Концепцията за „единна документационна система“. Развитието на единни документационни системи е нов етап в унификацията и стандартизацията на документите. Характеристики на унифицираните системи за документация. Държавни стандарти за унифицирани системи. Опит в стандартизацията на международни документи.

Основното направление за подобряване на работата с документи е унификация и стандартизация.

Резултатът от работата по унификация и стандартизация на документи може да бъде като стандартина отделни документи (напр. доклад за изследване) или отделни продукти (напр. покритие на файлове с дълъг срок на годност), и единни документационни системи.

Единна документационна система(USD) е документационна система, създадена съгласно единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност (GOST R 51141-98).

Обединяването на документите се извършва с целнамаляване на броя на документите, използвани в управленските дейности, типизиране на техните форми, установяване на единни изисквания за изпълнение на документи, създадени при решаване на еднотипни управленски задачи, намаляване на разходите за труд, време и материали за подготовка и обработка на документи, постигане на информационна съвместимост на базите данни създаден в различни индустриидейности.

Единните документационни системи се разделят на 3 категории:

1) общоруски - OKUD;

2) отраслова (ведомствена) - данъчна документация на IFTS;

3) организации и предприятия - справка и албум с унифицирани форми на документи.

Таблица с унифицирани форми на документи- това е списък с унифицирани форми на документи, разрешени за използване. Той е разработен с цел намаляване на броя на използваните в организацията форми на документи и рационализиране на технологията за тяхното изготвяне и прилагане, а също така дава възможност за бързо търсене на необходимите форми на документи.

Основният документ на общоруската единна документационна система е OKUD от 30 декември 1993 г. № 299 - класификаторът обхваща единни документационни системи и форми на документи, разрешени за използване в националната икономика. OKUD включва името на цифрите на формулярите на документа и кода на документа от 8 цифри (клас формуляри, например ORD; подклас формуляри - документи за работа; регистрационен номер на унифицираната форма на документа в рамките на подклас + контролен номер ).

В момента са разработени и работят следните 9 DDD:

единна система от организационна и административна документация; 02

единна система от първична счетоводна документация; 03

единна система за банкова документация; 04

единна система за финансово-счетоводна и отчетна счетоводна документация бюджетни институциии организации; 05

единна система за отчетност и статистическа документация; 06

единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията; 07

единна система за трудова документация; 08

единна документационна система на пенсионния фонд Руска федерация; 09

единна система за външнотърговска документация. 10

За всяка единна документационна система, a държавен стандарт. Разработчиците на USDD са съответните министерства (ведомства),осъществяване на координация в определен отрасъл на дейност. По този начин Министерството на финансите на Руската федерация отговаря за счетоводната документация, Федералният архив на Руската федерация - за организационни и административни документи.

Същите министерства и ведомства одобряват единните форми на документи, включени в USD.

Единен формуляр на документ (ЕДД) е набор от детайли, установени в съответствие със задачите, които трябва да се решават в тази област на дейност и разположени в определен ред на носителя на информация.

Реквизитът за документ е задължителен елемент при оформлението на официален документ, като подпис, печат, текст и др.

Съвкупност от детайли на официален писмен документ, подредени в определена последователност, се нарича документен формуляр.

Всеки вид документ (заповед, акт, писмо и т.н.) има свой набор от детайли. но унифициране на документивъв всяка системаосъществено чрез изграждане на ключ за оформлениедокументи за конкретна документационна система и установяване на нейната база на оптималния състав на детайлите за тази документационна система, определени видоведокументи, конкретен документ и др. Ключ за оформлениедокументът е "модел за конструиране на документ, който установява обхвата, форматите, размерите на полетата, изискванията за изграждане на структурна решетка и основните детайли."

По този начин, в всяка единна система има ключ за оформление, въз основа на които се разработват единни форми на документи, единни изисквания за проектиране на детайли на документи. DDD трябва също така да разработи унифицирани форми на документи, използвани в тази система.

Единната система за организационна и административна документация (USORD) е документационна система, използвана във всяка организация, институция, предприятие.

Използването на USORD се регулира от GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация.

GOST се прилага за организационни и административни документи, предвидени от USORD (наричани по-долу документи), - решения, заповеди, заповеди, решения, протоколи, актове, писма, които фиксират решения по административни и организационни въпроси, както и въпроси на управление, взаимодействие , осигуряване и регулиране на дейностите :

федерални държавни органи на съставните образувания на Руската федерация, включително съставните образувания на Руската федерация, които наред с руския език като държавен национален език имат органи на местно самоуправление;

предприятия, организации и техните обединения, независимо от организационно-правната форма на вида на дейност.

Този стандарт определя:

композиция от детайли;

изисквания за регистрация на детайли;

изисквания за формуляри и документи;

изисквания за производство, отчитане, използване и съхранение на формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Руската федерация, емблеми на съставните образувания на Руската федерация.

Международна стандартизация- това е съвкупност от международни организации за стандартизация и продукти от тяхната дейност - стандарти, препоръки, технически доклади и други научно-технически продукти. Има три такива организации: Международната организация по стандартизация - ISO (ISO), Международната електротехническа комисия - IEC (IEC), Международният съюз по далекосъобщения - ITU (ITU).

Международната организация по стандартизация е най-голямата и най-авторитетната от горните. Създадена е Международна организация по стандартизация през 1946гг. 25 национални организации по стандартизация. Всъщност нейната работа започва през 1947 г.. Два пъти представител на Госстандарт беше избран за председател на организацията ISO (ISO) - Международна организация по стандартизация.

ISO определя своите цели, както следва: да насърчава развитието на стандартизацията и свързаните с нея дейности в света, за да осигури международния обмен на стоки и услуги. Както и развитието на сътрудничеството в интелектуалната, научната, техническата и икономическата област. През последните години ISO обърна много внимание на стандартизацията на системите за качество. Практическият резултат от усилията на тази организация е разработването и публикуването на международни стандарти. При разработването им ISO взема предвид очакванията на всички заинтересовани страни – производител на продукти (услуги), потребители, държавни кръгове, научно-технически и обществени организации.

V руска системаоколо половината от международните стандарти на ISO са приложени за стандартизация.

Международните стандарти на ISO нямат статут на задължителни за всички участващи страни. Всяка държава по света има право да ги прилага или да не ги прилага. В Русия е приета следната процедура за прилагане на международни стандарти:

директно прилагане на международния стандарт без включване на допълнителни изисквания;

използване на автентичен текст международен стандартс допълнителни изисквания, отразяващи нуждите на националната икономика.

Въведение

Повечето ефективен начинсъздаване на рационални норми на документация е унификация и стандартизация на документите.

Унификацията в управлението на документи се разглежда като намаляване на първоначалния брой документи на формуляри и привеждането им до единни правила за проектиране.

Стандартизацията е процесът на установяване и прилагане на стандарти, които се разбират като „извадка, стандарт, модел, взети като изходни за сравняване на други подобни обекти с тях. Стандартът като регулаторен и технически документ установява набор от норми, правила, изисквания за обекта на стандартизация и е одобрен от компетентния орган“ (GOST 6.10.1-88). В Русия дейностите по стандартизация се координират от Комитета на Руската федерация по стандартизация, метрология и сертификация (в момента комитетът е включен в Министерството на промишлеността и търговията на Руската федерация). Използването на стандарти спомага за подобряване на качеството на създадения продукт (документ).

Стандартизацията е сложен процес, който включва елементи като въвеждане и унификация. От една страна, това са методи за стандартизация, които могат да се извършват като самостоятелни видове работа. В документознанието типизацията се използва за създаване на стандартни форми на документи и стандартни текстове, тоест образци или стандарти, въз основа на които се създават конкретни документи. Типичен текст е примерен текст, въз основа на който впоследствие се създават текстове с подобно съдържание. Стандартен формуляр - одобрен от определен компетентен орган държавна властформа на документ, използван за събиране и представяне на всякакви данни в различни области на управленска дейност.

В управлението на документи унификацията и стандартизацията се разглеждат като процес на установяване на еднородност в процесите на създаване и обработка на документи. Между тези две понятия обаче е невъзможно да се постави знак за равенство. Стандартизацията на документите е най-високото ниво на тяхното унифициране, извеждайки резултатите до нивото на задължителна правна норма.

Изискванията на стандарта са задължителни в обхвата на неговото приложение. Следователно обединението обикновено се извършва като предварителен етапстандартизация, но може би независим погледдейности. Резултатът от работата по унифициране и стандартизиране на документите могат да бъдат стандарти както за отделни документи (например за доклад за изследване, за корицата на каси за постоянно съхранение), за определени видове продукти (например хартиени формати), така и за за единни документационни системи. Стандартизация - фиксиране на резултатите от унификацията в нормативни и технически документи - стандарти. Може да се извърши стандартизация държавно ниво, на индустриално нивои на ниво предприятие.

Документационна система - набор от документи, свързани помежду си според признаците на произход, предназначение, вид, обхват на дейност, единни изисквания за тяхното изпълнение (GOST R 51141-98). Документационната система се формира в процеса на внедряване в управлението и администрацията, в институции, организации и предприятия с една или друга управленска функция; съставът на документите, които включва, е предназначен да документира определени видове дейности, като планиране, финансиране, счетоводство. Системите за документи са класифицирани по отрасли и освен стандартните системи за документация съществуват и документационни системи за здравеопазване, образование (общо и специално), нотариална, съдебна и др.

Глава 1. Предназначение и състав на единната документационна система

Единна документационна система (UDS) е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност.

Преките разработчици на конкретни форми на документи и документационни системи са министерства (ведомства), които координират определен отрасъл на дейност. Те одобряват и унифицирани форми на документи, за което отговаря Министерството на финансите счетоводни документи, Министерство на здравеопазването на Руската федерация - за медицински, Държавен комитетРуската федерация за статистика - за формите на първична счетоводна и статистическа документация, Росархив на Руската федерация - за системата от организационна и административна документация.

Национални унифицирани форми на документи се разработват, като се отчита възможността за тяхната компютърна обработка. Те са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост.

По този начин унифицираните системи за документация са формите на документи, доведени до максимално възможно единство, комбинирани в основните функционални системи за общо управление и предназначени за използване от всички организации, независимо от нивото на управление и формата на собственост, като се използват както традиционни, така и смесени, използване на компютърни технологии, методи за обработка на документна информация.

Единни системи управленска документацияразработен на базата на:

Еднородност на конструкцията на формулярите на документи;

Регулиране на съдържанието на документите, включени във всяка система;

Изключения от документи на дублирани данни, постигане на еднократно въвеждане на информация в процеса на решаване на управленски проблем;

Намаляване на количеството традиционно включени в тях данни, които не се използват при решаване на конкретни управленски проблеми;

Единството на използваната терминология и символи, като се постига съпоставимост на показателите не само на различни нива на управление, но и в различни системи ah документация, основана на единството на алгоритмите за формиране на документи и индикатори в тях;

Определяне на набор от детайли и индикатори за всеки вид документ и създаване на унифицирани модели за тяхното изграждане, ориентирани към компютърна обработка, но и подходящи за човешкото възприятие;

Създаване на единни правила за изготвяне и изпълнение на детайли на документи, общи за всички документационни системи и посочени в случаите, когато има специфични характеристики.

Към днешна дата на ниво общо управление са унифицирани повече от три и половина хиляди (3500) форми на планови, счетоводни, финансови и други документи, консолидирани през 1993 г. в Общоруския класификатор на управленските документи (OKUD). Всеки от документите получи кодово обозначение, което определя принадлежността му към една от документационните системи и мястото му в тази система. Кодът на формуляра потвърждава самото му право на съществуване и съответствие с одобрения стандарт.

Следните общоруски унифицирани системи за управленска документация са задължителни за използване, включително набори от документи, групирани по задачи.

Единна система от организационна и административна документация:

• документация за създаване на организация, предприятие;
• документация за реорганизация на организация, предприятие;
• документация за ликвидация на организация, предприятие;
• документация за приватизация на държавно и общински организации, предприятия;
• документация за управленска дейносторганизации, предприятия;
• документация за организационно-нормативно регулиране на дейността на организация, предприятие;
• документация за оперативно и информационно регулиране на дейността на организация, предприятие;
• кадрова документация.

Глава 2Характеристикаединна документационна система

Единната документационна система (UDS) се създава по единни правила и изисквания и трябва да съдържа информацията, необходима за управление в определена област на дейност.

Обикновено се състои от един или два държавни стандарта, набор от взаимосвързани общоруски унифицирани форми, които осигуряват документирано представяне на данни в определени форми. икономическа дейност, средства за тяхното управление, регулаторни и методически документиза тяхното развитие, поддръжка и приложение. Преките разработчици на конкретни форми на документи и документационни системи са министерствата (ведомствата), които координират определен отрасъл на дейност.

Характеристика на кадровите документи е тяхното едновременно обединяване като част от две единни документационни системи: организационно-административно и първично счетоводство. Заповед за персонала може да се счита за документ за административно действие, потвърждаващ присъствието юридически фактвъзникване (смяна, прекратяване и др.) на трудов договор. Същата заповед обаче регистрира факта на възникване (прекратяване) работни отношения, като в случая това е основният счетоводен документ, който служи като основа за създаване на други счетоводни документи.

Тъй като една единствена агенция, която ще координира кадрови дейности, никога не е съществувал, тогава отделът, който обединява организационно-административната документация (Главарчев) изготви система от документация за персонала, а статистическите органи изготвиха формуляри на документи за отчитане на персонала. Първата система се използва в управлението и администрацията, втората - в строителните и индустриалните организации.

Към днешна дата тази исторически установена особеност е запазена: някои институции и организации водят записи на персонала в текстови форми на документи, а други - в таблични форми. Следователно служителят по персонал трябва да познава актуалните изисквания за регистрация кадрови документии да можете да ги използвате на практика.

Процедурата за обработка на документи, включени в системата на организационна и административна документация, изискванията за формуляри и текстове се определят от GOST R 6.30-97. Съгласно изискванията, заложени в този стандарт, се разработват текстови форми на документи, изготвят се заповеди за приемане, преместване, освобождаване и др., както и протоколи, писма, доклади и обяснителни бележки.

В допълнение към държавния стандарт, единната система от организационна и административна документация включва албум от унифицирани форми на документи, създадени в процеса на разработване на изискванията на стандарта и съдържащи специфични форми на документи (структура и персонал, персонал, график на ваканциите, и др.). Албумът съдържа примери за изпълнение на всички кадрови документи, както и за сложни и обемни документи (позиция, описание на работата) - не само състава и местоположението необходими подробности, но и задължителната структура на текста.

NIIstatinform на Госкомстат на Русия разработи албум с унифицирани форми на първична счетоводна документация, включително 6 формуляри за отчитане на персонала и 7 формуляри за отчитане на използването на работното време и разплащания с персонал за заплати, включително формуляри на заповеди (инструкции) за прием, преместване, уволнение.

Инструкцията за реда за поддържане на трудови книжки в предприятия, институции и организации (одобрена с Постановление на Държавния комитет по труда на СССР от 20.06.74 № 162, изменена и добавена) определя стойността работна книжкакато основен документ трудова дейностслужител, определя реда за неговото регистриране, издаване, отчитане и поддържане, правилата за издаване на лист и дубликат на трудовата книжка. Инструкцията се отнася до регламенти, които уреждат изцяло реда за получаване и поддържане на трудова книжка и са незаменим справочникв работата на специалист по човешки ресурси.

В практическата работа по създаване и изпълнение на документи кодирането на техническа, икономическа и социална информация става все по-важно.

Общоруският класификатор на работнически професии, длъжности на служители и категории заплати ви позволява да кодирате лични и биографични данни за служители, информация за образование, длъжност и др. Класификаторът е предназначен да решава проблеми, свързани с: оценка на броя на работниците и служители; отчитане на състава и разпределението на персонала по категории персонал, ниво на квалификация, степен на механизация и условия на труд; осигуряване на заетост; организация на заплатите на работниците и служителите, изчисляване на пенсии; определяне на допълнителната нужда от персонал и др. Класификаторът се използва при попълване на редица счетоводни формуляри (например Т-2), използвани в дейността на службата за персонал.

Общоруският класификатор на специалностите в образованието (OKSO) служи на същата цел.

Общоруският класификатор на управленска документация (OKUD) служи като основа за кодиране на документи в системите за извличане на информация. OKUD е предназначен за решаване на проблемите с регистрацията на унифицирани форми на документи, тяхното отчитане, намаляване на прилаганите форми на документи, както и за контрол на състава на документите и избягване на дублиране на унифицирани формуляри. Обектите на класификация в OKUD са унифицирани форми на девет действащи в момента единни документационни системи, включително организационна и административна, първична счетоводна документация и трудова документация, използвани за документиране на дейностите на персонала.

Последните включват документи за приемане, преместване, уволнение на служители, регистрация на празници, стимули и глоби. Кодът на OKUD трябва да бъде поставен върху всеки унифициран формуляр. Новоразработените формуляри подлежат на регистрация чрез включване в OKUD.

Като част от единните системи за документация има елементи на дублиране. Например заповедта за работа е класифицирана като организационна и административна документация и има код 0281151 в OKUD, а формуляр Т-1 „Заповед (инструкция) за работа“ се отнася до системата за първична счетоводна документация (код 0301006).

Нормативните документи включват и Междусекторните агрегирани времеви стандарти за набиране и отчитане на персонала. Разходи за труд на служителите кадрови услугисвързани с подготовката и обработката на кадрова документация, влияят на персонала на службите за персонал. С помощта на стандарти е възможно да се оправдае необходимия брой служители на службите за персонал, тъй като общата интензивност на труда на извършената работа е една от съставни частиформули за изчисление брой служителивключени в Разширените стандарти. Но основното значение на този документ е регулирането на състава на документите за персонала, както и последователността на извършените операции:

при изготвяне на документи за наемане и уволнение на работници и служители;

регистриране и осчетоводяване на трудови книжки;

регистрация на документи за отчитане на движението на персонала;

изготвяне на статистически отчети по кадрови регистри;

изготвяне на удостоверения, разработване на планове и извършване на друга работа;

ведомост за заплати;

работата на пропускната служба;

работата на военно-регистрационната маса.

Заключение

Обединяването на документите се състои в установяване на еднаквост на състава и формите на управленските документи, които фиксират изпълнението на един и същи вид управленски функции и задачи.

Обединяването на документите се извършва с цел намаляване на броя на използваните документи, стандартизиране на техните форми, подобряване на качеството, намаляване на сложността на тяхната обработка, постигане на информационна съвместимостразлични системи за документация за подобни и свързани функции на управление, по-ефективно използване на компютърните технологии.

Работата по унификацията включва: разработване на DDD, което се извършва от министерства и ведомства, отговарящи за съответните документационни системи; въвеждане на междуотраслов (междуведомствен) ДДД в републикански и отраслов ДДД: въвеждане на разработен ОКТЕИ; поддържане на DDD и OKTEI с цел поддържане на достоверността на информацията и тяхното по-нататъшно развитие; разработване на комплекси от специфични за индустрията унифицирани форми на документи, които отразяват спецификата на индустрията и не са включени в DRA, както и техните държавна регистрация; разработване на отраслови класификатори на технически икономическа информацияотразяващи спецификата на индустрията.

Организационно-методическото управление на уеднаквяването и стандартизирането на документи, координацията на работата и контрола се осъществява от главната организация за координиране на изпълнението и поддържането на DDD и OKTEI в републиката. На секторно ниво тази работа се извършва от организацията майка за въвеждане и поддръжка на DDD и OKTEI в индустрията.

Унифицирането и стандартизирането на управленските документи трябва да се разглежда като един от факторите за повишаване на производителността на управленския труд. Обединяването на документите е избор на рационални структури за тяхното изграждане, привеждане на документите до еднородност на основата на установяване на рационален брой на техните форми и типизиране на тяхната конструкция.

То се отнася не само за документи за управление, но и за нови системи. Например пътуващите, самолетните и железопътните билети са унифицирани.

Основните принципи на унифициране на документите са:

1) Обединение от общото към частното. Състои се в изграждане на формуляр - образец на документи за конкретна документационна система и установяване на базата му на състава на детайлите за тази документационна система, определени видове документи, конкретен документ и др.;

2) Еднообразие на формите на документите и правилата за тяхното изграждане, съставяне, изпълнение. Осигурява се чрез максимално набиране и шаблониране на документи, унифициране на местоположението на данните в полето на документа, разработване на технологии и условни съкращения;

3) Сложност на обединението. Когато се извършва, трябва да бъдат осигурени всички изисквания към документа на всички етапи от неговото създаване, попълване, обработка и съхранение. Освен това трябва да се вземат предвид психофизиологичните възможности на човек и параметрите на техническите средства;

4) Информативност. Означава включване в документите само на онези детайли, които са необходими за решението конкретни задачи, за търсене и потвърждение правна силадокумент;

5) Намаляване на броя на видовете документи. Постига се чрез подобряване на методите на управление, например в посока на широкото използване на офис оборудване; стабилност на изискванията за документи (установени от държавни и индустриални стандарти);

6) Взаимодействие със съществуващите системи за класификация и кодиране на технико-икономическа информация; икономика. Постигнато чрез оправдано включванедокументи в документационната система, широкото използване на формуляри, рационалното оформление на формулярите на документи, установяването на оптимално количество детайли.

Списък на използваните източници и литература

аз.Източници

1. GOST R 6.30-2003 Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - М.: Издателство на стандартите, 2003 г.
2. Държавна системаподдръжка за управление на документацията: Основни разпоредби: Общи изисквания за документи и услуги за поддръжка на документацията. - М .: Издателство на стандартите, 1991.
3. GOST R 51141-98 Офисна работа и архивиране. Термини и определения. - М.: Издателство на стандартите, 1998.
4. Общоруски класификатор на управленска документация. Одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. N 299. - М .: Госстандарт, 1993 г.

II.литература

1. Андреева, В.И. Офис работа. Proc. надбавка / В.И. Андреева. Изд. 6-то, преработено. и допълнителни - М .: ЗАО "Бизнес училище "Интел-Синтез", 2000 - 187 стр.
2. Басаков М.И. Офис работа (документална поддръжка на управлението): Урок. - М.: ICC "Маркетинг", 2003 - 336 стр.
GOST R 6.30-03 Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация. - М., 2003 г

В резултат на дългогодишни усилия за подобряване на документацията, повече от 35 000 форми на планови, счетоводни, финансови и други документи, консолидирани в Общоруски класификатор на управленска документация(OKUD).

Всеки от документите получи кодово обозначение, определено от принадлежността към една от единните документационни системи и мястото на документа в тази система. Това кодово обозначение потвърждава самото му право на съществуване и съответствие със стандартния образец, одобрен за задължителна употреба.

Кодовете на формуляра съгласно OKUD се поставят в горната част на документа, но няма точно едно място за всички формуляри: тъй като кодът на формуляра традиционно се посочва в писмото след адресните данни над индекса.

Единните системи за управленска документация се разработват на базата на:

Ø еднаквост на изграждане на документните форми; регламентиране на съдържанието на документите, включени във всяка система; изключване от документи на дублирани данни, както и данни, традиционно включени в тях, но неизползвани при решаване на конкретни проблеми, с цел въвеждане на информация еднократно в процеса на решаване на управленски проблем;

Ø единството на терминологията и символите, използвани за съпоставимост на показателите при прехода от едно ниво на управление към друго и от една система към друга въз основа на унифициране на алгоритми за формиране на индикатори и документи;

Ø определяне набора от детайли и индикатори за всеки вид документи и създаване на унифицирани модели за конструиране на набор от видовете им, подходящи както за машинна обработка, така и за човешкото възприятие;

Ø Създаване на единни правила за изготвяне и изпълнение на детайли от документи, общи за всички документационни системи и определени в случаите, когато има специфични характеристики.

Единни документационни системи(ЩАТСКИ ДОЛАР) - набор от форми на документи, създадени по единни правила и изисквания, функциониращи в определена сфера на дейност(мениджмънт, финанси и др.). Необходимо е DDDза намаляване на обема на документите и намаляване на разходите за съставяне и обработка на документи

ü единна система за организационна и административна документация (УСОРД);

ü единна система за първична счетоводна документация (УСПУД);

ü единна банкова документационна система (USBD);

ü единна система за финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация за бюджетни институции и организации (УСФУОБД);

ü единна система за отчетна и статистическа документация (USOSD);

ü единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията (УСУОБД);

ü единна система за трудова документация (USDT);

ü единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация (USDPF RF)

ü Единна система за външнотърговска документация (USVD)

Единна документационна система(ЩАТСКИ ДОЛАР) - това е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност. Развитието на единни документационни системи е свързано с автоматизирането на процесите на управление, процедурите за създаване, обработка и прехвърляне на документи. Единната документационна система включва един или два държавни стандарта, въз основа на които се разработват единни форми на документи, както и инструктивно-методически материали за тяхното прилагане и прилагане.

Резултатът от работата по обединяването на документите може да бъде:

Ø общоруски унифицирани форми;

Ø браншови унифицирани форми;

Ø унифицирани форми на фирмени документи.

Понастоящем в Русия, в съответствие с Постановление на Държавния стандарт № 299 от 30 декември 1993 г., са разработени следните единни системи за управленска документация, включително набори от документи:

За всяка единна документационна система, a държавен стандарт . Разработчиците на USDD са съответните министерства (отдели), осъществяващи координация в определена сфера на дейност. По този начин Министерството на финансите на Руската федерация отговаря за счетоводната документация, Федералният архив на Руската федерация - за организационни и административни документи. Същите министерства и ведомства утвърждават единни форми на документи, включени в единната документационна система (ЕДС).

Единен формуляр за документ(UFD) е набор от детайли, установени в съответствие със задачите, които трябва да се решават в тази област на дейност и разположени в определен ред на носителя на информация.

Документни реквизити - той е задължителен елемент от дизайна на официален документ, като подпис, печат, текст и др.

Нарича се набор от детайли на официален писмен документ, подредени в определена последователност документ формуляр .

Всички унифицирани системи включват набори от примерни формуляри конкретни документиактуализирани при необходимост, както и нормативни и методически материали за попълване и прилагане на тези документи . Почти всички унифицирани форми на документи са адаптирани до два случая на употреба като примери:

За създаване на компютърни шаблони;

Създаване на формуляри на хартия за бързото им ръчно попълване.

Прилагане на документи, включени в USD, основно, задължително отговорност за това трябва да се понесе като ръководители на министерства и ведомства , и ръководители на сдружения, организации и предприятия . Държавен надзорза съответствие с изискванията на ДДД в публичния сектор се възлага на органите по стандартизация и метрология, а в недържавния сектор - на местни властиИзпълнителна власт.

За всяка единна система е разработен държавен стандарт. Разработчиците на DDD са съответните министерства (ведомства), които координират в определена област на дейност: Министерството на финансите на Руската федерация - за счетоводна документация, Федералният архив на Руската федерация - за организационна и административна документация.

Същите министерства и ведомства одобряват единните форми на документи, включени в USD. Те разработват и одобряват унифицирани форми на документи, като винаги отчитат възможността за тяхната компютърна обработка.

Националните унифицирани форми на документи са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост.

Контролни въпроси

1. Какви са основните цели на унификацията на документите?

2. Какво се взема предвид при унифицирането на документи?

3. Какво се разбира под документационна система?

4. Какви са системите за документиране?

5. Каква е особеността на USORD?

6. Какво е стандарт и какви видове стандарти се използват у нас?

7. Какво е включено в комплекта от нормативни документи по стандартизация?

8. Кой разработва и одобрява нормативни документи по стандартизация и кой контролира и контролира спазването на техните изисквания?

9. Какво е DDD и какви DDD познавате у нас?

10. Какво се разбира под реквизит на документ?

12. Как нормативен документрегламентира използването на USORD?

Набор от документи, свързани помежду си по признаци на преминаване, предназначение, вид, обхват на дейност, единни изисквания за регистрация, се нарича документационна система.

щатски долар- система за документация, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност. Целта на създаването на DDD е да се определи и установи рационален състав на формулярите на документи, както и набор от взаимосвързани технически, икономически и социални показатели в тях.

Основните задачи за създаване на DDD са:

1) установяване на единни изисквания за процедурата за разработване, одобрение и регистрация на унифицирани форми на документи;

2) рационализиране на информационните потоци в националната икономика, осигуряване на взаимодействие автоматизирани системиобработка на данни, базирана на широко приложение съвременни средствакомуникации, компютърни и организационни технологии;

3) изключването на форми на документи, които позволяват събирането, прехвърлянето и обработката на информация, която не е причинена от действителните нужди на управлението, като се намалява броят на документите.

Според Общоруски класификатордокументация за управление ОК 011-93 (одобрена с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 30 декември 1993 г. № 299), в момента са в сила девет унифицирани системи за документация:

I. единна система от организационна и административна документация;

II. единна система от първична счетоводна документация;

III. единна система за банкова документация;

IV. единна система от финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация на бюджетните институции и организации;

V. единна система за отчетност и статистическа документация;

VI. единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;

VII. единна система за трудова документация;

VIII. единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;

IX. единна система за външнотърговска документация.

(I-II)Под движението на персонала специалистите разбират:

· подбор на персонал;

· преместване на друга работа;

уволнение;

предоставяне на отпуски;

· командировка.

Документацията на персонала включва следните документи:

1) трудов договор (договор);

2) заповед (инструкция) за приемане на работа (образец № Т-1, Т-1а);

3) лична карта (форма № Т-2, Т-2ГС);

4) персонал (формуляр No Т-3);

5) регистрационна карта на научен работник (образец № Т-4);

6) заповед (указание) за преместване на друга работа (формуляр № Т-5, Т-5а);

7) заповед (инструкция) за предоставяне на отпуск (образец № Т-6, Т-6а);

8) графици за отпуски (формуляр No Т-7);

9) заповед (разпореждане) за прекратяване на трудовия договор (договора) (образец № Т-8, Т-8а);

10) заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка (формуляр № Т-9, Т-9а);

11) удостоверение за пътуване(формуляр No Т-10);

12) служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му (образец No Т-10а);

13) табела за ползване на работното време и ведомост (образец № Т-12);

14) табела за ползване на работното време (образец № Т-13);

15) лични изявления на служители на предприятието;

16) меморандуми и актове.

обединение -намаляване на неоправданото разнообразие от видове документи, привеждането им до еднородност на формите, структурата, езиковите структури, операциите по тяхното съставяне, обработка, отчитане, съхранение. Обединяването е установяването на най-еднородния набор от детайли, хартиен формат и фиксиране на детайлите върху хартия.

С цел да се намали броят на документите, използвани в дейността на институции, организации и предприятия, да се стандартизира тяхната форма, да се намалят разходите за труд, време и материали за тяхното изготвяне и обработка, както и да се постигне информационна съвместимост на автоматизираните бази данни в национална икономика, работи се по унифициране на документи и създаване на единни документационни системи (ЕДС).

III. Единна система за банкова документация:

платежна документация за безналични плащания през банки;

Документация за контрол върху разходването на средства за заплати и плащания на социални и трудови ресурси;

· Документация по банкови операции, свързани с международни сетълменти;

Изходна документация на банката;

· Документация по депозитарните операции на банките;

платежна документация за безналични плащания през банки - вътрешнобанкови форми на документи;

· Документация по емисионно-касови и бюджетни операции на банките - вътрешнобанкови форми на документи;

Документация за контрол върху изразходването на средства за заплати и изплащане на социални и трудови помощи - вътрешнобанкови форми на документи;

документация за парично обръщение;

Документация по кредитни операции на банки;

счетоводна документация.

IV. Единна система за финансова, счетоводна и отчетна счетоводна документация на бюджетни институции и организации:

· финансова документация;

· отчетна счетоводна документация на бюджетни институции и организации.

V. Единна система за отчетност и статистическа документация:

· Документация по статистика на национални сметки и икономически баланси;

· документация по статистика на научно-техническия потенциал и иновационния прогрес;

Документация по трудова статистика;

· Документация по статистика на материалните ресурси;

Документация по финансова статистика;

Документация по социална статистика;

· Документация по промишлена статистика;

· Документация по статистика на селското стопанство и закупуване на селскостопанска продукция;

статистическа документация капитално строителство;

· Документация по статистика на външноикономическите отношения;

· Документация по статистиката на потребителския пазар и неговата инфраструктура;

· Документация по транспортна и комуникационна статистика;

· документация за статистика на наблюдение и регистриране на промените в цените и тарифите.

Лекция от 24.11.2016г

VI. Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията:

Отчетна счетоводна документация;

регистри счетоводство;

първична счетоводна документация.

VII. Единна система за трудова документация:

Документация за състоянието на пазара на труда;

документация за работни отношения;

Документация за повишаване на квалификацията на служителите на органите по труда;

документация по охрана на труда;

документация за минимални потребителски бюджети;

Документация по жалби до органите по труда.

VIII Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация:

Документация по отчитане и разпределение на средствата;

Документация за планово-стопанска дейност;

Документация за дейностите по контрол и проверка.

Подобна информация.

Документационна система - съвкупност от документи, свързани помежду си според признаците на произход, предназначение, вид, сфера на дейност, единни изисквания за тяхното изпълнение.

Основната посока на усъвършенстване на документите е тяхната унификация и стандартизация.

За да се намали броят на документите, използвани в управленските дейности, за да се стандартизират техните форми, да се намалят разходите за труд и материал за тяхното изготвяне и изпълнение, за да се постигне еднаквост на информационните бази, се работи по унифициране на документи, създаване на унифицирани системи за документация (UDS).

Създаването на единни документационни системи се основава на еднаквостта на състава и формата на управленските документи:

Единна система от организационна и административна документация;

Единна система за банкова документация;

Единна система за финансово-счетоводна и отчетно-счетоводна документация на бюджетните институции и организации;

Единна система за отчетност и статистическа документация;

Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;

Единна система за трудова документация;

Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;

Единна система за външнотърговска документация.

Формата на правна консолидация на унификацията на документите е стандартизацията официални документи.

Стандартизацията в областта на управлението на документи означава установяване на общодържавни формуляри и изисквания за документи, които са задължителни за използване от всички организации. Прилагането на стандартите повишава културата на съвременните управленски дейности.

Унифицирането и стандартизирането на служебните документи създава възможност за съставяне на стандартни (шаблонни) текстове за документи, съдържащи идентична и повтаряща се информация.

12. Етапи и методи на унификация на управленските документи. Основните форми на представяне на унифицирани текстове: текст, шаблон, таблица, въпросник

текст официален документ наречена информация, записана от всякакъв вид писане или всяка система за звукозапис, съдържаща цялата или основната информация за речта.

Основната цел на уеднаквяването на текстове е да се подобри управленската документация, да се ускори приемането на оптимални управленски решения и следователно да се повиши цялостната ефективност на целия процес на управление.

Обединяването на текстовете позволява:

1. Решаване на проблемите за рационализиране на състава на документите на организацията, фиксиране на изпълнението на същия тип функции.

2. Намалете разходите за създаване на документи. По-специално, беше установено, че времето за съставяне и редактиране на единен текст се намалява с 3-5 пъти. По този начин се увеличава производителността на труда, ефективността на работата в областта на управлението, предотвратява се възможността за пропускане на необходимите части от информацията.

3. Спестете време и усилия, необходими за четене, запознаване с документа, тъй като в единен текст създателят на документа може веднага да подчертае ключова информация. Според някои данни единният текст се възприема почти с порядък по-интензивно от неунифицирания.

4. Единните текстови шаблони на документи са лесни за използване в компютърно автоматизирани офис системи.

Необходими са редица предпоставки за уеднаквяване на текстовете на документите:

o На първо място, така е голям бройподобно производство
и управленски операции. Въпросът е, че процесът на управление е

Ø от функции от един и същи вид, документирането на които е придружено от появата на множество документи от един и същи вид. на свой ред, този виддокументите генерират стабилни, повтарящи се езикови конструкции. В резултат на това броят на езиковите средства на документите за управление е ограничен (в тях се повтарят две трети от думите и изразите);

Ø Речникът на управленските документи зависи от законодателните и
нормативни актове на властите и администрацията и е свързано с необходимостта от пренасяне на точни правни формулировки в документи;

Ø официалните, официалните документи са наситени със специална терминология;

Ø характеризират се с неутрална лексика;

Ø И накрая, текстовете на отделните групи документи имат еднаква структура.

Обединяването на текстовете се състои в установяване на единна форма на езиково изразяване, която най-точно предава съдържанието на редовно повтарящи се управленски ситуации или действия.

основен методуеднаквяването на текстовете на официалните документи е разпределението на постоянна и променлива информация. Постоянната информация е информация, която се повтаря във всички документи, създадени в подобни ситуации на управление, променлива информация е информация, която ви позволява да различавате повтарящите се ситуации на управление една от друга.

Постоянната информация се записва в унифицирана форма на документ, съставляваща неизменна, повтаряща се част от текста. В унифицираната форма на документа трябва да се осигури свободно място за записване на промяна, нова информация.

За да може да се отдели постоянната информация от променливата, е необходимо да има поне няколко документа от един и същ вид и една и съща цел, създадени в подобни ситуации на управление.

Само анализът на конкретни документи дава основание за разделяне на информацията на постоянна и променлива.

Методът за унификация на теста има две разновидности – унификация на съдържанието и формална унификация.

Разграничават се следните видове унификация и стандартизация на текста на официални документи:

1. стандартизация езикови единици, законодателното им консолидиране в
GOST (бизнес термини, отраслови термини, имена на обекти, продукти, лексикални и графични съкращения);

2. разработване на единни форми за представяне на текстове на документи (например унифицирани текстове с постоянна информация на бланка на документ);

3. формализиране на езиковите средства (т.е. ограничаване на използването на елементи от естествен език чрез използването на изкуствен език
означава: кодове, символи, графични елементи и др.). Това се дължи преди всичко на използването на компютърни технологии;

4. рубрикация, т.е. разделяне на текста на отделни компоненти и графично разделяне един от друг. Най-простото заглавие е абзац. В зависимост от обема, темата, целта на текста, рубрикацията може да стане по-сложна. По-специално, текстовете на сложни документи са разделени на раздели, параграфи, параграфи, подпараграфи, които са номерирани с арабски цифри. Номерата на най-големите части на текста се състоят от една цифра. Две цифри се използват във втория етап на деление, три в третия и т.н.
Например:

2.2.2. и т.н.

Единният текст на документа може да бъде представен в унифицираната форма на документа, под формата на шаблон, въпросник или таблица. Определящият фактор при избора на формата за представяне на текста е естеството на информацията, съдържаща се в текста на документа.

типични текстове.

Управленските дейности включват много типични, често повтарящи се ситуации, когато се документират кои документи с едно и също съдържание се създават в различни организации. Поради това унифицираните текстове на документи – стандартните – са получили широко разпространение в практиката.

Моделните текстове обикновено се разработват за многостранични документи, в т.ч еднородни формиезикови изрази, които са проверени дълго време на практика и затова най-точно предават съдържанието определени действияили ситуации, например за наредби, инструкции, правила, наредби и т.н.

По-голямата част от текста е типичен в документи като длъжностни характеристики, наредби за структурна единицаорганизации, вътрешни трудови разпоредби.

Типични части от текста могат дори да бъдат включени в документи, които по същество са индивидуални. Например, в трудов договор, сключен със служител, когато той постъпва на работа, освен индивидуална информация и условия, има много типична информация, която се въвежда в други трудови договори, което дава възможност за развитие стандартни формуляритези документи.

Шаблонни текстове

Шаблонните текстове се създават за документи с малък размер, които се компилират многократно за определен период от време. Календарна годинаили периодично от година на година. За групи документи с идентични действия се препоръчва да се създават шаблонни текстове. В институциите шаблонните текстове на документи се изготвят под формата на колекция.

Шаблон- Това е стандартен лист хартия, върху който е отпечатана постоянна информация и е оставено място за променлива информация.

Текстов шаблон- форма на текстово представяне, съдържаща постоянна информация и пропуски, предназначена да въведе променлива информация, която характеризира конкретна управленска ситуация.

Шаблоните определят състава на информацията в документите, нейната последователност и фиксират стабилни словесни формулировки.

Шаблонният текст запазва граматическата структура на текста, той е граматически съгласуван текст, изграден според нормите на деловото писане.

Формата на представяне на единен текст под формата на шаблон се избира, когато основното съдържание на документа е информация за действията на управление. Под формата на шаблон, унифицирани текстове на заповеди, инструкции, инструкции, протоколи, актове, споразумения, договори, споразумения, доклади и бележки, писма, удостоверения и др. Текстът на шаблона може да съдържа „подсказки“ под формата на обяснения на подред за естеството на информацията, която трябва да се въведе в пропуските.

Съдържанието на документите се определя от състава и стойността на показателите и реквизитите, които са включени в него. От една страна индикаторите и детайлите могат да бъдат различни, което не изключва възможността за представянето им Общи изисквания. От друга страна, голям брой показатели и детайли, дори за различни документисе случва да е същото. Шаблонните документи значително намаляват времето за съставяне на документи, тъй като вниманието на изпълнителя е ограничено само от въвеждането на променлива специфична информация, чието място е предварително определено. Всъщност той попълва вече изготвен документ, който елиминира етапа на черновата.

Схематично методологията за разработване на шаблонни текстове е както следва:

Ø идентифициране на типични управленски задачи;

Ø събиране на необходимата и формирана информация в процеса на решаване на управленски проблеми;

Ø изготвяне на единен текст на документа, отразяващ установената типична ситуация;

Ø съгласуване на проекта със специалисти, които съставят документи или работят с тях (в същото време Специално вниманиетрябва да се обърне внимание на използването на професионални термини);

Ø окончателно редактиране на проекта и изпълнение в съответствие с изискванията на GOST.

В компютърните програми, предназначени за въвеждане и форматиране на текстове (текстови редактори), типичните (екранни) форми на документи се наричат ​​„шаблон“ и се превеждат с думата „шаблон“, пример за екранен документ е всяка организационна форма.

маса

Най-кратката и илюстративна форма за представяне на информация в документ е маса.

Таблицата, като правило, включва информация за няколко обекта, характеризиращи се с различни характеристики.

маса- списък с информация, числови данни, дадени в определена система и разделени с колони.

В таблицата постоянната информация е представена от името на характеристиките, които описват определен набор от обекти, записани в най-лявата колона на таблицата - страничната стена. Променливата информация в таблицата се записва в клетките, образувани чрез изброяване на хоризонтални и вертикални редове и колони.

Формата на таблицата, като правило, се използва при представяне на цифрова информация в отчетни и статистически, счетоводни, банкови, организационни и административни и други документи.

Таблиците са номерирани. Таблиците са номерирани, както следва: ако в текста има повече от една таблица, тогава тя трябва да бъде отбелязана с „Таблица 1“.

Таблиците могат да бъдат с различна степен на сложност, заглавията на колоните на таблицата могат да съдържат няколко нива на номерация, тоест да включват подзаглавия.

Заглавията на таблицата трябва да са кратки и ясни. Препоръчително е главите на масата да се отделят от останалата част от масата с удебелена линия. Заглавията на колони и редове се пишат с главна буква, подзаглавията, ако нямат самостоятелно значение, с малка буква. Подзаглавията на колоните и редовете трябва да съответстват граматически със заглавията. Точка като препинателен знак не се поставя в дизайна на таблиците. Изключение прави случаят с писане на съкратени думи.

Разрешено е прехвърлянето на таблица с голям брой редове на друга страница. За да не се прехвърля заглавната част, която заема много място, на нова страница, колоните на таблицата се номерират и на всяка следваща страница се прехвърля само ред с номера на колони. В този случай над следващата част са написани думите "Продължение на таблицата ...", "Край на таблицата ...". Не е позволено да се въвежда колона "номер по ред" в таблицата. Ако е необходимо, номерирайте редовете им поредни номерапоставя се преди заглавките на редовете, в страничната стена и след числото, указващо номера на реда, се поставя точка.

Числовите стойности на индикаторите, дадени в колоните, се изписват на нивото на последния ред на името на индикаторите. Словесното описание на индикаторите, за разлика от цифровото, трябва да започва от нивото на първия ред на името на индикатора. При липса на данни в съответните колони се изисква тире.

Повтарящите се думи в заглавките на редовете, ако таблицата не е разделена с хоризонтални линии, могат да бъдат заменени с кавички. Повтарящите се цифри и обозначения в колоните на таблицата не се заменят с кавички.

Ако има малко количество дигитален материал, който е неподходящ за подреждане в таблица, той се дава под формата на заключение. В изхода, за разлика от таблицата, колоните трябва да бъдат разделени не с редове, а с точки. Например:

„Когато окачвате проводници с ниско напрежение на кръстовища и по равна писта без преходи, приложете коефициентите към стандартите:

разходи за труд и заплата.......... …………………………………. 1,8

машини и материали .................................................................................. . 2.0".

4. Въпросник

Въпросник- форма на текстово представяне, при която характеристиките на един обект се дават според определени характеристики. Съдържанието на документа под формата на въпросник има постоянна и променлива информация. Постоянна информация - името на характеристиките, променлива - техните характеристики. Въпросникът обикновено съдържа следните опции за представяне на информация:

Ø въпроси и места за отговори за отговори;

Ø въпроси и отговори, от които да избирате;

Ø реципрочни места за информация, въведена от анкетирания допълнително по негова преценка.

В текста на въпросника постоянната информация се изразява чрез съществително в именителен падеж или чрез фраза, ключова дума, която е съществително в именителен падеж. Променливата информация може да бъде написана и като фраза със съществително в именителен падеж, глагол (има, няма и т.н.), число (често в цифров вид) или думите „да“, „не“.

Формата на въпросника на съдържанието на документа е особено типична за документацията на персонала и за документацията на маркетингови услуги, които изучават, например, потребителското търсене на продукти, произведени от това предприятие.

Таблиците с текстова информация се съставят директно в текстов редактор MS word. Ако таблиците съдържат променливи цифрови стойности и е необходимо преизчисляване на цифрови данни, тогава се използва програма - електронни таблици MS Excel или база данни на MS Access. Данните от тези приложения се импортират в MS Word, като се запазват връзките към съответната изходна програма, което дава възможност за актуализиране и редактиране на данните, вмъкнати в документа. Дизайнът на масата се регулира от GOST R-1.5-92.

13. Правила за оформяне на машинописен текст. Характеристики на обединяването на текстове на документи, като се вземе предвид използването на автоматизирани системи

За икономично поставяне на детайлите един спрямо друг и техните компоненти (редове), се препоръчват следните комбинации от междуредово разстояние в зависимост от формата на документа:

* Текстовете на документите, подготвени за публикуване по типографски начин, се отпечатват на два интервала.

** В скоби са разрешените стойности на интервала заедно с основните. Предпочитани са интервалите, изброени първи.

GOST R 6.30-2003 се основава на подготовката на документи с помощта на печатащи устройства и компютърно оборудване.

Наклонът на буквата (размерът на отпечатания символ) и разстоянието между редовете са установени от GOST 6.10.5-87, в милиметри: 2,6 - стъпка на буквата; 4,25 - междуредово разстояние.

За ясно определяне на началото на отпечатването на даден атрибут се препоръчват 8 позиции на печатащото устройство, изчислени по броя на отпечатаните знаци (натискания на клавиши), започвайки от лявото поле на формуляра.

От 0-та позиция (границата на лявото поле) се отпечатват значителен брой букви: датата изходящ документ; препратка към индекса на входящия документ; заглавие на текста; текст (ако се състои от един параграф); наименованието на длъжността в реквизита "подпис"; прицелна лента; името на изпълнителя и неговия телефонен номер; бележка за изпълнение на документа и изпращането му по делото.

От 1-ва позиция (5 знака от границата на лявото поле) отпечатайте началото на абзаци в текста; знакът за наличието на приложението.

От 2-ра позиция (16 знака от границата на лявото поле) отпечатайте индекса на изходящия документ; дата в променливата "препратка към индекса и датата на входящия документ".

От 3-та позиция на табулатора (24 знака от границата на лявото поле) се отпечатва препис от подписа на изпълнителя за реквизит „Бележка за изпълнение на документа и изпращането му по делото”.

От 4-та позиция (32 знака от границата на лявото поле) се отпечатва номерът на страницата в многостранични документи, атрибутът „Адрес“ и идентификаторът на електронното копие на документа.

От 5-та позиция (48 знака от границата на лявото поле) отпечатайте преписа на подписа в нужния "подпис".

От 6-та позиция (56 знака от границата на лявото поле) се отпечатва думата "копие".

Когато съставяте писмо с помощта на персонален компютър, те може да не съответстват на размерите на отпечатаните знаци, използвани в пишещите машини. В тази връзка пет от седемте стандартни разпоредби следва да се разглеждат като насоки за изготвянето на документ. Нулевата и първа позиция остават задължителни.

Когато поставяте многоредови детайли в областта, разпределена от формуляра, трябва да се използват редове с пълна дължина. Началото на всеки нов ред трябва да бъде подравнено вертикално.

Препоръчителната дължина на реда за многоредови подробности (с изключение на текст) е 28 знака. По изключение, ако по-специално заглавието на текста (реквизит 18, стр. 32) на надлъжната форма надвишава 150 знака, неговият ред може да бъде удължен до границата на дясното поле или преместен на следващия ред.

GOST R 6.30-2003 не определя видовете шрифтове, които трябва да се използват при подготовката на текста на документи с помощта на персонален компютър. Основното изискване към шрифтовете е да се гарантира, че са добре четими.

Правила за писане на текстов материал

Текстовете на документите, подготвени за публикуване по типографски методи, се отпечатват с два редови интервали. Машинописна страница се състои от 28-30 реда.

Разрешени са букви с единичен интервал. В този случай има две интервали между абзаците. Когато се отпечатва с един интервал, машинописната страница се състои от 53 - 58 реда.

Когато се отпечатва на интервали от един и половина, машинописната страница се състои от
38 реда.

Работната линия на стандартна машинописна страница се състои от 64 щриха.

Първият ред на всеки абзац се въвежда на пет щрихи от лявото поле.

Номерирането на страниците започва от втората. Номерът на страницата се поставя в средата на горното поле на листа. Има два интервала от горния край на хартията до номера на страницата и два интервала от номера на страницата до текста.

Номерът на страницата се въвежда само с една цифра без никакви допълнителни знаци.

Ø откъснете един ред текст или дума от предишния параграф;

Ø започнете един ред от нов абзац на крайната страница, по-добре е да започнете нов параграф на друга страница;

Ø започнете дума с тире в края на реда, по-добре е да прехвърлите тази дума на нова страница.

Текстът може да бъде разделен на съставни части: глави, параграфи, подпараграфи. Всеки компонент трябва да има номер. Номерацията е с арабски цифри. Номерът на всеки компонент трябва да включва всички номера на съответните компоненти от по-високите етапи на разделяне.