Instrucțiuni pentru munca de birou în organizație. Instrucțiuni pentru păstrarea înregistrărilor

Toți specialiștii responsabili cu gestionarea documentelor ar trebui să acorde atenție „GOST R 7.0.97-2016. standard national Federația Rusă. Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru acte” (aprobat prin Ordinul Rosstandart din 08.12.2016 nr. 2004-st). Acest act normativ conține o serie de completări care nu erau în GOST R 6.30-2003.

Principalele modificări incluse în noul standard

Numai fonturile pot fi folosite pentru a crea documentație:

• Times New Roman nr. 13, 14;
• Arial nr. 12, 13;
• Verdana nr 12, 13;
• Calibri nr. 14.

Noul GOST permite utilizarea de fonturi mai mici doar în tabele.

De la 07.01.2018, documentația poate conține stema subiectului Federației Ruse, stema (semn heraldic) municipalitate. Acum, locația acestei recuzite este, de asemenea, stabilită legal. Se aseaza in mijlocul campului de sus al formularului deasupra detaliilor organizarii, la o distanta de 10 mm de marginea de sus a foii.

În plus, cerințele solicitate anterior ale codului ORGN, TIN, KPP, OKVED sunt acum localizate în „Date de referință despre organizație” necesare.

A existat un „Vulture privind restricționarea accesului la document”. Se lipește în colțul din dreapta sus al primei foi.

La precizarea destinatarului este permisă folosirea abrevierilor „Domnul.” (Domnul) și „Doamna.” (Doamna) înainte de numele de familie al funcționarului, precum și indicarea adresa de email dacă scrisoarea este trimisă prin fax sau e-mail.

GOST conține, de asemenea, o indicație a inadmisibilității de a pune o bară oblică (slash) sau inscripția „pentru” atunci când documentele sunt semnate de o persoană care înlocuiește capul. Modificările în acest caz se fac manual sau folosind o ștampilă.

În dispută, cum să puneți corect un sigiliu, dacă este posibil să închideți o parte a semnăturii cu un sigiliu, a fost pus capăt. Noul GOST afirmă că sigiliul organizației este aplicat fără capturare semnătură de mână persoana care a semnat documentul sau la locul marcat „MP” („Locul sigiliului”).

Întrebări de referință managementul documentelor electronice acoperite și în GOST.

Clasificarea documentelor în munca de birou

Toate lucrările în munca de birou sunt clasificate în funcție de scopul lor:

• organizatorice și administrative (carte, decizii, ordine pentru activitățile de bază);
• referință și informații (certificate, telegrame);
• de către personal ( contracte de munca, ordine privind personalul, declarații).

O atenție deosebită trebuie acordată înregistrării documentelor primite în munca de birou.

Pentru înregistrarea unei scrisori primite, în partea de sus a formularului, în dreapta sau în stânga, se pun numărul de serie și data primirii. Arată așa: „În. Nr.152 din 02.02.2017”. Apoi, acest număr este înregistrat în jurnalul scrisorilor primite, informații: de la cui și cui este adresată scrisoarea, despre ce este vorba și, de asemenea, cui scrisoarea a fost transferată la serviciu după aprobarea de către managerul acesteia. Originalele și copiile scrisorilor sunt depuse în dosarele corespunzătoare. Scrisorile de ieșire se înregistrează în același mod (exemplu: „Ref. Nr. 152 din 29.05.2017”) și alte documente.

Înregistrarea documentelor primite în munca de birou vă permite să găsiți rapid documentul solicitat în jurnal (sau foaia de calcul) și să determinați persoana responsabilă pentru executarea acestuia.

Condiții de executare a documentelor în munca de birou

Data limită standard pentru un document este 30 zile calendaristice, care se socotesc de la data acceptarii primirii sau de la data semnarii document de ieșire.

Vă rugăm să rețineți că în weekend și sărbători inclus si in aceasta perioada!

Documentele de afaceri pot avea termen individual execuţie. În acest caz, formularul este marcat cu o anumită dată sau poate fi indicat în textul propriu-zis.

Există și termene stabilite prin acte juridice.

Dacă termenul limită nu poate fi respectat, scrieți notificare managerului cu o cerere de prelungire a termenelor pentru documentația internă sau o petiție cu aceeași cerere către organizația contrapartidă în care se precizează motivele întârzierii termenelor.

Nu este atât de dificil să stabiliți o muncă de birou într-o organizație, documentele de exemplu vă vor ajuta în acest sens. Principalul lucru este să respectați conformitatea documentației cu standardele acceptate, precum și să monitorizați cu promptitudine modificările în legislația Federației Ruse.

INSTRUCȚIUNI

PENTRU MANAGEMENTUL AFACERILOR

1. DISPOZIȚII GENERALE

1.1. Această instrucțiune (denumită în continuare „Instrucțiunea”) a fost elaborată pentru a stabili o procedură unificată de întocmire a documentelor și de organizare a muncii cu acestea în „_____________________” și sucursalele acesteia (denumite în continuare „Organizația”) și este obligatorie pentru toți angajații. al Organizației.

1.2. În ramurile Organizației, munca de birou se desfășoară în mod independent, în conformitate cu cerințele prezentei instrucțiuni.

La elaborarea Instrucțiunii s-au folosit reglementările actuale ale Federației Ruse, care prevăd pregătirea documentelor în conformitate cu anumite reguli, menținerea unui nomenclator (liste) de cazuri, crearea de arhive în organizații pentru a asigura siguranța cele mai valoroase documente, practica existentă, precum și documentele interne ale Organizației.

1.3. Prevederile Instrucțiunii se aplică organizării muncii cu documente, indiferent de tipul suporturilor, inclusiv întocmirea, înregistrarea, contabilitatea și controlul execuției acestora, efectuate cu ajutorul tehnologiilor automatizate (informatice).

Tehnologiile automate de prelucrare a informațiilor documentelor utilizate în Organizație trebuie să îndeplinească cerințele Instrucțiunii.

1.4. Responsabilitatea pentru organizarea muncii de birou, respectarea regulilor și procedurilor stabilite prin Instrucțiunea de lucru cu documente în departamentele și departamentele Organizației revine șefilor diviziilor structurale „______________”.

1.5. Ținerea directă a evidenței în unitatea structurală se realizează de către secretar sau un angajat desemnat de șeful unității relevante. unitate structurală.

Utilizare în mass-media, vorbit în public etc. informațiile conținute în documentele oficiale sunt permise numai cu permisiunea conducerii „______________”.

2. PRIMIREA, CONTABILITATEA, ÎNREGISTRAREA, TRANSMITEREA ȘI TRIMITEREA CORESPONDENȚEI

2.1. Acceptarea documentelor.

2.1.1. Toată corespondența primită de Organizație este primită și înregistrată în Oficiu.

2.1.2. La primirea corespondenței, este necesar să se verifice corectitudinea livrării acesteia. Corespondența livrată eronat este transmisă proprietarului. Se deschide corespondența primită (cu excepția corespondenței marcate „Personal” pe plic).

2.1.3. Corespondența marcată „Personal” este livrată personal destinatarului sau reprezentantului său autorizat. Corespondența marcată „Confidențial” este procesată de angajatul care are acces la ea.

2.1.4. La deschiderea plicurilor, angajații Oficiului verifică conformitatea destinatarului, integritatea coletului, prezența documentelor anexate și a anexelor la acestea, precum și prezența unei semnături pe document. Când sunt detectate daune, lipsesc documente sau aplicații etc. trebuie raportat expeditorului.

2.1.5. Plicurile din corespondența primită sunt stocate și atașate la documente în cazurile în care ștampila calendaristică de pe plic ar trebui să servească drept dovadă a momentului de trimitere sau primire. acest document sau dacă adresa expeditorului este doar pe plic. Asigurați-vă că păstrați plicurile cu scrisori cu caracter de revendicare, precum și cu apeluri din partea cetățenilor.

2.2. Procedura de înregistrare a documentelor primite.

2.2.1. Toate documentele adresate conducerii „______________” sunt supuse înregistrării (cu excepția documentelor incluse în lista orientativa documente neînregistrate) în Oficiu (Anexa N 1).

2.2.2. Pe documentele primite se aplică o ștampilă de înregistrare, care indică data primirii, numărul de ordine primit. Dacă există un atașament la document, atunci se face o notă despre aceasta lângă numărul primit. Se pune ștampila partea frontală prima coală a documentului din colțul din dreapta jos.

Numerele de ordine sunt înregistrate în registrul numerelor de ordine de înregistrare (Anexa N 2).

Pe documentele care nu fac obiectul înregistrării se aplică o ștampilă și se indică doar data primirii documentului.

2.2.3. Înregistrarea trebuie să respecte principiul unic: fiecare document este înregistrat o singură dată la Oficiul Organizației.

2.3. Ordinea de trecere a documentelor.

2.3.1. Documentul înregistrat este transferat administratorului căruia i-a fost primit. Documentele care nu necesită luare în considerare de către conducere sunt transferate șefilor diviziilor și departamentelor structurale ale Organizației în conformitate cu aspectele ridicate în documente.

2.3.2. După examinarea și impunerea de către conducătorul rezoluției (rezoluția cuprinde numele executantului, conținutul comenzii, termenul de executare, semnătura și data), care poate sta la baza luării sub control a documentului, documentul se transferă antreprenorului contra primirii în registrul documentelor de intrare cu antreprenorul cu precizarea datei primirii. Dacă în rezoluție sunt indicați mai mulți executori, atunci se fac copii suplimentare ale documentului în funcție de numărul de executori indicat. Originalul documentului se transmite mai întâi executorului menționat în rezoluție.

2.3.3. Atunci când un document este trimis mai multor executori, responsabilitatea întocmirii materialului revine mai întâi executorului specificat în rezoluție. Executorii rămași sunt obligați să depună materialele necesare executorului responsabil în termenele convenite cu acesta.

Răspunsul trebuie să fie avizat de toți executorii enumerați în rezoluție.

2.3.4. Documentele primite de la Oficiu către unitățile structurale nu sunt reînregistrate.

2.3.5. Documentele înregistrate la Oficiu sunt transferate dintr-o unitate structurală a Organizației în alta numai prin intermediul Oficiului.

2.4. Procedura de înregistrare și trimitere a documentelor de ieșire.

2.4.1. Documentele semnate de conducerea „______________” trebuie depuse la Oficiu pentru înregistrare și expediere în aceeași zi.

2.4.2. Înainte de înregistrarea unui document primit pentru expediere, se verifică corectitudinea executării acestuia:

Prezența formularului, semnăturii, datei, vizele necesareși informații despre interpret;

Prezența unui titlu la text, numărul și data documentului la care se dă răspunsul;

Corectitudinea adresei destinatarului;

Prezența anexelor specificate în document, precum și a materialelor pe baza cărora a fost întocmit documentul de ieșire (dacă acesta este un răspuns la o scrisoare primită);

Prezența unui sigiliu în cazurile în care se bazează.

Documentele executate incorect sunt returnate artiștilor executanți.

2.4.3. Dacă documentul este trimis la mai multe adrese, se trimit pentru trimitere atâtea copii ale scrisorii semnate cât este necesar pentru a le trimite tuturor destinatarilor și o copie a copiei.

2.4.4. După verificarea execuției, documentul este înregistrat în jurnal (Anexa N 3) și numărul de ieșire se lipește pe toate exemplarele documentului în ordine.

2.4.5. Numărul de ieșire este format din indicele unității structurale care a pregătit răspunsul, numărul cazului conform nomenclatorului cazurilor și număr de serie.

2.4.6. O ștampilă de confirmare a înregistrării este plasată pe copia documentului de ieșire în colțul din stânga sus.

Corespondenta se preda spre trimitere la posta sau se livreaza prin curieri.

2.4.7. Copiile certificate ale documentelor trimise în aceeași zi sunt transferate către direcțiile competente către executanți pentru depunerea la dosare.

3. PROCEDURA DE PREGĂTIREA SI EMITEREA DOCUMENTELOR DE SERVICII

3.1. Cerințe generale.

Orice document este format dintr-un număr de elemente (data, text, semnătură), care se numesc cerințe.

Fiecare tip de document (comandă, scrisoare, act etc.) are un set specific de detalii. Locația detaliilor de pe document și regulile de proiectare a acestora trebuie să respecte cerințele reglementărilor actuale.

Printre cele mai semnificative din punct de vedere juridic (adică să dea documentul forță juridică) detaliile includ:

Semnătură;

Data documentului;

Ştampila de aprobare a documentului;

Numărul de înregistrare al documentului.

Semnătura este o cerință obligatorie a oricărui document. Dreptul de semnătură se acordă funcționarilor în conformitate cu documentele organizatorice și administrative ale Organizației (carta, descrierea postului etc.). În numele Organizației, documentele sunt de obicei semnate de directorul general sau de adjuncții săi. Documentele subdiviziunilor structurale sunt semnate de conducătorii acestora. Contabil șef Organizațiile semnează documente în conformitate cu competența lor în baza Legii federale „Cu privire la contabilitate”.

Semnătura se pune pe prima copie a documentului, dacă este necesar (de exemplu, semnarea unui contract, acord) și pe alte copii.

Data documentului este unul dintre cele mai importante detalii. Absența unei date pe document face ca documentul fie să fie invalid (de exemplu, o procură) sau poate duce la o reducere a perioadei termen de prescripție conform obligaţiilor contractuale.

Sigiliul este folosit pentru a certifica semnătura unui funcționar pe cele mai importante documente (inclusiv financiare), atestă autenticitatea documentului și este aplicat pe documente, a căror publicare atrage consecințe juridice sau materiale pentru Organizație (reorganizare, transfer bunuri materiale, certificat de drepturi etc.).

Ștampila de aprobare indică introducerea în acțiune a documentului, extinderea acțiunii acestuia la toți angajații Organizației. Aprobare obligatorie CEO, adunarea generală a participanților sau consiliul de administrație din competența lor sunt supuse:

Carta Organizației, regulamente privind filialele;

orarele de personal;

Acte de inspecții, acte de acceptare și transfer;

descrierea postului;

Estimări, planuri de afaceri, rapoarte etc. documentație.

Numărul de înregistrare indică faptul că documentul a trecut toate etapele de procesare, este înregistrat și, prin urmare, este un document oficial al Organizației.

3.1.1. Text documente oficiale ar trebui să fie scurt și precis, fără a permite diverse interpretări. Abrevierile și denumirile puțin cunoscute nu trebuie folosite în documente.

3.1.3. Răspunsurile la documentele primite trebuie pregătite în scris numai în cazurile în care problemele ridicate necesită documentare obligatorie.

3.1.4. Efectuarea oricăror completări sau corectări la documentele semnate (aprobate) care schimbă esența celor menționate în document poate fi făcută numai de persoana care l-a semnat.

Forma generală;

antet;

Forma unui anumit tip de document (cu excepția unei scrisori).

Formularul general poate fi folosit pentru intocmirea de orice fel de documente, cu exceptia scrisorilor. Se recomandă includerea următoarelor detalii:

Numele companiei;

Stencil părți ale detaliilor, cum ar fi data și număr de înregistrare document.

Ştampila de aprobare;

Titlul textului;

Marca de control.

Forma scrisorii conține detaliile:

Emblema (logo-ul) Organizației;

Numele organizației-mamă;

Numele companiei;

Date de referință despre Organizație (adresă poștală, numere de telefon, numere de fax, adresă E-mail, Pagini Web de pe Internet).

Se recomandă includerea în el a părților șablonului cu detalii precum data, numărul de înregistrare al documentului și un link către data și numărul de înregistrare al documentului primit; și, de asemenea, puneți colțuri restrictive pentru următoarele detalii:

Destinaţie;

Titlul textului;

Marca de control.

Forma unui anumit tip de document (cu excepția unei scrisori) este compilată pe baza unui formular general și este completată cu numele tipului corespunzător de document, de exemplu, „Comandă”, „Instrucțiune”, etc. .

3.2. Reguli de bază pentru documente.

3.2.1. Textul documentului este însoțit de un titlu care reflectă rezumat document, care este scris înaintea textului din stânga. Titlul răspunde de obicei la întrebarea „Despre ce?”.

Dacă documentul reflectă mai multe aspecte, titlul poate fi formulat într-un mod generalizat.

Titlul este formulat direct de executor la intocmirea actului.

Nu se întocmesc titluri pentru scrisorile, al căror text nu depășește o jumătate de pagină, precum și în răspunsurile la scrisorile cetățenilor.

3.2.2. În răspunsurile la scrisorile de la organizații și întreprinderi, se face referire la data și numărul documentului la care este dat răspunsul. Dacă documentul este tipărit pe antet, atunci linkul este indicat într-un loc special desemnat și într-un document tipărit nu pe antet, înainte de titlul sau textul scrisorii.

3.2.3. Fiecare document (cu excepția unei scrisori) trebuie să aibă denumirea tipului la care se referă (comandă, protocol, act, memoriu etc.).

3.2.4. Textul documentului poate fi împărțit în secțiuni, subsecțiuni, paragrafe și subparagrafe, care sunt numerotate cu cifre arabe. Secțiunile sunt numerotate consecutiv, componentele rămase ale documentului sunt numerotate în ordine în cadrul fiecărei secțiuni.

De exemplu: 1.; 1.1.; 1.2.; 1.2.1.; 1.2.2.

2.; 2.1.; 2.2.; 2.2.1.; 2.2.2.

Paragrafele dintr-un paragraf nu sunt numerotate.

În lipsa secțiunilor, întregul text al documentului poate fi împărțit în paragrafe cu numerotare serială.

3.2.5. Procedura de lucru cu documente cu distribuție limitată este prevăzută în proiectul de instrucțiuni de lucru cu documente confidențiale „___________”.

3.2.6. La pregătirea documentelor pe două sau mai multe pagini, a doua și paginile următoare trebuie numerotate.

Numerele paginilor sunt plasate în mijlocul marginii superioare a foii cu cifre arabe, fără cuvântul „pagină” sau abrevierea „pagină”. și semnele de punctuație.

Documentele pot fi tipărite pe versoul foii.

3.2.7. Data documentului este data semnării sau aprobării acestuia, pentru protocol - data ședinței, pentru act - data evenimentului. Dacă mai multe organizații sunt autorii documentului, atunci data documentului este cea mai recentă dată de semnare.

Data documentului se eliberează digital în următoarea succesiune: ziua lunii și luna sunt emise în două perechi de cifre arabe separate printr-un punct, iar anul este indicat cu patru cifre, de exemplu: 01/05/ 2003. După scrierea numerică a datei, litera „g” cu punct sau doar punct nu se pune, decât atunci când propoziţia se termină cu dată.

Este permisă proiectarea datei în următoarea secvență: an, luna, ziua lunii, de exemplu: 2003.01.05.

Este permisă o modalitate verbal-numerică de proiectare a unei date, în care după numerele care indică anul se pune neapărat litera „g” cu punct sau cuvântul „an”, de exemplu: 1 martie 2003.

3.2.8. Dacă documentul este tipărit pe un formular, atunci data se aplică în locul rezervat acestuia în ștampila formularului. În același loc (stânga sus) este pusă data documente interne care nu sunt imprimate pe antet.

În documentul care urmează a fi aprobat data este trecută chiar în atributul aprobării.

3.2.9. Numărul de înregistrare al înscrisului, constând din indexul subdiviziunii, numărul cauzei conform nomenclatorului dosarelor și numărul de ordine de înregistrare, dacă este tipărit pe formular, se plasează în locul specificat pe ștampila formularului. Dacă documentul nu este tipărit pe antet, atunci numărul este aplicat în același mod ca regula de ștampilare a datei.

Numărul de înregistrare al unui document întocmit în comun de două sau mai multe organizații constă din numerele de înregistrare ale documentului fiecăreia dintre aceste organizații, separate printr-o bară oblică în ordinea în care sunt indicați autorii în document.

3.2.10. La pregătirea documentelor împreună cu mai multe organizații, trebuie avut în vedere că toate copiile acestor documente trebuie să fie originale.

3.2.11. Destinatar pot fi organizațiile, subdiviziunile lor structurale, funcționarii sau persoane fizice (individuale). Numele organizației și al unității sale structurale sunt indicate în cazul nominativ, de exemplu:

SRL „Romashka” Departamentul de Personal

Poziția persoanei căreia i se adresează documentul este indicată în cazul dativ, de exemplu:

Ministerul de Finanțe al Administrației Federației Ruse

Specialist șef A.B. Petrova

Dacă documentul se adresează mai multor organizații omogene sau mai multor divizii structurale ale unei organizații, atunci acestea ar trebui indicate într-un mod generalizat, de exemplu:

Șefii de departamente și sucursale ale SA „Mashstroyexport”

„Adresa” necesară poate include o adresă poștală. Elementele de adresă sunt specificate în ordine, stabilite prin Reguli prestare de servicii postale.

Documentul nu trebuie să conțină mai mult de patru destinatari. Cuvântul „Copie” înaintea celui de-al doilea, al treilea, al patrulea destinatar nu este indicat. Când adresează un document la mai mult de patru adrese, executantul alcătuiește o listă de corespondență și pe fiecare copie a documentului este indicată o singură adresă.

3.2.12. Dacă documentul este adresat unei organizații, indicați numele acesteia, apoi adresa poștală, de exemplu:

Colegiul editorial al revistei „Glavbuh”

B. Sukharevsky per., 2/24 Moscova, 127051

Dacă scrisoarea este adresată unei persoane private (fizice), atunci indicați mai întâi adresa poștală, apoi numele și inițialele destinatarului, de exemplu:

121019, Moscova, Arbat nou, 4, ap. 25

A.B. Ivanov

3.2.13. Ștampila de aprobare este aplicată pe documentele care necesită certificare suplimentară a autenticității și fiabilității acestora. Documentele pot fi aprobate de șeful Organizației, de adjuncții săi și de alți funcționari cărora li s-a delegat autoritatea corespunzătoare.

La aprobarea unui document de către un funcționar, ștampila de semnătură a documentului trebuie să fie compusă din cuvântul APROB (fără ghilimele), titlul persoanei care aprobă documentul, semnătura acestuia, parafa, prenumele și data aprobării (introduse manual). ), de exemplu:

APROB Director General ______________________ (numele organizației) semnătură Numele complet Data

Atunci când un document este aprobat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate la același nivel.

Atunci când un document este aprobat prin ordin, protocol, rezoluție, hotărâre, ștampila de aprobare este formată din cuvântul APROBAT (APROBAT, APROBAT fără ghilimele), denumirea actului de aprobare în cazul nominativ, data și numărul acestuia, de exemplu:

APROBAT

Procesul-verbal al adunării generale a acționarilor din data nr. _____

APROBAT

Ordinul Directorului General „______________” din data Nr. ___________

Ștampila de aprobare a documentului se află în colțul din dreapta sus al documentului.

3.2.14. Dacă documentul are atașamente, atunci marcajul despre prezența atașamentului este alcătuit după cum urmează:

Aplicare: pentru 3 litri. in 2 exemplare.

Dacă documentul are o aplicație care nu este denumită în text, atunci indicați numele acesteia, numărul de foi și numărul de copii. Dacă există mai multe aplicații, acestea sunt numerotate, de exemplu:

Aplicare: 1. Formular N 2 pentru 2 foi. în 1 exemplar. 2. Notă explicativă pentru a forma N 2 la 1 litru. în 1 exemplar.

Dacă la document se atașează un alt document, care are și o anexă, marcajul prezenței cererii se întocmește după cum urmează:

Anexă: scrisoarea Ministerului Fiscal al Federației Ruse din 25.04.99 N 03-58 / [email protected]și un apendice la acesta, doar 15 litri.

Dacă cererea nu este trimisă la toate adresele indicate în document, atunci se face un semn pe prezența acesteia după cum urmează:

Aplicare: pentru 5 litri. in 3 exemplare. la prima adresă

Dacă cererile sunt legate, atunci numărul de foi nu este indicat.

3.2.15. Ștampila de aprobare a documentului este formată din cuvântul ACORD (fără ghilimele), poziția persoanei cu care se aprobă documentul (inclusiv numele organizației), semnătura personală, decodarea semnăturii (inițiale, prenume) și data aprobării, de exemplu:

DE ACORD

Supraveghetor „_________”

Semnătura personală Data

În cazul în care aprobarea se realizează prin scrisoare, protocol etc., ștampila de aprobare se întocmește în următoarea formă:

DE ACORD

Procesul-verbal al ședinței Consiliului din data de 00.00.00. N____

Ştampila de aprobare este plasată sub „semnătura” necesară sau pe o foaie de aprobare separată.

Fișa de aprobare se întocmește în cazurile în care conținutul documentului afectează interesele mai multor organizații, care se notează la locul ștampilei de aprobare, de exemplu:

Fișa de aprobare este atașată. Data semnaturii.

Fișa de aprobare se întocmește sub următoarea formă:

FIȘA DE OMOLOGARE titlu document

ACORD DE ACORD Denumirea funcției, titlul postului, semnătură organizație organizație, parafa, semnătura prenume, parafa, prenume 00.00.00. (data) 00.00.00. (Data)

3.2.16. Aprobarea internă a documentului se eliberează cu viză, care include semnătura aprobatorului, transcrierea semnăturii (inițiale, prenume) și data; dacă este necesar – poziția avizului.

Dacă există comentarii asupra documentului, viza se eliberează după cum urmează:

Comentariile sunt atașate Semnătură personală Nume complet 00.00.00. (Data)

Vizele se aplică pe copiile documentelor rămase în organizație, sub semnătura de pe fața ultimei foi a documentului. Proiectele de hotărâri, ordine, hotărâri ale organelor colegiale sunt vizate pe primul exemplar, pe versoul ultimei foi a documentului.

3.2.17. În componența „Semnăturii” obligatorii sunt incluse: numele funcției persoanei care a semnat documentul, semnătura sa personală și transcrierea semnăturii, formată din parafa și prenume.

În documentele întocmite pe formularele „______________” (comandă, scrisoare), funcția este indicată prescurtat: director general, cuvintele „_____________” nu sunt tipărite.

În documentele care nu sunt întocmite pe formulare „_____________”, semnătura cuprinde denumirea funcției și organizației.

La întocmirea unui document pe antetul unui funcționar (dacă există), poziția acestei persoane nu este indicată în semnătură.

Atunci când un document este semnat de mai mulți funcționari, semnăturile acestora sunt plasate una sub alta în ordinea corespunzătoare funcției deținute, de exemplu:

Director general semnătură personală Numele complet

Semnătură personală contabil șef Nume complet

Atunci când un document este semnat de mai multe persoane cu poziții egale, semnăturile acestora sunt situate la același nivel.

Documentele întocmite de comisie indică nu funcțiile persoanelor care semnează documentul, ci atribuțiile acestora în calitate de membri ai comisiei în conformitate cu repartizarea, de exemplu:

Președintele Comisiei semnătură personală Numele complet

Membrii comisiei semnătură personală Numele complet semnătura personală semnătura personală

Documentul poate fi semnat de un funcționar în exercițiu, indicându-și funcția actuală și numele de familie. În acest caz, nu este permisă punerea prepoziției „Pentru”, inscripția de mână „Deputat”. sau o bară oblică înainte de titlul postului.

3.2.18. Sigiliul atestă autenticitatea semnăturii unui funcționar pe documente prevăzute de reglementări speciale și care atestă drepturile persoanelor care stabilesc fapte legate de resurse financiare.

Documentele sunt certificate de sigiliul organizației. Sigiliul trebuie aplicat în așa fel încât să cuprindă o parte din cuvintele denumirii funcției persoanei care a semnat documentul sau în locul indicat.

3.2.19. La certificarea conformității unei copii a unui document cu originalul, sub mențiunea „Semnătură” obligatorie se înscrie: inscripția de certificare „Corect”; funcția persoanei care a certificat copia; semnătură personală; decodarea semnăturii (inițiale, prenume); data certificării, de exemplu:

Semnătură

Corect Inspector Resurse Umane Semnătură personală Nume complet Data

3.2.20. Marca despre executant include numele de familie (sau prenumele, numele, patronimicul) executorului înscrisului și numărul de telefon al acestuia. O notă despre interpret este plasată pe fața sau spatele ultimei foi a documentului în colțul din stânga jos, de exemplu:

Sidorov sau Sidorov Petr Ivanovici 321 58 79 321 58 79

În documentele care au o ștampilă de acces restricționat, se adaugă o notă despre artist cu informații despre numărul de copii tipărite ale documentului, indicând destinatarii, de exemplu:

Utilizare Sidorov

2 exemplare tipărite.

Ex. N 1 - destinatarului

Ex. N 2 - în cazul departamentului

Ciornă și variante distruse

Tipărit pe spatele ultimei pagini a documentului.

3.2.21. Marca de executare a înscrisului și depunerea lui în cauză include următoarele date: o referire la data și numărul documentului care dovedește executarea acestuia, sau în absența unui astfel de document informatie scurta despre performanță; cuvintele „În afaceri”; numărul cazului în care va fi păstrat documentul.

O notă privind execuția actului și direcția acestuia în cauză trebuie să fie semnată și datată de către executorul înscrisului.

4. PREGĂTIREA ȘI ÎNREGISTRAREA DOCUMENTELOR DE ORGANIZARE ȘI DE MANAGEMENT (ORDINE, PROCES-VERBAL ȘEDINȚILOR BIROULUI)

4.1. Textul ordinului este tipărit pe un formular special și, de regulă, este format din două părți: constatatoare și administrativă.

Partea constatatoare sintetizeaza faptele si evenimentele care au stat la baza emiterii ordinului.

Dacă ordinul este emis pe baza unui alt document, atunci data, numărul, numele complet și conținutul acestui document în partea referitoare la „______________” sunt indicate în text.

4.2. Partea administrativă a comenzii începe cu cuvântul I ORDER, care este tipărit cu majuscule pe un rând separat.

Partea administrativă ar trebui să conțină sarcini specifice, indicând executanții și termenele limită.

Termenele ar trebui să fie reale, în funcție de volumul de lucru care trebuie efectuat, precum și luând în considerare timpul necesar pentru replicare, distribuire a documentelor și aducerea sarcinii către antreprenor.

Nu este permisă modificarea termenelor stabilite în documentele în baza cărora se emite ordinul.

Textul părții administrative este împărțit în paragrafe și paragrafe.

Fiecare paragraf (subparagraf) ar trebui să menționeze o singură sarcină cu un anumit termen limită și să indice executanții specifici ai sarcinii.

Ultimul paragraf al ordinului indică unitatea structurală sau funcționarul căruia i se încredințează controlul asupra executării ordinului.

4.3. La listarea interpreților în comenzile pentru activitatea principală, nume de familie oficiali scris fără inițiale.

În ordinele privind numirile, transferurile și concedierile angajaților, privind stimulentele, privind impunerea sancțiuni administrative, privind numirea salariilor personale etc. sunt indicate prenumele, numele și patronimele persoanelor enumerate în ordine.

Dacă sarcina din ordin este adresată unei unități structurale, atunci numele de familie al șefului este scris în cazul nominativ și tipărit între paranteze, de exemplu:

Planificare și management financiar (Sidorov) pentru a pregăti...

Dacă sarcina este adresată în mod specific managerului, atunci numele de familie este scris în cazul dativ fără paranteze, de exemplu:

Șeful Direcției Planificare și Financiare Sidorova va pregăti...

4.4. Ordinele emise anterior sunt recunoscute ca nevalide în întregime sau parțial, simultan cu emiterea unui nou document pe aceeași problemă. Lista actelor nevalabile poate fi dată atât în ​​text, cât și în anexa la ordin.

Dacă comanda este supusă modificării parțiale, proiectul dă noua editie paragraful modificat sau o parte dintr-un ordin emis anterior.

Ordinul, care este o completare la cel emis anterior, trebuie să aibă o referință corespunzătoare în text, de exemplu:

Pe lângă ordinul directorului general „______________” din 25 februarie 2000 N 321

4.5. Modificările și completările la un ordin emis anterior pot fi făcute prin ordin numai semnat de directorul general sau de o persoană care îl înlocuiește.

4.6. Dacă există o anexă la ordin, atunci pe prima foaie din colțul din dreapta sus scrie cuvântul „Anexă” indicând documentul administrativ, data și numărul de înregistrare, de exemplu:

Apendice

la ordinul generalului

regizorul „______________”

Dacă există mai multe cereri, se indică numărul fiecăreia (fără semnul Nr.).

4.7. Titlul comenzii se tipărește în locul alocat într-un formular special, în stânga.

Nu se întocmesc rubrici pentru comenzile de personal.

4.8. Anterior depunerii spre semnare, proiectul de ordin se avizează de către adjuncții directorului general pe domenii de activitate, șeful management juridicși alte unități structurale interesate.

La aprobarea unui proiect de document, avocații verifică conformitatea acestuia cu legislația în vigoare, precum și corectitudinea trimiterilor la documentele de reglementare.

4.9. Vizele sunt aplicate pe spatele ultimei pagini a comenzii originale în următoarea formă:

Proiectul de ordin a fost întocmit (semnătura titlului șefului structural structural. subdiviziuni subdiviziuni) data

DE ACORD:

Adjunct Data semnăturii CEO, nume de familie

Seful Departamentului Juridic data semnatura, prenume

Comentariile privind proiectul de ordin sunt prezentate pe versoul ultimei foi sau pe o foaie separată, despre care se face o notă corespunzătoare asupra proiectului.

Dacă antreprenorul face modificări și completări, proiectul de comandă trebuie convenit cu toți cei care au aprobat documentul anterior.

4.10. Numele de familie și numărul de telefon al interpretului sunt tipărite pe fața ultimei foi a originalului, în stânga jos, dacă nu există spațiu - pe spatele ultimei foi a originalului.

4.11. Ordinele emise în comun cu alte organizații nu sunt tipărite pe antet și sunt semnate în mai multe copii ale originalelor în funcție de numărul de autori ai documentului.

Șefii subdiviziunilor structurale aprobă în mod corespunzător copia ordinului care este stocată în Organizație.

4.12. Semnătura din comenzi constă din denumirea prescurtată a funcției, semnătura personală și transcrierea acesteia, de exemplu:

Director general semnătură personală inițiale, prenume

4.13. Ordinele semnate de conducere în ziua semnării se transferă la Oficiu pentru înregistrare într-un jurnal special și replicare.

Comenzile sunt emise într-un număr strict limitat de exemplare și se trimit doar acelor unități structurale care au nevoie de ele.

Responsabilitatea pentru determinarea tirajului si corectitudinii distribuirii documentului revine conducatorilor unitatilor structurale care au intocmit comanda.

4.14. Proiectele de ordine pentru personal sunt întocmite de departamentul de personal al departamentului de personal.

La comenzile de personal poate lipsi partea introductivă. Partea administrativă a ordinului începe cu un verb care denotă acțiunea: ATRIBUIRE, ELIBERARE, TRANSFER, TRIMITE, apoi sunt indicate numele de familie, numele, patronimul persoanei pentru care se emite ordinul, funcția, denumirea unității structurale. Textul se încheie cu indicarea motivului emiterii comenzii.

Formularea în comenzile pentru personal trebuie să respecte întocmai Codul Muncii. În cazurile prevăzute de legislația Federației Ruse, documentele privind contabilitatea muncii se întocmesc conform formelor unificate.

La comenzile de personal, vizele de conciliere sunt înregistrate pe fața documentului, sub cerința „Semnătură”.

4.15. Ordinele de personal sunt înregistrate, formate în cazuri separat de alte comenzi și au numerotare independentă: la numărul de înregistrare se adaugă litera „k”.

4.16. Ordinele originale pentru activitățile principale se păstrează în Birou, iar pentru personal - în departamentul de personal al departamentului de personal.

4.17. Adoptarea deciziilor manageriale și deciziile în sine sunt documentate prin procesele-verbale ale ședințelor de producție cu conducerea.

Textul protocolului constă din două părți: introductivă și principală.

Partea introductivă conține informații constante (cuvinte: președinte, secretar, au fost prezent) și informații variabile (inițiale și prenumele președintelui, secretarului și celor prezenți). La în număr mare participanților la ședință se întocmește o listă a celor prezenți, care se anexează la protocol. Partea introductivă a protocolului se încheie cu ordinea de zi. Cuvintele „AGENDA” sunt urmate de două puncte. Punctele de pe ordinea de zi sunt numerotate. Secvența întrebărilor este determinată de gradul de importanță a acestora. Întrebările sunt enumerate la cazul nominativ, titlul postului și numele de familie al vorbitorului - la cazul genitiv.

Partea principală este construită în conformitate cu punctele de pe ordinea de zi conform schemei: ascultat - vorbit - hotărât (hotărât).

Formele scurte și abreviate ale proceselor-verbale sunt utilizate atunci când nu este necesară o înregistrare detaliată a discuției problemelor. În protocol forma scurta sunt indicate doar lista celor prezenți, problemele luate în considerare și deciziile luate.

4.18. Procedura de pregătire, formalizare, încheiere, înregistrare și monitorizare a executării contractelor este reglementată prin ordinul directorului general „______________”.

5. COMPILAREA NOMENCLATURILE CAZURILOR ŞI FORMAREA CAUSELOR ÎN MUNCĂ DE BIROU

5.1. Întocmirea nomenclatorului de cazuri.

5.1.1. Pentru a forma corect cazurile în activitatea curentă de birou, înregistrați-le, asigurați-le siguranța și cautare rapida documente, diviziile structurale ale Organizației întocmesc anual nomenclaturi de cazuri într-o formă strict stabilită (Anexa N 4).

5.1.2. Nomenclatorul cauzelor este o listă sistematizată a denumirilor specifice ale cauzelor la care se adresează an calendaristic, cu indicarea termenelor de păstrare a acestora, întocmite în modul prescris.

5.1.3. Nomenclatorul de cazuri al unitatii structurale se intocmeste de catre responsabilul cu munca de birou, cu implicarea specialistilor. Șefii diviziilor structurale sunt responsabili pentru întocmirea corectă a nomenclatorului cazurilor.

5.1.4. Pe baza nomenclatoarelor de afaceri ale diviziilor structurale, Oficiul întocmește un nomenclator consolidat al afacerilor Organizației, care, în termenele limită convenit cu autoritățile arhivistice.

5.1.5. Nomenclatorul consolidat al cauzelor se întocmește în conformitate cu structura Organizației.

5.1.6. Nomenclatorul cazurilor unei unități structurale trebuie să includă toate cazurile și documentele generate în activitățile unității. Nomenclatorul include, de asemenea, toate fișierele de referință, jurnalele și alte formulare contabile.

5.1.7. Toate cazurile trebuie să aibă un index, care constă într-o desemnare numerică convențională a unității structurale, numărul de serie al carcasei conform nomenclatorului.

5.1.8. Nomenclatura indică denumirile (titlurile) cazurilor.

Titlul cazului din nomenclatură ar trebui să reflecte conținutul documentelor din acesta, să fie succint și specific.

Rubricile de cazuri din nomenclator sunt ordonate în funcție de gradul de importanță al documentelor cuprinse în acestea: organizatoric - acte administrative corpuri puterea statului, ordinele conducerii „_____________”, planuri, rapoarte, protocoale, certificate etc. Cazurile formate din documente cu conținut omogen sunt așezate una lângă alta: rapoartele trimestriale urmează cele anuale, rapoartele lunare după cele trimestriale.

La alcătuirea titlului cauzei, denumirea subiectului (subiect, problemă) este completată cu indicarea tipului de dosar inițiat (materiale, corespondență etc.), precum și date care clarifică conținutul corespondenților, date. a evenimentelor, o indicație a autenticității sau copii ale documentelor etc.

Termenul „Materiale” este folosit în titlu atunci când se presupune că combină documente de diferite tipuri legate de o singură problemă. Termenul „Materiale” ar trebui dezvăluit prin enumerarea principalelor tipuri de documente care alcătuiesc cazul.

Termenul „Materiale” este folosit și atunci când se combină într-un caz documente care sunt anexe la orice alt document, de exemplu: „Materiale pentru procesele-verbale ale ședințelor consiliului de administrație”.

Termenul „Caz” este folosit în antet atunci când inițiază cauze personale sau de arbitraj.

5.1.9. Perioadele de păstrare pentru cazuri și numerele de articol sunt indicate în conformitate cu Lista documentelor standard de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de păstrare a documentelor (aprobată de Arhiva Federală la 06.10.2000).

Termenele de păstrare a dosarelor neprecizate în Listă se stabilesc de către specialiştii diviziilor structurale împreună cu arhiva comună.

5.1.10. Cazurile formate în cursul anului clerical și neincluse în nomenclatorul cauzelor se includ suplimentar în secțiunea corespunzătoare a acestuia. În acest scop, în fiecare secțiune a nomenclaturii sunt lăsate mai multe numere de rezervă.

5.1.11. Nomenclatorul cauzelor este revizuit anual: se precizează rubricile cazurilor și perioadele de păstrare, se introduc cazuri noi inițiate în cursul anului. În aceste cazuri, nomenclatorul cauzelor se retipărește și se pune în vigoare la 1 ianuarie a anului curent.

Prima copie a nomenclatorului dosarelor trebuie vizată de șeful unității structurale.

5.1.12. Pe toată perioada de valabilitate a nomenclatorului cauzelor, acesta pune prompt (în coloana „Note”) semne cu privire la deschiderea cauzelor, la trecerea dosarelor (adică la continuarea dosarelor de la anul trecut la An Nou), privind alocarea pentru distrugere a dosarelor cu termene de păstrare expirate etc.

5.1.13. Trecerea (cazurile neterminate) ale unității structurale sunt transferate în nomenclatorul cazurilor din anul următor, cu menținerea indicelui clerical inițial. De exemplu, planuri pe termen lung, cazuri de construcție etc.

5.1.14. La sfârşitul anului, la sfârşitul nomenclatorului cauzelor, se face o înscriere definitivă asupra categoriilor şi numărului de dosare intentate, separat, pe termen lung, pe termen lung (peste 10 ani) şi pe provizoriu (până la 10 ani inclusiv). ) perioadele de păstrare. Înregistrarea finală este certificată, iar aceste informații sunt raportate la arhivă (Anexa N 5).

5.2. Formarea cazurilor.

5.2.1. Cazurile din activitatea curentă de birou sunt formate în strictă conformitate cu nomenclatorul cazurilor.

5.2.2. Toate documentele sunt grupate în cutii și stocate până când sunt transferate în arhiva din diviziile structurale ale Organizației.

Doar documentele completate sunt depuse la dosar. Antreprenorul anulează documentele executate „La dosarul nr. ____”, confirmând că problema ridicată în scrisoare a fost rezolvată.

Copiile documentelor depuse în dosare sunt certificate.

5.2.3. Documentele executate se depun la dosar în ordinea rezolvării întrebărilor în ordinea cronologică, alfabetică, indexare (numerotare), iar documentul de răspuns trebuie să urmeze documentul de solicitare.

5.2.4. Documentele unui an comercial sunt grupate în cazuri, cu excepția cazurilor de trecere, a căror necesitate formării pe termen lung pentru mai mult de un an este cauzată de cursul rezolvării problemei (de exemplu, planuri pe termen lung, dosare personale etc.).

Documentele cu perioada de stocare permanentă și temporară trebuie grupate în fișiere separate.

5.2.5. La formarea unui caz, nu este permis:

Neconcordanță între titlul cazului și termenul de valabilitate al acestuia cu denumirea și termenul de valabilitate conform nomenclatorului;

Incoerența conținutului documentelor cu antetul cauzei;

Consolidarea într-un singur dosar a documentelor cu diferite perioade de păstrare;

Depunerea actelor neexecutate și înscrisurilor fără marca executorului „La dosarul nr.____”, precum și a copiilor certificate de pe înscrisuri sau a copiilor împrăștiate de pe acte;

Depunerea la dosare a două sau mai multe exemplare ale aceluiași document, cu excepția acelor documente care au orice rezoluții, vize, mărci care completează conținutul primelor exemplare;

Separarea în treburile cererilor și răspunsurilor;

Liant scrisori de intentie fără aplicații sau fără semne despre acestea;

Depunerea documentelor marcate „a fi returnat” (documentele executate cu o astfel de marcă trebuie returnate organizațiilor corespunzătoare).

5.2.6. Fiecare fișier nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli (grosimea carcasei 30-40 mm). Cu un volum mare de documente, fie se realizează împărțirea cronologică a complexului în cazuri independente, fie întrebarea este împărțită în subîntrebări.

5.2.7. La deschiderea unei carcase, capacul trebuie întocmit în conformitate cu regulile stabilite.

5.3. Sistematizare anumite categorii documente.

5.3.1. Ordinele autorităților de stat sunt formate în cazuri pe tipuri de documente și corespondenți. Documentele din cadrul cazului sunt aranjate în ordine cronologică.

5.3.2. Ordinele sunt grupate în cazuri după numere și cronologie.

Comenzile pentru activitățile de bază sunt grupate separat de comenzile pentru personal.

5.3.3. Protocoalele sunt formate în caz în ordine cronologică și pe numere sau separat fiecare protocol, în funcție de volumul și documentele acestuia.

Documentele pentru ședințe sunt plasate după procesele-verbale în succesiunea de examinare a problemelor sau grupate într-un dosar separat după numerele proceselor-verbale ale ședințelor.

5.3.4. Planurile, rapoartele, devizele sunt grupate separat de proiectele acestor documente.

Planurile, rapoartele, estimările ar trebui amânate în cazurile anului la care se referă, indiferent de momentul în care au fost întocmite sau de data primirii.

De exemplu, un raport din 1999 făcut în 2000 ar trebui să fie depus într-un dosar din 1999, nu într-un dosar din 2000.

Planul pentru 2001, întocmit în 2000, se formează în cazurile 2001, nu 2000 etc.

Planurile pe termen lung pentru mai mulți ani se formează în primul an de funcționare. Ajustările la planul forward se referă la anul pentru care sunt întocmite. Rapoarte de execuție planuri pe termen lung se formează în ultimul an de acţiune a acestor planuri.

5.3.5. Corespondența este grupată în cazuri pentru perioada anului calendaristic.

Toate documentele apărute în cursul soluționării problemei sunt plasate în dosarul de corespondență. Corespondența este sistematizată în ordine cronologică, în timp ce documentul de răspuns este plasat în spatele documentului de solicitare.

Cererea și răspunsul trebuie depuse într-un singur fișier.

5.3.6. Documentele din dosarele personale sunt aranjate în următoarea ordine: inventar intern al documentelor; cerere de angajare sau contract de munca(acord); regie sau prezentare; chestionar; fișa de evidență a personalului; documente de studii; extrase din ordine de numire, transfer, concediere, completare la fisa personala de evidenta a personalului, completare la dosarul personal privind contabilizarea stimulentelor, adeverinte si alte documente legate de aceasta persoana.

Copii de pe ordinele de aplicare a unei penalități, de stimulente, de schimbare a numelui etc. în legătură cu introducerea acestor înregistrări, pe lângă fișa personală de evidență a personalului, acestea nu sunt trecute în dosarul personal.

5.3.7. certificate de la locul de reședință, certificate medicale privind starea de sănătate și alte documente de importanță secundară se formează separat de dosarele personale.

5.3.8. Conturile personale ale lucrătorilor și angajaților sunt grupate în fișiere separate în decurs de un an și sunt aranjate alfabetic după nume de familie.

5.3.9. Propunerile, declarațiile și reclamațiile cetățenilor și organizațiilor se formează separat.

Fiecare cerere (plângere) și documentele luate în considerare constituie un grup independent în cauză. În cazul primirii în termen de un an lucrător a unei cereri repetate (reclamație) sau apariției documente aditionale sunt depuse în acest grup de documente.

5.4. Utilizarea și păstrarea documentelor în activitatea curentă de birou.

5.4.1. Documentele și cazurile din momentul în care sunt introduse în munca de birou și până la arhivare sunt depozitate în compartimente structurale în dulapuri care se încuie. Pentru a îmbunătăți căutarea documente necesare pe interiorul ușii dulapului este plasat un nomenclator de carcase. Nu este permisă depozitarea cutii în tabele.

5.4.2. Retragerea documentelor din cazurile de muncă curentă de birou se efectuează cu permisiunea conducerii unității structurale. Documentele din dosare se eliberează contra primire într-o „fișă substitutivă”, care este păstrată de un angajat al Oficiului.

5.4.3. Persoanele responsabile cu evidența asigură contabilitatea și siguranța documentelor. Este interzisă retragerea documentelor din dosarele perioadei de păstrare permanentă după finalizarea lucrărilor de birou.

6. PREGĂTIREA DOCUMENTELOR PENTRU PĂSTRAREA ȘI UTILIZAREA ULTERIORĂ

6.1. Examinarea valorii științifice și practice a documentelor.

6.1.1. Examinarea valorii documentelor este determinarea semnificației politice, economice, socio-culturale și de altă natură a documentelor în vederea selectării acestora pentru păstrare și stabilirii perioadelor de păstrare.

6.1.2. Examinarea valorii documentelor se efectuează de către o comisie permanentă de experți „______________” (CE).

6.1.3. Compoziția personală Comisia de expertiză se aprobă prin ordinul directorului general. Componența CE include specialiști din diviziile structurale ale Organizației.

În activitatea sa, CE este ghidată de Legislația de bază a Federației Ruse privind Fondul de arhivă al Federației Ruse, Regulamentul privind Fondul de arhivă al Federației Ruse, documentele de reglementare și metodologice ale Arhivelor Federale, ordinele și instrucțiunile ale directorul general „_______________”.

CE al Organizației îndeplinește următoarele funcții:

Ia în considerare proiectele de nomenclatoare ale cazurilor de subdiviziuni structurale ale Organizației;

Organizează selecția anuală a documentelor pentru depozitare și distrugere;

Ia in considerare inventarele pentru cazurile de depozitare permanenta, de personal si depozitare pe termen lung (peste 10 ani);

ia în considerare și aprobă actele privind alocarea pentru distrugere a cazurilor care nu fac obiectul unei depozitări ulterioare;

Consideră propuneri de modificare a perioadelor de păstrare pentru anumite categorii de documente stabilite de listele actuale de materiale documentare cu perioade de păstrare și ia decizii privind transmiterea acestor propuneri spre examinare de către instituția arhivistică;

Participă la pregătirea și revizuirea proiectelor de liste de documente, a nomenclatorului standard și exemplificativ de cazuri și altele mijloace didactice privind munca de birou și munca arhivei „______________”.

6.1.4. Membrii CE, cu participarea altor specialiști, verifică corectitudinea selecției documentelor pentru depozitare și distrugere prin revizuirea inventarelor, actelor și documentelor. Selecția directă a documentelor este efectuată de către angajații diviziilor structurale responsabile cu munca de birou și angajații arhivei.

6.1.5. Selecția documentelor și a cazurilor pentru distrugere se formalizează printr-un act (Anexa N 7). Actele sunt luate în considerare de către CE, semnate de președinte, membrii acestuia și aprobate de conducerea „______________”.

6.1.6. Cazurile supuse distrugerii sunt organizate de arhiva pentru prelucrare sau distruse cu ajutorul unor mașini speciale precum „Shreder” de către cel puțin doi angajați ai Organizației.

Nu este permisă distrugerea neautorizată a oricăror categorii de documente de către angajații Organizației fără un departament de arhivă. În conformitate cu art. 27 din Legea federală „Cu privire la arhivarea în Federația Rusă” pentru încălcarea legii, inclusiv pentru distrugerea documentelor cu încălcarea condițiilor de păstrare a documentelor stabilite de Listă, funcționarii responsabili cu siguranța documentelor poartă infracțiuni, administrative sau altă răspundere stabilită de legislația Federației Ruse.

6.2. Realizarea cazurilor.

6.2.1. Înregistrarea cazului include un set de lucrări privind descrierea cazului pe copertă, broșură, numerotarea foilor și întocmirea unei inscripții de certificare.

6.2.2. Cazurile de depozitare permanentă și de lungă durată (peste 10 ani) sunt clasate pe cartonat, foile sunt numerotate. La sfârșitul cazului, o inscripție de certificare este pusă pe o coală separată (format coală A4). Se indică în cifre și în cuvinte numărul de foi numerotate, precizează caracteristicile numerotării, starea fizică a documentelor. Inscripția de certificare este semnată de persoana care a întocmit-o, indicând funcția și data (Anexa N 8).

Cutiile de depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv) sunt întocmite într-un mod simplificat: nu sunt împletite, colile din ele nu sunt numerotate și nu se întocmește o inscripție de asigurare.

6.2.3. În procesul de grupare a documentelor în dosare de depozitare permanentă se recomandă întocmirea unui inventar intern al documentelor din dosar. Inventarul intern este plasat la începutul cazului. Indică datele și indexurile documentelor, rezumatul, numerele foilor din caz. Fișele inventarului intern se numerotează separat, numărul acestora fiind indicat în inscripția de certificare după numărul total de file al carcasei prin semnul „+” (Anexa N 9).

6.2.4. Foile în cazul depozitării permanente și de lungă durată (peste 10 ani) sunt numerotate cu un creion de grafit negru cu respectarea următoarelor reguli:

6.2.4.1. Numărul foii este pus în colțul din dreapta sus, fără a atinge textul documentului (versul foii nu este numerotat).

6.2.4.2. Fotografiile și alte materiale ilustrate sunt numerotate pe verso, în colțul din stânga sus.

6.2.4.3. Acte depuse în dosare cu numerotare proprie, inclusiv ediții tipărite, sunt numerotate în ordinea generală.

6.2.4.4. Numerotarea foilor de cutii împărțite în volume se realizează separat pentru fiecare volum.

6.2.4.5. Capacele carcasei trebuie proiectate în conformitate cu GOST 17914-72 (Anexa nr. 6).

6.2.4.6. Pe coperta carcasei cu documente de păstrare permanentă sau de lungă durată (peste 10 ani), sunt afișate următoarele informații:

Direcția „______________”;

Denumirea unității structurale;

Indicele de subdiviziune structurală;

Indice de cazuri conform nomenclatorului cazurilor;

titlul cauzei;

Numărul volumului, dacă carcasa este formată din mai multe volume;

Termenele limită ale cauzei (date de începere și de încheiere a cazului);

Numărul de foi din dosar;

Termen de valabilitate.

Inscripțiile de pe coperțile cutiei de depozitare permanentă și pe termen lung trebuie făcute clar, cu cerneală rezistentă la lumină.

Coperțile cutii de depozitare temporară se întocmesc la fel ca și cele de depozitare permanentă, cu diferența că pe copertă se afișează numărul de foi din carcasă și nu sunt indicate termenele de înființare și încheiere a cazului. , dar este indicat doar anul constituirii cauzei.

6.3. Trecerea dosarelor la arhiva comună „______________”.

6.3.1. Fișierele de păstrare permanentă și de lungă durată (peste 10 ani), cu durată temporară de stocare se transferă în arhiva „__________” la cel puțin un an de la finalizarea lor în activitatea curentă de birou. Cazurile cu o perioadă de stocare temporară (până la 10 ani) sunt transferate în arhivă la discreția conducerii și a gradului de volum de muncă al arhivei.

6.3.2. Depunerea dosarelor la arhiva „______________” se efectuează conform graficului aprobat.

6.3.3. Arhiva acceptă documente pentru păstrare conform listelor de livrare separat pentru perioade de stocare permanentă și temporară în 2 exemplare.

Dacă cazurile individuale trebuie lăsate în muncă de birou pentru munca curentă, arhiva emite eliberarea acestor cazuri pentru utilizare temporară unei unități structurale.

Arhiva semnează pentru acceptarea cazurilor pe toate exemplarele listelor de livrare, indicând data recepției și numărul de dosare acceptate.

Un exemplar al inventarelor este returnat livratorului, restul rămân în arhiva „______________”.

6.3.4. Emiterea dosarelor pentru utilizare temporară către angajații diviziilor structurale ale Organizației se realizează pe baza unei cereri speciale.

Emiterea dosarelor se face printr-o chitanță de la angajatul Organizației și o înscriere corespunzătoare în cartea de înregistrare a emiterii dosarelor din arhivă.

Cauzele se emit pentru o perioadă de cel mult o lună. Angajații diviziilor structurale sunt responsabili pentru returnarea la timp a documentelor emise de arhivă pentru utilizare temporară.

6.3.5. Angajații organizațiilor și întreprinderilor, precum și persoanele fizice, au voie să se familiarizeze cu documentele stocate în arhivă de către conducerea „______________” de comun acord cu șeful unității structurale relevante și numai la cerere scrisă.

6.3.6. Certificatele de arhivă, copiile documentelor și extrasele din documente se eliberează de către arhivă la solicitările scrise ale instituțiilor și cetățenilor.

6.3.7. Angajații arhivei „______________” sunt obligați să controleze starea și ordinea stocării fișierelor emise pentru utilizare temporară.

6.4. Asigurarea securității documentelor.

6.4.1. Angajații responsabili cu păstrarea înregistrărilor trebuie să asigure siguranța documentelor.

Cazurile din momentul în care sunt introduse în munca de birou și până la arhivare sau distrugere pot fi depozitate atât în ​​încăperi de lucru, cât și în încăperi special amenajate adecvate și închise. Carcasele sunt plasate cu coloana în afară în dulapuri care se încuie pentru a proteja documentele de praf și lumina soarelui și pentru a asigura siguranța acestora.

6.4.2. Nu este permisă retragerea și eliberarea oricăror documente din dosarele de stocare permanentă. În cazuri excepționale, sechestrul se efectuează cu acordul conducerii „__________________”, cu obligativitatea lăsarii la dosar a unei copii certificate exacte a documentului sechestrat și anexarea unui act privind motivele sechestrului originalului. .

6.4.3. În cursul anului de afaceri, se completează un card înlocuitor pentru un caz eliberat în caz de necesitate oficială. Se indică unitatea structurală, numărul cazului, data emiterii acestuia, cui i s-a eliberat cazul, data returnării acestuia, sunt prevăzute coloane pentru chitanțe în primirea și acceptarea cazului.

7. ÎNREGISTRAREA, PĂSTRAREA ȘI UTILIZAREA FORMULARELOR

7.1. Formularele „__________” (comenzi, scrisori) sunt produse, stocate și contabilizate la nivel central de către departamentul administrativ al Organizației.

7.2. În diviziile structurale, primirea, contabilitatea, emiterea și păstrarea formularelor sunt încredințate salariatului responsabil cu munca de birou.

7.3. În subdiviziunile structurale, formularele trebuie depozitate în dulapuri care se încuie; depozitarea lor în dulapuri deschise și birouri este interzisă.

7.4. Responsabilitatea pentru utilizarea corectă a formularelor de comandă și scrisorilor de serviciu în unitățile structurale este suportată de conducătorii acestora.

8. CUM SE FOLOSEȘTE ȘTAMBIA „______________”.

8.1. Sigiliul rotund „_____________” confirmă semnătura administratorului de credit sau a persoanelor îndreptățite să efectueze operațiuni financiare și economice în domeniile de activitate, iar anumite tipuri de documente sunt certificate (Anexa N 10).

În 2017 vor exista o serie de schimbări semnificative în domeniul muncii de birou și al fluxului de documente. În primul rând, acestea vor afecta gestionarea evidențelor personalului și, de asemenea, vor afecta unele standardele de stat reglementarea executării actelor oficiale.

Din articol vei afla:

În 2017, munca de birou și fluxul de documente (ca componentă) rămân aspecte critice activităţile oricărei organizaţii. În cadrul acestor procese, toate documente oficiale companiilor, iar lucrul cu acestea este reglementat. Munca de birou include două componente de bază: documentația (repararea informațiilor) și fluxul documentelor (deplasarea documentației). Această zonă de activitate suferă modificări semnificative în fiecare an, aceasta fiind una dintre zonele care se schimbă cel mai rapid.

Nicio companie de pe teritoriul Federației Ruse nu poate exista izolată de legislatia actuala. Fluxul documentelor fiecare organizație trebuie să-și îndeplinească cerințele. Cadrul de reglementare legile în acest domeniu sunt reguli, care reglementează întocmirea documentelor și promovarea acestora, reglementează funcțiile serviciilor clericale și structura acestora. Modificări ale acestor acte sunt făcute în mod regulat. Ele pot include reguli noi pentru pregătirea documentației oficiale, pot stabili noi tipuri ale acesteia și pot desființa pe cele vechi și pot stabili regulile de lucru de birou.

În 2017, nu sunt așteptate schimbări cardinale în domeniul muncii de birou și al fluxului de documente. Cele mai semnificative evenimente includ:

1. anularea GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. sistem unificat documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe de documentare”;
2. introducerea evidențelor de personal simplificate pentru microîntreprinderi;
3. introducerea electronicii concediu medical;
4. stabilirea caracterului remunerat al unei evaluări independente a calificărilor angajaților;

În plus, o serie de amendamente la Codul Muncii, care afectează indirect fluxul de documente al organizației în 2017.

Ca și înainte, principalul local act normativ, reglementând tehnologia de lucru cu documentația în cadrul unei singure companii, în 2017 rămâne instrucțiuni de afaceri. Este elaborat ținând cont de nevoile organizației și de specificul proceselor documentare și informaționale ale acesteia. Acest act se bazează pe cerințele legislației și stă la baza unui flux de lucru rațional.

Schimbări în fluxul de documente și munca de birou în 2017

Până de curând, principalul eveniment al acestui an ar putea fi considerat intrarea în vigoare a noului Standard de Stat, care reglementează munca cu documente oficiale. Oaspete nou pentru munca de birou si fluxul documentelor de la 01 iulie 2017 trebuia să intre în vigoare, însă, prin Ordinul Rosstandart, data a fost amânată pentru iulie 2018.

Vorbim despre standardul R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și editare. Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documentație”.

Una dintre principalele diferențe ale noului GOST este că efectul său va fi mult mai larg. Deci, de exemplu, va reglementa executarea actelor, regulamentelor, regulilor, ordinelor, regulamentelor, rezoluțiilor, deciziilor și ordinelor, contractelor, actelor, instrucțiunilor, scrisorilor și certificatelor.

Noile seturi de standarde Cerințe generale pentru a crea documente. Acesta este subiectul capitolului său cu același nume. De exemplu, definește clar cerințele pentru fonturile utilizate și dimensiunea acestora.

În plus, vă permite să utilizați în mod absolut legal partea din spate a foii atunci când creați documente oficiale.

Unele modificări vor afecta detaliile necesare. Actul a precizat clar locația lor. În plus, sunt enumerate noi detalii posibile ale documentelor de afaceri, iar unele vechi sunt desființate.

Detalii noi	Detalii abolite
numele unității structurale (dacă inițiază crearea documentului)	OGRN (numărul principal de înregistrare de stat)
	TIN (număr de identificare fiscală)
ștampila de restricție de acces	KPP (codul motivului pentru înregistrarea fiscală)
marca de semnatura electronica	cod de organizare conform OKPO

Noua marcă a semnăturii electronice include numărul certificatului cheii, numele complet. proprietarul acestuia și perioada de valabilitate a certificatului. Apariția acestei cerințe poate implica o serie de modificări în fluxul de lucru deja în 2017: este recomandabil să pregătiți în avans ștampilele corespunzătoare.

Modificările au afectat și imaginea simbolurilor de stat. Emblema de stat a Federației Ruse și stema subiectului său sunt acum combinate într-un singur atribut, care poartă numele comun „Stema”.

Citeste si:

Regulile HR în 2017

Schimbări majore în reguli de afaceri 2017 va afecta zona evidențelor personalului. Acestea sunt inovații destul de semnificative în ceea ce privește regulile de recrutare, evidența personalului pentru microîntreprinderi și regulile de evaluare a nivelului de calificare a personalului.

Evidențele de personal simplificate pentru microîntreprinderi

Din fluxul de documente al microîntreprinderilor, conform Legii federale nr. 348-FZ, în 2017 o astfel de procedură precum aprobarea reglementărilor locale în sfera personalului poate dispărea complet sau parțial. Acestea sunt documente care reflectă normele dreptul muncii: reglementări privind salariile, programele de schimb, reglementările muncii etc. Tot conditiile necesare acum este posibil și necesar să te înregistrezi direct în contract de munca cu un angajat. Atunci când întocmești un contract, trebuie să te ghidezi după forma standard, aprobat la 27 august 2016 prin decretul guvernamental nr. 858.

Rețineți că microîntreprinderile includ juridice sau indivizii, în echipa căreia nu există mai mult de 15 angajați cu un venit total pentru anul de cel mult 120 de milioane de ruble.

Concediu medical electronic

Legea federală privind concediul medical electronic nr. 86-FZ introduce schimbări serioase în munca de birou și fluxul de documente în 2017. De la 1 mai 2107, fiecare angajat căruia i se acordă concediu medical își poate alege hârtia sau formular electronic. Această regulă se aplică celor care primesc prestații de boală sau de maternitate. Inovația ar trebui să faciliteze munca contabililor și lucrătorilor de personal, să susțină tendința de introducere a managementului electronic al documentelor și, de asemenea, să simplifice interacțiunea companiilor cu Fondul de asigurări sociale.

Evaluarea plătită a calificărilor personalului

Din ianuarie 2017, regulile care guvernează evaluare independentă calificările lucrătorilor. Începând cu anul acesta se va plăti o astfel de evaluare. Rețineți că inovațiile nu scutesc angajatorul de obligația de a oferi salariatului garanții legale pentru menținerea locului de muncă și a mediei. salariile precum și rambursarea cheltuieli de calatorie. Toate documentele oficiale legate de evaluarea competențelor sunt, de asemenea, implicate în munca de birou și fluxul de documente al organizațieiîn 2017.

În cazul în care examenul, precum și deplasarea la locul desfășurării acestuia, sunt plătite de angajat, acesta are dreptul să deducere fiscală pentru suma cheltuielilor cu impozitul pe venitul personal (nu mai mult de 120.000 de ruble). Pentru angajator, este posibil să se atribuie astfel de costuri costurilor asociate cu producția și vânzarea.

În concluzie, se poate observa că schimbările în munca de birou și fluxul de documente în 2017 nu pot fi numite radicale. Introducerea noului GOST și a unui număr de legi federale va afecta procesele obișnuite și, eventual, va iniția o revizuire a instrucțiunilor pentru munca de birou și programul fluxului de lucru în 2017. Cu toate acestea, aceste inovații nu sunt implementate instantaneu și există suficient timp pentru a face cunoștință cu ele și a începe să urmați noile reguli.

munca de birou

Documente care reglementează crearea și activitățile Bibliotecii Științifice Universale Regionale Tula

A.I. Izgarshev

munca de birou

Aspecte motivaționale ale creării și utilizării documentelor de management. Motivația pentru crearea documentelor de management

PE. Safiullina

munca de birou

GOST nou pentru documente

S.L. Kuznețov

munca de birou

Conferințe internaționale moderne pe probleme de management al documentelor

L.N. Varlamov

munca de birou

III Conferință Internațională Științifică și Practică „Managementul documentelor: Trecut, prezent, viitor”, dedicată memoriei profesorului T.V. Kuznetsova

Yu.M. Kukarina, A.Yu. Konkova

munca de birou

20 de ani de la revista „Deloproizvodstvo”

Serghei Kuznețov

Tehnologia de informație

Standardizarea managementului documentelor în Rusia: de ultimă orăși abordări ale studiului

E.V. Osennikova

Tehnologia de informație

De la documente la documentate interacțiune electronică

V.A. Ipatov

Documentație

Caracteristicile aplicarii pentru un loc de munca cetateni straini

L.R. Fionova, V.A., Efimova

A reglementa orice proces de producție sau de afaceri înseamnă a stabili regulile de implementare a acestui proces la nivel de legislație internă, corporativă. Acest lucru se poate face folosind reglementările locale. Care dintre ele poate funcționa într-o organizație și va fi nevoie în primul rând, vom lua în considerare în articol.

SEMNELE REGULAMENTELOR LOCALE (LNA)

În jurisprudență, există conceptul de „normativ act juridic". Actele juridice normative de cel mai înalt nivel, de stat, conțin norme de drept care sunt obligatorii pentru toți cetățenii statului. De exemplu, Constituția Federației Ruse, legi federale, coduri, decrete ale Președintelui. Spre deosebire de la nivel național, reglementările locale sunt valabile în cadrul uneia sau mai multor organizații și sunt obligatorii numai pentru angajații acestora.

Simplu spus, actul normativ local „Instrucțiuni pentru munca de birou a ABV SRL” este obligatoriu doar pentru angajații ABV SRL. Pentru nerespectarea reglementărilor locale, angajații organizației pot fi supuși răspunderii disciplinare.

Trăsăturile esențiale ale unui act juridic normativ sunt enumerate în paragraful 9 al hotărârii Plenului Curtea Suprema RF din 29 noiembrie 2007 nr. 48 „Cu privire la practica examinării de către instanţele de judecată a cauzelor de contestare totală sau parţială a actelor normative”. Prin analogie, este posibil să se determine principalele caracteristici ale LNA. Ca toate actele juridice normative, acestea:

• Publicat în modul prescris. Fiecare ANL parcurge traseul de la pregătirea unui proiect de document până la aprobarea acestuia de către Directorul General sau un funcționar special autorizat (vezi Schema).

• Conține reguli și reglementări care pot avea legătură cu activitățile organizației în ansamblu, diviziile acesteia (departamente, grupuri de lucru, comisii), colegii și alte organisme, implementarea proceselor de producție sau de afaceri. În același timp, există și LNA, pe care nu toți angajații trebuie să le respecte. Deci, dacă instrucțiunea privind munca de birou este obligatorie pentru toată lumea, atunci regulamentul privind comisie de expertiîndrumat numai de membrii acestei comisii.
• Folosit în mod repetat. Reglementările locale sunt emise și aplicate în mod repetat. Unele LNA însoțesc organizația pe tot parcursul existenței sale. Acestea sunt, de exemplu, reglementările interne ale muncii sau reglementările privind protecția datelor cu caracter personal ale angajaților.

LNA PENTRU PRODUCȚIE BIROURI: TIPURI ȘI SCOP

Toate documentele organizatorice și juridice au un singur scop - reglementarea unui proces sau fenomen. Prin urmare, uneori chiar și secretarii și grefierii cu experiență le este dificil să aleagă tipul de document pentru fiecare caz specific. Să încercăm să ne dăm seama. Sursa tuturor definițiilor este Dicționarul de specii și varietăți de modern documentatia de management» .

■ Poziţie- un act juridic normativ care determină statutul unei autorități, organizații, unități structurale, colegii, consultanți, expert, metodologic sau de altă natură și (sau) stabilește procedura de desfășurare a activităților (lucrărilor) de un anumit tip.

Regulamentul stabilește ce unități sau organisme structurale se află în organizație, le determină funcțiile, scopurile, sarcinile și responsabilitățile. Reglementările apar atunci când se formează noi diviziuni structurale. De exemplu, în locul biroului, se creează un departament de birou și o arhivă.

■ Instruire- un act juridic care este emis pentru stabilirea regulilor care reglementează aspectele organizatorice, științifice, tehnice, tehnologice, financiare sau alte aspecte speciale ale activităților organizațiilor, diviziilor lor structurale, funcționarilor și cetățenilor.

Spre deosebire de poziția, care, în primul rând, răspunde la întrebările „cine?” și „ce?”, instrucțiunea răspunde la întrebarea „cum?”. Descrie în detaliu și cuprinzător tot ceea ce are legătură cu implementarea unui anumit proces.

■ Reglementarea proceselor de afaceri- un act juridic normativ care determină procedura de desfășurare a activităților unei autorități, colegii sau organ consultativ.

Dar în cazul LNA, mai des vorbim despre un document puțin diferit, mai ales în organizatii comerciale. Apoi, un regulament al procesului de afaceri este înțeles ca un fel de document organizațional și juridic, care descrie în mod consecvent toate etapele procesului și procedura de interacțiune a interpreților în fiecare etapă.

O reglementare a procesului de afaceri diferă de o instrucțiune prin modul în care descrie operațiunile. În regulamente, acestea sunt descrise secvenţial (de la primul până la ultimul), iar în instrucţiuni sunt aranjate tematic.

■ Reguli- un act juridic normativ care stabilește normele și cerințele în raport cu subiectul reglementării legale.

Sarcina principală a regulilor este de a specifica și de a descrie în detaliu unul dintre procesele deja aprobate în instrucțiune. De exemplu, doar un alineat poate fi dedicat regulilor corespondenței electronice în instrucțiunile privind munca de birou. Și regulile independente pentru efectuarea corespondenței electronice sunt adesea un LNA voluminos, format din mai multe secțiuni. Descrie procesul de creare, trimitere, primire și procesare a e-mailurilor mai detaliat.

Dacă instrucțiunea este emisă pentru o descriere completă a unuia dintre aspectele activităților organizației, atunci regulile specifică instrucțiunea. Ele descriu nu doar fiecare pas, ci fiecare inhalare și expirație a executantului operației.

■ Ordin- un act juridic adoptat de conducatorul organizatiei, actionand singur, in scopul reglementarii activitatilor organizatiei.

Un ordin nu este în niciun caz întotdeauna un act normativ local, dar poate îndeplini această funcție. Aici ar fi potrivit să ne amintim Caracteristici importante LNA, pe care l-am considerat mai sus. Dacă ordinul stabilește normele (regulile) de implementare a procesului, numește persoane responsabile, se aplică în mod repetat și este obligatoriu pentru toți angajații indicați în acesta, atunci acesta poate fi recunoscut ca LNA cu drepturi depline.

Comenzile nu descriu ordinea procesului, ci fixează decizie. De exemplu, numiți responsabili cu munca de birou în sucursale sau aprobați sistemul de indexare a subdiviziunilor dezvoltat.

Tabelul 1 va ajuta la determinarea scopului diferitelor LNA și la alegerea celui mai potrivit tip de document pentru fiecare caz.

tabelul 1

Tipuri și scopul LNA pentru munca de birou

Tip de LNA	Numirea LNA	Exemplu
Poziţie	Determină starea unității structurale	Reglementări privind Serviciul de management al documentaţiei
	Stabilește procedura de realizare a activităților (lucrărilor) de un anumit tip	Reglementări privind păstrarea documentelor
	Stabilește statutul unui organ consultativ colegial	Reglementări privind comisia de experți
Instruire	Reglementează una dintre activitățile organizației	Instruire de lucru la birou
Reglementarea proceselor de afaceri	Descrie în mod consecvent operațiunile procesului și ordinea de interacțiune a participanților la operațiuni	Reglementări ale procesului de afaceri „Controlul executării sarcinilor conform documentelor”
	Concretă procesul deja reglementat	Reguli pentru trimiterea și primirea corespondenței
	Înregistrează decizia luată cu privire la proces	Ordinul „Cu privire la numirea responsabililor cu lucrările de birou din diviziile structurale”

INSTRUCȚIUNI DE AFACERI

Instrucțiuni pentru munca de birou - centrala reglementărilor locale privind instituțiile de învățământ preșcolar. Este posibil, deși nu este recomandat, să se facă fără o prevedere privind serviciul unei instituții de învățământ preșcolar sau fără reglementări pentru procesele de afaceri ale muncii de birou. Dar dacă cel puțin câțiva oameni sunt angajați în muncă de birou într-o organizație, atunci instrucțiunile corespunzătoare sunt pur și simplu necesare. În caz contrar, fiecare participant la procesele de muncă de birou (adică fiecare angajat) va lucra cu documentele după cum consideră de cuviință, bazându-se doar pe propriile cunoștințe și experiență și considerându-le singurele adevărate. Pentru o secretară, acesta este un dezastru. Prin urmare, nu puteți face fără instrucțiuni pentru munca de birou.

Baza normativă

Din păcate, nu există o instrucțiune standard privind munca de birou pentru organizațiile neguvernamentale și nu poate fi, deoarece acestea conduc instituțiile de învățământ preșcolar în moduri prea diferite, deși în cadrul unor reguli uniforme.

Procedura generală de elaborare a instrucțiunilor pentru munca de birou este exact aceeași ca și în Schemă: proiectul de document pregătit trece prin procedura de aprobare și este aprobat de directorul general sau de o persoană autorizată.

Nu trebuie să scrieți un manual pentru munca de birou de la zero cu propriile mâini. Toate regulile muncii de birou din Rusia au fost testate de zeci de ani și s-au schimbat nesemnificativ. Există multe surse pentru scrierea instrucțiunilor. Principalele pot fi:

• Instrucțiuni privind elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organisme federale putere executiva(aprobat prin ordinul Arhivei Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76; în continuare - Recomandări metodologice pentru autoritățile executive federale);
• GOST R 7.0.8.-2013. „Sistem de standarde privind informarea, biblioteconomia și publicarea. Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții";
• GOST R 7.0.97-2016 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Documentatie organizatorica si administrativa. Cerințe pentru documente” (în continuare - GOST R 7.0.97-2016);
• Instrucțiune tipică privind munca de birou și activitatea arhivei în autoritățile vamale ale Federației Ruse (aprobat prin ordin al Serviciului Vamal Federal al Rusiei din 09.07.2014 nr. 1331; denumit în continuare Instrucțiunea pentru Serviciul Vamal Federal). Este obligatoriu doar pentru FCS și organizațiile sale subordonate, dar alte organizații îl pot folosi ca bază pentru propriile instrucțiuni.

NOTĂ

GOST R 7.0.97-2016 intră în vigoare la 1 iulie 2017. A Recomandările metodologice pentru autoritățile executive federale și instrucțiunile pentru FCS se bazează pe standardul anterior pentru documente - GOST R 6.30-2003 și pe recomandările metodologice ale acestuia. De la 01.07.2017, ambele documente inceteaza sa mai fie relevante in partea dedicata proiectarii detaliilor. Prin urmare, compilatorii de instrucțiuni pentru munca de birou ar trebui să fie atenți - noul GOST R 7.0.97-2016 modifică nu numai regulile de prelucrare a detaliilor, ci și compoziția acestora.

Structura de instruire

Compoziția, ordinea de aranjare și conținutul secțiunilor instrucțiunii pot varia. Totul depinde de modul în care este construit sistemul de lucru de birou. Instrucțiuni pentru munca de birou în organizațiile care utilizează în mod activ sistemul electronic de gestionare a documentelor (EDMS) și electronic semnatura digitala(EDS) și în organizațiile în care fluxul de lucru pe hârtie înflorește, va fi foarte diferit.

Cu toate acestea, este posibil să se elaboreze un conținut universal de bază al instrucțiunii pentru munca de birou, astfel încât dezvoltatorii acestui LNA „pe teren” să aibă ceva de construit (Tabelul 2).

masa 2

Structura de bază a unei instrucțiuni de afaceri

Numărul partiției	Secțiunea de instrucțiuni de afaceri	Formulare aprobate de secție/exemplare de documente
	Dispoziții generale
	Termeni și definiții
	Cerințe de documentare	Forme de documente ( forma generala pentru documente, antet, formulare anumite tipuri documente, alte formulare). Forma jurnalului de contabilitate și emitere a formularelor (dacă organizația ține evidența formularelor). Exemple de înregistrare a fiecăruia dintre detalii (date imediat în text atunci când descriu regulile de procesare a detaliilor documentelor).
	Organizarea muncii cu documente
	Sistem electronic de gestionare a documentelor
	Caracteristici de lucru cu documente electronice
	Recepția, prelucrarea, înregistrarea și distribuirea corespondenței primite	Formularul registrului documentelor primite. Exemplu de act privind lipsa documentelor. Exemplu de act privind deteriorarea documentelor. O amprentă a unei ștampile pe înregistrarea documentului de intrare.
	Organizarea executării documentelor și comenzilor	Șablon de rezoluție. Formular de referinta-raport privind executarea documentelor.
	Caracteristici ale întocmirii și executării anumitor tipuri de documente	Exemplu de comandă. Exemplu de comandă. Exemplu de act (de exemplu, la returnarea unui pachet incomplet de documente) Exemplu de procură (de exemplu, pentru a primi corespondență).
	Procedura de înregistrare și executare a hotărârilor adoptate în cadrul ședințelor	Exemplu de proces-verbal rezumat al întâlnirii. Exemplu de proces-verbal complet al întâlnirii.
	Pregatirea si trimiterea documentelor de iesire	Exemplu de scrisoare de intenție. Forma registrului de ieșire a documentelor. Formular de jurnal de e-mail. Formular de listă pentru trimiterea e-mailurilor în lot.
	Procedura de lucru cu contestațiile cetățenilor	Forma de cerere (contestație) a unui cetățean. Forma registrului de contestații ale cetățenilor (dacă organizația ia în considerare separat apelurile cetățenilor).
	Procedura de transfer a documentelor pentru depozitare	Formular de predare.
	Organizarea si contabilizarea documentelor din arhiva	Forma nomenclatorului afacerilor organizației. Forma nomenclatorului cazurilor unității structurale. Forma inventarului cazurilor de depozitare permanentă; Forma inventarierii cazurilor de perioade temporare (peste 10 ani) de depozitare. Fișă de evidență a personalului. Forma de inventariere a dosarelor electronice si a documentelor de stocare permanenta. Forma de inventariere a dosarelor electronice si a documentelor de stocare temporara (peste 10 ani).
	Utilizarea documentelor din arhivă	Exemplu de act privind emiterea dosarelor pentru utilizare temporară.
	Distrugerea documentelor expirate	Forma actului privind alocarea pentru distrugere a documentelor cu perioade de depozitare expirate.

Ordinea de păstrare a documentelor conform instrucțiunilor

Ordinea de stocare a documentelor este descrisă în secțiunile instrucțiunii pe baza:

• Reguli de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fond de arhivă Federația Rusă și altele documente de arhivă in autoritati publice, organisme administrația localăși organizații (aprobat prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 martie 2015 nr. 526; în continuare - Reguli 2015);
• din Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor (aprobat prin decizia Colegiului Arhivelor Federale din 6 februarie 2002).

PROCESARE LNA LA BIROUL: CUM ALEG?

Pentru o organizație mică, o instrucțiune despre munca de birou va fi suficientă, mai ales dacă descrie toate procesele muncii de birou, de la crearea până la distrugerea unui document.

Reglementările privind munca de birou „cresc” cel mai adesea în LNA independent din instrucțiuni. Acest lucru se întâmplă în mod natural - pe măsură ce organizația se dezvoltă. Dacă la o anumită etapă devine necesară reglementarea proceselor de afaceri, atunci pot fi dezvoltate următoarele:

• reglementări ale procesului de afaceri „Crearea unui document”;
• reglementări ale procesului de afaceri „Controlul execuției documentelor”;
• reglementările procesului de afaceri „Arhivarea documentului”;
• alte reglementări, în funcție de procesele de afaceri pe care conducerea le consideră necesare să descrie și să reglementeze.

Un alt scenariu: organizația a acumulat o mulțime de documente, iar pentru acestea a fost creată o arhivă. În acest caz, este necesar să se reglementeze imediat procesul de stocare a acestora, altfel lucrătorii arhivei vor fi copleșiți de documente. Instrucțiunile pentru arhivarea și transferul fișierelor pentru stocarea arhivă vor ajuta la rezolvarea problemei.

Totuși, dacă arhiva este încă mică și este la început, poate fi reguli sau chiar o comandă pentru activitatea principală. Alegerea tipurilor de documente pentru reglementarea proceselor de muncă de birou, așa cum am aflat deja, este destul de mare.

Dicționar de tipuri și varietăți de documentație de management modern. - Rosarhiv, VNIIDAD. - M., 2014.

GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare.

„Documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare. Orientări pentru implementarea GOST R 6.30-2003 (aprobat de Arhivele Federale).