RESPUESTA: trabajo de oficina- agrupar documentos en casos/grupos unidos por un tema común. La agrupación se realiza de acuerdo con la clasificación de documentos aprobada. La clasificación de los documentos debe ser aprobada CEO a principios de año. Cualquier cambio/agregado debe ser aprobado. Una vez registrado el documento, su original o copia certificada se deposita en el expediente correspondiente. Si se coloca una copia en el estuche (si es necesario trabajar con el original), se registra quién tiene actualmente el original.
CASO- se trata de un conjunto de documentos relacionados con un tema específico de las actividades de la empresa y colocados en una carpeta separada con el título correspondiente.
Para facilitar la búsqueda de documentos en los casos y su uso operativo con fines de gestión, se compila una lista de encabezados de casos, que se denomina NOMENCLATURA DE CASOS. La nomenclatura de casos se elabora de acuerdo con las normas de trabajo de oficina aprobadas por la empresa. En consecuencia, los documentos, a medida que se otorguen, caerán únicamente en los casos previstos de antemano por la nomenclatura.
Hay dos tipos de nomenclatura de casos: nomenclatura de tipo y nomenclatura específica de casos.
Nomenclatura típica de casos establece una lista de casos que son típicos para una empresa determinada, por ejemplo, una nomenclatura típica de una organización comercial debe incluir casos de acuerdo con los flujos de documentos (entrantes, salientes), casos que combinan documentación contable, trabajo de oficina de personal etc
Nomenclatura específica de casos es una lista de títulos de casos que surgen como resultado de las actividades comerciales de una empresa en particular, por ejemplo, puede ser un caso para un proyecto seguidor o para un cliente de la empresa.
Lo más conveniente es elaborar una nomenclatura de casos en la siguiente secuencia:
- - Compilación de listas de casos. divisiones estructurales, y en la nomenclatura no solo se determinan los nombres de los casos, sino que también se establecen los términos de su almacenamiento en el archivo;
- Una división especializada de la empresa compila una nomenclatura consolidada de casos.
Después de la aprobación de la nomenclatura consolidada de casos en la empresa, este documento se envía a todas las divisiones de la empresa y se vuelve obligatorio para su ejecución. No se permite hacer negocios fuera de la nomenclatura.
Formación de casos- esta es la asignación de documentos a un caso específico de acuerdo con la nomenclatura de casos y la sistematización de documentos dentro de ella. La formación de casos debe realizarse de forma centralizada en el lugar de registro de documentos (en la oficina o con la secretaría) y debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Solo 1 documentos (originales o copias certificadas) ejecutados de acuerdo con los requisitos de las normas.
- 2. Documentos que NO SE INCLUYEN en el expediente:
- - no corresponden al encabezamiento del caso;
- - ejecutado incorrectamente (devuelto para revisión);
- - sujeto a devolución;
- - borradores;
- - copias no certificadas.
Los documentos se agrupan en casos. un año de documentación. Los documentos dentro del caso se organizan en un orden determinado. Los principios básicos para la disposición de los documentos son los siguientes:
pregunta (sobre cuestiones planteadas en los documentos);
cronológico (según las fechas de los documentos; los documentos de períodos de almacenamiento permanente y temporal se forman en diferentes casos);
numeración (agrupar documentos homogéneos con numeración secuencial, por ejemplo: facturas, recibos, etc.).
El caso no debe contener más 250 hojas. Si hay más documentos, entonces se forman en varios tomos del caso, en donde en la portada del estuche indicar el número de volumen.
La preparación de documentos ejecutados para el almacenamiento es la etapa final del proceso de trabajo de oficina. La selección de documentos para el almacenamiento en el archivo o para la destrucción se lleva a cabo anualmente al final del año comercial. La selección la hace una comisión especial. Al seleccionar documentos para almacenamiento (determinación de períodos de almacenamiento) o destrucción, la comisión debe guiarse por la "Lista de documentos típicos". documentos de gestión formado en las actividades de las organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento", aprobado por el Jefe del Archivo Federal el 10.06.2000.
El período de almacenamiento de archivos de documentos se calcula a partir del comienzo del año siguiente al año de vencimiento de su validez. Por ejemplo, si un documento venció en mayo, su período de retención se calculará a partir del 1 de enero del próximo año. Para los documentos seleccionados por la comisión para su destrucción, se redacta un Acta que enumera los nombres, índices y encabezados del texto de los documentos que se destruyen. El acta debe ser firmada por el Director General. Se prohíbe el uso de documentos seleccionados para su destrucción por necesidades económicas. También está prohibido quemarlos. Los documentos se trituran en máquinas especiales y luego las materias primas se entregan al papel de desecho.
Leyes Federales N° 149-FZ de 27 de julio de 2006 "Sobre información, tecnologías de la información y protección de la información", N° 63-FZ de 6 de abril de 2011 "Sobre firma electrónica", N° 210-FZ de 27 de julio de 2010 " Sobre la organización de la prestación de los servicios estatales y municipales”, Decreto del Gobierno Federación Rusa de fecha 15.06.2009 No. 477 "Sobre la aprobación de las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos federales poder Ejecutivo", de fecha 08 de septiembre de 2010 No. 697 "Sobre un sistema unificado de interacción electrónica interdepartamental", orden del Gobierno de la Federación Rusa de fecha 12 de febrero de 2011 No. 176-r "Sobre la aprobación del plan de acción para la transición organismos federales poder ejecutivo para la gestión documental sin papel en la organización de actividades internas.
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INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO ESTATAL
EDUCACIÓN PROFESIONAL SUPERIOR
INSTITUTO KUZBAS DE ECONOMÍA Y DERECHO
FACULTAD DE DERECHO
CÁTEDRA DE DISCIPLINAS HUMANITARIAS
Prueba
Por disciplina: "Documentación de las actividades de gestión"
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en las autoridades públicas y Gobierno local»
Completado por: estudiante del grupo 303
Panshina E.Yu.
Kémerovo 2010
Introducción
Conclusión
Introducción
La necesidad de automatizar los procesos de oficina y organizar la gestión de documentos electrónicos es reconocida hoy por las autoridades estatales y los gobiernos locales en casi todas las regiones de la Federación Rusa. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen una serie de preguntas, sin recibir respuestas a las cuales es imposible proceder a la implementación práctica de los proyectos.
¿Dónde debería comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir todo el proyecto en etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa y crezca con cada etapa posterior? cual de los disponibles medios tecnicos actualizar primero, ¿qué puede esperar? ¿Qué recursos financieros se deben proporcionar en el presupuesto, desglosados por años, en función de las realidades de una región en particular?
De hecho, todas estas cuestiones se relacionan con la construcción de un plan competente para la implementación del proyecto durante varios años, teniendo en cuenta la financiación prevista, las necesidades de producción, el equipamiento técnico y la modernización prevista del parque técnico.
El trabajo de ingenieros, diseñadores, jefes de producción pasa mucho tiempo estudiando, analizando y recopilando documentación diversa. Surgen especialmente grandes dificultades, por regla general, al desarrollar documentos de producción, que se debe principalmente a la falta conocimiento especial en los compiladores. La eliminación de gastos de tiempo improductivos en los procesos de compilación y uso de documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, según los autores, requiere, por un lado, la familiarización de los redactores de documentos con los más leyes generales percepción de los documentos, por otro -y esta es la tarea principal- la formulación y sistematización reglas generales y normas para la elaboración de documentos básicos.
El objetivo de la prueba es estudiar fundamentos teóricos organización del trabajo de oficina en las autoridades estatales y el autogobierno local.
De acuerdo con el propósito del trabajo de control, se establecieron las siguientes tareas:
Definir el concepto de flujo de trabajo;
Considere el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local;
Identificar sistemas EDD para diferentes niveles de gobierno;
Considere la posibilidad de automatizar el intercambio de documentos entre autoridades.
1. El flujo documental como base de las actividades de la autoridad
El trabajo de oficina en el órgano ejecutivo federal se lleva a cabo de acuerdo con las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477. Borodina V.V. Trabajo de oficina en el sistema. controlado por el gobierno. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. - 154C Sobre la base de estas Reglas, el órgano ejecutivo federal, de acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de los archivos, emite una instrucción sobre el trabajo de oficina. Estas Reglas no se aplican a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de estado.
Los documentos se redactan en formularios (hojas estándar de papel A4 o A5) o en el formulario documentos electronicos y debe tener una composición establecida de detalles, su ubicación y diseño. Los formularios de muestra son aprobados por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes pasan por el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar en el servicio de oficina, se transfieren a la gerencia para su consideración y luego llegan a los artistas intérpretes o ejecutantes. Después de la ejecución, los documentos se colocan en archivos.
Cada organismo forma su propio fondo documental. La nomenclatura de los archivos del organismo se coordina con la comisión pericial y de verificación del archivo del estado federal correspondiente. Los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo. La Resolución establece el procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.
El término "flujo de documentos" se usa actualmente de forma muy amplia y se encuentra en la descripción de casi todos los sistema de informacion. Muchos sistemas implementan la automatización del flujo de trabajo y cada uno de ellos afirma ser "un enfoque integrado para la automatización del flujo de trabajo". Al mismo tiempo, la variedad de sistemas es la más amplia: desde sistemas de contabilidad de almacenes hasta software para el control de procesos tecnológicos.
En este documento, los términos "flujo de documentos", "trabajo de oficina", etc. considerada exclusivamente en el contexto de la organización del trabajo de las autoridades públicas y los gobiernos autónomos locales. En consecuencia, los términos se interpretan exclusivamente con el uso de las normas nacionales aplicadas al trabajo de los órganos gubernamentales.
Según la definición (GOST R 51141-98), el flujo de trabajo es "el movimiento de documentos en la organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío", es decir, el ciclo de vida completo de todo el conjunto de documentos en la organización antes de que sean transferidos al archivo o para su destrucción.
El trabajo de oficina, o "gestión documental", según la misma fuente, significa "una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es un conjunto de mecanismos organizativos para mantener y controlar el flujo de trabajo de los documentos oficiales. Sin embargo, en " Instrucción del modelo sobre el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales" del 27 de noviembre de 2000, las funciones de oficina ya no se limitan a regular únicamente el flujo de documentos oficiales. Esto nos permite argumentar que los sistemas de automatización de oficinas deben controlar no solo la circulación de documentos registrados (oficiales), sino también redactar documentos.
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local
En Rusia, a escala nacional, se ha desarrollado una tecnología unificada para trabajar con documentos de gestión, el llamado sistema estatal de soporte documental para la gestión (GS DOW). El trabajo de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ya sea en términos de detalle de elaboración de la tecnología para trabajar con documentos, o en términos de escala de distribución. Y si en Occidente el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de tecnologías de gestión de documentos, entonces en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida del flujo de trabajo de oficina.
¿Cuáles son las características de modelo rusa¿Trabajo de oficina? Hay tres ventajas más llamativas: Spivak V.A. Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V.A. Spivak. - Editorial: Peter, 2008. - 98C.
Control sobre el documento, a partir del momento de su recepción;
Centralización de funciones de control;
Normas uniformes de circulación de documentos.
A diferencia de los métodos occidentales de trabajar con documentos, en práctica rusa El documento se somete a control en el momento de su recepción por la autoridad. Los documentos internos o salientes entran en el campo de control inmediatamente después del "nacimiento", es decir, la aprobación. Al mismo tiempo, se realiza un seguimiento de la relación de los documentos, si un documento apareció como resultado de la implementación de una decisión tomada sobre otro documento. Todo esto hace posible rastrear la ruta de cualquier documento recibido por una autoridad estatal y un gobierno autónomo local con una garantía; después de todo, ni un solo documento registrado puede desaparecer sin dejar rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo documental implica que el documento primero debe ser reportado a la gerencia, y solo luego, adquiriendo resoluciones de acuerdo con la jerarquía del servicio, baja a los ejecutores directos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas unificadas y detalladas para trabajar con documentos de gestión en organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los servicios administrativos (expediciones, oficinas, grupos de control) están reguladas por las normas para el llenado de diarios de registro, archivadores y formularios de informes.
En las condiciones de existencia de una regulación de flujo de documentos tan detallada en las autoridades, la introducción sin adaptación de una tecnología fundamentalmente nueva de uno u otro software extranjero no es realista. En este caso, podemos hablar de la automatización del trabajo de oficina tradicional utilizando modernas tecnologías de la información.
El papeleo tradicional implica el mantenimiento de muchos diarios y/o archivadores que sirven a los documentos en papel. Y es el mantenimiento de estos archivadores el objeto principal de la automatización de oficinas. Al mismo tiempo, nada impide incluir en el sistema automatizado la posibilidad de vincular la tarjeta con la imagen electrónica del propio documento (texto e incluso imagen, sonido y vídeo). Así, se crean las condiciones tecnológicas para la transición a la gestión electrónica de documentos. La transición a la gestión de documentos electrónicos, a su vez, crea los requisitos previos para la formación archivos electrónicos con mecanismos efectivos de referencia y trabajo analítico sobre una variedad de documentos en varias formas de presentación.
Por otro lado, el uso de una red informática crea las condiciones para la descentralización del desempeño de varias funciones de oficina mientras se mantiene un control centralizado sobre el flujo de documentos. Es posible, por ejemplo, permitir que los departamentos e incluso empleados individuales registren documentos de forma independiente y al mismo tiempo controlen de forma centralizada su paso. Además, la presencia de una red que conecta autoridades territorialmente remotas permite un control centralizado sobre el flujo de documentos, lo que es imposible de implementar en el marco de la tecnología puramente en papel.
El modelo de flujo de trabajo ruso no solo es totalmente compatible con los enfoques modernos de los procesos de gestión, sino que también supera significativamente a los modelos de flujo de trabajo occidentales. Después de todo, en el modelo ruso, la pérdida de documentos solo puede ocurrir debido a una violación directa de las instrucciones de trabajo de la oficina.
3. Elegir un enfoque para la automatización del flujo de trabajo
La necesidad de automatizar el flujo de trabajo de las autoridades públicas y el autogobierno local ahora es obvia para todos.
El trabajo de oficina con diarios en papel y archivadores es incompatible con las exigencias de mejorar la eficiencia del trabajo de los funcionarios por varias razones.
La información sobre los documentos y el curso de su ejecución se distribuye entre el sistema de archivadores de la organización y sus divisiones estructurales. Por lo tanto, obtener información sobre cómo trabajar con documentos en una empresa requiere buscar y procesar datos de archivadores heterogéneos y descentralizados.
Los archivadores de documentos suelen estar separados de los artistas intérpretes o ejecutantes. Contienen información incompleta y no operativa sobre el estado de los documentos.
La reproducción y el movimiento de una gran cantidad de documentos en papel, el mantenimiento de numerosos y duplicados diarios y archivadores genera grandes cantidades de costos de mano de obra improductivos.
Sin embargo, los enfoques cardinales y revolucionarios del flujo de trabajo de las autoridades estatales y el autogobierno local son muy peligrosos. Esto puede conducir no solo a un retraso en la implementación, sino también a serios problemas en la gestión.
Microsoft, junto con socios, ofrece software de dos fases y soluciones metodológicas en el campo de la organización del flujo de trabajo de las autoridades estatales y los gobiernos locales: Borodina V.V. Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodin. Editorial: TRAPOS, 2008. -184C.
Trabajo de oficina automatizado para el flujo de trabajo en papel;
Gestión de documentos electrónicos y trabajos de oficina.
Tal enfoque por etapas permitirá aumentar gradualmente la eficiencia del trabajo de la autoridad, eliminando la posibilidad de desorganización de sus actividades. El trabajo de oficina automatizado para el flujo de trabajo en papel es, a corto plazo, el enfoque principal para la automatización del flujo de trabajo en las autoridades públicas y los gobiernos locales.
Los documentos procesados por la autoridad, incluidos los transmitidos mediante tecnología informática, tienen dos formas: tradicionalmente en papel y electrónica. Tal simbiosis es consecuencia del hecho de que los medios modernos de preparación de documentos implican una forma electrónica de almacenamiento de documentos, y el marco regulatorio y las reglas de circulación establecidas: papel. Además, el argumento más importante a favor de ahorrar documentos en papel es la comodidad inigualable de trabajar con ellos. Las reglas y los hábitos cambian mucho más lentamente que las capacidades de la tecnología de la información moderna.
En las autoridades públicas y el autogobierno local, aparentemente, durante mucho tiempo al procesar documentos en en formato electrónico se guardarán las transacciones que requieran la creación de sus copias en papel. Por regla general, los gerentes prefieren trabajar con documentos en forma de papel. Además, mientras que el intercambio de documentos oficiales entre las autoridades y su transferencia a los archivos estatales también se realiza en papel.
La gestión electrónica de documentos y el trabajo de oficina (EDD) es una respuesta tecnológica a los requisitos modernos de la situación política y económica actual para la eficiencia. autoridades rusas poder estatal y gobierno local. EDD también está respaldado por la experiencia de su implementación en organismos gubernamentales occidentales y ejemplos de operación en estructuras comerciales rusas grandes y progresistas.
4. Sistemas que organizan la gestión de documentos electrónicos
Como se mencionó anteriormente, la gestión de documentos electrónicos es un conjunto de nuevas tecnologías para trabajar con documentos. Las tecnologías aplicadas hacen posible organizar la interacción "sin fisuras" de los sistemas proporcionando varias operaciones Procesamiento de documentos. En primer lugar, dichas tecnologías incluyen: Spivak V.A. Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V. A. Spivak.- Editorial: Piter, 2008. - 68C.
Tecnologías de reconocimiento de texto que transforman los documentos entrantes en papel en una forma de presentación completamente electrónica;
Análogo electrónico de una firma manuscrita;
Medios de transmisión de datos;
Medios de almacenamiento de información electrónica.
Estas tecnologías permiten que los subsistemas que realizan varias funciones se complementen orgánicamente entre sí. Dicha interacción puede aumentar drásticamente la eficiencia de los funcionarios públicos cuando trabajan con documentos.
La gestión electrónica de documentos permite crear un único espacio de información en la autoridad, integrando todos los sistemas documentales en el nodo de información. La integración se lleva a cabo sin pérdida de calidad del trabajo con documentos, conservando las tradiciones. trabajo de oficina ruso. La base de dicha integración es un almacenamiento de documentos confiable y sistemas de flujo de trabajo que interactúan con ellos. Todos los documentos procesados se almacenan en un único repositorio, lo que permite una óptima búsqueda y selección de información al momento de preparar los materiales. Por el momento, en la mayoría de las autoridades y autogobiernos locales, muchas operaciones ya se realizan utilizando tecnología informática. La tarea del sistema automatizado es organizar un trabajo colectivo efectivo sobre los textos de los documentos y proporcionar a cada funcionario un espacio de información rico para garantizar sus actividades.
5. Flujo de trabajo de documentos oficiales
El objetivo principal en el desarrollo de las tecnologías de gestión de documentos electrónicos fue lograr la máxima continuidad de las reglas y técnicas de la gestión de documentos en papel y el trabajo de oficina de diario, lo que permite garantizar una transición sin problemas de las tecnologías tradicionales a las modernas.
El sistema de gestión de registros procesa los documentos almacenados en un único repositorio de documentos de la autoridad. Esto le permite incluir documentos procesados flujo de documentos oficiales, en un único espacio de información de la autoridad.
La tecnología de gestión de documentos electrónicos está respaldada por los siguientes funcionalidad sistemas: M.I. Basakov. Trabajo de oficina. guía de estudio para estudiantes Instituciones educacionales medio educación vocacional. [Texto] / Basakov M.I. Editorial: Marketing, 2002. -95C.
Registro en modo automatizado de los documentos entrantes transmitidos por correo electrónico o a través del portal de Internet, incluidos aquellos provistos de firma digital electrónica (EDS) y criptoprotección;
escaneado y reconocimiento de documentos en papel utilizando tecnología OCR integrada;
Adjuntar a la tarjeta de registro (RC) una imagen electrónica del documento en forma de archivo (archivos) de cualquier formato;
diferenciación de derechos de acceso a archivos adjuntos de una imagen electrónica de un documento;
Proporcionar a cada funcionario, participante en el proceso administrativo, su oficina virtual personal, lo que garantiza que el funcionario tenga acceso solo a los documentos relacionados con su competencia;
Asegurar el proceso de aprobación (vising) de borradores de documentos;
búsqueda atributiva y de texto completo de documentos electrónicos, incluida la búsqueda remota de texto completo;
Envío por correo electrónico o publicación en el portal de Internet de la autoridad de documentos electrónicos salientes (utilizando cualquier correo electrónico que soporte MAPI), protegidos por EDS y encriptados utilizando medios certificados;
Formación y ejecución de casos, i.e. agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos y sistematización de documentos dentro del caso;
Almacenamiento en archivo de documentos electrónicos, asuntos de la autoridad.
La unidad principal de contabilidad en el sistema es el RC del documento, cuya integridad de los detalles brinda la posibilidad de generar informes estadísticos y analíticos sobre varios segmentos de información, facilidad de búsqueda.
Al mismo tiempo, el conjunto principal de detalles del RK se puede ampliar con un conjunto arbitrario de detalles adicionales, determinados para cada grupo de documentos. Según los detalles adicionales de la República de Kazajstán, es posible, junto con los detalles principales, buscar y seleccionar datos al generar informes. Al recibir un documento electrónico entrante, su registro se realiza automáticamente. Para el documento recibido como resultado del intercambio entre los dos sistemas EDD, la mayoría de los detalles del RK se generan automáticamente. La imagen electrónica del documento se adjunta a la CA. Al mismo tiempo, se verifica la identidad del documento provisto con EDS y criptoprotección. Si documento entrante llega en papel, el paquete OCR se llama desde el entorno del sistema y, al recibir su imagen electrónica, se devuelve al sistema de gestión de la oficina con el adjunto simultáneo del documento al RC. El usuario del sistema, que ha adjuntado el archivo del documento, establece los derechos de acceso al archivo en el nivel de secreto, así como la protección (cancelación de la protección) contra la edición.
Si es necesario traducir un volumen relativamente grande de documentos en papel destinados a la ejecución y el almacenamiento en forma electrónica, se propone utilizar la opción "Registro de flujo". En este caso, luego de ingresar los datos de registro sobre el documento en la República de Kazajstán, el usuario de la estación de trabajo automatizada (AWS) de registro en línea imprime en la primera hoja del código de barras, que corresponde al número del sistema interno asignado por el sistema al documento registrado. Después de eso, los documentos en orden aleatorio desde varias estaciones de trabajo de registro de flujo llegan a la estación de trabajo de escaneo equipada con un escáner de alta velocidad. Las imágenes electrónicas escaneadas de los documentos ingresan a la base de datos y, gracias a la tecnología de extracción de códigos de barras, se adjuntan a las correspondientes fichas de registro de documentos.
Después del registro, el AC con el documento adjunto se envía a través de la red al funcionario responsable de tomar una decisión sobre la ejecución del documento y luego a los ejecutores del documento de acuerdo con los detalles de la resolución. Al mismo tiempo, cada gerente o ejecutor está dotado de ciertos derechos que permiten asegurar la organización del trabajo con documentos lo más cerca posible del trabajo tradicional en una mesa en la que los documentos que son de competencia exclusiva de este empleado y que están esperando el inicio de la ejecución (en la carpeta Recibidos) se organizan en carpetas, o son aceptados por el empleado para su ejecución (en la carpeta En ejecución), o se transfieren a los subordinados con una indicación de la fecha límite de ejecución (en la carpeta En carpeta de control).
En el curso del trabajo con documentos electrónicos, se proporciona una búsqueda combinada de texto completo y atributiva del documento requerido, incluso a través del acceso web a la base de datos de documentos del sistema.
Archivos con textos (imágenes) de mensajes salientes y documentos internos de acuerdo con la tecnología estándar también se adjuntan a la RK. El documento de salida, acompañado de los requisitos de la República de Kazajstán, puede ser protegido por un EDS, encriptado y transferido al destinatario.
Así, junto con la posibilidad de registrar los documentos recibidos a través de las líneas de comunicación, se proporciona la gestión corporativa de documentos electrónicos. Los documentos ejecutados se forman en casos y se transfieren al almacenamiento de archivos.
6. Automatización del intercambio de documentos entre autoridades
Actualmente, los sistemas de gestión de documentos automatizados heredados ya están en uso en muchas autoridades públicas. Están construidos sobre diferentes bases de software y hardware. Algunos de ellos, proporcionados por socios de Microsoft (incluido el sistema Delo de la compañía Electronic Office Systems descrito anteriormente), se implementan sobre la base de tecnologías modernas. Asimismo, siguen en funcionamiento un número importante de sistemas de generaciones anteriores basados en MS DOS y otras plataformas. La unificación de sistemas en todos los órganos del Estado en un futuro previsible es imposible tanto por consideraciones políticas (los derechos de los sujetos de la Federación y los gobiernos locales) como prácticas. La implementación, y especialmente la sustitución de sistemas operativos, es un proceso bastante largo, difícil y costoso.
En esta situación, la solución natural es desarrollar una herramienta de este tipo para el intercambio de documentos entre departamentos, que podría adaptarse fácilmente a varios formatos de mensajes entrantes/salientes y permitiría la conexión de varios sistemas.
El intercambio de documentos electrónicos debe estar debidamente protegido. Los documentos deberán estar dotados de firma electrónica, que garantice la autoría y la inmutabilidad del contenido del documento, y en casos individuales- cerrado por medios criptográficos del acceso no autorizado.
Cada organización tiene muchas organizaciones corresponsales con las que se intercambian documentos, y todas pueden tener diferentes formatos de mensajes e incluso redes. No es apropiado cargar los sistemas de organizaciones individuales con la función de soporte constante de información de servicio necesaria para organizar el intercambio. Es lógico construir el intercambio de documentos no sobre el principio de "cada uno con cada uno", sino sobre la base del principio de "estrella", sobre la base de los Centros de Intercambio de Documentos (DPC).
Los centros de datos pueden realizar el siguiente conjunto de funciones: . Kirsanova M. V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. subsidio [Texto] / M. V. Kirsanova. - Editorial: Infra-M:, 2004. - 127 p.
Transformación y coordinación de formatos de documentos entrantes y salientes;
Soporte para bases de datos de direcciones y cálculo de rutas de entrega de documentos;
Entrega garantizada de documentos;
Archivo adicional de documentos;
Soporte y sincronización de directorios.
Los centros de mensajería también pueden asumir el papel de CA que mantienen la infraestructura de claves públicas y privadas, procedimientos de autenticación para las organizaciones que participan en el intercambio.
Para la integración con el centro de datos, los sistemas corporativos heredados, si es necesario, pueden complementarse con módulos de interfaz especiales que brindan conversión de formato preliminar y procedimientos de intercambio con el centro de datos.
7. Sistemas de EDD para autoridades de diferentes niveles
Una solución para autoridades municipales y de otro tipo con una pequeña cantidad de flujo de trabajo. Esta categoría se puede clasificar estructuras municipales gestión con una pequeña cantidad de flujo de documentos, que no tienen suficiente base técnica para la implementación de un sistema EDD completo. Para ellos, se puede recomendar una solución de usuario único, equipada con los medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con una organización superior, directamente o a través del centro de datos. El usuario de una solución de este tipo suele ser un empleado responsable del trabajo de oficina de la organización. Al mismo tiempo, el trabajo se lleva a cabo con documentos en papel, pero el sistema mantiene el registro de documentos entrantes / salientes, el registro de resoluciones en documentos, documentos cancelados en el caso y archivados. Con una gran cantidad de empleados, también se puede llevar un registro del movimiento de originales en papel. Los documentos recibidos en formato electrónico de una organización superior se registran, imprimen y comienzan a ejecutarse inmediatamente antes de la llegada de los originales en papel. La organización matriz recibe automáticamente una notificación de que el documento ha sido registrado. Esta solución permite: . Kirsanova M. V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. subsidio [Texto] / M. V. Kirsanova. - Editorial: Infra-M:, 2004. - 154C.
Acelere el intercambio de documentos entrantes/salientes con una organización superior;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce.
8. Solución para autoridad local autogobierno
Esta categoría puede incluir condicionalmente las estructuras de gestión municipal que tienen un volumen promedio de circulación de documentos de 3000 a 10 000 documentos por año, la oficina o secretaría como una unidad estructuralmente separada y trabajar no solo con documentos de organizaciones, sino también con cartas y llamamientos de ciudadanos. y empresas. Tales organizaciones suelen tener una flota suficiente de computadoras personales conectadas a una red local. Para ellos, se puede recomendar una solución multiusuario con un número de trabajos de 5 a 20, equipado con medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con organizaciones superiores e inferiores (directamente o a través de un centro de datos), comunicación con un portal para informar y la recepción de solicitudes de ciudadanos y organizaciones y la posibilidad de acceso remoto a Internet acceso a los datos del sistema EDD. El sistema debe proporcionar el registro de documentos entrantes / salientes, contabilidad de resoluciones sobre documentos, documentos dados de baja en el caso y archivados. También se debe llevar un registro del movimiento de los originales en papel.
Los usuarios de una solución de este tipo no suelen ser solo personal de oficina, sino también varios empleados de departamentos funcionales. Dado que la mayoría de los empleados de tales organizaciones tienen computadoras personales, en el marco de tal solución, el trabajo con parte de los documentos puede organizarse principal o exclusivamente en formato electrónico. bandeja de entrada documentos en papel se pueden digitalizar, y todo el trabajo posterior con ellos ya se puede hacer electrónicamente. El proceso de ejecución de documentos (imposición y ejecución de resoluciones) también puede organizarse en formato electrónico.
Si la organización tiene un canal disponible permanentemente en Internet, el acceso remoto al sistema EDD se puede organizar a través de una interfaz web, lo que permite controlar el progreso del trabajo tanto para los funcionarios que están fuera como para las organizaciones superiores.
Esta solución permite: Kuznetsov I.N. Gestión de documentación y trabajos de oficina. [Texto] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.
Acelerar el intercambio de documentos con organizaciones superiores e inferiores;
Reducir la carga del personal de oficina transfiriendo parte de las funciones a los departamentos;
Incrementar la efectividad del control sobre la ejecución de documentos;
Organizar un sistema de almacenamiento efectivo para documentos relacionados;
Reducir el tiempo de búsqueda de los documentos necesarios;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce;
Acelerar y hacer más eficiente el trabajo de los empleados en la ejecución de documentos;
Reducir los costos de trabajar con apelaciones de ciudadanos y organizaciones enviadas a formulario electronico(a través del portal);
Proporcionar control sobre la ejecución. documentos importantes de las organizaciones superiores.
Para desarrollar y respaldar el portal, así como organizar el acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD, un conjunto de tecnologías de Internet de Microsoft (Internet Information Services, tecnología ASP, Microsoft Index Server) y la API proporcionada por el sistema Delo-Enterprise para la publicación. Los documentos se pueden utilizar directamente desde la base.
automatización de la energía del flujo de trabajo
Conclusión
Una característica del trabajo de oficina y el flujo de trabajo en las administraciones públicas o el gobierno local, como sistema de apoyo documental a la gestión, es el reflejo 100% de los procesos de gestión en forma documental. Por ello, los procesos de trabajo de oficina y circulación de documentos adquieren un carácter autónomo y requieren de un sistema de gestión propio.
En la actualidad, el proceso de introducción de equipos y redes informáticas en las instituciones públicas se encuentra en pleno proceso, y en muchas de ellas el nivel alcanzado hasta la fecha es suficiente para la introducción de tecnologías modernas para el trabajo con documentos. Pero además de computadoras y redes, esto requiere un conjunto de soluciones de software modernas.
La Federación de Rusia es plenamente consciente de la importancia de esta zona, que se refleja en la Ley Federal programa objetivo"Rusia electrónica" en general y en varias de sus actividades específicas.
El resultado final de las actividades administrativas del aparato estatal depende de muchos eslabones intermedios, uno de los cuales es empresa-producción, lo que permite eficiencia y flexibilidad en la toma de decisiones. El trabajo de casos coordina todas las etapas del trabajo, desde el diseño hasta la implementación práctica de las soluciones. El proceso de gestión incluye las siguientes principales operaciones típicas documentadas:
Recolección y procesamiento de información documental; preparación de decisiones;
toma de decisiones y documentación; llevar las decisiones a los ejecutores;
Ejecución de la decisión; control de ejecución; recopilación de información de rendimiento;
Transferencia de información a través de enlaces verticales y horizontales; almacenamiento y recuperación de información.
El aparato administrativo implementa sus funciones principalmente a través de documentos organizativos y administrativos universales y autorizados creados que circulan independientemente de las especificidades de las actividades en todos los sectores de la economía nacional y la administración pública. Si tenemos en cuenta que más de 14 millones de personas están empleadas en el aparato administrativo, y la circulación anual de documentos en el país es de aproximadamente 60 mil millones de hojas y sigue creciendo, entonces no hay duda de que la efectiva regulación este proceso tiene gran importancia. Como uno de los medios para regular los flujos de documentos, la normas estatales, clasificadores de toda la Unión y sistemas de documentación unificados. Estos y otros estándares son reconocidos para estabilizar el flujo documental en el país a lo largo de todo el ciclo tecnológico, para crear una tecnología óptima para la gestión de la gestión documental de cada unidad administrativa.
Lista de literatura usada
1. MI Basakov. Trabajo de oficina. Libro de texto para estudiantes de instituciones educativas de educación vocacional secundaria. [Texto] / Basakov M.I. Editorial: Marketing, 2002. - 336s.
2. Borodina V.V. Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. - 376s.
3. Kirsanova M.V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. subsidio [Texto] / M.V. Kirsanov. - Editorial: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Educación superior)
4. Kuznetsov I. N. Gestión de documentación y trabajos de oficina. [Texto] / I.N. Kuznetsov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.
5. Spivak VA Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V. A. Spivak.- Editorial: Piter, 2008. - 256 s.
6. Sistema estatal de soporte documental de la gestión. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación. - M., 1991
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Documentación de las actividades de gestión. Sistema estatal de instituciones educativas preescolares. Redacción empresarial y comercial. Organización del trabajo con documentos. Automatización de procesos de documentación soporte de gestión. La historia de la informatización del trabajo de oficina.
INSTITUCIÓN EDUCATIVA NO ESTATAL
EDUCACIÓN PROFESIONAL SUPERIOR
INSTITUTO KUZBAS DE ECONOMÍA Y DERECHO
FACULTAD DE DERECHO
CÁTEDRA DE DISCIPLINAS HUMANITARIAS
Prueba
Por disciplina: "Documentación de las actividades de gestión"
sobre el tema "Organización del trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local"
Completado por: estudiante del grupo 303
Panshina E.Yu.
Comprobado:
Kémerovo, 2010
Introducción…………………………………………………………………………..….3
1. El flujo documental como base de las actividades de la autoridad…………...….5
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local…………………………………………………….…..7
3. Elección del enfoque para la automatización del flujo de trabajo……………………10
4. Sistemas que organizan la gestión de documentos electrónicos…………….…..12
5. Flujo de trabajo de los documentos oficiales…………………………..…..14
6. Automatización del intercambio de documentos entre autoridades……...…18
7. Sistemas de EDD para autoridades de diferentes niveles……………………...20
8. Decisión para el gobierno local…………………………....21
Conclusión……………………………………………………………………...…23
Lista de literatura utilizada…………………………………………..25
Introducción.
La necesidad de automatizar los procesos de oficina y organizar la gestión de documentos electrónicos es reconocida hoy por las autoridades estatales y los gobiernos locales en casi todas las regiones de la Federación Rusa. Pero junto con la comprensión de tal necesidad, surgen una serie de preguntas, sin recibir respuestas a las cuales es imposible proceder a la implementación práctica de los proyectos.
¿Dónde debería comenzar a implementar el sistema? ¿Cómo dividir todo el proyecto en etapas para que el efecto de la implementación sea obvio después de la primera etapa y crezca con cada etapa posterior? ¿Cuáles de los medios técnicos disponibles deben actualizarse en primer lugar y cuáles pueden esperar? ¿Qué recursos financieros se deben proporcionar en el presupuesto, desglosados por años, en función de las realidades de una región en particular?
De hecho, todas estas cuestiones se relacionan con la construcción de un plan competente para la implementación del proyecto durante varios años, teniendo en cuenta la financiación prevista, las necesidades de producción, el equipamiento técnico y la modernización prevista del parque técnico.
trabajo de ingenieros, diseñadores, jefes de producción
se dedica mucho tiempo al estudio, análisis y compilación de varios
documentación. Especialmente grandes dificultades surgen, por regla general, cuando
desarrollo de documentos de producción, lo que se debe principalmente a la falta de conocimientos especiales de los compiladores. La eliminación del tiempo improductivo dedicado a los procesos de compilación y uso de documentos requiere una combinación razonable de formalización y creatividad, y esto, según los autores, requiere, por un lado,
familiarización de los redactores de documentos con las leyes más generales de percepción de documentos, por otro lado, y esta es la tarea principal: la formulación y sistematización de reglas y normas generales para la preparación de documentos básicos.
apuntar El trabajo de control es el estudio de los fundamentos teóricos de la organización del trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local.
De acuerdo con la finalidad del control en la obra, los siguientes Tareas:
Definir el concepto de flujo de trabajo;
Considere el modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local;
Identificar sistemas EDD para diferentes niveles de gobierno;
Considere la posibilidad de automatizar el intercambio de documentos entre autoridades.
1. El flujo documental como base de las actividades de la autoridad.
El trabajo de oficina en el órgano ejecutivo federal se lleva a cabo de conformidad con las Reglas para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales, aprobadas por Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 15 de junio de 2009 No. 477. Sobre la base de estas Reglas, el órgano ejecutivo federal en acuerdo con el órgano ejecutivo federal en el campo de archivo emite un manual de negocios. Estas Reglas no se aplican a la organización del trabajo con documentos que contengan secretos de estado.
Los documentos se redactan en formularios (hojas estándar de papel A4 o A5) o en forma de documentos electrónicos y deben tener una composición establecida de detalles, su ubicación y ejecución. Los formularios de muestra son aprobados por orden del jefe de la autoridad ejecutiva.
Todos los documentos se dividen en entrantes, salientes e internos. Los documentos entrantes pasan por el procesamiento primario, el registro, la consideración preliminar en el servicio de oficina, se transfieren a la gerencia para su consideración y luego llegan a los artistas intérpretes o ejecutantes. Después de la ejecución, los documentos se colocan en archivos.
Cada organismo forma su propio fondo documental. La nomenclatura de los archivos del organismo se coordina con la comisión pericial y de verificación del archivo del estado federal correspondiente. Los casos de almacenamiento permanente y temporal (más de 10 años) se transfieren al archivo. La Resolución establece el procedimiento para trabajar con documentos electrónicos.
El término "flujo de trabajo" se usa actualmente de forma muy amplia y se encuentra en la descripción de casi todos los sistemas de información. Muchos sistemas implementan la automatización del flujo de trabajo y cada uno de ellos afirma ser "un enfoque integrado para la automatización del flujo de trabajo". Al mismo tiempo, la variedad de sistemas es la más amplia: desde sistemas de contabilidad de almacenes hasta software para el control de procesos tecnológicos.
En este documento, los términos "flujo de documentos", "trabajo de oficina", etc. considerada exclusivamente en el contexto de la organización del trabajo de las autoridades públicas y los gobiernos autónomos locales. En consecuencia, los términos se interpretan exclusivamente con el uso de las normas nacionales aplicadas al trabajo de los órganos gubernamentales.
Según la definición (GOST R 51141-98), el flujo de trabajo es "el movimiento de documentos en la organización desde el momento en que se crean o reciben hasta la finalización de la ejecución o envío", es decir, el ciclo de vida completo de todo el conjunto de documentos en la organización antes de que sean transferidos al archivo o para su destrucción.
El trabajo de oficina, o "gestión documental", según la misma fuente, significa "una rama de actividad que proporciona documentación y organización del trabajo con documentos oficiales". Es decir, el trabajo de oficina es un conjunto de mecanismos organizativos para mantener y controlar el flujo de trabajo de los documentos oficiales. Sin embargo, en el "Instructivo Estándar para el Trabajo de Oficina en los Órganos Ejecutivos Federales" de fecha 27 de noviembre de 2000, las funciones del trabajo de oficina ya no se limitan a regular únicamente el flujo de documentos oficiales. Esto nos permite afirmar que los sistemas de automatización de oficinas deben controlar no solo la circulación de documentos registrados (oficiales), sino también borradores de documentos.
2. El modelo ruso de trabajo de oficina en las autoridades públicas y el autogobierno local.
En Rusia, a escala nacional, se ha desarrollado una tecnología unificada para trabajar con documentos de gestión, el llamado sistema estatal de soporte documental para la gestión (GS DOW). El trabajo de oficina ruso no tiene análogos en otros países, ya sea en términos de detalle de elaboración de la tecnología para trabajar con documentos, o en términos de escala de distribución. Y si en Occidente el desarrollo de la automatización de oficinas estimula el desarrollo de tecnologías de gestión de documentos, entonces en Rusia, por regla general, estamos hablando de la automatización de la tecnología tradicionalmente establecida del flujo de trabajo de oficina.
¿Cuáles son las características del "modelo ruso" de trabajo de oficina? Hay tres ventajas más llamativas:
Control sobre el documento, a partir del momento de su recepción;
Centralización de funciones de control;
Normas uniformes de circulación de documentos.
A diferencia de los métodos occidentales de trabajar con documentos, en la práctica rusa un documento se pone bajo control en el momento en que la autoridad lo recibe. Los documentos internos o salientes entran en el campo de control inmediatamente después del "nacimiento", es decir, la aprobación. Al mismo tiempo, se realiza un seguimiento de la relación de los documentos, si un documento apareció como resultado de la implementación de una decisión tomada sobre otro documento. Todo esto hace posible rastrear la ruta de cualquier documento recibido por una autoridad estatal y un gobierno autónomo local con una garantía; después de todo, ni un solo documento registrado puede desaparecer sin dejar rastro.
La máxima centralización del control sobre el flujo documental implica que el documento primero debe ser reportado a la gerencia, y solo luego, adquiriendo resoluciones de acuerdo con la jerarquía del servicio, baja a los ejecutores directos.
Otra característica importante del "modelo ruso" es la presencia de reglas unificadas y detalladas para trabajar con documentos de gestión en organizaciones, independientemente de su campo de actividad. Todas las actividades de los servicios administrativos (expediciones, oficinas, grupos de control) están reguladas por las normas para el llenado de diarios de registro, archivadores y formularios de informes.
En las condiciones de existencia de una regulación de flujo de documentos tan detallada en las autoridades, la introducción sin adaptación de una tecnología fundamentalmente nueva de uno u otro software extranjero no es realista. En este caso, podemos hablar de la automatización del trabajo de oficina tradicional utilizando modernas tecnologías de la información.
El papeleo tradicional implica el mantenimiento de muchos diarios y/o archivadores que sirven a los documentos en papel. Y es el mantenimiento de estos archivadores el objeto principal de la automatización de oficinas. Al mismo tiempo, nada impide incluir en el sistema automatizado la posibilidad de vincular la tarjeta con la imagen electrónica del propio documento (texto e incluso imagen, sonido y vídeo). Así, se crean las condiciones tecnológicas para la transición a la gestión electrónica de documentos. La transición a la gestión de documentos electrónicos, a su vez, crea los requisitos previos para la formación de archivos electrónicos con mecanismos efectivos para el trabajo analítico y de referencia sobre una variedad de documentos en diversas formas de presentación.
Por otro lado, el uso de una red informática crea las condiciones para la descentralización del desempeño de varias funciones de oficina mientras se mantiene un control centralizado sobre el flujo de documentos. Es posible, por ejemplo, permitir que los departamentos e incluso empleados individuales registren documentos de forma independiente y al mismo tiempo controlen de forma centralizada su paso. Además, la presencia de una red que conecta autoridades territorialmente remotas permite un control centralizado sobre el flujo de documentos, lo que es imposible de implementar en el marco de la tecnología puramente en papel.
El modelo de flujo de trabajo ruso no solo es totalmente compatible con los enfoques modernos de los procesos de gestión, sino que también supera significativamente a los modelos de flujo de trabajo occidentales. Después de todo, en el modelo ruso, la pérdida de documentos solo puede ocurrir debido a una violación directa de las instrucciones de trabajo de la oficina.
3. Elección del enfoque para la automatización del flujo de trabajo.
La necesidad de automatizar el flujo de trabajo de las autoridades públicas y el autogobierno local ahora es obvia para todos.
El trabajo de oficina con diarios en papel y archivadores es incompatible con las exigencias de mejorar la eficiencia del trabajo de los funcionarios por varias razones.
La información sobre los documentos y el curso de su ejecución se distribuye entre el sistema de archivadores de la organización y sus divisiones estructurales. Por lo tanto, obtener información sobre cómo trabajar con documentos en una empresa requiere buscar y procesar datos de archivadores heterogéneos y descentralizados.
Los archivadores de documentos suelen estar separados de los artistas intérpretes o ejecutantes. Contienen información incompleta y no operativa sobre el estado de los documentos.
La reproducción y el movimiento de una gran cantidad de documentos en papel, el mantenimiento de numerosos y duplicados diarios y archivadores genera grandes cantidades de costos de mano de obra improductivos.
Sin embargo, los enfoques cardinales y revolucionarios del flujo de trabajo de las autoridades estatales y el autogobierno local son muy peligrosos. Esto puede conducir no solo a un retraso en la implementación, sino también a serios problemas en la gestión.
Microsoft, junto con sus socios, ofrece software de dos fases y soluciones metodológicas en el campo de la organización del flujo de documentos para autoridades públicas y gobiernos locales:
Trabajo de oficina automatizado para el flujo de trabajo en papel;
Gestión de documentos electrónicos y trabajos de oficina.
Tal enfoque por etapas permitirá aumentar gradualmente la eficiencia del trabajo de la autoridad, eliminando la posibilidad de desorganización de sus actividades. El trabajo de oficina automatizado para el flujo de trabajo en papel es, a corto plazo, el enfoque principal para la automatización del flujo de trabajo en las autoridades públicas y los gobiernos locales.
Los documentos procesados por la autoridad, incluidos los transmitidos mediante tecnología informática, tienen dos formas: tradicionalmente en papel y electrónica. Tal simbiosis es consecuencia del hecho de que los medios modernos de preparación de documentos implican una forma electrónica de almacenamiento de un documento, mientras que el marco normativo y las reglas de circulación establecidas son en papel. Además, el argumento más importante a favor de ahorrar documentos en papel es la comodidad inigualable de trabajar con ellos. Las reglas y los hábitos cambian mucho más lentamente que las capacidades de la tecnología de la información moderna.
En las administraciones públicas y los gobiernos autónomos locales, al parecer, durante mucho tiempo, al tramitar documentos en formato electrónico, se ahorrarán las operaciones que requieran la creación de sus copias en papel. Como regla general, los gerentes prefieren trabajar con documentos en papel. Además, mientras que el intercambio de documentos oficiales entre las autoridades y su transferencia a los archivos estatales también se realiza en papel.
La gestión electrónica de documentos y el trabajo de oficina (EDD) es una respuesta tecnológica a los requisitos modernos impuestos por la situación política y económica actual sobre la eficacia de las autoridades estatales rusas y el autogobierno local. EDD también está respaldado por la experiencia de su implementación en organismos gubernamentales occidentales y ejemplos de operación en estructuras comerciales rusas grandes y progresistas.
4. Sistemas que organizan la gestión de documentos electrónicos.
Como se mencionó anteriormente, la gestión de documentos electrónicos es un conjunto de nuevas tecnologías para trabajar con documentos. Las tecnologías aplicadas permiten organizar la interacción "sin fisuras" de los sistemas que proporcionan varias operaciones de procesamiento de documentos. En primer lugar, estas tecnologías incluyen:
Tecnologías de reconocimiento de texto que transforman los documentos entrantes en papel en una forma de presentación completamente electrónica;
Análogo electrónico de una firma manuscrita;
Medios de transmisión de datos;
Medios de almacenamiento de información electrónica.
Estas tecnologías permiten que los subsistemas que realizan varias funciones se complementen orgánicamente entre sí. Dicha interacción puede aumentar drásticamente la eficiencia de los funcionarios públicos cuando trabajan con documentos.
La gestión electrónica de documentos permite crear un único espacio de información en la autoridad, integrando todos los sistemas documentales en el nodo de información. La integración se lleva a cabo sin perder la calidad del trabajo con documentos, conservando las tradiciones del trabajo de oficina ruso. La base de dicha integración es un almacenamiento de documentos fiable y sistemas de gestión de documentos que interactúen con él. Todos los documentos procesados se almacenan en un único repositorio, lo que permite una óptima búsqueda y selección de información al momento de preparar los materiales. Por el momento, en la mayoría de las autoridades y autogobiernos locales, muchas operaciones ya se realizan utilizando tecnología informática. La tarea del sistema automatizado es organizar un trabajo colectivo efectivo sobre los textos de los documentos y proporcionar a cada funcionario un espacio de información rico para garantizar sus actividades.
5. Flujo de trabajo de documentos oficiales.
El objetivo principal en el desarrollo de las tecnologías de gestión de documentos electrónicos fue lograr la máxima continuidad de las reglas y técnicas de la gestión de documentos en papel y el trabajo de oficina de diario, lo que permite garantizar una transición sin problemas de las tecnologías tradicionales a las modernas.
El sistema de gestión de registros procesa los documentos almacenados en un único repositorio de documentos de la autoridad. Esto le permite incluir los documentos tramitados por la gestión documental oficial en un único espacio de información de la autoridad.
La tecnología de gestión de documentos electrónicos está respaldada por la siguiente funcionalidad del sistema:
Registro en modo automatizado de los documentos entrantes transmitidos por correo electrónico o a través del portal de Internet, incluidos aquellos provistos de firma digital electrónica (EDS) y criptoprotección;
escaneado y reconocimiento de documentos en papel utilizando tecnología OCR integrada;
Adjuntar a la tarjeta de registro (RC) una imagen electrónica del documento en forma de archivo (archivos) de cualquier formato;
diferenciación de derechos de acceso a archivos adjuntos de una imagen electrónica de un documento;
Proporcionar a cada funcionario, un participante en el proceso administrativo, su propia oficina virtual personal, lo que garantiza que el funcionario tenga acceso solo a los documentos relacionados con su competencia;
Asegurar el proceso de aprobación (vising) de borradores de documentos;
búsqueda atributiva y de texto completo de documentos electrónicos, incluida la búsqueda remota de texto completo;
Envío por correo electrónico o publicación en el portal de Internet de la autoridad de documentos electrónicos salientes (utilizando cualquier correo electrónico que soporte MAPI), protegidos por EDS y encriptados utilizando medios certificados;
Formación y ejecución de casos, i.e. agrupación de documentos ejecutados en casos de acuerdo con la nomenclatura de casos y sistematización de documentos dentro del caso;
Almacenamiento en archivo de documentos electrónicos, asuntos de la autoridad.
La unidad principal de contabilidad en el sistema es el RC del documento, cuya integridad de los detalles brinda la posibilidad de generar informes estadísticos y analíticos sobre varios segmentos de información, facilidad de búsqueda.
Al mismo tiempo, el conjunto principal de detalles del RK se puede ampliar con un conjunto arbitrario de detalles adicionales, determinados para cada grupo de documentos. Según los detalles adicionales de la República de Kazajstán, es posible, junto con los detalles principales, buscar y seleccionar datos al generar informes. Al recibir un documento electrónico entrante, su registro se realiza automáticamente. Para el documento recibido como resultado del intercambio entre los dos sistemas EDD, la mayoría de los detalles del RK se generan automáticamente. La imagen electrónica del documento se adjunta a la CA. Al mismo tiempo, se verifica la identidad del documento provisto con EDS y criptoprotección. Si el documento entrante llega en papel, el sistema realiza una llamada al paquete de reconocimiento óptico de texto y, al recibir su imagen electrónica, se devuelve al sistema de gestión de la oficina con el adjunto simultáneo del documento al AC. El usuario del sistema, que ha adjuntado el archivo del documento, establece los derechos de acceso al archivo en el nivel de secreto, así como la protección (cancelación de la protección) contra la edición.
Si es necesario traducir un volumen relativamente grande de documentos en papel destinados a la ejecución y el almacenamiento en forma electrónica, se propone utilizar la opción "Registro de flujo". En este caso, luego de ingresar los datos de registro sobre el documento en la República de Kazajstán, el usuario de la estación de trabajo automatizada (AWS) de registro en línea imprime en la primera hoja del código de barras, que corresponde al número del sistema interno asignado por el sistema al documento registrado. Después de eso, los documentos en orden aleatorio desde varias estaciones de trabajo de registro de flujo llegan a la estación de trabajo de escaneo equipada con un escáner de alta velocidad. Las imágenes electrónicas escaneadas de los documentos ingresan a la base de datos y, gracias a la tecnología de extracción de códigos de barras, se adjuntan a las correspondientes fichas de registro de documentos.
Después del registro, el AC con el documento adjunto se envía a través de la red al funcionario responsable de tomar una decisión sobre la ejecución del documento y luego a los ejecutores del documento de acuerdo con los detalles de la resolución. Al mismo tiempo, cada gerente o ejecutor está dotado de ciertos derechos que permiten asegurar la organización del trabajo con documentos lo más cerca posible del trabajo tradicional en una mesa en la que los documentos que son de competencia exclusiva de este empleado y que están esperando el inicio de la ejecución (en la carpeta Recibidos) se organizan en carpetas, o son aceptados por el empleado para su ejecución (en la carpeta En ejecución), o se transfieren a los subordinados con una indicación de la fecha límite de ejecución (en la carpeta En carpeta de control).
En el curso del trabajo con documentos electrónicos, se proporciona una búsqueda combinada de texto completo y atributiva del documento requerido, incluso a través del acceso web a la base de datos de documentos del sistema.
Los archivos con textos (imágenes) de documentos salientes e internos también se adjuntan al CA utilizando tecnología estándar. El documento de salida, acompañado de los requisitos de la República de Kazajstán, puede ser protegido por un EDS, encriptado y transferido al destinatario.
Así, junto con la posibilidad de registrar los documentos recibidos a través de las líneas de comunicación, se proporciona la gestión corporativa de documentos electrónicos. Los documentos ejecutados se forman en casos y se transfieren al almacenamiento de archivos.
6. Automatización del intercambio de documentos entre autoridades.
Actualmente, los sistemas de gestión de documentos automatizados heredados ya están en uso en muchas autoridades públicas. Están construidos sobre diferentes bases de software y hardware. Algunos de ellos, proporcionados por socios de Microsoft (incluido el sistema Delo de la compañía Electronic Office Systems descrito anteriormente), se implementan sobre la base de tecnologías modernas. Asimismo, siguen en funcionamiento un número importante de sistemas de generaciones anteriores basados en MS DOS y otras plataformas. La unificación de sistemas en todos los órganos del Estado en un futuro previsible es imposible tanto por consideraciones políticas (los derechos de los sujetos de la Federación y los gobiernos locales) como prácticas. La implementación y, sobre todo, la sustitución de los sistemas operativos es un proceso bastante largo, difícil y costoso.
En esta situación, la solución natural es desarrollar una herramienta de este tipo para el intercambio de documentos entre departamentos, que podría adaptarse fácilmente a varios formatos de mensajes entrantes/salientes y permitiría la conexión de varios sistemas.
El intercambio de documentos electrónicos debe estar debidamente protegido. Los documentos deben estar provistos de una firma electrónica, que garantice la autoría y la invariabilidad del contenido del documento y, en algunos casos, cerrado por medios criptográficos del acceso no autorizado.
Cada organización tiene muchas organizaciones corresponsales con las que se intercambian documentos, y todas pueden tener diferentes formatos de mensajes e incluso redes. No es apropiado cargar los sistemas de organizaciones individuales con la función de soporte constante de información de servicio necesaria para organizar el intercambio. Es lógico construir el intercambio de documentos no sobre el principio de "cada uno con cada uno", sino sobre la base del principio de "estrella", basado en los Centros de Intercambio de Documentos (DPC).
Los centros de datos pueden realizar el siguiente conjunto de funciones:
Transformación y coordinación de formatos de documentos entrantes y salientes;
Soporte para bases de datos de direcciones y cálculo de rutas de entrega de documentos;
Entrega garantizada de documentos;
Archivo adicional de documentos;
Soporte y sincronización de directorios.
Los centros de mensajería también pueden asumir el papel de CA que mantienen la infraestructura de claves públicas y privadas, procedimientos de autenticación para las organizaciones que participan en el intercambio.
Para la integración con el centro de datos, los sistemas corporativos heredados, si es necesario, pueden complementarse con módulos de interfaz especiales que brindan conversión de formato preliminar y procedimientos de intercambio con el centro de datos.
7. Sistemas de EDD para autoridades de diferentes niveles.
Solución para autoridades municipales y de otro tipo con una pequeña cantidad de flujo de documentos Esta categoría puede incluir condicionalmente estructuras de gestión municipal con una pequeña cantidad de flujo de documentos que no tienen suficiente base técnica para la implementación de un sistema EDD completo. Para ellos, se puede recomendar una solución de usuario único, equipada con los medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con una organización superior, directamente o a través del centro de datos. El usuario de una solución de este tipo suele ser un empleado responsable del trabajo de oficina de la organización. Al mismo tiempo, el trabajo se lleva a cabo con documentos en papel, pero el sistema mantiene el registro de documentos entrantes / salientes, el registro de resoluciones en documentos, documentos cancelados en el caso y archivados. Con una gran cantidad de empleados, también se puede llevar un registro del movimiento de originales en papel. Los documentos recibidos en formato electrónico de una organización superior se registran, imprimen y comienzan a ejecutarse inmediatamente antes de la llegada de los originales en papel. La organización matriz recibe automáticamente una notificación de que el documento ha sido registrado. Esta solución permite:
Acelere el intercambio de documentos entrantes/salientes con una organización superior;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce.
8. Solución para el gobierno local.
Esta categoría puede incluir condicionalmente las estructuras de gestión municipal que tienen un volumen promedio de circulación de documentos de 3000 a 10 000 documentos por año, la oficina o secretaría como una unidad estructuralmente separada y trabajar no solo con documentos de organizaciones, sino también con cartas y llamamientos de ciudadanos. y empresas. Tales organizaciones suelen tener una flota suficiente de computadoras personales conectadas a una red local. Para ellos, se puede recomendar una solución multiusuario con un número de trabajos de 5 a 20, equipado con medios de intercambio seguro de documentos electrónicos con organizaciones superiores e inferiores (directamente o a través de un centro de datos), comunicación con un portal para informar y la recepción de solicitudes de ciudadanos y organizaciones y la posibilidad de acceso remoto a Internet acceso a los datos del sistema EDD. El sistema debe proporcionar el registro de documentos entrantes / salientes, contabilidad de resoluciones sobre documentos, documentos dados de baja en el caso y archivados. También se debe llevar un registro del movimiento de los originales en papel.
Los usuarios de una solución de este tipo no suelen ser solo personal de oficina, sino también varios empleados de departamentos funcionales. Dado que la mayoría de los empleados de tales organizaciones tienen computadoras personales, en el marco de tal solución, el trabajo con parte de los documentos puede organizarse principal o exclusivamente en formato electrónico. Los documentos en papel entrantes se pueden digitalizar y todo el trabajo posterior con ellos ya se puede hacer electrónicamente. El proceso de ejecución de documentos (imposición y ejecución de resoluciones) también puede organizarse en formato electrónico.
Si la organización tiene un canal disponible permanentemente en Internet, el acceso remoto al sistema EDD se puede organizar a través de una interfaz web, lo que permite controlar el progreso del trabajo tanto para los funcionarios que están fuera como para las organizaciones superiores.
Acelerar el intercambio de documentos con organizaciones superiores e inferiores;
Reducir la carga del personal de oficina transfiriendo parte de las funciones a los departamentos;
Incrementar la efectividad del control sobre la ejecución de documentos;
Organizar un sistema de almacenamiento efectivo para documentos relacionados;
Reducir el tiempo de búsqueda de los documentos necesarios;
Reducir el número de documentos "perdidos" cuyo paradero se desconoce;
Acelerar y hacer más eficiente el trabajo de los empleados en la ejecución de documentos;
Reducir el costo de trabajar con apelaciones de ciudadanos y organizaciones enviadas electrónicamente (a través del portal);
Asegurar el control sobre la ejecución de documentos importantes por parte de organismos superiores.
Para desarrollar y respaldar el portal, así como organizar el acceso remoto a Internet a los datos del sistema EDD, un conjunto de tecnologías de Internet de Microsoft (Internet Information Services, tecnología ASP, Microsoft Index Server) y la API proporcionada por el sistema Delo-Enterprise para la publicación. Los documentos se pueden utilizar directamente desde la base.
Conclusión.
Una característica del trabajo de oficina y el flujo de trabajo en las administraciones públicas o el gobierno local, como sistema de apoyo documental a la gestión, es el reflejo 100% de los procesos de gestión en forma documental. Por ello, los procesos de trabajo de oficina y circulación de documentos adquieren un carácter autónomo y requieren de un sistema de gestión propio.
En la actualidad, el proceso de introducción de equipos y redes informáticas en las instituciones públicas se encuentra en pleno proceso, y en muchas de ellas el nivel alcanzado hasta la fecha es suficiente para la introducción de tecnologías modernas para el trabajo con documentos. Pero además de computadoras y redes, esto requiere un conjunto de soluciones de software modernas.
La Federación de Rusia es plenamente consciente de la importancia de esta dirección, que se refleja en el Programa Federal de Objetivos "Rusia Electrónica" en general y en varias de sus actividades específicas.
El resultado final de las actividades administrativas del aparato estatal depende de muchos eslabones intermedios, uno de los cuales es empresa-producción, lo que permite eficiencia y flexibilidad en la toma de decisiones. El trabajo de casos coordina todas las etapas del trabajo, desde el diseño hasta la implementación práctica de las soluciones. El proceso de gestión incluye las siguientes principales operaciones típicas documentadas:
Recolección y procesamiento de información documental; preparación de decisiones;
toma de decisiones y documentación; llevar las decisiones a los ejecutores;
Ejecución de la decisión; control de ejecución; recopilación de información de rendimiento;
Transferencia de información a través de enlaces verticales y horizontales; almacenamiento y recuperación de información.
El aparato administrativo implementa sus funciones principalmente a través de documentos organizativos y administrativos universales y autorizados creados que circulan independientemente de las especificidades de las actividades en todos los sectores de la economía nacional y la administración pública. Si tenemos en cuenta que más de 14 millones de personas están empleadas en el aparato administrativo, y que la circulación anual de documentos en el país es de aproximadamente 60 mil millones de hojas y sigue creciendo, entonces no cabe duda de que la regulación normativa efectiva de este proceso es de gran utilidad. gran importancia. Los estándares documentales estatales, los clasificadores de toda la Unión y los sistemas de documentación unificados actúan como uno de los medios para regular los flujos de documentos. Estos y otros estándares son reconocidos para estabilizar el flujo documental en el país a lo largo de todo el ciclo tecnológico, para crear una tecnología óptima para gestionar la gestión documental de cada
unidad de gestión.
Lista de literatura usada:
1. M. I. Basakov. Trabajo de oficina. Libro de texto para estudiantes de instituciones educativas de educación vocacional secundaria. [Texto] / Basakov M.I. Editorial: Marketing, 2002. - 336s.
2. Borodina V.V. Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. - 376s.
3. Kirsanova M.V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. subsidio [Texto] / M. V. Kirsanova. -Editorial: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Educación superior)
4. Kuznetsov I. N. Gestión de documentación y trabajos de oficina. [Texto] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. – 576s.
5. Spivak V. A. Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V. A. Spivak.- Editorial: Piter, 2008. - 256 s.
Sistema estatal de documentación de apoyo a la gestión. Requisitos generales para documentos y servicios de apoyo a la documentación. - M., 1991
Borodina V. V. Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. - 154C
Spivak V. A. Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V. A. Spivak.- Editorial: Piter, 2008. - 98C.
Borodina V. V. Trabajo de oficina en el sistema de administración pública. [Texto] / V. V. Borodina. Editorial: TRAPOS, 2008. -184С.
Spivak V. A. Documentación de las actividades de gestión. [Texto] / V. A. Spivak.- Editorial: Piter, 2008. - 68C.
M. I. Basakov. Trabajo de oficina. Libro de texto para estudiantes de instituciones educativas de educación vocacional secundaria. [Texto] / Basakov M.I. Editorial: Marketing, 2002. -95C.
Kirsanova M. V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. subsidio [Texto] / M. V. Kirsanova. -Editorial: Infra-M:, 2004. - 127С.
Kirsanova M. V. Trabajo de oficina en las administraciones públicas y la autonomía local: libro de texto. subsidio [Texto] / M. V. Kirsanova. - Editorial: Infra-M:, 2004. - 154C.
Kuznetsov I. N. Gestión de documentación y trabajos de oficina. [Texto] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. –84С.
Se revelan posiciones teóricas trabajo de oficina estatal, se esbozan los conceptos del documento, sus variedades, funciones, reglas de diseño, así como las características de la recopilación de la documentación organizativa y administrativa en los gobiernos estatales y municipales. Se consideran los principios y reglas para organizar el trabajo de oficina, la gestión de documentos en un sistema de oficina tradicional y automatizado, las tecnologías para trabajar con las apelaciones de los ciudadanos y la preparación de documentos para el almacenamiento de archivos. Corresponde a la última generación de Normas Educativas Estatales Federales. Para estudiantes de pregrado, estudiantes del sistema de formación avanzada, directivos y especialistas de instituciones y organismos estatales y municipales.
Una serie: Licenciatura (KnoRus)
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por la empresa de litros.
Regulación del trabajo de oficina en los organismos estatales
1.1. Conceptos básicos en el campo del trabajo de oficina
De conformidad con el art. 10 de la Constitución de la Federación Rusa, el poder estatal en Rusia se divide en legislativo, ejecutivo y judicial, según las funciones realizadas. El principio de separación de poderes se aplica no solo a la organización del poder estatal a nivel federal, sino también al sistema de autoridades estatales de los sujetos de la Federación.
Los órganos del Estado cumplen una de las funciones del poder estatal, respectivamente, se divide en legislativo, ejecutivo y judicial.
organos legislatura son representativos y instituciones legislativas formado a través de elecciones. Su tarea principal es la elaboración de leyes, pero además realizan otras funciones, por ejemplo, controlan las actividades del poder ejecutivo.
Las autoridades ejecutivas son, por regla general, órganos designados. la tarea principal órganos ejecutivos autoridades para dar cumplimiento a las disposiciones de la Constitución, leyes federales, otros actos normativos. Las autoridades ejecutivas operan sobre la base de una combinación de unidad de mando con colegialidad.
El poder judicial administra justicia. Las actividades de los tribunales están dirigidas a fortalecer la ley y el orden, prevenir delitos y otros delitos, y tienen la tarea de proteger contra cualquier usurpación de los fundamentos consagrados en la Constitución. orden constitucional, derechos y libertades humanos y civiles, otras instituciones democráticas. Los tribunales son independientes y están sujetos únicamente a la ley.
Los órganos de autogobierno local administran los bienes municipales, forman, aprueban y ejecutan el presupuesto local, establecen los impuestos y tasas locales y protegen orden publico y resolver otros problemas importancia local.
Los órganos de autogobierno local son personas jurídicas y actúan de forma independiente en su propio nombre. De lo anterior se desprende que el gobierno municipal es la actividad de los gobiernos electos y otros locales en la gestión de los bienes municipales, objetos de la economía municipal, la formación y ejecución del presupuesto local, encaminada a garantizar los medios de subsistencia de la población del municipio , la solución de otros problemas de importancia local, incluidas las cuestiones de la organización de su propio trabajo, servicio municipal.
El autogobierno local se lleva a cabo en municipios - asentamientos urbanos y rurales: en un pueblo o varios pueblos con territorio común(distrito), ciudades o partes de grandes ciudades (áreas urbanas, barrios).
Definición: servicio municipal - la actividad profesional de los ciudadanos, que se lleva a cabo de forma continua en los puestos del servicio municipal, reemplazada por la conclusión contrato de empleo(contrato).
La función principal de cualquier estado o institución municipal- tomar decisiones gerenciales. Todas las decisiones de gestión de los órganos estatales y municipales se toman sobre la base de información que debe ser confiable, oportuna y completa.
Definición: documentación - registro de información en un medio de acuerdo con reglas establecidas.
El proceso de fijación de información en cualquier soporte de información (papel, magnético, etc.) con el fin de su uso posterior se denomina documentación. La documentación de las actividades de gestión es una función masiva realizada por todos los organismos estatales y municipales.
Definición: documento - información registrada en un soporte con detalles que permiten su identificación.
A la hora de crear documentos se utilizan varios métodos de documentación según el contenido de la información: grabación de sonido (documento fonográfico), fotografía (documento fotográfico), grabación de imágenes y sonidos (documento audiovisual), etc.
Definición: medios de documentación: medios de organización y tecnología informática utilizados para registrar información en un medio.
Actualmente, los documentos electrónicos son muy utilizados en la administración pública.
Definición: documento electrónico - un documento cuya información se presenta en formato electrónico.
Pertenece a la categoría de documento oficial el documento redactado, expedido o en circulación por organismos, instituciones u organismos estatales o municipales y que cumpla ciertos requisitos.
Definición: un documento creado por una persona jurídica o individual, redactado y certificado en la forma prescrita, se denomina documento oficial.
Documento oficial utilizado en las actividades actuales agencias gubernamentales, llamado documento oficial.
¡Atención! Si un documento fue creado por una persona fuera del ámbito de sus actividades oficiales o sociales, entonces se considera un documento de origen personal.
Los documentos, tanto oficiales como oficiales, deben tener fuerza legal o trascendencia jurídica.
Definición: el significado legal del documento es la propiedad del documento para actuar como confirmación de actividades comerciales o eventos personales.
Definición: la fuerza juridica de un documento es la propiedad de un documento oficial para causar consecuencias juridicas.
característica distintiva documentos oficiales es la presencia de una cierta forma, el orden de su publicación, compilación, la disponibilidad de los detalles necesarios.
Definición: accesorios: un elemento del diseño del documento (por ejemplo, firma, sello, texto).
Los numerosos tipos y variedades de documentos, la complejidad de su composición, la presencia de reglas especiales para dar fuerza legal a los documentos y otros graves problemas asociados a la gestión de la documentación, hacen necesario señalar una rama especial de actividad que proporciona documentación y organización de trabajar con documentos oficiales. Esta rama de actividad se denomina trabajo de oficina.
Definición: trabajo de oficina - una actividad que proporciona documentación, flujo de trabajo, almacenamiento operativo y uso de documentos.
Definición: soporte de documentación (gestión), DOW: una actividad que proporciona deliberadamente las funciones de gestión de documentos.
¡Recordar!
Las siguientes abreviaturas se utilizan en los negocios:
Estados Unidos - sistema unificado;
USORD: un sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
GSDOU - el sistema estatal de soporte documental para la gestión;
OKUD: clasificador de documentación de gestión de toda Rusia;
OKPO - clasificador de empresas y organizaciones de toda Rusia;
GOST - estándar estatal.
Los documentos de gestión cumplen determinadas funciones de gestión: planificación, organización, control, etc.
Los documentos relacionados con una función de gestión generalmente se denominan sistema de documentación, por ejemplo, un sistema de documentación organizativa y administrativa, un sistema de documentación contable, un sistema de documentación de comercio exterior.
Definición: el sistema de documentación es un conjunto de documentos interconectados según los signos de origen, finalidad, tipo, ámbito de actividad, requisitos uniformes para su ejecución.
Las funciones de gestión en todas las organizaciones son del mismo tipo, por lo tanto, los documentos para cada función deben ser iguales en tipo y forma.
Definición: llevar los documentos a una uniformidad óptima en composición y formas se llama unificación documentos.
Unificar no solo documentos separados sino también el sistema de documentación en general.
Definición: un sistema de documentación unificado es un sistema de documentación creado de acuerdo con reglas y requisitos uniformes, que contiene la información necesaria para la gestión en un área particular de actividad.
El sistema de documentación consta de varios tipos de documentos. El Clasificador de documentación de gestión de toda Rusia (OKUD), aprobado por primera vez en 1978, incluyó los tipos y formas de documentos que son objeto de unificación en el proceso de creación de sistemas de documentación unificados.
El clasificador de documentación de gestión de toda Rusia es parte integral sistema unificado clasificación y codificación de la información técnica, económica y social y cubre los sistemas unificados de documentos permitidos para su uso en la economía nacional.
El clasificador de documentación de gestión de toda Rusia está diseñado para resolver las siguientes tareas:
1) registro de formularios de documentos;
2) agilizar los flujos de información en la economía nacional;
3) reducción del número de formularios utilizados;
4) exclusión de la circulación de formas no estandarizadas de documentos;
5) garantizar la contabilidad y la sistematización de formas unificadas de documentos sobre la base de su registro;
6) control sobre la composición de formularios de documentos y la eliminación de la duplicación de información utilizada en el campo de la gestión;
7) organización racional del control sobre el uso de formularios unificados.
Actualmente, OKUD incluye los siguientes sistemas de documentación:
1) 0200000 Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa;
2) 0300000 Sistema unificado de documentación contable primaria;
3) 0400000 Sistema de Documentación Unificado del Banco de Rusia;
4) 0500000 Sistema unificado de documentación contable, financiera, contable y de informes del sector público de gestión;
5) 0600000 Sistema unificado de información y documentación estadística;
6) 0700000 Sistema unificado de contabilidad y documentación contable de las empresas;
7) 0800000 Sistema Unificado de Documentación Laboral;
8) 0900000 Sistema de Documentación Unificado del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa;
9) 1000000 Sistema Unificado de Documentación de Comercio Exterior;
Objetos de clasificación OKUD - interdepartamentales e intersectoriales formas unificadas documentos aprobados por departamentos y ministerios de la Federación Rusa. El clasificador contiene designaciones de código y nombres de formas unificadas de documentos que se incluyen en los sistemas de documentación unificados.
Definición: formulario de documento unificado (UFD) - un formulario de documento de cierto tipo que contiene parte permanente texto.
V sin fallar los códigos del clasificador de documentación de gestión de toda Rusia se colocan en formas unificadas de documentos. Con el uso del clasificador de documentación de gestión de toda Rusia, se resolvieron las tareas de designación inequívoca de formas unificadas de documentos y, sobre esta base, su contabilidad y sistematización, lo que contribuyó a agilizar todo el sistema de documentación de gestión, eliminando formas duplicadas. de documentos, y optimizando la composición de los documentos utilizados.
El sistema de documentación más masivo utilizado en los gobiernos estatales y municipales es el Sistema Unificado de Documentación Organizacional y Administrativa (USORD).
El sistema unificado de documentación organizacional y administrativa es un complejo organizado racionalmente de formas unificadas de documentos interconectados recomendados para su uso en las actividades de organizaciones de todas las formas organizacionales y legales (en lo sucesivo, organizaciones).
El propósito del desarrollo de USORD es crear conjuntos de documentos interconectados que aseguren las actividades organizativas y administrativas de las organizaciones. El uso de USORD en las actividades de las organizaciones contribuye a la pronta solución de las tareas gerenciales, reduciendo los costos de mano de obra y materiales para trabajar con documentos, mejorando la calidad de la documentación organizacional y administrativa y reduciendo el volumen del flujo de trabajo.
Los formularios unificados incluidos en USORD establecen la estructura aproximada del texto, la composición mínima requerida de los detalles de los documentos organizacionales y administrativos relevantes y no son ejemplos de su diseño, si la legislación de la Federación Rusa prevé otro diseño.
El álbum de formularios unificados de documentos organizacionales y administrativos se puede utilizar como matriz de referencia para desarrollar álbumes de formularios unificados de documentos en organizaciones y mantenerlos actualizados mediante la inclusión oportuna de nuevos formularios, retiro de formularios unificados cancelados, cambios en las áreas de aplicación de formularios unificados de documentos organizativos y administrativos, etc.
Las formas unificadas en USORD se sistematizan de acuerdo a los siguientes subsistemas:
✓ Documentación para crear una organización;
✓ documentación sobre la reorganización de la organización;
✓ documentación sobre la liquidación de la organización;
✓ documentación sobre la privatización de organizaciones estatales;
✓ documentación para actividad gerencial organizaciones;
✓ documentación sobre la regulación organizativa y reglamentaria de las actividades de la organización;
✓ documentación sobre regulación operativa e informativa de las actividades de la organización;
✓ documentación laboral;
✓ documentación para el registro de cambios relaciones laborales;
✓ documentación sobre el despido del trabajo;
✓ documentación sobre la concesión de vacaciones y retiro de vacaciones;
✓ documentación sobre el registro de incentivos;
✓ documentación de diseño acciones disciplinarias;
✓ Documentación para viajes de negocios.
La designación del código de la forma unificada del documento refleja las siguientes características de clasificación: el primer y segundo carácter (clase de formularios) - la forma unificada del documento pertenece al sistema de documentación unificado correspondiente; los caracteres tercero y cuarto (una subclase de formularios): la similitud del contenido de muchas formas de documentos y la dirección de su uso; caracteres quinto, sexto y séptimo: el número de registro de la forma unificada del documento dentro de la subclase; el octavo carácter es el número de cheque.
La estructura de la designación del código de la forma unificada del documento OKUD:
Un ejemplo de una designación de código para una forma unificada de un documento para OKUD: 09010046 Hoja de liquidación de primas de seguro para el Fondo de Pensiones
La unificación de documentos es uno de los métodos de su estandarización.
Los estándares para la documentación de gestión establecen la composición de los elementos individuales del documento (requisitos), su ubicación y reglas de diseño.
Definición: la normalización es la actividad de establecer reglas y características a los efectos de su reutilización voluntaria, encaminada a lograr el orden en la producción y circulación de los productos y aumentar la competitividad de los productos, obras o servicios.
El resultado del trabajo de unificación y estandarización puede ser tanto estándares para ciertos tipos documentos y sistemas de documentación unificados (por ejemplo, GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos para el papeleo).
La cooperación internacional en materia de normalización en el campo de la documentación se lleva a cabo en el marco de la ISO, la Organización Internacional de Normalización. Las normas ISO definen:
✓ formatos de papel para documentos y métodos para expresar sus tamaños (ISO 216:1975, ISO 353:1975);
✓ tamaños de carpetas para almacenar documentos (ISO 623:1974);
✓ interlineado y paso entre letras (ISO 4882:1979);
✓ Clave de diseño y cuadrícula de construcción para crear espacios en blanco y formas de documentos (ISO 3535:1977);
✓ requisitos básicos para formularios de documentos (ISO 8439:1990);
✓ principios de diseño de documentos de ventas (ISO 6422:1985);
✓ formatos de sobres para el envío de documentos, el orden de escritura de la dirección en los envíos postales (ISO 11180:1993);
✓ reglas para poner fechas y horas en documentos (ISO 8601:2000);
✓ orden de códigos en documentos de venta (ISO 8440:1986).
En 2001, las primeras normas de la nueva serie “Información y Documentación. Gestión de Documentos (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), que definen los requisitos para los sistemas de trabajo de oficina. En 2007, GOST ISO R 15489-1:2007 “Sistema de estándares para información, biblioteconomía y publicación. Gestión de documentos. Requerimientos generales". Debe tenerse en cuenta que la aplicación de una norma internacional o de una norma de otro país se lleva a cabo en la Federación de Rusia mediante la inclusión total o parcial de su contenido en el documento normativo nacional sobre normalización. Esta norma contiene disposiciones sobre las responsabilidades, políticas, procedimientos, sistemas y procesos asociados a los documentos de las organizaciones, lineamientos para la gestión de documentos en el marco de los procesos de gestión de la calidad y gestión ambiental de acuerdo con estándares internacionales ISO 9001 e ISO 14001, directrices para el diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos.
Definición: documento - información identificable registrada en un medio tangible creado, recibido y almacenado por una organización o individuo como evidencia al confirmar obligaciones legales o actividades comerciales.
Todos los documentos que circulan en el proceso de circulación de documentos de los organismos estatales y municipales se pueden clasificar de acuerdo con varios criterios.
1. De acuerdo con el método de documentación, los documentos se pueden clasificar en documentos escritos, de texto, manuscritos, mecanografiados, electrónicos, pictóricos, fotográficos, de audio, fílmicos y documentos en soportes mecánicos.
documento escrito- un documento de texto, cuya información se registra mediante cualquier tipo de carta.
Documento de texto - un documento que contiene información de voz registrada por cualquier tipo de escritura o cualquier sistema de grabación de sonido.
documento escrito a mano- un documento escrito, durante la creación del cual los caracteres de la letra se aplican a mano.
documento mecanografiado- un documento escrito, durante cuya creación se aplican los caracteres de la letra por medios técnicos.
Documento electrónico– creado y legible con la ayuda de la tecnología informática.
documento pictórico- un documento que contiene información expresada a través de la imagen de un objeto.
Fotodocumento- un documento figurativo creado por un método fotográfico.
Fonodocumento- un documento que contiene información de sonido registrada por cualquier sistema de grabación de sonido.
Documento de película- un documento pictórico o audiovisual creado de manera cinematográfica.
documento de máquina- un documento creado utilizando medios y métodos de registro que aseguran el procesamiento de su información por una computadora electrónica.
2. En relación con el objeto de control, los documentos se clasifican:
✓ para entrante (entrante a la organización);
✓ saliente (enviado desde la organización);
✓ interna (creada en esta organización y no más allá de sus límites).
3. Según el número de cuestiones planteadas en el documento, se clasifican:
✓ para simple;
✓ complejo.
Documentos simples contener una pregunta. Los documentos complejos incluyen varios temas, pueden referirse a varios funcionarios, divisiones estructurales, instituciones.
4. Al restringir el acceso, los documentos se clasifican:
✓ por secreto;
✓ para uso oficial;
✓ sin clasificar (simple).
Los documentos que contienen información sujeta a protección son clasificados. Dependiendo de la importancia, dicha información se divide en información de particular importancia y alto secreto (secreto de estado), secreto ( secreto oficial) y están marcados respectivamente con los sellos de "Importancia especial", "Alto secreto" y "Secreto".
Los documentos de uso oficial que contengan información no clasificada pueden ser utilizados por los empleados esta institución. Dichos documentos están marcados como "Solo para uso oficial".
5. Según la forma en que se presenta el texto, los documentos se clasifican:
✓ para individuo;
✓ plantilla;
✓ típico;
✓ ejemplar;
✓ unificado en forma de cuestionario y tabla.
Documentos individuales en cuanto al contenido, son específicos, teniendo el carácter de un documento de una sola vez.
En los documentos de plantilla, la información se presenta en forma de texto con espacios diseñados para llenarlos con información variable según la situación específica. Ejemplos de textos de plantilla: formularios de certificados del departamento de personal, certificados de viaje.
Los documentos típicos son aquellos diseñados para presentar procesos y fenómenos homogéneos: un proceso tecnológico típico, reglas del modelo reglamento interno, etc
Los ejemplares se utilizan para la preparación y ejecución de documentos por analogía (una nomenclatura aproximada de los asuntos de la organización).
El cuestionario es un método para presentar un texto unificado, en el que la información constante se encuentra en el lado izquierdo del documento, y la variable se ingresa en el documento en el proceso de su compilación en el lado derecho del documento.
Una tabla es un documento en el que se coloca información constante en los encabezados de las columnas y encabezados de las líneas, y la variable se coloca en la intersección de las columnas y líneas correspondientes. El texto, presentado en forma de tabla, tiene una gran capacidad de información, permite clasificar estrictamente y resumir fácilmente datos similares. La plantilla de personal, el calendario de vacaciones y otros documentos se elaboran en forma tabular.
6. De acuerdo con los términos de almacenamiento, los documentos se dividen:
✓ para documentos con un período de almacenamiento permanente;
✓ período de almacenamiento temporal (más de 10 años);
✓ período de almacenamiento temporal (hasta 10 años).
También necesita saber que los documentos se dividen en tipos y variedades. Por ejemplo, el tipo de documento es un acto, la variedad es un acto sobre la destrucción de documentos, un acto sobre la cancelación activos materiales etc
Los tipos y variedades de documentos de gestión se pueden encontrar en el Índice de tipos y variedades de documentos en la Lista de documentos típicos documentos de archivo formado en las actividades de los organismos estatales, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento.
1.2. Sistema estatal de documentación de apoyo a la gestión
En el trabajo de oficina se aplican ciertas reglas para la preparación, ejecución y organización del trabajo con documentos. La necesidad de llevar las formas y métodos racionales probados y probados de procesamiento de información oficial al nivel de una norma general contribuyó a la creación en la Federación Rusa de un sistema unificado para documentar las actividades de gestión y organizar el trabajo con documentos.
En diciembre de 1959, el Consejo de Ministros de la URSS adoptó una decisión especial sobre la mejora de las actividades del aparato administrativo que, entre otras medidas destinadas a aumentar la productividad laboral, prevé el desarrollo de un sistema estatal unificado de trabajo de oficina basado en su mecanización.
En 1973, se desarrolló el Sistema de gestión de registros estatales unificados (EGSD).
El sistema ha sido aprobado. Comité Estatal URSS en ciencia y tecnología, por lo tanto, no era formalmente vinculante para su aplicación. Sin embargo, varias de sus secciones se basaron en estándares estatales previamente publicados para el diseño de documentación organizativa y administrativa. Así, los requisitos para documentar las actividades de gestión incluidos en las USSD se han vuelto normativos.
En la etapa de creación de la USSD, se desarrolló una metodología y se unificaron las operaciones de oficina relacionadas con el almacenamiento de documentos en el trabajo de oficina, la formación de casos, el examen del valor de los documentos y la preparación de documentos para el archivo.
En la década de 1980, se preparó la segunda edición del USSD, que se denominó Sistema Unificado de Gestión de Documentación del Estado (EGSDOU). La razón de su aparición fue el rápido desarrollo de la tecnología informática y su uso para trabajar con documentos, lo que provocó cambios significativos en las tecnologías tradicionales de procesamiento de documentos. Así, la USSDOU es un documento que desarrolla, complementa y aclara los requisitos de la USSD en relación con los cambios que ha sufrido el trabajo de oficina hasta ese momento.
En 1991 se desarrolló el Sistema de Gestión de la Documentación del Estado (GSDM), que aún se encuentra en funcionamiento.
El sistema estatal de soporte documental de la gestión establece requisitos uniformes a la organización del trabajo con documentos (incluidos los creados por tecnología informática) en órganos gubernamentales, tribunales, fiscales, arbitraje, empresas, instituciones y organizaciones públicas y tiene carácter consultivo.
Los principales objetivos de la GSDO incluyen:
✓ Mejorar el trabajo del aparato de gestión;
✓ simplificar el flujo de trabajo y mejorar la calidad de los documentos;
✓ reducción del número de documentos;
✓ construir sistemas de recuperación de información;
✓ crear condiciones para el uso de tecnologías modernas para recopilar, almacenar y procesar información.
Sobre la base de las disposiciones de GSDOU, se crean instrucciones para el trabajo de oficina, métodos, recomendaciones sobre diversos aspectos del trabajo de oficina.
El sistema estatal de soporte documental a la gestión incluye varios apartados.
La sección "Documentación de las actividades de gestión" determina la composición de los documentos de gestión, las principales direcciones y el procedimiento para unificar y estandarizar los documentos, procesar los detalles de los documentos de gestión, incluidos los documentos legibles por máquina, así como Requerimientos generales para la redacción de documentos. Esta sección ahora está obsoleta debido a la publicación de nuevos requisitos para las reglas para compilar y procesar documentos.
Otras secciones del GSDOU, a pesar de que requieren revisión, son de indudable interés a la hora de configurar el trabajo de oficina en una determinada organización.
La sección "Organización del trabajo con documentos" establece los principios y el procedimiento para organizar el flujo de documentos de una institución, construir un sistema de recuperación de información para documentos de una institución, monitorear la ejecución de documentos y preparar documentos para transferir a archivo departamental para almacenamiento.
Además, las recomendaciones sobre la creación y el uso de un sistema de recuperación de información (IPS) de acuerdo con los documentos de la empresa se destacan en una subsección separada. Esta parte analiza las reglas para crear IPS en las condiciones de los sistemas tradicionales y automatizados. Se ha determinado la composición de la IPS. Incluye registro, indexación de documentos, su almacenamiento operativo, arreglos de recuperación de información (archivadores manuales, arreglos en medios de máquina). Esto significa que los requisitos de contabilidad, sistematización y almacenamiento de documentos se basan en el uso de un único sistema de información, cuyos arreglos de información deben ser compatibles. Para lograr tal compatibilidad, se utilizan los clasificadores desarrollados en la empresa (por ejemplo, la nomenclatura de casos, el clasificador de corresponsales, el clasificador de divisiones estructurales (áreas de actividad), el clasificador de tipos de documentos).
La tercera sección de GSDOU considera los problemas de mecanización y automatización del trabajo de oficina, las características de trabajar con documentos durante la implementación. sistemas automatizados administración.
En la cuarta sección, se da el concepto de servicio de trabajo de oficina, se consideran sus principales tareas, funciones y derechos. GSDOU prevé la creación de varios servicios de oficina típicos, según la categoría de organización o empresa: gestión de casos; oficina; departamento común; secretario jefe
Los anexos del GSDOU contienen una disposición Aproximada sobre el servicio de apoyo a la documentación de gestión (servicio DOW). Recomienda variantes típicas de sus estructuras organizacionales dependiendo del tipo de organización, y también formula sus metas, objetivos y funciones.
Los anexos del GSDOU también incluyen:
1) una lista aproximada de documentos a ser aprobados;
2) una lista aproximada de los documentos en los que se sello oficial;
3) reglas para el llenado de los datos de los formularios de registro y control (RKF);
4) formas de nomenclaturas de casos;
5) una lista de plazos típicos para la ejecución de documentos;
6) la forma de la cobertura del archivo de períodos de almacenamiento permanentes y temporales (más de 10 años).
En 1993, las disposiciones de la GSDOU se desarrollaron aún más en las Instrucciones estándar para el papeleo en los ministerios y departamentos de la Federación Rusa (2005), y luego en las Reglas para el papeleo en las autoridades ejecutivas federales (2009).
1.3. Actos legislativos, reglamentarios y metodológicos en el ámbito del trabajo de oficina
La actividad de cualquier organización se construye sobre la base de las reglas de los actos legislativos que implican trabajar con información documentada.
Marco legal trabajo de oficina: son leyes, documentos normativos y metodológicos que ayudan a crear una tecnología para procesar documentos, almacenarlos y usarlos en el trabajo de un organismo estatal.
El Gobierno de la Federación Rusa, las autoridades ejecutivas federales son responsables de organizar el soporte de documentación en las autoridades ejecutivas, desarrollando los actos legales reglamentarios relevantes.
¡Recordar! La orientación metodológica general en el campo de los archivos en Rusia la lleva a cabo la Agencia Federal de Archivos (Rosarchiv), que está subordinada al Presidente de la Federación Rusa. La organización científica líder en esta área es el Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD).
La base normativa y metodológica del trabajo de oficina se puede dividir en varios grupos de documentos. el primero es federal regulaciones no acción directa, en un grado u otro que afecte la organización y la tecnología de la documentación de las actividades de gestión y la organización del trabajo con documentos. Entre ellos se pueden nombrar Código Civil, Código de infracciones administrativas, Código de Trabajo(TC RF).
Para trámites es muy importante el artículo de la Ley Federal “De la Información, Tecnologías de la Información y Protección de la Información”, que establece el régimen jurídico para la documentación de la información. Según la Ley, la documentación de la información es requisito previo incluirlo en los recursos de información. La ley establece el procedimiento para documentar la información y nombra las autoridades estatales que están obligadas a velar por este procedimiento. De acuerdo con la Ley, esta tarea se asigna a las autoridades estatales responsables de organizar el trabajo de oficina, estandarizar documentos y la seguridad de la Federación Rusa.
Artículo 327 del Código Penal de la Federación Rusa “Falsificación, producción o venta de documentos falsificados, premios estatales, estampillas, sellos, formularios” prevé sanciones para este tipo de actividad. Tenga en cuenta que esta falsificación debe tener un propósito: otorgar derechos o eximir de responsabilidad.
Otro artículo significativo para los especialistas que trabajan con documentos es el art. 292 del Código Penal de la Federación Rusa. Este artículo se refiere a la falsificación oficial, que se define como “la introducción por parte de un funcionario, así como de un funcionario público o un empleado de un organismo autónomo local que no sea un funcionario, en documentos oficiales de información falsa a sabiendas, así como la introducción de correcciones en estos documentos que distorsionen su contenido real, si estos actos se cometen por interés egoísta o personal.
El artículo 24 del Código Fiscal de la Federación de Rusia establece que los agentes fiscales están obligados a garantizar la seguridad de los documentos necesarios para el cálculo, la retención y la transferencia de impuestos durante cuatro años y, de acuerdo con la Parte 2 del art. 13.25 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación Rusa, incumplimiento por parte de una sociedad de responsabilidad limitada de cumplir con la obligación de almacenar documentos previstos por la legislación sobre sociedades de responsabilidad limitada y los reglamentos adoptados de conformidad con ella y cuyo almacenamiento es obligatorio , así como la violación orden establecido y los términos de almacenamiento de dichos documentos estarán sujetos a la imposición multa administrativa para funcionarios por un monto de 2,5 a 5 mil rublos; sobre el entidades legales- de 200 mil a 300 mil rublos.
El segundo grupo de actos normativos son los actos jurídicos departamentales sobre el trabajo de oficina que tienen un carácter interdepartamental. Estos incluyen: Sistema estatal de soporte documental para la gestión (M., 1991); Reglas de trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales (2009); estándares estatales para la documentación, por ejemplo, GOST 6.30-2003 “Sistema de documentación unificado. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación"); clasificadores de toda Rusia de información técnica, económica y social, así como una serie de regulaciones del Ministerio de Trabajo de Rusia, el Comité Estatal de Estadísticas de Rusia, los Archivos Federales, etc.
El tercer grupo de regulaciones son varias instrucciones estándar y ejemplares para el trabajo de oficina de las administraciones de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia e instrucciones para organizaciones específicas, por ejemplo, la Instrucción sobre el trabajo de oficina en la administración de la ciudad.
Smolensk (aprobado por orden de la Administración de la ciudad de Smolensk del 15 de febrero de 2013 No. 82-r / adm).
Regulación estatal El trabajo de oficina es proporcionado por la Agencia Federal de Archivos, que brinda orientación organizativa y metodológica intersectorial y control sobre la organización de documentos en el trabajo de oficina de los órganos del gobierno federal, coordina el desarrollo del sistema estatal de trabajo de oficina y sistemas de documentación unificados.
El Comité de Normalización, Metrología y Certificación de la Federación Rusa (Gosstandart) lleva a cabo la gestión estatal de la normalización en la Federación Rusa, incluido el trabajo sobre la unificación y normalización de documentos y sistemas de documentación, desarrollo, implementación y mantenimiento. clasificadores de toda Rusia información técnica, económica y social.
El Gobierno de la Federación Rusa, las autoridades ejecutivas federales son responsables de organizar el soporte de documentación en las autoridades ejecutivas, desarrollando los actos legales reglamentarios apropiados.
En los órganos de gobierno estatales y municipales se aplican diversas leyes para regular el trabajo de oficina:
✓ Ley Federal N° 79-FZ del 27 de julio de 2004 (modificada el 31 de diciembre de 2014) “De las servicio Civil Federación Rusa";
✓ Ley Federal No. 25-FZ del 2 de marzo de 2007 (modificada el 30 de marzo de 2015) "Sobre el Servicio Municipal en la Federación Rusa";
✓ Ley Federal N° 210-FZ del 27 de julio de 2010 “Sobre la organización de la prestación de servicios estatales y municipales”;
✓ Ley Federal No. 59-FZ de fecha 02.05.2006 "Sobre el Procedimiento para Considerar Apelaciones de Ciudadanos de la Federación Rusa";
✓ Ley Federal No. 58-FZ del 27 de mayo de 2003 "Sobre el Sistema del Servicio Público de la Federación Rusa";
✓ Ley Federal N° 229-FZ del 2 de octubre de 2007 (modificada el 6 de diciembre de 2011) “Sobre Procedimientos de Ejecución”;
✓ Ley Federal N° 77-FZ del 29 de diciembre de 1994, “Sobre la Copia Obligatoria de Documentos”.
Los estatutos de carácter normativo se emiten en forma de resoluciones del Gobierno de la Federación de Rusia y son vinculantes. Actúa sobre temas operativos y otros de actualidad que no tienen caracter normativo, se emiten en forma de órdenes del Gobierno de la Federación Rusa. Reglamento Las autoridades ejecutivas federales se emiten sobre la base y en cumplimiento de las leyes federales, instrucciones y órdenes del Presidente de la Federación Rusa, resoluciones y órdenes del Gobierno de la Federación Rusa, así como por iniciativa de las autoridades ejecutivas federales dentro de sus competencias. competencia.
El registro estatal de actos jurídicos normativos lo lleva a cabo el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia, que mantiene el Registro estatal de actos jurídicos normativos de los órganos ejecutivos federales. El poder ejecutivo federal podrá mandar a ejecutar actos jurídicos reglamentarios sujetos a registro estatal, sólo después de su registro y publicación oficial.
Consideremos algunos actos de las autoridades ejecutivas federales que afectan total o parcialmente los problemas de gestión de documentos y afectan la organización del trabajo de oficina, la regulación del trabajo de los empleados del servicio de trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas.
Decreto del Gobierno de la Federación Rusa No. 477 del 15 de junio de 2009 "Sobre la aprobación de las Reglas para el Trámite en los Órganos Ejecutivos Federales", en su forma enmendada. Decretos del Gobierno de la Federación Rusa del 26 de abril de 2016 N 356. Las reglas aprobadas por el Decreto del Gobierno contienen la composición de los detalles de los documentos de gestión, pero no reflejan los problemas de tecnología de oficina. El documento está destinado a los servicios de gestión de registros de las autoridades ejecutivas federales, especialistas en el campo del soporte documental para la gestión involucrada en la elaboración de documentos reglamentarios en el campo del trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales.
Orden del Archivo Federal de 23 de diciembre de 2009 No. 76 "Sobre la aprobación de lineamientos para la elaboración de instrucciones para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales". Las recomendaciones metodológicas están destinadas a los servicios de trabajo de oficina del poder ejecutivo federal, especialistas en el campo del soporte documental para la gestión involucrada en la elaboración de documentos reglamentarios en el campo del trabajo de oficina.
Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 27 de diciembre de 1995 No. 1268 (modificado el 14 de diciembre de 2006) "Sobre la simplificación de la fabricación, uso, almacenamiento y destrucción de sellos y membretes con la reproducción del Emblema del Estado de Rusia Federación." El Decreto establece el procedimiento para el uso de sellos y estampillas en los documentos, sus formas, tamaños y detalles.
El Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 13 de agosto de 1997 No. 1009 "Sobre la aprobación de las Reglas para la Preparación de Actos Legales Normativos de las Autoridades Ejecutivas Federales y su Registro Estatal" fijó la composición de los actos legales reglamentarios de las autoridades ejecutivas federales, el procedimiento para su elaboración y publicación.
El Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de abril de 2005 No. 222 (modificado el 31 de enero de 2012) "Sobre la aprobación de las Reglas para la prestación de servicios de comunicación telegráfica" determina el procedimiento para emitir varios tipos de telegramas.
El Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 15 de abril de 2005 No. 221 "Sobre la aprobación de las Reglas para la prestación de servicios postales", en particular, establece las reglas para escribir direcciones en envíos postales.
guía de calificación puestos de gerentes, especialistas y otros empleados (aprobado por el Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 21 de agosto de 1998 No. 37). el directorio es documento normativo. Sobre la base de las características de calificación, descripciones de trabajo para empleados específicos, así como los registros se realizan en libros de trabajo en el puesto de trabajo del empleado.
Decreto del Ministerio de Trabajo de Rusia del 26 de marzo de 2002 No. 23 "Sobre la aprobación de los Estándares de tiempo para el trabajo sobre el soporte documental de las estructuras de gestión de los órganos ejecutivos federales".
Decreto del Gobierno de la Federación Rusa del 04.09.1995 No. 870 "Sobre la aprobación de las Reglas para clasificar la información que constituye un secreto de estado en varios grados de secreto". Las reglas se desarrollaron de conformidad con la Ley de la Federación Rusa del 21 de julio de 1993 No. 5485-1 "Sobre los secretos de estado" y son vinculantes para las autoridades estatales, cuyos jefes están facultados para clasificar la información como secretos de estado, cuando desarrollan un lista detallada de información a clasificar, así como otras autoridades estatales, autoridades locales, empresas, instituciones y organizaciones al preparar propuestas para su inclusión en la lista de información de su propiedad.
Decreto del Gobierno de la RSFSR No. 35 del 12.05.1991 “Sobre la lista de información que no puede ser un secreto comercial” (modificado el 10.03.2002). Esta decisión no se aplica a la información relacionada de acuerdo con Tratados Internacionales A Secreto comercial, así como información sobre las actividades de la empresa, que, de acuerdo con legislación actual constituyen un secreto de estado.
Decreto de la Junta del Fondo de Pensiones de la Federación Rusa del 30 de agosto de 1996 No. 123 "Sobre la aprobación de la lista de información que constituye información confidencial". Por ejemplo, de conformidad con la Lista, la información confidencial incluye información contenida en bases de datos de pagadores de primas de seguros.
Los documentos que regulan la organización del archivo incluyen los siguientes.
Orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 31 de marzo de 2015 No. 526 “Sobre la aprobación de las reglas para organizar el almacenamiento, adquisición, contabilidad y uso de documentos Fondo de archivo Federación Rusa y otros documentos de archivo en autoridades públicas, gobiernos locales y organizaciones” (en lo sucesivo, las Reglas). Las reglas son un documento normativo y metodológico. Las reglas se basan en la actual marco legal en el campo de la información, la gestión de documentación y el archivo, sintetizar la experiencia del negocio de archivo nacional, tener en cuenta los logros modernos en el uso de medios técnicos y tecnologías de la información en el trabajo con documentos. Estas Reglas se aplican a los archivos de las organizaciones estatales y también son obligatorias para todas las organizaciones no estatales en términos de garantizar la seguridad, descripción, contabilidad y uso de los documentos del Fondo de Archivos de la Federación Rusa clasificados como propiedad estatal.
Las reglas no se aplican a los documentos cuyo trabajo está regulado por la Ley de la Federación Rusa del 21 de julio de 1993 No. 5485-1 "Sobre los secretos de Estado" y el Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 30 de noviembre de 1995 N° 1203 “Sobre la Aprobación de la Lista de Información Clasificada como Secreto de Estado”. Las organizaciones estatales que no estén incluidas en la composición de las fuentes de adquisición de los archivos estatales, así como las organizaciones no estatales, podrán guiarse por estas Reglas al organizar y asegurar el trabajo de sus archivos. El anexo a las Reglas contiene formas unificadas de documentos que aseguran el funcionamiento del archivo: nomenclatura de casos, inventarios, inventario interno, un acto sobre la asignación de documentos para destrucción, una hoja de certificación de un caso, una cubierta de caso, etc.
Posición aproximada en el archivo institucion publica, organizaciones, empresas (aprobado por orden del Archivo Estatal del 18 de agosto de 1992 No. 176) sirve como base para el desarrollo del Reglamento sobre el archivo de empresas estatales y no estatales.
Regulación aproximada sobre carácter permanente comisión de expertos instituciones, organizaciones, empresas (aprobado por orden del Archivo Federal de 19 de enero de 1995 No. 2) determina las disposiciones legales y funciones de la comisión pericial, el procedimiento de trabajo y las relaciones con el CECiEPK.
El Reglamento aproximado sobre la Comisión Central de Expertos del Ministerio (Agencia) de la Federación Rusa (aprobado por orden del Archivo Federal del 17 de marzo de 1998 No. 19) contiene los derechos y funciones aproximados de la Comisión Central de Expertos, el procedimiento para su nombramiento , composición, alcance, puede servir de modelo para la elaboración del Reglamento de organización de las Comisiones Periciales.
Los términos de almacenamiento de documentos se determinan de acuerdo con la orden del Ministerio de Cultura de la Federación Rusa del 25 de agosto de 2010 No. 558 “Sobre la aprobación de la Lista de documentos de archivo gerenciales estándar generados en el curso de las actividades del estado organismos, gobiernos locales y organizaciones, indicando los períodos de almacenamiento”.
Asimismo, para determinar los plazos de almacenamiento de los documentos, se puede utilizar la Lista de documentos típicos de archivo generados en los ámbitos científico y técnico y actividades de producción organizaciones, indicando la vida útil, aprobado por orden del Ministerio de Cultura de Rusia con fecha 31 de julio de 2007 No. 1182 (modificado el 28 de abril de 2011).
En relación con el desarrollo de la tecnología de la información, se adoptaron una serie de documentos que afectan la automatización del trabajo de oficina y el archivo. Entonces, en 2013, el Instituto de Investigación de Documentación y Archivo de toda Rusia (VNIIDAD) desarrolló Recomendaciones para la adquisición, contabilidad y organización del almacenamiento de documentos de archivo electrónicos en los archivos de organizaciones y Recomendaciones para la adquisición, contabilidad y organización del almacenamiento de documentos de archivo electrónico en archivos estatales y municipales. Estos documentos se pueden utilizar en la organización del almacenamiento de archivos de documentos electrónicos en las organizaciones.
El Presidente de la Federación Rusa aprobó la Estrategia para el Desarrollo de la Sociedad de la Información en la Federación Rusa el 7 de febrero de 2008 No. Pr-212.
Esta Estrategia es un documento que establece el objetivo, los principios y las direcciones principales política pública en el campo del uso y desarrollo de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones, la ciencia, la educación y la cultura para avanzar al país en el camino hacia la sociedad de la información.
Una de las direcciones principales en la implementación de la Estrategia para el Desarrollo de la Sociedad de la Información en la Federación Rusa es aumentar la eficiencia de la administración pública y el autogobierno local, la interacción de la sociedad civil y las empresas con las autoridades públicas, la calidad y eficiencia de la prestación de servicios públicos, incluso mediante la creación de e-gobierno. La formación del gobierno electrónico en la Federación de Rusia se hizo posible debido al uso generalizado de las tecnologías de la información y la comunicación en la esfera socioeconómica y las autoridades públicas.
En 2010, se publicó un estándar que se utiliza en la organización de la interacción electrónica entre organizaciones: GOST R 53898-2010 “Sistemas de gestión de documentos electrónicos. Interacción de los sistemas de gestión documental. Requisitos de correo electrónico. La norma establece el formato, composición y contenido de un mensaje electrónico que proporciona interacción de información de los sistemas de gestión documental.
En 2010, por orden del Gobierno de la Federación Rusa del 20 de octubre de 2010 No. 1815-r, se aprobó el programa estatal de la Federación Rusa "Sociedad de la Información (2011-2020)".
apuntar programa estatal"Sociedad de la Información (2011-2020)" es obtener beneficios para los ciudadanos y las organizaciones del uso de las tecnologías de la información y las telecomunicaciones asegurando el acceso equitativo a los recursos de información, desarrollando contenidos digitales, aplicando tecnologías innovadoras, mejorando radicalmente la eficiencia de la administración pública y asegurando seguridad en la sociedad de la información.
En 2010-2012, se adoptaron una serie de actos jurídicos para automatizar el trabajo con documentos a nivel interdepartamental. Así, el programa “Gobierno Electrónico” se está implementando con éxito. La creación del gobierno electrónico implica la construcción de un sistema de administración pública distribuido a nivel nacional que implementa la solución de una gama completa de tareas relacionadas con la gestión de documentos y sus procesos de procesamiento.
Definición: El gobierno electrónico es un sistema de gestión de documentos electrónicos de la administración pública basado en la automatización de todo el conjunto de procesos administrativos en todo el país y que tiene como objetivo aumentar significativamente la eficiencia de la administración pública y reducir los costos de comunicación social para cada miembro de la sociedad.
Para 2018, de acuerdo con el Decreto del Presidente de la Federación Rusa del 7 de mayo de 2012 No. 601 "Sobre las principales direcciones para mejorar el sistema de administración pública", el 70% de todos los servicios públicos deben proporcionarse electrónicamente.
Definición: servicio público - las actividades de la autoridad ejecutiva que proporciona servicio público, expresada en la realización de acciones y (o) la adopción de decisiones que impliquen el surgimiento, cambio o terminación de relaciones jurídicas o el surgimiento de información documentada (documento) en relación con la apelación de un ciudadano u organización para ejercer su derechos, intereses legítimos o el cumplimiento de las funciones que les asignen los actos reglamentarios.
Así, en la actualidad, el marco normativo del trabajo de oficina evoluciona hacia la regulación de la gestión de documentos electrónicos.
Preguntas de control
1. ¿Cuál es la diferencia entre "documento" e "información"?» ?
2. ¿Qué sistemas de documentación unificada operan en el territorio de la Federación Rusa?
3. ¿Qué organismo regula la organización del trabajo de oficina en los poderes ejecutivos federales?
4. ¿Qué actos normativos regulan la organización del trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales?
5. Cuáles son las principales metas y objetivos del desarrollo del Sistema Estatal de apoyo documental a la gestión.
Tareas prácticas
1. Comparar los conceptos de "trabajo de oficina» y "documentación de gestión". Encuentra similitudes y diferencias.
2. Comparar los objetivos principales de la creación y funciones de los órganos municipales y los órganos ejecutivos federales.
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El siguiente extracto del libro Fundamentos del trabajo de oficina en el estado y Gobierno municipal(L. A. Doronina, 2018) proporcionado por nuestro socio de libros -