En el último tercio del siglo XX, con el inicio del uso masivo de nuevos tecnologías de la información, surgió la pregunta sobre la necesidad de unificación información documentada especialmente en el área de gestión. En 1971, se adoptó un decreto especial del Gobierno de la URSS para acelerar el trabajo sobre la creación de sistemas de documentación unificados y clasificadores de información técnica y económica. Su desarrollo se llevó a cabo sobre la base de sistemas de documentación funcional.
En nuestro país, de hecho, por primera vez en el ámbito doméstico y práctica extranjera Se creó un sistema de soporte de documentación para la gestión con el fin de establecer un procedimiento unificado para documentar las actividades de gestión en todo el estado. Ella recibió el nombre EGSD-1973 (Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros Estatales). En total, se desarrollaron 16 sistemas de documentación unificados en la Unión Soviética.
El sistema de documentación unificada es el resultado de la unificación de los documentos de este sistema.
Unificación- esto es llevar cualquier objeto (incluidos los documentos) a un solo sistema, forma, uniformidad y reducción del conjunto inicial de estos objetos (por ejemplo, formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles). La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional (durante bastante tiempo) en cualquier campo de actividad, incluida la documentación.
Unificación de documentos- esto es llevar los documentos a un solo sistema, forma, uniformidad y reducir el conjunto original de formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles. La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional en la documentación durante bastante tiempo. En otras palabras, la esencia de la unificación de documentos es reducir su diversidad injustificada estableciendo una composición racional. formularios de documentos llevándolos a la uniformidad a través de la unidad de la estructura, detalles, estructuras del lenguaje y operaciones para procesar, contabilizar y almacenar documentos. Con la unificación, se logra una reducción en la cantidad de tipos y formas de documentos al eliminar los documentos redundantes y duplicados de las cadenas de documentos que se han desarrollado en el sistema de documentación.
Los documentos de gestión utilizados en una variedad de áreas y órganos de gestión deben redactarse de manera uniforme. Esto le permite incluir documentos en un sistema único de trabajo de oficina para el país, contribuye a su rápido procesamiento y ejecución, reduce el tiempo dedicado a trabajar con documentos no solo para el personal de oficina, sino también para todos los empleados del aparato administrativo, desde gerentes a los empleados ordinarios.
La unificación de documentos es el establecimiento de uniformidad en la composición y formas de los documentos de gestión creados en el proceso de implementación del mismo tipo de funciones y tareas de gestión, operaciones para su procesamiento, contabilidad y almacenamiento. La unificación permite agilizar el trabajo con numerosos documentos, simplifica y agiliza el intercambio de información empresarial.
La unificación de los documentos de gestión implica unificación de la composición documentos creados al resolver problemas de gestión, y unificación formularios documentos.
Unificación de la composición de los documentos. organización es la selección y consolidación de un conjunto de documentos necesarios y suficientes para resolver problemas de gestión (como resultado, la composición de los documentos de la organización puede reducirse significativamente).
Unificación de formularios de documentos.- esta es la selección y consolidación en formas unificadas de documentos de indicadores de información y detalles correspondientes al propósito de los documentos, y el establecimiento requisitos unificados a su diseño y desarrollo.
La unificación en el trabajo de oficina puede ser Trabajo independiente, y una etapa en el trabajo de normalización.
Artículo 2 ley Federal"SOBRE reglamento tecnico» del 27 de diciembre de 2002 No. 184-FZ, Estandarización es “la actividad de establecer reglas y características a los efectos de su reutilización voluntaria , destinados a lograr el orden en las esferas de producción y circulación de productos y aumentar la competitividad de los productos, obras o servicios.
Según los mismos artículos " estándar ... es un documento en el que, a los efectos de la reutilización voluntaria, se establecen las características del producto, las normas de aplicación y las características de los procesos de producción, explotación, almacenamiento, transporte, venta y disposición, realización de trabajos o prestación de servicios. La norma también puede contener requisitos de terminología, símbolos, embalaje, marcado o etiquetas y las reglas para su aplicación.
La esencia de la estandarización es el desarrollo de reglas y requisitos óptimos para la preparación, ejecución, contabilidad y almacenamiento de la documentación comercial, adoptados de la manera prescrita y recomendados para su uso general y repetido en el trabajo de oficina. En otras palabras, Estandarización documentos - se trata del establecimiento de normas y reglas uniformes para los documentos con el fin de agilizar la gestión. La estandarización es el resultado de la unificación, su forma más elevada.
Estandarización medio erección en norma juridica reglas y requisitos basicos al desarrollo y ejecución de los documentos de gestión. Gracias a la estandarización, se crea una gran cantidad de documentos de acuerdo con las mismas reglas, más rápido y más fácil de percibir para los destinatarios.
El resultado del trabajo de unificación y estandarización puede ser tanto estándares para ciertos tipos documentos (por ejemplo, GOST 7.32-91. Informe sobre el trabajo de investigación. Estructura y reglas de registro) o sus elementos (por ejemplo, GOST 9327. Papel de consumo. Formatos), y sistemas de documentación unificados (por ejemplo, GOST R 6.30-2003 Sistemas Unificados de Documentación Sistema Unificado de Documentación Organizativa y Administrativa Requisitos de Documentación. Los sistemas de documentación unificada consisten en un conjunto de formularios de documentos interrelacionados que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos tipos de actividades comerciales y de gestión.
Sistema de Documentación Unificada (UDS), según la definición estandarizada, es "un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene información necesaria para la gestión en un área determinada de actividad". Como podemos ver, esta definición refleja la esencia de dos conceptos: "sistemas de documentación" y "unificación de documentos".
Si el sistema de documentación se forma en base a las necesidades de documentar una actividad en particular, entonces un sistema de documentación unificado es el resultado de unificar los documentos de este sistema: llevar los documentos a un solo sistema, forma, uniformidad y reducir el conjunto inicial de formularios o tipos de documentos, sus indicadores y detalles. La unificación conduce necesariamente al establecimiento de una uniformidad racional en la documentación durante bastante tiempo.
El sistema de documentación unificada contribuye a:
1) reducir el costo del trabajo manual en los procesos de información (como resultado, se requiere un mínimo esfuerzo de una persona para completar o leer documentos);
2) el uso generalizado de la tecnología informática electrónica, ya que las formas unificadas de documentos son convenientes para el procesamiento electrónico (esto se logra proporcionando software, soporte técnico y compatibilidad de información documentos, desarrollo de formas apropiadas de documentos, clasificadores, diccionarios, etc.);
3) simplificar los flujos de información;
4) reducir el número de documentos;
5) mayor mejora de la cultura del documento y la cultura de la información en general.
Todo ello en su conjunto permite aumentar la eficiencia de la gestión, ya que se consigue una mayor eficiencia en la obtención de información de alta calidad, se reduce el número de errores en los documentos, se reducen las operaciones manuales, se incrementa la creatividad del trabajo directivo y los costes financieros. para trabajar con documentos se reducen.
Esto se aplica no sólo a esfera rusa trabajar con documentos. Así, según estudios realizados en Estados Unidos, el costo de una carta oficial compilada e impresa individualmente alcanzaba la cantidad de $ 3,75, mientras que el costo de compilar una carta modelo, es decir, un documento unificado, era de solo 25 centavos.
La normalización es una forma de consolidación jurídica de los resultados de la unificación. Por lo tanto, DDD es un complejo normas estatales, definiendo, en primer lugar, las disposiciones principales del sistema unificado y, en segundo lugar, una forma única de todos los documentos incluidos en él. En otras palabras, el sistema de documentación unificada (UDS) incluye: 1) estándares estatales; 2) formas unificadas de documentos, 3) pautas sobre su aplicación. El núcleo de todo el USDD se compone de formas unificadas de documentos.
Formulario de documento unificado- este es "un conjunto de detalles establecidos de acuerdo con las tareas a resolver en este campo de actividad y ubicados en un cierto orden en el soporte de información".
Dependiendo del nivel de aprobación, se dividen en las siguientes categorías:
todo ruso;
Industria (departamental);
Formularios de documentos de sujetos de la Federación;
Formas de documentos de asociaciones, empresas, organizaciones.
Las formas unificadas de toda Rusia son intersectoriales. Estos formularios se utilizan para documentar los procesos típicos de gestión inherentes a todas las organizaciones, independientemente de los tipos de actividades y formas organizativas y jurídicas. Estos formularios están aprobados a nivel federal. Los desarrolladores de formularios unificados a nivel de toda Rusia son la Agencia Federal de Archivos, servicio federal estadísticas estatales, Ministerio de Finanzas de Rusia, Banco Central Federación Rusa. Las formas unificadas nacionales de documentos son obligatorias para su uso en todas las instituciones, organizaciones, empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad. Un ejemplo de formas unificadas de documentos para nivel nacional pueden servir como formas unificadas de documentación contable primaria para la contabilidad del trabajo y su pago, aprobado por la resolución Comité Estatal de la Federación Rusa según estadísticas del 05 de enero de 2004 No. 1.
Junto con los sistemas de documentación intersectorial, existen formas de documentos que reflejan las especificidades soporte de información industrias específicas u organizaciones individuales. Esta especificidad puede ser de dos tipos: 1) especial Requerimientos adicionales a la información para resolver funciones típicas de gestión, por ejemplo, registro de ingreso, movimiento y despido de personal en educación, salud, etc.; 2) actividad específica, para cuya implementación se formó, de hecho, esta o aquella rama de actividad y su gestión. Este tipo ciertamente existe documentación específica, ya que estos documentos registran las principales actividades de la industria, por ejemplo, la documentación sanitaria (recetas, baja por enfermedad, historial médico, etc.); documentación de archivo (descripciones de casos, hojas de certificación, guías, etc.); documentación de exploración geológica (mapas, perfiles, archivos de pozos, etc.); documentación educativa (horarios, hojas de progreso, programas de cursos, etc.). Las cuestiones relativas a la determinación de la composición de esta documentación, su contenido informativo, organización interna departamentos y (u) otras organizaciones identificadas oficialmente como líderes en un campo particular de actividad, por ejemplo, la Biblioteca Estatal de Rusia, para el resto de las bibliotecas del país. Las formas de la industria de los documentos tienen caracter normativo en el marco del sistema administrativo (departamental), por ejemplo, documentación judicial, notarial, etc., o para todas las organizaciones dedicadas a actividades específicas, por ejemplo, documentación de seguros, médica, etc.
Los formularios de documentos de los sujetos de la Federación se aprueban a nivel de regiones, regiones, territorios, repúblicas, organismos. Gobierno local y reflejar los detalles de la documentación de las actividades de estas entidades. El uso de dichos formularios se extiende a organizaciones e instituciones bajo la jurisdicción de los sujetos relevantes de la Federación Rusa.
Los formularios de documentos de asociaciones, empresas, organizaciones se desarrollan, aprueban y aplican a nivel local.
La unificación de la forma de los documentos mejora su calidad, ya que el contenido de la forma unificada incluye el número óptimo de indicadores comparables, los detalles necesarios. Este formulario es racional en términos de ubicación de los detalles, proporciona formas convenientes de completar y compilar. El uso de formularios unificados en la práctica tiene un efecto significativo como resultado de la reducción de los costos de compilación, fabricación, procesamiento de documentos, su transmisión y procesamiento. Todo esto le permite acelerar el paso de documentos en la organización, optimizar el flujo de trabajo. Mejorar el contenido de los documentos permite mejorar su calidad, optimizar las tareas de gestión al obtener la información necesaria y suficiente.
Los resultados de la unificación de la composición de documentos se fijan en la Tabla de formularios de documentos, y los resultados de la unificación de formularios de documentos, en el Álbum de formularios de documentos.
Con el fin de reducir el número de formularios de documentos utilizados sobre una base estrictamente legal y funcional en ministerios, departamentos, organizaciones específicas, siguiendo los resultados de la unificación, se están desarrollando tablas de formularios de documentos unificados.
Tabla de formas unificadas de documentos- esta es una "lista de formas unificadas de documentos permitidos para su uso" .
Una hoja de tiempo ejemplar es un documento reglamentario único, que es una lista de formas unificadas de documentos necesarios y suficientes para la implementación de las funciones y tareas de las actividades de gestión de la empresa, con una descripción de sus estatus legal, las principales etapas de preparación y aprobación, presentación y establecimiento formulario obligatorio. En la práctica, el Report Card es una forma real de agilizar el proceso de documentación o compilación de documentos, para crear un esquema visual para fijar todo tipo de actividades en los documentos. La boleta de calificaciones establece reglas estrictas para esta fijación en cuanto a lugar, tiempo, decisores y forma documental. La hoja de tiempo debe incluir todos los documentos, independientemente de quién y en qué medio estén hechos.
En la actividad actual, la Tabla de Formas de Documentos cumple la función de un libro de referencia que contiene de forma ordenada las formas de documentos que utiliza la organización para documentar sus propias actividades de gestión, y que permite la búsqueda operativa. formularios necesarios documentos que indiquen todas o las principales etapas de preparación y ejecución del documento.
La hoja de formularios de documentos está destinada a:
Optimización de la composición de los formularios de documentos utilizados en la organización y su consolidación en un único documento normativo;
Clasificaciones utilizadas en actividades de la organizacion formularios de documentos sobre funciones y actividades;
Unificación y consolidación normativa del procedimiento de elaboración de documentos en la organización;
Unificación de formularios de documentos;
Racionalización de la base documental de la organización con el fin de aumentar la eficiencia en el uso de las tecnologías informáticas de la información en las actividades de gestión.
Base legal desarrollo de la Tabla de formas unificadas de documentos es la entrada correspondiente en Sistema Estatal soporte de documentación de gestión (GSDM): "la composición de los documentos de gestión creados en las organizaciones está determinada por su competencia y funciones, el procedimiento para resolver problemas, el volumen y la naturaleza de la relación entre organizaciones y se fija en la hoja de informe". De acuerdo con el GSDOU, la tabla de formularios de documentos debe compilarse en cada organización. Queda prohibido el uso de documentos no especificados en la Tabla. El GSDOU proporciona forma aproximada Tabla de formas unificadas de documentos de la organización. Tiene forma de mesa. El esquema de boleta de calificaciones se basa en la clasificación de funciones realizadas por todos los departamentos de la organización.
Junto con el desarrollo de la Hoja de Horas de formularios de documentos, es recomendable desarrollar un Álbum de formularios de documentos que contenga los formularios de documentos incluidos en la Hoja de Horas y fije los resultados de la unificación de la composición y formas de documentos de la organización. Tanto el Álbum como la Hoja de formularios del documento son aprobados por el responsable de la organización. Los formularios de documentos están diseñados sobre la base del Álbum de formularios de documentos.
El álbum de formularios de documentos contiene formularios unificados de documentos incluidos en la Hoja de tiempo y consolida los resultados de la unificación de la composición y formularios de documentos de la organización por funciones de gestión.
Las formas unificadas nacionales de documentos se desarrollan teniendo en cuenta la posibilidad de su procesamiento informático. Son de uso obligatorio en todas las instituciones, organizaciones y empresas, independientemente de su subordinación y forma de propiedad.
Álbum de formularios de documentos- una colección de formularios estándar unificados de documentos necesarios para el respaldo documental de la gestión de esta organización, institución, empresa en particular
El álbum de formularios de documentos en la organización debe presentarse en dos versiones:
Papel (muestra de referencia), que se almacena en el servicio de gestión de oficinas de la Organización (en la oficina);
Una copia electrónica que debe estar en cada estación de trabajo.
Rasgos característicos Los álbumes de formas unificadas de documentos incluidos en los sistemas de documentación de gestión unificada son:
Uniformidad en la construcción de formularios y regulación del contenido de los documentos incluidos en cada sistema; exclusión de documentos de datos duplicados, así como datos tradicionalmente incluidos en ellos, pero no utilizados en la resolución de problemas específicos, lo que permite lograr una entrada de información única en el proceso de resolución de un problema de gestión;
La unidad de la terminología utilizada y simbolos, que permite lograr la comparabilidad de los indicadores durante la transición de un nivel de gestión a otro y de un sistema a otro a partir de la unificación de algoritmos para la formación de indicadores y documentos;
Cierto conjunto finito de detalles e indicadores para cada tipo de documento y la creación de modelos unificados para la construcción de tipos de documentos y formularios específicos;
Establecimiento de reglas uniformes para la preparación y ejecución de detalles de documentos comunes a todos los sistemas de documentación y especificadas en casos de características específicas.
El uso de los Formularios de Hoja de Horario y Álbum de Documentos proporciona:
Conformidad de los formularios de documentos utilizados con las tareas a resolver;
Eficiencia en la implementación de las funciones de gestión;
Reducir el coste del tiempo de trabajo para la preparación, ejecución y tramitación de documentos.
Los organismos de estandarización y los desarrolladores posicionan los DDD como obligatorios para cualquier estructura de gestión y organizaciones que utilicen diversas tecnologías para el soporte de documentación de gestión (DOW).
El más extenso en términos de composición de tareas y documentos es un conjunto de documentos reglamentarios (estándares) y sistemas unificados de documentación de gestión desarrollados sobre su base, que incluyen varios cientos de formas de documentos.
El conjunto más completo de sistemas de documentación de gestión unificada y las formas de documentos correspondientes se presenta en el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-931 (OKUD), donde cada tipo de documento recibió su designación de código, determinada por pertenecer a uno de los DDD y lugar dentro de este sistema. Esta designación de código confirma el cumplimiento de la muestra estándar aprobada para uso obligatorio.
Actualmente, existen los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión en la Federación Rusa.
1. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa:
Documentación sobre la creación de una organización, empresa;
Documentación sobre la reorganización de una organización, empresa;
Documentación sobre la liquidación de una organización, empresa;
Documentación sobre la privatización del Estado y organizaciones municipales, empresas;
Documentación actividad gerencial organización empresarial
Documentación sobre regulación organizativa y normativa de las actividades de una organización, empresa;
Documentación sobre regulación operativa e informativa de las actividades de una organización, empresa;
Documentación de empleo;
Documentación sobre el despido del trabajo;
Dejar documentación;
Documentación sobre registro de incentivos;
Documentación sobre registro de sanciones disciplinarias.
El sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (USORD) es de particular importancia para el trabajo de oficina . Casi todos los servicios de oficina trabajan con la mayoría de los documentos de este sistema, independientemente de la dirección de la organización y su forma organizativa y legal.
USORD incluye un estándar estatal, un álbum de formularios unificados de documentos e instrucciones para completarlos y usarlos
El estándar estatal para la documentación organizativa y administrativa tuvo varias ediciones, la primera de las cuales entró en vigencia en 1972. La Resolución del Estándar Estatal de Rusia con fecha 03.03.2003 No. 65 aprobó GOST R 6.30-2003 "Sistemas de documentación unificados". Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para trámites”, que entró en vigencia el 01 de julio de 2003. Esta norma establece las reglas básicas papeleo, requisitos para el contenido de la información del formulario, el procedimiento para atender, acordar, firmar, aprobar la ORD.
2. Sistema unificado de documentación contable primaria:
Documentación sobre la contabilidad del trabajo y su pago;
Documentación sobre la contabilidad de activos fijos y activos intangibles;
Documentación sobre contabilidad de transacciones en efectivo;
Documentación sobre la contabilidad de materiales Mención sobre la contabilidad de los resultados del inventario;
Documentación sobre la contabilidad de artículos de bajo valor y uso;
Documentación para la contabilidad del trabajo en construcción de capital y trabajos de reparación y construcción;
Documentación sobre contabilidad de productos agrícolas y materias primas;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de granos;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de otros productos agrícolas;
Documentación sobre el registro del movimiento de animales;
Documentación sobre la contabilidad del movimiento de productos pecuarios;
Documentación para contabilizar la venta de productos;
Documentación para la contabilidad de productos, artículos de inventario en áreas de almacenamiento;
Documentación sobre contabilidad para el funcionamiento de máquinas y mecanismos de construcción;
Documentación para la contabilidad del trabajo en transporte por carretera.
3. Sistema unificado de documentación bancaria:
Documentación de pago para pagos que no sean en efectivo;
Documentación sobre transacciones de emisión-efectivo y presupuesto;
Asesoramiento documentación coincidente;
Documentación sobre la organización de la regulación monetaria y el control de divisas;
Documentación para el control de liquidaciones con el uso de notas de aviso entre instituciones del Banco de Rusia;
Documentación sobre operaciones de crédito de bancos;
Documentación circulación monetaria;
Documentación de informes bancarios;
Documentación de la contabilidad de depósito.
4. Sistema unificado de documentación presupuestaria financiera, contable y de informes:
Documentación financiera;
Documentación sobre informes presupuestarios;
Documentación contabilidad presupuestaria;
Documentación de informes de rendimiento presupuesto federal presentado al Gobierno de la Federación Rusa;
Documentación sobre estados financieros sobre la ejecución del presupuesto federal para su presentación a Cámara de Cuentas Federación Rusa.
5. Sistema unificado de reporte y documentación estadística:
Documentación sobre transformaciones institucionales en la economía, desarrollo del sector no estatal;
Documentación sobre indicadores macroeconómicos y balances económicos;
Documentación sobre ingresos y nivel de vida de la población;
Documentación de Ciencia e Innovación;
Documentación sobre datos demográficos y delitos;
Documentación sobre la actividad económica de la población, salarios y condiciones de trabajo de los empleados;
Documentación sobre comercio al por mayor;
Documentación financiera (finanzas públicas y circulación monetaria, finanzas de la organización);
Documentación recursos naturales y protección ambiente, vivienda y servicios comunales, salud, turismo y recreación, educación y cultura, servicios pagados;
Documentación sobre estadísticas industriales;
Documentación agrícola;
Documentación de construcción;
Documentación externa actividad económica;
Documentación venta minorista Y abastecimiento;
Documentación sobre transporte y comunicaciones;
Documentación sobre precios y tarifas;
Documentación de inversiones.
La actividad de gestión, por un lado, es compleja, dinámica e impredecible, por otro lado, se caracteriza por la repetición de situaciones de trabajo, métodos de acción. Las principales funciones de gestión, por regla general, incluyen: planificación, organización, regulación, estimulación, control. En el desempeño de estas funciones, el gerente consulta constantemente numerosos documentos (o los crea).
Se puede decir sin exagerar que los documentos acompañan cada acción más o menos significativa de un gerente.
En este sentido, la documentación de gestión es diversa, y al mismo tiempo se presta a la unificación y estandarización.
La esencia de la unificación se reduce al establecimiento de la uniformidad en la composición y formas de los documentos de gestión, operaciones para su procesamiento, contabilidad y almacenamiento.
La unificación permite agilizar el trabajo con numerosos documentos, simplifica y agiliza el intercambio de información empresarial. La unificación se basó en el principio de un modelo de documento común.
El objetivo principal de la unificación y estandarización de la documentación de gestión es la creación de un sistema de documentos que pueda dar un efecto económico. El uso de documentos unificados debe contribuir al mismo tiempo al crecimiento de elementos creativos en el trabajo gerencial y al mejoramiento de su cultura.
La eficiencia económica de la unificación y estandarización de documentos se logra como resultado de la reducción de los costos de compilación, producción y procesamiento de documentos, su traslado, procesamiento, almacenamiento y destrucción.
Los objetos de unificación y estandarización del documento no son solo su forma, sino también la composición de los detalles incluidos en él.
Las tareas de unificación son la selección de detalles que corresponden al propósito del documento y los métodos de su procesamiento, y las tareas de estandarización son el establecimiento de requisitos uniformes para los detalles incluidos en los documentos. mensaje de teléfono de accesorios de formulario de unificación
Las normas para los documentos deben contribuir a la unificación de las formas de documentación de gestión, la organización de la producción centralizada de formularios, la creación de la posibilidad de procesamiento centralizado de documentos oficiales y la facilitación del trabajo del personal de gestión, así como la reducción de la oficina. costos
El término "normalización" se caracteriza por tres puntos principales. En primer lugar, la estandarización son las normas nacionales para la creación de documentos establecidos durante un largo período de tiempo. Además, no sólo introduce normas sino que también garantiza su observancia. En segundo lugar, es la unificación de las propiedades y cualidades del documento, la introducción de tamaños uniformes de formularios, reglas, requisitos para todos los documentos y, en tercer lugar, la estandarización es la consolidación y distribución de solo aquellas cualidades y propiedades de los documentos que tienen poco justificación funcional, proporcionan el mayor efecto gerencial.
Normalización significa la construcción de las reglas y requisitos básicos para el desarrollo y ejecución de los documentos de gestión en una norma legal. Esta normativa es de OBLIGATORIA aplicación.
Se establecen en estándares estatales (GOST), estándares de la industria (OST) y estándares de empresas, instituciones y organizaciones (STP).
El 1 de julio de 2003 entró en vigor GOST R 6.30-2003 "Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa". Requisitos de documentación.
La norma se aplica tanto a organizaciones gubernamentales como no gubernamentales.
GOST R 6.30-2003 enumera el conjunto máximo de detalles, establece la composición de los detalles de los documentos y los requisitos para el diseño de los detalles que pueden encontrarse en la preparación, ejecución y procesamiento de documentos, requisitos para formularios de documentos. Se RECOMIENDAN los requisitos de la norma introducida.
La unificación y la estandarización de documentos están íntimamente relacionadas. La unificación se considera a menudo como uno de los métodos de estandarización. La unificación de documentos también se puede hacer de forma independiente. En este caso, la normalización como consolidación jurídica de los requisitos de unificación será sólo uno de los métodos para su expresión práctica, siendo común a estos dos requisitos el requisito de introducir la uniformidad; la diferencia radica en la fuerza legal y el alcance de la distribución, y el concepto de "unificación" es común.
La unificación y la estandarización permiten tipificar documentos, acelerar su preparación, ejecución, procesamiento e introducir con mayor éxito las tecnologías de la información en el trabajo de oficina. Gracias a la estandarización, se crea una gran cantidad de documentos de acuerdo con las mismas reglas, más rápido y más fácil de percibir para los destinatarios.
Sin embargo, el grado de unificación y estandarización debe ser razonable. Con requisitos normativos excesivos, el trabajo con documentos se ralentiza, su ejecución se convierte en un ejercicio costoso. Se reduce la movilidad de las acciones directivas.
Los requisitos de las normas se implementarán en la práctica solo si están justificados, son convenientes y son beneficiosos para la empresa o institución. Y ninguna medida coercitiva ayudará aquí.
La aplicación de las normas estatales introduce uniformidad en los trámites, que es condición necesaria para la mecanización y automatización del trabajo con ellos, mejora la cultura del trabajo gerencial.
El cumplimiento de reglas uniformes de ejecución asegura la fuerza legal de los documentos.
Sin embargo, las normas, estándares y reglas existentes para trabajar con documentos deben revisarse y actualizarse periódicamente. El problema más grave no es solo la introducción de un número excesivo de nuevas, sino también la preservación de normas reglamentarias innecesarias, obsoletas o que ya no son relevantes.
El método principal para lograr los objetivos de unificación y estandarización es el método de un formulario único, que es una concentración de las propiedades y cualidades de un determinado conjunto de documentos en una matriz única: un formulario.
Una clave de diseño es un modelo gráfico o esquema de construcción de documentos.
Para documentos sujetos a unificación, la Clave de Diseño establece los formatos, tamaños de campo, ubicación de zonas para colocar los elementos de información del documento, llamados detalles en trabajo de oficina.
Los detalles unificados le permiten procesar documentos más rápido y familiarizarse con ellos más rápido.
Un atributo de documento es un elemento obligatorio de su diseño. Por ejemplo, el nombre del documento, su autor, el destinatario, el texto, la fecha del documento, la firma en él, todos estos son los detalles del documento.
Diferentes documentos consisten en un conjunto diferente de detalles. La cantidad de detalles que componen los documentos está determinada por su tipo, propósito y otros factores.
Para algunos documentos, el número de detalles está estrictamente limitado. Por otra parte, la ausencia o indicación incorrecta de cualquier accesorios obligatorios en documento oficial lo hace inválido.
El conjunto de detalles que componen el documento se denomina forma del documento.
Una forma característica de un tipo particular de documento (por ejemplo, una orden, declaración, protocolo) se denomina forma estándar. Los formularios de los documentos se desarrollan de acuerdo con las normas adoptadas en cada país. Por ejemplo, en la República de Bielorrusia de acuerdo con el estándar STB 6.38-2004.
La norma enumera en una determinada secuencia los requisitos inherentes a todo tipo de documentos organizativos y administrativos, establece las reglas para la redacción y el diseño competentes de cada requisito, y a cada requisito se le asigna un lugar específico en una hoja de papel.
La composición de los accesorios:
- 1. Emblema del Estado de la República de Bielorrusia;
- 2. logotipo de la organización o marca comercial(marca de servicio);
- 3. código de organización: código OKOGU para ministerios y otros organismos gubernamentales, código OKULP para otras organizaciones;
- 4. código del documento;
- 5. nombre de la organización matriz;
- 6. nombre de la organización;
- 7. nombre de la unidad estructural;
- 8. dirección postal del remitente;
- 9. comunicación y datos comerciales;
- 10. nombre del tipo de documento;
- 11. fecha;
- 12. índice de registro;
- 13. referencia al índice de registro y fecha del documento entrante;
- 14. lugar de compilación o publicación;
- 15. sello de restricción de acceso;
- 16. destinatario;
- 17. sello de aprobación;
- 18. resolución;
- 19. título del texto;
- 20. marca de control;
- 21. texto;
- 22. marca en la presencia de la solicitud;
- 23. firma;
- 24. aplicación buitre;
- 25. sello de aprobación;
- 26. visas;
- 27. sello;
- 28. nota sobre el ejecutante;
- 29. una marca en la certificación de una copia;
- 30. una nota sobre la ejecución del documento y su envío al caso;
- 31. marca de admisión (sello de registro de documentos entrantes);
- 32. marca en la transferencia de datos a portador de la máquina.
El formulario también determina el área de trabajo y los campos de servicio.
El campo de trabajo del documento es el lugar donde se encuentran los detalles.
El campo de servicio no se llena con ningún texto y está destinado a asegurar el documento en medios tecnicos Ah almacenamiento.
Para la documentación, se establecen los siguientes tamaños de campos de servicio:
margen izquierdo - 35 mm;
margen derecho - al menos 10 mm;
campo superior - 15-20 mm;
inferior - para formato A4 - no menos de 20 mm.
Así, resumiendo esta pregunta, podemos concluir que todos estos conceptos de unificación, estandarización y clave de diseño están estrechamente relacionados y son parte integral de La vida cotidiana gerente.
La mayor parte de la información de gestión se fija en forma de documentos. El propio proceso de gestión se caracteriza por una importante variedad y repetición de situaciones de trabajo y de acciones para resolverlas. De ahí la gran variedad, a menudo injustificada, de los documentos, los elementos que los componen y la necesidad de su normalización y unificación.
La eficiencia económica de la unificación y estandarización de documentos se logra como resultado de la reducción del costo de compilación, producción y procesamiento de documentos, su procesamiento. Además, se puede obtener un efecto indirecto al mejorar el sistema de gestión, que se expresa en aumentar la eficiencia de la gestión al reducir el tiempo para todo tipo de trabajo con documentos y acercar las decisiones tomadas a las mejores opciones como resultado de la mejora. la calidad de los documentos. En consecuencia, la unificación de documentos será una solución a los problemas de mejora de su contenido y forma.
Así, los objetos de unificación y estandarización del documento deben ser tanto su forma como la composición de los detalles incluidos en él.
Las tareas principales para mejorar el contenido del documento deben ser: durante la unificación: la selección de detalles que correspondan al propósito del documento y los métodos de su procesamiento; en normalización, el establecimiento de requisitos uniformes para los detalles incluidos en los documentos.
Se deben considerar las tareas principales para mejorar las formas de los documentos: en caso de unificación, una reducción conveniente en la variedad de documentos en forma y reglas de registro; en la estandarización, la formación e implementación de restricciones como norma obligatoria, lo que le permite seleccionar la más formas efectivas y reglas para procesar documentos y garantizar su almacenamiento a largo plazo.
Estandarización- es una actividad para establecer reglas y características a los efectos de su reutilización voluntaria, encaminada a lograr el orden en las áreas de producción y circulación de productos y aumentar la competitividad de los productos, obras o servicios.
De particular importancia en la actualidad es la calidad del documento como portador de información de gestión. A la vanguardia está el requisito de aumentar el contenido de la información y unificar los documentos tanto en forma como en contenido. Este problema se resuelve mediante el método de estandarización.
La esencia del término "normalización" se caracteriza por tres puntos principales. En primer lugar, la estandarización son normas obligatorias a nivel nacional para la creación de documentos establecidos por un largo período de tiempo. Además, no sólo introduce normas, sino que también garantiza su observancia. En segundo lugar, es la unificación de las propiedades y cualidades del documento, la introducción de tamaños uniformes de formularios, reglas, requisitos para todos los documentos y, en tercer lugar, la estandarización es la consolidación y distribución de solo aquellas cualidades y propiedades de los documentos que tienen la mayor justificación funcional, proporcionan el mayor efecto gerencial.
En el campo del trabajo de oficina, la esencia de la normalización debe interpretarse como el proceso de establecimiento y aplicación de reglas óptimas, normas para la elaboración de la Documentación, adoptadas en la forma prescrita para su uso general y reiterado.
Norma Estatal de Rusia “Sistemas de Documentación Unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. GOST R 6.30-2003 es el estándar principal en el campo del trabajo de oficina, aunque tiene una aplicación de múltiples aspectos. Su uso principal es en organizaciones de todas las formas de propiedad como base para el desarrollo de instrucciones, reglas o estándares para documentar las actividades de gestión.
El resultado del trabajo de estandarización puede ser estándares para ciertos tipos de documentos (por ejemplo, GOST 7.32-91 "Informe de investigación. Reglas de estructura y diseño") o sus elementos (por ejemplo, GOST 9327 "Papel de consumo. Formatos"), por lo que y sistemas de documentación unificados. GOST R 6.30-2003 ya se ha citado anteriormente sobre los requisitos para la ejecución del ORD, que forma parte del sistema unificado de documentación organizativa y de distribución (USORD).
A nivel estatal se está trabajando para unificar documentos y crear sistemas de documentación unificada (UDS).
Unificación- esta es una reducción en la variedad injustificada de variedades de documentos, llevándolos a la uniformidad de formas, estructuras, estructuras de lenguaje, operaciones para su compilación, procesamiento, contabilidad, almacenamiento.
La unificación de documentos consiste en establecer la uniformidad de la composición y formas de los documentos de gestión que fijan la ejecución del mismo tipo de funciones y tareas de gestión. La unificación de documentos se realiza con el fin de reducir el número de documentos utilizados, estandarizar sus formas, mejorar la calidad, reducir la complejidad de su procesamiento y lograr la compatibilidad de la información con el procesamiento automatizado.
El trabajo de unificación incluye:
Desarrollo, implementación y mantenimiento de sistemas de documentación unificada (UDS);
Desarrollo de complejos de formularios de documentos unificados específicos de la industria, que reflejan los detalles de la industria y no están incluidos en el DRA;
Desarrollo de clasificadores sectoriales de información técnica y económica que reflejen las especificidades de la industria.
Dólar estadounidense- este es un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene información necesaria para la gestión en un área determinada de actividad.
DDD es un conjunto de formularios de documentos unificados interconectados que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos tipos de actividad económica; medios de su conducta; documentos normativos y metodológicos para su desarrollo; gestión y aplicación.
Al mismo tiempo, se están desarrollando clasificadores de información técnica, económica y social que permitan el tratamiento automatizado integrado de los datos contenidos en los DDD. La responsabilidad del desarrollo y mantenimiento de DDD recae en los ministerios y departamentos pertinentes.
Según el clasificador de documentación de gestión de toda Rusia OK 011-93, los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión operan actualmente en el país:
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa (código 0200000);
Sistema unificado de documentación contable primaria (código 0300000);
Sistema unificado de documentación bancaria (código 0400000);
Sistema unificado de contabilidad financiera, contable y de informes - documentación instituciones presupuestarias y organizaciones (código 0500000);
Sistema unificado de reporte y documentación estadística (código 0600000);
Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable (código 0700000);
Sistema de documentación laboral unificada (código 0800000);
Sistema de Documentación Unificado para el Fondo de Pensiones de la Federación Rusa (código 0900000);
Sistema unificado de documentación de comercio exterior (código 1000000).
Dado que las formas unificadas de los documentos que forman parte de la DDD constituyen solo una parte de la documentación de la organización, para agilizar los documentos que no están incluidos en la DDD, pero que se utilizan en las actividades, las propias organizaciones deben trabajar para unificar las formas de los documentos. Los resultados de este trabajo se registran en el Report Card y el Álbum de formularios de documentos utilizados en las actividades de la organización.
Uno de los DDD es el Sistema Unificado de Documentación Organizativa y Administrativa (USORD). Su rasgo característico es que puede utilizarse para documentar las acciones de organizaciones y empresas en el desempeño de cualquier función gerencial en cualquier nivel de gestión y en cualquier industria. Por lo tanto, para lograr una mayor uniformidad de los documentos, es necesario establecer requisitos uniformes para su preparación y ejecución, independientemente de la subordinación jerárquica y especificidades departamentales.
La complejidad del abordaje de la unificación de los documentos incluidos en la USORD se expresa en el hecho de que dentro formularios individuales los detalles se organizan en el orden correspondiente a la secuencia de su registro y procesamiento. Al mismo tiempo, también se tienen en cuenta las formas de procesar los detalles individuales. Una parte de ellos se redacta manualmente, la otra, con la ayuda de medios técnicos, la tercera, con la ayuda de dispositivos mecánicos separados (sellos, sellos). Por lo tanto, los detalles e indicadores, elaborados de una manera, se colocan uno al lado del otro para simplificar el proceso de llenado. Esto, en particular, le permite redactar los detalles incluidos en el sello del formulario, simultáneamente con la ayuda de un sello de goma. USORD proporciona una mayor fiabilidad de la información y entrega de documentos fuerza legal. Al desarrollar los formularios de los documentos individuales, se prestó atención al hecho de que la información que significado legal, se redactó de conformidad con los requisitos que le son de aplicación por la legislación aplicable, de forma que los documentos contengan todos los detalles que les confieren la fuerza jurídica necesaria.
El propósito del desarrollo y mejora de USORD es proporcionar las tareas de gestión óptima de la información, aumentando la eficiencia de la toma de decisiones gerenciales. El principio básico establecido en USORD es identificar una serie de tareas de gestión típicas que se implementan utilizando una determinada cadena de formularios unificados de documentos construidos sobre la base de un solo formulario. El primer documento de la cadena contiene, por regla general, la información inicial, el último, la formulación de la decisión de gestión.
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa- un conjunto de normas, formas interrelacionadas de documentos, normas y reglamentos que establecen requisitos para el contenido, construcción de documentos utilizados para resolver problemas de gestión.
Así, USORD establece formas de mejorar el ORD, posibilita el procesamiento del ORD mediante tecnología informática y regula el uso de formularios de documentos en función de las tareas de gestión.
La estandarización y la unificación de documentos están íntimamente relacionadas. La unificación se considera a menudo como uno de los métodos de estandarización. La unificación de documentos también se puede realizar de forma independiente. En este caso, la normalización como consolidación jurídica de las exigencias de la unificación será sólo uno de los métodos de su expresión práctica. Común a estos dos términos es el requisito de introducir uniformidad, la diferencia radica en la fuerza legal y el alcance de la distribución, y el concepto de "unificación" es común.
Como resultado de completar la tarea, los estudiantes deberían :
Conocer las principales etapas y el contenido del trabajo de recopilación de formularios de documentos, datos iniciales sobre formularios, su análisis y generalización;
Ser capaz de llevar a cabo una unificación significativa de documentos;
Adquirir habilidades prácticas para unificar los documentos de gestión.
parte teórica
La creación de un espacio de información único en Rusia y su integración con el espacio de información europeo y mundial ha sido durante mucho tiempo una de las tareas más importantes, cuya solución determina en gran medida el desarrollo futuro del país. La solución de este problema solo es posible bajo la condición de armonización de ruso y extranjero sistemas de información y garantizar la compatibilidad de la información de todos los sistemas de información que interactúan. La compatibilidad de la información se entiende como la correspondencia mutua de varias partes en los cruces, lo que permite combinarlas entre sí, lo que asegura el funcionamiento del sistema como un todo. El logro de la compatibilidad de la información está garantizado por la unificación y estandarización de las herramientas de tecnología de la información, los portadores de información, un lenguaje de descripción de datos formalizado, la estructura de los sistemas de información y procesos tecnológicos en ellos.
Unificación en el sentido amplio de la palabra es "llevar los elementos de un conjunto dado a la uniformidad de acuerdo con criterios establecidos o reducir el número de elementos de un conjunto dado". Bajo unificación de documentos entendido selección de estructuras racionales para la construcción de sistemas de documentación, llevándolas a la uniformidad a partir de establecer un número racional de sus formas y tipificar la construcción.
Principal meta la unificación de documentos es crear conjuntos estables de documentos que contengan la información necesaria y suficiente para resolver de manera efectiva los problemas de gestión tanto en las condiciones tradicionales como en las condiciones de uso de las nuevas tecnologías de la información, con costos mínimos de recopilación, procesamiento, transmisión y almacenamiento de datos.
La unificación de documentos tiene por objeto ( Tareas unificación de documentos):
- aumentar la eficiencia del trabajo gerencial;
- creación de un sistema unificado documentación unificada cubriendo el sistema de control como un todo;
- asegurar el emparejamiento de los sistemas de documentación y las formas individuales de los documentos;
- reducción en el número de formas de documentos;
- reducción en el número de detalles disponibles en formas específicas de documentos.
La unificación de documentos se basa en la implementación de los siguientes principios:
unificación de lo general a lo particular, que consiste en la construcción de un formulario de muestra de documentos, y en base a ello, el desarrollo de formularios específicos de documentos;
uniformidad en la construcción de formularios de documentos y reglas para la construcción y diseño, proporcionado por la máxima mecanografía y estarcido de textos, el desarrollo de requisitos uniformes para la documentación de varios niveles de gestión, la unificación de la ubicación de datos en el campo del documento, el desarrollo de terminología y abreviaturas condicionales;
complejidad de la unificación. Cuando se lleve a cabo, se deben proporcionar todos los requisitos para el documento en todas las etapas de su creación, ejecución, procesamiento y almacenamiento;
informativo, es decir. inclusión en los documentos solo aquellos detalles que son necesarios para resolver problemas específicos o sus complejos con una precisión dada, así como para darles fuerza legal a los documentos;
agrupación de detalles en documentos de acuerdo con la secuencia de su finalización;
justificado determinación de áreas mínimas permitidas para la colocación de los detalles;
estabilidad de los requisitos del documento basado en el uso de formularios de documentos durante un período de tiempo suficientemente largo;
economía a través inclusión justificada documentos en el sistema de documentación y el uso generalizado de formularios;
interfaz con los sistemas existentes clasificación y codificación de la información técnica, económica y social.
De conformidad con el "PR 50.1.019-2000. Reglas de estandarización. Las principales disposiciones de ESKK TESI y USD en la Federación Rusa ”y las formas unificadas de documentos incluidos en ellas se dividen en las siguientes categorías:
todo ruso;
industria (departamental);
organizaciones, empresas o sus grupos dedicados a tipos similares de actividad económica (en adelante, organizaciones).
Las formas unificadas de documentos de toda Rusia son aprobadas por las autoridades federales poder Ejecutivo u otras organizaciones responsables del desarrollo de sistemas de documentación unificados de toda Rusia, que incluyen estas formas unificadas de documentos.
Los formularios unificados de documentos industriales (departamentales) y los formularios unificados de documentos de organizaciones se desarrollan sobre la base de formularios unificados de documentos de toda Rusia o en conjunto con ellos.
Los formularios de documentos unificados de la industria (departamentales) son aprobados por las autoridades ejecutivas federales u otras organizaciones responsables del desarrollo de sistemas de documentación unificados de la industria (departamentales), que incluyen estos formularios de documentos unificados. Los formularios de esta categoría incluyen, junto con los detalles contenidos en los formularios de documentos unificados de toda Rusia, detalles que reflejan los detalles de una industria en particular (departamento).
Las formas unificadas de los documentos de las organizaciones son aprobadas por las organizaciones pertinentes. Los formularios de esta categoría incluyen, junto con los detalles contenidos en los formularios de documentos unificados de toda Rusia y de la industria (departamental), detalles que reflejan los detalles de una organización en particular.
Para toda Rusia forma unificada de documentos Se han establecido las siguientes etapas de desarrollo y mantenimiento:
1ra etapa: organizar el desarrollo de una forma unificada de documentos en toda Rusia;
2da etapa - desarrollo de la primera edición del borrador de la forma unificada de documentos de toda Rusia;
3ra etapa - desarrollo de la versión final del borrador de la forma unificada de documentos de toda Rusia;
Cuarta etapa: aprobación y registro de la forma unificada de documentos de toda Rusia;
5ª etapa - replicación de formularios de formularios de documentos;
Sexta etapa: mantenimiento de la forma unificada de documentos de toda Rusia.
El procedimiento para el desarrollo, aprobación, implementación, publicación, mantenimiento y aplicación de clasificadores industriales (departamentales) y clasificadores de organizaciones es establecido por quienes los aprobaron, respectivamente. autoridades federales poder ejecutivo, ministerios, departamentos y organismos.
El procedimiento para la elaboración, aprobación, puesta en vigencia, reproducción, mantenimiento y aplicación de los documentos unificados sectoriales (departamentales) y de los documentos unificados de las organizaciones es establecido por los órganos del ejecutivo federal, ministerios, departamentos y organismos que los aprobaron, respectivamente.
Un documento es un conjunto de información complejo caracterizado por muchos parámetros diferentes (composición de detalles, formatos y tipo de soporte (papel, disco magnético, disco óptico, etc.), reglas para ordenar la información en un campo de documento, etc.), cada uno de ellos que puede tomarse como objeto de unificación.
A pesar de la gran cantidad de documentos de varios tipos con muchos parámetros, cada uno de ellos tiene una forma y un contenido diferentes. En base a esto, se pueden distinguir dos direcciones para la unificación de la documentación: sustantiva y formal.
- las principales disposiciones del sistema unificado de documentos;
- requisitos para la composición y contenido de la DDD;
- tareas, esferas y niveles de su aplicación en la gestión;
- el procedimiento para el llenado de formularios;
- terminología estandarizada.
Establecimiento de nomenclaturas restrictivas de formas de documentos existentes;
Creación de formularios unificados estándar; construir un modelo de documento único para grupos de tareas homogéneas (construir un formulario de muestra);
Unificación y estandarización de los elementos de información e indicadores utilizados;
estandarización terminológica.
En la escala de la Federación Rusa nomenclatura restrictiva es un Clasificador de toda Rusia documentación de gestión (OKUD), que es una lista sistematizada de formas unificadas de documentos de gestión aprobados para su uso en todas las instituciones y organizaciones de Rusia. En la escala de una industria o una empresa o institución específica, tales nomenclaturas restrictivas son clasificadores de la industria (departamental) de documentos de gestión, clasificadores similares de documentos de empresas o tablas de documentos.
La unificación de los textos de los documentos de gestión es establecer formulario único una expresión lingüística que transmite con mayor precisión el contenido de situaciones o acciones gerenciales que se repiten regularmente. Se pueden unificar frases separadas, partes del texto, el texto del documento en su conjunto. Como resultado, existe una oportunidad para una mayor eficiencia en la preparación de documentos.
En el proceso de unificación de textos, se lleva a cabo la unificación de la estructura del texto, que cumple más plenamente con el propósito del documento, la unificación de los medios lingüísticos para expresar el contenido del documento, el desarrollo de textos unificados en la forma de un texto conectado estándar, plantilla, cuestionario o tabla.
Típico es un texto coherente, cuyo contenido se puede usar repetidamente sin cambios en la implementación de situaciones de gestión para una función de gestión específica. Una plantilla es una forma de presentación de un texto unificado que contiene información constante y lagunas llenas de información variable que caracteriza una situación de gestión específica.
En curso unificación formal Se consideran los tipos de soportes de documentos, los tipos de formularios de documentos y sus estados, se desarrollan reglas formales-lógicas para la presentación y ubicación de información en el soporte. Como resultado de la unificación formal, se establecen los siguientes:
- estructuras típicas de detalles;
- descripciones de grupos de detalles interconectados;
- zonas típicas para detalles homogéneos;
- requisitos para la ejecución de documentos en medios de máquina y cuando se transfieren a través de canales de comunicación (un protocolo de intercambio a través de canales de comunicación);
- métodos unificados de control de confiabilidad de la información;
- procedimiento para dar fuerza legal a los documentos.
Las principales áreas de trabajo en la unificación formal son las siguientes:
Unificación de estructuras de documentos;
Desarrollo reglas generales construcción de documentos unificados y formatos de comunicación;
Unificación de tipos de medios y formatos de documentos;
Unificación de métodos de control de la información.
El trabajo sobre la unificación de los sistemas de documentación, por regla general, comienza con una encuesta del flujo de documentos de la organización o industria en estudio. Para cada conjunto de documentación que implementa una función de gestión específica, se compila una matriz. La matriz es una tabla. Los encabezados de las columnas contienen los nombres de los documentos y los encabezados de las filas contienen todos los detalles de todos los documentos. En la intersección de filas y columnas, se nota la presencia de esta variable en documento especifico. El análisis de la matriz permite extraer una conclusión sobre la duplicidad de indicadores en los documentos, para formular propuestas para la elaboración de formularios óptimos de documentos.
Si la encuesta reveló formularios de documentos que no están incluidos en OKUD, clasificadores de la industria o tablas de documentos de empresas, entonces estos formularios se compilan tarjeta de documento. El encabezado de la tarjeta de documento contiene:
- Título del documento,
- el nombre de la organización autora del documento,
- nombre de la organización receptora
- el nombre previsto y el código de clase del formulario según OKUD (o según el clasificador de la industria, o según la hoja de tiempo de la empresa),
- el nombre previsto y el código de subclase del formulario según OKUD (o según el clasificador de la industria, o según el informe de calificaciones de la empresa).
La parte principal de la tarjeta de documento es una tabla donde se ingresan las coordenadas de todos los detalles de acuerdo con la cuadrícula estructural (GOST 6.10.5-87), y se indican las coordenadas iniciales y finales. Por ejemplo, 04.22–04.50 significa que el atributo se coloca en la cuarta línea de las posiciones 22 a 50.
Asignación para trabajo independiente.
1. Estudia la parte teórica del presente sesion practica. Resuma en el libro de trabajo la esencia de la unificación significativa.
2. Estudie el conjunto de documentos anterior para celebrar un contrato de I+D.
3. Complete la matriz para un conjunto de documentos para concluir un contrato de I+D de acuerdo con la muestra dada. Analice la matriz, identifique las deficiencias del conjunto de documentos: si hay duplicación de detalles, confusión terminológica, etc. Escribir propuestas para la unificación de un conjunto de documentos.
|
Requisitos |
Convenio |
Adicional convenio |
Costo estimado |
otros gastos |
calendario plan |
||
|
Cliente |
|||||||
|
Ejecutor |
|||||||
|
Dirección Legal |
|||||||
4. Complete la tarjeta de documentos para estimaciones de costos. En este trabajo se permite registrar las coordenadas de los detalles utilizando la cuadrícula de coordenadas de Excel.
1) Nombre del documento:
3) Nombre de la organización destinataria:
4) Nombre propuesto y código de clase del formulario según OKUD:
5) El nombre y código propuesto de la subclase del formulario según OKUD:
|
Nombre de los accesorios |
Coordenadas de accesorios |
|
|
parte permanente |
parte variable |
|
|
Ejecutor |
D2-R2, D3-S3, E6-N6 |
|
|
Cliente |
||
|
Título del documento |
||
|
Encabezado de tabla |
||
|
Números ordinales |
||
Fuentes y literatura.
1. PR 50.1.19-2000. Reglas de estandarización. Disposiciones principales del sistema Unificado de clasificación y codificación de información técnica, económica y social y sistemas de documentación unificados en la Federación Rusa. - M. : Editorial de normas, 2000. - 19 p.
2. Lyamin B.N., Markov I.P., Sakov A.A. para sistemas de control automatizado / Ed. Tkachenko V. V. - M., Editorial de normas, 1979. - 176 p.
3. Kostomarov M. N. Unificación y normalización de documentos de gestión / Secretariado de negocios, 2001, N° 4. – P.28–32.
4. Sakov A.A. Unificación de la documentación de gestión y clasificadores de toda la unión. - M., Economía, 1982. - 168 p.
Navegación
Desarrollo
páginas del sitio
Introducción………………………………………………………………………………………………………………6
Unificación y estandarización de documentos……………………………………………….8
Sistemas Unificados de Documentación………………………………………………12
Clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social……………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………….
Conclusión ……………………………………………………………………………………… 25
Referencias………………………………………………………………………………26
Introducción
La unificación de documentos consiste en establecer la uniformidad de la composición y formas de los documentos de gestión que fijan la ejecución del mismo tipo de funciones de gestión. La normalización de documentos es una forma de consolidación jurídica de la unificación realizada y del nivel de su compulsión. Se han establecido las siguientes categorías de estándares: estándares estatales (GOST), estándares industriales (OST), estándares republicanos (RST). La unificación de documentos se lleva a cabo para reducir la cantidad de documentos utilizados, tipificar sus formas, mejorar la calidad, reducir la complejidad de su procesamiento, lograr la compatibilidad de información de varios sistemas de documentación para funciones de gestión similares y relacionadas, uso más eficiente de la tecnología informática. .
El trabajo de unificación incluye:
Desarrollo de un sistema de gestión de documentos unificado (UDS), que es llevado a cabo por ministerios y departamentos responsables de los sistemas de documentación relevantes;
Implementación de DDD intersectoriales (interdepartamentales) en el marco de DDD republicanos y sectoriales;
Mantener la DDD y el Clasificador Industrial de Documentación Técnica y Económica (OKTEI) a fin de mantener la confiabilidad de la información y su posterior desarrollo;
Desarrollo de complejos de formularios de documentos unificados específicos de la industria que reflejan los detalles de la industria y no están incluidos en el DUR, así como su registro estatal;
Desarrollo de clasificadores sectoriales de información técnica y económica que reflejen las especificidades de la industria. La gestión organizativa y metodológica de la unificación y estandarización de documentos, la coordinación del trabajo relevante y el control se lleva a cabo por la organización principal para la coordinación de la implementación y mantenimiento de la DDD y OKTEI en la república. Sobre el nivel de la industria este trabajo lo lleva a cabo la organización matriz para la introducción y mantenimiento de DDD y OKTEI en la industria.
La importancia de la unificación de documentos está aumentando en relación con la introducción cada vez más amplia de equipos informáticos electrónicos y sistemas de control automatizados creados sobre su base en la práctica de la gestión. El sistema unificado de documentación organizacional y administrativa desarrollado por VNIIDAD es adecuado tanto para su uso en sistemas automatizados manejo, y cuando se procesan por métodos convencionales, tradicionales en las instituciones del país. USORD incluye un conjunto de estándares estatales para la documentación organizativa y administrativa, formularios unificados de documentos, así como materiales instructivos y metodológicos para el uso de estos formularios.
Unificación y estandarización de documentos
El progreso tecnológico provoca nuevos requisitos para la elaboración de la documentación oficial.
El sistema DOW incluye tres componentes interrelacionados: la preparación de documentos de gestión, la tecnología para trabajar con documentos, la sistematización de documentos durante el año calendario y la organización de su almacenamiento de archivo. Al resolver cada uno de estos problemas, los profesionales deben guiarse por los documentos normativos y metodológicos actuales en el campo del trabajo de oficina, aprobados por el Comité Estatal de Normalización de la Federación Rusa y el Servicio Federal de Archivos de Rusia.
La base normativa y metodológica del trabajo de oficina es un conjunto de leyes, actos jurídicos reglamentarios y documentos metodológicos que regulan la tecnología para la creación, procesamiento, almacenamiento y uso de documentos en las actividades corrientes de la institución y el trabajo del servicio de trabajo de oficina.
Los principales requisitos para la ejecución de documentos organizativos y administrativos se establecen en GOST R. 6.30-97, aprobado por el Decreto de la Norma Estatal de Rusia del 31 de julio de 1997.
Una gran cantidad de documentos requiere su estandarización y unificación.
Estandarización - Es la actividad de establecer normas y reglas.
La normalización es el proceso de establecimiento y aplicación de normas con el objetivo de racionalizar las actividades en un área determinada en beneficio y con la participación de todas las partes interesadas, en particular para lograr una economía óptima para todos, manteniendo las condiciones funcionales y los requisitos de seguridad. La estandarización se basa en el resultado de la ciencia, la tecnología y la experiencia práctica.
En el campo del trabajo de oficina, la esencia de la normalización es el establecimiento de una norma, de aplicación obligatoria, de reglas y requisitos óptimos para el desarrollo y ejecución de documentos adoptados en la forma prescrita para uso general y reiterado.
La estandarización, de conformidad con la ley de la Federación Rusa "Sobre la estandarización", adoptada el 10 de junio de 1993, es una actividad para establecer normas, reglas y características para garantizar:
seguridad de productos, obras y servicios para el medio ambiente, la vida, la salud y la propiedad;
compatibilidad técnica y de información, así como intercambiabilidad de productos;
calidad de los productos, obras y servicios de acuerdo con el nivel de desarrollo de la ciencia, la ingeniería y la tecnología; unidad de medida;
ahorro de todo tipo de recursos;
seguridad de las instalaciones económicas, teniendo en cuenta el riesgo de desastres naturales y provocados por el hombre y otras emergencias;
capacidad de defensa y disponibilidad de movilización del país.
PARA documentos reglamentarios según normatividad vigente en nuestro país, incluyen:
estándares estatales de la Federación Rusa (GOST R);
normas internacionales (regionales) debidamente aplicadas;
clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social;
estándares de la industria;
normas empresariales;
estándares de sociedades científicas, técnicas, de ingeniería y otras asociaciones públicas.
Estándares estatales de la Federación Rusa: regulaciones que establecen reglas uniformes en un área particular de actividad dentro de nuestro estado.
Los estándares estatales se desarrollan para productos, trabajos y servicios de importancia intersectorial. El contenido de los requisitos de las normas, sus áreas de distribución, su alcance y las fechas de su introducción son determinados por las autoridades estatales que los aceptan. De acuerdo con la ley "Sobre la estandarización", los estándares estatales y los clasificadores de información técnica, económica y social de toda Rusia son adoptados por el Estándar estatal de Rusia, se ponen en vigencia después de su registro estatal.
Los requisitos establecidos por las normas son obligatorios para todas las autoridades gubernamentales y entidades comerciales. Gosstandart de Rusia y otros organismos gubernamentales especialmente autorizados, dentro de su competencia, ejercen control y supervisión estatales sobre el cumplimiento de los requisitos obligatorios de las normas estatales.
La norma establece:
composición de los detalles de los documentos;
requisitos para la composición de los detalles de los documentos;
requisitos para formularios y papeleo;
requisitos para la producción, contabilidad, uso y almacenamiento de formularios con la reproducción del Emblema del Estado de la Federación Rusa, emblemas de las entidades constitutivas de la Federación Rusa.
Todas las normas estatales vigentes en el territorio de nuestro país se combinan en un solo Sistema de Normalización Estatal, un sistema organizado jerárquicamente para clasificar y codificar las normas estatales.
La Serie 1 del Sistema Estatal de Normalización contiene un conjunto de normas fundamentales que contienen disposiciones sobre el procedimiento para la elaboración de las normas estatales, sobre la construcción, presentación y ejecución de las normas, su aprobación, registro y promulgación, sobre el procedimiento para la modificación de normas, la cancelación de normas , etc., por ejemplo: el 1 de abril de 2000, entró en vigencia el Cambio No. 1 a GOST R. 6.30-97, adoptado por el Decreto de la Norma Estatal de Rusia del 21 de enero de 2000 No. 9-st.
El procedimiento para la aplicación e implementación de GOST R. 6.30-97 explica y especifica en recomendaciones metodológicas Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia. Las recomendaciones metodológicas están destinadas a su implementación en las organizaciones:
reglas uniformes para procesar los detalles de los documentos y opciones para su ubicación sobre la base de modernos marco normativo sobre soporte documental;
nuevas tecnologías de la información para la elaboración de documentos y la transferencia de información documental;
estilo comercial de los documentos, requisitos básicos para la elaboración y unificación de los textos de los documentos;
reglas para la producción de documentos utilizando dispositivos de impresión, incluido el procesamiento de textos por computadora;
reglas para diseñar formularios de documentos;
reglas para el uso, contabilidad y almacenamiento de formularios y sellos;
reglas para el procesamiento de documentos transmitidos a través de canales de telecomunicaciones.
GOST 1.RO-92. Sistema de normalización estatal de la Federación Rusa: Disposiciones básicas.
Un conjunto independiente de estándares se compone de estándares para sistemas de documentación unificados y sistema unificado clasificación y codificación de la información técnica y económica:
GOST 6.01.1-87. Sistema unificado de clasificación y codificación de la información técnica y económica;
GOST 6.10.3-83. Sistemas de documentación unificada. Registro de información de documentos unificados en un formato comunicativo;
GOST 6.10.4-84. Sistemas de documentación unificada. Dar fuerza legal a los documentos en un soporte de máquina y una máquina-grama creados por medio de tecnología informática. Disposiciones básicas;
GOST 6.10.5-87. Sistemas de documentación unificada. Requisitos para la construcción del Layout Key;
GOST 6.10.6-87. Sistema unificado de documentación de comercio exterior. Clave de muestra;
GOST 6.10.7-90. Sistema unificado de documentación de comercio exterior. Controlar;
GOST 6.38-90. Sistemas de documentación unificada. Sistema de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación;
GOST 16487-83. Trabajo de oficina y archivo. Términos y definiciones (GOST conserva el número que se le asignó cuando se registró la primera norma terminológica en 1970).
Sistemas de documentación unificada
Unificación - reducción de la variedad injustificada de tipos de documentos, llevándolos a la uniformidad de formas, estructura, estructuras de lenguaje, operaciones para su compilación, procesamiento, contabilidad, almacenamiento. La unificación es el establecimiento del conjunto más uniforme de detalles, formato en papel y fijación de los detalles en papel.
Con el fin de reducir la cantidad de documentos utilizados en las actividades de las instituciones, organizaciones y empresas, estandarizar su forma, reducir los costos de mano de obra, tiempo y materiales para su preparación y procesamiento, así como lograr la compatibilidad de la información de las bases de datos automatizadas en el economía nacional, se trabaja en la unificación de documentos y creación de sistemas de documentación unificada (UDS).
Un sistema de documentación unificado es un conjunto de formularios de documentos unificados interconectados que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos tipos de actividad económica, medios para su mantenimiento, materiales normativos y metodológicos para su desarrollo y aplicación.
En el corazón de la creación de DDD se encuentra el método de unificación: el establecimiento de uniformidad en la composición y las formas de los documentos de gestión creados al resolver el mismo tipo de funciones y tareas de gestión.
Simultáneamente con el desarrollo de DDD, se están desarrollando clasificadores de información técnica, económica y social que brindan un procesamiento automatizado integrado de datos contenidos en sistemas de documentación unificados.
Actualmente están en vigor los siguientes sistemas de documentación unificados:
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa:
documentación para la creación, reorganización, liquidación de empresas, organizaciones;
documentación sobre la privatización de empresas y organizaciones estatales y municipales;
documentación sobre las actividades administrativas de la organización;
documentación sobre la regulación organizativa y administrativa de las actividades de una organización, empresa;
documentación sobre la regulación operativa e informativa de las actividades de una empresa, organización;
documentación laboral;
documentación para el traslado a otro puesto de trabajo;
documentación de despido;
dejar documentación;
documentación para el diseño de incentivos;
documentación sobre registro de sanciones disciplinarias.
USORD es de naturaleza interdepartamental, es decir, funciona en cualquier aparato e institución administrativa, de arriba a abajo, independientemente de la afiliación industrial.
RS consta de 3 subsistemas:
sobre la creación y reorganización de instituciones y empresas;
documentación del personal;
control automatizado de ejecución de documentos.
USORD se regula en cuanto a su composición y se define como un conjunto de normas, reglamentos y formularios interrelacionados que establecen requisitos para el contenido, construcción y ejecución de documentos utilizados para resolver problemas de gestión, teniendo en cuenta el uso de computadoras electrónicas.
Los documentos del sistema están diseñados sobre la base de una clave de muestra (GOST 6.38-90). Entre los detalles tradicionales, estos documentos deben contener necesariamente una marca en la transferencia de datos del documento a un medio de máquina y la firma de la persona responsable de la transferencia de información a un medio de máquina. En este caso, el contenido del documento debe ejecutarse preferiblemente en forma de tabla, cuestionario, plantilla. A cada forma unificada del ORD (así como a otras) se le asigna un código según OKUD. Todos los detalles procesados por medio de tecnología informática deben ser codificados en consecuencia por el clasificador de información técnica y económica de toda la Unión.
Sistema unificado de documentación bancaria:
documentación de pago para pagos que no sean en efectivo a través de bancos;
documentación sobre operaciones de crédito de bancos;
documentación sobre el control del gasto de fondos para salarios y pagos de recursos sociales y laborales;
documentación sobre operaciones bancarias relacionadas con liquidaciones internacionales;
documentación de salida de los bancos;
documentación sobre operaciones de depósito de bancos;
documentación de pago para pagos que no sean en efectivo a través de bancos: formularios de documentos intrabancarios;
documentación sobre emisión de efectivo y operaciones presupuestarias de los bancos - formularios de documentos intrabancarios;
documentación sobre el control del gasto de fondos para salarios y pago de beneficios sociales y laborales (para el consumo) - formularios de documentos intrabancarios;
documentación de salida de los bancos - formularios intrabancarios de documentos;
documentación sobre circulación monetaria - formularios de documentos intrabancarios;
documentación sobre operaciones de crédito de bancos - formularios intrabancarios de documentos;
documentación contable - formularios intrabancarios de documentos.
Sistema unificado de documentación contable financiera, contable y de informes de instituciones y organizaciones presupuestarias:
documentación financiera;
informes de documentación contable de instituciones y organizaciones presupuestarias.
Sistema unificado de informes y documentación estadística:
documentación sobre cuentas nacionales y estadísticas de balance económico;
documentación sobre estadísticas de potencial científico y técnico y progreso innovador;
documentación sobre estadísticas laborales;
documentación sobre estadísticas de recursos materiales;
documentación de estadísticas financieras;
documentación sobre estadísticas sociales;
documentación sobre estadísticas industriales;
documentación sobre estadísticas de agricultura y adquisición de productos agrícolas;
documentación sobre estadísticas de construcción de capital;
documentación sobre estadísticas de relaciones económicas exteriores;
documentación sobre estadísticas del mercado de consumo y su infraestructura;
documentación sobre estadísticas de transporte y comunicaciones;
documentación sobre estadísticas de observación y registro de cambios en precios y tarifas.
USOSD se define como un sistema de documentos que registra y proporciona a los organismos estatales y económicos datos estadísticos sobre la implementación de los planes, la eficiencia productiva, el progreso científico y tecnológico, el crecimiento de la productividad laboral y el desarrollo económico.
Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de empresas:
presentación de documentación contable;
registros contables;
registros contables primarios.
Sistema unificado de documentación laboral:
documentación sobre el estado del mercado laboral;
documentación sobre relaciones laborales;
documentación sobre formación avanzada de empleados de organismos laborales;
documentación de protección laboral;
documentación sobre presupuestos mínimos de consumo;
documentación sobre recursos ante las autoridades laborales.
Sistema de documentación unificado fondo de pensiones Federación Rusa:
documentación sobre contabilidad y distribución de fondos;
documentación sobre planificación y actividad económica;
documentación sobre las actividades de control y verificación.
Sistema unificado de documentación de comercio exterior.
documentación operativa y comercial;
documentación de envío;
liquidación de documentos de comercio exterior;
documentación emitida en la importación (exportación) de mercancías;
transporte de documentación de comercio exterior;
Envío de documentación de comercio exterior.
El DDD está siendo desarrollado por los ministerios y departamentos pertinentes encargados de este trabajo.
Para mantener las DDD actualizadas, se mantienen, previendo la introducción de cambios y adiciones a la matriz de control de formas unificadas de documentos según sea necesario.
El propósito de la estandarización y unificación de documentos es racionalizar los procesos de preparación, ejecución, búsqueda de documentos, reducir los flujos de documentos y crear condiciones óptimas para el procesamiento de información de la máquina, aumentando el nivel de gestión empresarial y de la organización. La estandarización y unificación de los documentos de gestión permiten lograr uniformidad en la estructura y procesamiento de la información. La estandarización y la unificación también contribuyen al desarrollo de métodos progresivos de trabajo con documentos.
La implantación e implantación de sistemas de documentación unificados y clasificadores de toda la Unión están regulados por una norma interdepartamental especial “Directrices generales para la implantación de sistemas de documentación unificados y clasificadores de toda la Unión de información técnica y económica utilizada en sistemas de control automatizado” RD 50-61 - 82. Este documento establece, en particular, cuando se utilicen formas unificadas de documentos en las condiciones de gestión tradicional, la colocación de códigos según clasificadores sólo en los casos en que la información documental sea objeto de procesamiento posterior por tecnología informática cuando la institución interactúe con corresponsales externos. En las instituciones que usan DDD y clasificadores, se crean sistemas para mantener clasificadores y formularios unificados de documentos que están asociados con la industria o los sistemas departamentales para mantener DDD y clasificadores. Las instituciones mantienen DDD y clasificadores en la cantidad de información que sea necesaria para que esta institución realice las tareas de planificación, contabilidad y gestión logística.
Junto con la estandarización y unificación de documentos (durante su creación), también se usa ampliamente el principio de estarcido, que permite acelerar la creación de documentos del mismo tipo y evitar errores innecesarios.
La plantilla es un método para unificar los textos de los documentos, que consiste en el hecho de que toda la información característica de los documentos se divide condicionalmente en una plantilla, o constante, y una individual o variable. El estarcido es especialmente relevante en el trabajo con correspondencia.
El estarcido le permite aumentar la productividad de los artistas, ayuda a mejorar la cultura del trabajo de oficina.
Clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social.
Medios importantes de apoyo a la información, principalmente en actividades como la economía, las estadísticas, la banca, las aduanas, la actividad económica exterior, etc., son los clasificadores de información técnica, económica y social necesarios para garantizar el procesamiento integrado de datos en los sistemas de información automatizados.
Los clasificadores de información técnica, económica y social son documentos reglamentarios. El clasificador contiene un conjunto sistematizado de nombres de objetos presentados como grupos de clasificación y códigos asignados a ellos.
La clasificación y la codificación están sujetas a objetos sociales y económicos y sus propiedades, cuya información se utiliza en las actividades de gobierno y administración y está contenida en formas unificadas de documentos. Se establece la clasificación de formas específicas de documentos de gestión y sus códigos. Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD).
En la actualidad, se han desarrollado y están en funcionamiento 37 clasificadores de toda Rusia y toda la Unión que continúan funcionando. La totalidad de clasificadores de información técnica, económica y social, así como los documentos científicos, metodológicos y normativos para su desarrollo, mantenimiento e implementación, así como los servicios que realizan trabajos de clasificación y codificación, constituyen el Sistema Unificado de Clasificación y Codificación. Información Técnica, Económica y Social (ESKK TEI).
Según el campo de aplicación, los clasificadores se dividen en: clasificadores de toda Rusia, sectoriales y empresariales.
Todos los clasificadores en términos de contenido se dividen en tres grupos:
1. Clasificadores de información sobre documentos de gestión, tareas resueltas en sistemas de control automatizado, tipos de actividades, indicadores económicos y sociales:
Clasificador de normas de toda Rusia (OKS);
Clasificador de productos de toda Rusia (OKP);
Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD);
Clasificador de monedas de toda Rusia (OKV);
Clasificador de unidades de medida de toda Rusia (OKEI);
Nomenclatura de Mercancías de Actividad Económica Extranjera (TN VED).- y otras.
2. Clasificadores de información sobre estructuras organizativas:
Clasificador de órganos de toda Rusia el poder del Estado y gestión (OKOGU);
Clasificador de empresas y organizaciones de toda Rusia (OKPO);
Clasificador de regiones económicas de toda Rusia (OKER);
Clasificación de toda la Unión de ramas de la economía nacional (OKONKh);
Clasificador de toda la Unión de puntos de carga y descarga en transporte ferroviario, fluvial, marítimo, aéreo y por carretera (OKPV), etc.
3. Clasificadores de información sobre la población y el personal:
Clasificador de información de toda Rusia sobre Protección social población (OKISZN);
Clasificador de especialidades en educación de toda Rusia (OKSO);
Clasificador de toda Rusia de ocupaciones de trabajadores, puestos de empleados y categorías salariales (OKPDTR);
Clasificador de información sobre la población de toda Rusia (OKIN), etc.
La estructura y el contenido del clasificador de información técnica, económica y social en el ejemplo del clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD) son los siguientes.
OKUD contiene información sobre sistemas de documentación unificados y formas de documentos permitidos para su uso en la economía nacional. Está diseñado para resolver las siguientes tareas:
registro de formularios de documentos;
racionalizar los flujos de información en la economía nacional;
reducir el número de formularios utilizados;
exclusión de la circulación de formas no estandarizadas de documentos;
asegurar la contabilidad y la sistematización de formularios unificados
documentos basados en su registro;
controlar la composición de los documentos y evitar la duplicación
información utilizada en el ámbito de la gestión;
organización racional de control sobre el uso de formas unificadas de documentos.
Los objetos de clasificación en OKUD son formas unificadas de documentos de toda Rusia (intersectoriales, interdepartamentales) aprobadas por los ministerios (departamentos) de la Federación de Rusia: desarrolladores de sistemas de documentación unificados (UDS).
El OKUD contiene los nombres y códigos de las formas unificadas de documentos incluidos en los sistemas de documentación unificada aprobados, por ejemplo:
Por ejemplo, damos los principales documentos USORD con códigos para OKUD:
0273060 - carta de renuncia;
0221052 - descripción del trabajo para categorías de IRT y empleados del aparato de gestión empresarial;
0284070 - nota explicativa;
0227103 - reglamento interno de trabajo del aparato de gestión empresarial;
0222152 - dotación de personal aparato de gestión empresarial;
0211112 - orden de establecimiento de una empresa;
0271020 - cuestionario (personal);
0276030 - horario de vacaciones;
0283110 - orden de estímulo;
0273110 - orden de despido;
0229140 - tarjeta de registro y control.
El código de la forma unificada del documento en OKUD consta de siete decimales digitales y un número de control (CC).
OKUD adoptó una clasificación jerárquica con tres pasos.
Cada posición del clasificador consta de dos bloques:
bloque de identificación;
bloque de nombres del objeto de clasificación.
La forma unificada se identifica a través de la clasificación. El código de la forma unificada del documento en OKUD se construye de la siguiente manera:
Aquí, los primeros dos dígitos son la clase de forma, los siguientes dos dígitos son la subclase de forma, los siguientes tres dígitos son el número de registro y el último dígito es el número de cheque.
Por ejemplo, el código de la Declaración de Liquidación de aportes de seguros al Fondo de Pensiones - 09010046 es el siguiente:
09 - Sistema unificado de documentación del Fondo de Pensiones;
01 - Documentación sobre contabilidad y distribución de fondos;
004 - Hoja de liquidación de primas de seguros al Fondo de Pensiones;
6 - Número de cheque.
La designación del código de la forma unificada del documento refleja las siguientes características de clasificación:
los caracteres primero y segundo (clase de formularios) - pertenencia de la forma unificada del documento al sistema de documentación unificado correspondiente;
los caracteres tercero y cuarto (una subclase de formularios): la similitud del contenido de muchas formas de documentos y la dirección de su uso;
caracteres quinto, sexto y séptimo - número de registro un formulario de documento unificado dentro de una subclase;
el octavo carácter es el número de cheque.
El bloque de nombres del objeto de clasificación es un registro del nombre de una forma unificada específica del documento.
Además, el Sistema Unificado de Información y Documentación Estadística (grado 06), además de la designación del código de la forma unificada del documento, el número de cheque y el nombre de la forma, también contiene el "índice" y la "periodicidad" de la presentación por la necesidad de asegurar la continuidad de las designaciones establecidas en los organismos estatales de estadística.
Los códigos OKUD de acuerdo con GOST 6.38-90 "Sistemas de documentación unificados. Sistema de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo" se adjuntan en formas unificadas de documentos en el campo superior del documento a la derecha.
Otro clasificador que está directamente relacionado con los documentos y tiene un cierto significado para los empleados del aparato administrativo es el All-Union Classifier of Enterprises and Organisations (OKPO), ya que cada documento debe contener un código específico según esta norma. Los objetos del clasificador son solo empresas y organizaciones que tienen los derechos de una persona jurídica, como fuentes principales de la aparición y consumo de información, así como miembros de asociaciones. Este clasificador contiene códigos de ministerios, departamentos y ramas de la economía nacional y sus nombres, lo que le da la calidad de estándar universal. Además, OKPO está directamente interconectado con el sistema de documentación unificado (UDS) por medio de la designación de código de todos los ORD creados y transferidos por una u otra empresa u organización a todos los niveles de gestión.
El clasificador OKPO tiene el siguiente esquema de construcción:OKPO puede hacer coincidir los detalles básicos necesarios para procesar la documentación de gestión, zona de diseño de acuerdo con GOST 6.38-90.
Todo empleado administrativo debe tener Información necesaria sobre la estructura y el uso de estas normas.
En el trabajo diario, OKPO se puede utilizar en las siguientes situaciones:
liquidación de la institución;
pérdida de los derechos de una persona jurídica por una razón u otra;
asociación de instituciones;
cambiar el nombre de las instituciones;
cambio en la ubicación territorial y administrativa de la institución;
transferencia de una institución a otro ministerio, departamento;
puesta en marcha de una nueva institución;
formación de una nueva institución como resultado de la desagregación.
Estos dos clasificadores brindan a los artistas información sobre cómo completar los detalles y códigos, cuya obligación está prevista en GOST 6.38-90.
Conclusión
El tema elegido del trabajo del curso es actualmente muy relevante, ya que al crear documentos es necesario seguir los principios de estandarización y unificación.
La estandarización le permite establecer y aplicar ciertas reglas en el diseño de documentos.
La unificación, a su vez, ayuda a reducir la variedad de tipos de documentos, llevándolos a la uniformidad de formas, estructura, procesamiento, almacenamiento.
Todas las normas estatales vigentes en el territorio de nuestro país se integran en el Sistema Estatal de Normalización. A nivel estatal se está trabajando en la unificación de documentos y se están creando sistemas de documentación unificados que permitan una presentación documentada de los datos en determinados tipos de actividad económica.
Los clasificadores son documentos normativos que contienen un conjunto sistematizado de nombres de objetos presentados como grupos de clasificación y códigos asignados a ellos.
Bibliografía
AV. Pshenko. Gestión de documentación. - M., Foro - Imfra-M., 2002.
O. I. Zamytskova. Trabajo de oficina para colegios. - Rostov n/D., Phoenix, 2001.
VS Mingalev, M. V. Larín. Sistemas especiales de documentación. - M., Economía, 1989.
MONTE. Lijachev, T.V. Kuznetsova. Documentos y trámites: una guía de referencia. - M., Economía, 1991.
MV Kirsanova, Yu.M. Aksnov. Curso de negocios. -M., 1998.
OP Dorofeeva, E. K. Gubskaya, A. M. Viger. Negocios de secretaria. - Rostov n/D., Phoenix, 2003.
EV Alekseeva, L.P. Afanasiev, E.M. Burova. archivado. - M., Prof. ed., 2002.
VIRGINIA. Kudryaev. Organización del trabajo con documentos. - M., Infra-M, 2002.
Obvio: según investigaciones,... forma, etc.; requisitos de lenguaje de unificación documentos (2)Resumen >> Industria, producción
Niveles y etapas Estandarización documentos// En sáb.: " Unificación Y Estandarización documentos en sistemas de control automatizado "... Niveles y etapas Estandarización documentos// En sáb.: " Unificación Y Estandarización documentos en sistemas automatizados...