Las actividades prácticas estimularon la comprensión teórica de cuestiones relacionadas con el funcionamiento de los documentos en la sociedad. Como resultado, un Disciplina científica gestión de documentación.
La estrecha vinculación con la práctica determinó la estructura de la asignatura de gestión documental, que consta de dos partes: 1) teórica y 2) aplicada. Ambas partes también están directamente interconectadas. La gama de problemas que estudia la gestión documental es bastante amplia, pero los principales son: regularidades en la formación de documentos, formas de crearlos, funciones, propiedades, estructura del documento; principios de organización del flujo de trabajo, formación y desarrollo de sistemas de documentación, así como complejos de documentos, formas de mejorar los procesos de documentación en la sociedad.
El objeto de la gestión documental es todo el conjunto de documentos de la sociedad, es decir. todos los tipos, géneros y formas de documentos, así como todos los sistemas y subsistemas de documentación. Sin embargo, el enfoque está en los documentos y sistemas de documentación relacionados con el área de gestión, con el entorno operativo.
De hecho, cualquier ciencia se basa en metodo historico conocimiento. La documentación no es una excepción en este sentido. Además, el objeto de su investigación se analiza necesariamente en una retrospectiva histórica, en dinámica, que permite rastrear las etapas, los patrones, las tendencias de desarrollo y las interconexiones de los documentos en toda su diversidad.
Las principales tareas de esta disciplina científica se derivan del tema de la gestión de documentos:
fundamentación teórica de los procesos de documentación en la sociedad; Alta calidad documentos creados y su funcionamiento efectivo;
formación de un entorno de información altamente organizado.
La ciencia documental resuelve sus tareas junto con otras disciplinas, principalmente aplicadas, del ciclo de gestión documental, para las que es la base teórica. Éstos incluyen:
organización y tecnología de apoyo a la gestión documental (trabajo de oficina), que estudia directamente la organización del trabajo con documentos: recepción, distribución, registro, trabajo de referencia, Búsqueda documentos requeridos etc (Lamentablemente, muchos ponen el signo igual entre la gestión documental y el trabajo de oficina, mezclando erróneamente estas dos disciplinas);
lingüística documental;
organización de servicios secretariales y algunos otros.
4. El concepto de "documento" y su desarrollo.
Una de las manifestaciones más importantes del comportamiento humano es la comunicación, es decir. comunicación con otras personas a través de ciertos signos o símbolos.
La aparición de la escritura marcó la transición de la humanidad hacia una nueva tecnología de la información. Con la ayuda de los sistemas de signos gráficos, se hizo posible separar la información del sujeto y fijarla en algún material con el fin de su posterior transmisión en el tiempo y el espacio. Como resultado, apareció información documentada, es decir. documento.
La información registrada en un soporte material sirvió en la antigüedad como evidencia, evidencia. En Rusia, el término "documento" fue traducido por Pedro el Grande precisamente como "evidencia escrita". Mientras tanto, este término en sí casi no se usó durante mucho tiempo. En cambio, en la práctica de la oficina, se solían utilizar otros términos: "acto", "caso", "papel".
La acumulación paulatina de conocimiento sobre los documentos propició en el siglo XIX. a la separación, además de legal, también aspecto gerencial documento, que se refleja en famoso diccionario VIDalya, donde el documento se definió como "cualquier papel comercial importante, así como un diploma, un certificado".
A mediados del siglo XX, otro aspecto muy importante del documento era seguro: histórico, es decir. su importancia como portador de información retrospectiva. En la primera mitad del siglo XX se revisó significativamente el contenido del concepto de “información”, que pasó a asociarse a la categoría de reflexión, como propiedad universal de la materia, primaria en relación a la información. Y en la segunda mitad del siglo XX. Con el desarrollo de la cibernética, la informática y la tecnología informática, se inició un estudio activo de la esencia social y la naturaleza informativa del documento, lo que condujo a una mayor expansión y, lo que es más importante, a una profundización de su concepto. Fue durante este período que se dio la fundamentación teórica de la inseparable conexión entre los conceptos de "documento" e "información".
Así, hasta la fecha, el concepto de "documento" ha incorporado características tan significativas como finalidad informativa, soporte material, así como una serie de aspectos funcionales.
Al mismo tiempo, la definición del concepto de "documento" en varias ciencias tiene diferencias significativas. EN informatica, por ejemplo, un documento a menudo se define como "un objeto material que contiene información en una forma fija". EN documentales- una de las ciencias de la información - se entiende por documento "cualquier información semántica expresada en cualquier idioma y fijada de cualquier forma en cualquier medio con el fin de su circulación en un sistema de información dinámico". en ciencias juridicas se centra en aspecto legal. Como resultado, el documento aparece principalmente como un medio para documentar y probar relaciones juridicas. EN administración el documento se estudia principalmente como medio de fijación y transmisión de decisiones gerenciales. EN ciencia histórica los documentos se consideran principalmente como fuentes históricas, es decir, portadores de información retrospectiva.
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La ciencia del documento de gestión es una disciplina científica que desarrolla la teoría de un documento de gestión, estudia su génesis y evolución, la práctica de creación y funcionamiento. El documento es el principal objeto de conocimiento de la gestión documental.
El sistema terminológico de gestión de registros de gestión incluye términos, conceptos, categorías que denotan objetos, procesos, fenómenos estudiados por esta disciplina. Los conceptos fundamentales de la documentación de gestión son "gestión", "información", "documento de gestión", "documentación de gestión".
La gestión se entiende como un conjunto de acciones de un objeto de gestión encaminadas a crear las condiciones óptimas para el funcionamiento de un objeto gestionado, de acuerdo con sus tareas.
Tipos principales actividades de gestión es comunicación, regulación, control.
Comunicación es un conjunto de técnicas, métodos y procedimientos, terminología que aseguran la interacción efectiva de la información entre los participantes en el proceso de comunicación.
Regulación- actividades destinadas a apoyar el funcionamiento de un sistema socioeconómico político controlado en el campo de las leyes objetivas y sus fines.
Control- es la observación del administrador de los objetos y procesos administrados para verificar que el estado de cosas esté en línea con el deseado, previsto por reglamentos, programas, planes, etc.
Información i se interpreta como un conjunto de datos sobre el estado interno y externo del sistema controlado, que se utilizan para evaluar la situación y desarrollar decisiones de gestión.
Documentos de gestión- estos son documentos que contienen información para tomar una decisión de gestión, es decir, información de gestión.
Documentación de la información de gestión- este es el proceso de creación de documentos oficiales, cuyo contenido es información de gestión.
Fondo de documentación- consiste en documentos oficiales que la organización ha acumulado como resultado de sus actividades. La mayor parte o la totalidad del fondo de documentación es documentación de gestión.
Documentación de gestión Las instituciones consisten en documentos oficiales que pertenecen a diferentes clases de documentación de gestión: organizativa y administrativa, contabilidad primaria, bancaria, informes y estadística, planificación, recursos, comercio, precio, contabilidad, etc.
52. Documentación de gestión: tareas, direcciones principales de la investigación científica.
Las principales tareas teóricas y prácticas de la documentación de gestión:
Explorar la historia del documento de gestión, su creación y funcionamiento como portador y fuente de información;
Desarrollar una teoría general de un documento de gestión, que abarque el análisis de su naturaleza, características de contenido y forma (propiedades, rasgos, estructura), funciones;
Determinar los principios y métodos de estudio del documento de gestión;
Conocer el lugar y el papel de la documentación de gestión en la sociedad;
Seguir el proceso de surgimiento y desarrollo de la gestión de registros de gestión como disciplina científica y educativa;
Analizar los fundamentos conceptuales más importantes de la gestión documental;
Revelar la naturaleza epistemológica de los saberes especiales de gestión documental, el lugar y funciones de la gestión documental gerencial entre otras disciplinas del ciclo documental y comunicativo.
Entre las principales áreas de investigación científica en la gestión de documentos de gestión, se pueden distinguir las siguientes:
teórico-fundamental- estudio de la documentación como recurso de información de la sociedad, fenómeno cultural y elemento de memoria social.
Investigación teórica y aplicada: análisis de la dinámica del flujo de documentos oficiales; análisis de la estructura de los flujos de documentos de servicio; solución de problemas de clasificación de documentación; construir modelos unificados de documentos oficiales y sus sistemas, incluidos los electrónicos; estudio de los aspectos legales de la creación, operación, almacenamiento de documentos oficiales y acceso a su información; solución de problemas económicos de actividades para la creación documentos de gestión y sobre la organización del trabajo con documentación;
Investigación científica y tecnológica: preparación de proyectos de actos jurídicos reglamentarios con el fin de establecer una base jurídica unificada para la creación de documentación y la organización de su funcionamiento y almacenamiento; armonización de estándares internacionales para la gestión de procesos documentales; desarrollo de métodos científicos racionales para crear documentos oficiales, la introducción de formas unificadas de documentos y sistemas de documentación unificados; desarrollo de problemas prácticos de creación de documentos electrónicos y resolución de problemas relacionados con el uso posterior de estos documentos en su estado dinámico y durante el almacenamiento en el archivo; resolver problemas lingüísticos de organizar textos de documentos de servicio; estudio de métodos de soporte de información y documentación para la adopción de
decisiones, la utilización de los fondos de documentación con este fin y como recurso para atender las necesidades de los ciudadanos.
Investigación Histórica: estudio de la génesis del documento; análisis de la evolución de las características del contenido y forma de los documentos; determinación del contenido de los procesos de formación y desarrollo de tipos y tipos (clases) de documentos y documentación; estudio de las condiciones históricas de creación y funcionamiento de la documentación.
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INTRODUCCIÓN 2
1. Las principales etapas en el desarrollo de la gestión documental 5
2. Estructura de gestión de documentos 8
3. Relación de la gestión documental con otras ciencias 10
4. Fuentes en la gestión de registros 22
Conclusión 32
Referencias 35
INTRODUCCIÓN
La creación en nuestro país Imperio de la ley con instituciones de representación, ejecutivas, judicial, la producción, la ciencia y la educación están determinadas no solo por una justificación legal integral y completa de sus actividades, sino también por la formación de reglas y procedimientos racionales y específicos para su funcionamiento, incluso en el campo del trabajo con documentos.
La información documentada es la base de la gestión, su eficacia se basa en gran medida en la producción y consumo de información. La información se registra en documentos que le dan forma organizativa y la mueven en el tiempo y en el espacio.
Creciente importancia en administración moderna adquirir tecnologías y herramientas informáticas que proporcionen, en base a la legislación vigente y demás regulaciones legales eficiencia de fijación, recolección, procesamiento, búsqueda y transmisión de información. La transición a formas fundamentalmente nuevas de organizar la información y acceder a ella, determina la relevancia del curso "Documentación".
Existen diferentes definiciones del concepto de "gestión de documentos", pero ninguna de ellas ha sido generalmente aceptada. Sin embargo, así como el concepto de "documento". Y esto es natural, ya que “ciencia del documento” es un término multidimensional, estructuralmente ramificado, relacionado con varios partidos documentos y actividades de comunicación de documentos - fenómenos no menos complejos y multifacéticos.
Podemos decir que la ciencia del documento es la ciencia de un documento y las actividades de comunicación del documento. Esta es una disciplina científica que estudia los patrones de creación y funcionamiento de los documentos, desarrolla los principios de construcción de sistemas de comunicación de documentos y métodos de su actividad.
La ciencia del documento explora el documento como fuente de información y medio de comunicación social. Es una ciencia compleja del documento y de la actividad documento-comunicación, que estudia los procesos de creación, distribución y uso de las fuentes documentales de información en la sociedad en términos históricos, modernos y pronósticos.
La formación de la gestión documental como disciplina científica implica la definición de sus componentes principales: objeto, sujeto, estructura, métodos, aparato conceptual, en su unidad e integridad, es decir. como disciplina científica sistemática.
El objeto de la ciencia responde a la pregunta: ¿qué estudia la ciencia? El objeto de la ciencia documental como ciencia es un estudio integral de un documento como un objeto del sistema especialmente creado para almacenar y distribuir (transferir) información en el espacio y el tiempo. El documento se crea en el curso de las actividades de documentación y comunicación, por lo tanto, el objeto de la ciencia son todos los tipos de esta actividad: la creación, producción, almacenamiento, distribución y uso de documentos, la creación de sistemas de documentación.
El sujeto de la ciencia debe responder a la pregunta: de qué manera, por qué, con qué finalidad y para qué exactamente se estudia el objeto, ya través de él la realidad objetiva. El sujeto de la ciencia determina el contenido del conocimiento científico sobre el objeto: el documento y la actividad de comunicación del documento. El tema de la gestión documental es la creación de conocimiento científico sobre el documento en la unidad de sus componentes informativos y materiales, sobre los patrones de creación y funcionamiento de los documentos en la sociedad.
La documentación estudia el documento como sujeto en los niveles teórico, histórico y metodológico (práctico). Explora el documento como sistema, sus propiedades, parámetros, estructura, funciones, métodos y formas de documentar, clasificación y tipología de los documentos. En el campo de su atención se encuentran los patrones generales de creación, distribución, almacenamiento y uso de documentos. Además, el objeto de estudio puede ser el documento en su conjunto o sus aspectos individuales, características específicas Actividades documentales y de comunicación.
La documentación estudia el documento en su desarrollo historico, patrones de su formación, métodos de creación, principios de organización de la documentación y sistemas de documentación. Por lo tanto, la ciencia del documento estudia más a fondo todas las funciones, tanto generales como privadas, inherentes a los documentos. Sin embargo, la gestión documental no se limita al estudio pasivo del documento. Al revelar los patrones de formación de documentos, la ciencia del documento comienza a influir activamente en el proceso de documentación en sí mismo, introduciendo fundamentos científicos en él, unificando y estandarizando documentos y sistemas de documentación, refiriendo ciertos grupos de tipos de documentos a sistemas funcionales y sectoriales, dentro de ellos a individuales. operaciones.
El propósito de este trabajo es un estudio en profundidad del documento y los sistemas de documentación en su desarrollo histórico, los problemas teóricos y prácticos de la creación de información documentada de las instituciones de cualquier forma jurídica.
En el curso de lograr el objetivo, se resuelven las siguientes tareas:
mostrar la relación de la gestión documental con otras ciencias;
rastrear la evolución del documento como portador de información;
analizar el proceso de formación y desarrollo de los sistemas de documentación;
1. Las principales etapas en el desarrollo de la documentación.
La gestión de documentos pertenece a la categoría de ciencias jóvenes, aún no se ha formado completamente como una disciplina científica que resuma el cuerpo de conocimiento sobre el documento. Esta ciencia no surgió de inmediato, pasó por varias etapas en su desarrollo.
Históricamente, la primera de esta serie es la ciencia de la documentación, que surgió en finales del siglo XIX en. y recibió reconocimiento internacional en la primera mitad del siglo XX. Bajo este nombre se desarrolló la ciencia, cuyo objeto eran las actividades de documentación, incluidos los procesos de recopilación, sistematización, almacenamiento, búsqueda y distribución (y desde mediados de la década de 1940, creación) de documentos en todas las esferas de la vida pública. Esta ciencia también tuvo el nombre de “ciencia del libro-archivo-museo”.
El fundador de la ciencia de la documentación es Paul Otlet. Sugirió llamar a la ciencia que estudia la actividad documental bibliología o documentología, la cual estaba asociada a la identificación de un libro y un documento.
Con el tiempo, en el proceso de diferenciación, la teoría de la clasificación de documentos, la teoría de los flujos de documentos, la teoría de la indexación y la abstracción surgieron como disciplinas científicas independientes.
La historia de la ciencia de la documentación resultó ser corta. A mediados del siglo XX. (décadas de 1950-1960) los procesos de comunicación empiezan a ser considerados no sólo desde la perspectiva de uno de sus medios, el documento, sino también más ampliamente, como informacionales. El concepto de "documento" da paso al concepto de "información", ya que el primero se deriva del segundo. Las ideas iniciales sobre el tema de la ciencia documental se modernizaron y adquirieron contenido informacional y cibernético.
Desde principios de la década de 1960, comenzaron a desarrollarse áreas científicas denominadas documental y ciencia del documento. La primera se considera como una rama aplicada de la cibernética, que se ocupa de la optimización de la gestión de sistemas documentales de todo tipo -desde Artes visuales al trabajo de oficina. Para ello, el documental estudia la estructura y propiedades de los documentos matriciales, los métodos y medios de procesamiento automático, almacenamiento, búsqueda y uso de los mismos, los flujos de documentos y las matrices de documentos para optimizar la gestión de grandes sistemas documentales, principalmente multicanal. Sin embargo, el documental no refleja toda la gama de estudios del documento, los problemas de su producción, distribución y uso, y no puede ser una ciencia generalizadora sobre el documento.
En este momento, la gestión de documentos se está desarrollando como una dirección científica, cuyas tareas (según K.G. Mityaev) incluyen el estudio de aspecto histórico desarrollo de métodos, actos individuales y sistemas para documentar los fenómenos de la realidad objetiva y su resultado: la creación de documentos, sus complejos y sistemas. Posteriormente, la gestión documental comenzó a entenderse como la ciencia de las reglas para la emisión de documentos administrativos y el mantenimiento de una economía documental. La gestión de expedientes se identifica con el trabajo de oficina y se considera como un apartado del archivo. Una interpretación tan estrecha de la gestión de documentos ha sobrevivido hasta cierto punto hasta el día de hoy. Naturalmente, en esta comprensión, la ciencia del documento no podría reclamar el papel de una ciencia generalizadora sobre un documento, ya que se limita a la esfera de la gestión. Más allá de sus límites se encuentran otras esferas de la actividad humana: la ciencia, la tecnología, la cultura, la vida social, etc.
A fines de la década de 1960, con el desarrollo de la informática (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), los logros de la ciencia documental se repensaron en gran medida, la existencia de esta última como disciplina científica autónoma en realidad cesó. En 1973, se hicieron intentos raros (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) para generalizar la información teórica sobre el documento, para desarrollar sus fundamentos conceptuales con la ayuda del análisis de información. Parte de los temas relacionados con la clasificación de documentos, la creación de modelos de información de documentos, el estudio de los flujos de información de documentos, se incluyen en las secciones correspondientes de bibliotecología, bibliografía, archivo e informática.
Hasta mediados de la década de 1980, el documental y la informática se consideraban las ciencias generalizadoras del documento. Sin embargo, la informática se ocupa del estudio de la información tanto documental como no documental. Fuera de su campo de visión está un documento en su encarnación material, las condiciones de producción, almacenamiento, organización del trabajo con documentos. Por tanto, al igual que el documental, es bastante difícil utilizar la informática como ciencia generalizadora sobre un documento.
Hacia la segunda mitad de la década de 1980 se percibió que era el concepto generalizador de documento el que reflejaba de manera más adecuada el tema de la actividad profesional de los empleados de bibliotecas, agencias de información, archivos, museos, librerías, etc. Esto fue facilitado por la introducción de actividad profesional tecnología informática y medios de almacenamiento legibles por máquina.
Un mayor desarrollo de los enfoques documentales generales está asociado con los nombres de D.Yu. Teplova, A.V. Sokolova, Yu.N. Stolyarova, O.P. Korshunov, en cuyas obras el concepto de "documento" actúa como una unidad léxica independiente. Yu.N. Stolyarov, G. N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. Con la aparición de sus trabajos, comienza una etapa cualitativamente nueva en la formación y desarrollo de la gestión documental. Los problemas de gestión de la documentación adquieren un carácter interdisciplinario, son tratados por bibliotecarios y bibliógrafos, especialistas en el campo de la informática y bibliólogos.
A principios de la década de 1990, surgió la necesidad de crear una ciencia del documento o un complejo de disciplinas de documentación científica. Para el nombre generalizador de la ciencia del documento, se empiezan a utilizar varios nombres: ciencia de la información y la comunicación (A.V. Sokolov), documentación y ciencia de la información (G.N. Shvetsova-Vodka), etc. El núcleo de tal complejo de ciencias del documento es la biblioteconomía, la bibliografía, la ciencia del libro, la archivística, la museología y la informática. Tienen en común el estudio del documento como objeto creado específicamente para la transferencia de información.
Cada una de estas áreas de conocimiento tiene sus propias tareas, formas y métodos especiales de trabajo con documentos, pero la teoría y la historia del documento son comunes a ellas. Los problemas teóricos generales incluyen, en primer lugar, el análisis funcional de los documentos, el estudio de sus características como objetos materiales con información registrada en ellos, las cuestiones de clasificación y tipología de los documentos, etc. El estudio de las cuestiones documentales generales se apela al tratamiento de la gestión documental.
2. Estructura de gestión de documentos
Como cualquier disciplina científica, la gestión de registros tiene una estructura que aún está en pañales. Estructuralmente, la ciencia documental se divide en dos subsistemas: ciencia documental general y especial. su esencia, objeto, tema y estructura, terminología, conceptos, establecimiento de relaciones con otras ciencias, regularidades y principios del desarrollo y funcionamiento del documento en el sistema de comunicaciones documentales, etc. La ciencia documental general consta de tres secciones: teoría del documento, historia del documento, historia y teoría del documento y actividades de comunicación.
La teoría documental (documentología) es el núcleo de la ciencia documental. Estudia cuestiones teóricas generales relacionadas con el aparato conceptual, análisis funcional documentos, el estudio de sus características como objetos materiales y la información registrada en ellos, las cuestiones de tipología y clasificación de documentos, sus parámetros y propiedades, como medio de comunicación y elemento de fondos documentales.
La historia revela los patrones de formación y desarrollo de un documento como fuente de información y medio de comunicación en el contexto de un cambio en la situación específica en una determinada etapa en el desarrollo de la comunicación social, cambios en su contenido y forma en de acuerdo con las necesidades documentales de la sociedad en un periodo de tiempo determinado.
El apartado de actividad documental estudia la historia y metodología general para la creación y funcionamiento de un documento en el sistema de comunicación documental (creación, producción, colección, almacenamiento, distribución y uso), es decir un documento funcionando en un ciclo comunicativo integral “el autor de la información documental - su consumidor”.
La ciencia documental especial estudia las características características de ciertos tipos y tipos de documentos (libros, patentes, notas, mapas, películas, discos ópticos, etc.), procesos individuales de documentos y actividades de comunicación (documentación, publicación de documentos, distribución de documentos, almacenamiento de documentos , uso del documento). Cualquier característica que merezca una consideración teórica puede actuar como una característica especial.
La gestión de documentos especiales se divide en gestión de documentos especiales y privados. La ciencia documental especial estudia las características de los documentos que son objeto de la biblioteca, el archivo, el negocio del museo, es decir. los detalles de los documentos que funcionan en centros de información, bibliotecas, archivos, museos y otras estructuras de documentos y comunicaciones. Además, el estudio de las particularidades de varios procesos de las actividades documentales y de comunicación (documentación, trabajo de oficina, gestión de fondos, etc.) puede servir como objeto de una gestión documental especial.
El objeto de la gestión de documentos privados son ciertos tipos y variedades del documento. Así, se presentan como disciplinas de gestión de documentos científicos privados: la ciencia del libro, la ciencia de las patentes, la cartografía, etc.
Así, la gestión de la documentación especial y privada es una manifestación particular de la general. Junto con la gestión documental general, especial forma una única gestión documental.
3. La relación de la gestión documental con otras ciencias
escenario moderno caracterizado por la activación del estudio del documento por parte de todas las ciencias, donde es el principal o uno de los objetos de estudio. La combinación de los esfuerzos de estas ciencias crea una dirección integradora para el desarrollo del conocimiento sobre el documento. Como resultado, esto condujo a la formación de la teoría del documento y de la actividad del documento, la formación de la ciencia del documento como una metaciencia para todas las ciencias del ciclo documento-comunicativo.
La ciencia documental como disciplina científica integradora está estrechamente relacionada con el trabajo de oficina, la contabilidad, la bibliotecología, la bibliografía, la archivística, la informática, etc. En un enfoque más amplio, la ciencia documental incluye la fuente histórica y la museología, la semiótica, la crítica textual y otras ciencias.
El mantenimiento de registros está relacionado con la ciencia histórica. La aparición de determinados documentos, por no hablar de los sistemas de documentación, está directamente relacionada con la evolución de la sociedad, con sus determinadas etapas. Por lo tanto, el funcionamiento de los documentos y los sistemas de documentación, el plegamiento de los complejos documentales no se puede entender sin el conocimiento de la historia socioeconómica, política, cultural, etc. Por otro lado, la forma misma del documento se caracteriza por una relativa independencia, la presencia de sus propios patrones de desarrollo, que, a su vez, tienen un cierto impacto en ciertos aspectos del desarrollo social.
La gestión de documentos contribuye objetivamente a la formación de una base de fuentes investigación histórica y en esta capacidad se une estrechamente a los estudios de fuentes, una de las ramas más importantes de la ciencia histórica que estudia la teoría, la metodología y la técnica de las fuentes históricas. Los investigadores de fuentes también estudian la forma de un documento, la estructura y las propiedades de la información documentada en su desarrollo histórico. Los documentos de Office en los estudios de fuentes suelen estar separados en una sección independiente.
Cuanto mayor sea el nivel de generalización en los fundamentos teóricos para la interpretación del concepto de “documento”, mayor será la gama de ramas del conocimiento que se incluyen en la gestión documental. Es mutuamente beneficioso fortalecer los vínculos entre las ramas del conocimiento que estudian diferentes medios.
Existe una conexión particularmente estrecha entre la ciencia del documento y la ciencia bibliográfica, bibliotecaria, del libro y del archivo. Esto también incluye la informática, especialmente la parte que estudia la información documental creada utilizando tecnología informática en medios discretos. Lo que tienen en común es que estas disciplinas operan con documentos como objetos creados específicamente para almacenar y transmitir información.
La ciencia del documento se une a la ciencia del libro por la esencia informativa y social de los objetos de estudio: un documento y un libro; en gran parte los mismos objetivos y funciones; el papel como soporte material común de información; carta como la misma forma de transmitir información. Además, con el desarrollo de la tecnología informática, se produce una mayor convergencia del documento y el libro, que pueden presentarse igualmente en formato electrónico.
Según los fines y objeto de estudio, la gestión documental está íntimamente relacionada con la archivística. Están unidos por una tarea común: la formación de un entorno de información efectivo, un solo objeto de estudio: un documento, así como la unidad de formas de organizar, almacenar, buscar información, desarrollar los principios de formación de documentos. La gestión de registros tiene un impacto directo en el desarrollo del archivo, ya que cuanto mejores sean los documentos creados en el trabajo de oficina, más exitosos serán los archivos en el almacenamiento y uso de la riqueza documental.
La gestión documental se encuentra interconectada con la jurisprudencia, principalmente con sus ramas como la constitucional, civil, administrativa, laboral, derecho empresarial. Los logros son ampliamente utilizados en la documentación. ciencia jurídica: dar fuerza legal a los documentos, formas legales su ejecución, clasificación de los actos jurídicos, etc. Uno de los objetos de estudio de la ciencia documental es el sistema de documentación organizacional y legal. Los abogados en sus actividades diarias no pueden prescindir del conocimiento de los conceptos básicos de gestión de documentos, soporte de gestión de documentos. Los criminalistas examinan la naturaleza de los documentos, las técnicas, las formas de distorsión deliberada de la información documentada, etc., para descubrir e investigar las falsificaciones.
El mantenimiento de registros está relacionado con las ciencias económicas. Es imposible optimizar las actividades de los servicios de apoyo a la documentación de gestión sin determinar su eficiencia económica, sin un análisis exhaustivo del uso de los recursos financieros y materiales para la creación y procesamiento de documentos, sin recopilar métodos apropiados, normas laborales, etc. El número de sistemas de documentación estudiados por la ciencia documental incluye sistemas especiales que reflejan directamente esfera economica vida y actividades de la sociedad, tales como contabilidad, informes y estadísticas, técnicas y económicas, comercio exterior, banca, finanzas.
La relación e interacción entre la gestión documental y la teoría de la gestión, la gestión son tradicionalmente fuertes, ya que tanto las funciones de gestión como su organización se reflejan directamente en los documentos. A su vez, la organización racional del trabajo con documentos contribuye a la mejora de las actividades de gestión, aumentando su eficiencia. El surgimiento y el desarrollo exitoso de una nueva disciplina científica: la gestión de la información acercó aún más el estudio de los problemas de gestión y documentación, ya que la mayor parte de la información de gestión se registra en documentos.
La gestión de registros está influenciada por disciplinas aplicadas como la sociología de la gestión, la psicología de la gestión y la comunicación empresarial. En la ciencia documental, los logros de la lingüística aplicada se utilizan ampliamente, principalmente con el propósito de unificar los textos de los documentos, estandarizar unidades de idioma, así como en el proceso de edición de documentos oficiales.
Existe una relación especial entre la gestión documental y las ciencias de la información. El rápido crecimiento de los recursos de información, el rápido desarrollo de la tecnología informática y la comprensión teórica activa de los procesos de información no solo influyeron en la naturaleza y el contenido de la investigación en gestión de documentos, sino que también condujeron a la integración de la gestión de documentos en el ciclo de las ciencias sociales de la información. Como resultado, la ciencia documental resultó estar más estrechamente relacionada con disciplinas científicas como la informática social, la ciencia documental, la informática y la programación. Seguridad de información y protección de la información, etc.
Para resolver algunos de sus problemas, la ciencia del documento hace un amplio uso de los logros en el campo de las ciencias técnicas y naturales, ya que un documento es un objeto material, un portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, el chirrido y el almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina sofisticados.
Las propiedades, aspectos, características, funciones separadas de un documento pueden ser parte integral de otras disciplinas científicas del ciclo documento-comunicación que estudian las características de aquellos grupos de documentos de los que se ocupa el campo de actividad práctica correspondiente a la ciencia. El estudio del documento en su integridad (unidad) es objeto únicamente de la gestión documental. Esta circunstancia distingue a la ciencia del documento de otras disciplinas científicas, en cuyo objeto se incluye el documento en alguna especie, componente, propiedad, signo -como su componente.
Así, ciertos tipos de documentos y actividades de comunicación de documentos tienen especificidades significativas, que son objeto de estudio de las disciplinas de gestión de documentos científicos privados. En particular, el objeto de la bibliología como disciplina científica privada es el libro y el negocio del libro, la ciencia de las patentes - la patente y el negocio de las patentes. La conexión entre la gestión documental y la informática se nota especialmente en la parte que estudia las fuentes científicas de información. Archivo de documentos de estudios que contienen información retrospectiva, principalmente en papel; museología - documentos materiales (de propiedad), monumentos de la cultura material; bibliología - libros (publicaciones), documentos de texto; trabajo de oficina: documentos que surgen en el proceso de gestión, trabajo de oficina; bibliotecología - documentos de una amplia propósito social(replicado); bibliografía - documentos secundarios, etc.
Esos. en las disciplinas científicas privadas, las cuestiones relacionadas con el documento no se consideran de forma específica, sino en la medida en que tienen lugar en uno u otro ámbito de la actividad documento-comunicación.
Así, la gestión documental es una disciplina científica generalizadora en relación con otras disciplinas del ciclo de la gestión documental. Sin embargo, esto no quiere decir que "absorba" las disciplinas asociadas a determinadas ramas de las actividades documentales y comunicativas. La ciencia documental, como cualquier metadisciplina, es de naturaleza autolimitada: cubre los objetos de estudio en las principales características definitorias, parámetros, cualidades, tendencias, dejando muchos otros problemas puramente específicos a la participación de disciplinas científicas privadas. Al enriquecer las disciplinas especiales y privadas con el desarrollo de problemas teóricos y metodológicos cardinales, la ciencia integradora aumenta el potencial creativo de estas disciplinas y enriquece su metodología. La interrelación, integración y diferenciación de las disciplinas científicas es una de las condiciones para el desarrollo exitoso de cada una de ellas.
La estrecha relación de la gestión documental con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado en gran medida los métodos de investigación de la gestión documental, es decir. métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos. Estos métodos se dividen en científicos generales y especiales. Entre los científicos generales se incluyen los que son utilizados por todas o la mayoría de las ciencias: el método sistemático; método de modelado; método funcional; análisis; síntesis; comparación; clasificación; generalización; ascenso de lo abstracto a lo concreto, etc.
Algunos de los métodos enumerados, a su vez, también pueden clasificarse. En particular, la modelización se divide en descriptiva, gráfica, matemática, etc. Además, la mayoría de estas variedades se utilizan en la gestión de documentos.
Los métodos especiales están estrechamente relacionados con los científicos generales. Sin embargo, el ámbito de su aplicación es mucho más estrecho y limitado, por regla general, a una o varias ciencias estrechamente relacionadas. Los métodos especiales en la gestión de documentos incluyen: métodos de unificación y estandarización de documentos; método de análisis de formulario; el método de una sola vez en la documentación y las operaciones administrativas; método de examen del valor de los documentos.
La gestión documental pertenece al ciclo de las ciencias sociales, con muchas de las cuales se encuentra en estrecha relación e interacción. Esta interacción se manifiesta en varias formas y ocurre en diferentes niveles, principalmente a nivel del objeto y sujeto de investigación, el aparato conceptual, los métodos de investigación.
El mantenimiento de registros está estrechamente relacionado con la ciencia histórica. Como ya se ha señalado, el objeto de la ciencia documental es un documento en desarrollo histórico. La aparición de determinados documentos, por no hablar de los sistemas de documentación, está directamente relacionada con la evolución de la sociedad, con sus determinadas etapas. Por lo tanto, el funcionamiento de los documentos y los sistemas de documentación, el plegamiento de los complejos documentales no se puede entender sin el conocimiento de la historia socioeconómica, política, cultural, etc.
Por otro lado, la forma misma del documento se caracteriza por una relativa independencia, la presencia de sus propios patrones de desarrollo, que, a su vez, tienen un cierto impacto en ciertos aspectos del desarrollo social. Por tanto, el estudio del pasado implica también el conocimiento de la génesis de las formas documentales.
La documentación contribuye de manera objetiva a la formación de la base de fuentes de la investigación histórica y, en esta capacidad, se une estrechamente a los estudios de fuentes, una de las ramas más importantes de la ciencia histórica que estudia la teoría, la metodología y la técnica de las fuentes históricas. Los investigadores de fuentes también estudian la forma de un documento, la estructura y las propiedades de la información documentada en su desarrollo histórico. Los documentos de Office en los estudios de fuentes suelen estar separados en una sección independiente.
Debido a su cercanía con el estudio de las fuentes, la ciencia documental se suele referir a la clase de ciencias históricas, incluyéndola como parte de las denominadas disciplinas históricas auxiliares y especiales9, que se consideran subdisciplinas del estudio de las fuentes. Al mismo tiempo, varios autores (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin, etc.) ubican la gestión de documentos dentro de la diplomacia, una disciplina histórica auxiliar que estudia los documentos. orden legal. Otros investigadores, por el contrario, proponen ampliar la gama de problemas de documentación incluyendo disciplinas históricas auxiliares como la diplomacia, la paleografía, la metrología y la genealogía. Además, ambos, en su mayor parte, en realidad ponen el mismo signo entre la gestión de documentos y el trabajo de oficina.
Sin embargo, a pesar de la estrecha conexión entre la gestión documental y el estudio de fuentes, existen importantes diferencias entre ellos, que se observan:
en el objeto de estudio (estudios de estudio de fuentes, además de fuentes documentales escritas, también otros tipos y formas de fuentes históricas, en particular, materiales);
con fines de investigación (el estudio de fuentes estudia el documento para desarrollar métodos para extraer la información necesaria);
en cronología (los estudios de fuentes estudian documentos exclusivamente en un entorno retrospectivo y la ciencia del documento, también en un entorno operativo y de perspectiva).
La última diferencia no permite, en nuestra opinión, clasificar la gestión documental como una disciplina histórica, como hacen muchos autores, ya que la ciencia histórica se limita al estudio únicamente del pasado de la sociedad humana.
También debe señalarse que recientemente ha habido una tendencia a llevar el estudio de las fuentes más allá del marco de la ciencia exclusivamente histórica y considerarlo como una disciplina integradora en el sistema de las humanidades, como un elemento de la antropología histórica, etnología, sociología, es decir. de todas las humanidades. Como resultado de este enfoque, surge naturalmente el complejo problema del fenómeno del documento y, como resultado, la tarea de desarrollar una nueva disciplina: la fenomenología del documento.
Según los fines y objeto de estudio, la gestión documental está íntimamente relacionada con la archivística. Están unidos por una tarea común: la formación de un entorno de información efectivo, un solo objeto de estudio: un documento, así como la unidad de formas de organizar, almacenar, buscar información, desarrollar los principios de formación de documentos.
Al mismo tiempo, la ciencia del documento y la ciencia del archivo estudian el documento desde dos lados opuestos: la ciencia del archivo - desde el valor informativo del documento como fuente histórica, con énfasis en los complejos del documento, y no en documentos separados. La ciencia del documento estudia su objeto desde el lado del valor informativo y operativo, como portador de información, funcionando principalmente en el entorno social moderno.
La gestión de registros tiene un impacto directo en el desarrollo del archivo, ya que cuanto mejores sean los documentos creados en el trabajo de oficina, más exitosos serán los archivos en el almacenamiento y uso de la riqueza documental.
También se puede encontrar mucho en común entre la ciencia del documento y la ciencia del libro. Se reúnen: la esencia informativa y social de los objetos de estudio: un documento y un libro; en gran parte los mismos objetivos y funciones; el papel como soporte material común de información; carta como la misma forma de transmitir información. Además, con el desarrollo de la tecnología informática, se produce una mayor convergencia del documento y el libro, que pueden presentarse igualmente en formato electrónico. Al mismo tiempo, existen diferencias entre la ciencia del documento y la ciencia del libro, que radican principalmente en el hecho de que el libro, el objeto de la ciencia del libro, está destinado a la replicación, la reproducción múltiple de información, mientras que el documento es único.
La gestión documental está interconectada con la jurisprudencia, principalmente con sus ramas como el derecho constitucional, civil, administrativo, laboral y comercial. En el mantenimiento de registros, los logros de la ciencia jurídica se utilizan ampliamente: otorgar fuerza legal a los documentos, métodos legales para su ejecución, clasificación de actos jurídicos, etc. legislación moderna la documentación se diferencia por tipo, significado, se distinguen sistemas de documentos separados. Uno de los objetos de la gestión documental es el sistema de documentación organizativa y legal. Los abogados en sus actividades diarias no pueden prescindir del conocimiento de los conceptos básicos de gestión documental, organización y tecnología de apoyo a la gestión documental. Los criminalistas investigan la naturaleza de los documentos, las técnicas, las formas de distorsión deliberada de la información documentada, etc. con el propósito de descubrir e investigar falsificaciones oficiales.
Es imposible no decir sobre la conexión de la gestión documental con las ciencias económicas. Es imposible optimizar las actividades de los servicios de apoyo a la documentación de gestión sin determinar su eficiencia económica, sin un análisis exhaustivo del uso de los recursos financieros y materiales para la creación y procesamiento de documentos, sin recopilar métodos apropiados, normas laborales, etc. La cantidad de sistemas de documentación estudiados por la ciencia del documento incluye sistemas especiales que reflejan directamente la esfera económica de la vida y la actividad de la sociedad, como contabilidad, informes y estadística, técnica y económica, comercio exterior, banca y financiera.
La relación e interacción entre la gestión documental y la teoría de la gestión, la gestión son tradicionalmente fuertes, ya que tanto las funciones de gestión como su organización se reflejan directamente en los documentos. Al respecto, V. S. Mingalev incluso formuló "la ley más general de gestión de documentos", cuya esencia es "la correspondencia del contenido de la documentación con las funciones de gestión". A su vez, la organización racional del trabajo con documentos contribuye a la mejora de las actividades de gestión, aumentando su eficiencia, ya que casi todos los empleados del aparato administrativo están ocupados trabajando con documentos, gastando para estos fines, según algunos datos, al menos el 60%. de su tiempo de trabajo.
El surgimiento y desarrollo exitoso en los últimos años de una nueva disciplina científica, la gestión de la información, ha acercado aún más el estudio de los problemas de gestión y gestión documental, ya que la mayor parte de la información se registra en documentos. Además, algunos autores (M.V. Larin) auguran en el futuro la unificación de los servicios de soporte documental para la gestión y gestión de la información.
La documentación también está influenciada por disciplinas aplicadas como la sociología de la gestión, la psicología de la gestión y la comunicación empresarial.
En la ciencia documental, los logros de la lingüística aplicada se utilizan ampliamente, principalmente con el fin de unificar los textos de los documentos, estandarizar las unidades del idioma y también en el proceso de edición de documentos de oficina.
Debe prestarse especial atención a la conexión entre la gestión documental y las ciencias de la información. El rápido crecimiento de los recursos de información, el rápido desarrollo de la tecnología informática y la comprensión teórica activa de los procesos de información en la segunda mitad del siglo XX no solo influyeron en la naturaleza y el contenido de la investigación sobre gestión de documentos, sino que también condujeron a la integración de la gestión de documentos. en el ciclo de las ciencias sociales de la información. Como resultado, la ciencia documental resultó estar más estrechamente relacionada con disciplinas científicas como la informática social, la realización de documentales, la tecnología y la programación informática, la seguridad de la información y la protección de la información, etc. Solo junto con estas ciencias la ciencia documental es capaz de resolver problemas teóricos de manera efectiva. y problemas aplicados en la etapa actual, relacionados con la producción, transferencia, consumo, almacenamiento de información documentada.
Para resolver algunos de sus problemas, la gestión documental hace un amplio uso de los logros en el campo de las ciencias técnicas y naturales, ya que un documento es un objeto material, un portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, búsqueda y almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina modernos y complejos.
La estrecha conexión de la gestión de documentos con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado en gran medida los métodos de investigación de la gestión de documentos, es decir. métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos. Estos métodos se dividen en científicos generales y especiales, privados. Los científicos generales incluyen aquellos que son utilizados por todas o la mayoría de las ciencias:
método del sistema;
método de modelado;
método funcional;
comparación;
clasificación;
generalización;
ascenso de lo abstracto a lo concreto, etc.
Algunos de los métodos enumerados, a su vez, también pueden clasificarse. En particular, el modelado se divide en descriptivo, gráfico, matemático, natural (físico). Además, la mayoría de estas variedades se utilizan en la gestión de documentos.
Los métodos especiales están estrechamente relacionados con los científicos generales. Sin embargo, el ámbito de su aplicación es mucho más estrecho y limitado, por regla general, a una o varias ciencias estrechamente relacionadas. Los métodos especiales en la gestión de documentos incluyen:
métodos de unificación y estandarización de documentos;
método de análisis de formulario;
el método de una sola vez en la documentación y las operaciones administrativas;
método de examen del valor de los documentos.
4. Fuentes en la gestión de registros
Casi todos los documentos, sistemas de documentación y conjuntos de documentos pueden servir como fuentes en la investigación de gestión de documentos. Con base en ellos, puede obtener una cierta idea sobre el nivel de trabajo con documentos, formas de documentar, sobre la cultura clerical de una época en particular. Sin embargo, el papel principal aún lo desempeñan aquellos documentos en los que se fijan las reglas, normas, recomendaciones, estándares, etc., que regulan y regulan diversas áreas, métodos y formas de trabajar con documentos. Estos son, en primer lugar, legislativos y actos legales, normas, clasificadores, instrucciones, directrices. Las fuentes son una base necesaria para realizar investigaciones teóricas, mejorar la práctica del soporte documental a la gestión y determinar las principales tendencias en el desarrollo de los procesos de documentación.
Dado que la ciencia del documento surgió de las necesidades prácticas de trabajar con documentos, en la medida en que papel importante en su desarrollo, sobre todo al principio, jugaron tradiciones y costumbres. Luego, a medida que fueron comprendidas y generalizadas, estas costumbres y tradiciones comenzaron a fijarse en diversas leyes y reglamentos. En consecuencia, las fuentes que permiten rastrear, en primer lugar, la historia de la formación de la gestión de documentos, se pueden dividir en dos grandes grupos:
documentos que provienen directamente del trabajo de oficina y contienen normas y reglas desarrolladas espontáneamente que reflejan las tradiciones del trabajo de oficina;
diversos tipos de actos jurídicos que durante varios siglos han regulado jurídicamente el trabajo con documentos.
El primer grupo de fuentes, que acumuló la experiencia, las tradiciones y las costumbres más ricas del trabajo de oficina ruso, incluye, en particular, numerosas colecciones de muestras de documentos publicados antes de 1917 (los llamados "libros de cartas"). Se generalizaron en nuestro país en los siglos XVIII y XIX. Sus antecesores fueron los “formulares” (primer tercio del siglo XVI). En particular, el formulario de la sede metropolitana de Moscú. Hasta la fecha, se conocen más de 100 colecciones de este tipo.
Las “cartas” regulaban la composición, forma y contenido de los documentos. Sus mismos nombres son notables. Entonces, uno de los primeros en 1765 apareció "Instrucciones sobre cómo redactar y escribir todo tipo de cartas a varias personas". Dos décadas después, se publicó un “Carta de cartas” que contenía diversas cartas, peticiones, notas sobre el caso, contratos, certificados, aprobaciones, recibos, pases y escribiendo siervos, una orden para el jefe, una forma de billetes de banco comerciales, recibos, recibos, cartas de correo y crédito” (San Petersburgo, 1788). Las "Cartas" a menudo alcanzaron volúmenes significativos. Por ejemplo, disponible en los fondos de la Biblioteca Científica de la Universidad Estatal de Tomsk “Pautas para compilar documentos comerciales. Muestras y formularios, información de referencia” de V. Maksimova (Moscú, 1913) contiene más de 2000 páginas.
Otro grupo incluye fuentes, que son reglas y normas fijadas por ley para trabajar con documentos. Su aparición se observa desde mediados del siglo XVII, pero el paso decisivo lo dio Pedro I, quien aprobó el “Reglamento General” en 1720. Este documento describió en detalle la estructura y el trabajo de oficina de las oficinas, los problemas de registro de documentos, los deberes de los empleados, etc.
Entre las fuentes importantes también se encuentran varias "formas generales" en la época de Pedro el Grande: muestras de documentos; “Institución para la administración de las provincias”, publicada en 1775 por Catalina II; “ institución general ministerios”, que apareció en 1811, y muchos otros actos legislativos que regulaba el trabajo doméstico de oficina a distintos niveles controlado por el gobierno.
Las fuentes documentales del período de revolución y guerra civil (1917-1922) son de considerable interés. Tenían sus propios detalles, aunque el trabajo con documentos, especialmente en el territorio de la Rusia Blanca, se basaba entonces principalmente en actos legislativos y tradiciones del trabajo de oficina prerrevolucionario.
Un gran número de Fuentes dejadas atrás periodo soviético historia rusa. Ya en los primeros meses después de que los bolcheviques llegaran al poder, se firmó un decreto del Consejo de Comisarios del Pueblo "Sobre el procedimiento para aprobar y publicar leyes", y se adoptó una resolución "Sobre la forma de los formularios para las instituciones estatales". Estos y otros este tipo los documentos se incluyeron posteriormente en el libro de texto "Colección de actos legislativos sobre el trabajo de oficina (1917-1970)" (Moscú, 1973). Las fuentes más importantes de las últimas décadas de existencia. poder soviético se convirtieron en las “Disposiciones Básicas del Sistema Unificado de Registro Estatal” (1973), aprobadas en 1988 por el “Sistema Estatal de Apoyo a la Documentación a la Gestión”, clasificadores de toda la Unión, Sistemas Unificados de Documentación, etc.
Actualmente en Federación Rusa existe una base normativa y metodológica bastante extensa para el soporte documental de la gestión, que es también la fuente más importante para el estudio de los problemas de gestión documental. La base normativa y metodológica de la documentación de apoyo a la gestión es un conjunto de leyes, actos jurídicos reglamentarios, documentos metodológicos, normas estatales regular la tecnología de creación, procesamiento, almacenamiento y uso de documentos en las actividades actuales de la organización, así como las actividades del servicio de trabajo de oficina: su estructura, funciones, dotación de personal, soporte técnico y algunos otros aspectos. Consiste en:
actos jurídicos emitidos autoridades superiores el poder del Estado y gestión;
actos jurídicos emitidos autoridades federales poder ejecutivo: ministerios, comités, departamentos de carácter sectorial y departamental;
Actos legales emitidos por las autoridades legislativas y ejecutivas de las entidades constituyentes de la Federación Rusa y sus entidades territoriales;
cuestiones reglamentarias del trabajo de oficina;
actos jurídicos de carácter reglamentario e instructivo, así como documentos metodológicos sobre soporte documental de la gestión, publicados por la dirección de empresas y organizaciones.
La documentación de la información (creación de documentos) se lleva a cabo sobre la base de reglas establecidas por órganos de varios niveles de gobierno. Base reguladora que regulan la preparación y ejecución de documentos, constituyen actos jurídicos íntegramente dedicados a estas materias, así como Disposiciones separadas actos normativos que tienen un alcance más amplio (por ejemplo, sobre cuestiones de informatización, legislación, actividades de estructuras comerciales, construcción de sistemas de trabajo de oficina, etc.).
Reglamento La Federación Rusa y las entidades constitutivas de la Federación Rusa han aprobado las reglas básicas para documentar la información, los requisitos para ciertos tipos de documentación y muchas formas de documentos de gestión. Los documentos utilizados en situaciones de gestión específicas se crean de acuerdo con muestras aprobadas - estándar y formas ejemplares o, si no se aceptan dichos formularios, con base en las reglas de papeleo. Los requisitos para la ejecución de documentos pueden ser de carácter universal o aplicarse solo a ciertos tipos de documentos, sus formas, formularios, detalles.
Las normas que establecen requisitos para la ejecución de documentos se pueden dividir en varios grupos.
Los requisitos generales para la composición de la documentación y su ejecución están contenidos en la Constitución de la Federación Rusa, las leyes de la Federación Rusa que establecen el procedimiento para las actividades de las autoridades estatales y Gobierno local, organizaciones comerciales y no comerciales (por ejemplo, la Ley Constitucional Federal "Sobre el Gobierno de la Federación Rusa", la Ley Federal "Sobre principios generales organizaciones legislativas (representativas) y órganos ejecutivos Poder Estatal de los Sujetos de la Federación Rusa”, Ley Federal “Sobre los Principios Generales de Organización del Autogobierno Local en la Federación Rusa”, Código Civil Federación Rusa, Leyes Federales: “Sobre sociedades anónimas”, “Sobre las sociedades de responsabilidad limitada”, “Sobre las organizaciones sin fines de lucro”, etc.).
La legislación contiene normas que determinan las reglas para el procesamiento de varios grupos de documentos. Entonces, las reglas básicas para concluir, cambiar y terminar contratos de derecho civil, así como su diseño se establecen en el Código Civil de la Federación Rusa. La ejecución de una serie de documentos sobre el personal está regulada por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia del 5 de enero de 2005 No. 1, que aprobó formas unificadas de documentación contable primaria para contabilizar el trabajo y su pago.
Los reglamentos a varios niveles establecen requisitos para la ejecución de detalles individuales de documentos. Por lo tanto, la legislación federal contiene reglas para el uso de símbolos oficiales en la fabricación de formularios de documentos. El emblema del estado de la Federación de Rusia se representa en los documentos de acuerdo con el Federal ley constitucional de fecha 25 de diciembre de 2000 No. 2-FKZ "Sobre el emblema estatal de la Federación Rusa"; el uso de sellos está regulado por el Decreto Gubernativo N° 1268 del 27 de diciembre de 1995. Signos heráldicos - emblemas estructuras federales(Fuerzas Armadas de la Federación Rusa, organizaciones del servicio postal federal, el Ministerio de Situaciones de Emergencia de Rusia, el Ministerio del Interior de Rusia, etc.) están aprobados por decretos del Presidente del país y se utilizan al procesar documentos . El uso de marcas en la preparación de la documentación está determinado por la Ley “Sobre Marcas, Marcas de Servicio y Denominaciones de Origen de Mercancías” (N° 3520-1 del 23 de septiembre de 1992). La legislación de las entidades constitutivas de la Federación Rusa también contiene reglas para representar sus símbolos en membretes y sellos.
La legislación contiene normas que rigen el uso del lenguaje en el trabajo de oficina. El principal acto normativo en esta área es la Ley de la Federación Rusa del 25 de octubre de 1991 No. 1807-1 "Sobre los idiomas de los pueblos de la Federación Rusa" (modificada el 24 de julio de 1998). Sus disposiciones se especifican en otras leyes en relación con la llevanza de registros en materias tales como comunicaciones, transporte, procesos judiciales, notariales y otros.
El reglamento fija los requisitos para la escritura de nombres individuales, por ejemplo: nombres geográficos(Ley Federal del 18 de diciembre de 1997 No. 152-FZ “Sobre los nombres de los objetos geográficos”); los nombres "Rusia", "Federación de Rusia" en los nombres de las organizaciones (Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 7 de diciembre de 1996 No. 1463); nombres de empresas (Código Civil de la Federación Rusa y leyes federales que regulan las actividades de organizaciones de diversas formas organizativas y legales), etc.
La expansión del uso de las tecnologías informáticas en la gestión hace que aumente la importancia de aquella parte del marco normativo del trabajo de oficina que se asocia a la legislación sobre informatización, uso de sistemas de información automatizados y telecomunicaciones. La automatización del trabajo de oficina se lleva a cabo de acuerdo con las leyes "Sobre información, informatización y protección de la información" (de fecha 20 de febrero de 1995 No. 24-FZ), "Sobre protección legal programas para computadoras electrónicas y bases de datos” (de fecha 23 de septiembre de 1992 No. 3523-1). La Ley Federal del 10 de enero de 2002 No. 1-FZ "Sobre los documentos electrónicos" abre nuevas oportunidades para el uso de documentos electrónicos. firma digital". Define las condiciones legales para el uso de una firma digital electrónica en procesos de intercambio documentos electronicos, sujeto al cual una firma digital electrónica se reconoce como legalmente equivalente a la firma manuscrita de una persona.
Las cuestiones de documentación se recogen en la normativa en materia de comunicaciones postales y telecomunicaciones. La base legal para las actividades en el campo de las comunicaciones está establecida por la Ley Federal del 16 de febrero de 1995 No. 15-FZ "Sobre las comunicaciones". Los requisitos para la correspondencia escrita y los mensajes transmitidos a través de redes postales y de telecomunicaciones se determinan de conformidad con las decisiones de la Unión Postal Universal y la Unión Internacional de Telecomunicaciones.
Parte importante del marco normativo para la preparación y ejecución de la documentación son los actos jurídicos normativos de carácter interdepartamental y departamental, emitidos por las autoridades del ejecutivo federal. El documento más completo de la industria que regula el trabajo con documentos, largo tiempo fue adoptado por el servicio estatal de archivos del país en 1988 “Sistema estatal de soporte documental para la gestión. Requisitos básicos para documentos y servicios de apoyo a la documentación (GSDOU)”. GSDOU estableció principios y reglas uniformes para documentar las actividades de gestión, así como para organizar el trabajo con documentos en las instituciones. Las disposiciones del GSDOU se desarrollaron en las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los ministerios y departamentos de la Federación Rusa (1993), que fue reemplazada por la Orden del Servicio Federal de Archivos de Rusia del 27 de noviembre de 2000 No. 68 con un nuevo Instrucción estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales. Conjuntos de instrucciones típicos Requerimientos generales al funcionamiento de los servicios de soporte documental de la gestión, documentación de las actividades de gestión y organización del trabajo con documentos en los órganos ejecutivos federales. Las disposiciones de las Instrucciones Modelo se aplican a la organización del trabajo con documentos, independientemente del tipo de medio, incluida su preparación, registro, contabilidad y control de ejecución, realizados utilizando tecnologías automatizadas (informáticas).
Las reglas para el procesamiento de documentos se fijan en las normas y otros documentos de normalización. Implementación de GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificados. sistema unificado documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el registro” coincidió con el comienzo de una nueva etapa en el desarrollo de la normalización en nuestro país, cuyas direcciones principales están determinadas por la Ley Federal del 27 de diciembre de 2002 No. 184-FZ “Sobre reglamento tecnico". Las disposiciones de GOST R 6.30-2003 deben considerarse en base al hecho de que fue desarrollado y adoptado sobre la base de la Ley de la Federación Rusa del 10 de junio de 1993 No. 5154-1 "Sobre la estandarización", cancelada el 1 de julio. , 2003, y es válido bajo los nuevos enfoques de normalización.
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1.1. TEMA Y OBJETIVOS DEL CURSO
Cada uno de nosotros trata diariamente con varios documentos: pasaporte, tarjeta de estudiante, libro de calificaciones, boleto de autobús o tranvía, recibo de caja al comprar productos en una tienda, etc. Los documentos acompañan a una persona desde el primero hasta el último día de su vida (certificado de nacimiento, certificado de fin de estudios, certificado de matrimonio, certificado de pensión, etc.). El documento es uno de los medios más importantes de funcionamiento, gestión y autoconocimiento de la sociedad humana.
En la sociedad, una gran cantidad de documentos diversos se crean y circulan constantemente. Este proceso se puede comparar con un volcán activo, de cuya boca fluye lava en una corriente continua, que gradualmente ralentiza su movimiento, se detiene y luego se congela. Así son los documentos. Al principio, hay un trabajo intensivo, pero aparentemente discreto, sobre su preparación, compilación, aprobación y certificación. Luego, los documentos, habiendo adquirido la fuerza legal necesaria o simplemente terminados, se ponen en vigencia, ingresan al espacio operativo, donde pueden influir tanto en el destino de un individuo como en la vida de millones de personas. Este es el entorno operativo para la existencia de documentos.
Luego, a medida que cumplen sus metas y objetivos, los documentos gradualmente, aunque de manera extremadamente desigual, comienzan a perder sus cualidades operativas y su significado, como la lava volcánica que se “congela”, es decir. se instalan en los archivos y pasan así a un ambiente retrospectivo, adquiriendo un valor predominantemente histórico. En la literatura en idioma inglés, en particular, se da información de que el uso más intensivo de la información de gestión documentada recae en los primeros seis meses después de su ocurrencia. Luego, el valor operativo de los documentos disminuye rápidamente y ya un año y medio después de su creación alcanza un mínimo. La desconexión total de los documentos del proceso de gestión continúa durante aproximadamente un cuarto de siglo1.
Continuando con la comparación con un volcán, cuya erupción los científicos intentan, entre otras cosas, predecir, cabe señalar que los documentos también son susceptibles de cierto pronóstico y modelado. Se pueden diseñar, si es necesario, planificar la composición cuantitativa y cualitativa. En otras palabras, los documentos también tienen un entorno prometedor.
Ya en la antigüedad, las personas comenzaron a darse cuenta de que la creación de documentos, su movimiento y almacenamiento están sujetos a ciertos patrones y reglas. Inicialmente, esta comprensión se consolidó en la práctica de oficina, en la formación de costumbres y tradiciones de trabajo con documentos. Luego las técnicas prácticas se generalizaron, analizaron y poco a poco se convirtieron en reglas vinculantes y normas, siendo consagrados en leyes y reglamentos oficiales. Así, la actividad práctica estimuló la comprensión teórica de cuestiones relacionadas con el funcionamiento de los documentos en la sociedad. Como resultado, nació la disciplina científica de la gestión de documentos.
La estrecha vinculación con la práctica determinó la estructura de la asignatura de gestión documental, que consta de dos partes: 1) teórica y 2) aplicada. Ambas partes también están directamente interconectadas. La gama de problemas que estudia la gestión documental es bastante amplia, pero los principales son: patrones de formación de documentos;
formas de crearlos;
funciones, propiedades, estructura del documento;
principios de organización del flujo de trabajo;
formación y desarrollo de sistemas de documentación, así como complejos de documentos;
formas de mejorar los procesos de documentación en la sociedad.
El objeto de la gestión documental es todo el conjunto de documentos de la sociedad, es decir. todos los tipos, géneros y formas de documentos, así como todos los sistemas y subsistemas de documentación. Sin embargo, el enfoque está en los documentos y sistemas de documentación relacionados con el área de gestión, con el entorno operativo.
De hecho, cualquier ciencia se basa en el método histórico de conocimiento. El mantenimiento de registros no es una excepción en este sentido. Además, el objeto de su investigación se analiza necesariamente en una retrospectiva histórica, en dinámica, que permite rastrear las etapas, los patrones, las tendencias de desarrollo y las interconexiones de los documentos en toda su diversidad. Así, el aspecto histórico es uno de los más importantes en la gestión documental.
Las principales tareas de esta disciplina científica se derivan del tema de la gestión de la documentación: fundamentación teórica de los procesos de documentación en la sociedad;
asegurar la alta calidad de los documentos creados y su funcionamiento efectivo;
formación de un entorno de información altamente organizado, es decir, proporcionar a la sociedad información documentada completa y operativa;
desarrollo, mejora de la cultura de la información humana.
La ciencia documental resuelve sus tareas junto con otras disciplinas, principalmente aplicadas, del ciclo de gestión documental, para las que es la base teórica. Estos incluyen: organización y tecnología de apoyo a la gestión documental (trabajo de oficina), que estudia directamente la organización del trabajo con documentos: recepción, distribución, registro, trabajo de referencia, búsqueda de documentos necesarios, etc. (Lamentablemente, muchos ponen el signo igual entre la gestión documental y el trabajo de oficina, mezclando erróneamente estas dos disciplinas);
lingüística documental;
organización de servicios secretariales y algunos otros.
1.2. FORMACIÓN Y DESARROLLO DE DOCUMENTACIÓN
El origen de la gestión de documentos en Rusia se asoció con la llamada gestión de documentos "práctica", es decir. con la creación de reglas para trabajar con documentos y requisitos para los documentos mismos en la práctica, en el proceso de trabajo de oficina, en el campo aplicado. La gestión práctica de documentos surgió con el advenimiento de la paleografía (la ciencia del desarrollo de la escritura, de los manuscritos antiguos) y la diplomacia (la ciencia que estudia la forma y el contenido de los actos jurídicos), es decir. allá por los siglos XVI y XVII. Incluso entonces, aparecieron en Rusia formularios de documentos unificados, consistentes en casos especiales individuales, que se generalizaron en las oficinas y luego se fijaron oficialmente2. La práctica del registro continuó teniendo un impacto permanente y significativo en el proceso de formación de la ciencia de los documentos.
Sin embargo, ya desde principios del siglo XVIII, se empezaron a poner marco legal documentación, especialmente en el ámbito de la administración pública. Muchos tipos de documentos estaban consagrados en actos legislativos. Este trabajo se continuó en el siglo XIX. Además, a mediados de siglo aparecieron los primeros intentos de comprender teóricamente los procesos de documentación en la sociedad rusa. Se llevaron a cabo en los trabajos de N. Varadinov y V. Veldbrecht, quienes sistematizaron la documentación, la dividieron en grupos y, sobre la base de actos legislativos, propusieron reglas para compilar documentos. En estos trabajos, además de documentos de muestra, también hubo una parte teórica.
N.V.Varadinov, en particular, dividió el trabajo de oficina en 1) teórico y 2) práctico. Fue el primero en poner en circulación el término “papeleo teórico”. En un sentido teórico, a su juicio, el trabajo de oficina es “una ciencia que establece las reglas para la elaboración de papeles comerciales, actas y los propios casos”, además de estudiar las “propiedades externas” e “internas” de los papeles comerciales. El trabajo práctico de oficina es “el procedimiento general para la producción de casos en las oficinas gubernamentales de acuerdo con los formularios establecidos por las leyes y de acuerdo con los patrones establecidos de los documentos comerciales3”.
Sin embargo, en las décadas siguientes, hasta la revolución de 1917, los estudios documentales no recibieron ninguna continuación seria, con la posible excepción de las obras del ingeniero ferroviario I. I. Richter, que se publicaron a principios del siglo XX. Contenían generalizaciones teóricas separadas y definiciones de una serie de conceptos. Además, el autor hizo un intento fallido de clasificar “el mantenimiento de registros y el mantenimiento de registros de los ferrocarriles estatales”4.
La llegada al poder de los bolcheviques estuvo acompañada por un mayor desarrollo de la gestión práctica de documentos en la dirección de la unificación de documentos, comenzando con formularios de documentos separados y terminando con la creación de sistemas de documentación unificados. Sin embargo, desde el principio, se plantearon algunas cuestiones teóricas en la literatura sobre el trabajo de oficina (en particular, en los libros de P.V. Verkhovsky, S.N. Golubov, N.V. Rusinov).
En la década de 1920, los problemas de gestión documental también se reflejaron de cierta manera en los estudios en el campo de la gestión. En ese momento, se creó en la Unión Soviética todo un sistema de organizaciones de investigación, autosuficientes, departamentales y públicas, que se ocupaban de las cuestiones de la organización científica de la gestión. Hubo varias escuelas independientes de pensamiento gerencial: la escuela de A.K. Gastev (Instituto Central del Trabajo), la dirección de P.M. Varias otras organizaciones también se ocuparon de cuestiones relacionadas con la organización científica del trabajo y la mejora del trabajo de oficina.
Quizás lo más fructífero de este trabajo se llevó a cabo en el Instituto de Tecnología de Control. Sus empleados “resolvieron grandes problemas teóricos del trabajo de oficina: terminológicos, organizativos y tecnológicos, unificación y estandarización de documentos, clasificación de documentos, conexión entre trabajo de oficina y archivos”5. Aquí el borrador” Reglas generales documentación y flujo de trabajo”, que resumió la investigación teórica y la experiencia práctica de científicos nacionales y extranjeros.
En ese momento, Occidente también se dio cuenta claramente de la necesidad de un estudio serio de la gama de problemas asociados con el funcionamiento de los documentos. Así, el científico belga Paul Otlet escribía entonces en una de sus obras: “El caos de libros y documentos de hoy exige una ciencia que pueda prevenir posibles males en materia de documentación no ordenada, duplicada y muy contradictoria6”.
Sin embargo, el giro brusco que tuvo lugar en la URSS a finales de los años 20 y 30 condujo a cambios significativos en todas las esferas de la vida en la sociedad soviética. estuvo acompañado de una multitudinaria represion politica, que caminó como un pesado rodillo entre el personal científico y directivo. Se restringió la investigación en el campo de la gestión de documentos. Las excepciones fueron ciertas áreas que estaban enfocadas en el cumplimiento del orden social del gobierno totalitario (mejorando el sistema de registro de ciudadanos soviéticos, introduciendo sistema de pasaporte), o se realizaron en el marco de algunos grandes departamentos (racionalización de la contabilidad, documentación del personal, etc.).
Al mismo tiempo, durante el período del estalinismo, se crearon ciertos requisitos previos para el desarrollo de la gestión de documentos en el futuro. El caso es que a principios de la década de 1930. en Moscú, se abrió el Instituto Estatal de Historia y Archivos (MGIAI), diseñado para capacitar a especialistas altamente calificados para trabajar en archivos estatales y luego a trabajadores estatales de mantenimiento de registros. MGIAI comenzó a impartir el curso "Trabajo general de oficina" inicialmente en el marco de la disciplina académica "Teoría y práctica del archivo", y desde 1942 se introdujo un curso independiente "Historia y organización del trabajo de oficina en la URSS". En 1943, apareció por primera vez el término ciencia del documento.
El estudio de los problemas documentales en cursos de formación estimulado desarrollos cientificos en esta región. La década de 1960 se convirtió en un punto de inflexión, cuando la gestión de documentos se convirtió en una disciplina científica independiente. En 1969, se incluyó en la nomenclatura de especialidades de los trabajadores científicos.
La atención a los problemas teóricos de la gestión de documentos ha aumentado especialmente en relación con el desarrollo y la implementación del Sistema Unificado de Gestión de Documentos de Estado (EGSD), así como en el proceso de creación de una base de información. sistema automático control (ACS). Para estos fines, en 1966, se creó el Instituto de Investigación Científica de Documentación y Archivo de toda la Unión (VNIIDAD). Fue en esos años cuando aparecieron los primeros trabajos teóricos especiales, dedicados a esclarecer el objeto de la gestión documental y sus cometidos7.
Desde la década de 1960, se han identificado dos centros principales en nuestro país que realizan de manera activa y efectiva investigaciones científicas en el campo de la gestión de documentos: este es MGIAI, donde en 1964 se creó la facultad de mantenimiento de registros estatales, y VNIIDAD.
Una especie de “explosión de la actividad documental de la sociedad” en las décadas de 1960 y 1970 no jugó el último papel en la intensificación de la investigación documental científica. El número de copias de documentos en todo el mundo superaba entonces 1 billón al año, y en los departamentos centrales de la URSS, la circulación anual de documentos (incluida la reproducción) superaba el millón de piezas8. En ese momento, resultó que un enfoque puramente administrativo para organizar y realizar estudios documentales se había agotado en gran medida debido a sus limitaciones. En el marco de este enfoque, se estudiaron documentos del trabajo de oficina actual, así como los procesos que se dieron con los documentos ya elaborados.
Mientras tanto, el rápido desarrollo de las ciencias de la información, que comenzó a mediados del siglo XX, contribuyó al establecimiento de una visión completamente diferente de la documentación. Comenzó a ser considerado como un único sistema de información que contribuye al logro de ciertas metas y objetivos de gestión. Al mismo tiempo, el concepto mismo de control se ha expandido significativamente y ha comenzado a presentarse como un impacto ordenado en cualquier objeto. Un enfoque sistemático de la ciencia documental ha permitido explorar exhaustivamente cada documento o tipo de documentos, ampliando significativamente sus características cuantitativas y cualitativas. Por lo tanto, el cambio de década de 1960 a 1970 fue una especie de punto de inflexión en el desarrollo de la gestión de documentos.
El comienzo de un enfoque sistemático en la investigación de gestión de documentos se asoció en gran medida con la aparición de los trabajos fundamentales de G.G. Vorobyov, principalmente su libro “Documento: Análisis de información” (Moscú, 1973). Más tarde, en el marco de este enfoque, numerosas publicaciones de V.D. Banasyukevich, B.S. Ilizarov, M.P. Ilyushenko, V.I. Kokorev, T.V. , K.I. Rudelson, E.A. Stepanova, V.F. Yankova y otros autores. El resultado de la investigación científica en el campo de la gestión de documentos en la década de 1960 - la primera mitad de la década de 1980. se resumió en la tesis doctoral de A. N. Sokova (1986).
Una nueva etapa en el desarrollo de la gestión documental doméstica se inició en la década de 1990, cuando, bajo la influencia de factores internos y externos, se produjo un cambio significativo en los procesos de información y documentación. En Rusia hubo un cambio de política y orden economico, las últimas tecnologías informáticas comenzaron a ser ampliamente utilizadas en el trabajo con documentos, el país comenzó a ingresar rápidamente al espacio mundial de la información. En este momento, se da prioridad al desarrollo de la investigación científica en áreas como la gestión de información y documentos, gestión de documentos electrónicos, diversos aspectos de la seguridad de la información, problemas de examen del valor de los documentos, creación de archivos electrónicos y otros. En otras palabras, el mayor desarrollo de la gestión de documentos como disciplina científica compleja se ve estimulado por necesidades sociopolíticas, económicas, culturales, técnicas y de otro tipo cada vez mayores y significativamente modificadas.
Los resultados de la investigación científica se publican en monografías y artículos, en disertaciones y discursos en congresos cientificos, se reflejan en medios didácticos, en recomendaciones metodológicas para los órganos de gobierno, etc. Desde mediados de la década de 1990, se ha publicado en Rusia una revista práctica y de información especializada, Deloproizvodstvo. Los problemas teóricos y prácticos de la gestión de documentos, sus aspectos históricos también se reflejan en las páginas de las revistas "Archivos nacionales", "Heraldo del archivista", "Asuntos de secretaría", "Servicio de personal", "Gestión de personal" y algunos otros.
1.3. LUGAR DE DOCUMENTACIÓN EN EL SISTEMA DE CIENCIAS
La gestión documental pertenece al ciclo de las ciencias sociales, con muchas de las cuales se encuentra en estrecha relación e interacción. Esta interacción se manifiesta en varias formas y ocurre en diferentes niveles, principalmente a nivel del objeto y sujeto de investigación, el aparato conceptual, los métodos de investigación.
El mantenimiento de registros está estrechamente relacionado con la ciencia histórica. Como ya se ha señalado, el objeto de la ciencia documental es un documento en desarrollo histórico. La aparición de determinados documentos, por no hablar de los sistemas de documentación, está directamente relacionada con la evolución de la sociedad, con sus determinadas etapas. Por lo tanto, el funcionamiento de los documentos y los sistemas de documentación, el plegamiento de los complejos documentales no se puede entender sin el conocimiento de la historia socioeconómica, política, cultural, etc.
Por otro lado, la forma misma del documento se caracteriza por una relativa independencia, la presencia de sus propios patrones de desarrollo, que, a su vez, tienen un cierto impacto en ciertos aspectos del desarrollo social. Por tanto, el estudio del pasado implica también el conocimiento de la génesis de las formas documentales.
La ciencia de los registros contribuye de manera objetiva a la formación de la base de fuentes de la investigación histórica y, en esta capacidad, se une estrechamente a los estudios de fuentes, una de las ramas más importantes de la ciencia histórica que estudia la teoría, la metodología y la técnica de las fuentes históricas. Los investigadores de fuentes también estudian la forma de un documento, la estructura y las propiedades de la información documentada en su desarrollo histórico. Los documentos de Office en los estudios de fuentes suelen estar separados en una sección independiente.
Debido a su cercanía con el estudio de las fuentes, la ciencia documental se suele referir a la clase de ciencias históricas, incluyéndola como parte de las denominadas disciplinas históricas auxiliares y especiales9, que se consideran subdisciplinas del estudio de las fuentes. Al mismo tiempo, varios autores (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin, etc.) sitúan la gestión de documentos dentro de la diplomacia, una disciplina histórica auxiliar que estudia el orden jurídico de los documentos. Otros investigadores, por el contrario, proponen ampliar el abanico de problemas de documentación incluyendo disciplinas históricas auxiliares como la diplomacia, la paleografía, la metrología y la genealogía10. Además, ambos, en su mayor parte, en realidad ponen el mismo signo entre la gestión de documentos y el trabajo de oficina.
Sin embargo, a pesar de la estrecha conexión entre la ciencia del documento y los estudios de fuentes, existen diferencias significativas entre ellos, que se observan: en el objeto de estudio (estudios de estudio de fuentes, además de las fuentes documentales escritas, también otros tipos y formas de fuentes históricas, en particular, materiales);
con fines de investigación (el estudio de fuentes estudia el documento para desarrollar métodos para extraer la información necesaria);
en cronología (los estudios de fuentes estudian documentos exclusivamente en un entorno retrospectivo, y la ciencia del documento también en un entorno operativo y prospectivo).
La última diferencia no permite, en nuestra opinión, clasificar la gestión documental como una disciplina histórica, como hacen muchos autores, ya que la ciencia histórica se limita al estudio únicamente del pasado de la sociedad humana.
También debe señalarse que recientemente ha habido una tendencia a llevar el estudio de las fuentes más allá del marco de la ciencia exclusivamente histórica y considerarlo como una disciplina integradora en el sistema de las humanidades, como un elemento de la antropología histórica, etnología, sociología, es decir. de todas las humanidades. Como resultado de este enfoque, surge naturalmente el complejo problema del fenómeno del documento y, en consecuencia, la tarea de desarrollar una nueva disciplina: la fenomenología del documento11.
Según los fines y objeto de estudio, la gestión documental está íntimamente relacionada con la archivística. Están unidos por una tarea común: la formación de un entorno de información efectivo, un solo objeto de estudio: un documento, así como la unidad de formas de organizar, almacenar, buscar información, desarrollar los principios de formación de documentos.
Al mismo tiempo, la ciencia documental y la archivística estudian un documento desde dos lados opuestos: la archivística, desde el valor informativo de un documento como fuente histórica, con énfasis en los complejos de documentos, y no en documentos individuales. La ciencia del documento estudia su objeto desde el lado del valor informativo y operativo, como portador de información, funcionando principalmente en el entorno social moderno.
La ciencia documental tiene un impacto directo en el desarrollo de la archivística, ya que cuanto mejores sean los documentos creados en el trabajo de oficina, más exitosos serán los archivos en el almacenamiento y uso de la riqueza documental12.
También se puede encontrar mucho en común entre la ciencia del documento y la ciencia del libro. Se reúnen: la esencia informativa y social de los objetos de estudio: un documento y un libro; en gran parte los mismos objetivos y funciones; el papel como soporte material común de información; carta como la misma forma de transmitir información. Además, con el desarrollo de la tecnología informática, se produce una mayor convergencia del documento y el libro, que pueden presentarse igualmente en formato electrónico. Al mismo tiempo, también existen diferencias entre la ciencia del documento y la ciencia del libro, que radican principalmente en el hecho de que el libro, el objeto de la ciencia del libro, está destinado a la replicación, la reproducción múltiple de la información, mientras que el documento es único13.
La gestión documental está interconectada con la jurisprudencia, principalmente con sus ramas como el derecho constitucional, civil, administrativo, laboral y comercial. Los logros de la ciencia jurídica se utilizan ampliamente en la gestión de documentos: dar fuerza legal a los documentos, métodos legales de su implementación, clasificación de actos jurídicos, etc. En la legislación moderna, la documentación se diferencia por tipo, significado, se distinguen sistemas separados de documentos. Uno de los objetos de la gestión documental es el sistema de documentación organizativa y legal. Los abogados en sus actividades diarias no pueden prescindir del conocimiento de los conceptos básicos de gestión documental, organización y tecnología de apoyo a la gestión documental. Los criminalistas investigan la naturaleza de los documentos, las técnicas, las formas de distorsión deliberada de la información documentada, etc. con el propósito de descubrir e investigar falsificaciones oficiales.
Es imposible no decir sobre la conexión de la gestión documental con las ciencias económicas. Es imposible optimizar las actividades de los servicios de apoyo a la documentación de gestión sin determinar su eficiencia económica, sin un análisis exhaustivo del uso de los recursos financieros y materiales para la creación y procesamiento de documentos, sin recopilar métodos apropiados, normas laborales, etc. La cantidad de sistemas de documentación estudiados por la ciencia del documento incluye sistemas especiales que reflejan directamente la esfera económica de la vida y la actividad de la sociedad, como contabilidad, informes y estadística, técnica y económica, comercio exterior, banca y financiera.
La relación e interacción entre la gestión documental y la teoría de la gestión, la gestión son tradicionalmente fuertes, ya que tanto las funciones de gestión como su organización se reflejan directamente en los documentos. En este sentido, V. S. Mingalev incluso formuló “la ley más general de gestión de documentos”, cuya esencia es la “correspondencia del contenido de la documentación con las funciones de gestión”14. A su vez, la organización racional del trabajo con documentos contribuye a la mejora de las actividades de gestión, aumentando su eficiencia, ya que casi todos los empleados del aparato administrativo están ocupados trabajando con documentos, gastando para estos fines, según algunos datos, al menos el 60%. de su tiempo de trabajo15.
El surgimiento y desarrollo exitoso en los últimos años de una nueva disciplina científica, la gestión de la información, ha acercado aún más el estudio de los problemas de gestión y gestión documental, ya que la mayor parte de la información se registra en documentos. Además, algunos autores (M.V. Larin) auguran en el futuro la unificación de los servicios de soporte documental para la gestión y gestión de la información.
La documentación también está influenciada por disciplinas aplicadas como la sociología de la gestión, la psicología de la gestión y la comunicación empresarial.
En la ciencia documental, los logros de la lingüística aplicada se utilizan ampliamente, principalmente con el fin de unificar los textos de los documentos, estandarizar las unidades del idioma y también en el proceso de edición de documentos de oficina.
Debe prestarse especial atención a la conexión entre la gestión documental y las ciencias de la información. El rápido crecimiento de los recursos de información, el rápido desarrollo de la tecnología informática y la comprensión teórica activa de los procesos de información en la segunda mitad del siglo XX no solo influyeron en la naturaleza y el contenido de la investigación sobre gestión de documentos, sino que también condujeron a la integración de la gestión de documentos. en el ciclo de las ciencias sociales de la información. Como resultado, la ciencia documental resultó estar más estrechamente relacionada con disciplinas científicas como la informática social, la realización de documentales, la tecnología y la programación informática, la seguridad de la información y la protección de la información, etc. Solo junto con estas ciencias la ciencia documental es capaz de resolver problemas teóricos de manera efectiva. y problemas aplicados en la etapa actual, relacionados con la producción, transferencia, consumo, almacenamiento de información documentada.
Para resolver algunos de sus problemas, la gestión documental hace un amplio uso de los logros en el campo de las ciencias técnicas y naturales, ya que un documento es un objeto material, un portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, búsqueda y almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina modernos y complejos.
La estrecha conexión de la gestión de documentos con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado en gran medida los métodos de investigación de la gestión de documentos, es decir. métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos. Estos métodos se dividen en científicos generales y especiales, privados. Entre los científicos generales se incluyen los que son utilizados por todas o la mayoría de las ciencias: el método sistemático;
método de modelado;
método funcional;
comparación;
clasificación;
generalización;
ascenso de lo abstracto a lo concreto, etc.
Algunos de los métodos enumerados, a su vez, también pueden clasificarse. En particular, el modelado se divide en descriptivo, gráfico, matemático, natural (físico). Además, la mayoría de estas variedades se utilizan en la gestión de documentos.
Los métodos especiales están estrechamente relacionados con los científicos generales. Sin embargo, el ámbito de su aplicación es mucho más estrecho y limitado, por regla general, a una o varias ciencias estrechamente relacionadas. Los métodos especiales en la gestión de documentos incluyen: métodos de unificación y estandarización de documentos;
método de análisis de formulario;
el método de una sola vez en la documentación y las operaciones administrativas;
método de examen del valor de los documentos.
1.4. FUENTES EN REGISTROS
Casi todos los documentos, sistemas de documentación y conjuntos de documentos pueden servir como fuentes en la investigación de gestión de documentos. Con base en ellos, puede obtener una cierta idea sobre el nivel de trabajo con documentos, formas de documentar, sobre la cultura clerical de una época en particular. Sin embargo, el papel principal aún lo desempeñan aquellos documentos en los que se fijan las reglas, normas, recomendaciones, estándares, etc., que regulan y regulan diversas áreas, métodos y formas de trabajar con documentos. Estos son, en primer lugar, actos legislativos y legales, normas, clasificadores, instrucciones, directrices. Las fuentes son una base necesaria para realizar investigaciones teóricas, mejorar la práctica del soporte documental a la gestión y determinar las principales tendencias en el desarrollo de los procesos de documentación.
Las fuentes de documentación se pueden clasificar según varios criterios: cronológicamente (fuentes de los períodos prerrevolucionario, soviético, postsoviético);
en relación con un determinado entorno de información (retrospectivo, operativo o prospectivo);
fuentes "en la costumbre" y fuentes "en la ley" (N.V. Varadinov), etc.
Dado que la ciencia del documento, como ya se señaló, surgió de las necesidades prácticas de trabajar con documentos, las tradiciones y costumbres jugaron un papel importante en su desarrollo, especialmente al principio. Luego, a medida que fueron comprendidas y generalizadas, estas costumbres y tradiciones comenzaron a fijarse en diversas leyes y reglamentos. En consecuencia, las fuentes que permiten rastrear, en primer lugar, la historia de la formación de la gestión de documentos, se pueden dividir en dos grandes grupos: en primer lugar, estos son documentos que provienen directamente de la práctica de oficina y contienen normas y reglas desarrolladas espontáneamente. que reflejen las tradiciones del trabajo de oficina; en segundo lugar, diversas clases de actos jurídicos que desde hace varios siglos han regulado jurídicamente el trabajo con documentos.
El primer grupo de fuentes, que acumuló la experiencia, las tradiciones y las costumbres más ricas del trabajo de oficina ruso, incluye, en particular, numerosas colecciones de muestras de documentos publicados antes de 1917 (los llamados "libros de cartas"). Se generalizaron en nuestro país en los siglos XVIII y XIX. Sus predecesores fueron los "formularios", conocidos en Occidente ya en el siglo VII, y en Rusia, en el primer tercio del siglo XVI (en particular, los formularios de la sede metropolitana de Moscú). Hasta la fecha, se conocen más de 100 colecciones de este tipo.
Las “cartas” regulaban la composición, forma y contenido de los documentos. Sus mismos nombres son notables. Entonces, uno de los primeros apareció en 1765 "Instrucciones sobre cómo redactar y escribir todo tipo de cartas a varias personas". Dos décadas más tarde, “Se publicó un Libro de Cartas que contiene varias cartas, peticiones, notas sobre el caso, contratos, certificados, aprobaciones, recibos, pases y forma escrita a los siervos, una orden al cacique, una forma de billetes de comerciante, recibos, recibos, cartas de correo y crédito” (San Petersburgo, 1788). Las "Cartas" a menudo alcanzaron volúmenes significativos. Por ejemplo, disponible en los fondos de la Biblioteca Científica de la Universidad Estatal de Tomsk “Pautas para compilar documentos comerciales. Muestras y formularios; información de referencia” de V. Maksimov (Moscú, 1913) contiene más de 2.000 mil páginas.
Otro grupo incluye fuentes, que son reglas y normas fijadas por ley para trabajar con documentos. Su aparición se observa desde mediados del siglo XVII, pero el paso decisivo lo dio Pedro 1, quien aprobó el “Reglamento General” en 172016. Este documento describió en detalle la estructura y el trabajo de oficina de las oficinas, los problemas de registro de documentos, los deberes de los empleados, etc.
Entre las fuentes importantes, junto con el "Reglamento general", también se encuentran los "formularios generales" desarrollados en la época de Pedro el Grande: muestras de documentos; “Institución para la administración de las provincias”, publicada en 1775 por Catalina II; “El Establecimiento General de Ministerios”, que apareció en 1811, y muchos otros actos legislativos que regularon el trabajo de oficina doméstica en los diferentes niveles de gobierno.
Las fuentes documentales del período de la revolución y la Guerra Civil (1917-1922) son de considerable interés. Tenían sus propios detalles, aunque el trabajo con documentos, especialmente en el territorio de la Rusia Blanca, se basaba entonces principalmente en actos legislativos y tradiciones del trabajo de oficina prerrevolucionario.
Una gran cantidad de fuentes dejaron atrás el período soviético de la historia rusa. Ya en los primeros meses después de que los bolcheviques llegaran al poder, se firmó un decreto del Consejo de Comisarios del Pueblo "Sobre el procedimiento para aprobar y publicar leyes", y una resolución del Consejo de Comisarios del Pueblo "Sobre la forma de formularios para el estado instituciones” fue adoptado. Estos y otros documentos similares se incluyeron posteriormente en el libro de texto "Colección de actos legislativos sobre el trabajo de oficina (1917-1970)" (M., 1973). Las fuentes más importantes de las últimas décadas de existencia del poder soviético fueron las "Disposiciones básicas del Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros Estatales" (1973), aprobadas en 1988 por el "Sistema Estatal de Soporte de Documentación de Gestión", clasificadores de toda la Unión ( en particular, el Clasificador de Documentación de Gestión de toda la Unión - OKUD), los Sistemas Unificados de Documentación (USD), etc.
Actualmente, en la Federación Rusa existe un marco regulatorio bastante extenso para la gestión de documentos, que también es la fuente más importante para el estudio de los problemas de gestión de documentos. Incluye: actos legales reglamentarios de las autoridades federales y entidades constitutivas de la Federación Rusa sobre cuestiones de soporte documental para la gestión (Código Civil de la Federación Rusa, Leyes federales“De la información, informatización y protección de la información”, “De la secreto de estado”, “Sobre la estandarización”, “Fundamentos de la legislación de la Federación de Rusia sobre el Fondo de archivos de la Federación de Rusia y los archivos”, etc.;
documentos normativos, instructivos y metodológicos departamentales y sectoriales emitidos por las autoridades ejecutivas en los distintos niveles;
materiales didácticos y metodológicos que establecen requisitos para documentos, tecnologías para su creación y procesamiento a nivel de una organización individual o su unidad estructural17.
En la década de 1990, la práctica de compilar y publicar colecciones de documentos de muestra, medio olvidada en el período soviético, revivió y se generalizó. Hasta la fecha, se han publicado docenas de tales colecciones, en particular: Zagorskaya A.P., Petrochenko P.F., Petrochenko N.P. Libro de cartas para correspondencia comercial (M., 1992); Colección contratos estándar(M., 1995); Stenyukov M.V. Muestras de documentos sobre trabajo de oficina (M., 1996); Andreeva VI Muestras de documentos de papeleo (M., 1997) y muchos otros.
Preguntas para el autoexamen:
¿Cuál es el entorno operativo, retrospectivo y prospectivo de existencia de los documentos?
¿Cuál es la diferencia entre un sujeto y un objeto de documentación?
¿Cuáles son las principales tareas de la gestión documental?
¿Qué disciplinas pertenecen al ciclo de la documentación? ¿Existen diferencias entre la gestión documental y el trabajo de oficina?
¿Cuándo apareció la ciencia documental práctica en Rusia y cuáles fueron los primeros intentos de comprensión teórica del trabajo con documentos?
¿Cómo se desarrolló la gestión de documentos domésticos bajo las condiciones del poder totalitario?
¿Por qué las décadas de 1960 y 1970 se convirtieron en un punto de inflexión en el desarrollo de la gestión de documentos?
¿Qué factores influyen en la investigación de gestión de documentos en el período postsoviético?
¿Cuál es la conexión entre documentación e historia? ¿Puede atribuirse a la clase de las ciencias históricas?
¿Qué puede decir sobre los aspectos legales, económicos, administrativos y técnicos de la gestión de documentos?
¿Cuál es el lugar de la ciencia del documento en el ciclo de las ciencias de la información?
¿Qué métodos de investigación científica se utilizan en la gestión documental?
¿Qué puede decir sobre el papel de las fuentes en la gestión de documentos? Dar su clasificación.
Introducción
2 Estructura de gestión de documentos
3 Relación de la gestión documental con otras ciencias
CAPITULO 2
Conclusión
INTRODUCCIÓN
Los procesos de información influyen activamente en todos los aspectos de la vida humana. El uso de las últimas tecnologías de la información aumenta en gran medida esta influencia. Para realizar su potencial, lograr el éxito profesional, convertirse en una personalidad armoniosamente desarrollada, una persona moderna debe tener suficiente nivel alto cultura de la información. Por su parte, la mayor parte de la información se encuentra registrada en soportes materiales, contenidos en diversos documentos. Por lo tanto, el conocimiento de los procesos de información y documentación, los fundamentos del trabajo con documentos, es una parte integral de la cultura de la información de una persona.
El papel de la información en el proceso de gestión es especialmente grande, en todos sus niveles y en todos los ámbitos: político, económico, científico, cultural, etc. En realidad, el autogobierno, que se originó hace unos 7 mil años, también es imposible sin información. La documentación de la información, su búsqueda, procesamiento, almacenamiento, transmisión requieren importantes recursos financieros, materiales, recursos laborales y tiempo. Por lo tanto, la organización del trabajo efectivo con documentos, la mejora de todos los procesos de información y documentación tanto a escala de la sociedad en su conjunto como a nivel de empresas, organizaciones e instituciones individuales es la dirección más importante de la actividad de gestión y tema de actualidad hasta la fecha.
El tema de estudio son los sistemas de documentación, así como los complejos de documentos que forman parte del sistema de gestión de documentos.
El objetivo del trabajo es estudiar el lugar de la gestión documental en el sistema de las ciencias.
1.Analizar literatura metodológica, científica, práctica, legal y materiales de publicaciones periódicas sobre el tema. Papel a plazo.
2.Determinar las principales etapas en el desarrollo de la gestión documental.
.Estudiar la estructura de la documentación.
.Revelar la relación de la gestión documental con otras ciencias.
.Considere el marco normativo y metodológico que rige el trabajo con documentos en las condiciones modernas.
En el curso de la redacción del artículo final, utilizamos las fuentes de literatura científica de los siguientes investigadores nacionales: A.N. Belova y V.N. Belova, I.N. Ermakova, O. I. Zamytskova, F. K. Kazakova, M. T. Lijachev, A.S. Simonova, L.V. Sankina, M. V. Stenyukov, V. F. Yankova y otros. En la actualidad, estos autores han desarrollado y publicado libros de texto y manuales sobre el soporte documental de la gestión.
Yu.M.Mikhailov, L.Lukina, O.P. Sologub presentó un análisis de la organización del trabajo de oficina y el flujo de documentos de las instituciones educativas preescolares en un contexto histórico, y también dio pautas sobre la compilación, edición y procesamiento de documentos, las reglas para llevar diarios utilizados en trabajo de oficina de personal. Los requisitos de las normas estatales para la preparación y ejecución de documentos, los problemas de organización de un servicio de mantenimiento de registros, procesamiento de documentos, su registro, control de ejecución, almacenamiento actual y organización del trabajo.
EN Guia de referencia TELEVISOR. Kuznetsova, M. T. Lijachev, A. L. Reichzaum y A.V. Sokolov "Documentos y trabajo de oficina", considera los problemas de registro y unificación de la documentación organizativa y administrativa. Contiene información detallada sobre los clasificadores y GOST actuales, lo que le permite encontrar rápidamente los estándares relevantes. Se dan recomendaciones sobre el registro de casos y su gestión operativa, sobre la organización del trabajo de la secretaría, se tratan temas de mecanización y automatización del trabajo de gestión.
Una fuente bastante específica para escribir el trabajo fue el uso de materiales de la XVII Conferencia Científica y Práctica Internacional celebrada en Moscú "Documentación en la Sociedad de la Información: Experiencia Internacional en Gestión de Documentos". La conferencia se dedicó a los temas de la formación. política pública soporte de información y documentación para la gestión, el desarrollo marco normativo soporte de información y documentación e-gobierno, consideración de estándares internacionales para la gestión de documentos, implementación de la gestión de documentos electrónicos interdepartamentales en el marco del gobierno electrónico, aplicación firma electronica y formación de una gestión de documentos electrónicos legalmente significativos, experiencia en la implementación del concepto de gobierno electrónico, proporcionando servicios públicos en en formato electrónico y garantizar el acceso de los ciudadanos a la información de las Administraciones Públicas, así como cuestiones de formación y perfeccionamiento del personal para la ejecución de proyectos de apoyo informativo y documental a la administración electrónica. Además de las fuentes anteriores, se utilizaron artículos de las revistas Deloproizvodstvo, Computer y Handbook of the Secretary and Office Manager.
La estructura del trabajo es una introducción, dos capítulos, combinando 6 párrafos, una conclusión, una lista de fuentes y referencias.
CAPÍTULO 1. LOS REGISTROS COMO DISCIPLINA CIENTÍFICA
1 Las principales etapas en el desarrollo de la gestión de la documentación.
La gestión de documentos pertenece a la categoría de ciencias jóvenes, aún no se ha formado completamente como una disciplina científica que resuma el cuerpo de conocimiento sobre el documento. Esta ciencia no surgió de inmediato, pasó por varias etapas en su desarrollo.
Históricamente, la primera de esta serie es la ciencia de la documentación, que surgió a finales del siglo XIX. y recibió reconocimiento internacional en la primera mitad del siglo XX. Bajo este nombre se desarrolló la ciencia, cuyo objeto eran las actividades de documentación, incluidos los procesos de recopilación, sistematización, almacenamiento, búsqueda y distribución (y desde mediados de la década de 1940, creación) de documentos en todas las esferas de la vida pública. Esta ciencia también tuvo el nombre de "ciencia del libro-archivo-museo".
El fundador de la ciencia de la documentación es Paul Otlet. Sugirió llamar a la ciencia que estudia la actividad documental bibliología o documentología, la cual estaba asociada a la identificación de un libro y un documento.
Con el tiempo, en el proceso de diferenciación, la teoría de la clasificación de documentos, la teoría de los flujos de documentos, la teoría de la indexación y la abstracción surgieron como disciplinas científicas independientes.
La historia de la ciencia de la documentación resultó ser corta. A mediados del siglo XX. (décadas de 1950-1960) los procesos de comunicación empiezan a ser considerados no sólo desde la perspectiva de uno de sus medios, el documento, sino también más ampliamente, como informacionales. El concepto de "documento" da paso al concepto de "información", ya que el primero se deriva del segundo. Las ideas iniciales sobre el tema de la ciencia documental se modernizaron y adquirieron contenido informacional y cibernético.
Desde principios de la década de 1960, comenzaron a desarrollarse áreas científicas denominadas documental y ciencia del documento. El primero se considera como una rama aplicada de la cibernética, que se dedica a la optimización de la gestión de sistemas documentales de todo tipo, desde las bellas artes hasta el trabajo de oficina. Para ello, el documental estudia la estructura y propiedades de los documentos matriciales, los métodos y medios de procesamiento automático, almacenamiento, búsqueda y uso de los mismos, los flujos de documentos y las matrices de documentos para optimizar la gestión de grandes sistemas documentales, principalmente multicanal. Sin embargo, el documental no refleja toda la gama de estudios del documento, los problemas de su producción, distribución y uso, y no puede ser una ciencia generalizadora sobre el documento.
En este momento, la ciencia documental se está desarrollando como una dirección científica, cuyas tareas (según KG Mityaev) incluyen el estudio en el aspecto histórico del desarrollo de métodos, actos individuales y sistemas para documentar los fenómenos de la realidad objetiva y su resultado. - la creación de documentos, sus complejos y sistemas. Posteriormente, la gestión documental comenzó a entenderse como la ciencia de las reglas para la emisión de documentos administrativos y el mantenimiento de una economía documental. La gestión de expedientes se identifica con el trabajo de oficina y se considera como un apartado del archivo. Una interpretación tan estrecha de la gestión de documentos ha sobrevivido hasta cierto punto hasta el día de hoy. Naturalmente, en esta comprensión, la ciencia del documento no podría reclamar el papel de una ciencia generalizadora sobre un documento, ya que se limita a la esfera de la gestión. Más allá de sus fronteras se encuentran otras áreas de la actividad humana: ciencia, tecnología, cultura, vida social, etc.
A fines de la década de 1960, con el desarrollo de la informática (A.I. Mikhailov, A.I. Cherny, R.S. Gilyarevsky), los logros de la ciencia documental se repensaron en gran medida, la existencia de esta última como disciplina científica autónoma en realidad cesó. En 1973, se hicieron raros intentos (G.G. Vorobyov, K.N. Rudelson) para generalizar la información teórica sobre el documento, para desarrollar sus fundamentos conceptuales con la ayuda del análisis de información. Parte de los temas relacionados con la clasificación de documentos, la creación de modelos de información de documentos, el estudio de los flujos de información de documentos, se incluyen en las secciones correspondientes de bibliotecología, bibliografía, archivo e informática.
Hasta mediados de la década de 1980, el documental y la informática se consideraban las ciencias generalizadoras del documento. Sin embargo, la informática se ocupa del estudio de la información tanto documental como no documental. Fuera de su campo de visión está un documento en su encarnación material, las condiciones de producción, almacenamiento, organización del trabajo con documentos. Por tanto, al igual que el documental, es bastante difícil utilizar la informática como ciencia generalizadora sobre un documento.
Hacia la segunda mitad de la década de 1980, se percibió que era el concepto generalizador de documento el que reflejaba más adecuadamente el tema de la actividad profesional de los empleados de bibliotecas, agencias de información, archivos, museos, librerías, etc. Esto fue facilitado por la introducción de tecnología informática y medios legibles por máquina en la información de actividades profesionales.
Un mayor desarrollo de los enfoques documentales generales está asociado con los nombres de D.Yu.Teplov, A.V.Sokolov, Yu.N. Los autores de los trabajos más fundamentales dedicados al análisis del concepto de "documento", la clasificación de documentos, son Yu.N. Stolyarov, G.N. Shvetsova-Vodka, S.G. Kuleshov. Con la aparición de sus trabajos, comienza una etapa cualitativamente nueva en la formación y desarrollo de la gestión documental. Los problemas de gestión de la documentación adquieren un carácter interdisciplinario, son tratados por bibliotecarios y bibliógrafos, especialistas en el campo de la informática y bibliólogos.
A principios de la década de 1990, surgió la necesidad de crear una ciencia del documento o un complejo de disciplinas de documentación científica. Para el nombre generalizador de la ciencia del documento, se comienzan a utilizar varios nombres: ciencias de la información y la comunicación (AV Sokolov), documentación y ciencias de la información (GN Shvetsova-Vodka), etc. El núcleo de tal complejo de ciencias sobre el documento es biblioteconomía, bibliografía, libro, archivística, museología e informática. Tienen en común el estudio del documento como objeto creado específicamente para la transferencia de información.
Cada una de estas áreas de conocimiento tiene sus propias tareas, formas y métodos especiales de trabajo con documentos, pero la teoría y la historia del documento son comunes a ellas. Los problemas teóricos generales incluyen, en primer lugar, el análisis funcional de los documentos, el estudio de sus características como objetos materiales con información registrada en ellos, las cuestiones de clasificación y tipología de los documentos, etc. La ciencia documental está llamada a estudiar documentos generales. cuestiones.
1.2 Estructura de gestión de documentos
Como cualquier disciplina científica, la gestión de registros tiene una estructura que aún está en pañales. Estructuralmente, la gestión documental se divide en dos subsistemas: gestión documental general y especial.
El contenido de la gestión documental general son los problemas teóricos, históricos, organizativos y metodológicos generales de la ciencia del documento y las actividades documentales y de comunicación, es decir. su esencia, objeto, tema y estructura, terminología, conceptos, establecimiento de relaciones con otras ciencias, pautas y principios de desarrollo y funcionamiento del documento en el sistema de comunicaciones documentales, etc. La ciencia documental general consta de tres apartados: teoría del documento, historia, historia y teoría de la actividad documento-comunicación.
La teoría documental (documentología) es el núcleo de la ciencia documental. Estudia cuestiones teóricas generales relacionadas con el aparato conceptual, el análisis funcional de los documentos, el estudio de sus características como objetos materiales y la información registrada en ellos, cuestiones de tipología y clasificación de los documentos, sus parámetros y propiedades, como medio de comunicación y un elemento de los fondos del documento.
La historia revela los patrones de formación y desarrollo de un documento como fuente de información y medio de comunicación en el contexto de un cambio en la situación específica en una determinada etapa en el desarrollo de la comunicación social, cambios en su contenido y forma en de acuerdo con las necesidades documentales de la sociedad en un periodo de tiempo determinado.
El apartado de actividad documental estudia la historia y metodología general para la creación y funcionamiento de un documento en el sistema de comunicación documental (creación, producción, colección, almacenamiento, distribución y uso), es decir un documento que funciona en un ciclo comunicativo holístico "el autor de la información documental - su consumidor".
La ciencia documental especial estudia las características características de ciertos tipos y tipos de documentos (libros, patentes, notas, mapas, películas, discos ópticos, etc.), procesos individuales de documentos y actividades de comunicación (documentación, publicación de documentos, distribución de documentos, almacenamiento de documentos , uso del documento). Cualquier característica que merezca una consideración teórica puede actuar como una característica especial.
La gestión de documentos especiales se divide en gestión de documentos especiales y privados. La ciencia documental especial estudia las características de los documentos que son objeto de la biblioteca, el archivo, el negocio del museo, es decir. los detalles de los documentos que funcionan en centros de información, bibliotecas, archivos, museos y otras estructuras de documentos y comunicaciones. Además, el estudio de los detalles de varios procesos de documentos y actividades de comunicación (documentación, trabajo de oficina, gestión de fondos, etc.) puede servir como tema de gestión de documentos especiales.
El objeto de la gestión de documentos privados son ciertos tipos y variedades del documento. Así, como disciplinas de gestión de documentos científicos privados se presentan: libro, patente, cartografía, etc.
Así, la gestión de la documentación especial y privada es una manifestación particular de la general. Junto con la gestión documental general, especial forma una única gestión documental.
1.3 Relación de la gestión documental con otras ciencias
La etapa moderna se caracteriza por la activación del estudio del documento por parte de todas las ciencias, donde éste es el principal o uno de los objetos de estudio. La combinación de los esfuerzos de estas ciencias crea una dirección integradora para el desarrollo del conocimiento sobre el documento. Como resultado, esto condujo a la formación de la teoría del documento y de la actividad del documento, la formación de la ciencia del documento como una metaciencia para todas las ciencias del ciclo documento-comunicativo.
La ciencia documental como disciplina científica integradora está estrechamente relacionada con el trabajo de oficina, la contabilidad, la bibliotecología, la bibliografía, la archivística, la informática, etc. En un enfoque más amplio, la ciencia documental incluye la fuente histórica y la museología, la semiótica, la crítica textual y otras ciencias.
El mantenimiento de registros está relacionado con la ciencia histórica. La aparición de determinados documentos, por no hablar de los sistemas de documentación, está directamente relacionada con la evolución de la sociedad, con sus determinadas etapas. Por lo tanto, el funcionamiento de los documentos y los sistemas de documentación, el plegamiento de los complejos documentales no se puede entender sin el conocimiento de la historia socioeconómica, política, cultural, etc. Por otro lado, la forma misma del documento se caracteriza por una relativa independencia, la presencia de sus propios patrones de desarrollo, que, a su vez, tienen un cierto impacto en ciertos aspectos del desarrollo social.
La documentación contribuye de manera objetiva a la formación de la base de fuentes de la investigación histórica y, en esta capacidad, se une estrechamente a los estudios de fuentes, una de las ramas más importantes de la ciencia histórica que estudia la teoría, la metodología y la técnica de las fuentes históricas. Los investigadores de fuentes también estudian la forma de un documento, la estructura y las propiedades de la información documentada en su desarrollo histórico. Los documentos de Office en los estudios de fuentes suelen estar separados en una sección independiente.
Cuanto mayor sea el nivel de generalización en los fundamentos teóricos para la interpretación del concepto de "documento", mayor será la gama de ramas del conocimiento que se incluyen en la gestión documental. Es mutuamente beneficioso fortalecer los vínculos entre las ramas del conocimiento que estudian diferentes medios.
Existe una conexión particularmente estrecha entre la ciencia del documento y la ciencia bibliográfica, bibliotecaria, del libro y del archivo. Esto también incluye la informática, especialmente la parte que estudia la información documental creada utilizando tecnología informática en medios discretos. Lo que tienen en común es que estas disciplinas operan con documentos como objetos creados específicamente para almacenar y transmitir información.
La ciencia del documento se une a la ciencia del libro por la esencia informativa y social de los objetos de estudio: un documento y un libro; en gran parte los mismos objetivos y funciones; el papel como soporte material común de información; carta como la misma forma de transmitir información. Además, con el desarrollo de la tecnología informática, se produce una mayor convergencia del documento y el libro, que pueden presentarse igualmente en formato electrónico.
Según los fines y objeto de estudio, la gestión documental está íntimamente relacionada con la archivística. Están unidos por una tarea común: la formación de un entorno de información efectivo, un solo objeto de estudio: un documento, así como la unidad de formas de organizar, almacenar, buscar información, desarrollar los principios de formación de documentos. La gestión de registros tiene un impacto directo en el desarrollo del archivo, ya que cuanto mejores sean los documentos creados en el trabajo de oficina, más exitosos serán los archivos en el almacenamiento y uso de la riqueza documental.
La gestión documental está interconectada con la jurisprudencia, principalmente con sus ramas como el derecho constitucional, civil, administrativo, laboral y comercial. Los logros de la ciencia jurídica son ampliamente utilizados en la gestión documental: dotación de fuerza jurídica a los documentos, formas jurídicas de ponerlos en práctica, clasificación de los actos jurídicos, etc. Uno de los objetos de estudio de la ciencia documental es el sistema de documentación organizacional y legal. Los abogados en sus actividades diarias no pueden prescindir del conocimiento de los conceptos básicos de gestión de documentos, soporte de gestión de documentos. Los criminalistas examinan la naturaleza de los documentos, las técnicas, las formas de distorsión deliberada de la información documentada, etc., para descubrir e investigar las falsificaciones.
El mantenimiento de registros está relacionado con las ciencias económicas. Es imposible optimizar las actividades de los servicios de apoyo a la documentación de gestión sin determinar su eficiencia económica, sin un análisis exhaustivo del uso de los recursos financieros y materiales para la creación y procesamiento de documentos, sin recopilar métodos apropiados, normas laborales, etc. La cantidad de sistemas de documentación estudiados por la ciencia del documento incluye sistemas especiales que reflejan directamente la esfera económica de la vida y la actividad de la sociedad, como contabilidad, informes y estadística, técnica y económica, comercio exterior, banca y financiera.
La relación e interacción entre la gestión documental y la teoría de la gestión, la gestión son tradicionalmente fuertes, ya que tanto las funciones de gestión como su organización se reflejan directamente en los documentos. A su vez, la organización racional del trabajo con documentos contribuye a la mejora de las actividades de gestión, aumentando su eficiencia. El surgimiento y el desarrollo exitoso de una nueva disciplina científica: la gestión de la información acercó aún más el estudio de los problemas de gestión y documentación, ya que la mayor parte de la información de gestión se registra en documentos.
La gestión de registros está influenciada por disciplinas aplicadas como la sociología de la gestión, la psicología de la gestión y la comunicación empresarial. En la ciencia documental, los logros de la lingüística aplicada se utilizan ampliamente, principalmente con el fin de unificar los textos de los documentos, estandarizar las unidades del idioma, así como en el proceso de edición de documentos de servicio.
Existe una relación especial entre la gestión documental y las ciencias de la información. El rápido crecimiento de los recursos de información, el rápido desarrollo de la tecnología informática y la comprensión teórica activa de los procesos de información no solo influyeron en la naturaleza y el contenido de la investigación en gestión de documentos, sino que también condujeron a la integración de la gestión de documentos en el ciclo de las ciencias sociales de la información. Como resultado, la ciencia documental resultó estar más estrechamente relacionada con disciplinas científicas como la informática social, la realización de documentales, la programación y la tecnología informática, la seguridad y la protección de la información, etc.
Para resolver algunos de sus problemas, la ciencia del documento hace un amplio uso de los logros en el campo de las ciencias técnicas y naturales, ya que un documento es un objeto material, un portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, el chirrido y el almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina sofisticados.
Las propiedades, aspectos, características, funciones separadas de un documento pueden ser parte integral de otras disciplinas científicas del ciclo documento-comunicación que estudian las características de aquellos grupos de documentos de los que se ocupa el campo de actividad práctica correspondiente a la ciencia. El estudio del documento en su integridad (unidad) es objeto únicamente de la gestión documental. Esta circunstancia distingue a la ciencia del documento de otras disciplinas científicas, en cuyo objeto el documento se incluye en algún tipo, componente, propiedad, signo, como parte integral.
Así, determinados tipos de documentos y actividades documentales y de comunicación tienen especificidades significativas, que son objeto de estudio de las disciplinas de gestión documental científica privada. En particular, el objeto de la bibliología como disciplina científica privada es el libro y el negocio del libro, la ciencia de las patentes - la patente y el negocio de las patentes. La conexión entre la gestión documental y la informática se nota especialmente en la parte que estudia las fuentes científicas de información. Archivo de documentos de estudios que contienen información retrospectiva, principalmente en papel; museología - documentos materiales (de propiedad), monumentos de la cultura material; bibliología - libros (publicaciones), documentos de texto; trabajo de oficina: documentos que surgen en el proceso de gestión, trabajo de oficina; biblioteconomía - documentos de amplio propósito social (replicados); bibliografía - documentos secundarios, etc.
Esos. en las disciplinas científicas privadas, las cuestiones relacionadas con el documento no se consideran específicamente, sino sólo en la medida en que tienen lugar en un área particular de la actividad documento-comunicación.
Así, la gestión documental es una disciplina científica generalizadora en relación con otras disciplinas del ciclo de la gestión documental. Sin embargo, esto no quiere decir que "absorba" las disciplinas asociadas a determinadas ramas de las actividades documentales y comunicativas. La ciencia documental, como cualquier metadisciplina, es de naturaleza autolimitada: cubre los objetos de estudio en las principales características definitorias, parámetros, cualidades, tendencias, dejando muchos otros problemas puramente específicos a la participación de disciplinas científicas privadas. Al enriquecer las disciplinas especiales y privadas con el desarrollo de problemas teóricos y metodológicos cardinales, la ciencia integradora aumenta el potencial creativo de estas disciplinas y enriquece su metodología. La interrelación, integración y diferenciación de las disciplinas científicas es una de las condiciones para el desarrollo exitoso de cada una de ellas.
La estrecha relación de la gestión documental con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado en gran medida los métodos de investigación de la gestión documental, es decir. métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos. Estos métodos se dividen en científicos generales y especiales. Entre los científicos generales se incluyen los que son utilizados por todas o la mayoría de las ciencias: el método sistemático; método de modelado; método funcional; análisis; síntesis; comparación; clasificación; generalización; ascenso de lo abstracto a lo concreto, etc.
Algunos de los métodos enumerados, a su vez, también pueden clasificarse. En particular, la modelización se divide en descriptiva, gráfica, matemática, etc. Además, la mayoría de estas variedades se utilizan en la gestión de documentos.
Los métodos especiales están estrechamente relacionados con los científicos generales. Sin embargo, el ámbito de su aplicación es mucho más estrecho y limitado, por regla general, a una o varias ciencias estrechamente relacionadas. Los métodos especiales en la gestión de documentos incluyen: métodos de unificación y estandarización de documentos; método de análisis de formulario; el método de una sola vez en la documentación y las operaciones administrativas; método de examen del valor de los documentos.
4 Fuentes en la gestión de registros
Casi todos los documentos, sistemas de documentación y conjuntos de documentos pueden servir como fuentes en la investigación de gestión de documentos. Con base en ellos, puede obtener una cierta idea sobre el nivel de trabajo con documentos, formas de documentar, sobre la cultura clerical de una época en particular. Sin embargo, el papel principal aún lo desempeñan aquellos documentos en los que se fijan las reglas, normas, recomendaciones, estándares, etc., que regulan y regulan diversas áreas, métodos y formas de trabajar con documentos. Estos son, en primer lugar, actos legislativos y legales, normas, clasificadores, instrucciones, directrices. Las fuentes son una base necesaria para realizar investigaciones teóricas, mejorar la práctica del soporte documental a la gestión y determinar las principales tendencias en el desarrollo de los procesos de documentación.
Dado que la ciencia documental surgió de las necesidades prácticas de trabajar con documentos, las tradiciones y costumbres jugaron un papel importante en su desarrollo, especialmente al principio. Luego, a medida que fueron comprendidas y generalizadas, estas costumbres y tradiciones comenzaron a fijarse en diversas leyes y reglamentos. En consecuencia, las fuentes que permiten rastrear, en primer lugar, la historia de la formación de la gestión documental, se pueden dividir en dos grandes grupos:
documentos que provienen directamente del trabajo de oficina y contienen normas y reglas desarrolladas espontáneamente que reflejan las tradiciones del trabajo de oficina;
diversos tipos de actos jurídicos que durante varios siglos han regulado jurídicamente el trabajo con documentos.
El primer grupo de fuentes, que acumuló la más rica experiencia, tradiciones y costumbres del trabajo de oficina ruso, incluye, en particular, numerosas colecciones de muestras de documentos publicados antes de 1917 (los llamados "pistorovniks"). Se generalizaron en nuestro país en los siglos XVIII y XIX. Sus predecesores fueron las "formas" (primer tercio del siglo XVI). En particular, el formulario de la sede metropolitana de Moscú. Hasta la fecha, se conocen más de 100 colecciones de este tipo.
Las "cartas" regulaban la composición, forma y contenido de los documentos. Sus mismos nombres son notables. Entonces, uno de los primeros en 1765 apareció "Instrucciones sobre cómo redactar y escribir todo tipo de cartas a varias personas". Dos décadas más tarde se publicó un “Letterbook” que contenía diversas cartas, peticiones, apuntes del caso, contratos, actas, aprobaciones, recibos, pases y un formulario escrito a los siervos, una orden al cacique, un formulario de billetes de mercader, recibos , recibos, cartas de correo y crédito "(San Petersburgo, 1788). Las "Cartas" a menudo alcanzaron volúmenes significativos. Por ejemplo, disponible en los fondos de la Biblioteca Científica de la Universidad Estatal de Tomsk “Pautas para compilar documentos comerciales. Muestras y formularios, información de referencia” de V. Maksimov (Moscú, 1913) contiene más de 2000 páginas.
Otro grupo incluye fuentes, que son reglas y normas fijadas por ley para trabajar con documentos. Su aparición se observa desde mediados del siglo XVII, pero el paso decisivo lo dio Pedro I, quien aprobó el “Reglamento General” en 1720. Este documento describió en detalle la estructura y el trabajo de oficina de las oficinas, los problemas de registro de documentos, los deberes de los empleados, etc.
Las fuentes importantes también incluyen las "formas generales", que eran varias en la época de Pedro el Grande: muestras de documentos; "Institución para la gestión de las provincias", publicada en 1775 por Catalina II; "El Establecimiento General de Ministerios", que apareció en 1811, y muchos otros actos legislativos que regularon el trabajo de oficina doméstica en los diferentes niveles de gobierno.
Las fuentes documentales del período de revolución y guerra civil (1917-1922) son de considerable interés. Tenían sus propios detalles, aunque el trabajo con documentos, especialmente en el territorio de la Rusia Blanca, se basaba entonces principalmente en actos legislativos y tradiciones del trabajo de oficina prerrevolucionario.
Una gran cantidad de fuentes dejaron atrás el período soviético de la historia rusa. Ya en los primeros meses después de que los bolcheviques llegaran al poder, se firmó un decreto del Consejo de Comisarios del Pueblo "Sobre el procedimiento para aprobar y publicar leyes", y se adoptó una resolución "Sobre la forma de los formularios para las instituciones estatales". Estos y otros documentos similares se incluyeron posteriormente en el libro de texto "Colección de actos legislativos sobre el trabajo de oficina (1917-1970)" (Moscú, 1973). Las fuentes más importantes de las últimas décadas de existencia del poder soviético fueron las "Disposiciones básicas del Sistema Unificado de Mantenimiento de Registros Estatales" (1973), aprobadas en 1988 por el "Sistema Estatal de Soporte de Documentación para la Gestión", clasificadores de toda la Unión, Sistemas Unificados de Documentación, etc.
En la actualidad, en la Federación Rusa existe una base normativa y metodológica bastante extensa para el soporte documental de la gestión, que es también la fuente más importante para el estudio de los problemas de gestión documental. La base normativa y metodológica de la documentación de apoyo a la gestión es un conjunto de leyes, actos jurídicos reglamentarios, documentos metodológicos, normas estatales que regulan la tecnología para la creación, procesamiento, almacenamiento y uso de documentos en las actividades corrientes de la organización, así como la actividades del servicio de gestión documental: su estructura, funciones, dotación de personal, soporte técnico y algunos otros aspectos. Consiste en:
actos jurídicos emitidos por los más altos órganos del poder y la administración del Estado;
actos jurídicos emitidos por los órganos ejecutivos federales: ministerios, comités, departamentos tanto de carácter sectorial como departamental;
actos legales emitidos por las autoridades legislativas y ejecutivas de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia y sus entidades territoriales, que regulan los problemas del trabajo de oficina;
actos jurídicos de carácter reglamentario e instructivo, así como documentos metodológicos sobre soporte documental de la gestión, publicados por la dirección de empresas y organizaciones.
La documentación de la información (creación de documentos) se lleva a cabo sobre la base de reglas establecidas por órganos de varios niveles de gobierno. El marco normativo que rige la preparación y ejecución de documentos está compuesto por actos jurídicos que se dedican íntegramente a estas materias, así como por determinadas disposiciones de actos normativos que tienen un alcance más amplio (por ejemplo, sobre informatización, legislación, actividades de comercio estructuras, edificios, sistemas de trabajo de oficinas, etc.).
Los actos reglamentarios de la Federación Rusa y las entidades constitutivas de la Federación Rusa aprobaron las reglas básicas para documentar la información, los requisitos para ciertos tipos de documentación y muchas formas de documentos de gestión. Los documentos utilizados en situaciones de gestión específicas se crean de acuerdo con muestras aprobadas: formularios estándar y ejemplares o, si dichos formularios no son aceptados, según las reglas para el procesamiento de documentos. Los requisitos para la ejecución de documentos pueden ser de carácter universal o aplicarse solo a ciertos tipos de documentos, sus formas, formularios, detalles.
CAPÍTULO 2 BASE REGLAMENTARIA Y METODOLÓGICA REGULACIÓN DEL TRABAJO CON DOCUMENTOS EN CONDICIONES MODERNAS
1 La normalización como proceso de establecimiento de uniformidad en la creación y ejecución de documentos
Las direcciones principales para resolver problemas asociados con el procesamiento de grandes cantidades de información:
) el deseo de uniformar los medios y el procedimiento para colocar información en ellos;
) aceleración del procesamiento y transmisión de información;
) minimizando el costo de buscar y almacenar datos.
La primera dirección se realiza mediante la estandarización y unificación de los portadores de información y sus elementos, y la segunda y tercera, mediante la mejora de los procesos y el desarrollo de medios para procesar y transmitir información (Fig. 2.1). Por supuesto, la unificación y estandarización de soportes de información y procedimientos para su procesamiento también contribuyen a la aceleración de su procesamiento, búsqueda y preservación.
El Sistema Unificado de Registro Estatal (EGSD) es un conjunto de disposiciones básicas que definen y regulan la organización de los procesos documentales en las empresas, organizaciones e instituciones. Sobre la base del USSD, se ha desarrollado un documento regulatorio: el Sistema de gestión de documentación estatal unificada (EGSDOU).
La estandarización es el proceso de establecer y aplicar estándares, los cuales se entienden como “una muestra, estándar, modelo, tomados como iniciales para comparar otros objetos similares con ellos. La norma, como documento reglamentario y técnico, establece un conjunto de normas, reglas, requisitos para el objeto de la normalización y es aprobada por la autoridad competente. En Rusia, las actividades de normalización están coordinadas por el Comité de Normalización, Metrología y Certificación de la Federación Rusa (actualmente el comité está incluido en el Ministerio de Industria y Comercio de la Federación Rusa). El uso de estándares ayuda a mejorar la calidad del producto creado (documento).
La estandarización es un proceso complejo, que incluye elementos como la tipificación y la unificación. Por un lado, se trata de métodos de estandarización que se pueden realizar como tipos de trabajo independientes. En la ciencia de la documentación, la tipificación se utiliza para crear formas estándar de documentos y textos estándar, es decir, muestras o estándares, sobre la base de los cuales se crean. documentos específicos. Un texto típico es un texto de muestra, a partir del cual se crean posteriormente textos de contenido similar. Forma estándar- un formulario de documento aprobado por una determinada autoridad pública competente que se utiliza para recopilar y presentar cualquier dato en una amplia variedad de áreas de actividad de gestión.
2 Sistema de documentación unificado
Sistema de documentación: un conjunto de documentos interconectados según los signos de origen, propósito, tipo, campo de actividad, requisitos unificados a su diseño (GOST R ISO 15489-1-2007). El sistema de documentación se forma en el proceso de implementación en las autoridades y administración, en instituciones, organizaciones y empresas de una u otra función gerencial; la composición de los documentos que incluye está diseñada para documentar cierto tipo de actividades, como planificación, financiación, contabilidad. Los sistemas de documentación se clasifican por sectores y, además de los sistemas de documentación estándar, también existen sistemas de documentación para la sanidad, la educación (general y especial), notarial, judicial, etc.
El Sistema de Documentación Unificada (UDS) se crea de acuerdo con reglas y requisitos uniformes y debe contener la información necesaria para la gestión en un área de actividad determinada.
Por lo general, consta de uno o dos estándares estatales, un conjunto de todos los rusos interconectados formas unificadas, proporcionando una presentación documentada de datos en determinados tipos de actividad económica, medios de su mantenimiento, documentos normativos y metodológicos para su desarrollo, mantenimiento y aplicación. Los desarrolladores directos de formas específicas de documentos y sistemas de documentación son los ministerios (departamentos) que coordinan una rama particular de actividad.
Una característica de los documentos de personal es su unificación simultánea como parte de dos sistemas de documentación unificados: organizacional y administrativo y contable primario. Una orden sobre el personal puede considerarse como un documento de una acción administrativa que confirma la presencia hecho juridico ocurrencia (cambio, terminación, etc.) contrato de empleo. Sin embargo, la misma orden registra el hecho de ocurrencia (terminación) relaciones laborales, y en este caso es el documento contable principal que sirve como base para crear otros documentos contables. Ya que una sola agencia que coordinaría actividades de personal, nunca existió, luego el departamento que unifica la documentación organizativa y administrativa (Glavarchiv) preparó un sistema de documentación sobre el personal, y las autoridades estadísticas prepararon formularios de documentos para el registro del personal. El primer sistema se utilizó en el gobierno y la administración, el segundo, en organizaciones de construcción e industria. Hasta la fecha, esta característica históricamente establecida se conserva: algunas instituciones y organizaciones mantienen registros de personal en forma de texto de documentos, y el otro, en forma tabular. Por lo tanto el trabajador servicio de personal debe estar al tanto de los requisitos actuales para el registro documentos de personal y ser capaz de usarlos en la práctica.
La unificación es una reducción en la variedad injustificada de tipos de documentos, llevándolos a la uniformidad de formas, estructuras, estructuras de lenguaje, operaciones para su compilación, procesamiento, contabilidad, almacenamiento. La unificación es el establecimiento del conjunto más uniforme de detalles, formato en papel y fijación de los detalles en papel.
DDD es un conjunto de formularios de documentos unificados interconectados que proporcionan una presentación documentada de datos en ciertos tipos de actividad económica, sus medios de realización, materiales normativos y metodológicos para su desarrollo y aplicación.
Al mismo tiempo, se están desarrollando clasificadores de información técnica, económica y social que permitan el tratamiento automatizado integrado de los datos contenidos en los DDD.
Actualmente están en funcionamiento los siguientes sistemas unificados de documentación de gestión:
Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa: documentación sobre la creación, reorganización, liquidación de una empresa, organización; documentación sobre la privatización del Estado y empresas municipales, organizaciones; documentación sobre las actividades administrativas de la organización; documentación sobre la regulación organizativa y normativa de las actividades de una organización, empresa; documentación sobre la regulación operativa e informativa de las actividades de una empresa, organización; documentación laboral; documentación para el traslado a otro puesto de trabajo; documentación de despido; dejar documentación; documentación para el diseño de incentivos; documentación de diseño acción disciplinaria.
Sistema unificado de documentación bancaria:
documentación de pago para pagos que no sean en efectivo a través de bancos;
documentación sobre operaciones de crédito de bancos;
documentación sobre el control del gasto de fondos para salarios y pagos de recursos sociales y laborales;
documentación sobre operaciones bancarias relacionadas con liquidaciones internacionales;
documentación de salida de los bancos;
documentación sobre operaciones de depósito de bancos;
documentación de pago para pagos que no sean en efectivo a través de bancos: formularios de documentos intrabancarios;
documentación sobre emisión de efectivo y operaciones presupuestarias de los bancos - formularios de documentos intrabancarios;
documentación sobre el control del gasto de fondos para salarios y pago de beneficios sociales y laborales (para el consumo) - formularios de documentos intrabancarios;
documentación de salida de los bancos - formularios intrabancarios de documentos;
documentación para circulación monetaria- formularios intrabancarios de documentos;
documentación sobre operaciones de crédito de bancos - formularios intrabancarios de documentos;
documentación contable - formularios intrabancarios de documentos.
Sistema unificado de contabilidad financiera e informes de documentación contable. instituciones presupuestarias y organizaciones:
documentación financiera;
informes de documentación contable de instituciones y organizaciones presupuestarias.
Sistema unificado de informes y documentación estadística:
documentación sobre cuentas nacionales y estadísticas de balance económico;
documentación sobre estadísticas de potencial científico y técnico y progreso innovador;
documentación sobre estadísticas laborales;
documentación sobre estadísticas de recursos materiales;
documentación de estadísticas financieras;
documentación sobre estadísticas sociales;
documentación sobre estadísticas industriales;
documentación sobre estadísticas de agricultura y adquisición de productos agrícolas;
documentación estadística construcción de capital;
documentación sobre estadísticas de relaciones económicas exteriores;
documentación, pero estadísticas del mercado de consumo y su infraestructura;
documentación sobre estadísticas de transporte y comunicaciones;
documentación sobre estadísticas de observación y registro de cambios en precios y tarifas.
Sistema unificado de contabilidad e informes de documentación contable de empresas:
presentación de documentación contable;
registros contabilidad;
registros contables primarios.
Sistema unificado de documentación laboral:
documentación sobre el estado del mercado laboral;
documentación para relaciones laborales;
documentación sobre formación avanzada de empleados de organismos laborales;
documentación de protección laboral;
documentación sobre presupuestos mínimos de consumo;
documentación sobre recursos ante las autoridades laborales.
Sistema de Documentación Unificado para el Fondo de Pensiones de la Federación Rusa:
documentación sobre contabilidad y distribución de fondos;
documentación sobre planificación y actividad económica;
documentación sobre las actividades de control y verificación.
Sistema unificado de documentación de comercio exterior:
documentación operativa y comercial;
documentación de envío;
liquidación de documentos de comercio exterior;
documentación emitida en la importación (exportación) de mercancías;
transporte de documentación de comercio exterior;
Envío de documentación de comercio exterior.
DDD está siendo desarrollado por los ministerios y departamentos pertinentes.
Al crear documentos, es necesario seguir los principios de estandarización y unificación.
Entonces, el objetivo de la estandarización y unificación de documentos es racionalizar los procesos de preparación, ejecución, búsqueda de documentos, reducir los flujos de documentos y crear condiciones óptimas para el procesamiento de información de la máquina, aumentar el nivel de gestión empresarial y organizacional. La estandarización y unificación de los documentos de gestión permiten lograr uniformidad en la estructura y procesamiento de la información. La estandarización y la unificación también contribuyen al desarrollo de métodos progresivos de trabajo con documentos.
CONCLUSIÓN
La gestión documental pertenece al ciclo de las ciencias sociales, con muchas de las cuales se encuentra en estrecha relación e interacción. Esta interacción se manifiesta en varias formas y ocurre en diferentes niveles, principalmente a nivel del objeto y sujeto de investigación, el aparato conceptual, los métodos de investigación.
El mantenimiento de registros está estrechamente relacionado con la ciencia histórica. Como ya se ha señalado, el objeto de la ciencia documental es un documento en desarrollo histórico. La aparición de determinados documentos, por no hablar de los sistemas de documentación, está directamente relacionada con la evolución de la sociedad, con sus determinadas etapas. Por lo tanto, el funcionamiento de los documentos y los sistemas de documentación, el plegamiento de los complejos documentales no se puede entender sin el conocimiento de la historia socioeconómica, política, cultural, etc.
Por otro lado, la forma misma del documento se caracteriza por una relativa independencia, la presencia de sus propios patrones de desarrollo, que, a su vez, tienen un cierto impacto en ciertos aspectos del desarrollo social. Por tanto, el estudio del pasado implica también el conocimiento de la génesis de las formas documentales.
La documentación contribuye de manera objetiva a la formación de la base de fuentes de la investigación histórica y, en esta capacidad, se une estrechamente a los estudios de fuentes, una de las ramas más importantes de la ciencia histórica que estudia la teoría, la metodología y la técnica de las fuentes históricas. Los investigadores de fuentes también estudian la forma de un documento, la estructura y las propiedades de la información documentada en su desarrollo histórico. Los documentos de Office en los estudios de fuentes suelen estar separados en una sección independiente.
Debido a su cercanía con el estudio de las fuentes, la ciencia documental se suele referir a la clase de ciencias históricas, incluyéndola como parte de las denominadas disciplinas históricas auxiliares y especiales9, que se consideran subdisciplinas del estudio de las fuentes. Al mismo tiempo, varios autores (A.I. Gukovsky, S.M. Kashtanov, B.G. Litvak, O.M. Medushushskaya, V.V. Farsobin, etc.) sitúan la gestión de documentos dentro de la diplomacia, una disciplina histórica auxiliar que estudia el orden jurídico de los documentos. Otros investigadores, por el contrario, proponen ampliar la gama de problemas de documentación incluyendo disciplinas históricas auxiliares como la diplomacia, la paleografía, la metrología y la genealogía. Además, ambos, en su mayor parte, en realidad ponen el mismo signo entre la gestión de documentos y el trabajo de oficina.
Sin embargo, a pesar de la estrecha conexión entre la gestión documental y el estudio de fuentes, existen importantes diferencias entre ellos, que se observan: en el objeto de estudio (estudios de estudio de fuentes, además de fuentes documentales escritas, también otros tipos y formas de fuentes históricas, en particular, materiales);
con fines de investigación (el estudio de fuentes estudia el documento para desarrollar métodos para extraer la información necesaria);
en cronología (los estudios de fuentes estudian documentos exclusivamente en un entorno retrospectivo y la ciencia del documento, también en un entorno operativo y de perspectiva).
La última diferencia no permite, en nuestra opinión, clasificar la gestión documental como una disciplina histórica, como hacen muchos autores, ya que la ciencia histórica se limita al estudio únicamente del pasado de la sociedad humana.
También debe señalarse que recientemente ha habido una tendencia a llevar el estudio de las fuentes más allá del marco de la ciencia exclusivamente histórica y considerarlo como una disciplina integradora en el sistema de las humanidades, como un elemento de la antropología histórica, etnología, sociología, es decir. de todas las humanidades. Como resultado de este enfoque, surge naturalmente el complejo problema del fenómeno del documento y, como resultado, la tarea de desarrollar una nueva disciplina: la fenomenología del documento.
Según los fines y objeto de estudio, la gestión documental está íntimamente relacionada con la archivística. Están unidos por una tarea común: la formación de un entorno de información efectivo, un solo objeto de estudio: un documento, así como la unidad de formas de organizar, almacenar, buscar información, desarrollar los principios de formación de documentos.
Al mismo tiempo, la ciencia documental y la archivística estudian un documento desde dos lados opuestos: la archivística, desde el valor informativo de un documento como fuente histórica, con énfasis en los complejos de documentos, y no en documentos individuales. La ciencia del documento estudia su objeto desde el lado del valor informativo y operativo, como portador de información, funcionando principalmente en el entorno social moderno.
La gestión de registros tiene un impacto directo en el desarrollo del archivo, ya que cuanto mejores sean los documentos creados en el trabajo de oficina, más exitosos serán los archivos en el almacenamiento y uso de la riqueza documental.
La relación e interacción entre la gestión documental y la teoría de la gestión, la gestión son tradicionalmente fuertes, ya que tanto las funciones de gestión como su organización se reflejan directamente en los documentos. En este sentido, V. S. Mingalev incluso formuló "la ley más general de gestión de documentos", cuya esencia es "la correspondencia del contenido de la documentación con las funciones de gestión". A su vez, la organización racional del trabajo con documentos contribuye a la mejora de las actividades de gestión, aumentando su eficiencia, ya que casi todos los empleados del aparato administrativo están ocupados trabajando con documentos, gastando para estos fines, según algunos datos, al menos el 60%. de su tiempo de trabajo.
El surgimiento y desarrollo exitoso en los últimos años de una nueva disciplina científica, la gestión de la información, ha acercado aún más el estudio de los problemas de gestión y gestión documental, ya que la mayor parte de la información se registra en documentos. Además, algunos autores (M.V. Larin) auguran en el futuro la unificación de los servicios de soporte documental para la gestión y gestión de la información.
La documentación también está influenciada por disciplinas aplicadas como la sociología de la gestión, la psicología de la gestión y la comunicación empresarial.
Para resolver algunos de sus problemas, la gestión documental hace un amplio uso de los logros en el campo de las ciencias técnicas y naturales, ya que un documento es un objeto material, un portador de información con propiedades físicas bien definidas. Además, la creación, búsqueda y almacenamiento de documentos están asociados con los medios para documentar y transmitir información, incluido el uso de equipos de oficina modernos y complejos.
La estrecha conexión de la gestión de documentos con una variedad de disciplinas científicas teóricas y aplicadas ha determinado en gran medida los métodos de investigación de la gestión de documentos, es decir. métodos, técnicas para resolver problemas científicos específicos.
ciencia del documento ciencia de la estandarización
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