Организиране на деловодството в държавни и общински органи. Деловодство в общинските власти и държавните организации

ОТГОВОР: офис работа- групиране на документи в дела/групи, обединени по обща тема. Групирането се извършва в съответствие с одобрената класификация на документите. Класификацията на документите трябва да бъде одобрена изпълнителен директорв началото на годината. Всички промени/допълнения трябва да бъдат одобрени. След регистрация на документа, неговият оригинал или заверено копие се поставя в съответния файл. Ако в кутията се постави копие (ако е необходимо да се работи с оригинала), се записва кой в момента притежава оригинала.

СЛУЧАЙ- това е набор от документи, свързани с конкретен въпрос от дейността на компанията и поставени в отделна папка със съответното заглавие.

С цел улесняване на търсенето на документи по делата и оперативното им използване за целите на управление се съставя списък на заглавията на делата, който се т.нар. НОМЕНКЛАТУРА НА СЛУЧАИТЕ. Номенклатурата на делата се съставя в съответствие с утвърдените от дружеството правила за деловодство. В резултат на това документите, докато се изпълняват, ще попадат само в онези случаи, които са предвидени предварително от номенклатурата.

Има два вида номенклатура на делата - номенклатура на типаи специфична номенклатура на делата.

Типична номенклатура на делатаустановява списък на случаите, които са типични за дадено дружество, например типична номенклатура на търговска организация трябва да включва случаи в съответствие с потоците от документи (входящи, изходящи), случаи, които комбинират счетоводна документация, работа в офиса на персоналаи т.н.

Специфична номенклатура на делатае списък със заглавия на казуси, които възникват в резултат на бизнес дейности на конкретно предприятие, например може да бъде случай за последователен проект или за клиент на фирма.

Най-целесъобразно е да се състави номенклатура на делата в следната последователност:

- Съставяне на списъци със случаи структурни подразделения, като в номенклатурата не само се определят наименованията на делата, но се установяват и сроковете за съхранението им в архива;
Специализирано поделение на предприятието съставя консолидирана номенклатура на делата.

След утвърждаване на консолидираната номенклатура на делата в дружеството този документ се изпраща до всички поделения на дружеството и става задължителен за изпълнение. Не се допуска извършване на бизнес извън номенклатурата.

Формиране на дела- това е приписването на документи към конкретно дело в съответствие с номенклатурата на делата и систематизирането на документите в нея. Формирането на делата трябва да се извършва централно на мястото на регистрация на документите (в канцеларията или при секретаря) и трябва да отговаря на следните изисквания:

1. Само документи (оригинали или заверени копия), изпълнени в съответствие с изискванията на стандартите.
2. Документи НЕ СЕ ВКЛЮЧВАТ във файла:
- не отговарят на заглавието на делото;
- неправилно изпълнени (върнати за доработка);
- подлежи на връщане;
- чернови;
-незаверени копия.

Документите са групирани в дела една документационна година. Документите по делото са подредени в определен ред. Основните принципи за подреждане на документите са както следва:

въпрос (по въпроси, повдигнати в документите);

хронологичен (според датите на документите; документи за постоянен и временно съхранение се формират в различни картотеки);

номериране (групирайте еднородни документи с последователна номерация, например: фактури, касови бележки и др.).

Калъфът не трябва да съдържа повече 250 листа. Ако има повече документи, тогава те се оформят в няколко тома от делото, при което на корицата на кутията посочете номера на тома.

Подготовката на изпълнените документи за съхранение е последният етап от процеса на работа в офиса. Извършва се подборът на документи за съхранение в архива или за унищожаване годишно в края на стопанската година. Подборът се извършва от специална комисия. При избор на документи за съхранение (определяне на сроковете за съхранение) или унищожаване, комисията трябва да се ръководи от „Списък на типичните документи за управлениеформирани в дейността на организациите, посочващи периодите на съхранение", одобрен от ръководителя на Федералния архив на 06.10.2000 г.

Срокът за архивно съхранение на документите се изчислява от началото на годината, следваща годината на изтичане на тяхната валидност. Например, ако документът е изтекъл през май, тогава срокът му на съхранение ще се изчислява от 1 януари на следващата година. За избраните от комисията документи за унищожаване се съставя Акт, в който са посочени имената, индексите и заглавията за текста на документите, които се унищожават. Актът трябва да бъде подписан от генералния директор. Забранява се използването на избрани за унищожаване документи за икономически нужди. Също така е забранено изгарянето им. Документите се раздробяват в специални машини, а след това суровините се предават на отпадъчна хартия.

Федерални закони № 149-FZ от 27 юли 2006 г. „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“, № 63-FZ от 6 април 2011 г. „За електронния подпис“, № 210-FZ от 27 юли 2010 г. За организацията на предоставянето на държавни и общински услуги", постановление на правителството Руска федерацияот 15.06.2009 г. № 477 „За утвърждаване на Правилника за деловодството във федералните органи Изпълнителна власт", от 08 септември 2010 г. № 697 "За единна система за междуведомствено електронно взаимодействие", заповед на правителството на Руската федерация от 12 февруари 2011 г. № 176-r "За одобряване на плана за действие за прехода федерални органиизпълнителна власт за безхартиен документооборот при организация на вътрешните дейности.

Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

НЕДЪРЖАВНА УЧЕБНА ИНСТИТУЦИЯ

ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

КУЗБАСКИ ИНСТИТУТ ПО ИКОНОМИКА И ПРАВО

ЮРИДИЧЕСКИ ФАКУЛТЕТ

КАТЕДЕРА ПО ХУМАНИТАРНИ ДИСЦИПЛИНИ

Тест

По дисциплина: "Документиране на управленските дейности"

на тема „Организация на деловодството в държавните органи и местно управление»

Изпълнено от: ученик от 303 група

Паншина Е.Ю.

Кемерово 2010г

Въведение

Заключение

Въведение

Необходимостта от автоматизиране на офис процеси и организиране на електронно управление на документи днес се признава от държавните органи и местните власти в почти всички субекти на Руската федерация. Но заедно с разбирането на такава необходимост възникват редица въпроси, без да се получат отговори, на които е невъзможно да се пристъпи към практическото изпълнение на проекти.

Откъде трябва да започнете да внедрявате системата? Как да разделим целия проект на етапи, така че ефектът от изпълнението да е очевиден след първия етап и да нараства с всеки следващ етап? Кое от наличните технически средстваъпгрейд първо, какво може да чака? Какви финансови средства трябва да бъдат предвидени в бюджета, разбит по години, въз основа на реалностите в даден регион?

Всъщност всички тези въпроси се отнасят до изграждането на компетентен план за изпълнение на проекта за няколко години напред, като се вземат предвид планираното финансиране, производствените нужди, техническо оборудване и планираната модернизация на техническия парк.

Работата на инженери, дизайнери, ръководители на производство прекарва много време в изучаване, анализиране и съставяне на различна документация. Особено големи трудности възникват, като правило, при развитието производствени документи, което се дължи преди всичко на липсата специални знанияпри компилаторите. Премахването на непродуктивните времеви разходи в процесите на съставяне и използване на документи изисква разумна комбинация от формализиране и креативност, а това, според авторите, изисква, от една страна, запознаване на съставителите на документи с най-много общи законивъзприемане на документи, от друга - и това е основната задача - формулирането и систематизирането Общи правилаи норми за изготвяне на основни документи.

Целта на теста е да се учи теоретични основиорганизация на деловодството в държавните органи и местното самоуправление.

Съгласно целта на контролната работа бяха поставени следните задачи:

Дефинирайте концепцията за работен поток;

Помислете за руския модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление;

Идентифицира EDD системи за различни нива на управление;

Помислете за автоматизиране на обмена на документи между властите.

1. Документопотокът като основа на дейността на органа

Офисната работа във федералния изпълнителен орган се извършва в съответствие с Правилата за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Бородина В.В. Офис работа в системата контролирани от правителството. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. - 154C Въз основа на тези правила федералният изпълнителен орган, съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивното дело, издава инструкция за деловодството. Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Документите се изготвят на формуляри (стандартни листове хартия А4 или А5) или във формуляра електронни документии трябва да има установен състав от детайли, тяхното разположение и дизайн. Образците на формуляри се утвърждават със заповед на ръководителя на изпълнителния орган.

Всички документи са разделени на входящи, изходящи и вътрешни. Входящите документи преминават през първична обработка, регистрация, предварително разглеждане в деловодството, прехвърлят се на ръководството за разглеждане и след това стигат до изпълнителите. След изпълнение документите се поставят във файлове.

Всеки орган формира свой документален фонд. Номенклатурата на досиетата на органа се съгласува с експертно-проверителната комисия на съответния федерален държавен архив. Дела на постоянно и временно (над 10 години) съхранение се предават в архива. Решението установява реда за работа с електронни документи.

Терминът "докумен поток" в момента се използва изключително широко и се среща в описанието на почти всеки информационна система. Автоматизацията на работния процес се изпълнява от много системи и всяка от тях твърди, че е „интегриран подход към автоматизацията на работния процес“. В същото време разнообразието от системи е най-широко: от системи за складово счетоводство до софтуер за управление на технологични процеси.

В този документ термините "докумен поток", "офис работа" и т.н. разглеждат изключително в контекста на организацията на работата на публичните органи и местното самоуправление. Съответно, термините се тълкуват изключително с използването на национални разпоредби, приложими към работата на държавните органи.

Според дефиницията (GOST R 51141-98), работният поток е "движението на документи в организацията от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението или изпращането", тоест пълният жизнен цикъл на целия набор от документи в организацията, преди да бъдат прехвърлени в архива или за унищожаване.

Офисната работа или „документално управление“ според същия източник означава „отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи“. Тоест деловодството е съвкупност от организационни механизми за поддържане и контрол на работния процес на официални документи. Въпреки това, в " Инструкция за моделаотносно деловодството във федералните органи на изпълнителната власт" от 27 ноември 2000 г., функциите на деловодството вече не се ограничават до регулиране само на официалния документооборот. Това ни позволява да твърдим, че системите за автоматизация на офиса трябва да контролират не само движението на регистрирани (официални) документи, но и проекти на документи.

2. Руският модел на деловодство в държавните органи и местното самоуправление

В Русия в национален мащаб е разработена единна технология за работа с управленски документи, така наречената държавна система за документална поддръжка на управлението (GS DOW). Руското деловодство няма аналози в други страни нито по отношение на детайлността на разработване на технологията за работа с документи, нито по отношение на мащаба на разпространение. И ако на Запад развитието на автоматизацията на офиса стимулира развитието на технологиите за управление на документи, то в Русия, като правило, говорим за автоматизация на традиционно установената технология на работния процес в офиса.

Какви са характеристиките на руски модел„Офис работа? Има три най-поразителни предимства: Spivak V.A. Документиране на управленски дейности. [Текст] / V.A. Spivak. - Издател: Петър, 2008. - 98C.

Контрол върху документа, считано от момента на получаването му;

Централизация на контролните функции;

Единни норми на документооборота.

За разлика от западните методи за работа с документи, в руска практикаДокументът се поставя под контрол в момента на получаването му от органа. Вътрешните или изходящите документи попадат в полето на контрол веднага след „раждането” – тоест одобрението. В същото време се проследява връзката на документите - ако един документ се е появил в резултат на изпълнението на решение, взето по друг документ. Всичко това дава възможност да се проследи пътят на всеки документ, получен от държавен орган и орган на местно самоуправление с гаранция - в края на краищата нито един регистриран документ не може да изчезне безследно.

Максималната централизация на контрола върху документопотока предполага, че документът първо трябва да бъде докладван на ръководството и едва след това, като се вземат решения в съответствие с йерархията на услугите, той се спуска до преките изпълнители.

Друга важна характеристика на "руския модел" е наличието на унифицирани и подробни правила за работа с управленски документи в организациите, независимо от сферата им на дейност. Всички дейности на деловодните служби - експедиции, служби, контролни групи - са регламентирани в съответствие с правилата за попълване на регистрационни дневници, картотеки и отчетни форми.

В контекста на съществуването в органите на такава подробна регулация на документооборота, въвеждането без адаптация на принципно нова технология на един или друг чужд софтуер е нереалистично. В този случай можем да говорим за автоматизация на традиционната офис работа с помощта на съвременни информационни технологии.

Традиционната документация включва поддържането на много дневници и/или картотеки, които обслужват хартиени документи. И именно поддръжката на тези картотеки е основният обект на автоматизацията на офиса. В същото време нищо не пречи да включите в автоматизираната система възможността за свързване на картата с електронното изображение на самия документ (текст и дори изображение, звук и видео). Така се създават технологични условия за преминаване към електронно управление на документи. Преходът към електронен документооборот от своя страна създава предпоставките за формирането електронни архивис ефективни механизми за справочна и аналитична работа по разнообразни документи в различни форми на представяне.

От друга страна, използването на компютърна мрежа създава условия за децентрализация на изпълнението на различни офис функции при запазване на централизиран контрол върху документопотока. Възможно е например да се позволи на отдели и дори отделни служители да регистрират самостоятелно документи и в същото време централизирано да контролират преминаването им. Освен това наличието на мрежа, свързваща териториално отдалечени органи, позволява централизиран контрол върху документооборота, което е невъзможно да се реализира в рамките на чисто хартиената технология.

Руският модел на работния процес не само е напълно съвместим със съвременните подходи към процесите на управление, но и значително превъзхожда западните модели на работния процес. В крайна сметка в руския модел загубата на документи може да възникне само поради пряко нарушение на инструкциите за работа в офиса.

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес

Необходимостта от автоматизиране на работния процес на държавните органи и местното самоуправление вече е очевидна за всички.

Офисната работа с хартиени дневници и картотеки е несъвместима с изискванията за подобряване на ефективността на работата на държавните служители по няколко причини.

Информацията за документите и хода на тяхното изпълнение се разпространява между системата от картотеки на организацията и нейните структурни подразделения. Следователно получаването на информация за работата с документи в предприятието изисква търсене и обработка на данни от хетерогенни и децентрализирани файлови шкафове.

Картотеките с документи обикновено са отделени от изпълнителите. Те съдържат непълна и неоперативна информация за състоянието на документите.

Възпроизвеждането и движението на голям брой хартиени документи, поддържането на многобройни и дублиращи се дневници и картотеки води до големи количества непродуктивни разходи за труд.

Въпреки това кардиналните, революционни подходи към работния процес на държавните органи и местното самоуправление са много опасни. Това може да доведе не само до забавяне на изпълнението, но и до сериозни проблеми в управлението.

Microsoft заедно с партньори предлага две поетапни софтуерни и методически решения в областта на организацията на документопотока на публичните органи и местното самоуправление: Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В.В. Бородин. Издателство: РАГС, 2008г. -184С.

Автоматизирана офис работа за хартиен работен поток;

Електронен документооборот и деловодство.

Такъв поетапен подход ще позволи постепенно да се повиши ефективността на работата на органа, като се елиминира възможността за дезорганизация на дейността му. Автоматизираната офис работа за хартиен работен поток е в краткосрочен план основният подход за автоматизация на работния процес в публичните органи и местните власти.

Документите, обработвани от органа, включително тези, предадени с помощта на компютърни технологии, имат две форми – традиционно хартиена и електронна. Такава симбиоза е следствие от факта, че съвременните средства за изготвяне на документи предполагат електронна форма за съхранение на документи, а регулаторната рамка и установените правила за обръщение - хартия. Също така, най-важният аргумент в полза на спестяването на хартиени документи е ненадминатото удобство при работа с тях. Правилата и навиците се променят много по-бавно от възможностите на съвременните информационни технологии.

В публичните органи и местното самоуправление, очевидно, дълго време при обработка на документи в в електронен форматтранзакции, които изискват създаването на техните хартиени копия, ще бъдат запазени. По правило мениджърите предпочитат да работят с документи в хартиена форма. Освен това, докато обменът на официални документи между властите и предаването им в държавните архиви се извършва и на хартиен носител.

Електронният документооборот и деловодството (EDD) е технологичен отговор на съвременните изисквания на настоящата политическа и икономическа ситуация за ефективност руски властидържавна власт и местна власт. EDD се подкрепя и от опита от прилагането му в западните държавни органи и примери за работа в големи, прогресивни руски търговски структури.

4. Системи, които организират електронно управление на документи

Както бе споменато по-горе, електронното управление на документи е набор от нови технологии за работа с документи. Приложените технологии позволяват да се организира "безпроблемно" взаимодействие на системите за осигуряване различни операцииобработка на документи. На първо място, тези технологии включват: Spivak V.A. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 68С.

Технологии за разпознаване на текст, които превръщат входящите документи на хартия в напълно електронна форма на представяне;

Електронен аналог на саморъчен подпис;

Средства за предаване на данни;

Средства за съхранение на електронна информация.

Тези технологии позволяват на подсистемите, изпълняващи различни функции, да се допълват органично. Подобно взаимодействие може драстично да повиши ефективността на държавните служители при работа с документи.

Електронното управление на документи ви позволява да създадете единно информационно пространство в органа, интегрирайки всички документални системи в информационния възел. Интеграцията се извършва без загуба на качество на работа с документи, като се запазват традициите Руска офис работа. Основата на такава интеграция е надеждно съхранение на документи и системи за управление на документи, които взаимодействат с него. Всички обработени документи се съхраняват в едно хранилище, което позволява оптимално търсене и подбор на информация при изготвяне на материали. В момента в повечето органи на управление и местно самоуправление много операции вече се извършват с помощта на компютърни технологии. Задачата на автоматизираната система е да организира ефективна колективна работа по текстовете на документи и да осигури на всеки държавен служител богато информационно пространство за осигуряване на дейността му.

5. Работен процес на официални документи

Основната цел при развитието на технологиите за електронно управление на документи беше постигането на максимална приемственост на правилата и техниките за управление на документи на хартиен носител и деловодство на дневник, което позволява да се осигури безболезнен преход от традиционни към съвременни технологии.

Системата за управление на документацията обработва документи, съхранявани в едно хранилище на документи на органа. Това ви позволява да включите обработени документи официален документооборот, в единно информационно пространство на органа.

Технологията за електронно управление на документи се поддържа от следното функционалностсистеми: M.I. Басаков. Офис работа. Учебно ръководство за студенти образователни институциисреден професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. -95С.

Регистрация в автоматизиран режим на входящи документи, предавани по електронна поща или през интернет портал, включително снабдени с електронен цифров подпис (ЕЦП) и криптозащита;

сканиране и разпознаване на хартиени документи с помощта на вградена OCR технология;

Прикачване към регистрационната карта (RC) на електронно изображение на документа под формата на файл (файлове) от произволен формат;

разграничаване на правата за достъп до прикачени файлове на електронно изображение на документ;

Осигуряване на всяко длъжностно лице – участник в деловодството – на своя личен виртуален кабинет, което гарантира, че длъжностното лице има достъп само до документи, свързани с неговата компетентност;

Осигуряване на процеса на одобрение (визиране) на проектодокументи;

пълнотекстово и атрибутивно търсене на електронни документи, включително дистанционно пълнотекстово търсене;

Изпращане по електронна поща или публикуване в Интернет портала на органа на електронни изходящи документи (използвайки всяка електронна поща, която поддържа MAPI), защитени от EDS и криптирани с помощта на сертифицирани средства;

Образуване и изпълнение на делата, т.е. групиране на изпълнените документи по дела в съответствие с номенклатурата на делата и систематизиране на документите по делото;

Архивно съхранение на електронни документи, дела на органа.

Основната счетоводна единица в системата е RC на документа, чиято пълнота на детайлите предоставя възможност за генериране на статистически и аналитични отчети за различни информационни отрязъци, лекота на търсене.

В същото време основният набор от данни на РК може да бъде разширен с произволен набор от допълнителни данни, определени за всяка група документи. Според допълнителните данни на Република Казахстан е възможно, наред с основните данни, да се търсят и избират данни при генериране на отчети. При получаване на електронен входящ документ регистрацията му се извършва автоматично. За документа, получен в резултат на обмена между двете EDD системи, повечето детайли на RK се генерират автоматично. Електронното изображение на документа е прикрепено към АС. В същото време се проверява самоличността на документа, предоставен с EDS и криптозащита. Ако входящ документпристига на хартиен носител, OCR пакетът се извиква от системната среда и при получаване на електронния му образ се връща в системата за управление на офиса с едновременно прикачване на документа към RC. Потребителят на системата, който е прикачил файла с документа, задава правата за достъп до файла на ниво секретност, както и защита (отмяна на защита) от редактиране.

Ако е необходимо да се преведе сравнително голям обем хартиени документи, предназначени за изпълнение и съхранение в електронна форма, се предлага да се използва опцията "Регистрация на поток". В този случай, след въвеждане на регистрационните данни за документа в Република Казахстан, потребителят на автоматизираната работна станция (AWS) за инлайн регистрация отпечатва на първия лист от баркода, който съответства на вътрешния системен номер, определен от системата към регистрирания документ. След това документите в произволен ред от различни работни станции за регистрация на потоци пристигат на работната станция за сканиране, оборудвана с високоскоростен скенер. Сканирани електронни изображения на документи влизат в базата данни и благодарение на технологията за извличане на баркод се прикачват към съответните регистрационни карти на документи.

След регистрацията АС с приложения документ се изпраща по мрежата до длъжностното лице, отговорно за вземане на решение за изпълнение на документа, а след това до изпълнителите на документа в съответствие с подробностите на резолюцията. В същото време всеки ръководител или изпълнител е надарен с определени права, които позволяват да се осигури организацията на работата с документи възможно най-близо до традиционната работа на маса, на която документи, които са от компетентността само на този служител и които или чакат началото на изпълнението (в папката Получени), са подредени в папки, или са приети от служителя за изпълнение (в папката При изпълнение), или се прехвърлят на подчинени с посочване на крайния срок за изпълнение (в Включено контролна папка).

При работа с електронни документи се осигурява комбинирано пълнотекстово и атрибутивно търсене на необходимия документ, включително чрез уеб достъп до документната база данни на системата.

Файлове с текстове (изображения) на изходящи и вътрешни документипо стандартна технология също са прикрепени към RK. Изходящият документ, придружен от реквизитите на Република Казахстан, може да бъде защитен с ЕЦП, криптиран и прехвърлен на адресата.

По този начин, във връзка с възможността за регистриране на документи, получени по комуникационни линии, се осигурява корпоративно електронно управление на документи. Изпълнените документи се оформят в дела и се предават в архивно съхранение.

6. Автоматизиране на обмена на документи между органи

Понастоящем старите автоматизирани системи за управление на документи вече се използват в много публични органи. Те са изградени на различна софтуерна и хардуерна база. Някои от тях, доставени от партньори на Microsoft (включително описаната по-горе система Delo на компанията Electronic Office Systems), са реализирани на базата на съвременни технологии. Също така значителен брой системи от предишни поколения, базирани на MS DOS и други платформи, все още работят. Обединяването на системите във всички държавни органи в обозримо бъдеще е невъзможно както от политически (правата на субектите на федерацията и местните власти), така и от практически съображения. Внедряването и особено подмяната на операционни системи е доста дълъг, труден и скъп процес.

В тази ситуация естественото решение е да се разработи такова средство за междуведомствен обмен на документи, което лесно да се адаптира към различни формати на входящи/изходящи съобщения и да позволява свързване на различни системи.

Обменът на електронни документи трябва да бъде правилно осигурен. Документите трябва да бъдат снабдени с електронен подпис, който гарантира авторството и неизменността на съдържанието на документа, и в отделни случаи- затворен чрез криптографски средства от неоторизиран достъп.

Всяка организация има много кореспондентски организации, с които се обменят документи, и всички могат да имат различни формати на съобщения и дори мрежи. Неуместно е да се натоварват системите на отделните организации с функцията за постоянна поддръжка на сервизна информация, необходима за организиране на обмена. Логично е обменът на документи да се изгражда не на принципа „всеки с всеки“, а на принципа „звезда“ – на базата на Центрове за обмен на документи (ЦОД).

Центровете за данни могат да изпълняват следния набор от функции: . Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 127 с.

Преобразуване и съгласуване на формати на входящи-изходящи документи;

Поддръжка на адресни бази данни и изчисляване на маршрути за доставка на документи;

Гарантирана доставка на документи;

Допълнително архивиране на документи;

Поддръжка и синхронизация на директории.

Центровете за съобщения могат също да поемат ролята на CA, които поддържат инфраструктура с частен и публичен ключ, процедури за удостоверяване за организации, участващи в обмена.

За интеграция с центъра за данни, наследените корпоративни системи, ако е необходимо, могат да бъдат допълнени със специални интерфейсни модули, които осигуряват предварително конвертиране на формат и процедури за обмен с центъра за данни.

7. EDD системи за органи на различни нива

Решение за общински и други власти с малък обем работа. Тази категория може да бъде класифицирана общински структуриуправление с малък документооборот, които нямат достатъчна техническа база за внедряване на пълноценна EDD система. За тях може да се препоръча еднопотребителско решение, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с по-висша организация – директно или чрез центъра за данни. Потребителят на такова решение обикновено е служител, отговорен за работата в офиса на организацията. В същото време се работи с хартиени документи, но системата поддържа регистрация на входящи / изходящи документи, регистрация на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. При голям брой служители може да се води и запис на движението на хартиени оригинали. Документите, получени в електронен вид от по-висша организация, незабавно се регистрират, отпечатват и започват да се изпълняват преди пристигането на хартиените оригинали. Организацията майка автоматично получава известие, че документът е регистриран. Това решение позволява:. Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 154С.

Ускоряване на обмена на входящи/изходящи документи с по-висша организация;

Намалете броя на „изгубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно.

8. Решение за местна властсамоуправление

Тази категория може условно да включва общински управленски структури, които имат среден обем на документооборота от 3000 до 10 000 документа годишно, офиса или секретариата като структурно обособено звено и работят не само с документи от организации, но и с писма и жалби от граждани. и предприятия. Такива организации обикновено разполагат с достатъчен парк от персонални компютри, свързани към локална мрежа. За тях може да се препоръча многопотребителско решение с брой работни места от 5 до 20, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с висши и по-ниски организации (директно или чрез център за данни), комуникация с портал за информиране и получаване на заявления от граждани и организации и възможност за отдалечен достъп до Интернет достъп до системните данни на EDD. Системата трябва да осигурява регистрация на входящи/изходящи документи, отчитане на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. Трябва да се води и запис за движението на хартиените оригинали.

Потребителите на такова решение обикновено са не само офис персонал, но и редица служители на функционални отдели. Тъй като повечето от служителите на такива организации разполагат с персонални компютри, в рамките на подобно решение работата с част от документите може да се организира основно или изключително в електронен вид. входяща кутия хартиени документимогат да бъдат дигитализирани, а цялата по-нататъшна работа с тях вече може да се извършва по електронен път. Процесът на изпълнение на документи (налагане и изпълнение на решения) може да бъде организиран и в електронен вид.

Ако организацията има постоянно наличен канал в Интернет, отдалечен достъп до системата EDD може да бъде организиран чрез уеб интерфейс, който ви позволява да контролирате напредъка на работата както за служители, които са настрани, така и за по-висши организации.

Това решение позволява: Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2008. -84С.

Ускоряване на обмена на документи с висши и по-ниски организации;

Намаляване на тежестта върху офис персонала чрез прехвърляне на част от функциите към отделите;

Повишаване на ефективността на контрола върху изпълнението на документи;

Организиране на ефективна система за съхранение на свързани документи;

Намалете времето за търсене на необходимите документи;

Намаляване на броя на „загубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно;

Ускоряване и по-ефективна работа на служителите при изпълнение на документи;

Намаляване на разходите за работа с подадени жалби от граждани и организации електронна форма(през портала);

Осигурете контрол върху изпълнението важни документиот висши организации.

Да развива и поддържа портала, както и да организира отдалечен достъп до Интернет до системните данни EDD, набор от интернет технологии от Microsoft (Internet Information Services, ASP технология, Microsoft Index Server) и API, предоставен от системата Delo-Enterprise за публикуване документи могат да се използват директно от базата.

автоматизация на работния процес

Заключение

Характеристика на деловодството и работния процес в публичните органи или местното самоуправление, като система за документална поддръжка на управлението, е 100% отражение на управленските процеси в документална форма. Поради това процесите на деловодство и документооборот придобиват самостоятелен характер и изискват собствена система за управление.

В момента процесът на въвеждане на компютърни технологии и мрежи в публичните институции тече активно, като в много от тях постигнатото до момента ниво е достатъчно за внедряване на съвременни технологии за работа с документи. Но освен компютри и мрежи, това изисква набор от съвременни софтуерни решения.

Руската федерация напълно осъзнава важността на тази област, която е отразена във федералната целева програма„Електронна Русия“ като цяло и в редица нейни специфични дейности.

Крайният резултат от административната дейност на държавния апарат зависи от множество междинни звена, едно от които е бизнес-производство, което позволява ефективност и гъвкавост при вземане на решения. Case-work координира всички етапи на работа - от проектиране до практическо изпълнение на решенията. Процесът на управление включва следните основни типични документирани операции:

Събиране и обработка на документална информация; подготовка на решение;

вземане на решения и документиране; внасяне на решения до изпълнителите;

Изпълнение на решението; контрол на изпълнението; събиране на информация за изпълнението;

Пренос на информация чрез вертикални и хоризонтални връзки; съхранение и извличане на информация.

Управленският апарат осъществява функциите си основно чрез универсални и упълномощени организационно-административни документи, създадени, циркулиращи независимо от спецификата на дейността във всички сектори на националната икономика и публичната администрация. Ако вземем предвид, че в административния апарат са заети над 14 милиона души, а годишният документооборот в страната е приблизително 60 милиарда листа и продължава да расте, то няма съмнение, че ефективният регулиранетози процес има голямо значение. Като едно от средствата за регулиране на документооборота, документацията държавни стандарти, общосъюзни класификатори и единни документационни системи. Тези и други стандарти са признати за стабилизиране на документопотока в страната през целия технологичен цикъл, за създаване на оптимална технология за управление на документооборота на всяка административна единица.

Списък на използваната литература

1. М.И. Басаков. Офис работа. Учебник за ученици от образователни институции от средно професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. - 336с.

2. Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. - 376s.

3. Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М.В. Кирсанов. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 256с.- (Висше образование)

4. Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И.Н. Кузнецов. - М.: Юраит, 2008. - 576с.

5. Spivak V.A. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 256s.

6. Държавна система за документално обезпечаване на управлението. Общи изисквания към услугите за поддръжка на документи и документи. - М., 1991

Хоствано на Allbest.ru

...

Подобни документи

Изучаване на правомощията на държавната власт и местното самоуправление в съвременна Русия. Методи за изпълнение от общинските органи на определени държавни правомощия. Отношения между местните власти и държавните власти.

курсова работа, добавена на 04.05.2010 г

Теоретични аспектиорганизация на документационно осигуряване за управление в здравно заведение. Разлики между офис работа и управление на документи. Западни системи за автоматизация на офиси в Русия. Анализ на документалния оборот на болницата.

дисертация, добавена на 01.06.2013г

Изследване на характеристиките на управлението на персонала във Волгоградския отдел на Министерството на горивата, енергетиката и тарифното регулиране. Подобряване на правната рамка за управление на персонала в публичните органи.

дисертация, добавена на 08.04.2014г

Характеристики на администрацията на селското селище Сушчевски в Костромска област. Правно основаниеместни правителствени организации. Връзката на местните власти с публичните власти. Управление на административния персонал.

доклад за практиката, добавен на 07/09/2009

Анализ на местното самоуправление, определяне на неговото място и роля в системата на публичната администрация. Основните проблеми в областта на взаимодействието между местните власти. Характеристики на взаимодействието на властите в община Сургут.

дисертация, добавена на 22.08.2011г

Концепцията и значението на деловодството в дейността на предприятието, принципите и ролята на автоматизацията. Задачи на службата за управление на документи. Технологии за внедряване на системи за електронно управление на документи, използвани софтуерни средства.

курсова работа, добавена на 10.01.2015

Консултиране на персонал: концепция, същност и съдържание. Развитие на персоналното консултиране в Русия. Аутсорсингът като метод за консултиране. Оптимизиране на административните и управленски процеси в публичните органи и местното самоуправление в Руската федерация.

курсова работа, добавена на 26.06.2013

Описания на приложението на компютърните технологии за подобряване на процесите на управление на документацията. Характеристики на деловодството на Астраханската държавна консерватория. Анализ на документооборота, организация на работа с документи.

дисертация, добавена на 12.12.2011г

Същността на организационната структура на публичните органи, принципите и подходите към нейното формиране, характеристики и критерии за оценка на ефективността. Препоръки за подобряване на организационната структура на Изпълнителния комитет на даден регион.

дисертация, добавена на 08.04.2015г

Документиране на управленските дейности. Държавна система от предучилищни образователни институции. Бизнес и комерсиално писане. Организация на работа с документи. Автоматизиране на процесите на документационно осигуряване на управлението. Историята на компютъризацията на деловодството.

НЕДЪРЖАВНА УЧЕБНА ИНСТИТУЦИЯ

ВИСШЕ ПРОФЕСИОНАЛНО ОБРАЗОВАНИЕ

КУЗБАСКИ ИНСТИТУТ ПО ИКОНОМИКА И ПРАВО

ЮРИДИЧЕСКИ ФАКУЛТЕТ

КАТЕДЕРА ПО ХУМАНИТАРНИ ДИСЦИПЛИНИ

Тест

По дисциплина: "Документиране на управленските дейности"

на тема "Организация на деловодството в публичните органи и местното самоуправление"

Изпълнено от: ученик от 303 група

Паншина Е.Ю.

Проверено:

Кемерово, 2010 г

Въведение…………………………………………………………………………………..….3

1. Документопотокът като основа на дейността на органа……………..5

2. Руският модел на деловодство в държавните органи и местното самоуправление…………………………………………………………..7

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес………………………………10

4. Системи за организиране на електронно управление на документи…………………..12

5. Работен процес на официални документи………………………………..14

6. Автоматизиране на обмена на документи между органите……………18

7. EDD системи за органи на различни нива………………………………….20

8. Решение за местното самоуправление…………………………………21

Заключение……………………………………………………………………………………23

Списък на използваната литература……………………………………………………..25

Въведение.

Откъде трябва да започнете да внедрявате системата? Как да разделим целия проект на етапи, така че ефектът от изпълнението да е очевиден след първия етап и да нараства с всеки следващ етап? Кое от наличните технически средства трябва да бъде надградено на първо място и кое може да изчака? Какви финансови средства трябва да бъдат предвидени в бюджета, разбит по години, въз основа на реалностите в даден регион?

работа на инженери, дизайнери, ръководители на производството

много време се отделя на изучаване, анализ и компилиране на различни

документация. Особено големи трудности възникват, като правило, когато

разработване на производствени документи, което се дължи преди всичко на липсата на специални познания на съставителите. Премахването на непродуктивното време, прекарано в процесите на съставяне и използване на документи, изисква разумна комбинация от формализиране и креативност, а това, според авторите, изисква, от една страна,

запознаване на съставителите на документи с най-общите закономерности на възприемане на документи, от друга страна, и това е основната задача - формулирането и систематизирането на общи правила и норми за изготвяне на основни документи.

целконтролната работа е изучаване на теоретичните основи на организацията на деловодството в държавните органи и местното самоуправление.

Според целта на контрола в работата, следното задачи:

Дефинирайте концепцията за работен поток;

Помислете за руския модел на деловодство в публичните органи и местното самоуправление;

Идентифицира EDD системи за различни нива на управление;

Помислете за автоматизиране на обмена на документи между властите.

1. Документопотокът като основа на дейността на органа.

Служебната работа във федералния изпълнителен орган се извършва в съответствие с Правилата за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 15 юни 2009 г. № 477. Въз основа на тези правила, федералният изпълнителен орган съгласувано с федералния изпълнителен орган в областта на архивирането издава бизнес ръководство. Настоящите Правила не се прилагат за организацията на работа с документи, съдържащи държавна тайна.

Документите се съставят на формуляри (стандартни листове хартия А4 или А5) или под формата на електронни документи и трябва да имат определен състав от детайли, тяхното местоположение и изпълнение. Образците на формуляри се утвърждават със заповед на ръководителя на изпълнителния орган.

Терминът "работен поток" в момента се използва изключително широко и се среща в описанието на почти всяка информационна система. Автоматизацията на работния процес се изпълнява от много системи и всяка от тях твърди, че е „интегриран подход към автоматизацията на работния процес“. В същото време разнообразието от системи е най-широко: от системи за складово счетоводство до софтуер за управление на технологични процеси.

Офисната работа или „документално управление“ според същия източник означава „отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работата с официални документи“. Тоест деловодството е съвкупност от организационни механизми за поддържане и контрол на работния процес на официални документи. Въпреки това, в "Стандартните инструкции за работа в офиса във федералните изпълнителни органи" от 27 ноември 2000 г., функциите по деловодството вече не се ограничават до регулиране само на официалния документооборот. Това ни позволява да твърдим, че системите за автоматизация на офиса трябва да контролират не само движението на регистрирани (официални) документи, но и проекти на документи.

2. Руският модел на деловодство в държавните органи и местното самоуправление.

Какви са характеристиките на "руския модел" на работа в офиса? Има три най-поразителни предимства:

Контрол върху документа, считано от момента на получаването му;

Централизация на контролните функции;

Единни норми на документооборота.

За разлика от западните методи за работа с документи, в руската практика документът се поставя под контрол в момента, в който е получен от органа. Вътрешните или изходящите документи попадат в полето на контрол веднага след „раждането” – тоест одобрението. В същото време се проследява връзката на документите - ако един документ се е появил в резултат на изпълнението на решение, взето по друг документ. Всичко това дава възможност да се проследи пътя на всеки документ, получен от държавен орган и местно самоуправление с гаранция - в края на краищата нито един регистриран документ не може да изчезне безследно.

Традиционната документация включва поддържането на много дневници и/или картотеки, които обслужват хартиени документи. И именно поддръжката на тези картотеки е основният обект на автоматизацията на офиса. В същото време нищо не пречи да включите в автоматизираната система възможността за свързване на картата с електронното изображение на самия документ (текст и дори изображение, звук и видео). Така се създават технологични условия за преминаване към електронно управление на документи. Преходът към електронно управление на документи от своя страна създава предпоставки за формиране на електронни архиви с ефективни механизми за справочна и аналитична работа по разнообразни документи в различни форми на представяне.

3. Избор на подход за автоматизация на работния процес.

Microsoft, заедно с партньори, предлага двуфазни софтуерни и методологични решения в областта на организиране на документопоток за публични органи и местни власти:

Автоматизирана офис работа за хартиен работен поток;

Електронен документооборот и деловодство.

Документите, обработвани от органа, включително тези, предадени с помощта на компютърни технологии, имат две форми – традиционно хартиена и електронна. Такава симбиоза е следствие от факта, че съвременните средства за изготвяне на документи предполагат електронна форма за съхранение на документ, докато нормативната рамка и установените правила за обращение са на хартиен носител. Също така, най-важният аргумент в полза на спестяването на хартиени документи е ненадминатото удобство при работа с тях. Правилата и навиците се променят много по-бавно от възможностите на съвременните информационни технологии.

В публичните органи и местното самоуправление, очевидно, за дълго време, когато обработват документи в електронен вид, операциите, изискващи създаване на техните хартиени копия, ще бъдат запазени. По правило мениджърите предпочитат да работят с документи на хартиен носител. Освен това, докато обменът на официални документи между властите и предаването им в държавните архиви се извършва и на хартиен носител.

Електронният документооборот и деловодството (EDD) е технологичен отговор на съвременните изисквания, наложени от настоящата политическа и икономическа ситуация върху ефективността на руските държавни органи и местното самоуправление. EDD се подкрепя и от опита от прилагането му в западните държавни органи и примери за работа в големи, прогресивни руски търговски структури.

4. Системи, които организират електронно управление на документи.

Както бе споменато по-горе, електронното управление на документи е набор от нови технологии за работа с документи. Приложените технологии позволяват организиране на "безпроблемно" взаимодействие на системите, осигуряващи различни операции по обработка на документи. На първо място, тези технологии включват:

Електронен аналог на саморъчен подпис;

Средства за предаване на данни;

Средства за съхранение на електронна информация.

Електронното управление на документи ви позволява да създадете единно информационно пространство в органа, интегрирайки всички документални системи в информационния възел. Интеграцията се извършва без загуба на качеството на работа с документи, като се запазват традициите на руската офис работа. Основата на такава интеграция е надеждно съхранение на документи и системи за управление на документи, които взаимодействат с него. Всички обработени документи се съхраняват в едно хранилище, което позволява оптимално търсене и подбор на информация при изготвяне на материали. В момента в повечето органи на управление и местно самоуправление много операции вече се извършват с помощта на компютърни технологии. Задачата на автоматизираната система е да организира ефективна колективна работа по текстовете на документи и да осигури на всеки държавен служител богато информационно пространство за осигуряване на дейността му.

5. Работен процес на официални документи.

Системата за управление на документацията обработва документи, съхранявани в едно хранилище на документи на органа. Това ви позволява да включите документи, обработвани от официалното управление на документи, в единно информационно пространство на органа.

Технологията за електронно управление на документи се поддържа от следната функционалност на системата:

сканиране и разпознаване на хартиени документи с помощта на вградена OCR технология;

разграничаване на правата за достъп до прикачени файлове на електронно изображение на документ;

Осигуряване на процеса на одобрение (визиране) на проектодокументи;

Архивно съхранение на електронни документи, дела на органа.

В същото време основният набор от данни на РК може да бъде разширен с произволен набор от допълнителни данни, определени за всяка група документи. Според допълнителните данни на Република Казахстан е възможно, наред с основните данни, да се търсят и избират данни при генериране на отчети. При получаване на електронен входящ документ регистрацията му се извършва автоматично. За документа, получен в резултат на обмена между двете EDD системи, повечето детайли на RK се генерират автоматично. Електронното изображение на документа е прикрепено към АС. В същото време се проверява самоличността на документа, предоставен с EDS и криптозащита. Ако входящият документ пристигне на хартиен носител, системата осигурява извикване към пакета за оптично разпознаване на текст и при получаване на електронното му изображение се връща в системата за управление на офиса с едновременното прикачване на документа към АС. Потребителят на системата, който е прикачил файла с документа, задава правата за достъп до файла на ниво секретност, както и защита (отмяна на защита) от редактиране.

Файлове с текстове (изображения) на изходящи и вътрешни документи също се прикачват към AC по стандартна технология. Изходящият документ, придружен от реквизитите на Република Казахстан, може да бъде защитен с ЕЦП, криптиран и прехвърлен на адресата.

6. Автоматизиране на обмена на документи между органи.

Обменът на електронни документи трябва да бъде правилно осигурен. Документите трябва да бъдат снабдени с електронен подпис, който гарантира авторството и неизменността на съдържанието на документа, а в някои случаи - затворен чрез криптографски средства от неоторизиран достъп.

Центровете за данни могат да изпълняват следния набор от функции:

Преобразуване и съгласуване на формати на входящи-изходящи документи;

Поддръжка на адресни бази данни и изчисляване на маршрути за доставка на документи;

Гарантирана доставка на документи;

Допълнително архивиране на документи;

Поддръжка и синхронизация на директории.

7. EDD системи за органи на различни нива.

Решение за общински и други органи с малък обем на документопоток Тази категория може условно да включва общински управленски структури с малък документооборот, които нямат достатъчна техническа база за внедряване на пълноценна EDD система. За тях може да се препоръча еднопотребителско решение, оборудвано със средства за сигурен обмен на електронни документи с по-висша организация – директно или чрез центъра за данни. Потребителят на такова решение обикновено е служител, отговорен за работата в офиса на организацията. В същото време се работи с хартиени документи, но системата поддържа регистрация на входящи / изходящи документи, регистрация на решения по документи, документи, отписани по делото и архивирани. При голям брой служители може да се води и запис на движението на хартиени оригинали. Документите, получени в електронен вид от по-висша организация, незабавно се регистрират, отпечатват и започват да се изпълняват преди пристигането на хартиените оригинали. Организацията майка автоматично получава известие, че документът е регистриран. Това решение позволява:

Ускоряване на обмена на входящи/изходящи документи с по-висша организация;

Намалете броя на „изгубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно.

8. Решение за местната власт.

Потребителите на такова решение обикновено са не само офис персонал, но и редица служители на функционални отдели. Тъй като повечето от служителите на такива организации разполагат с персонални компютри, в рамките на подобно решение работата с част от документите може да се организира основно или изключително в електронен вид. Входящите документи на хартиен носител могат да бъдат дигитализирани, а цялата по-нататъшна работа с тях вече може да се извършва по електронен път. Процесът на изпълнение на документи (налагане и изпълнение на решения) може да бъде организиран и в електронен вид.

Ускоряване на обмена на документи с висши и по-ниски организации;

Намаляване на тежестта върху офис персонала чрез прехвърляне на част от функциите към отделите;

Повишаване на ефективността на контрола върху изпълнението на документи;

Организиране на ефективна система за съхранение на свързани документи;

Намалете времето за търсене на необходимите документи;

Намаляване на броя на „загубените“ документи, чието местонахождение е неизвестно;

Ускоряване и по-ефективна работа на служителите при изпълнение на документи;

Намаляване на разходите за работа с жалби от граждани и организации, подадени по електронен път (чрез портала);

Осигурете контрол върху изпълнението на важни документи от висши организации.

Заключение.

Руската федерация напълно осъзнава важността на това направление, което е отразено във Федералната целева програма „Електронна Русия“ като цяло и в редица нейни специфични дейности.

Събиране и обработка на документална информация; подготовка на решение;

вземане на решения и документиране; внасяне на решения до изпълнителите;

Изпълнение на решението; контрол на изпълнението; събиране на информация за изпълнението;

Пренос на информация чрез вертикални и хоризонтални връзки; съхранение и извличане на информация.

Управленският апарат осъществява функциите си основно чрез универсални и упълномощени организационно-административни документи, създадени, циркулиращи независимо от спецификата на дейността във всички сектори на националната икономика и публичната администрация. Ако вземем предвид, че в административния апарат са заети над 14 милиона души, а годишният документооборот в страната е приблизително 60 милиарда листа и продължава да расте, то няма съмнение, че ефективното регулаторно регулиране на този процес е от голямо значение. Документалните държавни стандарти, общосъюзните класификатори и единните системи за документация действат като едно от средствата за регулиране на документооборота. Тези и други стандарти са признати за стабилизиране на документопотока в страната през целия технологичен цикъл, за създаване на оптимална технология за управление на документооборота на всеки

звено за управление.

Списък на използваната литература:

1. М. И. Басаков. Офис работа. Учебник за ученици от образователни институции от средно професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. - 336с.

3. Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издателство: Инфра-М:, 2004. - 256с.- (Висше образование)

4. Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2008. – 576с.

5. Спивак В. А. Документация на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 256s.

Държавна система за документационна поддръжка за управление. Общи изисквания към услугите за поддръжка на документи и документи. - М., 1991

Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. - 154С

Спивак В. А. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 98С.

Бородина В.В. Офисната работа в системата на държавната администрация. [Текст] / В. В. Бородина. Издателство: РАГС, 2008г. -184С.

Спивак В. А. Документиране на управленските дейности. [Текст] / В.А. Спивак.- Издателство: Питър, 2008г. - 68С.

М. И. Басаков. Офис работа. Учебник за ученици от образователни институции от средно професионално образование. [Текст] / Басаков М.И. Издателство: Маркетинг, 2002. -95С.

Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. -Издателство: Инфра-М:, 2004. - 127С.

Кирсанова М.В. Службата в публичните органи и местното самоуправление : учеб. надбавка [Текст] / М. В. Кирсанова. - Издателство: Инфра-М:, 2004. - 154С.

Кузнецов I.N. Управление на документация и офис работа. [Текст] / И. Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2008. –84С.

Разкриват се теоретични позиции държавна канцеларска работа, очертани са концепциите на документа, неговите разновидности, функции, правила за проектиране, както и особеностите на изготвянето на организационно-административна документация в държавните и общинските управи. Разгледани са принципите и правилата за организиране на деловодството, управлението на документи в традиционна и автоматизирана офис система, технологиите за работа с жалби на граждани, подготовка на документи за архивно съхранение. Съответства на последното поколение Федерални държавни образователни стандарти. За студенти, студенти от системата за повишаване на квалификацията, ръководители и специалисти на държавни и общински институции и организации.

серия:Бакалавърска (KnoRus)

* * *

от компанията за литри.

Регламентиране на деловодството в държавните органи

1.1. Основни понятия в областта на деловодството

В съответствие с чл. 10 от Конституцията на Руската федерация държавната власт в Русия е разделена на законодателна, изпълнителна и съдебна в зависимост от изпълняваните функции. Принципът на разделение на властите се прилага не само за организацията на държавната власт на федерално ниво, но и за системата на държавните органи на субектите на федерацията.

Държавните органи изпълняват една от функциите на държавната власт, съответно тя се разделя на законодателна, изпълнителна и Съдебен.

Органи законодателен органса представителни и законодателни институцииформирана чрез избори. Основната им задача е законотворчество, но освен това изпълняват и други функции, например контролират дейността на изпълнителната власт.

Изпълнителните органи по правило са назначени органи. основната задача изпълнителни органиорганите да спазват разпоредбите на Конституцията, федерални закони, други нормативни актове. Органите на изпълнителната власт функционират въз основа на комбинация от единство на командване с колегиалност.

Съдебната власт раздава правосъдие. Дейността на съдилищата е насочена към укрепване на закона и реда, предотвратяване на престъпления и други правонарушения и има за задача да защитават от всяко посегателство върху основите, залегнали в Конституцията. конституционен ред, човешки и граждански права и свободи, други демократични институции. Съдилищата са независими и се подчиняват само на закона.

Органите на местното самоуправление управляват общинската собственост, формират, утвърждават и изпълняват местния бюджет, установяват местни данъци и такси и защитават обществен реди решаване на други проблеми местно значение.

Органите на местно самоуправление са юридически лица и действат самостоятелно от свое име. От изложеното по-горе следва, че общинското управление е дейността на изборни и други местни власти по управление на общинска собственост, обекти на общинската икономика, формиране и изпълнение на местния бюджет, насочена към осигуряване на поминъка на населението на общината. , решаване на други въпроси от местно значение, включително въпроси за организиране на собствена работа, общинска служба.

Местното самоуправление се осъществява в общини – градски и селски селища: в село или няколко села с обща територия(област), градове или части от големи градове (градски райони, квартали).

определение:общинска служба - професионалната дейност на гражданите, която се извършва непрекъснато на длъжностите на общинската служба, заменена от заключението трудов договор(договор).

Основната функция на всяка държава или общинска институция- вземане на управленски решения. Всички управленски решения на държавните и общинските органи се вземат на базата на информация, която трябва да бъде достоверна, навременна и пълна.

определение:документация - записване на информация на носител по установени правила.

Процесът на фиксиране на информация върху всеки информационен носител (хартиен, магнитен и др.) с цел по-нататъшното й използване се нарича документиране. Документирането на управленската дейност е масивна функция, изпълнявана от всички държавни и общински органи.

определение:документ - информация, записана на носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана.

При създаването на документи се използват различни методи за документиране в зависимост от съдържанието на информацията: звукозапис (фонодокумент), снимка (фото документ), запис на изображения и звуци (аудиовизуален документ) и др.

определение:документационни средства - средства на организационна и компютърна техника, използвани за запис на информация на носител.

В момента електронните документи се използват широко в публичната администрация.

определение:електронен документ - документ, информацията за който се представя в електронен вид.

Документ, съставен, издаден или в обръщение от държавни или общински органи, институции, организации и отговарящ на определени изисквания, принадлежи към категорията на официален документ.

определение:документ, създаден от правен или индивидуален, съставен и заверен по предписания начин, се нарича официален документ.

Официален документ, използван в текущата дейност правителствени агенции, Наречен официален документ.

Внимание!Ако документ е създаден от лице извън обхвата на неговата служебна или социална дейност, тогава той се счита за документ от личен произход.

Трябва да има документи, както официални, така и официални правна силаили правно значение.

определение:правното значение на документа е свойството на документа да служи като потвърждение на бизнес дейности или лични събития.

определение:правната сила на документа е свойството на официален документ да предизвиква правни последици.

характерна чертаофициални документи е наличието на определена форма, реда на тяхното публикуване, съставяне, наличието на необходимите подробности.

определение:реквизит - елемент от дизайна на документа (например подпис, печат, текст).

Многобройните видове и разновидности на документи, сложността на техния състав, наличието на специални правила за придаване на юридическа сила на документите и други сериозни проблеми, свързани с документацията за управление, налагат отделянето на специален отрасъл на дейност, който осигурява документиране и организация на работа с официални документи. Този клон на дейност се нарича офис работа.

определение:офис работа - дейност, която осигурява документиране, работен поток, оперативно съхранение и използване на документи.

определение:поддръжка на документацията (управление), DOW - дейност, която целенасочено осигурява функциите по управление на документи.

Помня!

В бизнеса се използват следните съкращения:

US - единна система;

USORD - единна система от организационна и административна документация;

GSDOU - държавната система за документално обезпечаване на управлението;

OKUD - общоруски класификатор на управленска документация;

OKPO - общоруски класификатор на предприятия и организации;

GOST - държавен стандарт.

Управленските документи изпълняват определени управленски функции: планиране, организация, контрол и др.

Документите, свързани с една управленска функция, обикновено се наричат система за документация, например система от организационна и административна документация, система от счетоводна документация, система от външнотърговска документация.

определение:документационната система е съвкупност от документи, свързани помежду си според признаците на произход, предназначение, вид, предмет на дейност, единни изисквания за тяхното изпълнение.

Функциите на управление във всички организации са от един и същи вид, следователно документите за всяка функция трябва да бъдат еднакви по вид и форма.

определение:привеждане на документи до оптимална еднородност по състав и форми се нарича обединениедокументи.

Обединете не само отделни документино и документационната система като цяло.

определение:Единна документационна система е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща информация, необходима за управление в определена област на дейност.

Документационната система се състои от различни видове документи. Общоруският класификатор на управленската документация (OKUD), одобрен за първи път през 1978 г., включва видовете и формите на документи, които са обект на унификация в процеса на създаване на единни документационни системи.

Общоруският класификатор на управленската документация е интегрална част единна системакласификация и кодиране на техническа, икономическа и социална информация и обхваща единни системи от документи, разрешени за използване в националната икономика.

Общоруският класификатор на управленската документация е предназначен за решаване на следните задачи:

1) регистрация на формуляри на документи;

2) рационализиране на информационните потоци в националната икономика;

3) намаляване на броя на използваните формуляри;

4) изключване от обращение на нестандартизирани форми на документи;

5) осигуряване на счетоводство и систематизиране на унифицирани форми на документи въз основа на тяхната регистрация;

6) контрол върху състава на формулярите на документи и премахване на дублирането на информация, използвана в областта на управлението;

7) рационална организация на контрола върху използването на унифицирани форми.

Понастоящем OKUD включва следните системи за документация:

1) 0200000 Единна система за организационна и административна документация;

2) 0300000 Единна система за първична счетоводна документация;

3) 0400000 Единна документационна система на Банката на Русия;

4) 0500000 Единна система за счетоводна, финансова, счетоводна и отчетна документация на публичния сектор на управление;

5) 0600000 Единна система за отчетност и статистическа документация;

6) 0700000 Единна система за счетоводна и отчетна счетоводна документация на предприятията;

7) 0800000 Единна система за трудова документация;

8) 0900000 Единна документационна система на Пенсионния фонд на Руската федерация;

9) 1000000 Единна система за външнотърговска документация;

Обекти на класификацията на OKUD - междуведомствени и междуотраслови унифицирани формидокументи, одобрени от ведомствата и министерствата на Руската федерация. Класификаторът съдържа кодови обозначения и имена на унифицирани форми на документи, които са включени в единните документационни системи.

определение:унифициран формуляр на документ (UFD) - формуляр на документ от определен вид, съдържащ постоянна часттекст.

V без провалкодовете на Общоруския класификатор на управленската документация са поставени в унифицирани форми на документи. С използването на Общоруския класификатор на управленска документация бяха решени задачите за недвусмислено обозначаване на унифицирани форми на документи и на тази основа тяхното отчитане и систематизиране, което допринесе за рационализиране на цялата система на управленска документация, премахване на дублиращи се формуляри. на документи и оптимизиране на състава на използваните документи.

Най-масовата система за документация, използвана в държавните и общинските власти, е Единната система за организационна и административна документация (USORD).

Единната система от организационна и административна документация е рационално организиран комплекс от взаимосвързани единни форми на документи, препоръчвани за използване в дейността на организации от всички организационни и правни форми (наричани по-долу организации).

Целта на разработването на USORD е да създаде взаимосвързани комплекти от документи, които осигуряват организационната и административната дейност на организациите. Използването на USORD в дейността на организациите допринася за бързото решаване на управленски задачи, намаляване на разходите за труд и материали за работа с документи, подобряване на качеството на организационна и административна документация и намаляване на обема на работния процес.

Единните формуляри, включени в USORD, установяват приблизителната структура на текста, минимално необходимия състав на детайлите на съответните организационни и административни документи и не са примери за техния дизайн, ако в законодателството на Руската федерация е предвиден друг дизайн.

Албумът с унифицирани форми на организационни и административни документи може да се използва като референтен масив за разработване на албуми от унифицирани форми на документи в организациите и поддържането им актуални чрез навременно включване на нови формуляри, изтегляне на отменени унифицирани формуляри, промени в областите прилагане на унифицирани форми на организационни и административни документи и др.

Единните формуляри в USORD са систематизирани по следните подсистеми:

✓ Документация за създаване на организация;

✓ документация за реорганизация на организацията;

✓ документация за ликвидация на организацията;

✓ документация за приватизация на държавни организации;

✓ документация за управленска дейносторганизации;

✓ документация за организационно и нормативно регулиране на дейността на организацията;

✓ документация за оперативно и информационно регулиране на дейността на организацията;

✓ трудова документация;

✓ документация за регистриране на промените работни отношения;

✓ документация за освобождаване от работа;

✓ документация за предоставяне на отпуски и изтегляне от отпуски;

✓ документация за регистрация на стимули;

✓ проектна документация дисциплинарни мерки;

✓ Документация за командировки.

Кодовото обозначение на унифицираната форма на документа отразява следните класификационни характеристики: първият и вторият знак (клас формуляри) - унифицираната форма на документа принадлежи към съответната унифицирана документационна система; третият и четвъртият знак (подклас от формуляри) - общото съдържание на много форми на документи и посоката на тяхното използване; пети, шести и седми знак - регистрационният номер на единната форма на документа в рамките на подкласа; осмият знак е чековият номер.

Структурата на кодовото обозначение на унифицираната форма на документа OKUD:

Пример за кодово обозначение за унифицирана форма на документ за OKUD: 09010046 Разчетен лист за застрахователни премии към пенсионния фонд

Унифицирането на документите е един от методите за тяхното стандартизиране.

Стандартите за управленска документация установяват състава на отделните елементи на документа (реквизити), тяхното местоположение и правила за проектиране.

определение:стандартизацията е дейността по установяване на правила и характеристики с цел тяхното доброволно повторно използване, насочена към постигане на подреденост в производството и оборота на продуктите и повишаване на конкурентоспособността на продуктите, работите или услугите.

Резултатът от работата по унификация и стандартизация могат да бъдат както стандартите за определени видоведокументи и унифицирани документационни системи (например GOST R 6.30-2003. Единни документационни системи. Единна система за организационна и административна документация. Изисквания за документация).

Международното сътрудничество по стандартизация в областта на документацията се осъществява в рамките на ISO – Международната организация по стандартизация. Стандартите на ISO дефинират:

✓ хартиени формати за документи и методи за изразяване на техните размери (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ размери на папките за съхранение на документи (ISO 623:1974);

✓ междуредово разстояние и височина на буквите (ISO 4882:1979);

✓ Ключ за оформление и конструкторска мрежа за създаване на заготовки и формуляри на документи (ISO 3535:1977);

✓ основни изисквания за формуляри на документи (ISO 8439:1990);

✓ принципи на оформление на търговски документи (ISO 6422:1985);

✓ формати на пликове за изпращане на документи, ред на изписване на адреса върху пощенските пратки (ISO 11180:1993);

✓ правила за поставяне на дати и часове в документи (ISO 8601:2000);

✓ ред на кодовете в документите за продажба (ISO 8440:1986).

През 2001 г. излизат първите стандарти от новата серия „Информация и документация. Управление на документи (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), които дефинират изискванията към системите за офис работа. През 2007 г. ГОСТ ISO R 15489-1:2007 „Система от стандарти за информация, библиотекарство и издателска дейност. Управление на документи. Общи изисквания". Трябва да се има предвид, че прилагането на международен стандарт или стандарт на друга държава се извършва в Руската федерация чрез пълно или частично включване на съдържанието му във вътрешния регулаторен документ за стандартизация. Този стандарт съдържа разпоредби относно отговорностите, политиките, процедурите, системите и процесите, свързани с документите на организациите, насоки за управление на документи в рамките на управлението на качеството и процесите на управление на околната среда в съответствие с международни стандарти ISO 9001 и ISO 14001, насоки за проектиране и внедряване на системи за управление на записи.

определение:документ - идентифицируема информация, записана на материален носител, създаден, получен и съхраняван от организация или физическо лице като доказателство при потвърждаване на правни задължения или бизнес дейности.

Всички документи, циркулиращи в процеса на документооборота на държавните и общинските органи, могат да бъдат класифицирани по различни критерии.

1. Според метода на документиране документите могат да бъдат класифицирани на писмени, текстови, ръкописни, машинописни, електронни, изобразителни, фото-, аудио, филмови документи, документи на машинен носител.

писмен документ- текстов документ, информацията за който се записва с всякакъв вид писмо.

Текстов документ - документ, съдържащ речева информация, записана от всякакъв вид писане или всяка система за звукозапис.

ръкописен документ- писмен документ, при създаването на който символите на писмото се нанасят на ръка.

машинописен документ- писмен документ, при създаването на който символите на писмото се прилагат с технически средства.

Електронен документ– създадени и четими с помощта на компютърни технологии.

изобразителен документ- документ, съдържащ информация, изразена чрез изображението на обект.

Фотодокумент- образен документ, създаден по фотографски метод.

фонодокумент- документ, съдържащ звукова информация, записана от която и да е система за звукозапис.

Филмов документ- изобразителен или аудиовизуален документ, създаден по кинематографичен начин.

Машинен документ- документ, създаден с помощта на носители и методи на запис, които осигуряват обработката на информацията му от електронен компютър.

2. По отношение на контролния обект документите се класифицират:

✓ за входящи (входящи в организацията);

✓ изходящи (изпратени от организацията);

✓ вътрешни (създадени в тази организация, а не извън нейните граници).

3. Според броя на въпросите, повдигнати в документа, те се класифицират:

✓ за прости;

✓ сложен.

Прости документисъдържат един въпрос. Сложните документи включват няколко теми, те могат да се отнасят до няколко длъжностни лица, структурни поделения, институции.

4. Чрез ограничаване на достъпа документите се класифицират:

✓ за тайна;

✓ за служебно ползване;

✓ некласифициран (прост).

Документите, съдържащи информация, подлежаща на защита, са класифицирани. В зависимост от важността тази информация се разделя на информация от особена важност и строго секретна (държавна тайна), секретна ( служебна тайна) и са маркирани съответно с печатите „Особено значение“, „Строго секретно“ и „Секретно“.

Документи за служебно ползване, съдържащи некласифицирана информация, могат да се използват от служители тази институция. Такива документи са с надпис "Само за служебно ползване".

5. Според начина на представяне на текста документите се класифицират:

✓ за физически лица;

✓ шаблон;

✓ типичен;

✓ примерен;

✓ унифицирани под формата на въпросник и таблица.

Индивидуални документипо съдържание те са специфични, имащи характер на еднократен документ.

В шаблонните документи информацията се представя под формата на текст с интервали, предназначени да ги запълват с променлива информация в зависимост от конкретната ситуация. Примери за шаблонни текстове: формуляри на сертификати на отдела за персонал, удостоверения за пътуване.

Типични документи са тези, предназначени да представят хомогенни процеси и явления: типичен технологичен процес, моделни правилавътрешни правила и др.

Примерните се използват за подготовка и изпълнение на документи по аналогия (приблизителна номенклатура на делата на организацията).

Въпросникът е метод за представяне на единен текст, при който постоянна информация се намира от лявата страна на документа, а променливата се въвежда в документа в процеса на неговото съставяне от дясната страна на документа.

Таблицата е документ, в който постоянна информация се поставя в заглавията на колоните и заглавията на редовете, а променливата се поставя в пресечната точка на съответните колони и редове. Текстът, представен под формата на таблица, има голям информационен капацитет, ви позволява стриктно да класифицирате и лесно да обобщавате подобни данни. Разписанието на персонала, графика на ваканциите и други документи се съставят в табличен вид.

6. Според условията за съхранение документите се разделят:

✓ за документи с постоянен срок на съхранение;

✓ временен (над 10 години) срок на съхранение;

✓ временен (до 10 години) срок на съхранение.

Трябва също да знаете, че документите са разделени на видове и разновидности. Например, видът на документа е акт, сортът е акт за унищожаване на документи, акт за отписване материални активии т.н.

Видовете и разновидностите на управленските документи могат да бъдат намерени в Индекса на видовете и разновидностите на документи в Списъка на типичните архивни документиформирани в дейността на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват периодите на съхранение.

1.2. Държавна система за документационна поддръжка за управление

В деловодството се прилагат определени правила за подготовка, изпълнение и организация на работата с документи. Необходимостта да се приведат до нивото на общата норма на доказали се на практика рационални форми и методи за обработка на служебна информация, допринесе за създаването в Руската федерация на единна система за документиране на управленски дейности и организиране на работа с документи.

През декември 1959 г. Министерският съвет на СССР прие специално решение по въпроса за подобряване на дейността на административния апарат, което, наред с други мерки, насочени към повишаване на производителността на труда, предвижда развитието на единна държавна система на деловодството. на базата на неговата механизация.

През 1973 г. е разработена Единната система за управление на държавни документи (EGSD).

Системата е одобрена Държавен комитетСледователно СССР в областта на науката и технологиите не беше формално правно обвързващ за прилагане. Независимо от това, редица негови раздели се основават на публикувани по-рано държавни стандарти за проектиране на организационна и административна документация. Така изискванията за документиране на управленските дейности, включени в USSD, станаха нормативни.

На етапа на създаване на USSD беше разработена методология и бяха унифицирани офис операциите, свързани със съхранението на документи в деловодството, формиране на дела, проверка на стойността на документите и подготовка на документи за архивиране.

През 80-те години на миналия век е подготвено второто издание на USSD, наречено Единна система за управление на държавната документация (EGSDOU). Причината за появата му е бързото развитие на компютърните технологии и използването им за работа с документи, което предизвика значителни промени в традиционните технологии за обработка на документи. По този начин USSDOU е документ, който развива, допълва и изяснява изискванията на USSD във връзка с промените, които офис работата е претърпяла до този момент.

През 1991 г. е разработена Държавната система за управление на документацията (ДСДМ), която все още е в действие.

Създава се държавната система за документално осигуряване на управлението единни изискваниякъм организацията на работа с документи (включително създадени по компютърни технологии) в държавни органи, съдилища, прокуратура, арбитраж, предприятия, институции и обществени организации и има консултативен характер.

Основните цели на GSDO включват:

✓ Подобряване работата на управленския апарат;

✓ рационализиране на работния процес и подобряване на качеството на документите;

✓ намаляване на броя на документите;

✓ изграждане на системи за извличане на информация;

✓ създаване на условия за използване на съвременни технологии за събиране, съхранение и обработка на информация.

Въз основа на разпоредбите на GSDOU се създават инструкции за деловодство, методи, препоръки по различни аспекти на деловодството.

Държавната система за документационна поддръжка за управление включва няколко раздела.

Раздел "Документация на управленските дейности" определя състава на управленските документи, основните насоки и процедурата за унифициране и стандартизиране на документи, обработка на детайлите на управленските документи, включително машинно четими документи, както и Общи изискванияза изготвяне на документи. Този раздел вече е остарял поради пускането на нови изисквания за правилата за съставяне и обработка на документи.

Други раздели на GSDOU, въпреки факта, че изискват ревизия, представляват несъмнен интерес при създаване на офис работа в определена организация.

Разделът „Организация на работата с документи“ установява принципите и процедурата за организиране на документопотока на институция, изграждане на система за извличане на информация на базата на документи на институция, наблюдение на изпълнението на документи и подготовка на документи за прехвърляне към ведомствен архивза съхранение.

В допълнение, препоръките за създаване и използване на система за извличане на информация (IPS) според корпоративните документи са подчертани в отделен подраздел на GSDOU. Тази част разглежда правилата за създаване на IPS в условията както на традиционни, така и на автоматизирани системи. Определен е съставът на ИПС. Включва регистрация, индексиране на документи, оперативното им съхранение, масиви за извличане на информация (ръчни картотеки, масиви на машинни носители). Това означава, че изискванията за счетоводство, систематизиране и съхранение на документи се основават на използването на единна информационна система, чиито информационни масиви трябва да са съвместими. За да се постигне такава съвместимост, се използват разработените в предприятието класификатори (например номенклатурата на делата, класификаторът на кореспондентите, класификаторът на структурните подразделения (области на дейност), класификаторът на видовете документи).

Третият раздел на GSDOU разглежда въпросите за механизация и автоматизация на деловодството, особеностите на работа с документи по време на изпълнението автоматизирани системиуправление.

В четвъртия раздел е дадена концепцията за службата за офис работа, разгледани са нейните основни задачи, функции и права. GSDOU предвижда създаването на няколко стандартни офис услуги, в зависимост от категорията на организация или предприятие: управление на казуси; офис; Общ отдел; главен секретар

Приложенията към GSDOU съдържат приблизителна разпоредба относно услугата за поддръжка на управленска документация (услуга DOW). Той препоръчва типични варианти на нейните организационни структури в зависимост от вида на организацията, а също така формулира нейните цели, задачи и функции.

Приложенията към GSDOU включват също:

1) приблизителен списък на документите, които трябва да бъдат одобрени;

2) приблизителен списък на документите, на които официален печат;

3) правила за попълване на данните на регистрационните и контролните формуляри (RKF);

4) форми на номенклатури на делата;

5) списък на типичните срокове за изпълнение на документите;

6) формата на корицата на досието за постоянни и временни (над 10 години) периоди на съхранение.

През 1993 г. разпоредбите на GSDOU бяха доразвити в Стандартните инструкции за деловодство в министерствата и ведомствата на Руската федерация (2005 г.), а след това в Правилата за деловодство във федералните изпълнителни органи (2009 г.).

1.3. Законодателни и подзаконови и методически актове в областта на деловодството

Дейността на всяка организация се изгражда въз основа на правилата на законодателните актове, които включват работа с документирана информация.

Правна рамкаофис работа - това са закони, нормативни и методически документи, които помагат за създаването на технология за обработка на документи, съхраняването им и използването им в работата на държавен орган.

Правителството на Руската федерация, федералните органи на изпълнителната власт отговарят за организирането на документационна поддръжка в органите на изпълнителната власт, разработването на съответните регулаторни правни актове.

Помня!Общото методическо ръководство в областта на архивното дело в Русия се извършва от Федералната архивна агенция (Росархив), която е подчинена на президента на Руската федерация. Водещата научна организация в тази област е Всеруският изследователски институт по документация и архивиране (VNIIDAD).

Нормативно-методическата база на деловодството може да бъде разделена на няколко групи документи. Първият е федерален регламентине на пряко действие, в една или друга степен засягащи организацията и технологията на документиране на управленските дейности и организиране на работа с документи. Сред тях може да се назове Граждански кодекс, Код на административни нарушения, Кодекс на труда(TC RF).

За документооборота, разделът от Федералния закон „За информацията, информационните технологии и защитата на информацията“, който установява правния режим за документиране на информация, е много важен. Съгласно закона документирането на информация е предпоставкавключвайки го в информационните ресурси. Законът установява реда за документиране на информацията и посочва държавните органи, които са длъжни да осигуряват тази процедура. Според закона тази задача е възложена на държавните органи, отговарящи за организирането на деловодството, стандартизирането на документи и сигурността на Руската федерация.

Член 327 от Наказателния кодекс на Руската федерация „фалшифициране, производство или продажба на подправени документи, държавни награди, печати, печати, формуляри” предвижда наказание за такъв вид дейност. Моля, имайте предвид, че този фалшификат трябва да има цел - да предостави права или да освободи от отговорност.

Друга значима статия за специалистите, работещи с документи е чл. 292 от Наказателния кодекс на Руската федерация. Този член се отнася до служебна фалшификация, която се определя като „внасяне от длъжностно лице, както и от държавен служител или служител на орган на местно самоуправление, който не е длъжностно лице, в официални документи на съзнателно невярна информация, както и на внасянето на поправки в тези документи, които изкривяват действителното им съдържание, ако тези действия са извършени от користен или друг личен интерес.

Член 24 от Данъчния кодекс на Руската федерация предвижда, че данъчните агенти са длъжни да осигурят безопасността на документите, необходими за изчисляване, удържане и прехвърляне на данъци в продължение на четири години, и съгласно част 2 на чл. 13.25 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, неизпълнение от дружество с ограничена отговорност на задължението за съхраняване на документи, предвидени от законодателството за дружествата с ограничена отговорност и приетите в съответствие с него разпоредби и съхраняването на които е задължително , както и нарушение установен реди сроковете за съхранение на тези документи подлежат на налагане административна глобаза длъжностни лица в размер от 2,5 до 5 хиляди рубли; на юридически лица- от 200 хиляди до 300 хиляди рубли.

Втората група нормативни актове са ведомствени правни актове за деловодството, които имат междуведомствен характер. Те включват: Държавна система за документално обезпечаване на управлението (М., 1991); Правила за работа във федералните изпълнителни органи (2009 г.); държавни стандарти за документация, например GOST 6.30-2003 „Единна система за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“); общоруски класификатори на техническа, икономическа и социална информация, както и редица наредби на Министерството на труда на Русия, Държавния статистически комитет на Русия, Федералния архив и др.

Третата група наредби са различни стандартни и примерни инструкции за деловодство на администрациите на съставните образувания на Руската федерация и инструкции за конкретни организации, например Инструкция за офис работа в градската администрация

Смоленск (одобрено със заповед на администрацията на град Смоленск от 15 февруари 2013 г. № 82-r / adm).

Държавно регулиранеделоводството се осигурява от Федералната архивна агенция, която осигурява междусекторно организационно и методологично ръководство и контрол върху организацията на документите в деловодството на федералните държавни органи, координира развитието на държавната система за деловодство и единни системи за документация.

Комитетът на Руската федерация по стандартизация, метрология и сертификация (Госстандарт) осъществява държавно управление на стандартизацията в Руската федерация, включително работа по унификация и стандартизация на документи и системи за документация, разработване, внедряване и поддръжка общоруски класификаторитехническа, икономическа и социална информация.

Правителството на Руската федерация, федералните органи на изпълнителната власт отговарят за организирането на документационна поддръжка в органите на изпълнителната власт, разработването на подходящи регулаторни правни актове.

В държавните и общинските органи на управление се прилагат различни закони за регулиране на деловодството:

✓ Федерален закон № 79-FZ от 27 юли 2004 г. (изменен от 31 декември 2014 г.) „За държавата публичната службаРуска федерация";

✓ Федерален закон № 25-FZ от 2 март 2007 г. (изменен от 30 март 2015 г.) „За общинската служба в Руската федерация“;

✓ Федерален закон № 210-FZ от 27 юли 2010 г. „За организацията на предоставянето на държавни и общински услуги“;

✓ Федерален закон № 59-FZ от 02.05.2006 г. „За реда за разглеждане на жалби от граждани на Руската федерация“;

✓ Федерален закон № 58-FZ от 27 май 2003 г. „За системата на публичната служба на Руската федерация“;

✓ Федерален закон № 229-FZ от 2 октомври 2007 г. (изменен от 6 декември 2011 г.) „За изпълнителното производство“;

✓ Федерален закон № 77-FZ от 29 декември 1994 г. „За задължителното копие на документите“.

Подзаконовите актове с нормативен характер се издават под формата на решения на правителството на Руската федерация и са задължителни. Актове по оперативни и други текущи въпроси, които нямат нормативен характер, се издават под формата на заповеди на правителството на Руската федерация. Регламентифедералните органи на изпълнителната власт се издават въз основа и в изпълнение на федерални закони, инструкции и заповеди на президента на Руската федерация, решения и заповеди на правителството на Руската федерация, както и по инициатива на федералните органи на изпълнителната власт в рамките на техните компетентност.

Държавната регистрация на нормативни правни актове се извършва от Министерството на правосъдието на Руската федерация, което поддържа Държавния регистър на нормативните правни актове на федералните органи на изпълнителната власт. Федералните органи на изпълнителната власт могат да изпращат за изпълнение нормативни правни актове, предмет на държавна регистрация, само след тяхната регистрация и официално публикуване.

Нека разгледаме някои актове на федералните органи на изпълнителната власт, които засягат изцяло или частично въпросите на документацията и засягат организацията на деловодството, регулирането на работата на служителите на службата за офис работа в органите на изпълнителната власт.

Постановление на правителството на Руската федерация № 477 от 15 юни 2009 г. „За одобряване на правилата за документооборота във федералните изпълнителни органи“, с измененията. Постановления на правителството на Руската федерация от 26 април 2016 г. N 356. Правилата, одобрени с постановление на правителството, съдържат състава на детайлите на документите за управление, но те не отразяват въпросите на офис технологиите. Документът е предназначен за услуги по управление на документацията на федералните органи на изпълнителната власт, специалисти в областта на документалната поддръжка за управление, участващи в разработването на регулаторни документи в областта на деловодството във федералните органи на изпълнителната власт.

Заповед на Федералния архив от 23 декември 2009 г. № 76 „За одобряване на насоки за разработване на инструкции за деловодство във федералните органи на изпълнителната власт“. Насоките са предназначени за офис услуги на федералните органи на изпълнителната власт, специалисти в областта на документалната поддръжка за управление, участващи в разработването на регулаторни документи в областта на деловодството.

Постановление на правителството на Руската федерация от 27 декември 1995 г. № 1268 (изменено от 14 декември 2006 г.) „За рационализиране на производството, използването, съхранението и унищожаването на печати и формуляри с възпроизвеждане на държавния герб на Русия федерация." Указът установява реда за използване на печати и щампи върху документи, техните форми, размери и реквизити.

Постановление на правителството на Руската федерация от 13 август 1997 г. № 1009 „За одобряване на правилата за изготвяне на нормативни правни актове на федералните изпълнителни органи и тяхната държавна регистрация“ определя състава на нормативните правни актове на федералните изпълнителни органи, реда за тяхното изготвяне и публикуване.

Постановление на правителството на Руската федерация от 15 април 2005 г. № 222 (изменено от 31 януари 2012 г.) „За утвърждаване на правилата за предоставяне на телеграфни комуникационни услуги“ определя реда за издаване на различни видове телеграми.

Постановление на правителството на Руската федерация от 15 април 2005 г. № 221 „За одобряване на правилата за предоставяне на пощенски услуги“, по-специално, установява правилата за писане на адреси върху пощенски пратки.

Ръководство за квалификациядлъжности на ръководители, специалисти и други служители (одобрени с Постановление на Министерството на труда на Русия от 21 август 1998 г. № 37). Директорията е нормативен документ. Въз основа на квалификационните характеристики, длъжностни характеристикиза конкретни служители, както и се правят записи в трудови книжкина длъжността на служителя.

Постановление на Министерството на труда на Русия от 26 март 2002 г. № 23 „За утвърждаване на Норми за време за работа по документално осигуряване на управленските структури на федералните органи на изпълнителната власт“.

Постановление на правителството на Руската федерация от 04.09.1995 г. № 870 „За одобряване на правилата за класифициране на информация, представляваща държавна тайна, с различна степен на секретност“. Правилата са разработени в съответствие със Закона на Руската федерация от 21 юли 1993 г. № 5485-1 „За държавните тайни“ и са задължителни за държавните органи, чиито ръководители са упълномощени да класифицират информация като държавна тайна, когато разработят подробен списък на информацията, която трябва да бъде класифицирана, както и други държавни органи, местни власти, предприятия, институции и организации при изготвяне на предложения за включване в списъка на притежаваната от тях информация.

Постановление на правителството на РСФСР № 35 от 05.12.1991 г. „За списъка на информацията, която не може да бъде търговска тайна“ (изменена от 03.10.2002 г.). Това решение не се прилага за информация, свързана в съответствие с международни договориДа се търговска тайна, както и информация за дейността на предприятието, която в съответствие с действащото законодателствопредставляват държавна тайна.

Постановление на Управителния съвет на Пенсионния фонд на Руската федерация от 30 август 1996 г. № 123 „За одобряване на списъка с информация, представляваща поверителна информация“. Например, в съответствие със Списъка, поверителна информация включва информация, съдържаща се в бази данни на платците на застрахователни премии.

Документите, регламентиращи организацията на архивирането, включват следното.

Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 31 март 2015 г. № 526 „За утвърждаване на правилата за организиране на съхранение, придобиване, отчитане и използване на документи Архивния фондРуската федерация и други архивни документи в публични органи, местни власти и организации“ (наричани по-долу Правилата). Правилникът е нормативен и методически документ. Правилата се основават на настоящите правна рамкав областта на информацията, управлението на документацията и архивирането, да синтезират опита на местното архивно дело, да вземат предвид съвременните постижения в използването на технически средства и информационни технологии при работа с документи. Тези правила се прилагат за архивите на държавни организации и са задължителни за всички недържавни организации по отношение на гарантирането на безопасността, описанието, отчитането и използването на документи на Архивния фонд на Руската федерация, класифицирани като държавна собственост.

Правилата не се прилагат за документи, работата с които е регламентирана от Закона на Руската федерация от 21 юли 1993 г. № 5485-1 „За държавните тайни“ и Указа на президента на Руската федерация от 30 ноември 1995 г. № 1203 „За утвърждаване на Списъка на информацията, класифицирана като държавна тайна”. Държавните организации, които не са включени в състава на източниците за придобиване на държавни архиви, както и недържавните организации могат да се ръководят от тези правила при организиране и осигуряване на работата на своите архиви. Приложението към Правилата съдържа унифицирани форми на документи, които осигуряват функционирането на архива: номенклатура на делата, описи, вътрешен опис, акт за разпределяне на документи за унищожаване, удостоверителен лист на дело, обложка и др.

Приблизителна позиция в архива публична институция, организации, предприятия (одобрени със заповед на Държавния архив от 18 август 1992 г. № 176) служи като основа за разработването на Правилника за архива на държавни и недържавни предприятия.

Приблизителен регламент за постоянен експертна комисияинституции, организации, предприятия (одобрени със заповед на Федералния архив от 19 януари 1995 г. № 2) определя правните разпоредби и функции на експертната комисия, реда за работа и взаимоотношенията с CECiEPK.

Приблизителният правилник за Централната експертна комисия на Министерството (Агенцията) на Руската федерация (одобрен със заповед на Федералния архив от 17 март 1998 г. № 19) съдържа приблизителни права и функции на Централната експертна комисия, процедурата за нейното назначаване , състав, обхват, може да се използва като модел за създаване на Правилника за организациите на Експертната комисия.

Сроковете за съхранение на документи се определят в съответствие със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. № 558 „За одобряване на Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в хода на дейността на държавата. органи, местни власти и организации, като се посочват сроковете на съхранение”.

Също така, за да определите периодите на съхранение на документите, можете да използвате Списъка на типичните архивни документи, генерирани в научни, технически и производствени дейностиорганизации, посочващи периодите на съхранение, одобрени със заповед на Министерството на културата на Русия от 31 юли 2007 г. № 1182 (с измененията на 28 април 2011 г.).

Във връзка с развитието на информационните технологии бяха приети редица документи, които засягат автоматизацията на деловодството и архивирането. Така през 2013 г. Всеруският изследователски институт по документация и архивиране (VNIIDAD) разработи Препоръки за придобиване, отчитане и организация на съхранение на електронни архивни документи в архивите на организации и Препоръки за придобиване, отчитане и организация на съхранение на електронни архивни документи в държавни и общински архиви. Тези документи могат да се използват при организацията на архивно съхранение на електронни документи в организации.

Президентът на Руската федерация одобри на 7 февруари 2008 г. Стратегия за развитие на информационното общество в Руската федерация № Пр-212.

Тази Стратегия е документ, който определя целта, принципите и основните насоки публична политикав областта на използването и развитието на информационните и телекомуникационните технологии, науката, образованието и културата за напредване на страната по пътя към информационното общество.

Една от основните насоки в изпълнението на Стратегията за развитие на информационното общество в Руската федерация е повишаване на ефективността на публичната администрация и местното самоуправление, взаимодействието на гражданското общество и бизнеса с публичните органи, качеството и ефективност на предоставянето на обществени услуги, включително чрез създаване на електронно правителство. Формирането на електронно правителство в Руската федерация стана възможно благодарение на широкото използване на информационни и комуникационни технологии в социално-икономическата сфера и публичните органи.

През 2010 г. беше издаден стандарт, който се използва при организацията на електронно взаимодействие между организациите: GOST R 53898-2010 „Системи за електронно управление на документи. Взаимодействие на системите за управление на документи. Изисквания за имейл. Стандартът установява формата, състава и съдържанието на електронно съобщение, което осигурява информационно взаимодействие на системите за управление на документи.

През 2010 г. със заповед на правителството на Руската федерация от 20 октомври 2010 г. № 1815-р беше одобрена държавната програма на Руската федерация „Информационно общество (2011-2020)“.

цел държавна програма„Информационно общество (2011-2020)“ е да извлича ползи за гражданите и организациите от използването на информационни и телекомуникационни технологии чрез осигуряване на равен достъп до информационни ресурси, разработване на цифрово съдържание, прилагане на иновативни технологии, радикално подобряване на ефективността на публичната администрация, като същевременно гарантира сигурността в информационното общество.

През 2010–2012 г. бяха приети редица нормативни актове за автоматизиране на работата с документи на междуведомствено ниво. Така успешно се реализира програмата „Електронно правителство”. Създаването на електронно управление включва изграждането на национално разпределена система за публична администрация, която реализира решаването на пълен набор от задачи, свързани с управлението на документи и процесите на тяхната обработка.

определение:Електронното управление е система за електронно управление на документи в публичната администрация, базирана на автоматизацията на целия набор от управленски процеси в цялата страна и обслужваща значително повишаване на ефективността на публичната администрация и намаляване на разходите за социални комуникации за всеки член на обществото.

До 2018 г., в съответствие с Указ на президента на Руската федерация от 7 май 2012 г. № 601 „За основните насоки за подобряване на системата на публичната администрация“, 70% от всички публични услуги трябва да се предоставят по електронен път.

определение:публична услуга - дейността на изпълнителния орган, който осигурява обществена услуга, изразяващо се в извършването на действия и (или) приемането на решения, които водят до възникване, промяна или прекратяване на правоотношения или възникване на документирана информация (документ) във връзка с обжалване на гражданин или организация с цел упражняване на тяхното права, законни интересиили изпълнението на задълженията, възложени им с нормативни правни актове.

Така в момента нормативната рамка за деловодството се развива в посока регулиране на електронното управление на документи.

Контролни въпроси

1. Каква е разликата между "документ" и "информация"?» ?

2. Какви единни документационни системи действат на територията на Руската федерация?

3. Кой орган регулира организацията на деловодството във федералните органи на изпълнителната власт?

4. Какви нормативни актове уреждат организацията на деловодството във федералните изпълнителни органи?

5. Какви са основните цели и задачи на развитието на Държавната система за документално осигуряване на управлението.

Практически задачи

1. Сравнете понятията „офис работа» и "управленска документация". Намерете прилики и разлики.

2. Сравнете основните цели на създаването и функциите на общинските органи и федералните органи на изпълнителната власт.

* * *

Следващият откъс от книгата Основи на деловодството в държавата и общинско управление(Л. А. Доронина, 2018 г.)предоставено от нашия партньор за книги -