Câte sisteme de documentare unificate există în Federația Rusă. Standardizarea și unificarea documentelor

Conceptul de „sistem unificat de documentare”. Dezvoltarea sistemelor de documentare unificate reprezintă o nouă etapă în unificarea și standardizarea documentelor. Caracteristicile sistemelor de documentare unificate. Standarde de stat pentru sisteme unificate. Experiență în standardizarea documentelor internaționale.

Direcția principală de îmbunătățire a muncii cu documente este unificarea și standardizarea.

Rezultatul muncii privind unificarea și standardizarea documentelor poate fi ca standardepe documente separate (de exemplu, un raport de cercetare) sau produse individuale (de exemplu, acoperirea fișierelor cu termen de valabilitate lung), și sisteme de documentare unificate.

Sistem de documentare unificat(USD) este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate (GOST R 51141-98).

Unificarea documentelor se realizează în scopul de a reducerea numărului de documente utilizate în activitățile de management, tipificarea formelor acestora, stabilirea cerințelor uniforme pentru execuția documentelor create la rezolvarea aceluiași tip de sarcini de gestiune, reducerea costurilor de muncă, timp și materiale pentru pregătirea și prelucrarea documentelor, realizarea compatibilității informaționale a bazelor de date. creat în diverse industrii Activități.

Sistemele de documentare unificate se împart în 3 categorii:

1) întreg rusesc - OKUD;

2) sectorial (departamental) - documentația fiscală a IFTS;

3) organizații și întreprinderi - un raport și un album de forme unificate de documente.

Tabelul formelor unificate de documente- aceasta este o listă de forme unificate de documente permise pentru utilizare. Este dezvoltat pentru a reduce numărul de forme de documente utilizate în organizație și pentru a eficientiza tehnologia pentru pregătirea și aplicarea acestora și, de asemenea, face posibilă căutarea rapidă a formelor necesare de documente.

Documentul principal al sistemului de documentare unificat în întregime rus este OKUD din 30 decembrie 1993 nr. 299 - clasificatorul acoperă sisteme de documentare unificate și forme de documente permise pentru utilizare în economia națională. OKUD include numele cifrelor formularelor de document și codul documentului de 8 cifre (clasa de formulare, de exemplu, ORD; subclasa de formulare - documente de angajare; numărul de înregistrare al formularului unificat al documentului în cadrul subclasei + număr de control ).

În prezent, următoarele 9 DDD au fost dezvoltate și sunt în funcțiune:

sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă; 02

sistem unificat de documentație contabilă primară; 03

sistem unificat de documentație bancară; 04

sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare instituţiile bugetareși organizații; 05

sistem unificat de raportare și documentare statistică; 06

sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor; 07

sistem unificat de documentație de muncă; 08

sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii Federația Rusă; 09

sistem unificat de documentare a comerțului exterior. 10

Pentru fiecare sistem de documentare unificat, a standard de stat. Dezvoltatorii USDD sunt respectivii ministere (departamente), realizarea coordonării într-o anumită ramură de activitate. Astfel, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse este responsabil pentru documentația contabilă, Arhiva Federală a Federației Ruse - pentru documentele organizatorice și administrative.

Aceleași ministere și departamente aprobă formele unificate de documente incluse în USD.

Un formular de document unificat (UFD) este un ansamblu de detalii stabilit în conformitate cu sarcinile de rezolvat în acest domeniu de activitate și situat într-o anumită ordine pe suportul de informații.

Un document obligatoriu este un element obligatoriu în proiectarea unui document oficial, cum ar fi o semnătură, un sigiliu, un text etc.

Un set de detalii ale unui document oficial scris, aranjate într-o anumită secvență, se numește formular de document.

Fiecare tip de document (comandă, act, scrisoare etc.) are propriul său set de detalii. dar unificarea documentelorîn fiecare sistemrealizat prin construirea unei chei de aspect documente pentru un anumit sistem de documentare și stabilirea pe baza acestuia a compoziției optime a detaliilor pentru acest sistem de documentare, anumite tipuri documente, document specific etc. Cheie de aspect documentul este „un model pentru construirea unui document care stabilește domeniul de aplicare, formatele, dimensiunile câmpurilor, cerințele pentru construirea unei grile structurale și detaliile de bază”.

Astfel, în fiecare sistem unificat are o cheie de layout, pe baza cărora sunt elaborate forme uniforme de documente, cerințe uniforme pentru proiectarea detaliilor documentelor. DDD ar trebui, de asemenea, să dezvolte forme unificate de documente utilizate în acest sistem.

Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD) este un sistem de documentare utilizat în orice organizație, instituție, întreprindere.

Utilizarea USORD este reglementată de GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

GOST se aplică documentelor organizatorice și administrative prevăzute de USORD (denumite în continuare documente), - rezoluții, ordine, ordine, decizii, protocoale, acte, scrisori care stabilesc decizii cu privire la probleme administrative și organizatorice, precum și probleme de management, interacțiune , asigurarea și reglementarea activităților:

organismele guvernamentale federale ale entităților constitutive ale Federației Ruse, inclusiv entitățile constitutive ale Federației Ruse, care, împreună cu limba rusă ca limbă națională de stat, au organisme locale de autoguvernare;

întreprinderile, organizațiile și asociațiile acestora, indiferent de forma organizatorică și juridică a tipului de activitate.

Acest standard specifică:

alcătuirea detaliilor;

cerințe pentru înregistrarea detaliilor;

cerințe pentru formulare și documente;

cerințe pentru producerea, contabilizarea, utilizarea și stocarea formularelor cu reproducerea emblemei de stat a Federației Ruse, embleme ale entităților constitutive ale Federației Ruse.

Standardizare internațională- acesta este un set de organizații internaționale de standardizare și produse ale activităților lor - standarde, recomandări, rapoarte tehnice și alte produse științifice și tehnice. Există trei astfel de organizații: Organizația Internațională pentru Standardizare - ISO (ISO), Comisia Electrotehnică Internațională - IEC (IEC), Uniunea Internațională de Telecomunicații - ITU (ITU).

Organizația Internațională pentru Standardizare este cea mai mare și cea mai autorizată dintre cele de mai sus. Înființată Organizația Internațională de Standardizare în 1946 d. 25 de organizații naționale de standarde. De fapt, munca ei a început în 1947.. De două ori un reprezentant al Gosstandart a fost ales președinte al organizației ISO (ISO) - Organizația Internațională de Standardizare.

ISO își definește obiectivele astfel: să promoveze dezvoltarea standardizării și activităților conexe în lume pentru a asigura schimbul internațional de bunuri și servicii. Precum și dezvoltarea cooperării în domeniile intelectual, științific, tehnic și economic. În ultimii ani, ISO a acordat multă atenție standardizării sistemelor de calitate. Rezultatul practic al eforturilor acestei organizații este dezvoltarea și publicarea standardelor internaționale. Atunci când le dezvoltă, ISO ține cont de așteptările tuturor părților interesate - producătorul de produse (servicii), consumatori, cercurile guvernamentale, organizațiile științifice și tehnice și publice.

V sistemul rusesc aproximativ jumătate din standardele internaționale ISO au fost aplicate standardizării.

Standardele internaționale ISO nu au statutul de obligatorii pentru toate țările participante. Orice țară din lume are dreptul să le aplice sau să nu le aplice. În Rusia, a fost adoptată următoarea procedură pentru implementarea standardelor internaționale:

aplicarea directă a standardului internațional fără includerea de cerințe suplimentare;

utilizarea textului autentic standard international cu cerințe suplimentare care reflectă nevoile economiei naționale.

Introducere

Cel mai mod eficient crearea unor norme raționale de documentare este unificarea și standardizarea documentelor.

Unificarea în managementul documentelor este considerată ca o reducere a numărului inițial de formulare de documente și aducerea acestora la reguli de proiectare uniforme.

Standardizarea este procesul de stabilire și aplicare a standardelor, care sunt înțelese ca „un eșantion, standard, model, luate ca inițiale pentru compararea altor obiecte asemănătoare cu acestea. Standardul, ca document de reglementare și tehnică, stabilește un set de norme, reguli, cerințe pentru obiectul standardizării și este aprobat de autoritatea competentă” (GOST 6.10.1-88). În Rusia, activitățile de standardizare sunt coordonate de Comitetul pentru Standardizare, Metrologie și Certificare al Federației Ruse (în prezent, comitetul este inclus în Ministerul Industriei și Comerțului al Federației Ruse). Utilizarea standardelor ajută la îmbunătățirea calității produsului (documentului) creat.

Standardizarea este un proces complex, care include elemente precum tastarea și unificarea. Pe de o parte, acestea sunt metode de standardizare care pot fi realizate ca tipuri independente de muncă. În știința documentelor, tipificarea este utilizată pentru a crea forme standard de documente și texte standard, adică mostre sau standarde pe baza cărora sunt create documente specifice. Un text tipic este un text exemplu, pe baza căruia sunt create ulterior texte cu conținut similar. Formular standard - aprobat de o anumită autoritate competentă puterea statului o formă de document utilizată pentru colectarea și prezentarea oricăror date din diverse domenii ale activității de management.

În managementul documentelor, unificarea și standardizarea sunt considerate ca un proces de stabilire a uniformității în procesele de creare și prelucrare a documentelor. Cu toate acestea, între aceste două concepte este imposibil să se pună un semn egal. Standardizarea documentelor este cel mai înalt nivel al unificării acestora, aducând rezultatele sale la nivelul unei norme juridice obligatorii.

Cerințele standardului sunt obligatorii în domeniul de aplicare al acestuia. Prin urmare, unificarea se realizează de obicei ca etapa preliminara standardizare, dar poate vedere independentă Activități. Rezultatul muncii privind unificarea și standardizarea documentelor poate fi standarde atât pentru documente individuale (de exemplu, pentru un raport de cercetare, pentru acoperirea unor cutii de depozitare permanente), pentru anumite tipuri de produse (de exemplu, formate de hârtie), cât și pentru pentru sisteme de documentare unificate. Standardizare - fixarea rezultatelor unificării în documentele de reglementare și tehnice - standarde. Standardizarea poate fi efectuată nivel de stat, pe nivelul industriei si la nivel de intreprindere.

Sistem de documentare - un set de documente interconectate în funcție de semnele de origine, scop, tip, domeniul de activitate, cerințe uniforme pentru executarea lor (GOST R 51141-98). Sistemul de documentare se formează în procesul de implementare în guvern și administrație, în instituții, organizații și întreprinderi cu una sau alta funcție managerială; alcătuirea documentelor pe care le include este concepută pentru a documenta anumite tipuri de activități, precum planificarea, finanțarea, contabilitatea. Sistemele de documentare sunt clasificate pe industrie și, pe lângă sistemele standard de documentare, există și sisteme de documentare pentru sănătate, educație (generală și specială), notarială, judiciară etc.

Capitolul 1. Scopul și componența sistemului unificat de documentare

Unified Documentation System (UDS) este un sistem de documentare creat conform unor reguli și cerințe uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate.

Dezvoltatorii direcți ai formelor specifice de documente și sisteme de documentare sunt ministerele (departamentele) care coordonează o anumită ramură de activitate. Aceștia aprobă și forme unificate de documente, de care este responsabilă Ministerul Finanțelor documente contabile, Ministerul Sănătății al Federației Ruse - pentru medical, Comitetul de Stat Federația Rusă pentru Statistică - pentru formele de contabilitate primară și documentație statistică, Rosarchive a Federației Ruse - pentru sistemul de documentație organizatorică și administrativă.

Formele naționale unificate de documente sunt elaborate ținând cont de posibilitatea prelucrării lor computerizate. Ele sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora.

Astfel, sistemele de documentare unificate sunt formele de documente aduse la cea mai mare uniformitate posibilă, combinate în principalele sisteme funcționale de management general și destinate utilizării de către toate organizațiile, indiferent de nivelul de management și de forma de proprietate, folosind atât tradiționale, cât și mixte, folosind tehnologii informatice, metode de prelucrare a informațiilor documentare.

Sisteme unificate documentatia de management dezvoltat pe baza:

Uniformitatea construcției formelor de documente;

Reglarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem;

Excepții de la documentele de date duplicate, realizarea unei intrări unice de informații în procesul de rezolvare a unei probleme manageriale;

Reducerea cantității de date incluse în mod tradițional în acestea care nu sunt utilizate în rezolvarea unor probleme specifice de management;

Unitatea terminologiei utilizate și simboluri, realizând comparabilitatea indicatorilor nu numai la diferite niveluri de management, ci și în diverse sisteme ah documentare bazată pe unitatea algoritmilor pentru formarea documentelor și indicatorilor în ei;

Determinarea unui set de detalii si indicatori pentru fiecare tip de document si realizarea de modele unificate pentru construirea acestora, orientate spre prelucrare computerizata, dar si adecvate perceptiei umane;

Stabilirea unor reguli uniforme pentru întocmirea și executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare și specificate în cazurile în care există caracteristici specifice.

Până în prezent, la nivelul managementului general, au fost unificate peste trei mii și jumătate (3500) de documente de planificare, contabilitate, financiare și alte documente, consolidate în 1993 în Clasificatorul All-Rusian al Documentelor de Management (OKUD). Fiecare dintre documente a primit o denumire de cod care determină apartenența sa la unul dintre sistemele de documentare și locul său în acest sistem. Codul formularului confirmă însuși dreptul său de a exista și conformitatea cu standardul aprobat.

Următoarele sisteme unificate de documentație de management sunt obligatorii pentru utilizare, inclusiv seturi de documente grupate pe sarcini.

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă:

documentație privind crearea unei organizații, întreprinderi;
documentație privind reorganizarea unei organizații, întreprinderi;
documentație privind lichidarea unei organizații, întreprinderi;
documentaţie privind privatizarea statului şi organizatii municipale, întreprinderi;
documentatie pentru activitate managerială organizatii, intreprinderi;
documentație privind reglementarea organizatorică și normativă a activităților unei organizații, întreprinderi;
documentație privind reglementarea operațională și informațională a activităților unei organizații, întreprinderi;
documentatia personalului.

capitolul 2Caracteristicăsistem de documentare unificat

Sistemul unificat de documentare (UDS) este creat conform regulilor și cerințelor uniforme și trebuie să conțină informațiile necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate.

De obicei, constă din unul sau două standarde de stat, un set de formulare unificate interconectate, integral rusești, care oferă o prezentare documentată a datelor în anumite forme. activitate economică, mijloace de gestionare a acestora, de reglementare și documente metodologice pentru dezvoltarea, întreținerea și aplicarea acestora. Dezvoltatorii direcți ai formelor specifice de documente și sisteme de documentare sunt ministerele (departamentele) care coordonează o anumită ramură de activitate.

O caracteristică a documentelor privind personalul este unificarea simultană a acestora ca parte a două sisteme de documentare unificate: organizațional și administrativ și contabilitate primară. Un ordin de personal poate fi considerat ca un document al unei acțiuni administrative care confirmă prezența fapt juridic apariția (modificarea, încetarea etc.) a unui contract de muncă. Totuși, același ordin înregistrează faptul apariției (încetării) relaţiile de muncă, iar în acest caz este documentul contabil primar care servește drept bază pentru crearea altor documente contabile.

Din moment ce o singură agenție care ar coordona activitati de personal, nu a existat niciodată, atunci departamentul care unifică documentația organizatorică și administrativă (Glavarchiv) a întocmit un sistem de documentare a personalului, iar autoritățile de statistică au întocmit formulare de documente pentru evidența personalului. Primul sistem a fost folosit în guvern și administrație, al doilea - în construcții și organizații industriale.

Până în prezent, această trăsătură stabilită istoric este păstrată: unele instituții și organizații țin evidența personalului în forme text de documente, iar celelalte - în forme tabelare. Prin urmare, ofițerul de personal trebuie să cunoască cerințele actuale pentru înregistrare documentele de personalși să le poată folosi în practică.

Procedura de procesare a documentelor incluse în sistemul de documentație organizatorică și administrativă, cerințele pentru formulare și texte sunt determinate de GOST R 6.30-97. Conform cerințelor prevăzute în prezentul standard, se elaborează formulare text de documente, se întocmesc ordine de admitere, transfer, concediere etc., precum și protocoale, scrisori, rapoarte și note explicative.

Pe lângă standardul de stat, sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă include un album de forme unificate de documente, create în elaborarea cerințelor standardului și care conțin forme specifice de documente (structură și personal, personal, program de vacanță, etc.). Albumul conține exemple de execuție a tuturor actelor de personal, precum și pentru documente complexe și voluminoase (post, Descrierea postului) - nu numai compoziția și locația detaliile necesare, dar și structura obligatorie a textului.

NIIstatinform al Goskomstat din Rusia a dezvoltat un album de forme unificate de documentație contabilă primară, inclusiv 6 formulare pentru contabilizarea personalului și 7 formulare pentru contabilizarea utilizării timpului de lucru și a decontărilor cu personalul pentru salarii, inclusiv formulare de comenzi (instrucțiuni) pentru admitere, transfer, concediere.

Instrucțiunea privind procedura de păstrare a carnetelor de muncă la întreprinderi, instituții și organizații (aprobată prin Decretul Comitetului de Stat al Muncii URSS din 20/06/74 nr. 162, cu modificările și completările ulterioare) stabilește valoarea cartea de munca ca document principal activitatea muncii angajat, stabilește procedura de înregistrare, eliberare, contabilitate și întreținere a acestuia, regulile de eliberare a unui insert și a unui duplicat al carnetului de muncă. Instrucțiunea se referă la reguli, care reglementează pe deplin procedura de obținere și menținere a carnetului de muncă, și este un indispensabil ghid de referințăîn munca unui specialist în resurse umane.

În lucrările practice de creare și execuție a documentelor, codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale devine din ce în ce mai importantă.

Clasificatorul integral rusesc al profesiilor muncitorilor, pozițiilor angajaților și categoriilor de salarii vă permite să codificați date personale și biografice despre angajați, informații despre educație, funcție etc. Clasificatorul este conceput pentru a rezolva probleme legate de: evaluarea numărului de lucrători și angajații; luând în considerare componența și repartizarea personalului pe categorii de personal, nivelul de calificare, gradul de mecanizare și condițiile de muncă; furnizarea de locuri de muncă; organizarea salariilor pentru lucrători și angajați, calculul pensiilor; determinarea necesarului suplimentar de personal etc. Clasificatorul este utilizat la completarea unui număr de formulare contabile (de exemplu, T-2) utilizate în activitățile serviciului de personal.

Clasificatorul de specialități în educație din întreaga Rusie (OKSO) are același scop.

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management (OKUD) servește drept bază pentru codificarea documentelor în sistemele de recuperare a informațiilor. OKUD este conceput pentru a rezolva problemele de înregistrare a formelor unificate de documente, contabilizarea acestora, reducerea formelor de documente aplicate, precum și pentru a controla componența documentelor și pentru a evita duplicarea formularelor unificate. Obiectele de clasificare în OKUD sunt forme unificate a nouă sisteme de documentație unificate care funcționează în prezent, inclusiv documentația organizatorică și administrativă, documentația contabilă primară și documentația de muncă utilizată pentru documentarea activităților personalului.

Acestea din urmă includ documente privind admiterea, transferul, concedierea angajaților, înregistrarea vacanțelor, stimulente și penalități. Codul OKUD trebuie aplicat pe fiecare formular unificat. Formularele nou dezvoltate sunt supuse înregistrării prin includerea în OKUD.

Ca parte a sistemelor de documentare unificate, există elemente de duplicare. De exemplu, un ordin de angajare este clasificat ca documentație organizatorică și administrativă și are codul 0281151 în OKUD, iar formularul T-1 „Comandă (instrucțiune) pentru angajare” se referă la sistemul de documentație contabilă primară (cod 0301006).

Documentele normative includ și Standardele de timp agregate intersectoriale pentru recrutarea și contabilitatea personalului. Costurile cu forța de muncă ale lucrătorilor servicii de personal asociate cu pregătirea și prelucrarea documentației de personal, afectează personalul serviciilor de personal. Cu ajutorul standardelor, este posibil să se justifice numărul necesar de angajați ai serviciilor de personal, deoarece intensitatea totală de muncă a muncii prestate este una dintre părțile constitutive formule de calcul numărul de angajați incluse în Standardele extinse. Dar sensul principal al acestui document este reglementarea componenței documentelor de personal, precum și succesiunea operațiunilor efectuate:

la întocmirea documentelor de angajare și concediere a lucrătorilor și angajaților;

înregistrarea și contabilitatea carnetelor de muncă;

înregistrarea documentelor privind contabilitatea circulației personalului;

întocmirea raportărilor statistice privind evidențele de personal;

întocmirea certificatelor, elaborarea planurilor și efectuarea altor lucrări;

munca salariala;

munca biroului de permis;

munca mesei de înregistrare militară.

Concluzie

Unificarea documentelor constă în stabilirea uniformității componenței și formelor documentelor de gestiune care fixează implementarea aceluiași tip de funcții și sarcini de conducere.

Unificarea documentelor se realizează pentru a reduce numărul de documente utilizate, a standardiza formele acestora, a îmbunătăți calitatea, a reduce complexitatea procesării lor, a realiza compatibilitatea informatiei diverse sisteme de documentare pentru funcții de management similare și conexe, utilizarea mai eficientă a tehnologiei informatice.

Lucrările privind unificarea includ: dezvoltarea DDD, care este realizată de ministerele și departamentele responsabile cu sistemele de documentare relevante; introducerea DDD intersectorială (interdepartamentală) în DDD republicană și ramură: introducerea OKTEI dezvoltată; menținerea DDD și OKTEI pentru a menține fiabilitatea informațiilor și dezvoltarea ulterioară a acestora; dezvoltarea de complexe de forme unificate de documente specifice industriei care reflectă specificul industriei și care nu sunt incluse în DRA, precum și a acestora înregistrare de stat; dezvoltarea de clasificatoare industriale de tehnică informatii economice reflectând specificul industriei.

Managementul organizatoric și metodologic al unificării și standardizării documentelor, coordonarea lucrărilor și controlul se realizează de către organizația principală pentru coordonarea implementării și întreținerii DDD și OKTEI în republică. La nivel sectorial, această activitate este realizată de organizația-mamă pentru introducerea și întreținerea DDD și OKTEI în industrie.

Unificarea și standardizarea documentelor de management ar trebui să fie considerată ca unul dintre factorii de creștere a productivității muncii manageriale. Unificarea documentelor este alegerea unor structuri raționale pentru construcția lor, uniformizarea documentelor pe baza stabilirii unui număr rațional al formelor lor și a tipificării construcției lor.

Se aplică nu numai documentelor de management, ci și sistemelor noi. De exemplu, biletele de călătorie, de avion și de cale ferată sunt unificate.

Principiile de bază ale unificării documentelor sunt:

1) Unificarea de la general la particular. Constă în construirea unui formular - eșantion de documente pentru un anumit sistem de documentare și stabilirea pe baza acestuia a componenței detaliilor pentru acest sistem de documentare, anumite tipuri de documente, un anumit document etc.;

2) Uniformitatea formelor documentelor și regulilor de construire, întocmire, executare a acestora. Se asigură prin dactilografiare și șablonare maximă a documentelor, unificarea locației datelor în domeniul documentului, dezvoltarea tehnologiilor și abrevierile condiționate;

3) Complexitatea unificării. Când se realizează, trebuie furnizate toate cerințele pentru document în toate etapele creării, completarii, procesării și stocării acestuia. În plus, ar trebui să se țină seama de capacitățile psihofiziologice ale unei persoane și de parametrii mijloacelor tehnice;

4) Informativitate. Înseamnă includerea în documente a acelor detalii care sunt necesare pentru luarea deciziei sarcini specifice, pentru a căuta și a confirma efect juridic document;

5) Reducerea numărului de tipuri de documente. Realizat prin îmbunătățirea metodelor de management, de exemplu, în direcția utilizării pe scară largă a echipamentelor de birou; stabilitatea cerințelor pentru documente (stabilite de standardele de stat și din industrie);

6) Interfaţarea cu sistemele existente de clasificare şi codificare a informaţiilor tehnice şi economice; economie. Atins prin includerea justificată documente în sistemul de documentare, utilizarea pe scară largă a formularelor, aspectul rațional al formularelor de document, stabilirea cantității optime de detalii.

Lista surselor și literaturii utilizate

eu.Surse

GOST R 6.30-2003 Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. - M.: Editura de standarde, 2003.
Sistemul de stat suport management documentatie: Prevederi de baza: Cerinte generale pentru documente si servicii de suport documentatie. - M .: Editura de standarde, 1991.
GOST R 51141-98 Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții. - M.: Editura de standarde, 1998.
Clasificator integral rusesc al documentației de management. Aprobat prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 N 299. - M .: Gosstandart, 1993.

II.Literatură

Andreeva, V.I. Munca de birou. Proc. indemnizatie / V.I. Andreeva. Ed. al 6-lea, revizuit. si suplimentare - M .: ZAO „Școala de Afaceri „Intel-Sintez”, 2000 - 187 p.
Basakov M.I. Lucrări de birou (suport documentar al conducerii): Tutorial. - M.: ICC „Marketing”, 2003 - 336 p.

Ca rezultat al multor ani de eforturi de îmbunătățire a documentației, peste 35.000 de forme de planificare, contabilitate, documente financiare și de altă natură, consolidate în Clasificator integral rusesc al documentației de management(OKUD).

Fiecare dintre documente a primit o denumire de cod, determinată de apartenența la unul dintre sistemele de documentare unificate și de locul documentului în cadrul acestui sistem. Această denumire de cod confirmă însuși dreptul său de a exista și conformitatea cu eșantionul standard aprobat pentru utilizare obligatorie.

Codurile de formular conform OKUD sunt aplicate în partea de sus a documentului, cu toate acestea, nu există un loc unic exact pentru toate formularele: deoarece codul de formular este în mod tradițional indicat în scrisoare după datele adresei de deasupra indexului.

Sistemele unificate de documentare de management sunt dezvoltate pe baza:

Ø uniformitatea construcției formularelor de documente; reglementarea conținutului documentelor incluse în fiecare sistem; excluderea din documente a datelor duplicate, precum și a datelor incluse în mod tradițional în acestea, dar neutilizate în rezolvarea unor probleme specifice, în vederea introducerii de informații o dată în procesul de rezolvare a unei probleme manageriale;

Ø unitatea terminologiei si simbolurilor utilizate in scopul comparabilitatii indicatorilor in timpul trecerii de la un nivel de management la altul si de la un sistem la altul bazat pe unificarea algoritmilor de formare a indicatorilor si documentelor;

Ø determinarea setului de detalii si indicatori pentru fiecare tip de documente si realizarea de modele unificate pentru construirea unui set de tipuri ale acestora, adecvate atat pentru prelucrarea automata, cat si pentru perceptia umana;

Ø Stabilirea unor reguli uniforme pentru intocmirea si executarea detaliilor documentelor comune tuturor sistemelor de documentare si specificate in cazurile in care exista caracteristici specifice.

Sisteme de documentare unificate(USD) - un set de forme de documente create după reguli și cerințe uniforme, care funcționează într-un anumit domeniu de activitate(management, finanțe etc.). E nevoie de DDD pentru a reduce volumul documentelor și a reduce costurile de compilare și prelucrare a documentelor

ü sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă (USORD);

ü sistem unificat de documentație contabilă primară (USPUD);

ü sistem unificat de documentare bancară (USBD);

ü un sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare pentru instituțiile și organizațiile bugetare (USFUOBD);

ü sistem unificat de raportare și documentare statistică (USOSD);

ü sistemul unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor (USUOBD);

ü sistemul unificat de documentare a muncii (USDT);

ü sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse (USDPF RF)

ü Sistemul unificat de documentație de comerț exterior (USVD)

Sistem de documentare unificat(USD) - acesta este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. Dezvoltarea sistemelor de documentare unificate este asociată cu automatizarea proceselor de management, a procedurilor de creare, procesare și transfer de documente. Sistemul unificat de documentare include unul sau două standarde de stat, pe baza cărora se elaborează forme unificate de documente, precum și materiale instructive și metodologice pentru implementarea și aplicarea acestora.

Rezultatul lucrărilor de unificare a documentelor poate fi:

Ø forme unificate integral rusesti;

Ø ramuri forme unificate;

Ø forme unificate ale documentelor de întreprindere.

În prezent, în Rusia, în conformitate cu Decretul standardului de stat nr. 299 din 30 decembrie 1993, au fost dezvoltate următoarele sisteme unificate de documentație de management, inclusiv seturi de documente:

Pentru fiecare sistem de documentare unificat, a standard de stat . Dezvoltatorii USDD sunt respectivii ministerele (departamente) efectuând coordonare într-un anumit domeniu de activitate. Astfel, Ministerul Finanțelor al Federației Ruse este responsabil pentru documentația contabilă, Arhiva Federală a Federației Ruse - pentru documentele organizatorice și administrative. Aceleași ministere și departamente aprobă forme unificate de documente incluse în sistemul unificat de documentare (UDS).

Formular de document unificat(UFD) este un set de detalii stabilite in concordanta cu sarcinile de rezolvat in acest domeniu de activitate si situate intr-o anumita ordine pe suportul de informatii.

Recuzită pentru documente - este un element obligatoriu al desenului unui document oficial, cum ar fi o semnătură, un sigiliu, un text etc.

Se numește un set de detalii ale unui document oficial scris, aranjate într-o anumită secvență formularul de document .

Toate sistemele unificate includ seturi de formulare de mostre documente specifice actualizate după caz, precum și materiale normative și metodologice pentru completarea și aplicarea acestor documente . Aproape toate formele unificate de documente sunt adaptate la două cazuri de utilizare ca exemple:

Pentru a crea șabloane pentru computer;

Crearea de formulare pe hârtie pentru completarea lor rapidă scrisă de mână.

Aplicarea documentelor incluse în USD, pe scurt, neapărat, responsabilitate căci aceasta ar trebui suportată ca şefii de ministere şi departamente , și şefi de asociaţii, organizaţii şi întreprinderi . Supravegherea statului pentru conformitatea cu cerințele DDD în sectorul public este atribuit organismelor de standardizare și metrologie, iar în sectorul nestatali - să autoritățile locale putere executiva.

A fost elaborat un standard de stat pentru fiecare sistem unificat. Dezvoltatorii DDD sunt ministerele (departamentele) relevante care coordonează într-un anumit domeniu de activitate: Ministerul Finanțelor al Federației Ruse - pentru documentația contabilă, Arhivele Federale ale Federației Ruse - pentru documentația organizatorică și administrativă.

Aceleași ministere și departamente aprobă formele unificate de documente incluse în USD. Ei elaborează și aprobă forme unificate de documente, ținând cont întotdeauna de posibilitatea procesării lor computerizate.

Formele naționale unificate de documente sunt obligatorii pentru utilizare în toate instituțiile, organizațiile și întreprinderile, indiferent de subordonarea și forma de proprietate a acestora.

Întrebări de control

1. Care sunt principalele obiective ale unificării documentelor?

2. Ce se ține cont la unificarea documentelor?

3. Ce se înțelege prin sistem de documentare?

4. Care sunt sistemele de documentare?

5. Care este particularitatea USORD?

6. Ce este un standard și ce tipuri de standarde sunt utilizate în țara noastră?

7. Ce include setul de documente normative privind standardizarea?

8. Cine elaborează și aprobă documentele normative privind standardizarea și cine controlează și supraveghează respectarea cerințelor acestora?

9. Ce este DDD și ce DDD cunoașteți la noi?

10. Ce se înțelege prin cerința unui document?

12. Cum document normativ a reglementat utilizarea USORD?

Un set de documente interconectate prin semne de trecere, scop, tip, domeniul de activitate, cerințe uniforme pentru înregistrare, se numește sistem de documentare.

USD- un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate. Scopul creării unui DDD este de a determina și stabili o compoziție rațională a formelor documentelor, precum și un set de indicatori tehnici, economici și sociali interconectați în acestea.

Sarcinile principale ale creării unui DDD sunt:

1) stabilirea cerințelor uniforme pentru procedura de elaborare, aprobare și înregistrare a formelor unificate de documente;

2) eficientizarea fluxurilor de informații din economia națională, asigurând interacțiunea sisteme automatizate prelucrarea datelor bazată pe o aplicare largă mijloace moderne tehnologia comunicațiilor, informatică și organizațională;

3) excluderea formelor de documente care fac posibilă colectarea, transferul și prelucrarea informațiilor care nu sunt cauzate de nevoile efective ale managementului, reducând numărul documentelor.

Conform Clasificator integral rusesc documentația de management OK 011-93 (aprobată prin Decretul Standardului de Stat al Federației Ruse din 30 decembrie 1993 nr. 299), nouă sisteme de documentare unificate sunt în prezent în vigoare:

I. sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

II. sistem unificat de documentație contabilă primară;

III. sistem unificat de documentație bancară;

IV. un sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare;

V. sistem unificat de raportare și documentare statistică;

VI. sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

VII. sistem unificat de documentație de muncă;

VIII. sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

IX. sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

(I-II)În cadrul mișcării personalului, specialiștii înțeleg:

· recrutare;

· transfer la un alt loc de muncă;

concediere;

acordarea concediilor de odihna;

· călătorie de afaceri.

Documentația de personal include următoarele documente:

1) un contract de muncă (contract);

2) ordin (instruire) privind angajarea (formular nr. T-1, T-1a);

3) card personal (formular nr. T-2, T-2GS);

4) personal (formular nr. T-3);

5) carnet de înregistrare a lucrătorului științific (formular nr. T-4);

6) comanda (instrucțiunea) privind transferul la un alt loc de muncă (formular nr. T-5, T-5a);

7) ordin (instrucțiune) privind acordarea concediului (formular nr. T-6, T-6a);

8) orare de concediu (formular nr. T-7);

9) dispune (instruire) de încetare a contractului (contractului) de muncă (formular nr. T-8, T-8a);

10) un ordin (instrucțiune) de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri (formular nr. T-9, T-9a);

11) certificat de călătorie(formular nr. T-10);

12) sarcina oficială pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri și un raport privind implementarea acesteia (formular nr. T-10a);

13) o fișă de pontaj pentru utilizarea timpului de lucru și a salarizării (formular nr. T-12);

14) o fișă de pontaj pentru utilizarea timpului de lucru (formular nr. T-13);

15) declarațiile personale ale angajaților întreprinderii;

16) memorii și acte.

unificare - reducerea varietatii nejustificate a tipurilor de documente, aducându-le la uniformizarea formelor, structurii, structurilor limbajului, operatiilor de intocmire, prelucrare, contabilizare, stocare a acestora. Unificarea este stabilirea celui mai uniform set de detalii, format de hârtie și fixarea detaliilor pe hârtie.

În scopul reducerii numărului de documente utilizate în activitățile instituțiilor, organizațiilor și întreprinderilor, standardizării formei acestora, reducerii costurilor de muncă, timp și materiale pentru pregătirea și prelucrarea acestora, precum și realizarea compatibilității informaționale a bazelor de date automatizate în economia națională, se lucrează la unificarea documentelor și la crearea sistemelor unificate de documentare (UDS).

III. Sistem unificat de documentație bancară:

documentatia de plata pentru plati fara numerar prin banci;

Documentație privind controlul asupra cheltuirii fondurilor pentru salarii și plăți de resurse sociale și de muncă;

· Documentație privind operațiunile bancare aferente decontărilor internaționale;

documentatie de iesire bancara;

· Documentatia privind operatiunile de depozitare ale bancilor;

documentatie de plata pentru plati fara numerar prin banci - forme de documente intrabancare;

· Documentație privind emisiile-cash și operațiunile bugetare ale băncilor - forme de documente intrabancare;

Documentatie privind controlul asupra cheltuirii fondurilor pentru salarii si plata beneficiilor sociale si de munca - formulare de documente intrabancare;

documentatie pentru circulatia monetara;

Documentatii privind operatiunile de creditare ale bancilor;

documentatia contabila.

IV. Sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare:

· documentatie financiara;

· raportarea documentației contabile a instituțiilor și organizațiilor bugetare.

V. Sistem unificat de raportare și documentare statistică:

· Documentație privind statisticile conturilor naționale și a balanțelor economice;

· documentare privind statisticile potențialului științific și tehnic și progresul inovator;

Documentatie privind statistica muncii;

· Documentare privind statistica resurselor materiale;

Documentatie privind statistica financiara;

Documentație privind statisticile sociale;

· Documentație privind statistica industrială;

· Documentație privind statisticile agriculturii și achizițiilor de produse agricole;

documentație statistică construcție capitală;

· Documentaţie privind statisticile relaţiilor economice externe;

· Documentație privind statisticile pieței de consum și infrastructura acesteia;

· Documentație privind statisticile transporturilor și comunicațiilor;

· documentație privind statisticile de observare și înregistrare a modificărilor prețurilor și tarifelor.

Prelegerea din 24.11.2016

VI. Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor:

Raportarea documentatiei contabile;

registre contabilitate;

documentatia contabila primara.

VII. Sistem unificat de documentare a muncii:

Documentatie privind starea pietei muncii;

documentatie pentru relaţiile de muncă;

Documentatie privind pregatirea avansata a angajatilor organelor de munca;

documentatie privind protectia muncii;

documentație privind bugetele minime de consum;

Documentație privind contestațiile la autoritățile de muncă.

VIII. Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse:

Documentatie privind contabilitatea si repartizarea fondurilor;

Documentatie privind planificarea si activitatea economica;

Documentatie pentru activitati de control si verificare.

Informații similare.

Sistem de documentare - ansamblu de documente interconectate în funcție de semnele de proveniență, scop, tip, domeniul de activitate, cerințe uniforme pentru executarea acestora.

Direcția principală de îmbunătățire a documentelor este unificarea și standardizarea acestora.

În vederea reducerii numărului de documente utilizate în activitățile de management, în vederea standardizării formelor acestora, reducerii costurilor cu forța de muncă și materiale pentru întocmirea și executarea acestora, în vederea realizării uniformizării bazelor informaționale, se lucrează la unificarea documentelor, crearea sisteme de documentare unificate (UDS).

Crearea sistemelor de documentare unificate se bazează pe uniformitatea compoziției și formei documentelor de management:

Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

Sistem unificat de documentație bancară;

Sistem unificat de documentație financiară, contabilă și contabilă de raportare a instituțiilor și organizațiilor bugetare;

Sistem unificat de raportare și documentare statistică;

Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

Sistem unificat de documentare a muncii;

Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

Sistem unificat de documentare a comerțului exterior.

Forma de consolidare juridică a unificării documentelor este standardizarea documente oficiale.

Standardizarea în domeniul managementului documentelor înseamnă stabilirea de formulare și cerințe la nivel național pentru documente care sunt obligatorii pentru utilizare de către toate organizațiile. Aplicarea standardelor sporește cultura activităților moderne de management.

Unificarea și standardizarea documentelor de serviciu creează posibilitatea de a compila texte standard (șablon) pentru documentele care conțin informații identice și repetitive.

12. Etape şi metode de unificare a documentelor de gestiune. Principalele forme de prezentare a textelor unificate: text, șablon, tabel, chestionar

text document oficial denumită informație înregistrată prin orice tip de scriere sau orice sistem de înregistrare a sunetului, care conține întreaga informație sau cea mai mare parte a vorbirii.

Scopul principal al unificării textelor este de a îmbunătăți documentația de management, de a accelera adoptarea deciziilor optime de management și, deci, de a crește eficiența generală a întregului proces de management.

Unificarea textelor permite:

1. Rezolvarea problemelor de eficientizare a alcătuirii documentelor organizației, fixând îndeplinirea aceluiași tip de funcții.

2. Reduceți costul creării documentelor. În special, s-a constatat că timpul de compilare și editare a unui text unificat este redus de 3-5 ori. Astfel, productivitatea muncii crește, se previne eficiența muncii în domeniul managementului, posibilitatea de a sări peste părțile necesare de informare.

3. Economisiți timp și efort necesar pentru citire, familiarizându-vă cu documentul, deoarece într-un text unificat creatorul documentului poate evidenția imediat informațiile cheie. Potrivit unor date, un text unificat este perceput aproape cu un ordin de mărime mai intens decât unul neunificat.

4. Șabloanele de text pentru documente unificate sunt ușor de utilizat în sistemele de birou automatizate pe computer.

Există o serie de condiții necesare pentru unificarea textelor documentelor:

o În primul rând, este un numar mare de producție similară
și operațiuni de management. Ideea este că procesul de management este

Ø din functii de acelasi tip, a caror documentare este insotita de aparitia multor documente de acelasi tip. La rândul său, acest fel documentele generează constructe de limbaj stabile, repetitive. Ca urmare, numărul mijloacelor lingvistice ale documentelor de gestiune este limitat (două treimi din cuvinte și expresii sunt repetate în ele);

Ø Vocabularul documentelor de gestiune depinde de legislatie si
acte normative ale autorităților și administrației și este asociată cu necesitatea transferului în documente a formulărilor legale exacte;

Ø documentele oficiale, oficiale sunt saturate cu terminologie speciala;

Ø se caracterizeaza prin vocabular neutru;

Ø În fine, textele grupurilor individuale de documente au aceeași structură.

Unificarea textelor constă în stabilirea unei forme unice de exprimare lingvistică care să transmită cel mai exact conținutul unor situații sau acțiuni manageriale repetate în mod regulat.

metoda principala unificarea textelor documentelor oficiale este alocarea de informaţii constante şi variabile. Informația constantă este informația care se repetă în toate documentele create în situații similare de management, informația variabilă este informația care vă permite să distingeți situațiile de management repetitive unele de altele.

Informațiile permanente sunt înregistrate într-o formă unificată a unui document, constituind o parte neschimbătoare, repetitivă a textului. În forma unificată a documentului, trebuie oferit spațiu liber pentru înregistrarea modificărilor, a informațiilor noi.

Pentru a putea separa informația constantă de variabilă este necesar să existe cel puțin mai multe documente de același tip și același scop, create în situații similare de management.

Doar analiza documentelor specifice oferă motive pentru împărțirea informațiilor în constante și variabile.

Metoda de unificare a testului are două variante - unificarea conținutului și unificarea formală.

Se disting următoarele tipuri de unificare și standardizare a textului documentelor oficiale:

1. standardizare unități de limbă, consolidarea legislativă a acestora în
GOST (termeni comerciali, termeni de industrie, nume de obiecte, produse, abrevieri lexicale și grafice);

2. dezvoltarea unor forme uniforme de prezentare a textelor documentelor (de exemplu, texte unificate cu informații permanente pe antetul unui document);

3. formalizarea limbajului înseamnă (adică limitarea utilizării elementelor limbajului natural prin utilizarea limbajului artificial
mijloace: coduri, simboluri, elemente grafice etc.). Acest lucru se datorează în primul rând utilizării tehnologiei informatice;

4. rubricare, i.e. împărțirea textului în componente separate și separarea grafică între ele. Cel mai simplu titlu este un paragraf. În funcție de volum, subiect, scopul textului, rubricarea poate deveni mai complicată. În special, textele documentelor complexe sunt împărțite în secțiuni, paragrafe, paragrafe, subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Numerele celor mai mari părți ale textului constau dintr-o cifră. Două cifre sunt folosite în a doua etapă a divizării, trei în a treia și așa mai departe.
De exemplu:

2.2.2. etc.

Textul unificat al documentului poate fi prezentat sub forma unificată a documentului, sub forma unui șablon, chestionar sau tabel. Factorul determinant în alegerea formei de prezentare a textului este natura informațiilor conținute în textul documentului.

texte tipice.

Activitățile de management includ multe situații tipice, adesea recurente, când se documentează ce documente cu același conținut sunt create în organizații diferite. Prin urmare, textele unificate ale documentelor - cele standard - au devenit larg răspândite în practică.

Textele model sunt de obicei dezvoltate pentru documente cu mai multe pagini, inclusiv forme uniforme expresii lingvistice care au fost testate de mult timp în practică și, prin urmare, transmit cel mai corect conținutul anumite actiuni sau situații, de exemplu, pentru reglementări, instrucțiuni, reguli, reglementări etc.

Cea mai mare parte a textului este tipică în documente precum fișele postului, reglementările privind unitate structurală organizații, reglementări interne ale muncii.

Părți tipice ale textului pot fi chiar incluse în documente care sunt în esență individuale. De exemplu, într-un contract de muncă încheiat cu un angajat atunci când acesta începe să lucreze, pe lângă informațiile și condițiile individuale, există o mulțime de informații tipice care sunt introduse în alte contracte de munca, ceea ce face posibilă dezvoltarea forme standard aceste documente.

Texte șablon

Textele șablon sunt create pentru documente de dimensiuni mici care sunt compilate în mod repetat pe o perioadă de timp. an calendaristic sau periodic de la an la an. Textele șablon sunt recomandate a fi create pentru grupuri de documente cu acțiuni identice. În instituții, textele șablon ale documentelor sunt întocmite sub forma unei colecții.

Șablon- Aceasta este o foaie standard de hârtie pe care sunt tipărite informații permanente și se lasă un loc pentru informații variabile.

Șablon de text- o formă de prezentare a textului care conține informații constante și lacune, concepută pentru a introduce informații variabile care caracterizează o situație specifică de management.

Șabloanele determină compoziția informațiilor din documente, succesiunea acesteia și fixează formulări verbale stabile.

Textul stencil păstrează structura gramaticală a textului; este un text coerent din punct de vedere gramatical construit conform normelor scrisului de afaceri.

Forma de prezentare a unui text unificat sub forma unui șablon este selectată atunci când conținutul principal al documentului este informații despre acțiunile de management. Sub forma unui șablon, texte unificate de ordine, instrucțiuni, instrucțiuni, protocoale, acte, acorduri, contracte, acorduri, rapoarte și memorii, scrisori, certificate etc. Textul șablonului poate conține „indicații” sub formă de explicații sublinie despre natura informațiilor care ar trebui introduse în goluri.

Conținutul documentelor este determinat de compoziția și valoarea indicatorilor și detaliilor care sunt cuprinse în acesta. Pe de o parte, indicatorii și detaliile pot fi diferiți, ceea ce nu exclude posibilitatea de a le prezenta Cerințe generale. Pe de altă parte, un număr mare de indicatori și detalii, chiar și pentru diverse documente se întâmplă să fie la fel. Documentele șablon reduc semnificativ timpul de compilare a documentelor, deoarece atenția interpretului este limitată doar de introducerea unei informații specifice variabile, al cărei loc este predeterminat. De fapt, completează un document deja întocmit, care elimină etapa de proiect.

Schematic, metodologia de elaborare a textelor șablon este următoarea:

Ø identificarea sarcinilor tipice de management;

Ø colectarea informatiilor necesare si formate in procesul de rezolvare a problemelor manageriale;

Ø redactarea unui text unificat al documentului care reflecta situatia tipica identificata;

Ø coordonarea proiectului cu specialiști care întocmesc documente sau lucrează cu acestea (în același timp Atentie speciala ar trebui să acorde atenție utilizării termenilor profesionali);

Ø editarea finală a proiectului și execuția în conformitate cu cerințele GOST.

În programele de calculator concepute pentru tastarea și formatarea textelor (editore de text), formele tipice (de ecran) ale documentelor sunt numite „șablon” și sunt traduse prin cuvântul „șablon”, un exemplu de document ecran este orice formă de organizare.

masa

Cea mai concisă și ilustrativă formă de prezentare a informațiilor într-un document este masa.

Tabelul, de regulă, include informații despre mai multe obiecte caracterizate prin diferite caracteristici.

masa- o listă de informații, date numerice date într-un anumit sistem și separate prin coloane.

În tabel, informațiile constante sunt reprezentate de numele caracteristicilor, care descriu un anumit set de obiecte înregistrate în coloana din stânga a tabelului - peretele lateral. Informațiile variabile din tabel sunt înregistrate în celulele formate prin enumerarea rândurilor și coloanelor orizontale și verticale.

Forma tabelului, de regulă, este utilizată la prezentarea informațiilor digitale în documente de raportare și statistice, contabile, bancare, organizaționale și administrative și alte documente.

Tabelele sunt numerotate. Tabelele sunt numerotate după cum urmează: dacă există mai multe tabele în text, atunci acesta trebuie marcat „Tabel 1”.

Tabelele pot fi de diferite grade de complexitate, titlurile coloanelor din tabel pot conține mai multe niveluri de numerație, adică includ subtitluri.

Titlurile tabelelor trebuie să fie scurte și clare. Se recomandă separarea capetelor mesei de restul mesei cu o linie îndrăzneață. Titlurile coloanelor și rândurilor se scriu cu majusculă, subtitlurile, dacă nu au un sens independent, cu literă mică. Subtitlurile coloanelor și rândurilor trebuie să fie în concordanță gramatical cu titlurile. Un punct ca semn de punctuație nu este pus în designul tabelelor. O excepție este cazul scrierii cuvintelor prescurtate.

Este permis să transferați un tabel cu un număr mare de rânduri pe o altă pagină. Pentru a nu transfera partea de antet, care ocupă mult spațiu, pe o pagină nouă, coloanele tabelului sunt numerotate și doar o linie cu numere de coloane este transferată pe fiecare pagină ulterioară. În acest caz, cuvintele „Continuarea tabelului...”, „Sfârșitul tabelului...” sunt scrise deasupra părții următoare. Nu este permisă introducerea coloanei „număr în ordine” în tabel. Dacă este necesar, numerotați liniile lor numere de ordine se pune inaintea antetelor liniei, in peretele lateral, iar dupa numarul care indica numarul liniei se pune un punct.

Valorile numerice ale indicatorilor dați în coloane sunt plasate la nivelul ultimei rânduri a denumirii indicatorilor. Descrierea verbală a indicatorilor, spre deosebire de cea numerică, ar trebui să înceapă de la nivelul primului rând al numelui indicatorului. În absența datelor în coloanele corespunzătoare, este necesară o liniuță.

Repetarea cuvintelor din antetele rândurilor, dacă tabelul nu este separat prin linii orizontale, poate fi înlocuită cu ghilimele. Cifrele și denumirile repetate în coloanele tabelului nu sunt înlocuite cu ghilimele.

Dacă există o cantitate mică de material digital care este nepotrivit de aranjat într-un tabel, aceasta este dată sub formă de concluzie. În rezultat, spre deosebire de tabel, coloanele ar trebui separate nu prin linii, ci prin puncte. De exemplu:

„Când agățați fire de joasă tensiune la treceri și de-a lungul unei căi plate fără tranziții, aplicați coeficienții la standarde:

costurile forţei de muncă şi salariu.......... …………………………………. 1,8

mașini și materiale .................................. …………………………… ……. . 2.0".

4. Chestionar

Chestionar- o formă de prezentare a textului, în care caracteristicile unui obiect sunt date în funcție de anumite caracteristici. Continutul documentului sub forma unui chestionar are informatii constante si variabile. Informație constantă - numele caracteristicilor, variabilă - caracteristicile acestora. Chestionarul conține de obicei următoarele opțiuni pentru prezentarea informațiilor:

Ø întrebări și locuri de răspuns pentru răspunsuri;

Ø intrebari si raspunsuri din care sa alegi;

Ø locuri reciproce pentru informatiile introduse de intervievat suplimentar la discretia acestuia.

În textul-chestionar, informația constantă este exprimată printr-un substantiv în cazul nominativ sau printr-o frază, un cuvânt cheie, care este un substantiv în cazul nominativ. Informația variabilă poate fi scrisă și sub formă de frază cu un substantiv în cazul nominativ, un verb (are, nu are etc.), un numeral (deseori în formă digitală) sau cuvintele „da”, „nu”.

Forma de chestionar a conținutului documentului este tipică în special pentru documentația personalului și pentru documentarea serviciilor de marketing care studiază, de exemplu, cererea consumatorilor pentru produsele fabricate de o anumită întreprindere.

Tabelele cu informații textuale sunt compilate direct în editor de text MS cuvânt. Dacă tabelele conțin valori digitale variabile și este necesară recalcularea datelor digitale, atunci se utilizează un program - foi de calcul MS Excel sau baza de date MS Access. Datele din aceste aplicații sunt importate în MS Word, cu legături către programul sursă corespunzător păstrate, ceea ce face posibilă actualizarea și editarea datelor introduse în document. Designul mesei este reglementat de GOST R-1.5-92.

13. Reguli de proiectare a textului dactilografiat. Caracteristici ale unificării textelor documentelor, ținând cont de utilizarea sistemelor automate

Pentru a plasa economic detaliile unul față de celălalt și componentele (liniile) acestora, se recomandă următoarele combinații de spațiere între linii, în funcție de formatul documentului:

* Textele documentelor pregătite pentru publicare în mod tipografic sunt tipărite cu două intervale.

** În paranteze sunt valorile intervalului care sunt permise împreună cu cele principale. Se preferă intervalele enumerate mai întâi.

GOST R 6.30-2003 se bazează pe pregătirea documentelor folosind dispozitive de imprimare și echipamente informatice.

Pasul literelor (dimensiunea caracterelor imprimate) și spația dintre linii sunt stabilite de GOST 6.10.5-87, în milimetri: 2,6 - pasul literelor; 4.25 - spațiere între linii.

Pentru o definire clară a începutului tipăririi unui anumit atribut, sunt recomandate 8 poziții ale dispozitivului de imprimare, calculate după numărul de caractere tipărite (apăsări de taste), începând din câmpul din stânga formularului.

Din poziția 0 (chenarul marginii din stânga), sunt tipărite un număr semnificativ de detalii ale literei: data document de ieșire; referire la indexul documentului primit; titlul textului; text (dacă este format dintr-un paragraf); denumirea funcției în „semnătura” necesară; bara de observare; numele interpretului și numărul de telefon al acestuia; un semn asupra executării actului și trimiterea acestuia în cauză.

Din prima poziție (5 caractere de la marginea marginii din stânga) tipăriți începutul paragrafelor din text; marca prezenței aplicației.

Din poziția a 2-a (16 caractere de la marginea marginii din stânga) tipăriți indexul documentului de ieșire; data în variabila „referință la index și data documentului de intrare”.

Din poziția a 3-a a tabulatorului (24 de caractere de la marginea câmpului din stânga) se tipărește o transcriere a semnăturii antreprenorului despre cerințele „Notă privind execuția documentului și trimiterea lui în cauză”.

Din poziția a 4-a (32 de caractere de la marginea câmpului din stânga), numărul paginii este tipărit în documente cu mai multe pagini, atributul „Adresă” și identificatorul copiei electronice a documentului.

Din poziția a 5-a (48 de caractere de la marginea câmpului din stânga) tipăriți transcrierea semnăturii în „semnătura” necesară.

Din poziția a 6-a (56 de caractere de la marginea câmpului din stânga), este tipărit cuvântul „copiere”.

Când compuneți o scrisoare folosind un computer personal, este posibil ca acestea să nu se potrivească cu dimensiunile caracterelor tipărite utilizate la mașinile de scris. În acest sens, cinci dintre cele șapte prevederi standard ar trebui considerate drept linii directoare pentru pregătirea unui document. Zero și primele poziții rămân obligatorii.

Când plasați detalii cu mai multe rânduri în zona alocată de formular, trebuie folosite linii de lungime completă. Începutul fiecărei linii noi trebuie aliniat vertical.

Lungimea recomandată a liniei pentru detaliile pe mai multe rânduri (cu excepția textului) este de 28 de caractere. Prin excepție, dacă, în special, titlul textului (recuzita 18, p. 32) al formei longitudinale depășește 150 de caractere, linia acestuia poate fi extinsă până la marginea marginii din dreapta sau transferată la rândul următor.

GOST R 6.30-2003 nu specifică tipurile de fonturi care ar trebui utilizate la pregătirea textului documentelor folosind un computer personal. Principala cerință pentru fonturi este să se asigure că acestea sunt bine citite.

Reguli pentru scrierea materialului text

Textele documentelor pregătite pentru publicare prin metode tipografice sunt tipărite la două rânduri. O pagină dactilografiată este formată din 28-30 de rânduri.

Sunt permise litere cu un singur spatiu. În acest caz, există două spații între paragrafe. Când este tipărită cu un interval, o pagină dactilografiată este formată din 53 - 58 de rânduri.

Când este tipărită la un interval și jumătate, o pagină dactilografiată constă din
38 de linii.

Linia de lucru a unei pagini standard dactilografiate este formată din 64 de linii.

Prima linie a fiecărui paragraf este scrisă la cinci stropi distanță de marginea din stânga.

Numerotarea paginilor începe din a doua. Numărul paginii este plasat în mijlocul marginii superioare a foii. Există două intervale de la marginea de sus a hârtiei la numărul paginii și două intervale de la numărul paginii la text.

Numărul paginii este introdus cu o singură cifră, fără caractere suplimentare.

Ø rupe un rând de text sau un cuvânt din paragraful anterior;

Ø începeți un rând dintr-un nou paragraf pe pagina de sfârșit, este mai bine să începeți un nou paragraf pe altă pagină;

Ø începeți un cuvânt cu o cratimă la sfârșitul rândului, este mai bine să transferați acest cuvânt pe o pagină nouă.

Textul poate fi împărțit în părți componente: capitole, paragrafe, subparagrafe. Fiecare componentă trebuie să aibă un număr. Numerotarea este cu cifre arabe. Numărul fiecărei componente trebuie să includă toate numerele componentelor corespunzătoare treptelor de diviziune superioară.