Pokyny pre kancelársku prácu v organizácii. Pokyny na vedenie záznamov

Všetci špecialisti zodpovední za správu dokumentov by mali venovať pozornosť „GOST R 7.0.97-2016. národná norma Ruská federácia. Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie“ (schválené nariadením Rosstandart zo dňa 08.12.2016 č. 2004-st). Tento normatívny akt obsahuje množstvo dodatkov, ktoré neboli v GOST R 6.30-2003.

Hlavné zmeny zahrnuté v novom štandarde

Na vytvorenie dokumentácie je možné použiť iba písma:

• Times New Roman č. 13, 14;
• Arial č. 12, 13;
• Verdana č. 12, 13;
• Kalibri č. 14.

Nový GOST umožňuje použitie menšej veľkosti písma iba v tabuľkách.

Od 01.07.2018 môže dokumentácia obsahovať erb subjektu Ruskej federácie, erb (heraldický znak) obce. Teraz je právne opravené aj umiestnenie týchto rekvizít. Umiestňuje sa v strede horného poľa formulára nad údajmi o organizácii vo vzdialenosti 10 mm od horného okraja listu.

Navyše, predtým požadované náležitosti kódu ORGN, TIN, KPP, OKVED sa teraz nachádzajú v potrebnom „Referenčné údaje o organizácii“.

Bolo tam "Vulture o obmedzení prístupu k dokumentu." Je pripevnený v pravom hornom rohu prvého listu.

Pri uvádzaní adresáta je dovolené pred priezviskom úradníka použiť skratky „pán“ (pán) a „pani“ (pani), ako aj uviesť emailová adresa ak je list zaslaný faxom alebo e-mailom.

GOST obsahuje aj označenie neprípustnosti uvedenia lomky (lomky) alebo nápisu „pre“, keď sú papiere podpísané osobou, ktorá nahrádza hlavu. Zmeny v tomto prípade sa vykonávajú ručne alebo pomocou pečiatky.

V spore, ako správne dať pečať, či je možné uzavrieť časť podpisu pečaťou, sa skončilo. Nový GOST uvádza, že pečať organizácie je pripevnená bez zachytenia vlastnoručný podpis osoba, ktorá dokument podpísala, alebo na mieste označenom „MP“ („Miesto pečate“).

Referenčné otázky elektronická správa dokumentov tiež zahrnuté v GOST.

Klasifikácia dokumentov v kancelárskej práci

Všetky papiere v kancelárskej práci sú klasifikované v závislosti od ich účelu:

• organizačné a administratívne (charakteristiky, rozhodnutia, príkazy pre hlavné činnosti);
• referencie a informácie (certifikáty, telegramy);
• personálom ( pracovné zmluvy, personálne príkazy, výpisy).

Osobitná pozornosť by sa mala venovať evidencii prichádzajúcich dokumentov pri kancelárskej práci.

Ak chcete zaregistrovať prichádzajúci list, v hornej časti formulára vpravo alebo vľavo sa uvádza sériové číslo a dátum prijatia. Vyzerá to takto: „In. č. 152 zo dňa 02.02.2017“. Potom sa toto číslo zaznamená do protokolu došlých listov, informácie: od koho a komu je list určený, o čo ide a tiež komu bol list po potvrdení jeho vedúcim prenesený do práce. Originály a kópie listov sa ukladajú do príslušných priečinkov. Odoslané listy sa evidujú rovnakým spôsobom (príklad: „Ref. č. 152 z 29.05.2017“) a iná dokumentácia.

Registrácia prichádzajúcich dokumentov v kancelárskej práci vám umožňuje rýchlo nájsť požadovaný dokument v denníku (alebo tabuľke) a určiť osobu zodpovednú za jeho vykonanie.

Podmienky vyhotovenia dokumentov v kancelárskej práci

Štandardný dátum splatnosti dokumentu je 30 kalendárne dni, ktoré sa počítajú odo dňa prijatia doručenky alebo odo dňa podpisu odchádzajúci dokument.

Upozorňujeme, že víkendy a prázdniny zahrnuté aj v tomto období!

Obchodné doklady môžu mať individuálny termín exekúcie. V tomto prípade je formulár označený konkrétnym dátumom, prípadne môže byť uvedený v samotnom texte.

Existujú aj lehoty stanovené právnymi aktmi.

Ak sa termín nedá dodržať, napíšte poznámka prednostovi so žiadosťou o predĺženie lehôt internej dokumentácie alebo petíciou s rovnakou žiadosťou organizácii protistrany s uvedením dôvodov meškania lehôt.

Zaviesť kancelársku prácu v organizácii nie je také ťažké, pomôžu s tým vzorové dokumenty. Hlavnou vecou je dodržiavanie súladu dokumentácie s prijatými normami, ako aj rýchle monitorovanie zmien v legislatíve Ruskej federácie.

INŠTRUKCIE

PRE RIADENIE OBCHODU

1. VŠEOBECNÉ USTANOVENIA

1.1. Tento pokyn (ďalej len „Pokyn“) bol vypracovaný za účelom stanovenia jednotného postupu pri zostavovaní dokumentov a organizácii práce s nimi v „______________________“ a jeho pobočkách (ďalej len „Organizácia“) a je záväzný pre všetkých zamestnancov organizácie.

1.2. V pobočkách organizácie sa kancelárske práce vykonávajú samostatne v súlade s požiadavkami tohto pokynu.

Pri príprave pokynu sa použili súčasné predpisy Ruskej federácie, ktoré zabezpečujú prípravu dokumentov podľa určitých pravidiel, vedenie nomenklatúry (zoznamu) prípadov, vytváranie archívov v organizáciách na zaistenie bezpečnosti najcennejšie dokumenty, doterajšiu prax, ako aj interné dokumenty organizácie.

1.3. Ustanovenia Pokynu sa vzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi bez ohľadu na druh nosiča, vrátane ich prípravy, evidencie, účtovania a kontroly vyhotovenia, vykonávanej pomocou automatizovaných (počítačových) technológií.

Technológie na automatizované spracovanie informácií o dokumentoch používané v organizácii musia spĺňať požiadavky Pokynu.

1.4. Zodpovednosť za organizáciu kancelárskej práce, dodržiavanie pravidiel a postupov stanovených Pokynom pre prácu s dokumentmi na oddeleniach a oddeleniach organizácie nesú vedúci štrukturálnych oddelení "______________".

1.5. Priamu evidenciu v štruktúrnom útvare vykonáva tajomník alebo zamestnanec poverený vedúcim príslušného konštrukčná jednotka.

Použitie v médiách, verejné vystupovanie a pod. informácie obsiahnuté v oficiálnych dokumentoch sú povolené len so súhlasom vedenia "______________".

2. PRIJÍMANIE, ÚČTOVNÍCTVO, REGISTRÁCIA, ODOSIELANIE A ODOSIELANIE KOREŠPONDENCIE

2.1. Prijímanie dokumentov.

2.1.1. Všetka korešpondencia prijatá organizáciou je prijímaná a evidovaná v kancelárii.

2.1.2. Pri preberaní korešpondencie je potrebné skontrolovať správnosť jej doručenia. Chybne doručená korešpondencia sa preposiela majiteľovi. Otvára sa prijatá korešpondencia (s výnimkou korešpondencie označenej na obálke „Osobne“).

2.1.3. Korešpondencia označená ako „Osobne“ sa doručuje osobne adresátovi alebo ním poverenému zástupcovi. Korešpondenciu označenú ako „Dôverné“ spracúva zamestnanec, ktorý k nej má prístup.

2.1.4. Pracovníci úradu pri otváraní obálok skontrolujú súlad adresáta, neporušenosť balíka, prítomnosť priložených písomností a príloh k nim, ako aj prítomnosť podpisu na písomnosti. Keď sa zistí poškodenie, chýbajú dokumenty alebo aplikácie atď. treba nahlásiť odosielateľovi.

2.1.5. Obálky z došlej korešpondencie sa uchovávajú a pripájajú k dokumentom v prípadoch, keď má kalendárna pečiatka na obálke slúžiť ako dôkaz o čase odoslania alebo prijatia tento dokument alebo ak je adresa odosielateľa uvedená len na obálke. Nezabudnite si uložiť obálky s listami reklamačného charakteru, ako aj s výzvami občanov.

2.2. Postup registrácie prichádzajúcich dokumentov.

2.2.1. Všetky dokumenty adresované vedeniu „______________“ podliehajú registrácii (okrem dokumentov zahrnutých v indikatívny zoznam neevidované dokumenty) v úrade (príloha N 1).

2.2.2. Na prijatých dokladoch je nalepená evidenčná pečiatka, ktorá označuje dátum prijatia, prichádzajúce sériové číslo. Ak je k dokumentu príloha, vedľa čísla prichádzajúcej pošty sa o tom uvedie poznámka. Pečiatka je umiestnená na predná strana prvý list dokumentu v pravom dolnom rohu.

Sériové čísla sa evidujú v registri evidenčných sériových čísel (príloha N 2).

Na dokumentoch, ktoré nepodliehajú evidencii, sa umiestni pečiatka a uvedie sa iba dátum prijatia dokumentu.

2.2.3. Registrácia musí rešpektovať jednorazový princíp: každý dokument sa eviduje iba raz v kancelárii organizácie.

2.3. Poradie odovzdávania dokumentov.

2.3.1. Zapísaný dokument sa prenesie na vedúceho, ktorému bol prijatý. Dokumenty, ktoré nevyžadujú posúdenie manažmentom, sa odovzdávajú vedúcim štrukturálnych divízií a oddelení organizácie v súlade s problémami uvedenými v dokumentoch.

2.3.2. Po zvážení a uložení zo strany vedúceho uznesenia (uznesenie obsahuje meno umelca, obsah objednávky, termín vyhotovenia, podpis a dátum), ktoré môže byť podkladom pre prevzatie dokumentu pod kontrolu, dokument sa odovzdáva zhotoviteľovi proti prijatiu v evidencii došlých dokumentov s uvedením dátumu prijatia zhotoviteľa. Ak je v uznesení uvedených viacero vykonávateľov, tak sa vyhotovujú ďalšie kópie listiny podľa uvedeného počtu vykonávateľov. Originál listiny sa zasiela najskôr exekútorovi uvedenému v uznesení.

2.3.3. Pri zaslaní písomnosti viacerým exekútorom je za vypracovanie materiálu zodpovedný najprv exekútor uvedený v uznesení. Zostávajúci vykonávatelia sú povinní odovzdať potrebné materiály zodpovednému vykonávateľovi v termínoch s ním dohodnutých.

S odpoveďou musia súhlasiť všetci exekútori uvedení v uznesení.

2.3.4. Dokumenty prijaté z úradu štrukturálnym jednotkám sa opätovne neevidujú.

2.3.5. Dokumenty registrované v úrade sa prenášajú z jednej štrukturálnej zložky organizácie do druhej len prostredníctvom úradu.

2.4. Postup registrácie a odosielania odchádzajúcich dokumentov.

2.4.1. Dokumenty podpísané vedením "______________" musia byť predložené úradu na registráciu a odoslanie v ten istý deň.

2.4.2. Pred zaevidovaním dokumentu prijatého na odoslanie sa skontroluje správnosť jeho vyhotovenia:

Prítomnosť formulára, podpisu, dátumu, požadované víza a informácie o výkonnom umelcovi;

Prítomnosť názvu textu, číslo a dátum dokumentu, na ktorý sa dáva odpoveď;

správnosť adresy príjemcu;

Prítomnosť žiadostí uvedených v dokumente, ako aj materiály, na základe ktorých bol pripravený odchádzajúci dokument (ak ide o odpoveď na prichádzajúci list);

Prítomnosť tesnenia v prípadoch, keď sa spolieha.

Nesprávne vyhotovené dokumenty sa vrátia účinkujúcim.

2.4.3. Ak sa dokument posiela na viacero adries, odošle sa na odoslanie toľko kópií podpísaného listu, koľko je potrebné poslať všetkým príjemcom, a jedna kópia kópie.

2.4.4. Po skontrolovaní vyhotovenia sa doklad zaeviduje do denníka (Príloha N 3) a na všetky kópie dokladu sa v poradí nalepí výstupné číslo.

2.4.5. Odchádzajúce číslo pozostáva z indexu štruktúrnej jednotky, ktorá odpoveď pripravila, čísla prípadu podľa nomenklatúry prípadov a sériové číslo.

2.4.6. Potvrdzovacia evidenčná pečiatka sa umiestni na kópiu odchádzajúceho dokladu v ľavom hornom rohu.

Korešpondencia sa odovzdáva na zaslanie na poštu alebo doručuje kuriérom.

2.4.7. Overené kópie zaslaných dokumentov sa v ten istý deň postúpia príslušným oddeleniam exekútorom na založenie do spisov.

3. POSTUP PRI PRÍPRAVE A VYDÁVANIA DOKLADOV O SLUŽBE

3.1. Všeobecné požiadavky.

Akýkoľvek dokument pozostáva z množstva prvkov (dátum, text, podpis), ktoré sa nazývajú náležitosti.

Každý typ dokumentu (objednávka, list, úkon atď.) má špecifický súbor podrobností. Umiestnenie podrobností na dokumente a pravidlá ich návrhu musia zodpovedať požiadavkám súčasných predpisov.

Medzi právne najvýznamnejšie (t.j. dať doklad právny účinok) podrobnosti zahŕňajú:

Podpis;

Dátum dokumentu;

Pečiatka schválenia dokumentu;

Evidenčné číslo dokumentu.

Podpis je povinnou náležitosťou každého dokumentu. Podpisové právo majú funkcionári v súlade s organizačnými a administratívnymi dokumentmi organizácie (charakteristika, popisy práce atď.). V mene organizácie podpisuje dokumenty spravidla generálny riaditeľ alebo jeho zástupcovia. Dokumenty štrukturálnych jednotiek podpisujú ich vedúci. Hlavný účtovník Organizácie podpisujú dokumenty v súlade s ich kompetenciou na základe federálneho zákona „o účtovníctve“.

Podpis sa v prípade potreby vloží na prvú kópiu dokumentu (napríklad podpis zmluvy, dohody) a na ďalšie kópie.

Dátum dokumentu je jedným z najdôležitejších údajov. Absencia dátumu na dokumente spôsobuje, že dokument je buď neplatný (napríklad splnomocnenie), alebo môže viesť k skráteniu lehoty premlčacej dobe zmluvných záväzkov.

Pečať sa používa na osvedčenie podpisu úradníka na najdôležitejších (vrátane finančných) dokumentov, svedčí o pravosti dokumentu a pripevňuje sa na dokumenty, ktorých zverejnenie má za následok právne alebo materiálne následky pre organizáciu (reorganizácia, prevod hmotný majetok, osvedčenie o právach atď.).

Pečiatka schválenia označuje uvedenie dokumentu do činnosti, rozšírenie jeho činnosti na všetkých zamestnancov organizácie. Povinné schválenie generálny riaditeľ, valnému zhromaždeniu účastníkov alebo predstavenstvu v ich pôsobnosti podliehajú:

Charta organizácie, predpisy o pobočkách;

personálne plány;

Akty inšpekcií, akty prijatia a prevodu;

popisy práce;

Odhady, obchodné plány, správy atď. dokumentáciu.

Evidenčné číslo znamená, že dokument prešiel všetkými fázami spracovania, je zaregistrovaný a je teda oficiálnym dokumentom organizácie.

3.1.1. Text úradné dokumenty by mali byť krátke a presné, neumožňujúce rôzne interpretácie. V dokumentoch by sa nemali používať málo známe skratky a označenia.

3.1.3. Odpovede na prijaté dokumenty by mali byť pripravené v písanie iba v prípadoch, keď si nastolené problémy vyžadujú povinnú dokumentáciu.

3.1.4. Akékoľvek doplnenia alebo opravy podpísaných (schválených) dokumentov, ktoré menia podstatu toho, čo je v dokumente uvedené, môže vykonávať len ten, kto ho podpísal.

Všeobecná forma;

hlavičkový papier;

Formulár konkrétneho typu dokumentu (s výnimkou listu).

Všeobecný formulár možno použiť na zostavenie akéhokoľvek druhu dokumentov, okrem listov. Odporúča sa uviesť nasledujúce podrobnosti:

Názov spoločnosti;

Časti vzoru podrobností, ako je dátum a evidenčné číslo dokument.

Schvaľovacia pečiatka;

Názov textu;

Kontrolná značka.

Formulár listu obsahuje podrobnosti:

Znak (logo) organizácie;

Názov materskej organizácie;

Názov spoločnosti;

Referenčné údaje o organizácii (poštová adresa, telefónne čísla, faxové čísla, adresa Email, webové stránky na internete).

Odporúča sa do nej zahrnúť časti vzoru údajov, ako je dátum, registračné číslo dokumentu a odkaz na dátum a registračné číslo prichádzajúceho dokumentu; a tiež uveďte obmedzujúce rohy pre nasledujúce podrobnosti:

Destinácia;

Názov textu;

Kontrolná značka.

Formulár konkrétneho typu dokumentu (s výnimkou listu) sa zostavuje na základe všeobecného formulára a je doplnený názvom zodpovedajúceho typu dokumentu, napríklad „Objednávka“, „Pokyn“ atď. .

3.2. Základné pravidlá pre papierovanie.

3.2.1. Text dokumentu je doplnený nadpisom, ktorý odráža zhrnutie dokument, ktorý sa píše pred textom vľavo. Názov zvyčajne odpovedá na otázku „O čom?“.

Ak dokument odráža viacero problémov, nadpis možno formulovať zovšeobecneným spôsobom.

Titulok formuluje priamo vykonávateľ pri príprave listiny.

Pri listoch, ktorých text nepresahuje pol strany, ako aj pri odpovediach na listy občanov sa nadpisy nevypracúvajú.

3.2.2. V odpovediach na listy organizácií a podnikov sa uvádza odkaz na dátum a číslo dokumentu, na ktorý sa odpovedá. Ak je dokument vytlačený na hlavičkovom papieri, odkaz je uvedený na špeciálne určenom mieste a v dokumente vytlačenom nie na hlavičkovom papieri pred nadpisom alebo telom listu.

3.2.3. Každý dokument (s výnimkou listu) musí mať označenie druhu, na ktorý sa vzťahuje (objednávka, protokol, akt, memorandum a pod.).

3.2.4. Text dokumentu je možné členiť na časti, pododdiely, odseky a pododstavce, ktoré sú očíslované arabskými číslicami. Sekcie sú očíslované postupne, ostatné časti dokumentu sú očíslované v poradí v rámci každej sekcie.

Napríklad: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Odseky v rámci odseku nie sú očíslované.

V prípade absencie oddielov je možné celý text dokumentu rozdeliť na odseky s poradovým číslovaním.

3.2.5. Postup pri práci s dokumentmi s obmedzenou distribúciou je uvedený v návrhu pokynov na prácu s dôvernými dokumentmi „___________“.

3.2.6. Pri príprave dokumentov na dvoch alebo viacerých stranách sa musí druhá a ďalšie strany očíslovať.

Čísla strán sú umiestnené v strede horného okraja listu arabskými číslicami bez slova „strana“ alebo skratky „strana“. a interpunkčné znamienka.

Dokumenty je možné vytlačiť na opačnú stranu listu.

3.2.7. Dátumom dokumentu je dátum jeho podpisu alebo schválenia, pre protokol dátum stretnutia, pre úkon dátum udalosti. Ak sú autormi dokumentu viaceré organizácie, potom dátumom dokumentu je posledný dátum podpisu.

Dátum dokladu sa vydáva digitálne v tomto poradí: deň v mesiaci a mesiac sú vystavené v dvoch pároch arabských číslic oddelených bodkou a rok je označený štyrmi číslicami, napríklad: 01/05/ 2003. Po číselnom napísaní dátumu sa písmeno „g“ s bodkou alebo len bodkou nevkladá, okrem prípadov, keď sa veta končí dátumom.

Je povolené navrhnúť dátum v nasledujúcom poradí: rok, mesiac, deň v mesiaci, napríklad: 2003.01.05.

Je povolený verbálno-numerický spôsob navrhovania dátumu, v ktorom sa za číslami označujúcimi rok nevyhnutne vkladá písmeno „g“ s bodkou alebo slovo „rok“, napríklad: 1. marec 2003.

3.2.8. Ak je dokument vytlačený na tlačive, potom sa dátum nalepí na miesto na to vyhradené v pečiatke tlačiva. Na rovnakom mieste (vľavo hore) je uvedený dátum interné dokumenty ktoré nie sú vytlačené na hlavičkovom papieri.

V dokumente, ktorý sa má schváliť, je dátum uvedený v samotnom atribúte schválenia.

3.2.9. Evidenčné číslo listiny pozostávajúce z čísla pododdelenia, čísla prípadu podľa nomenklatúry vecí a evidenčného poradového čísla, ak je na tlačive vytlačené, sa umiestňuje na miesto uvedené na pečiatke tlačiva. Ak dokument nie je vytlačený na hlavičkovom papieri, číslo sa pripojí rovnakým spôsobom ako pravidlo dátumovej pečiatky.

Evidenčné číslo dokumentu zostaveného spoločne dvoma alebo viacerými organizáciami pozostáva z evidenčných čísel dokumentu každej z týchto organizácií oddelených lomkou v poradí, v akom sú uvedení autori v dokumente.

3.2.10. Pri príprave dokumentov spoločne s viacerými organizáciami treba mať na pamäti, že všetky kópie týchto dokumentov musia byť originály.

3.2.11. Adresátom môžu byť organizácie, ich štrukturálne útvary, úradníci alebo súkromné ​​(individuálne) osoby. Názvy organizácie a jej štrukturálnej jednotky sú uvedené v nominatívnom prípade, napríklad:

LLC "Romashka" Personálne oddelenie

Postavenie osoby, ktorej je dokument určený, sa uvádza v datívnom prípade, napríklad:

Správa ministerstva financií Ruskej federácie

Hlavný špecialista A.B. Petrova

Ak je dokument určený niekoľkým homogénnym organizáciám alebo niekoľkým štrukturálnym divíziám jednej organizácie, mali by byť uvedené zovšeobecneným spôsobom, napríklad:

Vedúci oddelení a pobočiek JSC "Mashstroyexport"

Požadovaná „Adresa“ môže zahŕňať poštovú adresu. Prvky adresy sú špecifikované v poradí, ustanovené pravidlami poskytovanie poštových služieb.

Dokument by nemal obsahovať viac ako štyroch príjemcov. Slovo „Kópia“ pred druhým, tretím, štvrtým adresátom sa neuvádza. Pri adresovaní dokumentu na viac ako štyri adresy vyhotoviteľ zostaví zoznam adries a na každej kópii dokumentu je uvedená iba jedna adresa.

3.2.12. Ak je dokument adresovaný organizácii, uveďte jej názov, potom poštovú adresu, napríklad:

Redakčná rada časopisu "Glavbuh"

B. Sukharevsky per., 24. 2. Moskva, 127051

Ak je list adresovaný súkromnej (fyzickej) osobe, uveďte najprv poštovú adresu, potom priezvisko a iniciály príjemcu, napríklad:

121019, Moskva, Nový Arbat, 4, apt. 25

A.B. Ivanov

3.2.13. Schvaľovacia pečiatka sa umiestňuje na dokumenty, ktoré si vyžadujú dodatočné overenie ich pravosti a spoľahlivosti. Dokumenty môže schvaľovať vedúci organizácie, jeho zástupcovia a iní funkcionári, ktorým boli delegované príslušné právomoci.

Keď dokument schvaľuje úradník, podpisová pečiatka dokumentu musí pozostávať zo slova SCHVÁLUJEM (bez úvodzoviek), titulu osoby, ktorá dokument schvaľuje, jeho podpisu, iniciál, priezviska a dátumu schválenia (vloží do ruka), napríklad:

SCHVAĽUJEM Generálny riaditeľ _______________________ (názov organizácie) podpis Celé meno dátum

Keď dokument schvaľuje niekoľko úradníkov, ich podpisy sú umiestnené na rovnakej úrovni.

Pri schvaľovaní dokumentu príkazom, protokolom, uznesením, rozhodnutím sa schvaľovacia pečiatka skladá zo slova SCHVÁLENÉ (SCHVÁLENÉ, SCHVÁLENÉ bez úvodzoviek), názvu schvaľujúceho dokumentu v nominatívnom prípade, jeho dátumu a čísla, napr.

SCHVÁLENÉ

Zápisnica z valného zhromaždenia akcionárov zo dňa č. _____

SCHVÁLENÉ

Príkaz generálneho riaditeľa „______________“ zo dňa č. ___________

Pečiatka schválenia dokumentu sa nachádza v pravom hornom rohu dokumentu.

3.2.14. Ak má dokument prílohy, označenie o prítomnosti prílohy sa urobí takto:

Aplikácia: na 3 litre. v 2 kópiách.

Ak má dokument aplikáciu, ktorá nie je uvedená v texte, uveďte jej názov, počet listov a počet kópií. Ak existuje niekoľko aplikácií, sú očíslované, napríklad:

Aplikácia: 1. Formulár N 2 na 2 listy. v 1 kópii. 2. Vysvetľujúca poznámka aby sa vytvoril N2 na 1 liter. v 1 kópii.

Ak je k dokumentu, ktorý má aj prílohu, priložený iný dokument, označenie prítomnosti prihlášky sa vyhotoví takto:

Príloha: list Ministerstva daní Ruskej federácie zo dňa 25.4.2099 N 03-58 / [e-mail chránený] a dodatok k nemu len 15 litrov.

Ak žiadosť nie je zaslaná na všetky adresy uvedené v dokumente, potom sa na jej prítomnosti vyznačí takto:

Aplikácia: na 5 litrov. v 3 kópiách. na prvú adresu

Ak sú prihlášky zviazané, počet listov sa neuvádza.

3.2.15. Schvaľovacia pečiatka dokumentu pozostáva zo slova DOHODNUTÉ (bez úvodzoviek), funkcie osoby, s ktorou sa dokument schvaľuje (vrátane názvu organizácie), osobného podpisu, dekódovania podpisu (iniciály, priezvisko) a dátumu schválenia, napríklad:

DOHODNUTÉ

Dozorca "_________"

Osobný podpis dátum

Ak sa schválenie vykonáva listom, protokolom atď., schvaľovacia pečiatka sa vyhotovuje v tejto forme:

DOHODNUTÉ

Zápisnica zo zasadnutia predstavenstva zo dňa 00:00 hod. N____

Schvaľovacia pečiatka je umiestnená pod požadovaným „podpisom“ alebo na samostatnom schvaľovacom hárku.

Schvaľovací hárok sa vyhotovuje v prípadoch, keď obsah dokumentu ovplyvňuje záujmy viacerých organizácií, čo sa uvádza na mieste schvaľovacej pečiatky, napr.

Schvaľovací list je priložený. Dátum podpisu.

Schvaľovací list je vyhotovený v tejto forme:

SCHVAĽOVACÍ LIST názov dokumentu

DOHODNUTÉ DOHODNUTÉ Názov práce, pracovné zaradenie, organizácia podpis organizácie, iniciály, podpis priezviska, iniciály, priezvisko 00.00.00. (dátum) 00.00.00. (dátum)

3.2.16. Interné schválenie dokladu sa udeľuje vízom, ktoré obsahuje podpis schvaľovateľa, odpis podpisu (iniciály, priezvisko) a dátum; v prípade potreby - postavenie schvaľovateľa.

Ak sú k dokumentu pripomienky, vízum sa udeľuje takto:

Komentáre sú pripojené Osobný podpis Celé meno 00.00.00. (dátum)

Víza sú pripevnené na kópie dokumentov, ktoré zostali v organizácii, pod podpisom na prednej strane posledného listu dokumentu. Návrhy uznesení, príkazov, rozhodnutí kolegiálnych orgánov sa zapisujú do prvého vyhotovenia na zadnej strane posledného listu dokumentu.

3.2.17. Zloženie potrebného „Podpisu“ obsahuje: označenie funkcie osoby, ktorá dokument podpísala, jej osobný podpis a odpis podpisu pozostávajúci z iniciálok a priezviska.

V dokumentoch vyhotovených na formulároch „______________“ (objednávka, list) je funkcia uvedená v skrátenej forme: generálny riaditeľ, slová „_____________“ nie sú vytlačené.

V dokumentoch, ktoré nie sú vyhotovené na formulároch „_____________“, podpis obsahuje názov pozície a organizácie.

Pri vyhotovovaní dokumentu na hlavičkovom papieri úradníka (ak existuje) nie je v podpise uvedená pozícia tejto osoby.

Ak dokument podpisujú viacerí úradníci, ich podpisy sú umiestnené jeden pod druhým v poradí zodpovedajúcom zastávanej pozícii, napríklad:

Generálny riaditeľ osobný podpis Celé meno

Osobný podpis hlavného účtovníka Celé meno

Ak dokument podpisuje niekoľko osôb s rovnakým postavením, ich podpisy sa nachádzajú na rovnakej úrovni.

Dokumenty vypracované komisiou neuvádzajú pozície osôb podpisujúcich dokument, ale ich povinnosti ako členov komisie v súlade s distribúciou, napríklad:

predseda komisie vlastny podpis Celé meno

Členovia komisie osobný podpis Celé meno osobný podpis osobný podpis

Dokument môže podpísať konajúci úradník s uvedením svojej skutočnej funkcie a priezviska. V tomto prípade nie je dovolené uvádzať predložku „Pre“, rukou písaný nápis „Námestník“. alebo lomka pred názvom pracovnej pozície.

3.2.18. Odtlačok pečiatky osvedčuje pravosť podpisu úradníka na listinách ustanovených osobitnými predpismi a osvedčujúcich oprávnenia osôb fixujúce skutočnosti súvisiace s finančnými prostriedkami.

Dokumenty sú certifikované pečaťou organizácie. Pečiatka by mala byť pripevnená tak, aby zachytávala časť slov názvu funkcie osoby, ktorá dokument podpísala, alebo na uvedenom mieste.

3.2.19. Pri osvedčovaní zhody kópie dokumentu s originálom pod požadovaný „Podpis“ uveďte: certifikačný nápis „Správne“; postavenie osoby, ktorá kópiu overila; osobný podpis; dekódovanie podpisu (iniciály, priezvisko); dátum certifikácie, napr.

Podpis

Správny inšpektor ľudských zdrojov Osobný podpis Celé meno dátum

3.2.20. Značka o vykonávateľovi obsahuje priezvisko (alebo priezvisko, meno, priezvisko) vykonávateľa písomnosti a jeho telefónne číslo. Poznámka o interpretovi je umiestnená na prednej alebo zadnej strane posledného listu dokumentu v ľavom dolnom rohu, napríklad:

Sidorov alebo Sidorov Petr Ivanovič 321 58 79 321 58 79

V dokumentoch, ktoré majú pečiatku s obmedzeným prístupom, sa pridáva poznámka o umelcovi s informáciou o počte vytlačených kópií dokumentu s uvedením adresátov, napríklad:

Použite Sidorov

Vytlačené 2 kópie.

Napr. N 1 - adresátovi

Napr. N 2 - v prípade odd

Návrh a varianty zničené

Vytlačené na zadnej strane poslednej strany dokumentu.

3.2.21. Značka na vyhotovení listiny a jej predložení k veci obsahuje tieto údaje: odkaz na dátum a číslo listiny preukazujúcej jej vyhotovenie, alebo ak takýto doklad neexistuje stručná informácia o výkone; slová „V podnikaní“; číslo prípadu, v ktorom bude dokument uložený.

Poznámku o vyhotovení listiny a jej smerovaní vo veci musí podpísať a datovať vykonávateľ listiny.

4. PRÍPRAVA A REGISTRÁCIA ORGANIZAČNÝCH A RIADITEĽSKÝCH DOKUMENTOV (PRÍKAZY, ZÁPISNICE ZO SCHÔD ÚRADU)

4.1. Text objednávky je vytlačený na osobitnom formulári a pozostáva spravidla z dvoch častí: zisťovacej a administratívnej.

V zisťovacej časti sú zhrnuté skutočnosti a udalosti, ktoré slúžili ako podklad pre vydanie príkazu.

Ak je objednávka vystavená na základe iného dokladu, potom je v texte uvedený dátum, číslo, celé meno a obsah tohto dokladu v časti týkajúcej sa „______________“.

4.2. Administratívna časť objednávky začína slovom OBJEDNÁVAM, ktoré je vytlačené veľkými písmenami na samostatnom riadku.

Administratívna časť by mala obsahovať konkrétne úlohy s uvedením vykonávateľov a termínov.

Termíny by mali byť uvedené reálne, na základe množstva práce, ktorá sa má vykonať, ako aj s ohľadom na čas potrebný na replikáciu, distribúciu dokumentov a odovzdanie úlohy dodávateľovi.

Nie je dovolené meniť podmienky stanovené v dokumentoch, na základe ktorých je objednávka vystavená.

Text administratívnej časti sa člení na odseky a pododstavce.

Každý odsek (pododsek) by mal uvádzať iba jednu úlohu s jedným konkrétnym termínom a uviesť konkrétnych vykonávateľov úlohy.

Posledný odsek príkazu označuje štrukturálnu jednotku alebo úradníka, ktorý je poverený kontrolou nad vykonávaním príkazu.

4.3. Pri uvádzaní účinkujúcich v objednávkach na hlavnú činnosť priezviská úradníkov písané bez iniciál.

V príkazoch o vymenovaní, preložení a prepustení zamestnancov, o stimuloch, o uložení administratívne sankcie, o určení osobných platov a pod. uvádzajú sa priezviská, mená a rodné čísla osôb uvedených v objednávkach.

Ak je úloha v objednávke adresovaná štruktúrnej jednotke, potom sa priezvisko vedúceho napíše v mennom prípade a vytlačí sa v zátvorkách, napríklad:

Plánovanie a finančný manažment (Sidorov) na prípravu ...

Ak je úloha adresovaná konkrétne manažérovi, potom sa priezvisko zapíše v datívnom prípade bez zátvoriek, napríklad:

Vedúcej odboru plánovania a financií Sidorovej pripraviť...

4.4. Predtým vydané príkazy sa uznajú za úplne alebo čiastočne neplatné súčasne s vydaním nového dokladu o tom istom vydaní. Zoznam neplatných dokladov je možné uviesť v texte aj v prílohe objednávky.

Ak objednávka podlieha čiastočnej zmene, projekt dáva nové vydanie zmenený odsek alebo časť predtým vydaného príkazu.

Objednávka, ktorá je dodatkom k predchádzajúcej, musí mať v texte zodpovedajúci odkaz, napríklad:

Okrem príkazu generálneho riaditeľa „______________“ z 25. februára 2000 N 321

4.5. Zmeny a doplnky k predtým vydanému príkazu možno vykonať iba príkazom podpísaným generálnym riaditeľom alebo osobou, ktorá ho zastupuje.

4.6. Ak je k objednávke príloha, na jej prvý list v pravom hornom rohu napíšu slovo „Príloha“ označujúce administratívny doklad, jeho dátum a evidenčné číslo, napríklad:

Dodatok

na príkaz generála

režisér "_______________"

Ak existuje viacero žiadostí, uvádza sa ich číslo (bez znaku č.).

4.7. Záhlavie objednávky je vytlačené na mieste určenom v špeciálnom formulári vľavo.

Pre objednávky na personál sa nadpisy nevypracúvajú.

4.8. Návrh poriadku pred predložením na podpis schvaľujú zástupcovia generálneho riaditeľa pre oblasti činnosti, prednosta právne riadenie a ďalšie zainteresované štruktúrne jednotky.

Právnici pri schvaľovaní návrhu dokumentu kontrolujú jeho súlad s platnou legislatívou, ako aj správnosť odkazov na regulačné dokumenty.

4.9. Víza sú nalepené na zadnej strane poslednej strany pôvodnej objednávky v tejto forme:

Návrh objednávky je pripravený (titulný podpis prednostu štrukturálne štrukturálne. pododdiely pododdiely) dátum

DOHODNUTÉ:

námestník Dátum podpisu generálneho riaditeľa, priezvisko

Vedúci právneho oddelenia podpis dátum, priezvisko

Pripomienky k návrhu objednávky sú uvedené na zadnej strane posledného hárku alebo na samostatnom hárku, o čom je v návrhu urobená príslušná poznámka.

Ak dodávateľ vykoná zmeny a doplnky, návrh objednávky by mal byť dohodnutý s každým, kto predtým schválil dokument.

4.10. Priezvisko a telefónne číslo účinkujúceho sú vytlačené na prednej strane posledného listu originálu vľavo dole, ak nie je miesto - na zadnej strane posledného listu originálu.

4.11. Objednávky vydané spoločne s inými organizáciami nie sú vytlačené na hlavičkovom papieri a sú podpísané vo viacerých kópiách originálov podľa počtu autorov dokumentu.

Vedúci štrukturálnych pododdielov zodpovedajúco schvaľujú kópiu objednávky, ktorá je uložená v organizácii.

4.12. Podpis v objednávkach pozostáva zo skráteného názvu funkcie, osobného podpisu a jeho prepisu, napr.

Generálny riaditeľ osobné podpisové iniciály, priezvisko

4.13. Príkazy podpísané vedením v deň podpisu sa odovzdajú úradu na registráciu v osobitnom vestníku a replikáciu.

Objednávky sa vydávajú v prísne limitovanom počte kópií a zasielajú sa len tým stavebným jednotkám, ktoré ich potrebujú.

Zodpovednosť za určenie obehu a správnosť distribúcie dokumentu nesú vedúci štruktúrnych jednotiek, ktoré objednávku pripravili.

4.14. Návrhy objednávok pre personál vypracúva personálne oddelenie personálneho oddelenia.

V zákazkách pre personál môže úvodná časť chýbať. Administratívna časť príkazu sa začína slovesom označujúcim akciu: PRIDELENIE, UVOĽNENIE, PREVOD, ODOSLAŤ, ďalej sa uvádza priezvisko, meno, priezvisko osoby, na ktorú sa príkaz vydáva, funkcia, názov štruktúrnej jednotky. Text končí uvedením dôvodu vystavenia objednávky.

Znenie v príkazoch pre personál musí presne zodpovedať Zákonníku práce. V prípadoch stanovených právnymi predpismi Ruskej federácie sa dokumenty o účtovníctve práce vypracúvajú podľa jednotných formulárov.

V objednávkach pre personál sú zmierovacie víza zaznamenané na prednej strane dokumentu, pod požiadavkou „Podpis“.

4.15. Personálne objednávky sú evidované, tvoria sa do prípadov oddelene od ostatných objednávok a majú nezávislé číslovanie: k evidenčnému číslu sa pridáva písmeno „k“.

4.16. Pôvodné objednávky pre hlavné činnosti sú uložené v úrade a pre personál - na personálnom oddelení personálneho oddelenia.

4.17. Prijímanie manažérskych rozhodnutí a samotné rozhodnutia sú dokumentované zápisnicami z výrobných stretnutí s vedením.

Text protokolu pozostáva z dvoch častí: úvodnej a hlavnej.

Úvodná časť obsahuje konštantné informácie (slová: predseda, tajomník, boli prítomní) a variabilné informácie (iniciály a priezviská predsedu, tajomníka a prítomných). o vo veľkom počteúčastníkov stretnutia sa vyhotovuje zoznam prítomných, ktorý je prílohou protokolu. Úvodná časť protokolu končí programom rokovania. Za slovami „AGENDA“ nasleduje dvojbodka. Body programu sú očíslované. Postupnosť otázok je určená stupňom ich dôležitosti. Otázky sú uvedené v nominatíve, názve pozície a priezvisku hovoriaceho - v prípade genitívu.

Hlavná časť je postavená v súlade s bodmi programu podľa schémy: počúval - hovoril - rozhodol (rozhodol).

Krátke a skrátené formy zápisnice sa používajú vtedy, keď nie je potrebný podrobný záznam z diskusie o problémoch. V protokole krátka forma uvádza sa len zoznam prítomných, zvažované otázky a prijaté rozhodnutia.

4.18. Postup prípravy, formalizácie, uzatvárania, evidencie a kontroly plnenia zmlúv upravuje príkaz generálneho riaditeľa „______________“.

5. ZOSTAVOVANIE NOMENKLATÚR PRÍPADOV A TVORBA PRÍPADOV V KANCELÁRSKEJ PRÁCI

5.1. Vypracovanie nomenklatúry prípadov.

5.1.1. Aby sa prípady pri súčasnej kancelárskej práci správne formovali, evidovali, zaisťovali ich bezpečnosť a rýchle vyhľadávanie dokumenty, štrukturálne oddelenia organizácie každoročne zostavujú nomenklatúry prípadov v presne stanovenej forme (príloha N 4).

5.1.2. Nomenklatúra prípadov je systematický zoznam konkrétnych názvov prípadov kalendárny rok, s uvedením podmienok ich uchovávania, vyhotovené predpísaným spôsobom.

5.1.3. Nomenklatúru prípadov štrukturálnej jednotky zostavuje osoba zodpovedná za kancelársku prácu so zapojením odborníkov. Za správne zostavenie nomenklatúry prípadov zodpovedajú vedúci štrukturálnych oddelení.

5.1.4. Na základe číselníka záležitostí štrukturálnych oddelení úrad vypracúva konsolidovanú nomenklatúru záležitostí organizácie, ktorá v r. termíny dohodnuté s archívmi.

5.1.5. Konsolidovaná nomenklatúra prípadov sa vypracúva v súlade so štruktúrou organizácie.

5.1.6. Nomenklatúra prípadov štrukturálnej jednotky by mala zahŕňať všetky prípady a dokumenty vytvorené v rámci činností jednotky. Súčasťou nomenklatúry sú aj všetky referenčné súbory, denníky a iné účtovné formuláre.

5.1.7. Všetky puzdrá musia mať index, ktorý pozostáva z konvenčného číselného označenia konštrukčnej jednotky, poradového čísla puzdra podľa nomenklatúry.

5.1.8. Nomenklatúra uvádza názvy (záhlavia) prípadov.

Záhlavie veci v nomenklatúre by malo odrážať obsah dokumentov v nej, byť stručné a konkrétne.

Záhlavia prípadov v nomenklatúre sú usporiadané podľa stupňa dôležitosti dokumentov v nich zahrnutých: organizačné - administratívne dokumenty telá štátnej moci, príkazy vedenia "_____________", plány, správy, protokoly, certifikáty atď. Prípady pozostávajúce z dokumentov homogénneho obsahu sú umiestnené vedľa seba: štvrťročné správy nasledujú po ročných, mesačné po štvrťročných.

Pri zostavovaní názvu prípadu sa názov témy (predmet, číslo) doplní o označenie druhu iniciovaného prípadu (materiály, korešpondencia a pod.), ako aj údaje objasňujúce obsah korešpondentov, dátumy. udalostí, označenie pravosti alebo kópie dokumentov atď.

Pojem „Materiály“ sa používa v nadpise vtedy, keď sa v ňom majú kombinovať dokumenty rôzneho druhu týkajúce sa jednej problematiky. Pojem „materiály“ by sa mal zverejniť uvedením hlavných typov dokumentov, ktoré tvoria prípad.

Pojem „Materiály“ sa používa aj vtedy, ak sa v jednom prípade spájajú dokumenty, ktoré sú prílohou akéhokoľvek iného dokumentu, napr.: „Podklady k zápisniciam zo zasadnutí predstavenstva.“

Pojem „prípad“ sa používa v nadpise pri začatí osobných alebo rozhodcovských konaní.

5.1.9. Lehoty uchovávania škatúľ a čísel článkov sú uvedené v súlade so Zoznamom štandardných riadiacich dokumentov vytvorených v činnosti organizácií s uvedením lehôt uchovávania dokumentov (schválený Spolkovým archívom dňa 06.10.2000).

Lehoty uloženia prípadov neuvedených v zozname stanovujú špecialisti stavebných oddelení spolu so spoločným archívom.

5.1.10. Prípady vzniknuté v priebehu administratívneho roka, ktoré nie sú zahrnuté v nomenklatúre prípadov, sú navyše zahrnuté v jeho zodpovedajúcej časti. Na tento účel je v každej časti nomenklatúry ponechaných niekoľko rezervných čísel.

5.1.11. Nomenklatúra prípadov sa každoročne prehodnocuje: špecifikujú sa názvy prípadov a obdobia uchovávania, zavádzajú sa nové prípady začaté v priebehu roka. V týchto prípadoch je nomenklatúra prípadov pretlačená a uvedená do platnosti 1. januára bežného roka.

Prvú kópiu nomenklatúry prípadov musí schváliť vedúci štrukturálnej jednotky.

5.1.12. Počas celej doby platnosti nomenklatúry vecí promptne zapisuje (v kolónke „Poznámky“) značky o začatí káuz, o prechode káuz (t.j. o pokračovaní káuz z minulého roku do r. Nový rok), o pridelení na zničenie obalov s uplynutou úložnou dobou a pod.

5.1.13. Absolvovanie (nedokončené prípady) štruktúrnej jednotky sa prenesie do nomenklatúry prípadov nasledujúceho roka pri zachovaní pôvodného administratívneho indexu. Napríklad dlhodobé plány, stavebné prípady atď.

5.1.14. Na konci roka na konci nomenklatúry vecí sa definitívne zapíše o kategóriách a počte podaných vecí, a to samostatne pre trvalé, dlhodobé (nad 10 rokov) a dočasné (do 10 rokov vrátane). ) doby skladovania. Konečný záznam je certifikovaný a táto informácia sa oznamuje do archívu (Príloha N 5).

5.2. Tvorba prípadov.

5.2.1. Prípady v súčasnej kancelárskej práci sú tvorené v prísnom súlade s nomenklatúrou prípadov.

5.2.2. Všetky dokumenty sú zoskupené do škatúľ a uchovávané až do ich presunu do archívu v štrukturálnych oddeleniach organizácie.

Do spisu sa zakladajú len vyplnené dokumenty. Dodávateľ odpíše vyhotovené dokumenty „K prípadu č. ____“, čím potvrdí, že problém uvedený v liste bol vyriešený.

Kópie dokumentov uložených v spisoch sú overené.

5.2.3. Vyhotovené dokumenty sa zakladajú do súboru v poradí riešenia otázok v chronológii, abecedne, indexácii (číslovaní) a dokument odpovede musí nasledovať za dokumentom žiadosti.

5.2.4. Dokumenty jedného obchodného roka sú zoskupené do prípadov, s výnimkou prechádzajúcich prípadov, ktorých potreba dlhodobého vytvárania na viac ako jeden rok je spôsobená priebehom riešenia problému (napríklad dlhodobé plány, osobné súbory atď.).

Dokumenty trvalého a dočasného uchovávania by sa mali zoskupovať do samostatných súborov.

5.2.5. Pri vytváraní puzdra nie je povolené:

Nesúlad medzi nadpisom puzdra a jeho trvanlivosťou s názvom a trvanlivosťou podľa nomenklatúry;

Nesúlad obsahu listín s názvom veci;

Konsolidácia dokumentov s rôznymi lehotami uchovávania do jedného súboru;

Ukladanie nevykonaných listín a listín bez označenia vykonávateľa „K prípadu č.____“, ako aj neoverené kópie listín alebo roztrúsené kópie listín;

Založenie dvoch alebo viacerých kópií toho istého dokumentu do spisov, s výnimkou tých dokumentov, ktoré majú akékoľvek uznesenia, víza, značky, ktoré dopĺňajú obsah prvých kópií;

Oddelenie v záležitostiach žiadostí a odpovedí;

Binder sprievodné listy bez aplikácií alebo bez značiek na nich;

Podanie dokumentov s označením „na vrátenie“ (vykonané dokumenty s takýmto označením je potrebné vrátiť príslušným organizáciám).

5.2.6. Každý súbor by nemal obsahovať viac ako 250 listov (hrúbka puzdra 30-40 mm). Pri veľkom objeme dokumentov sa vykonáva buď chronologické členenie komplexu na samostatné prípady, alebo je otázka rozdelená na podotázky.

5.2.7. Pri otváraní puzdra musí byť kryt zostavený v súlade so stanovenými pravidlami.

5.3. Systematizácia určité kategórie Dokumenty.

5.3.1. Príkazy štátnych orgánov sú formované do prípadov podľa druhov dokumentov a korešpondentov. Dokumenty v prípade sú usporiadané v chronologickom poradí.

5.3.2. Objednávky sú zoskupené do prípadov podľa čísel a chronológie.

Zákazky na hlavné činnosti sú zoskupené oddelene od zákaziek pre personál.

5.3.3. Protokoly sa tvoria do prípadu v chronologickom poradí a číslami alebo samostatne každý protokol, v závislosti od jeho objemu a dokumentov k nemu.

Dokumenty zo schôdzí sa zaraďujú za zápisnice v poradí prerokovania záležitostí alebo sa zoskupujú do samostatného spisu podľa čísel zápisníc zo schôdzí.

5.3.4. Plány, správy, odhady sú zoskupené oddelene od projektov týchto dokumentov.

Plány, správy, odhady by sa mali odložiť v prípadoch roku, na ktorý sa vzťahujú, bez ohľadu na čas ich vypracovania alebo dátum prijatia.

Napríklad správa z roku 1999 vyhotovená v roku 2000 by mala byť uložená v súbore z roku 1999, nie v súbore z roku 2000.

Plán na rok 2001, vypracovaný v roku 2000, sa tvorí v prípade roku 2001, nie roku 2000 atď.

Dlhodobé plány na niekoľko rokov sa tvoria už v prvom roku ich fungovania. Úpravy predbežného plánu sa vzťahujú na rok, na ktorý sa zostavujú. Správy o vykonaní dlhodobé plány sa tvoria v poslednom roku pôsobenia týchto plánov.

5.3.5. Korešpondencia sa združuje do prípadov za obdobie kalendárneho roka.

Všetky dokumenty vzniknuté v priebehu riešenia problému sa ukladajú do korešpondenčného spisu. Korešpondencia je systematizovaná v chronologickom poradí, pričom dokument odpovede je umiestnený za dokumentom žiadosti.

Žiadosť a odpoveď musia byť podané v jednom súbore.

5.3.6. Dokumenty v osobných spisoch sú usporiadané v nasledujúcom poradí: interná inventarizácia dokumentov; žiadosť o zamestnanie resp pracovná zmluva(dohoda); smerovanie alebo prezentácia; dotazník; evidenčný list personálu; doklady o vzdelaní; výpisy z príkazov o vymenovaní, preložení, odvolaní, doplnenie osobného evidenčného listu personálu, doplnenie osobného spisu o účtovaní stimulov, potvrdenia a iné doklady týkajúce sa tejto osoby.

Kópie príkazov na uloženie pokuty, na stimuly, na zmenu mena atď. v súvislosti so zavedením týchto zápisov sa okrem osobného listu o personálnej evidencii nezakladajú do osobného spisu.

5.3.7. osvedčenia z miesta bydliska, lekárske potvrdenia o zdravotnom stave a iné písomnosti druhoradého významu sa tvoria oddelene od osobných spisov.

5.3.8. Osobné účty pracovníkov a zamestnancov sú v rámci roka zoskupené do samostatných súborov a sú zoradené abecedne podľa priezviska.

5.3.9. Návrhy, vyjadrenia a sťažnosti občanov a organizácií sa tvoria samostatne.

Každá žiadosť (sťažnosť) a doklady o jej prerokovaní tvoria v danej veci samostatnú skupinu. V prípade prijatia do jedného obchodného roka od opakovanej žiadosti (reklamácie) alebo vzniku dodatočné dokumenty sú uložené v tejto skupine dokumentov.

5.4. Používanie a ukladanie dokumentov pri súčasnej kancelárskej práci.

5.4.1. Dokumenty a škatule sú od zaradenia do kancelárskej práce až po ich archiváciu uložené v stavebných členeniach v uzamykateľných skriniach. S cieľom zlepšiť vyhľadávanie potrebné dokumenty nomenklatúra puzdier je umiestnená na vnútornej strane dvierok skrinky. Ukladanie puzdier v tabuľkách nie je povolené.

5.4.2. Sťahovanie dokumentov z prípadov bežnej kancelárskej práce sa vykonáva so súhlasom vedenia štrukturálnej jednotky. Doklady z vecí sa vydávajú proti prijatiu v „náhradnom liste“, ktorý uchováva zamestnanec úradu.

5.4.3. Osoby zodpovedné za vedenie evidencie zabezpečujú účtovníctvo a bezpečnosť dokumentov. Vyberanie dokumentov zo spisov na dobu trvalého uloženia po ukončení ich kancelárskej práce je zakázané.

6. PRÍPRAVA DOKLADOV NA NÁSLEDNÉ UCHOVÁVANIE A POUŽÍVANIE

6.1. Skúmanie vedeckej a praktickej hodnoty dokumentov.

6.1.1. Skúmaním hodnoty dokumentov je zisťovanie politického, ekonomického, spoločensko-kultúrneho a iného významu dokumentov s cieľom vybrať ich na uloženie a stanoviť lehoty uloženia.

6.1.2. Skúmanie hodnoty dokumentov vykonáva stála odborná komisia „______________“ (EK).

6.1.3. Osobné zloženie Odbornú komisiu schvaľuje príkaz generálneho riaditeľa. Zloženie EK zahŕňa špecialistov zo štrukturálnych divízií organizácie.

EK sa pri svojej práci riadi Základnou legislatívou Ruskej federácie o Archívnom fonde Ruskej federácie, Predpismi o Archívnom fonde Ruskej federácie, regulačnými a metodickými dokumentmi Federálneho archívu, príkazmi a pokynmi č. generálny riaditeľ "________________".

EK organizácie vykonáva tieto funkcie:

berie do úvahy návrhy nomenklatúr prípadov štrukturálnych pododdielov organizácie;

Organizuje každoročný výber dokumentov na uloženie a zničenie;

berie do úvahy inventáre pre prípady trvalého skladovania, personálneho a dlhodobého (nad 10 rokov) skladovania;

zvažuje a schvaľuje akty o prideľovaní na zničenie prípadov, ktoré nie sú predmetom ďalšieho skladovania;

posudzuje návrhy na zmenu lehôt uchovávania pre určité kategórie dokumentov ustanovené súčasnými zoznamami listinných materiálov s lehotou uloženia a rozhoduje o predložení týchto návrhov na posúdenie archívnej inštitúcii;

Podieľa sa na príprave a kontrole návrhov zoznamov listín, štandardnej a vzorovej nomenklatúry vecí a iné učebné pomôcky o kancelárskej práci a práci archívu „______________“.

6.1.4. Členovia EK za účasti ďalších špecialistov kontrolujú správnosť výberu dokladov na uloženie a zničenie kontrolou inventúr, úkonov a dokladov. Priamy výber dokumentov vykonávajú pracovníci štrukturálnych oddelení zodpovední za kancelársku prácu a pracovníci archívu.

6.1.5. Výber dokumentov a prípadov na zničenie je formalizovaný aktom (príloha N 7). Akty posudzuje EK, podpisuje ich predseda, jej členovia a schvaľuje vedenie „______________“.

6.1.6. Prípady podliehajúce zničeniu sú organizované archívom na spracovanie alebo zničené pomocou špeciálnych strojov, ako je "Shreder" najmenej dvoma zamestnancami organizácie.

Neoprávnené zničenie akýchkoľvek kategórií dokumentov zamestnancami organizácie bez archívneho oddelenia nie je dovolené. V súlade s čl. 27 federálneho zákona „o archívnictve v Ruskej federácii“ za porušenie zákona, vrátane zničenia dokumentov v rozpore s podmienkami uchovávania dokumentov ustanovenými v zozname, úradníci zodpovední za bezpečnosť dokumentov nesú trestné, administratívne alebo iná zodpovednosť stanovená právnymi predpismi Ruskej federácie.

6.2. Vytváranie prípadov.

6.2.1. Registrácia puzdra zahŕňa súbor prác na popise puzdra na obale, brožúre, číslovaní listov a vypracovaní certifikačného nápisu.

6.2.2. Prípady trvalého a dlhodobého skladovania (nad 10 rokov) sú uložené v pevnej väzbe, listy sú očíslované. Na konci puzdra je na samostatnom hárku (formát A4) umiestnený certifikačný nápis. Označuje číslami a slovami počet očíslovaných listov, špecifikuje vlastnosti číslovania, fyzický stav dokumentov. Certifikačný nápis je podpísaný osobou, ktorá ho zostavila, s uvedením polohy a dátumu (príloha N 8).

Puzdrá na dočasné uskladnenie (do 10 rokov vrátane) sú vyhotovené zjednodušeným spôsobom: nie sú prepletené, listy v nich nie sú očíslované a nie je vyhotovený nápis o záruke.

6.2.3. V procese združovania dokumentov do spisov trvalého uloženia sa odporúča vypracovať interný súpis dokumentov v spise. Interný inventár je umiestnený na začiatku prípadu. Označuje dátumy a indexy dokumentov, súhrn, čísla listov v prípade. Listy vnútorného inventára sú číslované samostatne, ich počet je uvedený v osvedčovacom nápise za celkovým počtom listov kufríka cez znak „+“ (príloha N 9).

6.2.4. Listy v prípade trvalého a dlhodobého (nad 10 rokov) skladovania sú očíslované čiernou grafitovou ceruzkou pri dodržaní nasledujúcich pravidiel:

6.2.4.1. Číslo listu sa umiestni do pravého horného rohu bez toho, aby ste sa dotkli textu dokumentu (zadná strana listu nie je očíslovaná).

6.2.4.2. Fotografie a iné ilustrované materiály sú očíslované na zadnej strane v ľavom hornom rohu.

6.2.4.3. Dokumenty podané v prípadoch s vlastným číslovaním vrátane tlačené vydania, sú očíslované vo všeobecnom poradí.

6.2.4.4. Číslovanie listov prípadov rozdelených do zväzkov sa vykonáva samostatne pre každý zväzok.

6.2.4.5. Kryty puzdier musia byť navrhnuté v súlade s GOST 17914-72 (príloha č. 6).

6.2.4.6. Na obale puzdra s dokladmi o trvalom alebo dlhodobom uchovávaní (nad 10 rokov) sú zobrazené tieto informácie:

Riaditeľstvo "_______________";

Názov štruktúrnej jednotky;

Index štrukturálneho členenia;

Index prípadov podľa nomenklatúry prípadov;

názov prípadu;

Číslo zväzku, ak prípad pozostáva z viacerých zväzkov;

Lehoty prípadu (dátumy začiatku a konca prípadu);

Počet listov v súbore;

Čas použiteľnosti.

Nápisy na kryte puzdier na trvalé a dlhodobé skladovanie by mali byť zreteľné, svetlostálym atramentom.

Obaly na prípady dočasného uskladnenia sa vyhotovujú rovnako ako obaly na trvalé uskladnenie s tým rozdielom, že na obale je uvedený počet listov v kufri a neuvádzajú sa lehoty na založenie a ukončenie kufra. , ale uvádza sa len rok vzniku veci.

6.3. Prenos prípadov do spoločného archívu „______________“.

6.3.1. Súbory trvalého a dlhodobého (nad 10 rokov), dočasného uloženia nie kratšieho ako rok po ich dokončení v bežnej kancelárskej práci sa prenesú do archívu "__________". Prípady doby dočasného uloženia (do 10 rokov) sa do archívu presúvajú podľa uváženia vedenia a miery záťaže archívu.

6.3.2. Odovzdávanie prípadov do archívu „______________“ sa vykonáva podľa schváleného harmonogramu.

6.3.3. Archív prijíma dokumenty na uloženie podľa dodacích listov samostatne na dobu trvalého a dočasného uloženia v 2 vyhotoveniach.

Ak je potrebné jednotlivé prípady ponechať v kancelárskej práci pre aktuálnu prácu, archív vydáva tieto prípady na dočasné použitie štruktúrnej jednotke.

Pracovník archívu podpisuje prevzatie prípadov na všetkých vyhotoveniach dodacích listov s uvedením dátumu prevzatia a počtu prevzatých prípadov.

Jedna kópia súpisov sa vracia doručovateľovi, ostatné zostávajú v archíve "______________".

6.3.4. Vydávanie puzdier na dočasné použitie zamestnancom štruktúrnych oddelení organizácie sa vykonáva na základe osobitnej žiadosti.

Vydávanie kaziet sa vykonáva potvrdením od zamestnanca organizácie a súvzťažným zápisom v knihe evidencie o vydaní kaziet z archívu.

Prípady sa vydávajú na obdobie nepresahujúce jeden mesiac. Za včasné vrátenie dokumentov vydaných archívom na dočasné použitie zodpovedajú pracovníci štrukturálnych oddelení.

6.3.5. Oboznámiť sa s dokumentmi uloženými v archíve môže zamestnancom organizácií a podnikov, ako aj súkromným osobám vedenie „_______________“ po dohode s vedúcim príslušného štrukturálneho útvaru len na základe písomnej žiadosti.

6.3.6. Archívne potvrdenia, kópie listín a výpisy z listín vydáva archív na základe písomných žiadostí inštitúcií a občanov.

6.3.7. Pracovníci archívu „______________“ sú povinní kontrolovať stav a poradie uloženia spisov vydaných na dočasné použitie.

6.4. Zabezpečenie bezpečnosti dokumentov.

6.4.1. Zamestnanci zodpovední za vedenie záznamov musia zabezpečiť bezpečnosť dokumentov.

Prípady od ich zaradenia do kancelárskej práce až do ich archivácie alebo zničenia možno skladovať v pracovných miestnostiach, ako aj v špeciálne na to určených vhodných a uzavretých miestnostiach. Puzdrá sú umiestnené chrbtovou stranou von v uzamykateľných skrinkách, aby chránili dokumenty pred prachom a slnečným žiarením a zaisťovali ich bezpečnosť.

6.4.2. Vyberanie a vydávanie akýchkoľvek dokumentov zo spisov trvalého uloženia nie je povolené. Vo výnimočných prípadoch sa takéto zaistenie vykonáva s povolením vedenia „__________________“ s povinným ponechaním v spise presne overenej kópie zaistenej listiny a prílohou úkonu o dôvodoch zaistenia originálu. .

6.4.3. V priebehu obchodného roka sa vypĺňa náhradná karta pre prípad vydaný v prípade úradnej potreby. Uvádza štrukturálnu jednotku, číslo prípadu, dátum jeho vydania, komu bol prípad vydaný, dátum jeho vrátenia, stĺpce sú uvedené pre potvrdenie o prijatí a prijatí prípadu.

7. ZÁZNAM, UCHOVÁVANIE A POUŽÍVANIE FORMULÁR

7.1. Formuláre „__________“ (objednávky, listy) centrálne vytvára, uchováva a účtuje administratívne oddelenie organizácie.

7.2. V štrukturálnych divíziách je príjem, účtovanie, vydávanie a uchovávanie tlačív zverené zamestnancovi zodpovednému za kancelárske práce.

7.3. V stavebných členeniach musia byť formuláre uložené v uzamykateľných skriniach, ich ukladanie v otvorených skriniach a pracovných stoloch je zakázané.

7.4. Zodpovednosť za správne používanie objednávkových listov a služobných listov v stavebných celkoch nesú ich vedúci.

8. AKO POUŽÍVAŤ PEČIATKU „______________“

8.1. Okrúhla pečať „_____________“ potvrdzuje podpis správcu úveru alebo osôb oprávnených vykonávať finančné a ekonomické operácie v oblastiach činnosti a niektoré druhy dokumentov sú osvedčené (príloha N 10).

V roku 2017 dôjde v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov k niekoľkým významným zmenám. V prvom rade sa dotknú vedenia personálnej evidencie a niektorých sa aj dotknú štátne normy upravujúce vybavovanie úradných listín.

Z článku sa dozviete:

V roku 2017 zostáva kancelárska práca a tok dokumentov (ako jej súčasť). kritické aspektyčinnosti akejkoľvek organizácie. V rámci týchto procesov všetky úradné dokumenty a práca s nimi je regulovaná. Kancelárska práca zahŕňa dve základné zložky: dokumentáciu (fixovanie informácií) a tok dokumentov (presun dokumentácie). Táto oblasť činnosti prechádza každým rokom významnými zmenami, je to jedna z najrýchlejšie sa meniacich oblastí.

Žiadna spoločnosť na území Ruskej federácie nemôže existovať izolovane od platná legislatíva. Tok dokumentov každá organizácia musí spĺňať svoje požiadavky. Regulačný rámec zákony v tejto oblasti sú predpisov, ktoré upravujú tvorbu dokumentov a ich propagáciu, upravujú funkcie duchovných služieb a ich štruktúru. Zmeny týchto aktov sa vykonávajú pravidelne. Môžu obsahovať nové pravidlá pre prípravu úradnej dokumentácie, zaviesť jej nové typy a zrušiť staré a stanoviť pravidlá kancelárskej práce.

V roku 2017 sa neočakávajú zásadné zmeny v oblasti kancelárskej práce a toku dokumentov. Medzi najvýznamnejšie udalosti patria:

1. zrušenie GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. jednotný systém organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na dokumentáciu“;
2. zavedenie zjednodušenej personálnej evidencie pre mikropodniky;
3. zavedenie elektron práceneschopnosť;
4. stanovenie platenej povahy nezávislého hodnotenia kvalifikácie zamestnancov;

Okrem toho niekoľko pozmeňujúcich a doplňujúcich návrhov k Zákonníka práce, ktoré nepriamo ovplyvňujú tok dokumentov organizácie v roku 2017.

Ako predtým, hlavné miestne normatívny akt, upravujúca technológiu práce s dokumentáciou v rámci jednej spoločnosti, v roku 2017 zostáva obchodné pokyny. Vyvíja sa s prihliadnutím na potreby organizácie a špecifiká jej dokumentačných a informačných procesov. Tento zákon vychádza z požiadaviek legislatívy a je základom racionálneho pracovného postupu.

Zmeny v toku dokumentov a kancelárskej práci v roku 2017

Donedávna sa za hlavnú udalosť tohto roka dalo považovať očakávané nadobudnutie účinnosti novej Štátnej normy, ktorá upravuje prácu s úradnými dokumentmi. Nový hosť pre kancelársku prácu a tok dokumentov od 01.07.2017 mala nadobudnúť platnosť, no Rosstandartovým rádom bol termín posunutý na júl 2018.

Hovoríme o norme R 7.0.97-2016 "Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie."

Jedným z hlavných rozdielov nového GOST je, že jeho účinok bude oveľa širší. Bude teda napríklad upravovať výkon zakladacích listín, nariadení, pravidiel, príkazov, nariadení, uznesení, rozhodnutí a príkazov, zmlúv, aktov, pokynov, listov a osvedčení.

Nové štandardy Všeobecné požiadavky na vytváranie dokumentov. Toto je téma jeho kapitoly s rovnakým názvom. Jasne napríklad definuje požiadavky na použité fonty a ich veľkosť.

Okrem toho vám umožňuje úplne legálne používať zadnú stranu listu pri vytváraní úradných dokumentov.

Niektoré zmeny ovplyvnia požadované podrobnosti. Akt jasne uvádzal ich polohu. Okrem toho sú uvedené nové možné podrobnosti obchodných dokumentov a niektoré staré sú zrušené.

Nové detaily	Zrušené detaily
názov štruktúrnej jednotky (ak iniciuje vytvorenie dokumentu)	OGRN (hlavné štátne registračné číslo)
	TIN (identifikačné číslo daňového poplatníka)
pečiatka obmedzenia prístupu	KPP (kód dôvodu daňovej registrácie)
značka z elektronický podpis	organizačný kód podľa OKPO

Nová značka elektronického podpisu obsahuje číslo certifikátu kľúča, celé meno. jeho vlastníka a dobu platnosti certifikátu. Vzhľad tejto požiadavky môže znamenať množstvo zmien v pracovnom postupe už v roku 2017: je vhodné pripraviť si príslušné pečiatky vopred.

Zmeny sa dotkli aj obrazu štátnych symbolov. Štátny znak Ruskej federácie a erb jeho subjektu sú teraz spojené do jedného atribútu, ktorý nesie spoločný názov „Erb“.

Prečítajte si tiež:

Pravidlá ľudských zdrojov v roku 2017

Hlavné zmeny v obchodné pravidlá 2017 ovplyvní oblasť personálnej evidencie. Ide o pomerne významné novinky týkajúce sa pravidiel prijímania zamestnancov, personálnej evidencie pre mikropodniky a pravidiel hodnotenia úrovne kvalifikácie zamestnancov.

Zjednodušená personálna evidencia pre mikropodniky

Z dokumentačného toku mikropodnikov môže podľa federálneho zákona č. 348-FZ v roku 2017 úplne alebo čiastočne vymiznúť taký postup, akým je schvaľovanie miestnych predpisov v personálnej sfére. Ide o dokumenty, ktoré zodpovedajú normám pracovné právo: predpisy o mzdách, rozvrhoch zmien, pracovnom poriadku a pod. Všetko potrebné podmienky teraz je možné a potrebné zaregistrovať sa priamo v pracovná dohoda so zamestnancom. Pri zostavovaní zmluvy sa treba riadiť štandardná forma, schválený dňa 27.8.2016 nariadením vlády č.858.

Všimnite si, že medzi mikropodniky patria legálne resp jednotlivcov, v tíme ktorých nie je viac ako 15 zamestnancov s celkovým príjmom za rok nepresahujúcim 120 miliónov rubľov.

Elektronická nemocenská dovolenka

Federálny zákon o elektronickej práceneschopnosti č. 86-FZ zavádza v roku 2017 vážne zmeny v kancelárskej práci a toku dokumentov. Od 1.5.2107 si môže každý zamestnanec, ktorému je priznaná nemocenská, vybrať svoj papierový resp elektronickej forme. Toto pravidlo platí pre tých, ktorí poberajú nemocenské alebo materské. Inovácia by mala uľahčiť prácu účtovníkom a personalistom, podporiť trend zavádzania elektronickej správy dokumentov a zjednodušiť aj interakciu firiem so Sociálnou poisťovňou.

Platené hodnotenie kvalifikácie personálu

Od januára 2017 platia pravidlá nezávislé hodnotenie kvalifikácie pracovníkov. Počnúc týmto rokom bude takýto odvod vyplácaný. Upozorňujeme, že novinky nezbavujú zamestnávateľa povinnosti poskytovať zamestnancovi zákonné záruky na zachovanie miesta výkonu práce a priemernej mzdy ako aj úhradu cestovné náklady. Všetky úradné dokumenty súvisiace s hodnotením odbornej spôsobilosti sú zapojené aj do kancelárskych prác a tok dokumentov organizácie v roku 2017.

V prípade, že skúšku, ako aj cestu na miesto jej konania hradí zamestnanec, má právo na daňový odpočet vo výške výdavkov na daň z príjmu fyzických osôb (nie viac ako 120 000 rubľov). U zamestnávateľa je možné takéto náklady priradiť k nákladom spojeným s výrobou a predajom.

Stručne povedané, možno poznamenať, že zmeny v kancelárskej práci a toku dokumentov v roku 2017 nemožno nazvať radikálnymi. Zavedenie nového GOST a niekoľkých federálnych zákonov ovplyvní obvyklé procesy a prípadne iniciuje revíziu pokynov pre kancelársku prácu a harmonogramy pracovných postupov v roku 2017. Tieto inovácie však nie sú implementované okamžite a je dostatok času sa s nimi zoznámiť a začať dodržiavať nové pravidlá.

kancelárska práca

Dokumenty upravujúce vznik a činnosť Tulskej regionálnej univerzálnej vedeckej knižnice

A.I. Izgaršev

kancelárska práca

Motivačné aspekty tvorby a používania manažérskych dokumentov. Motivácia pre tvorbu manažérskych dokumentov

ZA. Safiullina

kancelárska práca

Nový GOST pre papierovanie

S.L. Kuznecov

kancelárska práca

Moderné medzinárodné konferencie o problematike správy dokumentov

L.N. Varlamov

kancelárska práca

III Medzinárodná vedecko-praktická konferencia „Správa dokumentov: minulosť, súčasnosť, budúcnosť“, venovaná pamiatke profesora T.V. Kuznecovová

Yu.M. Kukarina, A.Yu. Konková

kancelárska práca

20 rokov časopisu "Deloproizvodstvo"

Sergej Kuznecov

Informačné technológie

Štandardizácia správy dokumentov v Rusku: stav techniky a prístupy k štúdiu

E.V. Osennikova

Informačné technológie

Od papierovania po zdokumentovanie elektronická interakcia

V.A. Ipatov

Dokumentácia

Vlastnosti uchádzania sa o prácu cudzích občanov

L.R. Fionová, V.A., Efimová

Regulovať akýkoľvek výrobný alebo obchodný proces znamená stanoviť pravidlá pre realizáciu tohto procesu na úrovni internej, podnikovej, legislatívy. Dá sa to urobiť pomocou miestnych predpisov. Ktoré z nich môžu pôsobiť v organizácii a budú potrebné v prvom rade, zvážime v článku.

ZNAKY MIESTNYCH PREDPISOV (LNA)

V jurisprudencii existuje pojem „normatívny právny úkon". Normatívne právne akty najvyššej, štátnej, úrovne obsahujú právne normy, ktoré sú záväzné pre všetkých občanov štátu. Napríklad Ústava Ruskej federácie, federálne zákony, kódexy, dekréty prezidenta. Na rozdiel od celoštátneho sú miestne predpisy platné v rámci jednej alebo viacerých organizácií a sú záväzné len pre ich zamestnancov.

Jednoducho povedané, miestny normatívny akt „Pokyny pre kancelársku prácu ABV LLC“ je povinný len pre zamestnancov ABV LLC. Za nedodržanie miestnych predpisov môžu byť zamestnanci organizácie vystavení disciplinárnej zodpovednosti.

Podstatné znaky normatívneho právneho aktu sú uvedené v odseku 9 uznesenia pléna najvyšší súd RF zo dňa 29. novembra 2007 č. 48 „O praxi súdneho posudzovania prípadov napadnutia celkom alebo sčasti normatívnych právnych aktov“. Analogicky je možné určiť hlavné črty LNA. Ako všetky normatívne právne akty, aj tieto:

• Uverejnené predpísaným spôsobom. Každá LNA prejde cestou od prípravy návrhu dokumentu až po jeho schválenie generálnym riaditeľom alebo osobitne povereným úradníkom (pozri Schéma).

• Obsahuje pravidlá a predpisy ktoré sa môžu týkať činnosti organizácie ako celku, jej divízií (útvarov, pracovných skupín, komisií), kolegiálnych a iných orgánov, realizácie výrobných alebo obchodných procesov. Zároveň existujú LNA, ktoré nie všetci zamestnanci musia dodržiavať. Ak je teda poučenie o kancelárskej práci povinné pre každého, tak nariadenie o odborná komisia riadia len členovia tejto komisie.
• Používa sa opakovane. Miestne predpisy sa vydávajú a uplatňujú opakovane. Niektoré LNA sprevádzajú organizáciu počas celej jej existencie. Ide napríklad o interné pracovné predpisy alebo predpisy o ochrane osobných údajov zamestnancov.

LNA PRE KANCELÁRSKU VÝROBU: TYPY A ÚČEL

Všetky organizačné a právne dokumenty majú jeden cieľ – regulovať proces alebo jav. Preto je niekedy aj skúseným sekretárkam a referentom ťažké vybrať typ dokumentu pre každý konkrétny prípad. Skúsme na to prísť. Zdrojom všetkých definícií je Slovník druhov a odrôd moderny manažérska dokumentácia» .

■ pozícia- normatívny právny akt, ktorý určuje postavenie orgánu štátnej správy, organizácie, štruktúrneho útvaru, kolegiálneho, poradného, ​​odborného, ​​metodického alebo iného orgánu a (alebo) ustanovuje postup pri vykonávaní činností (práce) určitého druhu.

Nariadenie ustanovuje, ktoré štrukturálne jednotky alebo orgány sú v organizácii, určuje ich funkcie, ciele, úlohy a zodpovednosti. Predpisy sa objavujú, keď sa vytvárajú nové štrukturálne divízie. Napríklad namiesto kancelárie vzniká administratívne oddelenie a archív.

■ Poučenie- právny akt, ktorým sa ustanovujú pravidlá upravujúce organizačné, vedecké, technické, technologické, finančné alebo iné osobitné aspekty činnosti organizácií, ich štruktúrnych útvarov, funkcionárov a občanov.

Na rozdiel od pozície, ktorá v prvom rade odpovedá na otázky „kto? a „čo?“, pokyn odpovedá na otázku „ako?“. Podrobne a komplexne popisuje všetko, čo súvisí s realizáciou konkrétneho procesu.

■ Regulácia obchodných procesov- normatívny právny akt, ktorý určuje postup pri činnosti orgánu, kolegiálneho alebo poradného orgánu.

Ale v prípade LNA častejšie hovoríme o trochu inom dokumente, najmä v komerčné organizácie. Potom sa regulácia obchodného procesu chápe ako druh organizačného a právneho dokumentu, ktorý dôsledne popisuje všetky fázy procesu a postup interakcie výkonných umelcov v každej fáze.

Nariadenie obchodného procesu sa líši od pokynu v spôsobe, akým popisuje operácie. V predpisoch sú popísané postupne (od prvého po posledný), v návode sú zoradené tematicky.

■ pravidlá- normatívny právny akt, ktorý ustanovuje normy a požiadavky vo vzťahu k predmetu právnej úpravy.

Hlavnou úlohou pravidiel je špecifikovať a podrobne popísať jeden z procesov už schválených v pokyne. Napríklad pravidlám elektronickej korešpondencie v poučení o kancelárskej práci možno venovať len jeden odsek. A nezávislé pravidlá pre vedenie elektronickej korešpondencie sú často objemnou LNA, ktorá sa skladá z niekoľkých sekcií. Podrobnejšie popisuje proces vytvárania, odosielania, prijímania a spracovania emailov.

Ak je pokyn vydaný na úplný opis jedného z aspektov činnosti organizácie, potom pokyny špecifikujú pravidlá. Opisujú nielen každý krok, ale každý nádych a výdych vykonávateľa operácie.

■ objednať- právny akt prijatý vedúcim organizácie konajúcim samostatne s cieľom upraviť činnosť organizácie.

Rozkaz nie je v žiadnom prípade vždy lokálnym normatívnym aktom, ale túto funkciu môže dobre plniť. Tu by bolo vhodné pripomenúť výrazné črty LNA, o ktorej sme uvažovali vyššie. Ak objednávka stanovuje normy (pravidlá) na implementáciu procesu, menuje zodpovedné osoby, je aplikovaná opakovane a je povinná pre všetkých zamestnancov v nej uvedených, potom môže byť uznaná za plnohodnotnú LNA.

Objednávky neopisujú poradie procesu, ale opravujú rozhodnutie. Napríklad vymenujte osoby zodpovedné za kancelársku prácu v pobočkách alebo schvaľte vyvinutý systém indexovania pododdielov.

Tabuľka 1 pomôže určiť účel rôznych LNA a vybrať najvhodnejší typ dokumentu pre každý prípad.

stôl 1

Typy a účel LNA pre kancelársku prácu

Typ LNA	Vymenovanie LNA	Príklad
pozícia	Určuje stav konštrukčného celku	Predpisy o službe správy dokumentácie
	Stanovuje postup pri vykonávaní činností (práce) určitého druhu	Predpisy o uchovávaní dokumentov
	Určuje postavenie kolegiálneho poradného orgánu	Predpisy o odbornej komisii
Poučenie	Reguluje jednu z činností organizácie	Návod na prácu v kancelárii
Regulácia obchodných procesov	Dôsledne popisuje operácie procesu a poradie interakcie účastníkov operácií	Predpisy obchodného procesu "Kontrola plnenia úloh podľa dokumentov"
	Zabetónujte už regulovaný proces	Pravidlá pre odosielanie a prijímanie pošty
	Zaznamenáva rozhodnutie o procese	Príkaz „O vymenovaní osôb zodpovedných za kancelársku prácu v štrukturálnych divíziách“

OBCHODNÉ POKYNY

Pokyny pre prácu v kancelárii - ústredné miestne predpisy o predškolských vzdelávacích inštitúciách. Je možné, aj keď sa to neodporúča, zaobísť sa bez ustanovenia o službe predškolskej vzdelávacej inštitúcie alebo bez predpisov pre obchodné procesy kancelárskej práce. Ak sa však aspoň niekoľko ľudí zaoberá kancelárskou prácou v organizácii, potom sú príslušné pokyny jednoducho potrebné. V opačnom prípade bude každý účastník procesov kancelárskej práce (teda každý zamestnanec) pracovať s dokumentmi tak, ako uzná za vhodné, spoliehať sa len na svoje znalosti a skúsenosti a považovať ich za jediné pravdivé. Pre sekretárku je to katastrofa. Preto sa bez pokynov na kancelársku prácu nezaobídete.

Normatívny základ

Žiaľ, štandardná inštruktáž o kancelárskej práci pre mimovládne organizácie neexistuje a ani nemôže byť, pretože predškolské vzdelávacie inštitúcie vedú príliš odlišným spôsobom, aj keď v rámci jednotných pravidiel.

Všeobecný postup vypracovania pokynov pre kancelársku prácu je úplne rovnaký ako v Schéme: pripravený návrh dokumentu prechádza schvaľovacím konaním a schvaľuje ho generálny riaditeľ alebo oprávnená osoba.

Nemusíte písať manuál pre kancelársku prácu od začiatku vlastnými rukami. Všetky pravidlá kancelárskej práce v Rusku boli testované desaťročiami a zmenili sa bezvýznamne. Existuje veľa zdrojov na písanie pokynov. Hlavné môžu byť:

• Smernice o vypracovaní pokynov pre kancelársku prácu v federálne orgány výkonná moc(schválené nariadením Spolkového archívu z 23. decembra 2009 č. 76; ďalej - Metodické odporúčania pre federálne výkonné orgány);
• GOST R 7.0.8.-2013. „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície";
• GOST R 7.0.97-2016 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na papierovanie“ (ďalej len GOST R 7.0.97-2016);
• Typický návod o kancelárskej práci a práci archívu v colných orgánoch Ruskej federácie (schválené nariadením Federálnej colnej služby Ruska zo dňa 09.07.2014 č. 1331; ďalej len pokyn pre Federálnu colnú službu). Je povinný len pre FCS a jeho podriadené organizácie, ale iné organizácie ho môžu použiť ako základ pre svoje vlastné pokyny.

POZNÁMKA

GOST R 7.0.97-2016 vstupuje do platnosti 1. júla 2017. A Metodické odporúčania pre federálne výkonné orgány a Pokyny pre FCS vychádzajú z predchádzajúcej normy pre papierovanie - GOST R 6.30-2003 a metodických odporúčaní k nej. Od 7.1.2017 prestávajú byť oba tieto dokumenty v časti venovanej návrhu detailov relevantné. Kompilátori pokynov pre kancelársku prácu by preto mali byť opatrní - nový GOST R 7.0.97-2016 mení nielen pravidlá spracovania detailov, ale aj ich zloženie.

Štruktúra inštrukcie

Zloženie, poradie usporiadania a obsah častí návodu sa môže líšiť. Všetko závisí od toho, ako je vybudovaný systém kancelárskej práce. Pokyny pre kancelársku prácu v organizáciách, ktoré aktívne využívajú systém elektronickej správy dokumentov (EDMS) a elektronické digitálny podpis(EDS) a v organizáciách, kde sa darí papierovému workflow, budú veľmi odlišné.

Napriek tomu je možné zostaviť základný univerzálny obsah návodu pre kancelársku prácu, aby mali vývojári tohto LNA „v teréne“ na čom stavať (tabuľka 2).

tabuľka 2

Základná štruktúra obchodnej inštrukcie

Číslo oddielu	Sekcia obchodných pokynov	Formuláre schválené sekciou / vzorové dokumenty
	Všeobecné ustanovenia
	Pojmy a definície
	Požiadavky na dokumentáciu	Formuláre dokumentov ( všeobecná forma na dokumenty, hlavičkový papier, formuláre určité typy dokumenty, iné formuláre). Tlačivo účtovného denníka a vydávanie tlačív (ak organizácia vedie evidenciu tlačív). Vzory evidencie každého z detailov (uvedené hneď v texte pri popise pravidiel spracovania detailov dokladov).
	Organizácia práce s dokumentmi
	Elektronický systém správy dokumentov
	Vlastnosti práce s elektronické dokumenty
	Príjem, spracovanie, evidencia a distribúcia došlej korešpondencie	Formulár registra došlých dokumentov. Vzorový zákon o nedostatku dokumentov. Vzorový zákon o poškodení dokladov. Odtlačok pečiatky na evidencii došlého dokumentu.
	Organizácia vykonávania dokumentov a objednávok	Šablóna rozlíšenia. Formulár referencie-správy o vyhotovení dokumentov.
	Vlastnosti prípravy a vykonávania určitých typov dokumentov	Vzorová objednávka. Vzorová objednávka. Vzorový akt (napríklad o vrátení neúplného balíka dokumentov) Vzor splnomocnenia (napríklad na prijímanie pošty).
	Postup registrácie a výkonu rozhodnutí prijatých na zasadnutiach	Vzor súhrnnej zápisnice zo stretnutia. Ukážka celej zápisnice zo stretnutia.
	Príprava a odoslanie odchádzajúcich dokumentov	Vzor sprievodného listu. Formulár registra odoslaných dokumentov. Formulár denníka pošty. Formulár zoznamu na odosielanie hromadnej pošty.
	Postup pri práci s výzvami občanov	Forma žiadosti (odvolania) občana. Formulár registra odvolaní občanov (ak organizácia prihliada na odvolania občanov samostatne).
	Postup pri prenose dokumentov na uloženie	Formulár na odovzdanie.
	Organizácia a účtovanie dokumentov v archíve	Forma nomenklatúry záležitostí organizácie. Forma nomenklatúry prípadov štruktúrnej jednotky. Formulár súpisu prípadov trvalého uloženia; Forma súpisu prípadov dočasných (nad 10 rokov) období skladovania. Formulár osobného záznamu. Forma inventarizácie elektronických súborov a dokumentov trvalého uloženia. Forma inventarizácie elektronických súborov a dokumentov dočasného (nad 10 rokov) uchovávania.
	Používanie dokumentov v archíve	Vzorový zákon o vydávaní puzdier na dočasné použitie.
	Zničenie dokumentov s uplynutou platnosťou	Formulár zákona o pridelení dokumentov s uplynutou lehotou na zničenie.

Poradie ukladania dokumentov podľa pokynov

Poradie archivácie dokumentov je popísané v častiach pokynu na základe:

• Pravidlá organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívny fond Ruská federácia a ďalšie archívne dokumenty v orgánoch verejnej moci, orgánoch miestna vláda a organizácie (schválené nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31. marca 2015 č. 526; ďalej - Pravidlá 2015);
• Základných pravidiel pre prácu archívov organizácií (schválené rozhodnutím Kolégia federálnych archívov zo dňa 6.2.2002).

LNA NA KANCELÁRSKE SPRACOVANIE: AKO SI VYBRAŤ?

Pre malú organizáciu úplne postačí návod na kancelársku prácu, najmä ak popisuje všetky procesy kancelárskej práce, od vytvorenia až po zničenie dokumentu.

Predpisy o kancelárskej práci najčastejšie „vyrastajú“ do nezávislej LNA z pokynov. To sa deje prirodzene – ako sa organizácia vyvíja. Ak je v určitej fáze potrebné regulovať obchodné procesy, možno vyvinúť nasledovné:

• predpisy obchodného procesu „Vytvorenie dokumentu“;
• predpisy obchodného procesu „Kontrola vykonávania dokumentov“;
• predpisy obchodného procesu „Archívne uloženie dokumentu“;
• iné predpisy, v závislosti od toho, ktoré manažment obchodných procesov považuje za potrebné opísať a regulovať.

Ďalší scenár: organizácia nahromadila veľa dokumentov a bol pre ne vytvorený archív. V tomto prípade je potrebné bezodkladne regulovať proces ich ukladania, inak budú pracovníci archívu zavalení dokumentmi. Pokyny na zakladanie a odovzdávanie prípadov na archiváciu pomôžu vyriešiť problém.

Ak je však archív ešte malý a je v plienkach, môžu to byť pravidlá alebo aj zákazka na hlavnú činnosť. Výber typov dokumentov na reguláciu kancelárskych pracovných procesov, ako sme už zistili, je pomerne veľký.

Slovník typov a odrôd modernej riadiacej dokumentácie. - Rosarkhiv, VNIIDAD. - M., 2014.

GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu.

„Organizačná a administratívna dokumentácia. Požiadavky na dokumentáciu. Pokyny na implementáciu GOST R 6.30-2003 (schválené Federálnym archívom).