Поръчка за командировка в личен автомобил проба. Характеристики на регистрация на командировка в личен транспорт

Регистрация за командировка

Ние ви казваме как правилно да организирате командировка с личен транспорт и да възстановите разходите на служителя.

Документи преди заминаване

Ако служител отива в командировка с колата си, това трябва да бъде отбелязано в заповедта за командировка (пар. 2 стр. 7 Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749). ДА СЕ унифицирана форма Т-9 струва си да добавите полето „Посока до мястото на командировка“.

Освен това, когато използвате личен автомобил, трябва да сключите със служител допълнително споразумениеи предписва в него размера на обезщетението за ползване на лични превозни средства в интерес на дружеството (Изкуство. 188 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Споразумението може да бъде съставено в свободна форма и да посочи, че например ще допълни раздела „ Специални условия” на действащ трудов договор.

Напишете в споразумението:

име, дата, номер
име на фирма и име на служител
паспорт превозно средствокоито служителят ще използва за изпълнение служебни задължения. Вземете също от служителя заверено копие на титлата, свидетелство за регистрация на превозно средство, за да потвърдите, ако е необходимо, че той е собственик на автомобила
характеристики на превозното средство: модел, година на производство, цвят,размер на двигателя, държавна регистрационна табела, идентификационен номер (VIN)
процедурата за възстановяване на разходите (закупуване на горива и смазочни материали,текущи ремонти през периода на експлоатация на автомобила за служебни цели: според нормата или след факта - потвърдени разходи)
термини изплащане на обезщетениеи възстановяване на разходите
дата на влизане в сила на споразумението
име, данни, подписи на работодателя (генералния директор), данни и подпис на служителя

Изчисляване на разходите за пътуване

Преди командировка трябва да дадете на служителя аванс: дневни, пътни и квартирни разходи (клауза 10 от Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749). За подробности как да изчислите дневните, прочетете.

За да изчислите приблизителната цена на пътуването, в нашия случай - за бензин: приблизителният разход на гориво може да се намери в ръководството на собственика на автомобила.

Друг вариант: вземете за основа разхода на гориво отМинистерство на транспорта (Постановление № АМ-23-р от 14 март 2008 г.). Отделът е приел стандарти за автомобили от местно и чуждестранно производство. Тези стандарти се използват от автотранспортни предприятия и превозвачи.

Пример

За подробности за превозното средство вижте PTS, свидетелство за регистрация на превозно средство.

За да изчислим надбавките за пътуване, разглеждаме последната колона - основният разход на гориво и смазочни материали.

Ако цифрите от двата източника се различават, по-удобно е да се вземат препоръките на Министерството на транспорта. Тук можете допълнително да изчислите допълнителните такси за сезонност, пътувания в големите градове (където са възможни задръствания, дълги спирания на светофари).

Затварящи документи

За да компенсира разходите след командировка в личен автомобил, служителят носи в счетоводния отдел:

предварителен отчет
бележка

пример за бележка

товарителница (попълнена от командирован служител)

пример за товарителница

чекове, касови бележки, сметки за гориво.

Този пакет документи потвърждава продължителността на командировката, ползването на личен автомобил в интерес на фирмата и разходите по пътя.

формуляр за товарителница в Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 28 ноември 1997 г. № 78. Формулярът е предвиден за юридически лица-превозвачи, но може да бъде адаптиран. Можете също да подготвите свой собствен формуляр (и да пишете за него в местен акт- позиция при командировки, например). В последния случай са необходими данните, одобрени от Министерството на транспорта (Заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152):

име и номер
срок на валидност на товарителницата = дата на пътуване (ден, месец, година). Не повече от месец. Периодът на командировката трябва да съответства на написаното бележкаВ противен случай данъчните органи ще имат въпроси относно отчитането на разходите.
собственик (собственик) на превозното средство (в нашия случай пълното име на служителя, адрес, телефонен номер),
информация за превозното средство (тип, марка, номер, Подробности за PTS, дата на техническо обслужване преди пътуването, показания на километража при тръгване и пристигане - пробег в км.),
информация за водача (име, номер на шофьорска книжка).

Пътният лист трябва да включва подробен маршрут и данни за движението на ГСМ: оставащо гориво в началото и края на пътуването, зареждане с гориво по време на пътуването. Важно е проверките (от бензиностанции например) да са от точки по маршрута на командировката – да съвпадат с маршрута на товарителницата. В противен случай това ще доведе до данъчни проблеми.

Обобщавайки

За да може служител да получи обезщетение за използването на личен транспорт в командировка, трябва:

сключи споразумение за ползване на личен автомобил в интерес на дружеството. Вземете свидетелство за регистрация на автомобил от служител на TCP или удостоверение за регистрация на автомобил (заверени копия)
уточни в командировъчната заповед, че служителят ще пътува с личен автомобил
след командировка съставете бележка и товарителница. Това се прави от служителя.
след командировка приложете бележка, товарителница, разходни документи (чекове на бензиностанция, сметки за пътуване по платен път) към отчета за разходите.

В сила от 8 август 2015 г ново изданиеНаредба за особеностите на изпращането на служители в командировки, одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749 (наричано по-долу Правилника за командировки). Промените са направени с Постановление на правителството на Руската федерация от 29 юли 2015 г. № 771. Нека да разберем какво ще се промени в работата на счетоводителя.

Писмено решение - основание за изпращане в командировка

За втори път през последните години служители изясняват името и реда за обработка на документа, за който е необходим. Сега това е писмено решение на работодателя (параграф 2, клауза 3 от Правилника за командировките). Тоест, появи се прилагателното "писан".

На практика решението се изготвя под формата на заповед (инструкция) за изпращане на служител в командировка. Може да се издава съгласно унифицирания формуляр № Т-9, одобрен с Указ № 1 на Държавния статистически комитет на Русия от 01.05.2004 г.

Можете сами да разработите и одобрите формата на такава заповед (инструкция) (част 4 от член 9 от Федералния закон от 06 декември 2011 г. № 402-FZ). Компанията има право да вземе за основа единната форма и да добави необходимите полета към нея. По-долу е показана проба (образец 1).

Образец 1 Заповед за изпращане в командировка

Забележка. При използване на личен или нает автомобил е необходимо да съставите допълнително споразумение към трудов договоротносно използването на лично имущество на служител за служебни цели или договор за наем

В Правилника за командировките няма пряко указание, че е необходимо да се издаде писмено разрешение от работодателя за пътуване с преминаващ транспорт. Rostrud препоръчва да се установи процедурата за използване на преминаващ транспорт в местния регулаторен акт на компанията (писмо № 1168-6-1 от 15 май 2015 г.).

бележка

Ако служителят е отишъл в командировка с кола, при връщане от командировка, той трябва да състави (параграф 2, клауза 7 от Наредбата за командировките). В него трябва да се посочи действителната продължителност на престоя в командировка. Такива препоръки бяха дадени по-рано от специалисти на Роструд (писма № 1168-6-1 от 15 май 2015 г. и № 831-6-1 от 10 април 2015 г.). Примерна бележка е показана по-долу (образец 2).

Образец 2

Документи, приложени към бележката

Към бележката служителят трябва да приложи документи, потвърждаващи продължителността на престоя в командировка. Техният списък ще зависи от обстоятелствата на пътуване и настаняване по време на командировка (вижте таблицата по-долу).

* Документ, потвърждаващ предоставянето на услуги за настаняване на мястото на командировка (например договор за наем на апартамент от частно лице), трябва да съдържа информация предвидени от Правилатапредоставяне на хотелски услуги в Руска федерация, одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 25 април 1997 г. № 490.

Ако няма документи за пътуване и пребиваване

В бележка служителят може да обясни причината за липсата на документи, потвърждаващи пътните и квартирните разходи. В този случай действителният период на престой в командировка може да бъде потвърден с писмо от приемащата компания (параграф 4, клауза 7 от Правилника за командировките). В писмото на получаващата фирма трябва да се посочва началната и крайната дата на срока.

Вижте фрагмента от бележката по-долу (образец 3).

Образец 3

Публикуваните регистрационни дневници на работниците вече не са задължителни

Параграф 8 от Правилника за командировките е отменен. Тази клауза възлага на Министерството на труда на Русия задължението да одобри формулярите на счетоводните дневници за командировани работници и процедурата за тяхното попълване.

Формулярите на регистрите, одобрени със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Русия от 11 септември 2009 г. № 739n (по-нататък - Заповед № 739n), не са отменени и все още са в сила.

Може да не водиш...

регистър на служителите, заминаващи в командировки от изпращащата организация по образеца, даден в Приложение № 2 към Заповед № 739н;
регистър на служителите, пристигнали в организацията, в която са командировани по образеца, даден в Приложение № 3 към Заповед № 739н.

Въпреки това, работодателят може да продължи да съхранява тези регистри, ако е решил да продължи да използва тези формуляри.

... но не забравяйте да запазите

Действащото законодателство задължава работодателите да водят регистри на командированите работници за дата на падежа. Тоест, не можете просто да ги изхвърлите като излишни.

Регистрите на служителите, изпратени в Руската федерация, трябва да се съхраняват в продължение на 5 години. Регистрите на служителите, заминаващи за командировки в чужбина, трябва да се съхраняват 10 години (клауза „з“ и забележка 2 до клауза „з“ на чл. 695 от Списъка на типовото управление архивни документигенерирани в хода на дейността правителствени агенции, органи местно управлениеи организации, посочващи периодите на съхранение, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558).

Списанията ще бъдат отменени в близко бъдеще

Очевидно промените, въведени с Постановление на правителството на Руската федерация от 29 юли 2015 г. № 771, ще доведат до необходимостта от отмяна на Процедурата и формулярите за записване на служители, заминаващи в командировки от изпращащата организация и пристигащи в организацията до която са командировани, одобрена със заповед No 739н. Такъв извод може да се направи от параграф 10 обяснителна бележкакъм проекта на постановление на правителството на Руската федерация, публикувано на официален портална адрес: http://regulation.gov.ru/projects/List/AdvancedSearch#npa=36877.

септември 2015 г

Какви документи да издаде, ако служител отиде в командировка с личен автомобил? Първите официални разяснения на длъжностни лица за цената на командировка.

въпрос:Ако служител заминава в командировка и пътува с личен автомобил, при връщане той издава бележка, прилагаща всички направени разходи, свързани с колата (чекове, касови бележки) ... няма билети за пътуване ... един- пътуване във времето ... той не ходи постоянно в командировки за лични превозни средства. Какви други документи трябва да се съставят с него, за да му бъдат възстановени тези разходи (трябва ли ми заповед за възстановяването им?? ... или допълнително споразумение към трудовия договор?? или е бележка с решението на мениджърът достатъчно? .. в края на краищата, пътуването е веднъж .. .тя няма пътуваща природа? И все пак в счетоводното и данъчното счетоводство тези разходи трябва да се вземат предвид незабавно като други разходи или трябва да капитализирате горивото в склада и след това да го отпишете като други разходи.

Отговор:Заповед за командировка, бележка, товарителница и проверки на бензиностанция са достатъчни. Вижте препоръките за мостри. Не са необходими заповед за възстановяване на разноски, допълнително споразумение към трудовия договор.

Служител, който е бил в командировка в личен транспорт - кола или мотоциклет - трябва да представи бележка в счетоводството (параграф 7 от одобрения регламент).

Товарният лист оправдава количеството изразходвано гориво, което означава, че е необходимо да се отпише цената на бензина. Освен това такъв документ потвърждава, че служителят е използвал автомобила си за служебни цели.

Въз основа на квитанции от бензиностанция се прави осчетоводяване Дт 10-3 - Кт 71, а на базата на товарителницата - Дт 20 (26 ...) - Кт 10-3.

Обосновка

Какви документи да издаде, ако служител отиде в командировка с личен автомобил

Служител, който е бил в командировка в личен транспорт - кола или мотоциклет, трябва да представи бележка в счетоводството. Това е изискването на параграф 7 от разпоредбата, одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749.

В същото време тази резолюция не уточнява съдържанието на бележката. IN официален документпише само, че бележката трябва да записва действителната продължителност на пътуването.

Не претоварвайте бележката с ненужна информация. В крайна сметка това не е документът, който потвърждава използването на автомобила.

В същото време е необходима бележка за изчисляване на дневни и потвърждаване на свързаните разходи. Това означава, че той трябва да съдържа данните, необходими за първичния документ (част 2 от член 9 от Закона от 6 декември 2011 г. № 402-FZ). Те включват името и датата на документа, името на организацията, съдържанието на бизнес транзакцията, стойността на естественото измерване - броя на дните на пътуването, подписа на служителя. Също така препоръчваме да предоставите информация, която обикновено се съдържа във всеки документ за пътуване: час и място на заминаване и пристигане.

При завръщане от командировка служителят представя бележка на работодателя. Към него прилага оправдателни документи, потвърждаващи ползването на личен транспорт за пътуване до мястото на командировка и обратно. Например товарителница, фактури, разписки, касови чекове и др. Това е посочено в параграф 7 от наредбата, одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749.

Примерна бележка за служител, който пътува в командировка с личен транспорт

бележка

Уведомявам Ви, че отидох в командировка на 22.01.2015 г. в 10:00ч. от Москва до Твер със собствен транспорт:

Така продължителността на пътуването беше 9 календарни дни.

Приложение:

Пътен лист.

Колко често трябва да издавате товарителница за автомобил

Тази честота зависи от това дали организацията е автотранспортно предприятие или не.

Ако става дума за автотранспортно предприятие, след което съставяйте пътни листове ежедневно. Тъй като в този случай такива документи са валидни за един ден (смяна). За по-дълъг период пътни листи се издават само за командировки. След това водачът самостоятелно записва подробен маршрут, като посочва съответните дати. Това следва от раздел 2 от инструкциите, одобрени с Указ на Госкомстат на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78.

Организации, които не принадлежат към моторни превозни средства, издават товарителници с честота, която ви позволява да оправдаете разходите за гориво и смазочни материали. Но най-малко веднъж месечно (клауза 10 от заповедта на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152, писмо на Министерството на финансите на Русия от 30 ноември 2012 г. № 03-03-07 / 51 ).

Първите официални разяснения на длъжностни лица за цената на командировка

Служителят е отишъл в командировка с личен автомобил

Важен детайл

След като се върне от пътуване с личен автомобил, служителят трябва да състави бележка. И прикачете към него товарителница, както и първичен документ, потвърждаващ разходите.

Според новите правила действителната продължителност на командировката, на която служителят е отишъл с личен автомобил, той трябва да посочи в бележка. Той трябва да бъде представен при връщане от пътуването, заедно с оправдателни документи, потвърждаващи разходите и използването на транспорта за пътуване до и от мястото на командировка. Списъкът с такива документи е отворен. Това е товарителница, сметки, касови бележки, касови чекове и др. (клауза 7 от Наредба № 749).

Но е възможно служителят да няма такива първични документи, което по дата би се отнасяло за периода на пътуването. Например, ако е заредил автомобила предварително, но не е живял в хотел, а с приятели. Възможно ли е в този случай да се вземат предвид разходите под формата на дневни пари и разходите за гориво и смазочни материали въз основа на обикновена бележка?

Според официални лица не. Както действителната продължителност на командировката, така и използването на автомобила за служебни цели трябва да бъдат потвърдени от първични документи, съставени в съответствие със счетоводното законодателство.

Внимателно!

Длъжностните лица смятат, че бележката не потвърждава използването на личен автомобил по време на командировка. Ето защо е по-безопасно служителят да го попълни в командировка и да запази касови бележки.

Какви документи ще бъдат, няма значение. Но от тях трябва да е ясно, че служителят наистина първо отиде в друг град, а след това се върна от него (писмо на Министерството на финансите на Русия от 20 април 2015 г. № 03-03-06 / 22368).

Разбира се, освен бележката, служителят трябва да има и товарителница. В крайна сметка това оправдава количеството изразходвано гориво, което означава, че е необходимо да се отпише цената на бензина. Освен това такъв документ потвърждава, че служителят е използвал колата си за служебни цели. По-безопасно е обаче към бележката да бъдат приложени и чекове от бензиностанция, намираща се на мястото на командировка. В този случай е малко вероятно инспекторите да се опитат да оспорят реалността на пътуването.

Бизнес пътуване, както знаете, е пътуване на служител по заповед на работодателя за определен период от време за изпълнение на служебна задача извън мястото постоянна работа(член 166 от Кодекса на труда на Руската федерация). Работодателят, изпращащ служител в командировка, е длъжен да му възстанови:

пътни разходи;

Съставът на разходите, очевидно, не е изчерпателен, което означава, че други видове разходи, свързани с командировка, могат да бъдат взети предвид в структурата на пътните разходи на служителя. Кодексът на труда на Руската федерация (член 168) дава на работодателя правото самостоятелно да решава какви видове разходи, в какъв размер и по какъв ред ще възстановява на командированите си служители. Освен това такова решение без провалсе определя от организацията или в колективен трудов договор, или в друг неин местен нормативен документ, например на длъжността в командировки.

Задължаване на работодателя да възстанови пътните разходи, трудовото законодателствоне ограничава работодателя в избора на транспорт, с който служителят ще стигне до мястото на командировка и обратно до мястото на работа. Следователно командирован служител може да използва транспорт за тези цели. с общо предназначение, лични или бизнес. Въпреки че, съгласно параграф 13 от Инструкцията на Министерството на финансите на СССР, Държавният комитет по труда на СССР, Всесъюзният централен съвет на профсъюзите от 07.04.88 № 62 „За командировки в рамките на СССР ” (продължава да работи в момента в частта, която не противоречи на Кодекса на труда на Руската федерация (член 423 от Кодекса на труда на Руската федерация)) работодателят наличието на няколко вида транспорт, свързващи мястото на постоянна работа и мястото на командировка, може да посочи на пътуващия вид транспорт, който трябва да използва. Такова желание е напълно подходящо да се фиксира в заповедта за изпращане на служителя в командировка. Ако желаете, можете да посочите тарифата на платения клас. И ако организацията има официален транспорт, тогава нищо не пречи на работодателя да реши, че служителят ще отиде в командировка в служебна кола.

Припомняме, че днес, когато изпращат служители, работодателите се ръководят от Наредбата за особеностите на изпращането на служители в командировки (одобрена с Постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. № 749) (наричано по-долу наредбата в командировки).

Счетоводни характеристики

Посочената разпоредба предвижда възстановяване на разходите за пътуване с обществен транспорт до и от гарата, кея, летището, съответно, ако се намират извън населеното място, ако има документи (билети), потвърждаващи тези разходи, както и заплащане на услуги за издаване на документи за пътуване и осигуряване на спално бельо във влаковете (клауза 12). Няма разходи, свързани с експлоатацията и поддръжката на служебен автомобил по време на командировка. Въпреки това по икономическо съдържание те все още могат да се класифицират като пътни разходи, тъй като са свързани с пътуването на служителя до мястото на командировка и обратно.

Служебната кола не се прилага за обществен транспорт, следователно вместо да плати таксата, служител, изпратен в командировка в служебна кола, получава необходимата доставка на гориво. Ако този запас не е достатъчен, тогава на командированото лице се дават пари срещу отчета за закупуване на гориво и други материали, свързани с експлоатацията на автомобила по пътя. Обикновено отчетната сума се издава в брой от касата на организацията, въпреки че в момента безкасовият метод става все по-популярен - чрез издаване на корпоративен банкова картаили специална карта за гориво.

Продължителността на командировката се определя, като се вземе предвид наличието на служебен автомобил по пътя. Този период от своя страна се определя от вътрешни документи, разработени, като се вземат предвид изискванията за безопасност. Ако такъв вътрешен документне в организацията, тогава можете да използвате разпоредбите на раздел V „Време за доставка, доставка на стоки. Почистване на превозни средства и контейнери“ от Правилата за автомобилен превоз на товари (одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация № 272 от 15 април 2011 г.). Съгласно клауза 63 от правилата, автотранспортната организация трябва да достави стоки до местоназначението им в междуградски трафик в размер на един ден за всеки 300 км транспортно разстояние.

Със заповед на ръководителя на организацията на командирования работник се дава аванс за пътни разходи. При изчисляването му, в допълнение към дневните пари и разходите за наемане на жилище, се вземат предвид и прогнозните разходи за експлоатация и поддръжка на автомобила по време на пътуването: плащане за горива и смазочни материали, такси за паркиране, различни такси. Не забравяйте за възможността от повреда на колата по пътя. Затова е желателно предварително да се вземе предвид определена сума за дребни ремонти и закупуване на резервни части.

Служител на организацията на служебна кола отива в командировка от 26 май до 4 юни 2014 г. Разстоянието до дестинацията е малко над 1200 км. колективен договордневната надбавка за командировки е 1000 рубли. установена нормаразход на гориво в организацията на автомобил - 23 литра на 100 км. При изчисляване на аванса цената на 1 литър гориво е 35 рубли, плащането за настаняване е 1500 рубли. на ден.

Ако се обърнем към правилата за транспорт, тогава времето за отиване и връщане ще отнеме 8 дни (2400 км: 300 км/ден). На един служител му трябват два дни, за да реши производствен проблем. С оглед на това беше изготвена оценка на разходите и беше издадено авансово плащане от 47 000 рубли на служителя. (1000 рубли/ден × 10 дни + 1500 рубли/ден × 9 дни + 1200 км × 2 × 23 l: 100 км × 35 рубли/л + 4180 рубли), където 10 дни - продължителността на командировката, 4180 рубли. - допълнителна сума, предназначена за такси за паркиране, възможни таксии т.н.

IN счетоводствоавансово плащане е придружено от следния запис:

Дебит 71 Кредит 50

47 000 рубли. - издадени в сметката на средства за командировка.

При изпращане на служител в командировка през територията на Руската федерация се издават следните документи:

заповед (указание) за изпращането му в командировка;
официална задача, която посочва целта на пътуването;
удостоверение за пътуване.

Според оценките в удостоверението за пътуване се определя действителното време, прекарано в командировка от служител.

От 1 януари 2013 г. изискването за кандидатстване унифицирани формипри изготвянето на първични счетоводни документи в федерален законот 11.12.11 № 402-FZ „За счетоводството“ липсва. Министерството на финансите на Русия в информация № PZ-10/2012 отбеляза, че формите на първични счетоводни документи, установени от упълномощени органив съответствие с други федерални закони и въз основа на тях (например формуляри на касови документи).

Според Rostrud, след влизането в сила на Закон № 402-FZ, неправителствените организации имат право да използват формуляри на първични счетоводни документи, разработени от тях самостоятелно (писма № PG / 1487-6-1 от 14 февруари , 2013 г., бр.ПГ / 10659-6 от 23 януари, -1, от 09.01.13 г. No 2-ТЗ). Като се има предвид въпроса за обработката на първични документи при изпращане на служител в командировка, служителите отбелязаха, че съответните документи трябва да бъдат съставени в съответствие с формуляри, одобрени с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.04 № 1 ( писмо на Министерството на труда на Русия от 14.02.13 № ). Със същото решение са одобрени следните документи, свързани с командировки:

заповед (инструкция) за изпращане на служител (служители) в командировка (формуляри № Т-9 и Т-9а);
удостоверение за пътуване (образец No Т-10);
служебно задание за изпращане в командировка и отчет за изпълнението му (образец No Т-10а).

Малко по-късно Роструд в писмо от 03.04.13 г. № 164-6-1 също обяснява, че при регистрацията удостоверение за пътуванетрябва да използвате унифицирания формуляр № Т-10 и да се ръководите от инструкциите за попълването му, одобрени с тази резолюция на Госкомстат на Русия.

Освен служебно свидетелство, на водача на служебен автомобил се издава и пътен лист. Припомняме, че товарителницата, в съответствие с параграф 14 на член 2 от Федералния закон от 8 ноември 2007 г. № 259-FZ „Хартата на автомобилния транспорт и градския наземен електрически транспорт“ е документ, който служи за регистриране и контрол на работата на превозното средство, водачът.

Организацията може да използва като модел междусекторна форматоварителница (формуляр № Т-3, одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78 „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на работата на строителни машини и механизми, работа в автомобилния транспорт”) и самостоятелно разработена форма на такъв документ.

Саморазработената форма на товарителница трябва да съдържа данните, посочени в параграф 3 Задължителни подробностии процедурата за попълване на товарителници (одобрена със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 18 септември 2008 г. № 152):

име и номер на товарителницата;
информация за валидността на товарителницата;
информация за собственика (собственика) на МПС;
информация за превозното средство;
информация за водача.

Липсата на поне един от тях, както и възможни грешкии неточности при попълване на данните на унифициран формуляр на ваучер могат да доведат до конфликт с данъчните органи.

Името на товарителницата показва вида на превозното средство, за което е издадена. Номерът на товарителницата е посочен в заглавката в хронологичен ред в съответствие със системата за номериране, възприета от собственика на превозното средство. Също така, в заглавието на товарителницата се поставя печат или печат на организацията - собственик на автомобила.

Пътният лист се издава за цялото времетраене на пътуването, така че трябва да посочи началната и крайната дата на пътуването.

Подробностите за превозното средство включват:

вид и модел на автомобила;
марка за държавна регистрация;
показания на километража (пълни километри), когато колата напусне гаража и влезе в гаража;
дата (ден, месец, година) и час (часове, минути) на тръгване на превозното средство от мястото на постоянно паркиране и пристигането му на посочения паркинг.

Информацията за водача включва фамилното име, собственото и бащиното име на водача, както и датата (ден, месец, година) и час (часове, минути) на преди и след пътуването медицински прегледшофьор. Предоставени са данни за преминаването на такива проверки медицински работникизвършили съответната проверка, и са заверени с неговия печат и подпис с посочване на фамилия, собствено и бащино име.

Маршрутът трябва също да включва:

марка, количество издадено гориво;
баланс на горивото при заминаване и при връщане;
разход на гориво според нормата и действителен;
спестяване или загуба на гориво.

Ръководството на държавната статистическа служба препоръча да попълните изцяло раздела „Движение на горивото“ на товарителницата за всички подробности, въз основа на действителните разходи и показатели на инструмента (писмо на Росстат от 03.02.05 № IU-09-22 / 257) . Въз основа на товарителници, потвърждаващи валидността на пробега, разходите за ГСМ се отписват по касови бележки, талони или други документи.

В счетоводството ГСМ се отписват въз основа на данни за действителния разход на гориво. Разходът се определя на база пробега на автомобила, който е посочен в товарителницата. Организацията трябва да има административен документ, който одобрява разхода на гориво за всяка марка и модификация на автомобила. Възможно е да се използват действителните показатели за отработено гориво и смазочни материали, ако са определени от документа. Когато одобрявате нормите на потребление, можете да се позовавате на стойностите, дадени в методически препоръки„Норми за разход на горива и смазочни материали в автомобилния транспорт“ (одобрени със заповед на Министерството на транспорта на Русия от 14 март 2008 г. № AM-23-r) (наричани по-долу норми за разход на гориво).

Обратната страна на товарителницата съдържа раздел, предназначен да отразява информация за маршрута на автомобила. Този раздел се попълва във всички точки по маршрута на автомобила.

Отражение в счетоводството

При завръщане от командировка командированият служител е длъжен да представи на работодателя авансов отчет (като такъв, унифицираната форма на авансов отчет № AO-1 (одобрена с Постановление на Държавния статистически комитет на Русия от 08.01. .01 № 55) може да се използва) върху сумите, изразходвани във връзка с командировката в рамките на 3 работни дни и да извърши окончателното уреждане на издадения му аванс в брой преди заминаване в командировка за пътни разходи (клауза 26 от регламент относно командировките). ДА СЕ предварителен отчетприложено:

удостоверение за пътуване;
товарителница с документи, потвърждаващи разходите за експлоатация на автомобила в командировка (чекове за закупуване на ГСМ, чекове за закупуване на ГСМ, чекове за паркиране на автомобил, квитанции за плащане на такси и др. );
документи за отдаване под наем на жилищни помещения;
документи, потвърждаващи извършването на други разходи, свързани с командировката.

Гореспоменатият параграф 26 от наредбата за пътуване изисква служителят да се подчини на писанеотчет за извършената работа в командировка, съгласуван с ръководителя структурна единицаработодател. Във формуляр No Т-10а за това е предвиден специален раздел.

Пътните разходи, пряко свързани с производството и продажбата на продукти (работи, услуги), са разходи за обикновени дейности (клауза 5 от Наредбата за счетоводство"Разходи на организацията" PBU 10/99, одобрен. заповед на Министерството на финансите на Русия от 6 май 1999 г. № 33n) и са отразени в дебита на сметки за счетоводство на разходите:

Дебит 20, 26, 44 и др. Кредит 71

Дебитирани пътни разходи.

Закупените ГСМ трябва първо да се кредитират като материални запаси по сметка 10 „Материали” подсметка 3 „Гориво”. След това отработеното гориво се отписва в разходните сметки.

За да разшири пазара на своите продукти, организацията участва в изложение, което се проведе в друг град от 27 до 30 май 2014 г. Разстоянието до града е около 500 км. Представената експозиция се доставя със служебен автомобил. Служителят, съгласно заповедта, е изпратен в командировка от 26 май до 31 май. Инсталиран размердневни - 1000 рубли / ден. На служителя е издадено авансово плащане в размер на 21 000 рубли.

При завръщане от командировка служителят подава авансов отчет на 2 юни, като прилага следните документи, потвърждаващи направените разходи:

хотелска разписка за настаняване от 26 май до 31 май в размер на 8250 рубли. ДДС в разписката е подчертан в отделен ред - 1258,47 рубли;
KKM проверява за закупуване на гориво и смазочни материали в размер на 4380 рубли. с индикация за ДДС 668,14 рубли;
разписки за паркиране на автомобили - 1500 рубли.

Авансовият отчет включва дневни - 6000 рубли. (1000 рубли/ден × 6 дни).

Общият размер на пътните разходи възлиза на 20 130 рубли. (8250 + 4380 + 1500 + 6000). За тази сума е одобрен и авансов отчет. Неизползвано авансово плащане - 870 рубли. (21 000 - 20 130) - удържани от заплатата на служителя.

В счетоводството се извършват следните записвания:

Дебит 71 Кредит 50

21 000 рубли. - средства за командировка са издадени по сметка;

Дебит 10-3 Кредит 71

3711,86 рубли - кредитирани са закупените горива и смазочни материали;

Дебит 19 Кредит 71

668,14 рубли - разпредели размера на ДДС, посочен в чековете за закупуване на гориво;

Дебит 26 Кредит 10-3

3711,86 рубли - отписване на разходите за гориво и смазочни материали, използвани при пътуване до мястото на командировка и обратно;

Дебит 26 Кредит 71

1500 рубли. - отразява разходите за заплащане на паркинг;

Дебит 26 Кредит 71

6991,53 рубли (8250 - 1258.47) - се вземат предвид разходите за настаняване;

Дебит 19 Кредит 71

1258,47 RUB - разпределен размер на ДДС върху разходите за живот;

Дебит 29 Кредит 71

6000 рубли. - взема се предвид размерът на дневните пари за командировка;

Дебит 94 Кредит 71

820 рубли. - отразена сумата на неизползваното авансово плащане;

Дебит 70 Кредит 94

820 рубли. - задължението на служителя се начислява в размер на неизползвания аванс.

Доста често служебна кола се използва за доставка на стоки, закупени в друг местност RF запаси (включително стоки). В този случай пътните разходи са включени в цената на доставката на инвентара. И се знае, че са интегрална частдействителната стойност на закупените материални запаси (клауза 6 от Наредбата за счетоводството „Отчитане на материалните запаси“ (PBU 5/01), одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 09.06.01 № 44n). Следователно в счетоводните регистри трябва да се направи следното вписване:

Дебит 10 (41) Кредит 71

Размерът на пътните разходи се взема предвид в действителната стойност на закупените материали (стоки).

Ако служебна кола се използва за доставка на дълготраен актив, закупен в друг град на Руската федерация, тогава пътните разходи се класифицират като други разходи, пряко свързани с придобиването на обекта. Следователно те са включени в първоначалната цена (клауза 8 от Правилника за счетоводството „Отчитане на дълготрайни активи“ (PBU 6/01), одобрен със Заповед на Министерството на финансите на Русия от 30.03.01 № 26n).

Шофьорът е изпратен в командировка от 12 май до 15 май 2014 г., за да достави дълготраен актив, чиято цена е 80 830 рубли, включително ДДС от 12 330 рубли. (плащането по фактурата за обекта е извършено на 5 май). При завръщане от командировка им е представен на 16 май авансов отчет в размер на 17 300 рубли. Сумата за отчитане включва и ДДС, разпределен като отделен ред в разписката за хотелско настаняване и в чековете на KKM за закупуване на гориво - 1983,05 рубли. Основното съоръжение е пуснато в експлоатация на 31 май.

През май се извършват следните вписвания в счетоводните регистри:

Дебит 08 Кредит 60

68 500 рубли - фактурата на доставчика на ДМА се приема за плащане;

Дебит 19 Кредит 60

12 330 рубли - начислен ДДС върху обекта;

Дебит 60 Кредит 51

80 830 рубли - платена фактура за обекта;

Дебит 08 Кредит 71

15 316,95 RUB (17 300 - 1983.05) - размерът на пътните разходи, свързани с доставката на дълготраен актив, се взема предвид при формиране на първоначалната му стойност;

Дебит 19 Кредит 71

1983,05 руб - разпределен ДДС върху пътните разходи;

Дебит 01 Кредит 08

60 588 рубли (68 500 + 15 316,95) - обектът е въведен в експлоатация;

14 313,05 RUB (12 330 + 1983.05) - приема се за приспадане на ДДС, начислен от доставчика на ДМА и в пътните разходи.

Данъчно облагане

- ДДС

При закупуване на ГСМ срещу пари в сметката за гориво в момента в повечето случаи е посочен размерът на ДДС. От началото на глава 21 от Данъчния кодекс на Руската федерация финансистите изразиха мнение, че е невъзможно да се приспадне сумата на данъка върху добавената стойност, разпределена в проверката на KKM, поради липса на фактура (писмо на Министерството на Финанси на Русия от 09.03.10 № 03-07-11 / 51).

Конституционният съд на Руската федерация още в средата на 2000-те години посочи, че фактурата не е единственият документ за предоставяне на данъкоплатеца на удръжки за данък върху добавената стойност. Данъчните удръжки могат да бъдат предоставени и въз основа на други документи, потвърждаващи плащането (определение на Конституционния съд на Руската федерация от 02.10.03 № 384-O).

Президиумът на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от своя страна в своята резолюция от 13 май 2008 г. № 17718/07 посочи следното.

Данъчните приспадания се извършват въз основа на фактури, издадени от продавачите, когато данъкоплатецът закупува стоки (работи, услуги) и документи, потвърждаващи действителното плащане на данъчните суми, представени на данъкоплатеца след регистриране на стоките (работите, услугите), като се вземат предвид спецификата, предвидена в член 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация, и при наличието на съответните първични документи (клауза 1, член 172 от Данъчния кодекс на Руската федерация в редакцията, която е в сила през одитирания период).

Съгласно параграф 7 на член 168 от Данъчния кодекс на Руската федерация, при продажба на стоки в брой от организации (предприятия) и индивидуални предприемачи за търговия на дребно и Кетъринг, както и други организации, индивидуални предприемачи, извършващи работа и предоставящи платени услуги директно на обществеността, изискванията, посочени в параграфи 3 и 4 от този член за изготвяне на документи за сетълмент и издаване на фактури, се считат за изпълнени, ако продавачът е издал на купувача касова бележка или друг документ, установен образец.

По време на спорния данъчен период, предприемач на бензиностанции, които извършват на дребноза населението е закупен бензин, плащането за което е извършено с ДДС в брой в бройи се потвърждава с касови бележки, издадени от продавача. За извършване е използван от предприемача бензин предприемаческа дейност, тоест за операции, признати за обект на ДДС. Доказателства за използване на бензин за други цели от проверката не са представени.

По този начин, отказът на предприемача да получи данъчно приспаданеданък добавена стойност не може да бъде признат за легитимен.

Действията на данъкоплатците, които са приели разпределения ДДС в касова бележкапри закупуване на бензин в брой, при липса на фактура и в решенията на Федералната антимонополна служба Северозападен окръг No А56-29646/2007 г. от 22.04.2007 г.;

Но ако сумата на ДДС не е подчертана в отделен ред в проверката на KKM, потвърждаваща плащането на горива и смазочни материали, тогава данъкоплатецът няма право да го определи чрез изчисление за последващо представяне за приспадане (Постановление на Федералната антимонополна служба на Севера -Западен окръг от 03.09.13 г. № А56-4764 / 2013 г.) .

За да се приспадне сумата на ДДС за хотелско настаняване, е необходимо да се открои сумата на данъка като отделен ред във формуляра за строга отчетност, издаван при заплащане на услуги за настаняване. попълнен своевременноформуляри за строга отчетност или копия от тях с отделен ред от сумата на ДДС, издадена на служителя и включена в отчета за командировка, в този случай се регистрират в книгата за покупки (клауза 18 от Правилата за поддържане на използваната книга за покупки при изчисляване на данък върху добавената стойност, приложение № 4 към Постановление на правителството на Руската федерация от 26 декември 2011 г. № 1137).

Продължение на пример 2

Спазвайки правилата за поддържане на книга за покупки и позицията на Върховния арбитражен съд на Руската федерация, изразена в Резолюция № 17718/07, организацията приспада сумата на ДДС, разпределена в разписката за настаняване и в чековете на KKM за покупката на горива и смазочни материали:

Дебит 19 Кредит 68 подсметка "Изчисления на ДДС"

1926,61 рубли. (1258.47 + 668.14) - приети за приспадане на платения ДДС за настаняване и закупено гориво.

- данък общ доход

Разходи за командировки, по-специално за пътуване на служител до мястото на командировка и обратно до мястото на постоянна работа, наем на квартира и дневни пари, по силата на алинея 12 на параграф 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, се включват в други разходи, свързани с производството и продажбата.

Съгласно параграф 1 на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, за целите на облагането на печалбата, разумните и документирани разходи, направени (извършени) от данъкоплатеца, се признават като разходи. В същото време под документирани разходи се разбират разходи, потвърдени от документи, съставени в съответствие със законодателството на Руската федерация, или документи, съставени в съответствие с митниците. бизнес оборотприлага се в чужбина, на чиято територия са направени съответните разходи, и (или) документи, косвено потвърждаващи направените разходи, включително командировъчна заповед, пътни документи, отчет за извършената работа в съответствие с договора. Всички разходи се признават за разход, при условие че са направени за осъществяване на дейности, насочени към генериране на приходи.

Въз основа на тази норма всички документи за действително направените разходи на командированото лице трябва да бъдат правилно съставени. „Дефектите“ при тяхното изпълнение водят до несъответствие между авансовия отчет и изискванията на законодателството на Руската федерация и съответно размера на разходите, посочени в него, не може да бъде включен в разходите за целите на облагането на печалбата като не надлежни документални доказателства (писмо на Министерството на финансите на Русия от 14 септември 2009 г. № 03-03-05/169).

Използваният метод за признаване на приходите и разходите в данъчното счетоводство влияе върху времето на отчитане на въпросните разходи. Така че, когато се използва методът на натрупване, пътните разходи се признават в отчетния (данъчен) период, в който е одобрен авансовият отчет (подточка 5, клауза 7, член 272 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

При използване на касовия метод одобрението на авансовия отчет не е достатъчно за отчитане на пътни разходи, които намаляват получения доход. Изисква се и действителното им плащане (клауза 3 от член 273 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Следователно, ако размерът на разходите, направени по време на командировка, надвишава полученото авансово плащане, тогава излишната част може да се вземе предвид като част от разходите само след погасяване на дълга към пътуващия.

Въз основа на споменатата норма на параграф 1 на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация, финансовият отдел препоръчва при данъчното счетоводство, когато се определя валидността на разходите за гориво за служебен автомобил, да се вземе предвид горният разход на гориво ставки (писма на Министерството на финансите на Русия от 27 януари 2014 г. № 03-03-06/1/2875, от 03.06.13 г. № 03-03-06/1/2009 г.). По-рано длъжностните лица смятаха прилагането на тези норми за задължително (писма на Министерството на финансите на Русия от 03.09.10 № 03-03-06 / 2/57, от 14.01.09 № 03-03-06 / 1/6 ). Данъчните на Москва също се придържаха към тази позиция (писма на Федералната данъчна служба на Русия за Москва от 30 декември 2009 г. № 16-15 / 139308, от 3 ноември 2009 г. № 16-15 / 115253). По отношение на автомобили, за които не са одобрени норми на разход на гориво и смазочни материали, служителите препоръчват на данъкоплатеца да се ръководи от съответните техническа документацияили информация, предоставена от производителя на превозното средство.

Трябва да се отбележи, че от самата норма на алинея 11 на параграф 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, която позволява включването на разходите за поддръжка на служебни превозни средства в други разходи, свързани с производството и продажбата, изискването за тяхното не следва нормирането. Поради това е законосъобразно те да бъдат взети предвид изцяло в икономическата обосновка на направените разходи.

Федералната антимонополна служба на Западносибирския окръг в своята резолюция от 05.04.12 № A27-8757 / 2011 г. посочва, че глава 25 от Данъчния кодекс на Руската федерация не предвижда нормиране на разхода на гориво, освен това тя не съдържа препратки към одобрените стандарти за разход на гориво и смазочни материали. Сумите на разходите трябва да се вземат предвид при изчисляване на данъка върху дохода в пълен размер, като се вземат предвид разпоредбите на член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация относно необходимостта от икономическа обосновка на направените разходи. В същото време съдиите подкрепиха данъчните власти, които счетеха за незаконно данъкоплатецът да включва изцяло разходите за гориво, чийто размер надвишава разхода на гориво, изчислен от организацията независимо въз основа на горното норми за разход на гориво и одобрени със заповеди на фирмата. Превишената част според тях не се потвърждава с достатъчно доказателства, обосноваващи производствения характер на спорните разходи, тяхната икономическа обосновка. Следователно включването им в разходите при определяне на облагаемата основа за данък върху доходите е незаконосъобразно.

съдии от ФАС Централен районсъщо така отбеляза, че Данъчният кодекс на Руската федерация не предвижда нормиране на разходите за горива и смазочни материали с цел облагане на печалбите, а Нормите за потребление на горива и смазочни материали в автомобилния транспорт № R3112194-0366-03, одобрени от Министерството на транспорта на Русия на 29.04.03 г. (в сила през периода на одита), имаха консултативен характер (Постановление на Федералната антимонополна служба на Централния район от 04.04.08 г. № А09-3658/07-29, решение от Върховният арбитражен съд на Руската федерация от 08.14.08 г. № 9586/08 отказва да прехвърли делото на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация за преразглеждане чрез надзор).

По-горе беше посочено, че пътните разходи се признават като други разходи, свързани с производството и продажбите. В същото време има неяснота при тяхното възлагане, когато командировката е свързана с придобиване на дълготрайни активи. Съгласно параграф 1 на член 257 от Данъчния кодекс на Руската федерация първоначалната цена на дълготрайните активи се състои от разходите за тяхното придобиване, изграждане, производство, доставка и привеждането им в състояние, в което са подходящи за употреба.

Съдиите от Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг смятат, че разходите за командировки за служители на организацията са пряко свързани с доставката на автомобили, закупени от компанията от мястото на тяхната доставка и приемане до мястото на тяхното използване в производствени дейности(цената на билетите за пътуване до мястото на тяхното прехвърляне, плащането за настаняване в хотел, както и разходите за закупуване на гориво), подлежат на увеличение балансова стойностзакупени автомобили, а не за разходи за данък върху доходите (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг от 07.07.09 № A19-1020 / 09).

Пътните разходи, свързани с покупката на автомобили, според съдиите от Федералната антимонополна служба на Волжския окръг формират първоначалната цена на дълготрайния актив и се отписват чрез амортизационния механизъм (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Волжския окръг от 12 февруари 2008 г. No A12-10256 / 07-C60).

В същото време съдиите от Федералната антимонополна служба на Уралския окръг, позовавайки се на горната норма на алинея 11 на параграф 1 на член 264 от Данъчния кодекс на Руската федерация, разгледаха действията на данъкоплатеца, който приписва разходи за командировки, свързани с придобиване на дълготрайни активи, към други разходи, взети предвид при изчисляване на данък върху доходите, законосъобразно .

За разрешаването на тази неяснота ще помогне изясняването в счетоводната политика на данъкоплатеца на реда за отчитане на пътните разходи, свързани с придобиване на ДМА и материални запаси. Разумно е данъкоплатеца да ги класифицира като други разходи.

– данък върху доходите на физическите лица

Когато работодател плаща на данъкоплатеца за пътни разходи както в страната, така и в чужбина, облагаемият доход не включва дневните надбавки, изплатени в съответствие със законодателството на Руската федерация, но не повече от:

700 рубли за всеки ден от командировка на територията на Руската федерация;
2500 рубли за всеки ден на командировка в чужбина, -

както и действително направени и документирани целеви разходи за пътуване до и от местоназначението, настаняване (клауза 3 от член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация).

- застрахователни премии

При заплащане на разходи за командировки на служители както на територията на Руската федерация, така и извън нейната територия, не подлежат на застрахователни премии:

за задължително пенсионно осигуряване;
задължително социално осигуряване при временна нетрудоспособност и във връзка с майчинството;
задължително здравно осигуряване;
задължително социално осигуряване срещу производствени злополуки и професионални заболявания -

дневни, както и действително направени и документирани целеви разходи, включително за пътуване до и от местоназначението, за наемане на жилище (клауза 2, член 9 от Федералния закон от 24 юли 2009 г. Пенсионен фондна Руската федерация, Фонда за социално осигуряване на Руската федерация, Федералния фонд за задължително медицинско осигуряване", параграф 2 на чл. 20.2 от Федералния закон от 24 юли 1998 г. № 125-FZ „За задължителните социална осигуровкаот производствени злополуки и професионални заболявания).

Край на пример 2

Тъй като според местните нормативен акторганизация, дневната надбавка за командировки се определя на 1000 рубли, след което при определяне на данъка върху доходите на физическите лица, който трябва да се удържа от дохода на служителя в края на юни, се добавя допълнително превишение на дневните над установения лимит от 3000 рубли към възнаграждението за отработените дни на този месец. ((1000 рубли/ден - 700 рубли/ден) × 10 дни).

Не се начисляват осигурителни вноски към извънбюджетни фондове и за наранявания от пътни разходи.

Работодателят, изпращащ служител в командировка, е длъжен да му възстанови:

пътни разходи;
разходите за наемане на жилище;
допълнителни разходи, свързани с живеене извън мястото на постоянно пребиваване (дневни);
други разходи, направени от работника или служителя с разрешение или знанието на работодателя.

Със заповед на ръководителя на организацията на командирования служител се дава аванс за пътни разходи. При изчисляването му, в допълнение към дневните пари и разходите за наемане на жилище, се вземат предвид и прогнозните разходи за експлоатация и поддръжка на автомобила по време на пътуването: плащане за горива и смазочни материали, такси за паркиране, различни такси.

От 1 януари 2013 г. във Федералния закон от 11 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“ няма изискване за използване на унифицирани формуляри при съставяне на първични счетоводни документи.

Ако собственикът (собственикът) на превозното средство е субект, то съответната позиция трябва да посочи нейното име, правна форма, местоположение и телефонен номер. Ако колата принадлежи индивидуален предприемач, след което се посочват неговото фамилия, име, отчество, пощенски адрес и телефон.

Ако няма забележки към приложените към авансовия отчет документи, които потвърждават направените разходи по време на командировката, тогава авансовият отчет се приема за осчетоводяване към момента на одобряване на отчета.

Ако размерът на разходите, направени по време на командировка, надвишава полученото авансово плащане, тогава излишната част може да се вземе предвид като част от разходите само след погасяване на дълга към пътуващия.

По мнението на московските данъчни органи, организацията може да вземе предвид разходите за командировки в първоначалната цена на дълготрайния актив, ако тези разходи са направени преди обекта да бъде пуснат в експлоатация (в писмото се разглежда изграждането на дълготрайния актив ).

Всички видове установени действащото законодателство RF, законодателни актовесубекти на Руската федерация, решения представителни органиместно управление компенсационни плащания(в границите, установени в съответствие със законодателството на Руската федерация), свързани с изпълнението от данъкоплатеца на трудови задължения, включително възстановяване на пътни разходи.

Иван БОГАТИ, одитор

Много професии изискват пътувания при командировки. За да стигне до местоназначението, работникът може да използва градски транспорт, фирмен или личен автомобил. Законът не предвижда ограничения по този въпрос, въпреки че в отчета за пътуването тази информациясъщо трябва да се уточни.

Въпреки това, ако се използва личен автомобил, тогава директорът на организацията трябва да възстанови разходите, изразходвани по време на нейната работа. Какъв вид обезщетение се предоставя? Как да го издадем? Какви документи ще са необходими за това? По-долу ще намерите отговори на тези и други въпроси.

Как да организираме бизнес пътуване с личен автомобил през 2018 г.?

Бизнес пътуване с личен автомобил има определен дизайн. Стандартен е независимо от вида транспорт, използван за пътуване до работното място. Единственото предупреждение е предоставянето на допълнителни документи.

Така че, за да организирате командировка, трябва да следвате следната процедура:

Подгответе документи;
Съставете задание, което се прехвърля на служителите по персонала, ако е необходимо;
Издаде заповед с информация за изпращане на служител до неговото превозно средство;
Издаване на обезщетение за сметка на използването на МПС;
Изчисляване на дневни;
Съставете отчет за резултатите след връщане;
Съставете бележка.

Тази процедура е регламентирана на законодателно ниво, така че трябва да се спазва стриктно. От 2015 г. стана незадължително издаването на задание за обслужване. Следователно лидерът самостоятелно решава за нуждите си.

Ползване на личен автомобил в командировка - документи

Използването на личен автомобил в командировка изисква изпълнение на определени документи.

Възстановяват се следните разходи:

Пътуване в двете посоки;
Ежедневни разходи;
Отдаване под наем на имот;
Други разходи, осигурени от работодателя, като такси за паркиране.

Размерът на обезщетението се изчислява от организацията. Изчислението също така взема предвид обема на двигателя на превозното средство. При обем до 2000 кубически сантиметра се изплаща обезщетение за месец от 1200 рубли и повече от 1500 рубли. Това обезщетение не се облага с данък.

Има и втори вариант за обезщетение, който предвижда сключване на договор за наем на автомобил. В този случай компанията плаща сумата, която не е в законоустановенсума, но по отношение на приложените разходни документи. Всъщност плаща разходите за наем и поддръжка.

Как да вземем предвид горива и смазочни материали при използване на личен автомобил в командировка?

Цената на личен автомобил по време на командировка с гориво и смазочни материали се изчислява по същия начин, както при използване на служебно превозно средство . На първо място се осигуряват проверки от бензиностанции. Също така изчислението е посочено в товарителниците. За да вземете предвид горива и смазочни материали, трябва да сумирате всички посочени количества.

По този начин, когато работите в командировки, можете да използвате собствен транспорт за бизнес цели. В същото време бюджетните документи на организацията трябва да отчитат разходите, които трябва да бъдат изплатени на служителя под формата на компенсация. Освен това трябва да завършите всичко законоустановендокументи за пътуване.