Какви вътрешни документи трябва да има организацията. Списък на необходимите документи за персонала Какви документи трябва да поддържа отделът за персонал

Той е необходим за всяко предприятие, независимо от формата на собственост, дейността и броя на служителите. За неговото компетентно и квалифицирано поведение е необходимо да сте добре запознати с трудовото право, да следите промените в законодателството и да имате умения в областта на работа в офиса на персонала.

Какво е счетоводство на персонала и защо е необходимо?

Неразделна част от дейността на всяка фирма е кадровата документация. Това е законово регламентирана работа по регистрация, отчитане и наблюдение на движението на служителите на организацията.

HR дейностите включват:

• прием на служители;
• съкращения;
• хоризонтални (прехвърляне между отдели) и вертикални (например кариерно израстване) движения;
• бизнес пътувания;
• отпуск по болест;
• табела с време;
• отпуски (от всякакъв вид - годишни, без заплащане, за бременност и др.);
• лични карти за всеки служител и др.

Това се отнася и за персонала:

• провеждане военна регистрация;
• регулиране работни отношения;
• създаване и регистрация на различни (например при наемане, насърчаване на служител и др.);
• организация на работата и други аспекти.

Цялата документация се изготвя само в съответствие с необходимите норми и правила. Някои форми са унифицирани, други се установяват в самото предприятие.

Компетентната организация на кадровата документация решава много проблеми и задачи на компанията. Разбира се, има хиляди нюанси, но има основни точки, които важат за всяко предприятие.

Как да организираме и на кого да поверим поддържането на кадровата документация?

Има няколко начина за организиране на счетоводството. Всичко зависи от характеристиките на предприятието и от това какъв избор прави мениджърът. Най-често срещаните опции:

Създайте цял отдел за човешки ресурси, ако в компанията работят много хора

А когато персоналът е малък, можете да наемете един специалист. Предимствата на този метод са, че работата се организира от мениджъра по начин, който той харесва и се регулира и контролира според неговите собствени принципи.

Има и недостатъци: трудно е да се провери професионализма на наетия специалист, така че има риск да бъде нает не напълно компетентен служител по персонал.

Ще трябва да отделите време и пари за обучение или да потърсите друг служител.

Предимствата на тази опция за организиране на счетоводство са, че ако човек е бил препоръчан, тогава (може би) той наистина върши работата, тоест е бил тестван в случая. Разбира се, с такъв служител на персонала трябва да договорите условия на работа, така че да отговарят и на двете страни.

Поверете кадровите въпроси на счетоводител или добър секретар

Плюсове: Спестява време и пари. Тоест, няма нужда да избирате служител по персонала и няма разходи за поддържане на записи.

Недостатъци: основният проблем при избора на този метод е, че служителите се представят допълнителна работаслед главния, което води до грешки, пропуски, интервали и елементарно отсъствие задължителни документи. И, разбира се, професионалните познания по темата за счетоводството на персонала са важни тук. И ако същият секретар ги има, тогава рискът от усложнения при този случайе сведен до минимум. И обратно.

Поверете счетоводството на персонала на аутсорсинг организация

Добре: всички кадрови дейности падат върху плещите на аутсорсинг компания, която поема такава отговорност въз основа на споразумение. В допълнение към факта, че се предоставя постоянна, непрекъсната помощ по въпросите на персонала, изборът на този метод значително намалява разходите.

Минуси: трябва да изберете добре утвърдена, сериозна компания, а също така трябва да установите взаимодействие, да създадете концепция за работа със специалисти, които ще работят извън офиса.
Мениджърът трябва само да избере най-удобния и подходящ за него начин за поддържане на кадрови записи, като претегли всички плюсове и минуси на всеки метод.

Длъжностни функции на работник по персонал

Следните задължения се налагат на служителя по персонала в съответствие с инструкциите и трудовия договор:

Това е непълен списък на задълженията на персонален работник, изискванията са приблизителни. Може да има повече от тях изброени (или по-малко), но като цяло специалистът по персонал трябва да притежава точно тези умения и способности.

Счетоводство на персонала: какви документи са необходими?

Обикновено всяко предприятие трябва да разполага със следните видове документи, свързани с персонала:

• административни (лични и производствени поръчки);
• потвърждаване на трудовата дейност;
• информация и сетълмент;
• вътрешна кореспонденция;
• дневници на контрол и регистрация.

Някои кадрови документи без провалтрябва да е в компанията. Те включват:
PVTR (вътрешни трудови разпоредби);

Всички документи се съхраняват за определен брой години. Регулирани са:

• член или раздел от Кодекса на труда;
• решение на Държавния комитет по статистика;
• Федерален закон и други разпоредби.

Ако нещо (инструкции, заповеди и т.н.) не е налично, тогава този факт ще трябва да бъде коригиран. Като цяло един от принципите на работата на кадровия служител е навременността. Тя го прави много лесно работни днии дори дава юридическа сила на някои актове. Това всъщност е много важно – да не управлявате текущия бизнес. В противен случай те са склонни да растат като снежна топка.

Организиране на кадрови досиета: как да се проведе, откъде да започне?

След като се установите на ново място като служител по персонала, първо трябва да преразгледате задължителната документация. Ако се окаже (и това се случи), че някои важни документи от списъка липсват, тогава те трябва да бъдат възстановени. Разбира се, няма да е възможно да се извърши такава работа за един ден.

Ето защо е необходимо да се подчертаят най-важните позиции и да се започне от тях. Проверете за наличието и грамотността в дизайна (и ако трябва да коригирате или компилирате нов документ): персонал, график на отпуските, трудови договори, заповеди, трудови книжки.

Водете отчетност на трудови договори, заповеди за персонала. Създайте . Разбиране на лични карти (T-2). Работете с местните разпоредби.
Основното е да попълните всички текущи документи навреме. Работа въз основа на Кодекс на трудаи бизнес правила. И не унищожавайте документи за персонала. Времето на съхранението им е одобрено от Федералния архив („Списък...” от 06.10.2000 г.).

Всички счетоводни документи са необходими за прозрачността на трудовите отношения. Системата за персонал установява норми и принципи, които осигуряват стабилност на служителите на организацията, а администрациите създават благоприятни условия за.

Автоматизация на счетоводството - 1C: предимствата на работата с програмата

Съхранявайте досиета на персонала, особено в голяма компания- Това е невероятно отговорна и огромна работа в своя обхват. Но тук грешките са недопустими! Но днес има начин да се автоматизират дейностите на служителите по персонала, което може значително да улесни и опрости работата на отдела, да подобри дейностите, значително да намали риска от грешки.

С помощта на програмата 1C можете да съхранявате записи според правни изисквания. Базата данни осигурява сигурно съхранение необходимата информацияот служители. Тъй като се натрупва, става възможно да се изградят различни отчети, които могат да помогнат за анализиране на работата и разработване на нови посоки. Например отчетите могат да изглеждат така:

• коефициент на текучество на персонала;
• статистика на персонала;
• движение на работници и др.

Програмата помага за решаването на почти всички проблеми и задачи на счетоводството на персонала. Ръководителят на предприятието, благодарение на 1C, има възможност да получава информация за състоянието на нещата в този отдел, да анализира и да взема правилните управленски решения. А също така автоматизацията ви позволява да синхронизирате дейностите на няколко фирмени услуги (счетоводство, персонал, счетоводен отдел), което подобрява ефективността на работата, а също така създава всички условия за навременно изплащане на заплатите.

Заключение

И така, обобщавайки, можем да отбележим следното:

• Счетоводството на персонала е съществена част от работата на всяко предприятие.
• Има няколко начина за организиране на счетоводството. Изборът е на лидера.
• Задълженията на персонала се определят с инструкцията и трудовия договор.
• Има списък с документи, свързани с кадрова работакоито трябва да присъстват във всяка компания. И трябва да започнете кариерата си в отдела за персонал, като проверите тези конкретни документи.
• Воденето на записи е много по-лесно, ако е автоматизирано.

Счетоводството на персонала е в основата на нормалното и ефективно функциониране на всяко предприятие. Следователно към него трябва да се подхожда с цялата отговорност.

Във връзка с

.

Концепцията за управление на кадровата документация включва освен документиране на трудовите отношения със служителите и съхраняването и използването на документи в текущата дейност на организацията, проверката на тяхната стойност и предаването на документи за архивно съхранение.

Основният регулаторен акт в тази област е Федералният закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивното дело в Руска федерация". Този федерален закон урежда отношенията в областта на организирането на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи на Архивния фонд на Руската федерация и други архивни документи, независимо от тяхната форма на собственост, както и отношения в областта на архивното управление. в Руската федерация в интерес на гражданите, обществото и държавата.

Член 17 от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ "За архивирането в Руската федерация" установява общо задължениеза гарантиране безопасността на документите, включително документи за персонала, за всеки стопански субект: правителствени агенции, тела местно управление, организации и граждани, занимаващи се с предприемаческа дейност без образование юридическо лице, през периодите на тяхното съхранение, установени от федералните закони, други регулаторни правни актове на Руската федерация, както и списъци с документи.

В съответствие с член 3 от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ "За архивирането в Руската федерация":

Архивният фонд на Руската федерация е исторически установена и постоянно нарастваща колекция от архивни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото, имащи историческо, научно, социално, икономическо, политическо и културно значение, които са неразделна част от историческото и културно наследство на народите на Руската федерация, свързано с информационни ресурси и подлежащо на постоянно съхранение.

Архивният документ означава:

„материален носител със записана на него информация, който има данни, позволяващи да бъде идентифицирана, и подлежи на съхранение поради значимостта на посочения носител и информация за гражданите, обществото и държавата.

От своя страна документът на Архивния фонд на Руската федерация означава:

„архивен документ, преминал проверка на стойността на документи, пуснат в държавно дело и подлежащ на постоянно съхранение“.

Процедурата за организиране на съхранението на документи зависи от статута на търговска организация. важно отличителен белеге включването на конкретна организация в списъците на източници за попълване на държавни и общински архиви с архивни документи (част 2 от член 20 от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивното дело в Руската федерация“) . Включването на търговски организации в тези списъци се извършва въз основа на споразумение със съответния държавен или общински архив. В организации (източници на набиране на персонал) след изтичане на срока на съхранение се извършва съвместно с упълномощения орган държавна властна субекта на Руската федерация в областта на архивното дело, Държавният архив проверява стойността на редица документи за включване в Архивния фонд на Руската федерация.

След признаване на архивни документи на търговски организации (източници за придобиване) като документи на Архивния фонд на Руската федерация, тяхното унищожаване не е разрешено и тяхното съхранение може да се извършва от търговска организация самостоятелно или могат да бъдат прехвърлени по споразумение за съхранение в държавен или общински архив, библиотека, музей, както и на организация руска академиянауки (част 3 от член 21 от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивното дело в Руската федерация“).

Тези архивни документи, които не са включени в документите на Архивния фонд на Руската федерация, както и документи, съхранявани от организации, които не са източници на придобиване, след изтичане на срока на тяхното съхранение, установен в нормативни правни актове, подлежат на проверка и могат да бъдат унищожени от организацията или трайно да се съхраняват в архива на организацията в съответствие с нейните вътрешни правила.

По въпроси, свързани с процедурата за организиране на придобиване на архивни документи, осигуряване на тяхната безопасност, процедурата за извършване на проверка на стойността на документите и прехвърляне на документи на Архивния фонд на Руската федерация за постоянно съхранение, процедурата за организиране на работата на архив, търговските организации могат да се ръководят от "Основните правила за функциониране на архивите на организациите", одобрени с решение на Колегията на Росархива от 6 февруари 2002 г.

Списъци на стандартни архивни документи, посочващи периодите на тяхното съхранение, се одобряват от федералния изпълнителен орган, упълномощен от правителството на Руската федерация (част 3 на член 6 от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ „За архивирането в Руската федерация"). В съответствие с Указ на президента на Руската федерация от 9 март 2004 г. № 314 „За системата и структурата на федералните органи на изпълнителната власт“ в момента такъв федерален орган е Руският архив.

Основният регулаторен акт, който определя списъка и сроковете за съхранение на документи за управление, включително документи за персонал, генерирани в дейността на организациите, е "Списък на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение", одобрен от Федералният архив на 6 октомври 2000 г.

Клауза 1.4 от „Списък на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение“, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г., предвижда, че той е предназначен да се използва като основен регулаторен документ при определяне на срокове на съхранение и избор за съхранение и унищожаване на стандартни документи за управление, тоест общи за всички или повечето организации (включително неправителствени).

Условията за съхранение на документи, дадени в параграф 2.4 от "Списъка на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи условията за съхранение", одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г., се прилагат за всички организации, независимо от дали документите им са получени за съхранение в държавни, общински архиви или не пристигат.

Организациите прилагат посочените в този документ периоди на съхранение по различни начини. Временните периоди на задържане (1 година, 3 години, 5 години, 10 години) се прилагат за всички организации. Постоянният срок на съхранение се използва от онези държавни, общински организации, чиито документи се съхраняват в съответните архиви по предписания начин, и недържавни организации, с които са сключени съответни споразумения (договори), тоест източници за придобиване на архиви.

Постоянен срок на съхранение могат да прилагат организации, чиито документи не се съхраняват в държавни, общински архиви, тоест не са източници за придобиване на архиви. Определени документи (регулаторен, имуществен и икономически характер, за резултатите от дейността и перспективите за развитие на организацията) с постоянен период на съхранение трябва да се съхраняват в организации от всички форми на собственост, чиито документи не се получават от държавата, общините архиви, до ликвидирането на тези организации (клауза 2.4.2 "Списък на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи условията за тяхното съхранение", одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г.). Например, устава на организацията, учредителния договор, правилника за структурните подразделения на организацията, длъжностни характеристики, опис на каси за постоянно и временно съхранение; личните досиета, списъците (штат) на служителите трябва да се съхраняват в организации от всички форми на собственост, чиито документи не влизат в държавните, общинските архиви до ликвидацията на тези организации, което се дължи на действащото законодателство и (или) дългосрочното практическо значение на тези документи.

Организациите, които не са източници на придобиване на държавни, общински архиви, съхраняват документи с постоянен срок съгласно Списъка на стандартните документи за управление, както следва. държава, общински организации- 10 години. Неправителствени организации - най-малко 10 години, по-нататъшният период на съхранение на документи се определя от организацията в съответствие с приложимото законодателство и (или) необходимостта от практическо използване на документите.

По този начин неправителствени организации, чиито документи не се съхраняват в държавни, общински архиви, тоест не са източници за придобиване на архиви, могат, но не са длъжни да прилагат постоянен срок на съхранение, но трябва да съхраняват такива документи на своите притежават най-малко 10 години (клауза 2.4 .2 „Списък на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, с посочване на периодите на тяхното съхранение“, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г.).

Знакът "EPK", поставен в "Списък на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организации, с посочване на периодите на тяхното съхранение", одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г. за конкретни видове документи, е предназначен за използване от организации от всички форми на собственост, които са източници на придобиване на държавни, общински архиви, и означава, че някои от тези документи могат да имат научно и историческо значение и по установения начин трябва да бъдат предадени в държавни, общински архиви или съхранявани в организация. Решението за приемане или унищожаване на документи с маркировка "ЕПК" ("ЕК") се взема от експертни комисии на архивни органи и институции. Този знак може да се използва и от търговски организации, които не са източник на придобиване при вземане на решение за постоянно съхранение на техните документи.

В съответствие със Списъка на стандартните документи за управление, документите, обозначени с "EPK", включват например лични досиета на служители, трудови договори, лични карти на служители, характеристики на служителите и др.

Като се има предвид клауза 2.9 от "Списък на типичните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на тяхното съхранение", одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г., изчисляването на периода на съхранение на документи се извършва от 1 януари на годината, следваща годината на завършване на деловодната им работа. Например изчисляването на периода на съхранение на дела, приключени през 2006 г., започва на 1 януари 2007 г.

Знакът "до необходимост" означава, че документацията има само практическа стойност. Срокът на съхранение се определя от самата организация, но не може да бъде по-малък от 1 година.

Намаляването на сроковете за съхранение, установени от Списъка на стандартните документи за управление, е забранено. Увеличаване на сроковете за съхранение на документи, предвидени в Списъка на стандартните документи за управление, може да се случи в случаите, когато това е причинено от специфичните особености на работата на организациите.

При организиране на съхранението на документи в определена организация и регулиране на този процес, като справочни, методически документи могат да се използват и следните:

Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 8 ноември 2005 г. № 536 „За стандартна инструкцияпо документооборота във федералните органи на изпълнителната власт”;

· GOST 17914-72 „Калъфи за дълъг период на съхранение. Видове, разновидности, Технически изисквания» (въведено с Указа Държавен комитетСтандарти на СССР от 17 юли 1972 г. № 1411);

Заповед на Главното архивно управление на СССР от 25 май 1988 г. № 33 " Държавна системаподдръжка за управление на документацията. Основни разпоредби. Общи изисквания към услугите по поддръжка на документи и документация”;

Съхранението на документи за персонала донякъде се отличава от общите правила за съхранение на документи за управление. Тъй като документите на персонала имат висока социална значимост (особено документи, съдържащи лични данни), тъй като те служат като документално доказателство за правата на служителя на социално осигуряване, например старост и инвалидност, както и потвърждение на трудовия стаж на служителя. Поради това повечето от тях имат дълъг или постоянен срок на съхранение и се използват за справка, когато гражданите се обръщат към архивни институции.

Освен това кадровите документи имат и биографична, археографска стойност, те са източник за статистически обобщения и исторически и обществени изследвания.

Особеностите на съхраняването на документация на персонала в организацията се дължат на задачите за ограничаване на неоторизиран достъп до документи, съдържащи лични данни на служителите, и ефективно търсене на необходимата информация.

В системата за съхранение на документи на персонала могат да се разграничат два вида, етапи на съхранение: текущ и последващ.

Съхраняването и използването на документите от момента на тяхното създаване до предаването на делото, в което са групирани, в архива се нарича текущо (оперативно). Текущото съхранение на делата се извършва на мястото на образуването им. Текущото съхранение също е разделено на два подвида:

Съхранение на документи в процеса на тяхното изпълнение;

Съхранение на изпълнени документи.

Документите по време на тяхното изпълнение са при изпълнителя, който ги съхранява в специални папки. Тези папки съдържат надпис "За подпис", "Спешно" и др., както и фамилия, инициали, телефонен номер на художника.

Изпълнените документи трябва да се завеждат и съхраняват в досиета в съответствие с номенклатурата на делата. Веднага отбелязваме, че настоящото съхранение на документи включва процедурата за тяхното формиране в дела в съответствие с утвърдената номенклатура.

Текущото съхранение на документи означава съхраняването им в оригинали. Следователно в кадровите служби на организациите всички поръчки се съхраняват в оригинали. Копия от заповеди за персонал: наемане, стимули, наказания, уволнение и др. допълнително се поставят за съхранение в личните досиета на служителите (ако се поддържат).

Процедурата за организиране на текущото съхранение на лични файлове е както следва:

Ø личните досиета на хартиен носител се съхраняват в папки, които са номерирани по страници и зашити;

Ø кориците на личните досиета също са номерирани, присвояват се сериен номердела, съответстващи на общия брой дела;

Ø текущо съхранениев отдела за персонал на организацията са предмет на лични досиета само на работещи служители. След уволнението на служител личното му досие се премахва от папката и се обработва за прехвърляне в архивно съхранение.

Ø Личните досиета на уволнените служители се архивират по азбучен ред.

Текущото съхранение на кадрови документи, картотеки, счетоводни книги и други се извършва по правило в помещенията на кадровите служби на организациите, които трябва да бъдат оборудвани със специални шкафове или сейфове, които са заключени и запечатани. Копия от номенклатурата на делата, поставени върху шкафовете, и на върховете на кориците на корпусите - номерата на делата в съответствие с номенклатурата ще улеснят търсенето на документи.

Трудовите книжки на служителите се съхраняват в сейфа на ръководителя на отдела за персонал, там се съхраняват и печати, печати, формуляри на документи, ключове от шкафове (сейфове) за съхранение на документи.

Служители персонална службане е препоръчително да оставяте никакви документи или служебни записи на работния плот, както и работещ компютър, по време на напускане на помещението. В края на работния ден служителите на персонала трябва да поставят всички масиви от документи, които са в процес на изпълнение, в метален шкаф, да го затворят и да го запечатат. Ключовете от шкафовете се предават на началника на отдел „Личен състав“ срещу подпис в съответното списание.

Чернови и ревизии на документи, повредени формуляри се унищожават в края на работния ден, за това може да се използва специална машина за рязане на хартия. Компютрите в края на работния ден са блокирани и изключени от мрежата.

В допълнение, технологията за съхранение и отчитане на документацията на персонала включва задължителен подпис на служителите, потвърждаващ получаването на копия и извлечения от тях.

Основата за последващо (архивно) съхранение на документи е проверка на тяхната стойност и след това следва: завеждане на дела, съставяне на описи, съставяне на актове за разпределяне на документи за унищожаване и предаване на файловете в архива на организацията.

За навременното получаване на архивни документи от структурни подразделения или други източници на придобиване, осигуряване на тяхното отчитане, безопасност, рационализиране на тяхното използване и подготовка за предаване на документи за постоянно съхранение в организации, се създава архив.

Само част от документите попадат в архивния фонд на организацията, не включва документи с кратък срок на съхранение (до 10 години включително). Архивният фонд на организацията се състои от документи на дългосрочно съхранение (над 10 години) и постоянно съхранение, включително документи за персонал, които имат икономическо, социално, политическо, културно, историческо и друго значение. Прехвърлянето на файлове в архива се извършва по график, одобрен от ръководителя на организацията или работодателя. Документите се приемат за съхранение основно под формата на оригинали, само при липса на заверени копия се приемат.

В съответствие с "Основните правила за работа на архивите на организациите", одобрени с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г., организацията трябва да предостави на архива специално оборудвани помещения и персонал. Въпреки това, в малките търговски организации, като правило, няма архив под формата на специално звено. В същото време задълженията на архивиста се комбинират от секретаря или друго лице, определено от ръководителя.

В същото време трябва да се помни, че документите трябва да се съхраняват при условия, които гарантират тяхната защита от повреди, вредни влияния на околната среда и изключват загубата на документи. По правило за целта в помещението за архив се монтират метални шкафове, сейфове, стелажни шкафове и други подобни. Не е разрешено поставянето на документи на пода, первазите на прозорците, в несортирани купчини. Изтеглянето на документи от преписката с постоянен срок на съхранение се допуска в изключителни случаи и се извършва въз основа на административен документ на ръководителя на организацията със задължително съставяне на заверено копие от документа и акт на изземване на оригинала.

За да се гарантира безопасността на документите за персонала на уволнените служители в резултат на реорганизация или ликвидация на юридически лица, както и социалната защита на гражданите, учредителите на новосформирани търговски и нестопански организации могат да бъдат препоръчани да включват в своите учредителни документи правилата за отчитане и съхраняване на документи за персонала, както и навременното им прехвърляне на държавно съхранение по време на реорганизация или ликвидация на юридическо лице.

Припомняме, че правното регулиране на процедурата и сроковете за съхранение на документи на персонала се извършва въз основа на „Списък на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организации, посочващи условията за тяхното съхранение“, одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г. Процедурата и сроковете за съхраняване на трудовите книжки са регламентирани със специален регулаторен акт - Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 "За трудовите книжки". И така, формулярите на трудовата книжка и вложката в нея се съхраняват в организацията като документи със строга отчетност и се издават на лицето, отговорно за поддържането на трудови книжки, по негово искане. В края на всеки месец това лице е длъжно да представи в счетоводния отдел на организацията отчет за наличието на формуляри за трудови книжки и вложка в него. Формулярите на трудовата книжка и вложките в нея, развалени при попълването, подлежат на унищожаване със съставянето на съответен акт. Непотърсени трудови книжки и книга за отчитане на трудови книжки и приложки към тях се съхраняват в архива на организацията в продължение на 50 години, след което подлежат на унищожаване по предписания начин.

Работодателят отговаря за организацията на работата по съхранението на кадрови документи, първични счетоводни документи. Отговорността за поддържането, съхраняването, отчитането и издаването на трудовите книжки се носи от специално упълномощено лице, определено със заповед (инструкция) на работодателя.

Освен това е препоръчително да се предостави извлечение от "Списък на типичните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периода на съхранение", одобрен със заповед на Федералния архив от 6 октомври 2000 г., относно някои документи за персонал:

Номер на артикула	Вид на документа	Период на съхранение на документа	Забележка
ПЕРСОНАЛ
	Документи (доклади, резюмета, сертификати, информация) за състоянието и проверката на работата с персонала	Постоянно
	Кореспонденция за приемане, разпределение, движение, отчитане на персонала
	Документи (заявления, информация, кореспонденция) относно необходимостта от служители, намаляване (освобождаване) на служители
	Бележки за заместване на заповеди за персонала	75 години EPC	При предоставяне на редовни и учебни отпуски, дежурства, глоби, краткосрочни вътрешни командировки - 5 години
	Лични досиета (изявления, автобиографии, копия от заповеди и извлечения от тях, копия на лични документи, характеристики, кадрови досиета, въпросници, атестационни листове и др.):
	а) ръководител на организацията; членове на управителната, изпълнителната власт, контролни органиорганизации; служители с държавни и други звания, награди, награди, научни степени и звания	Постоянно
	б) работници	75 години EPC
	Трудови споразумения (договори), трудови договорине са включени в личните досиета	75 години EPC
	Лични карти на служители (включително временно работници)	75 години EPC
	Характеристики на служителите, които нямат лични досиета	75 години EPC
	Документи (въпросници, автобиографии, кадрови досиета, заявления, препоръчителни писма, автобиографии и др.) на ненаети лица
	Истински лични документи (трудови книжки, дипломи, удостоверения, удостоверения, удостоверения)	Poste restante	Непотърсени - минимум 50 години
	Документи (сертификати, отчети и обяснителни бележки, копия от заповеди, извлечения от заповеди, извлечения, удостоверения за пътуванеи други), които не са включени в личните досиета
		Постоянно
		75 години EPC
	Кореспонденция за подмяна свободни работни места, избори на длъжност
	Протоколи от заседания на комисиите за установяване на стаж за изплащане на премии за стаж		При липса на поръчки - 50 години
	Списък (персонал - ведомост) на служителите	Постоянно
			При липса на лични сметки - 50 години
	а) членове на управляващите и изпълнителни органиорганизации	Постоянно
	б) ветерани и участници в Великия Отечествена войнаи други военни действия	Постоянно
	в) удостоен с държавни и други награди, удостоен с държавни и други звания, награди	Постоянно
	г) работници
	г) сертифицирани
	д) военнослужещи
	ж) кандидати за повишение
	з) получаване на лични ставки, заплати
	Документи (доклади, актове, информация) за отчитане на трудови книжки и притурки към тях
	Пътническа кореспонденция		За командировки в чужбина - 10 години ЕИК
	Кореспонденция за регистрация на наборна служба и отсрочка от набор на военнослужещи
	Документи (представления, петиции, въпросници, актове) за установяване на лични ставки, заплати, надбавки		При липса на поръчки - 50 години ЕПК
	Кореспонденция за установяване и изплащане на лични ставки, заплати, надбавки
	Графици за ваканции
	Карти, указатели към заповеди на персонала
	Книги, списания, счетоводни карти:		След уволнение
	а) прием, движение (преместване), уволнение на служители
	б) служители, изпратени в командировки
	в) военнослужещи
	г) празници
	д) лични досиета, лични карти, трудови договори (договори), трудови договори
	е) издаване на трудови книжки и притурки към тях
	ж) издаване на удостоверения за работна заплата, трудов стаж, месторабота
	з) издаване на удостоверения за пътуване

Периодите на съхранение на документи, дадени в "Списък на стандартните документи за управление, генерирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение", одобрен от Федералния архив на 6 октомври 2000 г. (колона № 3), се отнасят за всички организации , независимо дали документите им са получени за съхранение в държавни, общински архиви или не пристигат.

Всички документи на персонала трябва да бъдат предадени в архива на организацията.

По този начин алгоритъмът на действията на търговска организация, която не е държавно или общинско унитарно предприятие за осигуряване на съхранение на документи, включително документи за персонал, е следният:

Проверка на изискванията на нормативни правни актове, които установяват сроковете за съхранение на конкретни видове документи;

Съхранение на документи;

За организации - източници на придобиване - след изтичане на срока на съхранение, извършващи съвместно с упълномощения орган на държавната власт на субекта на Руската федерация в областта на архивирането, Държавния архив, проверка на стойността на брой документи за включване в Архивния фонд на Руската федерация;

Съхранение на документи на Архивния фонд на Руската федерация или предаването им за съхранение в държавен или общински архив, библиотека, музей или организация на Руската академия на науките;

Архивни документи, които не са включени в документите на Архивния фонд на Руската федерация, след изтичане на срока на съхранение, подлежат на унищожаване или съхранение в архива на организацията в съответствие с изискванията на корпоративното законодателство (например, за акционерни дружества съхраняването на документи е регламентирано с Указ на Федералната комисия за пазара на ценни книжа от 16 юли 2003 г. № 03-33 / ps "За одобряване на Правилника за реда и сроковете за съхранение на документи" и Федералният закон от 26 декември 1995 г. № 208-FZ „За акционерни дружества”) или местни разпоредби;

За организации, които не са източници на придобиване, след изтичане на срока за временно съхранение, архивните документи подлежат на проверка и могат да бъдат унищожени или съхранявани в архива на организацията.

Подготовката на документи за последващо съхранение и използване е последният етап от бизнеса производствен процесперсонална служба и включва проверка на научната и практическата стойност на документите, регистриране и описание на случаите, съставяне на актове за разпределяне на документи за унищожаване и прехвърлянето им в архива на организацията или в държавно съхранение.

„Проверка на стойността на документите: Подбор на документи за публично съхранение или установяване на срокове за тяхното съхранение въз основа на приети критерии.“

(клауза 95 от GOST R 51141-98).

По правило задължението за предаване на документи в държавните архиви се възлага на държавни и общински организации. Задължени са обаче и някои неправителствени организации, с които има сключени съответни споразумения.

За организиране и провеждане на проверка на стойността на документите и избора им за предаване на държавно съхранение, както и за контрол и оказване на методическа помощ при извършване на експертиза, министерствата и ведомствата създават постоянно действащи централни експертни комисии (ЦИК). В други организации се създават постоянни експертни комисии (ЕК).

Експертната комисия действа въз основа на утвърдения от ръководителя на организацията Правилник за постоянната експертна комисия. За да улесните разработването на своя собствена Наредба за постоянна експертна комисия, можете да използвате „Примерна наредба за постоянна експертна комисия на институция, организация, предприятие“, одобрена със Заповед на Федералния архив от 19 януари 1995 г. 2.

Основните задачи на експертната комисия са:

1. Организиране и проверка на стойността на документите на етап деловодство при изготвяне на номенклатурата на делата и формирането на делата.

2. Организиране и изследване на стойността на документите на етапа на подготовката им за архивно съхранение.

3. Организиране и подбор и подготовка на документи за предаване на публично съхранение.

Експертната комисия на организацията се създава със заповед на ръководителя измежду най-квалифицираните служители в размер на най-малко трима души.

Експертната комисия е съвещателен орган. Неговите решения се одобряват от ръководителя на организацията.

Експертната комисия на организацията в своята работа трябва да се ръководи от Федералния закон от 22 октомври 2004 г. № 125-FZ "За архивирането в Руската федерация", Правилника за Архивния фондна Руската федерация, одобрен с Указ на президента на Руската федерация от 17 март 1994 г. № 552 „За утвърждаване на Правилника за архивния фонд на Руската федерация“, заповеди на Федералната архивна агенция на Руската федерация, регулаторни и методически документи, разработени от архивните органи, стандартни списъци на документи, посочващи периодите на тяхното съхранение, номенклатурата на делата на организацията.

Проверката на документите се извършва въз основа на общи критерии за оценка на произхода, съдържанието, външните характеристики на документите.

Критериите за произход включват: ролята и мястото на организацията в системата на публичната администрация или определен отрасъл, значението на функциите, които изпълнява, важността индивидуаленв живота на обществото, времето и мястото на формиране на документа.

Критериите за съдържание включват: значимостта на събитието (явлението), отразено в документа, стойността на наличната в документа информация, повторението на информацията от документа в други документи, вида на документа, автентичността на документа.

Критериите за външни характеристики включват: формата на фиксиране и предаване на съдържанието, заверка, изпълнение на документа, неговото физическо състояние.

Експертната комисия работи във връзка с експертната рецензионна комисия (ЕПК) на архивното учреждение, която одобрява решенията на експертната комисия.

Неправителствените организации самостоятелно вземат решения за проверка на стойността на документите. Резултатът от работата на експертната комисия е разпределението на документите в четири групи според различни периоди на съхранение:

Постоянно съхранение;

Дългосрочно съхранение (над 10 години);

Временно съхранение (до 10 години включително);

Подлежи на унищожаване поради изтичане на срока на съхранение.

За да се определят условията за съхранение на документи, е необходимо, след като се намери съответната статия в „Списък на типичните управленски документи, генерирани в дейността на организациите, посочващи условията за тяхното съхранение“, одобрен от Федералния архив на 6 октомври, 2000 г., за извършване на преглед лист по лист на делата. Не се допуска подбор на документи за съхранение и унищожаване само по заглавия на дела.

Периодът на съхранение на документи на нетрадиционни носители съответства на периода на съхранение на подобни видове документи на традиционни носители.

Дела със знак "ЕПК" се подлагат на полистов преглед с цел определяне и отделяне от тях на документи, които подлежат на постоянно съхранение.

Случаите на постоянно и дългосрочно съхранение (над 10 години), включително документи за персонала, трябва да се съхраняват в архива на организацията. Ако обаче документите имат, да речем, историческа или научна стойност, тогава организацията ги предава в държавния или общинския архив. Разбира се, при условие, че е сключено подходящо споразумение с тях. Прехвърлянето им се извършва по описания.

Случаите на временно съхранение (до 10 години) като правило не се прехвърлят в архива на организацията и след изтичане на срока на съхранение се унищожават.

По този начин въз основа на резултатите от проверката на стойността на документите в организацията се съставят:

Опис на каси за постоянно съхранение;

Опис на делата за временно (над 10 години) съхранение;

описания на случаи от персонал;

Актове за разпределяне за унищожаване на дела, които не подлежат на съхранение.

Описите на делата, съставени в резултат на дейността на експертната комисия, се одобряват от ръководителя на организацията.

(име на компания)

(име на структурното звено или обществен

организации)

ОДОБРЯВАМ

Позиция на заеманата длъжност

ръководител на структурната

дивизии

(публична организация)

Обяснение на подписа

подписи

дата

ОПИСАНИЕ № ___

__________________________________________________________________

№ _____________, включително:

буквени номера:

липсващи числа:

Позиция на заеманата длъжност

съставител на описа Подпис Подпис препис

дата

СЪГЛАСЕН ОДОБРЕН

Име на длъжността на ръководителя ЕК протокол

офис услуги на организацията на структурното звено

Подпис Препис от подпис от _____________ № _______

След одобряване се изготвят описания на случаите експертна комисия, организацията може да унищожи документи с изтекли срокове за временно съхранение.

„Изолиране на документи за унищожаване: Идентифициране в процеса на изследване на научната и практическата стойност на документи с изтекъл срок на съхранение, които са загубили своето практическо, научно или социално значение, и подборът им за унищожаване.“

(клауза 98 GOST R 51141-98).

Унищожаването на документи се формализира с акт, одобрен от ръководителя на организацията. За организации, които подават документи за държавно съхранение, актовете се одобряват от ръководителя на организацията след одобряване на описите на делата за постоянно съхранение от експертната комисия на институцията на държавната архивна служба.

Случаите, които трябва да бъдат унищожени, се предават за обработка (утилизация). Прехвърлянето на касите се оформя с приемо-предавателна фактура, в която се посочва датата на предаване, броят на касите за предаване и теглото на хартиените отпадъци.

Зареждането и изнасянето за обезвреждане се извършват под контрола на служител, отговорен за осигуряването на безопасността на архивните документи.

Приблизителна форма на акта за разпределяне на документи (дела) за унищожаване:

Име на компания

ДЕЙСТВИЕ ОДОБРЯВАМ

___________ № _______ Длъжност

_____________________ ръководител на организацията

(място на съставяне)

относно разпределението за унищожаване Подпис Обяснение

документи, които не подлежат на подпис

дата на съхранение

Въз основа _____________________________________________________

(име и отпечатък на списъка с документи

__________________________________________________________________

със срок на годност)

избрани за унищожаване като нямащи научна и историческа стойност

и загубили практическото си значение документи на фонд No _____________

(заглавие

фонд)

Общо ______________________ единици билото за _____________________ години

(с цифри и думи)

Опис на каси за постоянно съхранение за ____ години утвърден от личен

композиция

съгласувано с EPC ________________________________________________

(име на архивната институция)

(протокол от _______________ № _____________)

Длъжност на лицето

който е провел прегледа

стойност на документите Подпис Подпис препис

дата

СЪГЛАСНО

Протокол на CEC (EC)

от _________ № __________

Документи в размер на __________________________________ единици. ч.,

(с цифри и думи)

с тегло ______ кг предадено на _______________________________________________

(име на компания)

за обработка съгласно разписката за доставка от ________ No _______

Длъжност на служителя

подаване на документи Подпис Подпис препис

дата

Извършени са счетоводни промени.

Длъжност на служителя

архива, който е направил промените

към счетоводни документи Подпис Подпис препис

дата

Унищожаването на файлове с изтекъл срок на съхранение, които са класифицирани като "Секретно", "За служебно ползване", "Поверително", се извършва в съответствие със специални инструкции.

О архивиране на файлове и прехвърлянето им в архивно хранилище.

« Обработка на файл: Подготовка на файл за съхранение в съответствие с установените правила.

(клауза 73 от GOST R 51141-98).

Регистрирането на делата започва от момента на вписването им в организацията и завършва в процеса на подготовка за предаване в архива в края на календарната година, в която са постъпили. Изпълнението на конкретен случай включва набор от работи по подвързване на документи, номериране на листове, изготвяне на удостоверителни надписи, подготовка (в някои случаи) на вътрешен опис на документите, проектиране на детайлите на корицата на делото.

Регистрирането на дела се извършва от служители на службата за документална поддръжка на организацията и структурните подразделения.

Съгласно разпоредбите на "Основните правила за работа на архивите на организациите", одобрени с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г., изпълнението на файлове може да бъде пълно или частично, в зависимост от времето за съхранение . Случаите на постоянно, дългосрочно съхранение и персонал, както и поверителни документи, подлежат на пълна регистрация.

Пълното подаване включва:

завеждане или обвързване на делото;

номерирането на листовете на делото;

изготвяне на сертификатен лист;

съставяне при необходимост на вътрешен опис на документите;

Въвеждане на необходимите разяснения в детайлите на корицата на делото (изясняване на името на организацията, регистрационния индекс на делото, последните дати на делото, заглавието на делото).

Случаите на временно (до 10 години включително) подлежат на частична регистрация: разрешено е да не се пресистематизират документи по делото, да не се номерират листовете на делото, да не се съставят удостоверителни бележки.

Документите, съставляващи делото, са депозирани на 4 пробивания в твърда корица, изработена от картон или подвързана, като се отчита възможността за свободно четене на текста на всички документи, дати, визи и решения по тях. При подготовка на файловете за подаване (подвързване) от документите се отстраняват метални крепежни елементи (щифтове, кламери).

Файловете за постоянно съхранение, състоящи се от документи с висока стойност или обемисти документи, се съхраняват в затворени твърди папки с три капаци с връзки или в кутии.

Ако по делото има непотърсени лични документи (лични карти, трудови книжки, военни книжки, снимки), тези документи се поставят в плик, който се завежда по делото. В присъствието на Голям бройна такива документи, последните се отнемат от делата и за тях се съставя отделен опис.

За да се гарантира безопасността и да се фиксира реда на документите, включени в делото, всички листове от това дело (с изключение на сертификационния лист и вътрешния опис) са номерирани с арабски цифри в брутна номерация в горния десен ъгъл на листа с обикновен молив или номерираща машина. Листовете от вътрешния опис на документите по делото се номерират отделно.

Листове от дела, състоящи се от няколко тома или части, се номерират за всеки том или за всяка част поотделно.

Заведените по делото пликове с приложения са номерирани; в същото време първо се номерира самият плик, а след това всеки прикачен файл в плика се номерира със следващия номер.

В края на всяко дело се подава бланкова бланка на свидетелския лист, а в началото на делото (за отчитане на особено ценни документи) - бланка за вътрешен опис на документите по делото.

Листът - свидетелят се оформя по делото на отделен лист, в книги - на гърба на последния празен лист, в картотеките - на отделен празен лист от картонен формат.

Листът - свидетел по делото (удостоверителен протокол) е съставен във формата, установена с "Основните правила за работа на архивите на организациите", одобрени с решение на Колегията на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.

В които броят на номерираните листове на делото, броят на листовете от вътрешния опис са посочени с цифри и с думи, се посочват характеристиките на номерирането на номерата на делата (наличие на буквени номера на дела, липсващи числа, номера листове с залепени снимки, номера на широкоформатни листове, пликове с приложения и броя на листовете, поставени в тях) , а също така посочва наличието в случай на отпечатани копия на брошури с броя на листовете в тях, ако са били неозначени в общата брутна номерация по делото.

Листът - свидетелят по делото е подписан от съставителя му. Всички последващи промени в състава и състоянието на делото (повреда, подмяна на оригинални документи) се отбелязват в удостоверителния лист с препратка към съответния акт.

Забранено е изваждането на листа - свидетеля на корицата на делото или празния гръб на листа последен документ. Ако досието е подадено или подвързано без формата на удостоверителния лист, той се залепва в горната част на листа от вътрешната страна на корицата на калъфа.

Изготвя се вътрешен опис на документите по делото, за да се регистрират документи за постоянно и временно (над 10 години) съхранение, чието счетоводство се дължи на спецификата на тази документация (особено ценни, лични, съдебни, следствени досиета и др.), както и да се отчитат постоянни и временни (над 10 години) години) на съхранение, формирани по видове документи, чиито заглавия не разкриват конкретното съдържание на документа.

Вътрешният опис се съставя на отделен лист във формата, установена с "Основните правила за функциониране на архивите на организациите", одобрени с решение на Съвета на Федералните архиви от 6 февруари 2002 г.

Вътрешният опис съдържа информация за поредните номера на документите по делото, техните указатели, дати, заглавия и номера на страниците на делото. За вътрешния опис се прави окончателно вписване, което посочва с цифри и с думи броя на документите, включени в него и броя на листовете от вътрешния опис.

Вътрешният опис се подписва от неговия съставител. Ако делото е подвързано или заведено без бланка на вътрешния опис на документите, тогава описът, съставен по предписаната форма, се залепва от вътрешната страна на предната корица на делото.

Обложката на досието за постоянно, временно (над 10 години) съхранение и персонал се изготвя и изпълнява в съответствие с изискванията на GOST 17914-72 „Покритие на файловете за дългосрочно съхранение. Видове, разновидности, технически изисквания” (въведено с Указ на Държавния комитет по стандартите на СССР от 17 юли 1972 г. № 1411).

На корицата на делото пише:

Име на компания;

Име на структурната единица;

Индекс на дела;

Архивен шифър на делото;

Номер на делото (обем, част) според годишния раздел на обобщения опис на делата;

заглавие на делото;

Срок за разглеждане на делото - година(и) на образуване и приключване на делото;

Брой листове във файла;

Срокът на съхранение на делото (на случаите на постоянно съхранение е написано: „съхранява постоянно“).

На корицата на касите за постоянно съхранение е предвидено място за името на държавния архив, в който ще се приемат досиетата на организацията, обозначения на кодовете на държавния архив и организацията.

При промяна на името на организацията (структурно звено) през периода, обхванат от документите по делото, или при прехвърляне на делото към друга организация (към друго структурно звено), корицата на делото посочва новото име на тази организация или организация-правоприемник , а предишното наименование на организацията (структурното звено) е поставено в скоби.

Заглавието на делото върху корицата на делото е пренесено от номенклатурата на делото. При необходими случаи се правят уточнения на рубриката (номера на заповеди, протоколи и др.).

Сроковете по делото са посочени с арабски цифри.

Срокове на дела, съдържащи организационна, административна, творческа и друга документация (протоколи, преписи, писма, доклади и др.), за които има точна датировка важност, както и дела, състоящи се от няколко тома (части), се поставят сроковете за документите по делото, тоест датите на регистрация (съставяне) на най-ранните и най-новите документи, включени в делото.

Ако делото е регистър на заповеди, заповеди и т.н., тогава датата на делото ще бъде точната календарни датипървото и последното вписване в дневника.

Сроковете за лично дело са датите на подписване на заповедта за приемане и освобождаване на лицето, за което е образувано делото.

Досиетата за постоянно и временно (над 10 години) съхранение, както и досиетата на персонала една година след приключването им на работа в офиса, се прехвърлят в архива на организацията. Случаите за временно съхранение (до 10 години включително) се прехвърлят в архива по преценка на ръководството на организацията (като се вземат предвид възможностите на архива, честотата на достъп до документи от минали години и т.н.).

Документите, както вече беше споменато, се приемат в архива след проверка на стойността и регистрация на преписки за постоянно и временно съхранение (над 10 години) по описи, одобрени от експертната комисия на организацията. Случаи за временно съхранение (до 10 години включително) се приемат по номенклатурите на делата.

Ако отделни случаи трябва да бъдат оставени или издадени за текуща работа, архивът на организацията издава издаването на тези дела за временно ползване.

Служителят на архива, приемащ делата, внимателно сравнява всеки случай с описа, проверява правилността на оформянето и изпълнението на делото.

Заедно с делата регистрационните карти за подадените документи се прехвърлят в архива за попълване с тях. информационно бюроархив.

Преди да бъдат прехвърлени в държавните архиви, документите, подлежащи на държавно съхранение, се съхраняват в архивите на организации и предприятия за периодите, определени от Главното архивно управление на Руската федерация. След изтичане на установените срокове документите, подлежащи на държавно съхранение, се предават по акт от архивите на организации и предприятия в държавния архив.

Взаимодействието на търговска организация и държавния архив може да се осъществява на договорна основа. В договора се установяват принципите на взаимоотношенията на страните, техните задължения, отговорности и др.

Управлението на квалифицирания персонал включва не само спазване на правилата за поддържане, но и съхранение на кадрова документация, както и навременното предаване на тази документация в архива.

За повече информация по въпросите, свързани с управлението на кадровата документация, можете да намерите в книгата на авторите на ЗАО „БКР-ИНТЕРКОМ-ОДИТ” „Управление на кадровата документация”.

С всеки служител на фирмата се сключва трудов договор. Вярно е, че има изключение от това правило. Договорът не се сключва с ръководителя на организацията, който е и неин единствен учредител. Всъщност в тази ситуация той ще трябва да подпише този документ както за служителя, така и за работодателя. И това не е позволено ().

Един от ключови точкив трудовия договор е редът за трудово възнаграждение.

Договорът може да посочва размера на тарифната ставка или заплатата на служителя, информация за допълнителни плащания, надбавки и поощрителни плащания. Тук също има правила, които трябва да се спазват. Първо, заплатата в договора трябва да бъде определена в рубли. Незаконно е посочването на размера на служебната заплата във валута. Rostrud разглежда това обстоятелство като нарушение трудовото законодателство(). Второ, заплатите трябва да се изплащат поне на всеки две седмици. Това е изискването на чл.136 от КТ. Някои работодатели се отнасят към това правило изключително небрежно, като посочват в договора условието за изплащане на заплати веднъж месечно. Те смятат, че подписан от работника договор с тази клауза ще ги освободи от отговорност. Въпреки това не е така. След като установи, че фирмата не спазва определеното изискване на кода, Инспекция по трудасъс сигурност ще я глоби по член 5.27 от Кодекса на административни нарушения. Декларацията за съгласие на служителя да получава заплата веднъж месечно () няма да спаси компанията от глоба.

Член 57 от КТ изисква уточняване в трудовия договор на условията на възнаграждението, включително размера на тарифната ставка или работната заплата. По този начин размерът на тарифната ставка (заплатата) трябва да бъде пряко посочен в трудовия договор. При промяна на размера на тарифната ставка (заплатата) трябва да се направят промени в трудовия договор или се допуска препратка към местния нормативен акт на работодателя за промяна на техния размер. В същото време на практика в трудовите договори вместо конкретен размер на тарифната ставка (заплата) понякога се прави препратка към щатното разписание. При това трябва да се има предвид следното. При наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен да запознае работника срещу подпис с местните разпоредби, пряко свързани с трудовата му дейност. По този начин, преди да подпише трудовия договор, работодателят е длъжен да запознае служителя с щатното разписание. При промяна на размера на тарифната ставка (заплатата), работодателят ще трябва редовно да прави промени в разписанието на персонала, като ги представя на служителя срещу подпис.

Помислете за друг важен реквизит на трудовия договор - неговия номер. Не се прилага за задължителната информация, предвидена в член 57 от Кодекса. В същото време единната кадрова "първична организация" предвижда номерирането на трудовите договори. Например, редът „основания“ на заповедта за работа (формуляр N Т-1) предполага, че в нея ще се посочи трудов договор с номер и номер. Процедурата за номериране на договорите не е регламентирана със закон. Rostrud препоръчва използването на двойно номериране: първо посочете номера на самия договор, а след това, чрез дроб, число, указващо годината на сключване на договора. Например на третия трудов договор през 2007 г. ще бъде присвоен номер 3/07. И от началото на следващата година договорите могат да бъдат номерирани отново ().

Тънкостите на книгата

Да преминем към следващия задължителен документ, който често е труден за попълване. Това е работна тетрадка. Ще говорим:

• относно реда за регистрация на труда;
• при извършване на вписвания при уволнение;
• за правилата за корекция в труда.

Както знаете, компанията трябва да попълни трудова книжка за всеки служител, ако:

• той е работил в него повече от 5 дни;
• това е основното място на работа за него ().

Това правило важи еднакво както за руски граждани, така и за чужденци. С други думи, компанията е длъжна да води трудови книжки не само за руски, но и за чуждестранни служители. В същото време дизайнът на книгите за последните има някои характеристики. Първо, не си струва да продължавате да попълвате чуждестранната работна ръка, представена от служителя. Трябва да вземе книга Руска проба. Второ, „чуждият“ опит на чужденец не се изисква да бъде „прехвърлен“ към нова работна сила. Тъй като такава информация е необходима при назначаване на служител трудова пенсия.

И чужденец ще го получи в собствената си държава. Това означава, че записи от "чуждестранни" не са необходими в руската работна книжка ().

И какви вписвания трябва да се правят в книгата, когато служителите бъдат уволнени? Най-честото основание за прекратяване на трудов договор е собствена воляработник. Често счетоводителите се съмняват кой член от Кодекса на труда трябва да бъде посочен в Кодекса на труда в този случай: 77 (параграф 3) или 80. Първият вариант е правилен. Вписването може да бъде направено например така: „Уволнен по собствена воля, параграф 3 на член 77 от Кодекса на труда на Руската федерация“.

Става дума за прекратяване на безсрочен трудов договор. Но често фирмите сключват със служители срочни договори. Какво трябва да пише в трудовия договор, ако такъв договор не бъде удължен?

Да предположим, че след изтичане на срока, посочен в договора, страните не са обявили прекратяването му. Тогава условието за спешност на договора става невалидно. Това означава, че трудовият договор се счита за сключен за неопределен срок. В такава ситуация договорът следва да бъде изменен чрез сключване на допълнително споразумение. Но в този случай не се изисква да се правят записи в трудовата книжка (* 10).

Случва се по време на регистрацията на трудовия счетоводител да прави грешки. Нека опишем накратко как да действаме в такава ситуация.

На първо място, отбелязваме, че корекциите трябва да бъдат направени от организацията, чийто служител е направил неточността. Вярно е, че в някои случаи новият работодател също може да коригира записите. Но само при условие, че има официален документ от предишното работно място на служителя.

Ако след кратък период от време се открие неправилен запис, тогава проблеми с коригирането му най-често не възникват. След това в труда просто направете необходимото редактиране. След последното вписване поставете следващия сериен номер и отбележете: „Записът под номера такъв и такъв е невалиден“. След това въведете правилната информация. В този случай се отбелязва датата на корекция, а не датата на грешното вписване.

В колона 4 книгите правят препратка към съответния ред (*11). След това информацията за уволнението (преместването) се въвежда в работната сила. Блокът от записи, включително направените промени, се „затваря“ с печат и подписи.

Подобна процедура се прилага и ако се открие грешка, когато следните записи вече са направени в книгата. Само с една разлика, че нов запистрябва да бъде подписано и подпечатано. В противен случай това ще се счита за неразумно.

Задължително, но не за всеки

Следващата група документи включва документи, които зависят от спецификата на организацията. Те са задължителни само за определени компании или при определени обстоятелства. Случаите, в които една компания трябва да попълни определен документ, са представени в таблицата.

Документи за човешки ресурси, задължителни при определени обстоятелства
Име на документа	Обстоятелства, при които документът става обвързващ
Колективен договор	Една от страните (служители или работодател) пое инициативата за сключването му
Длъжностни описания	Ако задълженията на служителите не са регламентирани в трудовите договори
Правилник за заплащане и стимулиране на служителите	Компанията има изградени системи за възнаграждения, които се различават от обичайните официални заплати, установени от щатното разписание
график на смени	Работа на смени
Правилника за търговска тайнаи начина на предоставянето му	В трудовия договор е записано, че служителят е длъжен да пази търговска тайна
Споразумение за пълна отговорност	Те се сключват само с онези служители и за извършване на онези видове работа, които са предвидени в списъка, одобрен с Указ на Министерството на труда на Русия от 31 декември 2002 г. N 85. По-специално списъкът включва касиери, контрольори, както и работа по покупка (приемане), продажба на услуги, стоки и др. Както отбелязва Роструд, този списък е изчерпателен и не подлежи на широко тълкуване (* 12)
Дневник за преминаване на медицински прегледи	Някои компании са задължени да преминат медицински прегледи. Например, компаниите с превозни средства трябва да организират медицински преглед преди пътуването на водачите на превозни средства (*13)
Инструкции за реда за работа с обекти с повишена опасност	В работата на служителите участват високорискови обекти. Такива обекти по-специално включват превозни средства, механизми, електричество с високо напрежение, експлозиви. Освен това строителните дейности са признати за „повишено опасни“.

В този списък с документи си струва да се отбележи описанието на длъжността. Колко важно е да се развиваш? Ще се счита ли липсата на този документ за нарушение на трудовото законодателство? В таблицата посочихме, че инструктажът става задължителен, ако трудовите задължения на служителите не са регламентирани в трудовите договори. Всъщност, както отбелязва Роструд, длъжностната характеристика е „не просто официален документ, а документ, който дефинира задачите, квалификационни изисквания, функции, права, задължения, отговорност на служителя“ (*14).

От наличието на инструкции се интересуват както самите компании, така и техните служители. Например, без него, отказът за наемане на работа може да не е достатъчно оправдан. В крайна сметка това е в този документ Допълнителни изискванияна представянето на служителя. Поради това е повече от желателно да се разработи и за всяка позиция, налична в щатното разписание. Трябва обаче да се каже, че в Кодекса на труда не се споменават длъжностни характеристики. Това означава, че отсъствието им няма да е нарушение на трудовото законодателство и не води до отговорност на работодателя (*15).

Зависи от теб

• официални и бележки;
• Лични неща;
• информация относно трудова дейност;
• щатен списък. Този документ посочва кои длъжности, одобрени от щатното разписание, са заети и кои все още са вакантни;
• номенклатура на делата. За да го съставите, можете да използвате раздели 7 и 8 от "Списък с типични документи за управление, посочващи периодите на съхранение" (

В нашата организация нямаме отдел за персонал, отговорността за поддържане на кадрови регистри се поема от главния счетоводител Има ли списък със задължителни документи, които LLC трябва да има за поддържане на регистри на автомобили.

Отговор

Отговор на въпроса:

Няма единен списък с документи, които трябва да бъдат в отдела за персонал: всяка организация има свой собствен. Кодексът на труда обаче посочва документи, които са задължителни в отдела за персонал (например трудов договор, график за отпуски, местни разпоредби).

Счетоводство в клонове

Въпрос от практиката: Как да организираме работния процес на персонала в организация с отделни подразделения

Провеждането на управление на кадровата документация в организации с обособени структурни подразделения не е регламентирано с наредби. Този въпрос е от компетенциите на ръководителя на организацията и следва да се решава на местно ниво.

Има три форми на организация на управлението на кадровата документация в организациите, които имат отделни подразделения в структурата си.

Формуляр 1.Централизирана офис работа. В този случай цялата обработка на документи за персонала е съсредоточена (централизирана) в един център - службата за персонал на организацията-майка.

Формуляр 2.Децентрализирана офис работа. С тази форма управлението на кадровата документация се разпределя между организацията майка и отделни структурни обединения, които имат относително същия комплект HR функции. В същото време службата за персонал на организацията-майка може да състави кадрови документи за всички служители на организацията, включително служители на отделни подразделения, и само служителите на тези подразделения съхраняват и съставят документи в клон или представителство.

Формуляр 3."Смесен" работен процес. Тази форма включва както централизирано изпълнение на кадрови документи по отношение на персонални процедури, например регистрация на работа, прекратяване на трудов договор, така и децентрализирано, например, налагане на дисциплинарни наказания на служителите, съхранение на лични досиета. Разделението обикновено става според различни функции на персонала - част принадлежи на организацията-майка, част се прехвърля в отделно подразделение.

Представени са предимствата и недостатъците на централизираните и децентрализираните форми на работен поток на персонала.

Изборът на една или друга форма зависи от отдалечеността на отделите от организацията-майка, състава и броя на служителите в отделите, сложността на производствения процес на място, възможността за организиране на бърза доставка на документи и др.

Видове кадрови документи

Какви видове кадрови документи съществуват

На практика документите, с които работи кадровата служба, могат да бъдат разделени на три групи:

• (заповеди по основната дейност и личен състав, заповеди, указания, решения);

Службата за персонал извършва деловодство чрез изготвяне на проекти, съгласуване и издаване на организационни, административни и информационни и справочни документи, тяхното регистриране, осчетоводяване и съхранение. Можеш да използваш .

Организационните и административните документи са вътрешни документи на организацията.

За информация какви кадрови документи трябва да издаде работодателят по задължителен или препоръчителен начин, вижте раздел Документи за персонал.

Въпрос от практиката: Кой термин трябва да се използва в кадровите документи: „служител“ или „служител“

За по-лесно разбиране в ежедневието: в разговори, статии, консултации и т.н. е правилно да се използва думата „служител“ по отношение на лице, което работи по трудов договор. Въпреки това, при съставяне на персонал и други официални документи, свързани с трудовите отношения, се препоръчва използването на термина „служител“. Това се обяснява с факта, че именно това понятие се появява в Кодекса на труда на Руската федерация, което означава, че от правна гледна точка този терминще използва правилно в документи ().

Изключение правят правоотношенията, свързани с обществената служба, където ведомствените наредби, които уреждат служебния ред, използват пряко определението „служител“, а не „служител“. Например полицаи в В този случай ще бъде по-правилно да се използва „служител“ в личните документи.

В заключение трябва да се отбележи, че използването на термина „служител“ вместо „служител“ в личните документи или обратно не води до негативни последици. На това основание работодателят не може да носи отговорност за нарушаване на трудовото законодателство и документите не могат да бъдат обявени за невалидни.

Организационни документи

Кои кадрови документи са организационни

Организационните документи включват по-специално:

• разпоредби и инструкции ( , );
• регламенти ().

Административни документи

Кои кадрови документи са административни

Административните документи включват:

• заповеди и заповеди, които отразяват въпросите на работата с персонала (заповед за приемане, уволнение, преместване и др.);
• кадрови документи, отразяващи движението и счетоводството на персонала (,).

Подготовка на документи

Как да подготвим организационни и административни документи за персонала

Работа с организационни и административни документиизграждане по схемата: подготовка на проекта, съгласуване, ревизия, одобрение, подписване (одобряване) от ръководителя, предаване за изпълнение на отговорни служители. Това е посочено в GSDOU, одобрено.

Въпрос от практиката: Какви задължителни данни трябва да съдържат кадровите документи

Данни за документа - задължителни данни или информация, която официален документ трябва да съдържа, за да има действителна юридическа сила, да служи като основание за транзакции и да е подходящ за отчитане на труда на служителите и неговото плащане.

За редица документи обаче това не е достатъчно необходими подробности. В този случай организацията трябва да използва и печат за одобрение, регистрационен номери т.н. За подробности вж.

Въпрос от практиката: Имат ли право организациите от публичния сектор да използват самостоятелно разработени форми на кадрови документи. Например лични карти, поръчки за отпуск и т.н.

Институцията има право самостоятелно да разработва други форми на документи за персонал, по-специално лична карта, заповед за отпускане и др. В същото време тези формуляри трябва да съдържат данните, предвидени в член 9 от Закона за 6 декември 2011 г. № 402-FZ и Инструкцията за сметки на единния план № 157n. Осигурете използването на самостоятелно разработени формуляри в счетоводната политика.

Въпрос от практиката: Кои заповеди се отнасят до поръчки за персонал и кои - до поръчки за основни дейности

Заповедите за персонала трябва да включват заповеди, с помощта на които се документират трудови отношения - прием, преместване, преместване, уволнение, отпуски, командировки и др.

Срокът на съхранение на заповедите по персонала и приложената към тях документация е 75 години. Изключение е предвидено за поръчки за дисциплинарни мерки, осигуряване на редовни и учебни почивки, дежурства, краткосрочни вътрешни и чуждестранни командировки. Срокът за съхранение на такива документи е пет години. Това е посочено в одобрения списък.

Останалите поръчки се класифицират като поръчки за основна дейност. Те трябва да се съхраняват в организацията постоянно, до нейната ликвидация. Това е посочено в одобрения списък.

Въпрос от практиката: Как се заверяват кадрови документи

Одобряването на документи се оформя с виза и е потвърждение, че съдържанието на разглеждания документ е вярно и не противоречи на закона.

Визата включва длъжността на служителя, одобряващ документа, неговия подпис, преписа на подписа (инициали, фамилия) и датата на подписване.

Процедурата за поставяне на виза върху документи е предписана в одобрения.

Ако има забележки по документа, те трябва да бъдат посочени на отделен лист, който е приложен към документа.

Конкретното място за поставяне на виза зависи от вида на документа. Върху оригиналния документ, който остава в организацията, визата се поставя в долната част на обратната страна на последния лист (на многостраничен документ това е гърба на последния лист). Върху копие от документа, чийто оригинал се изпраща на друга организация, се поставя визата предната страна, долу вляво. В многостранични документи от особено значение всеки лист може да бъде одобрен, например в договори, протоколи. Освен това е възможно да се поставят документни визи върху отделен документ.

В зависимост от вида на документа, във визата за запознаване могат да бъдат включени различни добавки. Например в длъжностната характеристика добавете фразата: „Получих едно копие в ръцете си и се задължавам да го запазя на работното място.“ В случай на спор в съда няма да е необходимо да се доказва, че служителят е получил копието си.

В поръчките в унифицирана форма няма такава колона като „Виза“, но в съответствие с унифицираните формуляри могат да се въвеждат допълнителни данни. Поставете визи за одобрение в долната част на обратната страна на документа.

Законодателството не предвижда кои служители в организацията заверяват определен документ и колко визи могат да бъдат в един документ. Всяка организация определя реда на наблюдение самостоятелно, например в.

На практика документите обикновено се заверяват от следните длъжностни лица:

• ръководител на отдела, изготвил документа;
• изпълнителят, изготвил документа;
• лидери засегнатите отдели;
• ръководител на финансовата или счетоводната служба (ако документът разглежда финансови въпроси);
• Заместник-ръководител на организацията, отговаряща за тази област на дейност;
• ръководителят на организацията, ако документът е подписан от неговия заместник;
• ръководител правно обслужванеили адвокат.

Този списък може да се коригира според структурата и нуждите на организацията. Ръководителят, със своя заповед, под каквато и да е форма, назначава лицата, отговорни за заверката на определени документи.

Въпрос от практиката: Необходимо ли е от новата календарна година да започне отново номерирането на кадровите документи

Действащото законодателство не съдържа разпоредби, задължаващи работодателя да започне наново номерирането на кадровите документи от новата календарна година. В тази връзка организацията има право да продължи да номерира документите на персонала по ред, без да започва номерацията наново през всяка календарна година.

В същото време номерирането на кадровите документи в рамките на една година дава възможност за систематизиране на потока от кадрови документи в организацията, опростява обмена на информация между структурните подразделения, по-специално между службата за персонал и счетоводния отдел, и допринася за бързо търсене на необходимата информация. В тази връзка на практика подходът стана широко разпространен: с настъпването на нова календарна година започнете номерирането на кадровите документи наново, добавяйки, ако е необходимо, година като допълнителен индекс, например № 1К/2013 .

По този начин всеки работодател решава самостоятелно и фиксира в своите местни документи, например, Правилник за документооборота.

Въпрос от практиката: Трябва ли да напиша на ръка датата на публикуване и номера на заповедта за прием (преместване, уволнение и др.) или мога да я попълня в електронен формат

Законодателството не дава ясен отговор на този въпрос.

от основно правилотрябва да въведете датата на поръчката и нейния номер след регистриране на поръчката в дневника, например в и т.н. (GSDOU, одобрен). В този случай е позволено да се използват както отпечатъци на печат (печати) с дати и номера, така и въвеждане на дата и номер на ръка, тъй като действащото законодателство не установява ясно или ограничава процедурата за такива вписвания.

В същото време законодателството не съдържа задължение за водене на регистри на заповедите. А съвременни системиелектронно обръщение на документация с подготовката й за печат върху хартиено копиеви позволяват да присвоите номер и дата на документ, който вече е в процес на неговата подготовка, като гарантирате хронологията и последователността на номерирането. В тази връзка тези данни могат да се попълват по електронен път при изготвянето на документа и това няма да е нарушение.

По този начин организацията има право самостоятелно да решава коя процедура за документиране да следва и, например, в Наредбата за управление на HR документацията.

Информационни и справочни документи

Какви кадрови документи се отнасят до информация и справка

Цялата информация и справочни документи могат да бъдат разделени на три големи блока.

Първият блок е входящата информация и справочна документация:

• инструкции от висши организации;
• отчети за изпълнение на задачи, актове, писма, бележки от подчинени организации;
• писма, договори, актове и други документи от други организации;
• заявления, жалби, предложения на граждани.

Втората е изходяща информация и справочна документация:

• отговори на входящи заявки;
• проактивни и информационни документиорганизации (предложения, заявления, писма, удостоверения, рецензии, договори и др.).

Третият е вътрешна информация и справочна документация:

• вътрешна кореспонденция (доклади, услуги, обяснителни бележки);
• други документи (протоколи, планове, актове, отчети и др.).

Въпрос от практиката: Как се води азбучна книга на кадровата документация

Законодателството не предвижда задължителна поддръжкаазбучен дневник на личния състав.

В същото време, за удобство при търсене на обобщена информация за служителите, е възможно да се използва такава книга. Съставя се азбучната книга за счетоводство на персонала (персонала). Може да се проведе както за организацията като цяло, ако персоналът е малък, така и за структурни звена или категории персонал. Както всички счетоводни книги, номерирайте азбучната книга, завържете я и я запечатайте. Поставете подписа си и датата на заверка до него.

В момента се използват азбучни кадрови книги образователни институции, в съдебен процес.

Препоръчваме на работодателите с голям брой служители да поддържат азбучни карти, комбинирани в един шкаф за файлове, което също значително улеснява работата по търсене. За разлика от азбучната книга, картотека с азбучни карти се съхранява за всички служители на организацията без разделение на структурни звена или категории персонал, като картите се подреждат в него по азбучен ред.

Отчитане на информация и справочни документи

Как да организираме счетоводството на информация за персонала и справочни документи

Водете записи на входяща и изходяща информация и справочна документация в отдел „Персонал“ в регистрите за счетоводство и кореспонденция. Обработката на входяща кореспонденция може да се извършва от специално упълномощен служител на службата за персонал (секретар, служител).

Документите могат да бъдат получени от организацията по поща, факс, електронна поща, телеграф, чрез куриерска доставка. Работата с входящи документи се изгражда по следната схема:

• рецепция;
• сортиране;
• преглед от ръководството;
• насоки към изпълнителите.

Обработка на входящи документи

Как да обработваме входящата информация и справочните документи, получени от отдела за персонал

Първо проверете правилната доставка и целостта на пакета, ако е пощенска пратка. След това отворете пликовете и проверете пълнотата на прикачените файлове. Ако някои прикачени файлове трябва да са както е описано, но липсват, информирайте подателя. На входящите документи поставете датата на получаване и серийния номер на сметката. След това сортирайте документите по изпълнител. Документите, адресирани до ръководителя на организацията или самата организация, трябва да се предават на секретаря на ръководителя, който ги регистрира. Документите, адресирани до структурните поделения, се събират и регистрират от секретарите на подразделения.

Документите с надпис „лично“ не се отварят и незабавно се прехвърлят на адресата.

Тази процедура за обработка на входящи документи е предвидена в GSDOU, одобрена.

Въпрос от практиката: Трябва ли да се унищожават пликовете или да се подават заедно с писма

Не е необходимо пликовете да се запазват и подават заедно с писма, освен ако:

• приложеният документ не съдържа адреса за връщане и името на подателя;
• е необходимо да се запази пощенското клеймо, за да се потвърди впоследствие датата на получаване на документа върху него;
• върху плика няма надпис „личен”, а приложеният документ е от личен характер;
• получената поща подлежи на такса.

Обработка на изходящи документи

Как да обработваме изходяща HR информация и справочни документи

Когато се получават заявки от отдела по човешки ресурси, например за документиране на информация за служител, работата по тях се изгражда по следната схема:

• изпълнителят получава искането и изготвя проект на отговор;
• проектът на отговор се изпраща на управителя за разглеждане и след това за одобрение от заинтересованите лица;
• изпълнителят финализира проекта според коментарите и го изготвя в окончателния му вид;
• заинтересовани хораодобрява отговора и ръководителят го подписва;
• отговорът се изпраща за изпращане.

Същата схема, с изключение на първата процедура, важи и за изготвянето на инициативни документи – искания, уведомления, искания, заявления, гаранционни писма и др.

Преди да подадете документ, трябва:

• проверете за наличието на адрес (или всички адреси, ако е пощенски списък);
• проверете наличието на необходимия брой копия;
• изяснете формата на изпращане (поща, електронна поща, куриер и др.).

Връщане на непълни и неправилно изпълнени документи на изпълнителя за доработка.

Тази процедура за обработка на изходящи документи е предвидена в GSDOU, одобрена.

Изграждайте работата с вътрешни документи по същия начин като работата с изходящи документи: подготовка, одобрение, ревизия, одобрение, подписване (одобрение) от ръководителя. Само в края на процедурата не изпращайте документа от организацията, а го прехвърлете на отговорните служители за изпълнение. Това е посочено в параграфи
Инспекторите от ГИТ вече работят по новите разпоредби. Какви права имат работодатели и кадрови служители от 22 октомври и за кои грешки вече няма да могат да ви наказват, разберете в сп. „Кадровое дело“.

В КТ няма нито едно споменаване на длъжностната характеристика. Но служителите на персонала се нуждаят от този незадължителен документ. В сп. „Кадрови бизнес” ще намерите актуална длъжностна характеристика за кадрови служител, съобразена с изискванията на професионалния стандарт.

Проверете вашия PVR за уместност. Поради промени през 2019 г., разпоредбите на вашия документ може да нарушат закона. Ако GIT открие остаряла формулировка, ще се оправи. Какви правила да премахнете от PVTR и какво да добавите - прочетете в списание "Персонален бизнес".

В списание "Кадрови бизнес" ще намерите актуален план как да създадете безопасен график за отпуски за 2020 г. Статията съдържа всички новости в законите и практиката, които сега трябва да бъдат взети предвид. За вас – готови решения на ситуации, пред които се сблъскват четири от пет компании при изготвяне на график.

Пригответе се, Министерството на труда отново променя Кодекса на труда. Има общо шест изменения. Разберете как измененията ще се отразят на работата ви и какво да направите сега, за да не бъдат изненадани промените, ще научите от статията.

Документи за персонал - това е доста голям списък от документи, които трябва да бъдат във всяка компания или индивидуален предприемач, където има наемни работници. Някои от тях са свързани с корпоративни кадрови въпроси, други са свързани с изчисляването и изплащането на заплатите, а трети с актуалния проблем със защитата на личните данни. Съответно различни организации могат да проверяват такива кадрови документи. държавни структуриконтролират този или онзи „личен“ въпрос: инспекцията по труда, Роскомнадзор и, разбира се, Федералната данъчна служба и фондове.

Кой отговаря за кадровите документи на организацията

В малките фирми най-често необходимите кадрови документи се водят от счетоводител (на пълен работен ден или на гости), или самият ръководител се грижи за кадровите документи - стига да има достатъчно време и усилия. Счетоводителите, като правило, правят това с нежелание или напълно изпускат "персоналните" проблеми на спирачките.

Междувременно при липса на един или друг документ от кадрови записи са възможни искове от инспектори и глоби.

Какви документи за персонал трябва да присъстват в LLC?

Нека да разберем кои кадрови документи трябва да провери първо ръководителят или собственикът на компанията, т.к. те са обвързващи документи на LLC.

Трудови договори . С всеки служител трябва да се сключи писмен договор. Необходимо е да се състави и подпише споразумение в рамките на 3 дни от започване на работа. Трудовият договор се съставя в 2 екземпляра, като единият от тях се предоставя на работника или служителя. В договора се посочва мястото на работа, длъжност, заплащане, срок на договора, продължителност на изпитателния срок и др. Всички промени, свързани с условията на труд (например увеличение на заплатите), се записват в допълнително споразумение към трудовия договор.

Важно!

За да спестят от застрахователни премии, мнозина сключват не труд, а граждански договор. Както показва практиката, инспекторите отдавна са запознати с този начин на спестяване, поради което изучават много внимателно договорите, за да идентифицират замяната на трудовите правоотношения с гражданскоправни. Ако се установи нарушение, ще има глоба: за компания - до 100 хиляди рубли, за индивидуални предприемачи - до 10 хиляди рубли.

Лични карти на служителите . Да се ​​попълни за всички служители. Картата може да се поддържа съгласно унифицирания формуляр № Т-2 (одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 05.01.2004 № 1) или самостоятелно разработен формуляр, одобрен от ръководителя (при условие, че съдържа всички необходими подробности) може да се използва. Личната карта е задължителен личен документ. Но от 1 януари 2013 г. формулярите на първични счетоводни документи, съдържащи се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, не са задължителни за използване.

На практика много ще продължат да провеждат Т-2 и не се развиват собствена форма, тъй като в счетоводните програми се разтоварва автоматично (информация на Министерството на финансите на Русия № PZ-10/2012).

Трудови книжки . По правило книгите се водят от ръководителя на дружеството или с негова заповед той назначава отговорно лице. Трудовата книжка е основният документ за персонала, потвърждаващ трудовия стаж на служителя и всички работодатели, без изключение, трябва да ги съхраняват. За служител, който не е работил никъде преди, се изисква трудова книжка да бъде създадена и издадена от работодателя по писмено искане на служителя. При издаване на трудова книжка на служител работодателят му начислява такса, чийто размер се определя от размера на разходите за нейното придобиване (клауза 47 от Правилата, утвърдени с ПМС № 225 от 16 април 2003 г.) .

В допълнение към самите книги, списъкът с документи за персонал, чието присъствие е задължително във фирмата, включва счетоводна книга за движението на работни книжки и вложки в тях, както и книга за приходи и разходи за отчитане на формуляри на трудова книжка и вложки (Резолюция на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. № 69). При уволнение трудовата книжка се издава на служителя в последния ден от работата му. Фактът на издаване на трудова книжка на служител се отразява в книгата за счетоводство на движението на трудовите книжки и вложките в тях. В колона 12 се посочва датата на издаване на книгата, а в колона 13 е подписът на служителя.

Важно!

Наличието на трудови книжки и редът за тяхното поддържане се проверяват от инспекцията по труда и ЗФР. За нарушаване на сроковете за издаване на книжката или неправилно попълване се предоставя материална отговорност(член 234 от Кодекса на труда на Руската федерация)

Възможно ли е да се изпрати трудова книжка по пощата на съкратен служител?

Трудовата книжка може да бъде изпратена по пощата (при съгласие на служителя да бъде изпратена на посочения адрес), ако служителят е отсъствал в деня на уволнението или е отказал да я получи. В такава ситуация работодателят трябва да изпрати на служителя известие за необходимостта да се яви за трудова книжка или да се съгласи да го изпрати по пощата (част 6 от член 84.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, клауза 36 от Правилата за поддържане и съхраняване на трудови книжки).

персонал . „Персонал“ посочва структурата, състава и броя на персонала: списък на структурните звена, длъжности, професии, посочващи квалификации (класове, категории и др.). От гледна точка на управлението на кадровата документация, щатното разписание е включено в задължителните документи за персонала (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Важно!

На практика щатното разписание може да бъде много полезно при решаване на различни спорове за заплати, при доказване данъчен офисобосновка на разходите за привличане на персонал отвън и др.

Длъжностни описания . От една страна, длъжностната характеристика не е включена в задължителните документи на кадровата служба, т.к. компанията решава дали да го развива или не. От друга страна, когато има спорни ситуациисъс служител може да бъде много полезно. Например, ако служител твърди, че е бил неправомерно дисциплиниран, тогава без инструкции ще бъде трудно да се докаже нещо.

Важно!

Въпреки че длъжностните характеристики се отнасят до незадължителни документи в работата на персонала, все пак е по-добре да ги подготвите, тъй като те могат да се използват за ограничаване на правомощията на служител.

Например, той може да предпише отговорността на мениджъра по продажбите да координира с управлението на отстъпките за клиенти и транзакции над определена сума. Също така, за да се предотвратят измамни действия в инструкциите, е необходимо да се ограничат правата за достъп до счетоводната програма на компанията.

Вътрешен трудов правилник . Този личен документ предписва процедурата за наемане и освобождаване на служители, правата и задълженията на страните, режима на работа, времето за почивка, стимулите и санкциите и др. (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация). Новият служител трябва да бъде запознат с Правилата срещу подпис.

График на ваканцията . Това е задължителен личен документ по силата на член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация. Графикът се съставя от началника на отдел човешки ресурси (ако има такъв) и се подписва изпълнителен директор. Освен това това трябва да стане не по-късно от средата на декември, т.е. две седмици преди началото на новата календарна година. Всички служители трябва да са запознати с документа. При съставянето на график е важно да запомните, че при разделяне на ваканциите на части една от частите трябва да бъде най-малко 14 календарни дни.

Наредба за личните данни . Той също така е включен в списъка с кадрови документи, които трябва да бъдат във всяка компания непременно (Федерален закон от 27 юли 2006 г. № 152-FZ, член 88 от Кодекса на труда на Руската федерация). Наредбата предписва състава на личните данни, реда за тяхното обработване и предаване на трети лица, правата и задълженията на служителите по време на обработването и т.н. Документът се съставя под каквато и да е форма, но във всеки случай съдържанието му трябва да отговаря на изискванията на Закон № 152-FZ. Всички служители на компанията трябва да са запознати с Регламента срещу подпис.

Съгласие за обработка на лични данни . Не можете да обработвате личните данни на служител, докато служителят не даде съгласие за тяхното обработване. Трябва да се получи писмено съгласие от всеки служител.

Санкции за липса на съгласие на служителите за обработка на данни

За липса на съгласие за обработка на лични данни се предвиждат глоби: за компании - от 15 до 75 хиляди рубли, за длъжностни лица- от 10 до 20 хиляди рубли. (член 13.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Наредба за заплатите . Наредбата за възнагражденията се изготвя, когато организацията, в допълнение към заплатите, предвижда и други плащания (например бонуси, бонуси) или действат различни системи за възнаграждение. Наредбата предписва принципите на заплащане, процедурата за индексиране на заплатите, възстановяване на пътни разходи, заплащане на извънреден труд, условия за изплащане на бонуси и др. (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация). Всичко това по принцип може да бъде посочено във вътрешните трудови разпоредби, но на практика условията на възнаграждението се разграничават в отделна разпоредба- така ще бъде по-малко въпросипо време на проверки от регулаторни органи.

График на времето . Компанията води отчети за времето, отработено от всеки служител (член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация). За това се използва график - под формата на № Т-12, Т-13 или разработен от работодателя самостоятелно. Въз основа на графика се изчислява и попълва заплатата фишове за плащане. Тоест отчетната карта е включена в основните кадрови документи на организацията.

Документ, потвърждаващ формата на фиша за заплати . При изплащане на трудовото възнаграждение работодателят е длъжен да уведоми писмено всеки служител за дължимите му компоненти на трудовото възнаграждение за съответния период, размера и основанията за направените удръжки, както и общата сума за изплащане. Дотолкова доколкото унифицирана формафишът за заплати не е предвиден в закон, този формуляр се разработва самостоятелно от работодателя и се одобрява със заповед или друг вътрешен личен документ.

Поръчки . В задължителните кадрови документи могат да бъдат включени и различни неунифицирани форми на заповеди, които фирмата съставя самостоятелно. Заповеди за основни дейности се издават по въпроси, свързани с работата на организацията като юридическо лице (например заповед за назначаване на отговорните за пожарната безопасност, за сроковете за докладване, за организацията на военната регистрация и др. ). Заповеди за персонала (като правило унифицирани) се издават по въпроси, свързани с дейността на организацията като работодател (при наемане, прехвърляне, уволнение, бонуси и др.).

Ние от своя страна можем да Ви предложим услугата поддържане на кадрови документи. Поверителен персонал регламентии като цяло кадровите досиета за нас, не можете да се разсейвате от хартиени проблеми, а спокойно да правите бизнес.

Обадете се, пишете - винаги сме готови да ви помогнем с всеки кадров проблем или личен документ!

Поръчайте услуга