Comandați pentru o călătorie de afaceri într-un eșantion de mașină privată. Caracteristici ale înregistrării unei călătorii de afaceri în transportul personal

Înregistrarea călătoriei de afaceri

Vă spunem cum să aranjați corect o călătorie de afaceri cu transportul personal și să rambursați angajatului cheltuielile.

Documente înainte de plecare

Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu mașina lui, acest lucru trebuie menționat în ordinul de călătorie de afaceri (alin. 2 p. 7 Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 Nr. 749). LA formular unificat T-9 merită adăugat câmpul „Direction spre locul călătoriei de afaceri”.

În plus, atunci când utilizați o mașină personală, trebuie să încheiați cu un angajat acord suplimentarși să prescrie în acesta cuantumul compensației pentru utilizarea vehiculelor personale în interesul companiei ( Artă. 188 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Acordul poate fi întocmit într-o formă liberă și să precizeze că, de exemplu, va completa secțiunea „ Conditii speciale” a unui contract de muncă valabil.

Scrieți în acord:

nume, data, număr
numele companiei și numele angajatului
Pașaport ID vehicul pe care angajatul îl va folosi pentru a efectua atributii oficiale. De asemenea, luați de la angajat o copie legalizată a titlului, certificat de înmatriculare a vehiculului, pentru a confirma, dacă este cazul, că acesta este proprietarul mașinii
caracteristicile vehiculului: model, an fabricatie, culoare,dimensiunea motorului, plăcuța de înmatriculare de stat, numărul de identificare (VIN)
procedura de rambursare a cheltuielilor (achiziționarea de combustibili și lubrifianți,reparații curente în perioada de funcționare a mașinii în scopuri oficiale: conform normei sau după fapt - cheltuieli confirmate)
termeni plata despăgubirilorși rambursare
data intrării în vigoare a acordului
numele, detaliile, semnăturile angajatorului (directorul general), datele și semnătura angajatului

Calculul costurilor de călătorie

Înainte de o călătorie de afaceri, trebuie să oferiți angajatului un avans: diurnă, costuri de călătorie și cazare (clauza 10 din Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749). Pentru detalii despre cum să calculați diurna, citiți.

Pentru a calcula costul aproximativ al călătoriei, în cazul nostru - pentru benzină: consumul aproximativ de combustibil poate fi găsit în manualul de utilizare al mașinii.

O altă variantă: luați ca bază rata de consum de combustibil de la Ministerul Transporturilor (Decretul nr. AM-23-r din 14 martie 2008). Departamentul a adoptat standarde pentru mașini de producție internă și străină. Aceste standarde sunt utilizate de întreprinderile de transport cu motor și transportatorii.

Exemplu

Pentru detalii despre vehicul, consultați PTS, certificatul de înmatriculare a vehiculului.

Pentru a calcula indemnizațiile de călătorie, ne uităm la ultima coloană - consumul de bază de combustibil și lubrifianți.

Dacă cifrele din cele două surse diferă, este mai convenabil să luăm recomandările Ministerului Transporturilor. Aici puteți calcula suplimentar suprataxe pentru sezonalitate, călătorii în orașele mari (unde sunt posibile ambuteiaje, opriri lungi la semafoare).

Închiderea documentelor

Pentru a compensa cheltuielile după o călătorie de afaceri într-o mașină privată, angajatul aduce la departamentul de contabilitate:

raport prealabil
notificare

exemplu de memoriu

scrisoare de parcurs (completată de un angajat detașat)

exemplu de scrisoare de parcurs

cecuri, chitante, facturi de combustibil.

Acest pachet de documente confirmă durata călătoriei de afaceri, utilizarea unei mașini personale în interesul companiei și cheltuielile pe parcurs.

formular de scrisoare de parcurs în Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Federației Ruse din 28 noiembrie 1997 nr. 78. Formularul este oferit pentru persoanele juridice-transportatori, dar poate fi adaptat. Puteți, de asemenea, să vă pregătiți propriul formular (și să scrieți despre el în act local- poziție în călătoriile de afaceri, de exemplu). În acest din urmă caz, sunt necesare detaliile aprobate de Ministerul Transporturilor (Ordinul Ministerului Transporturilor din Rusia din 18 septembrie 2008 nr. 152):

nume și număr
perioada de valabilitate a foii de parcurs = data calatoriei (zi, luna, an). Nu mai mult de o lună. Perioada călătoriei de afaceri trebuie să corespundă cu ceea ce este scris notificareÎn caz contrar, autoritățile fiscale vor avea întrebări despre contabilizarea cheltuielilor.
proprietarul (proprietarul) vehiculului (în cazul nostru, numele complet al angajatului, adresa, numărul de telefon),
informatii despre vehicul (tip, marca, numar, detalii PTS, data întreținerii înainte de călătorie, citirile contorului de parcurs la plecare și la sosire - kilometraj în km.),
informații despre șofer (nume, numărul permisului de conducere).

Foaia de parcurs trebuie să includă o rută detaliată și date privind mișcarea combustibilului și a lubrifianților: combustibilul rămas la începutul și la sfârșitul călătoriei, realimentarea în timpul călătoriei. Este important ca verificările (de la benzinării, de exemplu) să fie din puncte de-a lungul traseului călătoriei de afaceri - să coincidă cu traseul foii de parcurs. În caz contrar, va ridica probleme fiscale.

Rezumând

Pentru ca un angajat să primească compensații pentru utilizarea transportului personal într-o călătorie de afaceri, trebuie să:

încheie un acord privind utilizarea unui autoturism personal în interesul companiei. Obțineți un certificat de înmatriculare pentru o mașină de la un angajat al TCP sau un certificat de înmatriculare pentru o mașină (copii certificate)
specificați în ordinul de călătorie de afaceri că angajatul se va deplasa cu mașina personală
după o călătorie de afaceri, întocmește o notă și o scrisoare de transport. Acest lucru este realizat de angajat.
după o călătorie de afaceri, atașați la raportul de cheltuieli o notă, o scrisoare de parcurs, documente justificative (verificări la benzinărie, facturi de călătorie pe un drum cu taxă).

În vigoare din 8 august 2015 noua editie Reglementări privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749 (denumite în continuare Regulamentul privind călătoriile de afaceri). Modificările au fost făcute prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2015 nr. 771. Să ne dăm seama ce se va schimba în munca unui contabil.

Decizie scrisă - baza trimiterii într-o călătorie de afaceri

Pentru a doua oară în ultimii ani, oficialii au clarificat denumirea și procedura de procesare a documentului de care este nevoie. Acum aceasta este o decizie scrisă a angajatorului (paragraful 2, clauza 3 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri). Adică a apărut adjectivul „scris”.

În practică, decizia este întocmită sub forma unui ordin (instrucțiune) de trimitere a unui angajat într-o călătorie de afaceri. Poate fi eliberat conform formularului unificat nr. T-9, aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 01/05/2004 nr. 1.

Puteți dezvolta și aproba singur forma unui astfel de ordin (instrucțiune) (partea 4 a articolului 9 din Legea federală din 06 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Compania are dreptul de a lua forma unificată ca bază și de a adăuga câmpurile necesare acesteia. Un eșantion este prezentat mai jos (eșantionul 1).

Exemplu 1 Comanda la trimiterea într-o călătorie de afaceri

Notă. Când utilizați o mașină personală sau închiriată, trebuie să întocmiți un acord suplimentar la contract de muncă privind utilizarea bunurilor personale ale unui angajat în scopuri oficiale sau a unui contract de închiriere

Nu există nicio indicație directă în Reglementările privind călătoriile de afaceri că este necesar să se elibereze o autorizație scrisă din partea angajatorului de a călători prin trecerea transportului. Rostrud recomandă stabilirea procedurii de utilizare a transportului de trecere în actul de reglementare local al companiei (scrisoarea nr. 1168-6-1 din 15 mai 2015).

notificare

În cazul în care salariatul a plecat într-o călătorie de afaceri cu mașina, la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, acesta trebuie să întocmească (paragraful 2, clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri). Trebuie să indice durata efectivă a șederii într-o călătorie de afaceri. Asemenea recomandări au fost date anterior de către specialiștii Rostrud (scrisorile nr. 1168-6-1 din 15 mai 2015 și nr. 831-6-1 din 10 aprilie 2015). Un exemplu de memoriu este prezentat mai jos (eșantionul 2).

Proba 2

Documente atașate memoriului

Angajatul trebuie să atașeze la memoriu documente care confirmă durata șederii într-o călătorie de afaceri. Lista acestora va depinde de circumstanțele călătoriei și cazării într-o călătorie de afaceri (vezi tabelul de mai jos).

* Un document care confirmă furnizarea de servicii de cazare la locul călătoriei de afaceri (de exemplu, un contract de închiriere a unui apartament de la o persoană privată) trebuie să conțină informații prevăzute de Reguli furnizarea de servicii hoteliere în Federația Rusă, aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 25 aprilie 1997 nr. 490.

Dacă nu există documente de călătorie și ședere

Într-un memoriu, angajatul poate explica motivul lipsei documentelor care confirmă cheltuielile de călătorie și cazare. În acest caz, perioada efectivă de ședere într-o călătorie de afaceri poate fi confirmată printr-o scrisoare din partea companiei gazdă (paragraful 4, clauza 7 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri). Scrisoarea companiei destinatare trebuie să indice datele de început și de sfârșit ale termenului.

Vezi fragmentul memorandumului de mai jos (mostra 3).

Proba 3

Jurnalele de înregistrare a lucrătorilor postate sunt acum opționale

Alineatul 8 din Regulamentul privind călătoriile de afaceri a fost anulat. Această clauză a atribuit Ministerului Muncii al Rusiei datoria de a aproba formularele jurnalelor contabile pentru lucrătorii detașați și procedura de completare a acestora.

Formularele de registre aprobate prin ordinul Ministerului Sănătății și Dezvoltării Sociale din Rusia din 11 septembrie 2009 nr. 739n (în continuare - Ordinul nr. 739n) nu au fost anulate și sunt încă în vigoare.

S-ar putea să nu conduci...

registrul de evidență a salariaților care pleacă în deplasări de afaceri din organizația expeditoare în forma prevăzută în Anexa nr. 2 la Ordinul nr. 739n;
registrul de evidență a salariaților care au ajuns la organizația la care sunt detașați în formularul din Anexa nr. 3 la Ordinul nr. 739n.

Cu toate acestea, angajatorul poate continua să păstreze aceste jurnale dacă a decis să continue să utilizeze aceste formulare.

... dar asigurați-vă că păstrați

Legislația actuală obligă angajatorii să țină evidența lucrătorilor detașați pt Data scadentă. Adică, nu le poți arunca ca fiind superflue.

Registrele angajaților trimiși în Federația Rusă trebuie păstrate timp de 5 ani. Registrele angajaților care pleacă în călătorii de afaceri în străinătate trebuie ținute timp de 10 ani (paragraful „h” și nota 2 la paragraful „h” din articolul 695 din Lista conducerii tipice. documente de arhivă generate în cursul activităţii agentii guvernamentale, organe administrația localăși organizații, indicând perioadele de păstrare, aprobate prin ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558).

Revistele vor fi anulate în viitorul apropiat

Evident, modificările introduse prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 29 iulie 2015 nr. 771 vor duce la necesitatea anulării Procedurii și formularelor de înregistrare a angajaților care pleacă în călătorii de afaceri de la organizația de trimitere și care sosesc la organizație către pe care le detaseaza, aprobate prin ordinul nr. 739n. O astfel de concluzie poate fi trasă din punctul 10 notă explicativă la proiectul de decret al Guvernului Federației Ruse, postat pe portalul oficial la: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877 .

septembrie 2015

Ce documente să emit dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu o mașină privată? Primele clarificări oficiale ale oficialilor despre costul unei călătorii de afaceri.

Întrebare: Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri și călătorește cu o mașină privată, la întoarcere a eliberat un memoriu, anexat toate cheltuielile efectuate aferente mașinii (cecuri, chitanțe) ... nu există bilete de călătorie ... un unu- călătorie în timp... nu merge constant în călătorii de afaceri pentru vehicule personale. Ce alte acte mai trebuie intocmite cu el pentru a-i rambursa aceste cheltuieli (am nevoie de ordin de rambursare ??... sau de un acord aditional la contractul de munca?? sau este un memoriu cu rezolutia de suficient managerul? .. la urma urmei, călătoria a fost o dată .. .ea nu are natura itinerantă? Și totuși, în contabilitate și contabilitate fiscală, aceste cheltuieli ar trebui luate în considerare imediat ca alte cheltuieli, sau trebuie să capitalizați combustibilul în depozit și apoi să îl anulați ca alte cheltuieli.

Răspuns: O comandă de călătorie de afaceri, o notă, o scrisoare de transport și verificări ale benzinăriei sunt suficiente. Consultați recomandările pentru mostre. Nu este necesar un ordin de rambursare a cheltuielilor, un acord suplimentar la contractul de muncă.

Un angajat care se afla într-o călătorie de afaceri într-un vehicul personal - o mașină sau o motocicletă - trebuie să depună un memoriu la departamentul de contabilitate (paragraful 7 din regulamentul aprobat).

Foaia de parcurs justifică cantitatea de combustibil consumată, ceea ce înseamnă că este necesară pentru anularea costului benzinei. În plus, un astfel de document confirmă că angajatul și-a folosit mașina în scopuri oficiale.

Pe baza verificărilor benzinăriei, detașarea este Dt 10-3 - Kt 71, iar pe baza foii de parcurs - Dt 20 (26 ...) - Kt 10-3.

Motivație

Ce documente să emit dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu o mașină privată

Un angajat care a fost într-o călătorie de afaceri în transport personal - o mașină sau o motocicletă - trebuie să depună o notă la departamentul de contabilitate. Aceasta este cerința paragrafului 7 al dispoziției, aprobată prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.

În același timp, această rezoluție nu specifică conținutul memoriului. ÎN document oficial scrie doar că nota trebuie să înregistreze durata efectivă a călătoriei.

Nu supraîncărcați nota cu informații inutile. La urma urmei, acesta nu este documentul care confirmă utilizarea mașinii.

În același timp, este nevoie de o notă pentru a calcula diurnele și pentru a confirma cheltuielile aferente. Aceasta înseamnă că trebuie să conțină detaliile necesare pentru documentul primar (partea 2 a articolului 9 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ). Acestea includ numele și data documentului, numele organizației, conținutul tranzacției comerciale, valoarea măsurătorii naturale - numărul de zile ale călătoriei, semnătura angajatului. De asemenea, vă recomandăm să furnizați informații care sunt de obicei conținute în orice document de călătorie: ora și locul plecării și sosirii.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul trimite un memoriu către angajator. La acesta anexează documente justificative care confirmă utilizarea transportului personal pentru călătoria la locul călătoriei de afaceri și retur. De exemplu, o scrisoare de parcurs, facturi, chitanțe, cecuri de casierie etc. Acest lucru este menționat în paragraful 7 din regulamentul aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749.

Exemplu de memoriu pentru un angajat care călătorește într-o călătorie de afaceri în transport privat

notificare

Vă informez că am plecat într-o călătorie de afaceri pe 22 ianuarie 2015 la ora 10:00. de la Moscova la Tver folosind propriul tău transport:

Astfel, durata călătoriei a fost de 9 zile calendaristice.

Apendice:

Foarte de transport.

Cât de des trebuie să emiteți o scrisoare de parcurs pentru o mașină

Această frecvență depinde dacă organizația este sau nu o întreprindere de transport auto.

Dacă este vorba de întreprindere de transport cu motor, apoi întocmește zilnic fișe de călătorie. Deoarece în acest caz astfel de documente sunt valabile pentru o zi (tur). Pentru o perioadă mai lungă, borderourile sunt emise doar pentru călătorii de afaceri. Apoi șoferul notează independent un traseu detaliat indicând datele relevante. Aceasta rezultă din secțiunea 2 din instrucțiunile aprobate prin Decretul Goskomstat al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78.

Organizațiile care nu aparțin autovehiculelor emit foi de parcurs cu frecvența care vă permite să justificați costul combustibilului și al lubrifianților. Dar cel puțin o dată pe lună (clauza 10 din ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152, scrisoarea Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 noiembrie 2012 nr. 03-03-07 / 51 ).

Primele clarificări oficiale ale oficialilor despre costul unei călătorii de afaceri

Angajatul a plecat într-o călătorie de afaceri cu o mașină personală

Detaliu important

După întoarcerea dintr-o călătorie cu mașina personală, angajatul trebuie să întocmească un memoriu. Și atașați o scrisoare de parcurs, precum și un document primar care confirmă cheltuielile.

Potrivit noilor reguli, durata efectivă a călătoriei de afaceri, pe care angajatul a mers cu o mașină personală, trebuie să indice într-un memoriu. Acesta trebuie depus la întoarcerea din călătorie, împreună cu documentele justificative care confirmă costurile și utilizarea transportului pentru călătoria către și de la locul călătoriei de afaceri. Lista acestor documente este deschisă. Aceasta este o scrisoare de parcurs, facturi, chitanțe, cecuri de casierie etc. (clauza 7 din Regulamentul nr. 749).

Dar este posibil ca angajatul să nu aibă documente primare, care după dată s-ar referi la perioada călătoriei. De exemplu, dacă a alimentat mașina în avans, dar nu a locuit într-un hotel, ci cu prietenii. Este posibil în acest caz să se ia în considerare cheltuielile sub formă de diurne și costul combustibilului și lubrifianților pe baza unui simplu memoriu?

Potrivit oficialilor, nu. Atât durata efectivă a călătoriei de afaceri, cât și utilizarea mașinii în scopuri oficiale trebuie să fie confirmate prin documente primare întocmite în conformitate cu legislația contabilă.

Cu grija!

Oficialii cred că nota nu confirmă utilizarea unei mașini personale într-o călătorie de afaceri. Prin urmare, este mai sigur pentru un angajat să o completeze într-o călătorie de afaceri și să păstreze chitanțele.

Ce fel de documente vor fi, nu contează. Dar ar trebui să fie clar de la ei că angajatul a mers mai întâi într-un alt oraș, apoi s-a întors din el (scrisoare a Ministerului de Finanțe al Rusiei din 20 aprilie 2015 nr. 03-03-06 / 22368).

Desigur, pe lângă memoriu, angajatul trebuie să aibă o scrisoare de parcurs. La urma urmei, justifică cantitatea de combustibil consumată, ceea ce înseamnă că este necesar să se anuleze costul benzinei. În plus, un astfel de document confirmă că angajatul și-a folosit mașina în scopuri oficiale. Cu toate acestea, este mai sigur ca și cecurile de la o benzinărie situată la locul călătoriei de afaceri să fie atașate la memoriu. În acest caz, este puțin probabil ca inspectorii să încerce să conteste realitatea călătoriei.

O călătorie de afaceri, după cum știți, este o călătorie a unui angajat la ordinul angajatorului pentru o anumită perioadă de timp pentru a îndeplini o misiune oficială în afara locului. loc de munca permanent(Articolul 166 din Codul Muncii al Federației Ruse). Angajatorul, care trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, este obligat să-i ramburseze:

cheltuieli de calatorie;

Compoziția cheltuielilor, aparent, nu este exhaustivă, ceea ce înseamnă că în structura cheltuielilor de deplasare ale unui angajat pot fi luate în considerare și alte tipuri de cheltuieli asociate unei călătorii de afaceri. Codul Muncii al Federației Ruse (articolul 168) oferă angajatorului dreptul de a decide în mod independent ce tipuri de cheltuieli, în ce sumă și în ce ordine își va rambursa angajații detașați. Mai mult, o astfel de decizie fara esec este stabilit de organizație fie într-un contract colectiv, fie într-un alt local al acesteia document normativ, de exemplu, în poziţia în călătorii de afaceri.

Obligarea angajatorului la rambursarea cheltuielilor de deplasare, dreptul muncii nu limitează angajatorul în alegerea transportului prin care salariatul va ajunge la locul călătoriei de afaceri și înapoi la locul de muncă. Prin urmare, un angajat detașat poate folosi transportul în aceste scopuri. scop general, personal sau de afaceri. Deși, conform paragrafului 13 al Instrucțiunii Ministerului de Finanțe al URSS, Comitetul de Stat pentru Muncă al URSS, Consiliul Central al Sindicatelor din 07.04.88 Nr. 62 „În călătoriile de afaceri în cadrul URSS ” (continuă să funcționeze în prezent în partea care nu contravine Codului Muncii al Federației Ruse (Articolul 423 din Codul Muncii al Federației Ruse)) angajatorul prezența mai multor moduri de transport care leagă locul de muncă permanent si locul calatoriei de afaceri, poate indica calatorului tipul de transport pe care ar trebui sa il foloseasca. O astfel de dorință este destul de potrivită pentru a fi fixată pentru a trimite angajatul într-o călătorie de afaceri. Dacă doriți, puteți specifica tariful clasei plătite. Și dacă organizația are transport oficial, atunci nimic nu îl împiedică pe angajator să decidă că angajatul va pleca într-o călătorie de afaceri cu mașina de serviciu.

Reamintim că astăzi, atunci când trimit angajați, angajatorii sunt ghidați de Regulamentul privind particularitățile trimiterii angajaților în călătorii de afaceri (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 nr. 749) (denumit în continuare regulament în călătorii de afaceri).

Caracteristici contabile

Prevederea menționată mai sus prevede rambursarea cheltuielilor de deplasare cu mijloacele de transport în comun către și de la gară, debarcader, respectiv aeroport, dacă acestea sunt situate în afara localității, dacă există documente (bilete) care confirmă aceste cheltuieli, precum și plata serviciilor. pentru eliberarea documentelor de călătorie și asigurarea lenjeriei de pat în trenuri (clauza 12). Nu există cheltuieli asociate cu operarea și întreținerea unei mașini de serviciu în timpul unei călătorii de afaceri. Cu toate acestea, în ceea ce privește conținutul lor economic, ele pot fi în continuare clasificate drept cheltuieli de călătorie, deoarece sunt asociate cu deplasarea angajatului la locul călătoriei de afaceri și retur.

O mașină de serviciu nu se aplică transportului în comun, prin urmare, în loc să plătească tariful, un angajat trimis într-o călătorie de afaceri cu o mașină de serviciu primește aprovizionarea necesară cu combustibil. Dacă acest stoc nu este suficient, atunci persoanei detașate i se acordă bani contra procesului verbal pentru achiziționarea de combustibil și alte materiale legate de funcționarea mașinii pe drum. De obicei, suma contabilă este emisă în numerar de la casieria organizației, deși în prezent, metoda non-cash devine din ce în ce mai populară - prin emiterea unei companii corporative. card bancar sau un card special de combustibil.

Durata călătoriei de afaceri este determinată ținând cont de prezența unei mașini de serviciu pe drum. Această perioadă, la rândul său, este determinată de documente interne elaborate ținând cont de cerințele de siguranță. Daca asa document intern nu în organizație, atunci puteți folosi prevederile secțiunii V „Timp de livrare, livrarea mărfurilor. Curățarea vehiculelor și containerelor” din Regulile pentru transportul rutier de mărfuri (aprobat prin Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 272 din 15 aprilie 2011). Potrivit clauzei 63 din regulament, organizația de transport cu motor trebuie să livreze mărfuri la destinație în trafic interurban în tariful de o zi la fiecare 300 km distanță de transport.

Din ordin al conducătorului organizaţiei, lucrătorului detaşat i se acordă un avans pt cheltuieli de calatorie. La calculul acestuia, pe lângă diurna și costul închirierii unei locuințe, se iau în considerare și costurile estimative de exploatare și întreținere a mașinii în timpul călătoriei: plata carburanților și lubrifianților, taxe de parcare, taxe diverse. Nu uitați de posibilitatea unei defecțiuni a mașinii pe parcurs. Prin urmare, este de dorit să se ia în considerare în avans o anumită sumă pentru reparații minore și achiziționarea de piese de schimb.

Un angajat al organizației pe o mașină de serviciu pleacă într-o călătorie de afaceri în perioada 26 mai - 4 iunie 2014. Distanța până la destinație este de puțin peste 1200 km. acord comun indemnizația zilnică pentru călătoriile de afaceri este stabilită la 1000 de ruble. norma stabilită consumul de combustibil în organizație pe mașină - 23 litri la 100 km. La calcularea avansului, costul pentru 1 litru de combustibil este de 35 de ruble, plata pentru cazare este de 1500 de ruble. pe zi.

Dacă ne întoarcem la regulile de transport, atunci timpul dus-întors va dura 8 zile (2400 km: 300 km/zi). Un angajat are nevoie de două zile pentru a rezolva o problemă de producție. Având în vedere acest lucru, a fost întocmită o estimare a costurilor și a fost eliberată un avans de 47.000 de ruble angajatului. (1000 ruble/zi × 10 zile + 1500 ruble/zi × 9 zile + 1200 km × 2 × 23 l: 100 km × 35 ruble/l + 4180 ruble), unde 10 zile - durata călătoriei de afaceri, 4180 de ruble. - suma suplimentara destinata taxelor de parcare, taxe posibile etc.

ÎN contabilitate plata în avans este însoțită de următoarea mențiune:

Debit 71 Credit 50

47 000 de ruble. - emis în contul de fonduri pentru o călătorie de afaceri.

Atunci când trimiteți un angajat într-o călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse, sunt emise următoarele documente:

un ordin (instrucțiune) de a-l trimite într-o călătorie de afaceri;
sarcina oficială, care indică scopul călătoriei;
certificat de călătorie.

Potrivit semnelor din certificatul de călătorie, se determină timpul efectiv petrecut într-o călătorie de afaceri de către un angajat.

De la 1 ianuarie 2013, cerința de a aplica forme unificate la intocmirea documentelor contabile primare in lege federala din data de 11.12.11 Nr 402-FZ „Cu privire la contabilitate” lipsește. Ministerul de Finanțe al Rusiei în informația nr. PZ-10/2012 a remarcat că formele documentelor contabile primare stabilite de organisme autorizateîn conformitate cu alte legi federale și pe baza acestora (de exemplu, forme de documente de numerar).

Potrivit lui Rostrud, după intrarea în vigoare a Legii nr. 402-FZ, organizațiile neguvernamentale au dreptul de a utiliza formularele documentelor contabile primare elaborate de acestea în mod independent (scrisorile nr. PG/1487-6-1 din 14 februarie). , 2013, nr PG / 10659-6 din 23 ianuarie -1, din 09.01.13 nr 2-TZ). Având în vedere problema procesării documentelor primare la trimiterea unui angajat într-o călătorie de afaceri, oficialii au remarcat că documentele relevante ar trebui întocmite în conformitate cu formularele aprobate prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 05.01.04 nr. 1 ( scrisoarea Ministerului Muncii al Rusiei din 14.02.13 Nr. ). În aceeași rezoluție s-au aprobat următoarele documente referitoare la călătoriile de afaceri:

un ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat (angajați) într-o călătorie de afaceri (formulare nr. T-9 și T-9a);
certificat de călătorie (formular nr. T-10);
sarcina oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia (formular nr. T-10a).

Ceva mai târziu, Rostrud, într-o scrisoare din 03/04/13 nr.164-6-1, a explicat și el că la înregistrare certificat de călătorie ar trebui să utilizați formularul unificat nr. T-10 și să vă ghidați după instrucțiunile de completare, aprobate prin această rezoluție a Goskomstat al Rusiei.

Pe lângă un certificat de călătorie de afaceri, șoferului unei mașini de serviciu i se eliberează o scrisoare de parcurs. Reamintim că scrisoarea de parcurs, în conformitate cu paragraful 14 al articolului 2 din Legea federală din 8 noiembrie 2007 nr. 259-FZ „Carta transportului rutier și transportului electric de suprafață urbană” este un document care servește la înregistrarea și controlul funcționării vehiculul, șoferul.

Organizația poate folosi ca model formă intersectorială scrisoare de parcurs (formular nr. T-3, aprobat prin Decretul Comitetului de stat de statistică al Rusiei din 28 noiembrie 1997 nr. 78 „Cu privire la aprobarea formelor unificate de documentație contabilă primară pentru contabilizarea funcționării mașinilor și mecanismelor de construcții, lucrări în transport rutier”), și forma dezvoltată independent a unui astfel de document.

O formă auto-elaborată a unei foi de parcurs trebuie să conțină detaliile menționate la paragraful 3 Detalii obligatoriiși procedura de completare a foilor de parcurs (aprobată prin ordin al Ministerului Transporturilor al Rusiei din 18 septembrie 2008 nr. 152):

denumirea și numărul foii de parcurs;
informatii despre valabilitatea foii de parcurs;
informații despre proprietarul (proprietarul) vehiculului;
informatii despre vehicul;
informații despre șofer.

Absența a cel puțin unuia dintre ei, precum și posibile greșeli iar inexactitățile la completarea detaliilor unei forme unificate de voucher pot duce la un conflict cu autoritățile fiscale.

Denumirea foii de parcurs indică tipul de vehicul pentru care este emisă. Numărul foii de parcurs este indicat în antet în ordine cronologică în conformitate cu sistemul de numerotare adoptat de proprietarul vehiculului. De asemenea, la rubrica borderoului se aplică sigiliul sau ștampila organizației - proprietarul mașinii.

Foaia de parcurs este emisă pentru întreaga durată a călătoriei, deci ar trebui să indice datele de început și de sfârșit ale călătoriei.

Detaliile vehiculului includ:

tipul și modelul mașinii;
marca de inregistrare de stat;
citirile contorului de parcurs (kilometri întregi) când mașina iese din garaj și intră în garaj;
data (ziua, luna, anul) si ora (ore, minute) plecarii autovehiculului de la locul de parcare permanenta si sosirii acestuia la parcarea specificata.

Informațiile despre șofer includ numele de familie, prenumele și patronimul șoferului, precum și data (ziua, luna, anul) și ora (ore, minute) înainte și după călătorie. examen medical conducător auto. Sunt furnizate date despre efectuarea unor astfel de inspecții lucrător medical care a efectuat inspecția relevantă și sunt certificate prin ștampila și semnătura acestuia indicând numele de familie, prenumele și patronimul.

Itinerarul trebuie să includă și:

marca, cantitatea de combustibil emis;
bilanțul combustibilului la plecare și la întoarcere;
consumul de combustibil conform normei și efective;
economisirea sau irosirea combustibilului.

Conducerea serviciului de statistică de stat a recomandat completarea integrală a secțiunii „Mișcarea combustibilului” din bordeiul de parcurs pentru toate detaliile, pe baza costurilor reale și a indicatorilor de instrumente (scrisoarea Rosstat din 03.02.05 Nr. IU-09-22 / 257) . Pe baza foilor de parcurs care confirmă valabilitatea kilometrajului, cheltuielile pentru combustibil și lubrifianți sunt anulate în funcție de chitanțe de numerar, cupoane sau alte documente.

În contabilitate, combustibilul și lubrifianții sunt anulați pe baza datelor privind consumul real de combustibil. Consumul este determinat pe baza kilometrajului mașinii, care este indicat în bordeiul de parcurs. Organizația trebuie să aibă document administrativ, care aprobă ratele de consum de combustibil pentru fiecare marcă și modificare a mașinii. Este posibil să se utilizeze indicatorii actuali ai combustibilului uzat și lubrifianților, dacă aceștia sunt definiți de document. La aprobarea ratelor de consum, vă puteți referi la valorile date în recomandări metodologice„Norme de consum de combustibili și lubrifianți în transportul rutier” (aprobat prin ordinul Ministerului Transporturilor al Rusiei din 14 martie 2008 nr. AM-23-r) (denumite în continuare norme de consum de combustibil).

Pe reversul foii de parcurs conține o secțiune concepută pentru a reflecta informații despre traseul mașinii. Această secțiune este completată în toate punctele de-a lungul traseului mașinii.

Reflecție în contabilitate

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul detașat este obligat să prezinte angajatorului un raport în avans (ca atare, forma unificată a raportului anticipat nr. AO-1 (aprobat prin Decretul Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei din 08.01). .01 Nr. 55) poate fi utilizat) asupra sumelor cheltuite în legătură cu deplasarea de afaceri în termen de 3 zile lucrătoare și să efectueze decontarea definitivă a avansului de numerar care i-a fost eliberat înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri pentru cheltuieli de deplasare (clauza 26 din regulament privind călătoriile de afaceri). LA raport prealabil atașat:

certificat de călătorie;
o scrisoare de parcurs cu documente care confirmă cheltuielile pentru exploatarea vehiculului într-o călătorie de afaceri (cecuri pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți, cecuri pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți, cecuri pentru parcarea unei mașini, chitanțe pentru plata taxelor etc. );
documente privind închirierea spațiilor de locuit;
documente care confirmă realizarea altor cheltuieli legate de călătoria de afaceri.

Alineatul 26 menționat anterior din regulamentul de călătorie impune angajatului să se supună scris raport asupra muncii efectuate într-o călătorie de afaceri, convenit cu șeful unitate structurală angajator. În formularul nr. T-10a, este prevăzută o secțiune specială pentru aceasta.

Cheltuielile de călătorie legate direct de producerea și vânzarea produselor (lucrări, servicii) sunt cheltuieli pentru activități obișnuite (clauza 5 din Regulamentul privind contabilitate„Cheltuieli organizației” PBU 10/99, aprobat. ordinul Ministerului de Finanțe al Rusiei din 6 mai 1999 nr. 33n) și se reflectă în debitul conturilor de contabilitate a costurilor:

Debit 20, 26, 44 etc. Credit 71

Cheltuieli de călătorie debitate.

Combustibilii și lubrifianții achiziționați trebuie mai întâi creditați ca stocuri în contul 10 „Materiale” subcontul 3 „Combustibil”. După aceea, combustibilul uzat este anulat în conturile de cheltuieli.

Pentru a extinde piața produselor sale, organizația participă la o expoziție organizată în alt oraș în perioada 27 mai - 30 mai 2014. Distanța până la oraș este de aproximativ 500 km. Expoziția prezentată se livrează cu o mașină de serviciu. Salariatul, conform ordinului, a fost trimis în călătorie de afaceri în perioada 26 mai - 31 mai. Dimensiunea instalată diurnă - 1000 de ruble / zi. Un avans în valoare de 21.000 de ruble a fost eliberat angajatului.

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, angajatul a depus un raport în avans pe 2 iunie, anexând următoarele documente care confirmă cheltuielile efectuate:

chitanță la hotel pentru cazare în perioada 26 mai - 31 mai în valoare de 8250 de ruble. TVA-ul în chitanță este evidențiat într-o linie separată - 1258,47 ruble;
KKM verifică pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți în valoare de 4380 de ruble. cu indicație TVA 668,14 ruble;
Chitanțe pentru parcare - 1500 de ruble.

Raportul în avans include diurna - 6000 de ruble. (1000 ruble/zi × 6 zile).

Suma totală a cheltuielilor de călătorie a fost de 20.130 de ruble. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). A fost aprobat și un raport în avans pentru această sumă. Plată în avans neutilizată - 870 de ruble. (21.000 - 20.130) - reținut din salariul salariatului.

În contabilitate se fac următoarele înregistrări:

Debit 71 Credit 50

21 000 de ruble. - au fost emise fonduri pentru o călătorie de afaceri ca cont;

Debit 10-3 Credit 71

3711,86 RUB - au fost creditati combustibili si lubrifianti achizitionati;

Debit 19 Credit 71

668,14 RUB - a alocat suma de TVA indicată în verificările pentru achiziționarea combustibilului;

Debit 26 Credit 10-3

3711,86 RUB - anulat costul combustibilului și lubrifianților utilizați la călătoria la locul călătoriei de afaceri și retur;

Debit 26 Credit 71

1500 de ruble. - reflectă costul plății parcării;

Debit 26 Credit 71

6991,53 RUB (8250 - 1258,47) - se iau în calcul cheltuielile de cazare;

Debit 19 Credit 71

1258,47 RUB - a alocat suma TVA la cheltuielile de trai;

Debit 29 Credit 71

6000 de ruble. - se ia în calcul cuantumul diurnei pentru o călătorie de afaceri;

Debit 94 Credit 71

820 rub. - a reflectat suma avansului neutilizat;

Debit 70 Credit 94

820 rub. - datoria salariatului se acumuleaza in cuantumul avansului neutilizat.

Destul de des, o mașină de companie este folosită pentru a livra bunuri achiziționate în alta localitate Stocuri RF (inclusiv bunuri). În acest caz, cheltuielile de călătorie sunt incluse în costul livrării inventarului. Și se știe că sunt parte integrantă costul real al stocurilor achiziționate (clauza 6 din Regulamentul contabil „Contabilitatea stocurilor” (PBU 5/01), aprobat prin ordin al Ministerului Finanțelor al Rusiei din 09.06.01 nr. 44n). Prin urmare, în evidența contabilă trebuie făcută următoarea înregistrare:

Debit 10 (41) Credit 71

Valoarea cheltuielilor de călătorie este luată în considerare în costul efectiv al materialelor (bunurilor) achiziționate.

Dacă o mașină de companie este folosită pentru a livra un mijloc fix achiziționat într-un alt oraș al Federației Ruse, atunci cheltuielile de călătorie sunt clasificate ca alte costuri legate direct de achiziția obiectului. Prin urmare, acestea sunt incluse în costul inițial (clauza 8 din Reglementările contabile „Contabilitatea activelor fixe” (PBU 6/01), aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30.03.01 nr. 26n).

Șoferul a fost trimis într-o călătorie de afaceri între 12 mai și 15 mai 2014 pentru a livra un mijloc fix, al cărui cost este de 80.830 de ruble, inclusiv TVA de 12.330 de ruble. (plata pe factura pentru obiect s-a facut pe 5 mai). La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, li s-a prezentat pe 16 mai un raport în avans în valoare de 17.300 de ruble. Suma de raportare include și TVA-ul, alocat ca o linie separată în chitanța pentru cazare la hotel și în cecurile KKM pentru achiziționarea de combustibil - 1983,05 ruble. Facilitatea principală a fost pusă în funcțiune pe 31 mai.

În evidența contabilă se fac următoarele înregistrări în luna mai:

Debit 08 Credit 60

68.500 RUB - se accepta la plata factura furnizorului mijlocului fix;

Debit 19 Credit 60

12.330 RUB - TVA alocat asupra obiectului;

Debit 60 Credit 51

80.830 RUB - factura achitata pentru obiect;

Debit 08 Credit 71

15.316,95 RUB (17.300 - 1983.05) - valoarea cheltuielilor de deplasare asociate livrării unui mijloc fix se ia în considerare la formarea costului inițial al acestuia;

Debit 19 Credit 71

RUB 1983.05 - TVA alocat la cheltuielile de deplasare;

Debit 01 Credit 08

60.588 RUB (68.500 + 15.316,95) - obiectul a fost dat în exploatare;

14.313,05 RUB (12 330 + 1983.05) - acceptat pentru deducerea TVA percepută de furnizorul mijlocului fix și în cheltuielile de deplasare.

Impozitarea

- TVA

La achiziționarea de combustibil și lubrifianți pentru numerar, factura de combustibil în prezent, în majoritatea cazurilor, indică valoarea TVA-ului. De la începutul capitolului 21 din Codul fiscal al Federației Ruse, finanțatorii și-au exprimat opinia că este imposibil să se deducă suma taxei pe valoarea adăugată alocată în cecul KKM din cauza lipsei unei facturi (scrisoare a Ministerului Finantele Rusiei din 09.03.10 Nr. 03-07-11 / 51).

Curtea Constituțională a Federației Ruse, la mijlocul anilor 2000, a subliniat că factura nu este singurul document prin care se acordă contribuabilului deduceri pentru taxa pe valoarea adăugată. Deducerile fiscale pot fi acordate și pe baza altor documente care confirmă plata (hotărârea Curții Constituționale a Federației Ruse din 02.10.03 nr. 384-O).

Prezidiul Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse, la rândul său, în rezoluția sa din 13 mai 2008 nr. 17718/07, a indicat următoarele.

Deducerile fiscale se efectuează pe baza facturilor emise de vânzători în momentul în care contribuabilul achiziționează bunuri (lucrări, servicii), precum și a documentelor care confirmă plata efectivă a sumelor de impozit prezentate contribuabilului după înregistrarea bunurilor (lucrări, servicii), ținând cont caracteristicile prevăzute la articolul 172 din Codul fiscal al Federației Ruse și în prezența documentelor primare relevante (clauza 1, articolul 172 din Codul fiscal al Federației Ruse în ediția care a fost în vigoare în perioada auditată).

Conform paragrafului 7 al articolului 168 din Codul fiscal al Federației Ruse, atunci când vinde bunuri în numerar de către organizații (întreprinderi) și întreprinzători individuali de comerț cu amănuntul și Catering, precum și alte organizații, întreprinzători individuali care prestează muncă și prestează servicii cu plată direct publicului, cerințele specificate la alineatele 3 și 4 din prezentul articol pentru întocmirea documentelor de decontare și emiterea facturilor se consideră îndeplinite dacă vânzătorul a emis cumpărătorului o chitanță de numerar sau alte forme de document stabilite.

În perioada controversată de impozitare, un antreprenor la benzinăriile care desfășoară cu amănuntul pentru populatie s-a achizitionat benzina pentru care s-a facut plata, inclusiv TVA, in numerar în numerarși confirmată prin chitanțe de numerar emise de vânzător. Benzina era folosită de antreprenor pentru a efectua activitate antreprenorială, adică pentru operațiuni recunoscute ca obiect de TVA. Nu sunt prezentate dovezi ale utilizării benzinei în alte scopuri de către inspecție.

Astfel, refuzul antreprenorului de a primi deducere fiscală taxa pe valoarea adăugată nu poate fi recunoscută ca legitimă.

Acțiunile contribuabililor care au acceptat TVA-ul alocat în Bon fiscal la achiziționarea de benzină în numerar, în absența unei facturi și în deciziile Serviciului Federal Antimonopol Districtul de Nord-Vest nr. A56-29646/2007 din 22 aprilie 2007;

Dar dacă valoarea TVA nu este evidențiată într-un rând separat în cecul KKM care confirmă plata combustibilului și lubrifianților, atunci contribuabilul nu este îndreptățit să o determine prin calcul pentru prezentarea ulterioară pentru deducere (Decretul Serviciului Federal Antimonopol din Nord). -Cartierul Vest din data de 03.09.13 Nr А56-4764 / 2013) .

Pentru deducerea sumei TVA pentru cazare la hotel este necesar să se evidențieze valoarea taxei pe rând separat în formularul de raportare strict emis la plata serviciilor de cazare. completat la momentul potrivit formulare stricte de raportare sau copii ale acestora cu un rând separat pentru suma TVA emisă salariatului și incluse în raportul de călătorie de afaceri, în acest caz se înscriu în carnetul de achiziții (clauza 18 din Regulile de păstrare a cărții de cumpărare utilizate în calcularea taxei pe valoarea adăugată, anexa nr. 4 la Decretul Guvernului Federației Ruse din 26 decembrie 2011 nr. 1137).

Continuarea exemplului 2

Urmând regulile de menținere a unui carnet de achiziții și poziția Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse, exprimate în Rezoluția nr. 17718/07, organizația a dedus suma TVA alocată în chitanța pentru cazare și în cecurile KKM pentru achiziție. de combustibil și lubrifianți:

Debit 19 Credit 68 subcont „Calcule TVA”

1926,61 rub. (1258,47 + 668,14) - acceptat pentru deducerea TVA platita pentru cazare si combustibil achizitionat.

- impozit pe venit

Cheltuieli pentru călătoriile de afaceri, în special pentru deplasarea unui angajat la locul călătoriei de afaceri și înapoi la locul de muncă permanent, închirierea de cazare și diurna, în temeiul paragrafului 12 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, sunt incluse în alte cheltuieli asociate cu producția și vânzarea.

Conform paragrafului 1 al articolului 252 din Codul fiscal al Federației Ruse, în scopul impozitării profiturilor, costurile rezonabile și documentate suportate (achitate) de către contribuabil sunt recunoscute drept cheltuieli. În același timp, cheltuielile documentate sunt înțelese ca cheltuieli confirmate prin documente întocmite în conformitate cu legislația Federației Ruse sau documente întocmite în conformitate cu vama. cifra de afaceri a afacerii aplicat in țară străină, pe teritoriul căruia s-au efectuat cheltuielile relevante și (sau) documente care confirmă indirect cheltuielile efectuate, inclusiv o comandă de călătorie de afaceri, documente de călătorie, un raport asupra lucrărilor efectuate în conformitate cu contractul. Orice cheltuieli sunt recunoscute drept cheltuieli, cu condiția ca acestea să fie efectuate pentru implementarea activităților care vizează generarea de venituri.

În baza acestei norme, toate documentele privind cheltuielile efectiv efectuate ale persoanei detașate trebuie întocmite în mod corespunzător. „Defecte” în executarea lor implică o discrepanță între raportul în avans și cerințele legislației Federației Ruse și, în consecință, suma cheltuielilor indicate în acesta nu poate fi inclusă în cheltuieli în scopul impozitării profiturilor ca neavând dovezi documentare adecvate (scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 14 septembrie 2009 nr. 03-03-05/169).

Metoda utilizată pentru recunoașterea veniturilor și cheltuielilor în contabilitatea fiscală afectează momentul contabilizării cheltuielilor în cauză. Deci, atunci când se utilizează metoda de acumulare, cheltuielile de călătorie sunt recunoscute în perioada de raportare (taxă) în care este aprobat raportul în avans (subclauza 5, clauza 7, articolul 272 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

La utilizarea metodei de numerar, aprobarea raportului de avans nu este suficientă pentru a contabiliza cheltuielile de călătorie care reduc veniturile primite. De asemenea, este necesară plata efectivă a acestora (clauza 3 a articolului 273 din Codul Fiscal al Federației Ruse). Prin urmare, dacă suma cheltuielilor efectuate într-o călătorie de afaceri depășește avansul primit, atunci partea excedentară poate fi luată în considerare ca parte a cheltuielilor numai după ce datoria față de călător este achitată.

Pe baza normei menționate de la paragraful 1 al articolului 252 din Codul Fiscal al Federației Ruse, departamentul financiar recomandă ca, în contabilitatea fiscală, atunci când se determină valabilitatea costurilor cu combustibilul pentru o mașină de companie, să se ia în considerare ratele de consum de combustibil de mai sus ( scrisorile Ministerului de Finanțe al Rusiei din 27.01.14 Nr. 03-03-06/1/2875, din 03.06.13 Nr. 03-03-06/1/20097). Anterior, oficialii au considerat obligatorie aplicarea acestor norme (scrisori ale Ministerului de Finanțe al Rusiei din 03.09.10 Nr. 03-03-06 / 2/57, din 14.01.09 Nr. 03-03-06 / 1/6 ). Autoritățile fiscale din Moscova au aderat și la această poziție (scrisori ale Serviciului Fiscal Federal al Rusiei pentru Moscova din 30 decembrie 2009 nr. 16-15 / 139308, din 3 noiembrie 2009 nr. 16-15 / 115253). În ceea ce privește mașinile pentru care ratele de consum de combustibil și lubrifianți nu au fost aprobate, oficialii au recomandat ca contribuabilul să fie ghidat de documentatie tehnica sau informații furnizate de producătorul vehiculului.

Trebuie remarcat faptul că chiar din norma paragrafului 11 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, care permite includerea cheltuielilor pentru întreținerea vehiculelor oficiale în alte cheltuieli asociate cu producția și vânzarea, cerința pentru raționalizarea nu urmează. Prin urmare, este legitimă luarea în considerare a acestora în totalitate în justificarea economică a costurilor suportate.

Serviciul Federal Antimonopol al Districtului Siberiei de Vest, în rezoluția sa din 05.04.12 nr. A27-8757 / 2011, a declarat că capitolul 25 din Codul fiscal al Federației Ruse nu prevede raționalizarea consumului de combustibil, în plus, acesta nu conține referiri la standardele aprobate de consum de combustibil și lubrifianți. Sumele cheltuielilor trebuie luate în considerare la calcularea integrală a impozitului pe venit, ținând cont de dispozițiile articolului 252 din Codul fiscal al Federației Ruse privind necesitatea unei justificări economice pentru cheltuielile efectuate. Totodată, judecătorii au susținut organele fiscale, care au considerat că este ilegal ca contribuabilul să includă în costurile costurilor cu combustibilul integral, a căror valoare a depășit ratele de consum de combustibil calculate de organizație în mod independent pe baza celor de mai sus. rate de consum de combustibil si aprobate la ordinele societatii. Partea excedentară, în opinia acestora, nu este confirmată de dovezi suficiente care să susțină natura de producție a costurilor în litigiu, justificarea economică a acestora. Prin urmare, includerea lor în cheltuieli la determinarea bazei impozabile pentru impozitul pe venit este ilegală.

judecătorii FAS Cartierul Central de asemenea, a remarcat că Codul Fiscal al Federației Ruse nu prevede raționalizarea costurilor cu combustibilul și lubrifianții în scopul impozitării profiturilor, iar Normele pentru consumul de combustibil și lubrifianți în transportul rutier nr. R3112194-0366-03, aprobate de către Ministerul Transporturilor al Rusiei la 29.04.03 (valabil în perioada de audit), au fost de natură consultativă ( Decretul Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Central din 04.04.08 nr. А09-3658/07-29, decizia Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse din data de 14.08.08 Nr. 9586/08 a refuzat să transfere cazul Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse pentru revizuire prin supraveghere).

S-a precizat mai sus că cheltuielile de călătorie sunt recunoscute ca alte cheltuieli legate de producție și vânzări. În același timp, există o ambiguitate în atribuirea lor atunci când o călătorie de afaceri este asociată cu achiziționarea de active fixe. Potrivit paragrafului 1 al articolului 257 din Codul fiscal al Federației Ruse, costul inițial al activelor fixe constă în costurile achiziției, construcției, producției, livrării și aducerii acestora într-o stare în care sunt adecvate pentru utilizare.

Judecătorii Serviciului Federal Antimonopol din Districtul Siberiei de Est au considerat că costurile călătoriilor de afaceri pentru angajații organizației sunt direct legate de livrarea mașinilor achiziționate de companie de la locul livrării și acceptării la locul utilizării lor în activitati de productie(costul biletelor de călătorie la locul transferului, plata pentru cazare la hotel, precum și costul achiziționării combustibilului), fac obiectul unei majorări Valoarea cărții mașini achiziționate, și nu pentru cheltuielile cu impozitul pe venit (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol din Districtul Siberiei de Est din 07.07.09 nr. A19-1020 / 09).

Cheltuielile de călătorie asociate cu achiziționarea de mașini, conform judecătorilor Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga, formează costul inițial al mijlocului fix și sunt anulate prin mecanismul de amortizare (Rezoluția Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Volga din 12 februarie 2008 Nr. A12-10256 / 07-C60).

În același timp, judecătorii Serviciului Federal Antimonopol al Districtului Urali, făcând referire la norma de mai sus din paragraful 11 al paragrafului 1 al articolului 264 din Codul fiscal al Federației Ruse, au luat în considerare acțiunile contribuabilului, care a atribuit cheltuieli pentru deplasările de afaceri aferente achiziției de mijloace fixe, la alte cheltuieli luate în considerare la calcularea impozitului pe venit, legale .

Pentru a rezolva această ambiguitate, va ajuta clarificarea în politica contabilă a contribuabilului a procedurii de contabilizare a cheltuielilor de deplasare aferente achiziției de mijloace fixe și stocuri. Este rezonabil ca contribuabilul să le clasifice drept alte cheltuieli.

- impozitul pe venitul personal

Atunci când un angajator plătește un contribuabil pentru cheltuieli de călătorie atât în țară, cât și în străinătate, venitul impozabil nu include diurnele plătite în conformitate cu legislația Federației Ruse, dar nu mai mult de:

700 de ruble pentru fiecare zi de călătorie de afaceri pe teritoriul Federației Ruse;
2.500 de ruble pentru fiecare zi de călătorie de afaceri în străinătate, -

precum și cheltuielile vizate efectiv efectuate și documentate pentru călătoria către și de la destinație, cazare (clauza 3 a articolului 217 din Codul Fiscal al Federației Ruse).

- prime de asigurare

La plata cheltuielilor pentru călătoriile de afaceri ale angajaților atât pe teritoriul Federației Ruse, cât și în afara teritoriului acesteia, următoarele nu sunt supuse primelor de asigurare:

pentru asigurarea obligatorie de pensie;
asigurarea sociala obligatorie in caz de invaliditate temporara si in legatura cu maternitatea;
asigurare obligatorie de sanatate;
asigurări sociale obligatorii împotriva accidentelor industriale și boli profesionale -

diurnă, precum și cheltuielile vizate efectiv efectuate și documentate, inclusiv pentru călătoria către și de la destinație, pentru închirierea unei locuințe (clauza 2, articolul 9 din Legea federală din 24 iulie 2009 nr. Fond de pensie al Federației Ruse, Fondul de asigurări sociale al Federației Ruse, Fondul federal de asigurări medicale obligatorii”, paragraful 2 al art. 20.2 din Legea federală din 24 iulie 1998 nr. 125-FZ „Cu privire la asigurări sociale din accidente de muncă și boli profesionale).

Sfârșitul exemplului 2

Din moment ce conform localnicilor act normativ organizație, indemnizația zilnică pentru călătoriile de afaceri este stabilită la 1.000 de ruble, apoi la determinarea impozitului pe venitul personal care urmează să fie reținut din venitul angajatului la sfârșitul lunii iunie, se adaugă un excedent suplimentar de diurne peste limita stabilită de 3.000 de ruble. remunerația pentru zilele lucrate din această lună. ((1000 ruble/zi - 700 ruble/zi) × 10 zile).

Contribuțiile de asigurare la fondurile în afara bugetului și pentru vătămări cauzate de cheltuielile de călătorie nu sunt percepute.

Angajatorul, care trimite un angajat într-o călătorie de afaceri, este obligat să-i ramburseze:

cheltuieli de calatorie;
costul închirierii unei locuințe;
cheltuieli suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă (diurnă);
alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Din ordinul șefului organizației, salariatului detașat i se acordă un avans pentru cheltuieli de deplasare. La calculul acestuia, pe lângă diurna și costul închirierii unei locuințe, se iau în considerare și costurile estimative de exploatare și întreținere a mașinii în timpul călătoriei: plata carburanților și lubrifianților, taxe de parcare, taxe diverse.

De la 1 ianuarie 2013, nu există nicio cerință de a utiliza formulare unificate la compilarea documentelor contabile primare în Legea federală din 11 decembrie 2011 nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”.

Dacă proprietarul (proprietarul) vehiculului este entitate, atunci poziția corespunzătoare trebuie să indice numele, forma juridică, locația și numărul de telefon. Dacă mașina îi aparține antreprenor individual, apoi îi sunt indicate numele de familie, numele, patronimul, adresa poștală și numărul de telefon.

Dacă nu există observații la documentele anexate raportului de avans, care să confirme cheltuielile efectuate în timpul călătoriei de afaceri, atunci raportul de avans este acceptat în contabilitate la momentul aprobării raportului.

Pentru deducerea sumei TVA pentru cazare la hotel este necesar să se evidențieze valoarea taxei pe rând separat în formularul de raportare strict emis la plata serviciilor de cazare.

În cazul în care suma cheltuielilor efectuate într-o călătorie de afaceri depășește avansul primit, atunci partea excedentară poate fi luată în considerare ca parte a cheltuielilor numai după ce datoria față de călător este achitată.

În opinia autorităților fiscale de la Moscova, organizația poate lua în considerare costul călătoriilor de afaceri în costul inițial al mijlocului fix dacă aceste costuri au fost suportate înainte ca obiectul să fie pus în funcțiune (scrisoarea a considerat construcția mijlocului fix ).

Toate tipurile de stabilite legislatia actuala RF, acte legislative subiecții Federației Ruse, decizii organisme reprezentative administrația locală plăți compensatorii(în limitele stabilite în conformitate cu legislația Federației Ruse) legate de îndeplinirea de către contribuabil a obligațiilor de muncă, inclusiv rambursarea cheltuielilor de călătorie.

Ivan BOGATY, auditor

Multe profesii necesită călătorii în călătorii de afaceri. Pentru a ajunge la destinație, lucrătorul poate folosi mijloacele de transport în comun, de companie sau de mașină privată. Legea nu prevede restricții în această materie, deși în raportul de călătorie aceasta informatie trebuie de asemenea specificat.

Cu toate acestea, dacă se folosește o mașină personală, atunci directorul organizației trebuie să ramburseze cheltuielile care au fost cheltuite în timpul funcționării acesteia. Ce fel de compensație se acordă? Cum se emite? Ce documente vor fi necesare pentru asta? Veți găsi răspunsuri la aceste și la alte întrebări mai jos.

Cum să aranjezi o călătorie de afaceri cu mașina privată în 2018?

O călătorie de afaceri într-o mașină privată are un anumit design. Este standard indiferent de tipul de transport folosit pentru deplasarea la locul de munca. Singura avertizare este furnizarea de documente suplimentare.

Deci, pentru a aranja o călătorie de afaceri, trebuie să urmați următoarea procedură:

Întocmește documente;
Întocmește o misiune de muncă, care este transferată ofițerilor de personal, dacă este necesar;
Emite o comandă cu informații despre trimiterea unui angajat la vehiculul său;
Emite compensații pentru utilizarea vehiculului;
Calculați diurna;
Întocmește un raport asupra rezultatelor după întoarcere;
Compune o notă.

Această procedură este reglementată la nivel legislativ, deci trebuie respectată cu strictețe. Din 2015, a devenit opțională emiterea unei sarcini de serviciu. Prin urmare, liderul decide independent asupra necesității sale.

Folosirea unei mașini personale într-o călătorie de afaceri - documente

Utilizarea unei mașini personale într-o călătorie de afaceri necesită executarea anumitor documente.

Se rambursează următoarele cheltuieli:

Călătoriți în ambele direcții;
Cheltuieli zilnice;
Închiriere de proprietăți;
Alte cheltuieli asigurate de angajator, cum ar fi taxele de parcare.

Valoarea compensației este calculată de organizație. Calculul ia în considerare și dimensiunea motorului vehiculului. Cu un volum de până la 2.000 de centimetri cubi, compensația este plătită pentru o lună de 1.200 de ruble și mai mult de 1.500 de ruble. Această compensație nu este impozabilă.

Există o a doua opțiune de compensare, care prevede încheierea unui contract de închiriere auto. În acest caz, compania plătește suma care nu este în statutar suma, dar cu privire la documentele de cost anexate. De fapt, plătește chirie și costuri de întreținere.

Cum să țineți cont de combustibil și lubrifianți atunci când utilizați o mașină personală într-o călătorie de afaceri?

Costul unei mașini personale într-o călătorie de afaceri cu combustibil și lubrifianți este calculat în același mod ca atunci când utilizați un vehicul de companie . În primul rând, se asigură verificări de la benzinării. De asemenea, calculul este indicat în foile de parcurs. Pentru a lua în considerare combustibilul și lubrifianții, trebuie să însumați toate cantitățile indicate.

Astfel, atunci când lucrezi în călătorii de afaceri, poți folosi propriul transport în scopuri de afaceri. Totodată, documentele bugetare ale organizației trebuie să țină cont de costurile care trebuie plătite angajatului sub formă de compensare. În plus, trebuie să completați totul statutar documente de călătorie.