Organisasyon ng trabaho sa opisina sa mga katawan ng estado at munisipyo. Trabaho sa opisina sa mga awtoridad sa munisipyo at mga organisasyon ng estado

SAGOT: Gawain sa opisina- pagpapangkat ng mga dokumento sa mga kaso / grupo, pinagsama ng isang karaniwang tema. Ang pagpapangkat ay isinasagawa alinsunod sa naaprubahang pag-uuri ng mga dokumento. Dapat aprubahan ang pag-uuri ng dokumento Ang Director General sa simula ng taon. Anumang mga pagbabago / pagdaragdag ay dapat maaprubahan. Pagkatapos ng pagpaparehistro ng dokumento, ang orihinal o isang sertipikadong kopya nito ay inilalagay sa kaukulang file. Kung ang isang kopya ay inilagay sa file (kung ito ay kinakailangan upang gumana sa orihinal), ito ay naitala kung sino ang may orihinal sa sandaling ito.

KASO ay isang koleksyon ng mga dokumento na nauugnay sa isang partikular na isyu ng mga aktibidad ng kumpanya at inilagay sa isang hiwalay na folder na may naaangkop na pamagat.

Upang mapadali ang paghahanap ng mga dokumento sa mga kaso at ang kanilang paggamit sa pagpapatakbo para sa mga layunin ng pamamahala, ang isang listahan ng mga header ng kaso ay iginuhit, na tinatawag na NOMENCLATURE NG MGA KASO... Ang nomenclature ng mga kaso ay iginuhit alinsunod sa mga patakaran ng trabaho sa opisina na inaprubahan ng kumpanya. Bilang resulta, ang mga dokumento, habang isinasakatuparan ang mga ito, ay isasama lamang sa mga kasong iyon na inaabangan nang maaga para sa kanila ng nomenclature.

Mayroong dalawang uri ng case nomenclature - karaniwang nomenclature at tiyak na nomenclature ng mga kaso.

Karaniwang nomenclature ng mga kaso nagtatatag ng isang listahan ng mga pangalan ng kaso na tipikal para sa isang partikular na kumpanya, halimbawa, mga kaso alinsunod sa mga daloy ng dokumento (papasok, papalabas), mga kaso na pinagsama ang dokumentasyon ng accounting, ay dapat isama sa karaniwang nomenclature ng isang komersyal na organisasyon, Pangangasiwa ng HR atbp.

Mga tiyak na katawagan ng mga kaso ay isang listahan ng mga pangalan ng mga kaso na nagmumula sa mga aktibidad ng negosyo ng isang partikular na negosyo, halimbawa, maaari itong maging isang kaso para sa isang follow-up na proyekto o isang kliyente ng isang kumpanya.

Pinakamainam na gumuhit ng isang nomenclature ng mga kaso sa sumusunod na pagkakasunud-sunod:

Ang mga nomenclature ng mga kaso ay iginuhit mga yunit ng istruktura, bukod dito, ang katawagan ay tumutukoy hindi lamang sa mga pangalan ng mga kaso, ngunit nagtatakda din ng mga termino para sa kanilang imbakan sa archive;
· Ang isang espesyal na dibisyon ng negosyo ay bumubuo ng isang pinagsama-samang katawagan ng mga kaso.

Matapos ang pag-apruba ng buod na nomenclature ng mga kaso sa kumpanya, ang dokumentong ito ay ipinadala sa lahat ng mga dibisyon ng kumpanya at nagiging mandatory para sa pagpapatupad. Ang paggawa ng negosyo sa labas ng nomenclature ay hindi pinapayagan.

Pagbuo ng mga kaso ay ang pagtatalaga ng mga dokumento sa isang partikular na kaso alinsunod sa nomenclature ng mga kaso at ang sistematisasyon ng mga dokumento sa loob nito. Ang pagbuo ng mga kaso ay dapat isagawa sa gitna sa lugar ng pagpaparehistro ng mga dokumento (sa opisina o sa sekretarya) at dapat matugunan ang mga sumusunod na kinakailangan:

· 1. Lamang mga dokumento (orihinal o sertipikadong mga kopya), na iginuhit alinsunod sa mga kinakailangan ng mga pamantayan.
· 2. Ang mga sumusunod na dokumento ay HINDI INIlalagay sa kaso:
- hindi naaayon sa pamagat ng kaso;
- hindi wastong naisakatuparan (ibinalik para sa rebisyon);
- napapailalim sa pagbabalik;
- mga draft;
- hindi sertipikadong mga kopya.

Ang mga dokumento ay pinagsama-sama sa mga file isang taon ng dokumentaryo... Ang mga dokumento sa loob ng kaso ay nakaayos sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod. Ang mga pangunahing prinsipyo ng pag-aayos ng mga dokumento ay ang mga sumusunod:

· Tanong (sa mga isyu na iniharap sa mga dokumento);

kronolohikal (sa pamamagitan ng mga petsa ng mga dokumento; ang mga dokumento ng permanenteng at pansamantalang mga panahon ng imbakan ay nabuo sa iba't ibang mga kaso);

pagnunumero (pagpapangkat ng mga homogenous na dokumento na may serial numbering, halimbawa: mga invoice, resibo, atbp.).

Ang kaso ay hindi dapat maglaman ng higit pa 250 na mga sheet... Kung mayroong higit pang mga dokumento, pagkatapos ay nabuo ang mga ito ilang volume ng kaso, kung saan ang volume number ay nakasaad sa cover ng case.

Ang paghahanda ng mga naisagawang dokumento para sa imbakan ay ang huling yugto ng proseso ng trabaho sa opisina. Ang pagpili ng mga dokumento para sa imbakan sa archive o para sa pagkasira ay isinasagawa taun-taon sa pagtatapos ng taon ng opisina... Ang pagpili ay ginawa ng isang espesyal na komisyon. Kapag pumipili ng mga dokumento para sa pag-iimbak (pagtatakda ng mga panahon ng imbakan) o pagkasira, ang komisyon ay dapat magabayan ng "Listahan ng karaniwang mga dokumento sa pamamahala nabuo sa mga aktibidad ng mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng oras ng imbakan ", na inaprubahan ng Pinuno ng Rosarkhiv 06.10.2000.

Ang panahon ng pag-iimbak ng archival ng mga dokumento ay kinakalkula mula sa simula ng taon kasunod ng taon ng kanilang pag-expire. Halimbawa, kung ang isang dokumento ay nag-expire noong Mayo, ang panahon ng pag-iimbak nito ay kakalkulahin mula Enero 1 ng susunod na taon. Para sa mga dokumentong pinili ng komisyon para sa pagkawasak, ang isang Batas ay iginuhit, na naglilista ng mga pangalan, mga indeks at mga heading sa teksto ng mga nawasak na dokumento. Ang batas ay dapat pirmahan ng Pangkalahatang Direktor. Ipinagbabawal ang paggamit ng mga dokumentong pinili para sirain para sa mga pangangailangang pang-ekonomiya. Ipinagbabawal din na sunugin ang mga ito. Ang mga dokumento ay ginutay-gutay sa mga espesyal na makina, at pagkatapos ay ang mga hilaw na materyales ay ipinadala sa basurang papel.

Mga Pederal na Batas na may petsang Hulyo 27, 2006 Blg. 149-FZ "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon", na may petsang Abril 6, 2011 Blg. 63-FZ "Sa Electronic Signatures", na may petsang Hulyo 27, 2010 No. 210-FZ " Sa organisasyon ng pagkakaloob ng mga serbisyo ng estado at munisipyo ", utos ng Pamahalaan Pederasyon ng Russia may petsang 15.06.2009 No. 477 "Sa pag-apruba ng Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap", na may petsang 08.09.2010 No. 697" Sa isang pinag-isang sistema ng interdepartmental na elektronikong pakikipag-ugnayan ", utos ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang 12.02.2011 No. 176-r" Sa pag-apruba ng plano ng aksyon para sa paglipat mga pederal na katawan kapangyarihang tagapagpaganap sa walang papel na daloy ng dokumento kapag nag-oorganisa ng mga panloob na aktibidad."

Ipadala ang iyong mabuting gawa sa base ng kaalaman ay simple. Gamitin ang form sa ibaba

Ang mga mag-aaral, nagtapos na mga mag-aaral, mga batang siyentipiko na gumagamit ng base ng kaalaman sa kanilang pag-aaral at trabaho ay lubos na magpapasalamat sa iyo.

Nai-post sa http://www.allbest.ru/

NON-STATE EDUCATIONAL INSTITUTION

HIGHER PROFESSIONAL EDUCATION

KUZBASS INSTITUTE OF ECONOMY AND LAW

LEGAL FACULTY

DEPARTMENT OF HUMANITARIAN DISIPLINES

Pagsusulit

Sa pamamagitan ng disiplina: "Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala"

sa paksang "Organisasyon ng trabaho sa opisina sa mga pampublikong awtoridad at lokal na pamahalaan»

Nakumpleto ng: pangkat ng mag-aaral 303

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Panimula

Konklusyon

Panimula

Ang pangangailangan na i-automate ang trabaho sa opisina at ayusin ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay kinikilala ngayon ng estado at lokal na awtoridad sa halos lahat ng mga nasasakupan na entidad ng Russian Federation. Ngunit kasama ang pag-unawa sa naturang pangangailangan, maraming mga katanungan ang lumitaw, nang hindi natatanggap ang mga sagot kung saan imposibleng magpatuloy sa praktikal na pagpapatupad ng mga proyekto.

Saan mo dapat simulan ang pagpapatupad ng sistema? Paano hatiin ang buong proyekto sa mga yugto upang ang epekto ng pagpapatupad ay halata pagkatapos ng unang yugto, at lumalaki sa bawat kasunod na yugto? Ano ang magagamit teknikal na paraan mag-upgrade muna, ngunit ano ang maaaring maghintay? Anong mga mapagkukunang pampinansyal ang dapat na mahulaan sa badyet na may breakdown ayon sa mga taon batay sa mga katotohanan ng isang partikular na rehiyon?

Sa katunayan, ang lahat ng mga isyung ito ay may kinalaman sa pagtatayo ng isang karampatang plano para sa pagpapatupad ng proyekto para sa ilang taon sa hinaharap, na isinasaalang-alang ang nakaplanong financing, mga pangangailangan sa produksyon, teknikal na kagamitan at ang nakaplanong modernisasyon ng teknikal na parke.

Ang gawain ng mga inhinyero, taga-disenyo, mga tagapamahala ng produksyon ay tumatagal ng maraming oras upang pag-aralan, pag-aralan at gumuhit ng iba't ibang dokumentasyon. Lalo na ang mga malalaking paghihirap ay lumitaw, bilang isang panuntunan, sa panahon ng pag-unlad mga dokumento ng produksyon, na pangunahing dahil sa kakulangan ng espesyal na kaalaman mula sa mga compiler. Ang pag-alis ng nasayang na oras sa mga proseso ng pag-draft at paggamit ng mga dokumento ay nangangailangan ng isang makatwirang kumbinasyon ng pormalisasyon at pagkamalikhain, at ito, ayon sa mga may-akda, ay nangangailangan, sa isang banda, na maging pamilyar sa mga drafter ng mga dokumento sa pinaka pangkalahatang batas pang-unawa ng mga dokumento, sa kabilang banda - at ito ang pangunahing gawain - ang pagbabalangkas at sistematisasyon pangkalahatang tuntunin at mga pamantayan para sa paghahanda ng mga pangunahing dokumento.

Ang layunin ng pagsusulit ay mag-aral mga teoretikal na pundasyon organisasyon ng trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na awtoridad.

Ayon sa layunin ng kontrol, ang mga sumusunod na gawain ay itinakda sa gawain:

Tukuyin ang konsepto ng daloy ng trabaho;

Isaalang-alang ang modelo ng Russian ng trabaho sa opisina sa gobyerno at lokal na awtoridad;

Tukuyin ang mga sistema ng EDD para sa iba't ibang antas ng pamahalaan;

Isaalang-alang ang pag-automate ng pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga awtoridad.

1. Daloy ng dokumento bilang batayan para sa mga aktibidad ng awtoridad

Ang trabaho sa opisina sa pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa alinsunod sa Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 No. 477. Borodina V.V. Mga gawain sa opisina sa system kontrolado ng gobyerno... [Text] / V. V. Borodin. Publishing house: RAGS, 2008. - 154С Sa batayan ng Mga Panuntunang ito, ang pederal na ehekutibong katawan, sa pagsang-ayon sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng mga gawain sa archival, ay naglalabas ng pagtuturo sa mga papeles. Ang Mga Panuntunang ito ay hindi nalalapat sa organisasyon ng trabaho na may mga dokumentong naglalaman ng mga lihim ng estado.

Ang mga dokumento ay iginuhit sa mga form (karaniwang sheet ng A4 o A5 na papel) o sa form mga elektronikong dokumento at dapat magkaroon ng itinatag na hanay ng mga detalye, ang kanilang lokasyon at disenyo. Ang mga halimbawa ng mga form ay naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng executive body.

Ang lahat ng mga dokumento ay nahahati sa papasok, papalabas at panloob. Ang mga papasok na dokumento ay sumasailalim sa paunang pagproseso, pagpaparehistro, paunang pagsasaalang-alang sa serbisyo ng pamamahala ng opisina, ay inilipat sa pamamahala para sa pagsasaalang-alang, at pagkatapos ay pumunta sa mga gumaganap. Pagkatapos ng pagpapatupad, ang mga dokumento ay inilalagay sa mga file.

Ang bawat katawan ay bumubuo ng sarili nitong documentary fund. Ang nomenclature of affairs ng katawan ay pinag-ugnay sa komisyon ng pagsusuri ng eksperto ng kaukulang archive ng pederal na estado. Ang mga kaso ng permanenteng at pansamantalang (mahigit sa 10 taon) na imbakan ay inililipat sa archive. Itinatag ng Resolusyon ang pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento.

Ang terminong "workflow" ay kasalukuyang ginagamit nang napakalawak at matatagpuan sa paglalarawan ng halos lahat sistema ng impormasyon... Ang automation ng daloy ng trabaho ay ipinapatupad ng maraming system, at ang bawat isa sa kanila ay nagsasabing "isang pinagsamang diskarte sa pag-automate ng daloy ng trabaho." Kasabay nito, ang iba't ibang mga sistema ay ang pinakamalawak: mula sa mga sistema ng accounting ng bodega hanggang sa software para sa pagkontrol ng mga teknolohikal na proseso.

Sa gawaing ito, ang mga terminong "daloy ng dokumento", "trabaho sa opisina", atbp. ay itinuturing na eksklusibo sa konteksto ng organisasyon ng gawain ng mga awtoridad ng estado at lokal na pamahalaan sa sarili. Alinsunod dito, ang mga termino ay eksklusibong binibigyang kahulugan sa paggamit ng mga pambansang regulasyon na inilalapat sa gawain ng mga awtoridad.

Ayon sa kahulugan (GOST R 51141-98), ang daloy ng trabaho ay "ang paggalaw ng mga dokumento sa organisasyon mula sa sandaling nilikha o natanggap ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad o pagpapadala", iyon ay, ang buong ikot ng buhay ng buong hanay ng mga dokumento sa organisasyon hanggang sa mailipat sila sa archive o para sa pagkawasak.

Ang pamamahala ng mga rekord, o "dokumentasyon ng pamamahala", ayon sa parehong pinagmulan, ay nangangahulugang "isang sangay ng aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho na may mga opisyal na dokumento." Iyon ay, ang trabaho sa opisina ay isang hanay ng mga mekanismo ng organisasyon para sa pagpapanatili at pagkontrol sa daloy ng trabaho ng mga opisyal na dokumento. Gayunpaman, sa " Mga karaniwang tagubilin sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan "noong Nobyembre 27, 2000, ang mga tungkulin sa trabaho sa opisina ay hindi na limitado sa pagsasaayos lamang ng opisyal na daloy ng dokumento. Ito ay nagpapahintulot sa amin na igiit na ang mga sistema ng automation ng opisina ay dapat na kontrolin hindi lamang ang sirkulasyon ng mga rehistradong (opisyal) na dokumento, kundi pati na rin ang mga draft na dokumento.

2. Ang modelong Ruso ng trabaho sa opisina sa mga pampublikong awtoridad at lokal na pamamahala sa sarili

Sa Russia, sa isang pambansang sukat, isang pinag-isang teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ng pamamahala ay binuo, ang tinatawag na sistema ng dokumentasyon ng pamamahala ng estado (GS DOU). Ang trabaho sa opisina ng Russia ay walang mga analogue sa ibang mga bansa alinman sa mga tuntunin ng detalyadong pagpapaliwanag ng teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, o sa sukat ng pamamahagi. At kung sa Kanluran ang pag-unlad ng automation ng opisina ay nagpapasigla sa pag-unlad ng mga teknolohiya ng daloy ng dokumento, sa Russia, bilang panuntunan, ito ay tungkol sa pag-automate ng tradisyonal na itinatag na teknolohiya ng trabaho sa opisina.

Ano ang mga tampok " modelong Ruso"Trabaho sa opisina? Mayroong tatlong pinaka-kapansin-pansing mga pakinabang: Spivak VA Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala. [Text] / VA Spivak. - Publishing house: Peter, 2008. - 98C.

Kontrolin ang dokumento, simula sa sandali ng pagtanggap nito;

Sentralisasyon ng mga function ng kontrol;

Mga pare-parehong pamantayan ng daloy ng dokumento.

Hindi tulad ng Kanluraning paraan ng pagtatrabaho sa mga dokumento, Pagsasanay sa Russia ang dokumento ay nasa ilalim ng kontrol sa oras ng pagtanggap nito ng awtoridad. Ang mga panloob o papalabas na dokumento ay dumarating sa larangan ng pangitain ng kontrol kaagad pagkatapos ng "kapanganakan" - iyon ay, pag-apruba. Kasabay nito, ang relasyon ng mga dokumento ay sinusubaybayan - kung ang isang dokumento ay lumitaw bilang isang resulta ng pagpapatupad ng isang desisyon na ginawa sa isa pang dokumento. Ang lahat ng ito ay ginagawang posible upang matiyak na masubaybayan ang landas ng anumang dokumento na natanggap ng awtoridad ng estado at lokal na pamahalaan sa sarili, - pagkatapos ng lahat, hindi isang solong nakarehistrong dokumento ang maaaring mawala nang walang bakas.

Ang pinakamataas na sentralisasyon ng kontrol sa daloy ng dokumento ay ipinapalagay na ang dokumento ay dapat munang iulat sa pamamahala, at pagkatapos lamang, tinutubuan ng mga resolusyon alinsunod sa hierarchy ng serbisyo, ito ay bumaba sa mga direktang tagapagpatupad.

Ang isa pang mahalagang tampok ng "modelo ng Russia" ay ang pagkakaroon ng pare-pareho at detalyadong mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento ng pamamahala sa mga organisasyon, anuman ang kanilang larangan ng aktibidad. Ang lahat ng mga aktibidad ng mga serbisyo sa pamamahala ng opisina - mga ekspedisyon, mga opisina, mga grupo ng kontrol - ay kinokontrol hanggang sa mga patakaran para sa pagpuno ng mga libro sa pagpaparehistro, mga file ng card at mga form sa pag-uulat.

Dahil sa pagkakaroon ng naturang detalyadong regulasyon sa daloy ng dokumento sa mga katawan ng gobyerno, ang pagpapakilala ng isang panimula ng bagong teknolohiya ng isa o ibang dayuhang software na walang adaptasyon ay hindi makatotohanan. Sa kasong ito, maaari nating pag-usapan ang tungkol sa automation ng tradisyonal na trabaho sa opisina gamit ang mga modernong teknolohiya ng impormasyon.

Kasama sa tradisyunal na gawain sa opisina ang pagpapanatili ng maraming journal at/o filing cabinet na naghahatid ng mga dokumentong nakabatay sa papel. At ang pagpapanatili ng mga card file na ito ang pangunahing bagay ng automation ng opisina. Kasabay nito, walang pumipigil sa pagsasama sa awtomatikong sistema ng posibilidad na maiugnay ang card sa elektronikong imahe ng dokumento mismo (teksto at kahit isang imahe, tunog at video na pelikula). Kaya, ang mga teknolohikal na kondisyon ay nilikha para sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, sa turn, ay lumilikha ng mga paunang kondisyon para sa pagbuo mga elektronikong archive na may mga epektibong mekanismo para sa sanggunian at analitikal na gawain sa iba't ibang mga dokumento sa iba't ibang anyo ng pagtatanghal.

Sa kabilang banda, ang paggamit ng isang computer network ay lumilikha ng mga kondisyon para sa desentralisasyon ng pagganap ng iba't ibang mga tungkulin sa opisina-trabaho habang pinapanatili ang sentralisadong kontrol sa sirkulasyon ng dokumento. Maaari mong, halimbawa, payagan ang mga kagawaran at maging ang mga indibidwal na empleyado na mag-self-register ng mga dokumento at, sa parehong oras, sentral na kontrolin ang kanilang pagpasa. Bukod dito, ang pagkakaroon ng isang network na nagkokonekta sa mga heograpiyang malalayong awtoridad ay nagbibigay-daan para sa sentralisadong kontrol sa sirkulasyon ng dokumento, na imposibleng ipatupad sa loob ng balangkas ng purong teknolohiyang papel.

Ang modelo ng Ruso ng sirkulasyon ng dokumento ay hindi lamang ganap na katugma sa mga modernong diskarte sa mga proseso ng pamamahala, ngunit makabuluhang lumalampas din sa mga modelo ng Western ng sirkulasyon ng dokumento ng gusali. Sa katunayan, sa modelong Ruso, ang pagkawala ng mga dokumento ay maaaring mangyari lamang dahil sa isang direktang paglabag sa mga tagubilin sa trabaho sa opisina.

3. Pagpili ng diskarte sa pag-automate ng daloy ng trabaho

Ang pangangailangang i-automate ang daloy ng trabaho ng mga katawan ng pamahalaan at lokal na sariling pamahalaan ay halata na ngayon sa lahat.

Ang mga papeles na gumagamit ng mga paper journal at filing cabinet ay hindi tugma sa mga hinihingi upang mapabuti ang kahusayan ng mga tagapaglingkod sibil sa ilang kadahilanan.

Ang impormasyon tungkol sa mga dokumento at ang kurso ng kanilang pagpapatupad ay ipinamamahagi sa sistema ng mga filing cabinet ng organisasyon at ang mga istrukturang dibisyon nito. Samakatuwid, ang pagkuha ng impormasyon tungkol sa pagtatrabaho sa mga dokumento sa isang enterprise ay nangangailangan ng paghahanap at pagproseso ng data mula sa mga heterogenous at desentralisadong filing cabinet.

Ang mga file ng dokumento ay karaniwang pinaghihiwalay mula sa mga tagapagpatupad. Naglalaman ang mga ito ng hindi kumpleto at hindi pagpapatakbo na impormasyon tungkol sa estado ng mga dokumento.

Ang pagpaparami at paggalaw ng isang malaking bilang ng mga dokumento ng papel, ang pagpapanatili ng marami at pagdoble ng mga journal at mga file ng card ay humahantong sa isang malaking halaga ng hindi produktibong mga gastos sa paggawa.

Gayunpaman, ang mga kardinal, rebolusyonaryong diskarte sa sirkulasyon ng dokumento ng mga awtoridad ng estado at lokal na sariling pamahalaan ay lubhang mapanganib. Ito ay maaaring humantong hindi lamang sa isang pagkaantala sa pagpapatupad, ngunit din sa mga malubhang problema sa pamamahala.

Ang Microsoft, kasama ang mga kasosyo, ay nag-aalok ng dalawang hakbang-hakbang na software at mga metodolohikal na solusyon sa larangan ng pag-aayos ng daloy ng trabaho ng mga katawan ng pamahalaan at mga lokal na pamahalaan: Borodina V.V. Trabaho sa opisina sa sistema ng pampublikong administrasyon. [Text] / V.V. Borodin. Publishing house: RAGS, 2008. -184C.

Automated paperwork para sa paper workflow;

Pamamahala ng elektronikong dokumento at gawain sa opisina.

Ang ganitong hakbang-hakbang na diskarte ay maayos na magpapataas sa kahusayan ng katawan ng gobyerno, na aalisin ang posibilidad ng disorganisasyon ng mga aktibidad nito. Ang awtomatikong papeles para sa daloy ng trabaho sa papel ay, sa pinakamaikling posibleng panahon, ang pangunahing diskarte sa pag-automate ng daloy ng trabaho sa pamahalaan at mga lokal na awtoridad.

Ang mga dokumentong pinoproseso ng awtoridad, kabilang ang mga ipinadala gamit ang teknolohiya ng kompyuter, ay may dalawang anyo - tradisyonal na papel at elektroniko. Ang symbiosis na ito ay bunga ng katotohanan na ang modernong paraan ng paghahanda ng dokumento ay nagpapahiwatig ng isang elektronikong anyo ng pag-iimbak ng dokumento, at ang balangkas ng regulasyon at mahusay na itinatag na mga tuntunin ng paghawak ay batay sa papel. Gayundin, ang pinakamahalagang argumento na pabor sa pagpapanatili ng mga dokumentong nakabatay sa papel ay ang hindi maunahang kaginhawahan ng pakikipagtulungan sa kanila. Ang mga tuntunin at gawi ay nagbabago nang mas mabagal kaysa sa mga kakayahan ng modernong teknolohiya ng impormasyon.

Sa mga katawan ng estado at lokal na pamahalaan, tila, ito ay tumatagal ng mahabang panahon upang maiproseso ang mga dokumento sa elektronikong pormat mase-save ang mga operasyong nangangailangan ng paglikha ng kanilang mga kopya ng papel. Bilang isang patakaran, mas gusto ng mga tagapamahala na magtrabaho kasama ang mga dokumento sa anyo ng papel... Bilang karagdagan, habang ang pagpapalitan ng mga opisyal na dokumento sa pagitan ng mga awtoridad at ang kanilang paglipat sa archive ng estado ay nagaganap din sa anyo ng papel.

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento at gawaing pang-opisina (EDD) ay isang teknolohikal na tugon sa mga modernong pangangailangan ng kasalukuyang sitwasyong pampulitika at pang-ekonomiya para sa kahusayan. mga awtoridad ng Russia kapangyarihan ng estado at lokal na pamahalaan. Ang karanasan ng pagpapatupad nito sa mga katawan ng gobyerno sa Kanluran at mga halimbawa ng pagsasamantala sa malalaking, progresibong komersyal na istruktura ng Russia ay nagsasalita din ng pabor sa EDD.

4. Mga sistemang nag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay isang kumbinasyon ng mga bagong teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ginagawang posible ng mga inilapat na teknolohiya na mag-organisa ng isang "walang putol" na pakikipag-ugnayan ng mga system na nagbibigay iba't ibang operasyon pagproseso ng mga dokumento. Una sa lahat, ang mga naturang teknolohiya ay kinabibilangan ng: V.A. Spivak. Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala. [Text] / V.A. Spivak. - Publishing house: Peter, 2008. - 68C.

Mga teknolohiya sa pagkilala ng teksto na nagbabago ng mga papasok na dokumento ng papel sa ganap na elektronikong anyo ng pagtatanghal;

Electronic analogue ng isang sulat-kamay na lagda;

Ang ibig sabihin ng paghahatid ng data;

Paraan para sa pag-iimbak ng elektronikong impormasyon.

Ang mga teknolohiyang ito ay nagbibigay-daan sa mga subsystem na gumaganap ng iba't ibang mga function na organikong umakma sa isa't isa. Ang ganitong pakikipag-ugnayan ay maaaring makabuluhang tumaas ang kahusayan ng mga tagapaglingkod sibil kapag nagtatrabaho sa mga dokumento.

Ang daloy ng elektronikong dokumento ay nagbibigay-daan sa paglikha ng isang espasyo ng impormasyon sa isang katawan ng pamahalaan, na isinasama ang lahat ng mga sistema ng dokumentaryo sa isang hub ng impormasyon. Ang pagsasama ay isinasagawa nang hindi nawawala ang kalidad ng trabaho sa mga dokumento, habang pinapanatili ang mga tradisyon gawain sa opisina ng Russia... Ang batayan ng naturang pagsasama ay isang maaasahang imbakan ng mga dokumento at mga sistema ng daloy ng trabaho na nakikipag-ugnayan dito. Ang lahat ng naprosesong dokumento ay naka-imbak sa isang solong imbakan, na nagbibigay-daan para sa pinakamainam na paghahanap at pagpili ng impormasyon kapag naghahanda ng mga materyales. Sa ngayon, sa karamihan ng mga awtoridad at lokal na pamahalaan, marami nang operasyon ang ginagawa gamit ang teknolohiya ng computer. Ang gawain ng sistema ng automation ay upang ayusin ang epektibong kolektibong gawain sa mga teksto ng mga dokumento at bigyan ang bawat lingkod sibil ng isang mayamang espasyo ng impormasyon upang suportahan ang mga aktibidad.

5. Daloy ng dokumento ng mga opisyal na dokumento

Ang pangunahing layunin sa pagbuo ng mga teknolohiya sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay upang makamit ang pinakamataas na pagpapatuloy ng mga patakaran at pamamaraan ng pamamahala ng dokumento ng papel at journal-and-file na gawain sa opisina, na nagbibigay-daan para sa isang walang sakit na paglipat mula sa tradisyonal na mga teknolohiya hanggang sa mga modernong.

Pinoproseso ng sistema ng opisina-trabaho ang mga dokumentong nakaimbak sa iisang repositoryo ng mga dokumento ng awtoridad. Ito ay nagpapahintulot sa iyo na isama ang mga dokumentong naproseso opisyal na daloy ng dokumento, sa isang solong espasyo ng impormasyon ng awtoridad.

Ang teknolohiya sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay sinusuportahan ng mga sumusunod functionality mga sistema: M.I. Basakov. Gawain sa opisina. Gabay sa pag-aaral para sa mga mag-aaral institusyong pang-edukasyon gitna bokasyonal na edukasyon... [Text] / Basakov M.I. Publishing house: Marketing, 2002. -95С.

Awtomatikong pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento na ipinadala sa pamamagitan ng e-mail o sa pamamagitan ng Internet portal, kabilang ang mga ibinigay ng electronic digital signature (EDS) at proteksyon ng crypto;

pag-scan at pagkilala ng mga dokumentong papel gamit ang built-in na teknolohiyang OCR;

Attachment sa registration card (RK) ng isang elektronikong imahe ng isang dokumento sa anyo ng isang file (mga file) ng anumang format;

pagkakaiba-iba ng mga karapatan sa pag-access sa mga nakalakip na file ng imahe ng elektronikong dokumento;

Ang pagbibigay sa bawat opisyal - isang kalahok sa proseso ng papeles - ng kanyang personal na virtual na opisina, na nagsisiguro ng pag-access lamang ng opisyal sa mga dokumentong nauugnay sa kanyang kakayahan;

Tinitiyak ang proseso ng pag-apruba (pag-apruba) ng mga draft na dokumento;

full-text at attributive na paghahanap para sa mga electronic na dokumento, kabilang ang remote full-text na paghahanap;

Pagpapadala sa pamamagitan ng e-mail o pag-publish sa Internet portal ng awtoridad ng mga papalabas na elektronikong dokumento (gamit ang anumang e-mail na sumusuporta sa MAPI), protektado ng digital signature at encryption gamit ang mga sertipikadong paraan;

Pagbubuo at pagpapatupad ng mga kaso, i.e. pagsasama-sama ng mga naisakatuparan na dokumento sa mga kaso alinsunod sa nomenclature ng mga kaso at ang sistematisasyon ng mga dokumento sa loob ng kaso;

Imbakan ng archival ng mga elektronikong dokumento, mga gawain ng awtoridad.

Ang pangunahing yunit ng accounting sa system ay ang RK ng dokumento, ang pagkakumpleto ng mga detalye kung saan posible na makabuo ng mga istatistika at analytical na ulat sa iba't ibang mga pagbawas ng impormasyon, kadalian ng paghahanap.

Sa kasong ito, ang pangunahing hanay ng mga detalye ng Republika ng Kazakhstan ay maaaring palawakin gamit ang isang di-makatwirang hanay ng mga karagdagang detalye na tinukoy para sa bawat pangkat ng mga dokumento. Para sa mga karagdagang detalye ng RK, posible, kasama ang mga pangunahing detalye, na maghanap at pumili ng data kapag bumubuo ng mga ulat. Sa pagtanggap ng isang elektronikong papasok na dokumento, ang pagpaparehistro nito ay isinasagawa sa isang awtomatikong mode. Para sa isang dokumentong natanggap bilang resulta ng isang palitan sa pagitan ng dalawang EDD system, karamihan sa mga detalye ng RK ay awtomatikong nabuo. Ang elektronikong imahe ng dokumento ay naka-attach sa RK. Kasabay nito, ang pagkakakilanlan ng dokumentong ibinigay kasama ang proteksyon ng EDS at crypto ay na-verify. Kung papasok na dokumento dumating sa anyo ng papel, ang kapaligiran ng system ay tumatawag sa pakete ng OCR, at sa pagtanggap ng elektronikong imahe nito, babalik ito sa sistema ng trabaho sa opisina kasama ang sabay-sabay na pagkakalakip ng dokumento sa RK. Ang user ng system na nag-attach ng file ng dokumento ay nagtatakda ng mga karapatan sa pag-access sa file sa antas ng selyong lihim, pati na rin ang proteksyon (pagkansela ng proteksyon) mula sa pag-edit.

Kung kinakailangan upang isalin ang isang medyo malaking dami ng mga dokumento ng papel na nilayon para sa pagpapatupad at pag-iimbak sa elektronikong anyo, iminumungkahi na gamitin ang opsyon na "Pagpaparehistro ng stream". Sa kasong ito, pagkatapos ipasok ang data ng pagpaparehistro tungkol sa dokumento sa RK, ang gumagamit ng automated workstation (AWS) ng flow registration prints sa unang sheet ng barcode, na tumutugma sa internal system number na itinalaga ng system sa nakarehistrong dokumento. Pagkatapos nito, ang mga dokumento sa random na pagkakasunud-sunod mula sa iba't ibang mga workstation ng in-line na pagpaparehistro ay ipinadala sa isang scanning workstation na nilagyan ng isang high-speed scanner. Ang mga na-scan na elektronikong larawan ng mga dokumento ay pumasok sa database at, salamat sa teknolohiya ng pagkuha ng barcode, ay naka-attach sa kaukulang mga registration card ng mga dokumento.

Pagkatapos ng pagpaparehistro, ang RK na may nakalakip na dokumento ay ipinadala sa network sa opisyal na responsable para sa paggawa ng desisyon sa pagpapatupad ng dokumento, at pagkatapos ay sa mga tagapagpatupad ng dokumento alinsunod sa mga detalye ng ibinigay na resolusyon. Sa kasong ito, ang bawat tagapamahala o tagapalabas ay pinagkalooban ng ilang mga karapatan na nagbibigay-daan upang matiyak ang organisasyon ng trabaho na may mga dokumento, mas malapit hangga't maaari sa tradisyonal na trabaho sa isang talahanayan, kung saan ang mga dokumento ay inilatag sa mga folder na nasa kakayahan lamang ng ang empleyadong ito at kung saan ay naghihintay para sa pagsisimula ng pagpapatupad (sa Natanggap na folder) , maaaring tinanggap ng empleyado para sa pagpapatupad (sa On execution folder), o inilipat sa mga subordinates na may indikasyon ng deadline para sa pagpapatupad (sa On folder ng kontrol).

Sa kurso ng pagtatrabaho sa mga elektronikong dokumento, isang pinagsamang buong teksto at attributive na paghahanap para sa kinakailangang dokumento ay ibinigay, kasama ang tulong ng web access sa dokumentaryo database ng mga system.

Mga file na may mga teksto (mga larawan) ng papalabas at panloob na mga dokumento ayon sa karaniwang teknolohiya, naka-attach din sila sa RK. Ang papalabas na dokumento, na sinamahan ng mga detalye ng Republika ng Kazakhstan, ay maaaring protektahan ng EDS, i-encrypt at ilipat sa addressee.

Kaya, kasama ang posibilidad ng pagrehistro ng mga dokumento na natanggap sa pamamagitan ng mga linya ng komunikasyon, isang corporate electronic na daloy ng dokumento ay ibinigay. Ang mga naisagawang dokumento ay nabuo sa mga file at inilipat sa imbakan ng archival.

6. Automation ng pagpapalitan ng dokumento sa pagitan ng mga awtoridad

Maraming ahensya ng gobyerno ang gumagamit na ngayon ng legacy na automated document management system. Ang mga ito ay binuo sa iba't ibang software at hardware base. Ang ilan sa mga ito, na ibinibigay ng mga kasosyo sa Microsoft (kabilang ang inilarawan sa itaas na "Case" na sistema ng kumpanyang "Electronic Office Systems"), ay ipinatupad batay sa mga modernong teknolohiya. Gayundin, ang isang makabuluhang bilang ng mga sistema ng mga nakaraang henerasyon batay sa MS DOS at iba pang mga platform ay gumagana pa rin. Ang pag-iisa ng mga sistema sa lahat ng mga katawan ng estado sa nakikinita na hinaharap ay imposible kapwa mula sa pampulitika (mga karapatan ng mga paksa ng Federation at mga lokal na pamahalaan) at mga praktikal na pagsasaalang-alang. Ang pagpapatupad at, lalo na, ang pagpapalit ng mga operating system ay medyo mahaba, mahirap at mahal na proseso.

Sa sitwasyong ito, ang isang natural na solusyon ay upang bumuo ng isang paraan ng interdepartmental na pagpapalitan ng mga dokumento, na maaaring madaling iakma sa iba't ibang mga format ng mga papasok / papalabas na mensahe at magpapahintulot sa koneksyon ng iba't ibang mga system.

Ang pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento ay dapat na maayos na secure. Ang mga dokumento ay dapat bigyan ng isang elektronikong lagda na ginagarantiyahan ang pagiging may-akda at hindi pagbabago ng nilalaman ng dokumento, at sa indibidwal na mga kaso- sarado sa pamamagitan ng cryptographic na paraan mula sa hindi awtorisadong pag-access.

Ang bawat organisasyon ay may maraming mga organisasyong koresponden kung saan ito nakikipagpalitan ng mga dokumento, at lahat ay maaaring may iba't ibang mga format ng mensahe at kahit na mga network. Hindi makatwiran na i-load ang mga sistema ng mga indibidwal na organisasyon na may function ng patuloy na suporta ng impormasyon ng serbisyo na kinakailangan para sa pag-aayos ng palitan. Ito ay lohikal na bumuo ng pagpapalitan ng mga dokumento hindi ayon sa prinsipyo ng "bawat isa", ngunit ayon sa prinsipyo ng "mga bituin" - sa batayan ng Document Exchange Centers (DPC).

Maaaring gawin ng mga data center ang sumusunod na hanay ng mga function:. Kirsanova M.V. Trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na pamahalaan: aklat-aralin. allowance [Text] / M. V. Kirsanova. - Publisher: Infra-M :, 2004 .-- 127 S.

Pagbabago at koordinasyon ng mga format ng papasok at papalabas na mga dokumento;

Suporta para sa mga database ng address at pagkalkula ng mga ruta ng paghahatid ng dokumento;

Garantiyang paghahatid ng mga dokumento;

Karagdagang pag-archive ng mga dokumento;

Suporta at pag-synchronize ng mga reference na libro.

Ang mga sentro ng pagmemensahe ay maaari ding tanggapin ang papel ng mga CA na sumusuporta sa pribado at pampublikong pangunahing imprastraktura, mga pamamaraan sa pagpapatunay para sa mga organisasyong kalahok sa palitan.

Upang maisama sa data center, ang mga legacy na corporate system, kung kinakailangan, ay maaaring dagdagan ng mga espesyal na interface module na nagbibigay ng paunang format ng conversion at exchange procedure sa data center.

7. Mga sistema ng GIE para sa iba't ibang antas ng pamahalaan

Isang solusyon para sa munisipyo at iba pang awtoridad na may maliit na dami ng daloy ng trabaho. Ang kategoryang ito ay maaaring halos maiugnay mga istruktura ng munisipyo pamamahala na may maliit na dami ng sirkulasyon ng dokumento, na walang sapat na teknikal na base para sa pagpapatupad ng isang ganap na sistema ng EDD. Para sa kanila, ang isang solong-user na solusyon ay maaaring irekomenda, na nilagyan ng mga paraan ng ligtas na pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento na may mas mataas na organisasyon - direkta o sa pamamagitan ng isang data center. Ang gumagamit ng naturang solusyon ay karaniwang ang empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina ng organisasyon. Kasabay nito, ang trabaho ay isinasagawa gamit ang mga dokumento ng papel, ngunit ang sistema ay nagpapanatili ng pagpaparehistro ng mga papasok / papalabas na mga dokumento, mga talaan ng mga resolusyon sa mga dokumento, mga dokumento na isinulat sa kaso at ini-archive. Sa malaking bilang ng mga empleyado, ang isang talaan ng paggalaw ng mga orihinal na papel ay maaari ding panatilihin. Ang mga dokumentong natanggap sa elektronikong anyo mula sa isang parent na organisasyon ay agad na nairehistro, nai-print at sinimulang isakatuparan bago dumating ang mga orihinal na papel. Awtomatikong inaabisuhan ang namumunong organisasyon na ang dokumento ay nairehistro na. Ang solusyon na ito ay nagbibigay-daan sa:. Kirsanova M.V. Trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na pamahalaan: aklat-aralin. allowance [Text] / M. V. Kirsanova. -Paglalathala: Infra-M :, 2004. - 154S.

Pabilisin ang pagpapalitan ng mga papasok / papalabas na dokumento sa isang organisasyon ng magulang;

Bawasan ang bilang ng mga "nawalang" mga dokumento, ang lokasyon kung saan ay hindi alam.

8. Solusyon para sa lokal na awtoridad sariling pamahalaan

Ang kategoryang ito ay maaaring may kondisyon na isama ang mga istruktura ng pamamahala ng munisipyo na may average na dami ng daloy ng trabaho mula 3,000 hanggang 10,000 na mga dokumento bawat taon, isang opisina o sekretarya bilang isang istrukturang hiwalay na yunit at nagsasagawa ng trabaho hindi lamang sa mga dokumento mula sa mga organisasyon, kundi pati na rin sa mga liham at apela mula sa mga mamamayan at mga negosyo. Ang ganitong mga organisasyon ay karaniwang may sapat na fleet ng mga personal na computer na konektado sa isang lokal na network ng lugar. Para sa kanila, ang isang multi-user na solusyon na may isang bilang ng mga lugar ng trabaho mula 5 hanggang 20 ay maaaring irekomenda, na nilagyan ng ligtas na pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento na may mas mataas at mas mababang mga organisasyon (direkta o sa pamamagitan ng isang data center), isang koneksyon sa isang portal para sa pagpapaalam at pagtanggap ng mga aplikasyon mula sa mga mamamayan at organisasyon at ang posibilidad ng malayuang pag-access sa Internet sa data ng EDD system. Ang sistema ay dapat magbigay ng pagpaparehistro ng mga papasok / papalabas na mga dokumento, accounting ng mga resolusyon sa mga dokumento, mga dokumentong isinulat sa kaso at itinatago sa imbakan ng archival. Ang isang talaan ng paggalaw ng mga orihinal na papel ay dapat ding itago.

Ang mga gumagamit ng naturang solusyon ay karaniwang hindi lamang mga kawani ng klerikal, kundi pati na rin ang isang bilang ng mga empleyado ng mga functional unit. Dahil ang karamihan sa mga empleyado ng naturang mga organisasyon ay may mga personal na computer, sa loob ng balangkas ng naturang solusyon, nagtatrabaho sa bahagi ng mga dokumento, pangunahin o eksklusibo sa elektronikong anyo, ay maaari nang maisaayos. Inbox mga dokumentong papel maaaring i-digitize, at lahat ng karagdagang trabaho sa kanila ay maaari nang isagawa sa elektronikong anyo. Ang proseso ng pagpapatupad ng dokumento (pagpapataw at pagpapatupad ng mga resolusyon) ay maaari ding ayusin sa elektronikong paraan.

Kung ang isang organisasyon ay may palaging magagamit na channel sa Internet, ang malayuang pag-access sa EDD system ay maaaring ayusin sa pamamagitan ng isang web interface, na nagpapahintulot sa parehong mga opisyal na nasa malayo at mas mataas na mga organisasyon na subaybayan ang pag-unlad ng trabaho.

Ang solusyon na ito ay nagpapahintulot sa: Kuznetsov I.N. Suporta sa dokumentasyon ng pamamahala at trabaho sa opisina. [Text] / SA Kuznetsov. - M .: Yurayt, 2008.-84S.

Pabilisin ang pagpapalitan ng mga dokumento sa mas mataas at mas mababang mga organisasyon;

Bawasan ang pasanin sa mga kawani ng klerikal sa pamamagitan ng paglilipat ng bahagi ng mga tungkulin sa mga kagawaran;

Dagdagan ang pagiging epektibo ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento;

Ayusin ang isang epektibong sistema ng imbakan para sa magkakaugnay na mga dokumento;

Bawasan ang oras na ginugol sa paghahanap para sa mga kinakailangang dokumento;

Bawasan ang bilang ng mga "nawala" na mga dokumento, ang lokasyon kung saan ay hindi alam;

Pabilisin at gawing mas mahusay ang gawain ng mga empleyado sa pagpapatupad ng mga dokumento;

Bawasan ang gastos sa pagtatrabaho sa mga aplikasyon mula sa mga mamamayan at organisasyong isinumite sa elektronikong anyo(sa pamamagitan ng portal);

Magbigay ng kontrol sa pagpapatupad mahahalagang dokumento mula sa panig ng mas matataas na organisasyon.

Upang bumuo at suportahan ang portal, pati na rin upang ayusin ang malayuang pag-access sa Internet sa data ng EDD system, isang hanay ng mga teknolohiya sa Internet mula sa Microsoft (Internet Information Services, ASP technology, Microsoft Index Server) at ang API na ibinigay ng Delo- Ang sistema ng negosyo para sa pag-publish ng mga dokumento ay maaaring gamitin nang direkta mula sa base.

pag-aautomat ng kapangyarihan ng daloy ng trabaho

Konklusyon

Ang isang tampok ng trabaho sa opisina at daloy ng trabaho sa mga pampublikong awtoridad o lokal na pamamahala sa sarili, bilang isang sistema ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala, ay isang daang porsyento na pagmuni-muni ng mga proseso ng pamamahala sa anyo ng dokumentaryo. Dahil dito, ang mga proseso ng trabaho sa opisina at daloy ng trabaho ay nagiging sapat sa sarili at nangangailangan ng kanilang sariling sistema ng pamamahala.

Sa kasalukuyan, ang proseso ng pagpapakilala ng teknolohiya ng computer at mga network sa mga institusyon ng gobyerno ay aktibong isinasagawa, at sa marami sa kanila ang antas na nakamit hanggang sa kasalukuyan ay sapat na para sa pagpapakilala ng mga modernong teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ngunit bukod sa mga computer at network, nangangailangan ito ng isang hanay ng mga modernong solusyon sa software.

Ganap na alam ng Russian Federation ang kahalagahan ng lugar na ito, na makikita sa Federal target na programa"Electronic Russia" sa pangkalahatan at sa isang bilang ng mga partikular na kaganapan nito.

Ang resulta ng administratibong aktibidad ng apparatus ng estado ay nakasalalay sa maraming mga intermediate na link, ang isa ay deloorizstvo, na nagbibigay-daan upang matiyak ang kahusayan at kakayahang umangkop sa paggawa ng desisyon. Ang case-production ay nag-coordinate sa lahat ng mga yugto ng trabaho - mula sa disenyo hanggang sa praktikal na pagpapatupad ng mga solusyon. Kasama sa proseso ng kontrol ang mga sumusunod na pangunahing tipikal na dokumentadong operasyon:

Koleksyon at pagproseso ng dokumentaryo na impormasyon; paghahanda ng solusyon;

paggawa ng desisyon at pagdodokumento; pakikipag-usap ng mga desisyon sa mga tagapagpatupad;

Pagpapatupad ng desisyon; kontrol sa pagpapatupad; koleksyon ng impormasyon sa pagganap;

Paghahatid ng impormasyon sa pamamagitan ng patayo at pahalang na mga link; imbakan at pagkuha ng impormasyon.

Naisasakatuparan ng administrative apparatus ang mga tungkulin nito pangunahin sa pamamagitan ng unibersal at plenipotentiary na mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo na nilikha na nagpapalipat-lipat anuman ang mga detalye ng mga aktibidad sa lahat ng sektor ng pambansang ekonomiya at pampublikong administrasyon. Isinasaalang-alang na ang management apparatus ay gumagamit ng higit sa 14 milyong tao, at ang taunang sirkulasyon ng dokumento sa bansa ay humigit-kumulang 60 bilyong sheet at patuloy na lumalaki, kung gayon walang duda na ang isang epektibong regulasyon ang prosesong ito ay may pinakamahalaga... Bilang isa sa mga paraan ng pag-regulate ng mga daloy ng dokumento ay dokumentaryo mga pamantayan ng estado, all-union classifier at pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Ang mga ito at iba pang mga pamantayan ay kinikilala upang patatagin ang sirkulasyon ng dokumento sa bansa sa buong teknolohikal na cycle, upang lumikha ng pinakamainam na teknolohiya para sa pamamahala ng pamamahala ng dokumento ng bawat yunit ng pamamahala.

Listahan ng ginamit na panitikan

1. M.I. Basakov. Gawain sa opisina. Textbook para sa mga mag-aaral ng mga institusyong pang-edukasyon ng pangalawang bokasyonal na edukasyon. [Text] / Basakov M.I. Publishing house: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Trabaho sa opisina sa sistema ng pampublikong administrasyon. [Text] / V. V. Borodin. Publishing house: RAGS, 2008. - 376p.

3. Kirsanova M.V. Trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na pamahalaan: aklat-aralin. allowance [Text] / M.V. Kirsanov. - Publisher: Infra-M :, 2004 .-- 256p. - (Mas mataas na edukasyon)

4. Kuznetsov I.N. Suporta sa dokumentasyon ng pamamahala at gawain sa opisina. [Text] / I.N. Kuznetsov. - M .: Yurayt, 2008 .-- 576s.

5. Spivak V.A. Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala. [Text] / V.A. Spivak. - Publishing house: Peter, 2008. - 256s.

6. Sistema ng estado ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento at serbisyo ng dokumentasyon. - M., 1991

Na-post sa Allbest.ru

...

Mga katulad na dokumento

Pag-aaral ng mga kapangyarihan ng kapangyarihan ng estado at lokal na pamahalaan sa modernong Russia. Mga pamamaraan para sa pagpapatupad ng mga munisipal na awtoridad ng indibidwal kapangyarihan ng estado... Ang relasyon sa pagitan ng lokal na pamahalaan at pamahalaan.

term paper, idinagdag noong 05/04/2010

Teoretikal na aspeto organisasyon ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala sa isang institusyon ng pangangalagang pangkalusugan. Mga pagkakaiba sa pagitan ng trabaho sa opisina at daloy ng trabaho. Western office automation system sa Russia. Pagsusuri ng turnover ng dokumentasyon ng ospital.

thesis, idinagdag noong 01/06/2013

Pag-aaral ng mga kakaiba ng pamamahala ng tauhan sa Volgograd division ng Ministry of Fuel, Energy at Tariff Regulation. Pagpapabuti ng balangkas ng regulasyon para sa pamamahala ng mga tauhan sa mga katawan ng pamahalaan.

thesis, idinagdag noong 04/08/2014

Mga katangian ng pangangasiwa ng Suschevsky rural settlement ng rehiyon ng Kostroma. Batayang legal mga organisasyon ng lokal na pamahalaan. Ang kaugnayan ng mga katawan ng lokal na pamahalaan sa mga katawan ng pamahalaan. Pamamahala ng tauhan ng administrasyon.

ulat ng pagsasanay, idinagdag noong 07/09/2009

Pagsusuri ng lokal na sariling pamahalaan, pagpapasiya ng lugar at papel nito sa sistema ng pampublikong administrasyon. Ang mga pangunahing problema sa larangan ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga lokal na katawan ng self-government. Mga tampok ng pakikipag-ugnayan ng mga awtoridad sa munisipalidad ng Surgut.

thesis, idinagdag noong 08/22/2011

Ang konsepto at kahalagahan ng trabaho sa opisina sa mga aktibidad ng negosyo, ang mga prinsipyo at papel ng automation. Mga gawain ng serbisyo ng dokumentasyon ng pamamahala. Mga teknolohiya para sa pagpapatupad ng mga elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento, ginamit na software.

term paper, idinagdag noong 01/10/2015

Pagkonsulta sa tauhan: konsepto, kakanyahan at nilalaman. Pag-unlad ng pagkonsulta sa HR sa Russia. Outsourcing bilang isang paraan ng pagkonsulta. Pag-optimize ng mga proseso ng administratibo at pamamahala sa mga katawan ng gobyerno at lokal na pamahalaan sa Russian Federation.

idinagdag ang term paper noong 06/26/2013

Mga paglalarawan ng paggamit ng mga teknolohiya ng computer upang mapabuti ang mga proseso ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala. Mga katangian ng gawain sa opisina ng Astrakhan State Conservatory. Pagsusuri ng mga daloy ng dokumento, organisasyon ng trabaho sa mga dokumento.

thesis, idinagdag noong 12/12/2011

Ang kakanyahan ng istraktura ng organisasyon ng mga pampublikong awtoridad, mga prinsipyo at diskarte sa pagbuo nito, mga tampok at pamantayan para sa pagtatasa ng kahusayan. Mga rekomendasyon para sa pagpapabuti ng istraktura ng organisasyon ng Executive Committee ng isang partikular na lugar.

thesis, idinagdag noong 04/08/2015

Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala. Sistema ng estado ng mga institusyong pang-edukasyon sa preschool. Liham pangnegosyo at komersyal. Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento. Automation ng mga proseso ng suporta sa dokumentasyon ng pamamahala. Kasaysayan ng computerization ng trabaho sa opisina.

NON-STATE EDUCATIONAL INSTITUTION

HIGHER PROFESSIONAL EDUCATION

KUZBASS INSTITUTE OF ECONOMY AND LAW

LEGAL FACULTY

DEPARTMENT OF HUMANITARIAN DISIPLINES

Pagsusulit

Sa pamamagitan ng disiplina: "Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala"

sa paksang "Organisasyon ng trabaho sa opisina sa mga pampublikong awtoridad at lokal na pamamahala sa sarili"

Nakumpleto ng: pangkat ng mag-aaral 303

Panshina E.Yu.

Sinuri:

Kemerovo, 2010

Panimula ………………………………………………………………… ..… .3

1. Daloy ng dokumento bilang batayan para sa mga aktibidad ng awtoridad …………… .5

2. Ang modelong Ruso ng trabaho sa opisina sa mga pampublikong awtoridad at lokal na pamamahala sa sarili ……………………………………………………….… ..7

3. Pagpili ng diskarte sa pag-automate ng daloy ng dokumento ……………………… 10

4. Mga sistemang nag-aayos ng daloy ng elektronikong dokumento …………….… ..12

5. Daloy ng dokumento ng mga opisyal na dokumento ……………………… ..… ..14

6. Automation ng pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga awtoridad ……… ...… 18

7. EDD system para sa mga awtoridad ng iba't ibang antas ......................................... ............................ 20

8. Solusyon para sa lokal na pamahalaan ……………………… .... 21

Konklusyon ……………………………………………………… ... 23

Listahan ng mga ginamit na literatura ………………………………… ..25

Panimula.

Saan mo dapat simulan ang pagpapatupad ng sistema? Paano hatiin ang buong proyekto sa mga yugto upang ang epekto ng pagpapatupad ay halata pagkatapos ng unang yugto, at lumalaki sa bawat kasunod na yugto? Alin sa mga available na teknikal na paraan ang dapat unang i-upgrade, at alin ang maaaring maghintay? Anong mga mapagkukunang pampinansyal ang dapat na mahulaan sa badyet na may breakdown ayon sa mga taon batay sa mga katotohanan ng isang partikular na rehiyon?

ang gawain ng mga inhinyero, taga-disenyo, tagapamahala ng produksyon

maraming oras ang inilalaan sa pag-aaral, pagsusuri at pag-iipon ng iba't-ibang

dokumentasyon. Lalo na ang mga malalaking paghihirap ay lumitaw, bilang isang patakaran, kung kailan

pagbuo ng mga dokumento ng produksyon, na pangunahin dahil sa kakulangan ng dalubhasang kaalaman ng mga compiler. Ang pag-alis ng nasayang na oras sa mga proseso ng pagbalangkas at paggamit ng mga dokumento ay nangangailangan ng makatwirang kumbinasyon ng pormalisasyon at pagkamalikhain, at ito, ayon sa mga may-akda, ay nangangailangan, sa isang banda,

familiarizing ang mga drafters ng mga dokumento na may pinaka-pangkalahatang mga batas ng pang-unawa ng mga dokumento, sa kabilang banda, at ito ang pangunahing gawain - ang pagbabalangkas at systematization ng mga pangkalahatang tuntunin at mga pamantayan para sa paghahanda ng mga pangunahing dokumento.

Ang layunin Ang control work ay ang pag-aaral ng theoretical foundations ng organisasyon ng office work sa mga pampublikong awtoridad at lokal na pamahalaan.

Ayon sa layunin ng kontrol, ang mga sumusunod ay itinakda sa gawain mga gawain:

Tukuyin ang konsepto ng daloy ng trabaho;

Isaalang-alang ang modelo ng Russian ng trabaho sa opisina sa gobyerno at lokal na awtoridad;

Tukuyin ang mga sistema ng EDD para sa iba't ibang antas ng pamahalaan;

Isaalang-alang ang pag-automate ng pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga awtoridad.

1. Daloy ng dokumento bilang batayan para sa mga aktibidad ng awtoridad.

Ang trabaho sa opisina sa pederal na ehekutibong katawan ay isinasagawa alinsunod sa Mga Panuntunan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan, na inaprubahan ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 No. 477. Sa batayan ng Mga Panuntunang ito, ang pederal na ehekutibo katawan sa kasunduan sa pederal na ehekutibong katawan sa larangan ng pag-archive ay nag-publish ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina. Ang Mga Panuntunang ito ay hindi nalalapat sa organisasyon ng trabaho na may mga dokumentong naglalaman ng mga lihim ng estado.

Ang mga dokumento ay iginuhit sa mga form (karaniwang mga sheet ng A4 o A5 na papel) o sa anyo ng mga elektronikong dokumento at dapat na may itinatag na hanay ng mga detalye, ang kanilang lokasyon at disenyo. Ang mga halimbawa ng mga form ay naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng pinuno ng executive body.

Ang terminong "workflow" ay kasalukuyang ginagamit nang napakalawak at matatagpuan sa paglalarawan ng halos bawat sistema ng impormasyon. Ang automation ng daloy ng trabaho ay ipinapatupad ng maraming system, at ang bawat isa sa kanila ay nagsasabing "isang pinagsamang diskarte sa pag-automate ng daloy ng trabaho." Kasabay nito, ang iba't ibang mga sistema ay ang pinakamalawak: mula sa mga sistema ng accounting ng bodega hanggang sa software para sa pagkontrol ng mga teknolohikal na proseso.

Ayon sa kahulugan (GOST R 51141–98), ang daloy ng dokumento ay "ang paggalaw ng mga dokumento sa isang organisasyon mula sa sandaling nilikha o natanggap ang mga ito hanggang sa pagkumpleto ng pagpapatupad o pagpapadala", iyon ay, ang buong siklo ng buhay ng buong set ng mga dokumento sa isang organisasyon hanggang sa mailipat sila sa archive o para sirain.

Ang pamamahala ng mga rekord, o "dokumentasyon ng pamamahala", ayon sa parehong pinagmulan, ay nangangahulugang "isang sangay ng aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho na may mga opisyal na dokumento." Iyon ay, ang trabaho sa opisina ay isang hanay ng mga mekanismo ng organisasyon para sa pagpapanatili at pagkontrol sa daloy ng trabaho ng mga opisyal na dokumento. Gayunpaman, sa "Modelo na Pagtuturo sa Trabaho sa Opisina sa mga Federal Executive Bodies" na may petsang Nobyembre 27, 2000, ang mga tungkulin sa trabaho sa opisina ay hindi na limitado sa pagsasaayos lamang ng opisyal na daloy ng dokumento. Ito ay nagpapahintulot sa amin na igiit na ang mga sistema ng automation ng opisina ay dapat na kontrolin hindi lamang ang paglilipat ng mga rehistradong (opisyal) na dokumento, kundi pati na rin ang mga draft na dokumento.

2. Ang modelong Ruso ng trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na awtoridad.

Ano ang mga tampok ng "modelo ng Russia" ng trabaho sa opisina? Mayroong tatlong pinaka-kapansin-pansin na mga pakinabang:

Kontrolin ang dokumento, simula sa sandali ng pagtanggap nito;

Sentralisasyon ng mga function ng kontrol;

Mga pare-parehong pamantayan ng daloy ng dokumento.

Hindi tulad ng mga pamamaraan ng Kanluranin sa pagtatrabaho sa mga dokumento, sa kasanayang Ruso ang dokumento ay inilalagay sa ilalim ng kontrol sa oras ng pagtanggap nito ng awtoridad. Ang mga panloob o papalabas na dokumento ay dumarating sa larangan ng pangitain ng kontrol kaagad pagkatapos ng "kapanganakan" - iyon ay, pag-apruba. Kasabay nito, ang relasyon ng mga dokumento ay sinusubaybayan - kung ang isang dokumento ay lumitaw bilang isang resulta ng pagpapatupad ng isang desisyon na ginawa sa isa pang dokumento. Ang lahat ng ito ay ginagawang posible upang matiyak na masubaybayan ang landas ng anumang dokumento na natanggap ng awtoridad ng estado at lokal na pamahalaan sa sarili, - pagkatapos ng lahat, hindi isang solong nakarehistrong dokumento ang maaaring mawala nang walang bakas.

Kasama sa tradisyunal na gawain sa opisina ang pagpapanatili ng maraming journal at/o filing cabinet na naghahatid ng mga dokumentong nakabatay sa papel. At ang pagpapanatili ng mga card file na ito ang pangunahing bagay ng automation ng opisina. Kasabay nito, walang pumipigil sa pagsasama sa awtomatikong sistema ng posibilidad na maiugnay ang card sa elektronikong imahe ng dokumento mismo (teksto at kahit isang imahe, tunog at video na pelikula). Kaya, ang mga teknolohikal na kondisyon ay nilikha para sa paglipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang paglipat sa daloy ng elektronikong dokumento, sa turn, ay lumilikha ng mga paunang kondisyon para sa pagbuo ng mga elektronikong archive na may mabisang mekanismo para sa sanggunian at analytical na gawain sa iba't ibang mga dokumento sa iba't ibang anyo ng pagtatanghal.

3. Pagpili ng diskarte sa pag-automate ng daloy ng trabaho.

Ang pangangailangang i-automate ang daloy ng trabaho ng mga katawan ng pamahalaan at lokal na sariling pamahalaan ay halata na ngayon sa lahat.

Ang mga papeles na gumagamit ng mga paper journal at filing cabinet ay hindi tugma sa mga hinihingi upang mapabuti ang kahusayan ng mga tagapaglingkod sibil sa ilang kadahilanan.

Ang mga file ng dokumento ay karaniwang pinaghihiwalay mula sa mga tagapagpatupad. Naglalaman ang mga ito ng hindi kumpleto at hindi pagpapatakbo na impormasyon tungkol sa estado ng mga dokumento.

Ang Microsoft, kasama ang mga kasosyo, ay nag-aalok ng dalawang hakbang-hakbang na software at mga metodolohikal na solusyon sa larangan ng pag-aayos ng daloy ng dokumento ng pamahalaan at mga lokal na awtoridad:

Automated paperwork para sa paper workflow;

Pamamahala ng elektronikong dokumento at gawain sa opisina.

Sa mga katawan ng kapangyarihan ng estado at lokal na self-government, tila, sa loob ng mahabang panahon, kapag nagpoproseso ng mga dokumento sa elektronikong anyo, ang mga operasyon na nangangailangan ng paglikha ng kanilang mga kopya ng papel ay mapangalagaan. Bilang isang patakaran, mas gusto ng mga tagapamahala na magtrabaho kasama ang mga dokumento ng papel. Bilang karagdagan, habang ang pagpapalitan ng mga opisyal na dokumento sa pagitan ng mga awtoridad at ang kanilang paglipat sa archive ng estado ay nagaganap din sa anyo ng papel.

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento at gawaing pang-opisina (EDD) ay isang teknolohikal na tugon sa mga modernong kinakailangan na ipinapataw ng kasalukuyang sitwasyong pampulitika at pang-ekonomiya sa pagiging epektibo ng mga katawan ng gobyerno ng Russia at lokal na sariling pamahalaan. Ang karanasan ng pagpapatupad nito sa mga katawan ng gobyerno sa Kanluran at mga halimbawa ng pagsasamantala sa malalaking, progresibong komersyal na istruktura ng Russia ay nagsasalita din ng pabor sa EDD.

4. Mga sistemang nag-aayos ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Tulad ng nabanggit sa itaas, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay isang kumbinasyon ng mga bagong teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Ginagawang posible ng mga inilapat na teknolohiya na mag-organisa ng isang "walang putol" na pakikipag-ugnayan ng mga system na nagbibigay ng iba't ibang mga operasyon sa pagpoproseso ng dokumento. Una sa lahat, ang mga naturang teknolohiya ay kinabibilangan ng:

Mga teknolohiya sa pagkilala ng teksto na nagbabago ng mga papasok na dokumento ng papel sa ganap na elektronikong anyo ng pagtatanghal;

Electronic analogue ng isang sulat-kamay na lagda;

Ang ibig sabihin ng paghahatid ng data;

Paraan para sa pag-iimbak ng elektronikong impormasyon.

Ang daloy ng elektronikong dokumento ay nagbibigay-daan sa paglikha ng isang espasyo ng impormasyon sa isang katawan ng pamahalaan, na isinasama ang lahat ng mga sistema ng dokumentaryo sa isang hub ng impormasyon. Ang pagsasama ay isinasagawa nang hindi nawawala ang kalidad ng trabaho sa mga dokumento, habang pinapanatili ang mga tradisyon ng trabaho sa opisina ng Russia. Ang batayan ng naturang pagsasama ay isang maaasahang imbakan ng mga dokumento at mga sistema ng daloy ng trabaho na nakikipag-ugnayan dito. Ang lahat ng naprosesong dokumento ay naka-imbak sa isang solong imbakan, na nagbibigay-daan para sa pinakamainam na paghahanap at pagpili ng impormasyon kapag naghahanda ng mga materyales. Sa ngayon, sa karamihan ng mga awtoridad at lokal na pamahalaan, marami nang operasyon ang ginagawa gamit ang teknolohiya ng computer. Ang gawain ng sistema ng automation ay upang ayusin ang epektibong kolektibong gawain sa mga teksto ng mga dokumento at bigyan ang bawat lingkod sibil ng isang mayamang espasyo ng impormasyon upang suportahan ang mga aktibidad.

5. Daloy ng dokumento ng mga opisyal na dokumento.

Pinoproseso ng sistema ng opisina-trabaho ang mga dokumentong nakaimbak sa iisang repositoryo ng mga dokumento ng awtoridad. Nagbibigay-daan ito sa iyong isama ang mga dokumentong naproseso ng opisyal na daloy ng dokumento sa isang espasyo ng impormasyon ng awtoridad.

Ang teknolohiya sa pamamahala ng elektronikong dokumento ay sinusuportahan ng sumusunod na pag-andar ng system:

pag-scan at pagkilala ng mga dokumentong papel gamit ang built-in na teknolohiyang OCR;

Attachment sa registration card (RK) ng isang elektronikong imahe ng isang dokumento sa anyo ng isang file (mga file) ng anumang format;

pagkakaiba-iba ng mga karapatan sa pag-access sa mga nakalakip na file ng imahe ng elektronikong dokumento;

Ang pagbibigay sa bawat opisyal - isang kalahok sa proseso ng opisina - ng kanyang personal na virtual na opisina, na nagsisiguro ng pag-access lamang ng opisyal sa mga dokumentong nauugnay sa kanyang kakayahan;

Tinitiyak ang proseso ng pag-apruba (pag-apruba) ng mga draft na dokumento;

full-text at attributive na paghahanap para sa mga electronic na dokumento, kabilang ang remote full-text na paghahanap;

Pagbubuo at pagpapatupad ng mga kaso, i.e. pagsasama-sama ng mga naisakatuparan na dokumento sa mga kaso alinsunod sa nomenclature ng mga kaso at ang sistematisasyon ng mga dokumento sa loob ng kaso;

Imbakan ng archival ng mga elektronikong dokumento, mga gawain ng awtoridad.

Sa kasong ito, ang pangunahing hanay ng mga detalye ng Republika ng Kazakhstan ay maaaring palawakin gamit ang isang di-makatwirang hanay ng mga karagdagang detalye na tinukoy para sa bawat pangkat ng mga dokumento. Para sa mga karagdagang detalye ng RK, posible, kasama ang mga pangunahing detalye, na maghanap at pumili ng data kapag bumubuo ng mga ulat. Sa pagtanggap ng isang elektronikong papasok na dokumento, ang pagpaparehistro nito ay isinasagawa sa isang awtomatikong mode. Para sa isang dokumentong natanggap bilang resulta ng isang palitan sa pagitan ng dalawang EDD system, karamihan sa mga detalye ng RK ay awtomatikong nabuo. Ang elektronikong imahe ng dokumento ay naka-attach sa RK. Kasabay nito, ang pagkakakilanlan ng dokumentong ibinigay kasama ang proteksyon ng EDS at crypto ay na-verify. Kung ang papasok na dokumento ay dumating sa anyo ng papel, ang kapaligiran ng system ay tumatawag sa pakete ng OCR, at sa pagtanggap ng elektronikong imahe nito, ibinalik ito sa sistema ng trabaho sa opisina kasama ang sabay-sabay na pagkakalakip ng dokumento sa RK. Ang user ng system na nag-attach ng file ng dokumento ay nagtatakda ng mga karapatan sa pag-access sa file sa antas ng selyong lihim, pati na rin ang proteksyon (pagkansela ng proteksyon) mula sa pag-edit.

Ang mga file na may mga teksto (mga larawan) ng papalabas at panloob na mga dokumento ay naka-attach din sa RK gamit ang karaniwang teknolohiya. Ang papalabas na dokumento, na sinamahan ng mga detalye ng Republika ng Kazakhstan, ay maaaring protektahan ng EDS, i-encrypt at ilipat sa addressee.

6. Automation ng pagpapalitan ng mga dokumento sa pagitan ng mga awtoridad.

Ang pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento ay dapat na maayos na secure. Ang mga dokumento ay dapat bigyan ng isang elektronikong lagda na ginagarantiyahan ang pagiging may-akda at hindi pagbabago ng nilalaman ng dokumento, at sa ilang mga kaso - sarado sa pamamagitan ng cryptographic na paraan mula sa hindi awtorisadong pag-access.

Maaaring gawin ng mga data center ang sumusunod na hanay ng mga function:

Pagbabago at koordinasyon ng mga format ng papasok at papalabas na mga dokumento;

Suporta para sa mga database ng address at pagkalkula ng mga ruta ng paghahatid ng dokumento;

Garantiyang paghahatid ng mga dokumento;

Karagdagang pag-archive ng mga dokumento;

Suporta at pag-synchronize ng mga reference na libro.

7. EDD system para sa mga awtoridad ng iba't ibang antas.

Solusyon para sa munisipyo at iba pang mga awtoridad na may maliit na dami ng sirkulasyon ng dokumento Ang kategoryang ito ay maaaring kondisyon na maiugnay sa mga istruktura ng pamamahala ng munisipyo na may maliit na dami ng sirkulasyon ng dokumento, na walang sapat na teknikal na base para sa pagpapatupad ng isang ganap na sistema ng EDD. Para sa kanila, ang isang solong-user na solusyon ay maaaring irekomenda, na nilagyan ng mga paraan ng ligtas na pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento na may mas mataas na organisasyon - direkta o sa pamamagitan ng isang data center. Ang gumagamit ng naturang solusyon ay karaniwang ang empleyado na responsable para sa trabaho sa opisina ng organisasyon. Kasabay nito, ang trabaho ay isinasagawa gamit ang mga dokumento ng papel, ngunit ang sistema ay nagpapanatili ng pagpaparehistro ng mga papasok / papalabas na mga dokumento, mga talaan ng mga resolusyon sa mga dokumento, mga dokumento na isinulat sa kaso at ini-archive. Sa malaking bilang ng mga empleyado, ang isang talaan ng paggalaw ng mga orihinal na papel ay maaari ding panatilihin. Ang mga dokumentong natanggap sa elektronikong anyo mula sa isang parent na organisasyon ay agad na nairehistro, nai-print at sinimulang isakatuparan bago dumating ang mga orihinal na papel. Awtomatikong inaabisuhan ang namumunong organisasyon na ang dokumento ay nairehistro na. Ang solusyon na ito ay nagbibigay-daan sa:

Pabilisin ang pagpapalitan ng mga papasok / papalabas na dokumento sa isang organisasyon ng magulang;

Bawasan ang bilang ng mga "nawalang" mga dokumento, ang lokasyon kung saan ay hindi alam.

8. Desisyon para sa lokal na pamahalaan.

Ang mga gumagamit ng naturang solusyon ay karaniwang hindi lamang mga kawani ng klerikal, kundi pati na rin ang isang bilang ng mga empleyado ng mga functional unit. Dahil ang karamihan sa mga empleyado ng naturang mga organisasyon ay may mga personal na computer, sa loob ng balangkas ng naturang solusyon, nagtatrabaho sa bahagi ng mga dokumento, pangunahin o eksklusibo sa elektronikong anyo, ay maaari nang maisaayos. Ang mga papasok na dokumento ng papel ay maaaring i-digitize, at ang lahat ng karagdagang trabaho sa kanila ay maaari nang isagawa sa electronic form. Ang proseso ng pagpapatupad ng dokumento (pagpapataw at pagpapatupad ng mga resolusyon) ay maaari ding ayusin sa elektronikong paraan.

Pabilisin ang pagpapalitan ng mga dokumento sa mas mataas at mas mababang mga organisasyon;

Bawasan ang pasanin sa mga kawani ng klerikal sa pamamagitan ng paglilipat ng bahagi ng mga tungkulin sa mga kagawaran;

Dagdagan ang pagiging epektibo ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento;

Ayusin ang isang epektibong sistema ng imbakan para sa magkakaugnay na mga dokumento;

Bawasan ang oras na ginugol sa paghahanap para sa mga kinakailangang dokumento;

Bawasan ang bilang ng mga "nawala" na mga dokumento, ang lokasyon kung saan ay hindi alam;

Pabilisin at gawing mas mahusay ang gawain ng mga empleyado sa pagpapatupad ng mga dokumento;

Bawasan ang gastos sa pagtatrabaho sa mga aplikasyon mula sa mga mamamayan at organisasyong isinumite sa electronic form (sa pamamagitan ng portal);

Tiyakin ang kontrol sa pagpapatupad ng mahahalagang dokumento ng mas matataas na organisasyon.

Konklusyon.

Ang Russian Federation ay ganap na nakakaalam ng kahalagahan ng lugar na ito, na makikita sa Federal Target Program na "Electronic Russia" sa kabuuan at sa isang bilang ng mga partikular na aktibidad nito.

Koleksyon at pagproseso ng dokumentaryo na impormasyon; paghahanda ng solusyon;

paggawa ng desisyon at pagdodokumento; pakikipag-usap ng mga desisyon sa mga tagapagpatupad;

Pagpapatupad ng desisyon; kontrol sa pagpapatupad; koleksyon ng impormasyon sa pagganap;

Paghahatid ng impormasyon sa pamamagitan ng patayo at pahalang na mga link; imbakan at pagkuha ng impormasyon.

Naisasakatuparan ng administrative apparatus ang mga tungkulin nito pangunahin sa pamamagitan ng unibersal at plenipotentiary na mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo na nilikha na nagpapalipat-lipat anuman ang mga detalye ng mga aktibidad sa lahat ng sektor ng pambansang ekonomiya at pampublikong administrasyon. Isinasaalang-alang na ang administrative apparatus ay gumagamit ng higit sa 14 milyong mga tao, at ang taunang sirkulasyon ng dokumento sa bansa ay humigit-kumulang 60 bilyong mga sheet at patuloy na lumalaki, kung gayon walang duda na ang epektibong pagkontrol ng regulasyon sa prosesong ito ay napakahalaga. Ang mga pamantayan ng dokumento ng estado, all-Union classifier at pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ay gumaganap bilang isa sa mga paraan ng pag-regulate ng mga daloy ng dokumento. Ang mga ito at iba pang mga pamantayan ay kinikilala upang patatagin ang sirkulasyon ng dokumento sa bansa sa buong teknolohikal na cycle, upang lumikha ng isang pinakamainam na teknolohiya para sa pamamahala ng pamamahala ng dokumento para sa bawat

yunit ng pamamahala.

Listahan ng ginamit na panitikan:

1. M. I. Basakov. Gawain sa opisina. Textbook para sa mga mag-aaral ng mga institusyong pang-edukasyon ng pangalawang bokasyonal na edukasyon. [Text] / Basakov M.I. Publishing house: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Trabaho sa opisina sa sistema ng pampublikong administrasyon. [Text] / V. V. Borodin. Publishing house: RAGS, 2008. - 376p.

3. Kirsanova M.V. Trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na pamahalaan: aklat-aralin. allowance [Text] / M. V. Kirsanova. -Paglalathala: Infra-M :, 2004 .-- 256p. - (Mas mataas na edukasyon)

4. Kuznetsov I.N. Suporta sa dokumentasyon ng pamamahala at gawain sa opisina. [Text] / SA Kuznetsov. - M .: Yurayt, 2008 .-- 576s.

5. Spivak V. A. Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala. [Text] / V.A. Spivak. - Publishing house: Peter, 2008. - 256s.

Sistema ng estado ng dokumentasyon ng suporta para sa pamamahala. Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga dokumento at serbisyo ng dokumentasyon. - M., 1991

Borodina V.V. Trabaho sa opisina sa sistema ng pampublikong administrasyon. [Text] / V. V. Borodin. Publishing house: RAGS, 2008. - 154C

Spivak V.A. Dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala. [Text] / V.A. Spivak. - Publishing house: Peter, 2008. - 98C.

Borodina V.V. Trabaho sa opisina sa sistema ng pampublikong administrasyon. [Text] / V. V. Borodin. Publishing house: RAGS, 2008. -184C.

Spivak V.A. Dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala. [Text] / V.A. Spivak. - Publishing house: Peter, 2008. - 68C.

M. I. Basakov. Gawain sa opisina. Textbook para sa mga mag-aaral ng mga institusyong pang-edukasyon ng pangalawang bokasyonal na edukasyon. [Text] / Basakov M.I. Publishing house: Marketing, 2002. –95C.

Kirsanova M.V. Trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na pamahalaan: aklat-aralin. allowance [Text] / M. V. Kirsanova. -Paglalathala: Infra-M :, 2004. - 127S.

Kirsanova M.V. Trabaho sa opisina sa pamahalaan at lokal na pamahalaan: aklat-aralin. allowance [Text] / M. V. Kirsanova. -Paglalathala: Infra-M :, 2004. - 154S.

Kuznetsov I.N. Suporta sa dokumentasyon ng pamamahala at gawain sa opisina. [Text] / SA Kuznetsov. - M .: Yurayt, 2008. –84C.

Ibinunyag ang teoretikal na mga probisyon Pam-publikong administrasyon, ang mga konsepto ng dokumento, ang mga uri nito, mga pag-andar, mga patakaran ng pagpapatupad, pati na rin ang mga kakaiba ng pagguhit ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo sa mga awtoridad ng estado at munisipyo. Ang mga prinsipyo at panuntunan para sa pag-aayos ng trabaho sa opisina, daloy ng dokumento sa tradisyonal at automated na sistema ng trabaho sa opisina, mga teknolohiya para sa pagtatrabaho sa mga apela ng mga mamamayan, paghahanda ng mga dokumento para sa paglipat sa imbakan ng archival ay isinasaalang-alang. Sumusunod sa pinakabagong henerasyon ng Federal State Educational Standard. Para sa mga undergraduate na mag-aaral, mga mag-aaral ng advanced na sistema ng pagsasanay, mga executive at mga espesyalista ng estado at munisipal na mga institusyon at organisasyon.

Isang serye: Bachelor (KnoRus)

* * *

litro ng kumpanya.

Regulasyon ng trabaho sa opisina sa mga katawan ng estado

1.1. Mga pangunahing konsepto sa larangan ng gawaing opisina

Alinsunod sa Art. 10 ng Konstitusyon ng Russian Federation, ang kapangyarihan ng estado sa Russia ay nahahati sa lehislatibo, ehekutibo at hudisyal, depende sa mga tungkulin na ginanap. Ang prinsipyo ng paghihiwalay ng mga kapangyarihan ay nalalapat hindi lamang sa organisasyon ng kapangyarihan ng estado sa antas ng pederal, kundi pati na rin sa sistema ng mga katawan ng kapangyarihan ng estado ng mga nasasakupang entidad ng Federation.

Isinasagawa ng mga katawan ng estado ang isa sa mga tungkulin ng kapangyarihan ng estado, ayon sa pagkakabanggit, ito ay nahahati sa pambatasan, ehekutibo at hudikatura.

Mga organo ang lehislatura Ay kinatawan at mga institusyong pambatasan nabuo sa pamamagitan ng halalan. Ang kanilang pangunahing gawain ay paggawa ng batas, ngunit bilang karagdagan dito, nagsasagawa rin sila ng iba pang mga tungkulin, halimbawa, kontrolin ang mga aktibidad ng sangay ng ehekutibo.

Ang mga executive body ay karaniwang hinirang na mga katawan. ang pangunahing gawain mga ehekutibong katawan awtoridad - upang sumunod sa mga probisyon ng Konstitusyon, mga pederal na batas, iba pang mga regulasyon. Ang mga ehekutibong awtoridad ay nagpapatakbo batay sa isang kumbinasyon ng one-man management na may collegiality.

Ang hudikatura ay nangangasiwa ng hustisya. Ang mga aktibidad ng mga korte ay naglalayong palakasin ang tuntunin ng batas at batas at kaayusan, ang pag-iwas sa mga krimen at iba pang mga pagkakasala, ay may tungkuling protektahan mula sa anumang pagpasok sa mga pundasyong nakasaad sa Konstitusyon. kaayusan ng konstitusyon, mga karapatang pantao at sibil at kalayaan, iba pang mga demokratikong institusyon. Ang mga korte ay independyente at napapailalim lamang sa batas.

Ang mga lokal na katawan ng self-government ay namamahala sa munisipal na ari-arian, bumubuo, nag-apruba at nagsagawa ng lokal na badyet, nagtatatag ng mga lokal na buwis at bayarin, nagsasagawa ng seguridad kaayusan ng publiko, pati na rin lutasin ang iba pang mga isyu lokal na kahalagahan.

Ang mga lokal na pamahalaan ay mga legal na entity at kumikilos sa kanilang sariling ngalan nang nakapag-iisa. Mula sa itaas, sumusunod na ang pamamahala ng munisipyo ay ang aktibidad ng mga inihalal at iba pang mga lokal na katawan ng self-government para sa pamamahala ng mga munisipal na ari-arian, mga pasilidad ng munisipyo, ang pagbuo at pagpapatupad ng lokal na badyet, na naglalayong tiyakin ang buhay ng populasyon ng munisipalidad, paglutas ng iba pang mga isyu ng lokal na kahalagahan, kabilang ang organisasyon ng sarili nitong gawain, serbisyo sa munisipyo.

Ang lokal na sariling pamahalaan ay isinasagawa sa mga munisipalidad - mga pamayanan sa lunsod at kanayunan: sa isang nayon o ilang mga nayon na may karaniwang lugar(distrito), mga lungsod o bahagi ng malalaking lungsod (mga lunsod o bayan, mga kapitbahayan).

Kahulugan: serbisyo sa munisipyo - ang propesyonal na aktibidad ng mga mamamayan, na isinasagawa sa isang patuloy na batayan sa mga posisyon ng serbisyo sa munisipyo, pinalitan ng isang konklusyon kontrata sa pagtatrabaho(kontrata).

Ang pangunahing tungkulin ng anumang estado o institusyong munisipal- paggawa ng mga desisyon sa pamamahala. Ang lahat ng mga desisyon sa pamamahala ng mga katawan ng estado at munisipyo ay ginawa batay sa impormasyon, na dapat na maaasahan, napapanahon at kumpleto.

Kahulugan: dokumentasyon - pagtatala ng impormasyon sa isang midyum ayon sa itinatag na mga tuntunin.

Ang proseso ng pagtatala ng impormasyon sa ilang uri ng carrier ng impormasyon (papel, magnetic, atbp.) para sa layunin ng karagdagang paggamit nito ay tinatawag na dokumentasyon. Ang pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala ay isang napakalaking tungkulin na ginagampanan ng lahat ng mga katawan ng estado at munisipyo.

Kahulugan: dokumento - impormasyong naitala sa isang carrier na may mga detalye na nagpapahintulot na makilala ito.

Kapag lumilikha ng mga dokumento, ginagamit ang iba't ibang paraan ng dokumentasyon, depende sa nilalaman ng impormasyon: pag-record ng tunog (dokumento ng phono), litrato (dokumento ng larawan), pag-record ng mga imahe at tunog (dokumento ng audiovisual), atbp.

Kahulugan: paraan ng dokumentasyon - paraan ng teknolohiyang pang-organisasyon at computer na ginagamit upang magtala ng impormasyon sa isang carrier.

Sa kasalukuyan, ang mga elektronikong dokumento ay malawakang ginagamit sa mga katawan ng pamahalaan.

Kahulugan: elektronikong dokumento - isang dokumento, ang impormasyon kung saan ipinakita sa elektronikong anyo.

Ang isang dokumento na iginuhit, inisyu o nasa sirkulasyon ng estado o munisipyo na mga katawan, institusyon, organisasyon at pagtugon sa ilang mga kinakailangan ay kabilang sa kategorya ng isang opisyal na dokumento.

Kahulugan: isang dokumento na nilikha ng isang legal o natural na tao, iginuhit at pinatunayan alinsunod sa itinatag na pamamaraan, ay tinatawag na isang opisyal na dokumento.

Opisyal na dokumento na ginagamit sa kasalukuyang mga aktibidad mga ahensya ng gobyerno ay tinatawag opisyal na dokumento.

Pansin! Kung ang isang dokumento ay nilikha ng isang tao sa labas ng saklaw ng kanyang opisyal o panlipunang mga aktibidad, kung gayon ito ay itinuturing na isang dokumento ng personal na pinagmulan.

Dapat mayroon ang mga dokumento, parehong opisyal at opisyal legal na puwersa o legal na kahalagahan.

Kahulugan: ang ligal na kahalagahan ng dokumento ay ang pag-aari ng dokumento upang kumilos bilang isang kumpirmasyon ng aktibidad ng negosyo o mga personal na kaganapan.

Kahulugan: legal na puwersa ng isang dokumento - ang pag-aari ng isang opisyal na dokumento upang maging sanhi ng mga legal na kahihinatnan.

Katangian na tampok Ang mga opisyal na dokumento ay ang pagkakaroon ng isang tiyak na anyo, ang pagkakasunud-sunod ng kanilang publikasyon, pagsasama-sama, ang pagkakaroon ng mga kinakailangang detalye.

Kahulugan: props - isang elemento ng disenyo ng dokumento (halimbawa, lagda, selyo, teksto).

Ang bilang ng mga uri at uri ng mga dokumento, ang pagiging kumplikado ng kanilang komposisyon, ang pagkakaroon ng mga espesyal na alituntunin para sa pagbibigay ng legal na puwersa sa mga dokumento at iba pang malubhang problema na nauugnay sa dokumentasyon ng pamamahala ay nangangailangan ng paglalaan ng isang espesyal na sangay ng aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon at organisasyon ng trabaho na may mga opisyal na dokumento. Ang sangay ng aktibidad na ito ay tinatawag na gawaing pang-opisina.

Kahulugan: trabaho sa opisina - isang aktibidad na nagbibigay ng dokumentasyon, daloy ng trabaho, imbakan ng pagpapatakbo at paggamit ng mga dokumento.

Kahulugan: suporta sa dokumentasyon (pamamahala), institusyong pang-edukasyon sa preschool - isang aktibidad na sadyang nagbibigay ng mga tungkulin sa pamamahala ng dokumento.

Tandaan!

Ang mga sumusunod na pagdadaglat ay ginagamit sa gawaing pang-opisina:

US - pinag-isang sistema;

USORD - pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo;

GSDOU - sistema ng estado ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala;

OKUD - ang all-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala;

OKPO - ang all-Russian classifier ng mga negosyo at organisasyon;

Ang GOST ay isang pamantayan ng estado.

Ang mga dokumento ng pamamahala ay nagsisilbi sa ilang mga function ng pamamahala: pagpaplano, organisasyon, kontrol, atbp.

Ang mga dokumentong nauugnay sa isang function ng pamamahala ay karaniwang tinatawag na isang sistema ng dokumentasyon, halimbawa, isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo, isang sistema ng dokumentasyon ng accounting, isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan.

Kahulugan: ang isang sistema ng dokumentasyon ay isang hanay ng mga dokumento na magkakaugnay ayon sa mga katangian ng pinagmulan, layunin, uri, larangan ng aktibidad, pare-parehong mga kinakailangan para sa kanilang pagpaparehistro.

Ang mga function ng pamamahala sa lahat ng mga organisasyon ay may parehong uri, samakatuwid, ang mga dokumento para sa bawat function ay dapat na pareho sa mga uri at form.

Kahulugan: ang pagdadala ng mga dokumento sa pinakamainam na pagkakapareho sa komposisyon at mga anyo ay tinatawag pagkakaisa mga dokumento.

Magkaisa hindi lamang magkahiwalay na mga dokumento, ngunit gayundin ang sistema ng dokumentasyon sa kabuuan.

Kahulugan: ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ay isang sistema ng dokumentasyong nilikha ayon sa magkakatulad na mga tuntunin at mga kinakailangan, na naglalaman ng impormasyong kinakailangan para sa pamamahala sa isang partikular na larangan ng aktibidad.

Ang sistema ng dokumentasyon ay binubuo ng iba't ibang uri ng mga dokumento. Ang All-Russian Classifier of Management Documentation (OKUD), na unang naaprubahan noong 1978, ay kasama ang mga uri at anyo ng mga dokumento na mga bagay ng pag-iisa sa proseso ng paglikha ng pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon.

Ang All-Russian Classifier ng Management Documentation ay bahagi ng pinag-isang sistema klasipikasyon at coding ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon at sumasaklaw sa pinag-isang sistema ng mga dokumentong pinahihintulutang gamitin sa pambansang ekonomiya.

Ang All-Russian Classifier of Management Documentation ay idinisenyo upang malutas ang mga sumusunod na gawain:

1) pagpaparehistro ng mga anyo ng mga dokumento;

2) pag-streamline ng mga daloy ng impormasyon sa pambansang ekonomiya;

3) pagbawas sa bilang ng mga form na ginamit;

4) pagbubukod mula sa sirkulasyon ng mga hindi pamantayang anyo ng mga dokumento;

5) tinitiyak ang accounting at systematization ng pinag-isang anyo ng mga dokumento batay sa kanilang pagpaparehistro;

6) kontrol sa komposisyon ng mga form ng dokumento at maiwasan ang pagdoble ng impormasyon na ginamit sa larangan ng pamamahala;

7) makatwirang organisasyon ng kontrol sa paggamit ng mga pinag-isang porma.

Sa kasalukuyan, kasama sa OKUD ang mga sumusunod na sistema ng dokumentasyon:

1) 0200000 Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo;

2) 0300000 Pinag-isang sistema ng pangunahing dokumentasyon ng accounting;

3) 0400000 Bank of Russia pinag-isang sistema ng dokumentasyon;

4) 0500000 Pinag-isang sistema ng accounting financial, accounting at dokumentasyon ng pag-uulat ng pampublikong sektor ng pamamahala;

5) 0600000 Pinag-isang sistema ng pag-uulat at istatistikal na dokumentasyon;

6) 0700000 Pinag-isang sistema ng accounting at pag-uulat na dokumentasyon ng accounting ng mga negosyo;

7) 0800000 Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng paggawa;

8) 0900000 Pinag-isang Sistema ng Dokumentasyon ng Pension Fund ng Russian Federation;

9) 1,000,000 Pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng dayuhang kalakalan;

Ang mga bagay ng pag-uuri ng OKUD ay interdepartmental at intersectoral magkatulad na anyo mga dokumento na inaprubahan ng mga kagawaran at ministeryo ng Russian Federation. Ang classifier ay naglalaman ng mga pagtatalaga ng code at mga pangalan ng pinag-isang anyo ng mga dokumento na kasama sa pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon.

Kahulugan: pinag-isang form ng dokumento (UFD) - isang anyo ng isang dokumento ng isang tiyak na uri, na naglalaman ng permanenteng bahagi text.

V sapilitan ang mga code ng All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala ay inilalagay sa pinag-isang mga anyo ng mga dokumento. Sa paggamit ng All-Russian classifier ng dokumentasyon ng pamamahala, ang mga gawain ng hindi malabo na pagtatalaga ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento ay nalutas at, sa batayan na ito, ang kanilang accounting at systematization, na nag-ambag sa pag-streamline ng buong sistema ng dokumentasyon ng pamamahala, ang pag-aalis ng mga dobleng anyo ng mga dokumento, at pag-optimize ng komposisyon ng mga dokumentong ginamit.

Ang pinakamalawak na sistema ng dokumentasyong ginagamit sa mga awtoridad ng estado at munisipyo ay ang Pinag-isang Sistema ng Organisasyon at Administratibong Dokumentasyon (USORD).

Ang pinag-isang sistema ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo ay isang makatwirang organisadong kumplikado ng magkakaugnay na pinag-isang anyo ng mga dokumento na inirerekomenda para magamit sa mga aktibidad ng mga organisasyon ng lahat ng mga organisasyon at ligal na anyo (simula dito - mga organisasyon).

Ang layunin ng pagbuo ng USORD ay lumikha ng magkakaugnay na mga hanay ng mga dokumento na nagsisiguro sa mga aktibidad ng organisasyon at administratibo ng mga organisasyon. Ang paggamit ng USORD sa mga aktibidad ng mga organisasyon ay nag-aambag sa agarang solusyon ng mga gawain sa pamamahala, isang pagbawas sa mga gastos sa paggawa at materyal para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, isang pagtaas sa kalidad ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo at isang pagbawas sa dami ng daloy ng trabaho.

Ang pinag-isang mga form na kasama sa USORD ay nagtatatag ng tinatayang istraktura ng teksto, ang pinakamababang kinakailangang komposisyon ng mga kinakailangan ng may-katuturang mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo at hindi mga halimbawa ng kanilang disenyo, maliban kung ibinigay ng batas ng Russian Federation.

Ang album ng pinag-isang anyo ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo ay maaaring gamitin bilang isang hanay ng sanggunian para sa pagbuo ng mga album ng pinag-isang mga anyo ng mga dokumento sa mga organisasyon at pagpapanatili ng mga ito sa isang na-update na estado sa pamamagitan ng napapanahong pagsasama ng mga bagong form, pag-alis ng mga nakanselang pinag-isang mga form, pagbabago mga lugar ng aplikasyon ng pinag-isang anyo ng mga dokumentong pang-organisasyon at administratibo, atbp. ...

Ang mga pinag-isang form sa USORD ay na-systematize ayon sa mga sumusunod na subsystem:

✓ dokumentasyon sa paglikha ng isang organisasyon;

✓ dokumentasyon sa muling pagsasaayos ng organisasyon;

✓ dokumentasyon sa pagpuksa ng organisasyon;

✓ dokumentasyon sa pribatisasyon ng mga organisasyon ng estado;

✓ dokumentasyon sa mga gawaing pang-administratibo mga organisasyon;

✓ dokumentasyon sa organisasyonal at regulasyong regulasyon ng mga aktibidad ng organisasyon;

✓ dokumentasyon sa regulasyon sa pagpapatakbo at impormasyon ng mga aktibidad ng organisasyon;

✓ dokumentasyon para sa pagkuha;

✓ dokumentasyon para sa pagpaparehistro ng mga pagbabago relasyon sa paggawa;

✓ dokumentasyon sa pagpapaalis sa trabaho;

✓ dokumentasyon sa pagbibigay ng mga bakasyon at pagpapabalik mula sa mga bakasyon;

✓ dokumentasyon para sa pagpaparehistro ng mga insentibo;

✓ dokumentasyon ng disenyo aksyong pandisiplina;

✓ dokumentasyon para sa pagpaparehistro ng mga paglalakbay sa negosyo.

Ang mga sumusunod na palatandaan ng pag-uuri ay makikita sa pagtatalaga ng code ng pinag-isang anyo ng dokumento: ang una at pangalawang character (klase ng mga form) - ang pag-aari ng pinag-isang anyo ng dokumento sa kaukulang pinag-isang sistema ng dokumentasyon; ang ikatlo at ikaapat na mga palatandaan (subclass ng mga form) - ang pagkakapareho ng nilalaman ng maraming anyo ng mga dokumento at ang direksyon ng kanilang paggamit; ang ikalima, ikaanim at ikapitong character - ang numero ng pagpaparehistro ng pinag-isang anyo ng dokumento sa loob ng subclass; ang ikawalong digit ay ang control number.

Ang istraktura ng pagtatalaga ng code ng pinag-isang anyo ng dokumento ayon sa OKUD:

Isang halimbawa ng pagtatalaga ng code para sa isang pinag-isang anyo ng isang dokumento ayon sa OKUD: 09010046 Payroll para sa mga kontribusyon sa insurance sa Pension Fund

Ang pag-iisa ng mga dokumento ay isa sa mga pamamaraan para sa kanilang istandardisasyon.

Ang mga pamantayan para sa dokumentasyon ng pamamahala ay nagtatatag ng komposisyon ng mga indibidwal na elemento ng dokumento (mga detalye), ang kanilang lokasyon at mga panuntunan sa disenyo.

Kahulugan: Ang standardisasyon ay ang aktibidad ng pagtatatag ng mga tuntunin at katangian para sa layunin ng kanilang boluntaryong muling paggamit, na naglalayong makamit ang kaayusan sa paggawa at sirkulasyon ng mga produkto at pataasin ang pagiging mapagkumpitensya ng mga produkto, gawa o serbisyo.

Ang resulta ng trabaho sa unification at standardization ay maaaring maging parehong pamantayan para sa ibang mga klase mga dokumento at pinag-isang sistema ng dokumentasyon (halimbawa, GOST R 6.30-2003. Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa papeles).

Ang internasyonal na kooperasyon sa standardisasyon sa larangan ng dokumentasyon ay isinasagawa sa loob ng balangkas ng ISO - ang International Organization for Standardization. Tinutukoy ng mga pamantayan ng ISO:

✓ mga format ng papel para sa mga dokumento at paraan ng pagpapahayag ng kanilang mga sukat (ISO 216: 1975, ISO 353: 1975);

✓ laki ng mga folder para sa pag-iimbak ng mga dokumento (ISO 623: 1974);

✓ line spacing at letter pitch (ISO 4882: 1979);

✓ sample form at structural grid para sa paglikha ng mga form at form ng mga dokumento (ISO 3535: 1977);

✓ pangunahing mga kinakailangan para sa mga form ng dokumento (ISO 8439: 1990);

✓ mga prinsipyo para sa layout ng mga dokumento ng kalakalan (ISO 6422: 1985);

✓ mga format ng mga sobre para sa pagpapadala ng mga dokumento, ang pagkakasunud-sunod ng pagsulat ng address sa mga postal item (ISO 11180: 1993);

✓ mga panuntunan para sa pagtatakda ng mga petsa at oras sa mga dokumento (ISO 8601: 2000);

✓ ang pagkakasunud-sunod ng mga code sa mga dokumento sa pagbebenta (ISO 8440: 1986).

Noong 2001, ang mga unang pamantayan ng bagong serye na "Impormasyon at Dokumentasyon. Pamamahala ng Dokumento "(ISO 15489-1: 2001, ISO 15489-2: 2001), na tumutukoy sa mga kinakailangan para sa mga sistema ng pag-iingat ng rekord. Noong 2007 GOST ISO R 15489-1: 2007 "System ng mga pamantayan para sa impormasyon, librarianship at pag-publish. Pamamahala ng dokumento. Pangkalahatang mga kinakailangan". Dapat tandaan na ang aplikasyon ng isang internasyonal na pamantayan o isang pamantayan ng ibang bansa ay isinasagawa sa Russian Federation sa pamamagitan ng buo o bahagyang pagsasama ng nilalaman nito sa domestic normative na dokumento sa standardisasyon. Ang pamantayang ito ay naglalaman ng mga probisyon sa mga responsibilidad, patakaran, pamamaraan, sistema at proseso na nauugnay sa mga dokumento ng mga organisasyon, mga alituntunin para sa pamamahala ng mga dokumento sa loob ng balangkas ng pamamahala ng kalidad at mga proseso ng pamamahala sa kapaligiran alinsunod sa internasyonal na pamantayan ISO 9001 at ISO 14001, mga patnubay para sa disenyo at pagpapatupad ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento.

Kahulugan: dokumento - makikilalang impormasyon na naitala sa isang tangible medium, nilikha, natanggap at inimbak ng isang organisasyon o isang indibidwal bilang ebidensya kapag nagkukumpirma ng mga legal na obligasyon o aktibidad sa negosyo.

Ang lahat ng mga dokumento na nagpapalipat-lipat sa proseso ng sirkulasyon ng dokumento ng estado at mga munisipal na katawan ay maaaring uriin ayon sa iba't ibang pamantayan.

1. Ayon sa paraan ng pagdodokumento, ang mga dokumento ay maaaring uriin sa nakasulat, tekstuwal, sulat-kamay, makinilya, electronic, graphic, photographic, phono-, mga dokumento ng pelikula, mga dokumento sa machine media.

Nakasulat na dokumento- isang tekstong dokumento, ang impormasyon kung saan ay naitala ng anumang uri ng liham.

Tekstong Dokumento - isang dokumentong naglalaman ng impormasyon sa pagsasalita na naitala ng anumang uri ng pagsulat o anumang sound recording system.

Sulat-kamay na dokumento- isang nakasulat na dokumento, sa paglikha kung saan ang mga palatandaan ng liham ay inilalapat sa pamamagitan ng kamay.

Naka-type na dokumento- isang nakasulat na dokumento, sa panahon ng paglikha kung saan ang mga palatandaan ng titik ay inilalapat sa pamamagitan ng mga teknikal na paraan.

Elektronikong dokumento- nilikha at nababasa ng teknolohiya ng computer.

Dokumentong may larawan- isang dokumento na naglalaman ng impormasyon na ipinahayag sa pamamagitan ng imahe ng isang bagay.

Dokumento ng larawan- isang pictorial na dokumento na nilikha ng isang photographic na pamamaraan.

Phonodocument- isang dokumentong naglalaman ng sound information na naitala ng anumang sound recording system.

Dokumento ng pelikula- isang pictorial o audiovisual na dokumento na nilikha ng isang cinematic na pamamaraan.

Dokumento ng makina- isang dokumento na nilikha gamit ang media at mga pamamaraan ng pag-record na nagsisiguro sa pagproseso ng impormasyon nito sa pamamagitan ng isang elektronikong computer.

2. Kaugnay ng layunin ng pamamahala, ang mga dokumento ay inuri:

✓ sa papasok (natanggap ng organisasyon);

✓ papalabas (ipinadala mula sa organisasyon);

✓ panloob (nilikha sa organisasyong ito at hindi sa labas nito).

3. Ayon sa bilang ng mga isyung iniharap sa dokumento, inuri ang mga ito:

✓ para sa simple;

✓ kumplikado.

Mga simpleng dokumento naglalaman ng pahayag ng isang tanong. Ang mga kumplikadong dokumento ay nagsasangkot ng ilang mga katanungan, maaaring may kinalaman sila sa ilan mga opisyal, mga istrukturang dibisyon, mga institusyon.

4. Sa pamamagitan ng paghihigpit sa pag-access, ang mga dokumento ay inuri:

✓ para sa lihim;

✓ para sa opisyal na paggamit;

✓ hindi inuri (simple).

Inuri ang mga dokumentong naglalaman ng impormasyong napapailalim sa proteksyon. Depende sa kahalagahan, ang naturang impormasyon ay nahahati sa impormasyong may espesyal na kahalagahan at pinakamataas na lihim (lihim ng estado), lihim ( opisyal na sikreto) at itinalaga ng mga selyong "Espesyal na Kahalagahan", "Nangungunang Lihim" at "Lihim", ayon sa pagkakabanggit.

Ang mga opisyal na dokumento na naglalaman ng hindi natukoy na impormasyon ay maaaring gamitin ng mga empleyado institusyong ito... Ang mga naturang dokumento ay minarkahan ng selyong "Para sa opisyal na paggamit".

5. Ayon sa paraan ng paglalahad ng teksto, ang mga dokumento ay inuri:

✓ para sa indibidwal;

✓ stencil;

✓ tipikal;

✓ tinatayang;

✓ pinag-isa sa anyo ng isang talatanungan at isang talahanayan.

Mga indibidwal na dokumento ang nilalaman ay tiyak, na nagtataglay ng katangian ng isang minsanang dokumento.

Sa mga dokumento ng stencil, ang impormasyon ay ipinakita sa anyo ng teksto na may mga puwang na idinisenyo upang punan ang mga ito ng variable na impormasyon, depende sa isang partikular na sitwasyon. Mga halimbawa ng mga teksto ng stencil: mga anyo ng mga sertipiko ng departamento ng mga tauhan, mga sertipiko ng paglalakbay.

Karaniwan ang mga dokumentong idinisenyo upang ilarawan ang magkakatulad na mga proseso at phenomena: isang tipikal na prosesong teknolohikal, mga panuntunan ng modelo panloob na regulasyon, atbp.

Ang mga tinatayang ay ginagamit para sa pagguhit at pagproseso ng mga dokumento sa pamamagitan ng pagkakatulad (tinatayang katawagan ng mga gawain ng organisasyon).

Ang isang palatanungan ay isang paraan ng pagpapakita ng isang pinag-isang teksto, kung saan ang palaging impormasyon ay matatagpuan sa kaliwang bahagi ng dokumento, at ang variable ay ipinasok sa dokumento sa proseso ng pagsasama-sama nito sa kanang bahagi ng dokumento.

Ang talahanayan ay isang dokumento kung saan inilalagay ang pare-parehong impormasyon sa mga heading ng column at heading ng mga row, at ang variable ay nasa intersection ng mga kaukulang column at row. Ang teksto, na ipinakita sa anyo ng isang talahanayan, ay may malaking kapasidad ng impormasyon, ay nagbibigay-daan sa iyo upang mahigpit na pag-uri-uriin at madaling ibuod ang mga katulad na data. Ang talahanayan ng mga tauhan, iskedyul ng bakasyon at iba pang mga dokumento ay iginuhit sa anyong tabular.

6. Ayon sa panahon ng pag-iimbak, ang mga dokumento ay nahahati:

✓ para sa mga dokumento ng permanenteng panahon ng imbakan;

✓ pansamantalang (mahigit 10 taon) panahon ng imbakan;

✓ pansamantalang (hanggang 10 taon) panahon ng imbakan.

Kailangan mo ring malaman na ang mga dokumento ay nahahati sa mga uri at uri. Halimbawa, uri ng dokumento - gawa, iba't-ibang - gawa ng pagsira ng mga dokumento, gawa ng write-off materyal na halaga atbp.

Ang mga uri at uri ng mga dokumento sa pamamahala ay matatagpuan sa Index ng mga uri at uri ng mga dokumento sa Listahan ng mga tipikal mga dokumento sa archival nabuo sa mga aktibidad ng mga katawan ng estado, mga lokal na pamahalaan at mga organisasyon, na may indikasyon ng panahon ng imbakan.

1.2. Sistema ng estado ng dokumentasyon ng suporta para sa pamamahala

Sa trabaho sa opisina, ang ilang mga patakaran ay ginagamit para sa paghahanda, disenyo at organisasyon ng trabaho na may mga dokumento. Ang pangangailangan na dalhin sa antas ng isang pangkalahatang pamantayan ang mga makatwirang porma at pamamaraan ng pagproseso ng opisyal na impormasyon na nasubok at nabigyang-katwiran ang kanilang mga sarili sa pagsasanay, na nag-ambag sa paglikha sa Russian Federation ng isang pinag-isang sistema para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala at pag-aayos ng trabaho kasama mga dokumento.

Noong Disyembre 1959, ang Konseho ng mga Ministro ng USSR ay nagpatibay ng isang espesyal na desisyon sa pagpapabuti ng mga aktibidad ng administrative apparatus, kung saan, bukod sa iba pang mga hakbang na naglalayong pataasin ang produktibidad ng paggawa, inaasahang bumuo ng isang pinag-isang sistema ng estado ng trabaho sa opisina batay sa mekanisasyon.

Noong 1973, binuo ang Unified State System of Office Work (EGSD).

Ang sistema ay naaprubahan Ang Komite ng Estado USSR sa agham at teknolohiya, samakatuwid, ito ay hindi pormal na may bisa para sa aplikasyon. Gayunpaman, ang isang bilang ng mga seksyon nito ay batay sa naunang nai-publish na mga pamantayan ng estado para sa disenyo ng dokumentasyon ng organisasyon at administratibo. Kaya, ang mga kinakailangan para sa pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala na kasama sa Unified State Statistics Service ay naging normatibo.

Sa yugto ng paglikha ng EGSD, binuo ang isang pamamaraan at mga operasyon sa opisina-trabaho na may kaugnayan sa pag-iimbak ng mga dokumento sa trabaho sa opisina, pagbuo ng mga kaso, pagsusuri ng halaga ng mga dokumento, at paghahanda ng mga dokumento para sa pagsusumite sa archive ay pinag-isa.

Noong 1980s, inihanda ang pangalawang edisyon ng USSD, na pinangalanang Unified State System for Document Management (USSDOU). Ang dahilan para sa paglitaw nito ay ang mabilis na pag-unlad ng mga teknolohiya ng computer at ang kanilang paggamit para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, na nagdulot ng mga makabuluhang pagbabago sa tradisyonal na mga teknolohiya sa pagproseso ng dokumento. Kaya, ang EGSDOU ay isang dokumento na bubuo, nagdaragdag at naglilinaw sa mga kinakailangan ng EGSD kaugnay ng mga pagbabagong naranasan ng trabaho sa opisina noong panahong iyon.

Noong 1991, binuo ang State System for Management Documentation (GSDOU), na may bisa pa rin.

Ang sistema ng estado ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay nagtatatag pare-parehong kinakailangan sa organisasyon ng trabaho na may mga dokumento (kabilang ang mga nilikha ng teknolohiya ng computer) sa mga katawan ng gobyerno, korte, prosecutor, arbitrasyon, sa mga negosyo, institusyon at pampublikong organisasyon at likas na nagpapayo.

Ang mga pangunahing layunin ng GSDOU ay:

✓ pagpapabuti ng gawain ng pamamahala ng aparato;

✓ pag-streamline ng daloy ng dokumento at pagpapabuti ng kalidad ng mga dokumento;

✓ pagbawas sa bilang ng mga dokumento;

✓ pagbuo ng mga sistema ng pagkuha ng impormasyon;

✓ paglikha ng mga kondisyon para sa paggamit ng mga modernong teknolohiya para sa pagkolekta, pag-iimbak at pagproseso ng impormasyon.

Batay sa mga probisyon ng Institusyon ng Edukasyon ng Estado ng Edukasyon, ang mga tagubilin para sa trabaho sa opisina, mga pamamaraan, mga rekomendasyon sa iba't ibang aspeto ng trabaho sa opisina ay nilikha.

Ang sistema ng estado ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala ay kinabibilangan ng ilang mga seksyon.

Ang seksyon na "Pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala" ay tumutukoy sa komposisyon ng mga dokumento ng pamamahala, ang mga pangunahing direksyon at pamamaraan para sa pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento, pagrehistro ng mga detalye ng mga dokumento ng pamamahala, kabilang ang mga dokumentong nababasa ng makina, pati na rin ang Pangkalahatang mga kinakailangan sa paghahanda ng mga teksto ng mga dokumento. Ang seksyon na ito ay kasalukuyang hindi napapanahon dahil sa paglabas ng mga bagong kinakailangan para sa mga patakaran para sa paghahanda at pagpapatupad ng mga dokumento.

Ang ibang mga seksyon ng GSDOU, sa kabila ng katotohanang nangangailangan sila ng rebisyon, ay walang alinlangan na interes kapag nagse-set up ng trabaho sa opisina sa isang partikular na organisasyon.

Ang seksyon na "Organisasyon ng trabaho na may mga dokumento" ay nagtatatag ng mga prinsipyo at pamamaraan para sa pag-aayos ng daloy ng dokumento ng institusyon, pagbuo ng isang sistema ng pagkuha ng impormasyon para sa mga dokumento ng institusyon, pagsubaybay sa pagpapatupad ng mga dokumento at paghahanda ng mga dokumento para sa paglipat sa archive ng departamento para sa imbakan.

Bilang karagdagan, sa GSDOU, ang mga rekomendasyon para sa paglikha at paggamit ng isang information retrieval system (ISS) ayon sa mga dokumento ng enterprise ay pinaghihiwalay sa isang hiwalay na subsection. Sa bahaging ito, isinasaalang-alang ang mga panuntunan para sa paglikha ng isang IMS sa mga kundisyon ng parehong tradisyonal at awtomatikong mga sistema. Natukoy na ang komposisyon ng ISS. Kabilang dito ang pagpaparehistro, pag-index ng mga dokumento, ang kanilang operational storage, information retrieval arrays (manual filing cabinet, arrays sa machine media). Nangangahulugan ito na ang mga kinakailangan para sa accounting, systematization at pag-iimbak ng mga dokumento ay batay sa paggamit ng isang solong ISS, ang mga array ng impormasyon kung saan ay dapat na magkatugma. Upang makamit ang gayong pagkakatugma, ginagamit ang mga classifier na binuo sa enterprise (halimbawa, ang nomenclature ng mga kaso, ang classifier ng mga correspondent, ang classifier ng mga structural divisions (mga lugar ng aktibidad), ang classifier ng mga uri ng mga dokumento).

Sa ikatlong seksyon ng GSDOU, ang mga isyu ng mekanisasyon at automation ng trabaho sa opisina, ang mga tampok ng pagtatrabaho sa mga dokumento sa panahon ng pagpapatupad mga awtomatikong sistema pamamahala.

Sa ikaapat na seksyon, ang konsepto ng serbisyo sa trabaho sa opisina ay ibinigay, ang mga pangunahing gawain, tungkulin, at karapatan nito ay isinasaalang-alang. Nagbibigay ang GSDOU para sa paglikha ng ilang karaniwang serbisyo sa opisina, depende sa kategorya ng organisasyon o negosyo: pamamahala ng negosyo; opisina; Karaniwang departamento; punong Kalihim

Ang mga annexes sa GSDOU ay naglalaman ng Tinatayang Regulasyon sa Management Documentation Service (serbisyo ng DOE). Inirerekomenda nito ang mga tipikal na opsyon para sa mga istrukturang pang-organisasyon nito, depende sa uri ng organisasyon, at bumubuo rin ng mga layunin, layunin at tungkulin nito.

Kasama rin sa mga apendise sa GSDOU ang:

1) isang tinatayang listahan ng mga dokumento na napapailalim sa pag-apruba;

2) isang tinatayang listahan ng mga dokumento kung saan opisyal na selyo;

3) ang mga patakaran para sa pagpuno sa mga detalye ng registration at control forms (RKF);

4) mga anyo ng mga nomenclature ng mga kaso;

5) isang listahan ng mga karaniwang deadline para sa pagpapatupad ng mga dokumento;

6) ang anyo ng takip ng kaso ng permanenteng at pansamantalang (mahigit 10 taon) na mga panahon ng imbakan.

Noong 1993, ang mga probisyon ng GSDOU ay higit na binuo sa Model Instruction for Office Work in Ministries and Departments of the Russian Federation (2005), at pagkatapos ay sa Rules of Office Work in Federal Executive Bodies (2009).

1.3. Legislative at normative-methodological acts sa larangan ng trabaho sa opisina

Ang aktibidad ng anumang organisasyon ay itinayo batay sa mga alituntunin ng pambatasan at ligal na mga aksyon, na kinasasangkutan ng trabaho na may dokumentadong impormasyon.

Legal at regulasyong balangkas trabaho sa opisina - ito ay mga batas, regulasyon at metodolohikal na mga dokumento na makakatulong upang lumikha ng isang teknolohiya para sa pagproseso ng mga dokumento, pag-iimbak ng mga ito, at paggamit ng mga ito sa gawain ng isang katawan ng estado.

Ang Pamahalaan ng Russian Federation, ang mga pederal na ehekutibong katawan ay may pananagutan sa pag-aayos ng suporta sa dokumentasyon sa mga ehekutibong katawan, pagbuo ng mga nauugnay na regulasyong ligal na aksyon.

Tandaan! Ang pangkalahatang metodolohikal na patnubay sa larangan ng pag-archive sa Russia ay ibinibigay ng Federal Archival Agency (Rosarkhiv), na nasa ilalim ng Pangulo ng Russian Federation. Ang nangungunang siyentipikong organisasyon sa lugar na ito ay ang All-Russian Scientific Research Institute para sa mga Dokumento at Archive (VNIIDAD).

Ang batayan ng regulasyon at pamamaraan ng trabaho sa opisina ay maaaring nahahati sa ilang mga grupo ng mga dokumento. Kasama sa una ang pederal mga regulasyon hindi direktang aksyon, sa isang antas o iba pang nakakaapekto sa organisasyon at teknolohiya ng pagdodokumento ng mga aktibidad sa pamamahala at samahan ng trabaho gamit ang mga dokumento. Kabilang sa mga ito ay Civil Code, Kodigo ng mga paglabag sa administratibo, Kodigo sa Paggawa(Labor Code ng Russian Federation).

Para sa trabaho sa opisina, ang seksyon ng Pederal na Batas "Sa Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon at Proteksyon ng Impormasyon", na nagtatatag ng legal na rehimen para sa pagdodokumento ng impormasyon, ay napakahalaga. Ayon sa batas, ang pagdodokumento ng impormasyon ay isang kinakailangan kasama ito sa mga mapagkukunan ng impormasyon. Itinatag ng batas ang pamamaraan para sa pagdodokumento ng impormasyon at pinangalanan ang mga awtoridad ng estado na obligadong tiyakin ang pamamaraang ito. Ayon sa Batas, ang gawaing ito ay itinalaga sa mga awtoridad ng estado na responsable para sa pag-aayos ng trabaho sa opisina, pag-standardize ng mga dokumento, at seguridad ng Russian Federation.

Artikulo 327 ng Criminal Code ng Russian Federation "Pamemeke, paggawa o pagbebenta ng mga pekeng dokumento, parangal ng estado, mga selyo, mga selyo, mga form "ay nagbibigay ng parusa para sa ganitong uri ng aktibidad. Pakitandaan na ang pamemeke na ito ay dapat na may layunin - upang magbigay ng mga karapatan o pawalang-sala sa pananagutan.

Ang isa pang mahalagang artikulo para sa mga espesyalista na nagtatrabaho sa mga dokumento ay Art. 292 ng Criminal Code ng Russian Federation. Ang artikulong ito ay may kinalaman sa opisyal na pandaraya, na tinukoy bilang "pagpapakilala ng isang opisyal, gayundin ng isang sibil na lingkod o isang empleyado ng isang lokal na katawan ng self-government, na hindi isang opisyal, na sadyang maling impormasyon sa mga opisyal na dokumento, pati na rin ang ang pagpapakilala ng mga pagwawasto sa mga dokumentong ito na sumisira sa kanilang aktwal na nilalaman, kung ang mga gawaing ito ay ginawa dahil sa makasarili o ibang personal na interes."

Ang Artikulo 24 ng Tax Code ng Russian Federation ay nagbibigay na ang mga ahente ng buwis ay kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng mga dokumento na kinakailangan para sa pagkalkula, pagpigil at paglilipat ng mga buwis sa loob ng apat na taon, at, ayon sa Bahagi 2 ng Art. 13.25 ng Code of Administrative Offenses ng Russian Federation, hindi katuparan ng isang limitadong kumpanya ng pananagutan ng obligasyon na mag-imbak ng mga dokumento na itinakda ng batas sa mga limitadong kumpanya ng pananagutan at mga regulasyong ligal na pinagtibay alinsunod dito at ang pag-iimbak ng na sapilitan, pati na rin sa isang paglabag itinatag na kaayusan at ang oras ng pag-iimbak ng naturang mga dokumento ay nangangailangan ng pagpapataw administratibong multa para sa mga opisyal sa halagang 2.5 hanggang 5 libong rubles; sa mga legal na entity- mula 200 libo hanggang 300 libong rubles.

Ang pangalawang pangkat ng mga normative acts ay ang mga legal na kilos ng departamento sa trabaho sa opisina, na isang interdepartmental na kalikasan. Kabilang dito ang: State system of documentation support for management (M., 1991); Mga Panuntunan ng Trabaho sa Opisina sa mga Federal Executive Body (2009); mga pamantayan ng estado para sa dokumentasyon, halimbawa, GOST 6.30-2003 "Pinag-isang sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa papeles "); all-Russian classifier ng teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon, pati na rin ang isang bilang ng mga regulasyon ng Ministry of Labor ng Russia, Goskomstat ng Russia, Rosarkhiv, atbp.

Ang ikatlong pangkat ng mga normatibong kilos ay iba't ibang pamantayan at tinatayang mga tagubilin para sa gawaing opisina ng mga administrasyon ng mga nasasakupang entidad ng Russian Federation at mga tagubilin ng mga partikular na organisasyon, halimbawa, Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa Administrasyon ng Lungsod.

Smolensk (naaprubahan ng utos ng Administrasyon ng lungsod ng Smolensk na may petsang 15.02.2013 No. 82-r / adm).

Regulasyon ng pamahalaan Ang gawain sa opisina ay ibinibigay ng Federal Archival Agency, na nagbibigay ng inter-branch na pang-organisasyon at metodolohikal na patnubay at kontrol sa pag-aayos ng mga dokumento sa gawaing pang-opisina ng mga pederal na katawan ng pamahalaan, nag-coordinate sa pagbuo ng sistema ng trabaho sa opisina ng estado at pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon.

Ang RF Committee para sa Standardization, Metrology at Certification (Gosstandart) ay nagsasagawa ng pamamahala ng estado ng standardisasyon sa Russian Federation, kabilang ang gawain sa pag-iisa at standardisasyon ng mga dokumento at mga sistema ng dokumentasyon, pag-unlad, pagpapatupad at pagpapanatili all-Russian classifiers teknikal, pang-ekonomiya at panlipunang impormasyon.

Sa mga awtoridad ng estado at munisipyo, iba't ibang batas ang inilalapat upang i-regulate ang trabaho sa opisina:

✓ Pederal na Batas ng 27.07.2004 Blg. 79-FZ (gaya ng sinusugan noong 31.12.2014) "Sa Estado serbisyo sibil Pederasyon ng Russia";

✓ Pederal na Batas na may petsang 02.03.2007 Blg. 25-FZ (tulad ng sinusugan noong 30.03.2015) "Sa serbisyong munisipal sa Russian Federation";

✓ Pederal na Batas ng 27.07.2010 No. 210-FZ "Sa organisasyon ng pagkakaloob ng mga serbisyo ng estado at munisipyo";

✓ Pederal na Batas ng 02.05.2006 No. 59-FZ "Sa Pamamaraan para sa Pagsasaalang-alang sa mga Aplikasyon ng mga Mamamayan ng Russian Federation";

✓ Pederal na Batas ng Mayo 27, 2003 No. 58-FZ "Sa Sistema ng Serbisyo Sibil ng Russian Federation";

✓ Pederal na Batas na may petsang 02.10.2007 Blg. 229-FZ (gaya ng susugan noong 06.12.2011) "Sa Mga Pamamaraan sa Pagpapatupad";

✓ Pederal na Batas "Sa obligadong kopya ng mga dokumento" na may petsang Disyembre 29, 1994 No. 77-FZ.

Ang mga by-law ng isang normatibong kalikasan ay inisyu sa anyo ng mga utos ng Pamahalaan ng Russian Federation at may bisa. Kumilos sa pagpapatakbo at iba pang kasalukuyang mga isyu na wala normatibo, ay nai-publish sa anyo ng mga order ng Pamahalaan ng Russian Federation. Mga regulasyon Ang mga pederal na ehekutibong katawan ay inisyu batay sa at alinsunod sa mga pederal na batas, mga tagubilin at utos ng Pangulo ng Russian Federation, mga utos at mga utos ng Pamahalaan ng Russian Federation, gayundin sa inisyatiba ng mga pederal na ehekutibong katawan sa loob ng kanilang kakayahan.

Ang pagpaparehistro ng estado ng mga normatibong ligal na kilos ay isinasagawa ng Ministri ng Hustisya ng Russian Federation, na nagpapanatili ng rehistro ng Estado ng mga normatibong ligal na kilos ng mga pederal na ehekutibong katawan. Ang mga pederal na ehekutibong katawan ay maaaring magpadala para sa pagpapatupad ng mga regulasyong legal na aksyon na napapailalim sa pagpaparehistro ng estado, pagkatapos lamang ng kanilang pagpaparehistro at opisyal na publikasyon.

Isaalang-alang natin ang ilang mga aksyon ng mga pederal na ehekutibong katawan na nakakaapekto, sa kabuuan o sa bahagi, ang mga isyu ng dokumentasyon at nakakaapekto sa organisasyon ng trabaho sa opisina, ang regulasyon ng trabaho ng mga empleyado ng trabaho sa opisina sa mga executive body.

Resolution ng Gobyerno ng Russian Federation noong Hunyo 15, 2009 No. 477 "Sa Pag-apruba ng Mga Panuntunan ng Trabaho sa Opisina sa mga Federal Executive Bodies" bilang susugan. Mga Resolusyon ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Abril 26, 2016 N 356. Ang mga patakaran na inaprubahan ng resolusyon ng Pamahalaan ay naglalaman ng komposisyon ng mga detalye ng mga dokumento ng pamamahala, ngunit hindi nila sinasalamin ang mga isyu ng teknolohiya sa trabaho sa opisina. Ang dokumento ay inilaan para sa mga serbisyo sa opisina-trabaho ng mga pederal na ehekutibong katawan, mga espesyalista sa larangan ng dokumentasyon ng suporta ng pamamahala, na nakikibahagi sa pagbuo ng mga normatibong dokumento sa larangan ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan.

Order of Rosarkhiv na may petsang 23.12.2009 No. 76 "Sa pag-apruba ng mga rekomendasyong pamamaraan para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan." Ang mga rekomendasyong pamamaraan ay inilaan para sa mga serbisyo sa pamamahala ng opisina ng mga pederal na ehekutibong katawan, mga espesyalista sa larangan ng pamamahala ng dokumento, na kasangkot sa pagbuo ng mga dokumento ng regulasyon sa larangan ng pamamahala ng opisina.

Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng 12/27/1995 No. 1268 (binago noong 12/14/2006) "Sa pag-streamline ng produksyon, paggamit, pag-iimbak at pagkasira ng mga seal at mga form na may pagpaparami ng State Emblem ng Pederasyon ng Russia." Itinatag ng kautusan ang pamamaraan para sa paggamit ng mga selyo at mga selyo sa mga dokumento, ang kanilang mga hugis, sukat at mga detalye.

Ang Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng 13.08.1997 No. 1009 "Sa Pag-apruba ng Mga Panuntunan para sa Paghahanda ng Normative Legal Acts ng Federal Executive Bodies at Kanilang Rehistrasyon ng Estado" ay nagtatakda ng komposisyon ng mga normatibong legal na kilos ng mga pederal na ehekutibong katawan, ang pamamaraan para sa kanilang paghahanda at paglalathala.

Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng 15.04.2005 No. 222 (binago mula 31.01.2012) "Sa pag-apruba ng Mga Panuntunan para sa pagkakaloob ng mga serbisyo ng telegrapo" ay tumutukoy sa pamamaraan para sa pagpapalabas ng iba't ibang uri ng mga telegrama.

Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng 15.04.2005 No. 221 "Sa pag-apruba ng Mga Panuntunan para sa pagkakaloob ng mga serbisyo sa koreo", sa partikular, itinatag ang mga patakaran para sa pagsulat ng isang address sa mga postal item.

Handbook ng kwalipikasyon mga posisyon ng mga tagapamahala, mga espesyalista at iba pang mga empleyado (naaprubahan ng Decree of the Ministry of Labor of Russia na may petsang 21.08.1998 No. 37). Ang handbook ay dokumento ng regulasyon... Batay sa mga katangian ng kwalipikasyon, mga paglalarawan ng trabaho para sa mga partikular na empleyado, pati na rin ang mga talaan ay ginawa sa mga libro sa trabaho tungkol sa pangalan ng posisyon ng empleyado.

Dekreto ng Ministri ng Paggawa ng Russia na may petsang Marso 26, 2002 No. 23 "Sa pag-apruba ng mga pamantayan ng Oras para sa trabaho sa dokumentaryo na suporta ng mga istrukturang pang-administratibo ng mga pederal na ehekutibong katawan."

Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation ng 04.09.1995 No. 870 "Sa pag-apruba ng Mga Panuntunan para sa pag-uuri ng impormasyon na bumubuo ng isang lihim ng estado sa iba't ibang antas ng lihim." Ang mga patakaran ay binuo alinsunod sa Batas ng Russian Federation ng Hulyo 21, 1993 No. 5485-1 "Sa Mga Lihim ng Estado" at ipinag-uutos para sa mga katawan ng gobyerno, na ang mga pinuno ay binigyan ng kapangyarihan na uriin ang impormasyon bilang isang lihim ng estado, kapag sila ay bumuo isang detalyadong listahan ng impormasyon na mauuri, pati na rin ang iba pang mga awtoridad ng estado, mga lokal na katawan ng self-government, mga negosyo, institusyon at organisasyon sa paghahanda ng mga panukala para sa pagsasama sa listahan ng impormasyong pagmamay-ari nila.

Resolution ng Gobyerno ng RSFSR na may petsang 05.12.1991 No. 35 "Sa listahan ng impormasyon na hindi maaaring bumuo ng isang komersyal na lihim" (tulad ng susugan noong 03.10.2002). Ang resolusyong ito ay hindi nalalapat sa impormasyong inuri alinsunod sa mga internasyonal na kasunduan Upang mga lihim ng kalakalan, pati na rin ang impormasyon tungkol sa mga aktibidad ng negosyo, na, alinsunod sa kasalukuyang batas bumubuo ng isang lihim ng estado.

Resolusyon ng Lupon ng RF Pension Fund na may petsang 30.08.1996 No. 123 "Sa pag-apruba ng listahan ng impormasyon na bumubuo ng kumpidensyal na impormasyon." Halimbawa, alinsunod sa Listahan, ang impormasyong nakapaloob sa mga database ng mga nagbabayad ng mga premium ng insurance ay inuri bilang kumpidensyal na impormasyon.

Ang mga dokumentong namamahala sa organisasyon ng pag-archive ay kinabibilangan ng mga sumusunod.

Order of the Ministry of Culture of the Russian Federation of March 31, 2015 No. 526 "Sa pag-apruba ng mga patakaran para sa pag-aayos ng imbakan, pagkuha, accounting at paggamit ng mga dokumento Pondo sa archive Ng Russian Federation at iba pang mga dokumento ng archival sa mga katawan ng gobyerno, mga lokal na pamahalaan at mga organisasyon "(mula dito ay tinutukoy bilang Mga Panuntunan). Ang mga patakaran ay isang dokumento ng regulasyon at pamamaraan. Ang mga patakaran ay batay sa kasalukuyang legal na balangkas sa larangan ng impormasyon, suporta sa dokumentasyon ng pamamahala at mga gawain sa archival, synthesize ang karanasan ng domestic archiving, isinasaalang-alang ang mga modernong tagumpay sa paggamit ng mga teknikal na paraan at teknolohiya ng impormasyon sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Nalalapat ang Mga Panuntunang ito sa mga archive ng mga organisasyon ng estado, at mandatory din para sa lahat ng mga organisasyong hindi pang-estado sa mga tuntunin ng pagtiyak sa kaligtasan, paglalarawan, accounting at paggamit ng mga dokumento mula sa Archive Fund ng Russian Federation na inuri bilang ari-arian ng estado.

Ang mga patakaran ay hindi nalalapat sa mga dokumento, ang gawain na kung saan ay kinokontrol ng Batas ng Russian Federation na may petsang Hulyo 21, 1993 No. 5485-1 "Sa mga lihim ng estado" at sa pamamagitan ng Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation na may petsang Nobyembre 30 , 1995 No. 1203 "Sa pag-apruba ng listahan ng impormasyon na inuri bilang mga lihim ng estado." Ang mga organisasyon ng estado na hindi inuri bilang mga pinagmumulan ng pagkuha ng mga archive ng estado, gayundin ang mga organisasyong hindi pang-estado, ay maaaring magabayan ng Mga Panuntunang ito kapag inaayos at tinitiyak ang pagpapatakbo ng kanilang mga archive. Sa annex sa Mga Panuntunan, ang mga pinag-isang anyo ng mga dokumento ay ibinigay na nagsisiguro sa pagpapatakbo ng archive: isang katawagan ng mga kaso, imbentaryo, isang panloob na imbentaryo, isang aksyon sa paglalaan ng mga dokumento para sa pagkawasak, isang sheet ng pagpapatunay ng isang kaso, isang pabalat ng isang kaso, atbp.

Tinatayang probisyon sa archive institusyon ng estado, mga organisasyon, negosyo (naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng State Archives ng 18.08.1992 No. 176) ay nagsisilbing batayan para sa pagbuo ng Mga Regulasyon sa archive ng parehong estado at hindi pang-estado na mga negosyo.

Tinatayang probisyon sa isang permanenteng komisyon ng dalubhasa mga institusyon, organisasyon, negosyo (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Rosarkhiv na may petsang 01.19.1995 No. 2) ay tumutukoy sa mga legal na probisyon at tungkulin ng komisyon ng dalubhasa, ang pamamaraan para sa trabaho at ang kaugnayan sa Center for Economic and Environmental Protection.

Ang tinatayang regulasyon sa Central Expert Commission ng Ministry (departamento) ng Russian Federation (naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Rosarkhiv na may petsang 03.17.1998 No. 19) ay naglalaman ng tinatayang mga karapatan at tungkulin ng Central Expert Commission, ang pamamaraan para sa appointment nito, komposisyon , saklaw ng aktibidad, ay maaaring gamitin bilang isang modelo para sa paglikha ng Regulasyon sa mga organisasyon ng Expert Commission.

Ang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento ay tinutukoy alinsunod sa pagkakasunud-sunod ng Ministri ng Kultura ng Russian Federation ng Agosto 25, 2010 No. 558 "Sa pag-apruba ng Listahan ng mga karaniwang administratibong dokumento ng archival na nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng mga katawan ng estado , mga lokal na awtoridad at organisasyon, na nagsasaad ng mga panahon ng pag-iimbak."

Gayundin, upang matukoy ang mga panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento, maaari mong gamitin ang Listahan ng Mga Karaniwang Archival na Dokumento na Binuo sa Siyentipiko at Teknikal at mga aktibidad sa produksyon mga organisasyon, na nagpapahiwatig ng mga panahon ng pag-iimbak, na naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Ministri ng Kultura ng Russia na may petsang Hulyo 31, 2007 No. 1182 (tulad ng sinusugan noong Abril 28, 2011).

Kaugnay ng pag-unlad ng teknolohiya ng impormasyon, maraming mga dokumento ang pinagtibay tungkol sa automation ng trabaho sa opisina at pag-archive. Kaya, noong 2013, ang All-Russian Research Institute of Records Management and Archival Affairs (VNIIDAD) ay bumuo ng Mga Rekomendasyon para sa pagkuha, accounting at pag-iimbak ng mga electronic archival na dokumento sa mga archive ng mga organisasyon at Mga Rekomendasyon para sa pagkuha, accounting at imbakan ng electronic archival mga dokumento sa state at municipal archives... Maaaring gamitin ang mga dokumentong ito kapag nag-aayos ng imbakan ng archival ng mga elektronikong dokumento sa mga organisasyon.

Inaprubahan ng Pangulo ng Russian Federation ang Strategy for the Development of the Information Society sa Russian Federation 02/07/2008 No. Pr-212.

Ang tinukoy na Diskarte ay isang dokumento na nagtataglay ng layunin, mga prinsipyo at pangunahing direksyon Patakarang pampubliko sa paggamit at pagpapaunlad ng mga teknolohiya ng impormasyon at telekomunikasyon, agham, edukasyon at kultura upang isulong ang bansa tungo sa isang lipunan ng impormasyon.

Ang isa sa mga pangunahing direksyon ng pagpapatupad ng Diskarte para sa Pag-unlad ng Lipunan ng Impormasyon sa Russian Federation ay upang madagdagan ang kahusayan ng pampublikong pangangasiwa at lokal na pamamahala sa sarili, ang pakikipag-ugnayan ng lipunang sibil at negosyo sa mga pampublikong awtoridad, ang kalidad at kahusayan ng pagkakaloob ng mga pampublikong serbisyo, kabilang ang sa pamamagitan ng paglikha ng e-gobyerno... Ang pagbuo ng elektronikong gobyerno sa Russian Federation ay naging posible dahil sa malawakang pagpapakalat ng mga teknolohiya ng impormasyon at komunikasyon sa socio-economic sphere at mga katawan ng gobyerno.

Noong 2010, isang pamantayan ang inilabas na ginagamit sa pag-aayos ng elektronikong pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga organisasyon: GOST R 53898-2010 "Mga sistema ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Pakikipag-ugnayan ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento. Mga Kinakailangan sa Email ". Ang pamantayan ay tumutukoy sa format, komposisyon at nilalaman ng isang elektronikong mensahe na nagbibigay ng pakikipag-ugnayan ng impormasyon sa pagitan ng mga sistema ng pamamahala ng dokumento.

Noong 2010, sa pamamagitan ng utos ng Pamahalaan ng Russian Federation na may petsang 20.10.2010 No. 1815-r, ang programa ng estado ng Russian Federation na "Information Society (2011-2020)" ay naaprubahan.

Ang layunin programa ng estado Ang "Information Society (2011–2020)" ay ang pagtanggap ng mga mamamayan at organisasyon ng mga benepisyo mula sa paggamit ng mga teknolohiya ng impormasyon at telekomunikasyon sa pamamagitan ng pagtiyak ng pantay na pag-access sa mga mapagkukunan ng impormasyon, ang pagbuo ng digital na nilalaman, ang paggamit ng mga makabagong teknolohiya, isang radikal na pagtaas sa ang kahusayan ng pampublikong administrasyon habang tinitiyak ang seguridad sa lipunan ng impormasyon.

Noong 2010-2012, ilang mga regulasyon ang pinagtibay na nag-automate ng trabaho gamit ang mga dokumento sa antas ng interdepartmental. Kaya, sa kasalukuyan ay matagumpay na naipatupad ang programang "Electronic government". Ang paglikha ng elektronikong pamahalaan ay ipinapalagay ang pagtatayo ng isang pambansang ipinamahagi na sistema ng pampublikong administrasyon, na nagpapatupad ng solusyon ng isang buong hanay ng mga gawain na may kaugnayan sa pamamahala ng mga dokumento at ang kanilang pagproseso.

Kahulugan: Ang elektronikong pamahalaan ay isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento para sa pampublikong pangangasiwa, batay sa pag-automate ng buong hanay ng mga prosesong pang-administratibo sa buong bansa at nagsisilbi sa layunin ng makabuluhang pagtaas ng kahusayan ng pampublikong pangangasiwa at pagbawas ng mga gastos ng mga social na komunikasyon para sa bawat miyembro ng lipunan .

Sa pamamagitan ng 2018, alinsunod sa Dekreto ng Pangulo ng Russian Federation ng 05/07/2012 No.

Kahulugan: serbisyo publiko - ang mga aktibidad ng isang executive body na nagbibigay serbisyo publiko, na ipinahayag sa paggawa ng mga aksyon at (o) paggawa ng mga desisyon na nagsasangkot ng paglitaw, pagbabago o pagwawakas ng mga legal na relasyon o ang paglitaw ng dokumentadong impormasyon (dokumento) na may kaugnayan sa apela ng isang mamamayan o organisasyon upang gamitin ang kanilang mga karapatan, mga lehitimong interes o pagtupad sa mga tungkuling itinalaga sa kanila ng mga regulasyong legal na aksyon.

Kaya, sa kasalukuyan, ang balangkas ng regulasyon para sa trabaho sa opisina ay umuunlad patungo sa regulasyon ng pamamahala ng elektronikong dokumento.

Kontrolin ang mga tanong

1. Ano ang pagkakaiba sa pagitan ng mga konsepto ng "dokumento" at "impormasyon» ?

2. Anong pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon ang nagpapatakbo sa teritoryo ng Russian Federation?

3. Anong katawan ang kumokontrol sa organisasyon ng trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong katawan?

4. Anong mga normative acts ang kumokontrol sa organisasyon ng trabaho sa opisina sa mga federal executive body?

5. Ano ang mga pangunahing layunin at layunin ng pagbuo ng sistema ng Estado ng suporta sa dokumentasyon para sa pamamahala?

Mga praktikal na gawain

1. Ihambing ang mga konsepto ng "trabaho sa opisina» at "dokumentasyon ng pamamahala". Maghanap ng mga pagkakatulad at pagkakaiba.

2. Ihambing ang mga pangunahing layunin ng paglikha at mga tungkulin ng mga munisipal na katawan at mga pederal na ehekutibong katawan.

* * *

Ang ibinigay na panimulang fragment ng libro Mga batayan ng trabaho sa opisina sa estado at munisipal na gobyerno(L. A. Doronina, 2018) ibinigay ng aming kasosyo sa libro -