Qué documentos internos debe tener la organización. La lista de documentos de personal requeridos ¿Qué documentos debe mantener el departamento de personal?

Es necesario para cualquier empresa, independientemente de la forma de propiedad, actividad y número de empleados. Para su conducta competente y calificada, necesita estar bien versado en derecho laboral, monitorear cambios en la legislación y tener habilidades en el campo de gestión de registros de personal.

¿Qué es la contabilidad del personal y por qué es necesaria?

Una parte integral de la actividad de cada empresa son los registros de personal. Es un trabajo legalmente regulado de registro, contabilidad y seguimiento del movimiento de los empleados de la organización.

Las actividades de recursos humanos incluyen:

• recepción de empleados;
• despidos;
• movimientos horizontales (transferencia entre departamentos) y verticales (por ejemplo, crecimiento profesional);
• Viajes de negocios;
• baja por enfermedad;
• hoja de tiempo;
• vacaciones (de cualquier tipo: anuales, sin goce de sueldo, por embarazo, etc.);
• tarjetas personales de cada empleado, etc.

También se aplica a la dotación de personal:

• conductible registro militar;
• regulación relaciones laborales;
• creación y registro de varios (por ejemplo, al contratar, alentar a un empleado, etc.);
• organización del trabajo y otros aspectos.

Toda la documentación se redacta solo de acuerdo con las normas y reglas requeridas. Algunas formas están unificadas, otras se establecen en la propia empresa.

La organización competente de los registros de personal resuelve muchos problemas y tareas de la empresa. Por supuesto, hay miles de matices, pero hay puntos básicos que se aplican a todas las empresas.

¿Cómo organizar ya quién confiar el mantenimiento de los registros de personal?

Hay varias formas de organizar la contabilidad. Todo depende de las características de la empresa y de la elección que haga el gerente. Las opciones más comunes:

Cree un departamento completo de recursos humanos si la empresa emplea a muchas personas.

Y cuando el personal es pequeño, puede contratar a un especialista. Las ventajas de este método son que el gerente organiza el trabajo de la manera que le gusta y lo regula y controla de acuerdo con sus propios principios.

También hay desventajas: es difícil verificar la profesionalidad del especialista contratado, por lo que existe el riesgo de que se contrate a un oficial de personal no del todo competente.

Tendrás que gastar tiempo y dinero en capacitarte o buscar otro empleado.

Las ventajas de esta opción para organizar la contabilidad son que si se recomendó a una persona, entonces (quizás) realmente hace el trabajo, es decir, se probó en el caso. Por supuesto, con un oficial de personal de este tipo, debe negociar las condiciones de trabajo para que se adapten a ambas partes.

Encomendar los asuntos de personal a un contador o a una buena secretaria

Ventajas: Ahorra tiempo y dinero. Es decir, no hay necesidad de seleccionar un oficial de personal y no hay costos para mantener los registros.

Desventajas: el principal problema al elegir este método es que los empleados realizan trabajo extra después del principal, lo que conduce a errores, faltas, espacios y ausencia elemental documentos requeridos. Y, por supuesto, aquí es importante el conocimiento profesional sobre el tema de la contabilidad del personal. Y si los tiene la misma secretaria, entonces el riesgo de complicaciones en este caso se reduce al mínimo. Y viceversa.

Confíe la contabilidad del personal a una organización de subcontratación

Bueno: todas las actividades del personal recaen sobre los hombros de una empresa de outsourcing, que asume tal responsabilidad sobre la base de un acuerdo. Además del hecho de que se brinda una asistencia constante y continua para asuntos de personal, la elección de este método reduce significativamente los costos.

Contras: debe elegir una empresa seria y bien establecida, y también debe establecer una interacción, crear un concepto para trabajar con especialistas que trabajarán fuera de la oficina.
El gerente solo tiene que elegir la forma más conveniente y adecuada para mantener los registros de personal, sopesando todos los pros y los contras de cada método.

Funciones laborales de un trabajador de personal.

Se imponen al oficial de personal los siguientes deberes de acuerdo con las instrucciones y el contrato de trabajo:

Esta es una lista incompleta de los deberes de un trabajador de personal, los requisitos son aproximados. Puede haber más de ellos enumerados (o menos), pero en total son estas habilidades y capacidades las que debe poseer un especialista de personal.

Contabilidad del personal: ¿qué documentos se requieren?

Normalmente, cada empresa debe tener los siguientes tipos de documentos relacionados con el personal:

• administrativo (órdenes personales y de producción);
• confirmar la actividad laboral;
• información y liquidación;
• correspondencia interna;
• bitácoras de control y registro.

Algunos documentos de personal sin fallar debe estar en la empresa. Éstas incluyen:
PVTR (reglamento interno de trabajo);

Todos los documentos se almacenan durante un cierto número de años. Están regulados:

• artículo o sección del Código del Trabajo;
• resolución del Comité Estatal de Estadística;
• Ley Federal y otras normas.

Si algo (instrucciones, órdenes, etc.) no está disponible, será necesario corregir este hecho. En general, uno de los principios del trabajo de un oficial de personal es la puntualidad. ella lo hace muy facil dias de trabajo e incluso da fuerza legal a algunos actos. Esto es realmente muy importante, no para administrar el negocio actual. De lo contrario, tienden a crecer como una bola de nieve.

Organización de registros de personal: ¿cómo realizar, por dónde empezar?

Habiéndose establecido en un nuevo lugar como oficial de personal, primero debe revisar la documentación obligatoria. Si resulta (y sucede) que faltan algunos documentos importantes de la lista, entonces deben restaurarse. Por supuesto, no será posible realizar dicho trabajo en un día.

Por lo tanto, es necesario resaltar las posiciones más importantes y partir de ellas. Verifique la presencia y alfabetización en el diseño (y si necesita corregir o compilar nuevo documento): dotación de personal, calendario de vacaciones, contratos de trabajo, pedidos, registros en materia laboral.

Llevar registros de contratos de trabajo, pedidos de personal. Crear . Comprender las tarjetas personales (T-2). Trabaje con las regulaciones locales.
Lo principal es completar todos los documentos actuales a tiempo. Trabajo basado en Código de Trabajo y reglas de negocio. Y no destruya papeles sobre el personal. El tiempo de su almacenamiento es aprobado por los Archivos Federales ("Lista ..." de fecha 10.06.2000).

Todos los documentos contables son necesarios para la transparencia de las relaciones laborales. El sistema de personal establece normas y principios que brindan estabilidad a los empleados de la organización, y las administraciones crean condiciones favorables para ello.

Automatización contable - 1C: los beneficios de trabajar con el programa

Mantener registros de personal, especialmente en gran compañía- Este es un trabajo increíblemente responsable y enorme en su alcance. ¡Pero aquí los errores son inaceptables! Pero hoy existe una forma de automatizar las actividades de los oficiales de personal, lo que puede facilitar y simplificar enormemente el trabajo del departamento, mejorar las actividades y reducir significativamente el riesgo de errores.

Usando el programa 1C, puede mantener registros de acuerdo con requerimientos legales. La base de datos proporciona un almacenamiento seguro. Información necesaria por los empleados A medida que se acumula, es posible crear varios informes que pueden ayudar a analizar el trabajo y desarrollar nuevas direcciones. Por ejemplo, los informes podrían verse así:

• tasa de rotación del personal;
• estadísticas de personal;
• movimiento de trabajadores, etc.

El programa ayuda a resolver casi todos los problemas y tareas de contabilidad de personal. El jefe de la empresa, gracias a 1C, tiene la oportunidad de recibir información sobre el estado de cosas en este departamento, analizar y tomar las decisiones de gestión correctas. Y también la automatización le permite sincronizar las actividades de varios servicios de la empresa (contabilidad, personal, departamento de contabilidad), lo que mejora la eficiencia del trabajo y también crea todas las condiciones para el pago oportuno de los salarios.

Conclusión

Entonces, resumiendo, podemos señalar lo siguiente:

• La contabilidad del personal es una parte esencial del trabajo de cualquier empresa.
• Hay varias formas de organizar la contabilidad. La elección depende del líder.
• Los deberes de un trabajador de personal están determinados por la instrucción y el contrato de trabajo.
• Hay una lista de documentos relacionados con trabajo de personal que debe estar presente en toda empresa. Y debe comenzar su carrera en el departamento de personal revisando estos documentos en particular.
• Mantener registros es mucho más fácil si está automatizado.

La contabilidad del personal es el núcleo para el funcionamiento normal y eficiente de cualquier empresa. Por lo tanto, debe abordarse con toda responsabilidad.

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El concepto de gestión de registros de personal incluye, además de documentar las relaciones laborales con los empleados, también el almacenamiento y uso de documentos en las actividades corrientes de la organización, el examen de su valor y la entrega de documentos para almacenamiento de archivos.

El principal acto reglamentario en esta área es la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre asuntos de archivo en Federación Rusa". Esta Ley Federal regula las relaciones en el campo de la organización del almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa y otros documentos de archivo, independientemente de su forma de propiedad, así como las relaciones en el campo de la gestión de archivos. en la Federación de Rusia en interés de los ciudadanos, la sociedad y el Estado.

El artículo 17 de la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa" establece deber general para garantizar la seguridad de los documentos, incluidos los documentos sobre el personal, para cualquier entidad comercial: agencias gubernamentales, organos Gobierno local, organizaciones y ciudadanos que realizan actividades empresariales sin educación entidad legal, durante los períodos de su almacenamiento establecidos por las leyes federales, otros actos legales reglamentarios de la Federación Rusa, así como listas de documentos.

De conformidad con el artículo 3 de la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa":

El Fondo de Archivos de la Federación Rusa es una colección históricamente establecida y en constante crecimiento de documentos de archivo que reflejan la vida material y espiritual de la sociedad, que tienen un significado histórico, científico, social, económico, político y cultural, que son una parte integral de la historia y patrimonio cultural de los pueblos de la Federación de Rusia, relacionado con los recursos de información y sujeto a almacenamiento permanente.

Un documento de archivo significa:

“un soporte material con información grabada en él, que tiene detalles que permiten su identificación, y es objeto de almacenamiento debido a la importancia del soporte e información indicados para los ciudadanos, la sociedad y el estado”.

A su vez, el documento del Fondo de Archivos de la Federación Rusa significa:

"un documento de archivo que ha pasado un examen del valor de los documentos, puesto en registros estatales y sujeto a almacenamiento permanente".

El procedimiento para organizar el almacenamiento de documentos depende del estado de una organización comercial. Importante contraste es la inclusión de una organización específica en las listas de fuentes para completar archivos estatales y municipales con documentos de archivo (parte 2 del artículo 20 de la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa") . La inclusión de organizaciones comerciales en estas listas se realiza sobre la base de un acuerdo con el archivo estatal o municipal correspondiente. En organizaciones (fuentes de contratación) después de la expiración del período de almacenamiento, se lleva a cabo conjuntamente con el organismo autorizado. el poder del Estado del tema de la Federación Rusa en el campo del archivo, el examen de Archivos Estatales del valor de una serie de documentos para su inclusión en el Fondo de Archivos de la Federación Rusa.

Después del reconocimiento de documentos de archivo de organizaciones comerciales (fuentes de adquisición) como documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, no se permite su destrucción y su almacenamiento puede ser realizado por una organización comercial de forma independiente o pueden transferirse en virtud de un acuerdo. para el almacenamiento en un archivo estatal o municipal, biblioteca, museo, así como para la organización academia rusa ciencias (Parte 3 del Artículo 21 de la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa").

Aquellos documentos de archivo que no se incluyeron en los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, así como los documentos almacenados por organizaciones que no son fuentes de adquisición, después de la expiración de su período de almacenamiento establecido en actos legales reglamentarios, están sujetos a examen. y pueden ser destruidos por la organización o ser almacenados permanentemente en el archivo de la organización de acuerdo con sus normas internas.

Sobre cuestiones relacionadas con el procedimiento para organizar la adquisición de documentos de archivo, garantizar su seguridad, el procedimiento para realizar un examen del valor de los documentos y transferir documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa para almacenamiento permanente, el procedimiento para organizar el trabajo de un archivo, las organizaciones comerciales pueden guiarse por las "Reglas básicas para el funcionamiento de los archivos de las organizaciones", aprobadas por decisión del Collegium of the Rosarchive, el 6 de febrero de 2002.

Las listas de documentos de archivo estándar que indican los períodos de su almacenamiento son aprobadas por el órgano ejecutivo federal autorizado por el Gobierno de la Federación Rusa (Parte 3 del Artículo 6 de la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en La Federación Rusa"). De acuerdo con el Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 9 de marzo de 2004 No. 314 "Sobre el sistema y la estructura de los órganos ejecutivos federales", en este momento, dicho organismo federal es el Archivo Ruso.

El principal acto reglamentario que determina la lista y los plazos de almacenamiento de los documentos de gestión, incluidos los documentos de personal, generados en las actividades de las organizaciones, es la "Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento", aprobada por los Archivos Federales el 6 de octubre de 2000.

La cláusula 1.4 de la "Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, con indicación de los períodos de almacenamiento", aprobada por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, establece que está destinada a ser utilizada como el principal documento reglamentario en la determinación de la períodos de almacenamiento y selección para el almacenamiento y destrucción de documentos estándar de gestión, es decir, comunes a todas o la mayoría de las organizaciones (incluidas las no gubernamentales).

Los plazos de almacenamiento de documentos indicados en el párrafo 2.4 de la "Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando los plazos de almacenamiento", aprobado por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, se aplican a todas las organizaciones, independientemente de su si sus documentos son recibidos para almacenamiento en archivos estatales, municipales o no llegan.

Las organizaciones aplican los períodos de retención especificados en este documento de diferentes maneras. Los períodos de retención temporal (1 año, 3 años, 5 años, 10 años) se aplican a todas las organizaciones. El período de almacenamiento permanente es utilizado por aquellas organizaciones estatales y municipales cuyos documentos se almacenan en los archivos relevantes de la manera prescrita, y organizaciones no estatales con las que se han celebrado acuerdos (contratos) relevantes, es decir, fuentes de adquisición de archivos.

Las organizaciones cuyos documentos no se encuentran almacenados en archivos estatales, municipales, es decir, no son fuentes de adquisición de archivos, pueden aplicar un período de almacenamiento permanente. Ciertos documentos (de naturaleza reglamentaria, patrimonial y económica, sobre los resultados de las actividades y perspectivas de desarrollo de la organización) de un período de almacenamiento permanente deben almacenarse en organizaciones de todas las formas de propiedad, cuyos documentos no son recibidos por el estado, municipio archivos, hasta la liquidación de estas organizaciones (cláusula 2.4.2 "Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, indicando los términos de su almacenamiento", aprobado por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000). Por ejemplo, el Acta Constitutiva de la organización, la Escritura de Constitución, el Reglamento sobre las divisiones estructurales de la organización, descripciones de trabajo, inventario de cajas de almacenamiento permanente y temporal; los archivos personales, listas (staffing) de empleados deben almacenarse en organizaciones de todas las formas de propiedad, cuyos documentos no ingresan a los archivos estatales, municipales, hasta la liquidación de estas organizaciones, que se debe a la legislación vigente y (o) el significado práctico a largo plazo de estos documentos.

Organizaciones que no son fuentes de adquisición de archivos estatales, municipales almacenan documentos de un período permanente de acuerdo con la Lista de documentos de gestión estándar como sigue. Expresar, organizaciones municipales- 10 años. Organizaciones no gubernamentales: al menos 10 años, el período adicional de almacenamiento de documentos lo determina la organización de acuerdo con la ley aplicable y (o) la necesidad del uso práctico de los documentos.

Así, las organizaciones no gubernamentales cuyos documentos no se encuentran en archivos estatales, municipales, es decir, no son fuentes de adquisición de archivos, pueden, pero no están obligadas a aplicar un período de almacenamiento permanente, pero deben almacenar dichos documentos en sus propio durante al menos 10 años (cláusula 2.4 .2 "Lista de documentos estándar de gestión generados en las actividades de las organizaciones, con indicación de sus períodos de almacenamiento", aprobado por los Archivos Federales el 6 de octubre de 2000).

La marca "EPK", incluida en la "Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, con una indicación de sus períodos de almacenamiento", aprobada por los Archivos Federales el 6 de octubre de 2000 para tipos específicos de documentos, está destinada a el uso por parte de organizaciones de todas las formas de propiedad que son fuentes de adquisición de archivos estatales y municipales, y significa que algunos de estos documentos pueden tener un significado científico e histórico y, en la forma prescrita, deben transferirse a archivos estatales o municipales o almacenarse en una organización. La decisión de aceptar o destruir documentos marcados con "EPK" ("EC") la toman comisiones de expertos de organismos e instituciones de archivo. Esta marca también puede ser utilizada por organizaciones comerciales que no sean fuentes de adquisición al decidir sobre el almacenamiento permanente de sus documentos.

De acuerdo con la Lista de Documentos de Gestión Estándar, los documentos marcados como "EPK" incluyen, por ejemplo, archivos personales de los empleados, contratos de trabajo, tarjetas personales de los empleados, características de los empleados y más.

Teniendo en cuenta la cláusula 2.9 de la "Lista de documentos típicos de gestión generados en las actividades de las organizaciones, con indicación de sus períodos de almacenamiento", aprobada por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, el cómputo del período de almacenamiento de los documentos se realiza a partir del 1 de enero. del año siguiente al año de finalización de su trabajo de oficina. Por ejemplo, el cómputo del período de almacenamiento para casos completados en 2006 comienza el 1 de enero de 2007.

La marca "hasta que se necesite" significa que la documentación solo tiene valor práctico. El período de su almacenamiento lo determina la propia organización, pero no puede ser inferior a 1 año.

Queda prohibida la reducción de los plazos de conservación establecidos por la Lista de Documentos Estándar de Gestión. Un aumento en los plazos de almacenamiento de los documentos previstos por la Lista de Documentos de Gestión Estándar puede tener lugar en los casos en que esto sea causado por las características específicas del trabajo de las organizaciones.

Al organizar el almacenamiento de documentos en una organización en particular y regular este proceso, los siguientes también pueden usarse como documentos metodológicos de referencia:

Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa de fecha 8 de noviembre de 2005 No. 536 “Sobre instrucción estándar sobre trámites en los órganos ejecutivos federales”;

· GOST 17914-72 “Cubiertas de estuches para largos periodos de almacenamiento. Tipos, variedades, requerimientos técnicos» (introducido por el Decreto Comité Estatal Normas de la URSS de fecha 17 de julio de 1972 No. 1411);

Orden de la Administración Principal de Archivos de la URSS del 25 de mayo de 1988 No. 33 " Sistema Estatal apoyo a la gestión de la documentación. Disposiciones básicas. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación”;

El almacenamiento de documentos de personal se distingue un poco de las reglas generales para el almacenamiento de documentos de gestión. Dado que los documentos de personal tienen un alto significado social (especialmente los documentos que contienen datos personales), ya que sirven como prueba documental de los derechos del empleado a la seguridad social, por ejemplo, vejez e invalidez, así como la confirmación de la experiencia laboral del empleado. Por lo tanto, la mayoría de ellos tienen un período de almacenamiento prolongado o permanente y se utilizan con fines de referencia cuando los ciudadanos solicitan a las instituciones de archivo.

Además, los documentos de personal también tienen un valor biográfico, arqueológico, son fuente de generalizaciones estadísticas e investigaciones históricas y sociales.

Las peculiaridades de almacenar la documentación del personal en una organización se deben a las tareas de restringir el acceso no autorizado a los documentos que contienen datos personales de los empleados y buscar de manera efectiva la información necesaria.

En el sistema de almacenamiento de documentos de personal, se pueden distinguir dos tipos, etapas de almacenamiento: actual y posterior.

Se denomina actual (operativo) al almacenamiento y uso de los documentos desde el momento en que se crean hasta el traslado del caso en que se agrupan al archivo. El almacenamiento actual de casos se lleva a cabo en el lugar de su formación. El almacenamiento actual también se divide en dos subespecies:

Almacenamiento de documentos en el proceso de su ejecución;

Almacenamiento de documentos ejecutados.

Los documentos durante su ejecución están con el contratista, quien los almacena en carpetas especiales. Estas carpetas contienen la inscripción "Para firma", "Urgente" y más, así como el apellido, iniciales, número de teléfono del artista.

Los documentos otorgados deben archivarse y conservarse en archivos de acuerdo con la nomenclatura de casos. Notamos de inmediato que el almacenamiento actual de documentos implica el procedimiento para su formación en casos de acuerdo con la nomenclatura aprobada.

El almacenamiento actual de documentos significa su almacenamiento en originales. Por lo tanto, en los servicios de personal de las organizaciones, todos los pedidos se almacenan en originales. Las copias de las órdenes sobre el personal: contratación, incentivos, sanciones, despido, etc., se colocan adicionalmente para su almacenamiento en los archivos personales de los empleados (si se mantienen).

El procedimiento para organizar el almacenamiento actual de archivos personales es el siguiente:

Ø los archivos personales en papel se almacenan en carpetas numeradas por páginas y cosidas;

Ø las portadas de los archivos personales también están numeradas, se asignan número de serie casos correspondientes al número total de casos;

Ø almacenamiento actual en el departamento de personal de la organización están sujetos a archivos personales solo en empleados que trabajan. Después del despido de un empleado, su archivo personal se elimina de la carpeta y se procesa para transferirlo al almacenamiento de archivos.

Ø Los expedientes personales de los trabajadores despedidos se archivan por orden alfabético.

El almacenamiento actual de documentos de personal, archivadores, libros de contabilidad y otros se lleva a cabo, por regla general, en los locales de los servicios de personal de las organizaciones, que deben estar equipados con armarios especiales o cajas fuertes que estén cerradas y selladas. Copias de la nomenclatura de los casos colocados en los gabinetes y en los lomos de las cubiertas de los casos: los números de los casos de acuerdo con la nomenclatura facilitarán la búsqueda de documentos.

Los libros de trabajo de los empleados se almacenan en la caja fuerte del jefe del departamento de personal, también se almacenan allí sellos, estampillas, formularios de documentos, llaves de gabinetes (cajas fuertes) para almacenar documentos.

Empleados servicio de personal no se recomienda dejar ningún documento o registro de la oficina en el escritorio, así como una computadora en funcionamiento, durante el tiempo que dure la salida de las instalaciones. Al final de la jornada de trabajo, los oficiales de personal deben colocar todos los arreglos de documentos en proceso de su ejecución en un gabinete de metal, cerrarlo y sellarlo. Las llaves de los armarios se entregan al jefe del departamento de personal contra firma en la revista correspondiente.

Los borradores y revisiones de documentos, los formularios estropeados se destruyen al final de la jornada laboral; para esto se puede utilizar una máquina cortadora de papel especial. Los ordenadores al final de la jornada laboral quedan bloqueados y desconectados de la red.

Además, la tecnología para almacenar y contabilizar la documentación del personal implica la firma obligatoria de los empleados, lo que confirma la recepción de copias y extractos de ellos.

La base para el almacenamiento posterior (archivo) de documentos es un examen de su valor, y luego sigue: archivar casos, compilar inventarios, redactar actas sobre la asignación de documentos para destrucción y entregar los archivos al archivo de la organización.

Para la recepción oportuna de documentos de archivo de divisiones estructurales u otras fuentes de adquisición, asegurando su contabilidad, seguridad, agilizando su uso y preparando la transferencia de documentos para almacenamiento permanente en organizaciones, se crea un archivo.

Solo una parte de los documentos ingresa al fondo de archivo de la organización; no incluye documentos con un período de almacenamiento corto (hasta 10 años inclusive). El fondo de archivo de la organización consiste en documentos de almacenamiento a largo plazo (más de 10 años) y almacenamiento permanente, incluidos documentos sobre el personal, que tienen importancia económica, social, política, cultural, histórica y de otro tipo. La transferencia de archivos al archivo se lleva a cabo de acuerdo con el cronograma aprobado por el jefe de la organización o el empleador. Los documentos deben aceptarse para almacenamiento principalmente en forma de originales, solo en su ausencia se aceptan copias certificadas.

De acuerdo con las "Reglas básicas para el trabajo de los archivos de las organizaciones", aprobadas por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002, la organización debe proporcionar al archivo locales y personal especialmente equipados. Sin embargo, en las organizaciones comerciales pequeñas, por regla general, no existe un archivo en forma de unidad especial. Al mismo tiempo, las funciones del archivero son combinadas por el secretario u otra persona designada por el jefe.

Al mismo tiempo, debe recordarse que los documentos deben almacenarse en condiciones que aseguren su protección contra daños, influencias ambientales dañinas y excluyan la pérdida de documentos. Como regla general, se instalan armarios metálicos, cajas fuertes, estanterías y similares en la sala de archivo para este propósito. No está permitido colocar documentos en el piso, alféizares de ventanas, en pilas sin clasificar. La retirada de documentos del archivo con un período de almacenamiento permanente se permite en casos excepcionales y se lleva a cabo sobre la base de un documento administrativo del jefe de la organización con la elaboración obligatoria de una copia certificada del documento y un acto en el incautación del original.

Para garantizar la seguridad de los documentos sobre el personal de los empleados despedidos como resultado de la reorganización o liquidación de personas jurídicas, así como la protección social de los ciudadanos, se puede recomendar a los fundadores de organizaciones comerciales y sin fines de lucro recién formadas que incluir en sus documentos constitutivos las reglas para la contabilidad y conservación de documentos sobre el personal, así como su transferencia oportuna al almacenamiento estatal durante la reorganización o liquidación de una persona jurídica.

Recuerde que la regulación legal del procedimiento y los términos de almacenamiento de los documentos de personal se lleva a cabo sobre la base de la "Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando los términos de su almacenamiento", aprobada por los Archivos Federales el 6 de octubre de 2000. El procedimiento y los términos para almacenar libros de trabajo están regulados por un acto reglamentario especial: Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 16 de abril de 2003 No. 225 "Sobre libros de trabajo". Por lo tanto, los formularios del libro de trabajo y el inserto en él se almacenan en la organización como documentos de estricta responsabilidad y se entregan a la persona responsable de mantener los libros de trabajo, a petición suya. Al final de cada mes, esta persona está obligada a enviar al departamento de contabilidad de la organización un informe sobre la disponibilidad de los formularios del libro de trabajo y un inserto en él. Los formularios del libro de trabajo y las inserciones en él estropeadas durante el llenado están sujetos a destrucción con la redacción de un acto apropiado. Los libros de trabajo no reclamados y un libro de contabilidad para los libros de trabajo y sus inserciones se almacenan en el archivo de la organización durante 50 años y luego están sujetos a destrucción de la manera prescrita.

El empleador es responsable de la organización del trabajo en el almacenamiento de documentos de personal, documentos contables primarios. La responsabilidad del mantenimiento, almacenamiento, contabilidad y emisión de los libros de trabajo recae en una persona especialmente autorizada designada por orden (instrucción) del empleador.

Además, es recomendable proporcionar un extracto de la "Lista de documentos de gestión típicos generados en las actividades de las organizaciones, indicando el período de conservación", aprobada por orden del Archivo Federal del 6 de octubre de 2000, en relación con algunos documentos de personal:

Número de artículo	Tipo de documento	Período de retención de documentos	Nota
PERSONAL
	Documentos (informes, resúmenes, certificados, información) sobre el estado y verificación del trabajo con el personal	Constantemente
	Correspondencia sobre la recepción, distribución, movimiento, contabilidad del personal
	Documentos (solicitudes, información, correspondencia) sobre la necesidad de empleados, reducción (liberación) de empleados
	Billetes en sustitución de órdenes sobre personal	75 años de EPC	Sobre la concesión de vacaciones regulares y de estudio, obligaciones, sanciones, viajes de negocios nacionales de corta duración - 5 años
	Expedientes personales (declaraciones, autobiografías, copias de órdenes y extractos de las mismas, copias de documentos personales, características, fichas de personal, cuestionarios, hojas de atestación, etc.):
	a) el jefe de la organización; miembros de los órganos de gobierno, ejecutivos, organismos de control organizaciones; empleados con títulos estatales y de otro tipo, premios, galardones, grados y títulos académicos	Constantemente
	b) trabajadores	75 años de EPC
	Acuerdos de trabajo (contratos), convenios laborales no incluido en archivos personales	75 años de EPC
	Tarjetas personales de empleados (incluidos los trabajadores temporales)	75 años de EPC
	Características de los empleados que no tienen expedientes personales	75 años de EPC
	Documentos (cuestionarios, autobiografías, registros de personal, solicitudes, cartas de recomendación, hojas de vida, etc.) de personas no contratadas
	Documentos personales genuinos (registros de trabajo, diplomas, certificados, certificados, certificados)	Lista de correos	Sin reclamar - al menos 50 años
	Documentos (certificados, informes y notas explicatorias, copias de órdenes, extractos de órdenes, declaraciones, certificados de viaje y otros), no incluidos en los archivos personales
		Constantemente
		75 años de EPC
	Correspondencia de reemplazo vacantes, elección para el cargo
	Actas de reuniones de comisiones de fijación de antigüedad para el pago de primas por antigüedad		A falta de órdenes - 50 años
	Listado (plantilla - nómina) de empleados	Constantemente
			En ausencia de cuentas personales - 50 años
	a) los miembros del consejo de administración y órganos ejecutivos organizaciones	Constantemente
	b) veteranos y participantes de la Gran guerra patriótica y otras acciones militares	Constantemente
	c) galardonado con premios estatales y de otro tipo, galardonado con títulos estatales y de otro tipo, premios	Constantemente
	d) trabajadores
	d) certificado
	e) reclutas
	g) candidatos a la promoción
	h) recibir tarifas personales, salarios
	Documentos (informes, actas, información) sobre la contabilidad de los libros de trabajo y sus inserciones.
	Correspondencia de viaje		Para viajes de negocios al extranjero - 10 años de EPC
	Correspondencia sobre el registro del servicio militar obligatorio y el aplazamiento del servicio militar obligatorio de las personas sujetas al servicio militar
	Documentos (representaciones, peticiones, cuestionarios, actos) sobre el establecimiento de tarifas personales, salarios, asignaciones		A falta de pedidos - 50 años de EPC
	Correspondencia sobre el establecimiento y pago de tasas personales, salarios, asignaciones
	Horarios de vacaciones
	Tarjetas, punteros a órdenes sobre personal.
	Libros, revistas, tarjetas de contabilidad:		Después del despido
	a) admisión, movimiento (transferencia), despido de empleados
	b) empleados enviados en viajes de negocios
	c) reclutas
	d) vacaciones
	e) archivos personales, tarjetas personales, acuerdos laborales (contratos), acuerdos laborales
	f) emisión de libros de trabajo y encartes a los mismos
	g) expedición de certificados de salarios, tiempo de servicio, lugar de trabajo
	h) emisión de certificados de viaje

Los períodos de almacenamiento de los documentos que figuran en la "Lista de documentos de gestión estándar generados en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento", aprobado por los Archivos Federales el 6 de octubre de 2000 (columna No. 3), se aplican a todas las organizaciones , independientemente de que sus documentos sean recibidos para su almacenamiento en archivos estatales, municipales o no lleguen.

Todos los documentos de personal deben entregarse al archivo de la organización.

Así, el algoritmo de actuación de una organización comercial que no sea una empresa unitaria estatal o municipal para garantizar el almacenamiento de documentos, incluidos los documentos de personal, es el siguiente:

Verificación de los requisitos de los actos jurídicos reglamentarios que han establecido los plazos de conservación de determinados tipos de documentos;

Almacenamiento de documentos;

Para organizaciones - fuentes de adquisición - después de la expiración del período de almacenamiento, realizando, junto con el organismo autorizado del poder estatal del sujeto de la Federación Rusa en el campo del archivo, el Archivo Estatal, un examen del valor de un número de documentos para su inclusión en el Fondo de Archivos de la Federación Rusa;

Almacenamiento de documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa o su transferencia para almacenamiento a un archivo, biblioteca, museo u organización estatal o municipal de la Academia Rusa de Ciencias;

Los documentos de archivo que no se incluyeron en los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa, después de la expiración del período de almacenamiento, están sujetos a destrucción o almacenamiento en el archivo de la organización de acuerdo con los requisitos de la legislación corporativa (por ejemplo, para las sociedades anónimas, el almacenamiento de documentos está regulado por el Decreto de la Comisión Federal del Mercado de Valores de fecha 16 de julio de 2003 No. 03-33 / ps "Sobre la aprobación del Reglamento sobre el procedimiento y términos de almacenamiento de documentos" y la Ley Federal del 26 de diciembre de 1995 N° 208-FZ "Sobre sociedades anónimas”) o regulaciones locales;

Para las organizaciones que no son fuentes de adquisición, después de la expiración del período de almacenamiento temporal, los documentos de archivo están sujetos a examen y pueden destruirse o almacenarse en el archivo de la organización.

La preparación de documentos para su posterior almacenamiento y uso es la etapa final del negocio. proceso de producción servicio de personal e incluye un examen del valor científico y práctico de los documentos, registro y descripción de casos, redacción de actas sobre la asignación de documentos para destrucción y transferencia al archivo de la organización o al almacenamiento estatal.

"Examen del valor de los documentos: La selección de documentos para el almacenamiento público o el establecimiento de plazos para su almacenamiento en base a criterios aceptados".

(cláusula 95 de GOST R 51141-98).

Como regla general, la obligación de enviar documentos a los archivos estatales se asigna a las organizaciones estatales y municipales. Sin embargo, algunas organizaciones no gubernamentales con las que se han concluido acuerdos relevantes también deben hacer esto.

Para organizar y realizar un examen del valor de los documentos y seleccionarlos para transferirlos al almacenamiento estatal, así como para controlar y brindar asistencia metodológica en la realización de un examen, los ministerios y departamentos establecen comisiones centrales permanentes de expertos (CEC). En otras organizaciones se crean comisiones permanentes de expertos (CE).

La comisión de expertos actúa sobre la base del Reglamento de la comisión de expertos permanente aprobado por el titular de la organización. Para facilitar el desarrollo de su propio Reglamento sobre una comisión pericial permanente, puede utilizar el "Reglamento ejemplar sobre una comisión pericial permanente de una institución, organización, empresa", aprobado por la Orden del Archivo Federal del 19 de enero de 1995 No. 2.

Las principales tareas de la comisión de expertos son:

1. Organización y examen del valor de los documentos en la etapa de trabajo de oficina en la preparación de la nomenclatura de casos y la formación de casos.

2. Organización y examen del valor de los documentos en la etapa de preparación para el almacenamiento de archivos.

3. Organización y selección y preparación de documentos para traslado a depósito público.

La comisión de expertos de la organización se crea por orden del jefe entre los empleados más calificados en la cantidad de al menos tres personas.

La comisión de expertos es un órgano consultivo. Sus decisiones son aprobadas por el jefe de la organización.

La comisión de expertos de la organización en su trabajo debe guiarse por la Ley Federal del 22 de octubre de 2004 No. 125-FZ "Sobre el archivo en la Federación Rusa", el Reglamento sobre fondo de archivo de la Federación Rusa, aprobado por Decreto del Presidente de la Federación Rusa de fecha 17 de marzo de 1994 No. 552 "Sobre la aprobación de las Regulaciones sobre el Fondo de Archivos de la Federación Rusa", órdenes de la Agencia Federal de Archivos de la Federación Rusa, documentos normativos y metodológicos desarrollados por autoridades de archivo, listas estándar de documentos que indican sus períodos de almacenamiento, la nomenclatura de asuntos de la organización.

El examen de los documentos se lleva a cabo sobre la base de criterios generales para evaluar el origen, el contenido y las características externas de los documentos.

Los criterios de origen incluyen: el papel y el lugar de la organización en el sistema de administración pública o en una industria en particular, la importancia de las funciones que desempeña, la importancia individual en la vida de la sociedad, el tiempo y lugar de la formación del documento.

Los criterios de contenido incluyen: la importancia del evento (fenómeno) reflejado en el documento, el valor de la información disponible en el documento, la repetición de la información del documento en otros documentos, el tipo de documento, la autenticidad del documento.

Los criterios para las características externas incluyen: la forma de fijación y transmisión del contenido, la certificación, la ejecución del documento, su condición física.

La comisión de expertos trabaja en contacto con la comisión de revisión de expertos (EPC) de la institución archivística, que aprueba las decisiones de la comisión de expertos.

Las organizaciones no gubernamentales toman decisiones de forma independiente sobre el examen del valor de los documentos. El resultado del trabajo de la comisión de expertos es la distribución de documentos en cuatro grupos según diferentes períodos de almacenamiento:

Almacenamiento permanente;

Almacenamiento a largo plazo (más de 10 años);

Almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive);

A destruir por expiración del plazo de almacenamiento.

Para determinar los plazos de almacenamiento de documentos, es necesario, habiendo encontrado el artículo correspondiente en la "Lista de documentos de gestión típicos generados en las actividades de las organizaciones, indicando los plazos de su almacenamiento", aprobado por el Archivo Federal el 6 de octubre de 2000, para realizar una revisión hoja por hoja de los casos. No está permitido seleccionar documentos para almacenamiento y destrucción solo sobre la base de títulos de casos.

El período de almacenamiento de documentos en soportes no tradicionales corresponde al período de almacenamiento de tipos similares de documentos en soportes tradicionales.

Los casos con la marca "EPK" se someten a una revisión hoja por hoja con el fin de determinar y separar de ellos los documentos que son objeto de almacenamiento permanente.

Los casos de almacenamiento permanente y a largo plazo (más de 10 años), incluidos los documentos sobre el personal, deben almacenarse en el archivo de la organización. Sin embargo, si los documentos tienen, digamos, valor histórico o científico, entonces la organización los transfiere al archivo estatal o municipal. Por supuesto, siempre que se celebre un acuerdo apropiado con ellos. Su traslado se realiza de acuerdo con las descripciones.

Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años), por regla general, no se transfieren al archivo de la organización y, después de la expiración del período de almacenamiento, se destruyen.

Así, con base en los resultados del examen del valor de los documentos en la organización, se compila lo siguiente:

Inventario de cajas de almacenamiento permanente;

Inventario de cajas de almacenamiento temporal (más de 10 años);

descripciones de casos por personal;

Actúa sobre la asignación para destrucción de cajas que no sean objeto de depósito.

Los inventarios de casos compilados como resultado de las actividades de la comisión de expertos son aprobados por el jefe de la organización.

(nombre de la compañía)

(nombre de la unidad estructural o pública

organizaciones)

APROBAR

Título profesional

jefe de estructura

divisiones

(organización pública)

Firma Explicación

firmas

fecha

DESCRIPCIÓN Nº ___

__________________________________________________________________

No. _____________, incluyendo:

números de letras:

números perdidos:

Título profesional

compilador del inventario Firma Transcripción de la firma

fecha

ACORDADO APROBADO

Nombre del cargo de jefe Protocolo CE

servicios de trabajo de oficina de la organización de la unidad estructural

Firma Transcripción de la firma con fecha _____________ No. _______

Tras la aprobación de las descripciones de casos elaboradas comisión de expertos, la organización podrá destruir los documentos con plazos de conservación temporales que hayan expirado.

“Aislamiento de documentos para destrucción: Identificación en el proceso de examen del valor científico y práctico de documentos con plazos de conservación vencidos que han perdido su significado práctico, científico o social, y su selección para destrucción.”

(cláusula 98 GOST R 51141-98).

La destrucción de documentos se formaliza mediante un acto aprobado por el jefe de la organización. Para las organizaciones que presentan documentos para el almacenamiento estatal, los actos son aprobados por el jefe de la organización después de la aprobación de los inventarios de casos para el almacenamiento permanente por parte de la comisión de expertos de la institución del servicio estatal de archivos.

Los casos a ser destruidos son transferidos para procesamiento (utilización). La transferencia de cajas se realiza mediante factura de aceptación, en la que se indica la fecha de la transferencia, el número de cajas a entregar y el peso de los residuos de papel.

La carga y extracción para su eliminación se realizan bajo el control de un empleado responsable de garantizar la seguridad de los documentos de archivo.

Forma aproximada del acto sobre la asignación de documentos (casos) para su destrucción:

Nombre de la compañía

ACTO APRUEBO

___________ No. _______ Cargo

_____________________ jefe de la organización

(lugar de compilación)

sobre asignación para destrucción Firma Explicación

documentos no sujetos a firma

fecha de almacenamiento

Establecido _____________________________________________________

(nombre e impresión de la lista de documentos

__________________________________________________________________

con la fecha de caducidad)

seleccionados para su destrucción por carecer de valor científico e histórico

y documentos del fondo No. _____________ que han perdido su significado práctico

(título

fondo)

Unidades totales cresta durante años

(en números y palabras)

Inventario de cajas de almacenamiento permanente por ____ años aprobado por personal

composición

acordado con EPC ________________________________________________

(nombre de la institución de archivo)

(minutas de fecha _______________ No. _____________)

Cargo de la persona

quien realizó el examen

valor de los documentos Firma Transcripción de la firma

fecha

ACORDADO

Protocolo CEC (CE)

con fecha _________ No. __________

Documentos por importe de __________________________________ unidades. hora.,

(en números y palabras)

con un peso de ______ kg entregado a _____________________________________________

(nombre de la compañía)

para tramitar según albarán de fecha ________ nº _______

Título del trabajo del empleado

presentación de documentos Firma Transcripción de la firma

fecha

Se han realizado cambios contables.

Título del trabajo del empleado

el archivo que hizo los cambios

a los documentos contables Firma Transcripción de la firma

fecha

La destrucción de archivos con un período de almacenamiento vencido que se clasifican como "Secreto", "Para uso oficial", "Confidencial" se lleva a cabo de acuerdo con instrucciones especiales.

O archivar archivos y transferirlos al almacenamiento de archivos.

« Tramitación de expedientes: Preparación de un expediente para su almacenamiento de acuerdo con las normas establecidas.

(cláusula 73 de GOST R 51141-98).

El registro de los casos comienza desde el momento de su ingreso al organismo y finaliza en el proceso de preparación para su traslado al archivo al finalizar el año calendario en que fueron ingresados. La ejecución de un caso específico incluye un conjunto de trabajos sobre la encuadernación de documentos, la numeración de hojas, la elaboración de inscripciones de certificación, la elaboración (en algunos casos) de un inventario interno de documentos, el diseño de los detalles de la portada del caso

El registro de casos es realizado por empleados del servicio de soporte documental de las divisiones de organización y estructura.

De acuerdo con lo dispuesto en las "Reglas Básicas para el Trabajo de Archivos de Organizaciones", aprobadas por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002, la ejecución de archivos puede ser total o parcial, dependiendo del tiempo de almacenamiento. . Los casos de almacenamiento y personal permanentes a largo plazo, así como los documentos confidenciales, están sujetos a registro completo.

La presentación completa incluye:

archivo o encuadernación del caso;

la numeración de las hojas del caso;

elaboración de una hoja de certificado;

elaborar, en su caso, un inventario interno de documentos;

Ingresar las aclaraciones necesarias en los detalles de la portada del caso (aclaración del nombre de la organización, el índice de registro del caso, las últimas fechas del caso, el título del caso).

Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) están sujetos a registro parcial: se permite no volver a sistematizar documentos en el caso, no numerar las hojas del caso, no redactar notas de certificación.

Los documentos que constituyen el caso se archivan en 4 perforaciones en tapa dura de cartón o encuadernados, teniendo en cuenta la posibilidad de libre lectura del texto de todos los documentos, fechas, visados ​​y resoluciones en los mismos. Al preparar los casos para archivar (encuadernar), los sujetadores metálicos (alfileres, sujetapapeles) se eliminan de los documentos.

Los archivos de almacenamiento permanente que consisten en documentos de alto valor o documentos voluminosos se almacenan en carpetas duras cerradas con tres solapas con lazos o en cajas.

Si hay documentos personales no reclamados en el caso (cédulas de identidad, libros de trabajo, tarjetas militares, fotografías), estos documentos se colocan en un sobre, que se archiva en el caso. En la presencia de un número grande de tales documentos, estos últimos se retiran de los casos y se hace un inventario separado de ellos.

Para garantizar la seguridad y fijar el orden de los documentos incluidos en el expediente, todas las hojas de este expediente (excepto la hoja de certificación y el inventario interno) están numeradas en números arábigos en numeración gruesa en la esquina superior derecha de la hoja. con un simple lápiz o máquina numeradora. Las hojas del inventario interno de documentos del caso se numeran por separado.

Las hojas de casos que constan de varios volúmenes o partes se numeran para cada volumen o para cada parte por separado.

Los sobres con anexos presentados en el caso están numerados; al mismo tiempo, el sobre mismo se numera primero y luego cada archivo adjunto en el sobre se numera con el siguiente número.

Al final de cada caso, se archiva un formulario en blanco de la hoja de testigos, y al comienzo del caso (para dar cuenta de documentos especialmente valiosos), un formulario de inventario interno de los documentos del caso.

La hoja: el testigo se redacta en el caso en una hoja separada, en libros, en el reverso de la última hoja en blanco, en archivadores, en una hoja en blanco separada de formato de tarjeta.

La hoja - el testigo del caso (acta del certificado) se compila en la forma establecida por las "Reglas Básicas para el Trabajo de Archivos de Organizaciones", aprobadas por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002.

En el que el número de hojas numeradas del caso, el número de hojas del inventario interno se indican en números y en palabras, se especifican las características de la numeración de los números del caso (la presencia de números de casos con letras, números que faltan, números de hojas con fotografías pegadas, números de hojas de gran formato, sobres con anexos y el número de hojas que se adjuntan en ellos), y también se indica la presencia en el caso de copias impresas de folletos con el número de hojas en los mismos, si se tratara de no marcado en la numeración bruta general del caso.

La hoja - el testigo del caso está firmada por su compilador. Todos los cambios posteriores en la composición y estado del caso (daño, reemplazo de documentos originales) se anotan en la hoja de certificación con referencia al acto relevante.

Está prohibido sacar la hoja: el testigo en la portada del caso o el reverso en blanco de la hoja. último documento. Si el caso se presenta o encuaderna sin el formulario de la hoja de certificación, se pega en la parte superior de la hoja en el interior de la cubierta del caso.

Se compila un inventario interno de los documentos del caso para registrar los documentos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), cuya contabilidad es causada por las características específicas de esta documentación (especialmente valiosos, personales, judiciales, expedientes de investigación, etc.), así como para registrar el almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) años), formado según los tipos de documentos, cuyos títulos no revelan el contenido específico del documento.

El inventario interno se elabora en hoja separada en la forma establecida por las "Reglas Básicas para el Funcionamiento de los Archivos de las Organizaciones", aprobadas por decisión del Colegio de Archivos Federales del 6 de febrero de 2002.

El inventario interno contiene información sobre los números de serie de los documentos del caso, sus índices, fechas, encabezados y números de página del caso. Se realiza un asiento final para el inventario interno, que indica en números y en letras el número de documentos incluidos en él y el número de hojas del inventario interno.

El inventario interno está firmado por su compilador. Si el caso está encuadernado o archivado sin la forma del inventario interno de documentos, entonces el inventario redactado en la forma prescrita se pega en el interior de la portada del caso.

La cobertura del archivo de almacenamiento permanente, temporal (más de 10 años) y personal se elabora y ejecuta de acuerdo con los requisitos de GOST 17914-72 "Cobertura de archivos de almacenamiento a largo plazo". Tipos, variedades, requisitos técnicos” (introducido por el Decreto del Comité Estatal de Normas de la URSS del 17 de julio de 1972 No. 1411).

La portada del caso dice:

Nombre de la compañía;

Nombre de la unidad estructural;

Índice de casos;

Cifrado de archivo del caso;

Número del caso (volumen, parte) según la sección anual del inventario resumido de casos;

título del caso;

Plazo del caso - año(s) del establecimiento y finalización del caso;

Número de hojas en el archivo;

El plazo de almacenamiento del estuche (en los casos de almacenamiento permanente se escribe: “mantener permanentemente”).

En la portada de los casos de almacenamiento permanente, se proporciona un lugar para el nombre del archivo estatal en el que se aceptarán los archivos de la organización, las designaciones de los códigos del archivo estatal y la organización.

Al cambiar el nombre de la organización (unidad estructural) durante el período cubierto por los documentos del caso, o al transferir el caso a otra organización (a otra unidad estructural), la portada del caso indica el nuevo nombre de esta organización u organización sucesora , y el nombre anterior de la organización (unidad estructural) está entre corchetes.

El título del caso en la cubierta del caso se transfiere de la nomenclatura del caso. En los casos necesarios, se hacen aclaraciones al encabezamiento (números de órdenes, protocolos, etc.).

Los plazos para el caso se dan en números arábigos.

Los plazos de los casos que contengan documentación organizativa, administrativa, creativa y de otro tipo (actas, transcripciones, cartas, informes, etc.), para los que se tiene fecha exacta importancia, así como los casos que consten de varios tomos (partes), se fijan los plazos de los documentos del caso, es decir, las fechas de registro (compilación) de los primeros y últimos documentos incluidos en el caso.

Si el caso es un registro de órdenes, pedidos, etc., entonces la fecha del caso será la exacta fechas del calendario la primera y la última entrada en el registro.

Los plazos para un expediente personal son las fechas de firma de la orden de admisión y destitución de la persona a favor de la cual se ha presentado este expediente.

Los archivos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años), así como los archivos sobre el personal un año después de que se completen en el trabajo de oficina, se transfieren al archivo de la organización. Los casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) se transfieren al archivo a discreción de la administración de la organización (teniendo en cuenta las capacidades del archivo, la frecuencia de acceso a documentos de años anteriores, etc.).

Los documentos, como ya se mencionó, se aceptan en el archivo después de un examen del valor y el registro de los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) de acuerdo con los inventarios aprobados por la comisión de expertos de la organización. Se aceptan casos de almacenamiento temporal (hasta 10 años inclusive) según las nomenclaturas de casos.

Si es necesario dejar o emitir casos individuales para el trabajo actual, el archivo de la organización emite la emisión de estos casos para uso temporal.

El empleado del archivo, que acepta casos, compara cuidadosamente cada caso con el inventario, verifica la exactitud de la formación y ejecución del caso.

Junto con los casos, las tarjetas de registro de los documentos presentados se transfieren al archivo para reponerlas. mesa de ayuda archivo.

Antes de ser transferidos a los archivos estatales, los documentos sujetos a almacenamiento estatal se almacenan en los archivos de organizaciones y empresas por los períodos establecidos por la Dirección de Archivos Principales de la Federación Rusa. Después de la expiración de los plazos establecidos, los documentos sujetos a almacenamiento estatal se transfieren de acuerdo con la ley de los archivos de organizaciones y empresas a los archivos estatales.

La interacción de una organización comercial y el archivo estatal puede llevarse a cabo sobre una base contractual. El contrato establece los principios de la relación de las partes, sus deberes, responsabilidades y más.

La gestión de registros de personal calificado implica no solo el cumplimiento de las reglas para el mantenimiento, sino también el almacenamiento de la documentación del personal, así como la entrega oportuna de esta documentación al archivo.

Para obtener más información sobre temas relacionados con la gestión de registros de personal, puede encontrar en el libro de los autores de CJSC "BKR-INTERCOM-AUDIT" "Gestión de registros de recursos humanos".

Se celebra un contrato de trabajo con cada empleado de la empresa. Es cierto que hay una excepción a esta regla. El contrato no se redacta con el jefe de la organización, que es también su único fundador. De hecho, en esta situación, tendrá que firmar este documento tanto para el empleado como para el empleador. Y esto no está permitido ().

Uno de puntos clave en el contrato de trabajo se encuentra el procedimiento de retribucion.

El contrato puede indicar el monto de la tarifa o salario del empleado, información sobre pagos adicionales, asignaciones y pagos de incentivos. También hay reglas a seguir aquí. Primero, el salario en el contrato debe establecerse en rublos. Es ilegal indicar el monto del salario oficial en moneda extranjera. Rostrud considera esta circunstancia como una violación derecho laboral(). En segundo lugar, los salarios deben pagarse al menos cada quince días. Este es el requisito del artículo 136 del Código del Trabajo. Algunos empleadores tratan esta regla con extrema negligencia, indicando en el contrato la condición de pagar los salarios una vez al mes. Creen que un contrato firmado por el trabajador con esta cláusula los liberará de responsabilidad. Sin embargo, no lo es. Al descubrir que la empresa no cumple con el requisito especificado del código, Inspección de Trabajo seguramente la multará en virtud del artículo 5.27 del Código de infracciones administrativas. La declaración de consentimiento del empleado para recibir un salario una vez al mes () no salvará a la empresa de una multa.

El artículo 57 del Código del Trabajo exige especificar en el contrato de trabajo las condiciones de la remuneración, incluida la cuantía de la tarifa o salario. Por lo tanto, el tamaño de la tarifa (salario) debe indicarse directamente en el contrato de trabajo. Al cambiar el tamaño de la tarifa (salario), se deben hacer cambios en el contrato de trabajo, o se permite una referencia al acto regulatorio local del empleador sobre el cambio de su tamaño. Al mismo tiempo, en la práctica, en los contratos de trabajo, en lugar de un tamaño específico de la tarifa (salario), a veces se hace referencia a la plantilla de personal. Al hacerlo, se debe tener en cuenta lo siguiente. Al contratar (antes de firmar un contrato de trabajo), el empleador está obligado a familiarizar al empleado contra la firma con las regulaciones locales directamente relacionadas con su actividad laboral. Así, antes de firmar el contrato de trabajo, el empleador está obligado a familiarizar al empleado con la plantilla de personal. Al cambiar el tamaño de la tasa de tarifa (salario), el empleador deberá realizar cambios regularmente en la tabla de personal, entregándolos al empleado contra la firma.

Considere otro requisito importante del contrato de trabajo: su número. No se aplica a la información obligatoria prevista en el artículo 57 del Código. Al mismo tiempo, la "organización primaria" de personal unificado prevé la numeración de los contratos de trabajo. Por ejemplo, la línea "motivos" de la orden de empleo (formulario N T-1) sugiere que indicará un contrato de trabajo con un número y un número. El procedimiento de numeración de los contratos no está regulado por ley. Rostrud recomienda el uso de doble numeración: primero indique el número del contrato en sí, y luego, a través de una fracción, un número que indique el año en que se celebró el contrato. Por ejemplo, al tercer contrato laboral de 2007 se le asignará el número 3/07. Y desde principios del próximo año, los contratos se pueden numerar nuevamente ().

Libro sutilezas

Pasemos al siguiente documento obligatorio, que a menudo es difícil de completar. Este es un libro de trabajo. Hablaremos:

• sobre el procedimiento de registro de trabajo;
• sobre la realización de anotaciones al despido;
• sobre las reglas de corrección en el trabajo.

Como usted sabe, una empresa debe llenar un libro de trabajo para cada empleado si:

• trabajó en él más de 5 días;
• este es el principal lugar de trabajo para él ().

Esta regla se aplica tanto a los ciudadanos rusos como a los extranjeros. En otras palabras, la empresa está obligada a llevar libros de trabajo no solo para los empleados rusos, sino también para los extranjeros. Al mismo tiempo, el diseño de libros para este último tiene algunas características. En primer lugar, no vale la pena seguir llenando el trabajo extranjero presentado por el empleado. el deberia conseguir un libro muestra rusa. En segundo lugar, no se requiere que la experiencia "extranjera" de un extranjero sea "transferida" a una nueva mano de obra. Dado que dicha información es necesaria cuando se asigna a un empleado pensión laboral.

Y el extranjero la recibirá en su propio estado. Esto significa que las entradas del "extranjero" no son necesarias en el libro de trabajo ruso ().

¿Y qué asientos se deben hacer en el libro cuando los empleados son despedidos? El motivo más común para rescindir un contrato de trabajo es propia voluntad trabajador. A menudo, los contadores dudan qué artículo del Código Laboral debe indicarse en el código laboral en este caso: 77 (párrafo 3) u 80. La primera opción es correcta. La entrada se puede hacer, por ejemplo, así: "Despedido por su propia voluntad, párrafo 3 del artículo 77 del Código Laboral de la Federación Rusa".

Se trata de rescindir un contrato de trabajo indefinido. Pero a menudo las empresas concluyen con los empleados contratos de duración determinada. ¿Qué debe escribirse en el trabajo si no se prorroga dicho contrato?

Supongamos que, vencido el plazo señalado en el contrato, las partes no anuncian su terminación. Entonces la condición de urgencia del contrato pierde su validez. Esto significa que el contrato de trabajo se considera celebrado por tiempo indefinido. En tal situación, el contrato debe modificarse mediante la celebración de un acuerdo adicional. Pero en este caso, no es necesario realizar ninguna entrada en el libro de trabajo (* 10).

Sucede que durante el registro del contador laboral comete errores. Describamos brevemente cómo actuar en tal situación.

En primer lugar, notamos que las correcciones deben ser realizadas por la organización cuyo empleado cometió la inexactitud. Es cierto que, en algunos casos, el nuevo empleador también puede corregir los registros. Pero solo con la condición de que tenga un documento oficial del lugar de trabajo anterior del empleado.

Si se detecta una entrada incorrecta después de un corto período de tiempo, la mayoría de las veces no surgen problemas con su corrección. Luego, en el trabajo, simplemente haga la edición necesaria. Después de la última entrada, coloque el siguiente número de serie y anote: "La entrada bajo el número tal y tal no es válida". Luego ingrese la información correcta. En este caso, se anota la fecha de la corrección y no la fecha del asiento erróneo.

En la columna 4, los libros hacen referencia al pedido correspondiente (*11). Luego, la información sobre el despido (transferencia) se ingresa a la fuerza laboral. El bloque de registros, incluidos los cambios realizados, se "cierra" con un sello y firmas.

También se aplica un procedimiento similar si se detecta un error cuando ya se han realizado las siguientes entradas en el libro. Con una sola diferencia que nuevo record debe estar firmada y sellada. De lo contrario, se considerará irrazonable.

Requerido pero no para todos

El siguiente grupo de documentos incluye documentos que dependen de las características específicas de la organización. Sólo son obligatorios para determinadas empresas o bajo determinadas circunstancias. Los casos en los que una empresa debe llenar un documento en particular se presentan en la tabla.

Documentos de recursos humanos obligatorios en determinadas circunstancias
nombre del documento	Circunstancias en las que un documento se vuelve vinculante
Acuerdo colectivo	Una de las partes (empleados o empleador) tomó la iniciativa de celebrarlo
Descripciones de trabajo	Si los deberes de los empleados no están regulados en los contratos de trabajo
Reglamento sobre remuneración e incentivos a los empleados	La empresa tiene establecidos sistemas de retribución diferentes a los salarios oficiales habituales establecidos por la plantilla
Horario de turnos	trabajo por turnos
Reglamento sobre Secreto comercial y el modo de su provisión	El contrato de trabajo establece que el empleado está obligado a mantener secretos comerciales
acuerdo de responsabilidad total	Concluyen solo con aquellos empleados y para el desempeño de esos tipos de trabajo que están previstos en la Lista aprobada por Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 31 de diciembre de 2002 N 85. En particular, la lista incluye cajeros, controladores, así como el trabajo en la compra (recepción), venta de servicios, bienes y otros Como señaló Rostrud, esta lista es exhaustiva y no está sujeta a una interpretación amplia (* 12)
Diario de exámenes médicos aprobados.	Algunas empresas están obligadas a someterse a exámenes médicos. Por ejemplo, las empresas con vehículos deberían organizar un examen médico previo al viaje de los conductores de vehículos (*13)
Instrucciones sobre el procedimiento para trabajar con objetos de mayor peligro.	Los objetos de alto riesgo están involucrados en el trabajo de los empleados. Dichos objetos, en particular, incluyen vehículos, mecanismos, electricidad de alto voltaje, explosivos. Además, las actividades de construcción son reconocidas como “cada vez más peligrosas”.

En esta lista de documentos, vale la pena señalar la descripción del trabajo. ¿Qué tan importante es desarrollarse? ¿Se considerará la ausencia de este documento una violación de la ley laboral? En el cuadro, indicamos que la instrucción se vuelve obligatoria si las responsabilidades laborales de los empleados no están reguladas en los contratos de trabajo. De hecho, como señala Rostrud, la descripción del trabajo "no es solo un documento formal, sino un documento que define tareas, requisitos de calificación, funciones, derechos, deberes, responsabilidad del empleado" (*14).

Tanto las propias empresas como sus empleados están interesados ​​en la disponibilidad de instrucciones. Por ejemplo, sin ella, la negativa a contratar un trabajo puede no estar suficientemente justificada. Después de todo, es en este documento que Requerimientos adicionales al desempeño del empleado. Por ello, es más que deseable desarrollarlo, y para cada puesto disponible en la plantilla. Sin embargo, debe decirse que no hay mención de las descripciones de puestos en el Código Laboral. Esto significa que su ausencia no será una violación de la legislación laboral y no implica responsabilidad alguna para el empleador (*15).

Depende de usted

• oficiales y memorandos;
• Cosas personales;
• Información sobre actividad laboral;
• lista de personal. Este documento indica qué puestos aprobados por la plantilla están ocupados y cuáles aún están vacantes;
• nomenclatura de casos. Para compilarlo, puede utilizar los apartados 7 y 8 de la "Lista de documentos de gestión típicos que indican los períodos de almacenamiento" (

No tenemos un departamento de personal en nuestra organización, la responsabilidad de mantener los registros de personal la lleva a cabo el contador jefe ¿Existe una lista de documentos obligatorios que una LLC debe tener para mantener los registros de automóviles?

Respuesta

Respuesta a la pregunta:

No existe una lista única de documentos que deban estar en el departamento de personal: cada organización tiene la suya. Sin embargo, el Código Laboral nombra documentos que son obligatorios en el departamento de personal (por ejemplo, un contrato de trabajo, calendario de vacaciones, reglamentos locales).

contabilidad en sucursales

Pregunta de la práctica: Cómo organizar el flujo de trabajo del personal en una organización con divisiones separadas

La conducta de la gestión de registros de personal en organizaciones con divisiones estructurales separadas no está regulada por reglamentos. Este tema es competencia del jefe de la organización y debe resolverse a nivel local.

Hay tres formas de organización de la gestión de registros de personal en organizaciones que tienen divisiones separadas en su estructura.

Formulario 1. Trabajo de oficina centralizado. En este caso, todo el procesamiento de documentos de personal se concentra (centraliza) en un solo centro: el servicio de personal de la organización matriz.

Formulario 2. Trabajo de oficina descentralizado. Con este formulario, la gestión de registros de personal se distribuye entre la organización matriz y asociaciones estructurales separadas que tienen relativamente mismo conjunto Funciones de RRHH. Al mismo tiempo, el servicio de personal de la organización matriz puede redactar documentos de personal para todos los empleados de la organización, incluidos los empleados de divisiones separadas, y solo los empleados de estas divisiones almacenan y redactan documentos en una sucursal u oficina de representación.

Formulario 3. Flujo de trabajo "mixto". Este formulario implica tanto la ejecución centralizada de documentos de personal en términos de procedimientos de personal, por ejemplo, registro de empleo, rescisión de un contrato de trabajo, como descentralizada, por ejemplo, la imposición de sanciones disciplinarias a los empleados, almacenamiento de archivos personales. La división generalmente ocurre de acuerdo con varias funciones de personal: una parte pertenece a la organización matriz, otra parte se transfiere a una división separada.

Las ventajas y desventajas de las formas centralizadas y descentralizadas de flujo de trabajo del personal se presentan en.

La elección de una forma u otra depende de la lejanía de los departamentos de la organización matriz, la composición y número de empleados en los departamentos, la complejidad del proceso de producción en el terreno, la posibilidad de organizar la entrega rápida de documentos, etc.

Tipos de documentos de personal.

Qué tipos de documentos de personal existen

En la práctica, los documentos con los que trabaja el servicio de personal se pueden dividir en tres grupos:

• (órdenes sobre la actividad principal y el personal, órdenes, instrucciones, decisiones);

El servicio de personal realiza labores de oficina mediante la elaboración de proyectos, concertación y emisión de documentos organizativos, administrativos e informativos y de referencia, su registro, contabilidad y almacenamiento. Puedes usar .

Los documentos organizacionales y administrativos son documentos internos de la organización.

Para obtener información sobre qué documentos de personal debe emitir un empleador de manera obligatoria o recomendatoria, consulte la sección Documentos de personal.

Pregunta de la práctica: qué término debe usarse en los documentos de personal: "empleado" o "empleado"

Para facilitar la comprensión en la vida cotidiana: en conversaciones, artículos, consultas, etc., es correcto utilizar la palabra “empleado” en relación con una persona que trabaja bajo un contrato de trabajo. Sin embargo, al elaborar documentos de personal y otros documentos oficiales relacionados con las relaciones laborales, se recomienda utilizar el término "empleado". Esto se explica por el hecho de que es este concepto el que aparece en el Código Laboral de la Federación Rusa, lo que significa que desde un punto de vista legal este término utilizará correctamente en los documentos ().

La excepción son las relaciones jurídicas relacionadas con el servicio público, donde las normas departamentales que rigen el orden oficial utilizan directamente la definición de "empleado" y no de "empleado". Por ejemplo, los policías de En este caso, será más correcto usar "empleado" en documentos de personal.

En conclusión, cabe señalar que el uso del término "empleado" en lugar de "empleado" en los documentos de personal o viceversa no implica ningún consecuencias negativas. Sobre esta base, el empleador no puede ser considerado responsable por la violación de las leyes laborales, y los documentos no pueden declararse inválidos.

Documentos organizativos

¿Qué documentos de personal son organizacionales?

Los documentos organizacionales, en particular, incluyen:

• disposiciones e instrucciones ( , );
• reglamentos ().

Documentos administrativos

¿Qué documentos de personal son administrativos?

Los documentos administrativos incluyen:

• órdenes y órdenes que reflejan problemas de trabajo con personal (orden de admisión, despido, transferencia, etc.);
• documentos de personal que reflejan el movimiento y la contabilidad del personal (,).

Preparación de documentos

Cómo preparar documentos organizacionales y administrativos para el personal

Trabajar con organizaciones y documentos administrativos construir de acuerdo con el esquema: preparación del proyecto, coordinación, revisión, aprobación, firma (aprobación) por el jefe, transferencia para la ejecución a los empleados responsables. Esto se establece en el GSDOU, aprobado.

Pregunta de la práctica: ¿Qué detalles obligatorios deben contener los documentos de personal?

Detalles del documento: datos o información obligatorios que debe contener un documento oficial para que tenga fuerza legal genuina, sirva como base para transacciones y sea adecuado para contabilizar el trabajo de los empleados y su pago.

Sin embargo, para una serie de documentos no es suficiente detalles requeridos. En este caso, la organización también debería utilizar como sello de aprobación, número de registro etc. Para más detalles, véase.

Pregunta de la práctica: ¿Tienen las organizaciones del sector público derecho a utilizar formularios de documentos de personal desarrollados de forma independiente? Por ejemplo, tarjetas personales, órdenes de licencia, etc.

La institución tiene derecho a desarrollar por sí misma otras formas de documentos personales, en particular una tarjeta personal, una orden de concesión de vacaciones, etc. Al mismo tiempo, dichas formas deben contener los datos previstos en el artículo 9 de la Ley de 6 de diciembre de 2011 N° 402-FZ y el Instructivo para las cuentas del Plan Unificado N° 157n. Asegurar el uso de formularios de desarrollo propio en la política contable.

Pregunta de la práctica: ¿Qué pedidos se relacionan con pedidos de personal y cuáles con pedidos de actividades principales?

Las órdenes sobre el personal deben incluir órdenes con la ayuda de las cuales se documentan las relaciones laborales: admisión, transferencia, reubicación, despido, vacaciones, viajes de negocios, etc.

El plazo de conservación de los pedidos sobre el personal y la documentación anexa a los mismos es de 75 años. Se proporciona una excepción para pedidos sobre acciones disciplinarias, provisión de vacaciones regulares y de estudio, viajes de negocios nacionales y extranjeros de corta duración. El período de conservación de dichos documentos es de cinco años. Así consta en la lista aprobada.

El resto de pedidos se clasifican como pedidos de la actividad principal. Deben mantenerse en la organización de forma permanente, hasta su liquidación. Así consta en la lista aprobada.

Pregunta de la práctica: Cómo visar documentos de personal

La aprobación de documentos se formaliza con una visa y es una confirmación de que el contenido del documento que se está viendo es verdadero y no contradice la ley.

La visa incluye el cargo del empleado que aprueba el documento, su firma, la transcripción de la firma (iniciales, apellido) y la fecha de la firma.

El procedimiento para colocar una visa en documentos se prescribe en el aprobado.

Si hay comentarios sobre el documento, se deben hacer constar en una hoja aparte, que se adjunta al documento.

El lugar específico para colocar una visa depende del tipo de documento. En el documento original que permanece en la organización, la visa se coloca en la parte inferior del reverso de la última hoja (en un documento de varias páginas, este es el reverso de la última hoja). En una copia del documento, cuyo original se envía a otra organización, la visa se coloca en lado delantero, en la parte inferior izquierda. En documentos de varias páginas de particular importancia, cada hoja puede ser aprobada, por ejemplo, en contratos, protocolos. Además, es posible adjuntar visas de documentos en un documento separado.

Dependiendo del tipo de documento, se pueden incluir varios complementos en la visa de familiarización. Por ejemplo, en la descripción del puesto, agregue la frase: “Recibí una copia en mis manos y me comprometo a mantenerla en el lugar de trabajo”. En caso de litigio judicial, no será necesario acreditar que el empleado recibió su copia.

En los pedidos en un formulario unificado, no existe una columna como "Visa", sin embargo, de acuerdo con los formularios unificados, se pueden ingresar detalles adicionales. Coloque las visas de aprobación en la parte inferior del reverso del documento.

La legislación no establece qué funcionarios dentro de la organización respaldan un documento en particular y cuántas visas pueden estar en un documento. Cada organización establece el orden de avistamiento de forma independiente, por ejemplo, en.

En la práctica, los documentos suelen ser visados ​​por los siguientes funcionarios:

• jefe del departamento que elaboró ​​el documento;
• el albacea que preparó el documento;
• lideres departamentos interesados;
• jefe del servicio financiero o contable (si el documento aborda cuestiones financieras);
• Jefe adjunto de la organización a cargo de esta área de actividad;
• el jefe de la organización, si el documento está firmado por su adjunto;
• supervisor servicio legal o un abogado.

Esta lista se puede ajustar de acuerdo a la estructura y necesidades de la organización. El jefe, por su orden, en cualquier forma, nombra a las personas encargadas del visado de ciertos documentos.

Pregunta de la práctica: ¿Es necesario comenzar de nuevo la numeración de documentos de personal a partir del nuevo año calendario?

La legislación vigente no contiene disposiciones que obliguen al empresario a comenzar de nuevo la numeración de los documentos de personal a partir del nuevo año natural. En este sentido, la organización tiene derecho a continuar numerando los documentos de personal en un orden completo, sin comenzar la numeración nuevamente en cada año calendario.

Al mismo tiempo, la numeración de documentos de personal dentro de un año permite sistematizar el flujo de documentos de personal en la organización, simplifica el intercambio de información entre divisiones estructurales, en particular entre el servicio de personal y el departamento de contabilidad, y contribuye a la búsqueda rápida de la información necesaria. En este sentido, en la práctica, el enfoque se ha generalizado: con el inicio de un nuevo año calendario, comience nuevamente la numeración de los documentos de personal, agregando, si es necesario, un año como índice adicional, por ejemplo, No. 1К/2013 .

Por lo tanto, el tema de la puesta a cero anual de la numeración de documentos de personal, cada empleador decide de forma independiente y fija en su documentos locales, por ejemplo, Reglamento sobre circulación de documentos.

Pregunta de la práctica: ¿Necesito escribir a mano la fecha de publicación y el número de la orden de admisión (traslado, despido, etc.) o puedo completarlo? en formato electrónico

La legislación no proporciona una respuesta clara a esta pregunta.

Por regla general debe ingresar la fecha del pedido y su número después de registrar el pedido en el diario, por ejemplo, en, etc. (GSDOU, aprobado). En este caso, se permite utilizar tanto impresiones de sellos (sellos) con fechas y números, como ingresar la fecha y el número a mano, ya que la legislación vigente no establece claramente ni restringe el procedimiento para dichas entradas.

Al mismo tiempo, la legislación no contiene la obligación de llevar registros de pedidos. A sistemas modernos circulación electrónica de la documentación con su preparación para la impresión en copia impresa le permiten asignar un número y una fecha a un documento que ya está en proceso de elaboración, asegurando la cronología y la secuencia de numeración. En este sentido, estos datos se pueden completar electrónicamente durante la preparación del documento, y esto no será una violación.

Por lo tanto, la organización tiene derecho a decidir de forma independiente qué procedimiento de documentación seguir, y, por ejemplo, en el Reglamento sobre gestión de registros de recursos humanos.

Información y documentos de referencia

¿Qué documentos de personal se refieren a información y referencia?

Toda la información y los documentos de referencia se pueden dividir en tres grandes bloques.

El primer bloque es la información entrante y la documentación de referencia:

• instrucciones de organismos superiores;
• informes sobre la ejecución de tareas, actos, cartas, memorandos de organizaciones subordinadas;
• cartas, contratos, actos y otros documentos de otras organizaciones;
• solicitudes, quejas, propuestas de los ciudadanos.

El segundo es la información saliente y la documentación de referencia:

• respuestas a solicitudes entrantes;
• proactivo y documentos de información organizaciones (propuestas, solicitudes, cartas, certificados, revisiones, contratos, etc.).

La tercera es información interna y documentación de referencia:

• correspondencia interna (informes, servicio, notas explicativas);
• otros documentos (actas, planos, actas, informes, etc.).

Pregunta de la práctica: Cómo llevar un libro alfabético de registros de personal

La legislación no prevé mantenimiento obligatorio libro alfabético de registros de personal.

Al mismo tiempo, para facilitar la búsqueda de información generalizada sobre los empleados, es posible utilizar dicho libro. El libro alfabético de contabilidad para el personal (personal) está compilado en. Puede realizarse tanto para la organización en su conjunto, si el personal es reducido, como para unidades estructurales o categorías de personal. Como todos los libros de cuentas, numere el libro alfabético, átelo y séllelo. Ponga su firma y la fecha de certificación al lado.

Los libros de personal alfabéticos se utilizan actualmente en Instituciones educacionales, en litigio.

Recomendamos que los empresarios con un gran número de empleados mantengan las tarjetas alfabéticas combinadas en un solo archivador, lo que también facilita mucho el trabajo de búsqueda. A diferencia de un libro alfabético, se mantiene un archivo de tarjetas alfabéticas para todos los empleados de la organización sin división en unidades estructurales o categorías de personal, y las tarjetas se presentan en orden alfabético.

Contabilización de información y documentos de referencia.

Cómo organizar la contabilidad de la información del personal y los documentos de referencia.

Mantenga registros de la información entrante y saliente y la documentación de referencia en el departamento de personal en los registros de contabilidad y correspondencia. El procesamiento de la correspondencia entrante puede ser manejado por un empleado especialmente autorizado del servicio de personal (secretario, oficinista).

Los documentos pueden ser recibidos por la organización por correo, fax, correo electrónico, telégrafo, mediante mensajería. El trabajo con documentos entrantes se construye de acuerdo con el siguiente esquema:

• recepción;
• clasificación;
• revisión por la gerencia;
• indicaciones a los intérpretes.

Procesamiento de documentos entrantes.

Cómo procesar la información entrante y los documentos de referencia recibidos por el departamento de personal

En primer lugar, comprueba la correcta entrega y la integridad del paquete, si se trata de un envío postal. Luego abra los sobres y verifique que los archivos adjuntos estén completos. Si alguno de los archivos adjuntos debe ser como se describe, pero faltan, informe al remitente. En los documentos entrantes, anote la fecha de recepción y el número de serie de la cuenta. Luego ordene los documentos por artista. Los documentos dirigidos al jefe de la organización oa la propia organización deben ser entregados al secretario del jefe, quien los registra. Los documentos dirigidos a las subdivisiones estructurales son recopilados y registrados por los secretarios de subdivisión.

Los documentos marcados como "personalmente" no se abren y se transfieren inmediatamente al destinatario.

Este procedimiento para el procesamiento de documentos entrantes está previsto en el GSDOU, aprobado.

Pregunta de la práctica: ¿Se deben destruir los sobres o se deben archivar junto con las cartas?

No es necesario guardar y archivar los sobres junto con las cartas, a menos que:

• el documento adjunto no contiene la dirección del remitente y el nombre del remitente;
• es necesario conservar el matasellos para confirmar posteriormente la fecha de recepción del documento en él;
• no hay marca "personal" en el sobre, y el documento adjunto es de carácter personal;
• el correo recibido está sujeto a una tarifa.

Procesamiento de documentos salientes.

Cómo procesar la información saliente de recursos humanos y los documentos de referencia

Cuando el departamento de recursos humanos recibe solicitudes, por ejemplo, para documentar información sobre un empleado, el trabajo en ellas se construye de acuerdo con el siguiente esquema:

• el albacea recibe la solicitud y prepara un borrador de respuesta;
• el borrador de la respuesta se envía al gerente para su consideración y luego para la aprobación de las partes interesadas;
• el ejecutante finaliza el borrador de acuerdo con los comentarios y lo prepara en su forma final;
• gente interesada aprueba la respuesta, y el jefe la firma;
• la respuesta se envía para ser enviada.

El mismo esquema, excluyendo el primer procedimiento, también se aplica a la preparación de documentos de iniciativa: solicitudes, notificaciones, solicitudes, solicitudes, cartas de garantía, etc.

Antes de enviar un documento, debe:

• verificar la presencia de una dirección (o todas las direcciones, si se trata de una lista de correo);
• verificar la disponibilidad del número requerido de copias;
• aclarar la forma de envío (correo postal, correo electrónico, mensajería, etc.).

Devuelva los documentos incompletos y ejecutados incorrectamente al contratista para su revisión.

Este procedimiento para el procesamiento de documentos salientes está previsto en el GSDOU, aprobado.

Construya el trabajo con documentos internos de la misma manera que el trabajo con documentos salientes: preparación del proyecto, aprobación, revisión, endoso, firma (aprobación) por parte del jefe. Solo al final del procedimiento, no envíe el documento de la organización, sino transfiéralo a los empleados responsables para su ejecución. Esto se establece en los párrafos
Los inspectores de GIT ya están trabajando de acuerdo con la nueva normativa. Descubra en la revista Kadrovoe Delo qué derechos han tenido los empleadores y los funcionarios de personal desde el 22 de octubre y por qué errores ya no podrán castigarlo.

No hay una sola mención de la descripción del trabajo en el Código Laboral. Pero los oficiales de personal necesitan este documento opcional. En la revista "Negocios de personal" encontrará una descripción de trabajo actualizada para un oficial de personal, teniendo en cuenta los requisitos del estándar profesional.

Verifique su PVR para ver si es relevante. Debido a cambios en 2019, las disposiciones de su documento pueden violar la ley. Si el GIT encuentra una redacción desactualizada, estará bien. Qué reglas eliminar del PVTR y qué agregar: lea en la revista "Negocios de personal".

En la revista "Negocios de Personal" encontrará un plan actualizado sobre cómo crear un calendario de vacaciones seguro para el 2020. El artículo contiene todas las innovaciones en la legislación y la práctica que ahora deben tenerse en cuenta. Para usted: soluciones preparadas para situaciones a las que se enfrentan cuatro de cada cinco empresas al preparar un cronograma.

Prepárate, el Ministerio del Trabajo vuelve a modificar el Código del Trabajo. Hay seis enmiendas en total. Descubra cómo las enmiendas afectarán su trabajo y qué hacer ahora para que los cambios no sean tomados por sorpresa, aprenderá del artículo.

Documentos de personal: esta es una lista bastante grande de documentos que deben estar en cualquier empresa o empresario individual donde haya asalariados. Algunos de ellos se relacionan con temas de personal corporativo, otros se relacionan con el cálculo y pago de salarios y otros con el problema actual de la protección de datos personales. En consecuencia, varias organizaciones pueden verificar dichos documentos de personal. estructuras estatales controlando este o aquel tema "personal": la inspección del trabajo, Roskomnadzor y, por supuesto, el Servicio de Impuestos Federales y los fondos.

Quién es responsable de los documentos de personal de la organización.

En las empresas pequeñas, los documentos de personal necesarios suelen estar a cargo de un contador (a tiempo completo o visitante), o el gerente mismo se hace cargo del mantenimiento de los documentos de personal, siempre que haya suficiente tiempo y esfuerzo. Los contadores, por regla general, hacen esto con desgana o decepcionan por completo los problemas de "personal" en los frenos.

Mientras tanto, en ausencia de uno u otro documento de registros de personal, son posibles las reclamaciones de los inspectores y las multas.

¿Qué documentos de personal deben estar presentes en una LLC?

Averigüemos qué documentos de personal debe verificar el jefe o propietario de la empresa en primer lugar, porque. son documentos vinculantes de la LLC.

Contratos de trabajo . Se debe celebrar un contrato de trabajo con cada empleado por escrito. Es necesario redactar y firmar un acuerdo dentro de los 3 días posteriores al inicio del empleo. El contrato de trabajo se redacta en 2 copias, y una de ellas se entrega al empleado. El contrato especifica el lugar de trabajo, puesto, pago, duración del contrato, duración del período de prueba, etc. Todos los cambios relacionados con las condiciones de trabajo (por ejemplo, un aumento de salarios) se registran en un acuerdo adicional al contrato de trabajo.

¡Importante!

Con el fin de ahorrar en las primas de seguros, muchos concluyen que no el trabajo, sino contrato civil. Como muestra la práctica, los inspectores conocen desde hace mucho tiempo esta forma de ahorrar, por lo que estudian los contratos con mucho cuidado para identificar la sustitución de las relaciones laborales por las de derecho civil. Si se detecta una violación, habrá una multa: para una empresa, hasta 100 mil rublos, para empresarios individuales, hasta 10 mil rublos.

Tarjetas personales de empleados. . A completar para todos los empleados. La tarjeta se puede mantener de acuerdo con el formulario unificado No. T-2 (aprobado por el Decreto del Comité Estatal de Estadísticas de Rusia con fecha 05.01.2004 No. 1), o un formulario de desarrollo propio aprobado por el jefe (siempre que sea contiene todos los detalles necesarios) se puede utilizar. Una tarjeta personal es un documento personal obligatorio. Pero a partir del 1 de enero de 2013, los formularios de documentos contables primarios contenidos en los álbumes de formularios unificados de documentación contable primaria no son de uso obligatorio.

En la práctica, muchos continuarán realizando T-2 y no desarrollarán propio formulario, ya que en los programas de contabilidad se descarga automáticamente (información del Ministerio de Finanzas de Rusia No. PZ-10/2012).

Libros de empleo . Por regla general, los libros son llevados por el jefe de la empresa o, por orden suya, designa a una persona responsable. El libro de trabajo es el principal documento de personal que confirma la antigüedad en el servicio del empleado, y todos los empleadores, sin excepción, deben conservarlo. Para un empleado que no ha trabajado en ningún lugar antes, se requiere que el empleador cree y emita un libro de trabajo a pedido por escrito del empleado. Al emitir un libro de trabajo a un trabajador, el empleador le cobra una tarifa, cuyo monto está determinado por el monto de los gastos para su adquisición (inciso 47 del Reglamento, aprobado por Decreto Gubernativo N° 225 del 16 de abril de 2003) .

Además de los propios libros, la lista de documentos de personal, cuya presencia es obligatoria en la empresa, incluye un libro de contabilidad para el movimiento de los libros de trabajo y sus inserciones, así como un libro de ingresos y gastos para la contabilidad de formularios de un libro de trabajo e insertos (Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia de fecha 10.10.2003 No. 69). Al momento del despido, el libro de trabajo se entrega al empleado en el último día de su trabajo. El hecho de expedir un libro de trabajo a un empleado se refleja en el libro de contabilidad por el movimiento de libros de trabajo y las inserciones en los mismos. La columna 12 indica la fecha de emisión del libro y la columna 13 contiene la firma del empleado.

¡Importante!

La inspección del trabajo y la UIF verifican la disponibilidad de los libros de trabajo y el procedimiento para su mantenimiento. Por violación de los términos para la expedición del libro o llenado incorrecto, se proporciona responsabilidad material(Artículo 234 del Código Laboral de la Federación Rusa)

¿Es posible enviar un libro de trabajo por correo a un empleado despedido?

El libro de trabajo se puede enviar por correo (sujeto al consentimiento del empleado para que se envíe a la dirección especificada), si el empleado estuvo ausente el día del despido o se negó a recibirlo. En tal situación, el empleador debe enviar al empleado un aviso de la necesidad de presentarse para un libro de trabajo o aceptar enviarlo por correo (parte 6 del artículo 84.1 del Código Laboral de la Federación Rusa, cláusula 36 de las Reglas para mantenimiento y almacenamiento de libros de trabajo).

dotación de personal . El "personal" indica la estructura, composición y número de personal: una lista de unidades estructurales, títulos de trabajo, profesiones, indicando calificaciones (clases, categorías, etc.). Desde el punto de vista de la gestión de registros de personal, la plantilla de personal está incluida en los documentos de personal obligatorios (artículos 15, 57 del Código Laboral de la Federación Rusa).

¡Importante!

En la práctica, la plantilla de personal puede ser muy útil para resolver diversas disputas sobre salarios, para probar oficina de impuestos justificación de los costes de captación de personal externo, etc.

Descripciones de trabajo . Por un lado, la descripción del puesto no está incluida en los documentos obligatorios del servicio de personal, porque. la empresa decide si desarrollarlo o no. Por otra parte, cuando hay situaciones controvertidas con un empleado, puede ser muy útil. Por ejemplo, si un empleado afirma que fue disciplinado injustamente, entonces sin instrucciones será difícil probar algo.

¡Importante!

Aunque las descripciones de puestos se refieren a documentos opcionales en el trabajo de personal, es mejor prepararlas, ya que pueden usarse para limitar la autoridad de un empleado.

Por ejemplo, puede prescribir la responsabilidad del gerente de ventas para coordinar con la gestión de descuentos a clientes y transacciones superiores a un monto determinado. Asimismo, para evitar acciones fraudulentas en las instrucciones, es necesario restringir los derechos de acceso al programa de contabilidad de la empresa.

Reglamento interno de trabajo . Este documento de personal prescribe el procedimiento para contratar y despedir empleados, los derechos y obligaciones de las partes, el modo de operación, el tiempo de descanso, incentivos y sanciones, etc. (Artículo 189 del Código Laboral de la Federación Rusa). Un nuevo empleado debe estar familiarizado con las Reglas contra la firma.

Programa de vacaciones . Es un documento personal obligatorio en virtud del artículo 123 del Código Laboral de la Federación Rusa. El horario es elaborado por el jefe del departamento de recursos humanos (si corresponde) y firmado CEO. Además, esto debe hacerse a más tardar a mediados de diciembre, es decir, dos semanas antes del comienzo del nuevo año calendario. Todos los empleados deben estar familiarizados con el documento. Al elaborar un cronograma, es importante recordar que al dividir las vacaciones en partes, una de las partes debe tener al menos 14 días calendario.

Reglamento sobre datos personales . También está incluido en la lista de documentos de personal que deben estar en cualquier empresa sin falta (Ley Federal del 27 de julio de 2006 No. 152-FZ, Artículo 88 del Código Laboral de la Federación Rusa). El reglamento prescribe la composición de los datos personales, el procedimiento para su procesamiento y transferencia a terceros, los derechos y obligaciones de los empleados durante el procesamiento, etc. El documento se redacta en cualquier forma, pero en cualquier caso, su contenido debe cumplir con los requisitos de la Ley N° 152-FZ. Todos los empleados de la empresa deben estar familiarizados con el Reglamento contra la firma.

Consentimiento para el tratamiento de datos personales . No puede procesar los datos personales de un empleado hasta que el empleado haya dado su consentimiento para su procesamiento. Se debe obtener el consentimiento por escrito de cada empleado.

Sanciones por falta de consentimiento de los empleados para el procesamiento de datos

Por la falta de consentimiento para el procesamiento de datos personales, se prevén multas: para empresas: de 15 a 75 mil rublos, para funcionarios- de 10 a 20 mil rublos. (Artículo 13.11 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa).

Reglamento de salarios . El reglamento sobre remuneración se elabora cuando la organización, además de los salarios, prevé otros pagos (por ejemplo, bonos, bonificaciones) o operan diferentes sistemas de remuneración. El Reglamento prescribe los principios de remuneración, el procedimiento para la indexación de salarios, el reembolso de los gastos de viaje, el pago de horas extraordinarias, las condiciones para el pago de bonificaciones, etc. (Artículo 135 del Código Laboral de la Federación Rusa). Todo esto, en principio, se puede detallar en las normas laborales internas, pero en la práctica, los términos de la remuneración se distinguen en disposición separada- Así será menos preguntas durante las inspecciones de las autoridades reguladoras.

hoja de tiempo . La empresa mantiene registros del tiempo trabajado por cada empleado (artículo 91 del Código Laboral de la Federación Rusa). Para esto, se utiliza una hoja de tiempo, en forma de No. T-12, T-13 o desarrollada por el empleador de forma independiente. Sobre la base de la hoja de tiempo, el salario se calcula y completa recibos de pago. Es decir, la boleta de calificaciones está incluida en los principales documentos de personal de la organización.

Documento que confirma la forma del recibo de pago . Al pagar los salarios, el empleador está obligado a notificar a cada empleado por escrito los componentes del salario que le corresponde por el período correspondiente, el monto y los motivos de las deducciones realizadas, así como la cantidad total de dinero a pagar. En la medida en forma unificada el comprobante de pago no está previsto por la ley, este formulario es desarrollado por el empleador de forma independiente y aprobado por orden u otro documento interno de personal.

Pedidos . Varias formas de órdenes no unificadas, que son compiladas por la empresa por su cuenta, también pueden incluirse en los documentos de personal obligatorios. Las órdenes de actividades básicas se emiten sobre cuestiones relacionadas con el trabajo de la organización como entidad legal (por ejemplo, una orden sobre el nombramiento de los responsables de la seguridad contra incendios, sobre los plazos para la presentación de informes, sobre la organización del registro militar, etc.). ). Las órdenes sobre el personal (por regla general, unificadas) se emiten sobre cuestiones relacionadas con las actividades de la organización como empleador (contratación, transferencia, despido, bonificaciones, etc.).

Nosotros, a su vez, podemos ofrecerle el servicio de mantenimiento de documentos de personal. personal de encomienda regulaciones y en general, los registros de personal para nosotros, no puede distraerse con problemas de papel, sino hacer negocios con calma.

Llame, escriba: ¡siempre estamos listos para ayudarlo con cualquier problema de personal o documento de personal!

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