Anong mga panloob na dokumento ang dapat magkaroon ng organisasyon. Ang listahan ng mga kinakailangang dokumento ng tauhan Anong mga dokumento ang dapat panatilihin ng departamento ng mga tauhan

Ito ay kinakailangan para sa anumang negosyo, anuman ang anyo ng pagmamay-ari, aktibidad at bilang ng mga empleyado. Para sa karampatang at kwalipikadong pag-uugali nito, kailangan mong maging bihasa sa batas sa paggawa, subaybayan ang mga pagbabago sa batas at magkaroon ng mga kasanayan sa larangan ng gawain sa opisina ng tauhan.

Ano ang accounting ng mga tauhan at bakit ito kailangan?

Isang mahalagang bahagi ng aktibidad ng bawat kumpanya ang mga talaan ng tauhan. Ito ay isang legal na kinokontrol na gawain sa pagpaparehistro, accounting at pagsubaybay sa paggalaw ng mga empleyado ng organisasyon.

Kasama sa mga aktibidad ng HR ang:

• pagtanggap ng mga empleyado;
• tanggalan;
• pahalang (paglipat sa pagitan ng mga departamento) at patayo (halimbawa, paglago ng karera) na mga paggalaw;
• mga paglalakbay sa negosyo;
• sick leave;
• sheet ng oras;
• mga bakasyon (anumang uri - taunang, walang bayad, para sa pagbubuntis, atbp.);
• mga personal na card para sa bawat empleyado, atbp.

Nalalapat din ito sa staffing:

• pagsasagawa pagpaparehistro ng militar;
• regulasyon relasyon sa paggawa;
• paglikha at pagpaparehistro ng iba't ibang (halimbawa, sa pagkuha, paghikayat sa isang empleyado, atbp.);
• organisasyon ng trabaho at iba pang aspeto.

Ang lahat ng dokumentasyon ay iginuhit lamang alinsunod sa mga kinakailangang pamantayan at tuntunin. Ang ilang mga form ay pinag-isa, ang iba ay itinatag sa mismong negosyo.

Ang karampatang organisasyon ng mga talaan ng tauhan ay malulutas ang maraming problema at gawain ng kumpanya. Siyempre, mayroong libu-libong mga nuances, ngunit may mga pangunahing punto na nalalapat sa bawat negosyo.

Paano mag-organisa at kanino ipagkatiwala ang pagpapanatili ng mga talaan ng tauhan?

Mayroong ilang mga paraan upang ayusin ang accounting. Ang lahat ay nakasalalay sa mga katangian ng negosyo at sa kung anong pagpipilian ang ginagawa ng tagapamahala. Ang pinakakaraniwang mga pagpipilian:

Lumikha ng isang buong departamento ng HR kung ang kumpanya ay gumagamit ng maraming tao

At kapag maliit ang staff, maaari kang kumuha ng isang espesyalista. Ang mga bentahe ng pamamaraang ito ay ang gawain ay inayos ng tagapamahala sa paraang gusto niya at kinokontrol at kinokontrol ayon sa kanyang sariling mga prinsipyo.

Mayroon ding mga disadvantages: mahirap suriin ang propesyonalismo ng natanggap na espesyalista, kaya may panganib na ang isang hindi ganap na karampatang opisyal ng tauhan ay tatanggapin.

Kailangan mong gumastos ng oras at pera sa pagsasanay o maghanap ng ibang empleyado.

Ang mga bentahe ng pagpipiliang ito para sa pag-aayos ng accounting ay kung ang isang tao ay inirerekomenda, kung gayon (marahil) talagang ginagawa niya ang trabaho, iyon ay, nasubok siya sa kaso. Siyempre, sa gayong opisyal ng tauhan, kailangan mong makipag-ayos sa mga kondisyon sa pagtatrabaho upang maging angkop ang mga ito sa magkabilang panig.

Ipagkatiwala ang mga bagay sa isang accountant o isang mahusay na sekretarya

Mga Pros: Ito ay nakakatipid ng oras at pera. Iyon ay, hindi na kailangang pumili ng isang opisyal ng tauhan, at walang mga gastos para sa pagpapanatili ng mga talaan.

Mga Kakulangan: ang pangunahing problema kapag pumipili ng pamamaraang ito ay ang mga empleyado ay gumaganap Dagdag na trabaho pagkatapos ng pangunahing, na humahantong sa mga error, misses, espasyo at elementarya kawalan mga kinakailangang dokumento. At, siyempre, ang propesyonal na kaalaman sa paksa ng accounting ng tauhan ay mahalaga dito. At kung ang parehong kalihim ay may mga ito, pagkatapos ay ang panganib ng mga komplikasyon sa kasong ito ay nabawasan sa pinakamababa. At vice versa.

Ipagkatiwala ang accounting ng tauhan sa isang outsourcing na organisasyon

Mabuti: lahat ng mga aktibidad ng tauhan ay nasa balikat ng isang kumpanya ng outsourcing, na umaako sa ganoong responsibilidad batay sa isang kasunduan. Bilang karagdagan sa katotohanan na ang pare-pareho, tuluy-tuloy na tulong ay ibinibigay para sa mga bagay ng tauhan, ang pagpili ng pamamaraang ito ay makabuluhang binabawasan ang mga gastos.

Cons: kailangan mong pumili ng isang mahusay na itinatag, seryosong kumpanya, at kailangan mo ring magtatag ng pakikipag-ugnayan, lumikha ng isang konsepto para sa pakikipagtulungan sa mga espesyalista na gagana sa labas ng opisina.
Kailangan lang piliin ng manager ang pinaka-maginhawa at angkop na paraan para mapanatili niya ang mga rekord ng tauhan, na tinitimbang ang lahat ng mga kalamangan at kahinaan ng bawat pamamaraan.

Mga tungkulin sa trabaho ng isang tauhan ng manggagawa

Ang mga sumusunod na tungkulin ay ipinapataw sa opisyal ng tauhan alinsunod sa mga tagubilin at kasunduan sa paggawa:

Ito ay isang hindi kumpletong listahan ng mga tungkulin ng isang tauhan ng manggagawa, ang mga kinakailangan ay tinatayang. Maaaring mas marami sa kanila ang nakalista (o mas kaunti), ngunit sa kabuuan ito ang mga kakayahan at kakayahan na dapat taglayin ng isang personnel specialist.

Accounting ng tauhan: anong mga dokumento ang kinakailangan?

Karaniwan, ang bawat negosyo ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na uri ng mga dokumento na nauugnay sa mga tauhan:

• administratibo (personal at produksyon na mga order);
• pagkumpirma ng aktibidad ng paggawa;
• impormasyon at kasunduan;
• panloob na sulat;
• mga tala ng kontrol at pagpaparehistro.

Ilang dokumento ng tauhan walang sablay dapat nasa kumpanya. Kabilang dito ang:
PVTR (mga panloob na regulasyon sa paggawa);

Ang lahat ng mga dokumento ay naka-imbak para sa isang tiyak na bilang ng mga taon. ay kinokontrol:

• artikulo o seksyon ng Labor Code;
• resolusyon ng State Statistics Committee;
• Pederal na Batas at iba pang mga regulasyon.

Kung ang isang bagay (mga tagubilin, mga order, atbp.) ay hindi magagamit, ang katotohanang ito ay kailangang itama. Sa pangkalahatan, ang isa sa mga prinsipyo ng trabaho ng isang tauhan ay pagiging maagap. Napakadali niya araw ng trabaho at nagbibigay pa nga ng legal na puwersa sa ilang kilos. Ito ay talagang napakahalaga - hindi upang patakbuhin ang kasalukuyang negosyo. Kung hindi man, malamang na lumaki sila tulad ng isang snowball.

Organisasyon ng mga talaan ng tauhan: kung paano magsagawa, kung saan magsisimula?

Ang pagkakaroon ng husay sa isang bagong lugar bilang isang opisyal ng tauhan, kailangan mo munang baguhin ang mandatoryong dokumentasyon. Kung ito ay lumabas (at nangyari) na ang ilang mahahalagang papel mula sa listahan ay nawawala, pagkatapos ay kailangan nilang ibalik. Siyempre, hindi posible na isagawa ang gayong gawain sa isang araw.

Samakatuwid, kinakailangan upang i-highlight ang pinakamahalagang posisyon at magsimula mula sa kanila. Suriin ang presensya at literacy sa disenyo (at kung kailangan mong itama o i-compile bagong dokumento): staffing, iskedyul ng bakasyon, mga kontrata sa pagtatrabaho, mga order, mga tala sa paggawa.

Panatilihin ang mga talaan ng mga kontrata sa pagtatrabaho, mga order para sa mga tauhan. Lumikha ng . Unawain ang mga personal na card (T-2). Makipagtulungan sa mga lokal na regulasyon.
Ang pangunahing bagay ay upang makumpleto ang lahat ng kasalukuyang mga dokumento sa oras. Trabaho batay sa Kodigo sa Paggawa at mga tuntunin sa negosyo. At huwag sirain ang mga papel sa mga tauhan. Ang oras ng kanilang pag-iimbak ay inaprubahan ng Federal Archives ("Listahan ..." na may petsang 06.10.2000).

Ang lahat ng mga dokumento sa accounting ay kailangan para sa transparency ng mga relasyon sa paggawa. Ang sistema ng mga tauhan ay nagtatatag ng mga pamantayan at prinsipyo na nagbibigay ng katatagan para sa mga empleyado ng organisasyon, at ang mga administrasyon ay lumikha ng mga kanais-nais na kondisyon para sa.

Accounting automation - 1C: ang mga benepisyo ng pagtatrabaho sa programa

Panatilihin ang mga rekord ng tauhan, lalo na sa malaking kumpanya- Ito ay isang hindi kapani-paniwalang responsable at malaking gawain sa saklaw nito. Ngunit narito ang mga pagkakamali ay hindi katanggap-tanggap! Ngunit ngayon ay may isang paraan upang i-automate ang mga aktibidad ng mga opisyal ng tauhan, na maaaring lubos na mapadali at gawing simple ang gawain ng departamento, mapabuti ang mga aktibidad, makabuluhang bawasan ang panganib ng mga pagkakamali.

Gamit ang 1C program, maaari mong panatilihin ang mga talaan ayon sa legal na pangangailangan. Ang database ay nagbibigay ng ligtas na imbakan kinakailangang impormasyon ng mga empleyado. Sa pag-iipon nito, nagiging posible na bumuo ng iba't ibang mga ulat na makakatulong sa pagsusuri sa trabaho at pagbuo ng mga bagong direksyon. Halimbawa, maaaring ganito ang hitsura ng mga ulat:

• rate ng turnover ng kawani;
• istatistika ng tauhan;
• paggalaw ng mga manggagawa, atbp.

Ang programa ay tumutulong upang malutas ang halos lahat ng mga problema at mga gawain ng accounting ng tauhan. Ang pinuno ng negosyo, salamat sa 1C, ay may pagkakataon na makatanggap ng impormasyon tungkol sa estado ng mga gawain sa departamentong ito, pag-aralan at gumawa ng mga tamang desisyon sa pamamahala. At pinapayagan ka rin ng automation na i-synchronize ang mga aktibidad ng ilang mga serbisyo ng kumpanya (accounting, tauhan, departamento ng accounting), na nagpapabuti sa kahusayan sa trabaho, at lumilikha din ng lahat ng mga kondisyon para sa napapanahong pagbabayad ng mga suweldo.

Konklusyon

Kaya, sa pagbubuod, mapapansin natin ang sumusunod:

• Ang accounting ng tauhan ay isang mahalagang bahagi ng gawain ng anumang negosyo.
• Mayroong ilang mga paraan upang ayusin ang accounting. Ang pagpili ay nasa pinuno.
• Ang mga tungkulin ng isang tauhan ng manggagawa ay tinutukoy ng pagtuturo at ng kontrata sa pagtatrabaho.
• Mayroong isang listahan ng mga dokumentong nauugnay sa gawain ng mga tauhan na dapat naroroon sa bawat kumpanya. At dapat mong simulan ang iyong karera sa departamento ng tauhan sa pamamagitan ng pagsuri sa mga partikular na dokumentong ito.
• Ang pag-iingat ng mga tala ay mas madali kung ito ay awtomatiko.

Ang accounting ng mga tauhan ay ang pangunahing para sa normal at mahusay na operasyon ng anumang negosyo. Samakatuwid, dapat itong lapitan nang may buong responsibilidad.

Sa pakikipag-ugnayan sa

.

Kasama sa konsepto ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan, bilang karagdagan sa pagdodokumento ng mga relasyon sa paggawa sa mga empleyado, gayundin ang pag-iimbak at paggamit ng mga dokumento sa kasalukuyang mga aktibidad ng organisasyon, ang pagsusuri ng kanilang halaga at ang paghahatid ng mga dokumento para sa imbakan ng archival.

Ang pangunahing batas sa regulasyon sa lugar na ito ay ang Federal Law ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Archival Affairs sa Pederasyon ng Russia". Ang Pederal na Batas na ito ay kinokontrol ang mga relasyon sa larangan ng pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival, anuman ang kanilang anyo ng pagmamay-ari, pati na rin ang mga relasyon sa larangan ng pamamahala ng archival. sa Russian Federation para sa interes ng mga mamamayan, lipunan at estado.

Ang Artikulo 17 ng Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation" ay nagtatatag pangkalahatang obligasyon upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, para sa anumang entidad ng negosyo: mga ahensya ng gobyerno, mga organo lokal na pamahalaan, mga organisasyon at mamamayan na nakikibahagi sa mga aktibidad na pangnegosyo nang walang edukasyon legal na entidad, sa mga panahon ng kanilang imbakan na itinatag ng mga pederal na batas, iba pang mga regulasyong ligal na aksyon ng Russian Federation, pati na rin ang mga listahan ng mga dokumento.

Alinsunod sa Artikulo 3 ng Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation":

Ang Archival Fund ng Russian Federation ay isang makasaysayang itinatag at patuloy na lumalaking koleksyon ng mga dokumento ng archival na sumasalamin sa materyal at espirituwal na buhay ng lipunan, na may makasaysayang, siyentipiko, panlipunan, pang-ekonomiya, pampulitika at kultural na kahalagahan, na isang mahalagang bahagi ng kasaysayan at kultura. pamana ng kultura ng mga mamamayan ng Russian Federation, na nauugnay sa mga mapagkukunan ng impormasyon at napapailalim sa permanenteng imbakan.

Ang isang dokumento ng archival ay nangangahulugang:

"isang materyal na carrier na may impormasyon na nakatala dito, na may mga detalye na nagpapahintulot na makilala ito, at napapailalim sa imbakan dahil sa kahalagahan ng ipinahiwatig na carrier at impormasyon para sa mga mamamayan, lipunan at estado."

Sa turn, ang dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation ay nangangahulugang:

"isang dokumento ng archival na nakapasa sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento, ilagay sa mga talaan ng estado at napapailalim sa permanenteng imbakan."

Ang pamamaraan para sa pag-aayos ng pag-iimbak ng mga dokumento ay nakasalalay sa katayuan ng isang komersyal na organisasyon. Mahalaga tanda ay ang pagsasama ng isang partikular na organisasyon sa mga listahan ng mga mapagkukunan para sa pagkumpleto ng mga archive ng estado at munisipyo na may mga dokumento ng archival (bahagi 2 ng Artikulo 20 ng Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation") . Ang pagsasama ng mga komersyal na organisasyon sa mga listahang ito ay isinasagawa batay sa isang kasunduan sa may-katuturang archive ng estado o munisipyo. Sa mga organisasyon (mga mapagkukunan ng recruitment) pagkatapos ng pag-expire ng panahon ng pag-iimbak, ito ay isinasagawa kasama ng awtorisadong katawan. kapangyarihan ng estado paksa ng Russian Federation sa larangan ng pag-archive, ang pagsusuri ng State Archive ng halaga ng isang bilang ng mga dokumento para sa pagsasama sa Archival Fund ng Russian Federation.

Matapos ang pagkilala sa mga dokumento ng archival ng mga komersyal na organisasyon (mga mapagkukunan ng pagkuha) bilang mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, hindi pinapayagan ang kanilang pagkasira, at ang kanilang imbakan ay maaaring isagawa ng isang komersyal na organisasyon nang nakapag-iisa o maaari silang ilipat sa ilalim ng isang kasunduan. para sa imbakan sa isang estado o munisipal na archive, aklatan, museo, gayundin sa organisasyon Russian Academy agham (Bahagi 3 ng Artikulo 21 ng Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation").

Ang mga dokumento ng archival na hindi kasama sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, pati na rin ang mga dokumento na nakaimbak ng mga organisasyon na hindi pinagmumulan ng pagkuha, pagkatapos ng pag-expire ng kanilang panahon ng pag-iimbak na itinatag sa mga regulasyong ligal na kilos, ay napapailalim sa pagsusuri. at maaaring sirain ng organisasyon o permanenteng nakaimbak sa archive ng organisasyon alinsunod sa mga panloob na tuntunin nito.

Sa mga isyu na may kaugnayan sa pamamaraan para sa pag-aayos ng pagkuha ng mga dokumento ng archival, tinitiyak ang kanilang kaligtasan, ang pamamaraan para sa pagsasagawa ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento at paglilipat ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation para sa permanenteng imbakan, ang pamamaraan para sa pag-aayos ng trabaho ng isang archive, ang mga komersyal na organisasyon ay maaaring magabayan ng "Basic Rules for the Operation of Archives of Organizations", na inaprubahan ng desisyon ng Collegium of the Rosarchive, Pebrero 6, 2002.

Ang mga listahan ng karaniwang mga dokumento ng archival na nagpapahiwatig ng mga panahon ng kanilang imbakan ay inaprubahan ng pederal na ehekutibong katawan na pinahintulutan ng Pamahalaan ng Russian Federation (Bahagi 3 ng Artikulo 6 ng Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa ang Russian Federation"). Alinsunod sa Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation noong Marso 9, 2004 No. 314 "Sa sistema at istraktura ng mga pederal na ehekutibong katawan", sa ngayon, ang naturang pederal na katawan ay ang Russian Archives.

Ang pangunahing batas sa regulasyon na tumutukoy sa listahan at mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ng pamamahala, kabilang ang mga dokumento ng tauhan, na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, ay ang "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan", na inaprubahan ng ang Federal Archives noong Oktubre 6, 2000.

Ang Clause 1.4 ng "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan", na inaprubahan ng Federal Archive noong Oktubre 6, 2000, ay nagbibigay na ito ay inilaan upang magamit bilang pangunahing dokumento ng regulasyon sa pagtukoy ng mga panahon ng pag-iimbak at pagpili para sa pag-iimbak at pagsira ng mga pamantayang dokumento ng pamamahala, iyon ay, karaniwan sa lahat o karamihan sa mga organisasyon (kabilang ang mga hindi pang-gobyerno).

Ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento na ibinigay sa talata 2.4 ng "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng imbakan", na inaprubahan ng Federal Archive noong Oktubre 6, 2000, ay nalalapat sa lahat ng mga organisasyon, anuman ang kung ang kanilang mga dokumento ay natanggap para sa imbakan sa estado, munisipal na mga archive o hindi dumating.

Inilalapat ng mga organisasyon ang mga panahon ng pagpapanatili na tinukoy sa dokumentong ito sa iba't ibang paraan. Ang mga pansamantalang panahon ng pagpapanatili (1 taon, 3 taon, 5 taon, 10 taon) ay nalalapat sa lahat ng organisasyon. Ang permanenteng panahon ng pag-iimbak ay ginagamit ng mga estado, mga munisipal na organisasyon na ang mga dokumento ay naka-imbak sa mga nauugnay na archive sa inireseta na paraan, at mga non-estado na organisasyon kung saan ang mga nauugnay na kasunduan (mga kontrata) ay natapos, iyon ay, mga mapagkukunan ng pagkuha ng mga archive.

Ang mga organisasyon na ang mga dokumento ay hindi nakaimbak sa estado, mga munisipal na archive, iyon ay, hindi sila pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive, ay maaaring mag-aplay ng isang permanenteng panahon ng imbakan. Ang ilang mga dokumento (regulatoryo, ari-arian at pang-ekonomiyang kalikasan, sa mga resulta ng mga aktibidad at mga prospect para sa pag-unlad ng organisasyon) ng isang permanenteng panahon ng imbakan ay dapat na naka-imbak sa mga organisasyon ng lahat ng anyo ng pagmamay-ari, na ang mga dokumento ay hindi natanggap ng estado, munisipal na mga archive , hanggang sa pagpuksa ng mga organisasyong ito (sugnay 2.4.2 "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng kanilang imbakan", na inaprubahan ng Federal Archives noong Oktubre 6, 2000). Halimbawa, ang Charter ng organisasyon, ang Memorandum of Association, ang Mga Regulasyon sa mga istrukturang dibisyon ng organisasyon, mga paglalarawan ng trabaho, imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng at pansamantalang imbakan; Ang mga personal na file, mga listahan (staffing) ng mga empleyado ay dapat na naka-imbak sa mga organisasyon ng lahat ng anyo ng pagmamay-ari, na ang mga dokumento ay hindi pumapasok sa estado, mga archive ng munisipyo, hanggang sa pagpuksa ng mga organisasyong ito, na dahil sa kasalukuyang batas at (o) mahaba. -term praktikal na kahalagahan ng mga dokumentong ito.

Ang mga organisasyon na hindi pinagmumulan ng pagkuha ng estado, mga archive ng munisipyo ay nag-iimbak ng mga dokumento ng isang permanenteng panahon ayon sa Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala tulad ng sumusunod. estado, mga organisasyong pambayan- 10 taon. Mga non-government na organisasyon - hindi bababa sa 10 taon, ang karagdagang panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento ay tinutukoy ng organisasyon alinsunod sa naaangkop na batas at (o) ang pangangailangan para sa praktikal na paggamit ng mga dokumento.

Kaya, ang mga non-government na organisasyon na ang mga dokumento ay hindi nakaimbak sa estado, munisipal na mga archive, iyon ay, hindi sila pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive, ay maaaring, ngunit hindi kinakailangang mag-aplay ng isang permanenteng panahon ng pag-iimbak, ngunit dapat silang mag-imbak ng mga naturang dokumento sa kanilang pagmamay-ari ng hindi bababa sa 10 taon (sugnay 2.4 .2 "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na may indikasyon ng kanilang mga panahon ng imbakan", na inaprubahan ng Federal Archives noong Oktubre 6, 2000).

Ang markang "EPK", na inilagay sa "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na may indikasyon ng kanilang mga panahon ng imbakan", na inaprubahan ng Federal Archives noong Oktubre 6, 2000 para sa mga partikular na uri ng mga dokumento, ay inilaan para sa paggamit ng mga organisasyon ng lahat ng anyo ng pagmamay-ari na pinagmumulan ng pagkuha ng estado, munisipal na mga archive, at nangangahulugan na ang ilan sa mga dokumentong ito ay maaaring may pang-agham at historikal na kahalagahan at, sa inireseta na paraan, ay dapat ilipat sa estado, munisipal na mga archive o naka-imbak sa isang organisasyon. Ang desisyon na tanggapin o sirain ang mga dokumentong may markang "EPK" ("EC") ay ginawa ng mga ekspertong komisyon ng mga archival body at institusyon. Ang markang ito ay maaari ding gamitin ng mga komersyal na organisasyon na hindi pinagmumulan ng pagkuha kapag nagpapasya sa permanenteng pag-iimbak ng kanilang mga dokumento.

Alinsunod sa Listahan ng Mga Standard na Dokumento sa Pamamahala, ang mga dokumentong may markang "EPK" ay kinabibilangan, halimbawa, mga personal na file ng mga empleyado, mga kontrata sa pagtatrabaho, mga personal na card ng mga empleyado, mga katangian ng mga empleyado, at higit pa.

Isinasaalang-alang ang sugnay 2.9 ng "Listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng kanilang mga panahon ng imbakan", na inaprubahan ng Federal Archive noong Oktubre 6, 2000, ang pagkalkula ng panahon ng imbakan para sa mga dokumento ay ginawa mula Enero 1 ng taon kasunod ng taon ng pagkumpleto ng kanilang trabaho sa opisina. Halimbawa, ang pagkalkula ng panahon ng pag-iimbak para sa mga kaso na natapos noong 2006 ay magsisimula sa Enero 1, 2007.

Ang markang "hanggang kailangan" ay nangangahulugan na ang dokumentasyon ay may praktikal na halaga lamang. Ang panahon ng imbakan nito ay tinutukoy ng organisasyon mismo, ngunit hindi maaaring mas mababa sa 1 taon.

Ipinagbabawal ang pagbabawas ng mga panahon ng pag-iimbak na itinatag ng Listahan ng Mga Dokumentong Pamamahala ng Pamantayan. Ang pagtaas sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento na ibinigay para sa Listahan ng Mga Dokumento sa Pamamahala ng Pamantayan ay maaaring maganap sa mga kaso kung saan ito ay dahil sa mga partikular na tampok ng gawain ng mga organisasyon.

Kapag nag-aayos ng pag-iimbak ng mga dokumento sa isang partikular na organisasyon at kinokontrol ang prosesong ito, ang mga sumusunod ay maaari ding gamitin bilang sanggunian, mga metodolohikal na dokumento:

Order ng Ministry of Culture ng Russian Federation na may petsang Nobyembre 8, 2005 No. 536 "Sa karaniwang pagtuturo sa mga papeles sa mga pederal na ehekutibong katawan";

· GOST 17914-72 “Mga cover ng case para sa mahabang panahon ng pag-iimbak. Mga uri, uri, teknikal na mga kinakailangan» (ipinakilala ng Dekreto Komite ng Estado Mga pamantayan ng USSR na may petsang Hulyo 17, 1972 No. 1411);

Order ng Main Archival Administration ng USSR na may petsang Mayo 25, 1988 No. 33 " Sistema ng estado suporta sa pamamahala ng dokumentasyon. Mga pangunahing probisyon. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga serbisyo ng suporta sa mga dokumento at dokumentasyon”;

Ang pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan ay medyo nakikilala mula sa mga pangkalahatang tuntunin para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng pamamahala. Dahil ang mga dokumento ng tauhan ay may mataas na kahalagahan sa lipunan (lalo na ang mga dokumentong naglalaman ng personal na data), dahil ang mga ito ay nagsisilbing dokumentaryong ebidensya ng mga karapatan ng empleyado sa social security, halimbawa, katandaan at kapansanan, pati na rin ang kumpirmasyon ng karanasan sa trabaho ng empleyado. Samakatuwid, karamihan sa mga ito ay may mahaba o permanenteng panahon ng pag-iimbak at ginagamit para sa mga layunin ng sanggunian kapag ang mga mamamayan ay nag-aaplay sa mga institusyon ng archival.

Bilang karagdagan, ang mga dokumento ng tauhan ay mayroon ding isang biographical, archaeographic na halaga, ang mga ito ay isang mapagkukunan para sa mga istatistikal na pangkalahatan at makasaysayang at panlipunang pananaliksik.

Ang mga kakaibang katangian ng pag-iimbak ng dokumentasyon ng mga tauhan sa isang organisasyon ay dahil sa mga gawain ng paghihigpit sa hindi awtorisadong pag-access sa mga dokumento na naglalaman ng personal na data ng mga empleyado at epektibong paghahanap para sa kinakailangang impormasyon.

Sa sistema para sa pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan, dalawang uri ang maaaring makilala, mga yugto ng imbakan: kasalukuyan at kasunod.

Ang imbakan at paggamit ng mga dokumento mula sa sandaling ito ay nilikha hanggang sa paglipat ng kaso kung saan sila ay naka-grupo sa archive ay tinatawag na kasalukuyang (operational). Ang kasalukuyang imbakan ng mga kaso ay isinasagawa sa lugar ng kanilang pagbuo. Ang kasalukuyang imbakan ay nahahati din sa dalawang subspecies:

Imbakan ng mga dokumento sa proseso ng kanilang pagpapatupad;

Imbakan ng mga naisagawang dokumento.

Ang mga dokumento sa panahon ng kanilang pagpapatupad ay nasa kontratista, na nag-iimbak ng mga ito sa mga espesyal na folder. Ang mga folder na ito ay naglalaman ng inskripsyon na "Para sa lagda", "Urgent" at higit pa, pati na rin ang apelyido, inisyal, numero ng telepono ng artist.

Ang mga naisagawang dokumento ay dapat na isampa at itago sa mga file alinsunod sa nomenclature ng mga kaso. Napansin namin kaagad na ang kasalukuyang pag-iimbak ng mga dokumento ay nagsasangkot ng pamamaraan para sa kanilang pagbuo sa mga kaso alinsunod sa naaprubahang nomenclature.

Ang kasalukuyang imbakan ng mga dokumento ay nangangahulugan ng kanilang imbakan sa mga orihinal. Samakatuwid, sa mga serbisyo ng tauhan ng mga organisasyon, ang lahat ng mga order ay naka-imbak sa mga orihinal. Ang mga kopya ng mga order sa mga tauhan: pag-hire, mga insentibo, mga parusa, pagpapaalis, at iba pa ay inilalagay din para sa pag-iimbak sa mga personal na file ng mga empleyado (kung sila ay pinananatili).

Ang pamamaraan para sa pag-aayos ng kasalukuyang imbakan ng mga personal na file ay ang mga sumusunod:

Ø Ang mga personal na file sa anyo ng papel ay naka-imbak sa mga folder na binibilang ng mga pahina at tinahi;

Ø Ang mga pabalat ng mga personal na file ay binibilang din, sila ay itinalaga serial number mga kaso na tumutugma sa kabuuang bilang ng mga kaso;

Ø kasalukuyang imbakan sa departamento ng mga tauhan ng organisasyon ay napapailalim sa mga personal na file lamang sa mga nagtatrabaho na empleyado. Matapos ang pagpapaalis ng isang empleyado, ang kanyang personal na file ay tinanggal mula sa folder at naproseso para sa paglipat sa imbakan ng archival.

Ø Ang mga personal na file ng mga na-dismiss na empleyado ay naka-archive sa alphabetical order.

Ang kasalukuyang pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan, mga file cabinet, mga libro ng accounting at iba pa ay isinasagawa, bilang isang patakaran, sa lugar ng mga serbisyo ng tauhan ng mga organisasyon, na dapat na nilagyan ng mga espesyal na cabinet o safe na naka-lock at selyado. Mga kopya ng katawagan ng mga kaso na inilagay sa mga cabinet, at sa mga spine ng mga pabalat ng mga kaso - ang mga bilang ng mga kaso alinsunod sa nomenclature ay magpapadali sa paghahanap ng mga dokumento.

Ang mga libro sa paggawa ng mga empleyado ay naka-imbak sa safe ng pinuno ng departamento ng mga tauhan, mga selyo, mga selyo, mga form ng dokumento, mga susi sa mga cabinet (safe) para sa pag-iimbak ng mga dokumento ay naka-imbak din doon.

Mga empleyado serbisyo ng tauhan hindi inirerekomenda na mag-iwan ng anumang mga dokumento o talaan ng opisina sa desktop, pati na rin ang isang gumaganang computer, para sa anumang tagal ng pag-alis sa lugar. Sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, dapat ilagay ng mga opisyal ng tauhan ang lahat ng hanay ng mga dokumento na nasa proseso ng pagpapatupad sa isang metal cabinet, isara ito at i-seal ito. Ang mga susi sa mga kabinet ay ibinibigay sa pinuno ng departamento ng mga tauhan laban sa lagda sa naaangkop na magasin.

Ang mga draft at rebisyon ng mga dokumento, nasira na mga form ay nawasak sa pagtatapos ng araw ng trabaho; ang isang espesyal na machine cutting machine ay maaaring gamitin para dito. Ang mga computer sa pagtatapos ng araw ng trabaho ay hinaharangan at hindi nakakonekta sa network.

Bilang karagdagan, ang teknolohiya para sa pag-iimbak at accounting para sa dokumentasyon ng tauhan ay nagsasangkot ng ipinag-uutos na lagda ng mga empleyado, na nagpapatunay sa pagtanggap ng mga kopya at mga extract mula sa kanila.

Ang batayan para sa kasunod na (archival) na pag-iimbak ng mga dokumento ay ang pagsusuri ng kanilang halaga, at pagkatapos ay sumusunod: pag-file ng mga kaso, pag-compile ng mga imbentaryo, pagguhit ng mga kilos sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak at ibigay ang mga file sa archive ng organisasyon.

Para sa napapanahong pagtanggap ng mga dokumento ng archival mula sa mga dibisyon ng istruktura o iba pang mga mapagkukunan ng pagkuha, tinitiyak ang kanilang accounting, kaligtasan, pag-streamline ng kanilang paggamit at paghahanda para sa paglipat ng mga dokumento para sa permanenteng imbakan sa mga organisasyon, isang archive ay nilikha.

Isang bahagi lamang ng mga dokumento ang nakakapasok sa archive fund ng organisasyon; hindi kasama dito ang mga dokumentong may maikling panahon ng pag-iimbak (hanggang 10 taon kasama). Ang pondo ng archival ng organisasyon ay binubuo ng mga dokumento ng pangmatagalang imbakan (mahigit 10 taon) at permanenteng imbakan, kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, na may pang-ekonomiya, panlipunan, pampulitika, kultura, kasaysayan at iba pang kahalagahan. Ang paglipat ng mga file sa archive ay isinasagawa ayon sa iskedyul na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon o ng employer. Dapat tanggapin ang mga dokumento para sa pag-iimbak pangunahin sa anyo ng mga orihinal, tanging kapag wala ang mga ito, tinatanggap ang mga sertipikadong kopya.

Alinsunod sa "Basic rules for the work of the archives of organizations", na inaprubahan ng desisyon ng Collegium of the Federal Archives noong Pebrero 6, 2002, ang organisasyon ay dapat magbigay sa archive ng mga espesyal na kagamitan at mga tauhan. Gayunpaman, sa mga maliliit na komersyal na organisasyon, bilang panuntunan, walang archive sa anyo ng isang espesyal na yunit. Kasabay nito, ang mga tungkulin ng archivist ay pinagsama ng kalihim o ibang tao na hinirang ng pinuno.

Kasabay nito, dapat tandaan na ang mga dokumento ay dapat na naka-imbak sa mga kondisyon na matiyak ang kanilang proteksyon mula sa pinsala, nakakapinsalang impluwensya sa kapaligiran at hindi kasama ang pagkawala ng mga dokumento. Bilang isang patakaran, para sa layuning ito, ang mga metal cabinet, safe, shelving cabinet at iba pa ay naka-install sa archive room. Hindi pinapayagan na maglagay ng mga dokumento sa sahig, mga window sills, sa mga unsorted na tambak. Ang pag-withdraw ng mga dokumento mula sa file na may permanenteng panahon ng imbakan ay pinapayagan sa mga pambihirang kaso at isinasagawa batay sa isang administratibong dokumento ng pinuno ng organisasyon na may obligadong pagguhit ng isang sertipikadong kopya ng dokumento at isang aksyon sa pang-aagaw ng orihinal.

Upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento sa mga tauhan ng mga natanggal na empleyado bilang isang resulta ng muling pag-aayos o pagpuksa ng mga ligal na nilalang, pati na rin ang panlipunang proteksyon ng mga mamamayan, ang mga tagapagtatag ng mga bagong nabuo na komersyal at non-profit na organisasyon ay maaaring irekomenda sa isama sa kanilang mga nasasakupang dokumento ang mga patakaran para sa pagtatala at pagpapanatili ng mga dokumento sa mga tauhan, pati na rin ang napapanahong paglipat ng mga ito sa imbakan ng estado sa panahon ng muling pag-aayos o pagpuksa ng isang ligal na nilalang.

Alalahanin na ang ligal na regulasyon ng pamamaraan at mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan ay isinasagawa batay sa "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng kanilang imbakan", na inaprubahan ng Federal Archives sa Oktubre 6, 2000. Ang pamamaraan at mga tuntunin para sa pag-iimbak ng mga libro ng trabaho ay kinokontrol ng isang espesyal na batas sa regulasyon - Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng Abril 16, 2003 No. 225 "Sa mga libro ng trabaho". Kaya, ang mga anyo ng work book at ang insert sa loob nito ay naka-imbak sa organisasyon bilang mga dokumento ng mahigpit na pananagutan at ibinibigay sa taong responsable para sa pagpapanatili ng mga work book, sa kanyang kahilingan. Sa katapusan ng bawat buwan, obligado ang taong ito na magsumite sa departamento ng accounting ng organisasyon ng isang ulat sa pagkakaroon ng mga form ng work book at isang insert dito. Ang mga anyo ng work book at ang mga pagsingit sa loob nito na nasira sa panahon ng pagpuno ay napapailalim sa pagkawasak sa pagguhit ng isang naaangkop na aksyon. Ang hindi na-claim na mga libro ng trabaho at ang libro ng accounting ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa kanila ay naka-imbak sa archive ng organisasyon sa loob ng 50 taon, at pagkatapos ay napapailalim sa pagkawasak sa inireseta na paraan.

Ang tagapag-empleyo ay may pananagutan para sa organisasyon ng trabaho sa pag-iimbak ng mga dokumento ng tauhan, pangunahing mga dokumento sa accounting. Ang pananagutan para sa pagpapanatili, pag-iimbak, accounting at pagpapalabas ng mga libro ng trabaho ay pinapasan ng isang espesyal na awtorisadong tao na hinirang sa pamamagitan ng utos (pagtuturo) ng employer.

Dagdag pa, ipinapayong magbigay ng isang katas mula sa "Listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng panahon ng pagpapanatili", na inaprubahan ng utos ng Federal Archive ng Oktubre 6, 2000, tungkol sa ilang mga dokumento ng tauhan:

Numero ng artikulo	Uri ng dokumento	Panahon ng pagpapanatili ng dokumento	Tandaan
PAGKATAWAN
	Mga dokumento (mga ulat, buod, sertipiko, impormasyon) sa katayuan at pagpapatunay ng trabaho sa mga tauhan	tuloy-tuloy
	Korespondensya tungkol sa pagtanggap, pamamahagi, paggalaw, accounting ng mga tauhan
	Mga dokumento (aplikasyon, impormasyon, sulat) sa pangangailangan para sa mga empleyado, pagbawas (paglabas) ng mga empleyado
	Mga tala sa pagpapalit ng mga order sa mga tauhan	75 taon ng EPC	Sa pagkakaloob ng regular at mga pista opisyal sa pag-aaral, tungkulin, mga parusa, panandaliang mga paglalakbay sa domestic na negosyo - 5 taon
	Mga personal na file (mga pahayag, autobiographies, mga kopya ng mga order at mga extract mula sa kanila, mga kopya ng mga personal na dokumento, mga katangian, mga talaan ng tauhan, mga talatanungan, mga sheet ng pagpapatunay, atbp.):
	a) ang pinuno ng organisasyon; miyembro ng namamahala, ehekutibo, mga katawan ng kontrol mga organisasyon; mga empleyado na may estado at iba pang mga titulo, premyo, parangal, akademikong digri at titulo	tuloy-tuloy
	b) mga manggagawa	75 taon ng EPC
	Mga kasunduan sa pagtatrabaho (mga kontrata), mga kasunduan sa paggawa hindi kasama sa mga personal na file	75 taon ng EPC
	Mga personal na card ng mga empleyado (kabilang ang mga pansamantalang manggagawa)	75 taon ng EPC
	Mga katangian ng mga empleyado na walang mga personal na file	75 taon ng EPC
	Mga dokumento (kwestyoner, sariling talambuhay, talaan ng tauhan, aplikasyon, sulat ng rekomendasyon, resume, atbp.) ng mga taong hindi natanggap
	Mga tunay na personal na dokumento (mga talaan ng trabaho, diploma, sertipiko, sertipiko, sertipiko)	Poste restante	Hindi inaangkin - hindi bababa sa 50 taon
	Mga dokumento (mga sertipiko, ulat at mga tala ng paliwanag, mga kopya ng mga order, mga extract mula sa mga order, mga pahayag, mga sertipiko ng paglalakbay at iba pa), hindi kasama sa mga personal na file
		tuloy-tuloy
		75 taon ng EPC
	Pagpapalit ng sulat mga bakante, halalan sa opisina
	Mga minuto ng pagpupulong ng mga komisyon para sa pagtatatag ng seniority para sa pagbabayad ng mga bonus para sa seniority		Sa kawalan ng mga order - 50 taon
	Listahan (staff - payroll) ng mga empleyado	tuloy-tuloy
			Sa kawalan ng mga personal na account - 50 taon
	a) mga miyembro ng namamahala at mga ehekutibong katawan mga organisasyon	tuloy-tuloy
	b) mga beterano at kalahok ng Dakila Digmaang Makabayan at iba pang aksyong militar	tuloy-tuloy
	c) iginawad ng estado at iba pang mga parangal, iginawad ng estado at iba pang mga titulo, mga premyo	tuloy-tuloy
	d) mga manggagawa
	d) sertipikado
	e) mga conscript
	g) mga kandidato para sa promosyon
	h) pagtanggap ng mga personal na rate, suweldo
	Mga dokumento (mga ulat, kilos, impormasyon) sa accounting ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa kanila
	Pagsusulatan sa paglalakbay		Para sa mga paglalakbay sa negosyo sa ibang bansa - 10 taon ng EPC
	Korespondensya sa pagpaparehistro ng conscription at pagpapaliban mula sa conscription ng mga taong mananagot para sa serbisyo militar
	Mga dokumento (representasyon, petisyon, questionnaire, akto) sa pagtatatag ng mga personal na rate, suweldo, allowance		Sa kawalan ng mga order - 50 taon ng EPC
	Korespondensya sa pagtatatag at pagbabayad ng mga personal na rate, suweldo, allowance
	Mga iskedyul ng bakasyon
	Mga kard, mga payo sa mga order sa mga tauhan
	Mga libro, magazine, accounting card:		Pagkatapos ng dismissal
	a) pagpasok, paggalaw (paglipat), pagpapaalis ng mga empleyado
	b) mga empleyado na ipinadala sa mga paglalakbay sa negosyo
	c) mga conscript
	d) pista opisyal
	e) mga personal na file, mga personal na card, mga kasunduan sa trabaho (mga kontrata), mga kasunduan sa trabaho
	f) pagpapalabas ng mga libro sa trabaho at mga insert sa kanila
	g) pagpapalabas ng mga sertipiko ng sahod, haba ng serbisyo, lugar ng trabaho
	h) pagpapalabas ng mga sertipiko ng paglalakbay

Ang mga panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento na ibinigay sa "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng imbakan", na inaprubahan ng Federal Archives noong Oktubre 6, 2000 (column No. 3), nalalapat sa lahat ng mga organisasyon , hindi alintana kung ang kanilang mga dokumento ay natanggap para sa imbakan sa estado, munisipal na mga archive o hindi dumating.

Ang lahat ng mga dokumento ng tauhan ay dapat ibigay sa archive ng organisasyon.

Kaya, ang algorithm ng mga aksyon ng isang komersyal na organisasyon na hindi isang estado o munisipal na unitary enterprise upang matiyak ang pag-iimbak ng mga dokumento, kabilang ang mga dokumento ng tauhan, ay ang mga sumusunod:

Pagpapatunay ng mga kinakailangan ng mga regulasyong ligal na kilos na nagtatag ng mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga partikular na uri ng mga dokumento;

Imbakan ng mga dokumento;

Para sa mga organisasyon - mga mapagkukunan ng pagkuha - pagkatapos ng pag-expire ng panahon ng imbakan, isinasagawa, kasama ang awtorisadong katawan ng kapangyarihan ng estado ng paksa ng Russian Federation sa larangan ng pag-archive, ang State Archive, isang pagsusuri sa halaga ng isang bilang ng mga dokumento para sa pagsasama sa Archival Fund ng Russian Federation;

Pag-imbak ng mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation o ang kanilang paglipat para sa imbakan sa isang estado o munisipal na archive, library, museo o organisasyon ng Russian Academy of Sciences;

Ang mga dokumento ng archival na hindi kasama sa mga dokumento ng Archival Fund ng Russian Federation, pagkatapos ng pag-expire ng panahon ng imbakan, ay napapailalim sa pagkawasak o pag-iimbak sa archive ng organisasyon alinsunod sa mga kinakailangan ng batas ng korporasyon (halimbawa, para sa mga kumpanya ng joint-stock, ang pag-iimbak ng mga dokumento ay kinokontrol ng Decree ng Federal Commission para sa Securities Market na may petsang 16 July 2003 No. 03-33 / ps "Sa pag-apruba ng Mga Regulasyon sa pamamaraan at mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento" at ang Pederal na Batas ng Disyembre 26, 1995 No. 208-FZ "Sa joint-stock na kumpanya”) o mga lokal na regulasyon;

Para sa mga organisasyong hindi pinagmumulan ng recruitment, pagkatapos ng pag-expire ng pansamantalang panahon ng pag-iimbak, ang mga dokumento ng archival ay sasailalim sa pagsusuri at maaaring sirain o itago sa archive ng organisasyon.

Ang paghahanda ng mga dokumento para sa kasunod na imbakan at paggamit ay ang huling yugto ng negosyo proseso ng produksyon serbisyo ng tauhan at kasama ang pagsusuri ng pang-agham at praktikal na halaga ng mga dokumento, pagpaparehistro at paglalarawan ng mga kaso, pagguhit ng mga aksyon sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak at paglilipat ng mga ito sa archive ng organisasyon o sa imbakan ng estado.

"Pagsusuri sa halaga ng mga dokumento: Ang pagpili ng mga dokumento para sa pampublikong imbakan o ang pagtatatag ng mga panahon para sa kanilang imbakan batay sa tinatanggap na pamantayan."

(sugnay 95 ng GOST R 51141-98).

Bilang isang tuntunin, ang obligasyon na magsumite ng mga dokumento sa mga archive ng estado ay itinalaga sa mga organisasyon ng estado at munisipyo. Gayunpaman, ang ilang mga non-government na organisasyon kung saan ang mga nauugnay na kasunduan ay napagpasyahan ay kinakailangan ding gawin ito.

Upang ayusin at magsagawa ng pagsusuri sa halaga ng mga dokumento at piliin ang mga ito para ilipat sa kustodiya ng estado, gayundin upang makontrol at magbigay ng tulong sa pamamaraan sa pagsasagawa ng pagsusuri, ang mga ministri at departamento ay nagtatag ng permanenteng sentral na komisyon ng dalubhasa (CEC). Sa ibang mga organisasyon, nilikha ang mga permanenteng komisyon ng eksperto (EC).

Ang komisyon ng dalubhasa ay kumikilos batay sa Mga Regulasyon sa permanenteng komisyon ng dalubhasa na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon. Upang mapadali ang pagbuo ng iyong sariling Regulasyon sa isang permanenteng komisyon ng dalubhasa, maaari mong gamitin ang "Huwarang Regulasyon sa isang permanenteng komisyon ng dalubhasa ng isang institusyon, organisasyon, negosyo", na inaprubahan ng Order of the Federal Archive ng Enero 19, 1995 No. 2.

Ang mga pangunahing gawain ng komisyon ng dalubhasa ay:

1. Organisasyon at pagsusuri ng halaga ng mga dokumento sa yugto ng trabaho sa opisina sa paghahanda ng nomenclature ng mga kaso at pagbuo ng mga kaso.

2. Organisasyon at pagsusuri ng halaga ng mga dokumento sa yugto ng paghahanda sa kanila para sa imbakan ng archival.

3. Organisasyon at pagpili at paghahanda ng mga dokumento para sa paglipat sa pampublikong imbakan.

Ang komisyon ng dalubhasa ng organisasyon ay nilikha sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno mula sa mga pinaka-kwalipikadong empleyado sa halagang hindi bababa sa tatlong tao.

Ang expert commission ay isang advisory body. Ang mga desisyon nito ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon.

Ang ekspertong komisyon ng organisasyon sa gawain nito ay dapat na ginagabayan ng Pederal na Batas ng Oktubre 22, 2004 No. 125-FZ "Sa Pag-archive sa Russian Federation", Mga Regulasyon sa Pondo ng archival ng Russian Federation, na inaprubahan ng Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation na may petsang Marso 17, 1994 No. 552 "Sa Pag-apruba ng Mga Regulasyon sa Archival Fund ng Russian Federation", mga utos ng Federal Archival Agency ng Russian Federation, mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan na binuo ng mga awtoridad sa archival, mga karaniwang listahan ng mga dokumento na nagpapahiwatig ng kanilang mga panahon ng imbakan , ang nomenclature ng mga gawain ng organisasyon.

Ang pagsusuri ng mga dokumento ay isinasagawa batay sa pangkalahatang pamantayan para sa pagtatasa ng pinagmulan, nilalaman, panlabas na mga tampok ng mga dokumento.

Ang mga pamantayan sa pinagmulan ay kinabibilangan ng: ang papel at lugar ng organisasyon sa sistema ng pampublikong pangangasiwa o isang partikular na industriya, ang kahalagahan ng mga tungkuling ginagampanan nito, ang kahalagahan indibidwal sa buhay ng lipunan, ang oras at lugar ng pagbuo ng dokumento.

Kasama sa pamantayan ng nilalaman ang: ang kahalagahan ng kaganapan (kababalaghan) na makikita sa dokumento, ang halaga ng impormasyong magagamit sa dokumento, ang pag-uulit ng impormasyon ng dokumento sa iba pang mga dokumento, ang uri ng dokumento, ang pagiging tunay ng dokumento.

Ang pamantayan para sa mga panlabas na tampok ay kinabibilangan ng: ang anyo ng pag-aayos at paghahatid ng nilalaman, sertipikasyon, pagpapatupad ng dokumento, ang pisikal na kondisyon nito.

Ang komisyon ng eksperto ay nakikipag-ugnayan sa komisyon ng pagsusuri ng eksperto (EPC) ng institusyong arkibal, na nag-aapruba sa mga desisyon ng komisyon ng dalubhasa.

Ang mga non-government na organisasyon ay nakapag-iisa na gumagawa ng mga desisyon sa pagsusuri ng halaga ng mga dokumento. Ang resulta ng gawain ng komisyon ng dalubhasa ay ang pamamahagi ng mga dokumento sa apat na grupo ayon sa iba't ibang mga panahon ng imbakan:

Permanenteng imbakan;

Pangmatagalang imbakan (mahigit sa 10 taon);

Pansamantalang imbakan (hanggang 10 taon kasama);

Sisirain dahil sa pag-expire ng panahon ng pag-iimbak.

Upang matukoy ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento, kinakailangan, na natagpuan ang kaukulang artikulo sa "Listahan ng mga karaniwang dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga tuntunin ng kanilang imbakan", na inaprubahan ng Federal Archive noong Oktubre 6, 2000, upang magsagawa ng isang sheet-by-sheet na pagsusuri ng mga kaso. Hindi pinapayagan na pumili ng mga dokumento para sa pag-iimbak at pagsira lamang batay sa mga pamagat ng kaso.

Ang panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento sa hindi tradisyunal na media ay tumutugma sa panahon ng pag-imbak ng mga katulad na uri ng mga dokumento sa tradisyonal na media.

Ang mga kaso na may markang "EPK" ay sumasailalim sa isang sheet-by-sheet na pagsusuri upang matukoy at ihiwalay sa kanila ang mga dokumentong napapailalim sa permanenteng imbakan.

Ang mga kaso ng permanenteng at pangmatagalang imbakan (mahigit sa 10 taon), kabilang ang mga dokumento sa mga tauhan, ay dapat na nakaimbak sa archive ng organisasyon. Gayunpaman, kung ang mga dokumento ay may, halimbawa, makasaysayan o pang-agham na halaga, pagkatapos ay ililipat sila ng organisasyon sa archive ng estado o munisipyo. Siyempre, sa kondisyon na ang isang naaangkop na kasunduan ay natapos sa kanila. Ang kanilang paglipat ay isinasagawa ayon sa mga paglalarawan.

Ang mga kaso ng pansamantalang imbakan (hanggang 10 taon), bilang isang panuntunan, ay hindi inilipat sa archive ng organisasyon, at pagkatapos ng pag-expire ng panahon ng imbakan ay nawasak sila.

Kaya, batay sa mga resulta ng pagsusuri ng halaga ng mga dokumento sa organisasyon, ang mga sumusunod ay pinagsama-sama:

Imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng imbakan;

Imbentaryo ng mga kaso ng pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan;

paglalarawan ng mga kaso ng mga tauhan;

Kumilos sa paglalaan para sa pagsira ng mga kaso na hindi napapailalim sa imbakan.

Ang mga imbentaryo ng mga kaso na pinagsama-sama bilang isang resulta ng mga aktibidad ng komisyon ng dalubhasa ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon.

(pangalan ng Kumpanya)

(pangalan ng structural unit o public

organisasyon)

APPROVE

Titulo sa trabaho

pinuno ng istruktura

mga dibisyon

(pampublikong organisasyon)

Paliwanag ng Lagda

mga lagda

petsa

DESCRIPTION No. ___

__________________________________________________________________

Hindi. _____________, kasama ang:

mga numero ng titik:

nawawalang mga numero:

Titulo sa trabaho

compiler ng imbentaryo ng Signature Signature transcript

petsa

NAGSANG-AYON NA APPROVED

Pangalan ng posisyon ng head EC protocol

mga serbisyo sa trabaho sa opisina ng organisasyon ng yunit ng istruktura

Lagda Lagda transcript na may petsang _____________ Blg. _______

Matapos ang pag-apruba ng mga paglalarawan ng mga kaso na iginuhit komisyon ng dalubhasa, maaaring sirain ng organisasyon ang mga dokumentong may mga pansamantalang panahon ng pagpapanatili na nag-expire na.

"Paghihiwalay ng mga dokumento para sa pagkasira: Pagkilala sa proseso ng pagsusuri ng siyentipiko at praktikal na halaga ng mga dokumento na may mga nag-expire na panahon ng pag-iimbak na nawala ang kanilang praktikal, siyentipiko o panlipunang kahalagahan, at ang kanilang pagpili para sa pagkawasak."

(sugnay 98 GOST R 51141-98).

Ang pagkasira ng mga dokumento ay pormal sa pamamagitan ng isang kilos na inaprubahan ng pinuno ng organisasyon. Para sa mga organisasyong nagsumite ng mga dokumento para sa imbakan ng estado, ang mga aksyon ay inaprubahan ng pinuno ng organisasyon pagkatapos ng pag-apruba ng mga imbentaryo ng mga kaso para sa permanenteng imbakan ng ekspertong komisyon ng institusyon ng serbisyo sa archival ng estado.

Ang mga kaso na sisirain ay inililipat para sa pagproseso (paggamit). Ang paglilipat ng mga kaso ay ginawa sa pamamagitan ng isang acceptance invoice, na nagpapahiwatig ng petsa ng paglilipat, ang bilang ng mga kaso na ibibigay at ang bigat ng basurang papel.

Ang pag-load at pag-alis para sa pagtatapon ay isinasagawa sa ilalim ng kontrol ng isang empleyado na responsable para sa pagtiyak ng kaligtasan ng mga dokumento ng archive.

Tinatayang anyo ng kilos sa paglalaan ng mga dokumento (mga kaso) para sa pagkawasak:

Pangalan ng Kumpanya

ACT I APPROVE

___________ Hindi. _______ Titulo ng trabaho

_______________________ pinuno ng organisasyon

(lugar ng compilation)

sa alokasyon para sa pagkasira Signature Explanation

mga dokumentong hindi napapailalim sa lagda

petsa ng imbakan

Batay ________________________________________________

(pangalan at imprint ng listahan ng mga dokumento

__________________________________________________________________

kasama ang petsa ng pag-expire)

pinili para sa pagkawasak bilang walang pang-agham at makasaysayang halaga

at mga dokumento ng pondo Blg. _____________ na nawala ang kanilang praktikal na kahalagahan

(pamagat

pondo)

Kabuuang ____________________ na mga yunit tagaytay para sa _____________________ taon

(sa mga numero at salita)

Imbentaryo ng mga kaso ng permanenteng imbakan para sa ____ na taon na inaprubahan ng personal

komposisyon

sumang-ayon sa EPC ________________________________________________

(pangalan ng institusyon ng archival)

(minuto na may petsang _______________ Hindi. _____________)

Titulo ng trabaho ng tao

na nagsagawa ng pagsusulit

halaga ng mga dokumento Signature Signature transcript

petsa

NAGSANG-AYON

CEC protocol (EC)

napetsahan _________ Hindi. __________

Mga dokumento sa dami ng _________________________________ na mga yunit. oras,

(sa mga numero at salita)

tumitimbang ng ______ kg ipinasa kay _____________________________________________

(pangalan ng Kumpanya)

para sa pagproseso ayon sa tala sa paghahatid na may petsang ________ No. _______

Pamagat ng trabaho ng empleyado

pagsusumite ng mga dokumento Signature Signature transcript

petsa

Ang mga pagbabago sa accounting ay ginawa.

Pamagat ng trabaho ng empleyado

ang archive na gumawa ng mga pagbabago

sa mga dokumento ng accounting Signature Signature transcript

petsa

Ang pagkasira ng mga file na may nag-expire na panahon ng imbakan na inuri bilang "Lihim", "Para sa opisyal na paggamit", "Kumpidensyal" ay isinasagawa alinsunod sa mga espesyal na tagubilin.

O pag-file ng mga file at paglilipat ng mga ito sa imbakan ng archival.

« Pagproseso ng file: Paghahanda ng isang file para sa imbakan alinsunod sa mga itinatag na panuntunan.

(sugnay 73 ng GOST R 51141-98).

Ang pagpaparehistro ng mga kaso ay nagsisimula mula sa sandaling sila ay pumasok sa organisasyon at nagtatapos sa proseso ng paghahanda para sa paglipat sa archive sa pagtatapos ng taon ng kalendaryo kung saan sila ipinasok. Ang pagpapatupad ng isang partikular na kaso ay kinabibilangan ng isang hanay ng mga gawa sa pagbubuklod ng mga dokumento, ang pag-numero ng mga sheet, ang paghahanda ng mga inskripsiyon ng sertipikasyon, ang paghahanda (sa ilang mga kaso) ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento, ang disenyo ng mga detalye ng pabalat. ng kaso.

Ang pagpaparehistro ng mga kaso ay isinasagawa ng mga empleyado ng serbisyo ng suporta sa dokumentaryo ng organisasyon at mga dibisyon ng istruktura.

Ayon sa mga probisyon ng "Basic Rules for the Work of Archives of Organizations", na inaprubahan ng desisyon ng Collegium of the Federal Archives noong Pebrero 6, 2002, ang pagpapatupad ng mga file ay maaaring buo o bahagyang, depende sa oras ng imbakan . Ang mga kaso ng permanenteng, pangmatagalang imbakan at mga tauhan, pati na rin ang mga kumpidensyal na dokumento, ay napapailalim sa buong pagpaparehistro.

Kasama sa kumpletong pag-file ang:

pagsasampa o pagbubuklod ng kaso;

ang pag-numero ng mga sheet ng kaso;

pagguhit ng isang sheet ng sertipiko;

pagguhit, kung kinakailangan, isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento;

Ang pagpasok ng mga kinakailangang paglilinaw sa mga detalye ng pabalat ng kaso (paglilinaw ng pangalan ng organisasyon, ang index ng pagpaparehistro ng kaso, ang mga huling petsa ng kaso, ang pamagat ng kaso).

Ang mga kaso ng pansamantalang (hanggang 10 taon kasama) na imbakan ay napapailalim sa bahagyang pagpapatupad: pinapayagan na huwag muling i-systematize ang mga dokumento sa kaso, huwag bilangin ang mga sheet ng kaso, huwag gumuhit ng mga tala ng sertipikasyon.

Ang mga dokumentong bumubuo sa kaso ay isinampa sa 4 na butas sa isang hard cover na gawa sa karton o nakatali, na isinasaalang-alang ang posibilidad ng libreng pagbabasa ng teksto ng lahat ng mga dokumento, petsa, visa at mga resolusyon sa kanila. Kapag naghahanda ng mga kaso para sa pag-file (pagbubuklod), ang mga metal na pangkabit (mga pin, mga clip ng papel) ay tinanggal mula sa mga dokumento.

Ang mga permanenteng storage file na binubuo ng mga dokumentong may mataas na halaga o malalaking dokumento ay iniimbak sa mga saradong hard folder na may tatlong flaps na may mga tali o sa mga kahon.

Kung mayroong hindi na-claim na mga personal na dokumento sa kaso (mga kard ng pagkakakilanlan, mga libro sa trabaho, mga kard ng militar, mga litrato), ang mga dokumentong ito ay nakalagay sa isang sobre na isinampa sa kaso. Sa presensya ng isang malaking bilang ng naturang mga dokumento, ang huli ay aalisin sa mga kaso at isang hiwalay na imbentaryo ay iginuhit para sa kanila.

Upang matiyak ang kaligtasan at ayusin ang pagkakasunud-sunod ng mga dokumentong kasama sa kaso, ang lahat ng mga sheet ng kasong ito (maliban sa sheet ng sertipikasyon at panloob na imbentaryo) ay binibilang sa mga numerong Arabe sa kabuuang pag-numero sa kanang sulok sa itaas ng sheet gamit ang isang simpleng lapis o numbering machine. Ang mga sheet ng panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso ay hiwalay na binibilang.

Ang mga sheet ng mga kaso na binubuo ng ilang volume o bahagi ay binibilang para sa bawat volume o para sa bawat bahagi nang hiwalay.

Ang mga sobre na may mga kalakip na isinampa sa kaso ay binibilang; sa parehong oras, ang sobre mismo ay unang binibilang, at pagkatapos ay ang bawat kalakip sa sobre ay binibilangan ng susunod na numero.

Sa dulo ng bawat kaso, isang blangkong form ng certification sheet ang isinampa, at sa simula ng kaso (upang isaalang-alang ang mga partikular na mahalagang dokumento) - isang anyo ng panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso.

Ang sheet - ang saksi ay iginuhit sa kaso sa isang hiwalay na sheet, sa mga libro - sa likod ng huling blangko na sheet, sa mga file cabinet - sa isang hiwalay na blangko na sheet ng card format.

Ang sheet - ang saksi ng kaso (tala ng sertipiko) ay iginuhit sa form na itinatag ng "Mga Pangunahing Panuntunan para sa Trabaho ng mga Archive ng Mga Organisasyon", na inaprubahan ng desisyon ng Collegium ng Federal Archives noong Pebrero 6, 2002.

Kung saan ang bilang ng mga may bilang na mga sheet ng kaso, ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo ay ipinahiwatig sa mga numero at sa mga salita, ang mga tampok ng pagnunumero ng mga numero ng kaso ay tinukoy (ang pagkakaroon ng mga may titik na numero ng kaso, nawawalang mga numero, mga numero ng mga sheet na may mga naka-paste na litrato, mga bilang ng malalaking format na mga sheet, mga sobre na may mga kalakip at ang bilang ng mga sheet na nakapaloob sa mga ito), at nagpapahiwatig din ng pagkakaroon sa kaso ng mga naka-print na kopya ng mga polyeto na may bilang ng mga sheet sa mga ito, kung sila ay hindi minarkahan sa pangkalahatang gross numbering sa kaso.

Ang sheet - ang saksi ng kaso ay nilagdaan ng compiler nito. Ang lahat ng kasunod na pagbabago sa komposisyon at katayuan ng kaso (pinsala, pagpapalit ng orihinal na mga dokumento) ay nakatala sa certification sheet na may kaugnayan sa nauugnay na aksyon.

Ipinagbabawal na ilabas ang sheet - ang saksi sa pabalat ng kaso o ang blangko sa likod ng sheet huling dokumento. Kung ang file ay isinampa o nakatali nang walang anyo ng certification sheet, ito ay idinidikit sa tuktok ng sheet sa loob ng pabalat ng kaso.

Ang isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso ay pinagsama-sama upang maitala ang mga dokumento ng permanenteng at pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na imbakan, ang accounting kung saan ay sanhi ng mga detalye ng dokumentasyong ito (lalo na mahalaga, personal, panghukuman, mga file sa pagsisiyasat, at iba pa), pati na rin ang pagtatala ng permanente at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga taon) ng imbakan, na nabuo ayon sa mga uri ng mga dokumento, ang mga pamagat na hindi nagbubunyag ng partikular na nilalaman ng dokumento.

Ang panloob na imbentaryo ay iginuhit sa isang hiwalay na sheet sa form na itinatag ng "Basic Rules for the Operation of Archives of Organizations", na inaprubahan ng desisyon ng Collegium of the Federal Archives noong Pebrero 6, 2002.

Ang panloob na imbentaryo ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga serial number ng mga dokumento ng kaso, kanilang mga index, petsa, heading at mga numero ng pahina ng kaso. Ang isang pangwakas na entry ay ginawa para sa panloob na imbentaryo, na nagpapahiwatig sa mga numero at sa mga salita ng bilang ng mga dokumentong kasama dito at ang bilang ng mga sheet ng panloob na imbentaryo.

Ang panloob na imbentaryo ay nilagdaan ng compiler nito. Kung ang kaso ay nakatali o isinampa nang walang anyo ng panloob na imbentaryo ng mga dokumento, kung gayon ang imbentaryo na iginuhit sa inireseta na form ay nakadikit sa loob ng front cover ng kaso.

Ang takip ng file ng permanenteng, pansamantalang (higit sa 10 taon) na imbakan at mga tauhan ay iginuhit at isinasagawa alinsunod sa mga kinakailangan ng GOST 17914-72 "Takip ng mga file ng pangmatagalang imbakan. Mga uri, uri, teknikal na kinakailangan" (ipinakilala ng Decree of the State Committee of Standards ng USSR na may petsang Hulyo 17, 1972 No. 1411).

Ang pabalat ng kaso ay nagsasaad:

Pangalan ng Kumpanya;

Pangalan ng yunit ng istruktura;

Index ng kaso;

Archival cipher ng kaso;

Bilang ng kaso (volume, bahagi) ayon sa taunang seksyon ng buod na imbentaryo ng mga kaso;

pamagat ng kaso;

Deadline ng kaso - (mga) taon ng pagkakatatag at pagkumpleto ng kaso;

Bilang ng mga sheet sa file;

Ang termino ng pag-iimbak ng kaso (sa mga kaso ng permanenteng imbakan ay nakasulat: "panatilihin nang permanente").

Sa pabalat ng mga kaso ng permanenteng imbakan, isang lugar ang ibinigay para sa pangalan ng archive ng estado kung saan tatanggapin ang mga file ng organisasyon, mga pagtatalaga ng mga code ng archive ng estado at organisasyon.

Kapag pinapalitan ang pangalan ng organisasyon (structural unit) sa panahon na sakop ng mga dokumento ng kaso, o kapag inilipat ang kaso sa ibang organisasyon (sa ibang structural unit), ang bagong pangalan ng organisasyong ito o kahalili na organisasyon ay nakasaad sa pabalat ng ang kaso, at ang dating pangalan ng organisasyon (structural unit) ay nakapaloob sa mga bracket.

Ang pamagat ng kaso sa pabalat ng kaso ay dinadala mula sa nomenclature ng kaso. Sa mga kinakailangang kaso, ang mga paglilinaw ay ginawa sa heading (mga bilang ng mga order, protocol, atbp.).

Ang mga deadline para sa kaso ay ibinibigay sa Arabic numerals.

Mga deadline ng mga kaso na naglalaman ng organisasyonal, administratibo, creative at iba pang dokumentasyon (minuto, transcript, sulat, ulat, at iba pa), kung saan ang eksaktong pakikipag-date ay may kahalagahan, pati na rin ang mga kaso na binubuo ng ilang mga volume (bahagi), ang mga deadline para sa mga dokumento ng kaso ay nakakabit, iyon ay, ang mga petsa ng pagpaparehistro (compilation) ng pinakamaagang at pinakabagong mga dokumento na kasama sa kaso.

Kung ang kaso ay isang rehistro ng mga order, order, atbp., kung gayon ang petsa ng kaso ay magiging eksakto mga petsa sa kalendaryo ang una at huling mga entry sa log.

Ang mga deadline para sa isang personal na file ay ang mga petsa ng paglagda sa utos para sa pagtanggap at pagpapaalis ng taong kung saan isinampa ang kasong ito.

Ang mga file ng permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan, pati na rin ang mga file sa mga tauhan isang taon pagkatapos nilang makumpleto sa trabaho sa opisina, ay inililipat sa archive ng organisasyon. Ang mga pansamantalang kaso ng imbakan (hanggang sa 10 taon kasama) ay inilipat sa archive sa pagpapasya ng pamamahala ng organisasyon (isinasaalang-alang ang mga kakayahan ng archive, ang dalas ng pag-access sa mga dokumento ng mga nakaraang taon, at iba pa).

Ang mga dokumento, tulad ng nabanggit na, ay tinatanggap sa archive pagkatapos ng pagsusuri sa halaga at pagpaparehistro ng mga kaso ng permanenteng at pansamantalang imbakan (mahigit sa 10 taon) ayon sa mga imbentaryo na inaprubahan ng ekspertong komisyon ng organisasyon. Ang mga kaso ng pansamantalang imbakan (hanggang 10 taon kasama) ay tinatanggap ayon sa mga nomenclature ng mga kaso.

Kung ang mga indibidwal na kaso ay kailangang iwan o ibigay para sa kasalukuyang gawain, ang archive ng organisasyon ay naglalabas ng pagpapalabas ng mga kasong ito para sa pansamantalang paggamit.

Ang empleyado ng archive, tumatanggap ng mga kaso, maingat na inihambing ang bawat kaso sa imbentaryo, sinusuri ang kawastuhan ng pagbuo at pagpapatupad ng kaso.

Kasama ang mga kaso, ang mga registration card para sa mga isinumiteng dokumento ay inililipat sa archive para sa muling pagdadagdag sa kanila. help desk archive.

Bago mailipat sa mga archive ng estado, ang mga dokumento na napapailalim sa imbakan ng estado ay naka-imbak sa mga archive ng mga organisasyon at negosyo para sa mga panahon na itinatag ng Main Archive Directorate ng Russian Federation. Matapos ang pag-expire ng mga itinakdang deadline, ang mga dokumentong napapailalim sa imbakan ng estado ay inililipat ayon sa batas mula sa mga archive ng mga organisasyon at negosyo patungo sa mga archive ng estado.

Ang pakikipag-ugnayan ng isang komersyal na organisasyon at ang archive ng estado ay maaaring isagawa sa isang kontraktwal na batayan. Ang kontrata ay nagtatatag ng mga prinsipyo ng relasyon ng mga partido, kanilang mga tungkulin, responsibilidad, at higit pa.

Ang mga kwalipikadong pamamahala ng mga rekord ng tauhan ay nagsasangkot hindi lamang sa pagsunod sa mga patakaran para sa pagpapanatili, kundi pati na rin sa pag-iimbak ng dokumentasyon ng tauhan, pati na rin ang napapanahong paghahatid ng dokumentasyong ito sa archive.

Para sa karagdagang impormasyon sa mga isyu na nauugnay sa pamamahala ng mga talaan ng tauhan, makikita mo sa aklat ng mga may-akda ng CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Pamamahala ng mga talaan ng HR".

Ang isang kontrata sa pagtatrabaho ay natapos sa bawat empleyado ng kumpanya. Totoo, may pagbubukod sa panuntunang ito. Ang kontrata ay hindi iginuhit sa pinuno ng organisasyon, na siya ring nag-iisang tagapagtatag. Sa katunayan, sa sitwasyong ito, kakailanganin niyang lagdaan ang dokumentong ito para sa empleyado at employer. At ito ay hindi pinapayagan ().

Isa sa pangunahing puntos sa kontrata sa pagtatrabaho ay ang pamamaraan para sa kabayaran.

Maaaring ipahiwatig ng kontrata ang halaga ng rate ng taripa o suweldo ng empleyado, impormasyon sa mga karagdagang pagbabayad, allowance at mga pagbabayad ng insentibo. May mga rules din na dapat sundin dito. Una, ang suweldo sa kontrata ay dapat itakda sa rubles. Iligal na ipahiwatig ang halaga ng opisyal na suweldo sa dayuhang pera. Itinuturing ni Rostrud ang sitwasyong ito bilang isang paglabag batas sa paggawa(). Pangalawa, ang sahod ay dapat bayaran ng hindi bababa sa bawat dalawang linggo. Ito ang kinakailangan ng Article 136 ng Labor Code. Ang ilang mga tagapag-empleyo ay tinatrato ang panuntunang ito nang labis na kapabayaan, na nagpapahiwatig sa kontrata ng kondisyon para sa pagbabayad ng mga suweldo minsan sa isang buwan. Naniniwala sila na ang isang kontratang nilagdaan ng manggagawa na may ganitong sugnay ay magpapalaya sa kanila sa pananagutan. Gayunpaman, hindi ito. Nang matuklasan na ang kumpanya ay hindi sumusunod sa tinukoy na kinakailangan ng code, Labor Inspectorate tiyak na pagmumultahin siya sa ilalim ng artikulo 5.27 ng Kodigo ng mga paglabag sa administratibo. Ang pahayag ng pahintulot ng empleyado na tumanggap ng suweldo isang beses sa isang buwan () ay hindi makakapagligtas sa kumpanya mula sa multa.

Ang Artikulo 57 ng Kodigo sa Paggawa ay nag-aatas na tukuyin sa kontrata sa pagtatrabaho ang mga tuntunin ng suweldo, kasama ang laki ng tariff rate o suweldo. Kaya, ang laki ng rate ng taripa (suweldo) ay dapat na direktang ipahiwatig sa kontrata sa pagtatrabaho. Kapag binabago ang laki ng rate ng taripa (suweldo), dapat gumawa ng mga pagbabago sa kontrata sa pagtatrabaho, o pinapayagan ang isang sanggunian sa lokal na regulasyong batas ng employer sa pagbabago ng kanilang laki. Kasabay nito, sa pagsasagawa, sa mga kontrata sa pagtatrabaho, sa halip na isang tiyak na sukat ng rate ng taripa (suweldo), minsan ay ginagawa ang sanggunian sa talahanayan ng mga tauhan. Sa paggawa nito, dapat isaisip ang mga sumusunod. Kapag nag-hire (bago pumirma ng kontrata sa pagtatrabaho), obligado ang employer na gawing pamilyar ang empleyado laban sa pagpirma sa mga lokal na regulasyon na direktang nauugnay sa kanyang aktibidad sa paggawa. Kaya, bago pumirma sa kontrata sa pagtatrabaho, obligado ang employer na gawing pamilyar ang empleyado sa talahanayan ng mga tauhan. Kapag binabago ang laki ng rate ng taripa (suweldo), ang tagapag-empleyo ay kailangang regular na gumawa ng mga pagbabago sa talahanayan ng mga tauhan, na dinadala sila sa empleyado laban sa lagda.

Isaalang-alang ang isa pang mahalagang kinakailangan ng kontrata sa pagtatrabaho - ang numero nito. Hindi ito nalalapat sa mandatoryong impormasyon na ibinigay para sa Artikulo 57 ng Kodigo. Kasabay nito, ang pinag-isang tauhan na "pangunahing organisasyon" ay nagbibigay para sa pagbilang ng mga kontrata sa pagtatrabaho. Halimbawa, ang linyang "mga batayan" ng order para sa trabaho (form N T-1) ay nagmumungkahi na ito ay magsasaad ng kontrata sa pagtatrabaho na may numero at numero. Ang pamamaraan para sa pagbilang ng mga kontrata ay hindi kinokontrol ng batas. Inirerekomenda ni Rostrud ang paggamit ng double numbering: unang ipahiwatig ang numero ng kontrata mismo, at pagkatapos, sa pamamagitan ng isang fraction, isang numero na nagpapahiwatig ng taon na natapos ang kontrata. Halimbawa, ang ikatlong kontrata sa paggawa noong 2007 ay itatalaga sa numerong 3/07. At mula sa simula ng susunod na taon, ang mga kontrata ay maaaring bilangin muli ().

Mga subtleties ng libro

Lumipat tayo sa susunod na mandatoryong dokumento, na kadalasang mahirap punan. Ito ay isang workbook. Mag-uusap tayo:

• sa pamamaraan para sa pagpaparehistro ng paggawa;
• sa paggawa ng mga entry sa pagpapaalis;
• tungkol sa mga tuntunin ng pagwawasto sa paggawa.

Tulad ng alam mo, dapat punan ng kumpanya ang isang work book para sa bawat empleyado kung:

• nagtrabaho siya dito nang higit sa 5 araw;
• ito ang pangunahing lugar ng trabaho para sa kanya ().

Ang panuntunang ito ay pantay na nalalapat sa parehong mga mamamayan ng Russia at mga dayuhan. Sa madaling salita, ang kumpanya ay obligado na panatilihin ang mga libro sa trabaho hindi lamang para sa Russian, kundi pati na rin para sa mga dayuhang empleyado. Kasabay nito, ang disenyo ng mga libro para sa huli ay may ilang mga tampok. Una, hindi sulit na patuloy na punan ang dayuhang paggawa na isinumite ng empleyado. Dapat siyang kumuha ng libro sample ng Ruso. Pangalawa, ang karanasang "dayuhan" ng isang dayuhan ay hindi kinakailangang "ilipat" sa isang bagong lakas-paggawa. Dahil ang naturang impormasyon ay kinakailangan kapag nagtatalaga ng isang empleyado pensiyon sa paggawa.

At matatanggap ito ng isang dayuhan sa kanyang sariling estado. Nangangahulugan ito na ang mga entry mula sa "dayuhan" ay hindi kailangan sa Russian work book ().

At anong mga entry ang dapat gawin sa libro kapag na-dismiss ang mga empleyado? Ang pinakakaraniwang batayan para sa pagtatapos ng isang kontrata sa pagtatrabaho ay sariling kalooban manggagawa. Kadalasan, nagdududa ang mga accountant kung aling artikulo ng Labor Code ang dapat ipahiwatig sa labor code sa kasong ito: 77 (talata 3) o 80. Ang unang opsyon ay tama. Ang entry ay maaaring gawin, halimbawa, tulad nito: "Pinaputok ng kanyang sariling malayang kalooban, talata 3 ng Artikulo 77 ng Labor Code ng Russian Federation."

Ito ay tungkol sa pagwawakas ng walang tiyak na kontrata sa pagtatrabaho. Ngunit kadalasan ang mga kumpanya ay nagtatapos sa mga empleyado mga nakapirming kontrata. Ano ang dapat isulat sa paggawa kung ang naturang kontrata ay hindi pinalawig?

Ipagpalagay, pagkatapos ng pag-expire ng panahon na tinukoy sa kontrata, hindi inihayag ng mga partido ang pagwawakas nito. Pagkatapos ang kondisyon ng kagyat na katangian ng kontrata ay nagiging hindi wasto. Nangangahulugan ito na ang kontrata sa pagtatrabaho ay itinuturing na natapos para sa isang hindi tiyak na panahon. Sa ganoong sitwasyon, dapat baguhin ang kontrata sa pamamagitan ng pagtatapos ng karagdagang kasunduan. Ngunit sa kasong ito, hindi kinakailangang gumawa ng anumang mga entry sa work book (* 10).

Ito ay nangyayari na sa panahon ng pagpaparehistro ng labor accountant ay nagkakamali. Ilarawan natin nang maikli kung paano kumilos sa ganoong sitwasyon.

Una sa lahat, tandaan namin na ang mga pagwawasto ay dapat gawin ng organisasyon kung saan ang empleyado ay gumawa ng hindi tumpak. Totoo, sa ilang mga kaso, maaari ding itama ng bagong employer ang mga rekord. Ngunit sa kondisyon lamang na mayroon siyang opisyal na dokumento mula sa dating lugar ng trabaho ng empleyado.

Kung ang isang maling entry ay napansin pagkatapos ng maikling panahon, kung gayon ang mga problema sa pagwawasto nito, kadalasan, ay hindi lumabas. Pagkatapos sa paggawa ay gawin lamang ang kinakailangang pag-edit. Pagkatapos ng huling entry, ilagay ang susunod na serial number at tandaan: "The entry under the number such and such is invalid." Pagkatapos ay ilagay ang tamang impormasyon. Sa kasong ito, ang petsa ng pagwawasto ay ilalagay, at hindi ang petsa ng maling entry.

Sa column 4, ang mga libro ay gumagawa ng isang sanggunian sa kaukulang pagkakasunud-sunod (*11). Pagkatapos, ang impormasyon tungkol sa pagpapaalis (paglipat) ay ipinasok sa workforce. Ang bloke ng mga tala, kasama ang mga pagbabagong ginawa, ay "sarado" na may selyo at mga lagda.

Nalalapat din ang isang katulad na pamamaraan kung may nakitang error kapag ang mga sumusunod na entry ay nagawa na sa aklat. Na may isang pagkakaiba lamang bagong tala dapat pirmahan at lagyan ng selyo. Kung hindi, ito ay ituring na hindi makatwiran.

Kinakailangan ngunit hindi para sa lahat

Kasama sa susunod na pangkat ng mga dokumento ang mga papeles na nakadepende sa mga detalye ng organisasyon. Ang mga ito ay sapilitan lamang para sa ilang mga kumpanya o sa ilalim ng ilang mga pangyayari. Ang mga kaso kung saan dapat punan ng isang kumpanya ang isang partikular na dokumento ay ipinakita sa talahanayan.

Ipinag-uutos ang Mga Dokumento ng HR sa ilalim ng Ilang Mga Kalagayan
Pangalan ng dokumento	Mga pangyayari kung saan ang isang dokumento ay nagiging may bisa
Pangkalahatang kasunduan	Isa sa mga partido (empleyado o employer) ang nagkusa para tapusin ito
Mga Paglalarawan ng Trabaho	Kung ang mga tungkulin ng mga empleyado ay hindi kinokontrol sa mga kontrata sa pagtatrabaho
Mga regulasyon sa pagbabayad at insentibo para sa mga empleyado	Ang kumpanya ay nagtatag ng mga sistema ng suweldo na naiiba sa karaniwang mga opisyal na suweldo na itinatag ng talahanayan ng mga tauhan
iskedyul ng shift	Paglipat ng trabaho
Mga regulasyon sa lihim ng kalakalan at ang paraan ng pagkakaloob nito	Ang kontrata sa pagtatrabaho ay nagsasaad na ang empleyado ay obligadong mapanatili ang mga lihim ng kalakalan
Buong kasunduan sa pananagutan	Nagtatapos lamang sila sa mga empleyadong iyon at para sa pagganap ng mga uri ng trabahong iyon na ibinigay ng Listahan na inaprubahan ng Decree of the Ministry of Labor of Russia na may petsang Disyembre 31, 2002 N 85. Sa partikular, ang listahan ay kinabibilangan ng mga cashier, controllers, pati na rin ang paggawa sa pagbili (pagtanggap), pagbebenta ng mga serbisyo, kalakal at iba pa. Gaya ng nabanggit ni Rostrud, ang listahang ito ay kumpleto at hindi napapailalim sa malawak na interpretasyon (* 12)
Journal ng pagpasa sa mga medikal na eksaminasyon	Ang ilang mga kumpanya ay kinakailangang sumailalim sa mga medikal na pagsusuri. Halimbawa, ang mga kumpanyang may sasakyan ay dapat mag-organisa ng pre-trip na medikal na pagsusuri ng mga driver ng sasakyan (*13)
Mga tagubilin sa pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga bagay ng mas mataas na panganib	Ang mga bagay na may mataas na peligro ay kasangkot sa gawain ng mga empleyado. Ang mga naturang bagay, sa partikular, ay kinabibilangan ng mga sasakyan, mekanismo, mataas na boltahe ng kuryente, mga pampasabog. Bilang karagdagan, ang mga aktibidad sa pagtatayo ay kinikilala bilang "increasedly mapanganib".

Sa listahang ito ng mga dokumento, ito ay nagkakahalaga ng pagpuna sa paglalarawan ng trabaho. Gaano kahalaga ang pag-unlad? Ang kawalan ba ng dokumentong ito ay ituring na isang paglabag sa batas sa paggawa? Sa talahanayan, ipinahiwatig namin na ang pagtuturo ay nagiging sapilitan kung ang mga responsibilidad sa trabaho ng mga empleyado ay hindi kinokontrol sa mga kontrata sa paggawa. Sa katunayan, tulad ng sinabi ni Rostrud, ang paglalarawan ng trabaho ay "hindi lamang isang pormal na dokumento, ngunit isang dokumento na tumutukoy sa mga gawain, mga kinakailangan sa kwalipikasyon, tungkulin, karapatan, tungkulin, responsibilidad ng empleyado" (*14).

Parehong ang mga kumpanya mismo at ang kanilang mga empleyado ay interesado sa pagkakaroon ng mga tagubilin. Halimbawa, kung wala ito, ang pagtanggi na kumuha ng trabaho ay maaaring hindi sapat na makatwiran. Pagkatapos ng lahat, nasa dokumentong ito iyon Mga karagdagang kinakailangan sa pagganap ng empleyado. Samakatuwid, ito ay higit sa kanais-nais na bumuo nito, at para sa bawat posisyon na magagamit sa talahanayan ng staffing. Gayunpaman, dapat sabihin na walang pagbanggit ng mga paglalarawan ng trabaho sa Labor Code. Nangangahulugan ito na ang kanilang pagliban ay hindi isang paglabag sa batas sa paggawa at hindi nangangailangan ng anumang pananagutan ng employer (*15).

Ikaw ang bahala

• opisyal at memo;
• Mga personal na bagay;
• impormasyon tungkol sa aktibidad sa paggawa;
• listahan ng mga tauhan. Ang dokumentong ito ay nagpapahiwatig kung aling mga posisyon na inaprubahan ng talahanayan ng mga tauhan ang okupado at kung alin ang bakante pa;
• nomenclature ng kaso. Upang i-compile ito, maaari mong gamitin ang mga seksyon 7 at 8 ng "Listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala na nagsasaad ng mga panahon ng imbakan" (

Wala kaming departamento ng mga tauhan sa aming organisasyon, ang responsibilidad para sa pagpapanatili ng mga rekord ng tauhan ay ginagampanan ng punong accountant. Mayroon bang listahan ng mga mandatoryong dokumento na dapat mayroon ang LLC para sa pagpapanatili ng mga rekord ng sasakyan.

Sagot

Sagot sa tanong:

Walang iisang listahan ng mga dokumento na dapat nasa departamento ng tauhan: ang bawat organisasyon ay may kanya-kanyang sarili. Gayunpaman, pinangalanan ng Labor Code ang mga dokumento na sapilitan sa departamento ng mga tauhan (halimbawa, isang kontrata sa pagtatrabaho, iskedyul ng bakasyon, mga lokal na regulasyon).

Accounting sa mga sangay

Tanong mula sa pagsasanay: Paano ayusin ang daloy ng trabaho ng mga tauhan sa isang organisasyon na may hiwalay na mga dibisyon

Ang pagsasagawa ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan sa mga organisasyong may hiwalay na mga dibisyon sa istruktura ay hindi kinokontrol ng mga regulasyon. Ang isyung ito ay nasa loob ng kakayahan ng pinuno ng organisasyon at dapat lutasin sa lokal na antas.

Mayroong tatlong anyo ng organisasyon ng pamamahala ng mga talaan ng tauhan sa mga organisasyon na may hiwalay na dibisyon sa kanilang istraktura.

Form 1. Sentralisadong gawain sa opisina. Sa kasong ito, ang lahat ng pagproseso ng mga dokumento ng tauhan ay puro (sentralisado) sa isang solong sentro - ang serbisyo ng tauhan ng samahan ng magulang.

Form 2. Desentralisadong gawain sa opisina. Gamit ang form na ito, ang pamamahala ng mga talaan ng tauhan ay ipinamamahagi sa pagitan ng parent na organisasyon at hiwalay na istrukturang asosasyon na medyo may parehong set Mga function ng HR. Kasabay nito, ang serbisyo ng tauhan ng parent organization ay maaaring gumuhit ng mga dokumento ng tauhan para sa lahat ng empleyado ng organisasyon, kabilang ang mga empleyado ng hiwalay na mga dibisyon, at ang mga dokumento lamang ng mga empleyado ng mga dibisyong ito ay naka-imbak at naisakatuparan sa isang sangay o tanggapan ng kinatawan.

Form 3."Halong" daloy ng trabaho. Ang form na ito ay nagsasangkot ng parehong sentralisadong pagpapatupad ng mga dokumento ng tauhan sa mga tuntunin ng mga pamamaraan ng tauhan, halimbawa, pagpaparehistro ng trabaho, pagwawakas ng isang kontrata sa pagtatrabaho, at desentralisado, halimbawa, ang pagpataw ng mga parusang pandisiplina sa mga empleyado, pag-iimbak ng mga personal na file. Ang dibisyon ay karaniwang nangyayari ayon sa iba't ibang mga pag-andar ng tauhan - bahagi ay kabilang sa magulang na organisasyon, ang bahagi ay inililipat sa isang hiwalay na dibisyon.

Ang mga pakinabang at disadvantage ng sentralisadong at desentralisadong paraan ng daloy ng trabaho ng mga tauhan ay ipinakita sa.

Ang pagpili ng isang anyo o iba pa ay nakasalalay sa liblib ng mga departamento mula sa samahan ng magulang, ang komposisyon at bilang ng mga empleyado sa mga departamento, ang pagiging kumplikado ng proseso ng produksyon sa lupa, ang posibilidad ng pag-aayos ng agarang paghahatid ng mga dokumento, atbp.

Mga uri ng mga dokumento ng tauhan

Anong mga uri ng mga dokumento ng tauhan ang umiiral

Sa pagsasagawa, ang mga dokumento kung saan gumagana ang serbisyo ng tauhan ay maaaring nahahati sa tatlong grupo:

• (mga order sa pangunahing aktibidad at tauhan, mga order, mga tagubilin, mga desisyon);

Ang serbisyo ng tauhan ay nagsasagawa ng mga gawaing pang-opisina sa pamamagitan ng paghahanda ng mga proyekto, pagsang-ayon at pag-isyu ng organisasyon, administratibo at impormasyon at mga sangguniang dokumento, ang kanilang pagpaparehistro, accounting at imbakan. Pwede mong gamitin .

Ang mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo ay mga panloob na dokumento ng organisasyon.

Para sa impormasyon sa kung anong mga dokumento ng tauhan ang kailangang ibigay ng isang tagapag-empleyo sa paraang mandatoryo o nagrerekomenda, tingnan ang seksyong Mga Dokumento ng Tauhan.

Tanong mula sa pagsasanay: Aling termino ang dapat gamitin sa mga dokumento ng tauhan: "empleyado" o "empleyado"

Para sa kadalian ng pag-unawa sa pang-araw-araw na buhay: sa mga pag-uusap, artikulo, konsultasyon, atbp., Tamang gamitin ang salitang "empleyado" na may kaugnayan sa isang taong nagtatrabaho sa ilalim ng isang kontrata sa pagtatrabaho. Gayunpaman, kapag gumuhit ng mga tauhan at iba pang opisyal na dokumento na nauugnay sa mga relasyon sa paggawa, inirerekomenda na gamitin ang terminong "empleyado". Ito ay ipinaliwanag sa pamamagitan ng katotohanan na ang konseptong ito ay lumilitaw sa Labor Code ng Russian Federation, na nangangahulugang mula sa isang ligal na pananaw ang terminong ito wastong gagamitin sa mga dokumento ().

Ang pagbubukod ay ang mga legal na relasyon na may kaugnayan sa pampublikong serbisyo, kung saan ang mga regulasyon ng departamento na kumokontrol sa opisyal na order ay direktang gumagamit ng kahulugan ng "empleyado" at hindi "empleyado". Halimbawa, ang mga pulis sa Sa kasong ito, magiging mas tama ang paggamit ng "empleyado" sa mga dokumento ng tauhan.

Sa konklusyon, dapat tandaan na ang paggamit ng terminong "empleyado" sa halip na "empleyado" sa mga dokumento ng tauhan o vice versa ay hindi nangangailangan ng anumang negatibong kahihinatnan. Sa batayan na ito, ang employer ay hindi maaaring managot para sa paglabag sa mga batas sa paggawa, at ang mga dokumento ay hindi maaaring ideklarang hindi wasto.

Mga dokumento ng organisasyon

Anong mga dokumento ng tauhan ang organisasyon

Ang mga dokumento ng organisasyon, sa partikular, ay kinabibilangan ng:

• mga probisyon at tagubilin ( , );
• mga regulasyon ().

Mga dokumentong pang-administratibo

Anong mga dokumento ng tauhan ang administratibo

Kasama sa mga dokumentong pang-administratibo ang:

• mga order at order na sumasalamin sa mga isyu ng pakikipagtulungan sa mga tauhan (order sa pagpasok, pagpapaalis, paglipat, atbp.);
• mga dokumento ng tauhan na sumasalamin sa paggalaw at accounting ng mga tauhan (,).

Paghahanda ng mga dokumento

Paano maghanda ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo para sa mga tauhan

Paggawa sa organisasyon at mga dokumentong pang-administratibo bumuo ayon sa pamamaraan: paghahanda ng proyekto, koordinasyon, rebisyon, pag-endorso, pag-sign (pag-apruba) ng pinuno, paglipat para sa pagpapatupad sa mga responsableng empleyado. Ito ay nakasaad sa GSDOU, naaprubahan.

Tanong mula sa pagsasanay: Anong mga mandatoryong detalye ang dapat maglaman ng mga dokumento ng tauhan

Mga detalye ng dokumento - mandatoryong data o impormasyon na dapat taglayin ng isang opisyal na dokumento upang magkaroon ng tunay na legal na puwersa, magsilbing batayan para sa mga transaksyon at maging angkop para sa accounting para sa trabaho ng mga empleyado at pagbabayad nito.

Gayunpaman, para sa isang bilang ng mga dokumento ito ay hindi sapat mga kinakailangang detalye. Sa kasong ito, dapat ding gamitin ng organisasyon tulad ng approval stamp, numero ng pagpaparehistro atbp. Para sa mga detalye, tingnan.

Tanong mula sa pagsasanay: May karapatan ba ang mga organisasyon ng pampublikong sektor na gumamit ng mga independiyenteng binuo na anyo ng mga dokumento ng tauhan. Halimbawa, mga personal na card, mga order sa pag-iwan, atbp.

Ang institusyon ay may karapatan na bumuo ng iba pang mga anyo ng mga dokumento ng tauhan sa sarili nitong, lalo na ang isang personal na kard, isang utos na magbigay ng bakasyon, atbp. Kasabay nito, ang mga naturang form ay dapat maglaman ng mga detalye na ibinigay para sa Artikulo 9 ng Batas ng Disyembre 6, 2011 Blg. 402-FZ at ang Mga Tagubilin para sa Unified Plan na mga account Blg. 157n. I-secure ang paggamit ng mga self-developed na form sa patakaran sa accounting.

Tanong mula sa pagsasanay: Aling mga order ang nauugnay sa mga order para sa mga tauhan, at alin - sa mga order para sa mga pangunahing aktibidad

Ang mga order sa mga tauhan ay dapat magsama ng mga order sa tulong ng kung saan ang mga relasyon sa paggawa ay dokumentado - pagpasok, paglipat, paglilipat, pagpapaalis, bakasyon, mga paglalakbay sa negosyo, atbp.

Ang panahon ng pag-iimbak ng mga order sa mga tauhan at ang dokumentasyon na nakalakip sa kanila ay 75 taon. Ang isang pagbubukod ay ibinigay para sa mga order tungkol sa aksyong pandisiplina, pagkakaloob ng regular at pag-aaral na mga pista opisyal, tungkulin, panandaliang mga paglalakbay sa loob at labas ng bansa. Ang panahon ng pagpapanatili para sa mga naturang dokumento ay limang taon. Ito ay nakasaad sa listahang naaprubahan.

Ang natitirang mga order ay inuri bilang mga order para sa pangunahing aktibidad. Dapat silang panatilihing permanente sa organisasyon, hanggang sa pagpuksa nito. Ito ay nakasaad sa listahang naaprubahan.

Tanong mula sa pagsasanay: Paano mag-endorso ng mga dokumento ng tauhan

Ang pag-apruba ng mga dokumento ay pormal na may visa at isang kumpirmasyon na ang nilalaman ng dokumentong tinitingnan ay totoo at hindi sumasalungat sa batas.

Kasama sa visa ang posisyon ng empleyadong nag-aapruba sa dokumento, ang kanyang pirma, ang transcript ng lagda (inisyal, apelyido) at ang petsa ng pagpirma.

Ang pamamaraan para sa paglalagay ng visa sa mga dokumento ay inireseta sa naaprubahan.

Kung may mga komento sa dokumento, dapat itong isaad sa isang hiwalay na sheet, na naka-attach sa dokumento.

Ang partikular na lugar para sa paglalagay ng visa ay depende sa uri ng dokumento. Sa orihinal na dokumento na nananatili sa organisasyon, ang visa ay nakakabit sa ilalim ng reverse side ng huling sheet (sa isang multi-page na dokumento, ito ang likod ng huling sheet). Sa isang kopya ng dokumento, ang orihinal na kung saan ay ipinadala sa ibang organisasyon, ang visa ay nakakabit sa gilid sa harap, sa kaliwang ibaba. Sa mga dokumentong multipage na may partikular na kahalagahan, maaaring maaprubahan ang bawat sheet, halimbawa, sa mga kontrata, mga protocol. Bilang karagdagan, posible na maglagay ng mga visa ng dokumento sa isang hiwalay na dokumento.

Depende sa uri ng dokumento, maaaring isama ang iba't ibang mga add-on sa familiarization visa. Halimbawa, sa paglalarawan ng trabaho, idagdag ang parirala: "Nakatanggap ako ng isang kopya sa aking mga kamay at pinangako kong itago ito sa lugar ng trabaho." Kung sakaling magkaroon ng hindi pagkakaunawaan sa korte, hindi na kailangang patunayan na natanggap ng empleyado ang kanyang kopya.

Sa mga order sa isang pinag-isang form, walang ganoong column bilang "Visa", gayunpaman, alinsunod sa pinag-isang mga form, ang mga karagdagang detalye ay maaaring ipasok. Ilagay ang mga approval visa sa ibaba ng reverse side ng dokumento.

Ang batas ay hindi nagtatadhana kung sinong mga opisyal sa loob ng organisasyon ang nag-eendorso ng isang partikular na dokumento at kung gaano karaming mga visa ang maaaring nasa isang dokumento. Ang bawat organisasyon ay nagtatakda ng pagkakasunud-sunod ng paningin nang nakapag-iisa, halimbawa, sa.

Sa pagsasagawa, ang mga dokumento ay karaniwang ineendorso ng mga sumusunod na opisyal:

• pinuno ng departamento na naghanda ng dokumento;
• ang tagapagpatupad na naghanda ng dokumento;
• mga pinuno kinauukulang departamento;
• pinuno ng serbisyo sa pananalapi o accounting (kung ang dokumento ay tumutugon sa mga isyu sa pananalapi);
• Deputy head ng organisasyon na namamahala sa lugar na ito ng aktibidad;
• ang pinuno ng organisasyon, kung ang dokumento ay nilagdaan ng kanyang kinatawan;
• superbisor legal na serbisyo o isang abogado.

Maaaring isaayos ang listahang ito ayon sa istruktura at pangangailangan ng organisasyon. Ang pinuno, sa pamamagitan ng kanyang utos, sa anumang anyo, ay nagtatalaga ng mga taong responsable para sa pag-endorso ng ilang mga dokumento.

Tanong mula sa pagsasanay: Kailangan bang simulan muli ang pagnumero ng mga dokumento ng tauhan mula sa bagong taon ng kalendaryo

Ang kasalukuyang batas ay hindi naglalaman ng mga probisyon na nag-oobliga sa employer na simulan muli ang pagnumero ng mga dokumento ng tauhan mula sa bagong taon ng kalendaryo. Kaugnay nito, may karapatan ang organisasyon na ipagpatuloy ang pagbilang ng mga dokumento ng tauhan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod, nang hindi sinimulan muli ang pagnunumero sa bawat taon ng kalendaryo.

Kasabay nito, ang pag-numero ng mga dokumento ng tauhan sa loob ng isang taon ay ginagawang posible na i-systematize ang daloy ng dokumento ng tauhan sa samahan, pinapadali ang pagpapalitan ng impormasyon sa pagitan ng mga dibisyon ng istruktura, lalo na sa pagitan ng serbisyo ng tauhan at departamento ng accounting, at nag-aambag sa mabilis na paghahanap para sa kinakailangang impormasyon. Sa pagsasaalang-alang na ito, sa pagsasagawa, ang diskarte ay naging laganap: sa pagsisimula ng isang bagong taon ng kalendaryo, simulan muli ang pagbilang ng mga dokumento ng tauhan, pagdaragdag, kung kinakailangan, isang taon bilang isang karagdagang index, halimbawa, No. 1К/2013 .

Kaya, ang isyu ng taunang zeroing ng pag-numero ng mga dokumento ng tauhan, ang bawat tagapag-empleyo ay nagpapasya nang nakapag-iisa at nag-aayos sa kanilang mga lokal na dokumento, halimbawa, Mga Regulasyon sa sirkulasyon ng dokumento.

Tanong mula sa pagsasanay: Kailangan ko bang isulat ang petsa ng publikasyon at ang numero ng order para sa pagpasok (transfer, dismissal, atbp.) sa pamamagitan ng kamay o maaari ko bang punan ito sa elektronikong pormat

Ang batas ay hindi nagbibigay ng malinaw na sagot sa tanong na ito.

Sa pamamagitan ng pangkalahatang tuntunin kailangan mong ipasok ang petsa ng order at ang numero nito pagkatapos irehistro ang order sa journal, halimbawa, sa, atbp. (GSDOU, naaprubahan). Sa kasong ito, pinapayagan na gamitin ang parehong mga seal impression (mga selyo) na may mga petsa at numero, pati na rin ang pagpasok ng petsa at numero sa pamamagitan ng kamay, dahil ang kasalukuyang batas ay hindi malinaw na nagtatatag o naghihigpit sa pamamaraan para sa mga naturang entry.

Kasabay nito, ang batas ay hindi naglalaman ng obligasyon na panatilihin ang mga rehistro ng mga order. A makabagong sistema elektronikong sirkulasyon ng dokumentasyon kasama ang paghahanda nito para sa pag-print sa hard copy nagbibigay-daan sa iyo na magtalaga ng isang numero at petsa sa isang dokumento na nasa proseso na ng paghahanda nito, na tinitiyak ang kronolohiya at pagkakasunud-sunod ng pagnunumero. Kaugnay nito, ang mga detalyeng ito ay maaaring punan sa elektronikong paraan sa panahon ng paghahanda ng dokumento, at hindi ito magiging isang paglabag.

Kaya, ang organisasyon ay may karapatan na independiyenteng magpasya kung aling pamamaraan ng dokumentasyon ang susundin, at, halimbawa, sa Regulasyon sa pamamahala ng mga talaan ng HR.

Impormasyon at reference na mga dokumento

Anong mga dokumento ng tauhan ang tumutukoy sa impormasyon at sanggunian

Ang lahat ng impormasyon at reference na dokumento ay maaaring hatiin sa tatlong malalaking bloke.

Ang unang block ay ang papasok na impormasyon at reference na dokumentasyon:

• mga tagubilin mula sa mas matataas na organisasyon;
• mga ulat sa pagpapatupad ng mga gawain, kilos, liham, memo mula sa mga subordinate na organisasyon;
• mga liham, kontrata, akto at iba pang mga dokumento mula sa ibang mga organisasyon;
• aplikasyon, reklamo, panukala ng mga mamamayan.

Ang pangalawa ay papalabas na impormasyon at reference na dokumentasyon:

• mga tugon sa mga papasok na kahilingan;
• maagap at mga dokumento ng impormasyon mga organisasyon (mga panukala, aplikasyon, liham, sertipiko, pagsusuri, kontrata, atbp.).

Ang pangatlo ay panloob na impormasyon at sangguniang dokumentasyon:

• panloob na sulat (mga ulat, serbisyo, mga tala ng paliwanag);
• iba pang mga dokumento (minuto, plano, kilos, ulat, atbp.).

Tanong mula sa pagsasanay: Paano panatilihin ang isang alpabetikong aklat ng mga talaan ng tauhan

Ang batas ay hindi nagbibigay obligadong pagpapanatili alpabetikong aklat ng mga talaan ng tauhan.

Kasabay nito, para sa kaginhawaan ng paghahanap para sa pangkalahatang impormasyon tungkol sa mga empleyado, posible na gumamit ng naturang libro. Ang alpabetikong aklat ng accounting para sa mga tauhan (tauhan) ay pinagsama-sama sa. Maaari itong isagawa kapwa para sa organisasyon sa kabuuan, kung maliit ang tauhan, at para sa mga istrukturang yunit o kategorya ng mga tauhan. Tulad ng lahat ng mga account book, lagyan ng numero ang alpabetikong aklat, itali ito at i-seal ito. Ilagay ang iyong pirma at ang petsa ng sertipikasyon sa tabi nito.

Ang mga alpabetikong aklat ng tauhan ay kasalukuyang ginagamit sa institusyong pang-edukasyon, sa paglilitis.

Inirerekomenda namin na ang mga employer na may malaking bilang ng mga empleyado ay panatilihin ang mga alphabetical card na pinagsama sa isang file cabinet, na lubos ding nagpapadali sa paghahanap. Hindi tulad ng isang alpabetikong libro, ang isang card file ng mga alphabetic card ay itinatago para sa lahat ng mga empleyado ng organisasyon nang walang paghahati sa mga istrukturang yunit o mga kategorya ng mga tauhan, at ang mga card ay inilatag dito sa alpabetikong pagkakasunud-sunod.

Accounting para sa impormasyon at reference na mga dokumento

Paano ayusin ang accounting ng impormasyon ng tauhan at mga sangguniang dokumento

Panatilihin ang mga rekord ng papasok at papalabas na impormasyon at sangguniang dokumentasyon sa departamento ng mga tauhan sa mga tala ng accounting at mga sulat. Ang pagproseso ng mga papasok na sulat ay maaaring pangasiwaan ng isang espesyal na awtorisadong empleyado ng serbisyo ng tauhan (sekretarya, klerk).

Maaaring matanggap ng organisasyon ang mga dokumento sa pamamagitan ng koreo, fax, e-mail, telegraph, gamit ang paghahatid ng courier. Ang pagtatrabaho sa mga papasok na dokumento ay itinayo ayon sa sumusunod na pamamaraan:

• pagtanggap;
• pag-uuri;
• pagsusuri ng pamamahala;
• direksyon sa mga performers.

Pagproseso ng mga papasok na dokumento

Paano iproseso ang papasok na impormasyon at mga sangguniang dokumento na natanggap ng departamento ng mga tauhan

Una, suriin ang tamang paghahatid at ang integridad ng pakete, kung ito ay isang postal item. Pagkatapos ay buksan ang mga sobre at suriin ang pagkakumpleto ng mga kalakip. Kung ang anumang mga attachment ay dapat na tulad ng inilarawan, ngunit nawawala ang mga ito, ipaalam sa nagpadala. Sa mga papasok na dokumento, ilagay ang petsa ng pagtanggap at ang serial account number. Pagkatapos ay ayusin ang mga dokumento ayon sa artist. Ang mga dokumento na naka-address sa pinuno ng organisasyon o sa organisasyon mismo ay dapat ibigay sa kalihim ng pinuno, na nagrerehistro sa kanila. Ang mga dokumentong naka-address sa mga structural subdivision ay kinokolekta at nirerehistro ng mga subdivision secretary.

Ang mga dokumentong may markang “personal” ay hindi binubuksan at agad na inilipat sa addressee.

Ang pamamaraang ito para sa pagproseso ng mga papasok na dokumento ay ibinigay para sa GSDOU, naaprubahan.

Tanong mula sa pagsasanay: Dapat bang sirain ang mga sobre o dapat itong isampa kasama ng mga liham

Ang mga sobre ay hindi kailangang i-save at isampa kasama ng mga titik, maliban kung:

• ang nakalakip na dokumento ay hindi naglalaman ng return address at ang pangalan ng nagpadala;
• kinakailangang panatilihin ang tatak ng koreo upang kasunod na kumpirmahin ang petsa ng pagtanggap ng dokumento dito;
• walang "personal" na marka sa sobre, at ang nakapaloob na dokumento ay personal na kalikasan;
• may bayad ang natanggap na mail.

Pagproseso ng mga papalabas na dokumento

Paano iproseso ang papalabas na impormasyon ng HR at mga sangguniang dokumento

Kapag ang mga kahilingan ay natanggap ng departamento ng HR, halimbawa, upang idokumento ang impormasyon tungkol sa isang empleyado, ang trabaho sa kanila ay binuo ayon sa sumusunod na pamamaraan:

• natatanggap ng tagapagpatupad ang kahilingan at naghahanda ng draft na tugon;
• ang draft na tugon ay ipinadala sa manager para sa pagsasaalang-alang, at pagkatapos ay para sa pag-apruba ng mga interesadong partido;
• tinatapos ng tagapalabas ang draft ayon sa mga komento at inihahanda ito sa huling anyo nito;
• mga taong interesado aprubahan ang sagot, at pinirmahan ito ng ulo;
• ang tugon ay ipinadala upang maipadala.

Ang parehong pamamaraan, hindi kasama ang unang pamamaraan, ay nalalapat din sa paghahanda ng mga dokumento ng inisyatiba - mga kahilingan, abiso, kahilingan, aplikasyon, liham ng garantiya, atbp.

Bago magsumite ng dokumento, kailangan mong:

• suriin ang pagkakaroon ng isang address (o lahat ng mga address, kung ito ay isang mailing list);
• suriin ang pagkakaroon ng kinakailangang bilang ng mga kopya;
• linawin ang paraan ng pagpapadala (post, e-mail, courier, atbp.).

Ibalik ang hindi kumpleto at maling naisagawang mga dokumento sa kontratista para sa rebisyon.

Ang pamamaraang ito para sa pagproseso ng mga papalabas na dokumento ay ibinigay sa GSDOU, naaprubahan.

Bumuo ng trabaho gamit ang mga panloob na dokumento sa parehong paraan tulad ng paggawa sa mga papalabas na dokumento: paghahanda ng proyekto, pag-apruba, rebisyon, pag-endorso, pagpirma (pag-apruba) ng pinuno. Sa pagtatapos lamang ng pamamaraan, huwag ipadala ang dokumento mula sa organisasyon, ngunit ilipat ito sa mga responsableng empleyado para sa pagpapatupad. Ito ay nakasaad sa mga talata
Ang mga inspektor mula sa GIT ay nagtatrabaho na ayon sa mga bagong regulasyon. Alamin sa Kadrovoe Delo magazine kung ano ang mga karapatan ng mga employer at personnel officer mula noong Oktubre 22 at kung aling mga pagkakamali ang hindi ka na nila mapaparusahan.

Walang kahit isang binanggit ang paglalarawan ng trabaho sa Labor Code. Ngunit kailangan ng mga opisyal ng tauhan ang opsyonal na dokumentong ito. Sa magazine na "Personnel Business" makikita mo ang isang napapanahon na paglalarawan ng trabaho para sa isang tauhan ng opisyal, na isinasaalang-alang ang mga kinakailangan ng propesyonal na pamantayan.

Suriin ang iyong PVR para sa kaugnayan. Dahil sa mga pagbabago sa 2019, maaaring lumabag sa batas ang mga probisyon ng iyong dokumento. Kung nahanap ng GIT ang hindi napapanahong mga salita, magiging maayos ito. Anong mga patakaran ang aalisin mula sa PVTR, at kung ano ang idaragdag - basahin sa magazine na "Personnel Business".

Sa magazine na "Personnel Business" makakahanap ka ng up-to-date na plano kung paano lumikha ng isang ligtas na iskedyul ng bakasyon para sa 2020. Ang artikulo ay naglalaman ng lahat ng mga pagbabago sa mga batas at kasanayan na dapat na ngayong isaalang-alang. Para sa iyo - mga handa na solusyon sa mga sitwasyong kinakaharap ng apat sa limang kumpanya kapag naghahanda ng iskedyul.

Humanda ka, binabago muli ng Ministry of Labor ang Labor Code. Mayroong anim na pagbabago sa kabuuan. Alamin kung paano makakaapekto ang mga pagbabago sa iyong trabaho at kung ano ang gagawin ngayon upang ang mga pagbabago ay hindi mabigla, matututunan mo mula sa artikulo.

Mga dokumento ng tauhan - ito ay isang medyo malaking listahan ng mga papeles na dapat nasa anumang kumpanya o indibidwal na negosyante kung saan mayroong mga kumikita ng sahod. Ang ilan sa mga ito ay nauugnay sa mga isyu ng corporate personnel, ang iba ay nauugnay sa pagkalkula at pagbabayad ng mga suweldo, at iba pa sa kasalukuyang problema ng proteksyon ng personal na data. Alinsunod dito, maaaring suriin ng iba't ibang mga organisasyon ang mga naturang dokumento ng tauhan. mga istruktura ng estado kinokontrol ito o ang "personal" na isyu: ang labor inspectorate, Roskomnadzor at, siyempre, ang Federal Tax Service at mga pondo.

Sino ang responsable para sa mga dokumento ng tauhan ng organisasyon

Sa maliliit na kumpanya, ang mga kinakailangang dokumento ng tauhan ay madalas na itinatago ng isang accountant (full-time o pagbisita), o ang tagapamahala mismo ang namamahala sa pagpapanatili ng mga dokumento ng tauhan - hangga't may sapat na oras at pagsisikap. Ang mga accountant, bilang panuntunan, ay ginagawa ito nang may pag-aatubili, o ganap na pinababayaan ang mga isyu sa "mga tauhan" sa mga preno.

Samantala, sa kawalan ng isa o ibang dokumento ng mga rekord ng tauhan, ang mga paghahabol mula sa mga inspektor at multa ay posible.

Anong mga dokumento ng tauhan ang dapat naroroon sa isang LLC?

Alamin natin kung aling mga tauhan ang nagdodokumento ng pinuno o may-ari ng kumpanya na kailangang suriin muna sa lahat, dahil. sila ay nagbubuklod na mga dokumento ng LLC.

Mga kontrata sa pagtatrabaho . Ang isang kontrata sa pagtatrabaho ay dapat tapusin sa bawat empleyado nang nakasulat. Kinakailangan na gumuhit at pumirma ng isang kasunduan sa loob ng 3 araw mula sa pagsisimula ng trabaho. Ang kontrata sa pagtatrabaho ay iginuhit sa 2 kopya, at isa sa mga ito ay ibinibigay sa empleyado. Tinukoy ng kontrata ang lugar ng trabaho, posisyon, pagbabayad, termino ng kontrata, tagal ng panahon ng pagsubok, atbp. Ang lahat ng mga pagbabago na nauugnay sa mga kondisyon sa pagtatrabaho (halimbawa, isang pagtaas sa sahod) ay naitala sa isang karagdagang kasunduan sa kontrata sa pagtatrabaho.

Mahalaga!

Upang makatipid sa mga premium ng seguro, marami ang nagtatapos na hindi paggawa, ngunit kontratang sibil. Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, ang mga inspektor ay matagal nang pamilyar sa ganitong paraan ng pag-iimpok, kaya't pinag-aaralan nila ang mga kontrata nang maingat upang matukoy ang pagpapalit ng mga relasyon sa paggawa sa mga batas sibil. Kung ang isang paglabag ay napansin, magkakaroon ng multa: para sa isang kumpanya - hanggang sa 100 libong rubles, para sa mga indibidwal na negosyante - hanggang sa 10 libong rubles.

Mga personal na card ng mga empleyado . Upang makumpleto para sa lahat ng mga empleyado. Ang card ay maaaring mapanatili ayon sa pinag-isang form No. T-2 (naaprubahan ng Decree of the State Statistics Committee of Russia na may petsang 05.01.2004 No. 1), o isang self-developed form na inaprubahan ng head (sa kondisyon na ito naglalaman ng lahat ng kinakailangang detalye) ay maaaring gamitin. Ang isang personal na card ay isang mandatoryong dokumento ng tauhan. Ngunit mula Enero 1, 2013, ang mga anyo ng pangunahing mga dokumento ng accounting na nilalaman sa mga album ng pinag-isang anyo ng pangunahing dokumentasyon ng accounting ay hindi sapilitan.

Sa pagsasagawa, marami ang patuloy na magsasagawa ng T-2 at hindi bubuo sariling anyo, dahil sa mga programa ng accounting ito ay awtomatikong na-unload (impormasyon ng Ministry of Finance ng Russia No. PZ-10/2012).

Mga libro sa trabaho . Bilang isang patakaran, ang mga libro ay itinatago ng pinuno ng kumpanya o sa pamamagitan ng kanyang utos ay nagtalaga siya ng isang responsableng tao. Ang libro ng trabaho ay ang pangunahing dokumento ng tauhan na nagpapatunay sa haba ng serbisyo ng empleyado, at lahat ng mga tagapag-empleyo, nang walang pagbubukod, ay dapat panatilihin ang mga ito. Para sa isang empleyado na hindi pa nagtrabaho kahit saan dati, ang isang work book ay kinakailangang gumawa at maibigay ng employer sa nakasulat na kahilingan ng empleyado. Kapag nag-isyu ng work book sa isang empleyado, sinisingil siya ng employer ng bayad, ang halaga nito ay tinutukoy ng halaga ng mga gastos para sa pagkuha nito (sugnay 47 ng Mga Panuntunan, na inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan Blg. 225 ng Abril 16, 2003) .

Bilang karagdagan sa mga libro mismo, ang listahan ng mga dokumento ng tauhan, ang pagkakaroon ng kung saan ay ipinag-uutos sa kumpanya, ay may kasamang isang libro ng accounting para sa paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa kanila, pati na rin ang isang libro ng kita at gastos para sa accounting para sa mga anyo ng work book at mga pagsingit (Resolution of the Ministry of Labor of Russia na may petsang 10.10.2003 No. 69). Sa pagtanggal, ang work book ay ibibigay sa empleyado sa huling araw ng kanyang trabaho. Ang katotohanan ng pag-isyu ng isang libro ng trabaho sa isang empleyado ay makikita sa aklat ng accounting para sa paggalaw ng mga libro ng trabaho at mga pagsingit sa kanila. Ang Column 12 ay nagpapahiwatig ng petsa ng paglabas ng libro, at ang column 13 ay naglalaman ng pirma ng empleyado.

Mahalaga!

Ang pagkakaroon ng mga libro sa trabaho at ang pamamaraan para sa kanilang pagpapanatili ay sinusuri ng labor inspectorate at ng FIU. Para sa paglabag sa mga tuntunin para sa pagbibigay ng aklat o maling pagpuno, ito ay ibinigay materyal na pananagutan(Artikulo 234 ng Labor Code ng Russian Federation)

Posible bang magpadala ng work book sa pamamagitan ng koreo sa isang natanggal na empleyado?

Ang libro ng trabaho ay maaaring ipadala sa pamamagitan ng koreo (napapailalim sa pahintulot ng empleyado na ipadala sa tinukoy na address), kung ang empleyado ay wala sa araw ng pagpapaalis o tumanggi na tanggapin ito. Sa ganoong sitwasyon, ang employer ay dapat magpadala sa empleyado ng isang paunawa ng pangangailangan na lumitaw para sa isang work book o sumang-ayon na ipadala ito sa pamamagitan ng koreo (bahagi 6 ng artikulo 84.1 ng Labor Code ng Russian Federation, sugnay 36 ng Mga Panuntunan para sa pagpapanatili at pag-iimbak ng mga libro ng trabaho).

staffing . Ang "staff" ay nagpapahiwatig ng istraktura, komposisyon at bilang ng mga tauhan: isang listahan ng mga istrukturang yunit, mga titulo ng trabaho, mga propesyon, na nagpapahiwatig ng mga kwalipikasyon (mga klase, kategorya, atbp.). Mula sa punto ng view ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan, ang talahanayan ng staffing ay kasama sa mga mandatoryong dokumento ng tauhan (Artikulo 15, 57 ng Labor Code ng Russian Federation).

Mahalaga!

Sa pagsasagawa, ang talahanayan ng mga tauhan ay maaaring maging lubhang kapaki-pakinabang sa paglutas ng iba't ibang mga hindi pagkakaunawaan tungkol sa sahod, sa pagpapatunay opisina ng buwis pagbibigay-katwiran sa mga gastos sa pag-akit ng mga tauhan mula sa labas, atbp.

Mga Paglalarawan ng Trabaho . Sa isang banda, ang paglalarawan ng trabaho ay hindi kasama sa mga mandatoryong dokumento ng serbisyo ng tauhan, dahil. nagpapasya ang kumpanya kung bubuuin ito o hindi. Sa kabilang banda, kapag mayroon mga kontrobersyal na sitwasyon sa isang empleyado, maaari itong maging lubhang kapaki-pakinabang. Halimbawa, kung ang isang empleyado ay nag-aangkin na siya ay maling disiplinahin, kung walang mga tagubilin ay mahirap patunayan ang anuman.

Mahalaga!

Bagama't ang mga paglalarawan sa trabaho ay mga opsyonal na dokumento sa trabaho ng mga tauhan, mas mainam pa rin na ihanda ang mga ito, dahil magagamit ang mga ito upang limitahan ang awtoridad ng isang empleyado.

Halimbawa, maaari itong magreseta ng responsibilidad ng sales manager na makipag-ugnayan sa pamamahala ng mga diskwento sa mga customer at mga transaksyon sa isang tiyak na halaga. Gayundin, upang maiwasan ang mga mapanlinlang na aksyon sa mga tagubilin, kinakailangan upang paghigpitan ang mga karapatan sa pag-access sa programa ng accounting ng kumpanya.

Mga panloob na regulasyon sa paggawa . Ang dokumentong ito ng tauhan ay nagtatalaga ng pamamaraan para sa pagkuha at pagpapaalis ng mga empleyado, ang mga karapatan at obligasyon ng mga partido, ang paraan ng pagpapatakbo, oras ng pahinga, mga insentibo at parusa, atbp. (Artikulo 189 ng Labor Code ng Russian Federation). Ang isang bagong empleyado ay dapat na pamilyar sa Mga Panuntunan laban sa lagda.

Iskedyul ng bakasyon . Ito ay isang mandatoryong dokumento ng tauhan sa bisa ng artikulo 123 ng Labor Code ng Russian Federation. Ang iskedyul ay iginuhit ng pinuno ng departamento ng human resources (kung mayroon man) at nilagdaan CEO. Bukod dito, dapat itong gawin nang hindi lalampas sa kalagitnaan ng Disyembre, i.e. dalawang linggo bago magsimula ang bagong taon ng kalendaryo. Dapat pamilyar ang lahat ng empleyado sa dokumento. Kapag gumuhit ng isang iskedyul, mahalagang tandaan na kapag hinahati ang mga bakasyon sa mga bahagi, ang isa sa mga bahagi ay dapat na hindi bababa sa 14 na araw ng kalendaryo.

Regulasyon sa personal na data . Kasama rin ito sa listahan ng mga dokumento ng tauhan na dapat nasa anumang kumpanya nang walang kabiguan (Federal Law ng Hulyo 27, 2006 No. 152-FZ, Artikulo 88 ng Labor Code ng Russian Federation). Inireseta ng regulasyon ang komposisyon ng personal na data, ang pamamaraan para sa kanilang pagproseso at paglipat sa mga ikatlong partido, ang mga karapatan at obligasyon ng mga empleyado sa panahon ng pagproseso, atbp. Ang dokumento ay iginuhit sa anumang anyo, ngunit sa anumang kaso, ang nilalaman nito ay dapat sumunod sa ang mga kinakailangan ng Batas Blg. 152-FZ. Ang lahat ng empleyado ng kumpanya ay dapat na pamilyar sa Regulasyon laban sa lagda.

Pahintulot sa pagproseso ng personal na data . Hindi mo maaaring iproseso ang personal na data ng isang empleyado hanggang sa magbigay ng pahintulot ang empleyado sa kanilang pagproseso. Ang pahintulot ay dapat makuha sa sulat mula sa bawat empleyado.

Mga parusa para sa kawalan ng pahintulot ng empleyado sa pagproseso ng data

Para sa kakulangan ng pahintulot sa pagproseso ng personal na data, ang mga multa ay ibinibigay: para sa mga kumpanya - mula 15 hanggang 75 libong rubles, para sa mga opisyal- mula 10 hanggang 20 libong rubles. (Artikulo 13.11 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation).

Mga regulasyon sa sahod . Ang regulasyon sa kabayaran ay iginuhit kapag ang organisasyon, bilang karagdagan sa mga suweldo, ay nagbibigay para sa iba pang mga pagbabayad (halimbawa, mga bonus, mga bonus) o iba't ibang mga sistema ng pagbabayad ay gumagana. Inireseta ng Regulasyon ang mga prinsipyo ng kabayaran, ang pamamaraan para sa pag-index ng sahod, pagbabayad ng mga gastos sa paglalakbay, pagbabayad ng overtime, mga kondisyon para sa pagbabayad ng mga bonus, atbp. (Artikulo 135 ng Labor Code ng Russian Federation). Ang lahat ng ito, sa prinsipyo, ay maaaring isulat sa panloob na mga regulasyon sa paggawa, ngunit sa pagsasagawa, ang mga tuntunin ng suweldo ay nakikilala sa hiwalay na probisyon- kaya ito ay magiging mas kaunting mga tanong sa panahon ng mga inspeksyon ng mga awtoridad sa regulasyon.

Time sheet . Ang kumpanya ay nagpapanatili ng mga talaan ng oras na nagtrabaho ng bawat empleyado (Artikulo 91 ng Labor Code ng Russian Federation). Para dito, ginagamit ang time sheet - sa anyo ng No. T-12, T-13 o binuo ng employer nang nakapag-iisa. Sa batayan ng time sheet, ang suweldo ay kinakalkula at pinunan mga pay slip. Iyon ay, ang report card ay kasama sa mga pangunahing dokumento ng tauhan ng organisasyon.

Dokumento na nagpapatunay sa anyo ng pay slip . Kapag nagbabayad ng sahod, obligado ang employer na ipaalam sa bawat empleyado nang nakasulat ang mga bahagi ng sahod na dapat bayaran sa kanya para sa may-katuturang panahon, ang halaga at mga batayan para sa mga pagbawas na ginawa, pati na rin ang kabuuang halaga ng pera na babayaran. Sa abot ng pinag-isang anyo ang pay slip ay hindi itinatadhana ng batas, ang form na ito ay binuo ng employer nang nakapag-iisa at inaprubahan sa pamamagitan ng order o iba pang dokumento ng panloob na tauhan.

Mga order . Ang iba't ibang mga hindi pinag-isang anyo ng mga order, na pinagsama-sama ng kumpanya sa sarili nitong, ay maaari ding isama sa mga mandatoryong dokumento ng tauhan. Ang mga order para sa mga pangunahing aktibidad ay inisyu sa mga isyu na may kaugnayan sa gawain ng organisasyon bilang isang legal na entity (halimbawa, isang utos sa appointment ng mga responsable para sa kaligtasan ng sunog, sa mga deadline para sa pagsusumite ng mga ulat, sa organisasyon ng pagpaparehistro ng militar, atbp. .). Ang mga order sa mga tauhan (bilang panuntunan, pinag-isa) ay ibinibigay sa mga isyu na may kaugnayan sa mga aktibidad ng organisasyon bilang isang tagapag-empleyo (sa pagkuha, sa paglipat, sa pagpapaalis, sa mga bonus, atbp.).

Kami, sa turn, ay maaaring mag-alok sa iyo ng serbisyo ng pagpapanatili ng mga dokumento ng tauhan. Ipinagkatiwala ang mga tauhan mga regulasyon at sa pangkalahatang mga talaan ng tauhan sa amin, hindi ka maaaring magambala ng mga isyu sa papel, ngunit mahinahon na magnegosyo.

Tumawag, sumulat - lagi kaming handa na tulungan ka sa anumang isyu ng tauhan o dokumento ng tauhan!

Serbisyo ng order