapanyagokat a papírhulladékba adják át.

2006. július 27-én kelt 149-FZ szövetségi törvény "Az információról, az információs technológiákról és az információvédelemről", a 2011. április 6-i 63-FZ "Az elektronikus aláírásról", 210-FZ, 2010. július 27. " Az állami és önkormányzati szolgáltatások ellátásának szervezéséről" Korm. rendelet Orosz Föderáció 2009.06.15. 477. sz. „A szövetségi szerveknél végzett irodai munka szabályainak jóváhagyásáról végrehajtó hatalom", 2010. szeptember 8-i 697. sz. "A hivatalok közötti elektronikus interakció egységes rendszeréről", az Orosz Föderáció kormányának 2011. február 12-i, 176-r számú rendelete "Az átmenetre vonatkozó cselekvési terv jóváhagyásáról" szövetségi szervek végrehajtó hatalom a papírmentes dokumentumkezeléshez a belső tevékenységek szervezésében.

Küldje el a jó munkát a tudásbázis egyszerű. Használja az alábbi űrlapot

Azok a hallgatók, végzős hallgatók, fiatal tudósok, akik tanulmányaikban és munkájuk során használják fel a tudásbázist, nagyon hálásak lesznek Önnek.

közzétett http://www.allbest.ru/

NEM ÁLLAMI OKTATÁSI INTÉZMÉNY

SZAKMAI FELSŐOKTATÁS

KUZBAS GAZDASÁG- ÉS JOGI INTÉZET

JOGI KAR

A HUMANITÁRIUS FEGYELMEK ELNÖKE

Teszt

Szakterület szerint: "A vezetői tevékenységek dokumentálása"

témában „A hivatali munka szervezése a hatóságoknál ill önkormányzat»

Készítette: a 303-as csoport tanulója

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Bevezetés

Következtetés

Bevezetés

Az irodai folyamatok automatizálásának és az elektronikus dokumentumkezelés megszervezésének szükségességét ma az Orosz Föderáció szinte minden régiójában elismerik az állami hatóságok és a helyi önkormányzatok. De az ilyen igény megértése mellett számos kérdés merül fel, amelyekre válaszok nélkül nem lehet továbblépni a projektek gyakorlati megvalósításához.

Hol érdemes elkezdeni a rendszer bevezetését? Hogyan lehet az egész projektet szakaszokra bontani úgy, hogy a megvalósítás hatása az első szakasz után nyilvánvaló legyen, és minden következő szakaszban növekedjen? Melyik a rendelkezésre álló technikai eszközökkel előbb frissíts, mi várhat? Milyen pénzügyi forrásokat kell biztosítani a költségvetésben, évekre lebontva, az adott régió realitásai alapján?

Valójában mindezek a kérdések a projekt megvalósításának több évre szóló illetékes tervének elkészítésére vonatkoznak, figyelembe véve a tervezett finanszírozást, termelési igényeket, technikai eszközöket és a műszaki park tervezett korszerűsítését.

A mérnökök, tervezők, gyártásvezetők munkája sok időt tölt a különböző dokumentációk tanulmányozásával, elemzésével, összeállításával. Különösen nagy nehézségek merülnek fel általában a fejlesztés során gyártási dokumentumok, aminek elsősorban a hiánya az oka speciális tudás a fordítóknál. Az improduktív időráfordítások kiküszöbölése a dokumentumok összeállításának és felhasználásának folyamataiban a formalizálás és a kreativitás ésszerű kombinációját követeli meg, ami a szerzők szerint egyrészt megköveteli, hogy a dokumentumok készítői a lehető legtöbbet megismerjék. általános törvények dokumentumok észlelése, másrészt - és ez a fő feladat - a megfogalmazás, rendszerezés Általános szabályok valamint az alapdokumentumok elkészítésének normái.

A teszt célja a tanulás elméleti alapok a hivatali munka szervezése az állami hatóságoknál és a helyi önkormányzatnál.

Az ellenőrzési munka céljának megfelelően a következő feladatokat tűztük ki:

Határozza meg a munkafolyamat fogalmát;

Fontolja meg az orosz hivatali munka modelljét a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál;

Az EDD-rendszerek azonosítása a különböző kormányzati szintek számára;

Fontolja meg a hatóságok közötti dokumentumcsere automatizálását.

1. Az iratforgalom, mint a hatóság tevékenységének alapja

A szövetségi végrehajtó testületben az irodai munkát az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkára vonatkozó szabályokkal összhangban végzik. Borodina V.V. Irodai munka a rendszerben kormány irányítása alatt áll. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. - 154C Jelen Szabályzat alapján a szövetségi végrehajtó szerv az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben utasítást ad ki az irodai munkáról. Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

A dokumentumokat nyomtatványokra (standard A4-es vagy A5-ös papírlapokra) vagy nyomtatványra készítik elektronikus dokumentumokatés rendelkeznie kell a részletek meghatározott összetételével, elhelyezkedésével és kialakításával. A nyomtatványmintákat a végrehajtó hatóság vezetője rendeletével hagyja jóvá.

Minden dokumentum bejövő, kimenő és belső részre van osztva. A beérkező iratok elsődleges feldolgozáson, nyilvántartásba vételen, előzetes mérlegelésen esnek át a hivatali szolgálatban, ellenérték fejében átkerülnek a vezetőséghez, majd eljutnak az előadókhoz. A végrehajtás után a dokumentumok fájlba kerülnek.

Minden szervezet saját dokumentumalapot alakít ki. A testület aktáinak nómenklatúráját az illetékes szövetségi állam levéltárának szakértői és ellenőrző bizottságával egyeztetik. Az állandó és ideiglenes (10 év feletti) tárolás esetei az archívumba kerülnek. A Határozat megállapítja az elektronikus dokumentumokkal való munkavégzés rendjét.

A "dokumentumfolyam" kifejezést jelenleg rendkívül széles körben használják, és szinte mindegyik leírásában megtalálható tájékoztatási rendszer. A munkafolyamat-automatizálást számos rendszer valósítja meg, és mindegyik azt állítja, hogy "a munkafolyamat-automatizálás integrált megközelítése". A rendszerek változatossága ugyanakkor a legszélesebb: a raktári könyvelési rendszerektől a technológiai folyamatokat irányító szoftverekig.

Ebben a cikkben a „dokumentumfolyam”, „irodai munka” stb. kizárólag a hatósági és a helyi önkormányzati munka megszervezésével összefüggésben tekinthető. Ennek megfelelően a fogalmak értelmezése kizárólag a kormányzati szervek munkájára vonatkozó nemzeti szabályozások felhasználásával történik.

A definíció (GOST R 51141-98) szerint a munkafolyamat "a dokumentumok mozgatása a szervezetben a létrehozásuk vagy átvételük pillanatától a végrehajtás vagy a feladás befejezéséig", vagyis a teljes életciklus. dokumentumkészlet a szervezetben, mielőtt azokat az archívumba kerül, vagy megsemmisítésre.

Az irodai munka, vagy a „dokumentumkezelés” ugyanazon forrás szerint „olyan tevékenységi ágat jelent, amely a hivatalos dokumentumokkal dokumentálást és munkaszervezést biztosít”. Vagyis az irodai munka a hivatalos dokumentumok munkafolyamatának karbantartására és ellenőrzésére szolgáló szervezeti mechanizmusok összessége. Azonban a " Modell utasítás Az irodai munkáról a szövetségi végrehajtó szerveknél" című, 2000. november 27-i keltezésű dokumentum szerint az irodai funkciók már nem korlátozódnak csupán a hivatalos iratok áramlásának szabályozására. Ez lehetővé teszi, hogy érveljünk amellett, hogy az irodai automatizálási rendszereknek nem csak a névre szóló (hivatalos) dokumentumok forgalmát kell ellenőrizniük, hanem dokumentumtervezeteket is.

2. A hivatali munka orosz modellje a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál

Oroszországban országos szinten egységes technológiát fejlesztettek ki az irányítási dokumentumokkal való munkavégzéshez, az úgynevezett állami dokumentum-támogatási rendszert (GS DOW). Az orosz irodai munkának nincs analógja más országokban sem a dokumentumokkal való munkavégzés technológiájának részletes kidolgozása, sem az elosztás mértéke tekintetében. És ha Nyugaton az irodai automatizálás fejlesztése ösztönzi a dokumentumkezelési technológiák fejlesztését, akkor Oroszországban általában az irodai munkafolyamat hagyományosan kialakított technológiájának automatizálásáról beszélünk.

Mik a jellemzői Orosz modell"Irodai munka? Három legszembetűnőbb előnye van: Spivak V.A. Menedzsment tevékenységek dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Peter, 2008. - 98C.

Az irat ellenőrzése, annak kézhezvételétől kezdve;

Vezérlési funkciók központosítása;

Az okmányforgalom egységes normái.

Ellentétben a dokumentumokkal való munka nyugati módszereivel, a Orosz gyakorlat A dokumentum a hatóság általi kézhezvételekor kerül ellenőrzés alá. A belső vagy kimenő dokumentumok közvetlenül a "születés" - vagyis a jóváhagyás - után az ellenőrzés területére kerülnek. Ugyanakkor nyomon követik a dokumentumok kapcsolatát - ha egy dokumentum egy másik dokumentumon hozott döntés végrehajtása következtében jelent meg. Mindez lehetővé teszi bármely állami hatósághoz, önkormányzathoz garanciával átvett irat útját követni - elvégre egyetlen nyilvántartott irat sem tűnhet el nyomtalanul.

A munkafolyamat feletti irányítás maximális központosítása azt jelenti, hogy a dokumentumot először jelenteni kell a vezetőségnek, és csak ezután, a szolgáltatási hierarchiának megfelelő állásfoglalások megszerzésével kerül le a közvetlen végrehajtókhoz.

Az "orosz modell" másik fontos jellemzője az egységes és részletes szabályok jelenléte a vezetői dokumentumokkal való munkavégzés során a szervezetekben, függetlenül azok tevékenységi területétől. Az irodai szolgálatok minden tevékenysége - expedíciók, irodák, ellenőrző csoportok - az anyakönyvi naplók, irattárak és bejelentőlapok kitöltésének szabályaiig szabályozott.

Ilyen részletes hatósági iratkezelési szabályozás fennállása mellett egyik vagy másik külföldi szoftver alapvetően új technológiájának adaptálása nélkül való bevezetése irreális. Ebben az esetben a hagyományos irodai munka automatizálásáról beszélhetünk modern információs technológiák segítségével.

A hagyományos papírmunka számos napló és/vagy papíralapú dokumentumokat kiszolgáló iratszekrény karbantartását foglalja magában. Ezen iratszekrények karbantartása pedig az irodaautomatizálás elsődleges célja. Ugyanakkor semmi sem akadályozza meg, hogy az automatizált rendszerbe beépítsék annak lehetőségét, hogy a kártyát összekapcsolják a dokumentum elektronikus képével (szöveg, sőt kép, hang és videó). Így megteremtődnek a technológiai feltételek az elektronikus dokumentumkezelésre való átálláshoz. Az elektronikus dokumentumkezelésre való átállás pedig megteremti a formáció előfeltételeit elektronikus archívumok hatékony referencia- és elemzési mechanizmusokkal számos dokumentumon, különféle bemutatási formákban.

Másrészt a számítógépes hálózat használata megteremti a feltételeket a különböző irodai funkciók ellátásának decentralizálásához, miközben fenntartja a központi irányítást a dokumentumáramlás felett. Lehetőség van például arra, hogy a részlegek, sőt az egyes alkalmazottak önállóan regisztrálhassák a dokumentumokat, ugyanakkor központilag ellenőrizzék azok áthaladását. Sőt, a területileg távoli hatóságokat összekötő hálózat megléte lehetővé teszi a dokumentumok áramlásának központosított irányítását, ami pusztán papírtechnológia keretein belül nem valósítható meg.

Az orosz munkafolyamat-modell nemcsak teljes mértékben kompatibilis a menedzsment folyamatok modern megközelítéseivel, hanem jelentősen felülmúlja a nyugati munkafolyamat-modelleket is. Hiszen az orosz modellben a dokumentumok elvesztése csak az irodai munkautasítások közvetlen megsértése miatt következhet be.

3. A munkafolyamat-automatizálás megközelítésének kiválasztása

A hatóságok és a helyi önkormányzatok munkafolyamatának automatizálásának szükségessége ma már mindenki számára nyilvánvaló.

A papíralapú naplót és irattárat használó irodai munka több okból is összeegyeztethetetlen a közalkalmazotti munkavégzés hatékonyságának javításával.

A dokumentumokról és azok végrehajtásának menetéről szóló információk a szervezet és strukturális részlegeinek irattári rendszere között oszlanak meg. Ezért a vállalaton belüli dokumentumokkal való munkavégzéssel kapcsolatos információk megszerzéséhez heterogén és decentralizált iratszekrényekből származó adatok keresése és feldolgozása szükséges.

A dokumentumok irattárai általában el vannak választva az előadóktól. Hiányos és nem működőképes információkat tartalmaznak a dokumentumok állapotáról.

A nagyszámú papírdokumentum sokszorosítása és mozgatása, a számos és sokszorosított folyóirat és irattár karbantartása nagy mennyiségű terméketlen munkaerőköltséghez vezet.

Az állami hatóságok és a helyi önkormányzatok munkafolyamatának kardinális, forradalmi megközelítése azonban nagyon veszélyes. Ez nemcsak a megvalósítás késéséhez vezethet, hanem komoly irányítási problémákhoz is.

A Microsoft a partnerekkel közösen kétfázisú szoftveres és módszertani megoldást kínál az állami hatóságok és önkormányzatok munkafolyamat-szervezése terén: Borodina V.V. Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V.V. Borodin. Kiadó: RAGS, 2008. -184 C.

Automatizált irodai munka papírmunkafolyamatokhoz;

Elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka.

Az ilyen szakaszos megközelítés lehetővé teszi a hatósági munka hatékonyságának fokozatos növelését, kiküszöbölve tevékenysége szétesésének lehetőségét. Az automatizált irodai munka a papíralapú munkafolyamatokhoz rövid távon a munkafolyamatok automatizálásának fő megközelítése a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál.

A hatóság által feldolgozott dokumentumoknak, így a számítástechnikával továbbított dokumentumoknak is két formája van - hagyományosan papír és elektronikus. Az ilyen szimbiózis annak a következménye, hogy a dokumentumok elkészítésének modern eszközei magukban foglalják az irattárolás elektronikus formáját, valamint a szabályozási keretet és a papírforgalmazás megállapított szabályait. Ezenkívül a papíralapú dokumentumok megtakarítása melletti legfontosabb érv a velük való munka páratlan kényelme. A szabályok és szokások sokkal lassabban változnak, mint a modern információs technológia lehetőségei.

A hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál láthatóan hosszú ideig a dokumentumok feldolgozásakor elektronikus formátumban a papíralapú másolatok elkészítését igénylő tranzakciók mentésre kerülnek. A vezetők általában inkább a dokumentumokkal dolgoznak papírforma. Ezen túlmenően, miközben a hivatalos iratok hatóságok közötti cseréje és az állami levéltárakba való átadása is papír formában történik.

Az elektronikus dokumentumkezelés és irodai munkavégzés (EDD) technológiai válasz a jelenlegi politikai és gazdasági helyzet modern követelményeire a hatékonyság érdekében orosz hatóságokállamhatalom és önkormányzat. Az EDD-t alátámasztják a nyugati kormányzati szerveknél szerzett tapasztalatok és a nagy, progresszív orosz kereskedelmi struktúrákban való működés példái is.

4. Elektronikus dokumentumkezelést szervező rendszerek

Mint fentebb említettük, az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges új technológiák összessége. Az alkalmazott technológiák lehetővé teszik a biztosító rendszerek "zökkenőmentes" interakciójának megszervezését különféle műveletek dokumentumfeldolgozás. Először is az ilyen technológiák közé tartozik: Spivak V.A. Vezetői tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Piter, 2008. -68 C.

Szövegfelismerő technológiák, amelyek a papíron bejövő dokumentumokat teljesen elektronikus prezentációs formává alakítják;

Kézzel írt aláírás elektronikus analógja;

Adatátviteli eszközök;

Az elektronikus információ tárolásának eszközei.

Ezek a technológiák lehetővé teszik, hogy a különböző funkciókat ellátó alrendszerek szervesen kiegészítsék egymást. Az ilyen interakció drámaian növelheti a köztisztviselők hatékonyságát a dokumentumokkal való munka során.

Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy a hatóságban egységes információs tér jöjjön létre, az összes dokumentumrendszert integrálva az információs csomópontba. Az integráció a dokumentumokkal végzett munka minőségének romlása nélkül, a hagyományok megőrzése mellett történik Orosz irodai munka. Az ilyen integráció alapja a megbízható dokumentumtárolás és munkafolyamat-rendszerek, amelyek együttműködnek vele. Az összes feldolgozott dokumentumot egyetlen tárban tároljuk, amely lehetővé teszi az információk optimális keresését és kiválasztását az anyagok elkészítésekor. Jelenleg a legtöbb hatóságnál és önkormányzatnál számos műveletet már számítástechnikával hajtanak végre. Az automatizált rendszer feladata a dokumentumok szövegeivel kapcsolatos hatékony kollektív munka megszervezése, és minden közalkalmazott számára gazdag információs tér biztosítása tevékenységük biztosításához.

5. Hivatalos dokumentumok munkafolyamata

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiák fejlesztése során a fő cél a papíralapú dokumentumkezelés és a napló-irodai munka szabályainak és technikáinak maximális folytonosságának elérése volt, amely lehetővé teszi a hagyományos technológiákról a modern technológiákra való fájdalommentes átállást.

Az iratkezelő rendszer a hatóság egyetlen dokumentumtárában tárolt dokumentumokat dolgozza fel. Ez lehetővé teszi a feldolgozott dokumentumok felvételét hivatalos dokumentumáramlás, a hatóság egyetlen információs terébe.

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiát a következők támogatják funkcionalitás rendszerek: M.I. Basakov. Irodai munka. Tanulmányi útmutató diákoknak oktatási intézmények középső szakképzés. [Szöveg] / Basakov M.I. Kiadó: Marketing, 2002. -95C.

Az e-mailben vagy az internetes portálon keresztül továbbított bejövő dokumentumok automatizált módban történő regisztrálása, beleértve az elektronikus digitális aláírással (EDS) és kriptovédéssel ellátott dokumentumokat is;

papíralapú dokumentumok beolvasása és felismerése beépített OCR technológia segítségével;

A regisztrációs kártyához (RC) a dokumentum elektronikus képének csatolása tetszőleges formátumú fájl (fájlok) formájában;

a dokumentum elektronikus képének csatolt fájljaihoz való hozzáférési jogok megkülönböztetése;

Minden tisztségviselőnek - az ügyintézési folyamat résztvevőjének - személyes virtuális irodájának biztosítása, amely biztosítja, hogy a tisztviselő csak a kompetenciájához kapcsolódó dokumentumokhoz férhessen hozzá;

A dokumentumtervezetek jóváhagyási (vising) folyamatának biztosítása;

Elektronikus dokumentumok teljes szövegű és attribúciós keresése, beleértve a távoli teljes szöveges keresést;

EDS által védett és hitelesített eszközökkel titkosított elektronikus kimenő dokumentumok hatóságának e-mailben vagy az internetes portálon való közzététele (bármilyen MAPI-t támogató e-mail használatával);

Ügyek kialakítása és lebonyolítása, i.e. a végrehajtott iratok ügyekbe csoportosítása az ügyek nómenklatúrájának megfelelően és az iratok ügyön belüli rendszerezése;

Elektronikus dokumentumok archiválása, hatósági ügyek.

A rendszerben az elszámolás fő egysége a bizonylat RC-je, melynek részleteinek teljessége lehetőséget ad a különböző információs szeletekre vonatkozó statisztikai és elemző jelentések generálására, a könnyű kereshetőségre.

Ugyanakkor az RK fő részletkészlete tetszőleges, dokumentumcsoportonként meghatározott további részletek halmazával bővíthető. A Kazah Köztársaság további adatai szerint a jelentéskészítés során a főbb adatokkal együtt lehetőség van az adatok keresésére és kiválasztására. Az elektronikus bejövő dokumentum kézhezvételekor annak nyilvántartása automatikusan megtörténik. A két EDD rendszer közötti csere eredményeként kapott dokumentumhoz az RK adatainak nagy része automatikusan generálódik. A dokumentum elektronikus képe az AC-hoz csatolva van. Ezzel egyidejűleg ellenőrzik az EDS-sel és kriptovédelemmel ellátott dokumentum azonosságát. Ha bejövő dokumentum papír formában érkezik, az OCR csomag a rendszerkörnyezetből lehívásra kerül, majd elektronikus képének kézhezvétele után a dokumentum RC-hez egyidejű csatolásával visszakerül az irodai menedzsment rendszerbe. A rendszer felhasználója, aki csatolta a dokumentumfájlt, az irathoz való hozzáférési jogosultságokat titkossági szintre, valamint a szerkesztés elleni védelmet (védelem felmondását) állítja be.

Ha viszonylag nagy mennyiségű, elektronikus formában történő végrehajtásra és tárolásra szánt papíralapú dokumentumot kell lefordítani, javasoljuk a „Stream regisztráció” opció használatát. Ebben az esetben a dokumentumra vonatkozó regisztrációs adatok Kazah Köztársaságban történő megadását követően az in-line regisztráció automatizált munkaállomásának (AWS) felhasználója rányomtatja a vonalkód első lapjára, amely megfelel az általa megadott belső rendszerszámnak. a rendszer a nyilvántartott dokumentumhoz. Ezt követően a különböző stream regisztráló munkaállomásokról véletlenszerű sorrendben érkeznek a dokumentumok a nagysebességű szkennerrel felszerelt szkenner munkaállomásra. A dokumentumok beszkennelt elektronikus képei bekerülnek az adatbázisba, és a vonalkód-kivonatolási technológiának köszönhetően a dokumentumok megfelelő regisztrációs kártyáihoz csatolják őket.

A regisztrációt követően az AC a csatolt dokumentummal a hálózaton keresztül megküldésre kerül az irat végrehajtásáról szóló döntésért felelős tisztségviselőnek, majd a határozat részletezésének megfelelően a dokumentum végrehajtóinak. Ugyanakkor minden vezető vagy végrehajtó bizonyos jogokkal rendelkezik, amelyek lehetővé teszik, hogy a hagyományos munkához a lehető legközelebb álló dokumentumokkal való munkaszervezést biztosítsák egy asztalnál, amelyen a dokumentumok csak az adott munkavállaló hatáskörébe tartoznak, és amelyek vagy a végrehajtás megkezdésére várnak (a Beérkezett mappában) mappákba rendezik, vagy a munkavállaló végrehajtásra elfogadják (a végrehajtásra mappában), vagy a végrehajtás határidejének megjelölésével átadják a beosztottaknak (a Be. vezérlőmappa).

Az elektronikus dokumentumokkal végzett munka során a kívánt dokumentumra kombinált teljes szöveges és attribútum keresést biztosítunk, beleértve a rendszer dokumentumadatbázisának webes elérését is.

Fájlok szövegekkel (képekkel) a kimenő és belső dokumentumokat szabványos technológiának megfelelően szintén az RK-hoz vannak rögzítve. A kimenő dokumentum a Kazah Köztársaság kellékeivel együtt EDS-szel védhető, titkosítható és továbbítható a címzettnek.

Így a kommunikációs vonalon beérkezett dokumentumok nyilvántartásának lehetőségével együtt a vállalati elektronikus dokumentumkezelés is biztosított. A kivitelezett iratokat ügyekké formálják és levéltári tárolóba helyezik át.

6. A hatóságok közötti iratcsere automatizálása

Jelenleg számos hatóságnál már használatban vannak a régi automatizált dokumentumkezelő rendszerek. Különböző szoftver- és hardverbázisokra épülnek. Ezek egy része a Microsoft partnerei által szállított (köztük az Electronic Office Systems cég fentebb ismertetett Delo rendszere) modern technológiák alapján valósul meg. Emellett jelentős számú korábbi generációs, MS DOS-ra és más platformokra épülő rendszer még mindig működik. A rendszerek egységesítése az összes állami szervben belátható időn belül mind politikai (a szövetségi és önkormányzati alanyok jogai), mind gyakorlati megfontolásokból lehetetlen. A bevezetés, és különösen az operációs rendszerek cseréje meglehetősen hosszú, nehéz és költséges folyamat.

Ebben a helyzetben a természetes megoldás egy olyan tárcaközi dokumentumcsere eszköz kifejlesztése, amely könnyen adaptálható a különböző formátumú bejövő/kimenő üzenetekhez, és lehetővé tenné a különböző rendszerek összekapcsolását.

Az elektronikus dokumentumok cseréjét megfelelően biztosítani kell. A dokumentumokat elektronikus aláírással kell ellátni, amely garantálja a szerzőséget és a dokumentum tartalmának megváltoztathatatlanságát, valamint egyedi esetek- titkosítással lezárva az illetéktelen hozzáférés elől.

Minden szervezetnek sok levelező szervezete van, amelyekkel dokumentumokat cserélnek, és mindegyik eltérő üzenetformátummal, sőt hálózattal is rendelkezhet. Nem célszerű az egyes szervezetek rendszereit a csere megszervezéséhez szükséges szolgáltatási információk folyamatos támogatásának funkciójával terhelni. Logikus, hogy a dokumentumcserét nem az „mindenkivel”, hanem a „csillag” elv alapján építjük fel – a dokumentumcsere központok (DPC-k) alapján.

Az adatközpontok a következő funkciókat tudják ellátni: . Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 127 p.

Bejövő-kimenő dokumentumok formátumának átalakítása és koordinálása;

Címadatbázisok támogatása és dokumentumszállítási útvonalak kiszámítása;

Dokumentumok garantált kézbesítése;

Dokumentumok kiegészítő archiválása;

Könyvtárak támogatása és szinkronizálása.

Az üzenetküldő központok a privát és nyilvános kulcsú infrastruktúrát, hitelesítési eljárásokat karbantartó CA-k szerepét is átvehetik a cserében részt vevő szervezetek számára.

Az adatközponttal való integráció érdekében a régi vállalati rendszerek szükség esetén speciális interfész modulokkal egészíthetők ki, amelyek előzetes formátumkonverziót és adatcserét biztosítanak az adatközponttal.

7. EDD rendszerek különböző szintű hatóságok számára

Megoldás önkormányzati és egyéb hatóságok számára kis mennyiségű munkafolyamattal. Ez a kategória besorolható önkormányzati struktúrák csekély dokumentumforgalmú menedzsment, amelyek nem rendelkeznek kellő technikai alappal egy teljes értékű EDD rendszer megvalósításához. Számukra egy egyfelhasználós megoldás ajánlható, felszerelve az elektronikus dokumentumok magasabb szervezettel történő biztonságos cseréjének eszközeivel - közvetlenül vagy az adatközponton keresztül. Az ilyen megoldás használója általában a szervezet irodai munkájáért felelős munkatárs. Ezzel párhuzamosan papíralapú dokumentumokkal is dolgozunk, de a rendszer folyamatosan nyilvántartja a bejövő/kimenő iratokat, nyilvántartást vezet az iratokra vonatkozó határozatokról, az ügybe írt és archivált dokumentumokról. Nagy létszámmal a papír eredetik mozgásáról is nyilvántartható. A magasabb szervezettől elektronikus formában beérkezett dokumentumokat a papíralapú eredetik megérkezése előtt azonnal nyilvántartásba veszik, kinyomtatják és megkezdik a kivitelezést. Az anyaszervezet automatikusan értesítést kap arról, hogy a dokumentumot regisztrálták. Ez a megoldás lehetővé teszi: . Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 154C.

Felgyorsítja a bejövő / kimenő dokumentumok cseréjét egy magasabb szervezettel;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen.

8. Megoldás a helyi hatóságönkormányzat

Ebbe a kategóriába feltételesen tartozhatnak az önkormányzati igazgatási struktúrák, amelyek átlagos dokumentumforgalma évi 3000-10 000 dokumentum, a hivatal vagy a titkárság szerkezetileg elkülönült egységként, és nemcsak a szervezetek dokumentumaival, hanem az állampolgárok leveleivel és fellebbezéseivel is foglalkozik. és vállalkozások. Az ilyen szervezetek általában elegendő személyi számítógép-flottával rendelkeznek, amelyek helyi hálózathoz csatlakoznak. Számukra egy többfelhasználós megoldás ajánlható 5-től 20-ig terjedő állásszámmal, felszerelve az elektronikus dokumentumok biztonságos cseréjével magasabb és alsóbb szervezetekkel (közvetlenül vagy adatközponton keresztül), tájékoztatási portállal való kommunikációval. valamint a polgárok és szervezetek kérelmeinek fogadása és távoli Internet hozzáférés lehetősége.az EDD rendszer adataihoz való hozzáférés. A rendszernek biztosítania kell a bejövő / kimenő iratok nyilvántartását, az iratokról szóló határozatok, az ügybe írt és archiválás alatt álló dokumentumok elszámolását. A papír eredetik mozgásáról is nyilvántartást kell vezetni.

Egy ilyen megoldás használója általában nemcsak az irodai személyzet, hanem a funkcionális részlegek számos munkatársa is. Mivel az ilyen szervezetek dolgozóinak többsége rendelkezik személyi számítógéppel, egy ilyen megoldás keretében a dokumentumok egy részével történő munkavégzés döntően vagy kizárólag elektronikus formában is megszervezhető. beérkező levelek papír dokumentumokat digitalizálhatók, és minden további munka velük már elektronikusan elvégezhető. Az iratok végrehajtásának folyamata (határozatok kiszabása és végrehajtása) elektronikus formában is megszervezhető.

Ha a szervezetnek van állandóan elérhető csatornája az interneten, akkor webes felületen keresztül megszervezhető az EDD rendszer távoli elérése, amely lehetővé teszi mind a távol lévő tisztviselők, mind a magasabb szintű szervezetek munkavégzésének ellenőrzését.

Ez a megoldás lehetővé teszi: Kuznetsov I.N. Dokumentációkezelés és irodai munka. [Szöveg] / I. N. Kuznyecov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.

Felgyorsítja a dokumentumok cseréjét magasabb és alacsonyabb szervezetekkel;

Csökkentse az irodai személyzet terheit a funkciók egy részének osztályokhoz való átadásával;

Növelje a dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés hatékonyságát;

Hatékony tárolási rendszer szervezése a kapcsolódó dokumentumok számára;

Csökkentse a szükséges dokumentumok keresésének idejét;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen;

Az alkalmazottak munkájának felgyorsítása és hatékonyabbá tétele a dokumentumok végrehajtásában;

Csökkentse a polgárok és szervezetek által benyújtott fellebbezésekkel kapcsolatos munka költségeit elektronikus formában(a portálon keresztül);

A végrehajtás ellenőrzése fontos dokumentumokat felsőbb szervezetektől.

A portál fejlesztése és támogatása, valamint távoli internetes hozzáférés megszervezése az EDD rendszeradatokhoz, a Microsoft internetes technológiáihoz (Internet Information Services, ASP technológia, Microsoft Index Server) és a Delo-Enterprise rendszer által közzétett API-hoz. dokumentumok használhatók fel.közvetlenül a bázisról.

munkafolyamat teljesítmény automatizálás

Következtetés

A hatóságok vagy önkormányzatok irodai munkáinak és munkafolyamatainak jellemzője, mint a vezetés dokumentált támogatási rendszere, a vezetési folyamatok 100%-os tükrözése dokumentált formában. Emiatt az irodai munka és az iratforgalom folyamatai önálló jelleget kapnak, saját irányítási rendszert igényelnek.

Jelenleg a közintézményekben a számítástechnikai eszközök és hálózatok bevezetésének folyamata aktívan zajlik, és sok esetben az eddig elért szint elegendő a dokumentumokkal való munkavégzés korszerű technológiáinak bevezetéséhez. Ehhez azonban a számítógépeken és a hálózatokon kívül egy sor modern szoftvermegoldás is szükséges.

Az Orosz Föderáció teljes mértékben tisztában van e terület fontosságával, ami tükröződik a szövetségi szabályozásban is célprogram Az „elektronikus Oroszország” általában és számos konkrét tevékenységében.

Az államapparátus adminisztratív tevékenységének végeredménye számos köztes láncszemtől függ, amelyek közül az egyik az üzlet-termelés, amely lehetővé teszi a döntéshozatal hatékonyságát és rugalmasságát. A Case-work koordinálja a munka minden szakaszát – a tervezéstől a megoldások gyakorlati megvalósításáig. Az irányítási folyamat a következő fő tipikus dokumentált műveleteket tartalmazza:

Dokumentációs információk gyűjtése és feldolgozása; döntés előkészítés;

döntéshozatal és dokumentálás; határozatok eljuttatása a végrehajtókhoz;

A határozat végrehajtása; végrehajtás ellenőrzése; teljesítményinformációk gyűjtése;

Információátvitel függőleges és vízszintes kapcsolatokon keresztül; információk tárolása és visszakeresése.

Az igazgatási apparátus feladatait főként a nemzetgazdaság és a közigazgatás minden ágazatában a tevékenységi sajátosságoktól függetlenül megalkotott univerzális és engedélyezett szervezeti és igazgatási dokumentumokon keresztül látja el. Ha figyelembe vesszük, hogy az adminisztratív apparátusban több mint 14 millió embert foglalkoztatnak, és az ország éves iratforgalma hozzávetőleg 60 milliárd ív, és folyamatosan növekszik, akkor nem kétséges, hogy a hatékony szabályozás ennek a folyamatnak van nagyon fontos. Az iratfolyamatok szabályozásának egyik eszközeként a dokumentarista állami szabványok, Uniós osztályozók és egységes dokumentációs rendszerek. Ezek és más szabványok elismerten stabilizálják az országban a dokumentumáramlást a teljes technológiai ciklus során, optimális technológiát teremtenek az egyes adminisztratív egységek dokumentumkezelésének kezelésére.

Felhasznált irodalom jegyzéke

1. M.I. Basakov. Irodai munka. Tankönyv középfokú szakképzési oktatási intézmények tanulói számára. [Szöveg] / Basakov M.I. Kiadó: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M.V. Kirsanov. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Felsőoktatás)

4. Kuznyecov I.N. Dokumentációkezelés és irodai munka. [Szöveg] / I.N. Kuznyecov. - M.: Jurait, 2008. - 576s.

5. Spivak V.A. Vezetői tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Piter, 2008. - 256s.

6. A gazdálkodás dokumentált támogatásának állami rendszere. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények. - M., 1991

Az Allbest.ru oldalon található

...

Hasonló dokumentumok

Az államhatalom és a helyi önkormányzati hatalom tanulmányozása a modern Oroszországban. Az egyes önkormányzati hatóságok általi végrehajtási módszerek államhatalmak. Az önkormányzatok és az állami hatóságok közötti kapcsolatok.

szakdolgozat, hozzáadva 2010.04.05

Elméleti szempontok az egészségügyi intézményben történő vezetés dokumentációs támogatásának megszervezése. Az irodai munka és a dokumentumkezelés közötti különbségek. Nyugati irodai automatizálási rendszerek Oroszországban. A kórház dokumentumforgalmának elemzése.

szakdolgozat, hozzáadva: 2013.01.06

A személyzeti menedzsment jellemzőinek tanulmányozása az Üzemanyag-, Energia- és Díjszabályozási Minisztérium Volgográdi Osztályán. A hatóságok személyzeti irányítására vonatkozó jogi keret javítása.

szakdolgozat, hozzáadva: 2014.08.04

A Kostroma régió Sushchevsky falusi településének közigazgatásának jellemzői. Jogi alapönkormányzati szervezetek. Az önkormányzatok kapcsolata a hatóságokkal. Adminisztrációs személyzet irányítása.

gyakorlati jelentés, hozzáadva: 2009.07.09

A helyi önkormányzat elemzése, a közigazgatási rendszerben elfoglalt helyének, szerepének meghatározása. A főbb problémák az önkormányzatok közötti interakció területén. A hatóságok interakciójának jellemzői Surgut önkormányzatában.

szakdolgozat, hozzáadva: 2011.08.22

Az irodai munka fogalma és jelentősége a vállalkozás tevékenységében, az automatizálás elvei, szerepe. A dokumentumkezelő szolgálat feladatai. Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek megvalósításának technológiái, használt szoftvereszközök.

szakdolgozat, hozzáadva 2015.10.01

Személyzeti tanácsadás: koncepció, lényeg és tartalom. Személyzeti tanácsadás fejlesztése Oroszországban. Az outsourcing, mint tanácsadási módszer. Az adminisztratív és irányítási folyamatok optimalizálása a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál az Orosz Föderációban.

szakdolgozat, hozzáadva 2013.06.26

Számítógépes technológiák alkalmazásának leírása a dokumentációkezelés folyamatainak javítására. Az Astrakhan Állami Konzervatórium irodai munkájának jellemzői. Dokumentumfolyamok elemzése, dokumentumokkal való munka szervezése.

szakdolgozat, hozzáadva: 2011.12.12

A hatóságok szervezeti felépítésének lényege, kialakításának elvei és megközelítései, a hatékonyság értékelésének jellemzői és kritériumai. Javaslatok az adott régió Végrehajtó Bizottsága szervezeti felépítésének javítására.

szakdolgozat, hozzáadva: 2015.08.04

Vezetői tevékenység dokumentálása. Az óvodai nevelési intézmények állami rendszere. Üzleti és kereskedelmi írás. A dokumentumokkal végzett munka megszervezése. A menedzsment dokumentációs támogatásának folyamatainak automatizálása. Az irodai munka számítógépesítésének története.

NEM ÁLLAMI OKTATÁSI INTÉZMÉNY

SZAKMAI FELSŐOKTATÁS

KUZBAS GAZDASÁG- ÉS JOGI INTÉZET

JOGI KAR

A HUMANITÁRIUS FEGYELMEK ELNÖKE

Teszt

Szakterület szerint: "A vezetői tevékenységek dokumentálása"

"A hivatali munka szervezése a hatóságoknál és az önkormányzatoknál" témában

Készítette: a 303-as csoport tanulója

Panshina E.Yu.

Ellenőrizve:

Kemerovo, 2010

Bevezetés………………………………………………………………………..….3

1. A hatóság tevékenységének alapja az iratfolyamat………………….5

2. A hivatali munka orosz modellje a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál………………………………………………………...7

3. A munkafolyamat-automatizálás megközelítésének megválasztása…………………………………………………………………………………………………………

4. Elektronikus dokumentumkezelést szervező rendszerek…………….…..12

5. Hivatalos dokumentumok munkafolyamata……………………………..…..14

6. A hatóságok közötti iratcsere automatizálása……………18

7. EDD rendszerek különböző szintű hatóságok számára……………………………20

8. Önkormányzati határozat…………………………………..21

Következtetés……………………………………………………………………………23

Felhasznált irodalom jegyzéke……………………………………………..25

Bevezetés.

Hol érdemes elkezdeni a rendszer bevezetését? Hogyan lehet az egész projektet szakaszokra bontani úgy, hogy a megvalósítás hatása az első szakasz után nyilvánvaló legyen, és minden következő szakaszban növekedjen? A rendelkezésre álló technikai eszközök közül melyiket érdemes elsősorban korszerűsíteni, és melyik várhat? Milyen pénzügyi forrásokat kell biztosítani a költségvetésben, évekre lebontva, az adott régió realitásai alapján?

mérnökök, tervezők, gyártásvezetők munkája

sok időt fordítanak a különféle tanulmányozására, elemzésére és összeállítására

dokumentáció. Különösen nagy nehézségek általában akkor merülnek fel, amikor

gyártási dokumentumok fejlesztése, ami elsősorban a fordítók speciális ismereteinek hiányára vezethető vissza. A dokumentumok összeállítási és felhasználási folyamataiban eltöltött inproduktív idő kiküszöbölése a formalizálás és a kreativitás ésszerű kombinációját követeli meg, ehhez pedig a szerzők szerint egyrészt,

a dokumentumok készítőinek megismertetése a dokumentumok felfogásának legáltalánosabb törvényeivel, másrészt, és ez a fő feladat - az alapdokumentumok elkészítésére vonatkozó általános szabályok és normák megfogalmazása és rendszerezése.

cél az ellenőrző munka a hatósági és önkormányzati hivatali munkaszervezés elméleti alapjainak tanulmányozása.

A műben szereplő ellenőrzés célja szerint a következők feladatok:

Határozza meg a munkafolyamat fogalmát;

Fontolja meg az orosz hivatali munka modelljét a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál;

Az EDD-rendszerek azonosítása a különböző kormányzati szintek számára;

Fontolja meg a hatóságok közötti dokumentumcsere automatizálását.

1. Az iratforgalom, mint a hatóság tevékenységének alapja.

A szövetségi végrehajtó testületben az irodai munkát az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-i 477. számú rendeletével jóváhagyott, a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munka szabályai szerint végzik. E szabályzat alapján a a szövetségi végrehajtó testület az archiválás területén a szövetségi végrehajtó szervvel egyetértésben üzleti kézikönyvet ad ki. Jelen Szabályzat nem vonatkozik az államtitkot tartalmazó iratokkal végzett munka megszervezésére.

A dokumentumok formanyomtatványokon (standard A4-es vagy A5-ös papírlapok) vagy elektronikus dokumentumok formájában készülnek, és meghatározott összetételű adatokkal, helyükkel és kivitelezésükkel kell rendelkezniük. A nyomtatványmintákat a végrehajtó hatóság vezetője rendeletével hagyja jóvá.

A "munkafolyamat" kifejezést jelenleg rendkívül széles körben használják, és szinte minden információs rendszer leírásában megtalálható. A munkafolyamat-automatizálást számos rendszer valósítja meg, és mindegyik azt állítja, hogy "a munkafolyamat-automatizálás integrált megközelítése". A rendszerek változatossága ugyanakkor a legszélesebb: a raktári könyvelési rendszerektől a technológiai folyamatokat irányító szoftverekig.

Az irodai munka, vagy a „dokumentumkezelés” ugyanazon forrás szerint „olyan tevékenységi ágat jelent, amely a hivatalos dokumentumokkal dokumentálást és munkaszervezést biztosít”. Vagyis az irodai munka a hivatalos dokumentumok munkafolyamatának karbantartására és ellenőrzésére szolgáló szervezeti mechanizmusok összessége. A 2000. november 27-én kelt „Szabványos utasítások a szövetségi végrehajtó szervekben végzett irodai munkához” című dokumentumban azonban az irodai munkavégzés már nem korlátozódik csupán a hivatalos dokumentumáramlás szabályozására. Ezzel kijelenthetjük, hogy az irodai automatizálási rendszereknek nem csak a névre szóló (hivatalos) iratok forgalmát kell ellenőrizniük, hanem a dokumentumtervezeteket is.

2. A hivatali munka orosz modellje a hatóságoknál és a helyi önkormányzatoknál.

Milyen jellemzői vannak az irodai munka "orosz modelljének"? Három legszembetűnőbb előnye van:

Az irat ellenőrzése, annak kézhezvételétől kezdve;

Vezérlési funkciók központosítása;

Az okmányforgalom egységes normái.

Ellentétben a dokumentumokkal való munka nyugati módszereivel, az orosz gyakorlatban a dokumentumot abban a pillanatban ellenőrzés alá vonják, amikor a hatóság megkapja. A belső vagy kimenő dokumentumok közvetlenül a "születés" - vagyis a jóváhagyás - után az ellenőrzés területére kerülnek. Ugyanakkor nyomon követik a dokumentumok kapcsolatát - ha egy dokumentum egy másik dokumentumon hozott döntés végrehajtása következtében jelent meg. Mindez lehetővé teszi bármely állami hatósághoz, önkormányzathoz garanciával átvett irat útját követni - elvégre egyetlen nyilvántartott irat sem tűnhet el nyomtalanul.

A hagyományos papírmunka számos napló és/vagy papíralapú dokumentumokat kiszolgáló iratszekrény karbantartását foglalja magában. Ezen iratszekrények karbantartása pedig az irodaautomatizálás elsődleges célja. Ugyanakkor semmi sem akadályozza meg, hogy az automatizált rendszerbe beépítsék annak lehetőségét, hogy a kártyát összekapcsolják a dokumentum elektronikus képével (szöveg, sőt kép, hang és videó). Így megteremtődnek a technológiai feltételek az elektronikus dokumentumkezelésre való átálláshoz. Az elektronikus dokumentumkezelésre való áttérés pedig megteremti az elektronikus archívumok kialakításának előfeltételeit, amelyek hatékony hivatkozási és elemzési mechanizmusokkal rendelkeznek a különféle dokumentumokon, különféle bemutatási formákban.

3. A munkafolyamat-automatizálás megközelítésének megválasztása.

A hatóságok és a helyi önkormányzatok munkafolyamatának automatizálásának szükségessége ma már mindenki számára nyilvánvaló.

A papíralapú naplót és irattárat használó irodai munka több okból is összeegyeztethetetlen a közalkalmazotti munkavégzés hatékonyságának javításával.

A dokumentumok irattárai általában el vannak választva az előadóktól. Hiányos és nem működőképes információkat tartalmaznak a dokumentumok állapotáról.

A nagyszámú papírdokumentum sokszorosítása és mozgatása, a számos és sokszorosított folyóirat és irattár karbantartása nagy mennyiségű terméketlen munkaerőköltséghez vezet.

A Microsoft a partnerekkel közösen kétfázisú szoftver- és módszertani megoldást kínál a dokumentumok áramlásának megszervezése terén a hatóságok és az önkormányzatok számára:

Automatizált irodai munka papírmunkafolyamatokhoz;

Elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka.

A hatóság által feldolgozott dokumentumoknak, így a számítástechnikával továbbított dokumentumoknak is két formája van - hagyományosan papír és elektronikus. Az ilyen szimbiózis annak a következménye, hogy az iratkészítés korszerű eszközei magukban foglalják az irattárolás elektronikus formáját, míg a szabályozási keret és a kialakult forgalmi szabályok papíralapúak. Ezenkívül a papíralapú dokumentumok megtakarítása melletti legfontosabb érv a velük való munka páratlan kényelme. A szabályok és szokások sokkal lassabban változnak, mint a modern információs technológia lehetőségei.

A hatóságoknál és az önkormányzatoknál láthatóan hosszú ideig az elektronikus formátumú dokumentumok feldolgozása során a papíralapú másolat elkészítését igénylő műveletek mentésre kerülnek. A vezetők általában inkább papíralapú dokumentumokkal dolgoznak. Ezen túlmenően, miközben a hivatalos iratok hatóságok közötti cseréje és az állami levéltárakba való átadása is papír formában történik.

Az elektronikus dokumentumkezelés és irodai munka (EDD) technológiai válasz azokra a modern követelményekre, amelyeket a jelenlegi politikai és gazdasági helyzet támaszt az orosz állami hatóságok és a helyi önkormányzatok hatékonyságával szemben. Az EDD-t alátámasztják a nyugati kormányzati szerveknél szerzett tapasztalatok és a nagy, progresszív orosz kereskedelmi struktúrákban való működés példái is.

4. Elektronikus dokumentumkezelést szervező rendszerek.

Mint fentebb említettük, az elektronikus dokumentumkezelés a dokumentumokkal való munkavégzéshez szükséges új technológiák összessége. Az alkalmazott technológiák lehetővé teszik a különböző dokumentumfeldolgozási műveleteket biztosító rendszerek „zökkenőmentes” interakciójának megszervezését. Először is ezek a technológiák magukban foglalják:

Szövegfelismerő technológiák, amelyek a papíron bejövő dokumentumokat teljesen elektronikus prezentációs formává alakítják;

Kézzel írt aláírás elektronikus analógja;

Adatátviteli eszközök;

Az elektronikus információ tárolásának eszközei.

Az elektronikus dokumentumkezelés lehetővé teszi, hogy a hatóságban egységes információs tér jöjjön létre, az összes dokumentumrendszert integrálva az információs csomópontba. Az integráció a dokumentumokkal végzett munka minőségének elvesztése nélkül, az orosz irodai munka hagyományainak megőrzése mellett történik. Ennek az integrációnak az alapja a megbízható dokumentumtároló és azzal kölcsönhatásba lépő dokumentumkezelő rendszerek. Az összes feldolgozott dokumentumot egyetlen tárban tároljuk, amely lehetővé teszi az információk optimális keresését és kiválasztását az anyagok elkészítésekor. Jelenleg a legtöbb hatóságnál és önkormányzatnál számos műveletet már számítástechnikával hajtanak végre. Az automatizált rendszer feladata a dokumentumok szövegeivel kapcsolatos hatékony kollektív munka megszervezése, és minden közalkalmazott számára gazdag információs tér biztosítása tevékenységük biztosításához.

5. Hivatalos dokumentumok munkafolyamata.

Az iratkezelő rendszer a hatóság egyetlen dokumentumtárában tárolt dokumentumokat dolgozza fel. Ez lehetővé teszi, hogy a hatósági iratkezeléssel feldolgozott dokumentumokat a hatóság egyetlen információs terébe foglalja.

Az elektronikus dokumentumkezelési technológiát a rendszer következő funkciói támogatják:

papíralapú dokumentumok beolvasása és felismerése beépített OCR technológia segítségével;

A regisztrációs kártyához (RC) a dokumentum elektronikus képének csatolása tetszőleges formátumú fájl (fájlok) formájában;

a dokumentum elektronikus képének csatolt fájljaihoz való hozzáférési jogok megkülönböztetése;

Minden tisztviselőnek - az ügyintézési folyamat résztvevőjének - saját személyes virtuális irodájának biztosítása, amely biztosítja, hogy a tisztségviselő csak a kompetenciájához kapcsolódó dokumentumokhoz férhessen hozzá;

A dokumentumtervezetek jóváhagyási (vising) folyamatának biztosítása;

Elektronikus dokumentumok teljes szövegű és attribúciós keresése, beleértve a távoli teljes szöveges keresést;

Ügyek kialakítása és lebonyolítása, i.e. a végrehajtott iratok ügyekbe csoportosítása az ügyek nómenklatúrájának megfelelően és az iratok ügyön belüli rendszerezése;

Elektronikus dokumentumok archiválása, hatósági ügyek.

Ugyanakkor az RK fő részletkészlete tetszőleges, dokumentumcsoportonként meghatározott további részletek halmazával bővíthető. A Kazah Köztársaság további adatai szerint a jelentéskészítés során a főbb adatokkal együtt lehetőség van az adatok keresésére és kiválasztására. Az elektronikus bejövő dokumentum kézhezvételekor annak nyilvántartása automatikusan megtörténik. A két EDD rendszer közötti csere eredményeként kapott dokumentumhoz az RK adatainak nagy része automatikusan generálódik. A dokumentum elektronikus képe az AC-hoz csatolva van. Ezzel egyidejűleg ellenőrzik az EDS-sel és kriptovédelemmel ellátott dokumentum azonosságát. Ha a beérkező dokumentum papíron érkezik, a rendszer felhívja az optikai szövegfelismerő csomagot, majd elektronikus képének kézhezvétele után az irat AC-hez egyidejű csatolásával visszakerül az irodai menedzsment rendszerbe. A rendszer felhasználója, aki csatolta a dokumentumfájlt, az irathoz való hozzáférési jogosultságokat titkossági szintre, valamint a szerkesztés elleni védelmet (védelem felmondását) állítja be.

A kimenő és belső dokumentumok szövegét (képét) tartalmazó fájlok szintén szabványos technológiával csatolódnak az AC-hoz. A kimenő dokumentum a Kazah Köztársaság kellékeivel együtt EDS-szel védhető, titkosítható és továbbítható a címzettnek.

6. A hatóságok közötti iratcsere automatizálása.

Jelenleg számos hatóságnál már használatban vannak a régi automatizált dokumentumkezelő rendszerek. Különböző szoftver- és hardverbázisokra épülnek. Ezek egy része a Microsoft partnerei által szállított (köztük az Electronic Office Systems cég fentebb ismertetett Delo rendszere) modern technológiák alapján valósul meg. Emellett jelentős számú korábbi generációs, MS DOS-ra és más platformokra épülő rendszer még mindig működik. A rendszerek egységesítése az összes állami szervben belátható időn belül mind politikai (a szövetségi és önkormányzati alanyok jogai), mind gyakorlati megfontolásokból lehetetlen. Az operációs rendszerek bevezetése és különösen cseréje meglehetősen hosszú, nehéz és költséges folyamat.

Az elektronikus dokumentumok cseréjét megfelelően biztosítani kell. A dokumentumokat elektronikus aláírással kell ellátni, amely garantálja a szerzőséget és a dokumentum tartalmának változatlanságát, és esetenként - titkosítással lezárva az illetéktelen hozzáférés elől.

Az adatközpontok a következő funkciókat tudják ellátni:

Bejövő-kimenő dokumentumok formátumának átalakítása és koordinálása;

Címadatbázisok támogatása és dokumentumszállítási útvonalak kiszámítása;

Dokumentumok garantált kézbesítése;

Dokumentumok kiegészítő archiválása;

Könyvtárak támogatása és szinkronizálása.

Az üzenetküldő központok a privát és nyilvános kulcsú infrastruktúrát, hitelesítési eljárásokat karbantartó CA-k szerepét is átvehetik a cserében részt vevő szervezetek számára.

7. EDD rendszerek különböző szintű hatóságok számára.

Megoldás önkormányzati és egyéb hatóságok számára kis mennyiségű iratforgalommal Ebbe a kategóriába feltételesen kerülhetnek olyan kis mennyiségű iratforgalmú önkormányzati irányítási struktúrák, amelyek nem rendelkeznek kellő műszaki alappal a teljes értékű EDD rendszer megvalósításához. Számukra egy egyfelhasználós megoldás ajánlható, felszerelve az elektronikus dokumentumok magasabb szervezettel történő biztonságos cseréjének eszközeivel - közvetlenül vagy az adatközponton keresztül. Az ilyen megoldás használója általában a szervezet irodai munkájáért felelős munkatárs. Ezzel párhuzamosan papíralapú dokumentumokkal is dolgozunk, de a rendszer folyamatosan nyilvántartja a bejövő/kimenő iratokat, nyilvántartást vezet az iratokra vonatkozó határozatokról, az ügybe írt és archivált dokumentumokról. Nagy létszámmal a papír eredetik mozgásáról is nyilvántartható. A magasabb szervezettől elektronikus formában beérkezett dokumentumokat a papíralapú eredetik megérkezése előtt azonnal nyilvántartásba veszik, kinyomtatják és megkezdik a kivitelezést. Az anyaszervezet automatikusan értesítést kap arról, hogy a dokumentumot regisztrálták. Ez a megoldás lehetővé teszi:

Felgyorsítja a bejövő / kimenő dokumentumok cseréjét egy magasabb szervezettel;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen.

8. Megoldás az önkormányzat számára.

Egy ilyen megoldás használója általában nemcsak az irodai személyzet, hanem a funkcionális részlegek számos munkatársa is. Mivel az ilyen szervezetek dolgozóinak többsége rendelkezik személyi számítógéppel, egy ilyen megoldás keretében a dokumentumok egy részével történő munkavégzés döntően vagy kizárólag elektronikus formában is megszervezhető. A beérkező papíralapú dokumentumok digitalizálhatók, és minden további munka velük már elektronikusan elvégezhető. Az iratok végrehajtásának folyamata (határozatok kiszabása és végrehajtása) elektronikus formában is megszervezhető.

Felgyorsítja a dokumentumok cseréjét magasabb és alacsonyabb szervezetekkel;

Csökkentse az irodai személyzet terheit a funkciók egy részének osztályokhoz való átadásával;

Növelje a dokumentumok végrehajtása feletti ellenőrzés hatékonyságát;

Hatékony tárolási rendszer szervezése a kapcsolódó dokumentumok számára;

Csökkentse a szükséges dokumentumok keresésének idejét;

Csökkentse az „elveszett” dokumentumok számát, amelyek holléte ismeretlen;

Az alkalmazottak munkájának felgyorsítása és hatékonyabbá tétele a dokumentumok végrehajtásában;

Csökkentse a polgároktól és szervezetektől elektronikusan (a portálon keresztül) benyújtott fellebbezésekkel kapcsolatos munka költségeit;

Biztosítsa a fontos dokumentumok felsőbb szervezetek általi végrehajtásának ellenőrzését.

Következtetés.

Az Orosz Föderáció teljes mértékben tudatában van ennek az iránynak a jelentőségének, amely tükröződik az „Elektronikus Oroszország” szövetségi célprogramban általában és számos konkrét tevékenységében.

Dokumentációs információk gyűjtése és feldolgozása; döntés előkészítés;

döntéshozatal és dokumentálás; határozatok eljuttatása a végrehajtókhoz;

A határozat végrehajtása; végrehajtás ellenőrzése; teljesítményinformációk gyűjtése;

Információátvitel függőleges és vízszintes kapcsolatokon keresztül; információk tárolása és visszakeresése.

Az igazgatási apparátus feladatait főként a nemzetgazdaság és a közigazgatás minden ágazatában a tevékenységi sajátosságoktól függetlenül megalkotott univerzális és engedélyezett szervezeti és igazgatási dokumentumokon keresztül látja el. Ha figyelembe vesszük, hogy az adminisztratív apparátusban több mint 14 millió embert foglalkoztatnak, és az ország éves iratforgalma megközelítőleg 60 milliárd ív és folyamatosan növekszik, akkor kétségtelen, hogy ennek a folyamatnak a hatékony szabályozása nagyon fontos. Az okmányállami szabványok, az uniós osztályozók és az egységes dokumentációs rendszerek a dokumentumáramlás szabályozásának egyik eszközeként működnek. Ezek és más szabványok elismerten stabilizálják a dokumentumáramlást az országban a teljes technológiai ciklus során, optimális technológiát teremtenek az egyes dokumentumok dokumentumkezelésének kezelésére.

menedzsment egység.

A felhasznált irodalom listája:

1. M. I. Basakov. Irodai munka. Tankönyv középfokú szakképzési oktatási intézmények tanulói számára. [Szöveg] / Basakov M.I. Kiadó: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. -Kiadó: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Felsőoktatás)

4. Kuznyecov I.N. Dokumentációkezelés és irodai munka. [Szöveg] / I. N. Kuznyecov. – M.: Yurayt, 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. Vezetői tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Piter, 2008. - 256s.

A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere. A dokumentumokra és a dokumentációt támogató szolgáltatásokra vonatkozó általános követelmények. - M., 1991

Borodina V.V. Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. -154 C

Spivak V. A. Menedzsment tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Piter, 2008. -98 C.

Borodina V.V. Irodai munka a közigazgatási rendszerben. [Szöveg] / V. V. Borodina. Kiadó: RAGS, 2008. -184С.

Spivak V. A. Menedzsment tevékenység dokumentálása. [Szöveg] / V.A. Spivak. - Kiadó: Piter, 2008. -68 C.

M. I. Basakov. Irodai munka. Tankönyv középfokú szakképzési oktatási intézmények tanulói számára. [Szöveg] / Basakov M.I. Kiadó: Marketing, 2002. -95C.

Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. -Kiadó: Infra-M:, 2004. - 127С.

Kirsanova M.V. Hivatali munka a hatóságoknál és az önkormányzatnál: tankönyv. pótlék [Szöveg] / M. V. Kirsanova. - Kiadó: Infra-M:, 2004. - 154C.

Kuznyecov I.N. Dokumentációkezelés és irodai munka. [Szöveg] / I. N. Kuznyecov. – M.: Yurayt, 2008. –84С.

Feltárulnak az elméleti álláspontok állami hivatali munka, körvonalazódik a dokumentum fogalma, fajtái, funkciói, tervezési szabályai, valamint a szervezeti és adminisztratív dokumentáció összeállításának sajátosságai az állami és önkormányzati önkormányzatoknál. Figyelembe veszik az irodai munka megszervezésének alapelveit és szabályait, a dokumentumkezelést a hagyományos és automatizált irodai rendszerben, a polgárok fellebbezéseivel való munkavégzés technológiáit, a dokumentumok archív tárolásra való előkészítését. Megfelel a szövetségi állami oktatási szabványok legújabb generációjának. Alapképzésben részt vevő hallgatók, felsőfokú képzési rendszer hallgatói, állami és önkormányzati intézmények, szervezetek vezetői, szakemberei számára.

Sorozat: Egyetemi (KnoRus)

* * *

a literes cégtől.

A hivatali munka szabályozása az állami szervekben

1.1. Alapfogalmak az irodai munka területén

Az Art. Az Orosz Föderáció Alkotmányának 10. cikke értelmében Oroszországban az államhatalom törvényhozó, végrehajtó és bírói hatalomra oszlik, az ellátott funkcióktól függően. A hatalmi ágak szétválasztásának elve nemcsak az államhatalom szövetségi szintű megszervezésére vonatkozik, hanem a Föderáció alanyai állami hatósági rendszerére is.

Az állami szervek az államhatalom egyik funkcióját látják el, törvényhozói, végrehajtói és bírói.

Szervek törvényhozás reprezentatívak és törvényhozó intézmények választások útján alakult meg. Fő feladatuk a jogalkotás, de emellett egyéb funkciókat is ellátnak, például a végrehajtó hatalom tevékenységét irányítják.

A végrehajtó hatóságok rendszerint kijelölt testületek. a fő feladat végrehajtó szervek a hatóságokat, hogy betartsák az Alkotmány rendelkezéseit, szövetségi törvények, egyéb normatív aktusok. A végrehajtó hatóságok a parancsegység és a kollegialitás kombinációja alapján működnek.

Az igazságszolgáltatás igazságot szolgáltat. A bíróságok tevékenysége a közrend erősítésére, a bűncselekmények és egyéb jogsértések megelőzésére irányul, feladata az Alkotmányban foglalt alapok bármilyen megsértése elleni védelem. alkotmányos rend, emberi és állampolgári jogok és szabadságjogok, egyéb demokratikus intézmények. A bíróságok függetlenek, és kizárólag a törvény hatálya alá tartoznak.

A helyi önkormányzatok kezelik az önkormányzati vagyont, alakítják, jóváhagyják és végrehajtják a helyi költségvetést, megállapítják a helyi adókat és illetékeket, védik. közrendés más kérdéseket is megoldani helyi jelentőségű.

A helyi önkormányzatok jogi személyek, és önállóan, saját nevükben járnak el. A fentiekből következik, hogy a települési önkormányzat a választott és más önkormányzatok tevékenysége az önkormányzati vagyonnal, a települési gazdaság tárgyaival, a helyi költségvetés kialakításában és végrehajtásában, amelynek célja a település lakosságának megélhetése. , egyéb helyi jelentőségű kérdések megoldása, ideértve a saját munkaszervezési, önkormányzati szolgálati kérdéseket is.

A helyi önkormányzat a településeken - városi és vidéki településeken - működik: egy faluban vagy több olyan községben, ahol közös terület(körzet), városok vagy nagyvárosok részei (városi területek, városrészek).

Meghatározás:önkormányzati szolgálat - az állampolgárok szakmai tevékenysége, amelyet folyamatosan végeznek az önkormányzati szolgálati beosztásokban, helyébe a megkötés munkaszerződés(szerződés).

Bármely állam fő funkciója ill önkormányzati intézmény- vezetői döntések meghozatala. Az állami és önkormányzati szervek minden vezetői döntését olyan információk alapján hozzák meg, amelyeknek megbízhatónak, időszerűnek és teljesnek kell lenniük.

Meghatározás: dokumentáció - információ rögzítése adathordozón a megállapított szabályok szerint.

Dokumentációnak nevezzük azt a folyamatot, amikor az információ bármilyen információhordozóra (papír, mágnes stb.) rögzítésre kerül a további felhasználás céljából. A gazdálkodási tevékenységek dokumentálása az összes állami és önkormányzati szerv által végzett hatalmas feladat.

Meghatározás: dokumentum - a hordozóra rögzített információ olyan adatokkal, amelyek lehetővé teszik annak azonosítását.

A dokumentumok elkészítésekor az információ tartalmától függően különféle dokumentálási módokat alkalmaznak: hangfelvétel (phono dokumentum), fénykép (fotódokumentum), kép és hang rögzítése (audiovizuális dokumentum) stb.

Meghatározás: dokumentációs eszközök - olyan szervezeti és számítástechnikai eszközök, amelyek az információk adathordozóra történő rögzítésére szolgálnak.

Jelenleg az elektronikus dokumentumokat széles körben használják a közigazgatásban.

Meghatározás: elektronikus dokumentum - olyan dokumentum, amelynek információi elektronikus formában kerülnek bemutatásra.

A hivatalos okirat kategóriájába tartozik az állami vagy önkormányzati szervek, intézmények, szervezetek által készített, kiállított vagy forgalomban lévő, meghatározott követelményeknek megfelelő okirat.

Meghatározás: jogi, ill Egyedi, az előírt módon elkészített és hitelesített okiratnak nevezzük.

A jelenlegi tevékenységek során használt hivatalos dokumentum kormányzati szervek, hívott szolgáltatási okmány.

Figyelem! Ha egy dokumentumot hivatali vagy társadalmi tevékenysége körén kívül álló személy készített, akkor az személyes eredetű dokumentumnak minősül.

A hivatalos és hivatalos dokumentumoknak rendelkezniük kell jogi ereje vagy jogi jelentőségű.

Meghatározás: az irat jogi jelentősége az okirat tulajdona, hogy üzleti tevékenységet vagy személyes eseményeket igazoljon.

Meghatározás: az okirat jogereje a közokirat tulajdona, hogy jogkövetkezményt okozzon.

jellemző tulajdonság hivatalos dokumentumok egy bizonyos forma megléte, közzétételük sorrendje, összeállítása, a szükséges adatok rendelkezésre állása.

Meghatározás: kellékek - a dokumentumterv eleme (például aláírás, pecsét, szöveg).

A dokumentumok sokféle típusa és változata, összetételük összetettsége, az iratok jogi erejének megadására vonatkozó speciális szabályok megléte és egyéb, a vezetési dokumentációval kapcsolatos súlyos problémák szükségessé teszik egy speciális tevékenységi ág elkülönítését, amely a dokumentumok dokumentálását és szervezését biztosítja. hivatalos dokumentumokkal dolgozni. Ezt a tevékenységi ágat irodai munkának nevezik.

Meghatározás: irodai munka - olyan tevékenység, amely dokumentációt, munkafolyamatot, operatív tárolást és dokumentumok felhasználását biztosítja.

Meghatározás: dokumentáció támogatás (menedzsment), DOW - olyan tevékenység, amely célirányosan biztosítja a dokumentumkezelés funkcióit.

Emlékezik!

Az üzleti életben a következő rövidítéseket használják:

USA - egységes rendszer;

USORD - a szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

GSDOU - a menedzsment dokumentális támogatásának állami rendszere;

OKUD - az irányítási dokumentáció teljes orosz osztályozója;

OKPO - a vállalkozások és szervezetek össz-oroszországi osztályozója;

GOST - állami szabvány.

A vezetői dokumentumok bizonyos vezetési funkciókat látnak el: tervezés, szervezés, ellenőrzés stb.

Az egy-egy vezetési funkcióhoz kapcsolódó bizonylatokat általában dokumentációs rendszernek nevezik, például szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszernek, számviteli dokumentációs rendszernek, külkereskedelmi dokumentációs rendszernek.

Meghatározás: a dokumentációs rendszer a származási jelek, a cél, a típus, a tevékenységi kör, a végrehajtásuk egységes követelményei szerint összefüggő dokumentumok összessége.

A vezetői funkciók minden szervezetben azonos típusúak, ezért az egyes funkciókhoz tartozó dokumentumoknak azonos típusúnak és formájúaknak kell lenniük.

Meghatározás: a dokumentumok összetételében és formáiban optimális egységessé tételét ún egyesítés dokumentumokat.

Egyesíteni nem csak külön dokumentumokat hanem általában a dokumentációs rendszert is.

Meghatározás: Az egységes dokumentációs rendszer egységes szabályok és követelmények szerint kialakított dokumentációs rendszer, amely egy adott tevékenységi területen az irányításhoz szükséges információkat tartalmazza.

A dokumentációs rendszer különféle típusú dokumentumokból áll. Az első alkalommal 1978-ban jóváhagyott All-Oroszország Vezetési Dokumentáció Osztályozója (OKUD) tartalmazza azokat a dokumentumok típusait és formáit, amelyek egységesítés tárgyát képezik az egységes dokumentációs rendszerek létrehozásának folyamatában.

Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója az szerves része egységes rendszer a műszaki, gazdasági és társadalmi információk osztályozása és kódolása, és a nemzetgazdasági felhasználásra engedélyezett egységes dokumentumrendszerekre terjed ki.

Az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozója a következő feladatok megoldására szolgál:

1) okmánynyomtatványok nyilvántartása;

2) az információáramlás ésszerűsítése a nemzetgazdaságban;

3) a felhasznált nyomtatványok számának csökkentése;

4) a nem szabványosított formájú dokumentumok forgalomból való kizárása;

5) az egységes formájú bizonylatok elszámolásának és rendszerezésének biztosítása azok nyilvántartása alapján;

6) az okmányok összetételének ellenőrzése és az irányítás területén használt információk megkettőzésének kiküszöbölése;

7) az egységes nyomtatványok használata feletti ellenőrzés ésszerű megszervezése.

Jelenleg az OKUD a következő dokumentációs rendszereket tartalmazza:

1) 0200000 A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere;

2) 0300000 Egységes elsődleges számviteli bizonylati rendszer;

3) 0400000 Az Oroszországi Bank egységes dokumentációs rendszere;

4) 0500000 A gazdálkodási közszféra számviteli, pénzügyi, számviteli és beszámolási dokumentációjának egységes rendszere;

5) 0600000 Egységes jelentési és statisztikai dokumentációs rendszer;

6) 0700000 Vállalkozások egységes számviteli és beszámolási számviteli dokumentációja;

7) 0800000 Egységes munkaügyi dokumentációs rendszer;

8) 0900000 Az Orosz Föderáció Nyugdíjalapjának egységes dokumentációs rendszere;

9) 1000000 Egységes külkereskedelmi dokumentációs rendszer;

Az OKUD osztályozás tárgyai - tárcaközi és ágazatközi egységes formák az Orosz Föderáció osztályai és minisztériumai által jóváhagyott dokumentumok. Az osztályozó kódmegjelöléseket és az egységes dokumentációs rendszerekben szereplő egységes formájú bizonylatok megnevezéseit tartalmazza.

Meghatározás: egységes dokumentumforma (UFD) - egy bizonyos típusú dokumentumforma, amely tartalmazza állandó rész szöveg.

V hibátlanul az irányítási dokumentáció össz-oroszországi osztályozójának kódjait egységes dokumentumformákban rögzítik. Az összoroszországi vezetési dokumentáció osztályozó használatával megoldódott az egységes formájú bizonylatok egyértelmű kijelölésének és ennek alapján azok elszámolásának és rendszerezésének feladatai, ami hozzájárult a teljes vezetői dokumentációs rendszer racionalizálásához, az ismétlődő nyomtatványok kiküszöböléséhez. a dokumentumok összetételének optimalizálása, valamint a felhasznált dokumentumok összetételének optimalizálása.

Az állami és önkormányzati kormányzatokban használt legmasszívabb dokumentációs rendszer az Egységes Szervezeti és Adminisztratív Dokumentációs Rendszer (USORD).

Az egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer a minden szervezeti és jogi formájú szervezet (a továbbiakban: szervezet) tevékenységében felhasználásra javasolt, egymással összefüggő egységes dokumentumformák racionálisan szervezett komplexuma.

Az USORD fejlesztésének célja egymással összefüggő dokumentumkészletek létrehozása, amelyek biztosítják a szervezetek szervezési és adminisztratív tevékenységét. Az USORD alkalmazása a szervezetek tevékenységében hozzájárul a vezetői feladatok gyors megoldásához, csökkenti a dokumentumokkal való munka munkaerő- és anyagköltségeit, javítja a szervezeti és adminisztratív dokumentáció minőségét és csökkenti a munkafolyamat mennyiségét.

Az USORD-ban szereplő egységes formanyomtatványok meghatározzák a szöveg hozzávetőleges szerkezetét, a vonatkozó szervezeti és adminisztratív dokumentumok részleteinek minimálisan szükséges összetételét, és nem példák ezek kialakítására, ha az Orosz Föderáció jogszabályai más kialakítást írnak elő.

A szervezeti és adminisztratív dokumentumok egységes nyomtatványainak albuma referencia tömbként használható a szervezetek egységes formájú dokumentumaiból álló albumok kialakításához és azok naprakészen tartásához új nyomtatványok időben történő felvételével, a törölt egységes nyomtatványok visszavonásával, területi változtatásokkal. a szervezeti és adminisztratív dokumentumok egységes formáinak alkalmazásáról stb.

Az USORD egyesített űrlapjai a következő alrendszerek szerint vannak rendszerezve:

✓ Dokumentáció a szervezet létrehozásához;

✓ a szervezet átszervezésének dokumentációja;

✓ a szervezet felszámolásának dokumentációja;

✓ az állami szervezetek privatizációjának dokumentációja;

✓ dokumentáció vezetői tevékenység szervezetek;

✓ a szervezet tevékenységének szervezeti és szabályozási szabályozására vonatkozó dokumentáció;

✓ a szervezet tevékenységének működési és információs szabályozásának dokumentációja;

✓ foglalkoztatási dokumentáció;

✓ dokumentáció a változások regisztrálásához munkaügyi kapcsolatok;

✓ a munkából való elbocsátásról szóló dokumentáció;

✓ a szabadság kiadásáról és a szabadságról való visszahívásról szóló dokumentáció;

✓ az ösztönzők nyilvántartására vonatkozó dokumentáció;

✓ tervdokumentáció fegyelmi intézkedések;

✓ Üzleti utak dokumentációja.

Az okirat egységes formájának kódmegjelölése a következő osztályozási jellemzőket tükrözi: az első és a második karakter (nyomtatványok osztálya) - az irat egységes formája a megfelelő egységes dokumentációs rendszerhez tartozik; a harmadik és negyedik karakter (az űrlapok alosztálya) - számos dokumentumforma tartalmának közössége és használatuk iránya; ötödik, hatodik és hetedik karakter - a dokumentum egységes formájának nyilvántartási száma az alosztályon belül; a nyolcadik karakter a csekk száma.

Az OKUD dokumentum egységes formájának kódmegjelölésének szerkezete:

Példa kódmegjelölésre az OKUD dokumentumának egységes formájához: 09010046 Nyugdíjpénztári biztosítási díjak elszámolási lapja

A dokumentumok egységesítése szabványosításuk egyik módszere.

A vezetői dokumentációra vonatkozó szabványok meghatározzák a dokumentum egyes elemeinek (rekvizit) összetételét, elhelyezkedését és tervezési szabályait.

Meghatározás: A szabványosítás olyan szabályok és jellemzők megállapítására irányuló tevékenység, amelyek önkéntes újrafelhasználása céljából a termékek előállítása és forgalmának rendezettségét, valamint a termékek, munkák vagy szolgáltatások versenyképességének növelését célozzák.

Az egységesítési és szabványosítási munka eredménye mindkét szabvány lehet bizonyos fajták dokumentumokat, egységes dokumentációs rendszereket (pl. GOST R 6.30-2003. Egységes dokumentációs rendszerek. Egységes szervezeti és adminisztratív dokumentációs rendszer. Papírozási követelmények).

A dokumentáció területén a szabványosítással kapcsolatos nemzetközi együttműködés az ISO – a Nemzetközi Szabványügyi Szervezet – keretein belül valósul meg. Az ISO szabványok meghatározzák:

✓ dokumentumok papírformátumai és méretük kifejezési módjai (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ a dokumentumok tárolására szolgáló mappák mérete (ISO 623:1974);

✓ sortávolság és betűköz (ISO 4882:1979);

✓ Elrendezési kulcs és szerkezeti rács a dokumentumok üres és nyomtatványainak létrehozásához (ISO 3535:1977);

✓ az okmánynyomtatványokra vonatkozó alapvető követelmények (ISO 8439:1990);

✓ az értékesítési bizonylatok elrendezésének elvei (ISO 6422:1985);

✓ az iratküldéshez szükséges borítékok formátumai, a postai küldemények címírásának sorrendje (ISO 11180:1993);

✓ szabályok a dátumok és időpontok dokumentumokban való feltüntetésére (ISO 8601:2000);

✓ kódok sorrendje az értékesítési bizonylatokban (ISO 8440:1986).

2001-ben megjelentek az első szabványok az új sorozat „Információ és dokumentáció. Dokumentumkezelés (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), amelyek az irodai munkarendszerekre vonatkozó követelményeket határozzák meg. 2007-ben a GOST ISO R 15489-1:2007 „Az információs, könyvtári és publikációs szabványrendszer. Dokumentum kezelés. Általános követelmények". Figyelembe kell venni, hogy egy nemzetközi szabvány vagy egy másik ország szabványának alkalmazását az Orosz Föderációban úgy hajtják végre, hogy annak tartalmát részben vagy egészben belefoglalják a hazai szabványosítási normatív dokumentumba. Ez a szabvány rendelkezéseket tartalmaz a szervezetek dokumentumaihoz kapcsolódó felelősségekre, politikákra, eljárásokra, rendszerekre és folyamatokra vonatkozóan, irányelveket tartalmaz a dokumentumok minőségirányítási és környezetirányítási folyamatok keretében történő kezeléséhez, összhangban a nemzetközi szabványok ISO 9001 és ISO 14001, az iratkezelési rendszerek tervezésére és megvalósítására vonatkozó irányelvek.

Meghatározás: dokumentum - tárgyi adathordozón rögzített, azonosítható információ, amelyet egy szervezet vagy magánszemély hozott létre, kapott és tárol bizonyítékként a jogi kötelezettségek vagy üzleti tevékenységek megerősítésekor.

Az állami és önkormányzati szervek iratforgalmának folyamatában keringő összes dokumentum különböző szempontok szerint minősíthető.

1. A dokumentumok dokumentálási módja szerint besorolhatók írott, szöveges, kézírásos, géppel írott, elektronikus, képi, fényképes, hangos, filmes dokumentumokra, gépi adathordozón lévő dokumentumokra.

írásos dokumentum- szöveges dokumentum, amelynek információit bármilyen típusú levél rögzíti.

Szöveges dokumentum - bármilyen írással vagy bármilyen hangrögzítő rendszerrel rögzített beszédinformációt tartalmazó dokumentum.

kézzel írt dokumentum- írásos dokumentum, amelynek elkészítése során a levél karaktereit kézzel alkalmazzák.

géppel írt dokumentum- írásos dokumentum, amelynek elkészítése során technikai eszközökkel alkalmazzák a levél karaktereit.

Elektronikus dokumentum– számítástechnika segítségével készült és olvasható.

képes dokumentum- egy tárgy képén keresztül kifejezett információt tartalmazó dokumentum.

Fotódokumentum- fényképészeti módszerrel készült figurális dokumentum.

Fonodokumentum- bármely hangrögzítő rendszerrel rögzített hanginformációt tartalmazó dokumentum.

Filmdokumentum- filmes úton készült képi vagy audiovizuális dokumentum.

Gépi dokumentum- információinak elektronikus számítógéppel történő feldolgozását biztosító adathordozóval és rögzítési módszerekkel létrehozott dokumentum.

2. Az irányítási objektumhoz kapcsolódóan a dokumentumok minősítése:

✓ bejövő (szervezetbe érkező);

✓ kimenő (a szervezettől küldött);

✓ belső (ebben a szervezetben jön létre, és nem lépi túl annak határait).

3. A dokumentumban felvetett kérdések száma szerint osztályozzák:

✓ egyszerű;

✓ komplex.

Egyszerű dokumentumok tartalmaz egy kérdést. Az összetett dokumentumok több témát is tartalmaznak, többre is vonatkozhatnak tisztviselők, strukturális részlegek, intézmények.

4. A hozzáférés korlátozásával a dokumentumok minősítése:

✓ titokra;

✓ hivatalos használatra;

✓ besorolatlan (egyszerű).

A védelem alá eső információkat tartalmazó dokumentumok minősítettek. A fontosságtól függően az ilyen információkat különösen fontos és szigorúan titkos (államtitok), titkos ( hivatalos titok).

A nem minősített információkat tartalmazó hatósági használatra szánt dokumentumokat a dolgozók használhatják ezt az intézményt. Az ilyen dokumentumokon „Csak hivatalos használatra” jelzés található.

5. A dokumentumokat a szöveg megjelenítésének módja szerint osztályozzák:

✓ egyéni;

✓ sablon;

✓ jellemző;

✓ példamutató;

✓ kérdőív és táblázat formájában egységesítve.

Egyedi dokumentumok tartalmilag sajátosak, egyszeri dokumentum jelleggel bírnak.

A sablondokumentumokban az információk szöveg formájában jelennek meg, szóközökkel, amelyek az adott helyzettől függően változó információkkal töltik fel őket. Példák sablonszövegekre: a személyzeti osztály igazolásainak nyomtatványai, utazási igazolások.

Tipikus dokumentumok azok, amelyek homogén folyamatokat és jelenségeket hivatottak bemutatni: tipikus technológiai folyamat, modellszabályok belső szabályzatok stb.

Példaértékű dokumentumokat használnak analógia útján dokumentumok elkészítésére és kivitelezésére (a szervezet ügyeinek hozzávetőleges nómenklatúrája).

A kérdőív az egységes szöveg megjelenítésének módja, amelyben a dokumentum bal oldalán állandó információk találhatók, a változó pedig a dokumentum jobb oldalán kerül be a dokumentumba annak összeállítása során.

A táblázat olyan dokumentum, amelyben az oszlopok fejlécében és a sorok fejlécében állandó információ, a megfelelő oszlopok és sorok metszéspontjában pedig a változó található. A táblázat formájában bemutatott szöveg nagy információs kapacitással rendelkezik, lehetővé teszi a hasonló adatok szigorú osztályozását és egyszerű összefoglalását. A létszámtáblázat, a szabadság ütemezése és egyéb dokumentumok táblázatos formában készülnek.

6. A tárolási feltételek szerint a dokumentumok fel vannak osztva:

✓ állandó megőrzési idővel rendelkező dokumentumokra;

✓ ideiglenes (10 év feletti) tárolási időszak;

✓ ideiglenes (legfeljebb 10 év) tárolási idő.

Azt is tudni kell, hogy a dokumentumok típusokra és fajtákra vannak osztva. Például az okmány típusa egy cselekmény, a fajta az iratok megsemmisítéséről szóló, a leírásról szóló aktus anyagi javak stb.

A vezetői bizonylatok típusai és fajtái a Jellemzők listája Dokumentumtípusok és -fajták mutatójában találhatók. levéltári dokumentumokállami szervek, önkormányzatok és szervezetek tevékenységében alakult, a tárolási időszakok megjelölésével.

1.2. A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere

Az irodai munkában az iratokkal végzett munka előkészítésére, lebonyolítására és megszervezésére vonatkozó bizonyos szabályokat kell alkalmazni. A hivatalos információk feldolgozásának bevált és bizonyított racionális formáinak és módszereinek általános norma szintre emelésének szükségessége hozzájárult az Orosz Föderációban az irányítási tevékenységek dokumentálására és a dokumentumokkal való munka megszervezésére szolgáló egységes rendszer létrehozásához.

1959 decemberében a Szovjetunió Minisztertanácsa külön határozatot fogadott el az adminisztratív apparátus tevékenységének javításáról, amely a munkatermelékenység növelését célzó egyéb intézkedések mellett előírja az irodai munka egységes állami rendszerének kialakítását. gépesítése alapján.

1973-ban kidolgozták az Egységes Állami Iratkezelési Rendszert (EGSD).

A rendszert jóváhagyták Állami Bizottság A Szovjetunió a tudományban és a technológiában ezért formálisan nem volt jogilag kötelező az alkalmazáshoz. Ennek ellenére számos szakasza a szervezeti és adminisztratív dokumentáció tervezésére vonatkozó, korábban közzétett állami szabványokon alapult. Így az USSD-ben foglalt irányítási tevékenységek dokumentálására vonatkozó követelmények normatívvá váltak.

Az USSD megalkotásának szakaszában kidolgozásra került az irodai munka során az iratok tárolásával, az ügyek kialakításával, az iratok értékének vizsgálatával, a dokumentumok archiválásra való előkészítésével kapcsolatos módszertan és egységesített hivatali műveletek.

Az 1980-as években elkészült az USSD második kiadása, amely az Egységes Állami Dokumentációs Menedzsment Rendszer (EGSDOU) nevet kapta. Megjelenésének oka a számítástechnika rohamos fejlődése és a dokumentumokkal való munkavégzésre való felhasználása volt, amely jelentős változásokat idézett elő a hagyományos dokumentumfeldolgozási technológiákban. Az USSDOU tehát egy olyan dokumentum, amely az USSD követelményeit fejleszti, kiegészíti és pontosítja azokkal a változásokkal kapcsolatban, amelyeken az irodai munka addigra átment.

1991-ben kidolgozták az Állami Dokumentáció Kezelő Rendszert (GSDM), amely jelenleg is működik.

Létrejön a menedzsment okmányos támogatásának állami rendszere egységes követelményeket az iratokkal (beleértve a számítástechnikával készülteket is) a kormányzati szerveknél, bíróságokon, ügyészségeken, választottbíróságoknál, vállalkozásoknál, intézményeknél és állami szervezeteknél végzett munka megszervezésére, és tanácsadó jellegű.

A GSDO fő céljai a következők:

✓ A vezetői apparátus munkájának fejlesztése;

✓ a munkafolyamat egyszerűsítése és a dokumentumok minőségének javítása;

✓ a dokumentumok számának csökkentése;

✓ információ-visszakereső rendszerek kiépítése;

✓ feltételek megteremtése az információgyűjtés, -tárolás és -feldolgozás korszerű technológiáinak használatához.

A GSDOU rendelkezései alapján az irodai munkavégzésre vonatkozó utasítások, módszerek, ajánlások készülnek az irodai munka különféle vonatkozásairól.

A menedzsment dokumentációs támogatásának állami rendszere több részből áll.

A „Vezetői tevékenységek dokumentálása” pont határozza meg a vezetői dokumentumok összetételét, a dokumentumok egységesítésének, egységesítésének főbb irányait és eljárási rendjét, a gazdálkodási bizonylatok részleteinek feldolgozását, beleértve a géppel olvasható dokumentumokat is, valamint Általános követelmények dokumentumok elkészítéséhez. Ez a rész a dokumentumok összeállítására és feldolgozására vonatkozó szabályok új követelményeinek megjelenése miatt mára elavult.

A GSDOU más részei, annak ellenére, hogy felülvizsgálatot igényelnek, kétségtelenül érdekesek egy adott szervezetben az irodai munka beállításakor.

A „Dokumentumokkal végzett munka szervezése” fejezet meghatározza az intézmény dokumentumáramlásának megszervezésének, az intézmény dokumentumai információkereső rendszerének kiépítésének, a dokumentumok teljesítésének nyomon követésének és a dokumentumok átadásra történő előkészítésének elveit és eljárási rendjét. tanszéki archívum tárolásra.

Emellett külön alfejezetben kiemeljük a vállalati dokumentumok szerinti információkereső rendszer (IPS) létrehozására és használatára vonatkozó ajánlásokat. Ez a rész az IPS létrehozásának szabályait tárgyalja mind a hagyományos, mind az automatizált rendszerek körülményei között. Az IPS összetételét meghatározták. Tartalmazza a dokumentumok nyilvántartását, indexelését, operatív tárolását, információ-visszakereső tömböket (kézi irattárak, tömbök gépi adathordozón). Ez azt jelenti, hogy a bizonylatok elszámolásának, rendszerezésének és tárolásának követelményei egyetlen információs rendszer használatán alapulnak, amelynek információs tömbjeinek kompatibilisnek kell lenniük. Az ilyen kompatibilitás eléréséhez a vállalkozásnál kifejlesztett osztályozókat (például ügyek nómenklatúrája, levelező osztályozója, szerkezeti felosztások (tevékenységi területek) osztályozója, dokumentumtípusok osztályozója) használják.

A GSDOU harmadik része az irodai munka gépesítésének és automatizálásának kérdéseit, a dokumentumokkal való munkavégzés jellemzőit a megvalósítás során automatizált rendszerek menedzsment.

A negyedik részben az irodai munkaszolgáltatás fogalmát adjuk meg, áttekintjük főbb feladatait, funkcióit, jogait. A GSDOU számos tipikus irodai szolgáltatás létrehozását biztosítja, a szervezet vagy a vállalkozás kategóriájától függően: ügykezelés; hivatal; Közös osztály; főtitkár

A GSDOU mellékletei tartalmaznak egy Hozzávetőleges rendelkezést a menedzsment dokumentációs támogatási szolgáltatásról (DOW szolgáltatás). Szervezeti struktúráinak tipikus változatait ajánlja a szervezet típusától függően, valamint megfogalmazza céljait, céljait és funkcióit.

A GSDOU mellékletei a következőket is tartalmazzák:

1) a jóváhagyandó dokumentumok hozzávetőleges listája;

2) azoknak a dokumentumoknak hozzávetőleges listája, amelyeken a hivatalos pecsét;

3) a regisztrációs és ellenőrzési űrlapok (RKF) adatainak kitöltésének szabályai;

4) az esetek nómenklatúrájának formái;

5) a dokumentumok végrehajtására vonatkozó jellemző határidők listája;

6) az állandó és ideiglenes (10 éven túli) tárolási időszakok aktájának borítójának formája.

1993-ban a GSDOU rendelkezéseit továbbfejlesztették az Orosz Föderáció minisztériumaiban és osztályaiban végzett irodai munkára vonatkozó szabványos utasításokban (2005), majd a szövetségi végrehajtó hatóságoknál végzett irodai munka szabályaiban (2009).

1.3. Jogalkotási és szabályozási és módszertani aktusok a hivatali munka területén

Minden szervezet tevékenysége a jogalkotási aktusok szabályai alapján épül fel, amelyek dokumentált információkkal való munkát foglalnak magukban.

Jogi keretrendszer irodai munka - ezek olyan törvények, szabályozási és módszertani dokumentumok, amelyek elősegítik a dokumentumok feldolgozásának, tárolásának és az állami szerv munkájában való felhasználásának technológiáját.

Az Orosz Föderáció kormánya, a szövetségi végrehajtó hatóságok felelősek a végrehajtó hatóságoknál a dokumentáció támogatásának megszervezéséért, a vonatkozó szabályozási jogi aktusok kidolgozásáért.

Emlékezik! Az oroszországi archiválás területén az általános módszertani útmutatást a Szövetségi Levéltári Ügynökség (Rosarchiv) végzi, amely az Orosz Föderáció elnökének van alárendelve. Ezen a területen a vezető tudományos szervezet az Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézet (VNIIDAD).

Az irodai munka normatív és módszertani alapja több dokumentumcsoportra osztható. Az első szövetségi előírások nem közvetlen cselekvés, amely valamilyen mértékben befolyásolja az irányítási tevékenységek dokumentálásának és a dokumentumokkal való munka megszervezésének megszervezését és technológiáját. Közülük lehet nevezni Polgári törvénykönyv, kódja közigazgatási szabálysértések, Munka Törvénykönyve(TC RF).

A papírmunka szempontjából nagyon fontos az információs, információs technológiákról és információvédelemről szóló szövetségi törvény szakasza, amely megállapítja az információk dokumentálására vonatkozó jogi rendszert. A törvény szerint az információk dokumentálása az előfeltétel információforrásokba foglalva. A törvény megállapítja az adatok dokumentálásának rendjét, és megnevezi az eljárás biztosítására kötelezett állami hatóságokat. A törvény szerint ez a feladat az irodai munka megszervezéséért, a dokumentumok szabványosításáért és az Orosz Föderáció biztonságáért felelős állami hatóságokra hárul.

Az Orosz Föderáció Büntetőtörvénykönyvének 327. cikke „Hamisítás, hamisított okmányok előállítása vagy értékesítése, állami kitüntetések, bélyegzők, pecsétek, nyomtatványok” büntetésről rendelkezik az ilyen jellegű tevékenységért. Felhívjuk figyelmét, hogy ennek a hamisítványnak célnak kell lennie - jogok biztosítása vagy felelősség alóli mentesítés.

Egy másik jelentős cikk a dokumentumokkal foglalkozó szakemberek számára az Art. Az Orosz Föderáció Büntető Törvénykönyvének 292. cikke. Ez a cikk a hatósági hamisításról szól, melynek fogalma: „a tisztségviselő, valamint a helyi önkormányzat tisztviselőjének nem minősülő közalkalmazottja vagy alkalmazottja tudatosan valótlan adatot közokiratba juttatni, valamint olyan helyesbítések bevezetése ezekbe a dokumentumokba, amelyek elferdítik azok tényleges tartalmát, ha ezeket a cselekményeket önző vagy más személyes érdekből követik el.

Az Orosz Föderáció adótörvénykönyvének 24. cikke előírja, hogy az adóügynökök kötelesek biztosítani az adók kiszámításához, visszatartásához és átutalásához szükséges dokumentumok biztonságát négy évig, és az Art. 2. része szerint. Az Orosz Föderáció közigazgatási szabálysértési törvénykönyvének 13.25. pontja szerint a korlátolt felelősségű társaság nem teljesíti a korlátolt felelősségű társaságokról szóló jogszabályokban és az ennek megfelelően elfogadott rendeletekben előírt dokumentumok tárolási kötelezettségét, és amelyek tárolása kötelező , valamint megsértése kialakult rendés az ilyen okmányok tárolási feltételeit előírják közigazgatási bírság tisztviselők számára 2,5-5 ezer rubel; a jogalanyok- 200 ezer és 300 ezer rubel között.

A normatív aktusok második csoportját a hivatali munkáról szóló, tárcaközi jellegű hivatali jogi aktusok alkotják. Ide tartoznak: A menedzsment dokumentális támogatásának állami rendszere (M., 1991); Az irodai munka szabályai a szövetségi végrehajtó szervekben (2009); a dokumentációra vonatkozó állami szabványok, például a GOST 6.30-2003 „Egységes dokumentációs rendszer. A szervezeti és adminisztratív dokumentáció egységes rendszere. Dokumentációs követelmények"); a műszaki, gazdasági és társadalmi információk összoroszországi osztályozói, valamint az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium, az Oroszországi Állami Statisztikai Bizottság, a Szövetségi Levéltár stb. számos előírása.

A normatív aktusok harmadik csoportja az Orosz Föderációt alkotó jogalanyok adminisztrációinak irodai munkájára vonatkozó különféle szabványos és példaértékű utasítások, valamint az egyes szervezeteknek szóló utasítások, például a városi közigazgatásban végzett irodai munkára vonatkozó utasítások.

Szmolenszk (Szmolenszk város közigazgatásának 2013. február 15-i, 82-r / adm számú rendeletével jóváhagyva).

Állami szabályozás az irodai munkát a Szövetségi Levéltári Ügynökség látja el, amely ágazatközi szervezési és módszertani útmutatást és ellenőrzést ad a szövetségi kormányzati szervek hivatali munkájában a dokumentumok szervezése felett, koordinálja a hivatali munka állami rendszerének és az egységes dokumentációs rendszerek fejlesztését.

Az Orosz Föderáció Szabványügyi, Mérésügyi és Tanúsítási Bizottsága (Gosstandart) végzi a szabványosítás állami irányítását az Orosz Föderációban, beleértve a dokumentumok és dokumentációs rendszerek egységesítését és szabványosítását, a fejlesztést, a végrehajtást és a karbantartást. összorosz osztályozók műszaki, gazdasági és társadalmi információk.

Az Orosz Föderáció kormánya, a szövetségi végrehajtó hatóságok felelősek a végrehajtó hatóságoknál a dokumentáció támogatásának megszervezéséért, a megfelelő szabályozási jogi aktusok kidolgozásáért.

Az állami és önkormányzati szervekben a hivatali munka szabályozására különféle törvényeket alkalmaznak:

✓ 2004. július 27-i 79-FZ szövetségi törvény (a 2014. december 31-i módosítással) „Az államról közszolgálat Orosz Föderáció";

✓ 2007. március 2-án kelt 25-FZ szövetségi törvény (a 2015. március 30-i módosítással) „Az Orosz Föderáció önkormányzati szolgálatáról”;

✓ Az állami és önkormányzati szolgáltatások nyújtásának megszervezéséről szóló, 2010. július 27-i 210-FZ szövetségi törvény;

✓ 59-FZ 2006.05.02-i szövetségi törvény „Az Orosz Föderáció állampolgárai által benyújtott fellebbezések elbírálásának eljárásáról”;

✓ „Az Orosz Föderáció közszolgálati rendszeréről” szóló, 2003. május 27-i 58-FZ szövetségi törvény;

✓ 2007. október 2-i 229-FZ szövetségi törvény (a 2011. december 6-i módosítással) „A végrehajtási eljárásokról”;

✓ Az 1994. december 29-i 77-FZ szövetségi törvény „A dokumentumok kötelező másolatáról”.

A normatív jellegű szabályzatokat az Orosz Föderáció kormányának határozatai formájában adják ki, és kötelező érvényűek. Olyan működési és egyéb aktuális kérdésekben jár el, amelyeknek nincs normatív jelleg, amelyeket az Orosz Föderáció kormányának rendeletei formájában adnak ki. Előírások a szövetségi végrehajtó hatóságokat a szövetségi törvények, az Orosz Föderáció elnökének utasításai és utasításai, az Orosz Föderáció kormányának határozatai és rendeletei alapján, valamint a szövetségi végrehajtó hatóságok kezdeményezésére adják ki. kompetencia.

A normatív jogi aktusok állami nyilvántartását az Orosz Föderáció Igazságügyi Minisztériuma végzi, amely a szövetségi végrehajtó szervek normatív jogi aktusainak állami nyilvántartását vezeti. A szövetségi végrehajtó hatóságok végrehajtásra küldhetnek szabályozási jogi aktusokat állami regisztráció, csak regisztrációjuk és hivatalos közzétételük után.

Tekintsük a szövetségi végrehajtó hatóságok néhány olyan aktusát, amelyek részben vagy teljesen érintik a dokumentumkezelés kérdéseit, és érintik az irodai munka megszervezését, az irodai munkaszolgálat alkalmazottai munkájának szabályozását a végrehajtó hatóságoknál.

Az Orosz Föderáció kormányának 2009. június 15-én kelt 477. számú rendelete „A szövetségi végrehajtó szervek papírmunkájára vonatkozó szabályok jóváhagyásáról”, a módosításokkal. Az Orosz Föderáció Kormányának 2016. április 26-i rendeletei N 356. A kormányrendelet által jóváhagyott szabályok tartalmazzák az irányítási dokumentumok részleteinek összetételét, de nem tükrözik az irodatechnikai kérdéseket. A dokumentumot a szövetségi végrehajtó hatóságok iratkezelési szolgálatai, a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkáival kapcsolatos szabályozási dokumentumok kidolgozásában részt vevő menedzsment dokumentációs támogatásával foglalkozó szakemberek számára szánják.

A Szövetségi Levéltár 2009. december 23-i 76. számú végzése "A szövetségi végrehajtó szervekben az irodai munkára vonatkozó utasítások kidolgozására vonatkozó iránymutatások jóváhagyásáról". A módszertani ajánlások a szövetségi végrehajtó hatóságok irodai munkaszolgálataira, az irodai munka területén a szabályozási dokumentumok kidolgozásában részt vevő menedzsment dokumentációs támogatásával foglalkozó szakemberekre vonatkoznak.

Az Orosz Föderáció kormányának 1995. december 27-i 1268. számú rendelete (a 2006. december 14-i módosítással) „Az Orosz Állami Jelképet tartalmazó pecsétek és levélpapírok gyártásának, használatának, tárolásának és megsemmisítésének egyszerűsítéséről Föderáció." A rendelet megállapítja az iratokon történő pecsétek és bélyegzők használatának rendjét, azok nyomtatványait, méretét és adatait.

Az Orosz Föderáció kormányának 1997. augusztus 13-i 1009. számú, „A szövetségi végrehajtó hatóságok normatív jogi aktusai elkészítésére és állami nyilvántartására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról” szóló rendelete rögzítette a szövetségi végrehajtó hatóságok szabályozási jogi aktusainak összetételét, elkészítésének és közzétételének rendje.

Az Orosz Föderáció kormányának 2005. április 15-i 222. számú (2012. január 31-én módosított) rendelete „A távirati kommunikációs szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról” meghatározza a különféle típusú táviratok kiadásának eljárását.

Az Orosz Föderáció kormányának 2005. április 15-i 221. számú, „A postai szolgáltatások nyújtására vonatkozó szabályok jóváhagyásáról” szóló rendelete megállapítja különösen a postai küldemények címzésének szabályait.

Minősítési útmutató vezetők, szakemberek és egyéb alkalmazottak beosztásai (az Oroszországi Munkaügyi Minisztérium 1998. augusztus 21-i 37. sz. rendeletével jóváhagyva). A könyvtár az normatív dokumentum. A minősítési jellemzők alapján munkaköri leírások meghatározott dolgozókra vonatkozóan, valamint nyilvántartások készülnek ben munkakönyvek a munkavállaló munkaköri megnevezéséről.

Oroszország Munkaügyi Minisztériumának 2002. március 26-i 23. számú rendelete „A szövetségi végrehajtó testületek irányítási struktúráinak dokumentált alátámasztására vonatkozó munka időszabványainak jóváhagyásáról”.

Az Orosz Föderáció kormányának 1995.09.04-i 870. számú rendelete „Az államtitkot képező információk különböző fokú titkosságra való minősítésére vonatkozó szabályok jóváhagyásáról”. A szabályokat az Orosz Föderáció 1993. július 21-i 5485-1 számú, „Az államtitkokról” szóló törvényével összhangban dolgozták ki, és kötelezőek az állami hatóságokra nézve, amelyek vezetői jogosultak az információkat államtitokká minősíteni, amikor kidolgoznak egy adatot. a minősítendő adatok részletes jegyzéke, valamint az egyéb állami hatóságok, önkormányzatok, vállalkozások, intézmények és szervezetek a tulajdonukban lévő adatok jegyzékébe történő felvételre vonatkozó javaslatok elkészítésekor.

Az RSFSR kormányának 1991.12.05-i 35. számú rendelete „Az üzleti titoknak nem minősülő információk listájáról” (2002.10.03-i módosítással). A jelen határozat nem vonatkozik a vonatkozó információkra nemzetközi szerződések Nak nek kereskedelmi titok, valamint a vállalkozás tevékenységére vonatkozó információkat, amelyek a hatályos jogszabályokállamtitkot képeznek.

Az Orosz Föderáció Nyugdíjpénztára Igazgatóságának 1996. augusztus 30-i 123. számú rendelete "A bizalmas információkat képező információk listájának jóváhagyásáról". Például a Lista szerint a bizalmas információk közé tartoznak a biztosítási díj befizetőinek adatbázisaiban szereplő információk.

Az archiválás megszervezését szabályozó dokumentumok a következők.

Az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2015. március 31-i 526. számú rendelete „A dokumentumok tárolásának, beszerzésének, elszámolásának és felhasználásának megszervezésére vonatkozó szabályok jóváhagyásáról Levéltári Alap Orosz Föderáció és egyéb levéltári dokumentumok a hatóságoknál, önkormányzatoknál és szervezeteknél” (a továbbiakban: Szabályok). A szabályzat normatív és módszertani dokumentum. A szabályok az aktuálisan alapulnak jogi keretrendszer az információ, a dokumentációkezelés és az archiválás területén szintetizálja a hazai levéltári szakma tapasztalatait, figyelembe veszi a technikai eszközök és információs technológiák alkalmazásában elért modern vívmányokat a dokumentumokkal való munka során. Ezek a szabályok az állami szervezetek archívumaira vonatkoznak, és minden nem állami szervezetre kötelezőek az Orosz Föderáció Levéltári Alapjának állami tulajdonnak minősített dokumentumainak biztonságának, leírásának, elszámolásának és felhasználásának biztosítása érdekében.

A szabályok nem vonatkoznak azokra a dokumentumokra, amelyekkel a munkát az Orosz Föderáció 1993. július 21-i 5485-1 sz. „Az államtitkokról” szóló törvénye és az Orosz Föderáció elnökének 1995. november 30-i rendelete szabályozza. 1203. számú „Az államtitoknak minősülő adatok jegyzékének jóváhagyásáról”. Az állami levéltárak beszerzési forrásainak összetételében nem szereplő állami szervezetek, valamint a nem állami szervezetek levéltáruk megszervezése és munkájának biztosítása során a jelen Szabályzatot követhetik. A Szabályzat melléklete tartalmazza az irattár működését biztosító egységes iratformákat: ügynómenklatúra, leltár, belső leltár, iratok megsemmisítésre történő kiosztásáról szóló törvény, ügy hitelesítő lapja, ügyborító stb.

Hozzávetőleges pozíció az archívumban közintézmény, szervezetek, vállalkozások (jóváhagyta az Állami Levéltár 1992. augusztus 18-i 176. sz. végzésével) szolgál alapul az állami és nem állami vállalkozások archívumáról szóló Szabályzat kidolgozásához.

Hozzávetőleges szabályozás állandó szakértői bizottság intézmények, szervezetek, vállalkozások (a Szövetségi Levéltár 1995. január 19-i 2. számú végzésével jóváhagyva) meghatározza a szakértői bizottság jogi rendelkezéseit és funkcióit, a munkavégzés rendjét és a CECiEPK-val való kapcsolatokat.

Az Orosz Föderáció Minisztériuma (Ügynökség) Központi Szakértői Bizottságáról szóló (a Szövetségi Levéltár 1998. március 17-i, 19. sz. végzésével jóváhagyott) hozzávetőleges szabályzat tartalmazza a Központi Szakértői Bizottság hozzávetőleges jogait és funkcióit, valamint a kinevezési eljárást. , összetétele, hatálya, mintaként használható a Szakértői Bizottság szervezetekről szóló szabályzat megalkotásához.

A dokumentumok tárolásának feltételeit az Orosz Föderáció Kulturális Minisztériumának 2010. augusztus 25-én kelt, 558. számú, „Az állami tevékenysége során keletkezett szabványos vezetői archív dokumentumok jegyzékének jóváhagyásáról szóló rendelete” határozza meg. szervek, önkormányzatok és szervezetek, a tárolási időszakok megjelölésével."

A dokumentumok tárolási feltételeinek meghatározásához használhatja a tipikus levéltári dokumentumok listáját, amelyet tudományos és műszaki, ill. termelési tevékenységek szervezetek, feltüntetve a tárolási időszakokat, az oroszországi kulturális minisztérium 2007. július 31-i 1182. számú rendeletével jóváhagyva (a 2011. április 28-i módosítással).

Az informatika fejlődésével kapcsolatban számos olyan dokumentum került elfogadásra, amely az irodai munka és az archiválás automatizálását érinti. Így 2013-ban az Összoroszországi Dokumentációs és Archiválási Kutatóintézet (VNIIDAD) ajánlásokat dolgozott ki az elektronikus archív dokumentumok beszerzésére, elszámolására és tárolásának megszervezésére a szervezetek archívumában, valamint ajánlásokat a dokumentumok beszerzésére, elszámolására és tárolásának megszervezésére. elektronikus levéltári dokumentumok az állami és önkormányzati levéltárakban . Ezek a dokumentumok felhasználhatók az elektronikus dokumentumok szervezeti archiválásának megszervezésében.

Az Orosz Föderáció elnöke 2008. február 7-én Pr-212 sz.

Ez a Stratégia egy dokumentum, amely meghatározza a célt, az elveket és a főbb irányokat közpolitikai az információs és távközlési technológiák, a tudomány, az oktatás és a kultúra felhasználása és fejlesztése terén az ország előremozdítása az információs társadalom felé vezető úton.

Az Orosz Föderációban az Információs Társadalom Fejlesztési Stratégia végrehajtásának egyik fő iránya a közigazgatás és a helyi önkormányzat hatékonyságának növelése, a civil társadalom és az üzleti élet és a hatóságok közötti interakció, a minőségi és a közszolgáltatások nyújtásának hatékonysága, ideértve a létrehozását is e-közigazgatás. Az e-kormányzat kialakítása az Orosz Föderációban az információs és kommunikációs technológiák társadalmi-gazdasági szférában és az állami hatóságokban való széles körű elterjedése miatt vált lehetővé.

2010-ben megjelent egy szabvány, amelyet a szervezetek közötti elektronikus interakció megszervezésében használnak: GOST R 53898-2010 „Elektronikus dokumentumkezelő rendszerek. Dokumentumkezelő rendszerek interakciója. E-mail követelmények. A szabvány meghatározza a dokumentumkezelő rendszerek információs interakcióját biztosító elektronikus üzenet formátumát, összetételét és tartalmát.

2010-ben az Orosz Föderáció kormányának 2010. október 20-i 1815-r számú rendeletével jóváhagyták az Orosz Föderáció "Információs társadalom (2011-2020)" állami programját.

cél állami program Az információs társadalom (2011-2020) célja, hogy az információs forrásokhoz való egyenlő hozzáférés biztosításával, digitális tartalmak fejlesztésével, innovatív technológiák alkalmazásával, a közigazgatás hatékonyságának radikális javításával, a közigazgatás hatékonyságának radikális javításával, az információs és távközlési technológiák használatából származó előnyökhöz juthasson az állampolgárok és szervezetek számára. biztonság az információs társadalomban.

2010–2012-ben számos jogszabályt fogadtak el a dokumentumokkal való munka tárcaközi szintű automatizálására. Így az „Elektronikus kormányzás” program sikeresen megvalósul. Az e-közigazgatás létrehozása egy olyan országos elosztott közigazgatási rendszer kiépítését jelenti, amely a dokumentumok kezelésével és feldolgozási folyamataival kapcsolatos feladatok teljes körű megoldását valósítja meg.

Meghatározás: Az e-közigazgatás egy olyan államigazgatási elektronikus dokumentumkezelő rendszer, amely a gazdálkodási folyamatok teljes körének országszerte történő automatizálásán alapul, és azt a célt szolgálja, hogy jelentősen növelje a közigazgatás hatékonyságát és csökkentse a társadalmi kommunikáció költségeit a társadalom minden egyes tagja számára.

2018-ra az Orosz Föderáció elnökének 2012. május 7-i, „A közigazgatási rendszer fejlesztésének fő irányairól” szóló 601. számú rendelete értelmében az összes közszolgáltatás 70%-át elektronikusan kell biztosítani.

Meghatározás: közszolgáltatás - a végrehajtó hatóság tevékenysége, amely biztosítja közszolgálat, amely olyan cselekmények végrehajtásában és (vagy) olyan határozatok meghozatalában fejeződik ki, amelyek jogviszony létrejöttével, megváltozásával vagy megszűnésével, vagy dokumentált információ (okirat) felbukkanásával járnak az állampolgár vagy szervezet jogorvoslati kérelmével kapcsolatban annak gyakorlása érdekében. jogok, jogos érdekei vagy a szabályozó jogszabályok által rájuk ruházott feladatok teljesítése.

Így jelenleg az irodai munka szabályozási keretei az elektronikus dokumentumkezelés szabályozása irányába fejlődnek.

Ellenőrző kérdések

1. Mi a különbség a „dokumentum” és az „információ” között?» ?

2. Milyen egységes dokumentációs rendszerek működnek az Orosz Föderáció területén?

3. Melyik szerv szabályozza az irodai munka megszervezését a szövetségi végrehajtó hatóságoknál?

4. Milyen normatív aktusok szabályozzák az irodai munka megszervezését a szövetségi végrehajtó szervekben?

5. Mik a fő céljai és célkitűzései az állami irányítási dokumentumtámogatási rendszer kialakításának?

Gyakorlati feladatok

1. Hasonlítsa össze az irodai munka fogalmát» és az „irányítási dokumentáció”. Keress hasonlóságokat és különbségeket.

2. Hasonlítsa össze az önkormányzati szervek és a szövetségi végrehajtó szervek létrehozásának és funkcióinak fő céljait!

* * *

A következő részlet a könyvből Az irodai munka alapjai az állami és önkormányzat(L. A. Doronina, 2018) könyves partnerünk biztosítja -