Každý deň sa archív údajov akejkoľvek organizácie rozrastá. Niektoré dokumenty majú večnú výpovednú hodnotu, iné rýchlo strácajú svoju praktickú hodnotu.
Ako dlho a aké dokumenty by sa mali uchovávať, aký spôsob likvidácie sa poskytuje pre určité typy dokumentov? Tieto a ďalšie otázky sú jasne zohľadnené a vysvetlené existujúcimi právnymi predpismi. Výber dokumentov podliehajúcich štátnej úschove alebo stanovenie podmienok ich uchovávania vychádza z údajov odborného posúdenia dokumentov.
Všeobecné lehoty uchovávania dokumentácie
Pre iný typ bola vypracovaná dokumentácia na určité obdobia uchovávania:
- dočasné - do 10 rokov;
- dlhodobé - viac ako 10 rokov;
- konštantný.
Prípady periodík dlhodobého a trvalého uchovávania sa po dokončení presunú do skladu špeciálnych jednotiek (na referenčné účely na 2 roky). Potom prejdite do sekcie archívne dokumenty.
Doba uchovávania údajov nezávisí od pamäťového média (elektronické, papierové). Hodnotu dokumentu ovplyvňujú informácie, ktoré obsahuje.
Menovaný špeciálna odbornosť, ktorým sa určuje potreba ďalšieho využitia veci. Označte dokumenty, ktoré možno použiť v záujme (alebo proti) štátu, spoločnosti, vedy, jednotlivcov atď.
Hlavné ciele skúmania hodnoty dokumentov
V kancelárskej práci organizácie alebo podniku, v štátnych archívoch sa nezaobíde bez špecializovaného odborného hodnotenia dokumentov.
Hlavný účel vyšetrenia:
- Určenie alebo zmena lehoty na ďalšie uloženie dokumentu.
- Výber dokumentov na zničenie, ktoré nemajú hodnotu, alebo praktický obsah informácií v nich, stratili svoj význam.
- Stanovenie doby uchovávania dokumentov, ktoré nemajú vedeckú alebo historickú hodnotu, ale majú praktický význam.
- Hodnotenie dokumentácie, ktorá má:
- politický;
- ekonomické;
- vedecký;
- kultúrnu a inú hodnotu
Problematiku uchovávania, kompletizácie, účtovania a ďalšieho prideľovania dokumentov upravuje zákon o archívoch.
V procese znaleckej činnosti a zoznam schválený z 12 oddielov štandardných dokumentov (s jasným uvedením doby ich uchovávania), ktoré sa objavili v dôsledku funkčných činností štátnych štruktúr, inštitúcií, podnikov a pod.
Oddiely I a IV
Zo zavedeného zoznamu sú mimoriadne zaujímavé časti I a IV. Vedenie evidencie a jej uchovávanie v oboch oblastiach sú úzko prepojené. Ďalšie účtovné poplatky totiž závisia od správneho vedenia a uchovávania personálnych spisov.
Účtovanie osobných dokladov (I)
Originály a kópie je potrebné zachovať. personálne doklady organizácií.
Doba uchovávania záznamov:
- 1 rok:
- denníky odrážajúce účtovanie pracovného času (tabuľky, časové výkazy);
- údaje o nenajatých osobách;
- prázdninové plány.
- 3 roky:
- poverenia dokladov potvrdzujúcich pracovná činnosť a dĺžka služby zamestnanca;
- evidencia pracovnej disciplíny;
- 5 rokov:
- zákony, predpisy, bezpečnostné správy;
- výňatky o zlepšení pracovných podmienok a ochrane práce;
- doklady potvrdzujúce oboznámenie, školenie, osvedčenie zamestnancov o bezpečnosti a jej dodržiavaní;
- cestovné údaje;
- 75 rokov:
- charakteristiky a osobné karty zamestnancov;
- pracovné zmluvy zamestnancov;
- 50 rokov (na požiadanie majiteľa):
- osobné doklady, originály (vysvedčenia, diplomy, pracovné knihy, certifikáty atď.);
- neustále:
- kolektívne zmluvy;
- osobné záležitosti lídrov.
Účtovné doklady(IV)
K dokumentom účtovníctvo štátna štruktúra uplatniť samostatné podmienky a skladovacie doby.
Primárna dokumentácia, údaje účtovných registrov, súvahy, správy po spracovaní sú nevyhnutne uložené v špeciálna miestnosť(uzavretý kabinet) pred ich prenesením do archívu organizácie. Formy prísneho hlásenia sú uložené v trezoroch alebo plechových skriniach. Za bezpečnosť prípadov je zodpovedná osoba poverená hlavným účtovníkom.
V prípade straty, poškodenia, neoprávneného prenosu účtovných dokladov musí vedúci podniku informovať orgány činné v trestnom konaní.
Odobratie (najmä zničenie) dokumentácie prebieha v súlade s požiadavkami stanovenými platnou legislatívou.
Bežné doby skladovania:
- primárne dokumenty, formy - najmenej 3 roky;
- pokladničné doklady podliehajú finančný monitoring(informácie o finančných transakciách), – 5 rokov;
- zúčtovanie a mzdy - 75 rokov (ak neexistuje osobný účet).
Stiahnutie prípadov na konci úložnej doby nie je povolené bez kontroly daňovou službou v stanovenej lehote.
O zničení alebo odovzdaní prípadov do archívnej sekcie rozhoduje osobitná komisia.
Podrobné údaje týkajúce sa každej položky zoznamu štandardných dokumentov je možné podrobne zvážiť vo vygenerovanej a schválenej tabuľke.
| Typ dokumentu | Čas použiteľnosti | Poznámka |
| Objednávky, objednávky; dokumenty (certifikáty, súhrny, informácie, správy atď.) k nim: | ||
| podľa hlavnej činnosti | neustále | zaslané pre informáciu - kým potreba neprejde |
| personálom | 75 rokov | EPC. O poskytovaní riadnej a študijnej dovolenky, clo, penále, krátkodobé tuzemské pracovné cesty - 5 rokov |
| o administratívnych a ekonomických otázkach | 5 rokov | |
| Účtovné zostatky a správy; doklady (prílohy k súvahe, vysvetľujúce poznámky, špecializované formuláre) k nim: | ||
| konsolidovaný ročný | neustále | |
| Výročný | neustále | |
| štvrťročne | 5 rokov | |
| obdobie | 1 rok | v neprítomnosti štvrťročne - neustále |
| prenos, oddelenie, likvidačné súvahy; aplikácie, vysvetlivky k nim |
neustále | |
| analytické dokumenty (tabuľky, poznámky, správy) do roč súvahy a správy |
Neustále | |
| schvaľovací list a objasnenie súvah a správ |
5 rokov | |
| dokumenty (protokoly, akty, závery) o zvážení a schvaľovanie súvah a správ |
neustále | štvrťročne - 5 rokov |
| správy (dôkazy) o daňová registrácia telá |
5 rokov po zrušení registrácie | |
| správy o prevode hotovosti čiastky pre štát a neštátne poistenie (dôchodkové, zdravotné, sociálne, pracovné) |
neustále | |
| Daňové prehľady: | ||
| Výročný | neustále | |
| štvrťročne | 5 rokov | pri absencii ročného - neustále |
| obdobie | 1 rok | v neprítomnosti štvrťročne - 5 rokov |
| doklady (výpočty, certifikáty, tabuľky, informácie) o časovom rozlíšení a prevedené sumy dane v rozpočty na všetkých úrovniach. Korešpondencia o nezhodách daňové záležitosti, výber spotrebných a iných daní |
5 rokov | EPC |
| dokumenty (výpočty, informácie, vyhlásenia, rozhodnutia, zoznamy, výpovede, korešpondencia) o oslobodenie od platenia dane, benefity, úvery, odklady resp odmietnutie pre dane, spotrebnú daň a iné poplatky |
5 rokov | EPC |
| daňové doklady príjmy do rozpočtov rôznych úroveň a mimorozpočtové fondy, dlhy na nich |
5 rokov | |
| Prehľady realizácie odhadu nákladov: | ||
| konsolidovaný ročný | Neustále | |
| Výročný | Neustále | |
| štvrťročne | 5 rokov | pri absencii ročného - neustále |
| Iná dokumentácia o vykonávaní výrobnej a hospodárskej činnosti | ||
| syntetické, analytické, vecné účty účtovníctva účtovníctvo |
5 rokov | |
| dokumenty (plány, správy, protokoly, akty, osvedčenia, memorandá, korešpondencia) o vykonávanie auditov dokladov finančné a ekonomické aktivity, kontrolná a revízna práca, vrátane kontroly registračnej pokladnice, správnosť daní a iní |
5 rokov | v prípade sporov, nezhôd, vyšetrovacích a súdnych prípadov sa uchovávajú až do konečného rozhodnutia |
| účtovné knihy (hlavná kniha, denníky objednávok vývojové tabuľky atď.) |
5 rokov | |
| primárne dokumenty a aplikácie k nim, oprava skutočnosti obchodná transakcia a poskytol základ pre účtovné záznamy (v hotovosti, bankové doklady, útržky bankové šekové knižky, príkazy, pracovné výkazy, bankové oznámenia a požiadavky na prevod, pôsobí na prevzatie, odovzdanie, nakladanie s majetkom a materiály, príjmy, korene k nim, faktúry, nákladné listy a predbežné správy atď.). Doklady o prevzatí vyplnené diela (úkony, osvedčenia) |
5 rokov | s výhradou ukončenia auditu (overenia). V prípade sporov, nezhôd, vyšetrovacích a súdnych prípadov sa uchovávajú až do konečného rozhodnutia. |
| dokumenty (úkony, informácie, korešpondencia) o vzájomnom vyrovnaní a prevody medzi organizáciami |
5 rokov | |
| korešpondencia o finančné a ekonomické činnosti (o účtovaní fondov, o pokuty, pokuty, prijatie, doručenie, odstúpenie hmotný majetok atď.) |
||
| vydávanie a vracanie korešpondencie pôžičky |
5 rokov | |
| dokumenty (certifikáty, akty, záväzky, korešpondencia) o pohľadávky a záväzky dlhy, manka, sprenevera, krádež |
5 rokov | |
| záručné listy | 5 rokov | |
| dokumenty (protokoly, akty, výpočty, závery) o precenení fixný majetok, urč odpisy dlhodobého majetku, posudok hodnotu majetku organizácie |
neustále | |
| dokumenty (prihlášky, návody, tabuľky, úkony) o platení, výmene, prijímanie a prevod zmeniek |
neustále | |
| zmluvy, dohody (úver, obchodné, prevádzkové) majetkové zmluvy poistenie, s audítormi (audítorské firmy) |
5 rokov po skončení platnosti zmluvy (dohody). EPC | |
| dohody o zodpovednosti | 5 rokov po odvolaní finančne zodpovednej osoby | |
| dokumenty (zápisnice zo stretnutí inventarizačné provízie, výkazy) o inventúre fixný majetok, majetok, budovy a stavby, inventárnych položiek |
5 rokov | s výhradou ukončenia auditu (overenia). V prípade sporov, nezhôd, vyšetrovacích a súdnych prípadov sa uchovávajú až do konečného rozhodnutia. |
| doklady (faktúry, certifikáty, korešpondencia atď.) o finančnom dobročinný činnosti |
5 rokov | EPC |
| Personálne účtovníctvo, mzdy a pod. | ||
| osobné účty zamestnancov | 75 rokov | EPC |
| predpisy o zamestnaneckých prémiách | 5 rokov | EPC. Tieto dokumenty sa uchovávajú päť rokov po ich nahradení novými. |
| doklady (konsolidované zúčtovanie (zúčtovacie a platobné) výpisy (tabulagramy) na vydanie mzdy, benefity, poplatky, finančná asistencia a iné platby; splnomocnenie pre prijímanie sumy peňazí a inventárne položky, vrátane zrušených splnomocnenie) |
5 rokov | Skladovateľnosť je 5 rokov, po ukončení auditu (overenia). V prípade sporov, nezhôd, vyšetrovacích a súdnych prípadov zostávajú až do konečného rozhodnutia. o V prípade absencie osobných účtov sa tieto dokumenty (okrem splnomocnení) uchovávajú 75 rokov |
| mzdová korešpondencia poplatky; informácie, informácie o celk príjem zamestnancov za rok a výplata dane; informácie o účtovaní fondov, limitoch mzdy a kontrolu nad nimi distribúcia, o osadách za nadmerné výdavky a nedoplatky mzdy, zrážky z mzdy, z fondov sociálne zabezpečenie, o plat za dovolenku a sviatky príspevky; dokumenty (kópie správ, výpisy, zoznamy zamestnancov, referencie, výpisy z protokolov, závery) o vyplácaní dávok, nemocenská |
5 rokov | |
| dokumenty (vyjadrenia, rozhodnutia, certifikáty, korešpondencia) o platbe študijné prázdniny |
do skončenia potreby, najmenej však 5 rokov | |
| Knihy, časopisy, účtovné karty: | ||
| cenné papiere | neustále | |
| fixný majetok (budovy, stavby) | 5 rokov po likvidácii dlhodobého majetku, po ukončení auditu (auditu) | |
| hotovostné príjmy a výdavky doklady (faktúry, platby objednávky) |
||
| ekonomický majetok; pomocný, kontrolný (doprava, náklad, hmotnosť atď.) |
5 rokov po ukončení auditu (audit) | |
| zložené mzdy poplatky |
5 rokov po ukončení auditu (audit) | |
| predaj tovaru, prác, služby, zdaniteľné a nezdaniteľné daň z pridanej hodnoty |
||
| vkladateľov sumy; splnomocnenia |
5 rokov od dátumu posledného zápisu, s výhradou dokončenia overenia (revízie) | |
Na účtovných fórach sa často vedú spory o tom, ako správne uchovávať prijaté faktúry od dodávateľov. Niektorí daňovníci tvrdia, že tieto daňové doklady by mali byť uložené striktne v chronologickom poradí oddelene od ostatných „primárnych“. Iní s nimi nesúhlasia, pretože sa domnievajú, že je oveľa pohodlnejšie spájať faktúry s originálnymi faktúrami (vykonané práce). Niekto je toho názoru, že faktúry by sa mali ukladať v poradí, v akom sú premietnuté do nákupnej knihy, iná možnosť je pre každú protistranu zvlášť. Vo všeobecnosti sa názory na túto otázku líšia. V tomto článku zvážime postup uchovávania faktúr stanovený regulačnými dokumentmi a zistíme, či existuje zodpovednosť za odchýlku od týchto pravidiel.
Analyzujeme "normatívne"
Jediným dokumentom, ktorý stanovuje postup uchovávania faktúr, sú Pravidlá vedenia evidencie prijatých a vydaných faktúr, kníh nákupov a kníh predajov pri výpočte dane z pridanej hodnoty, schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 2. decembra 2000 N 914 (ďalej len Pravidlá ). Tieto pravidlá určujú postup pri správaní sa kupujúcich a predávajúcich k tovaru (vykonané práce, poskytnuté služby), vlastnícke práva- platcovia DPH evidencie prijatých a vystavených faktúr, knihy nákupov a knihy predajov pri výpočte DPH, ako aj dizajn dodatočné listy nákupné knihy a ďalšie listy predajnej knihy.
Najmä odsek 1 časti 1 Pravidiel stanovuje: kupujúci si vedú záznamy o prijatých od predajcov originály faktúr, v ktorých sú uložené a predávajúci vedie evidenciu faktúr vystavených kupujúcim, v ktorých sú uložené ich druhé kópie. V tomto odseku sa uvádza, že prijaté faktúry (navyše originály) sú uložené v účtovnom denníku.
Neexistujú a ani nemôžu existovať náznaky, že sa spolu s nimi podáva ďalší „primárny dokument“, pretože účely zostavovania týchto dokumentov sú odlišné. Ako viete, faktúra je doklad, ktorý slúži kupujúcemu ako podklad na prevzatie tovaru (práce, služby) predloženého predávajúcim, vlastnícke práva k sumám dane na odpočítanie spôsobom predpísaným v Ch. 21 daňového poriadku Ruskej federácie (článok 1 článku 169 daňového poriadku Ruskej federácie).
Prepravný list je podkladom pre prevzatie tovaru (práce, služby) do účtovníctva, ako aj pre jeho odpis v prípade predaja.<1>). Vykonaný úkon potvrdzuje náklady živnostenskej organizácie na daňové účely. Záver: faktúry by sa mali uchovávať oddelene od ostatných dokumentov.
<1>Schválené vyhláškou Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 25. decembra 1998 N 132.
Ďalej. Kupujúci evidujú faktúry tak, ako ich dostávajú od predávajúcich, a predávajúci evidujú faktúry vystavené kupujúcim v chronologickom poradí (bod 2 Pravidiel). A tu je všetko jasné: faktúry od dodávateľov sa musia uchovávať v poradí, v akom prichádzajú (alebo v akom sa premietajú do účtovnej knihy).
Záznamy prijatých a vystavených faktúr musia byť čipkované a ich strany očíslované(bod 6 Pravidiel). Z tohto znenia nie je celkom jasné, čo je účtovný denník: buď ide o akúsi evidenciu, v ktorej sa evidujú (uvádzajú) „došlé“ faktúry (a práve tá musí byť čipkovaná a očíslovaná), alebo ide o tzv. samotné faktúry prijaté od dodávateľov. Je potrebné poznamenať, že v predtým existujúcom Postupe vedenia účtovných denníkov faktúr pre zúčtovania DPH<2>o tom sa hovorilo konkrétnejšie: faktúry v účtovných denníkoch musia byť zaevidované a očíslované. Zmenou znenia sa podľa autora nezmenila podstata. A faktúry, aby sa zaistila ich bezpečnosť, podliehajú prísnemu účtovaniu (to znamená, že musia byť očíslované a vyšnurované).
<2>Schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 29. júla 1996 N 914. Platnosť stratila 1. januára 2001.
Ďalšie pokyny o postupe uchovávania faktúr v Pravidlách, ako aj v iných normatívne dokumenty, Nie Je im to poskytnuté minimálny termín skladovanie. 8 odsek 1 čl. ustanovený 23 daňového poriadku Ruskej federácie všeobecná požiadavka do doby, počas ktorej je daňovník povinný zabezpečiť bezpečnosť daňových účtovných údajov a iných dokladov potrebných na výpočet a platenie dane, pričom táto lehota sa rovná štyrom rokom. Okrem toho bod 368 Zoznamu typických manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v priebehu činností vládne agentúry, telá miestna vláda a organizácie s uvedením podmienok skladovania<3>potvrdzuje sa, že doba uchovávania faktúry je štyri roky. Upozorňujeme, že pre uchovávanie nákupnej knihy a predajnej knihy je stanovená iná lehota - päť rokov (čl. 15, 27 Pravidiel).
<3>Schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska zo dňa 25. augusta 2010 N 558. Platnosť dokumentu začína 1. októbra 2010.
Veľa možností
Ako už bolo uvedené, v praxi účtovníci nie vždy dodržiavajú pravidlá opísané vyššie, pričom argumentujú nasledovne.
- Je pohodlnejšie, keď sú dokumenty (faktúra, nákladný list) uložené spolu. Keď totiž protistrana požiada o zaslanie kópií dokumentov napríklad faxom, alebo „primárnu“ potrebovalo vedenie organizácie v r. účely riadenia, ľahšie a rýchlejšie nájsť potrebné papiere ak ležia spolu. Napriek tomu sa autorovi článku zdá táto možnosť ukladania dokumentov nesprávna. Existuje východisko: účtovník môže robiť fotokópie faktúr tak, že ich pripojí spolu s nákladnými listami (Formulár N TORG-12) alebo úkonmi vykonanými v príslušnom denníku. A originál daňového dokladu bude podľa očakávania priložený k evidencii faktúr. Túto možnosť môže použiť organizácia, ktorej pracovný postup je bezvýznamný. o vo veľkom počte„došlé“ dokumenty, samozrejme, nie je možné.
Ak sa v účtovníctve objavia prísne formy výkazov, mala by sa použiť duplikácia dokladov. napríklad, BSO podľa cestovné náklady zvyčajne podporované predbežná správa(čím potvrdzuje oprávnenosť výdavkov na daň z príjmov). V tomto prípade je jeho kópia priložená k priečinku s prijatými faktúrami. Upozorňujeme, že nie je zásadne dôležité, kde bude uložený originál a kde bude uložená kópia BSO (odsek 2, bod 5 pravidiel). Ale na fotokópiu tlačiva je vhodné urobiť poznámku (originál železničného lístka je prílohou predbežného hlásenia N XX zo dňa XX.XX.XXXX).
- Je pohodlnejšie, keď sú primárne dokumenty uložené (umiestnené) v sadách pre každú protistranu. napríklad, účtovníci niektorých organizácií vedú záznamy o „primárnych“ protistranách v abecednom poradí. Má to aj svoje výhody: ľahšie nájdete dokumenty a v prípade potreby zosúladíte zúčtovanie s dodávateľmi.
- Praktickejšie je, ak sa faktúry ukladajú v poradí, v akom sú uvedené v nákupnej knihe. Toto je možno najefektívnejší spôsob ukladania dokumentov z hľadiska produktivity. V tomto prípade je pre účtovníkov aj regulačné orgány jednoduchšie nájsť potrebný doklad na overenie správnosti výpočtu základu dane DPH (platnosť daňový odpočet). Je to užitočné najmä vtedy, keď sa obdobie odpočtu DPH nezhoduje s dátumom prijatia faktúry od dodávateľa (napríklad pri vývozných operáciách).
Kombinácia režimov
Otázky týkajúce sa uchovávania faktúr často vyvstávajú od predajcov, ktorí kombinujú dva daňové režimy (napr. bežný režim zdanenie a osobitný režim vo forme UTII). V tomto prípade by podľa autora mal účtovník živnostenskej organizácie vo vzťahu k faktúram súvisiacim s činnosťami zdaňovanými v rámci TSNO použiť vyššie popísaný postup a vo vzťahu k faktúram „osobitného režimu“ si ich môže nechať pripnuté na inom „ primárny“. Faktom je, že postup uvedený v Pravidlách sa vzťahuje len na platiteľov DPH. Keďže organizácia prevedená na platbu UTII nie je platcom DPH, resp., nemusí sa riadiť Pravidlami.
Potrebujem prepojiť faktúry?
K odpovedi na túto otázku treba pristupovať z praktického hľadiska. Normatívny dokument stanovuje: účtovné denníky prijatých a vydaných faktúr musia byť čipkované a ich strany očíslované. A je to správne. Doba uchovávania týchto daňových dokladov je však pomerne dlhá a počas tejto doby sa môžu meniť účtovníci aj manažéri obchodného podniku. Na druhej strane, v procese činnosti je účtovník často konfrontovaný s potrebou kopírovať konkrétny dokument (aj na žiadosť daňového úradu), a keď je všitý do hrubého priečinka, je nepohodlné to urobiť. .
Okrem toho dávame do pozornosti čitateľovi nasledujúce. Pri archivácii dokladov musí byť osoba, ktorá sa jej priamo zúčastňuje, mimoriadne opatrná pri svojom konaní, aby nepoškodila údaje obsiahnuté vo faktúre (napr. neprepichovala dierovačkou údaje o čísle faktúry a dátume jej vystavenia), od nedostatku požadované podrobnosti na faktúre môže slúžiť ako podklad na odmietnutie prijatia sumy dane na odpočítanie zo strany daňových kontrolórov.
Tvoríme účtovný denník
Regulačné dokumenty nešpecifikujú, za aké obdobie sa má účtovný denník faktúr tvoriť. A ak áno, potom v závislosti od počtu dokumentov a želania účtovníka to môže byť štvrťrok, mesiac, desaťročie alebo iný časový interval (odporúča sa nastaviť interné dokumenty).
Navyše na legislatívnej úrovni nie je schválená ani podoba časopisu, takže by si ju mala schváliť obchodná organizácia sama. Ak je účtovníctvo vedené pomocou softvérového produktu, potom vám program s najväčšou pravdepodobnosťou umožní vytlačiť akúsi evidenciu všetkých prijatých faktúr. napríklad, v programe 1C je pri generovaní nákupnej knihy zaškrtnutá značka "Kniha prijatých faktúr".
Keď sa vytvorí, obsah nákupnej knihy sa prakticky duplikuje. Pri stiahnutí tento register Ak chcete vytlačiť, možno ho budete musieť opraviť manuálne (napríklad tak, že ho uložíte do Excelu). Mimochodom, organizácie, ktoré vedú evidenciu manuálne, môžu pri vytváraní registra prijatých faktúr vychádzať práve z registra, ktorý obsahuje nasledujúce stĺpce: sériové číslo, dátum a číslo faktúry, názov protistrany, hodnotu prijatých cenín vrátane DPH.
Samostatné divízie
Pre podniky s oddelenými divíziami nie je legislatívne definovaný postup skladovania, ako aj spôsob prenosu oddielov evidencie prijatých a vydaných faktúr, nákupných kníh a predajných kníh. Poďme sa teda pozrieť na pravidlá. daňovej legislatívy a vysvetlenia špecialistov z rôznych oddelení.
V súlade s čl. 143 daňového poriadku Ruskej federácie sú organizácie a jednotliví podnikatelia uznaní za platiteľov DPH. Navyše povinnosť platiť daň podľa odseku 2 čl. 174 daňového poriadku Ruskej federácie musí daňovník vykonať v mieste svojej registrácie na daňovom úrade. Organizácie so samostatnými pododdeleniami platia daň centrálne bez toho, aby ju rozdeľovali medzi tieto štrukturálne jednotky (List Ministerstva daní Ruska zo dňa 4.11.2002 N VG-6-03 / [e-mail chránený]). Hlásenie sa tiež podáva iba v mieste materskej organizácie (článok 5, článok 174 daňového poriadku Ruskej federácie).
Záznamy prijatých a vystavených faktúr sú vedené nákupné knihy a predajné knihy štrukturálne členenia vo forme oddielov jednotných účtovných denníkov, zjednotené knihy nákupov a predajov organizácie (List Ministerstva daní Ruska zo dňa 21.05.2001 N VG-6-03 / 404).
Za zdaňovacie obdobie samostatné útvary predkladajú určené doklady na evidenciu jednotnej evidencie prijatých a vydaných faktúr, knihy nákupov a predajov platiteľa dane a na vypracovanie daňových priznaní k DPH.
Postup pri vystavovaní faktúr, kníh nákupov a predajov, ako aj ich prevod zo samostatného pododdielu do materskej organizácie sa musí premietnuť do účtovnej politiky organizácie na daňové účely.
Kľúčový moment. Postup prevodu faktúr, nákupných kníh a predajných kníh zo samostatného oddelenia do materskej organizácie by sa mal premietnuť do účtovnej politiky organizácie na daňové účely.
- prenášajú sa originály vystavených a prijatých faktúr, pôvodný oddiel jednotnej knihy tržieb a pôvodný oddiel knihy jednotných nákupov. Schvaľuje sa lehota na prenos dokumentov a pozícia osoby zodpovednej za prenos údajov;
- prenášajú sa kópie vystavených a prijatých faktúr, kópie oddielu jednotnej predajnej knihy a oddielu jednotnej nákupnej knihy (originály sú uložené v samostatnom oddelení). Schvaľuje sa lehota na prenos dokumentov a pozícia osoby zodpovednej za prenos údajov;
- údaje o vystavených a prijatých faktúrach sú prenášané akoukoľvek inou formou, ktorá umožňuje materskej organizácii vydávať jednotné denníky vystavených a prijatých faktúr, jednotnú knihu tržieb a jednotnú knihu nákupov (napríklad prostredníctvom elektronickej komunikácie). Termín odovzdania a postavenie osoby zodpovednej za prenos údajov sú schválené.
Miesto uloženia originálov faktúr si teda môže spoločnosť určiť samostatne v súlade s zavedený poriadok v účtovných zásadách.
Upozorňujeme, že podľa čl. 93 Daňového poriadku Ruskej federácie výkonný Správca dane, ktorý vykonáva daňovú kontrolu, má právo vyžiadať si od kontrolovanej osoby doklady potrebné na kontrolu tak, že tejto osobe doručí výzvu na predloženie dokladov. Doklady, ktoré boli vyžiadané pri daňovej kontrole, sa predkladajú do 10 dní odo dňa doručenia príslušnej výzvy vo forme kópií overených kontrolovanou osobou.
Organizácia, ktorá si zvolila možnosť uchovávania faktúr v mieste svojich samostatných útvarov v inom regióne, by preto mala brať do úvahy, že splnenie požiadavky správcu dane predkladať tieto doklady tento prípad môže stráviť veľa času.
A čo zodpovednosť?
Hrubé porušenie pravidiel účtovania príjmov a (alebo) výdavkov a (alebo) predmetov zdanenia organizáciou umožňuje uloženie správna pokuta podľa čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie. Čo myslia zákonodarcovia pod hrubým porušením? V súlade s odsekom 3 čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie za hrubého porušenia pravidiel účtovania príjmov a výdavkov a predmetov zdanenia na účely tento článok znamená absenciu primárnych dokladov alebo absenciu faktúr, alebo účtovných alebo daňových registrov, systematicky (dva alebo viackrát počas kalendárny rok) včasné alebo nesprávne premietnutie do účtovníctva, v daňovej evidencii a pri vykazovaní obchodných transakcií, Peniaze, materiálne hodnoty, nehmotný majetok a finančné investície daňovníka. Porušenia postupu pri uchovávaní daňových dokladov nie sú v texte tohto článku menované, a preto nie je definovaná ani miera zodpovednosti. Takéto konanie platiteľa dane navyše nemôže byť dôvodom na odmietnutie uplatnenia odpočítania DPH.
Existujú príklady rozsudkov potvrdzujúci tento záver (pozri napr. uznesenie 9. arbitráže Odvolací súd zo dňa 24.09.2008 N 09AP-11381/2008-AK<4>).
<4>Vyhláška FAS MO zo dňa 16.12.2008 N KA-A40 / 11617-08 Vyhl. Rozhodcovský súd Moskva tento prípad ponechané nezmenené.
V príťažlivosť správca dane upozornil, že v súlade s odsekom 6 tohto poriadku musia byť evidencie prijatých a vystavených faktúr čipkované a ich strany očíslované. V rámci daňových kontrolných opatrení sa zistilo, že predložené účtovné denníky prijatých a vystavených faktúr neboli čipkované a očíslované, to znamená, že boli vyhotovené v rozpore s objednávkou.
Súd poznamenal, že uvedená argumentácia správcu dane nezodpovedá skutočných okolností, a tiež nemôže byť základom pre odmietnutie platiteľa dane pri uplatnení odpočítania dane DPH. Normy daňovej legislatívy, najmä odsek 2 čl. 93 daňového poriadku Ruskej federácie ustanovuje predkladanie dokumentov daňovému úradu vo forme overených kópií. Vzhľadom na uvedené, správca dane nemohol na základe predložených kópií protokolov prijatých a vystavených faktúr vyvodiť záver o nesprávnom vyhotovení originálov uvedených dokladov, ktoré boli žalobcom vyhotovené v r. úplný súlad s požiadavkami zákona. Organizácia predložila správcovi dane kompletný balík dokumentov, ktoré spĺňajú náležitosti čl. čl. 169 a 172 daňového poriadku Ruskej federácie, ktoré potvrdzujú nákup tovaru (práce, služby), ich zaplatenie (vrátane DPH) a ich prijatie do účtovníctva. Na základe čl. 172 daňového poriadku Ruskej federácie, aj keď organizácia nepredložila daňovému úradu alebo nepredložila v správnej forme evidenciu prijatých a vydaných faktúr, nemôže byť zbavená práva na uplatnenie odpočítania dane.
* * *
Poďme si to zhrnúť. Všetky možnosti ukladania faktúr majú svojich prívržencov a vyznávačov. Ako je zrejmé z článku, právne predpisy Ruskej federácie nestanovujú zodpovednosť za odchýlku daňových poplatníkov od týchto pravidiel. A ak áno, tak o spôsobe uchovávania údajov daňových dokladov rozhodne živnostenská organizácia sama. Z praktických skúseností poznamenávame, že zvyčajne neexistujú žiadne nároky zo strany regulačných orgánov týkajúce sa uchovávania faktúr. Hlavnou požiadavkou kontrolórov (daňových kontrolórov, audítorov) je schopnosť rýchlo nájsť správne vyhotovený daňový doklad. To znamená, že ak sa obchodná organizácia z dôvodu úspory pracovného času rozhodla ukladať faktúry iným spôsobom, ako je popísané v prvej časti tohto článku, nie je na tom nič zlé. Napriek tomu odporúčame po skončení kalendárneho roka uviesť evidenciu prijatých a vystavených faktúr do súladu s Pravidlami.
S.V. Manokhova
Redaktor časopisu
"Obchod:
účtovníctvo
a zdanenie"
nákladný list (TTN) určené na evidenciu pohybu inventárnych položiek a platieb za ich prepravu autom. Náložný list na cestnú prepravu tovaru vyhotovuje odosielateľ pre každého príjemcu osobitne pre každú jazdu osobného auta od r. povinná náplň všetky rekvizity.
Formulár nákladného listu
Podľa bodu 1.2. Vyhlášky Štátneho výboru pre štatistiku Ruska z 28. novembra 1997 N 78, pri preprave tovaru musia organizácie motorovej dopravy vyhotoviť nákladný list vo forme č. 1-T.
Formulár nákladného listu pozostáva z dvoch častí:
1. Tovar, ktorý určuje vzťah medzi odosielateľmi a príjemcami a slúži na odpisovanie inventárnych položiek od odosielateľov a ich kapitalizáciu od príjemcov.
2. Preprava, ktorá určuje vzťah odosielateľov objednávateľov motorovej dopravy k organizáciám - vlastníkom vozidiel, ktoré vykonali prepravu tovaru a slúži na vyúčtovanie prepravných prác a zúčtovania odosielateľov alebo príjemcov s organizáciami - vlastníkmi vozidiel za služby. ktoré im boli poskytnuté na prepravu tovaru.
Vystavenie nákladného listu
Vyhotovenie nákladného listu
Za každú jazdu auta je odosielateľ povinný vyhotoviť nákladné listy. Nezáleží však na tom, či motorové vozidlo majetok zasielateľa alebo na poskytovanie služieb autodopravy využil služby tretej osoby.
Na vypĺňaní nákladného listu sa podieľa odosielateľ-predávajúci, príjemca-kupujúci a dopravca.
Nákladný list (TTN) sa vydáva v štyroch vyhotoveniach:
- prvý - zostáva u odosielateľa a je určený na odpis inventárnych položiek;
- druhé, tretie a štvrté vyhotovenie osvedčené podpismi a pečiatkami (pečiatkami) odosielateľa a podpisom vodiča sa odovzdá vodičovi;
- druhý - odovzdá ho vodič príjemcovi a je určený na zaúčtovanie inventárnych položiek od príjemcu;
- tretie a štvrté vyhotovenie osvedčené podpismi a pečiatkami (pečiatkami) príjemcu sa odovzdá organizácii - vlastníkovi vozidla.
Tretiu kópiu, ktorá slúži ako podklad pre zúčtovanie, priloží organizácia - vlastník vozidla k faktúre za prepravu a zašle ju platiteľovi - objednávateľovi vozidla a štvrtú priloží k nákladnému listu a slúži ako podklad pre účtovanie prepravných prác a mzdového vodiča.
Vyplnenie nákladného listu
Pri odoslaní tovaru vystaví predávajúci odosielateľ nákladný list vo forme N 1-T v štyroch vyhotoveniach.
Tabuľka sekcie produktu odzrkadľuje údaje o produkte a jeho nákladoch (na jednotku a celkom), mernej jednotke, počte miest, type balenia atď.
kde:
Stĺpec 2 "Číslo cenníka a dodatky k nemu", stĺpec 3 "Číslo tovaru alebo cenníka" sa vypĺňa, ak predávajúca organizácia schvaľuje ceny za tovar v osobitnom cenníku a priraďuje k tovaru konkrétny tovar. Tieto polia však nie sú povinné.
V stĺpci 5 „Cena, rub. policajt." je uvedená cena tovaru s prihliadnutím na spotrebnú daň, DPH (ak tovar podlieha týmto daniam).
V stĺpci 10 „Hmotnosť, t“ sa uvádza hrubá hmotnosť nákladu v tonách (všetkého tovaru v množstve v tomto riadku).
Stĺpec 11 "Suma, rub. kop." sa počíta ako stĺpec 4 vynásobený stĺpcom 5.
Riadok "Markup,%" označuje percento obchodnej značky stanovenej predajnou organizáciou. Tento stĺpec vypĺňajú iba obchodné organizácie.
Na strane odosielateľa je dokument podpísaný osobami zodpovednými za prepustenie tovaru a je opatrený pečaťou.
K dokladu sa spravidla prikladá aj faktúra v tvare N TORG-12.
Do tabuľky „Nakladacie a vykladacie operácie“ sekcie prepravy odosielateľ zadáva údaje o spôsobe nakládky (ručné) a čase príchodu na nakládku a odchodu vozidla.
Čas príchodu je určený časom, keď vodič zasielateľa predloží nákladný list na kontrolnom stanovišti.
Čas odchodu je zaznamenaný pri podpise nákladného listu a jeho odovzdaní dopravcovi.
Pri preberaní tovaru na doručenie zapíše vodič špedície svoje údaje do prvých troch kópií nákladného listu pod tabuľku prepravy. Prvá kópia nákladného listu zostáva u dodávateľa. Slúži ako podklad pre odpis tovaru. Zvyšné kópie sa odovzdajú vodičovi.
Ak pri dodaní tovaru príjemcovi neboli zistené nezrovnalosti alebo odchýlky v množstve a kvalite tovaru uvedeného v dokladoch, do príslušných polí v prepravnom liste sa vložia pomlčky.
Ďalej sa príjemca podpíše a zapečatí v tovarovej časti nákladného listu a vyplní aj svoju časť tabuľky „Nakladacie a vykladacie operácie“ dopravného oddielu: spôsob vykládky, čas príchodu auta na vykládku. a jeho odchod zo skladu príjemcu po vyložení.
Druhá kópia nákladného listu (a priložené dokumenty) zostáva kupujúcemu a slúži ako podklad na zaúčtovanie tovaru.
Vodič doručí tretiu a štvrtú kópiu nákladného listu svojej dopravnej spoločnosti.
Zároveň stĺpce 20-44 vypĺňa vodič a účtovník organizáciu dopravy. Tu môžete vidieť počet najazdených kilometrov, čas nečinnosti, sadzby za dopravu atď.
Na základe údajov uvedených v týchto stĺpcoch sa vypočítajú náklady na prepravné služby a vodiča.
V stĺpci 26 „Pre dopravné služby od klienta“ sa uvádza Celkové náklady prepravné služby.
V stĺpci 27 „Za dopravné služby vodičovi“ sa uvádza výška miezd, ktoré vodičovi vznikli za prepravu tovaru.
Autodopravca po uvedení údajov potrebných na úhradu prepravných služieb v nákladnom liste (prepravná vzdialenosť, náklady na služby, prestoje pri nakládke a vykládke a pod.) zašle jednu (tretiu) kópiu nákladného listu a faktúru na úhradu prepravných služieb objednávateľovi prepravných služieb.
Na základe zostávajúcej (štvrtej) kópie TTN a nákladného listu si autodopravca účtuje mzdy vodič.
TTN pre tranzitné doručenie
Tranzitný obchod pozostáva z dvoch na sebe nezávislých transakcií: obchodná spoločnosť uzatvorí s dodávateľom zmluvu o predaji tovaru, na základe ktorej sa zaviaže zaplatiť za zakúpený tovar a dodávateľ - tovar odošle do sklad označený obchodnou organizáciou a samostatná zmluva s kupujúcim tovaru, v rámci ktorého sa zaväzuje dodať tovar za odplatu.
V tomto prípade bude obchodná spoločnosť v prvej zmluve vystupovať ako kupujúci tovaru av druhej jej predávajúci.
V tomto prípade sa položky prepravy tovaru vyplnia nasledovne.
Riadok "Plátca" označuje obchodnú spoločnosť.
Koho uviesť do riadku „Odosielateľ“ závisí od momentu prevodu vlastníctva.
Ak sa obchodná spoločnosť stala jej vlastníkom v čase odoslania tovaru, bude to uvedené v tomto riadku. Ak dodávateľ zostane vlastníkom aj po odoslaní, dodávateľ bude uvedený v riadku Odosielateľ.
Vyplnenie riadku „Príjemca“ závisí od toho, kto skutočne prijíma tovar na sklade koncového kupujúceho.
Ak to robí samotný kupujúci, musíte to špecifikovať.
Ak vykládku vykonáva zástupca obchodná spoločnosť, potom treba ako príjemcu uviesť názov, adresu a telefónne číslo obchodnej spoločnosti.
V každom prípade by mala byť v poli Miesto nakládky adresa dodávateľa a v poli Miesto vykládky adresa konečného kupujúceho.
Čas použiteľnosti nákladných listov
Doba uchovávania primárnych záznamov je najmenej päť rokov.
Máte ešte otázky týkajúce sa účtovníctva a daní? Opýtajte sa ich na účtovnom fóre.
Nákladný list (TTN, formulár 1-T): údaje pre účtovníka
- Špedičná zmluva pre prepravu v Rusku: papierovanie a účtovníctvo
..." v nákladnom liste v sekcii tovar? Aký je postup pri zostavovaní nákladného listu pre tranzit ...
- Kedy môžu odmietnuť odpočet DPH pri absencii TTN?
V akých prípadoch potrebujete nákladný list (ďalej len TTN)? Podľa... rozpočtu? V akých prípadoch potrebujete nákladný list (ďalej len TTN)? Podľa ... objednávateľa prepravy absencia nákladného listu v tvare č.1-T nie je ...
- Je možné pri vyhotovovaní účtovných dokladov použiť elektronický digitálny podpis a faksimilný podpis?
Podpisy pri vystavovaní nákladných listov (nákladných listov), s výhradou určité podmienky(považuje sa ... podľa nášho názoru v nákladných listoch (nákladných listoch) možno použiť aj faksimile ... faksimile je vhodné zriadiť pri vydávaní nákladných listov (prepravných listov) v miestnom zákone ...
- Je potrebné preverovať právomoci osôb, ktoré podpísali primárne dokumenty zo strany protistrán?
A pravidlá pre prepravu tovaru (nákladný list, nákladný list, železničný nákladný list). Zaúčtovanie došlého tovaru ... najmä pohyb tovaru je možné vystaviť nákladným listom (TTN) (tlačivo N 1-T ...
Povinnosti daňovníkov (platiteľov poplatkov)
1. Daňovníci sú povinní:
8) do štyroch rokov zabezpečiť bezpečnosť účtovných údajov a iných dokladov potrebných na výpočet a platenie daní, ako aj dokladov potvrdzujúcich prijaté príjmy (pre organizácie aj vynaložené výdavky) a zaplatené (zrazené) dane;
. Daňová kontrola v teréneAk majú úradníci vykonávajúci kontrolu dostatočné dôvody domnievať sa, že listiny svedčiace o spáchaní priestupku môžu byť zničené, ukryté, zmenené alebo nahradené, tieto listiny sa zaistia spôsobom ustanoveným v § 94 tohto zákonníka podľa zákona. vypracované týmito úradníkmi. Zákon o zaistení dokumentov musí odôvodňovať potrebu zaistenia a uvádzať zoznam dokumentov, ktoré majú byť zaistené. Daňovník má právo pri zaistení dokladov vzniesť pripomienky, ktoré musí zákon na jeho žiadosť obsahovať. Zaistené listiny musia byť očíslované, čipkované a opatrené pečiatkou alebo podpisom poplatníka (daňového agenta, platiteľa poplatku). V prípade, že poplatník (daňový agent, platiteľ poplatku) odmietne opatriť zaistené dokumenty pečiatkou alebo podpisom, uvedie sa o tom osobitná poznámka. Kópia úkonu o zaistení dokladov sa odovzdá poplatníkovi (daňovému agentovi, platiteľovi poplatku).
. Zabavenie dokumentov a predmetov1. Zaistenie dokumentov a vecí sa vykoná na základe odôvodneného rozhodnutia pracovníka daňového úradu, ktorý vykonáva daňovú kontrolu na mieste.
Uvedené rozhodnutie podlieha schváleniu prednostom (jeho zástupcom) daňového úradu, ktorý o vykonaní daňovej kontroly rozhodol.
2. V noci nie je dovolené odoberať dokumenty a predmety.
3. Zaisťovanie listín a vecí sa vykonáva za prítomnosti svedkov a osôb, ktorým sú listiny a veci zaistené. V nevyhnutné prípadyšpecialista je pozvaný, aby sa podieľal na výrobe výkopu.
Pred začatím zaistenia predloží pracovník správcu dane uznesenie o zaistení a vysvetlí prítomným ich práva a povinnosti.
4. Pracovník daňového úradu navrhne tomu, u koho sa odobratie dokladov a vecí vykonáva, aby ich dobrovoľne vydal av prípade odmietnutia vykoná zaistenie násilne.
Ak osoba, u ktorej sa zaistenie vykonáva, odmietne otvoriť priestory alebo iné miesta, kde sa môžu nachádzať dokumenty a predmety, ktoré sú predmetom zaistenia, má úradník správcu dane právo tak urobiť samostatne, aby nedošlo k zbytočnému poškodeniu zámkov. , dvere a iné predmety.
5. Zaisteniu nepodliehajú doklady a veci, ktoré nesúvisia s predmetom daňovej kontroly.
6. O predložení zaistenia, zaistenia dokumentov a vecí sa vyhotoví protokol v súlade s požiadavkami ustanovenými v článku 99 tohto kódexu a v tomto článku.
7. Zaistené listiny a veci sú uvedené a popísané v protokole o zaistení alebo v popisoch k nemu pripojených s presným uvedením názvu, množstva a jednotlivých vlastností vecí, a ak je to možné, aj hodnoty vecí.
8. V prípadoch, keď nie je dostatok kópií dokladov kontrolovanej osoby na vykonanie daňových kontrolných opatrení a daňové úrady majú dostatočné dôvody domnievať sa, že originály dokladov možno zničiť, zatajiť, opraviť alebo nahradiť, úradník úradu správca dane má právo zadržať originály dokladov spôsobom ustanoveným v tomto článku.
Pri zaistení takýchto dokladov sa z nich vyhotovujú kópie, ktoré sú overené úradníkom daňového úradu a odovzdané tomu, komu sú zaistené. Ak nie je možné vyhotoviť alebo odovzdať vyhotovené kópie súčasne so zaistením dokladov, správca dane ich odovzdá tomu, komu boli doklady zaistené, do piatich dní od zaistenia.
9. Všetky zaistené listiny a predmety sa predložia svedkom a iným osobám zúčastňujúcim sa na zaistení a v prípade potreby sa zabalia na mieste zaistenia.
Zaistené listiny musia byť očíslované, čipkované a opatrené pečiatkou alebo podpisom poplatníka (daňového agenta, platiteľa poplatku). Ak poplatník (daňový agent, platiteľ poplatku) odmietne zapečatiť alebo podpísať zaistené listiny, uvedie sa o tom osobitná poznámka v protokole o zaistení.
10. Kópiu protokolu o zaistení listín a vecí odovzdá proti prevzatiu alebo zašle tomu, komu boli tieto listiny a veci zaistené.
A študujeme pravidlá pre výpočet doby uloženia dokladov v účtovníctve a daňovom účtovníctve vr. brať do úvahy čas premlčacej dobe. Zoberme si výnimky z tohto pravidla, napríklad: vlastnosti faktúr, doklady o predtým prijatých stratách, doklady o kúpe cenného majetku s dlhou dobou odpisovania (budovy - 31 rokov atď.). Poďme zistiť, kedy je možné zničiť dokumenty, pre ktoré zoznam schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 25. augusta 2010 č. 558 stanovuje požiadavku „podlieha overeniu (audit)“. Pochopíte, ako sa zachovať, keď daňové úrady požadujú doklady, ktorým uplynula platnosť, ako aj doklady poškodené požiarom či záplavami. Budete vedieť posúdiť riziká sankcií.
Požiadavka platná legislatíva je taká, že každá operácia v živote organizácie musí byť sprevádzaná podpornými dokumentmi (a často nie jedným, ale niekoľkými). Tým sa ich nahromadí toľko, že ich jednoducho nie je kam dať a ich dlhodobé skladovanie je finančne náročné. Každý z účtovných dokladov má svoju dobu uchovávania, štatutárne legislatívy. Po uplynutí týchto podmienok má organizácia právo dokumenty zničiť. Ak sa však takéto rozhodnutie prijme, je potrebné vybrať tie z nich, ktorých zničenie nebude mať za následok problémy pri prípadných kontrolách.
Poďme sa pozrieť na požiadavky, ktoré zákon kladie na dobu uchovávania účtovných a daňových dokladov. Od všeobecné pravidlo existuje veľa výnimiek a je o ne najväčší záujem, pretože. nie všetci odborníci o nich vedia.
Všeobecné pravidlo pre zachovanie...
...účtovné doklady
Bez registrácie nie je možné vykonať účtovný zápis prvotné účtovné doklady, ktoré sa spravidla musia uchovávať najmenej päť rokov po roku vykazovania alebo po roku, v ktorom boli použité na vykazovanie (článok 29 federálneho zákona zo 6. decembra 2011 č. 402-FZ „o účtovníctve“, ďalej len zákon č. 402-FZ).
Zároveň je potrebné zamerať sa na lehoty uchovávania dokumentov, ktoré určuje samotný zákon č. 402-FZ v prípade, že je táto lehota dlhšia.
Napríklad na zachovanie celistvosti ročného finančné výkazy predpisuje sa neustále, štvrťročne - na 5 rokov a mesačne - na 1 rok (článok 351 zoznamu). Vyžaduje sa trvalá trvanlivosť doklady (zápisnice, úkony, závery) o prerokovaní a schválení účtovnej závierky (článok 355 zoznamu).
Dokumenty (výpočty, súhrny, certifikáty, tabuľky, informácie, korešpondencia) o výpočte a odvode daní do rozpočtu všetkých úrovní a mimorozpočtových fondov všetky úrovne sa musia uchovávať 5 rokov (článok 382 zoznamu), ako aj daňové priznania právnických osôb pre všetky dane (článok 392 zoznamu). Podľa čl. 658 Zoznamu i> osobných kariet zamestnancov.
Ako vidíte, časový rámec je dlhý. A výpočet sa vykonáva od 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom boli podklady naposledy použité na zostavenie účtovnej (účtovnej) závierky (časť 2 § 29 zákona č. 402-FZ).
Príklad 1
Zbaliť reláciu
V všeobecný prípad, ak je doba uchovávania predpísaná na 5 rokov a doklad bol vyhotovený povedzme v máji 2014, tak sa doba jeho uchovávania začne počítať od 1. januára 2015 a skončí 31. decembra 2019.
...lehotu uchovávania daňových dokladov
Daňové účtovníctvo sa vykonáva na základe údajov z primárnych dokumentov (článok 313 daňového poriadku Ruskej federácie). Potvrdením údajov z daňového účtovníctva môžu byť nielen prvotné účtovné doklady, ale aj analytické daňové účtovné evidencie, výpočty základu dane.
Na základe odseku 1 čl. 252 daňového poriadku Ruskej federácie sa oprávnené náklady uznávajú ako výdavky (a v prípadoch ustanovených v článku 265 daňového poriadku Ruskej federácie straty), potvrdené dokumentmi vyhotovenými v súlade s právnymi predpismi Ruskej federácie. Ruská federácia.
Okrem toho musí daňovník zabezpečiť bezpečnosť daňových účtovných údajov a dokladov, ktoré slúžia ako podklad pre výpočet a platenie daní , vrát. potvrdenie o prijatí príjmov a vynaložených výdavkov, najmenej štyri roky (podpis 8, odsek 1, článok 23 daňového poriadku Ruskej federácie). Tu v legislatíve nie je odkaz na Zoznam. Finančné oddelenie sa na to však pri zvažovaní tejto otázky často odvoláva (napríklad v liste Ministerstva financií Ruska z 26. apríla 2011 č. 03-03-06 / 1/270).
Uvedené prvotné účtovné doklady sú potrebné pre daňové úrady na kontrolu dodržiavania právnych predpisov o daniach a poplatkoch daňovníkmi, a to aj pri daňových kontrolách.
Zničenie dokumentov
Z vyššie uvedeného možno vyvodiť záver, že pri rozhodovaní o zničení dokumentov s uplynutou dobou uloženia by sa malo riadiť aspoň:
- Zoznam ministerstva kultúry,
- účtovný zákon a
- Daňový poriadok Ruskej federácie.
Okrem toho je potrebné správne posúdiť podmienky uloženia každého z dokumentov, ktoré sa majú zničiť, aby sa v budúcnosti nedostali do problémov, keď im kontrolné orgány zrazu budú vyžadovať poskytnutie niektorých už zničených dokumentov.
Na tento účel organizácia vytvára odborná komisia, ktorá kontroluje archív dokumentov. Vytvára sa na príkaz (pokyn) vedúceho organizácie. Navyše nie je potrebné vydávať takýto príkaz ročne, stačí to urobiť raz a v budúcnosti meniť zloženie členov len vtedy, ak jeden z nich odíde.
V procese svojej práce komisia vypracuje akt so zoznamom dokumentov, ktoré sa majú zničiť. Keď je akt pripravený, schvaľuje ho vedúci organizácie. Na jej základe sú zničené primárne dokumenty.
Zároveň je to účelnejšie jednotlivé úkony do skupín dokumentov zničených rôznymi spôsobmi: pomocou skartovačky, ohňom a recykláciou. „Najhodnotnejšie“ dokumenty obsahujúce dôverné informácie (zvyčajne je ich menšina) je najlepšie zničiť nezávisle a nenávratne (napríklad spálením alebo skartovaním) a veľké množstvo je možné recyklovať.
Po vykonaní zničenia a podpísaní dokumentov o ňom môže organizácia usúdiť, že splnila svoje povinnosti podľa zákona a má dokumenty potvrdzujúce skutočnosť, že bol postup vykonaný.
Výnimky zo všeobecného pravidla
Nákladný list a faktúra
Začnime zdanlivo jednoduchým príkladom. Predpokladajme, že organizácia kúpila materiál a v marci 2014 dostala od dodávateľa dodací list a faktúru. V tom istom mesiaci bol materiál pripísaný na sklad a následne zaradený do výroby.
Doklady na evidenciu faktúr vyhotovených dňa tlačená kópia alebo v v elektronickom formáte, sú v organizácii uložené najmenej štyri roky odo dňa posledného zápisu (bod 24 ods. II prílohy č. 4, ods. 22 ods. II prílohy č. 5 a ods. 13 ods. II prílohy č. 3 k Nariadenie vlády Ruskej federácie z 26. decembra 2011 č. 1137 „o formulároch a pravidlách vypĺňania (údržby) dokumentov používaných pri výpočte dane z pridanej hodnoty“).
Odpočítavanie doby uloženia faktúry na odpočet DPH začína po vykazovacom (zdaňovacom) období, v ktorom bol doklad naposledy použitý. Pripomeňme, že DPH sa počíta štvrťročne a marcová faktúra sa započítava do výpočtu DPH za 1. štvrťrok 2014. Preto v tomto prípade môže lehota skladovania začať plynúť od 4. 1. 2014, skončí po 4 rokoch, teda 31.03.2018. No v polovici roka sa dokumenty nezničia, ale uschovajú do konca roka (teda do 31.12.2018) a až potom sa premietnu do úkonu na zničenie.
Je potrebné vziať do úvahy, že odpočet DPH za zakúpený tovar je možné vykonať až po jeho registrácii (odsek 1, článok 172 a článok 171 daňového poriadku Ruskej federácie). Preto je dôležité uschovať aj doklad potvrdzujúci skutočnosť ich nadobudnutia - faktúru - za obdobie vypočítané vyššie k faktúre (do 31.12.2018).
Na účely účtovníctva sa používa nákladný list (zvyčajne sa používa na jednotná formač. TORG-12) je prvotný účtovný doklad a doba jeho uchovávania je minimálne päť rokov. Preto pre účtovníctvo tento príklad jeho trvanlivosť je dlhšia. Úložná doba sa začína počítať po roku, v ktorom bola použitá na vykazovanie, teda od 1.1.2015 a končí 31.12.2019.
Ako vidíte, jeden doklad (faktúra) môže mať viacero funkcií, z ktorých každá podlieha vlastným pravidlám, preto sa lehoty ich uchovávania môžu líšiť (v tomto prípade pre účely daňového účtovníctva - 31.12.2018 a pre účtovné účely - 31.12.2019) . Potom z nich vyberieme maximum - 31.12.2019.
Zdalo by sa, že je všetko jasné. Ale situácia sa môže skomplikovať.
Úložná lehota pre nákladný list a faktúru, ak bol nárok na odpočítanie dane uplatnený neskôr
Platiteľ dane nesmie mať v určitom štvrťroku (zdaňovacie obdobie DPH) tržby. V dôsledku toho neexistujú žiadne sumy časovo rozlíšenej DPH, ale existujú sumy na prijatie DPH na odpočet, napríklad sumy DPH s nájomné, zakúpený materiál a pod.
Oficiálne stanovisko daňových úradov je, že nie je možné uznať odpočítanie DPH v období, keď platiteľ nemá žiadne tržby (list Ministerstva financií Ruskej federácie zo 14. decembra 2011 č. 03-07-14 / 124 ).
Aj keď spravodlivo poznamenávame, že v liste Federálnej daňovej služby Ruskej federácie z 28. februára 2012 č. ED-3-3 / [e-mail chránený] vyjadril opačný názor. Odpovedá mu aj rozhodnutie Prezídia Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie zo dňa 3. 5. 2006 č. podmienka na uplatnenie odpočítania dane) a rozhodnutie desiateho odvolacieho rozhodcovského súdu zo dňa 12.07.2012 vo veci A41-41514/11. V tomto prípade sa však organizácia nevyhne daňovej kontrole, keďže na konci zdaňovacieho obdobia (štvrťroka) v daňovom priznaní k DPH premietne výšku DPH vypočítanú na preplatenie z rozpočtu.
Nechcete daňovú kontrolu? Čo robiť? Pripomeňme, že odpočet dane pri DPH je právom platiteľa dane, nie povinnosťou. Toto právo si môže uplatniť do troch rokov po skončení príslušného zdaňovacieho obdobia (odsek 2 článku 173 Daňového poriadku Ruskej federácie a list Ministerstva financií Ruskej federácie z 30. apríla 2009 č. 03 -07-08 / 105).
Inými slovami, ak využijete podmienky z príkladu, organizácia si môže uplatniť odpočet dane z DPH na prijatej faktúre do troch rokov počnúc 4. 1. 2014, napríklad o rok neskôr v prvom štvrťroku 2015. V dôsledku tejto operácie by sa aj lehoty uchovávania dokumentov mali posunúť o rok späť:
- podľa faktúry z marca 2014 - od 31.12.2018 do 31.12.2019;
- podľa prepravného listu - od 31.12.2019 do 31.12.2020.
Ak by sme využili právo na odpočítanie DPH aj neskôr, napríklad v 3. štvrťroku 2016, potom:
- faktúra by musela byť uložená do 31.12.2020;
- a prepravný list - do 31.12.2021.
Ak je faktúra prijatá neskôr ako tovar a faktúra
Rovnaká situácia ohľadom výpočtu doby uchovávania dokladov nastane pre organizáciu, keď dostane faktúru za zakúpený produkt (službu, prácu) v neskoršom zdaňovacom období, ako je lehota na prijatie samotného produktu a prepravného listu. Ale zároveň je dôležitou podmienkou pre odpočet potvrdenie o neskoršej skutočnosti prijatia faktúry - môže to byť obálka s poštovou pečiatkou.
Odkladajú sa aj podmienky skladovania primárnych dokumentov, ktoré v tomto prípade potvrdzujú skutočnosť prijatia materiálu (napríklad faktúra). Veď jednou z podmienok odpočítania dane pre DPH, ako sme si povedali vyššie, je fakt, že materiál je registrovaný.
Ak sa nakúpený materiál zaradí do výroby na ďalší rok
Predpokladajme, že organizácia nakúpila materiál v marci 2014 (ako v našom prvom, najjednoduchšom príklade), dostala faktúru a faktúru súčasne, ale materiál dala do výroby v nasledujúcom roku - v januári 2015. Potom mali by sa posunúť aj podmienky uloženia primárneho dokumentu (nákladného listu). za rok - v účtovníctve a daňovom účtovníctve.
V tomto prípade bol odpočet DPH vykonaný skôr. A doba skladovania faktúry sa počíta od marca 2014. Skutočnosť, že materiál bol odovzdaný do výroby za viac ako neskoré termíny, sa odráža len v výrobný proces, a nie o potvrdení nároku na odpočítanie DPH.
Ak je materiál prijatý, ale nezaplatený
Stáva sa tiež, že materiál bol dodaný spolu so všetkými dokladmi (nákladný list, faktúra), no zostal nezaplatený.
Po uplynutí premlčacej doby (tri roky) sa dlh odpíše. Potom doba uchovávania faktúry sa počíta od konca roka, v ktorom bol dlh odpísaný – vo všeobecnosti sedem rokov (trojročná premlčacia lehota plus štyri roky podľa pravidiel daňového účtovníctva). V opačnom prípade nebude nič, čo by potvrdilo výšku dlhu a dátum vzniku dlhu (rozhodnutia Federálnej protimonopolnej služby okresu Volga-Vjatka zo dňa 8. novembra 2012 vo veci č. A11-2321 / 2011 a Federálnej protimonopolnej služby okresu Volga zo dňa 03.10.2012 vo veci č. A72-7995 / 2011).
Nezabúdajte ale, že pred ročnou účtovnou závierkou sa vykonáva inventarizácia vrátane dlhov. V prípade podpísania aktu o zmieri s dodávateľom začína plynúť premlčacia doba znova, t.j. odo dňa podpisu aktu. Tým pádom sa môže každoročne posúvať a teda trvať neurčito, to isté sa deje s dobou uchovávania dokladov (faktúra a faktúra).
Organizácia, ktorá tovar odoslala, no nedostala platbu, je na tom podobne – „zrkadlový obraz“. Aj ona bude musieť pri podpisovaní ročných aktov o odsúhlasení uchovávať dokumenty „na neurčito“. Okrem toho môžu daňové úrady vykonávať protikontroly.
Obstaranie dlhodobého majetku (odpisy)
Organizácia nadobudla hodnotný majetok s dlhou životnosťou, ako je budova, a prospešné využitie 31 rokov. V tomto období sa budú k tomuto dlhodobému majetku účtovať odpisy, čo znamená, že úkon prevzatia a odovzdania a ďalšie doklady súvisiace s kúpou stavby je potrebné uschovať toto obdobie a až po jeho skončení sa začne odpočítavať štvorročná lehota na uchovávanie dokladov podľa daňového poriadku Ruskej federácie . V dôsledku toho bude doba uchovávania dokumentov 35 rokov.
V opačnom prípade bude ťažké preukázať ekonomickú realizovateľnosť výdavkov, ako aj údaje o investičnom majetku (podmienky uvedenia do prevádzky, počiatočné náklady, odpisy) počas kontroly vykonávanej daňovým úradom (vyhláška Federálnej protimonopolnej služby Moskvy Okres zo dňa 11.03.2009, č. KA-A40 / 1255- 09 vo veci č. А40-32554/08-129-101).
Doklady o vzniknutých stratách a nákladoch budúcich období
V liste Ministerstva financií Ruska zo dňa 02.08.2011 č. 03-02-07 / 1-272 sa uvádza: v súlade s odsekom 4 čl. 283 daňového poriadku Ruskej federácie je daňovník povinný uchovávať doklady potvrdzujúce výšku vzniknutej straty počas celého obdobia, kedy znižuje základ dane bežného zdaňovacieho obdobia vo výške predtým prijatých strát. A toto obdobie je 10 rokov po zdaňovacom období, v ktorom bola táto strata prijatá (odsek 2, článok 283 daňového poriadku Ruskej federácie).
Strata sa v podniku zistí na konci roka (zdaňovacieho obdobia) a vypočíta sa ako rozdiel medzi všetkými príjmami a výdavkami, ktoré organizácia vynaložila za posledný rok. Preto musí uchovávať všetky doklady o vynaložených výdavkoch, ako aj o prijatých príjmoch za rok (zdaňovacie obdobie), kedy bola strata prijatá.
Podľa regulačných orgánov by sa v tomto prípade mali k stanovenej lehote skladovania podľa ods. 8 s. 1 čl. 23 daňového poriadku Ruskej federácie. Základom je predpoklad, že 4-ročná skladovacia lehota by sa nemala počítať od momentu vyhotovenia dokladov, ale od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom bola zohľadnená zodpovedajúca strata. Ak sa tak nestane, prevod strát sa bude považovať za nezákonný.
Takýto prístup možno nájsť v rozhodnutiach súdov, napríklad v rozhodnutiach Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okresu zo dňa 2. marca 2006, 26. februára 2006 č. KA32-A40 / 785-06 a Prezídia Najvyššieho súdu. Rozhodcovský súd Ruskej federácie zo dňa 24. júla 2012 č. 3546/12. Existuje ďalší arbitrážna prax, ktorý s týmto názorom nesúhlasí: rozhodnutia FAS okresu Severný Kaukaz z 25. septembra 2009 vo veci č. A32-8964 / 2007-12 / 190 a FAS Severozápadný okres zo dňa 22.11.2004 vo veci А56-10982/04.
Máte dve možnosti: ukladať dokumenty na maximum alebo byť pripravený na bitky súdov, ktorej výsledok nie je zaručený.
Nedostatok dokladov v dôsledku požiaru, zaplavenia, krádeže
Organizácia musí poskytnúť bezpečné podmienky uchovávanie účtovných dokladov a ich ochrana pred zmenami (§ 29 zákona č. 402-FZ). Čo však robiť, ak doklady chýbajú v dôsledku požiaru (záplava, krádež) a daňový úrad dostal výzvu na ich predloženie?
Finančný rezort tomu verí je potrebné ich obnoviť (List č. 03-02-07/1/21191 zo dňa 07.06.2013). Existujú súdne rozhodnutia s podobným postavením (rozhodnutie odvolacieho 9. rozhodcovského súdu z 13. októbra 2010 č. 09AP-24752 / 2010-AK, č. 09AP-25298 / 2010-AK vo veci č. A40-4800 / 10 -115-55), kde súd dospel k záveru, že vedúci organizácie musí prijať opatrenia na obnovenie tých primárnych dokumentov, ktoré sú predmetom reštaurovania a uchovávania v lehote ustanovenej zákonom.
Zároveň v rozhodnutí Federálnej protimonopolnej služby okresu Volga-Vjatka z 30. júla 2007 vo veci A28-1129 / 2007-3 / 21 súd dospel k záveru, že organizácia nemôže poskytnúť dokumenty zničené požiar, neskôr požiadal daňový úrad, pretože nemal reálna možnosť urob to v nastav čas. Vymáhanie pokút bolo daňovému úradu zamietnuté.
Existujú aj ďalšie prípady, keď sa sudcovia postavili na stranu daňových poplatníkov (rozhodnutia Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okresu z 25. júna 2010 č. KA-A40 / 6480-10, Federálnej protimonopolnej služby okresu Volga z 25. júna 2010 vo veci č. A55-967 / 2011).
Ak však daňovník nemôže potvrdiť, že v čase prijatia žiadosti nemal žiadne doklady, potom sa pokute nedá vyhnúť (Vyhláška Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okresu z 28. apríla 2009 č. KA-A40 / 3228-09). Akékoľvek dokumenty od príslušných orgánov, ktoré potvrdzujú skutočnosť povodne (záplavová správa a / alebo osvedčenie od servisnej organizácie), požiar (požiarna správa prijatá od požiarna služba), lúpež, vlámanie (policajný preukaz) atď.
Súdy považujú pokutu za opodstatnenú aj v prípadoch, keď po strate dokladov daňovník neprijal opatrenia na ich obnovenie (Vyhláška Federálnej protimonopolnej služby Uralského okresu z 28. apríla 2010 č. Ф09-2782 / 10- С2).
Dokumenty zničené, ale požiadavka prišla
Môže nastať situácia, keď organizácia zvážila všetky pre a proti, rozhodla sa dokumenty zničiť, všetko riadne vyplnila a daňový úrad si vyžiadal ich predloženie.
Súdy sa často stavajú na stranu daňovníkov.
Arbitrážna prax
Zbaliť reláciu
V rozhodnutí Federálnej protimonopolnej služby Uralského dištriktu zo 14. októbra 2011 č. F09-6531 / 11 vo veci č. A07-18923 / 2010 (rozhodnutie Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie z 2. decembra 2011 č. VAS-15006 / 11), súd zistil, že spoločnosť nepredložila prvotné účtovné doklady z dôvodu ich zákonného zničenia. Správca dane nemá dôvod použiť metódu výpočtu ustanovenú v odseku 7 čl. 166 daňového poriadku Ruskej federácie s cieľom určiť odpočet dane, ktorý je možný len vtedy, ak sú k dispozícii konkrétne dokumenty (články 171, 172 daňového poriadku Ruskej federácie).
Arbitrážna prax
Zbaliť reláciu
Súd mal za to, že absencia prvotných účtovných dokladov potvrdzujúcich počiatočnú obstarávaciu cenu dlhodobého majetku z dôvodu jeho zničenia, keďže lehota na uloženie týchto dokladov uplynula, nemôže byť dôvodom na odmietnutie účtovať o zostatkovej cene tohto dlhodobého majetku ako časť trov konania (vyhláška Federálnej protimonopolnej služby Moskovského okresu zo dňa 11.03 .2009 č. KA-A40/1255-09 vo veci č. A40-32554/08-129-101).
Arbitrážna prax
Zbaliť reláciu
Daňová inšpekcia požadovala od spoločnosti doplatenie daní z dôvodu nepodania požadované dokumenty na odpis paliva. Niektoré dokumenty boli podľa ich názoru nesprávne vyhotovené, druhá časť bola zničená. Daňové úrady uviedli, že doklady musia byť v súlade s účtovnými štandardmi uchovávané najmenej 5 rokov.
Ale arbitri mali na túto situáciu vlastný názor. Rozhodli v prospech spoločnosti, pričom naznačili, že pohonné hmoty a mazivá odpisuje na základe stanovených noriem a na základe mesačných úkonov. V tomto prípade sudcovia nepovažovali prítomnosť vád pri vypĺňaní nákladných listov, ako aj absenciu niektorých dokladov za dôvod na uznanie nezákonnosti odpisu nákladov na pohonné hmoty a mazivá do nákladovej ceny (vyhlášky z r. Federálnej protimonopolnej služby Severozápadného dištriktu zo dňa 16.06.2000 č. A56-31018 / 99 a zo dňa 8.7.2002 č. A56-8533/02).
Skontrolujte stav
Chcel by som upozorniť ešte na jeden dôležitý bod. V zozname Ministerstva kultúry Ruskej federácie sa pri niektorých dokumentoch začína počítať lehota uloženia „po kontrole (audite)“. Napríklad primárne dokumenty nemožno zničiť bez overenia (článok 362 zoznamu).
Fragment dokumentu
Zbaliť reláciu
Zoznam štandardných manažérskych archívnych dokumentov vytvorených v rámci činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uloženia (schválený nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. 558)
V tomto prípade hovoríme o daňových kontrolách. Sú uvedené v čl. 87 daňového poriadku Ruskej federácie. Na základe výsledkov daňovej kontroly na mieste a administratívnej kontroly vypracuje daňový úrad správu o kontrole (postup a podmienky jej vypracovania sú uvedené v článku 100 daňového poriadku Ruskej federácie). Ak sa zistia porušenia a daňovník s nimi súhlasí, vykoná príslušné zmeny v účtovníctve: vykoná dodatočné dane, zaplatí penále a pokuty atď.
Okrem toho sa vykoná administratívna kontrola, ak daňovník podá aktualizované vyhlásenie za zdaňovacie obdobia skoršie ako posledné tri roky.
Ale ako viete, premlčacia doba je tri roky (Ustanovenie 1, článok 113 daňového poriadku Ruskej federácie). Daňové úrady môžu v tejto lehote uplatniť nároky a uložiť sankcie. Pri zistení priestupkov za skoršie obdobia nemožno od daňovníka vymáhať pokuty.
Daňový poriadok Ruskej federácie zároveň nevyžaduje zničenie dokumentov, finančné oddelenie uvádza, že zničenie dokumentov s uplynutou dobou uchovávania je právom daňovníka. A kontrola daňových úradov nemusí nastať vôbec.
Ako by mali organizácie postupovať? Po prvé, z vyššie uvedených súdnych rozhodnutí je zrejmé, že v prípadoch, keď daňovník nemohol na výzvu kontrolných orgánov predložiť doklady s expiráciou z dôvodu ich zničenia, sa na stranu daňovníka postavili súdy. Samozrejme, v týchto situáciách musí tento kompetentne viesť samotný postup zničenia (správne ho zdokumentovať). V prípade vyžiadania právoplatne zničených dokumentov sa to stáva zásadným.
Po druhé, za porušenie podmienok uchovávania dokumentov stanovených v zozname Ministerstva kultúry Ruskej federácie, daňový úrad nemožno pokutovať.
Ukazuje sa, že ak dôjde k zničeniu účtovných / daňových dokladov z dôvodu uplynutia lehoty ich uchovávania, sankcie zo strany daňových úradov organizácie nehrozia, aj keď tieto doklady neprešli daňovou kontrolou. Veď, ako si pamätáme, aj štandardné doby uchovávania účtovných a daňových dokladov (päť rokov a štyri roky) sú dlhšie ako premlčacia doba (tri roky), nehovoriac o ďalších vlastnostiach a výnimkách, kedy sa štandardné doby uchovávania predlžujú.
Zodpovednosť
Chcel by som upriamiť pozornosť čitateľov na sankcie, ktoré je možné uplatniť voči daňovníkovi v prípade absencie primárnych dokladov. Zvážte najbežnejšie.
Ak sa primárne dokumenty zničia po stanovenej dobe uchovávania - dobre, môžete pokojne spať. Ale niekedy sa pri výpočte termínu riadia všeobecné pravidlá(predpísané v zákone č. 209-FZ, Daňovom poriadku Ruskej federácie a Zozname Ministerstva kultúry Ruskej federácie) a zabudnite na špeciálne „výhrady“, čím sa zničia dokumenty, ktoré ešte museli byť uložené. A práve tu často vznikajú problémy.
Nepredloženie v stanovenej lehote zo strany platiteľa dane v daňové úrady Dokumenty alebo iné informácie stanovené Daňovým poriadkom Ruskej federácie a inými právnymi predpismi o daniach a poplatkoch, znamená uplatnenie zodpovednosti podľa čl. 126 daňového poriadku Ruskej federácie:
- ak tieto doklady neobsahujú znaky daňových deliktov podľa čl. 119 a 129.4 daňového poriadku Ruskej federácie, potom bude pokuta 200 rubľov. za každý nepredložený doklad (článok 119 sa zaoberá podávaním daňových priznaní a článok 129 ods. 4 oznámeniami o kontrolovaných transakciách);
- ak organizácia odmietne poskytnúť doklady, ktoré má, alebo v nich uvedie úmyselne nepravdivé údaje a takýto úkon nesúvisí s čl. 135.1 daňového poriadku Ruskej federácie (nepredloženie osvedčení / výpisov o transakciách a účtoch bankou), potom bude výška pokuty 10 000 rubľov.
Rozhodne sa vyhnite zodpovednosti podľa čl. 126 daňového poriadku Ruskej federácie je možné, ak lehota na uloženie dokumentov požadovaných daňovými úradmi uplynula a v čase podania žiadosti ich organizácia už zničila, bude to však potrebné ešte preukázať ( pozri uznesenia Federálnej protimonopolnej služby Uralského dištriktu zo 17. novembra 2009 č. F09-8891 / 09-SZ vo veci A47-5018 / 2008, FAS Severozápadného dištriktu zo 6. júla 2009 vo veci č. A05-8773 / 2008 (rozhodnutím Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie z 13. októbra 2009 č. VAC -13307/09 bolo zamietnuté postúpenie tohto prípadu Prezídiu Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie federácia)).
Ak počas inšpekcie inšpektori zistia absenciu (alebo zničenie) primárnych dokumentov, faktúr, účtovných alebo daňových registrov, spoločnosti môže byť uložená pokuta vo výške (článok 120 daňového poriadku Ruskej federácie):
- 10 000 rubľov. - ak k porušeniu došlo v rámci jedného zdaňovacieho obdobia;
- 30 000 rubľov. – ak k porušeniu došlo počas viacerých zdaňovacích období.
Ak sa zároveň zistí podhodnotenie základu dane, bude spoločnosti účtovaná pokuta vo výške 20% z nezaplatenej sumy dane, nie však menej ako 40 000 rubľov. (Ustanovenie 3, článok 120 daňového poriadku Ruskej federácie).
Za ten istý priestupok nemôžu existovať dve miery daňovej povinnosti, takže organizácia môže byť potrestaná buď podľa čl. 126 daňového poriadku Ruskej federácie alebo podľa čl. 120 daňového poriadku Ruskej federácie. Tieto sankcie sa nebudú kumulovať.
Kódex správnych deliktov Ruskej federácie obsahuje aj niekoľko ustanovení o pokutách za porušenie podmienok uchovávania dokumentov. Výška pokuty závisí od druhu porušenia.
V článku 13.25 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie sa ustanovujú sankcie za porušenie podmienok uchovávania dokumentov, ktorých povinnosť uchovávať je stanovená právnymi predpismi o JSC, LLC, o štátnych a obecných unitárne podniky, o dôchodkových a investičných fondoch, ako aj regul právne úkony. Ukazuje sa, že tu hovoríme predovšetkým o skladovaní. firemné dokumenty, vystupujúcich v tejto skupine normatívnych právnych aktov, do ktorých väčšina účtovných dokladov nespadá.
Ale to zahŕňa napr. súvahy akciových spoločností, ich výkazy ziskov a strát, audítorské správy(bod 2.1.10 Predpisov o postupe a podmienkach uchovávania dokumentov akciové spoločnosti, schválený výnosom Federálnej komisie pre cenné papiere Ruska zo 16. júla 2003 č. 03-33/ps).
Prejdite dokumenty LLC, na stratu ktorého možno uplatniť článok 13.25 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, je mierne odlišná. Je to uvedené v čl. 50 federálneho zákona č. 14-FZ z 8. februára 1998 „o spoločnostiach s ručením obmedzeným“. Je pozoruhodné, že okrem iného hovorí, že LLC je povinná uchovávať „ďalšie ustanovené dokumenty federálne zákony a iné právne úkony Ruská federácia, zakladateľská listina spoločnosti, interné dokumenty spoločnosti, rozhodnutia valné zhromaždeniečlenovia spoločnosti, predstavenstvo (dozorná rada) spoločnosti a výkonné orgány spoločnosť." To samozrejme zahŕňa aj účtovnú závierku.
Výška pokút podľa čl. 13.25 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie sú:
- od 2500 do 5000 rubľov. - pre úradníkov;
- od 200 000 do 300 000 rubľov. - pre právnické osoby.
Aplikácia tohto článku je pri absencii primárnych dokumentov nepravdepodobná, hoci túto možnosť nemožno úplne vylúčiť.
Ak porušenie podmienok uchovávania dokumentov viedlo k skresleniu súm nahromadených daní a poplatkov o najmenej 10%, potom budú vinníkom udelené sankcie vo výške 2 000 rubľov alebo viac. až 3000 rubľov. (článok 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie).
Ak sú podľa daňového poriadku Ruskej federácie (články 120 a 126) potrestané právnické osoby, potom môže byť vinníkovi za ten istý priestupok uložená pokuta podľa čl. 15.11 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, ale iba raz (podľa časti 5 článku 4.1 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie dvakrát za to isté správny delikt nikto nemôže niesť zodpovednosť).