Организация на работата с архивни документи. Процедурата за организиране на работата на архива на организацията

Относно някои правилни въпроси съхранение на документиказа началникът на отдела за доставки и ведомствени архивиДържавен архив на Амурска област Елена Шилова

След Клуба на персонала, който се проведе във в. "Работа!" миналия четвъртък на участниците стана ясно, че кадровият служител или архивистът на предприятието е страхотен човек. Именно от тях зависи редът на документооборота на организацията, който понякога е изключително трудно да се разбере.

Както се оказа, говоренето за правилното поддържане на архив в една организация може да отнеме вечно Голям бройнюанси са трудни за намиране на друго място. Поканеният от нас експерт Елена Шилова, началник на отдела за придобиване и ведомствени архиви на Държавния архив на Амурска област, ни разказа за някои въпроси на правилното съхранение на документи.

Документи от бюрото на архивиста

1. Най-важният законодателен акт, който регулира цялото движение на архивни документи, е Федералният закон "За архивното дело". Разпростира действието си върху всякакви организации и техните архивни документи, като всички негови изисквания са задължителни.

2. По въпроса как да се поддържат каквито и да било архивни документи от номерацията до корицата, ще помогнат основните правила за работа на ведомствените архиви от 1985 г.

3. „Списък на типичните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавните органи, органи местно управлениеи организации, като се посочват условията на съхранение.

4. За тези организации, които разполагат с научно-техническа документация, - „Списък на типичните архивни документи, генерирани в научно-техническата и производствени дейностиорганизации, като се посочват условията на съхранение.

Инструкции за работа с документи

За ефективна работас документи са необходими инструкции за деловодство. За съжаление, не всяка организация ги има. Тя трябва да установи правилата за работа с всички документи на предприятието - правилата за регистрация, еднаквост. Случва се в една организация детайлите по формулярите да са на различни места, самите формуляри са различни. И е неудобно да се работи и тогава не можете да намерите нищо. В инструкциите трябва да се уточнява не само как се съставят описи и номенклатури, но и кой отговаря за работата на архива. По-добре това да не е един човек, който ще бъде изхвърлен от всички дела, а да се поверят някои архивни функции на отдели. За да може след определено време отговорното лице от отдела да подготви всички документи и да ги предаде на отговорника на архива. И едва тогава архивистът извършва обобщаваща работа. Няма да има въпроси и проблеми с документите, ако всичко е написано в инструкциите стъпка по стъпка.

Състав на документи за предаване в архива

Архивът на организацията, в съответствие с правилника за него, се комплектува с досиета за постоянно, временно (над 10 години) съхранение, както и с досиета за персонал. Документите, генерирани в дейността на организацията, според условията за съхранение, се разделят на:

• документи за временно съхранение (до 10 години включително);

• документи за дългосрочно съхранение (над 10 години);

• документи за постоянно (вечно) съхранение.

Случаите за временно съхранение със срок на съхранение до 10 години по правило не подлежат на прехвърляне в архива на организацията. Те се съхраняват в структурните подразделения на организацията и след изтичане на срока на съхранение подлежат на унищожаване.

Документите от личен произход се прехвърлят временно в архива на организацията съхранение по искане на техния собственик (собственик) с последващо предаване в държавния архив за постоянно съхранение.

Документи на организации-предшественици, както и документи на ликвидирани подчинени организации, се прехвърлят в архива.

Номенклатура

Трябва да има във всяка организация. Този документ ви позволява да вземете предвид отворените случаи, да правите инвентаризации и да унищожавате документи с кратък срок на годност, които не са включени в инвентара. Той трябва да включва всички документи, които се създават в организацията. Общи изискванияза съставяне са предписани в правилника за работата на ведомствените архиви и правилника за работата на архивите на организации, както и в стандартна инструкцияза администрацията на федералните агенции. Именно в номенклатурата е предвидено групирането на изпълнените документи по дела, систематизиране на делата, периоди на индексация и съхранение на делата. Той е основа за съставяне на описи на делата за постоянно и временно (над 10 години) съхранение и основен счетоводен документ в деловодството, а във ведомствения архив се използва за регистриране на случаи на временно (до 10 години включително) съхранение.

Фиксираната в номенклатурата схема за систематизиране на делата може да се използва при разработването на схема на картотека за изпълнени документи. Номенклатурата се основава на персонали организационни структури. Последователността на заглавията на делата в номенклатурата трябва да съответства на структурата на организацията. Номенклатура на делата на организацията за предстоящите Календарна годинасъставен през последното тримесечие на текущата година. Номенклатурата, съгласувана с архивното учреждение в края на всяка година, се уточнява, утвърждава се от ръководителя на организацията и влиза в сила от 1 януари на следващата календарна година.

Одобрява се от архивното учреждение най-малко веднъж на 5 години. В случай на фундаментална промяна във функциите и структурата на организацията се разработва нова номенклатура на делата. Можете да научите повече за това какво представлява номенклатурата и как да я поддържате в основните правила за функциониране на ведомствените архиви и правилата за функциониране на архивите на организациите.

Опазване на архивите

Архивът се поставя в специално изградени или пригодени за съхранение на документи сгради или в отделни помещения на сградата. По време на строителството или ремонта на административни сгради трябва да се осигурят специални помещения за архивите на организациите. Без специална стаяза архива на организациите се обособява приспособено помещение в административната сграда на организацията. Не се допуска съхраняване на архивни документи в порутени, влажни, неотопляеми помещения, които не отговарят на санитарно-хигиенните изисквания. А също и в помещенията на сградата, заета от услуги Кетъринг, хранителни складове и др.

В случаите, когато е невъзможно организацията да отдели място за архива, е желателно съхраняваните документи да са в хоризонтално положение, в кутии, в железни шкафове. И достъпът до тях беше ограничен. Важно е да се опитате да поддържате светлина и температурен режим. Тъмнината за документи точно.

Организацията, като жив организъм, непрекъснато взаимодейства с външния свят и поддържа множество вътрешни процеси: сключва договори с контрагенти, приема или продава стоки и услуги, извършва различни плащания, координира и одобрява местните разпоредби.

Образувани по едно и също време много документи, повечето от които рано или късно губят текущата си актуалност и се изпращат в архива. Всяка организация има своя собствена политика за управление на документи, но следваща общи препоръки, успешно прилаган на практика и подкрепен от правни норми, ви позволява да оптимизирате архивната дейност доколкото е възможно и да избегнете възможни проблемив бъдеще.

Целият набор от документация, натрупан от организацията в хода на нейната дейност и подлежащ на съхранение, е разделен на няколко категории:

• учредителни документи– са правно основаниесъществуването на организацията и определяне на нейните основни правни характеристики;
• административни документи- имат императивен или информационен характер, обикновено се изготвят от името на висшето ръководство;
• кадрови документи- засягат всички възможни взаимоотношения, които могат да възникнат между служителя и работодателя;
• финансови отчети- включва първични документи, отразяващи покупката и продажбата на стоки и услуги от организацията;
• специализирана документация– вътрешни регламентирегулиране на основните аспекти на дейността на организацията и осигуряване на последователност в работата на нейните структурни подразделения.

В по-широк смисъл всички документи, с които разполага една организация, могат да бъдат разделени две групи: Документация, която е завършена и документи, които все още участват във всеки действителен бизнес процес. Една от основните задачи на служителя, отговарящ за поддържането на архива, е компетентното разпределение на наличните документи по съответните случаи и своевременното им допълване с новоизготвена документация.

Изисквания за подготовка за прехвърляне и съхранение

За максимално структуриране на наличните юридическо лицедокументи се използва специална консолидирана номенклатура, която отразява имената на всички дела с посочване на периодите на тяхното съхранение. Документите по дела обикновено се групират по вид и се разпределят в отделни папки.

клауза 3.4. от Основните правила за работа на архивите на организациите, одобрени през 2002 г. и имащи препоръчителен характер, формата на номенклатурата на делата се предлага под формата на таблица, която включва следните полета:

• индекс на случая, който се състои от цифровия код на структурното звено и поредния номер на корпуса;
• заглавие на делото, въведена под формата на кратко и точно обозначение на същността на процеса, свързан с него, без използване на сложни структури и уводни думи;
• поле брой единици за съхранениеотразява броя на томовете или части във файла и се попълва в края на годината;
• последната колона съдържа бележкиотносно извършени операции по дела - установяване, преместване и др.

Делата, организирани по консолидираната номенклатура, се архивират за срок в зависимост от вида на документацията, която ги съставя. По този начин учредителните документи се съхраняват през целия период на съществуване на юридическо лице, а в случай на ликвидация подлежат на предаване в държавния или общинския архив.

Част от финансовите отчети също подлежат на безсрочно съхранение, докато за първичната документация срокът е ограничен. 5 години. Предвиден е най-дълъг период на архивиране кадрови документи- например твърдения за стойността заплатитрябва да се пази на 75 години, същият период е определен за трудови договории лични карти на служителите.

Правила и отговорност

На федерално ниво основни принципиархивните организации са регламентирани със закон № 125-FZ от 22 октомври 2004 г., отделни разпоредбикоито са задължителни за всички предприятия, които имат постоянен документооборот.

Освен от правни разпоредбипо отношение на поддържането на архивите законът предвижда и отговорност длъжностни лицаи организации за извършени нарушения в тази област. В този случай наказанието не надвишава 500 рубли, обаче, пълната или частична липса на задължителна документация за съхранение може да доведе до много по-сериозно наказание - до 300 000 рубли.

Отделни разпоредби за архивиране счетоводни документиса посочени в заповедта на Министерството на финансите на СССР, одобрена през 1983 г. и все още не е загубила актуалност. Изчерпателен списък на документи, изготвен през цялото съществуване на организацията, заедно с условията за тяхното съхранение, е представен в Заповед на Министерството на културата на Русия от 25 август 2010 г. № 558. Комплектът от Правилника за работа на архивите на организациите, вече споменати по-горе, съдържа подробен списък с препоръки, отнасящи се до всички аспекти на тази дейност.

Достъп до документи и срокове за подаването им

Образуваните дела обикновено се прехвърлят в архива не по-късно от 3 години от датата на приключване на отразените в тях бизнес процеси. Редът за съхранение и издаване на документи се установява в съответствие с утвърдените вътрешни правилници на осн регулаторни изискванияи препоръки.

За вътрешна употреба, продължителността на работа от архивни документиограничен 30 дни, но по искане на отговорния служител, при спазване на безопасността на случаите, определеното време може да бъде удължено с още един месец.

Инструкции стъпка по стъпка за архивиране и архивиране

Процедурата за обработка и предаване на делата за съхранение може да се раздели на няколко основни стъпки:

Трябва да се отбележи, че документите със срок на съхранение обикновено подлежат на архивиране. поне 10 години. Останалата документация може да се съхранява директно в отделите и да се предаде за унищожаване веднага щом изтече. законоустановенсрок.

Оборудване на архивите и проверка на годността на помещенията

Процедурата за организиране на места за съхранение на документация е описана подробно в Основните правила. Основният принцип при оборудването на архив в една организация е ползване на самостоятелна сграда или помещение за нейни нужди.

В същото време не се допуска експлоатацията на конструкции, които са в изключително разрушено състояние, както и влажни и неотопляеми. Ограничението важи и за помещения, разположени в едни и същи сгради с кетъринг и хранителни доставки, както и разположени в близост до складове на запалими или агресивни вещества.

Вътрешното подреждане на архивното хранилище трябва да се извършва по такъв начин, че да осигури максимална безопасност на съдържащата се в него документация. За това е необходимо да се спазва списък с условия:

• помещението за архив трябва да бъде защитено от наводнения, да отговаря на стандартите за пожарна безопасност, да има продуктивна вентилационна система;
• всички електрически кабели и контакти трябва да бъдат изолирани колкото е възможно повече;
• декорацията на стаята трябва да бъде направена с негорими и неагресивни материали;
• не се допуска прокарване на водопроводни и канализационни тръби през складовото съоръжение.

Окончателното решение за пригодността на помещението за нуждите на архива се взема от редица специализирани служби на базата на експертиза. Това взема предвид Пожарна безопасностпомещение, санитарното му състояние и др. Въз основа на резултатите от всеки преглед, a действай, отразяващ резултатите от изпълнението му.

Характеристики на използването на документи и организация на работата

Основата за работата на архива е утвърдената от ръководството наредба или инструкция за поддържане на архива на организацията. Въз основа на такъв документ се назначава служител, който действа като архивист и отговаря за безопасността и пълнотата на поверените му книжа.

Архивът в организацията може да съществува както като самостоятелна структурна единица, така и да е в рамките на административно обслужване. Независимо от формалната принадлежност, основната цел на нейното функциониране е формирането, отчитането и осигуряването на целостта на архивните данни на организацията.

Постига се чрез системната дейност на архивиста по поддържане на номенклатурата на делата, получаване на правилно оформени томове, систематизирането им и др. Освен това в задълженията на служителите в архива влизат навременното и пълно предоставяне на исканите документи, както и участие в процеса по унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение.

Контролна процедура

Освен вътрешния правилник се регламентира и работата на архива законодателни актове, включително мерки за контрол на архивната деловодство в организацията.

Така че, съгласно закон № 125-FZ, се извършва контрол върху спазването на процедурата за съхранение на документи специални органина федерално ниво и на ниво субекти на Руската федерация. На практика тази функция обикновено се изпълнява данъчен офиси пенсионен фондкато основни външни потребители на документацията на организацията. Същият закон предвижда отговорност до наказателна отговорност за нарушения на законодателството в областта на архивите.

По-долу е представен преглед на програмата за автоматизиране на работния процес в офиса в организацията.

Регистрация на електронни медии

В света на всеобхватните високи технологии „класическият” информационен носител – хартията и нейните производни – бавно, но сигурно отстъпва място на електронните медии. В тази връзка служителят на архива рано или късно ще има въпрос: как да приемам такива документи за съхранение?Отговорът е прост: в същата форма, в която са били проектирани първоначално.

Ако например фактури от чуждестранен доставчик се получават под формата на електронен документ, заверен от цифров подпис, тогава трябва да ги запишете в паметта на компютъра - не е необходимо да отпечатвате и удостоверявате нищо допълнително. Такава документация е включена в номенклатурата на делата на общо основание, като се има предвид дата на падежасъхранение.

Архивно деловодство в организацията - сложен и многоетапен процескоето изисква внимателно планиране и спазване на множество изисквания и препоръки от неговите участници. Независимо от това, добре изградената система за съхранение на документи не само свидетелства за добре координираната и продуктивна работа на отделите, но и демонстрира потенциала на организацията като ефективна икономическа единица.

Подробни инструкции за прехвърляне на документи в архива са представени във видеото.

Те се съхраняват за определен период от време, след което трябва да бъдат предадени на държавно съхранение в държавни и общински архиви. Федералното законодателство определя максималните срокове за съхранение на документи, включени в своевременнокъм Архивния фонд Руска федерация:

• кадрови документи, записи нотариални действия, битови книги и документи, свързани с приватизацията на жилищния фонд - 75 години;
• проектна документация за капитално строителство- 20 години;
• технологична и проектна документация - 20 години;
• патенти за изобретения, полезен модел, промишлен дизайн - 20 години:
• научна документация - 15 години;
• филмови и фотодокументи - 5 години;
• видео и фото документи - 3 години.

В случай на ликвидация на организацията документите с постоянен период на съхранение и персоналът се прехвърлят в държавния (общински) архив. За неправителствени организации, някои от чиито документи са включени в състава на Архивния фонд на Руската федерация, за такова прехвърляне е необходимо да се сключи споразумение със създаването на системата на Федералната архивна служба на Русия. Ако организацията не е сключила своевременно споразумение с архива, тогава в този случай държавният (общински) архив е длъжен да приеме за съхранение само документи за персонала на служителите на организацията. Мястото на съхранение на останалите документи се определя от председателя на ликвидационната комисия или от синдика.

Подготовка на документи за архивиране

Във всяка организация през годината се формират определен брой дела. Някои от тях трябва да бъдат архивирани след установения срок на съхранение. Това са дела с изпълнени документи на постоянно „временно (над 10 години) съхранение и персонал. Делата се предават в архива една година след приключване на деловодството. Подготовката на документи за прехвърляне в архива се извършва от служители на службата на предучилищното образователно заведение и секретари на структурни подразделения. Делата се архивират след пълното им приключване.

Завеждането на дела се състои от следните операции:

• проверка на коректността на групиране на документи в дела;
• брошура (записване);
• номериране на листове;
• изготвяне на заверен надпис (удостоверителен лист);
• изготвяне в необходими случаивътрешен опис на документите по делото;
• извършване на уточнения на детайлите на корицата на делото (уточняване на името на организацията, регистрационен индекс, срокове на делото, заглавие на делото);
• съставяне и подаване на доклад по делото.

Случаи на временно съхранение (до 10 години включително) подлежат на частична регистрация, като е разрешено:

• не подреждат документите по делото;
• не номерирайте листовете на делото;
• не съставяйте удостоверителни надписи;
• не зашивайте (не шейте).

Проверката на коректността на групирането на документите в дела се извършва, за да се провери още веднъж съответствието на документите в случая със заглавието според номенклатурата, местоположението на документите в делото според определени принципи: на разглеждани въпроси; хронологично; географски; кореспонденти по азбучен ред и др.

Ориз. 6.2. Формуляр за сертификационен лист

В пълна регистрациянеобходимо е да се подгъва или подвърже калъфа. Преди това всички метални предмети се изваждат от кутията: кламери, щифтове и др. Документите се изваждат от папката. След най-нов документв делото се вмъква лист за удостоверителния запис „в началото на делото, ако е необходимо, се вмъкват лист или листове за вътрешния опис (ако има такива, след това отпечатани формуляри на вътрешния опис). Калъфът не трябва да надвишава 250 листа. Ако през годината по делото са депозирани повече документи, тогава те трябва да бъдат разделени на няколко тома.

Всички документи са подадени или подвързани с твърди корици. Тъй като във файла се отлагат документи от различни формати, те трябва да бъдат подадени за 4 пункции. Това ще гарантира, че всички документи са здраво закрепени.

Ориз. 6.3. Форма за вътрешен опис на документите по делото

За калъфи с дълъг срок на годност можете да зашиете кутията, включително горната и долната част на капака. Записват се случаи с постоянен срок на годност, като се започне от листа след корицата. Горната част на корицата не е подгъва. Върху първия лист се наслагва тънка картонена лента с ширина до 1 см и през нея се зашива калъф. Тъй като се предполага, че такъв калъф се съхранява завинаги, такова пилене предпазва нишките от протриване и придава по-естетичен вид на кутията.

При подаването се уверете, че целият текст на документите може да бъде прочетен. Документи със срок на годност по-малък от 10 години не могат да се подават, но остават в папката.

Всички листове в случаите на постоянно и временно съхранение са номерирани, за да се гарантира безопасността на документите и лекота на използване. Листовете се номерират с черен графитен молив или номерираща машина в горния десен ъгъл само с предната страналист, без да докосвате текста на документа. Използването на мастило и цветни моливи е забранено. Лист по-голям от А4 се подвързва в единия край, разгъва се и се номерира като един лист. Сгънатият и подгънат по средата чаршаф се номерира като два листа. Илюстрираните материали, снимките са номерирани на обратната страна в горния ляв ъгъл. Пликовете с надписи или приставки, подгънати в калъфа, се номерират самостоятелно. Прикачените файлове към плика са номерирани последователно след плика. При създаване на няколко тома от един случай всеки от тях се номерира независимо.

Ориз. 6.4. Формуляр за калъфи за постоянно и временно (над 10 години) съхранение

Резултатите от номерацията се записват в поверителен запис на последния лист от досието, ушито специално за нея. Посочва с цифри и с думи броя на номерираните листове документи и отделно чрез знака „+” броя на листовете от вътрешния опис, буквените и липсващите цифри.

Удостоверителният протокол се подписва от лицето, което го е съставило, като се посочват длъжността, личен подпис, фамилия и дата на съставяне. Забранено е да се прави заверка на корицата на кутията или на обратната страна на последната страница.

Формата на удостоверителния лист по делото се определя от Основните правила за работа на архивите на организациите.

В случаите, когато досието съдържа особено ценни документи - в лични досиета, дела за присъждане на научни степени и присъждане на

Държавният стандарт R 51141-98 фиксира следното определение за вътрешния опис: „Вътрешният опис на документите по делото е счетоводен документ, съдържащ списък с документи по делото, посочващ серийни номерадокументи, техните указатели, заглавия, дати, номера на листове” 1 .

Вътрешният опис се води пред документите по делото и съдържа информация за всеки един от тях. Окончателният запис на вътрешния опис посочва броя на документите, включени в него, и броя на листовете от самата инвентаризация.

Използвайки автоматизирани системирегистрация на документи, може да се създаде и отпечата автоматично вътрешен опис въз основа на информацията, въведена в регистрационните карти на документи, поставени в делото. След завеждане на документите, номериране, съставяне на удостоверителен надпис и вътрешен опис на документите по делото, допълнителен дизайнкалъфи за калъфи.

Проектирането на капака на калъфи се извършва в процеса на отваряне на калъфи в офис работа и се извършва в съответствие с изискванията държавен стандарт GOST 17914-72. Калъфи за дългосрочно съхранение. Видове, размери, Технически изисквания". Към момента на откриване на делото, според номенклатурата на делата, на корицата вече са били поставени редица данни:

• наименование на институцията (организацията) и нейното подчинение;
• наименование на структурното звено;
• деловоден индекс на делото;
• заглавие на делото;
• срок на задържане на делото.

При изготвяне на дело за архивиране тези данни се уточняват и допълват. Например на корицата пише:

• номер на тома, ако делото има няколко тома;
• крайни дати на делото;
• броя на листовете във файла;
• фондови номера, описи и дела по описа.

Последните реквизити са закрепени в архива.

Ориз. 6.5. Формуляр на описа на случаите на постоянно, временно (над 10 години) съхранение

Много е важно да се спазват определени изисквания при проектирането на корицата. И така, името на организацията се изписва в именителен падеж. Ако името се е променило през годината, тогава и двете имена се дават на корицата, като предишното име е взето в скоби, а новото е изписано под него.

Заглавието на делото се пренася на корицата в началото на годината от . Но след анализ на съдържанието на документите може да се наложи някои разяснения на заглавието. Ако възникне такава необходимост, трябва да се направи допълнение към номенклатурата на делата и да се постави заглавието и указателят на корицата в съответствие с това допълнение. Първо, заглавието трябва да посочва вида на делото (дело, кореспонденция, документи и др.) или вида на документите (протоколи, заповеди, доклади, актове). След това се посочва авторът или кореспондентът (ако това е кореспонденция) и след това въпрос, отразяващ съдържанието на документите. Възможно е в един случай да се формират документи на няколко автори или кореспонденти, ако се отнасят до един въпрос. Автентичността на документите не е посочена в заглавията, но се посочва наличието на копия от документи. На корицата на калъфа без провалпосочват се датите на най-ранните и последните документи и срокът на съхранение на делото. В случаите с документи за постоянно съхранение се посочва „да се съхранява постоянно“, при други - конкретен срок на съхранение в съответствие със списъка.

При определяне на броя на листовете не се вземат предвид листовете от вътрешния опис и заверителния запис.

За всички случаи на постоянно и дългосрочно съхранение се съставя опис. Описът е архивен указател, съдържащ систематичен списък на единиците за съхранение, както и предназначен да ги отчита и да консолидира систематизацията. Инвентаризацията служи като основно счетоводство справочникв бизнеса и архивите. Описите се съставят отделно за каси за постоянно съхранение, за временни (над 10 години) складови каси и за кадри на персонала. V отделни случаив зависимост от спецификата на организацията могат да се съставят описи за определени категории дела (съдебни и следствени дела, научни доклади по теми и др.).

Случаите са изброени по важност. Например, последователността може да бъде следната: устав на предприятието, протоколи общи събранияакционери, протоколи от заседания на съвета на директорите, заповеди на директора за основна дейност, годишни плановеи т.н. Описи по делата се съставят във всяко структурно звено от служители на службата по деловодство.

Ориз. 6.6. Образец на годишния раздел на обобщения опис на делата за постоянно съхранение

Описанието се състои от годишни раздели. Годишните раздели се съставят в установената форма. Информацията за всеки случай, включена в описа, се нарича описателна статия. Включва:

• пореден номер на делото (обем) по описа;
• индекс на делото (обем);
• заглавие на делото (том);
• дати на делото (том);
• брой листове във файла (обем);
• срок на съхранение (за случаи, съхранявани повече от 10 години);
• Забележка.

Всеки случай в описа има независим сериен номер.

Ако случаят се състои от няколко тома, всеки том има свой собствен номер. Подрежда делата в описа в архива на организацията. Той присвоява и номерата на описа на структурното звено.

При прехвърляне на дела за няколко години в архива те трябва да бъдат систематизирани. Обичайният ред на систематизиране на делата в организацията е хронологично-структурен. Това означава, че първо случаите се систематизират по години. Второ, делата са систематизирани по имената на структурните звена, в които се съхраняват. Всички случаи на постоянно съхранение за една година са подредени по важност. Това обикновено съответства на реда на структурните звена и рубриките на делата в номенклатурата на делата.

Ориз. 6.7. Форма на окончателен запис и подпис за удостоверяване

Така се получава хармоничен списък на всички случаи с един и същи срок на съхранение за една година. За удобство на търсене, имената на структурната единица могат да бъдат посочени в описа преди първия файл на съответната структурна единица.

В организации, където броят на случаите, генерирани годишно, е малък, не е препоръчително всяка година да се прави нов опис. Възможно е изготвяне на една инвентаризация, включително дела за няколко години.

Ориз. 6.8. Форма на годишния раздел на обобщения опис на делата по персонал

Ориз. 6.9. инвентарна форма електронни документипостоянен срок на годност

В такива организации ежегодно се съставя годишен раздел от описа с непрекъснато номериране на делата. Всеки от годишните раздели на инвентаризацията започва с посочване на съответната година, а след това делата се подреждат в съответствие с приетата структура.

Всяко описание има собствен номер. Обикновено описът за каси за постоянно съхранение има 1, за случаи със срок на годност над 10 години - N & 2, за случаи на персонал - № 3 с добавяне на буквен индекс "l / s".

Описанието завършва с обобщен запис. Посочва с цифри и с думи броя на делата, включени в описа, първото и последното число на делото по описа и уточнява особеностите на номерация (буква и липсващи цифри). Описът трябва да бъде подписан от съставителя, като се посочва неговата длъжност и декодиране на фамилното име. Поставя се датата на описа.

В допълнение към описите на досиета с постоянен срок на съхранение, случаи на временно (над 10 години) срок на съхранение кадрови услугиорганизациите трябва ежегодно да изготвят описи на делата по персонал. Персоналните документи са от особено социално значение - те са основа за потвърждение старшинстводлъжност, продължителност на работа в тази организация и други факти работни отношения. За да се предотврати загубата на тези документи, повечето документи за персонала на уволнените работници се архивират и съхраняват в продължение на 75 години.

Във връзка с развитието на компютърните технологии, увеличаването на обема на документи на електронни носители, организациите трябва да съхраняват аудиовизуална и електронна документация. В архива на организацията, в зависимост от състава и обема на ЕД, се съставят описи на електронни документи с постоянен срок на съхранение. Електронните документи са включени в независими описи.

Броят на екземплярите от описа се определя от срока на съхранение на делата. Съставя се опис на касите за постоянно съхранение в четири екземпляра. Един екземпляр остава в съответната структурна единица, вторият екземпляр от описа се прехвърля в услугата на предучилищното образователно заведение, третото в архива на организацията. Четвъртият екземпляр се изпраща в съответния държавен или общински архив.

Организации, които не подават документи в държавните архиви, съставят опис на делата за постоянно съхранение, на делата със срок на съхранение 10 и повече години и на персонала в три екземпляра.

Описи не се съставят за случаи на временен срок на съхранение, ”те се заменят с номенклатура на делата, където пред всяка позиция се поставя отметка за срока на съхранение.

По време на периода на подготовка на делата от структурното звено за прехвърляне в архива на организацията служителят на архива първо проверява правилността на тяхното формиране, изпълнение и съответствие на броя на делата, включени в описа на делата (структурно звено) с броя на заведените дела в съответствие с номенклатурата на досиетата на организацията. Всички недостатъци, установени по време на одита при формирането и изпълнението на делата, служителите на структурното звено са длъжни да отстранят. При установяване на липса на случаи се съставя подходящо удостоверение.

Всеки случай се приема от лицето, отговорно за архива на организацията, в присъствието на служител на структурното звено. В същото време и върху двата екземпляра от описа на делата на структурното звено срещу всяко включено в него дело се прави бележка за наличието на делото. В края на всеки екземпляр от описа, броят на действително приетите в архива дела, броят на липсващите дела, датата на приемане и предаване на делата, както и подписите на лицето, отговорно за архива и лицето които са прехвърлили делата, са посочени с цифри и с думи. При приемане на особено ценни каси се проверява броят на листовете в касите.

Дела, свързани в пакети, се доставят в архива на организацията от служители на структурни подразделения. Заедно с делата в архива се пренасят и регистрационните картотеки за документи. Името на всеки картотечен шкаф е включено в инвентара.

На 21 септември Правилата за организация на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в органите държавна власт, местни власти и организации (одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526; по-долу - новите Правила).

Какво ви ръководеше преди пускането на новите Правила?

Преди утвърждаването на новите Правила архивите на държавните органи, местните власти, организациите (наричани по-долу архиви на организации) се ръководеха в своята работа от Основните правила за функциониране на архивите на организациите, а някои архиви на организации, използвани напълно стар документ- Основни правила за работа на ведомствените архиви. И двата документа не са нормативни документи, но определят статута им на нормативен и методически документ. В същото време Основните правила от 1985 г. наистина имаха статут на нормативен документ, тъй като бяха одобрени със заповедта на Главния архив, а Основните правила от 2002 г. не бяха одобрени от Федералните архиви, следователно те нямаха статут на нормативен документ.

По каква причина при наличието на Основните правила от 2002 г. се наложи разработването на нов, освен това нормативен документ за организиране на съхранението на документи в архивите на организациите?

Факт е, че през 2004 г. беше приет Федерален закон от 22 октомври 2004 г. № 125-ФЗ „За архивирането в Руската федерация“ (по-нататък Федерален закон № 125-ФЗ), който въведе много новости в организацията на архивирането в страната:

извличане

от федерален закон№ 125-FZ

Член 13. Създаване на архиви

1. Държавни органи, местни власти общински райони градски квартал необходими за създаване на архивиза съхранение, придобиване, отчитане и използване на архивни документи, формирани в хода на дейността им.

2. Организации и граждани правото на създаване на архивис цел съхраняване на архивни документи, формирани в хода на дейността им, включително с цел съхраняване и използване на архивни документи, които не са държавна или общинска собственост.

Член 17 предприемаческа дейностбез образуване на юридическо лице, за осигуряване безопасността на архивните документи

1. Държавни органи, органи на местно самоуправление, организации и граждани, извършващи предприемаческа дейност без образуване на юридическо лице, са длъжни да осигурят безопасността на архивните документи, включително документи за персонала, през периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони, други регулаторни правни актовеРуската федерация, както и списъци с документи […]

Също така, този федерален закон въведе понятието собственост върху архивни документи (документите могат да бъдат в държавна (федерална, собственост на съставните образувания на Руската федерация), общински, частна собственост(неправителствени организации и физически лица)).

Освен това със Заповед на Министерството на културата на Русия от 18 януари 2007 г. № 19 са одобрени Правилата за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в държавни и общински архиви, музеи и библиотеки, организации руска академияНауки (по-нататък - Правилника от 2007 г.).

Тези две обстоятелства, както и фактът, че Основните правила нямаха статут на нормативен документ, ни принудиха да се обърнем към разработването на нормативен документ, който определя реда за съхранение на документи в архивите на организациите.

„Какви ще бъдат коментарите?“

При разработването на проекта за нови Правила документът беше два пъти широко обсъждан сред архивистите:

• за първи път - от служители на органите за управление на архивите в съставните образувания на Руската федерация, държавни и общински архиви;
• втори път - служители на федералните органи Изпълнителна власт.

Само от държавни и общински архиви дойдоха над 400 забележки. Всички получени коментари бяха внимателно обмислени и финален етап- временна работна група, включваща специалисти от Федералния архив и VNIIDAD. Трябва да се отбележи, че много коментари бяха предизвикани от желанието на архивистите да опишат възможно най-подробно отделните процеси на архивни технологии, използвани за осигуряване на безопасността, счетоводството, съставянето и използването на документите в архивите на организации, които в принцип, беше невъзможно да се направи, предвид статута на новите Правила като нормативен документ.

В същото време някои забележки бяха от основополагащ характер, например забележката, че в раздел „Сглобяване“ на проекта на нови правила въпросът за проверката на стойността на документите не е посочен последователно, в частност поради фактът, че разпоредбите, свързани с номенклатурата на делата, бяха изключени. Като се има предвид, че в момента формата на номенклатурата на делата на организацията и процедурата за нейното разработване са определени само в методически документ - Методически препоръки за разработване на инструкции за деловодство във федералните изпълнителни органи, при финализиране на проекта на новия Правила, беше решено да се включат в раздел „Опаковка“ основните разпоредби относно номенклатурата на делата, включително формата на номенклатурата на делата (обобщени и структурни подразделения).

Назначаване на нови Правила

Новите Правила са предназначени за държавни органи, местни власти, организации, които създават архиви за съхранение, комплектуване, отчитане и използване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност.

Те не се прилагат за организацията на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи, съдържащи информация, представляваща държавна тайна.

Новите Правила са нормативен документ. Техен регулаторен статусопределя по-строги изисквания към тяхното съдържание. Издадените по-рано правила (вижте по-горе) включваха не само норми (правила, изисквания), но и препоръки, методи за това как тези норми трябва да се прилагат. Всички разпоредби от препоръчителен, методически и описателен характер са изключени от новите Правила. Именно в тази част проектът на тези Правила по време на обсъждането беше критикуван от архивисти, които непрекъснато казваха, че Правилникът трябва да бъде детайлизиран и да съдържа не само самите правила, но и механизма за тяхното прилагане.

Структура и съдържание на новите Правила

Новите правила се състоят от седем раздела:

1. Общи положения.
2. Организация на съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията.
3. Отчитане на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията.
4. Попълване на архива с документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи.
5. Организиране на използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи на организацията.
6. Прехвърляне на документи на организацията за съхранение в държавния (общински) архив.
7. Прехвърляне на документи по време на реорганизация или ликвидация на организацията, смяна на ръководителя на архива на организацията.

В приложенията към новите Правила се предоставят счетоводни и други форми на документи, използвани в архивите на организациите.

Последователността на основните раздели на тези правила съответства на Федерален закон № 125-FZ и Правилата от 2007 г., въпреки че, както много експерти отбелязаха на етапа на обсъждане, би било по-логично да се започне с придобиването и да се завърши с употребата.

Разделите на новите Правила отразяват основните функции на архива на организацията:

• организация на съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи;
• счетоводство на документи;
• попълване на архива на организацията с документи;
• организация на използването на архивни документи;
• предаване на документи за съхранение в държавния (общински) архив.

Освен това новите Правила включват раздел „Прехвърляне на документи в случай на реорганизация или ликвидация на организация, смяна на ръководителя на архива на организация“.

Забележка

За разлика от Основния правилник от 2002 г. Правилник № 526 не съдържа разпоредби, отнасящи се до организационните аспекти на дейността на самия архив (не са определени целите и задачите на архива, неговите функции, права и др.). Основната им цел е да установят изисквания за организиране на процесите на архивно съхранение на документи от комплектуването на архива на организацията с документи до организацията на използването на документите.

Нека разгледаме разделите по-подробно.

Раздел I. Общи положения

Определя правни основанияразработването и обхвата на документа, а също така съдържа разпоредби, които определят някои от организационните основи за дейността на архива на организацията.

Новите правила се прилагат за държавни органи, местни власти и организации - източници на придобиване на държавни и общински архиви, в хода на които се формират документи на Архивния фонд на Руската федерация (по-нататък - организации). Разпоредбите на тези правила могат да се използват и от други държавни и недържавни организации, в чиято дейност не се формират документи на Архивния фонд на Руската федерация.

Въз основа на разпоредбите на Федерален закон № 125-FZ, новите правила гласи, че държавните органи, органите на местното самоуправление на общински район, градски район и вътрешноградски район са длъжни да създават архиви за съхранение, придобиване, отчитане и използване на архивни документи, формирани в хода на тяхната дейност. Задачи и функции на архива (централен архив) държавна агенция, орган на местно самоуправление, организация - източник на придобиване на държавен, общински архив се определят с правилник, утвърден от ръководителя на организацията.

Забележка

Новите правила не се прилагат за организацията на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи, съдържащи информация, представляваща държавна тайна.

Раздел II. Организация на съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията

Дефинира понятието архивен фонд на организацията и видовете архивни фондове на организацията.

Архивният фонд на организацията е част от документалния фонд, включващ документи на Архивния фонд на Руската федерация, документи за персонала и документи за временно (над 10 години) съхранение, включени в архива. Архивният фонд подлежи на съхранение в архива на организацията.

Видове архивни фондове на организацията:

• архивен фонд на организацията, състоящ се от документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи;
• съвместен архивен фонд, състоящ се от документи на Архивния фонд на Руската федерация, образувани в хода на дейността на две или повече организации, и други архивни документи, които имат исторически и / или логически обусловени връзки помежду си;
• архивна сбирка, състояща се от отделни архивни документи с различен произход, обединени по една или повече характеристики (тематични, авторски, специфични, предметни и др.).

Съхранение на хартиени документи.В клауза 2.9 от новите правила се подчертава: архивните документи се съхраняват систематично в рамките на архивния фонд.Единицата за систематизиране на документи от архивния фонд в архива на организацията е единицата за съхранение. Правилата определят и признаците за систематизиране на складовите единици на архивния фонд:

• структурни (принадлежност на складови единици към структурни подразделенияорганизации);
• хронологичен (по периоди или дати, към които принадлежат единиците за съхранение);
• функционални, секторни, тематични, предметно-въпросни (като се вземат предвид функциите на организацията, теми или въпроси, свързани със съдържанието на единиците за съхранение);
• поименни (според деловодната форма - видове и разновидности на документи);
• кореспондент (за организации, в резултат на кореспонденция, с които са формирани единици за съхранение);
• географски (според определени територии, селищаи други географски обекти, с които е свързано съдържанието на документи, техните автори, кореспонденти);
• авторски (по имената на организации или имената на граждани, които са автори на документи).

Установени са изисквания за осигуряване на безопасността на документите (нормативни (оптимални) условия за съхранение на документи; рационално поставяне на документи в архива; проверка на наличността и състоянието на документите, процедурата за търсене на документи), в т.ч. характеристики на съхранение на електронни документи

Съхранение на електронни документи.Правилата определят задължителни условиясъхраняване на следните документи:

• наличието в архива на организацията на поне две копия от всяка единица за съхранение на електронни документи (основните и работните копия трябва да са на различни физически устройства);
• наличие на технически и софтуерни инструменти, предназначени за възпроизвеждане, копиране, конвертиране и мигриране на електронни документи, контрол на техните физически и техническо състояние;
• осигуряване на режима на съхранение на електронни документи, с изключение на загуба, неразрешено разпространение, унищожаване или изкривяване на информация.

Форматът на текстовите електронни документи, прехвърлени за съхранение в архива на организацията - източник на придобиване на държавните и общинските архиви - PDF / A.

Правилата предвиждат, че в случай на промяна в софтуерната и хардуерната среда и остаряване на компютърните формати, повреда на носителя, архивът на организацията извършва работа по конвертиране на електронни документи в нови формати и/или на нов носител.

В допълнение към разгледаните разпоредби, този раздел установява процедурата за проверка на наличността и състоянието на архивните документи (клауза 2.39-2.43), организиране на търсенето на неоткрити документи (клауза 2.44), процедурата за издаване на документи от архива (клауза 2.45 -2.48), както и процедурата, осигуряваща безопасността на архивните документи по време на извънредни ситуации(Раздел 2.49).

Проверка на наличността и състоянието на документи за хартиени носители . Провежда се в архива на организацията от комисия или най-малко двама служители най-малко веднъж на 10 години, електронни документи - най-малко веднъж на 5 години.

Съгласно клауза 2.11.5 от заповедта от 2007 г., извънредни еднократни проверки на наличността и състоянието на всички документи от архива на организацията или техните отделни части(групи) се провеждат:

• кога природни бедствия, масови движения и други обстоятелства, в резултат на които архивните документи могат да бъдат загубени или повредени,
• при смяна на ръководителите на архиви.

Въз основа на резултатите от ревизията се съставят следните актове:

• проверка наличността и състоянието на архивните документи (приложение No 3);
• за технически грешки в счетоводни документи (ако има такива) (приложение No 4);
• за откриване на документи (несвързани с този фонд, неотчетени) (Приложение № 5).

Редът за издаване на документи от архива.Документите се издават въз основа на писменото разрешение на ръководителя на архива на организацията или неговия заместник (ако архивът е институция), ръководителя на структурното звено на организацията (ако архивът е структурно звено):

• служители на структурните подразделения на организацията;
• съдебни, правоохранителни и други упълномощени органипо установен ред;
• други потребители при писмено искане.

Срокът за издаване на документи от архива не трябва да надвишава:

• един месец - за ползване от служители на организацията и други потребители;
• шест месеца - на съдебни, правоприлагащи и други упълномощени органи.

Възможно е удължаване на срока за издаване на документи - с разрешение на ръководителя на организацията въз основа на писмено потвърждение на потребителя за съхраняване/съхранение на документи.

Електронните документи се издават от архива под формата на електронни копия или копия на хартиен носител.

Не се издават документи от архива:

1. ако има фонд за ползване;
2. в лошо физическо състояние.

Раздел III. Отчитане на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи в организацията

Посветен на въпроси няколко документа на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи ворганизации.

Както е установено в клауза 3.1 от новите правила, всички документи, съхранявани в архива на организацията, включително документи за персонал, копия на документи от фонда за използване (ако има такива) и описи на дела и документи, подлежат на счетоводство.

Основните отчетни единици на архивните документи са:

На всяка единица за съхранение е присвоен номер на сметка, която е част от архивния шифър.

Нашият речник

Архивен шифър- обозначение, нанесено в долния ляв ъгъл на всяка складова единица за осигуряване на отчитане и идентификация - състои се от: номера на архивния фонд; номера на описа на делата, документите; номер на единица за съхранение.

Архивният шифър на електронните документи, съхранявани на отделен електронен носител, е посочен на листовката, приложена към носителя. Архивен шифър на електронни документи, съхранявани в информационна системаархив, е част от мета описанието (задължителен елемент на описание) на контейнера за електронни документи.

Информацията за отчетните звена на архива е отразена в счетоводните документи. Нова разпоредба на Правилата в организацията на счетоводството на документи е разпоредбата за разпределяне на две групи счетоводни документи в архива на организацията: основни (задължителни) и спомагателни.

Съставът на основните (задължителни) счетоводни документи на архива на организацията включва:

• книга за счетоводство за приемане и разпореждане с дела, документи (приложение No 11);
• списък на фондовете (приложение No 12);
• фондов лист (приложение No 13);
• опис на дела, документи (приложения No 14-16);
• регистър на материалните запаси (приложение No 19).

Формуляри на описи на електронните дела са дадени в приложения No 17, 18 от новите Правила.

Съставът на спомагателните счетоводни документи не е регламентиран, всеки архив има право да използва като помощни онези счетоводни формуляри, които са му необходими поради спецификата на съхраняваните документи или по други причини.

Правилата също така установяват, че архивът на организацията може да съхранява записи в автоматизиран режим, използвайки счетоводни бази данни (БД) (виж клауза 3.13). Счетоводните бази данни на архива на организацията - източник на комплектуване на държавния (общински) архив трябва да са съвместими със съответните счетоводни бази данни на държавни (общински) архиви и органи за управление на архивите.

Раздел IV. Попълване на архива с документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи

посветен въпроси за попълване на архива на организацията с документи от Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи. Придобиването на архива на организацията е систематично попълване на архива с документи на структурните подразделения на организацията.

Установено е, че документите на Архивния фонд на Руската федерация и документи с временни (над 10 години) срокове на съхранение, вкл. документите за персонала се прехвърлят в архива на организацията не по-рано от една година и не по-късно от три години след приключване на делата в деловодството. Изключение правят документите за личния състав на държавните граждански и общински служители, освободени от служба - те се прехвърлят в архива на организацията след 10 години от датата на уволнение на служителите.

Забележка

Случаите на временно съхранение (до 10 години включително), както отдавна е установено в практиката на архивите на организациите, не се прехвърлят в архива, те се съхраняват в структурните подразделения на организацията и след изтичане на сроковете на съхранение подлежат на унищожаване по предписания начин.

Новият Правилник гласи, че делата се прехвърлят в архива на организацията след проверка на стойността им. Поради тази причина този раздел установява процедурата за извършване на проверка на стойността на документите, подготовка на дела за предаване в архива на организацията, съставяне на описи на делата на структурни звена, въз основа на които делата се прехвърлят в архива на организацията, а също така подчертава, че преди проверка на стойността на документите по предписания начин е забранено унищожаването на документи.

В разпоредбите на раздела се обръща внимание на факта, че описи на случаи на постоянно съхранение и персонал, актове за унищожаване на документи се разглеждат на заседание експертна комисия(ЕО) организации, обикновено едновременно. Въз основа на резултатите от разглеждането ЕК координира описите на делата, документите за постоянно съхранение и персонала и действа по разпределянето на документи за унищожаване.

Организациите - източници на набавяне на държавния (общински) архив представят описи на досиета с документи с постоянен срок на съхранение и персонал (годишни раздели), съгласувани от ЕК на организацията, за разглеждане от експертно-проверителната комисия (ЕПК) на архивната институция :

• постоянен срок на съхранение - за одобрение;
• на персонала - по споразумение.

След инвентаризацията на делата документите се одобряват и съгласуват от ЕПК, тези описи и актът за разпределение за унищожаване на документи, които не подлежат на съхранение, се одобряват от ръководителя на организацията. Освен това, разпределените по акта за унищожаване случаи могат да бъдат унищожени.

Организации, чиято дейност не създава документи на Архивния фонд на Руската федерация, не трябва да координират описите на делата от персонала с ЕПК на архивната институция.

Забележка

Точка 4.13 от новите Правила установява, че електронните файлове с изтекли срокове на съхранение подлежат на разпределяне за унищожаване на общо основание, след което се унищожават физически или унищожават софтуерно и хардуерно със съответната забележка в акта.

Особено внимание в този раздел на Правилата е отделено на номенклатурата на делата на организацията. Според основните му принципи:

• определя класификацията (групирането) на изпълнените документи във файлове (електронни файлове) и е основният счетоводен документ, отразяващ състава и организацията на документалния фонд на организацията;
• е основата за съставяне на описи на делата, документи с постоянно и временно (над 10 години) срокове на съхранение, както и за отчитане на дела с временно (до 10 години включително) срокове на съхранение;
• се разработва въз основа на стандартни, ведомствени и други списъци с документи, посочващи сроковете на съхранение, други нормативни правни актове, както и стандартни и примерни номенклатури на делата;
• се съставя по предписаната форма (Приложение No 25) въз основа на номенклатурите на делата на структурни поделения (Приложение No 26).

Организациите - източници на придобиване на държавни (общински) архиви веднъж на пет години съгласуват номенклатурата на делата с ЦИК (ЕК) на организацията и я предоставят за одобрение от съответния ЕПК или държавния (общински) архив, в съответствие с предоставени му правомощия. Организации, чиято дейност не създава документи на Архивния фонд на Руската федерация, самостоятелно одобряват номенклатурата на делата.

Правилата определят реда обучениеза прехвърляне в архива на организацията на електронните документи. По-специално е предвидено, че се съставят отделни описи за единици за съхранение на електронни документи за постоянно съхранение, временни (над 10 години) срокове на съхранение, вкл. от персонала. Форми на описи на електронните дела, както вече казахме, са дадени в приложения No 17, 18 към новите Правила.

Раздел V. Организация на използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи на организацията

Този раздел установява правилата относно организацията на използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи на организацията. Основните разпоредби на Правилата в тази част са, както следва:

За ваша информация

Новите Правила определят формите на използване на архивните документи. Основните са:

информационна подкрепа на служителите на организацията;

изпълнение на потребителски заявки, вкл. запитвания на граждани от социално-правен характер;

издаване на документи и дела за временно ползване, предоставяне на копия от архивни документи по заявка на ползватели, в т.ч. под формата на електронни документи.

Особено внимание в новите Правила е отделено на организацията на работа с потребителски заявки. Дефиниран:

• видове искания (тематичен и социално-правен характер);
• изисквания за писмено искане (формата му, състава на информацията, която трябва да се съдържа в искането);
• процедурата за работа със заявки (срокове за регистрация, разглеждане, пренасочване на неосновни заявки, подготовка на отговори на потребителски заявки под формата на архивна справка, архивен извлечение и архивно копие);
• характеристики на организацията на работа със заявки, получени чрез интернет.

Новият Правилник определя случаите, в които архивът може да откаже издаване на архивни документи:

• наличие на фонд за ползване;
• лошо физическо състояние на документите;
• документите не са преминали научно описание и технически проект (до приключване на тези работи);
• ограничения за използване, установени от законодателството на Руската федерация или от инициатора на фонда.

Рраздел IV. Прехвърляне на документи на организацията за съхранение в държавния (общински) архив

Определя реда за прехвърляне на документи на организацията за съхранение в държавния (общински) архив. Този раздел установява, че:

• организации - източници за придобиване на държавни (общински) архиви след изтичане на временното съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация в архива, организациите ги прехвърлят за постоянно съхранение в съответния държавен (общински) архив в съответствие с Правилата No 19;
• Държавни и недържавни организации, които не са източници на придобиване на държавни (общински) архиви, могат да прехвърлят документите на Архивния фонд на Руската федерация, формирани в тяхната дейност, в държавни (общински) архиви въз основа на споразумения.

Новите Правила установяват реда за предаване на документи. Подчертават, че документите се предават за постоянно съхранение по ред със съответната научна справочна апаратура, а предаването на документи в държавния (общински) архив се оформя с акт за приемане и предаване на документи за съхранение (приложение No 30). ).

Раздел VII. Прехвърляне на документи по време на реорганизация или ликвидация на организацията, смяна на ръководителя на архива на организацията

Посочва реда прехвърляне на документи по време на реорганизация или ликвидация на организацията, смяна на ръководителя на архива на организацията. Този раздел установява, че прехвърлянето на документи на ликвидираната организация е отговорност на комисията, създадена за прехвърляне на дела и имущество.

При ликвидация на организации - източници на придобиване на държавни (общински) архиви, в ликвидационната комисия се включва представител на държавния (общински) архив.

При смяна на ръководителя на архива на организацията (лицето, отговорно за архива на организацията), приемането и предаването на документи от архива, счетоводството и научна справочна апаратуракъм тях се извършва съгласно акт.

Резюме

1. Новите правила са сложни регламенти, обхващаща всички основни процеси, извършвани от архива на организацията:

• организация на съхранение на документи,
• архивиране на документи,
• архивиране на документи
• използване на архивни документи.

2. Тъй като тези Правила са нормативен документ, възможно е в процеса на прилагането му на практика да възникне нужда от методическо допълнение към документа (разработване на препоръки, насокисъгласно Правилата като цяло или отделни раздели от Правилата).

3. Основната принципна разлика между новите Правила и другите документи е, че тези Правила са нормативен документ. Основните правила от 2002 г. имат съвещателен характер, Основните правила от 1985 г. са регулаторен и методически документ. Поради тази причина новите Правила са много по-малки по обхват: съдържат само онези разпоредби (правила, изисквания), които трябва да се прилагат непременно. Всичко останало – тоест как се прави – е на милостта на архивистите.

4. Можем да кажем, че изискванията са станали по-малко. Намален е броят на задължителните форми на документи. Преди това те бяха над 40: в Основните правила № 263 - 44 формуляра, в Основните правила - 48, сега в новите Правила - 30. Това означава, че архивите могат да използват собствени формуляри, ако е необходимо. На практика беше така.

5. Новите Правила са насочени основно към организации, които са източници на придобиване на държавни и общински архиви, но това не е разписано директно в документа, така че е по-правилно да се каже, че правилата са адресирани до организации, които имат собствени архив.

Одобрен със заповед на Главния архив на СССР от 5 септември 1985 г. № 263 (по-нататък - Основните правила от 1985 г.). Всъщност те изгубиха силата си с публикуването на заповедта на Министерството на културата на Русия от 31 март 2015 г. № 526, която одобри новите Правила, които разглеждаме в статията.

В зависимост от обема на документите, архивът се създава като самостоятелно структурно подразделение на организацията или подразделение като част от услугата за управление на документи (офис управление), която получава и съхранява архивни документи с цел използване. Като всяка структурна единица на организация, архивът, като правило, действа въз основа на наредбата за структурната единица - наредбата за архива, одобрена от ръководителя на организацията, и служителите на архива - въз основа на длъжностни характеристики.

Когато разработвате набор от тези документи, ви препоръчваме да разчитате на Приблизителния правилник за архива публична институция, организации, предприятия, одобрени. със заповед на Роскомархив № 176 от 18 август 1992 г. Приблизителната разпоредба се прилага за архивите на организации, които създават документи на Архивния фонд на Руската федерация в хода на своята дейност. Ако дадена организация (както държавна, така и недържавна) не е източник на придобиване на държавен или общински архив и не предава документите си в съответния архив по предписания начин, тя трябва да изключи от разпоредбата за архива всичко, свързано с документите на Архивния фонд на Руската федерация.

Правилникът за архива на организацията определя статута на архива, неговите задачи, функции, права и отговорности, както и състава на документите.

По този начин основните задачи на архива на организацията са:

• - попълване на архива с документи (съставът на документите, получени за съхранение в архива, трябва да бъде предвиден в отделен разделразпоредби относно архива);
• - счетоводство и осигуряване безопасността на документите;
• - създаване на научно-справочен апарат за архивни документи;
• - използване на документи, съхранявани в архива.

Ако в хода на дейността на организацията се създават документи, свързани с Архивния фонд на Руската федерация, тогава една от най-важните задачи на архива е подготовката и прехвърлянето на тази част от документацията за постоянно съхранение в съответствие със сроковете и изисквания, установени от законодателни и други нормативни правни актове в областта на архивирането, приети от Руската федерация и субектите на Руската федерация.

Функциите, изпълнявани от архива, произтичат от задачите на архива, основните от които включват:

• - поддържане на списъци на организации и (или) структурни подразделения на организацията - източници на придобиване на архива;
• - приемане на поръчани документи от структурни подразделения на организацията и организациите - източници за набавяне на архива;
• - отчитане и осигуряване на безопасността на приетите в архива документи;
• - Създаване и поддържане на научно-справочния апарат към документите на архива;
• - информационна услугаръководители и структурни подразделения на организацията;
• - организация на използването на документи по искане на организации и лица, счетоводство и анализ на използването на архивни документи на организацията;
• - изготвяне на отговори на социални и правни искания на граждани;
• - извършване на проверка на стойността на документите, организационни и методически мерки за предаване на документи за постоянно съхранение в държавния или общинския архив (ако организацията е източник на придобиване на съответния архив);
• - проверка на коректността на формирането и изпълнението на досиетата в структурните подразделения на организациите и други организации - източници на набиране на персонал;
• - организация на работата по съставянето на номенклатурата на делата на организацията;
• - оказване на методическа и практическа помощ на структурни звена при работа с документи;
• - участие в разработването на нормативни и методически документи по архивиране и управление на документацията;
• - участие в събития за повишаване на квалификацията на архивните работници и службата за управление на документи, включително в организации, които са източници на архивно комплектуване.

Архивът заедно с ръководителя на организацията отговаря за:

• - неспазване на условията за осигуряване безопасността на документите;
• - загуба и неразрешено унищожаване на документи;
• - необоснован отказ да се приемат за съхранение документи за постоянно съхранение и за персонала на подчинени организации, в случай на ликвидация на организацията или промяна във формата на собственост;
• - нарушаване на установените със закон правила за използване на документи и достъп на потребителя до документи.

За организиране на работата на архива е необходимо да се приеме правилник за архива. Архивите включват следните раздели:

• - основни положения;
• - състав на архивни документи;
• - задачи и функции на архива;
• - архивни права;
• - Организация на архивите.

При необходимост разпоредбата за архива може да бъде допълнена с други раздели.

В своята работа ЕК се ръководи от Правилника за Архивен фондна Руската федерация, Основи на законодателството на Руската федерация за Архивния фонд на Руската федерация и архивите, административни документиклон федерален органръководство, заповеди на ръководителя на организацията, нормативни - методически документиРосархив и архивния орган на субекта на Руската федерация, отговарящ за държавния архив, стандарт и ведомствени списъцидокументи със срокове на съхранение, правилник за ЕК на организацията.

архивен документационен фонд