Organizarea muncii cu documente de arhivă. Procedura de organizare a muncii arhivei organizației

Despre câteva întrebări de corect stocarea documentelor a spus şeful departamentului achiziţii şi arhivele departamentale Arhivele de Stat ale Regiunii Amur Elena Shilova

După Clubul Personalului, care a avut loc în ziarul „Munca!” joia trecută, participanților le-a devenit clar că ofițerul de personal sau arhivarul întreprinderii este o persoană grozavă. De ele depinde ordinea fluxului de documente al organizației, ceea ce uneori este extrem de greu de înțeles.

După cum sa dovedit, a vorbi despre cum să întreținem corect o arhivă într-o organizație poate dura o veșnicie, așa ceva un numar mare nuanțele sunt greu de găsit în altă parte. Expertul nostru invitat Elena Shilova, șeful Departamentului de achiziții și arhive departamentale al Arhivelor de Stat din Regiunea Amur, ne-a vorbit despre câteva probleme legate de depozitarea corectă a documentelor.

Documentele biroului arhivarului

1. Cel mai important act legislativ care reglementează întreaga circulație a documentelor de arhivă este Legea federală „Cu privire la afacerile arhivistice”. Își extinde acțiunea la orice organizație și documentele lor de arhivă, iar toate cerințele sale sunt obligatorii.

2. În ceea ce privește modul de menținere a oricăror documente de arhivă de la numerotare până la acoperire, regulile de bază pentru activitatea arhivelor departamentale din 1985 vor ajuta.

3. „Lista documentelor tipice de arhivă managerială generate în derularea activităților organelor, organelor de stat administrația localăși organizații, indicând termenii de depozitare.

4. Pentru acele organizații care dețin documentație științifică și tehnică, - „Lista documentelor tipice de arhivă generate în domeniul științific și tehnic și activitati de productie organizații, indicând termenii de depozitare.

Instrucțiuni pentru lucrul cu documente

Pentru munca eficienta cu documente, sunt necesare instrucțiuni pentru munca de birou. Din păcate, nu toate organizațiile le au. Ar trebui să stabilească regulile de lucru cu toate documentele întreprinderii - regulile de înregistrare, uniformitate. Se întâmplă ca într-o organizație detaliile formularelor să fie în locuri diferite, formele în sine sunt diferite. Și este incomod să lucrezi și apoi nu poți găsi nimic. Instrucțiunile ar trebui să specifice nu numai modul în care sunt întocmite inventarele și nomenclaturile, ci și cine este responsabil pentru activitatea arhivei. Este mai bine ca aceasta să nu fie o singură persoană care va fi dat afară din toate cazurile, ci să încredințeze unele funcții de arhivă departamentelor. Pentru ca după un anumit timp, responsabilul din compartiment să pregătească toate documentele și să le predea responsabilului de arhivă. Și abia atunci arhivistul face munca de rezumat. Nu vor fi întrebări și probleme cu documentele dacă totul este scris în instrucțiuni pas cu pas.

Componența documentelor ce urmează a fi transferate în arhivă

Arhiva organizației în conformitate cu regulamentul privind aceasta se completează cu dosare de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani), precum și cu dosare de personal. Documentele generate în activitățile organizației, conform condițiilor de stocare, se împart în:

• documente de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv);

• documente de depozitare pe termen lung (peste 10 ani);

• documente de păstrare permanentă (eternă).

Cazurile de stocare temporară cu o perioadă de stocare de până la 10 ani, de regulă, nu sunt supuse transferului în arhiva organizației. Acestea sunt depozitate în subdiviziunile structurale ale organizației și după expirarea perioadei de depozitare sunt supuse distrugerii.

Documentele de origine personală sunt transferate în arhiva organizației pentru temporar depozitare la cererea proprietarului (proprietarul) acestora cu trecere ulterioară la arhiva statului pentru păstrare permanentă.

Documentele organizațiilor predecesoare, precum și documentele organizațiilor subordonate lichidate, sunt transferate în arhivă.

Nomenclatură

Ar trebui să fie în fiecare organizație. Acest document vă permite să luați în considerare cazurile deschise, să faceți inventare și să distrugeți documente cu termen scurt de valabilitate care nu sunt incluse în inventar. Ar trebui să includă toate documentele care sunt create în organizație. Cerințe generale pentru compilare sunt prescrise în regulile de lucru ale arhivelor departamentale și regulile de lucru ale arhivelor organizațiilor, precum și în instrucție standard pentru administrarea agențiilor federale. În nomenclator este planificată gruparea documentelor executate pe dosare, sistematizarea dosarelor, perioadele de indexare și păstrare a dosarelor. El stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani) și a documentului contabil principal în munca de birou, iar în arhiva departamentală se folosește la înregistrarea cazurilor de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).

Schema de sistematizare a cazurilor fixată în nomenclator poate fi utilizată în elaborarea unei scheme de dosar pentru documentele executate. Nomenclatura se bazează pe personalși structuri organizatorice. Secvența de titluri de cazuri din nomenclatură ar trebui să corespundă structurii organizației. Nomenclatorul afacerilor organizației pentru viitor an calendaristicîntocmit în ultimul trimestru al anului curent. Se precizează nomenclatorul convenit cu instituția arhivistică la sfârșitul fiecărui an, se aprobă de șeful organizației și se pune în vigoare la 1 ianuarie a următorului an calendaristic.

Se aprobă cu instituția arhivistică cel puțin o dată la 5 ani. În cazul unei schimbări fundamentale în funcțiile și structura organizației, se dezvoltă o nouă nomenclatură de cazuri. Puteți afla mai multe despre ce este o nomenclatură și cum să o mențineți în regulile de bază de funcționare a arhivelor departamentale și regulile de funcționare a arhivelor organizațiilor.

Conservarea arhivelor

Arhiva este amplasată în clădiri special construite sau adaptate pentru depozitarea documentelor sau în încăperi separate ale clădirii. În timpul construcției sau renovării clădirilor administrative, ar trebui să se asigure spații speciale pentru arhivele organizațiilor. Cu absenta camera speciala pentru arhiva organizațiilor se alocă o sală adaptată în clădirea administrativă a organizației. Nu este permisă depozitarea documentelor de arhivă în spații dărăpănate, umede, neîncălzite, care nu îndeplinesc cerințele sanitare și igienice. Și, de asemenea, în incinta imobilului ocupat de servicii Catering, depozite alimentare etc.

În cazurile în care organizației este imposibil să aloce spațiu pentru arhivă, este de dorit ca documentele stocate să fie în poziție orizontală, în cutii, în dulapuri de fier. Iar accesul la ele era limitat. Este important să încerci să păstrezi lumina și regim de temperatură. Întuneric pentru documente tocmai potrivit.

O organizație, ca un organism viu, interacționează continuu cu lumea exterioară și susține numeroase procese interne: încheie contracte cu contrapărțile, acceptă sau vinde bunuri și servicii, efectuează diverse plăți, coordonează și aprobă reglementările locale.

Formată în același timp multe documente, dintre care majoritatea își pierd mai devreme sau mai târziu relevanța actuală și sunt trimise în arhivă. Fiecare organizație are propria sa politică de gestionare a documentelor, dar urmând recomandari generale, aplicată cu succes în practică și susținută de norme legale, vă permite să optimizați pe cât posibil afacerile arhivistice și să evitați posibile probleme in viitor.

Întreaga gamă de documentație acumulată de organizație în cursul activităților sale și supusă stocării este împărțită în mai multe categorii:

• acte fondatoare- sunteți Bază legală existența organizației și determinarea caracteristicilor legale de bază ale acesteia;
• acte administrative- au caracter imperativ sau informativ, de obicei întocmite în numele conducerii superioare;
• documentele de personal- să afecteze toate relațiile posibile care pot apărea între angajat și angajator;
• situațiile financiare- include documente primare care reflectă cumpărarea și vânzarea de bunuri și servicii de către organizație;
• documentatie de specialitate- intern reguli reglementarea principalelor aspecte ale activităților organizației și asigurarea coerenței activității diviziilor sale structurale.

Într-un sens mai larg, toate documentele pe care le are o organizație pot fi împărțite în doua grupuri: documentație care a fost finalizată și documente încă implicate în orice proces de afaceri real. Una dintre sarcinile principale ale ofițerului responsabil cu întreținerea arhivei este distribuirea competentă a documentelor disponibile în cazurile relevante și adăugarea lor în timp util cu documentația nou întocmită.

Pregătirea pentru cerințele de transfer și depozitare

Pentru structurarea maximă a disponibilului entitate legală documentelor, se folosește o nomenclatură consolidată specială, care reflectă denumirile tuturor cazurilor cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora. Documentele în cazuri sunt de obicei grupate după tip și distribuite în foldere separate.

Clauza 3.4. din Regulile de bază de funcționare a arhivelor organizațiilor, aprobate în anul 2002 și având caracter de recomandare, forma nomenclatorului cauzelor se propune sub forma unui tabel care cuprinde următoarele domenii:

• index de caz, care constă din codul digital al unității structurale și numărul de serie al carcasei;
• titlul cazului, introdus sub forma unei desemnări succinte și precise a esenței procesului legat de acesta fără a folosi structuri complexe și cuvinte introductive;
• camp numarul de unitati de depozitare reflectă numărul de volume sau părți din dosar și se finalizează la sfârșitul anului;
• ultima coloana contine note privind operațiunile efectuate pe cazuri - înființare, relocare etc.

Cazurile organizate în conformitate cu nomenclatorul consolidat se arhivează pe o perioadă în funcție de tipul de documentație care le constituie. Astfel, actele constitutive se păstrează pe toată perioada de existență a unei persoane juridice, iar în cazul lichidării acesteia, sunt supuse transferului la arhiva statului sau municipală.

O parte din situațiile financiare este, de asemenea, supusă stocării pe termen nedeterminat, în timp ce pentru documentația primară perioada este limitată. 5 ani. Este prevăzută cea mai lungă perioadă de arhivare documentele de personal- de exemplu, afirmații despre valoare salariile ar trebui păstrat 75 de ani, este stabilită aceeași perioadă contracte de muncași cardurile personale ale angajaților.

Reglementări și răspundere

Pe nivel federal principii generale organizațiile de arhivare sunt reglementate de Legea nr. 125-FZ din 22 octombrie 2004, prevederi separate care sunt obligatorii pentru toate întreprinderile care au un flux permanent de documente.

În afară de reglementarile legale in ceea ce priveste intretinerea arhivelor, legea prevede si raspundere oficialiși organizații pentru încălcările comise în acest domeniu. În acest caz, pedeapsa nu depășește 500 de ruble, cu toate acestea, absența totală sau parțială a documentației obligatorii pentru depozitare poate duce la o sancțiune mult mai gravă - până la 300.000 de ruble.

Dispoziții de arhivare separate documente contabile sunt indicate în ordinul Ministerului de Finanțe al URSS, aprobat în 1983 și încă nu și-a pierdut relevanța. O listă exhaustivă a documentelor întocmite de-a lungul existenței organizației, împreună cu condițiile de depozitare a acestora, este prezentată în Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558. Setul de Reguli pentru activitatea arhivelor organizațiilor deja menționate mai sus conține o listă detaliată de recomandări referitoare la toate aspectele acestor activități.

Acces la documente și termene limită pentru depunerea acestora

Cazurile formate sunt de obicei transferate în arhivă în cel mult 3 ani de la data finalizării proceselor de afaceri reflectate în acestea. Procedura de păstrare și eliberare a documentelor se stabilește în conformitate cu reglementările interne aprobate în baza cerințele de reglementare si recomandari.

Pentru uz intern, durata muncii de la documente de arhivă limitat 30 de zile, dar la solicitarea ofițerului responsabil, sub rezerva siguranței cazurilor, timpul stabilit poate fi prelungit cu încă o lună.

Instrucțiuni pas cu pas pentru arhivare și arhivare

Procedura de procesare și transfer a cazurilor pentru depozitare poate fi împărțită în câțiva pași principali:

Trebuie menționat că documentele cu o perioadă de păstrare sunt de obicei supuse arhivării. cel putin 10 ani. Restul documentației poate fi stocat direct în departamente și transferat spre distrugere imediat ce expiră. statutar termen.

Dotarea arhivelor și verificarea adecvării sediului

Procedura de amenajare a locurilor de depozitare a documentației este descrisă în detaliu în Regulile de bază. Principiul principal atunci când echipați o arhivă în cadrul unei organizații este utilizarea unei clădiri sau spații separate pentru nevoile acesteia.

În același timp, nu este permisă funcționarea structurilor aflate într-o stare extrem de degradată, precum și umede și neîncălzite. Restricția se aplică și spațiilor situate în aceleași clădiri cu servicii de catering și aprovizionare cu alimente, precum și situate în apropierea depozitelor de substanțe inflamabile sau agresive.

Amenajarea internă a stocării arhivei trebuie făcută în așa fel încât să asigure siguranța maximă a documentației conținute în aceasta. Pentru aceasta, este necesar să se respecte lista de conditii:

• camera de arhivă trebuie să fie protejată de inundații, să respecte standardele de siguranță la incendiu, să aibă un sistem de ventilație productiv;
• toate cablurile și prizele electrice trebuie să fie izolate cât mai mult posibil;
• decorul camerei trebuie realizat cu materiale incombustibile si neagresive;
• nu este permisă pozarea conductelor de apă și canalizare prin depozitul.

Decizia finală cu privire la adecvarea spațiilor pentru nevoile arhivei este luată de o serie de servicii specializate pe baza unui examen. Acest lucru ia în considerare Siguranța privind incendiile incinta, starea sa sanitară etc. Pe baza rezultatelor fiecărei examinări, a act, reflectând rezultatele implementării sale.

Caracteristici ale utilizării documentelor și organizării muncii

La baza activității arhivei se află regulamentul sau instrucțiunea aprobată de conducere privind întreținerea arhivei organizației. Pe baza unui astfel de document este desemnat un angajat care actioneaza ca arhivar si raspunde de siguranta si integralitatea documentelor incredintate.

Arhiva din organizație poate exista atât ca unitate structurală independentă, cât și se află în cadrul serviciul administrativ. Indiferent de apartenența formală, scopul principal al funcționării acesteia este formarea, contabilizarea și asigurarea integrității datelor de arhivă ale organizației.

Se realizează prin activitatea sistematică a arhivistului în menținerea nomenclatorului cazurilor, primirea volumelor corect formatate, sistematizarea acestora etc. În plus, atribuțiile personalului arhivei includ furnizarea în timp util și completă a documentelor solicitate, precum și participarea la procesul de distrugere a documentelor cu o perioadă de stocare expirată.

Procedura de control

Pe lângă regulamentele interne, activitatea arhivei este reglementată acte legislative, inclusiv măsuri de control al activității biroului de arhivă în organizație.

Deci, conform legii nr. 125-FZ, se efectuează controlul asupra respectării procedurii de păstrare a documentelor organe speciale la nivel federal și la nivelul subiecților Federației Ruse. În practică, această funcție este de obicei îndeplinită oficiu fiscalȘi fond de pensie ca utilizatori externi principali ai documentației organizației. Aceeași lege prevede răspunderea până la răspunderea penală pentru încălcări ale legislației privind arhivele.

O prezentare generală a programului de automatizare a fluxului de lucru de birou în organizație este prezentată mai jos.

Înregistrarea mijloacelor electronice

În lumea tehnologiilor înalte omniprezente, purtătorul de informații „clasic” - hârtia și derivatele sale - cedează încet, dar sigur, mediile electronice. În acest sens, angajatul arhivei va avea mai devreme sau mai târziu o întrebare: cum să accept astfel de documente pentru depozitare? Răspunsul la acesta este simplu: în aceeași formă în care au fost proiectate inițial.

Dacă, de exemplu, facturile de la un furnizor străin sunt primite sub forma unui document electronic certificat de semnatura digitala, atunci ar trebui să le salvați în memoria computerului - nu trebuie să imprimați și să certificați nimic suplimentar. O astfel de documentație este inclusă în nomenclatorul cauzelor pe o bază generală, ținând cont Data scadentă depozitare.

Munca de birou de arhivă în organizație - proces complex și în mai multe etape ceea ce necesită o planificare atentă și respectarea numeroaselor cerințe și recomandări din partea participanților săi. Cu toate acestea, un sistem de stocare a documentelor bine construit nu doar mărturisește munca bine coordonată și productivă a departamentelor, ci demonstrează și potențialul organizației ca unitate economică eficientă.

Instrucțiuni detaliate pentru transferul documentelor în arhivă sunt prezentate în videoclip.

Ele sunt păstrate pentru o anumită perioadă, după care trebuie transferate în depozitul de stat în arhivele de stat și municipale. Legislația federală definește perioadele maxime de stocare pentru documentele incluse în la momentul potrivit la Fondul Arhivistic Federația Rusă:

• documente de personal, înregistrări actiuni notariale, cărți de uz casnic și documente legate de privatizarea fondului de locuințe - 75 ani;
• documentatie de proiectare pt construcție capitală- 20 de ani;
• documentatie tehnologica si de proiectare - 20 ani;
• brevete de invenție, model de utilitate, design industrial - 20 ani:
• documentație științifică - 15 ani;
• documente de film și foto - 5 ani;
• documente video și foto - 3 ani.

În cazul lichidării organizației, documentele unei perioade de păstrare permanentă și personalul sunt transferate la arhiva statului (municipală). Pentru organizațiile neguvernamentale, ale căror documente sunt incluse în componența Fondului de arhivă al Federației Ruse, pentru un astfel de transfer este necesar să se încheie un acord cu înființarea sistemului Serviciului Federal de Arhivă al Rusiei. Dacă organizația nu a încheiat un acord cu arhiva în timp util, atunci în acest caz arhiva de stat (municipală) este obligată să accepte spre păstrare doar documente privind personalul angajaților organizației. Locul de păstrare a altor documente va fi stabilit de președintele comisiei de lichidare sau de administratorul falimentului.

Pregatirea documentelor pentru arhivare

În fiecare organizație se formează un anumit număr de cazuri pe parcursul anului. Unele dintre ele trebuie arhivate după perioada de stocare stabilită. Este vorba de cazuri cu documente executate de depozitare permanentă „provizorie (peste 10 ani) și personal. Cazurile sunt predate arhivei la un an după ce sunt finalizate în muncă de birou. Pregătirea documentelor pentru transferul în arhivă se realizează de către angajații serviciului instituției de învățământ preșcolar și secretarii diviziilor structurale. Cazurile sunt arhivate după ce sunt complet finalizate.

Întocmirea dosarelor constă în următoarele operațiuni:

• verificarea corectitudinii grupării documentelor în cazuri;
• broșură (depozitare);
• numerotarea foilor;
• intocmirea unei inscriptii certificate (fisa de atestare);
• redactarea in cazurile necesare inventarul intern al actelor cauzei;
• efectuarea de precizări la detaliile copertei cazului (clarificarea denumirii organizației, indexul de înregistrare, ultimele date ale cazului, titlul cauzei);
• întocmirea și depunerea raportului de caz.

Cazurile cu o perioadă de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt supuse înregistrării parțiale, în timp ce este permisă:

• nu organizați actele în cauză;
• nu numerotați foile cutiei;
• nu intocmesc inscriptii de certificare;
• nu cusă (nu cusă).

Verificarea corectitudinii gruparii documentelor in dosare se efectueaza pentru a verifica inca o data conformitatea documentelor in cauza cu antetul conform nomenclatorului, amplasarea documentelor in dosar dupa anumite principii: pe problemele luate în considerare; cronologic; geografic; corespondenți în ordine alfabetică etc.

Orez. 6.2. Formular de fișă de certificare

La înregistrare completă este necesar să tivul sau să legați carcasa. Anterior, toate obiectele metalice sunt scoase din carcasă: agrafe, ace etc. Documentele sunt scoase din liant. După ultimul documentîn carcasă se introduce o fișă pentru evidența de certificare „la începutul cauzei, dacă este necesar, se introduc o fișă sau foi pentru inventarul intern (dacă există, apoi formulare tipărite ale inventarului intern). Carcasa nu trebuie să depășească 250 de coli. Dacă în cursul anului au fost depuse mai multe documente în caz, atunci acestea ar trebui împărțite în mai multe volume.

Toate documentele sunt depuse sau legate pe copertă rigidă. Deoarece documentele de diferite formate sunt amânate în dosar, acestea trebuie depuse pentru 4 perforații. Acest lucru va asigura că toate documentele sunt bine fixate.

Orez. 6.3. Forma inventarului intern al documentelor cauzei

Pentru carcasele cu durată lungă de valabilitate, puteți coase prin carcasă, inclusiv partea superioară și inferioară a capacului. Se depun dosare cu termen de valabilitate permanent, începând cu foaia care urmează copertei. Partea superioară a husei nu este tivită. Pe prima foaie se suprapune o bandă de carton subțire, cu lățime de până la 1 cm, iar prin ea este cusată o carcasă. Deoarece o astfel de husă ar trebui să fie păstrată pentru totdeauna, o astfel de pilitură protejează firele de abraziune și oferă un aspect mai estetic carcasei.

La depunere, asigurați-vă că întregul text al documentelor poate fi citit. Documentele cu termen de valabilitate mai mic de 10 ani nu pot fi depuse, dar rămân în liant.

Toate foile in cazurile de depozitare permanenta si temporara sunt numerotate pentru a asigura siguranta documentelor si usurinta in utilizare. Foile sunt numerotate cu un creion grafit negru sau cu o mașină de numerotare în colțul din dreapta sus doar cu partea frontală foaie fără a atinge textul documentului. Este interzisă utilizarea cernelii și a creioanelor colorate. O coală mai mare decât A4 este legată la un capăt, desfășurată și numerotată ca o singură coală. Foaia pliată și tivită în mijloc este numerotată ca două foi. Materialele ilustrate, fotografiile sunt numerotate pe verso în colțul din stânga sus. Plicurile cu inscripții sau atașamente tivite în carcasă sunt numerotate independent. Anexele plicurilor sunt numerotate secvenţial după plic. La crearea mai multor volume dintr-o carcasă, fiecare dintre ele este numerotat independent.

Orez. 6.4. Formular de acoperire pentru cazurile de depozitare permanentă și temporară (peste 10 ani).

Rezultatele numerotării se consemnează într-o înregistrare confidențială pe ultima foaie a dosarului cusut special pentru ea. Se indică în cifre și în cuvinte numărul de foi numerotate de documente și separat prin semnul „+” numărul de foi ale inventarului intern, cu litere și numere lipsă.

Procesul-verbal de certificare este semnat de persoana care l-a întocmit, indicând funcția, semnătura personală, numele și data întocmirii. Este interzisă efectuarea unei certificări pe coperta carcasei sau pe versoul ultimei pagini.

Forma fișei de certificare a cauzei este stabilită prin Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor.

În cazul în care dosarul conține documente deosebit de valoroase - în dosare personale, cazuri de acordare a diplomelor academice și de conferire.

Standardul de stat R 51141-98 a consacrat următoarea definiție a inventarului intern: „Inventarul intern al documentelor de caz este un document contabil care conține o listă de documente de caz care indică numere de serie documente, indexurile acestora, titlurile, datele, numerele foilor” 1 .

Inventarul intern se depune inaintea actelor cauzei si contine informatii despre fiecare dintre acestea. Evidența finală a inventarului intern indică numărul de documente incluse în acesta și numărul de foi ale inventarului propriu-zis.

Folosind sisteme automatizateînregistrarea documentelor, un inventar intern poate fi creat și tipărit automat pe baza informațiilor înscrise în fișele de înregistrare a documentelor depuse în carcasă. După depunerea actelor, numerotarea, se întocmește o inscripție de certificare și un inventar intern al actelor cauzei, design suplimentar huse de carcasă.

Proiectarea capacului carcasei se realizează în procesul de deschidere a cazurilor în munca de birou și se realizează în conformitate cu cerințele standard de stat GOST 17914-72. Huse pentru cutii de depozitare pe termen lung. Tipuri, dimensiuni, cerinte tehnice". La momentul deschiderii cauzei, conform nomenclatorului cauzelor, pe copertă fuseseră deja puse o serie de informații:

• denumirea instituției (organizației) și subordonarea acesteia;
• denumirea unității structurale;
• indexul clerical al cazului;
• titlul cauzei;
• perioada de păstrare a cazului.

La pregătirea unui caz pentru arhivare, aceste detalii sunt specificate și completate. De exemplu, pe coperta scrie:

• numărul volumului, dacă carcasa are mai multe volume;
• termenele limită ale cazului;
• numărul de foi din dosar;
• numere de fond, inventare și cazuri conform inventarului.

Ultimele elemente de recuzită sunt atașate în arhivă.

Orez. 6.5. Forma inventarului cazurilor de depozitare permanentă, temporară (peste 10 ani).

Este foarte important să respectați anumite cerințe atunci când proiectați husa. Deci, numele organizației este scris în cazul nominativ. Dacă numele s-a schimbat în cursul anului, atunci ambele nume sunt date pe copertă, numele anterior fiind luat între paranteze, iar cel nou scris sub el.

Titlul cauzei se trece pe copertă la începutul anului din . Dar după analizarea conținutului documentelor, pot fi necesare unele clarificări la titlu. Dacă apare o astfel de nevoie, ar trebui să se facă o completare la nomenclatorul cazurilor, iar titlul și indexul ar trebui să fie plasate pe copertă în conformitate cu această completare. În primul rând, titlul trebuie să indice tipul cazului (caz, corespondență, documente etc.) sau tipul documentelor (proces-verbal, ordine, rapoarte, acte). Apoi este indicat autorul sau corespondentul (dacă aceasta este corespondență) și apoi o întrebare care reflectă conținutul documentelor. Este posibil să se formeze documente ale mai multor autori sau corespondenți într-un singur caz dacă se referă la o problemă. Autenticitatea documentelor nu este indicată în rubrici, dar este stipulată disponibilitatea copiilor documentelor. Pe coperta carcasei fara esec sunt indicate datele celor mai vechi și cele mai recente documente și perioada de păstrare a cazului. În cazurile cu documente de păstrare permanentă, se indică „păstrare permanent”, la altele - o anumită perioadă de depozitare conform listei.

La precizarea numărului de foi nu se iau în considerare fișele inventarului intern și evidența de certificare.

Se întocmește un inventar pentru toate cazurile de depozitare permanentă și pe termen lung. Inventarul este un director de arhivă care conține o listă sistematică a unităților de depozitare, precum și conceput pentru a le contabiliza și a consolida sistematizarea. Inventarul servește ca principală contabilitate ghid de referințăîn afaceri și arhive. Inventarele sunt întocmite separat pentru cazurile de depozitare permanentă, cazurile de depozitare temporară (peste 10 ani) și dosarele de personal. ÎN cazuri individuale in functie de specificul organizatiei se pot intocmi inventare pentru anumite categorii de cauze (cazuri judiciare si de investigatie, rapoarte stiintifice pe teme etc.).

Cazurile sunt enumerate în ordinea importanței. De exemplu, succesiunea poate fi următoarea: statutul întreprinderii, protocoale adunările generale acționarii, procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație, ordinele directorului pentru activitățile principale, planuri anuale etc. Inventarele cazurilor sunt întocmite în fiecare unitate structurală de către angajații serviciului de evidență.

Orez. 6.6. Forma secțiunii anuale a inventarului sumar al cazurilor de depozitare permanentă

Descrierea constă din secțiuni anuale. Secțiunile anuale sunt întocmite în forma prescrisă. Informațiile despre fiecare caz incluse în inventar se numesc articol descriptiv. Include:

• numărul de ordine al carcasei (volumul) conform inventarului;
• indicele de caz (volum);
• titlul cauzei (volum);
• datele cauzei (volum);
• numărul de foi din dosar (volum);
• perioada de depozitare (pentru cutii depozitate mai mult de 10 ani);
• Notă.

Fiecare caz din inventar are un număr de serie independent.

Dacă carcasa este formată din mai multe volume, fiecare volum are propriul său număr. Aranjează cazurile în inventarul în ordinea arhivei organizației. De asemenea, atribuie numerele de inventar al unității structurale.

La transferul cazurilor pe mai mulți ani în arhivă, acestea trebuie sistematizate. Ordinea obișnuită de sistematizare a treburilor în organizație este cronologic-structurală. Aceasta înseamnă că, în primul rând, cazurile sunt sistematizate pe an. În al doilea rând, cazurile sunt sistematizate prin denumirile unităților structurale în care sunt stocate. Toate cazurile de depozitare permanentă pe un an sunt aranjate în ordinea importanței. Aceasta corespunde de obicei cu ordinea unităților structurale și a titlurilor de cazuri din nomenclatorul cazurilor.

Orez. 6.7. Forma de înregistrare finală și semnătură de certificare

Astfel, se obține o listă armonioasă a tuturor cazurilor din aceeași perioadă de depozitare timp de un an. Pentru comoditatea căutării, numele unității structurale pot fi indicate în inventar înaintea primului fișier al unității structurale corespunzătoare.

În organizațiile în care numărul de cazuri generate pe an este mic, nu este indicat să se întocmească un nou inventar în fiecare an. Este posibil să se întocmească un singur inventar, inclusiv cazuri pentru mai mulți ani.

Orez. 6.8. Forma secțiunii anuale a inventarului sumar al cazurilor de către personal

Orez. 6.9. formularul de inventar documente electronice termen de valabilitate permanent

În astfel de organizații, o secțiune anuală a inventarului este compilată anual cu o numerotare continuă a cazurilor. Fiecare dintre secțiunile anuale ale inventarului începe cu o indicație a anului corespunzător, iar apoi cazurile sunt aranjate în conformitate cu structura acceptată.

Fiecare descriere are propriul său număr. De obicei, inventarul pentru cazurile de depozitare permanentă are 1, pentru cazurile cu termen de valabilitate mai mare de 10 ani - N & 2, pentru cazurile de personal - Nr. 3 cu adăugarea literei indice „l/s”.

Descrierea se termină cu o intrare rezumată. Se indică în cifre și în cuvinte numărul de cazuri incluse în inventar, primul și ultimul număr al carcasei conform inventarului, și precizează caracteristicile numerotării (litera și numerele lipsă). Inventarul trebuie semnat de compilator indicând poziţia sa şi decodificarea numelui de familie. Se anexează data inventarierii.

Pe lângă inventarele pe dosare cu o perioadă de stocare permanentă, cazurile cu o perioadă de stocare temporară (peste 10 ani). servicii de personal organizaţiile trebuie să întocmească anual inventarele cazurilor de către personal. Documentele de personal au o importanță socială deosebită - ele stau la baza confirmării vechime in munca funcția, durata muncii în această organizație și alte fapte relaţiile de muncă. Pentru a preveni pierderea acestor documente, majoritatea documentelor privind personalul lucrătorilor disponibilizați sunt arhivate și păstrate timp de 75 de ani.

În legătură cu dezvoltarea tehnologiei informatice, o creștere a volumului de documente pe suportul electronic, organizațiile trebuie să stocheze documentația audiovizuală și electronică. În arhiva organizației, în funcție de componența și volumul DE, se întocmesc inventare ale documentelor electronice cu o perioadă de stocare permanentă. Documentele electronice sunt incluse în inventarele independente.

Numărul de exemplare ale inventarului este determinat de perioada de păstrare a cazurilor. În patru exemplare se întocmește un inventar al cutii de depozitare permanentă. Un exemplar rămâne în unitatea structurală corespunzătoare, al doilea exemplar al inventarului se trece la serviciul instituției de învățământ preșcolar, al treilea la arhiva organizației. Al patrulea exemplar este trimis la arhiva de stat sau municipală corespunzătoare.

Organizațiile care nu depun documente la arhivele statului întocmesc un inventar al dosarelor pentru păstrare permanentă, pentru dosarele cu o perioadă de păstrare de 10 ani sau mai mare, și pentru personal în trei exemplare.

Inventarele nu se întocmesc pentru cazurile unei perioade de depozitare temporară, „sunt înlocuite cu un nomenclator de cazuri, în care se pune în fața fiecărei rubrici un marcaj asupra perioadei de depozitare.

În perioada de pregătire a dosarelor de către unitatea structurală pentru transferul în arhiva organizației, angajatul arhivei verifică mai întâi corectitudinea formării acestora, execuția și respectarea numărului de cazuri incluse în inventarul de dosare (unitatea structurală) cu numărul de dosare depuse în conformitate cu nomenclatorul cauzelor organizaţiei. Toate deficiențele identificate în timpul auditului în formarea și executarea cazurilor, angajații unității structurale sunt obligați să le elimine. La constatarea absenței cazurilor se întocmește un certificat corespunzător.

Fiecare caz este acceptat de persoana responsabilă cu arhiva organizației, în prezența unui angajat al unității structurale. Totodată, pe ambele exemplare ale inventarului de dosare al unității structurale față de fiecare caz cuprinsă în acesta se notează prezența cauzei. La sfarsitul fiecarui exemplar al inventarului, numarul dosarelor efectiv acceptate in arhiva, numarul dosarelor lipsa, data acceptarii si transferului dosarelor, precum si semnaturile responsabilului de arhiva si persoanei. care a transferat cazurile, sunt indicate în cifre și în cuvinte. La acceptarea unor cutii deosebit de valoroase se verifică numărul de foi din cutii.

Cazurile legate în pachete sunt livrate în arhiva organizației de către angajații diviziilor structurale. Odată cu cazurile, se transferă în arhivă și indexurile cardurilor de înregistrare pentru documente. Numele fiecărui dulap de fișiere este inclus în inventar.

La 21 septembrie, Regulile pentru organizarea depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în autorități puterea statului, guvernele și organizațiile locale (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526; în continuare - noile Reguli).

Ce v-a ghidat înainte de lansarea noilor reguli?

Înainte de aprobarea noilor Reguli, arhivele autorităților de stat, autorităților locale, organizațiilor (denumite în continuare arhivele organizațiilor) au fost ghidate în activitatea lor de Regulile de bază pentru funcționarea arhivelor organizațiilor și unele arhive ale organizaţiile utilizate complet document vechi- Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale. Ambele documente nu erau documente normative, dar le-au determinat statutul de document normativ și metodologic. În același timp, Regulile de bază din 1985 aveau într-adevăr statutul de document de reglementare, întrucât au fost aprobate prin ordinul Arhivelor Principale, iar Regulile de bază din 2002 nu au fost aprobate de Arhivele Federale, prin urmare nu aveau statutul unui document de reglementare.

Din ce motiv, în prezența Regulilor de bază din 2002, a devenit necesară elaborarea unui nou document, de altfel, normativ privind organizarea depozitării documentelor în arhivele organizațiilor?

Cert este că în 2004 a fost adoptată Legea federală din 22 octombrie 2004 nr. 125-FZ „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” (în continuare - Legea federală nr. 125-FZ), care a introdus multe inovații în organizarea arhivării in tara:

extracţie

din lege federala Nr. 125-FZ

Articolul 13. Crearea de arhive

1. Organisme de stat, administrații locale districtul municipalși cartierul orașului necesare pentru a crea arhive pentru păstrarea, achiziționarea, contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă constituite în cursul activităților lor.

2. Organizații și cetățeni dreptul de a crea arhiveîn scopul păstrării documentelor de arhivă constituite în cursul activității lor, inclusiv în scopul păstrării și utilizării documentelor de arhivă care nu aparțin proprietății statului sau municipalității.

Articolul 17 activitate antreprenorială fără formarea unei persoane juridice, pentru a asigura siguranța documentelor de arhivă

1. Organismele de stat, organismele locale de autoguvernare, organizațiile și cetățenii care desfășoară activități antreprenoriale fără a forma o entitate juridică sunt obligate să asigure securitatea documentelor de arhivă, inclusiv a documentelor de personal, în perioadele de păstrare a acestora stabilite de legile federale, alte de reglementare acte juridice Federația Rusă, precum și liste de documente […]

De asemenea, această lege federală a introdus conceptul de proprietate asupra documentelor de arhivă (documentele pot fi în stat (federal, proprietatea entităților constitutive ale Federației Ruse), municipal, proprietate privată(organizații neguvernamentale și persoane fizice)).

În plus, Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 18 ianuarie 2007 nr. 19 a aprobat Regulile de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în stat și arhive municipale, muzee și biblioteci, organizații Academia RusăȘtiințe (în continuare - Regulile din 2007).

Aceste două împrejurări, precum și faptul că Regulile de bază nu aveau statutul de document normativ, ne-au obligat să apelăm la elaborarea unui document normativ care să determine procedura de păstrare a documentelor în arhivele organizațiilor.

„Care vor fi comentariile?”

În timpul elaborării proiectului de Reguli noi, documentul a fost de două ori discutat pe larg în rândul arhiviștilor:

• prima dată - de către angajații organismelor de conducere a arhivelor din entitățile constitutive ale Federației Ruse, arhivele de stat și municipale;
• a doua oară - angajați ai organismelor federale putere executiva.

Peste 400 de observații au venit doar din arhivele de stat și municipale. Toate comentariile primite au fost analizate cu atenție și stadiu final- un grup de lucru temporar, care a inclus specialiști de la Arhivele Federale și VNIIDAD. De remarcat că multe comentarii au fost cauzate de dorința arhivistilor de a descrie cât mai detaliat procesele individuale ale tehnologiilor arhivistice utilizate pentru asigurarea siguranței, contabilității, întocmirii și utilizării documentelor din arhivele organizațiilor, care, în principiu, a fost imposibil de realizat, având în vedere statutul noilor Reguli ca document normativ.

În același timp, unele observații au fost de natură fundamentală, de exemplu, observația că în secțiunea „Asamblare” a proiectului de Reguli noi problema examinării valorii documentelor nu a fost formulată în mod consecvent, în special din cauza faptul că au fost excluse prevederi referitoare la nomenclatorul cauzelor. Având în vedere că în prezent forma nomenclatorului treburilor organizației și procedura de dezvoltare a acesteia sunt stabilite doar într-un document metodologic - Recomandări metodologice pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale, la finalizarea proiectului noului Reguli, s-a decis includerea în secțiunea „Ambalare” a principalelor prevederi privind nomenclatorul cazurilor, inclusiv forma nomenclatorului cazurilor (rezumat și subdiviziuni structurale).

Numirea de noi reguli

Noile Reguli sunt destinate autorităților publice, administrațiilor locale, organizațiilor care creează arhive pentru păstrarea, achiziționarea, contabilizarea și utilizarea documentelor de arhivă constituite în cursul activităților lor.

Ele nu se aplică organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și altor documente de arhivă care conțin informații care constituie secret de stat.

Noile Reguli sunt un document normativ. Lor statutul de reglementare definește cerințe mai stricte pentru conținutul acestora. Regulile emise anterior (vezi mai sus) au inclus nu numai norme (reguli, cerințe), ci și recomandări, metode cu privire la modul în care aceste norme ar trebui aplicate. Toate prevederile cu caracter de recomandare, metodologice și descriptive sunt excluse din noile Reguli. Tocmai în această parte, proiectul acestor Reguli în timpul discuției a fost criticat de arhiviști, care au spus constant că Regulile ar trebui să fie detaliate și să conțină nu doar regulile în sine, ci și mecanismul de implementare a acestora.

Structura și conținutul noilor Reguli

Noile Reguli constau din șapte secțiuni:

1. Dispoziții generale.
2. Organizarea depozitării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organizație.
3. Contabilitatea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă din organizație.
4. Completarea arhivei cu documente din Fondul Arhivistic al Federației Ruse și alte documente de arhivă.
5. Organizarea utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației.
6. Transferul documentelor organizației spre păstrare în arhiva statului (municipală).
7. Transfer de documente în timpul reorganizării sau lichidării organizației, schimbarea șefului arhivei organizației.

Anexele la noile Reguli prevăd contabilitate și alte forme de documente utilizate în arhivele organizațiilor.

Secvența secțiunilor principale ale acestor Reguli corespunde Legii federale nr. 125-FZ și Regulilor din 2007, deși, așa cum au remarcat mulți experți în faza de discuție, ar fi mai logic să începem cu achiziția și să încheiem cu utilizarea.

Secțiunile noilor Reguli reflectă principalele funcții ale arhivei organizației:

• organizarea depozitării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă;
• contabilitatea documentelor;
• completarea arhivei organizației cu documente;
• organizarea utilizării documentelor de arhivă;
• transferul documentelor spre păstrare la arhiva statului (municipală).

În plus, noile Reguli includ secțiunea „Transferul documentelor în cazul reorganizării sau lichidării unei organizații, schimbarea șefului arhivei unei organizații”.

Notă

Spre deosebire de Regulile de bază din 2002, Regulile nr. 526 nu conțin prevederi referitoare la aspectele organizatorice ale activităților arhivei în sine (nu sunt definite scopurile și obiectivele arhivei, funcțiile, drepturile acesteia etc.). Scopul lor principal este de a stabili cerințe pentru organizarea proceselor de stocare arhivă a documentelor de la achiziționarea arhivei unei organizații cu documente până la organizarea utilizării documentelor.

Să ne uităm la secțiuni mai detaliat.

Sectiunea I. Dispozitii generale

Definește temeiuri legale elaborarea și domeniul de aplicare a documentului și, de asemenea, conține prevederi care definesc unele dintre fundamentele organizatorice pentru activitățile arhivei organizației.

Noile Reguli se aplică autorităților publice, guvernelor locale și organizațiilor - surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, în cursul cărora se formează documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse (denumite în continuare - organizații). Prevederile prezentului Regulament pot fi utilizate și de alte organizații de stat și nestatale, în ale căror activități nu sunt constituite documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Pe baza prevederilor Legii federale nr. 125-FZ, noile Reguli prevăd că organismele de stat, organele locale de autoguvernare ale unui district municipal, districtului orașului și districtului intraurban sunt obligate să creeze arhive pentru stocarea, achiziția, contabilitate și utilizare. a documentelor de arhivă constituite în cursul activităţii lor. Sarcini și funcții ale arhivei (arhiva centrală) agenție guvernamentală, un organism local de autoguvernare, o organizație - o sursă de achiziție a unui stat, arhiva municipală sunt determinate de regulamentul aprobat de șeful organizației.

Notă

Noile Reguli nu se aplică organizării stocării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și altor documente de arhivă care conțin informații care constituie secret de stat.

Secțiunea II. Organizarea depozitării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă în organizație

Definește conceptul de fond de arhivă al organizației și tipurile de fonduri de arhivă ale organizației.

Fondul arhivistic al organizației face parte din fondul documentar, inclusiv documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse, documente privind personalul și documente cu perioade de stocare temporară (peste 10 ani) incluse în evidențele arhivei. Fondul arhivistic este supus păstrării în arhiva organizației.

Tipuri de fonduri de arhivă ale organizației:

• fondul de arhivă al organizației, constând din documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă;
• un fond comun de arhivă, constând din documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse constituite în cursul activităților a două sau mai multe organizații și alte documente de arhivă care au legături condiționate istoric și/sau logic între ele;
• o colecție de arhivă formată din documente de arhivă individuale de diverse origini, unite după una sau mai multe caracteristici (tematice, de autor, specifice, obiect etc.).

Depozitarea documentelor pe hârtie. Clauza 2.9 din noile Reguli subliniază: documentele de arhivă sunt stocate în mod sistematic în cadrul fondului arhivistic. Unitatea de sistematizare a documentelor fondului arhivistic din arhiva organizației este unitatea de depozitare. Regulile definesc, de asemenea, semnele de sistematizare a unităților de depozitare ale fondului de arhivă:

• structurale (aparținerea unităților de depozitare la diviziuni structurale organizații);
• cronologic (pe perioade sau date cărora le aparțin unitățile de depozitare);
• funcționale, sectoriale, tematice, subiect-întrebare (ținând cont de funcțiile organizației, subiecte sau probleme legate de conținutul unităților de depozitare);
• nominal (după forma clericală - tipuri și soiuri de documente);
• corespondent (pentru organizații, ca urmare a corespondenței cu care s-au format unități de depozitare);
• geografice (în funcție de anumite teritorii, aşezăriși alte obiecte geografice cu care se asociază conținutul documentelor, autorii acestora, corespondenții);
• ale autorului (după numele organizațiilor sau numele cetățenilor care sunt autori de documente).

Sunt stabilite cerințe pentru asigurarea siguranței documentelor (condiții normative (optime) de păstrare a documentelor; plasarea rațională a documentelor în arhivă; verificarea disponibilității și stării documentelor, procedura de căutare a documentelor), inclusiv caracteristici de stocare a documentelor electronice

Stocarea documentelor electronice. Regulile definesc conditii obligatorii pastrarea urmatoarelor documente:

• prezența în arhiva organizației a cel puțin două copii ale fiecărei unități de stocare a documentelor electronice (copiile principale și de lucru trebuie să fie pe dispozitive fizice diferite);
• disponibilitatea instrumentelor tehnice și software concepute pentru reproducerea, copierea, convertirea și migrarea documentelor electronice, controlul fizic și al acestora stare tehnica;
• asigurarea modului de stocare a documentelor electronice, excluzând pierderea, distribuirea neautorizată, distrugerea sau denaturarea informațiilor.

Formatul documentelor electronice text transferate pentru stocare în arhiva organizației - sursa de achiziție a arhivelor de stat și municipale - PDF/A.

Regulile prevăd că, în cazul unei modificări a mediului software și hardware și al învechirii formatelor informatice, al deteriorării suportului, arhiva organizației efectuează lucrări de conversie a documentelor electronice în noi formate și/sau pe noi suporturi.

Pe lângă prevederile avute în vedere, această secțiune stabilește procedura de verificare a disponibilității și stării documentelor de arhivă (clauza 2.39-2.43), organizarea căutării documentelor nedepistate (clauza 2.44), procedura de eliberare a documentelor din arhive (clauza 2.45). -2.48), precum și procedura de asigurare a securității documentelor de arhivă în timpul Situații de urgență(Secțiunea 2.49).

Verificarea disponibilității și stării documentelor pentru suport de hârtie . Realizat în arhiva organizației de către o comisie sau cel puțin doi angajați cel puțin o dată la 10 ani, documente electronice - cel puțin o dată la 5 ani.

Conform clauzei 2.11.5 din Ordinul din 2007, verificări extraordinare unice ale disponibilității și stării tuturor documentelor din arhiva organizației sau ale acestora. părți separate(grupe) au loc:

• când dezastre naturale, mișcări în masă și alte circumstanțe, în urma cărora documentele de arhivă pot fi pierdute sau deteriorate,
• la schimbarea şefilor de arhive.

Pe baza rezultatelor auditului se întocmesc următoarele acte:

• verificarea disponibilității și stării documentelor de arhivă (Anexa nr. 3);
• privind erorile tehnice din documentele contabile (dacă există) (Anexa nr. 4);
• despre descoperirea de documente (nelegate de acest fond, necontabilizate) (Anexa nr. 5).

Procedura de eliberare a documentelor din arhive. Documentele se eliberează pe baza permisiunii scrise a șefului arhivei organizației sau a adjunctului acestuia (dacă arhiva este o instituție), șefului unității structurale a organizației (dacă arhiva este o unitate structurală):

• angajații diviziilor structurale ale organizației;
• judiciar, de aplicare a legii și altele organisme autorizate conform ordinii stabilite;
• alți utilizatori la cerere scrisă.

Termenul de eliberare a documentelor din arhivă nu trebuie să depășească:

• o lună - pentru utilizare de către angajații organizației și alți utilizatori;
• șase luni - către organele judiciare, de drept și alte organe abilitate.

Este posibilă prelungirea termenului de eliberare a documentelor - cu permisiunea șefului organizației pe baza unei confirmări scrise a utilizatorului cu privire la păstrarea/păstrarea documentelor.

Documentele electronice se eliberează din arhivă sub formă de copii electronice sau copii pe hârtie.

Nu se eliberează documente din arhive:

1. dacă există un fond de utilizare;
2. în stare fizică proastă.

Secțiunea III. Contabilitatea documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă din organizație

Dedicat întrebărilor câteva documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă în organizatii.

După cum se stabilește în paragraful 3.1 din noile Reguli, toate documentele stocate în arhiva organizației, inclusiv documentele privind personalul, copiile documentelor din fondul de utilizare (dacă există) și inventarele cazurilor și documentelor sunt supuse contabilității.

Principalele unități contabile ale documentelor de arhivă sunt:

Fiecărei unități de stocare i se atribuie un număr de cont, care face parte din cifrul de arhivă.

Dicționarul nostru

Cifru de arhivă- o denumire aplicată în colțul din stânga jos fiecărei unități de depozitare în vederea asigurării contabilității și identificării - constă în: numărul fondului de arhivă; numerele de inventar de dosare, acte; numărul unității de depozitare.

Cifrul de arhivare al documentelor electronice stocate pe suporturi electronice separate este indicat pe insertul inclus în cutia media. Cifrul de arhivă al documentelor electronice stocate în Sistem informatic arhiva, face parte din metadescrierea (elementul de descriere obligatoriu) a containerului de documente electronice.

Informațiile despre unitățile contabile ale arhivei sunt reflectate în documentele contabile. O nouă prevedere a Regulilor în organizarea contabilității documentelor este prevederea privind alocarea a două grupe de documente contabile în arhiva organizației: principale (obligatorie) și auxiliare.

Componența principalelor documente contabile (obligatorii) ale arhivei organizației include:

• carnetul de contabilitate pentru primirea și încuviințarea dosarelor, documentelor (Anexa nr. 11);
• lista fondurilor (Anexa nr. 12);
• fișa fondului (Anexa nr. 13);
• inventar dosare, acte (anexele nr. 14-16);
• registrul inventarelor (Anexa nr. 19).

Formele de inventariere a dosarelor electronice sunt date în anexele nr. 17, 18 la noul Regulament.

Alcătuirea documentelor contabile auxiliare nu este reglementată, fiecare arhivă având dreptul de a utiliza ca auxiliare acele formulare contabile de care are nevoie datorită specificului documentelor aflate în depozit, sau din alte motive.

Regulile stabilesc, de asemenea, că arhiva organizației poate păstra înregistrări într-un mod automat, folosind baze de date contabile (DB) (vezi clauza 3.13). Bazele de date contabile ale arhivei organizației - sursa de achiziție a arhivei de stat (municipale) trebuie să fie compatibilă cu bazele de date contabile corespunzătoare ale arhivelor de stat (municipale) și organelor de conducere arhivistice.

Secțiunea IV. Completarea arhivei cu documente din Fondul Arhivistic al Federației Ruse și alte documente de arhivă

dedicat probleme de completare a arhivei organizației cu documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse și alte documente de arhivă. Achiziționarea arhivei organizației este o completare sistematică a arhivei cu documente ale diviziilor structurale ale organizației.

S-a stabilit că documentele Fondului de arhivă al Federației Ruse și documentele cu perioade temporare (peste 10 ani) de depozitare, incl. documentele privind personalul sunt transferate în arhiva organizației nu mai devreme de un an și nu mai târziu de trei ani de la finalizarea cazurilor în munca de birou. Excepție fac documentele privind personalul angajaților civili și municipali de stat concediați din serviciu - acestea sunt transferate în arhiva organizației după 10 ani de la data concedierii angajaților.

Notă

Cazurile de perioade de stocare temporară (până la 10 ani inclusiv), așa cum s-a stabilit de mult în practica arhivelor organizațiilor, nu sunt transferate în arhivă, sunt stocate în diviziile structurale ale organizației și după expirarea perioadele de depozitare sunt supuse distrugerii în modul prescris.

Noile Reguli prevăd că cazurile sunt transferate în arhiva organizației după o examinare a valorii lor. Din acest motiv, această secțiune stabilește procedura pentru efectuarea unei examinări a valorii documentelor, pregătirea cazurilor pentru transferul în arhiva organizației, întocmirea inventarelor cazurilor diviziilor structurale, pe baza cărora cazurile sunt transferate la arhivă. al organizației și, de asemenea, subliniază că înainte de examinarea valorii documentelor în modul prescris, documentele de distrugere sunt interzise.

Prevederile secțiunii atrag atenția asupra faptului că în ședință se analizează inventarele cazurilor de depozitare permanentă și personal, acte de distrugere a documentelor. comisie de experti(CE), de obicei simultan. Pe baza rezultatelor luării în considerare, CE coordonează inventarele de cazuri, documentele de depozitare permanentă și personalul, și acționează cu privire la alocarea documentelor în vederea distrugerii.

Organizațiile - sursele de achiziție ale arhivei de stat (municipale) depun inventare ale dosarelor documentelor cu o perioadă de păstrare permanentă și personalului (secții anuale), agreate de CE organizației, spre examinare de către comisia de expertiză (EPC) a instituției arhivistice. :

• perioada de depozitare permanenta - pentru aprobare;
• asupra personalului - pentru acord.

După inventarierea dosarelor, documentele sunt aprobate și agreate de către EPC, aceste inventare și actul privind alocarea pentru distrugere a documentelor care nu fac obiectul depozitării sunt aprobate de șeful organizației. În plus, cazurile repartizate în temeiul actului spre distrugere pot fi distruse.

Organizațiile ale căror activități nu creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse nu ar trebui să coordoneze inventarele de cazuri de către personal cu EPC al instituției de arhivă.

Notă

Clauza 4.13 din noile Reguli stabilește că fișierele electronice cu perioade de stocare expirate sunt supuse alocarii spre distrugere pe bază generală, după care sunt distruse fizic sau distruse de software și hardware cu mențiunea corespunzătoare în act.

O atenție deosebită în această secțiune a Regulamentului este acordată nomenclaturii afacerilor organizației. Conform principiilor sale principale:

• fixează clasificarea (gruparea) documentelor executate în dosare (fișe electronice) și este principalul document contabil care reflectă componența și organizarea fondului documentar al organizației;
• stă la baza întocmirii inventarelor cazurilor, documentelor cu perioadele de depozitare permanente și temporare (peste 10 ani), precum și pentru evidența cazurilor de perioade de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv);
• se elaborează pe baza listelor standard, departamentale și de altă natură de documente care indică perioadele de păstrare, alte acte normative de reglementare, precum și nomenclaturi standard și exemplare de cazuri;
• se întocmește în forma prescrisă (Anexa nr. 25) pe baza nomenclatoarelor cazurilor de diviziuni structurale (Anexa nr. 26).

Organizații - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), o dată la cinci ani, coordonează nomenclatorul cauzelor cu CEC (CE) al organizației și îl înaintează spre aprobare de către EPC relevant sau arhiva (municipală) de stat, în conformitate cu cu puterile care i-au fost acordate. Organizațiile ale căror activități nu creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse aprobă singur nomenclatorul cazurilor.

Regulile stabilesc ordinea Instruire pentru transfer la arhiva organizarii documentelor electronice. În special, se prevede că se întocmesc inventare separate pentru unitățile de stocare a documentelor electronice de stocare permanentă, perioade de stocare temporară (peste 10 ani), incl. de către personal. Formele de inventariere a dosarelor electronice, după cum am spus deja, sunt date în anexele nr. 17, 18 la noul Regulament.

Secțiunea V. Organizarea utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației

Această secțiune stabilește regulile privind organizarea utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse și a altor documente de arhivă ale organizației. Principalele prevederi ale Regulilor din această parte sunt următoarele:

Pentru informația dumneavoastră

Noile Reguli determină formele de utilizare a documentelor de arhivă. Principalele sunt:

suport informațional al angajaților organizației;

executarea cererilor utilizatorilor, incl. anchetele cetăţenilor de natură socială şi juridică;

eliberarea de documente și cazuri pentru uz temporar, furnizarea de copii ale documentelor de arhivă la cererea utilizatorilor, incl. sub formă de documente electronice.

O atenție deosebită în noile Reguli este acordată organizării muncii cu solicitările utilizatorilor. Definit:

• tipuri de cereri (de natură tematică și socio-juridică);
• cerințe pentru o cerere scrisă (forma acesteia, compoziția informațiilor care trebuie să fie conținute în cerere);
• procedura de lucru cu solicitările (termene de înregistrare, luare în considerare, redirecționare a cererilor non-core, pregătirea răspunsurilor la solicitările utilizatorilor sub forma unei referințe de arhivă, un extras de arhivă și o copie de arhivă);
• caracteristici ale organizării muncii cu solicitări primite prin internet.

Noile Reguli definesc cazurile în care arhiva poate refuza eliberarea documentelor de arhivă:

• disponibilitatea unui fond de utilizare;
• starea fizică proastă a documentelor;
• documentele nu au trecut descrierea științifică și proiectarea tehnică (până la finalizarea acestor lucrări);
• restricții de utilizare stabilite de legislația Federației Ruse sau de inițiatorul fondului.

R secțiunea IV. Transferul documentelor organizației pentru păstrare în arhiva statului (municipală).

Stabilește procedura de transfer a documentelor organizației în vederea păstrării în arhiva statului (municipală). Această secțiune stabilește că:

• organizații - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) după expirarea stocării temporare a documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse în arhivă, organizațiile le transferă pentru stocare permanentă în arhiva de stat (municipală) corespunzătoare, în conformitate cu Regulile nr. 19;
• Organizațiile de stat și non-statale care nu sunt surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale) pot transfera documente din Fondul de arhivă al Federației Ruse, constituit în activitățile lor, în arhivele de stat (municipale) pe baza unor acorduri.

Noile Reguli stabilesc procedura pentru transferul documentelor. Aceștia subliniază că documentele sunt transferate pentru păstrare permanentă în mod ordonat cu aparatul științific de referință corespunzător, iar transferul documentelor la arhiva statului (municipală) se formalizează printr-un act de acceptare și transfer de documente pentru păstrare (Anexa nr. 30). ).

Secțiunea VII. Transfer de documente în timpul reorganizării sau lichidării organizației, schimbarea șefului arhivei organizației

Specifică ordinea transfer de documente în timpul reorganizării sau lichidării organizației, schimbarea șefului arhivei organizației. Această secțiune stabilește că transferul documentelor organizației lichidate este în sarcina comisiei constituite pentru transferul afacerilor și proprietății.

În cazul lichidării organizațiilor - surse de achiziție a arhivelor de stat (municipale), în comisia de lichidare este inclus un reprezentant al arhivei de stat (municipale).

La schimbarea șefului arhivei organizației (persoana responsabilă cu arhiva organizației), acceptarea și transmiterea documentelor din arhiva, contabilitate și aparat de referință științifică acestora se efectuează conform actului.

rezumat

1. Noile Reguli sunt complexe reguli, care acoperă toate procesele principale efectuate de arhiva organizației:

• organizarea depozitării documentelor,
• arhivarea documentelor,
• arhivarea documentelor
• utilizarea documentelor de arhivă.

2. Deoarece aceste Reguli sunt document normativ, este posibil ca în procesul de aplicare a acestuia în practică, să fie nevoie de un supliment metodologic la document (elaborarea de recomandări, instrucțiuni conform Regulilor ca întreg sau secțiuni separate din Reguli).

3. Principala diferență fundamentală dintre noile Reguli și alte documente este că aceste Reguli sunt un document normativ. Regulile de bază din 2002 sunt de natură consultativă, Regulile de bază din 1985 au fost un document normativ și metodologic. Din acest motiv, noile Reguli au un domeniu de aplicare mult mai restrâns: ele conțin doar acele prevederi (reguli, cerințe) care trebuie aplicate fără greșeală. Orice altceva – adică cum să se facă – este la cheremul arhiviștilor.

4. Putem spune că cerințele au devenit mai puține. Numărul de formulare de documente care sunt obligatorii a fost redus. Anterior, erau peste 40: în Regulile de bază nr. 263 - formulare 44, în Regulile de bază - 48, acum, în noile Reguli - 30. Aceasta înseamnă că arhivele pot folosi formularele proprii dacă este necesar. În practică, așa a fost.

5. Noile Reguli se concentrează în primul rând pe organizațiile care sunt surse de achiziție a arhivelor de stat și municipale, dar acest lucru nu este precizat direct în document, așa că este mai corect să spunem că regulile se adresează organizațiilor care au propriile lor arhive. Arhiva.

Aprobat prin ordinul Arhivei Principale a URSS din 5 septembrie 1985 nr. 263 (în continuare - Regulile de bază din 1985). De fapt, și-au pierdut forța odată cu publicarea ordinului Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526, care a aprobat noile Reguli pe care le luăm în considerare în articol.

În funcție de volumul documentelor, arhiva este creată ca o subdiviziune structurală independentă a organizației sau o subdiviziune ca parte a serviciului de gestionare a documentelor (gestionarea biroului), care primește și stochează documentele de arhivă în scopul utilizării. Ca orice unitate structurală a unei organizații, arhiva, de regulă, acționează în baza regulamentului privind unitatea structurală - regulamentul privind arhiva, aprobat de șeful organizației, iar angajații arhivei - pe baza descrierea postului.

Atunci când elaborați un set de aceste documente, vă recomandăm să vă bazați pe Regulamentul Aproximativ al Arhivei institutie publica, organizatii, intreprinderi, aprobate. prin ordinul Roskomarchiv nr. 176 din 18 august 1992. Prevederea aproximativă se aplică arhivelor organizațiilor care creează documente ale Fondului de arhivă al Federației Ruse în cursul activităților lor. Dacă o organizație (de stat și non-statală) nu este o sursă de achiziție a unei arhive de stat sau municipale și nu își transferă documentele în arhiva corespunzătoare în modul prescris, trebuie să excludă din regulamentul arhivei tot ceea ce se referă la documente. al Fondului de arhivă al Federației Ruse.

Regulamentul privind arhiva organizației stabilește statutul arhivei, sarcinile, funcțiile, drepturile și responsabilitățile acesteia, precum și componența documentelor.

Astfel, principalele sarcini ale arhivei organizației sunt:

• - completarea arhivei cu documente (compunerea documentelor primite pentru păstrare în arhivă trebuie prevăzută în secțiune separată prevederi privind arhiva);
• - contabilizarea si asigurarea securitatii documentelor;
• - crearea unui aparat științific de referință pentru documentele de arhivă;
• - utilizarea documentelor stocate în arhivă.

Dacă în cursul activităților organizației sunt create documente legate de Fondul de arhivă al Federației Ruse, atunci una dintre cele mai importante sarcini ale arhivei este pregătirea și transferul acestei părți a documentației pentru stocarea permanentă în conformitate cu termenele limită. și cerințele stabilite prin acte legislative și alte acte juridice de reglementare în domeniul arhivării, adoptate de Federația Rusă și de subiecții Federației Ruse.

Funcțiile îndeplinite de arhivă decurg din sarcinile arhivei, dintre care principalele includ:

• - menținerea listelor de organizații și (sau) divizii structurale ale organizației - surse de achiziție ale arhivei;
• - acceptarea documentelor comandate de la diviziile structurale ale organizatiei si organizatiilor - surse de achizitie a arhivei;
• - contabilizarea si asigurarea securitatii documentelor acceptate in arhiva;
• - Crearea si intretinerea aparatului stiintific de referinta la documentele arhivei;
• - serviciul de informare managerii și diviziile structurale ale organizației;
• - organizarea utilizării documentelor la cererea organizațiilor și persoanelor fizice, contabilizarea și analizarea utilizării documentelor de arhivă ale organizației;
• - pregătirea răspunsurilor la solicitările sociale și legale ale cetățenilor;
• - efectuarea unei examinări a valorii documentelor, măsuri organizatorice și metodologice pentru transferul documentelor în vederea păstrării permanente în arhiva de stat sau municipală (dacă organizația este sursa de achiziție a arhivei corespunzătoare);
• - verificarea corectitudinii formării și executării dosarelor în direcțiile structurale ale organizațiilor și altor organizații - surse de recrutare;
• - organizarea lucrărilor de întocmire a nomenclatorului treburilor organizației;
• - acordarea de asistență metodologică și practică unităților structurale în lucrul cu documentele;
• - participarea la elaborarea documentelor normative si metodologice privind arhivarea si managementul documentatiei;
• - participarea la evenimente de îmbunătățire a competențelor lucrătorilor din arhivă și ale serviciului de gestionare a documentelor, inclusiv în organizațiile care sunt surse de achiziție de arhive.

Arhiva împreună cu șeful organizației sunt responsabile pentru:

• - nerespectarea conditiilor de asigurare a securitatii documentelor;
• - pierderea și distrugerea neautorizată a documentelor;
• - refuzul nejustificat de a accepta spre păstrare documente de depozitare permanentă și pentru personalul organizațiilor din subordine, în caz de lichidare a organizației sau schimbare a formei de proprietate;
• - încălcarea regulilor de utilizare a documentelor și accesul utilizatorilor la documente stabilite de lege.

Pentru organizarea activității arhivei este necesară adoptarea unui regulament privind arhiva. Arhivele includ următoarele secțiuni:

• - prevederi de bază;
• - alcătuirea documentelor de arhivă;
• - sarcinile și funcțiile arhivei;
• - drepturi de arhivare;
• - Organizarea arhivelor.

Dacă este necesar, prevederea privind arhiva poate fi completată cu alte secțiuni.

În activitatea sa, CE este ghidată de Regulamentele privind Fond de arhivă al Federației Ruse, Fundamentele legislației Federației Ruse privind Fondul de arhivă al Federației Ruse și arhive, acte administrative ramură organism federal management, ordine ale șefului organizației, normativ - documente metodologice Rosarkhiv și organismul arhivistic al subiectului Federației Ruse responsabil de arhiva de stat, standard și liste departamentale documente cu perioade de păstrare, reglementări privind CE a organizației.

fond de documentare de arhivă