Organización del trabajo con documentos de archivo. El procedimiento para organizar el trabajo del archivo de la organización.

Sobre algunas cuestiones de correcto almacenamiento de documento dijo el jefe del departamento de adquisiciones y archivos departamentales Archivos estatales de la región de Amur Elena Shilova

Después del Club de Personal, que se llevó a cabo en el diario "¡Trabajo!" el jueves pasado quedó claro para los participantes que el oficial de personal o archivero de la empresa es una gran persona. De ellos depende el orden del flujo de documentos de la organización, que a veces es extremadamente difícil de entender.

Al final resultó que, hablar sobre cómo mantener correctamente un archivo en una organización puede llevar una eternidad, como un número grande los matices son difíciles de encontrar en cualquier otro lugar. Nuestra experta invitada Elena Shilova, Jefa del Departamento de Adquisición y Archivos Departamentales de los Archivos Estatales de la Región de Amur, nos habló sobre algunos problemas del almacenamiento adecuado de documentos.

Documentos de escritorio del archivero

1. El acto legislativo más importante que regula todo el movimiento de documentos de archivo es la Ley Federal "Sobre Asuntos de Archivo". Extiende su acción a cualquier organización y sus documentos de archivo, y todos sus requisitos son vinculantes.

2. En la cuestión de cómo mantener cualquier documento de archivo desde la numeración hasta la cubierta, las reglas básicas para el trabajo de los archivos departamentales de 1985 ayudarán.

3. "Lista de documentos de archivo gerenciales típicos generados en el curso de las actividades de los organismos estatales, organismos Gobierno local y organizaciones, indicando los plazos de almacenamiento.

4. Para aquellas organizaciones que cuenten con documentación científico-técnica, - “Lista de documentos típicos de archivo generados en el ámbito científico-técnico y actividades de producción organizaciones, indicando los términos de almacenamiento.

Instrucciones para trabajar con documentos.

Para trabajo efectivo con documentos, se requieren instrucciones para el trabajo de oficina. Desafortunadamente, no todas las organizaciones los tienen. Debe establecer las reglas para trabajar con todos los documentos de la empresa: las reglas para el registro, la uniformidad. Sucede que en una organización los detalles de los formularios están en diferentes lugares, los formularios en sí son diferentes. Y es inconveniente trabajar, y luego no puedes encontrar nada. Las instrucciones deben especificar no solo cómo se compilan los inventarios y las nomenclaturas, sino también quién es responsable del trabajo del archivo. Es mejor que esta no sea una sola persona que se deshaga de todos los casos, sino que confíe algunas funciones de archivo a los departamentos. De manera que pasado un cierto tiempo, el responsable del departamento prepara todos los documentos y se los entrega al responsable del archivo. Y solo entonces el archivista hace el trabajo de resumen. No habrá preguntas ni problemas con los documentos si todo está escrito en las instrucciones paso a paso.

Composición de los documentos a transferir al archivo

El archivo de la organización, de acuerdo con su normativa, se completa con archivos de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años), así como archivos sobre personal. Los documentos generados en las actividades de la organización, según los plazos de almacenamiento, se dividen en:

• documentos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive);

• documentos de almacenamiento a largo plazo (más de 10 años);

• documentos de almacenamiento permanente (eterno).

Los casos de almacenamiento temporal con un período de almacenamiento de hasta 10 años, por regla general, no están sujetos a transferencia al archivo de la organización. Se almacenan en las subdivisiones estructurales de la organización y después de la expiración del período de almacenamiento están sujetos a destrucción.

Los documentos de origen personal se transfieren al archivo de la organización para fines temporales. almacenamiento a pedido de su propietario (propietario) con posterior transferencia al archivo estatal para almacenamiento permanente.

Los documentos de las organizaciones predecesoras, así como los documentos de las organizaciones subordinadas liquidadas, se transfieren al archivo.

Nomenclatura

Debería estar en todas las organizaciones. Este documento le permite tener en cuenta los casos abiertos, hacer inventarios y destruir documentos con una vida útil corta que no están incluidos en el inventario. Debe incluir todos los documentos que se crean en la organización. Requerimientos generales para la compilación se prescriben en las reglas para el trabajo de los archivos departamentales y las reglas para el trabajo de los archivos de las organizaciones, así como en instrucción estándar para la administración de las agencias federales. Es en la nomenclatura que se prevé la agrupación de documentos ejecutados en casos, sistematización de casos, indexación y plazos de almacenamiento de casos. Es la base para la elaboración de inventarios de casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) y el principal documento contable en el trabajo de oficina, y en el archivo departamental se utiliza para registrar los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive).

El esquema de sistematización de casos fijado en la nomenclatura se puede utilizar en el desarrollo de un esquema de archivador para documentos ejecutados. La nomenclatura se basa en dotación de personal y estructuras organizativas. La secuencia de títulos de casos en la nomenclatura debe corresponder a la estructura de la organización. Nomenclatura de asuntos de la organización para el próximo año del calendario compilado en el último trimestre del año en curso. Se especifica la nomenclatura acordada con la institución de archivo al final de cada año, aprobada por el jefe de la organización y puesta en vigencia el 1 de enero del siguiente año calendario.

Se aprueba con la institución de archivo al menos una vez cada 5 años. En caso de un cambio fundamental en las funciones y estructura de la organización, se está desarrollando una nueva nomenclatura de casos. Puede obtener más información sobre qué es una nomenclatura y cómo mantenerla en las reglas básicas para el funcionamiento de los archivos departamentales y las reglas para el funcionamiento de los archivos de las organizaciones.

Conservación de archivos

El archivo se ubica en edificios especialmente construidos o adaptados para el almacenamiento de documentos o en salas separadas del edificio. Deben proporcionarse locales especiales para los archivos de las organizaciones durante la construcción o remodelación de los edificios administrativos. Sin que habitación especial para el archivo de organizaciones, se asigna una sala adaptada en el edificio administrativo de la organización. No está permitido almacenar documentos de archivo en locales deteriorados, húmedos, sin calefacción que no cumplan con los requisitos sanitarios e higiénicos. Y también en los locales del edificio ocupado por servicios Abastecimiento, almacenes de alimentos, etc.

En los casos en que la organización no pueda asignar espacio para el archivo, es conveniente que los documentos almacenados estén en posición horizontal, en cajas, en armarios de hierro. Y el acceso a ellos era limitado. Es importante tratar de mantener la luz y régimen de temperatura. Oscuridad para documentos a la perfección.

Una organización, como un organismo vivo, interactúa continuamente con el mundo exterior y apoya numerosos procesos internos: concluye contratos con contrapartes, acepta o vende bienes y servicios, realiza varios pagos, coordina y aprueba las regulaciones locales.

Formado al mismo tiempo muchos documentos, la mayoría de los cuales tarde o temprano pierden su relevancia actual y se envían al archivo. Cada organización tiene su propia política de gestión documental, pero siguiendo Recomendaciones generales, aplicado con éxito en la práctica y respaldado por las normas legales, le permite optimizar al máximo el negocio archivístico y evitar Posibles problemas en el futuro.

Toda la documentación acumulada por la organización en el curso de sus actividades y sujeta a almacenamiento se divide en varias categorías:

• documentos fundacionales- son base legal la existencia de la organización y determinar sus características jurídicas básicas;
• documentos administrativos- son de carácter imperativo o informativo, normalmente elaborados en nombre de la alta dirección;
• documentos de personal- afectar todas las posibles relaciones que puedan surgir entre el trabajador y el empleador;
• Estados financieros- incluye documentos primarios que reflejan la compra y venta de bienes y servicios de la organización;
• documentación especializada– interno regulaciones regular los aspectos principales de las actividades de la organización y asegurar la coherencia del trabajo de sus divisiones estructurales.

En un sentido más amplio, todos los documentos que tiene una organización se pueden dividir en dos grupos: Documentación que ha sido completada y papeles aún involucrados en cualquier proceso comercial real. Una de las tareas principales del oficial responsable del mantenimiento del archivo es la distribución competente de los documentos disponibles en los casos relevantes y su adición oportuna con la documentación recién redactada.

Preparación para los requisitos de transferencia y almacenamiento

Para una máxima estructuración de los disponibles entidad legal documentos, se utiliza una nomenclatura consolidada especial, que refleja los nombres de todos los casos con una indicación de los períodos de su almacenamiento. Los documentos en casos generalmente se agrupan por tipo y se distribuyen en carpetas separadas.

Cláusula 3.4. de las Reglas Básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones, aprobadas en 2002 y que tienen carácter recomendatorio, se propone la forma de la nomenclatura de casos en forma de cuadro que incluye los siguientes campos:

• índice de casos, que consiste en el código digital de la unidad estructural y el número de serie de la caja;
• título del caso, ingresado en forma de una designación breve y precisa de la esencia del proceso relacionado con él sin el uso de estructuras complejas y palabras introductorias;
• campo número de unidades de almacenamiento refleja el número de volúmenes o partes del expediente y se completa al final del año;
• la última columna contiene notas relativas a operaciones realizadas en casos - establecimiento, reubicación, etc.

Los casos organizados de acuerdo con la nomenclatura consolidada se archivan por un período según el tipo de documentación que los constituya. Así, los documentos constitutivos se conservan durante todo el período de existencia de una persona jurídica y, en caso de su liquidación, están sujetos a transferencia al archivo estatal o municipal.

Parte de los estados financieros también están sujetos a almacenamiento indefinido, mientras que para la documentación primaria el período es limitado. 5 años. El período de archivo más largo está previsto para documentos de personal- por ejemplo, declaraciones sobre el valor salarios debería ser guardado 75 años, se fija el mismo plazo para contratos de trabajo y tarjetas personales de empleados.

Normativa y responsabilidad

Sobre el nivel federal principios generales las organizaciones de archivo están reguladas por la ley No. 125-FZ del 22 de octubre de 2004, Disposiciones separadas que son vinculantes para todas las empresas que tienen un flujo de documentos permanente.

Aparte de regulaciones legales en cuanto al mantenimiento de archivos, la ley prevé también la responsabilidad funcionarios y organizaciones por las violaciones cometidas en esta materia. En este caso, la sanción no excederá 500 frotar, sin embargo, la ausencia total o parcial de la documentación obligatoria para el almacenamiento puede dar lugar a una sanción mucho más grave - hasta 300.000 rublos.

Disposiciones de archivo separado documentos contables están indicados en la orden del Ministerio de Finanzas de la URSS, aprobada en 1983 y aún no ha perdido relevancia. En la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 25 de agosto de 2010 No. 558 se presenta una lista exhaustiva de documentos elaborados a lo largo de la existencia de la organización, junto con los términos de su almacenamiento. El conjunto de las Reglas para el trabajo de los archivos de las organizaciones ya mencionado anteriormente contiene una lista detallada de recomendaciones relacionadas con todos los aspectos de tales actividades.

Acceso a los documentos y plazos para su presentación

Los casos formados generalmente se transfieren al archivo a más tardar 3 años a partir de la fecha de finalización de los procesos comerciales reflejados en ellos. El procedimiento de conservación y expedición de documentos se establece de acuerdo con la normativa interna aprobada en base a los requisitos reglamentarios y recomendaciones.

Para uso interno, la duración del trabajo desde documentos de archivo limitado 30 dias, pero a solicitud del oficial responsable, sujeto a la seguridad de los casos, el tiempo designado puede extenderse por otro mes.

Instrucciones paso a paso para archivar y archivar

El procedimiento para el procesamiento y transferencia de casos para almacenamiento se puede dividir en varios pasos principales:

Cabe señalar que los documentos con un período de retención suelen estar sujetos a archivo. al menos 10 años. El resto de la documentación puede almacenarse directamente en los departamentos y trasladarse para su destrucción en cuanto caduque. estatutario término.

Equipar los archivos y examinar la idoneidad de los locales

El procedimiento para disponer los lugares de almacenamiento de documentación se describe en detalle en las Reglas Básicas. El principio fundamental al equipar un archivo dentro de una organización es uso de un edificio o local separado para sus necesidades.

Al mismo tiempo, no se permite la operación de estructuras que se encuentran en un estado extremadamente ruinoso, así como húmedo y sin calefacción. La restricción también se aplica a los locales ubicados en los mismos edificios con servicios de restauración y suministro de alimentos, así como ubicados cerca de almacenes de sustancias inflamables o agresivas.

La disposición interna del depósito de archivo debe realizarse de manera que garantice la máxima seguridad de la documentación contenida en él. Para ello, es necesario cumplir lista de condiciones:

• la sala de archivo debe estar protegida contra inundaciones, cumplir con los estándares de seguridad contra incendios, tener un sistema de ventilación productivo;
• todo el cableado eléctrico y los enchufes deben estar lo más aislados posible;
• la decoración de la habitación debe estar hecha con materiales no combustibles y no agresivos;
• no está permitido tender tuberías de agua y alcantarillado a través de la instalación de almacenamiento.

La decisión final sobre la idoneidad de los locales para las necesidades del archivo la toman varios servicios especializados sobre la base de un examen. esto tiene en cuenta Seguridad contra incendios local, su estado sanitario, etc. Con base en los resultados de cada examen, un actuar, reflejando los resultados de su implementación.

Características del uso de documentos y organización del trabajo.

La base para el trabajo del archivo es el reglamento o instrucción aprobada por la dirección sobre el mantenimiento del archivo de la organización. Sobre la base de dicho documento, se designa a un empleado que actúa como archivista y es responsable de la seguridad y la integridad de los documentos que se le confían.

El archivo en la organización puede existir como una unidad estructural independiente y está dentro del marco de servicio Administrativo. Independientemente de la afiliación formal, el objetivo principal de su funcionamiento es la formación, contabilidad y aseguramiento de la integridad de los datos de archivo de la organización.

Se logra a través de la actividad sistemática del archivero en mantener la nomenclatura de los casos, recibir volúmenes correctamente formateados, sistematizarlos, etc. Además, las funciones del personal de archivo incluyen la entrega oportuna y completa de los documentos solicitados, así como la participación en el proceso de destrucción de documentos con un período de almacenamiento vencido.

Procedimiento de control

Además de las normas internas, se regula el trabajo del archivo actos legislativos, incluidas las medidas para controlar el trabajo de la oficina de archivos en la organización.

Entonces, de acuerdo con la ley No. 125-FZ, se lleva a cabo un control sobre el cumplimiento del procedimiento para almacenar documentos. cuerpos especiales a nivel federal y el nivel de sujetos de la Federación Rusa. En la práctica, esta función se suele realizar oficina de impuestos y fondo de pensiones como los principales usuarios externos de la documentación de la organización. La misma ley prevé la responsabilidad hasta la responsabilidad penal por violaciones de la legislación sobre archivos.

A continuación se presenta una descripción general del programa para automatizar el flujo de trabajo de oficina en la organización.

Registro de medios electrónicos.

En el mundo de las altas tecnologías omnipresentes, el soporte de información "clásico" (el papel y sus derivados) está dando paso de forma lenta pero segura a los medios electrónicos. En este sentido, el empleado del archivo tarde o temprano tendrá una pregunta: ¿Cómo aceptar dichos documentos para su almacenamiento? La respuesta es simple: en la misma forma en que fueron diseñados originalmente.

Si, por ejemplo, se reciben facturas de un proveedor extranjero en forma de documento electrónico certificado por firma digital, entonces debe guardarlos en la memoria de la computadora; no necesita imprimir ni certificar nada adicional. Dicha documentación se incluye en la nomenclatura de casos con carácter general, teniendo en cuenta fecha de vencimiento almacenamiento.

Trabajo de oficina de archivo en la organización - proceso complejo y de varios pasos lo que requiere una cuidadosa planificación y el cumplimiento de numerosos requisitos y recomendaciones de sus participantes. Sin embargo, un sistema de almacenamiento de documentos bien construido no solo da testimonio del trabajo productivo y bien coordinado de los departamentos, sino que también demuestra el potencial de la organización como una unidad económica eficaz.

En el video se presentan instrucciones detalladas para transferir documentos al archivo.

Se almacenan durante un cierto período de tiempo, después del cual deben transferirse al almacenamiento estatal en archivos estatales y municipales. La legislación federal define los plazos máximos de conservación de los documentos incluidos en a su debido tiempo al Fondo de Archivo Federación Rusa:

• documentos de personal, registros acciones notariales, libros del hogar y documentos relacionados con la privatización del parque de viviendas - 75 años;
• documentación de diseño para construcción de capital- 20 años;
• documentación tecnológica y de diseño - 20 años;
• patentes de invención, modelo de utilidad, diseño industrial - 20 años:
• documentación científica - 15 años;
• documentos fílmicos y fotográficos - 5 años;
• documentos de video y foto - 3 años.

En caso de liquidación de la organización, los documentos de un período de almacenamiento permanente y el personal se transfieren al archivo estatal (municipal). Para las organizaciones no gubernamentales, algunos de cuyos documentos están incluidos en la composición del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, para tal transferencia es necesario concluir un acuerdo con el establecimiento del sistema del Servicio Federal de Archivos de Rusia. Si la organización no concluyó un acuerdo con el archivo de manera oportuna, entonces, en este caso, el archivo estatal (municipal) está obligado a aceptar para el almacenamiento solo documentos sobre el personal de los empleados de la organización. El lugar de almacenamiento de otros documentos será determinado por el presidente de la comisión de liquidación o el síndico de la quiebra.

Preparación de documentos para archivar

En cada organización, se forma un cierto número de casos durante el año. Algunos de ellos deben ser archivados después del período de almacenamiento establecido. Estos son casos con documentos ejecutados de almacenamiento y personal permanente "temporal (más de 10 años). Los casos se entregan al archivo un año después de que se completan en el trabajo de oficina. La preparación de documentos para la transferencia al archivo la llevan a cabo empleados del servicio de la institución educativa preescolar y secretarios de divisiones estructurales. Los casos se archivan una vez que se completan por completo.

El archivo de los casos consiste en las siguientes operaciones:

• verificar la corrección de agrupar documentos en casos;
• folleto (archivo);
• numeración de hojas;
• elaboración de una inscripción certificada (hoja de certificación);
• redacción en casos necesarios inventario interno de los documentos del caso;
• hacer aclaraciones a los detalles de la carátula del caso (aclaración del nombre de la organización, índice de registro, plazos del caso, título del caso);
• elaboración y presentación de un informe de caso.

Los casos de un período de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) están sujetos a registro parcial, mientras se permite:

• no organice los documentos en el caso;
• no numere las hojas del caso;
• no redactar inscripciones de certificación;
• no coser (no coser).

La verificación de la corrección de la agrupación de documentos en casos se lleva a cabo para verificar una vez más el cumplimiento de los documentos en el caso con el encabezado según la nomenclatura, la ubicación de los documentos dentro del caso según ciertos principios: en el temas bajo consideración; cronológicamente; geográficamente; corresponsales alfabéticamente, etc.

Arroz. 6.2. Formulario de hoja de certificación

En registro completo es necesario hacer un dobladillo o encuadernar el estuche. Previamente, se retiran todos los objetos metálicos del maletín: clips, alfileres, etc. Los documentos se eliminan de la carpeta. Después último documento se inserta una hoja para el registro de certificación en el caso "al inicio del caso, si es necesario, se inserta una hoja o hojas para el inventario interno (si las hubiere, formularios impresos del inventario interno). El estuche no debe exceder las 250 hojas. Si durante el año se depositaron más documentos en el caso, entonces deben dividirse en varios volúmenes.

Todos los documentos están archivados o encuadernados en tapa dura. Dado que los documentos de diferentes formatos se posponen en el archivo, deben archivarse durante 4 pinchazos. Esto asegurará que todos los documentos estén bien sujetos.

Arroz. 6.3. Formulario de inventario interno de documentos del caso

Para estuches de larga vida útil, puede coser a través del estuche, incluidas la parte superior e inferior de la cubierta. Los casos de caducidad permanente se archivan a partir de la hoja siguiente a la tapa. La parte superior de la funda no tiene dobladillo. Se superpone una tira de cartón delgada de hasta 1 cm de ancho en la primera hoja y se cose una caja a través de ella. Dado que se supone que un caso de este tipo debe almacenarse para siempre, tal archivo protege los hilos de la abrasión y le da un aspecto más estético al caso.

Al archivar, asegúrese de que se pueda leer todo el texto de los documentos. Los documentos con una vida útil de menos de 10 años no se pueden archivar, pero permanecen en la carpeta.

Todas las hojas en los casos de almacenamiento permanente y temporal están numeradas para garantizar la seguridad de los documentos y la facilidad de uso. Las hojas se numeran con lápiz de grafito negro o máquina numeradora en la esquina superior derecha solo con lado delantero hoja sin tocar el texto del documento. Prohibido el uso de tinta y lápices de colores. Una hoja más grande que A4 está encuadernada en un extremo, desdoblada y numerada como una sola hoja. La hoja doblada y dobladillada en el medio está numerada como dos hojas. Materiales ilustrados, las fotografías están numeradas en el reverso en la esquina superior izquierda. Los sobres con inscripciones o archivos adjuntos doblados en el estuche se numeran de forma independiente. Los adjuntos del sobre se numeran secuencialmente después del sobre. Al crear varios volúmenes de un caso, cada uno de ellos se numera de forma independiente.

Arroz. 6.4. Formulario de cobertura para casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años)

Los resultados de la numeración se registran en una entrada confidencial en la última hoja del archivo cosido especialmente para ella. Indica en números y en letras el número de hojas numeradas de los documentos y separadamente mediante el signo “+” el número de hojas del inventario interno, con letras y números faltantes.

El acta de certificación es firmada por la persona que la compiló, indicando cargo, firma personal, apellido y fecha de compilación. Está prohibido hacer una certificación en la portada del caso o en el reverso de la última página.

La forma de la hoja de certificación del caso está establecida por las Reglas Básicas para el Trabajo de Archivos de Organizaciones.

En caso de que el expediente contenga documentos de especial valor -en expedientes personales, casos de otorgamiento de títulos académicos y otorgamiento

La Norma Estatal R 51141-98 fija la siguiente definición de inventario interno: “El inventario interno de documentos del caso es un documento contable que contiene una lista de documentos del caso que indica números seriales documentos, sus índices, títulos, fechas, números de hojas” 1 .

El inventario interno se archiva antes de los autos y contiene información sobre cada uno de ellos. El registro final del inventario interno indica el número de documentos incluidos en él y el número de hojas del inventario mismo.

Utilizando sistemas automatizados registro de documentos, se puede crear e imprimir automáticamente un inventario interno basado en la información ingresada en las tarjetas de registro de documentos colocados en el caso. Una vez archivados los documentos, numerados, se levanta una inscripción de certificación y un inventario interno de los documentos del caso, diseño adicional cubiertas de casos

El diseño de la tapa de los casos se realiza en el proceso de apertura de casos en el trabajo de oficina y se realiza de acuerdo con los requisitos. estándar estatal GOST 17914-72. Cubiertas de cajas de almacenamiento a largo plazo. Tipos, tamaños, requerimientos técnicos". Al momento de la apertura del caso, de acuerdo con la nomenclatura de casos, ya se había puesto una serie de información en la portada:

• nombre de la institución (organización) y su subordinación;
• nombre de la unidad estructural;
• índice administrativo del caso;
• título del caso;
• período de retención del caso.

Al preparar un caso para el archivo, estos detalles se especifican y complementan. Por ejemplo, la portada dice:

• número de volumen, si el caso tiene varios volúmenes;
• fechas límite del caso;
• el número de hojas en el archivo;
• números de fondo, inventarios y cajas según el inventario.

Los últimos accesorios están fijados en el archivo.

Arroz. 6.5. La forma del inventario de cajas de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años)

Es muy importante seguir ciertos requisitos al diseñar la cubierta. Entonces, el nombre de la organización se escribe en el caso nominativo. Si el nombre ha cambiado durante el año, entonces ambos nombres se dan en la portada, con el nombre anterior entre paréntesis y el nuevo escrito debajo.

El título del caso se traslada a la portada a principios de año de . Pero luego de analizar el contenido de los documentos, es posible que se requieran algunas aclaraciones al título. Si surge tal necesidad, debe hacerse una adición a la nomenclatura de casos y el título y el índice deben colocarse en la portada de acuerdo con esta adición. Primero, el encabezamiento debe indicar el tipo de caso (caso, correspondencia, documentos, etc.) o el tipo de documentos (actas, órdenes, informes, actas). Luego se indica el autor o corresponsal (si se trata de correspondencia) y luego una pregunta que refleja el contenido de los documentos. Es posible formar documentos de varios autores o corresponsales en un caso si se relacionan con un tema. La autenticidad de los documentos no se indica en los encabezados, pero se estipula la disponibilidad de copias de los documentos. En la portada del caso sin fallar se indican las fechas de los documentos más antiguos y más recientes y el período de almacenamiento del caso. En casos con documentos de almacenamiento permanente, se indica "mantener permanentemente", en otros, un período específico de almacenamiento de acuerdo con la lista.

Al especificar el número de hojas, no se tienen en cuenta las hojas del inventario interno y el registro de certificación.

Se compila un inventario para todos los casos de almacenamiento permanente ya largo plazo. El inventario es un directorio de archivo que contiene una lista sistemática de las unidades de almacenamiento, así como diseñado para dar cuenta de ellas y consolidar la sistematización. El inventario sirve como la principal contabilidad Guia de referencia en negocios y archivos. Los inventarios se compilan por separado para cajas de almacenamiento permanente, cajas de almacenamiento temporal (más de 10 años) y archivos de personal. V casos individuales dependiendo de las especificidades de la organización, se pueden elaborar inventarios para ciertas categorías de casos (casos judiciales y de investigación, informes científicos sobre temas, etc.).

Los casos se enumeran en orden de importancia. Por ejemplo, la secuencia puede ser la siguiente: el estatuto de la empresa, los protocolos juntas generales accionistas, actas de reuniones de la junta directiva, órdenes del director para el negocio principal, planes anuales etc Los inventarios de casos son compilados en cada unidad estructural por empleados del servicio de gestión de registros.

Arroz. 6.6. Formulario de la sección anual del inventario resumido de casos de almacenamiento permanente

La descripción consta de secciones anuales. Las secciones anuales se redactan en la forma prescrita. La información sobre cada caso incluido en el inventario se denomina artículo descriptivo. Incluye:

• número de serie de la caja (volumen) según el inventario;
• índice de casos (volumen);
• título del caso (tomo);
• fechas del caso (tomo);
• número de hojas en el archivo (volumen);
• período de almacenamiento (para cajas almacenadas por más de 10 años);
• Nota.

Cada caja del inventario tiene un número de serie independiente.

Si el caso consta de varios tomos, cada tomo tiene su propio número. Organiza los casos en el inventario en orden de archivo de la organización. También asigna los números del inventario de la unidad estructural.

Al transferir casos durante varios años al archivo, deben ser sistematizados. El orden habitual de sistematización de los asuntos en la organización es cronológico-estructural. Esto significa que, en primer lugar, se sistematizan los casos por año. En segundo lugar, los casos se sistematizan por los nombres de las unidades estructurales en las que se almacenan. Todos los casos de almacenamiento permanente durante un año están ordenados por orden de importancia. Esto suele corresponder al orden de las unidades estructurales y encabezamientos de casos en la nomenclatura de casos.

Arroz. 6.7. Forma de acta final y firma de certificación

Así, se obtiene una lista armoniosa de todos los casos del mismo período de almacenamiento durante un año. Para facilitar la búsqueda, los nombres de la unidad estructural pueden indicarse en el inventario antes del primer archivo de la unidad estructural correspondiente.

En organizaciones donde el número de casos generados por año es pequeño, no es recomendable hacer un nuevo inventario cada año. Es posible preparar un inventario, incluidos los casos durante varios años.

Arroz. 6.8. Formulario de la sección anual del inventario resumido de casos por personal

Arroz. 6.9. formulario de inventario documentos electronicos vida útil permanente

En tales organizaciones, una sección anual del inventario se compila anualmente con una numeración continua de casos. Cada una de las secciones anuales del inventario comienza con una indicación del año correspondiente, y luego se ordenan los casos de acuerdo con la estructura aceptada.

Cada descripción tiene su propio número. Por lo general, el inventario para cajas de almacenamiento permanente tiene 1, para cajas con una vida útil de más de 10 años - N y 2, para cajas de personal - No. 3 con la adición del índice de letras "l / s".

La descripción termina con una entrada de resumen. Indica en números y en palabras el número de cajas incluidas en el inventario, los primeros y últimos números de la caja según el inventario, y especifica las características de la numeración (letra y números faltantes). El inventario debe ser firmado por el compilador indicando su cargo y descifrando el apellido. Se adjunta la fecha del inventario.

Además de los inventarios en archivos de un período de almacenamiento permanente, los casos de un período de almacenamiento temporal (más de 10 años) servicios de personal las organizaciones deben elaborar anualmente inventarios de casos por personal. Los documentos de personal tienen una importancia social particular: son la base para la confirmación antigüedad puesto, duración del trabajo en esta organización y otros hechos relaciones laborales. Para evitar la pérdida de estos documentos, la mayoría de los documentos sobre el personal de los trabajadores despedidos se archivan y almacenan durante 75 años.

En relación con el desarrollo de la tecnología informática, un aumento en el volumen de documentos en medios electrónicos, las organizaciones necesitan almacenar documentación audiovisual y electrónica. En el archivo de la organización, según la composición y el volumen del ED, se compilan inventarios de documentos electrónicos de un período de almacenamiento permanente. Los documentos electrónicos se incluyen en inventarios independientes.

El número de copias del inventario está determinado por el período de almacenamiento de los casos. Se elabora un inventario de cajas de almacenamiento permanente en cuatro copias. Una copia permanece en la unidad estructural correspondiente, la segunda copia del inventario se transfiere al servicio de la institución educativa preescolar, la tercera al archivo de la organización. La cuarta copia se envía al archivo estatal o municipal correspondiente.

Las organizaciones que no envían documentos a los archivos estatales elaboran un inventario de archivos para almacenamiento permanente, para archivos con un período de almacenamiento de 10 años o más, y para personal por triplicado.

No se elaboran inventarios para los casos de un período de almacenamiento temporal, ”se reemplazan por una nomenclatura de casos, donde se coloca una marca sobre el período de almacenamiento frente a cada encabezado.

Durante el período de preparación de casos por parte de la unidad estructural para transferirlos al archivo de la organización, el empleado del archivo primero verifica la exactitud de su formación, ejecución y cumplimiento de la cantidad de casos incluidos en el inventario de casos (unidad estructural) con el número de casos presentados de acuerdo con la nomenclatura de los archivos de la organización. Todas las deficiencias identificadas durante la auditoría en la formación y ejecución de casos, los empleados de la unidad estructural deben eliminar. Una vez detectada la ausencia de casos, se elabora el correspondiente certificado.

Cada caso es aceptado por el responsable del archivo de la organización, en presencia de un empleado de la unidad estructural. Al mismo tiempo, en ambas copias del inventario de casos de la unidad estructural contra cada caso incluido en él, se hace una nota sobre la presencia del caso. Al final de cada copia del inventario, el número de casos efectivamente aceptados en el archivo, el número de casos faltantes, la fecha de aceptación y transferencia de los casos, así como las firmas del responsable del archivo y de la persona quién transfirió los casos, se indican en números y en letras. Cuando se aceptan casos especialmente valiosos, se verifica el número de hojas en los casos.

Los casos vinculados en paquetes son entregados al archivo de la organización por empleados de divisiones estructurales. Junto con los casos, los índices de tarjetas de registro de documentos se transfieren al archivo. El nombre de cada archivador está incluido en el inventario.

El 21 de septiembre, las Reglas para la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en las autoridades. el poder del Estado, gobiernos y organizaciones locales (aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de marzo de 2015 No. 526; en adelante, las nuevas Reglas).

¿Qué te guió antes del lanzamiento de las nuevas Reglas?

Antes de la aprobación de las nuevas Reglas, los archivos de las autoridades estatales, los gobiernos locales, las organizaciones (en adelante, los archivos de las organizaciones) se guiaban en su trabajo por las Reglas Básicas para el Funcionamiento de los Archivos de las Organizaciones, y algunos archivos de organizaciones utilizadas completamente documento antiguo- Normas básicas para el trabajo de los archivos departamentales. Ambos documentos no fueron documentos normativos, pero determinaron su estatus como documento normativo y metodológico. Al mismo tiempo, las Reglas Básicas de 1985 realmente tenían el estatus de un documento normativo, ya que fueron aprobadas por orden del Archivo Principal, y las Reglas Básicas de 2002 no fueron aprobadas por el Archivo Federal, por lo tanto no tenían el estatus de un documento normativo.

¿Por qué razón, en presencia de las Reglas Básicas de 2002, se hizo necesario desarrollar un nuevo documento, además, normativo, sobre la organización del almacenamiento de documentos en los archivos de las organizaciones?

El hecho es que en 2004 se adoptó la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa" (en adelante, Ley Federal No. 125-FZ), que introdujo muchas innovaciones en la organización del archivo. en el país:

extracción

desde ley Federal Nº 125-FZ

Artículo 13. Creación de archivos

1. Organismos estatales, gobiernos locales distrito municipal y distrito de la ciudad necesario para crear archivos para el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos de archivo formados en el curso de sus actividades.

2. Organizaciones y ciudadanos el derecho a crear archivos con el propósito de almacenar documentos de archivo formados en el curso de sus actividades, incluso con el propósito de almacenar y utilizar documentos de archivo que no sean propiedad estatal o municipal.

Artículo 17 actividad empresarial sin formar una entidad legal, para garantizar la seguridad de los documentos de archivo

1. Los organismos estatales, los organismos de autogobierno local, las organizaciones y los ciudadanos que realicen actividades empresariales sin formar una persona jurídica están obligados a garantizar la seguridad de los documentos de archivo, incluidos los documentos sobre el personal, durante los períodos de su almacenamiento establecidos por las leyes federales, otros regulador actos legales Federación de Rusia, así como listas de documentos […]

Además, esta Ley Federal introdujo el concepto de propiedad de los documentos de archivo (los documentos pueden estar en el estado (federal, propiedad de las entidades constitutivas de la Federación Rusa), municipal, propiedad privada(organizaciones no gubernamentales e individuos)).

Además, la Orden del Ministerio de Cultura de Rusia del 18 de enero de 2007 No. 19 aprobó las Reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en estado y archivos municipales, museos y bibliotecas, organizaciones academia rusa Ciencias (en adelante, el Reglamento de 2007).

Estas dos circunstancias, así como el hecho de que las Reglas Básicas no tenían la condición de documento normativo, obligaron a recurrir a la elaboración de un documento normativo que determine el procedimiento para el almacenamiento de documentos en los archivos de las organizaciones.

"¿Cuáles serán los comentarios?"

Durante el desarrollo del borrador de las nuevas Reglas, el documento fue ampliamente discutido dos veces entre los archivistas:

• la primera vez - por empleados de órganos de gestión de archivos en las entidades constitutivas de la Federación Rusa, archivos estatales y municipales;
• la segunda vez - empleados de organismos federales poder Ejecutivo.

Más de 400 comentarios provinieron solo de archivos estatales y municipales. Todos los comentarios recibidos fueron cuidadosamente considerados y etapa final- un grupo de trabajo temporal, que incluyó especialistas de los Archivos Federales y VNIIDAD. Cabe señalar que muchos comentarios fueron causados ​​por el deseo de los archivistas de describir con el mayor detalle posible los procesos individuales de las tecnologías de archivo utilizadas para garantizar la seguridad, la contabilidad, la compilación y el uso de documentos en los archivos de las organizaciones que, en principio, era imposible de hacer, dado el estatus de las nuevas Reglas como un documento normativo.

Al mismo tiempo, algunas observaciones fueron de carácter fundamental, por ejemplo, la observación de que en la sección “Recopilación” del proyecto de nuevas Reglas no se plantea de manera uniforme la cuestión del examen del valor de los documentos, en particular debido a el hecho de que se excluyeron las disposiciones relativas a la nomenclatura de casos. Considerando que en la actualidad la forma de la nomenclatura de los asuntos de la organización y el procedimiento para su desarrollo están establecidos solo en un documento metodológico - Recomendaciones metodológicas para el desarrollo de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, al finalizar el borrador del nuevo Normas, se decidió incluir en la sección "Embalaje" las principales disposiciones sobre la nomenclatura de los casos, incluida la forma de la nomenclatura de los casos (subdivisiones resumidas y estructurales).

Nombramiento de nuevas Reglas

Las nuevas Reglas están destinadas a las autoridades públicas, gobiernos locales, organizaciones que crean archivos para el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos de archivo formados en el curso de sus actividades.

No se aplican a la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo que contengan información que constituya un secreto de estado.

Las nuevas Reglas son un documento normativo. Su estado regulatorio define requisitos más estrictos para su contenido. Las reglas emitidas anteriormente (ver arriba) incluían no solo normas (reglas, requisitos), sino también recomendaciones, métodos sobre cómo se deben aplicar estas normas. Quedan excluidas del nuevo Reglamento todas las disposiciones de carácter recomendatorio, metodológico y descriptivo. Fue en esta parte que el borrador de estas Reglas durante la discusión fue criticado por los archivistas, quienes constantemente decían que las Reglas deberían ser detalladas y contener no solo las reglas en sí, sino también el mecanismo para su implementación.

Estructura y contenido del nuevo Reglamento

Las nuevas Reglas constan de siete secciones:

1. Provisiones generales.
2. Organización de almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización.
3. Contabilización de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización.
4. Completar el archivo con documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo.
5. Organización del uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo de la organización.
6. Transferencia de documentos de la organización para su almacenamiento en el archivo estatal (municipal).
7. Transferencia de documentos durante la reorganización o liquidación de la organización, cambio del jefe del archivo de la organización.

Los anexos a las nuevas Reglas proporcionan contabilidad y otras formas de documentos utilizados en los archivos de las organizaciones.

La secuencia de las secciones principales de estas Reglas corresponde a la Ley Federal No. 125-FZ y las Reglas de 2007, aunque, como señalaron muchos expertos en la etapa de discusión, sería más lógico comenzar con la adquisición y terminar con el uso.

Las secciones del nuevo Reglamento reflejan las funciones principales del archivo de la organización:

• organización del almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo;
• contabilidad de documentos;
• completar el archivo de la organización con documentos;
• organización del uso de documentos de archivo;
• transferencia de documentos para su almacenamiento al archivo estatal (municipal).

Además, las nuevas Reglas incluyen la sección "Transferencia de documentos en caso de reorganización o liquidación de una organización, cambio del titular del archivo de una organización".

Nota

A diferencia de las Reglas Básicas de 2002, las Reglas No. 526 no contienen disposiciones relativas a los aspectos organizativos de las actividades del propio archivo (no se definen las metas y objetivos del archivo, sus funciones, derechos, etc.). Su objetivo principal es establecer los requisitos para organizar los procesos de almacenamiento de archivos de documentos desde la adquisición del archivo de una organización con documentos hasta la organización del uso de documentos.

Veamos las secciones con más detalle.

Sección I. Disposiciones Generales

define motivos legales el desarrollo y alcance del documento, y también contiene disposiciones que definen algunas de las bases organizativas para las actividades del archivo de la organización.

Las nuevas Reglas se aplican a las autoridades públicas, los gobiernos locales y las organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales y municipales, en el curso de los cuales se forman los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa (en adelante, organizaciones). Las disposiciones de estas Reglas también pueden ser utilizadas por otras organizaciones estatales y no estatales, en cuyas actividades no se forman documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.

Con base en las disposiciones de la Ley Federal No. 125-FZ, las nuevas Reglas establecen que los órganos estatales, los órganos de autogobierno local de un distrito municipal, distrito de la ciudad y distrito intraurbano están obligados a crear archivos para el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso. de los documentos de archivo formados en el curso de sus actividades. Tareas y funciones del archivo (archivo central) agencia del gobierno, un organismo de autogobierno local, una organización: una fuente de adquisición de un archivo estatal y municipal están determinados por el reglamento aprobado por el jefe de la organización.

Nota

Las nuevas Reglas no se aplican a la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo que contengan información que constituya un secreto de estado.

Sección II. Organización del almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización

Define el concepto de fondo de archivo de la organización y los tipos de fondos de archivo de la organización.

El fondo de archivo de la organización es parte del fondo documental, incluidos los documentos del Fondo de Archivo de la Federación Rusa, los documentos sobre el personal y los documentos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años) incluidos en los registros del archivo. El fondo de archivo está sujeto a almacenamiento en el archivo de la organización.

Tipos de fondos de archivo de la organización:

• el fondo de archivo de la organización, que consta de documentos del Fondo de Archivo de la Federación Rusa y otros documentos de archivo;
• un fondo de archivo conjunto, que consiste en documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa formados en el curso de las actividades de dos o más organizaciones y otros documentos de archivo que tienen conexiones condicionadas histórica y/o lógicamente entre sí;
• una colección de archivo que consta de documentos de archivo individuales de varios orígenes, unidos de acuerdo con una o más características (temática, autor, específico, objeto, etc.).

Almacenamiento de documentos en papel. La cláusula 2.9 de las nuevas Reglas enfatiza: los documentos de archivo se almacenan de manera sistemática dentro del fondo de archivo. La unidad de sistematización de documentos del fondo de archivo en el archivo de la organización es la unidad de almacenamiento. Las reglas también definen los signos de sistematización de las unidades de almacenamiento del fondo de archivo:

• estructural (pertenencia de unidades de almacenamiento a divisiones estructurales organizaciones);
• cronológico (por períodos o fechas a las que pertenecen las unidades de almacenamiento);
• funcional, sectorial, temática, sujeto-pregunta (teniendo en cuenta las funciones de la organización, temas o cuestiones relacionadas con el contenido de las unidades de almacenamiento);
• nominal (según la forma administrativa - tipos y variedades de documentos);
• corresponsal (para organizaciones, como resultado de la correspondencia con la que se formaron unidades de almacenamiento);
• geográfica (según determinados territorios, asentamientos y otros objetos geográficos con los que se asocia el contenido de los documentos, sus autores, corresponsales);
• del autor (por los nombres de las organizaciones o los nombres de los ciudadanos que son los autores de los documentos).

Se establecen requisitos para garantizar la seguridad de los documentos (condiciones normativas (óptimas) para el almacenamiento de documentos; ubicación racional de los documentos en el archivo; verificación de la disponibilidad y condición de los documentos, el procedimiento para buscar documentos), incluyendo caracteristicas del almacenamiento de documentos electronicos

Almacenamiento de documentos electrónicos. Las reglas definen condiciones obligatorias guardando los siguientes documentos:

• la presencia en el archivo de la organización de al menos dos copias de cada unidad de almacenamiento de documentos electrónicos (las copias principal y de trabajo deben estar en diferentes dispositivos físicos);
• disponibilidad de herramientas técnicas y de software diseñadas para reproducir, copiar, convertir y migrar documentos electrónicos, controlar su condición técnica;
• asegurar el modo de almacenamiento de los documentos electrónicos, excluyendo la pérdida, distribución no autorizada, destrucción o distorsión de la información.

El formato de los documentos electrónicos de texto transferidos para su almacenamiento en el archivo de la organización - la fuente de adquisición de los archivos estatales y municipales - PDF / A.

Las reglas establecen que en caso de un cambio en el entorno de software y hardware y la obsolescencia de los formatos informáticos, daño a los medios, el archivo de la organización lleva a cabo un trabajo de conversión de documentos electrónicos en nuevos formatos y/o en nuevos medios.

Además de las disposiciones consideradas, esta sección establece el procedimiento para verificar la disponibilidad y el estado de los documentos de archivo (cláusula 2.39-2.43), organizar la búsqueda de documentos no detectados (cláusula 2.44), el procedimiento para emitir documentos de los archivos (cláusula 2.45 -2.48), así como el procedimiento que garantiza la seguridad de los documentos de archivo durante situaciones de emergencia(Sección 2.49).

Comprobación de la disponibilidad y el estado de los documentos para medios de papel . Realizado en el archivo de la organización por una comisión o al menos dos empleados al menos una vez cada 10 años, documentos electrónicos - al menos una vez cada 5 años.

De acuerdo con la cláusula 2.11.5 de la Orden de 2007, las comprobaciones únicas extraordinarias de la disponibilidad y el estado de todos los documentos del archivo de la organización o de sus partes separadas(grupos) se llevan a cabo:

• Cuándo desastres naturales, movimientos masivos y otras circunstancias, como resultado de las cuales los documentos de archivo pueden perderse o dañarse,
• al cambiar los jefes de archivos.

Con base en los resultados de la auditoría, se redactan los siguientes actos:

• verificar la disponibilidad y condición de los documentos de archivo (Anexo No. 3);
• sobre errores técnicos en documentos contables (si los hubiere) (Anexo No. 4);
• sobre el hallazgo de documentos (no relacionados con este fondo, desaparecidos) (Anexo No. 5).

El procedimiento para la emisión de documentos de los archivos. Los documentos se emiten sobre la base del permiso por escrito del jefe del archivo de la organización o su adjunto (si el archivo es una institución), el jefe de la unidad estructural de la organización (si el archivo es una unidad estructural):

• empleados de divisiones estructurales de la organización;
• judiciales, policiales y otros organismos autorizados según orden establecido;
• otros usuarios previa solicitud por escrito.

El plazo para la expedición de documentos del archivo no debe exceder de:

• un mes - para uso de los empleados de la organización y otros usuarios;
• seis meses - a los órganos judiciales, policiales y otros organismos autorizados.

Es posible extender el período de emisión de documentos, con el permiso del jefe de la organización sobre la base de una confirmación por escrito del usuario sobre la preservación / preservación de los documentos.

Los documentos electrónicos se emiten desde el archivo en forma de copias electrónicas o copias en papel.

Los documentos de los archivos no se emiten:

1. si hay un fondo de uso;
2. en malas condiciones físicas.

Sección III. Contabilización de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en la organización

Dedicado a las preguntas. un par de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo en organizaciones

Como se establece en la cláusula 3.1 de las nuevas Reglas, todos los documentos almacenados en el archivo de la organización, incluidos los documentos sobre el personal, las copias de los documentos del fondo para uso (si los hubiere) y los inventarios de casos y documentos están sujetos a contabilidad.

Las principales unidades contables de los documentos de archivo son:

A cada unidad de almacenamiento se le asigna un número de cuenta, que forma parte del cifrado del archivo.

nuestro diccionario

cifrado de archivo- una designación aplicada en la esquina inferior izquierda de cada unidad de almacenamiento para garantizar la contabilidad y la identificación - consiste en: el número del fondo de archivo; números del inventario de casos, documentos; número de unidad de almacenamiento.

El cifrado de archivo de los documentos electrónicos almacenados en medios electrónicos separados se indica en el inserto adjunto en la caja del medio. Cifrado de archivo de documentos electrónicos almacenados en sistema de informacion archivo, forma parte de la meta descripción (elemento de descripción obligatorio) del contenedor de documentos electrónicos.

La información sobre las unidades contables del archivo se refleja en los documentos contables. Una nueva disposición de las Reglas en la organización de la contabilidad de documentos es la disposición sobre la asignación de dos grupos de documentos contables en el archivo de la organización: principal (obligatorio) y auxiliar.

La composición de los principales documentos contables (obligatorios) del archivo de la organización incluye:

• libro de contabilidad para la recepción y disposición de casos, documentos (Anexo No. 11);
• lista de fondos (Anexo No. 12);
• hoja de fondo (Anexo No. 13);
• inventario de casos, documentos (anexos No. 14-16);
• registro de inventarios (Anexo No. 19).

Las formas de inventarios de casos electrónicos se dan en los apéndices No. 17, 18 de las nuevas Reglas.

La composición de los documentos contables auxiliares no está regulada, cada archivo tiene derecho a utilizar como auxiliares aquellos formularios contables que necesite por las particularidades de los documentos en depósito, o por otras razones.

Las normas también establecen que el archivo de la organización puede llevar registros en forma automatizada utilizando bases de datos contables (DB) (ver cláusula 3.13). Bases de datos contables del archivo de la organización: la fuente de adquisición del archivo estatal (municipal) debe ser compatible con las bases de datos contables correspondientes de los archivos estatales (municipales) y los organismos de gestión de archivos.

Sección IV. Completar el archivo con documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo

dedicado problemas de completar el archivo de la organización con documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo. La adquisición del archivo de la organización es una reposición sistemática del archivo con documentos de las divisiones estructurales de la organización.

Se ha establecido que los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y los documentos de períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años), incl. los documentos sobre el personal se transfieren al archivo de la organización no antes de un año y no más tarde de tres años después de la finalización de los casos en el trabajo de oficina. La excepción son los documentos sobre el personal de los empleados civiles y municipales estatales despedidos del servicio: se transfieren al archivo de la organización después de 10 años a partir de la fecha de despido de los empleados.

Nota

Los casos de períodos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive), como se ha establecido durante mucho tiempo en la práctica de los archivos de las organizaciones, no se transfieren al archivo, se almacenan en las divisiones estructurales de la organización y después de la expiración de los períodos de almacenamiento están sujetos a destrucción en la forma prescrita.

Las nuevas Reglas establecen que los casos se transfieren al archivo de la organización después de un examen de su valor. Por esta razón, esta sección establece el procedimiento para realizar un examen del valor de los documentos, preparar casos para transferirlos al archivo de la organización, compilar inventarios de los casos de divisiones estructurales, sobre la base de los cuales los casos se transfieren al archivo. de la organización, y también enfatiza que antes del examen del valor de los documentos en la forma prescrita, se prohíbe la destrucción de documentos.

En las disposiciones de la sección, se llama la atención sobre el hecho de que los inventarios de casos de almacenamiento permanente y personal, los actos para la destrucción de documentos se consideran en una reunión. comisión de expertos(CE) organizaciones, por lo general simultáneamente. Con base en los resultados de la consideración, la CE coordina los inventarios de casos, documentos de almacenamiento permanente y personal, y actúa sobre la asignación de documentos para destrucción.

Organizaciones: fuentes de adquisición del archivo estatal (municipal) presentan inventarios de archivos de documentos de un período de almacenamiento permanente y personal (secciones anuales), acordados por el CE de la organización, para su consideración por la comisión de verificación de expertos (EPC) de la institución archivística :

• período de almacenamiento permanente - para aprobación;
• sobre el personal - por acuerdo.

Después de los inventarios de casos, los documentos son aprobados y acordados por el EPC, estos inventarios y el acto sobre la asignación para la destrucción de documentos que no están sujetos a almacenamiento son aprobados por el jefe de la organización. Además, los casos asignados en virtud de la ley para la destrucción pueden ser destruidos.

Las organizaciones cuyas actividades no crean documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa no deben coordinar los inventarios de casos por parte del personal con el EPC de la institución de archivos.

Nota

La cláusula 4.13 de las nuevas Reglas establece que los archivos electrónicos con plazos de almacenamiento vencidos están sujetos a asignación para su destrucción con carácter general, luego de lo cual son destruidos físicamente o destruidos por software y hardware con la correspondiente nota en el acto.

En esta sección del Reglamento se presta especial atención a la nomenclatura de los asuntos de la organización. Según sus principios fundamentales:

• fija la clasificación (agrupación) de documentos ejecutados en archivos (archivos electrónicos) y es el principal documento contable que refleja la composición y organización del fondo documental de la organización;
• es la base para compilar inventarios de casos, documentos de períodos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), así como para registrar casos de períodos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive);
• se desarrolla sobre la base de listas estándar, departamentales y de otro tipo de documentos que indican los períodos de almacenamiento, otros actos legales reglamentarios, así como nomenclaturas estándar y ejemplares de casos;
• se redacta en la forma prescrita (Anexo No. 25) sobre la base de las nomenclaturas de casos de divisiones estructurales (Anexo No. 26).

Organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales), una vez cada cinco años, coordinan la nomenclatura de casos con el CEC (EC) de la organización y la presentan para su aprobación por el EPC correspondiente o el archivo estatal (municipal), de acuerdo con las facultades que se le otorgan. Las organizaciones cuyas actividades no crean documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa aprueban la nomenclatura de casos por su cuenta.

Las reglas marcan el orden capacitación para la transferencia al archivo de la organización de documentos electrónicos. En particular, se establece que se compilan inventarios separados para unidades de almacenamiento de documentos electrónicos de almacenamiento permanente, períodos de almacenamiento temporal (más de 10 años), incl. por personal Las formas de inventarios de casos electrónicos, como ya dijimos, se dan en los apéndices No. 17, 18 de las nuevas Reglas.

Sección V. Organización del uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo de la organización

Esta sección establece las reglas con respecto a la organización del uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo de la organización. Las principales disposiciones de las Reglas en esta parte son las siguientes:

Para tu información

Las nuevas Reglas determinan las formas de uso de los documentos de archivo. Los principales son:

soporte de información de los empleados de la organización;

ejecución de solicitudes de usuario, incl. consultas de ciudadanos de carácter social y jurídico;

emisión de documentos y casos para uso temporal, suministro de copias de documentos de archivo a petición de los usuarios, incl. en forma de documentos electrónicos.

Se presta especial atención en las nuevas Reglas a la organización del trabajo con las solicitudes de los usuarios. Definido:

• tipos de solicitudes (carácter temático y sociojurídico);
• requisitos para una solicitud por escrito (su forma, la composición de la información que debe contener la solicitud);
• el procedimiento para trabajar con solicitudes (plazos para el registro, consideración, redirección de solicitudes secundarias, preparación de respuestas a solicitudes de usuarios en forma de referencia de archivo, extracto de archivo y copia de archivo);
• características de la organización del trabajo con solicitudes recibidas a través de Internet.

Las nuevas Reglas definen los casos en los que el archivo puede negarse a emitir documentos de archivo:

• disponibilidad de un fondo de uso;
• mal estado físico de los documentos;
• los documentos no han pasado la descripción científica y el diseño técnico (hasta la finalización de estos trabajos);
• restricciones de uso establecidas por la legislación de la Federación Rusa o el originador del fondo.

R sección IV. Transferencia de documentos de la organización para su almacenamiento en el archivo estatal (municipal)

Determina el procedimiento para transferir documentos de la organización para su almacenamiento en el archivo estatal (municipal). Esta sección establece que:

• organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) después del vencimiento del almacenamiento temporal de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa en el archivo, las organizaciones los transfieren para su almacenamiento permanente al archivo estatal (municipal) apropiado de acuerdo con las Reglas nº 19;
• Las organizaciones estatales y no estatales que no son fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales) pueden transferir los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, formados en sus actividades, a archivos estatales (municipales) sobre la base de acuerdos.

El nuevo Reglamento establece el procedimiento para la transferencia de documentos. Resaltan que los documentos son trasladados para su almacenamiento permanente de manera ordenada con el aparato científico de referencia adecuado, y el traslado de documentos al archivo estatal (municipal) se formaliza mediante un acto de aceptación y traslado de documentos para su almacenamiento (Anexo No. 30 ).

Sección VII. Transferencia de documentos durante la reorganización o liquidación de la organización, cambio del jefe del archivo de la organización

Especifica el orden transferencia de documentos durante la reorganización o liquidación de la organización, cambio del jefe del archivo de la organización. Esta sección establece que la transferencia de documentos de la organización liquidada es responsabilidad de la comisión formada para la transferencia de asuntos y propiedades.

En caso de liquidación de organizaciones: fuentes de adquisición de archivos estatales (municipales), se incluye un representante del archivo estatal (municipal) en la comisión de liquidación.

Al cambiar el jefe del archivo de la organización (la persona responsable del archivo de la organización), la aceptación y transmisión de documentos del archivo, contabilidad y aparato científico de referencia a ellos se lleva a cabo conforme al acto.

Resumen

1. Las Nuevas Reglas son complejas regulaciones, cubriendo todos los principales procesos realizados por el archivo de la organización:

• organización del almacenamiento de documentos,
• archivo de documentos,
• archivar documentos
• uso de documentos de archivo.

2. Dado que estas Reglas son documento normativo, es posible que en el proceso de aplicación en la práctica, se necesite un complemento metodológico al documento (elaboración de recomendaciones, pautas bajo las Reglas como un todo o secciones separadas de las Reglas).

3. La principal diferencia fundamental entre las nuevas Reglas y otros documentos es que estas Reglas son un documento normativo. Las Reglas Básicas de 2002 son de carácter consultivo, las Reglas Básicas de 1985 fueron un documento normativo y metodológico. Por esta razón, las nuevas Reglas tienen un alcance mucho menor: contienen solo aquellas disposiciones (reglas, requisitos) que deben aplicarse sin falta. Todo lo demás, es decir, cómo hacerlo, está a merced de los archivistas.

4. Podemos decir que los requisitos se han reducido. Se ha reducido el número de formularios de documentos que son obligatorios. Anteriormente, había más de 40 de ellos: en las Reglas Básicas No. 263 - 44 formularios, en las Reglas Básicas - 48, ahora, en las nuevas Reglas - 30. Esto significa que los archivos pueden usar sus propios formularios si es necesario. En la práctica, lo fue.

5. Las nuevas Reglas están enfocadas principalmente en las organizaciones que son fuentes de adquisición de archivos estatales y municipales, pero esto no se especifica directamente en el documento, por lo que es más correcto decir que las reglas están dirigidas a las organizaciones que tienen sus propias archivo.

Aprobado por orden del Archivo Principal de la URSS del 5 de septiembre de 1985 No. 263 (en adelante, las Reglas Básicas de 1985). De hecho, perdieron su vigencia con la publicación de la orden del Ministerio de Cultura de Rusia de fecha 31 de marzo de 2015 No. 526, que aprobó las nuevas Reglas que consideramos en el artículo.

Según el volumen de documentos, el archivo se crea como una subdivisión estructural independiente de la organización o una subdivisión como parte del servicio de gestión de documentos (gestión de oficina), que recibe y almacena documentos de archivo con fines de uso. Como cualquier unidad estructural de una organización, el archivo, por regla general, actúa sobre la base del reglamento sobre la unidad estructural - el reglamento sobre el archivo, aprobado por el jefe de la organización, y los empleados del archivo - sobre la base de descripciones de trabajo.

A la hora de desarrollar un conjunto de estos documentos, le recomendamos que se base en la Normativa Aproximada sobre el Archivo institucion publica, organizaciones, empresas, aprobado. por orden de Roskomarchiv No. 176 del 18 de agosto de 1992. La disposición aproximada se aplica a los archivos de organizaciones que crean documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa en el curso de sus actividades. Si una organización (tanto estatal como no estatal) no es fuente de adquisición de un archivo estatal o municipal y no transfiere sus documentos al archivo correspondiente en la forma prescrita, debe excluir de la disposición sobre el archivo todo lo relacionado con los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa.

El reglamento sobre el archivo de la organización determina el estado del archivo, sus tareas, funciones, derechos y responsabilidades, y la composición de los documentos.

Así, las principales tareas del archivo de la organización son:

• - completar el archivo con documentos (la composición de los documentos recibidos para el almacenamiento en el archivo debe estar prevista en sección separada disposiciones sobre el archivo);
• - contabilidad y garantía de la seguridad de los documentos;
• - creación de un aparato científico de referencia para documentos de archivo;
• - uso de los documentos almacenados en el archivo.

Si en el curso de las actividades de la organización se crean documentos relacionados con el Fondo de Archivos de la Federación Rusa, entonces una de las tareas más importantes del archivo es la preparación y transferencia de esta parte de la documentación para el almacenamiento permanente de acuerdo con los plazos. y requisitos establecidos por actos legislativos y otros actos legales reglamentarios en el campo del archivo, adoptados por la Federación Rusa y los sujetos de la Federación Rusa.

Las funciones realizadas por el archivo se derivan de las tareas del archivo, las principales de las cuales incluyen:

• - mantenimiento de listas de organizaciones y (o) divisiones estructurales de la organización - fuentes de adquisición del archivo;
• - aceptación de documentos ordenados de divisiones estructurales de la organización y organizaciones - fuentes de adquisición del archivo;
• - contabilizar y garantizar la seguridad de los documentos aceptados en el archivo;
• - Creación y mantenimiento del aparato científico de referencia a los documentos del archivo;
• - Servicio de información gerentes y divisiones estructurales de la organización;
• - organización del uso de documentos a pedido de organizaciones e individuos, contabilidad y análisis del uso de documentos de archivo de la organización;
• - preparación de respuestas a solicitudes sociales y legales de los ciudadanos;
• - realizar un examen del valor de los documentos, medidas organizativas y metodológicas para la transferencia de documentos para almacenamiento permanente en el archivo estatal o municipal (si la organización es la fuente de adquisición del archivo correspondiente);
• - verificación de la corrección de la formación y ejecución de archivos en las divisiones estructurales de organizaciones y otras organizaciones - fuentes de contratación;
• - organización del trabajo sobre la compilación de la nomenclatura de los asuntos de la organización;
• - proporcionar asistencia metodológica y práctica a las unidades estructurales en el trabajo con documentos;
• - participación en la elaboración de documentos normativos y metodológicos sobre archivo y gestión documental;
• - participación en eventos para mejorar las habilidades de los trabajadores de archivos y el servicio de gestión de documentos, incluso en organizaciones que son fuentes de adquisición de archivos.

El archivo junto con el jefe de la organización es responsable de:

• - incumplimiento de las condiciones para garantizar la seguridad de los documentos;
• - pérdida y destrucción no autorizada de documentos;
• - negativa injustificada a aceptar para el almacenamiento documentos de almacenamiento permanente y para el personal de organizaciones subordinadas, en caso de liquidación de la organización o cambio en la forma de propiedad;
• - violación de las reglas para el uso de documentos y el acceso de los usuarios a los documentos establecidos por la ley.

Para organizar el trabajo del archivo, es necesario adoptar un reglamento sobre el archivo. Los archivos incluyen las siguientes secciones:

• - disposiciones básicas;
• - composición de documentos de archivo;
• - tareas y funciones del archivo;
• - derechos de archivo;
• - Organización de archivos.

En caso necesario, la disposición sobre el archivo podrá ser completada por otras secciones.

En su labor, la CE se guía por el Reglamento sobre Fondo de archivo de la Federación Rusa, Fundamentos de la legislación de la Federación Rusa sobre el Fondo de Archivos de la Federación Rusa y los archivos, documentos administrativos rama organismo federal gestión, órdenes del jefe de la organización, normativa - documentos metodológicos Rosarkhiv y el organismo de archivo del tema de la Federación Rusa a cargo del archivo estatal, estándar y listas departamentales documentos con plazos de conservación, reglamentos sobre la CE de la organización.

fondo de documentación de archivo