Organizácia kancelárskej práce v štátnych a obecných orgánoch. Kancelárska práca na obecných úradoch a štátnych organizáciách

ODPOVEĎ: kancelárska práca- zoskupovanie dokumentov do prípadov/skupín spojených spoločnou témou. Zoskupovanie sa vykonáva v súlade so schváleným triedením dokumentov. Klasifikácia dokumentov musí byť schválená generálny riaditeľ začiatkom roka. Akékoľvek zmeny/doplnky musia byť schválené. Po zaregistrovaní dokumentu sa jeho originál alebo overená kópia založí do príslušného spisu. Ak sa do puzdra vloží kópia (ak je potrebné pracovať s originálom), eviduje sa, kto má momentálne originál.

CASE- ide o súbor dokumentov, ktoré súvisia s konkrétnou problematikou činnosti spoločnosti a sú umiestnené v samostatnom priečinku s príslušným nadpisom.

Pre uľahčenie vyhľadávania dokumentov v prípadoch a ich operatívneho využitia na účely riadenia sa zostavuje zoznam hlavičiek prípadov, ktorý je tzv. NOMENKLATÚRA PRÍPADOV. Názvoslovie prípadov je zostavené v súlade s pravidlami kancelárskej práce schválenými spoločnosťou. V dôsledku toho budú dokumenty pri vykonávaní spadať iba do prípadov, ktoré sú vopred stanovené v nomenklatúre.

Existujú dva typy nomenklatúry prípadov - nomenklatúra typu a špecifická nomenklatúra prípadov.

Typická nomenklatúra prípadov ustanovuje zoznam názvov prípadov, ktoré sú typické pre danú spoločnosť, napríklad typická nomenklatúra obchodnej organizácie by mala zahŕňať prípady v súlade s tokmi dokumentov (prijaté, odchádzajúce), prípady, ktoré spájajú účtovnú dokumentáciu, práca personálnej kancelárie atď.

Špecifická nomenklatúra prípadov je zoznam názvov prípadov, ktoré vznikajú v dôsledku podnikateľskej činnosti konkrétneho podniku, napríklad môže ísť o prípad nasledovníka alebo firemného klienta.

Najvhodnejšie je zostaviť nomenklatúru prípadov v tomto poradí:

- Zostavovanie zoznamov prípadov štrukturálne členenia, pričom v názvosloví sa určujú nielen názvy prípadov, ale aj podmienky ich uloženia v archíve;
Špecializovaná divízia podniku zostavuje konsolidovanú nomenklatúru prípadov.

Po schválení konsolidovanej nomenklatúry vecí v spoločnosti je tento dokument zaslaný všetkým divíziám spoločnosti a stáva sa povinným na vykonanie. Podnikať mimo nomenklatúry nie je dovolené.

Tvorba prípadov- ide o priraďovanie dokumentov ku konkrétnemu prípadu v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizáciou dokumentov v rámci nej. Vytváranie prípadov by sa malo vykonávať centrálne v mieste registrácie dokumentov (v kancelárii alebo u tajomníka) a musí spĺňať tieto požiadavky:

1. Iba dokumenty (originály alebo overené kópie) vyhotovené v súlade s požiadavkami noriem.
2. Dokumenty NEBUDÚ ZAHRNUTÉ do súboru:
- nezodpovedajú záhlaviu veci;
- nesprávne vykonaná (vrátená na revíziu);
- predmetom vrátenia;
- koncepty;
- neoverené kópie.

Dokumenty sú zoskupené do prípadov jeden dokumentačný rok. Dokumenty v prípade sú usporiadané v určitom poradí. Základné princípy usporiadania dokumentov sú nasledovné:

otázka (o otázkach uvedených v dokumentoch);

chronologické (podľa dátumov dokumentov; dokumenty o lehotách trvalého a dočasného uloženia sa tvoria v rôznych prípadoch);

číslovanie (skupinové homogénne doklady s postupným číslovaním, napr.: faktúry, paragóny a pod.).

Prípad by nemal obsahovať viac 250 listov. Ak existuje viac dokumentov, potom sa tvoria v niekoľko zväzkov prípadu, kde na obale puzdra uveďte číslo zväzku.

Príprava vyhotovených dokumentov na uloženie je záverečnou fázou procesu kancelárskej práce. Vykonáva sa výber dokumentov na uloženie do archívu alebo na zničenie ročne na konci obchodného roka. Výber vykonáva špeciálna komisia. Pri výbere dokumentov na uloženie (určenie lehôt uloženia) alebo zničenie by sa komisia mala riadiť „Zoznamom typických riadiace dokumenty tvorené v činnosti organizácií s uvedením lehôt uloženia“, schválený vedúcim Federálneho archívu dňa 06.10.2000.

Doba archivácie dokumentov sa počíta od začiatku roka nasledujúceho po roku skončenia ich platnosti. Ak napríklad platnosť dokumentu vypršala v máji, doba jeho uchovávania sa bude počítať od 1. januára nasledujúceho roka. Pre dokumenty, ktoré komisia vyberie na zničenie, sa vypracuje zákon, v ktorom sú uvedené názvy, indexy a nadpisy textu zničených dokumentov. Akt musí podpísať generálny riaditeľ. Používanie dokumentov vybraných na zničenie pre hospodárske potreby je zakázané. Zakázané je aj ich spaľovanie. Dokumenty sa skartujú v špeciálnych strojoch a následne sa suroviny odovzdajú do zberového papiera.

Federálne zákony č. 149-FZ zo dňa 27. júla 2006 "O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií", č. 63-FZ zo dňa 6. apríla 2011 "O elektronickom podpise", č. 210-FZ zo dňa 27. júla 2010 " O organizácii poskytovania štátnych a obecných služieb“, nariadenie vlády Ruská federácia zo dňa 15.06.2009 č. 477 „O schválení Pravidiel pre prácu úradu vo federálnych orgánoch výkonná moc", zo dňa 08.09.2010 č. 697 "O jednotnom systéme medzirezortnej elektronickej interakcie", nariadenie vlády Ruskej federácie z 12. februára 2011 č. 176-r "O schválení akčného plánu prechodu federálne orgány výkonná moc pre bezpapierovú správu dokumentov pri organizácii interných činností.

Odoslanie dobrej práce do databázy znalostí je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár

Študenti, postgraduálni študenti, mladí vedci, ktorí pri štúdiu a práci využívajú vedomostnú základňu, vám budú veľmi vďační.

Uverejnené dňa http://www.allbest.ru/

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYŠŠIE ODBORNÉ VZDELANIE

KUZBAS INŠTITÚT EKONOMIE A PRÁVA

FAKULTA PRÁVA

PREDSEDNÍCTVO HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

Test

Podľa disciplíny: "Dokumentácia riadiacich činností"

na tému „Organizácia kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestna vláda»

Vyplnil: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Úvod

Záver

Úvod

Potrebu automatizácie kancelárskych procesov a organizácie elektronickej správy dokumentov dnes uznávajú štátne orgány a samosprávy takmer vo všetkých subjektoch Ruskej federácie. Ale spolu s pochopením takejto potreby vzniká množstvo otázok, bez odpovedí, na ktoré nie je možné pristúpiť k praktickej realizácii projektov.

Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby efekt realizácie bol zrejmý už po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technické prostriedky najprv upgradujte, čo môže čakať? Aké finančné prostriedky by mali byť poskytnuté v rozpočte v členení podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?

V podstate všetky tieto otázky sa týkajú vybudovania kompetenčného plánu realizácie projektu na niekoľko rokov dopredu s prihliadnutím na plánované financovanie, potreby výroby, technické vybavenie a plánovanú modernizáciu technického parku.

Práca inžinierov, konštruktérov, výrobných manažérov zaberá veľa času študovaním, analyzovaním a zostavovaním rôznej dokumentácie. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla pri vývoji výrobné dokumenty, čo je primárne spôsobené nedostatkom špeciálne znalosti u kompilátorov. Eliminácia neproduktívnych časových výdavkov v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje rozumnú kombináciu formalizácie a kreativity, a to si podľa autorov vyžaduje na jednej strane oboznámenie spracovateľov dokumentov s najväčšmi všeobecné zákony vnímanie dokumentov, na druhej - a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecné pravidlá a normy na prípravu základných dokumentov.

Účelom testu je študovať teoretické základy organizácia práce úradu v štátnych orgánoch a miestnej samospráve.

Podľa účelu kontrolnej práce boli stanovené tieto úlohy:

Definujte pojem pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve;

Identifikovať systémy EDD pre rôzne úrovne verejnej správy;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi úradmi.

1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu

Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch schválených nariadením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme kontrolovaná vládou. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 154C Na základe týchto Pravidiel vydáva federálny výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom pre oblasť archívnictva pokyn o kancelárskej práci. Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo formulári elektronické dokumenty a musí mať stanovenú skladbu detailov, ich umiestnenie a prevedenie. Vzorové tlačivá schvaľuje príkaz vedúceho výkonného orgánu.

Všetky dokumenty sú rozdelené na prichádzajúce, odchádzajúce a interné. Prichádzajúce dokumenty prechádzajú primárnym spracovaním, registráciou, predbežným zvážením v duchovnej službe, sú odovzdané vedeniu na odplatu a potom sa dostanú k účinkujúcim. Po vykonaní sa dokumenty uložia do súborov.

Každý orgán tvorí svoj dokumentárny fond. Názvoslovie spisov orgánu je koordinované s odbornou a overovacou komisiou príslušného federálneho štátneho archívu. Prípady trvalého a dočasného (nad 10 rokov) uloženia sa presúvajú do archívu. Uznesenie ustanovuje postup pri práci s elektronickými dokumentmi.

Pojem „tok dokumentov“ sa v súčasnosti používa mimoriadne široko a nachádza sa v popise takmer každého informačný systém. Automatizáciu pracovného toku implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že je „integrovaným prístupom k automatizácii pracovného toku“. Rôznorodosť systémov je zároveň najširšia: od skladových účtovných systémov až po softvér na riadenie technologických procesov.

V tomto príspevku sú pojmy „tok dokumentov“, „kancelárska práca“ atď. posudzované výlučne v rámci organizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy. V súlade s tým sa pojmy vykladajú výlučne s použitím vnútroštátnych predpisov, ktoré sa vzťahujú na prácu vládnych orgánov.

Podľa definície (GOST R 51141-98) je pracovný tok „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania alebo odoslania“, teda celý životný cyklus celej organizácie. súbor dokumentov v organizácii pred ich odovzdaním do archívu alebo na zničenie.

Kancelárska práca alebo „správa dokumentov“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. Avšak v " Modelový návod o kancelárskej práci vo federálnych výkonných orgánoch" z 27. novembra 2000 sa funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú len na reguláciu toku úradných dokumentov. To nám umožňuje tvrdiť, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj to, že úradné systémy by mali byť kontrolované a kontrolované. ale aj návrhy dokumentov.

2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy

V Rusku sa v celoštátnom meradle vyvinula jednotná technológia pre prácu s dokumentmi riadenia, takzvaný štátny systém dokumentárnej podpory manažmentu (GS DOW). Ruská kancelárska práca nemá v iných krajinách analógy, či už z hľadiska detailov spracovania technológie na prácu s dokumentmi, ani z hľadiska rozsahu distribúcie. A ak na Západe rozvoj automatizácie kancelárií stimuluje rozvoj technológií správy dokumentov, potom v Rusku spravidla hovoríme o automatizácii tradične zavedenej technológie kancelárskeho pracovného toku.

Aké sú vlastnosti Ruský model"kancelárska práca? Existujú tri najvýraznejšie výhody: Spivak V.A. Dokumentácia manažérskych činností. [Text] / V.A. Spivak. - Vydavateľstvo: Peter, 2008. - 98C.

Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy obehu dokumentov.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi, v Ruská prax Dokument je pod kontrolou v momente jeho prijatia orgánom. Interné alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti kontroly hneď po „narodení“ – teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - ak sa jeden dokument objavil v dôsledku implementácie rozhodnutia o inom dokumente. To všetko umožňuje so zárukou sledovať cestu akéhokoľvek dokumentu prijatého štátnym orgánom a územnou samosprávou - veď ani jeden registrovaný dokument nemôže zmiznúť bez stopy.

Z maximálnej centralizácie kontroly toku dokumentov vyplýva, že dokument musí byť najprv nahlásený vedeniu a až potom, po získaní rozhodnutí v súlade s hierarchiou služieb, prechádza k priamym vykonávateľom.

Ďalšou dôležitou črtou „ruského modelu“ je prítomnosť jednotných a podrobných pravidiel pre prácu s riadiacimi dokumentmi v organizáciách bez ohľadu na oblasť ich činnosti. Všetky činnosti administratívnych služieb - expedície, úrady, kontrolné skupiny - sú upravené až po pravidlá pre vypĺňanie registratúrnych denníkov, kartoték a výkazov.

V podmienkach existencie takejto podrobnej regulácie toku dokumentov na úradoch je zavedenie zásadne novej technológie jedného alebo druhého zahraničného softvéru nereálne. V tomto prípade môžeme hovoriť o automatizácii klasickej kancelárskej práce pomocou moderných informačných technológií.

Tradičné papierovanie zahŕňa údržbu mnohých časopisov a/alebo kartoték, ktoré slúžia na papierové dokumenty. A práve údržba týchto kartoték je primárnym predmetom automatizácie kancelárie. Zároveň nič nebráni začleniť do automatizovaného systému možnosť prepojenia karty s elektronickým obrázkom samotného dokumentu (text a dokonca aj obrázok, zvuk a video). Vytvárajú sa tak technologické podmienky na prechod na elektronickú správu dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady pre vznik elektronické archívy s účinnými mechanizmami pre referenčnú a analytickú prácu na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.

Na druhej strane využitie počítačovej siete vytvára podmienky pre decentralizáciu výkonu rôznych kancelárskych funkcií pri zachovaní centralizovanej kontroly nad tokom dokumentov. Je možné napríklad umožniť oddeleniam a dokonca aj jednotlivým zamestnancom samostatne evidovať dokumenty a zároveň centrálne kontrolovať ich priechod. Prítomnosť siete spájajúcej územne vzdialené orgány navyše umožňuje centralizovanú kontrolu nad tokom dokumentov, čo nie je možné realizovať v rámci čisto papierovej technológie.

Ruský model pracovného toku je nielen plne kompatibilný s modernými prístupmi k procesom riadenia, ale výrazne prevyšuje aj západné modely pracovného toku. Koniec koncov, v ruskom modeli môže dôjsť k strate dokumentov iba v dôsledku priameho porušenia pokynov pre prácu v kancelárii.

3. Výber prístupu k automatizácii pracovného toku

Potreba automatizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy je dnes už zrejmá každému.

Kancelárska práca využívajúca papierové časopisy a kartotéky je nezlučiteľná s požiadavkami na zefektívnenie práce štátnych zamestnancov z viacerých dôvodov.

Informácie o dokumentoch a priebehu ich vyhotovenia sú distribuované medzi systém kartoték organizácie a jej štruktúrnych oddelení. Preto získavanie informácií o práci s dokumentmi v podniku vyžaduje vyhľadávanie a spracovanie údajov z heterogénnych a decentralizovaných kartoték.

Spisové skrine sú zvyčajne oddelené od účinkujúcich. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokladov.

Reprodukcia a pohyb veľkého množstva papierových dokumentov, údržba početných a rozmnožovacích žurnálov a kartoték vedie k veľkým neproduktívnym mzdovým nákladom.

Veľmi nebezpečné sú však kardinálne, revolučné prístupy k pracovnému postupu štátnych orgánov a miestnej samosprávy. To môže viesť nielen k oneskoreniu implementácie, ale aj k vážnym problémom v riadení.

Microsoft spolu s partnermi ponúka dve etapové softvérové a metodické riešenia v oblasti organizácie pracovného toku štátnych orgánov a samospráv: Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V.V. Borodin. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. -184 °C.

Automatizovaná kancelárska práca pre tok papiera;

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.

Takýto postupný prístup umožní postupne zvyšovať efektívnosť práce orgánu, čím sa eliminuje možnosť dezorganizácie jeho činností. Automatizovaná kancelárska práca pre papierový workflow je z krátkodobého hľadiska hlavným prístupom k automatizácii workflow vo verejných orgánoch a samosprávach.

Dokumenty spracovávané úradom, vrátane tých, ktoré sú prenášané pomocou výpočtovej techniky, majú dve formy – tradične papierovú a elektronickú. Takáto symbióza je dôsledkom skutočnosti, že moderné prostriedky prípravy dokumentov zahŕňajú elektronickú formu uchovávania dokumentov a regulačný rámec a stanovené pravidlá obehu - papier. Najdôležitejším argumentom v prospech šetrenia papierových dokumentov je tiež neprekonateľná pohodlnosť práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako možnosti moderných informačných technológií.

V orgánoch verejnej moci a územnej samospráve zrejme dlhodobo pri vybavovaní dokumentov v v elektronickom formáte transakcie, ktoré vyžadujú vytvorenie ich papierových kópií, budú uložené. Manažéri spravidla uprednostňujú prácu s dokumentmi v papierová forma. Navyše, pričom výmena úradných dokumentov medzi úradmi a ich odovzdávanie do štátnych archívov prebieha aj v papierovej forme.

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca (EDD) je technologickou odpoveďou na moderné požiadavky súčasnej politickej a ekonomickej situácie na efektivitu ruských úradovštátna moc a samospráva. EDD podporujú aj skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady fungovania vo veľkých, progresívnych ruských komerčných štruktúrach.

4. Systémy, ktoré organizujú správu elektronických dokumentov

Ako už bolo spomenuté vyššie, elektronická správa dokumentov je súbor nových technológií pre prácu s dokumentmi. Aplikované technológie umožňujú organizovať "bezproblémovú" interakciu poskytovaných systémov rôzne operácie spracovanie dokumentov. V prvom rade medzi takéto technológie patria: Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 68C.

Technológie rozpoznávania textu, ktoré transformujú prichádzajúce papierové dokumenty na plne elektronickú formu prezentácie;

Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;

Prostriedky prenosu údajov;

Prostriedky na uchovávanie elektronických informácií.

Tieto technológie umožňujú, aby sa podsystémy vykonávajúce rôzne funkcie navzájom organicky dopĺňali. Takáto interakcia môže dramaticky zvýšiť efektivitu štátnych zamestnancov pri práci s dokumentmi.

Elektronická správa dokumentov umožňuje vytvoriť v úrade jeden informačný priestor, ktorý integruje všetky dokumentačné systémy do informačného uzla. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi pri zachovaní tradícií Ruská kancelárska práca. Základom takejto integrácie je spoľahlivé ukladanie dokumentov a systémy workflow, ktoré s ňou interagujú. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jedinom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti sa na väčšine úradov a miestnej samosprávy už mnohé úkony vykonávajú pomocou výpočtovej techniky. Úlohou automatizovaného systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na zabezpečenie jeho činnosti.

5. Pracovný postup úradných dokumentov

Hlavným cieľom pri vývoji technológií elektronickej správy dokumentov bolo dosiahnutie maximálnej kontinuity pravidiel a techník správy papierových dokumentov a práce v žurnálovom spise, čo umožňuje zabezpečiť bezbolestný prechod od tradičných k moderným technológiám.

Systém správy záznamov spracováva dokumenty uložené v jednom úložisku dokumentov úradu. To vám umožní zahrnúť spracované dokumenty tok oficiálnych dokumentov, do jednotného informačného priestoru úradu.

Technológia správy elektronických dokumentov je podporovaná nasledujúcimi spôsobmi funkčnosť systémy: M.I. Basakov. Kancelárska práca. Študijná príručka pre študentov vzdelávacie inštitúcie stredná odborné vzdelanie. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. -95C.

Registrácia v automatizovanom režime prichádzajúcich dokumentov prenášaných e-mailom alebo prostredníctvom internetového portálu, vrátane tých, ktoré sú vybavené elektronickým digitálnym podpisom (EDS) a kryptoochranou;

skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;

Priloženie elektronického obrazu dokumentu vo forme súboru (súborov) akéhokoľvek formátu k registračnej karte (RC);

diferenciácia prístupových práv k priloženým súborom elektronického obrazu dokumentu;

Poskytnutie každého úradníka - účastníka administratívneho procesu - jeho osobnej virtuálnej kancelárie, ktorá zabezpečí, že úradník má prístup len k dokumentom súvisiacim s jeho kompetenciou;

Zabezpečenie procesu schvaľovania (vizuácie) návrhov dokumentov;

fulltextové a atribútové vyhľadávanie elektronických dokumentov vrátane vzdialeného fulltextového vyhľadávania;

Odosielanie elektronických odchádzajúcich dokumentov e-mailom alebo zverejnením na internetovom portáli úradu (pomocou akéhokoľvek e-mailu, ktorý podporuje MAPI), chránených EDS a šifrovaných certifikovanými prostriedkami;

Zakladanie a vykonávanie vecí, t.j. zoskupovanie vyhotovených listín do vecí v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizácia listín vo veci;

Archivácia elektronických dokumentov, záležitosti úradu.

Hlavnou účtovnou jednotkou v systéme je RC dokumentu, ktorého úplnosť detailov poskytuje možnosť generovania štatistických a analytických správ o rôznych informačných výsekoch, jednoduché vyhľadávanie.

Zároveň je možné hlavný súbor detailov RK rozšíriť o ľubovoľný súbor ďalších podrobností, určených pre každú skupinu dokumentov. Podľa dodatočných údajov Kazašskej republiky je možné spolu s hlavnými údajmi vyhľadávať a vyberať údaje pri generovaní prehľadov. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykoná automaticky. Pre dokument prijatý ako výsledok výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina podrobností o RK generuje automaticky. Elektronický obraz dokumentu je priložený k AC. Zároveň sa overuje identita dokumentu opatreného EDS a kryptoochranou. Ak prichádzajúci dokument príde v papierovej podobe, z prostredia systému sa vyvolá OCR balík a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti späť do systému riadenia kancelárie so súčasným priložením dokumentu k RC. Používateľ systému, ktorý priložil súbor dokumentu, nastaví prístupové práva k súboru na úrovni zabezpečenia, ako aj ochranu (zrušenie ochrany) pred editáciou.

Ak je potrebné preložiť pomerne veľký objem papierových dokumentov určených na vyhotovenie a uloženie v elektronickej podobe, navrhuje sa využiť možnosť „Registrácia streamu“. V tomto prípade po zadaní registračných údajov o dokumente v Kazašskej republike používateľ automatizovanej pracovnej stanice (AWS) in-line registrácie vytlačí na prvý list čiarového kódu, ktorý zodpovedá internému systémovému číslu pridelenému systému k registrovanému dokumentu. Potom dokumenty v náhodnom poradí z rôznych pracovných staníc na registráciu prúdu dorazia na skenovaciu stanicu vybavenú vysokorýchlostným skenerom. Naskenované elektronické obrázky dokumentov vstupujú do databázy a vďaka technológii extrakcie čiarového kódu sú pripojené k príslušným evidenčným kartám dokumentov.

Po registrácii sa AC s priloženým dokumentom odošle cez sieť úradníkovi zodpovednému za vydanie rozhodnutia o vykonaní dokumentu a potom vykonávateľom dokumentu v súlade s podrobnosťami uznesenia. Zároveň je každý vedúci alebo vykonávateľ obdarený určitými právami, ktoré umožňujú zabezpečiť organizáciu práce s dokumentmi čo najbližšie klasickej práci pri stole, na ktorom sú dokumenty, ktoré sú v kompetencii len tohto zamestnanca a ktoré buď čakajú na začatie exekúcie (v priečinku Prijaté) sú usporiadané do priečinkov , alebo prijaté zamestnancom na vykonanie (v priečinku V exekúcii), alebo prevedené na podriadených s uvedením termínu exekúcie (v priečinku Dňa ovládací priečinok).

V rámci práce s elektronickými dokumentmi je zabezpečené kombinované fulltextové a atribútové vyhľadávanie požadovaného dokumentu, a to aj prostredníctvom webového prístupu do databázy dokumentov systému.

Súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interné dokumenty podľa štandardnej technológie sú pripojené aj k RK. Odchádzajúci dokument spolu s náležitosťami Kazašskej republiky môže byť chránený systémom EDS, zašifrovaný a odovzdaný adresátovi.

V spojení s možnosťou registrácie dokumentov prijatých prostredníctvom komunikačných liniek je teda zabezpečená podniková elektronická správa dokumentov. Vyhotovené dokumenty sú formované do škatúľ a prenášané do archívu.

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi

V súčasnosti sa v mnohých verejných orgánoch už používajú staršie automatizované systémy správy dokumentov. Sú postavené na odlišnom softvérovom a hardvérovom základe. Niektoré z nich dodávané partnermi Microsoftu (vrátane vyššie opísaného systému Delo spoločnosti Electronic Office Systems) sú implementované na báze moderných technológií. Taktiež je stále v prevádzke značný počet systémov predchádzajúcich generácií založených na MS DOS a iných platformách. Zjednotenie systémov vo všetkých štátnych orgánoch je v dohľadnej dobe nemožné tak z politických (práva subjektov federácie a samospráv), ako aj z praktických dôvodov. Implementácia a najmä výmena operačných systémov je pomerne dlhý, náročný a nákladný proces.

V tejto situácii je prirodzeným riešením vyvinúť taký prostriedok medzirezortnej výmeny dokumentov, ktorý by sa dal jednoducho prispôsobiť rôznym formátom prichádzajúcich/odchádzajúcich správ a umožňoval by prepojenie rôznych systémov.

Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Dokumenty musia byť opatrené elektronickým podpisom, ktorý zaručuje autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu a v jednotlivé prípady- uzavreté kryptografickými prostriedkami pred neoprávneným prístupom.

Každá organizácia má mnoho korešpondenčných organizácií, s ktorými sa vymieňajú dokumenty, a všetky môžu mať rôzne formáty správ a dokonca aj siete. Je nevhodné zaťažovať systémy jednotlivých organizácií funkciou neustálej podpory obslužných informácií potrebných pre organizáciu výmeny. Je logické postaviť výmenu dokumentov nie na princípe „každý s každým“, ale na princípe „hviezdy“ – na základe centier výmeny dokumentov (DPC).

Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúcu sadu funkcií: . Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 127 s.

Transformácia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

Podpora databáz adries a výpočet trás doručenia dokumentov;

Garantované doručenie dokumentov;

Dodatočná archivácia dokumentov;

Podpora a synchronizácia adresárov.

Strediská správ môžu tiež prevziať úlohu CA, ktoré udržiavajú infraštruktúru súkromných a verejných kľúčov, autentizačné postupy pre organizácie zúčastňujúce sa výmeny.

Pre integráciu s dátovým centrom môžu byť staršie podnikové systémy v prípade potreby doplnené špeciálnymi modulmi rozhrania, ktoré poskytujú predbežnú konverziu formátu a postupy výmeny s dátovým centrom.

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní

Riešenie pre obecné a iné úrady s malým množstvom pracovných postupov. Túto kategóriu možno klasifikovať komunálnych štruktúr manažment s malým množstvom toku dokumentov, ktoré nemajú dostatočnú technickú základňu pre implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich možno odporučiť jednoužívateľské riešenie vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo cez dátové centrum. Používateľom takéhoto riešenia je spravidla zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu organizácie. Zároveň sa pracuje s papierovými dokladmi, ale systém vedie evidenciu došlých/odoslaných dokladov, evidenciu uznesení o dokladoch, doklady odpisované k prípadu a archivované. Pri veľkom počte zamestnancov možno viesť aj evidenciu pohybu papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej forme od vyššej organizácie sa okamžite zaevidujú, vytlačia a začnú sa vykonávať pred príchodom papierových originálov. Nadradená organizácia automaticky dostane oznámenie, že dokument bol zaregistrovaný. Toto riešenie umožňuje: . Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 154C.

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s vyššou organizáciou;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe.

8. Riešenie pre miestne úrady samospráva

Do tejto kategórie možno podmienečne zaradiť riadiace štruktúry samospráv, ktoré majú priemerný objem obehu dokumentov od 3 000 do 10 000 dokumentov ročne, kanceláriu alebo sekretariát ako stavebne oddelenú jednotku a pracujúcu nielen s dokumentmi organizácií, ale aj s listami a výzvami občanov. a podnikmi. Takéto organizácie majú zvyčajne dostatočnú flotilu osobných počítačov pripojených k lokálnej sieti. Pre nich možno odporučiť viacužívateľské riešenie s počtom pracovných miest od 5 do 20, vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami (priamo alebo cez dátové centrum), komunikáciou s portálom pre informovanie a prijímanie žiadostí od občanov a organizácií a možnosť vzdialeného prístupu na internet.prístup k údajom systému EDD. Systém by mal zabezpečovať evidenciu došlých/odoslaných dokumentov, účtovanie rozhodnutí o dokumentoch, odpisovanie dokumentov k prípadu a archiváciu. O pohybe papierových originálov treba viesť aj záznam.

Používateľmi takéhoto riešenia sú spravidla nielen pracovníci kancelárie, ale aj množstvo pracovníkov funkčných oddelení. Keďže väčšina zamestnancov takýchto organizácií má osobné počítače, v rámci takéhoto riešenia možno prácu s časťou dokumentov organizovať prevažne alebo výlučne v elektronickej forme. Doručená pošta papierové dokumenty je možné digitalizovať a všetku ďalšiu prácu s nimi už možno vykonávať elektronicky. Proces vybavovania dokumentov (ukladanie a výkon uznesení) je možné organizovať aj v elektronickej forme.

Ak má organizácia trvalo dostupný kanál na internete, vzdialený prístup do systému EDD je možné zorganizovať cez webové rozhranie, ktoré umožňuje kontrolovať priebeh prác tak pre úradníkov, ktorí sú preč, ako aj pre vyššie organizácie.

Toto riešenie umožňuje: Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I. N. Kuznecov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.

Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;

Znížiť zaťaženie kancelárskeho personálu presunom časti funkcií na oddelenia;

Zvýšiť efektívnosť kontroly vykonávania dokumentov;

Organizujte efektívny systém ukladania súvisiacich dokumentov;

Skráťte čas na hľadanie potrebných dokumentov;

Znížiť počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe;

Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov pri vybavovaní dokumentov;

Znížiť náklady na prácu s výzvami od občanov a organizácií, ktoré boli predložené elektronickej forme(cez portál);

Poskytnite kontrolu nad vykonávaním dôležité dokumenty z vyšších organizácií.

Na vývoj a podporu portálu, ako aj na organizovanie vzdialeného internetového prístupu k údajom systému EDD, súbor internetových technológií od spoločnosti Microsoft (Internet Information Services, ASP technológia, Microsoft Index Server) a API poskytované systémom Delo-Enterprise na publikovanie. dokumenty možno použiť priamo zo základne.

automatizácia napájania pracovného toku

Záver

Charakteristickým rysom kancelárskej práce a workflow vo verejnej správe alebo samospráve, ako systém dokumentárnej podpory riadenia, je 100% odraz procesov riadenia v dokumentárnej forme. Procesy kancelárskej práce a obehu dokumentov preto nadobúdajú samostatný charakter a vyžadujú si vlastný systém riadenia.

V súčasnosti aktívne prebieha proces zavádzania výpočtovej techniky a sietí vo verejných inštitúciách a v mnohých z nich doterajšia úroveň postačuje na zavádzanie moderných technológií pre prácu s dokumentmi. To si ale okrem počítačov a sietí vyžaduje aj súbor moderných softvérových riešení.

Ruská federácia si je plne vedomá dôležitosti tejto oblasti, ktorá sa odráža vo federálnom cieľový program„Elektronické Rusko“ vo všeobecnosti a v množstve jeho špecifických činností.

Konečný výsledok administratívnej činnosti štátneho aparátu závisí od mnohých medzičlánkov, jedným z nich je obchodno-výrobný, čo umožňuje efektívnosť a flexibilitu pri rozhodovaní. Prípadová práca koordinuje všetky fázy práce – od návrhu až po praktickú realizáciu riešení. Proces riadenia zahŕňa nasledujúce hlavné typické zdokumentované operácie:

Zber a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutí;

rozhodovanie a dokumentácia; predloženie rozhodnutí exekútorom;

Výkon rozhodnutia; kontrola vykonávania; zber informácií o výkone;

Prenos informácií cez vertikálne a horizontálne prepojenia; ukladanie a získavanie informácií.

Riadiaci aparát realizuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a oprávnených organizačných a administratívnych dokumentov vytváraných v obehu bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a verejnej správy. Ak vezmeme do úvahy, že v administratívnom aparáte je zamestnaných viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine je približne 60 miliárd hárkov a stále rastie, potom niet pochýb o tom, že efektívna regulácia tento proces má veľký význam. Ako jeden z prostriedkov regulácie tokov dokumentov je dokumentárny štátne normy, celoúnijné klasifikátory a jednotné systémy dokumentácie. Tieto a ďalšie štandardy sú uznávané na stabilizáciu toku dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu, na vytvorenie optimálnej technológie na riadenie správy dokumentov každej administratívnej jednotky.

Zoznam použitej literatúry

1. M.I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M.V. Kirsanov. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256s.- (Vyššie vzdelanie)

4. Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I.N. Kuznecov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.

5. Spivak V.A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 256 s.

6. Štátny systém dokumentačnej podpory manažmentu. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. - M., 1991

Hostené na Allbest.ru

...

Podobné dokumenty

Štúdium právomocí štátnej moci a miestnej samosprávy v modernom Rusku. Spôsoby implementácie niektorými obecnými úradmi štátne právomoci. Vzťahy medzi samosprávami a štátnymi orgánmi.

ročníková práca, pridaná 04.05.2010

Teoretické aspekty organizácia dokumentačnej podpory manažmentu v zdravotníckom zariadení. Rozdiely medzi kancelárskou prácou a správou dokumentov. Západné systémy automatizácie kancelárií v Rusku. Analýza dokumentárneho obratu nemocnice.

práca, pridané 01.06.2013

Štúdium charakteristík personálneho manažmentu vo Volgogradskej divízii Ministerstva palív, energetiky a regulácie taríf. Zlepšenie právneho rámca pre personálny manažment v orgánoch verejnej moci.

práca, pridané 04.08.2014

Charakteristika správy vidieckej osady Sushchevsky v regióne Kostroma. Právny základ organizácie miestnej samosprávy. Vzťah samospráv k orgánom verejnej moci. Personálny manažment administratívy.

správa z praxe, pridaná 07.09.2009

Analýza miestnej samosprávy, určenie jej miesta a úlohy v systéme verejnej správy. Hlavné problémy v oblasti interakcie medzi samosprávami. Vlastnosti interakcie orgánov v obci Surgut.

práca, pridané 22.08.2011

Pojem a význam kancelárskej práce v činnosti podniku, princípy a úloha automatizácie. Úlohy služby správy dokumentov. Technológie na implementáciu systémov elektronickej správy dokumentov, používané softvérové nástroje.

semestrálna práca, pridaná 1.10.2015

Personálne poradenstvo: koncept, podstata a obsah. Rozvoj personálneho poradenstva v Rusku. Outsourcing ako metóda poradenstva. Optimalizácia administratívnych a riadiacich procesov v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy v Ruskej federácii.

semestrálna práca, pridaná 26.06.2013

Popisy aplikácie počítačových technológií na zlepšenie procesov riadenia dokumentácie. Charakteristika kancelárskej práce Astrachanského štátneho konzervatória. Analýza tokov dokumentov, organizácia práce s dokumentmi.

práca, pridané 12.12.2011

Podstata organizačnej štruktúry orgánov verejnej moci, princípy a prístupy k jej formovaniu, znaky a kritériá hodnotenia efektívnosti. Odporúčania na zlepšenie organizačnej štruktúry výkonného výboru daného regiónu.

práca, pridané 04.08.2015

Dokumentácia riadiacich činností. Štátny systém predškolských vzdelávacích inštitúcií. Obchodné a komerčné písanie. Organizácia práce s dokumentmi. Automatizácia procesov dokumentačnej podpory manažmentu. História informatizácie kancelárskej práce.

NEŠTÁTNA VZDELÁVACIA INŠTITÚCIA

VYŠŠIE ODBORNÉ VZDELANIE

KUZBAS INŠTITÚT EKONOMIE A PRÁVA

FAKULTA PRÁVA

PREDSEDNÍCTVO HUMANITÁRNYCH DISCIPLÍN

Test

Podľa disciplíny: "Dokumentácia riadiacich činností"

na tému „Organizácia práce úradu v orgánoch verejnej moci a VÚC“

Vyplnil: študent skupiny 303

Panshina E.Yu.

Skontrolované:

Kemerovo, 2010

Úvod………………………………………………………………………………..….3

1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu…………………….5

2. Ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve………………………………………………………….…..7

3. Voľba prístupu k automatizácii pracovného toku………………………10

4. Systémy organizujúce elektronickú správu dokumentov……………….…..12

5. Pracovný postup úradných dokumentov………………………………..…..14

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi 18

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní………………………...20

8. Rozhodnutie pre samosprávu………………………………..21

Záver ……………………………………………………………………… 23

Zoznam použitej literatúry………………………………………………..25

Úvod.

Kde by ste mali začať implementovať systém? Ako rozdeliť celý projekt na etapy tak, aby efekt realizácie bol zrejmý už po prvej etape a rástol s každou ďalšou etapou? Ktoré z dostupných technických prostriedkov by sa mali v prvom rade modernizovať a ktoré môžu počkať? Aké finančné prostriedky by mali byť poskytnuté v rozpočte v členení podľa rokov na základe reality konkrétneho regiónu?

práca inžinierov, konštruktérov, vedúcich výroby

veľa času sa venuje štúdiu, analýze a zostavovaniu rôznych

dokumentáciu. Obzvlášť veľké ťažkosti vznikajú spravidla vtedy, keď

vývoj výrobných dokumentov, čo je spôsobené predovšetkým nedostatkom špeciálnych znalostí zostavovateľov. Eliminácia neproduktívneho času stráveného v procesoch zostavovania a používania dokumentov si vyžaduje rozumnú kombináciu formalizácie a kreativity, a to si podľa autorov vyžaduje na jednej strane tzv.

oboznámenie spracovateľov dokumentov s najvšeobecnejšími zákonitosťami vnímania dokumentov na druhej strane, a to je hlavná úloha - formulácia a systematizácia všeobecných pravidiel a noriem pre prípravu základných dokumentov.

cieľ kontrolná práca je štúdium teoretických základov organizácie práce úradu v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.

Podľa účelu kontroly v práci nasledovné úlohy:

Definujte pojem pracovného toku;

Zvážte ruský model kancelárskej práce vo verejných orgánoch a miestnej samospráve;

Identifikovať systémy EDD pre rôzne úrovne verejnej správy;

Zvážte automatizáciu výmeny dokumentov medzi úradmi.

1. Tok dokumentov ako základ činnosti orgánu.

Kancelárska práca vo federálnom výkonnom orgáne sa vykonáva v súlade s Pravidlami pre prácu úradu vo federálnych výkonných orgánoch, schválenými uznesením vlády Ruskej federácie z 15. júna 2009 č. 477. Na základe týchto pravidiel sa spolkový výkonný orgán po dohode s federálnym výkonným orgánom pre oblasť archívnictva vydáva obchodnú príručku. Tieto Pravidlá sa nevzťahujú na organizáciu práce s dokumentmi obsahujúcimi štátne tajomstvo.

Dokumenty sa vyhotovujú na formulároch (štandardné listy papiera A4 alebo A5) alebo vo forme elektronických dokumentov a musia mať stanovené zloženie podrobností, ich umiestnenie a vyhotovenie. Vzorové tlačivá schvaľuje príkaz vedúceho výkonného orgánu.

Pojem „workflow“ sa v súčasnosti používa mimoriadne široko a nachádza sa v popise takmer každého informačného systému. Automatizáciu pracovného toku implementuje mnoho systémov a každý z nich tvrdí, že je „integrovaným prístupom k automatizácii pracovného toku“. Rôznorodosť systémov je zároveň najširšia: od skladových účtovných systémov až po softvér na riadenie technologických procesov.

Podľa definície (GOST R 51141-98) je tok dokumentov „pohyb dokumentov v organizácii od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania alebo odoslania“, to znamená celý životný cyklus celej organizácie. súbor dokumentov v organizácii pred ich presunom do archívu alebo na zničenie.

Kancelárska práca alebo „správa dokumentov“ podľa rovnakého zdroja znamená „odvetvie činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu práce s úradnými dokumentmi“. To znamená, že kancelárska práca je súbor organizačných mechanizmov na udržiavanie a kontrolu pracovného toku úradných dokumentov. V „Štandardných pokynoch pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch“ z 27. novembra 2000 sa však funkcie kancelárskej práce už neobmedzujú len na reguláciu toku úradných dokumentov. To naznačuje, že systémy automatizácie kancelárií by mali kontrolovať nielen obeh registrovaných (úradných) dokumentov, ale aj návrhy dokumentov.

2. Ruský model kancelárskej práce v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy.

Aké sú vlastnosti „ruského modelu“ kancelárskej práce? Existujú tri najvýraznejšie výhody:

Kontrola nad dokumentom od okamihu jeho prijatia;

Centralizácia riadiacich funkcií;

Jednotné normy obehu dokumentov.

Na rozdiel od západných metód práce s dokumentmi je v ruskej praxi dokument pod kontrolou v momente, keď ho úrad dostane. Interné alebo odchádzajúce dokumenty spadajú do oblasti kontroly hneď po „narodení“ – teda schválení. Zároveň sa sleduje vzťah dokumentov - ak sa jeden dokument objavil v dôsledku implementácie rozhodnutia o inom dokumente. To všetko umožňuje so zárukou sledovať cestu akéhokoľvek dokumentu prijatého štátnym orgánom a územnou samosprávou - veď ani jeden registrovaný dokument nemôže zmiznúť bez stopy.

Tradičné papierovanie zahŕňa údržbu mnohých časopisov a/alebo kartoték, ktoré slúžia na papierové dokumenty. A práve údržba týchto kartoték je primárnym predmetom automatizácie kancelárie. Zároveň nič nebráni začleniť do automatizovaného systému možnosť prepojenia karty s elektronickým obrázkom samotného dokumentu (text a dokonca aj obrázok, zvuk a video). Vytvárajú sa tak technologické podmienky na prechod na elektronickú správu dokumentov. Prechod na elektronickú správu dokumentov zase vytvára predpoklady pre vznik elektronických archívov s účinnými mechanizmami referenčnej a analytickej práce na rôznych dokumentoch v rôznych formách prezentácie.

3. Voľba prístupu k automatizácii pracovného toku.

Potreba automatizácie práce orgánov verejnej moci a miestnej samosprávy je dnes už zrejmá každému.

Kancelárska práca využívajúca papierové časopisy a kartotéky je nezlučiteľná s požiadavkami na zefektívnenie práce štátnych zamestnancov z viacerých dôvodov.

Spisové skrine sú zvyčajne oddelené od účinkujúcich. Obsahujú neúplné a nefunkčné informácie o stave dokladov.

Reprodukcia a pohyb veľkého množstva papierových dokumentov, údržba početných a rozmnožovacích žurnálov a kartoték vedie k veľkým neproduktívnym mzdovým nákladom.

Microsoft spolu s partnermi ponúka dvojfázové softvérové a metodické riešenia v oblasti organizácie toku dokumentov pre orgány verejnej moci a samosprávy:

Automatizovaná kancelárska práca pre tok papiera;

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca.

Dokumenty spracovávané úradom, vrátane tých, ktoré sú prenášané pomocou výpočtovej techniky, majú dve formy – tradične papierovú a elektronickú. Takáto symbióza je dôsledkom skutočnosti, že moderné prostriedky prípravy dokumentov zahŕňajú elektronickú formu uchovávania dokumentov, zatiaľ čo regulačný rámec a stanovené pravidlá obehu sú papierové. Najdôležitejším argumentom v prospech šetrenia papierových dokumentov je tiež neprekonateľná pohodlnosť práce s nimi. Pravidlá a návyky sa menia oveľa pomalšie ako možnosti moderných informačných technológií.

V orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy sa zrejme na dlhú dobu pri spracovaní dokumentov v elektronickej podobe ušetrí úkony vyžadujúce vytváranie ich papierových kópií. Manažéri spravidla uprednostňujú prácu s dokumentmi v papierovej forme. Navyše, pričom výmena úradných dokumentov medzi úradmi a ich odovzdávanie do štátnych archívov prebieha aj v papierovej forme.

Elektronická správa dokumentov a kancelárska práca (EDD) je technologickou odpoveďou na moderné požiadavky, ktoré súčasná politická a ekonomická situácia kladie na efektivitu ruských štátnych orgánov a miestnej samosprávy. EDD podporujú aj skúsenosti s jeho implementáciou v západných vládnych orgánoch a príklady fungovania vo veľkých, progresívnych ruských komerčných štruktúrach.

4. Systémy, ktoré organizujú správu elektronických dokumentov.

Ako už bolo spomenuté vyššie, elektronická správa dokumentov je súbor nových technológií pre prácu s dokumentmi. Použité technológie umožňujú organizovať "bezproblémovú" interakciu systémov zabezpečujúcich rôzne operácie spracovania dokumentov. Po prvé, tieto technológie zahŕňajú:

Technológie rozpoznávania textu, ktoré transformujú prichádzajúce papierové dokumenty na plne elektronickú formu prezentácie;

Elektronický analóg vlastnoručného podpisu;

Prostriedky prenosu údajov;

Prostriedky na uchovávanie elektronických informácií.

Elektronická správa dokumentov umožňuje vytvoriť v úrade jeden informačný priestor, ktorý integruje všetky dokumentačné systémy do informačného uzla. Integrácia sa vykonáva bez straty kvality práce s dokumentmi, pričom sa zachovávajú tradície ruskej kancelárskej práce. Základom takejto integrácie je spoľahlivé ukladanie dokumentov a systémy správy dokumentov, ktoré s ním spolupracujú. Všetky spracované dokumenty sú uložené v jedinom úložisku, čo umožňuje optimálne vyhľadávanie a výber informácií pri príprave materiálov. V súčasnosti sa na väčšine úradov a miestnej samosprávy už mnohé úkony vykonávajú pomocou výpočtovej techniky. Úlohou automatizovaného systému je organizovať efektívnu kolektívnu prácu na textoch dokumentov a poskytnúť každému štátnemu zamestnancovi bohatý informačný priestor na zabezpečenie jeho činnosti.

5. Pracovný postup úradných dokumentov.

Systém správy záznamov spracováva dokumenty uložené v jednom úložisku dokumentov úradu. To umožňuje zahrnúť dokumenty spracované úradnou správou dokumentov do jedného informačného priestoru úradu.

Technológiu elektronickej správy dokumentov podporujú nasledujúce funkcie systému:

skenovanie a rozpoznávanie papierových dokumentov pomocou vstavanej technológie OCR;

Priloženie elektronického obrazu dokumentu vo forme súboru (súborov) akéhokoľvek formátu k registračnej karte (RC);

diferenciácia prístupových práv k priloženým súborom elektronického obrazu dokumentu;

Poskytnutie vlastnej osobnej virtuálnej kancelárie každému úradníkovi – účastníkovi administratívneho procesu, ktorý zabezpečuje, že úradník má prístup len k dokumentom súvisiacim s jeho kompetenciou;

Zabezpečenie procesu schvaľovania (vizuácie) návrhov dokumentov;

fulltextové a atribútové vyhľadávanie elektronických dokumentov vrátane vzdialeného fulltextového vyhľadávania;

Zakladanie a vykonávanie vecí, t.j. zoskupovanie vyhotovených listín do vecí v súlade s nomenklatúrou vecí a systematizácia listín vo veci;

Archivácia elektronických dokumentov, záležitosti úradu.

Zároveň je možné hlavný súbor detailov RK rozšíriť o ľubovoľný súbor ďalších podrobností, určených pre každú skupinu dokumentov. Podľa dodatočných údajov Kazašskej republiky je možné spolu s hlavnými údajmi vyhľadávať a vyberať údaje pri generovaní prehľadov. Po prijatí elektronického prichádzajúceho dokumentu sa jeho registrácia vykoná automaticky. Pre dokument prijatý ako výsledok výmeny medzi dvoma systémami EDD sa väčšina podrobností o RK generuje automaticky. Elektronický obraz dokumentu je priložený k AC. Zároveň sa overuje identita dokumentu opatreného EDS a kryptoochranou. Ak došlý dokument dorazí v papierovej podobe, systém zavolá balík na optické rozpoznávanie textu a po prijatí jeho elektronického obrazu sa vráti späť do systému riadenia kancelárie so súčasným priložením dokumentu k AC. Používateľ systému, ktorý priložil súbor dokumentu, nastaví prístupové práva k súboru na úrovni zabezpečenia, ako aj ochranu (zrušenie ochrany) pred editáciou.

K AC sa štandardnou technológiou pripájajú aj súbory s textami (obrázkami) odchádzajúcich a interných dokumentov. Odchádzajúci dokument spolu s náležitosťami Kazašskej republiky môže byť chránený systémom EDS, zašifrovaný a odovzdaný adresátovi.

6. Automatizácia výmeny dokumentov medzi orgánmi.

Výmena elektronických dokumentov musí byť riadne zabezpečená. Dokumenty musia byť opatrené elektronickým podpisom, ktorý zaručuje autorstvo a nemennosť obsahu dokumentu, a v niektorých prípadoch musia byť kryptografickými prostriedkami uzavreté pred neoprávneným prístupom.

Dátové centrá môžu vykonávať nasledujúce funkcie:

Transformácia a koordinácia formátov prichádzajúcich a odchádzajúcich dokumentov;

Podpora databáz adries a výpočet trás doručenia dokumentov;

Garantované doručenie dokumentov;

Dodatočná archivácia dokumentov;

Podpora a synchronizácia adresárov.

Strediská správ môžu tiež prevziať úlohu CA, ktoré udržiavajú infraštruktúru súkromných a verejných kľúčov, autentizačné postupy pre organizácie zúčastňujúce sa výmeny.

7. Systémy EDD pre orgány rôznych úrovní.

Riešenie pre obecné a iné úrady s malým tokom dokumentov Do tejto kategórie možno podmienečne zaradiť riadiace štruktúry obcí s malým množstvom toku dokumentov, ktoré nemajú dostatočnú technickú základňu pre implementáciu plnohodnotného systému EDD. Pre nich možno odporučiť jednoužívateľské riešenie vybavené prostriedkami bezpečnej výmeny elektronických dokumentov s vyššou organizáciou - priamo alebo cez dátové centrum. Používateľom takéhoto riešenia je spravidla zamestnanec zodpovedný za kancelársku prácu organizácie. Zároveň sa pracuje s papierovými dokladmi, ale systém vedie evidenciu došlých/odoslaných dokladov, evidenciu uznesení o dokladoch, doklady odpisované k prípadu a archivované. Pri veľkom počte zamestnancov možno viesť aj evidenciu pohybu papierových originálov. Dokumenty prijaté v elektronickej forme od vyššej organizácie sa okamžite zaevidujú, vytlačia a začnú sa vykonávať pred príchodom papierových originálov. Nadradená organizácia automaticky dostane oznámenie, že dokument bol zaregistrovaný. Toto riešenie umožňuje:

Urýchliť výmenu prichádzajúcich / odchádzajúcich dokumentov s vyššou organizáciou;

Znížte počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe.

8. Riešenie pre samosprávu.

Používateľmi takéhoto riešenia sú spravidla nielen pracovníci kancelárie, ale aj množstvo pracovníkov funkčných oddelení. Keďže väčšina zamestnancov takýchto organizácií má osobné počítače, v rámci takéhoto riešenia možno prácu s časťou dokumentov organizovať prevažne alebo výlučne v elektronickej forme. Prichádzajúce papierové dokumenty je možné digitalizovať a všetku ďalšiu prácu s nimi už možno vykonávať elektronicky. Proces vybavovania dokumentov (ukladanie a výkon uznesení) je možné organizovať aj v elektronickej forme.

Urýchliť výmenu dokumentov s vyššími a nižšími organizáciami;

Znížiť zaťaženie kancelárskeho personálu presunom časti funkcií na oddelenia;

Zvýšiť efektívnosť kontroly vykonávania dokumentov;

Organizujte efektívny systém ukladania súvisiacich dokumentov;

Skráťte čas na hľadanie potrebných dokumentov;

Znížiť počet „stratených“ dokumentov, ktorých miesto pobytu nie je známe;

Urýchliť a zefektívniť prácu zamestnancov pri vybavovaní dokumentov;

Znížiť náklady na prácu s výzvami občanov a organizácií podávanými elektronicky (cez portál);

Zabezpečiť kontrolu nad vykonávaním dôležitých dokumentov vyššími organizáciami.

Záver.

Ruská federácia si je plne vedomá dôležitosti tohto smerovania, čo sa odráža vo federálnom cieľovom programe „Elektronické Rusko“ vo všeobecnosti a v množstve jeho konkrétnych aktivít.

Zber a spracovanie dokumentárnych informácií; príprava rozhodnutí;

rozhodovanie a dokumentácia; predloženie rozhodnutí exekútorom;

Výkon rozhodnutia; kontrola vykonávania; zber informácií o výkone;

Prenos informácií cez vertikálne a horizontálne prepojenia; ukladanie a získavanie informácií.

Riadiaci aparát realizuje svoje funkcie najmä prostredníctvom univerzálnych a oprávnených organizačných a administratívnych dokumentov vytváraných v obehu bez ohľadu na špecifiká činností vo všetkých odvetviach národného hospodárstva a verejnej správy. Ak zoberieme do úvahy, že v administratívnom aparáte je zamestnaných viac ako 14 miliónov ľudí a ročný obeh dokumentov v krajine je približne 60 miliárd hárkov a stále narastá, potom je nepochybné, že účinná regulačná regulácia tohto procesu je veľký význam. Normy stavu dokumentov, celoúnijné klasifikátory a jednotné dokumentačné systémy sú jedným z prostriedkov regulácie toku dokumentov. Tieto a ďalšie štandardy sú uznávané na stabilizáciu toku dokumentov v krajine počas celého technologického cyklu, na vytvorenie optimálnej technológie na riadenie správy dokumentov každého

riadiaca jednotka.

Zoznam použitej literatúry:

1. M. I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 376 s.

3. Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 256s.- (Vyššie vzdelanie)

4. Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I. N. Kuznecov. – M.: Yurayt, 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. Dokumentácia riadiacej činnosti. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 256 s.

Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia. Všeobecné požiadavky na dokumenty a služby podpory dokumentácie. - M., 1991

Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. - 154 °C

Spivak V. A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 98C.

Borodina V.V. Kancelárske práce v systéme verejnej správy. [Text] / V. V. Borodina. Vydavateľstvo: RAGS, 2008. -184 С.

Spivak V. A. Dokumentácia riadiacich činností. [Text] / V.A. Spivak.- Vydavateľstvo: Piter, 2008. - 68C.

M. I. Basakov. Kancelárska práca. Učebnica pre študentov vzdelávacích inštitúcií stredného odborného vzdelávania. [Text] / Basakov M.I. Vydavateľstvo: Marketing, 2002. -95C.

Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. -Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 127С.

Kirsanová M.V. Kancelárska práca v orgánoch verejnej moci a miestnej samosprávy: učebnica. príspevok [Text] / M. V. Kirsanová. - Vydavateľstvo: Infra-M:, 2004. - 154C.

Kuznecov I.N. Vedenie dokumentácie a kancelárska práca. [Text] / I. N. Kuznecov. – M.: Yurayt, 2008. –84С.

Teoretické pozície sú odhalené práca štátneho úradu sú načrtnuté koncepcie dokumentu, jeho odrody, funkcie, pravidlá dizajnu, ako aj vlastnosti prípravy organizačnej a administratívnej dokumentácie v štátnej správe a samospráve. Zvažujú sa zásady a pravidlá organizácie práce v kancelárii, správa dokumentov v klasickom a automatizovanom kancelárskom systéme, technológie na prácu s výzvami občanov, príprava dokumentov na archiváciu. Zodpovedá najnovšej generácii federálnych štátnych vzdelávacích štandardov. Pre študentov bakalárskeho štúdia, študentov nadstavbového vzdelávacieho systému, vedúcich pracovníkov a odborníkov štátnych a obecných inštitúcií a organizácií.

Séria: vysokoškolák (KnoRus)

* * *

spoločnosťou litrov.

Regulácia kancelárskej práce v štátnych orgánoch

1.1. Základné pojmy v oblasti kancelárskych prác

V súlade s čl. 10 Ústavy Ruskej federácie sa štátna moc v Rusku v závislosti od vykonávaných funkcií člení na zákonodarnú, výkonnú a súdnu. Princíp deľby moci sa vzťahuje nielen na organizáciu štátnej moci na federálnej úrovni, ale aj na systém štátnych orgánov subjektov federácie.

Štátne orgány plnia jednu z funkcií štátnej moci, respektíve sa člení na zákonodarnú, výkonnú a súdnictvo.

Orgány zákonodarný zbor sú reprezentatívne a legislatívne inštitúcie vytvorený vo voľbách. Ich hlavnou úlohou je tvorba zákonov, no okrem toho plnia aj ďalšie funkcie, napríklad kontrolujú činnosť výkonnej moci.

Výkonné orgány sú spravidla menované orgány. hlavnou úlohou výkonné orgány orgány, aby dodržiavali ustanovenia ústavy, federálne zákony, iné normatívne akty. Výkonné orgány fungujú na základe kombinácie jednoty velenia s kolegiálnosťou.

Súdnictvo vykonáva spravodlivosť. Činnosť súdov je zameraná na posilňovanie práva a poriadku, predchádzanie trestným činom a iným priestupkom a ich úlohou je chrániť pred akýmkoľvek zásahom do ústavou zakotvených základov. ústavný poriadok, ľudské a občianske práva a slobody, iné demokratické inštitúcie. Súdy sú nezávislé a podliehajú len zákonu.

Orgány miestnej samosprávy hospodária s majetkom obce, tvoria, schvaľujú a vykonávajú miestny rozpočet, ustanovujú miestne dane a poplatky a chránia verejný poriadok a riešiť iné problémy miestny význam.

Orgány miestnej samosprávy sú právnickými osobami a konajú samostatne vo svojom mene. Z uvedeného vyplýva, že miestna samospráva je činnosť volených a iných orgánov územnej samosprávy pri hospodárení s majetkom obce, predmetmi hospodárenia obce, tvorbe a plnení rozpočtu obce, zameraná na zabezpečenie obživy obyvateľov obce. obyvateľov obce, riešenie iných otázok miestneho významu vrátane otázok organizácie vlastnej práce, obecnej služby.

Miestna samospráva sa vykonáva v obciach – mestských a vidieckych sídlach: v obci alebo viacerých obciach s spoločné územie(okres), mestá alebo časti veľkých miest (mestské časti, štvrte).

Definícia: obecná služba - odborná činnosť občanov, ktorá sa vykonáva priebežne na pozíciách obecnej služby, nahradená záv. pracovná zmluva(zmluva).

Hlavnou funkciou každého štátu resp mestská inštitúcia- robiť manažérske rozhodnutia. Všetky riadiace rozhodnutia štátnych a samosprávnych orgánov sa robia na základe informácií, ktoré musia byť spoľahlivé, včasné a úplné.

Definícia: dokumentácia - zaznamenávanie informácií na médium podľa stanovených pravidiel.

Proces fixácie informácie na akomkoľvek nosiči informácií (papier, magnetický atď.) za účelom jej ďalšieho použitia sa nazýva dokumentácia. Dokumentácia riadiacich činností je masívna funkcia, ktorú vykonávajú všetky štátne a samosprávne orgány.

Definícia: dokument - informácia zaznamenaná na nosiči s údajmi, ktoré umožňujú ich identifikáciu.

Pri tvorbe dokumentov sa využívajú rôzne spôsoby dokumentácie v závislosti od obsahu informácie: zvukový záznam (fonodokument), fotografia (fotodokument), záznam obrazu a zvuku (audiovizuálny dokument) atď.

Definícia: dokumentačné prostriedky - prostriedky organizačnej a výpočtovej techniky slúžiace na záznam informácií na nosiči.

V súčasnosti sú elektronické dokumenty vo verejnej správe široko používané.

Definícia: elektronický dokument - dokument, ktorého informácie sú prezentované v elektronickej forme.

Do kategórie úradných dokumentov patrí dokument, ktorý vyhotovujú, vydávajú alebo sú v obehu štátnymi alebo obecnými orgánmi, inštitúciami, organizáciami a spĺňajú určité náležitosti.

Definícia: dokument vytvorený právnou resp individuálny, vyhotovený a overený predpísaným spôsobom, sa nazýva úradná listina.

Oficiálny dokument používaný v súčasných aktivitách vládne agentúry, volal servisný doklad.

Pozor! Ak dokument vytvorila osoba mimo rámca svojej úradnej alebo spoločenskej činnosti, potom sa považuje za listinu osobného pôvodu.

Dokumenty, úradné aj úradné, musia mať právnu silu alebo právny význam.

Definícia: právny význam dokumentu je vlastnosťou dokumentu pôsobiť ako potvrdenie obchodných aktivít alebo osobných udalostí.

Definícia: právna sila dokumentu je vlastnosťou úradného dokumentu vyvolávať právne následky.

charakteristický znakúradných dokumentov je prítomnosť určitého formulára, poradie ich zverejnenia, zostavovanie, dostupnosť potrebných podrobností.

Definícia: rekvizity - prvok dizajnu dokumentu (napríklad podpis, pečať, text).

Početné typy a rozmanitosti dokumentov, zložitosť ich zloženia, prítomnosť osobitných pravidiel na udeľovanie právnej sily dokumentom a ďalšie vážne problémy spojené s riadiacou dokumentáciou si vyžadujú vyčlenenie osobitného odvetvia činnosti, ktoré zabezpečuje dokumentáciu a organizáciu dokumentov. pracovať s úradnými dokumentmi. Toto odvetvie činnosti sa nazýva kancelárska práca.

Definícia: kancelárska práca - činnosť, ktorá zabezpečuje dokumentáciu, pracovný postup, operatívne ukladanie a používanie dokumentov.

Definícia: podpora dokumentácie (správa), DOW - činnosť, ktorá účelovo zabezpečuje funkcie správy dokumentov.

Pamätajte!

V podnikaní sa používajú tieto skratky:

USA - jednotný systém;

USORD - jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

GSDOU - štátny systém dokumentárnej podpory riadenia;

OKUD - celoruský klasifikátor riadiacej dokumentácie;

OKPO - celoruský klasifikátor podnikov a organizácií;

GOST - štátna norma.

Riadiace dokumenty slúžia určitým riadiacim funkciám: plánovaniu, organizácii, kontrole atď.

Dokumenty súvisiace s jednou riadiacou funkciou sa zvyčajne nazývajú dokumentačný systém, napríklad systém organizačnej a administratívnej dokumentácie, systém účtovnej dokumentácie, systém dokumentácie zahraničného obchodu.

Definícia: dokumentačný systém je súbor dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, druhu, rozsahu činnosti, jednotných požiadaviek na ich vyhotovenie.

Riadiace funkcie vo všetkých organizáciách sú rovnakého typu, preto by dokumenty pre každú funkciu mali byť rovnakého typu a formy.

Definícia: privedenie dokumentov k optimálnej jednotnosti v zložení a formách je tzv zjednotenie Dokumenty.

Zjednotiť nielen samostatné dokumenty ale aj dokumentačný systém vo všeobecnosti.

Definícia: jednotný dokumentačný systém je dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, ktorý obsahuje informácie potrebné na riadenie v určitej oblasti činnosti.

Dokumentačný systém pozostáva z rôznych typov dokumentov. Všeruský klasifikátor manažérskej dokumentácie (OKUD), prvýkrát schválený v roku 1978, zahŕňal typy a formy dokumentov, ktoré sú predmetom zjednotenia v procese vytvárania jednotných systémov dokumentácie.

Všeruský klasifikátor manažérskej dokumentácie je neoddeliteľnou súčasťou jednotný systém klasifikáciu a kódovanie technických, ekonomických a sociálnych informácií a pokrýva jednotné systémy dokumentov povolených na použitie v národnom hospodárstve.

Všeruský klasifikátor manažérskej dokumentácie je určený na riešenie nasledujúcich úloh:

1) registrácia formulárov dokumentov;

2) zefektívnenie informačných tokov v národnom hospodárstve;

3) zníženie počtu použitých formulárov;

4) vylúčenie z obehu neštandardných foriem dokumentov;

5) zabezpečenie účtovníctva a systematizácie jednotných foriem dokumentov na základe ich evidencie;

6) kontrola skladby formulárov dokumentov a eliminácia duplicity informácií používaných v oblasti riadenia;

7) racionálna organizácia kontroly používania jednotných formulárov.

V súčasnosti OKUD zahŕňa nasledujúce dokumentačné systémy:

1) 0200000 Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie;

2) 0300000 Jednotný systém prvotnej účtovnej dokumentácie;

3) 0400000 Jednotný dokumentačný systém Ruskej banky;

4) 0500000 Jednotný systém účtovnej, finančnej, účtovnej a reportingovej dokumentácie verejného sektora manažmentu;

5) 0600000 Jednotný systém výkazníctva a štatistickej dokumentácie;

6) 0700000 Jednotný systém účtovníctva a výkazníctva účtovná dokumentácia podnikov;

7) 0800000 Jednotný systém dokumentácie práce;

8) 0900000 Jednotný dokumentačný systém dôchodkového fondu Ruskej federácie;

9) 1000000 Jednotný systém dokumentácie zahraničného obchodu;

Objekty klasifikácie OKUD - medzirezortné a medzirezortné jednotné formy dokumenty schválené oddeleniami a ministerstvami Ruskej federácie. Klasifikátor obsahuje kódové označenia a názvy jednotných foriem dokumentov, ktoré sú zahrnuté v jednotných systémoch dokumentácie.

Definícia: jednotný formulár dokumentu (UFD) - formulár dokumentu určitého typu obsahujúci stála časť text.

AT celkom určite kódy celoruského klasifikátora riadiacej dokumentácie sú pripevnené v jednotných formách dokumentov. S využitím celoruského klasifikátora riadiacej dokumentácie boli vyriešené úlohy jednoznačného označenia jednotných foriem dokumentov a na tomto základe ich účtovanie a systematizácia, čo prispelo k zefektívneniu celého systému riadiacej dokumentácie, odstráneniu duplicitných tlačív. dokumentov a optimalizácia zloženia použitých dokumentov.

Najmasívnejší dokumentačný systém používaný v štátnej správe a samospráve je Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie (USORD).

Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie je racionálne usporiadaný komplex vzájomne prepojených jednotných foriem dokumentov odporúčaných na využitie v činnosti organizácií všetkých organizačných a právnych foriem (ďalej len organizácie).

Účelom rozvoja USORD je vytváranie vzájomne prepojených súborov dokumentov, ktoré zabezpečujú organizačnú a administratívnu činnosť organizácií. Využitie USORD v činnosti organizácií prispieva k promptnému riešeniu manažérskych úloh, znižovaniu mzdových a materiálových nákladov na prácu s dokumentmi, zvyšovaniu kvality organizačnej a administratívnej dokumentácie a znižovaniu objemu workflow.

Jednotné formuláre zahrnuté v USORD stanovujú približnú štruktúru textu, minimálne požadované zloženie podrobností o príslušných organizačných a administratívnych dokumentoch a nie sú príkladmi ich dizajnu, ak právne predpisy Ruskej federácie stanovujú iný dizajn.

Album jednotných foriem organizačných a administratívnych dokumentov je možné použiť ako referenčné pole pre vytváranie albumov jednotných foriem dokumentov v organizáciách a ich aktuálnosť včasným zaraďovaním nových formulárov, sťahovaním zrušených jednotných formulárov, zmenami v oblastiach uplatňovania jednotných foriem organizačných a administratívnych dokumentov a pod.

Zjednotené formuláre v USORD sú systematizované podľa nasledujúcich podsystémov:

✓ Dokumentácia pre vytvorenie organizácie;

✓ dokumentácia o reorganizácii organizácie;

✓ dokumentácia o likvidácii organizácie;

✓ dokumentácia o privatizácii štátnych organizácií;

✓ dokumentácia pre manažérska činnosť organizácie;

✓ dokumentácia o organizačnom a regulačnom usmerňovaní činnosti organizácie;

✓ dokumentácia o prevádzkovom a informačnom riadení činnosti organizácie;

✓ pracovná dokumentácia;

✓ dokumentácia pre registráciu zmien Pracovné vzťahy;

✓ dokumentácia o prepustení z práce;

✓ dokumentácia o udelení dovolenky a odvolaní z dovolenky;

✓ dokumentácia o registrácii stimulov;

✓ projektová dokumentácia disciplinárne konanie;

✓ Dokumentácia pre služobné cesty.

Kódové označenie jednotnej formy dokumentu odráža tieto klasifikačné znaky: prvý a druhý znak (trieda formulárov) - jednotná forma dokumentu patrí do zodpovedajúceho jednotného systému dokumentácie; tretí a štvrtý znak (podtrieda formulárov) - spoločný obsah mnohých foriem dokumentov a smer ich použitia; piaty, šiesty a siedmy znak - evidenčné číslo jednotnej formy dokumentu v rámci podtriedy; ôsmy znak je kontrolné číslo.

Štruktúra kódového označenia jednotnej podoby dokumentu OKUD:

Príklad kódového označenia pre jednotnú formu dokladu pre OKUD: 09010046 Zúčtovací hárok poistného do Dôchodkového fondu

Unifikácia dokumentov je jednou z metód ich štandardizácie.

Normy pre manažérsku dokumentáciu ustanovujú skladbu jednotlivých prvkov dokumentu (náležitosti), ich umiestnenie a pravidlá vyhotovenia.

Definícia: normalizácia je činnosť stanovenia pravidiel a charakteristík za účelom ich dobrovoľného opätovného použitia, zameraná na dosiahnutie usporiadanosti výroby a obehu výrobkov a zvýšenie konkurencieschopnosti výrobkov, prác alebo služieb.

Výsledkom práce na unifikácii a štandardizácii môžu byť obe normy pre určité typy dokumenty a jednotné systémy dokumentácie (napríklad GOST R 6.30-2003. Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie).

Medzinárodná spolupráca na normalizácii v oblasti dokumentácie sa uskutočňuje v rámci ISO - Medzinárodnej organizácie pre normalizáciu. Normy ISO definujú:

✓ papierové formáty dokumentov a spôsoby vyjadrenia ich veľkostí (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ veľkosti priečinkov na ukladanie dokumentov (ISO 623:1974);

✓ riadkovanie a rozstup písmen (ISO 4882:1979);

✓ Kľúč rozloženia a konštrukčná mriežka na vytváranie polotovarov a formulárov dokumentov (ISO 3535:1977);

✓ základné požiadavky na formuláre dokumentov (ISO 8439:1990);

✓ zásady usporiadania predajných dokladov (ISO 6422:1985);

✓ formáty obálok na zasielanie dokumentov, poradie zapisovania adresy na poštové zásielky (ISO 11180:1993);

✓ pravidlá uvádzania dátumov a časov v dokumentoch (ISO 8601:2000);

✓ poradie kódov v predajných dokladoch (ISO 8440:1986).

V roku 2001 boli vydané prvé štandardy novej série „Informácie a dokumentácia. Správa dokumentov (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), ktoré definujú požiadavky na systémy kancelárskej práce. V roku 2007 GOST ISO R 15489-1:2007 „Systém noriem pre informácie, knihovníctvo a publikovanie. Správa dokumentov. Všeobecné požiadavky". Treba mať na pamäti, že uplatňovanie medzinárodnej normy alebo normy inej krajiny sa vykonáva v Ruskej federácii úplným alebo čiastočným zahrnutím jej obsahu do domáceho regulačného dokumentu o normalizácii. Táto norma obsahuje ustanovenia o zodpovednostiach, politikách, postupoch, systémoch a procesoch spojených s dokumentmi organizácií, smernice pre riadenie dokumentov v rámci manažérstva kvality a procesy environmentálneho manažérstva v súlade s medzinárodné normy ISO 9001 a ISO 14001, smernice pre návrh a implementáciu systémov správy záznamov.

Definícia: dokument - identifikovateľné informácie zaznamenané na hmotnom médiu, ktoré vytvorila, prijala a uchovávala organizácia alebo jednotlivec ako dôkaz pri potvrdzovaní právnych záväzkov alebo obchodných aktivít.

Všetky dokumenty obiehajúce v procese obehu dokumentov orgánov štátnej správy a samosprávy možno klasifikovať podľa rôznych kritérií.

1. Podľa spôsobu dokumentovania možno dokumenty triediť na písomné, textové, písané rukou, strojom písané, elektronické, obrazové, fotografické, zvukové, filmové dokumenty, dokumenty na strojových médiách.

písomný dokument- textový dokument, ktorého informácie sú zaznamenané ľubovoľným typom listu.

Textový dokument - dokument obsahujúci rečovú informáciu zaznamenanú akýmkoľvek typom písma alebo akýmkoľvek systémom záznamu zvuku.

ručne písaný dokument- písomný dokument, pri tvorbe ktorého sa ručne nanášajú znaky písmena.

strojom písaný dokument- písomný dokument, pri tvorbe ktorého sa technickými prostriedkami aplikujú znaky písmena.

Elektronický dokument– vytvorené a čitateľné pomocou výpočtovej techniky.

obrazový dokument- dokument obsahujúci informáciu vyjadrenú obrazom predmetu.

Fotodokument- obrazový dokument vytvorený fotografickou metódou.

Fonodokument- dokument obsahujúci zvukové informácie zaznamenané akýmkoľvek systémom na záznam zvuku.

Filmový dokument- obrazový alebo audiovizuálny dokument vytvorený kinematografickým spôsobom.

Strojový dokument- dokument vytvorený pomocou médií a záznamových metód, ktoré zabezpečujú spracovanie jeho informácií elektronickým počítačom.

2. Vo vzťahu k objektu kontroly sú dokumenty klasifikované:

✓ pre prichádzajúce (prichádzajúce do organizácie);

✓ odchádzajúce (odoslané z organizácie);

✓ interné (vytvorené v tejto organizácii a nie mimo jej limitov).

3. Podľa počtu problémov uvedených v dokumente sú klasifikované:

✓ pre jednoduché;

✓ komplexné.

Jednoduché dokumenty obsahuje jednu otázku. Komplexné dokumenty zahŕňajú viacero tém, môžu sa týkať viacerých úradníkov, štrukturálne divízie, inštitúcie.

4. Obmedzením prístupu sú dokumenty utajované:

✓ pre tajné;

✓ na oficiálne použitie;

✓ nezaradené (jednoduché).

Dokumenty obsahujúce informácie podliehajúce ochrane sú utajované. Podľa dôležitosti sa takéto informácie delia na informácie osobitného významu a prísne tajné (štátne tajomstvo), tajné ( úradné tajomstvo) a sú označené pečiatkami „Mimoriadna dôležitosť“, „Prísne tajné“ a „Tajné“.

Dokumenty na úradnú potrebu, ktoré obsahujú neutajované skutočnosti, môžu používať zamestnanci tejto inštitúcie. Takéto dokumenty sú označené ako „Len na úradné použitie“.

5. Podľa spôsobu prezentácie textu sú dokumenty klasifikované:

✓ pre jednotlivcov;

✓ šablóna;

✓ typické;

✓ príkladné;

✓ zjednotené vo forme dotazníka a tabuľky.

Jednotlivé dokumenty obsahovo sú špecifické, majú charakter jednorazového dokumentu.

V šablónových dokumentoch sú informácie prezentované vo forme textu s medzerami navrhnutými tak, aby ich vyplnili premenlivými informáciami v závislosti od konkrétnej situácie. Príklady textov šablón: tlačivá potvrdení personálneho oddelenia, cestovné potvrdenia.

Typické dokumenty sú tie, ktoré sú navrhnuté tak, aby prezentovali homogénne procesy a javy: typický technologický proces, vzorové pravidlá interné predpisy a pod.

Vzorové sa používajú na prípravu a vyhotovenie dokumentov analogicky (približná nomenklatúra záležitostí organizácie).

Dotazník je spôsob prezentácie jednotného textu, v ktorom sú konštantné informácie umiestnené na ľavej strane dokumentu a premenná je zadávaná do dokumentu v procese jeho zostavovania na pravej strane dokumentu.

Tabuľka je dokument, v ktorom sú konštantné informácie umiestnené v hlavičkách stĺpcov a nadpisoch riadkov a premenná je umiestnená na priesečníku zodpovedajúcich stĺpcov a riadkov. Text prezentovaný vo forme tabuľky má veľkú informačnú kapacitu, umožňuje prísne klasifikovať a jednoducho zhrnúť podobné údaje. Tabuľka zamestnancov, plán dovoleniek a ďalšie dokumenty sú zostavené v tabuľkovej forme.

6. Podľa podmienok uloženia sa dokumenty delia:

✓ pre dokumenty s trvalou dobou uloženia;

✓ dočasné (nad 10 rokov) obdobie skladovania;

✓ dočasné (do 10 rokov) skladovacie obdobie.

Musíte tiež vedieť, že dokumenty sú rozdelené do typov a odrôd. Napríklad typ dokumentu je akt, odroda je akt o zničení dokumentov, akt o odpise hmotný majetok atď.

Typy a odrody riadiacich dokumentov možno nájsť v Indexe typov a odrôd dokumentov v Zozname typických archívne dokumenty tvorené v činnosti štátnych orgánov, samospráv a organizácií s uvedením lehôt uloženia.

1.2. Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia

V kancelárskej práci platia určité pravidlá pre prípravu, vykonávanie a organizáciu práce s dokumentmi. Potreba dostať osvedčené a osvedčené racionálne formy a spôsoby spracovania úradných informácií na úroveň všeobecnej normy prispela k vytvoreniu jednotného systému dokumentovania riadiacich činností a organizácie práce s dokumentmi v Ruskej federácii.

V decembri 1959 prijala Rada ministrov ZSSR osobitné rozhodnutie v otázke zlepšenia činnosti administratívneho aparátu, ktoré okrem iných opatrení zameraných na zvýšenie produktivity práce zabezpečuje rozvoj jednotného štátneho systému kancelárskej práce. na základe jeho mechanizácie.

V roku 1973 bol vyvinutý Jednotný systém správy štátnych záznamov (EGSD).

Systém bol schválený Štátny výbor ZSSR vo vede a technike preto nebolo formálne právne záväzné pre aplikáciu. Napriek tomu viaceré jej časti vychádzali z už skôr publikovaných štátnych noriem pre tvorbu organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentovanie riadiacich činností zahrnutých v USSD sa tak stali normatívnymi.

V etape tvorby USSD sa vypracovala metodika a zjednotili sa kancelárske operácie súvisiace s ukladaním dokumentov pri kancelárskych prácach, tvorbou kaziet, skúmaním hodnoty dokumentov, prípravou dokumentov na archiváciu.

V 80. rokoch bolo pripravené druhé vydanie USSD, ktoré sa nazývalo Jednotný systém riadenia štátnej dokumentácie (EGSDOU). Dôvodom jeho vzniku bol prudký rozvoj výpočtovej techniky a jej využitia na prácu s dokumentmi, čo spôsobilo výrazné zmeny v tradičných technológiách spracovania dokumentov. USSDOU je teda dokument, ktorý rozvíja, dopĺňa a spresňuje požiadavky USSD v súvislosti so zmenami, ktorými dovtedy kancelárska práca prešla.

V roku 1991 bol vyvinutý Štátny systém riadenia dokumentácie (GSDM), ktorý je stále v prevádzke.

Ustanovuje sa štátny systém dokumentačnej podpory riadenia jednotné požiadavky na organizáciu práce s dokumentmi (vrátane dokumentov vytvorených výpočtovou technikou) v orgánoch štátnej správy, súdov, prokuratúry, arbitráží, podnikov, inštitúcií a verejných organizácií a má poradný charakter.

Medzi hlavné ciele GSDO patrí:

✓ Zlepšenie práce riadiaceho aparátu;

✓ zefektívnenie pracovného toku a zlepšenie kvality dokumentov;

✓ zníženie počtu dokumentov;

✓ budovanie systémov na vyhľadávanie informácií;

✓ vytváranie podmienok pre využívanie moderných technológií na zber, uchovávanie a spracovanie informácií.

Na základe ustanovení GSDOU sú vytvorené pokyny pre kancelársku prácu, metódy, odporúčania na rôzne aspekty kancelárskej práce.

Štátny systém dokumentačnej podpory riadenia zahŕňa niekoľko sekcií.

V časti „Dokumentácia riadiacich činností“ je určená skladba riadiacich dokumentov, hlavné smery a postup pri zjednocovaní a štandardizácii dokumentov, spracovanie podrobností riadiacich dokumentov vrátane strojovo čitateľných dokumentov, ako aj Všeobecné požiadavky na vypracovanie dokumentov. Táto časť je už zastaraná z dôvodu uvoľnenia nových požiadaviek na pravidlá zostavovania a spracovania dokumentov.

Ostatné sekcie GSDOU, napriek tomu, že si vyžadujú revíziu, sú nepochybné pri zriaďovaní kancelárskej práce v konkrétnej organizácii.

V časti „Organizácia práce s dokumentmi“ sa ustanovujú zásady a postup organizácie toku dokumentov inštitúcie, budovanie systému vyhľadávania informácií na základe dokumentov inštitúcie, sledovanie vybavovania dokumentov a príprava dokumentov na prenos do rezortný archív na uskladnenie.

Okrem toho sú v samostatnej podsekcii zvýraznené odporúčania na vytvorenie a používanie systému vyhľadávania informácií (IPS) podľa podnikových dokumentov. Táto časť rozoberá pravidlá tvorby IPS v podmienkach tradičných aj automatizovaných systémov. Zloženie IPS bolo určené. Zahŕňa evidenciu, indexovanie dokumentov, ich prevádzkové ukladanie, polia na vyhľadávanie informácií (ručné kartotéky, polia na strojových médiách). To znamená, že požiadavky na účtovníctvo, systematizáciu a uchovávanie dokumentov vychádzajú z používania jedného informačného systému, ktorého informačné polia musia byť kompatibilné. Na dosiahnutie takejto kompatibility sa používajú klasifikátory vyvinuté v podniku (napríklad nomenklatúra prípadov, klasifikátor korešpondentov, klasifikátor štrukturálnych divízií (oblastí činnosti), klasifikátor typov dokumentov).

Tretia sekcia GSDOU sa zaoberá problematikou mechanizácie a automatizácie kancelárskej práce, črtami práce s dokumentmi počas implementácie. automatizované systémy zvládanie.

V štvrtej časti je uvedený pojem služby kancelárskej práce, sú posúdené jej hlavné úlohy, funkcie a práva. GSDOU zabezpečuje vytvorenie niekoľkých typických kancelárskych služieb v závislosti od kategórie organizácie alebo podniku: case management; kancelária; Spoločné oddelenie; hlavný tajomník

Prílohy ku GSDOU obsahujú Približné ustanovenie o službe podpory manažérskej dokumentácie (služba DOW). Odporúča typické varianty svojich organizačných štruktúr v závislosti od typu organizácie a tiež formuluje jej ciele, ciele a funkcie.

Prílohy ku GSDOU tiež zahŕňajú:

1) približný zoznam dokumentov, ktoré sa majú schváliť;

2) približný zoznam dokumentov, na ktorých úradná pečať;

3) pravidlá vypĺňania údajov registračných a kontrolných formulárov (RKF);

4) formy nomenklatúr prípadov;

5) zoznam typických lehôt na vyhotovenie dokumentov;

6) forma obalu súboru trvalých a dočasných (nad 10 rokov) období uloženia.

V roku 1993 boli ustanovenia GSDOU ďalej rozpracované v Štandardných pokynoch pre kancelársku prácu na ministerstvách a útvaroch Ruskej federácie (2005) a potom v Pravidlách pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch (2009).

1.3. Legislatívne a regulačné a metodické akty v oblasti kancelárskej práce

Činnosť akejkoľvek organizácie je postavená na základe pravidiel legislatívnych aktov, ktoré zahŕňajú prácu s dokumentovanými informáciami.

Právny rámec kancelárska práca - to sú zákony, regulačné a metodické dokumenty, ktoré pomáhajú vytvárať technológiu na spracovanie dokumentov, ich uchovávanie a využitie pri práci štátneho orgánu.

Vláda Ruskej federácie, federálne výkonné orgány sú zodpovedné za organizáciu dokumentačnej podpory vo výkonných orgánoch a za vypracovanie príslušných regulačných právnych aktov.

Pamätajte! Všeobecné metodické usmerňovanie v oblasti archívnictva v Rusku vykonáva Federálna archívna agentúra (Rosarchiv), ktorá je podriadená prezidentovi Ruskej federácie. Vedúcou vedeckou organizáciou v tejto oblasti je Všeruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD).

Normatívnu a metodickú bázu kancelárskej práce možno rozdeliť do niekoľkých skupín dokumentov. Prvý je federálny predpisov nie priama činnosť, v tej či onej miere ovplyvňujúca organizáciu a technológiu dokumentovania riadiacich činností a organizácie práce s dokumentmi. Spomedzi nich možno menovať Občianskeho zákonníka, Kódex správne delikty, Zákonníka práce(TC RF).

Pre papierovanie je veľmi dôležitá časť federálneho zákona „O informáciách, informačných technológiách a ochrane informácií“, ktorá stanovuje právny režim pre dokumentovanie informácií. Podľa zákona je dokumentácia informácií predpokladom zaradiť ho do informačných zdrojov. Zákon ustanovuje postup pri dokumentovaní informácií a vymenúva orgány štátu, ktoré sú povinné tento postup zabezpečiť. Táto úloha je podľa zákona zverená štátnym orgánom zodpovedným za organizáciu kancelárskej práce, štandardizáciu dokumentov a bezpečnosť Ruskej federácie.

§ 327 Trestného zákona Ruskej federácie „Falšovanie, výroba alebo predaj falošných dokumentov, štátne vyznamenania, pečiatky, pečate, tlačivá“ ustanovuje trest za takýto druh činnosti. Upozorňujeme, že tento falzifikát musí mať svoj účel - poskytnúť práva alebo zbaviť sa zodpovednosti.

Ďalším významným článkom pre odborníkov pracujúcich s dokumentmi je čl. 292 Trestného zákona Ruskej federácie. Tento článok sa týka úradného falšovania, ktorý je definovaný ako „zavedenie vedome nepravdivých údajov úradníkom, ako aj štátnym zamestnancom alebo zamestnancom orgánu územnej samosprávy, ktorý nie je úradníkom, do úradných dokladov. zavedenie opráv do týchto dokumentov, ktoré skresľujú ich skutočný obsah, ak sú tieto činy spáchané zo sebeckého alebo iného osobného záujmu.

V článku 24 daňového poriadku Ruskej federácie sa stanovuje, že daňoví agenti sú povinní zabezpečiť bezpečnosť dokumentov potrebných na výpočet, zrážanie a prevod daní počas štyroch rokov a podľa časti 2 čl. 13.25 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie, nesplnenie povinnosti spoločnosti s ručením obmedzeným uchovávať dokumenty, ktoré sú stanovené právnymi predpismi o spoločnostiach s ručením obmedzeným a predpismi prijatými v súlade s nimi a ktorých uchovávanie je povinné , ako aj porušenie zavedený poriadok a podmienky uchovávania takýchto dokumentov podliehajú uloženiu správna pokuta pre úradníkov vo výške 2,5 až 5 tisíc rubľov; na právnických osôb- od 200 tisíc do 300 tisíc rubľov.

Druhou skupinou normatívnych aktov sú rezortné právne akty o kancelárskej práci, ktoré majú medzirezortný charakter. Patria sem: Štátny systém dokumentačnej podpory manažmentu (M., 1991); Pravidlá kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch (2009); štátne normy pre dokumentáciu, napríklad GOST 6.30-2003 „Jednotný systém dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu"); celoruské klasifikátory technických, ekonomických a sociálnych informácií, ako aj množstvo nariadení Ministerstva práce Ruska, Štátneho štatistického výboru Ruska, Federálneho archívu atď.

Treťou skupinou normatívnych aktov sú rôzne štandardné a vzorové pokyny pre kancelársku prácu správ zakladajúcich subjektov Ruskej federácie a pokyny pre konkrétne organizácie, napríklad Pokyny pre kancelársku prácu v správe mesta.

Smolensk (schválené uznesením Správy mesta Smolensk zo dňa 15.2.2013 č. 82-r / adm).

Štátna regulácia kancelársku prácu zabezpečuje Federálna archívna agentúra, ktorá zabezpečuje medzirezortné organizačné a metodické usmerňovanie a kontrolu organizácie písomností v kancelárskej práci orgánov federálnej vlády, koordinuje rozvoj štátnej sústavy kancelárskej práce a jednotných systémov dokumentácie.

Výbor Ruskej federácie pre normalizáciu, metrológiu a certifikáciu (Gosstandart) vykonáva štátne riadenie normalizácie v Ruskej federácii vrátane prác na zjednotení a štandardizácii dokumentov a systémov dokumentácie, vývoji, implementácii a údržbe. celoruské klasifikátory technické, ekonomické a sociálne informácie.

Vláda Ruskej federácie, federálne výkonné orgány sú zodpovedné za organizáciu dokumentačnej podpory vo výkonných orgánoch, za vypracovanie vhodných regulačných právnych aktov.

V orgánoch štátnej správy a samosprávy sa na úpravu kancelárskej práce uplatňujú rôzne zákony:

✓ Federálny zákon č. 79-FZ z 27. júla 2004 (v znení z 31. decembra 2014) „O štátnom štátna služba Ruská federácia";

✓ Federálny zákon č. 25-FZ z 2. marca 2007 (v znení z 30. marca 2015) „O komunálnej službe v Ruskej federácii“;

✓ Federálny zákon č. 210-FZ z 27. júla 2010 „O organizácii poskytovania štátnych a komunálnych služieb“;

✓ Federálny zákon č. 59-FZ zo dňa 02.05.2006 „O postupe pri posudzovaní odvolaní občanov Ruskej federácie“;

✓ Federálny zákon č. 58-FZ z 27. mája 2003 „O systéme verejnej služby Ruskej federácie“;

✓ Federálny zákon č. 229-FZ z 2. októbra 2007 (v znení zmien a doplnkov zo 6. decembra 2011) „O exekučnom konaní“;

✓ Federálny zákon č. 77-FZ z 29. decembra 1994 „O povinnej kópii dokumentov“.

Stanovy normatívnej povahy sa vydávajú vo forme uznesení vlády Ruskej federácie a sú záväzné. Zákony o prevádzkových a iných aktuálnych otázkach, ktoré nemajú normatívny charakter, sa vydávajú vo forme nariadení vlády Ruskej federácie. nariadenia federálne výkonné orgány sa vydávajú na základe a v súlade s federálnymi zákonmi, pokynmi a nariadeniami prezidenta Ruskej federácie, uzneseniami a nariadeniami vlády Ruskej federácie, ako aj z iniciatívy federálnych výkonných orgánov v rámci svojich kompetencie.

Štátnu registráciu normatívnych právnych aktov vykonáva Ministerstvo spravodlivosti Ruskej federácie, ktoré vedie Štátny register normatívnych právnych aktov federálnych výkonných orgánov. Federálne výkonné orgány môžu poslať na vykonanie regulačné právne akty, ktoré podliehajú štátna registrácia, až po ich registrácii a oficiálnom zverejnení.

Uvažujme o niektorých aktoch federálnych výkonných orgánov, ktoré úplne alebo čiastočne ovplyvňujú otázky dokumentácie a ovplyvňujú organizáciu kancelárskej práce, úpravu práce zamestnancov služby kancelárskej práce vo výkonných orgánoch.

Nariadenie vlády Ruskej federácie č. 477 z 15. júna 2009 „O schvaľovaní pravidiel pre papierovanie vo federálnych výkonných orgánoch“ v platnom znení. Nariadenia vlády Ruskej federácie z 26. apríla 2016 N 356. Pravidlá schválené nariadením vlády obsahujú zloženie podrobností o riadiacich dokumentoch, nereflektujú však problematiku kancelárskej techniky. Dokument je určený pre služby správy záznamov federálnych výkonných orgánov, špecialistov v oblasti dokumentárnej podpory manažmentu, ktorí sa podieľajú na tvorbe regulačných dokumentov v oblasti kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch.

Nariadenie Spolkového archívu z 23. decembra 2009 č. 76 "O schválení smerníc pre vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch." Smernice sú určené pre kancelárske služby federálnych výkonných orgánov, špecialistov v oblasti dokumentárnej podpory manažmentu zapojených do tvorby regulačných dokumentov v oblasti kancelárskej práce.

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 27. decembra 1995 č. 1268 (v znení zo 14. decembra 2006) „O zefektívnení výroby, používania, skladovania a ničenia pečiatok a hlavičkových papierov s reprodukciou štátneho znaku Ruskej federácie. federácia." Vyhláška ustanovuje postup používania pečiatok a pečiatok na listinách, ich formy, veľkosti a podrobnosti.

Vyhláška vlády Ruskej federácie z 13. augusta 1997 č. 1009 „O schválení pravidiel prípravy normatívnych právnych aktov federálnych výkonných orgánov a ich štátnej registrácie“ stanovila zloženie regulačných právnych aktov federálnych výkonných orgánov, postup ich prípravy a zverejnenia.

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 15. apríla 2005 č. 222 (v znení z 31. januára 2012) „O schválení pravidiel poskytovania telegrafných komunikačných služieb“ určuje postup pri vydávaní rôznych typov telegramov.

Nariadenie vlády Ruskej federácie z 15. apríla 2005 č. 221 „O schválení pravidiel poskytovania poštových služieb“ ustanovuje najmä pravidlá písania adries na poštových zásielkach.

Kvalifikačný sprievodca pozície manažérov, špecialistov a iných zamestnancov (schválené vyhláškou Ministerstva práce Ruska z 21. augusta 1998 č. 37). Adresár je normatívny dokument. Na základe kvalifikačných charakteristík popisy práce pre konkrétnych zamestnancov, ako aj záznamy sa vyhotovujú v pracovné knihy o pracovnej pozícii zamestnanca.

Vyhláška Ministerstva práce Ruskej federácie z 26. marca 2002 č. 23 "O schválení noriem času pre prácu na dokumentárnej podpore riadiacich štruktúr federálnych výkonných orgánov."

Nariadenie vlády Ruskej federácie zo 4. 9. 1995 č. 870 "O schválení Pravidiel pre utajovanie utajovaných skutočností, ktoré predstavujú štátne tajomstvo, do rôznych stupňov utajenia." Pravidlá boli vypracované v súlade so zákonom Ruskej federácie z 21. júla 1993 č. 5485-1 „O štátnom tajomstve“ a sú záväzné pre štátne orgány, ktorých hlavy sú oprávnené klasifikovať informácie ako štátne tajomstvá, keď vypracujú podrobný zoznam utajovaných skutočností, ako aj iné štátne orgány, orgány samosprávy, podniky, inštitúcie a organizácie pri príprave návrhov na zaradenie do zoznamu nimi vlastnených informácií.

Nariadenie vlády RSFSR č. 35 z 5.12.1991 „O zozname informácií, ktoré nemôžu byť obchodným tajomstvom“ (v znení neskorších predpisov z 3.10.2002). Toto rozhodnutie sa nevzťahuje na informácie súvisiace v súlade s medzinárodné zmluvy do obchodné tajomstvo, ako aj informácie o činnosti podniku, ktoré v súlade s platná legislatíva predstavujú štátne tajomstvo.

Vyhláška predstavenstva Dôchodkového fondu Ruskej federácie z 30. augusta 1996 č. 123 "O schválení zoznamu dôverných informácií." Dôvernými informáciami sú napríklad v súlade so Zoznamom informácie obsiahnuté v databázach platiteľov poistného.

Medzi dokumenty upravujúce organizáciu archivácie patria nasledovné.

Nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 31. marca 2015 č. 526 „O schválení pravidiel organizácie uchovávania, získavania, účtovania a používania dokumentov Archívny fond Ruskej federácie a iných archívnych dokumentov vo verejných orgánoch, samosprávach a organizáciách“ (ďalej len Pravidlá). Pravidlá sú normatívnym a metodickým dokumentom. Pravidlá vychádzajú z prúdu právny rámec v oblasti informácií, správy dokumentácie a archivácie syntetizovať skúsenosti domáceho archívnictva, zohľadňovať moderné výdobytky využívania technických prostriedkov a informačných technológií pri práci s dokumentmi. Tieto Pravidlá sa vzťahujú na archívy štátnych organizácií a sú povinné aj pre všetky neštátne organizácie z hľadiska zaistenia bezpečnosti, popisu, účtovania a používania dokumentov Archívneho fondu Ruskej federácie klasifikovaných ako majetok štátu.

Pravidlá sa nevzťahujú na dokumenty, s ktorými je práca upravená zákonom Ruskej federácie z 21. júla 1993 č. 5485-1 „O štátnych tajomstvách“ a vyhláškou prezidenta Ruskej federácie z 30. novembra 1995 1203 „O schválení zoznamu utajovaných skutočností štátneho tajomstva“. Štátne organizácie, ktoré nie sú zahrnuté v skladbe zdrojov akvizície štátnych archívov, ako aj neštátne organizácie sa môžu pri organizovaní a zabezpečovaní práce svojich archívov riadiť týmito pravidlami. V prílohe Pravidiel sú uvedené jednotné formy dokumentov, ktoré zabezpečujú chod archívu: nomenklatúra vecí, súpisy, interný inventár, zákon o pridelení dokumentov na skartáciu, osvedčovací list veci, obal na veci a pod.

Približná poloha v archíve verejnoprávna inštitúcia, organizácie, podniky (schválené nariadením Štátneho archívu z 18. augusta 1992 č. 176) slúži ako základ pre vypracovanie Poriadku o archíve štátnych aj neštátnych podnikov.

Približná regulácia na trvalú odborná komisia inštitúcie, organizácie, podniky (schválené nariadením Spolkového archívu z 19. januára 1995 č. 2) určuje zákonné ustanovenia a funkcie odbornej komisie, postup práce a vzťahy s CECiEPK.

Približný predpis o Ústrednej odbornej komisii Ministerstva (odboru) Ruskej federácie (schválený nariadením Federálneho archívu zo 17. marca 1998 č. 19) obsahuje približné práva a funkcie Ústrednej odbornej komisie, postup pri jej menovaní. , zloženie, rozsah, možno použiť ako vzor pre tvorbu nariadenia o odborných komisiách organizácií.

Podmienky uchovávania dokumentov sú stanovené v súlade s nariadením Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 č. orgány, samosprávy a organizácie s uvedením lehôt uloženia“.

Tiež na určenie podmienok uchovávania dokumentov môžete použiť Zoznam typických archívnych dokumentov vytvorených vo vedecko-technických a výrobné činnosti organizácie s uvedením lehôt skladovania, schváleného nariadením Ministerstva kultúry Ruska z 31. júla 2007 č. 1182 (v znení zmien a doplnkov z 28. apríla 2011).

V súvislosti s rozvojom informačných technológií bolo prijatých množstvo dokumentov, ktoré sa dotýkajú automatizácie kancelárskej práce a archivácie. Takže v roku 2013 Celoruský výskumný ústav dokumentácie a archivácie (VNIIDAD) vypracoval Odporúčania na získavanie, účtovanie a organizáciu uchovávania elektronických archívnych dokumentov v archívoch organizácií a Odporúčania na získavanie, účtovanie a organizáciu uchovávania elektronické archívne dokumenty v štátnych a obecných archívoch . Tieto dokumenty je možné využiť pri organizácii archívneho ukladania elektronických dokumentov v organizáciách.

Prezident Ruskej federácie schválil Stratégiu rozvoja informačnej spoločnosti v Ruskej federácii dňa 7. februára 2008 č. Pr-212.

Táto stratégia je dokument, ktorý stanovuje cieľ, princípy a hlavné smery verejná politika v oblasti využívania a rozvoja informačných a telekomunikačných technológií, vedy, vzdelávania a kultúry napredovať krajinu na ceste k informačnej spoločnosti.

Jedným z hlavných smerov implementácie Stratégie rozvoja informačnej spoločnosti v Ruskej federácii je zvýšenie efektívnosti verejnej správy a miestnej samosprávy, interakcie občianskej spoločnosti a podnikania s orgánmi verejnej moci, kvality a efektívnosti poskytovania verejných služieb, a to aj prostredníctvom vytvárania e-government. Vytvorenie elektronickej verejnej správy v Ruskej federácii bolo možné vďaka širokému využívaniu informačných a komunikačných technológií v sociálno-ekonomickej sfére a verejných orgánoch.

V roku 2010 bol vydaný štandard, ktorý sa používa pri organizácii elektronickej interakcie medzi organizáciami: GOST R 53898-2010 „Systémy správy elektronických dokumentov. Interakcia systémov správy dokumentov. Požiadavky na e-mail. Norma stanovuje formát, zloženie a obsah elektronickej správy, ktorá poskytuje informačnú interakciu systémov správy dokumentov.

V roku 2010 bol nariadením vlády Ruskej federácie z 20. októbra 2010 č. 1815-r schválený štátny program Ruskej federácie „Informačná spoločnosť (2011-2020)“.

cieľ štátny program„Informačná spoločnosť (2011-2020)“ je získavanie výhod pre občanov a organizácie z využívania informačných a telekomunikačných technológií zabezpečením rovnakého prístupu k informačným zdrojom, rozvojom digitálneho obsahu, aplikáciou inovatívnych technológií, radikálnym zvýšením efektívnosti verejnej správy pri zabezpečení bezpečnosti v informačnej spoločnosti.

V rokoch 2010–2012 bolo prijatých viacero právnych aktov na automatizáciu práce s dokumentmi na medzirezortnej úrovni. Úspešne sa tak realizuje program „Elektronická vláda“. Vytvorenie e-governmentu zahŕňa vybudovanie celoštátneho distribuovaného systému verejnej správy, ktorý implementuje riešenie celého spektra úloh súvisiacich so správou dokumentov a procesmi ich spracovania.

Definícia: E-government je systém elektronickej správy dokumentov verejnej správy, ktorý je založený na automatizácii celého súboru riadiacich procesov v celej krajine a slúži na výrazné zvýšenie efektívnosti verejnej správy a zníženie nákladov na sociálnu komunikáciu pre každého člena spoločnosti.

Do roku 2018 by sa v súlade s dekrétom prezidenta Ruskej federácie zo 7. mája 2012 č. 601 „O hlavných smeroch zlepšovania systému verejnej správy“ malo 70 % všetkých verejných služieb poskytovať elektronicky.

Definícia: verejná služba - činnosť výkonného orgánu, ktorý zabezpečuje verejná služba vyjadrené pri vykonávaní úkonov a (alebo) prijímaní rozhodnutí, ktoré majú za následok vznik, zmenu alebo zánik právnych vzťahov alebo vznik doložených informácií (dokumentov) v súvislosti s výzvou občana alebo organizácie na uplatnenie ich práv. práva, legitímne záujmy alebo plnenie povinností, ktoré im ukladajú regulačné právne akty.

V súčasnosti sa teda regulačný rámec pre kancelársku prácu vyvíja smerom k regulácii správy elektronických dokumentov.

testovacie otázky

1. Aký je rozdiel medzi „dokumentom“ a „informáciami“?» ?

2. Aké jednotné dokumentačné systémy fungujú na území Ruskej federácie?

3. Ktorý orgán upravuje organizáciu kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch?

4. Aké normatívne akty upravujú organizáciu kancelárskej práce vo federálnych výkonných orgánoch?

5. Aké sú hlavné ciele a zámery rozvoja štátneho systému dokumentačnej podpory riadenia.

Praktické úlohy

1. Porovnajte pojmy „kancelárska práca» a „manažérska dokumentácia“. Nájdite podobnosti a rozdiely.

2. Porovnať hlavné ciele kreovania a funkcie orgánov obce a federálnych orgánov výkonnej moci.

* * *

Nasledujúci úryvok z knihy Základy kancelárskej práce v štáte a samospráva(L. A. Doronina, 2018) poskytuje náš knižný partner -