Organizarea muncii de birou în organele de stat și municipale. Muncă de birou în autoritățile municipale și organizațiile de stat

RĂSPUNS: munca de birou- gruparea documentelor în cazuri/grupuri unite prin tematică comună. Gruparea se realizează în conformitate cu clasificarea aprobată a documentelor. Clasificarea documentelor trebuie aprobată CEO la începutul anului. Orice modificări/adăugări trebuie aprobate. După înregistrarea documentului, originalul sau copia certificată a acestuia se depune la dosarul corespunzător. Dacă în carcasă este plasată o copie (dacă este necesar să se lucreze cu originalul), se înregistrează cine are în prezent originalul.

CAZ- acesta este un set de documente legate de o problemă specifică a activităților companiei și plasate într-un folder separat cu titlul corespunzător.

Pentru a facilita căutarea documentelor în dosare și utilizarea operațională a acestora în scopuri de gestiune, se întocmește o listă a titlurilor cauzelor, care se numește NOMENCLATURA CAZURILOR. Nomenclatorul cazurilor este întocmit în conformitate cu regulile de muncă de birou aprobate de companie. Ca urmare, documentele, pe măsură ce sunt executate, se vor încadra numai în acele cazuri care sunt prevăzute în prealabil de nomenclator.

Există două tipuri de nomenclatură a cazurilor - nomenclatura tipurilorși nomenclatura specifică a cazurilor.

Nomenclatura tipică a cazurilor stabilește o listă de nume de cazuri care sunt tipice pentru o anumită companie, de exemplu, nomenclatura tipică a unei organizații comerciale ar trebui să includă cazuri în conformitate cu fluxurile de documente (intrare, ieșire), cazuri care combină documentația contabilă, munca de birou de personal etc.

Nomenclatura specifică a cazurilor este o listă de titluri de cazuri care apar ca urmare a activităților de afaceri ale unei anumite întreprinderi, de exemplu, poate fi un caz pentru un proiect urmăritor sau pentru un client al companiei.

Cel mai util este să se întocmească o nomenclatură a cazurilor în următoarea secvență:

- Alcătuirea listelor de cazuri diviziuni structurale, iar în nomenclator nu se stabilesc doar denumirile cauzelor, ci se stabilesc și termenii de păstrare a acestora în arhivă;
O divizie specializată a întreprinderii întocmește un nomenclator consolidat de cazuri.

După aprobarea Nomenclatorului consolidat de cauze din societate, acest document este transmis tuturor diviziilor societății și devine obligatoriu pentru execuție. Nu este permisă desfășurarea de afaceri în afara nomenclaturii.

Formarea cazurilor- aceasta este repartizarea documentelor unui anumit caz în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul acestuia. Formarea dosarelor trebuie efectuată centralizat la locul de înregistrare a documentelor (la birou sau la secretariat) și trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1. Numai documente (originale sau copii certificate) executate în conformitate cu cerinţele standardelor.
2. Documentele NU SE INCLUSE în dosar:
- nu corespund cu titlul cauzei;
- executat incorect (returnat pentru revizuire);
- supus returului;
- drafts;
- copii neautentificate.

Documentele sunt grupate în cazuri un an de documentare. Documentele din carcasă sunt aranjate într-o anumită ordine. Principiile de bază pentru aranjarea documentelor sunt următoarele:

întrebare (cu privire la aspectele ridicate în documente);

cronologic (după datele documentelor; documentele de păstrare permanentă și temporară se formează în cazuri diferite);

numerotare (grupați documente omogene cu numerotare secvențială, de exemplu: facturi, chitanțe etc.).

Carcasa nu trebuie să conțină mai mult 250 de coli. Dacă există mai multe documente, atunci acestea sunt formate în mai multe volume ale cazului, în care pe capacul carcasei indicați numărul volumului.

Pregătirea documentelor executate pentru depozitare este etapa finală a procesului de lucru de birou. Se efectuează selecția documentelor pentru stocare în arhivă sau pentru distrugere anual la sfarsitul anului de afaceri. Selecția se face de o comisie specială. La selectarea documentelor pentru stocare (determinarea perioadelor de depozitare) sau distrugere, comisia ar trebui să fie ghidată de „Lista de tipice documentele de management constituite în activităţile organizaţiilor, cu indicarea perioadelor de păstrare”, aprobată de şeful Arhivei Federale la 06.10.2000.

Perioada de păstrare arhivă a documentelor se calculează de la începutul anului următor celui de la expirarea valabilității acestora. De exemplu, dacă un document a expirat în mai, atunci perioada de păstrare a acestuia va fi calculată de la 1 ianuarie a anului următor. Pentru documentele selectate de comisie pentru distrugere se întocmește un Act în care sunt enumerate denumirile, indicile și rubricile pentru textul documentelor care se distrug. Actul trebuie semnat de directorul general. Este interzisă utilizarea documentelor selectate pentru distrugere pentru nevoi economice. De asemenea, este interzisă arderea lor. Documentele sunt mărunțite în mașini speciale, iar apoi materiile prime sunt predate deșeurilor de hârtie.

Legile federale Nr. 149-FZ din 27 iulie 2006 „Cu privire la informație, tehnologiile informației și protecția informațiilor”, Nr. 63-FZ din 6 aprilie 2011 „Cu privire la semnătura electronică”, Nr. 210-FZ din 27 iulie 2010 „ Cu privire la organizarea prestării serviciilor de stat și municipale”, HG Federația Rusă din 15.06.2009 Nr. 477 „Cu privire la aprobarea Regulilor pentru munca de birou în organele federale putere executiva„, din 08 septembrie 2010 nr. 697 „Cu privire la un sistem unificat de interacțiune electronică interdepartamentală”, ordin al Guvernului Federației Ruse din 12 februarie 2011 nr. 176-r „Cu privire la aprobarea planului de acțiune pentru tranziție organisme federale putere executivă pentru managementul documentelor fără hârtie în organizarea activităților interne.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NESTATALĂ

ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBAS

FACULTATEA DE DREPT

CATEDREA DE DISCIPLINE UMANITARE

Test

Pe discipline: „Documentarea activităților de management”

pe tema „Organizarea muncii de birou în autorităţile publice şi administrația locală»

Completat de: elev din grupa 303

Panshina E.Yu.

Kemerovo 2010

Introducere

Concluzie

Introducere

Necesitatea de a automatiza procesele de birou și de a organiza gestionarea electronică a documentelor este recunoscută astăzi de autoritățile de stat și de autoritățile locale în aproape toate subiectele Federației Ruse. Dar, odată cu înțelegerea unei astfel de nevoi, apar o serie de întrebări, fără a primi răspunsuri la care este imposibil să trecem la implementarea practică a proiectelor.

De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre cele disponibile mijloace tehnice upgrade mai întâi, ce poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe ani, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?

De fapt, toate aceste aspecte se referă la construirea unui plan competent pentru implementarea proiectului pe câțiva ani înainte, ținând cont de finanțarea planificată, nevoile de producție, dotarea tehnică și modernizarea planificată a parcului tehnic.

Munca inginerilor, proiectanților, managerilor de producție petrece mult timp studiind, analizând și compilând diverse documentații. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, la dezvoltare documente de producție, care se datorează în primul rând lipsei cunoștințe speciale la compilatori. Eliminarea cheltuielilor de timp neproductive în procesele de compilare și utilizare a documentelor necesită o combinație rezonabilă de formalizare și creativitate, iar aceasta, potrivit autorilor, necesită, pe de o parte, familiarizarea redactorilor de documente cu cele mai multe legi generale percepția documentelor, pe de altă parte - și aceasta este sarcina principală - formularea și sistematizarea reguli generaleşi norme pentru întocmirea documentelor de bază.

Scopul testului este de a studia fundamente teoretice organizarea muncii de birou în autoritățile de stat și autoguvernarea locală.

În funcție de scopul lucrării de control, au fost stabilite următoarele sarcini:

Definiți conceptul de flux de lucru;

Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală;

Identificarea sistemelor EDD pentru diferite niveluri de guvernare;

Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între autorități.

1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității

Munca de birou în organul executiv federal se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. Borodina V.V. Munca de birou în sistem controlat de guvern. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 154C În baza prezentului Regulament, organul executiv federal, de comun acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării, emite o instrucțiune privind munca de birou. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Documentele se întocmesc pe formulare (coli standard de hârtie A4 sau A5) sau în formular documente electroniceși trebuie să aibă o compoziție stabilită a detaliilor, amplasarea și designul acestora. Exemple de formulare se aprobă prin ordin al conducătorului autorității executive.

Toate documentele sunt împărțite în intrare, ieșire și interne. Documentele primite trec prin procesare primară, înregistrare, examinare preliminară în serviciul de birou, sunt transferate conducerii pentru examinare și apoi ajung la artiști. După executare, documentele sunt plasate în dosare.

Fiecare organism își formează propriul fond documentar. Nomenclatorul dosarelor organismului este coordonat cu comisia de expertiză și verificare a arhivei corespunzătoare a statului federal. Cazurile de stocare permanentă și temporară (peste 10 ani) sunt transferate în arhivă. Rezoluția stabilește procedura de lucru cu documentele electronice.

Termenul „flux de documente” este utilizat în prezent extrem de larg și se găsește în descrierea aproape tuturor Sistem informatic. Automatizarea fluxului de lucru este implementată de multe sisteme și fiecare dintre ele pretinde a fi „o abordare integrată a automatizării fluxului de lucru”. În același timp, varietatea sistemelor este cea mai largă: de la sisteme de contabilitate de depozit la software pentru controlul proceselor tehnologice.

În această lucrare, termenii „flux de documente”, „muncă de birou” etc. sunt considerate exclusiv în contextul organizării muncii autorităților publice și a autonomiei locale. În consecință, termenii sunt interpretați exclusiv cu utilizarea reglementărilor naționale aplicate activității organismelor guvernamentale.

Conform definiției (GOST R 51141-98), fluxul de lucru este „mișcarea documentelor într-o organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii”, adică întregul ciclu de viață al întregului set de documente dintr-o organizație până când sunt transferate în arhivă sau spre distrugere.

Munca de birou, sau „management documentar”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”. Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizaționale pentru menținerea și controlul fluxului de lucru al documentelor oficiale. Totuși, în " Instrucțiuni de model privind munca de birou în organele executive federale" din 27 noiembrie 2000, funcțiile biroului nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru ne permite să argumentăm că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale), ci și de asemenea, proiecte de documente.

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală

În Rusia, la scară națională, s-a dezvoltat o tehnologie unificată de lucru cu documentele de management, așa-numitul sistem de stat de suport documentar pentru management (GS DOW). Documentele rusești nu au analogi în alte țări, fie în ceea ce privește detaliile dezvoltării tehnologiei de lucru cu documente, fie în ceea ce privește scara distribuției. Și dacă în Occident dezvoltarea automatizării biroului stimulează dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor, atunci în Rusia, de regulă, vorbim despre automatizarea tehnologiei tradiționale a fluxului de lucru de birou.

Care sunt caracteristicile model rusesc„Munca de birou? Există trei avantaje cele mai izbitoare: Spivak V.A. Documentarea activităților de management. [Text] / V.A. Spivak. - Editura: Peter, 2008. - 98C.

Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;

Centralizarea functiilor de control;

Norme uniforme de circulație a documentelor.

Spre deosebire de metodele occidentale de lucru cu documentele, în practica rusă Documentul este pus sub control în momentul primirii lui de către autoritate. Documentele interne sau de ieșire intră în domeniul controlului controlului imediat după „naștere” – adică aprobarea. În același timp, se urmărește relația dintre documente - dacă un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate pe un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea traseului oricărui document primit de o autoritate de stat și un organism de autoguvernare locală cu o garanție - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.

Centralizarea maximă a controlului asupra fluxului de documente presupune ca documentul să fie mai întâi raportat conducerii, iar abia apoi, dobândind rezoluții în conformitate cu ierarhia de servicii, se coboară la executanții direcți.

O altă caracteristică importantă a „modelului rusesc” este prezența unor reguli unificate și detaliate pentru lucrul cu documentele de management în organizații, indiferent de domeniul lor de activitate. Toate activitățile serviciilor de birou - expediții, birouri, grupuri de control - sunt reglementate în conformitate cu regulile de completare a jurnalelor de înregistrare, a dosarelor și a formularelor de raportare.

În contextul existenței în autorități a unei astfel de reglementări detaliate a fluxului de documente, introducerea fără adaptare a unei tehnologii fundamental noi a unuia sau altuia software străin este nerealistă. În acest caz, putem vorbi despre automatizarea muncii tradiționale de birou folosind tehnologii informaționale moderne.

Hârtiile tradiționale implică întreținerea multor jurnale și/sau dosare care servesc documente pe hârtie. Și întreținerea acestor dulapuri de fișiere este obiectul principal al automatizării biroului. Totodată, nimic nu împiedică includerea în sistemul automatizat a posibilității de a lega cardul cu imaginea electronică a documentului în sine (text și chiar imagine, sunet și video). Astfel, se creează condiții tehnologice pentru trecerea la managementul electronic al documentelor. Trecerea la gestionarea electronică a documentelor, la rândul său, creează premisele formării arhive electronice cu mecanisme eficiente de referință și lucru analitic pe o varietate de documente în diverse forme de prezentare.

Pe de altă parte, utilizarea unei rețele de calculatoare creează condiții pentru descentralizarea îndeplinirii diferitelor funcții de birou, menținând în același timp controlul centralizat asupra fluxului de documente. Puteți, de exemplu, să permiteți departamentelor și chiar angajaților individuali să înregistreze documente în mod independent și, în același timp, să controleze central trecerea acestora. În plus, prezența unei rețele care conectează autoritățile la distanță teritorială permite controlul centralizat asupra fluxului de documente, ceea ce este imposibil de implementat în cadrul tehnologiei pur hârtiei.

Modelul rus de flux de lucru nu este doar pe deplin compatibil cu abordările moderne ale proceselor de management, dar depășește semnificativ și modelele de flux de lucru occidentale. La urma urmei, în modelul rus, pierderea documentelor poate apărea numai din cauza unei încălcări directe a instrucțiunilor de lucru de birou.

3. Alegerea unei abordări pentru automatizarea fluxului de lucru

Necesitatea automatizării fluxului de lucru al autorităților publice și al autoguvernării locale este acum evidentă pentru toată lumea.

Munca de birou care utilizează jurnale de hârtie și dulapuri de dosare este incompatibilă cu cerințele de îmbunătățire a eficienței muncii funcționarilor publici din mai multe motive.

Informațiile despre documente și cursul executării acestora sunt distribuite între sistemul de dosare ale organizației și diviziile sale structurale. Prin urmare, obținerea de informații despre lucrul cu documente într-o întreprindere necesită căutarea și procesarea datelor din dulapuri de fișiere eterogene și descentralizate.

Dosarele cu documente sunt de obicei separate de artiști. Acestea conțin informații incomplete și neoperaționale despre starea documentelor.

Reproducerea și mișcarea unui număr mare de documente pe hârtie, întreținerea numeroaselor și duplicarea revistelor și a dulapurilor de dosare duce la costuri neproductive ale forței de muncă mari.

Cu toate acestea, abordările cardinale, revoluționare ale fluxului de lucru al autorităților de stat și ale autoguvernării locale sunt foarte periculoase. Acest lucru poate duce nu numai la o întârziere în implementare, ci și la probleme serioase în management.

Microsoft împreună cu parteneri oferă două soluții software și metodologice pas cu pas în domeniul organizării fluxului de documente a autorităților publice și a autonomiei locale: Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V.V. Borodin. Editura: RAGS, 2008. -184C.

Lucru automatizat de birou pentru fluxul de lucru pe hârtie;

Management electronic de documente și muncă de birou.

O astfel de abordare în etape va face posibilă creșterea fără probleme a eficienței activității autorității, eliminând posibilitatea dezorganizării activităților sale. Munca de birou automatizată pentru fluxul de lucru pe hârtie este, pe termen scurt, principala abordare a automatizării fluxului de lucru în autoritățile publice și administrațiile locale.

Documentele procesate de autoritate, inclusiv cele transmise prin tehnologia informatică, au două forme - în mod tradițional pe hârtie și electronice. O astfel de simbioză este o consecință a faptului că mijloacele moderne de pregătire a documentelor presupun o formă electronică de stocare a documentelor, iar cadrul de reglementare și regulile de circulație stabilite - hârtie. De asemenea, cel mai important argument în favoarea economisirii documentelor pe hârtie este confortul de neegalat de a lucra cu acestea. Regulile și obiceiurile se schimbă mult mai lent decât capacitățile tehnologiei informaționale moderne.

În autoritățile publice și autoguvernarea locală, aparent, pentru o lungă perioadă de timp atunci când procesează documente în în format electronic tranzacțiile care necesită crearea copiilor lor pe hârtie vor fi salvate. De regulă, managerii preferă să lucreze cu documente în formular de hârtie. În plus, în timp ce schimbul de documente oficiale între autorități și transferul acestora la arhivele statului are loc și pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor și munca de birou (EDD) este un răspuns tehnologic la cerințele moderne ale situației politice și economice actuale pentru eficiență autorităţile ruse puterea de stat și administrația locală. EDD este susținut, de asemenea, de experiența implementării sale în organismele guvernamentale occidentale și de exemple de funcționare în structuri comerciale mari și progresive din Rusia.

4. Sisteme care organizează gestiunea electronică a documentelor

După cum am menționat mai sus, managementul electronic al documentelor este un set de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Tehnologiile aplicate fac posibilă organizarea interacțiunii „fără întreruperi” a sistemelor de furnizare diverse operatii prelucrarea documentelor. În primul rând, astfel de tehnologii includ: Spivak V.A. Documentarea activitatilor de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 68C.

Tehnologii de recunoaștere a textului care transformă documentele primite pe hârtie într-o formă complet electronică de prezentare;

Analog electronic al unei semnături de mână;

Mijloace de transmitere a datelor;

Mijloace de stocare a informațiilor electronice.

Aceste tehnologii permit subsistemelor care îndeplinesc diverse funcții să se completeze organic unele pe altele. O astfel de interacțiune poate crește dramatic eficiența funcționarilor publici atunci când lucrează cu documente.

Managementul electronic al documentelor vă permite să creați un singur spațiu informațional în autoritate, integrând toate sistemele documentare în nodul informațional. Integrarea se realizează fără pierderea calității lucrării cu documente, păstrând în același timp tradițiile munca de birou ruseasca. Baza unei astfel de integrări este stocarea documentelor fiabile și sistemele de flux de lucru care interacționează cu acesta. Toate documentele procesate sunt stocate într-un singur depozit, ceea ce permite căutarea și selecția optimă a informațiilor la pregătirea materialelor. În prezent, în majoritatea autorităților și administrațiilor locale, multe operațiuni sunt deja efectuate folosind tehnologia computerizată. Sarcina sistemului automatizat este de a organiza munca colectivă eficientă asupra textelor documentelor și de a oferi fiecărui funcționar public un spațiu informațional bogat pentru a-și asigura activitățile.

5. Fluxul de lucru al documentelor oficiale

Scopul principal în dezvoltarea tehnologiilor de gestionare a documentelor electronice a fost acela de a obține o continuitate maximă a regulilor și tehnicilor de gestionare a documentelor pe hârtie și a muncii de birou de fișiere jurnal, ceea ce face posibilă asigurarea unei tranziții nedureroase de la tehnologiile tradiționale la cele moderne.

Sistemul de management al înregistrărilor procesează documentele stocate într-un singur depozit de documente al autorității. Acest lucru vă permite să includeți documentele procesate fluxul documentelor oficiale, într-un singur spațiu de informare al autorității.

Tehnologia de gestionare a documentelor electronice este susținută de următoarele funcţionalitate sisteme: M.I. Basakov. Munca de birou. Ghid de studiu pentru studenți institutii de invatamant mijloc învăţământul profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. -95C.

Înregistrarea în mod automatizat a documentelor primite transmise prin e-mail sau printr-un portal de internet, inclusiv a celor prevăzute cu semnătură digitală electronică (EDS) și criptoprotecție;

scanarea și recunoașterea documentelor pe hârtie folosind tehnologia OCR încorporată;

Atașarea la cardul de înregistrare (RC) a unei imagini electronice a documentului sub forma unui fișier (fișiere) de orice format;

diferențierea drepturilor de acces la fișierele atașate ale unei imagini electronice a unui document;

Furnizarea fiecărui funcționar - participant la procesul clerical - cu propriul său birou virtual personal, care să asigure că funcționarul are acces doar la documentele legate de competența sa;

Asigurarea procesului de aprobare (vizualizare) a proiectelor de documente;

căutarea text integral și atributiv a documentelor electronice, inclusiv căutarea text integral la distanță;

Trimiterea prin e-mail sau publicarea pe portalul de internet a autorității de documente electronice de ieșire (folosind orice e-mail care acceptă MAPI), protejate prin EDS și criptate prin mijloace certificate;

Formarea și executarea cazurilor, i.e. gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei;

Arhivarea documentelor electronice, treburile autorității.

Unitatea principală de contabilitate din sistem este RC-ul documentului, a cărui caracter complet al detaliilor oferă posibilitatea generării de rapoarte statistice și analitice pe diferite secțiuni de informații, ușurință de căutare.

În același timp, setul principal de detalii ale RC poate fi extins cu un set arbitrar de detalii suplimentare, determinate pentru fiecare grup de documente. Conform detaliilor suplimentare ale Republicii Kazahstan, este posibil, împreună cu detaliile principale, să căutați și să selectați date atunci când se generează rapoarte. La primirea unui document electronic de intrare, înregistrarea acestuia se efectuează automat. Pentru documentul primit ca urmare a schimbului dintre cele două sisteme EDD, majoritatea detaliilor RK sunt generate automat. Imaginea electronică a documentului este atașată AC. Totodată, se verifică identitatea documentului prevăzut cu EDS și criptoprotecție. Dacă document de intrare sosește pe hârtie, pachetul OCR este apelat din mediul de sistem, iar la primirea imaginii sale electronice este returnat în sistemul de management al biroului cu atașarea simultană a documentului la RC. Utilizatorul sistemului care a atașat fișierul document setează drepturile de acces la fișier la nivel de securitate, precum și protecția (anularea protecției) la editare.

Dacă este necesară traducerea unui volum relativ mare de documente pe hârtie destinate executării și stocării în formă electronică, se propune utilizarea opțiunii „Înregistrare în flux”. În acest caz, după introducerea datelor de înregistrare despre document în Republica Kazahstan, utilizatorul stației de lucru automatizate (AWS) de înregistrare în linie imprimă pe prima foaie a codului de bare, care corespunde numărului de sistem intern atribuit de către sistemul la documentul înregistrat. După aceea, documentele în ordine aleatorie de la diferite stații de lucru de înregistrare a fluxului ajung la stația de lucru de scanare echipată cu un scaner de mare viteză. Imaginile electronice scanate ale documentelor intră în baza de date și, datorită tehnologiei de extracție a codurilor de bare, sunt atașate cardurilor de înregistrare a documentelor corespunzătoare.

După înregistrare, AC cu documentul atașat este trimis prin rețea funcționarului responsabil cu luarea unei decizii cu privire la executarea documentului, iar apoi executorilor documentului în conformitate cu detaliile rezoluției. Totodată, fiecare manager sau executor este înzestrat cu anumite drepturi care fac posibilă asigurarea organizării muncii cu documente cât mai apropiate de munca tradițională la o masă la care documente sunt doar de competența acestui angajat și care sunt fie în așteptarea începerii execuției (în dosarul Primite) sunt aranjate în foldere, fie sunt acceptate de angajat pentru execuție (în folderul La execuție), fie sunt transferate subordonaților cu indicarea termenului limită de execuție (în folderul La execuție). folder de control).

În timpul lucrului cu documente electronice, se oferă o căutare combinată text integral și atributiv pentru documentul solicitat, inclusiv prin accesul web la baza de date a documentelor a sistemului.

Fișiere cu texte (imagini) de ieșire și documente interne conform tehnologiei standard sunt, de asemenea, atașate la RK. Documentul de ieșire, însoțit de cerințele Republicii Kazahstan, poate fi protejat printr-un EDS, criptat și transferat către destinatar.

Astfel, coroborat cu posibilitatea de înregistrare a documentelor primite prin linii de comunicare, este asigurată gestionarea electronică a documentelor corporative. Documentele executate sunt transformate în cutii și transferate în depozitul de arhivă.

6. Automatizarea schimbului de documente între autorități

În prezent, vechile sisteme automatizate de gestionare a documentelor sunt deja utilizate în multe autorități publice. Sunt construite pe diferite baze de software și hardware. Unele dintre ele, furnizate de partenerii Microsoft (inclusiv sistemul Delo al companiei Electronic Office Systems descris mai sus), sunt implementate pe baza tehnologiilor moderne. De asemenea, un număr semnificativ de sisteme din generațiile anterioare bazate pe MS DOS și alte platforme sunt încă în funcțiune. Unificarea sistemelor în toate organele statului în viitorul apropiat este imposibilă atât din punct de vedere politic (drepturile subiecților Federației și ale guvernelor locale), cât și din punct de vedere practic. Implementarea, și mai ales înlocuirea sistemelor de operare, este un proces destul de lung, dificil și costisitor.

În această situație, soluția firească este dezvoltarea unui astfel de instrument de schimb interdepartamental de documente care ar putea fi ușor adaptat la diverse formate de mesaje de intrare/ieșire și ar permite conectarea diferitelor sisteme.

Schimbul de documente electronice trebuie să fie securizat corespunzător. Documentele trebuie să fie prevăzute cu o semnătură electronică, care să garanteze paternitatea și invariabilitatea conținutului documentului, iar în cazuri individuale- închis prin mijloace criptografice de la acces neautorizat.

Fiecare organizație are multe organizații corespondente cu care se fac schimb de documente și toate pot avea diferite formate de mesaje și chiar rețele. Este nepotrivit să încărcați sistemele organizațiilor individuale cu funcția de suport constant al informațiilor de serviciu necesare organizării schimbului. Este logic să construim schimbul de documente nu pe principiul „fiecare cu fiecare”, ci pe baza principiului „stea” - pe baza centrelor de schimb de documente (DPC).

Centrele de date pot îndeplini următorul set de funcții: . Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 127 p.

Transformarea și coordonarea formatelor documentelor de intrare-ieșire;

Suport pentru bazele de date de adrese și calculul rutelor de livrare a documentelor;

Livrare garantată a documentelor;

Arhivarea suplimentară a documentelor;

Suport și sincronizare a directoarelor.

Centrele de mesagerie pot, de asemenea, să-și asume rolul CA-urilor care mențin infrastructura cheii private și publice, procedurile de autentificare pentru organizațiile care participă la schimb.

Pentru integrarea cu centrul de date, sistemele corporative vechi, dacă este necesar, pot fi suplimentate cu module speciale de interfață care asigură proceduri preliminare de conversie a formatului și schimb cu centrul de date.

7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri

O soluție pentru autoritățile municipale și alte autorități cu un flux de lucru redus. Această categorie poate fi clasificată structuri municipale management cu o cantitate mică de flux de documente, care nu au o bază tehnică suficientă pentru implementarea unui sistem EDD cu drepturi depline. Pentru aceștia se poate recomanda o soluție monoutilizator, dotată cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu o organizație superioară - direct sau prin intermediul centrului de date. Utilizatorul unei astfel de soluții este de obicei un angajat responsabil de munca de birou a organizației. În același timp, se lucrează cu documente pe hârtie, dar sistemul menține înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, înregistrarea rezoluțiilor asupra documentelor, documentele scoase din cauza și arhivate. Cu un număr mare de angajați, se poate ține și o evidență a mișcării originalelor de hârtie. Documentele primite în formă electronică de la o organizație superioară sunt imediat înregistrate, tipărite și încep să fie executate înainte de sosirea originalelor pe hârtie. Organizația-mamă primește automat o notificare că documentul a fost înregistrat. Această soluție permite: . Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 154C.

Accelerarea schimbului de documente de intrare/ieșire cu o organizație superioară;

Reduceți numărul de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută.

8. Solutie pt autoritate locală autoguvernare

Această categorie poate include în mod condiționat structurile de conducere municipale care au un volum mediu de circulație a documentelor de la 3.000 la 10.000 de documente pe an, biroul sau secretariatul ca unitate structural separată și lucrează nu numai cu documente de la organizații, ci și cu scrisori și apeluri de la cetățeni. si intreprinderi. Astfel de organizații au de obicei o flotă suficientă de computere personale conectate la o rețea locală. Pentru ei se poate recomanda o solutie multi-utilizator cu numarul de locuri de munca de la 5 la 20, dotata cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu organizatiile superioare si inferioare (direct sau printr-un centru de date), comunicare cu un portal de informare. și primirea de aplicații de la cetățeni și organizații și posibilitatea de acces la internet la distanță.acces la datele sistemului EDD. Sistemul ar trebui să asigure înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, contabilizarea rezoluțiilor asupra documentelor, a documentelor scoase din cauză și în curs de arhivare. De asemenea, trebuie păstrată o evidență a mișcării originalelor din hârtie.

Utilizatorii unei astfel de soluții sunt de obicei nu numai personal de birou, ci și un număr de angajați ai departamentelor funcționale. Întrucât majoritatea angajaților unor astfel de organizații au calculatoare personale, în cadrul unei astfel de soluții, lucrul cu o parte din documente poate fi organizat în principal sau exclusiv în formă electronică. Inbox documente pe hârtie pot fi digitizate și toate lucrările ulterioare cu acestea pot fi deja făcute electronic. Procesul de executare a documentelor (impunerea și executarea hotărârilor) poate fi organizat și în formă electronică.

În cazul în care organizația are un canal disponibil permanent pe Internet, accesul la distanță la sistemul EDD poate fi organizat printr-o interfață web, care vă permite să controlați evoluția muncii atât pentru funcționarii plecați, cât și pentru organizațiile superioare.

Această soluție permite: Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I. N. Kuznetsov. - M.: Yurayt, 2008. -84C.

Accelerarea schimbului de documente cu organizațiile superioare și inferioare;

Reduceți sarcina asupra personalului de birou prin transferarea unei părți din funcții către departamente;

Creșterea eficienței controlului asupra executării documentelor;

Organizarea unui sistem eficient de stocare a documentelor aferente;

Reduceți timpul de căutare a documentelor necesare;

Reducerea numărului de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută;

Accelerează și eficientizează munca angajaților în executarea documentelor;

Reduceți costurile de lucru cu contestațiile cetățenilor și organizațiilor la care se depun formular electronic(prin portal);

Oferiți control asupra execuției documente importante din organizaţiile superioare.

Dezvoltarea și sprijinirea portalului, precum și organizarea accesului la internet la distanță la datele sistemului EDD, un set de tehnologii Internet de la Microsoft (Internet Information Services, tehnologie ASP, Microsoft Index Server) și API-ul furnizat de sistemul Delo-Enterprise pentru publicare documentele pot fi folosite.direct de la baza.

automatizarea puterii fluxului de lucru

Concluzie

O caracteristică a muncii de birou și a fluxului de lucru în autoritățile publice sau administrația locală, ca sistem de suport documentar pentru management, este o reflectare 100% a proceselor de management în formă documentară. Din acest motiv, procesele de lucru de birou și de circulație a documentelor capătă un caracter autonom și necesită un sistem de management propriu.

În prezent, procesul de introducere a tehnologiei și rețelelor informatice în instituțiile publice este activ în derulare, iar în multe dintre ele nivelul atins până în prezent este suficient pentru introducerea tehnologiilor moderne de lucru cu documente. Dar, pe lângă computere și rețele, acest lucru necesită un set de soluții software moderne.

Federația Rusă este pe deplin conștientă de importanța acestui domeniu, care se reflectă în Federal programul țintă„Rusia electronică” în general și într-o serie de activități specifice ale acesteia.

Rezultatul final al activităților administrative ale aparatului de stat depinde de multe verigi intermediare, dintre care una este producția de afaceri, care permite eficiența și flexibilitatea în luarea deciziilor. Lucrarea de caz coordonează toate etapele de lucru - de la proiectare până la implementarea practică a soluțiilor. Procesul de management include următoarele principale operațiuni tipice documentate:

Colectarea si prelucrarea informatiilor documentare; pregătirea deciziilor;

luarea deciziilor și documentare; aducerea de decizii executorilor;

Executarea deciziei; controlul executiei; colectarea de informații despre performanță;

Transfer de informații prin link-uri verticale și orizontale; stocarea și preluarea informațiilor.

Aparatul de conducere își implementează funcțiile în principal prin documente organizatorice și administrative universale și autorizate, create care circulă indiferent de specificul activităților din toate sectoarele economiei naționale și ale administrației publice. Dacă luăm în considerare că în aparatul administrativ sunt angajați peste 14 milioane de oameni, iar circulația anuală a documentelor în țară este de aproximativ 60 de miliarde de coli și continuă să crească, atunci nu există nicio îndoială că efectivul regulament acest proces are mare importanță. Ca unul dintre mijloacele de reglementare a fluxurilor documentare, documentar standardele de stat, clasificatoare integrale și sisteme de documentare unificate. Acestea și alte standarde sunt recunoscute pentru a stabiliza fluxul de documente în țară pe tot parcursul ciclului tehnologic, pentru a crea o tehnologie optimă pentru gestionarea gestiunii documentelor a fiecărei unități administrative.

Lista literaturii folosite

1. M.I. Basakov. Munca de birou. Manual pentru elevii instituţiilor de învăţământ din învăţământul secundar profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M.V. Kirsanov. - Editura: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Studii superioare)

4. Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I.N. Kuznețov. - M.: Yurait, 2008. - 576s.

5. Spivak V.A. Documentarea activitatilor de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 256s.

6. Sistemul de stat de documentare suport pentru management. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. - M., 1991

Găzduit pe Allbest.ru

...

Documente similare

Studiul puterilor puterii de stat și a autoguvernării locale în Rusia modernă. Metode de implementare de către autoritățile municipale a anumitor puterile statului. Relațiile dintre autoritățile locale și autoritățile de stat.

lucrare de termen, adăugată 05/04/2010

Aspecte teoretice organizarea suportului de documentare pentru management într-o unitate sanitară. Diferențele dintre munca de birou și managementul documentelor. Sisteme de automatizare de birou occidentale în Rusia. Analiza cifrei de afaceri documentare a spitalului.

teză, adăugată la 01.06.2013

Studiul caracteristicilor managementului personalului în divizia Volgograd a Ministerului Combustibilului, Energiei și Reglementării Tarifelor. Îmbunătățirea cadrului legal pentru managementul personalului în autoritățile publice.

teză, adăugată 04.08.2014

Caracteristicile administrării așezării rurale Sushchevsky din regiunea Kostroma. Bază legală organizații guvernamentale locale. Relația administrațiilor locale cu autoritățile publice. Managementul personalului administrativ.

raport de practică, adăugat la 07.09.2009

Analiza autoguvernării locale, determinarea locului și rolului acesteia în sistemul administrației publice. Principalele probleme în domeniul interacțiunii dintre autoritățile locale. Caracteristici ale interacțiunii autorităților din municipiul Surgut.

teză, adăugată 22.08.2011

Conceptul și importanța muncii de birou în activitățile întreprinderii, principiile și rolul automatizării. Sarcinile serviciului de gestionare a documentelor. Tehnologii pentru implementarea sistemelor electronice de management al documentelor, instrumente software utilizate.

lucrare de termen, adăugată 01.10.2015

Consultanta de personal: concept, esenta si continut. Dezvoltarea consultanței de personal în Rusia. Externalizarea ca metodă de consultanță. Optimizarea proceselor administrative și manageriale în autoritățile publice și autoguvernarea locală din Federația Rusă.

lucrare de termen, adăugată 26.06.2013

Descrieri ale aplicării tehnologiilor informatice pentru îmbunătățirea proceselor de gestionare a documentației. Caracteristicile muncii de birou ale Conservatorului de Stat din Astrakhan. Analiza fluxurilor de documente, organizarea muncii cu documente.

teză, adăugată 12.12.2011

Esența structurii organizatorice a autorităților publice, principii și abordări ale formării acesteia, caracteristici și criterii de evaluare a eficacității. Recomandări pentru îmbunătățirea structurii organizatorice a Comitetului Executiv al unei anumite regiuni.

teză, adăugată 04.08.2015

Documentarea activitatilor de management. Sistemul de stat al instituțiilor de învățământ preșcolar. Scriere de afaceri și comerciale. Organizarea muncii cu documente. Automatizarea proceselor de suport de documentare a managementului. Istoria informatizării muncii de birou.

INSTITUȚIE DE ÎNVĂȚĂMÂNT NESTATALĂ

ÎNVĂŢĂMÂNT PROFESIONAL SUPERIOR

INSTITUTUL DE ECONOMIE SI DREPT KUZBAS

FACULTATEA DE DREPT

CATEDREA DE DISCIPLINE UMANITARE

Test

Pe discipline: „Documentarea activităților de management”

pe tema „Organizarea muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală”

Completat de: elev din grupa 303

Panshina E.Yu.

Verificat:

Kemerovo, 2010

Introducere………………………………………………………………………………..….3

1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității…………...….5

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală…………………………………………………….…..7

3. Alegerea abordării automatizării fluxului de lucru……………10

4. Sisteme de organizare a managementului documentelor electronice………..12

5. Fluxul de lucru al documentelor oficiale………………………………..14

6. Automatizarea schimbului de documente între autorități……………18

7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri……………...20

8. Hotărâre pentru administrația locală……………………………….21

Concluzie……………………………………………………………………………………23

Lista literaturii utilizate……………………………………………………..25

Introducere.

De unde ar trebui să începeți implementarea sistemului? Cum să împărțim întregul proiect în etape, astfel încât efectul implementării să fie evident după prima etapă și să crească cu fiecare etapă ulterioară? Care dintre mijloacele tehnice disponibile ar trebui actualizat în primul rând și care poate aștepta? Ce resurse financiare ar trebui prevăzute în buget, defalcate pe ani, în funcție de realitățile unei anumite regiuni?

munca inginerilor, proiectanților, directorilor de producție

mult timp este dedicat studiului, analizei și compilarii diverselor

documentație. Dificultăți deosebit de mari apar, de regulă, când

elaborarea documentelor de producție, care se datorează în primul rând lipsei de cunoștințe speciale a compilatorilor. Eliminarea timpului neproductiv petrecut în procesele de compilare și utilizare a documentelor necesită o combinație rezonabilă de formalizare și creativitate, iar acest lucru, potrivit autorilor, necesită, pe de o parte,

familiarizarea redactorilor de documente cu cele mai generale legi de percepere a documentelor, pe de altă parte, iar aceasta este sarcina principală - formularea și sistematizarea regulilor și normelor generale pentru pregătirea documentelor de bază.

scop munca de control este studiul fundamentelor teoretice ale organizării muncii de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.

După scopul controlului în lucrare, urmează sarcini:

Definiți conceptul de flux de lucru;

Luați în considerare modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală;

Identificarea sistemelor EDD pentru diferite niveluri de guvernare;

Luați în considerare automatizarea schimbului de documente între autorități.

1. Fluxul documentelor ca bază a activităților autorității.

Munca de birou în organul executiv federal se desfășoară în conformitate cu Regulile pentru munca de birou în organele executive federale, aprobate prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 iunie 2009 nr. 477. Pe baza acestor reguli, organul executiv federal în acord cu organul executiv federal în domeniul arhivării emite un manual de afaceri. Aceste Reguli nu se aplică organizării muncii cu documente care conțin secrete de stat.

Documentele se întocmesc pe formulare (coli standard de hârtie A4 sau A5) sau sub formă de documente electronice și trebuie să aibă o compoziție stabilită de detalii, amplasarea și execuția acestora. Exemple de formulare se aprobă prin ordin al conducătorului autorității executive.

Termenul „flux de lucru” este utilizat în prezent extrem de larg și se găsește în descrierea aproape a fiecărui sistem informațional. Automatizarea fluxului de lucru este implementată de multe sisteme și fiecare dintre ele pretinde a fi „o abordare integrată a automatizării fluxului de lucru”. În același timp, varietatea sistemelor este cea mai largă: de la sisteme de contabilitate de depozit la software pentru controlul proceselor tehnologice.

Conform definiției (GOST R 51141-98), fluxul de lucru este „mișcarea documentelor în organizație din momentul în care sunt create sau primite până la finalizarea execuției sau expedierii”, adică întregul ciclu de viață al întregului set de documente din organizație înainte ca acestea să fie transferate în arhivă sau spre distrugere.

Munca de birou, sau „management documentar”, conform aceleiași surse, înseamnă „o ramură de activitate care asigură documentarea și organizarea muncii cu documente oficiale”. Adică, munca de birou este un set de mecanisme organizaționale pentru menținerea și controlul fluxului de lucru al documentelor oficiale. Cu toate acestea, în „Instrucțiunile standard pentru munca de birou în organele executive federale” din 27 noiembrie 2000, funcțiile de birou nu se mai limitează la reglementarea doar a fluxului de documente oficiale. Acest lucru ne permite să afirmăm că sistemele de automatizare de birou ar trebui să controleze nu numai circulația documentelor înregistrate (oficiale), ci și proiectelor de documente.

2. Modelul rus de muncă de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală.

Care sunt caracteristicile „modelului rusesc” al muncii de birou? Există trei beneficii cele mai izbitoare:

Controlul asupra documentului, începând din momentul primirii acestuia;

Centralizarea functiilor de control;

Norme uniforme de circulație a documentelor.

Spre deosebire de metodele occidentale de lucru cu documentele, în practica rusă un document este pus sub control în momentul în care este primit de către autoritate. Documentele interne sau de ieșire intră în domeniul controlului imediat după „naștere” – adică aprobarea. În același timp, se urmărește relația dintre documente - dacă un document a apărut ca urmare a implementării unei decizii luate pe un alt document. Toate acestea fac posibilă urmărirea traseului oricărui document primit de o autoritate de stat și autoguvernare locală cu o garanție - la urma urmei, nici un singur document înregistrat nu poate dispărea fără urmă.

Hârtiile tradiționale implică întreținerea multor jurnale și/sau dosare care servesc documente pe hârtie. Și întreținerea acestor dulapuri de fișiere este obiectul principal al automatizării biroului. Totodată, nimic nu împiedică includerea în sistemul automatizat a posibilității de a lega cardul cu imaginea electronică a documentului în sine (text și chiar imagine, sunet și video). Astfel, se creează condiții tehnologice pentru trecerea la managementul electronic al documentelor. Tranziția la managementul documentelor electronice, la rândul său, creează condițiile preliminare pentru formarea arhivelor electronice cu mecanisme eficiente de referință și lucru analitic pe o varietate de documente în diferite forme de prezentare.

3. Alegerea abordării automatizării fluxului de lucru.

Necesitatea automatizării fluxului de lucru al autorităților publice și al autoguvernării locale este acum evidentă pentru toată lumea.

Munca de birou care utilizează jurnale de hârtie și dulapuri de dosare este incompatibilă cu cerințele de îmbunătățire a eficienței muncii funcționarilor publici din mai multe motive.

Dosarele cu documente sunt de obicei separate de artiști. Acestea conțin informații incomplete și neoperaționale despre starea documentelor.

Microsoft, împreună cu parteneri, oferă soluții software și metodologice în două etape în domeniul organizării fluxului de documente pentru autoritățile publice și administrațiile locale:

Lucru automatizat de birou pentru fluxul de lucru pe hârtie;

Management electronic de documente și muncă de birou.

Documentele procesate de autoritate, inclusiv cele transmise prin tehnologia informatică, au două forme - în mod tradițional pe hârtie și electronice. O astfel de simbioză este o consecință a faptului că mijloacele moderne de pregătire a documentelor presupun o formă electronică de stocare a documentelor, în timp ce cadrul de reglementare și regulile de circulație stabilite sunt hârtie. De asemenea, cel mai important argument în favoarea economisirii documentelor pe hârtie este confortul de neegalat de a lucra cu acestea. Regulile și obiceiurile se schimbă mult mai lent decât capacitățile tehnologiei informaționale moderne.

În autoritățile publice și în autoguvernarea locală, se pare că de mult timp, la procesarea documentelor în formă electronică, se vor salva operațiunile care necesită crearea copiilor lor pe hârtie. De regulă, managerii preferă să lucreze cu documente pe hârtie. În plus, în timp ce schimbul de documente oficiale între autorități și transferul acestora la arhivele statului are loc și pe hârtie.

Managementul electronic al documentelor și munca de birou (EDD) este un răspuns tehnologic la cerințele moderne impuse de situația politică și economică actuală asupra eficienței autorităților de stat ruse și a autonomiei locale. EDD este susținut, de asemenea, de experiența implementării sale în organismele guvernamentale occidentale și de exemple de funcționare în structuri comerciale mari și progresive din Rusia.

4. Sisteme care organizează gestiunea electronică a documentelor.

După cum am menționat mai sus, managementul electronic al documentelor este un set de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Tehnologiile aplicate permit organizarea interacțiunii „fără întreruperi” a sistemelor care asigură diverse operațiuni de procesare a documentelor. În primul rând, aceste tehnologii includ:

Tehnologii de recunoaștere a textului care transformă documentele primite pe hârtie într-o formă complet electronică de prezentare;

Analog electronic al unei semnături de mână;

Mijloace de transmitere a datelor;

Mijloace de stocare a informațiilor electronice.

Managementul electronic al documentelor vă permite să creați un singur spațiu informațional în autoritate, integrând toate sistemele documentare în nodul informațional. Integrarea se realizează fără a pierde calitatea muncii cu documente, păstrând în același timp tradițiile muncii de birou rusești. Baza unei astfel de integrări este stocarea documentelor fiabile și sistemele de gestionare a documentelor care interacționează cu acesta. Toate documentele procesate sunt stocate într-un singur depozit, ceea ce permite căutarea și selecția optimă a informațiilor la pregătirea materialelor. În prezent, în majoritatea autorităților și administrațiilor locale, multe operațiuni sunt deja efectuate folosind tehnologia computerizată. Sarcina sistemului automatizat este de a organiza munca colectivă eficientă asupra textelor documentelor și de a oferi fiecărui funcționar public un spațiu informațional bogat pentru a-și asigura activitățile.

5. Fluxul de lucru al documentelor oficiale.

Sistemul de management al înregistrărilor procesează documentele stocate într-un singur depozit de documente al autorității. Acest lucru vă permite să includeți documente procesate de managementul documentelor oficiale într-un singur spațiu de informații al autorității.

Tehnologia de gestionare electronică a documentelor este susținută de următoarele funcționalități ale sistemului:

scanarea și recunoașterea documentelor pe hârtie folosind tehnologia OCR încorporată;

Atașarea la cardul de înregistrare (RC) a unei imagini electronice a documentului sub forma unui fișier (fișiere) de orice format;

diferențierea drepturilor de acces la fișierele atașate ale unei imagini electronice a unui document;

Furnizarea fiecărui funcționar - participant la procesul clerical - a biroului virtual personal, care să asigure că funcționarul are acces doar la documentele legate de competența sa;

Asigurarea procesului de aprobare (vizualizare) a proiectelor de documente;

căutarea text integral și atributiv a documentelor electronice, inclusiv căutarea text integral la distanță;

Formarea și executarea cazurilor, i.e. gruparea documentelor executate în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei;

Arhivarea documentelor electronice, treburile autorității.

În același timp, setul principal de detalii ale RC poate fi extins cu un set arbitrar de detalii suplimentare, determinate pentru fiecare grup de documente. Conform detaliilor suplimentare ale Republicii Kazahstan, este posibil, împreună cu detaliile principale, să căutați și să selectați date atunci când se generează rapoarte. La primirea unui document electronic de intrare, înregistrarea acestuia se efectuează automat. Pentru documentul primit ca urmare a schimbului dintre cele două sisteme EDD, majoritatea detaliilor RK sunt generate automat. Imaginea electronică a documentului este atașată AC. Totodată, se verifică identitatea documentului prevăzut cu EDS și criptoprotecție. În cazul în care documentul primit ajunge în formă de hârtie, sistemul oferă un apel către pachetul de recunoaștere optică a textului, iar la primirea imaginii sale electronice, acesta este returnat la sistemul de management al biroului cu atașarea simultană a documentului la AC. Utilizatorul sistemului care a atașat fișierul document setează drepturile de acces la fișier la nivel de securitate, precum și protecția (anularea protecției) la editare.

Fișierele cu texte (imagini) ale documentelor de ieșire și interne sunt, de asemenea, atașate la AC folosind tehnologia standard. Documentul de ieșire, însoțit de cerințele Republicii Kazahstan, poate fi protejat printr-un EDS, criptat și transferat către destinatar.

6. Automatizarea schimbului de documente între autorități.

În prezent, vechile sisteme automatizate de gestionare a documentelor sunt deja utilizate în multe autorități publice. Sunt construite pe diferite baze de software și hardware. Unele dintre ele, furnizate de partenerii Microsoft (inclusiv sistemul Delo al companiei Electronic Office Systems descris mai sus), sunt implementate pe baza tehnologiilor moderne. De asemenea, un număr semnificativ de sisteme din generațiile anterioare bazate pe MS DOS și alte platforme sunt încă în funcțiune. Unificarea sistemelor în toate organele statului în viitorul apropiat este imposibilă atât din punct de vedere politic (drepturile subiecților Federației și ale guvernelor locale), cât și din punct de vedere practic. Implementarea și, mai ales, înlocuirea sistemelor de operare este un proces destul de lung, dificil și costisitor.

Schimbul de documente electronice trebuie să fie securizat corespunzător. Documentele trebuie să fie prevăzute cu semnătură electronică, care să garanteze paternitatea și invarianța conținutului documentului, iar în unele cazuri - închise prin mijloace criptografice de la accesul neautorizat.

Centrele de date pot îndeplini următorul set de funcții:

Transformarea și coordonarea formatelor documentelor de intrare-ieșire;

Suport pentru bazele de date de adrese și calculul rutelor de livrare a documentelor;

Livrare garantată a documentelor;

Arhivarea suplimentară a documentelor;

Suport și sincronizare a directoarelor.

7. Sisteme EDD pentru autorități de diferite niveluri.

Soluție pentru autoritățile municipale și alte autorități cu o cantitate mică de flux de documente Această categorie poate include în mod condiționat structurile de management municipal cu o cantitate mică de flux de documente care nu au o bază tehnică suficientă pentru implementarea unui sistem EDD cu drepturi depline. Pentru aceștia se poate recomanda o soluție monoutilizator, dotată cu mijloace de schimb securizat de documente electronice cu o organizație superioară - direct sau prin intermediul centrului de date. Utilizatorul unei astfel de soluții este de obicei un angajat responsabil de munca de birou a organizației. În același timp, se lucrează cu documente pe hârtie, dar sistemul menține înregistrarea documentelor de intrare/ieșire, înregistrarea rezoluțiilor asupra documentelor, documentele scoase din cauza și arhivate. Cu un număr mare de angajați, se poate ține și o evidență a mișcării originalelor de hârtie. Documentele primite în formă electronică de la o organizație superioară sunt imediat înregistrate, tipărite și încep să fie executate înainte de sosirea originalelor pe hârtie. Organizația-mamă primește automat o notificare că documentul a fost înregistrat. Această soluție permite:

Accelerarea schimbului de documente de intrare/ieșire cu o organizație superioară;

Reduceți numărul de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută.

8. Soluție pentru administrația locală.

Utilizatorii unei astfel de soluții sunt de obicei nu numai personal de birou, ci și un număr de angajați ai departamentelor funcționale. Întrucât majoritatea angajaților unor astfel de organizații au calculatoare personale, în cadrul unei astfel de soluții, lucrul cu o parte din documente poate fi organizat în principal sau exclusiv în formă electronică. Documentele pe hârtie primite pot fi digitizate, iar toate lucrările ulterioare cu acestea pot fi deja efectuate electronic. Procesul de executare a documentelor (impunerea și executarea hotărârilor) poate fi organizat și în formă electronică.

Accelerarea schimbului de documente cu organizațiile superioare și inferioare;

Reduceți sarcina asupra personalului de birou prin transferarea unei părți din funcții către departamente;

Creșterea eficienței controlului asupra executării documentelor;

Organizarea unui sistem eficient de stocare a documentelor aferente;

Reduceți timpul de căutare a documentelor necesare;

Reducerea numărului de documente „pierdute” a căror locație este necunoscută;

Accelerează și eficientizează munca angajaților în executarea documentelor;

Reducerea costurilor de lucru cu contestațiile cetățenilor și organizațiilor depuse electronic (prin portal);

Asigurarea controlului asupra executării documentelor importante de către organizațiile superioare.

Concluzie.

Federația Rusă este pe deplin conștientă de importanța acestei direcții, care se reflectă în Programul țintă federal „Rusia electronică” în general și într-o serie de activități specifice ale acesteia.

Colectarea si prelucrarea informatiilor documentare; pregătirea deciziilor;

luarea deciziilor și documentare; aducerea de decizii executorilor;

Executarea deciziei; controlul executiei; colectarea de informații despre performanță;

Transfer de informații prin link-uri verticale și orizontale; stocarea și preluarea informațiilor.

Aparatul de conducere își implementează funcțiile în principal prin documente organizatorice și administrative universale și autorizate, create care circulă indiferent de specificul activităților din toate sectoarele economiei naționale și ale administrației publice. Dacă luăm în considerare că în aparatul administrativ sunt angajați peste 14 milioane de oameni, iar circulația anuală a documentelor în țară este de aproximativ 60 de miliarde de coli și continuă să crească, atunci nu există nicio îndoială că reglementarea eficientă a acestui proces este de mare importanță. Standardele documentare de stat, clasificatorii pentru întregul Uniune și sistemele de documentare unificate acționează ca unul dintre mijloacele de reglementare a fluxurilor de documente. Acestea și alte standarde sunt recunoscute pentru a stabiliza fluxul de documente în țară pe tot parcursul ciclului tehnologic, pentru a crea o tehnologie optimă pentru gestionarea gestiunii documentelor a fiecăruia.

unitate de management.

Lista literaturii folosite:

1. M. I. Basakov. Munca de birou. Manual pentru elevii instituţiilor de învăţământ din învăţământul secundar profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. - 336s.

2. Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 376s.

3. Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. -Editura: Infra-M:, 2004. - 256p.- (Studii superioare)

4. Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. – 576s.

5. Spivak V. A. Documentarea activităților de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 256s.

Sistem de stat de documentare suport pentru management. Cerințe generale pentru documente și servicii de suport pentru documentație. - M., 1991

Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. - 154C

Spivak V. A. Documentarea activităților de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 98C.

Borodina V.V. Munca de birou in sistemul administratiei publice. [Text] / V. V. Borodina. Editura: RAGS, 2008. -184С.

Spivak V. A. Documentarea activităților de management. [Text] / V.A. Spivak.- Editura: Piter, 2008. - 68C.

M. I. Basakov. Munca de birou. Manual pentru elevii instituţiilor de învăţământ din învăţământul secundar profesional. [Text] / Basakov M.I. Editura: Marketing, 2002. -95C.

Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. -Editura: Infra-M:, 2004. - 127С.

Kirsanova M.V. Munca de birou în autoritățile publice și autoguvernarea locală: manual. indemnizație [Text] / M. V. Kirsanova. - Editura: Infra-M:, 2004. - 154C.

Kuznetsov I.N. Gestionarea documentației și munca de birou. [Text] / I. N. Kuznetsov. – M.: Yurayt, 2008. –84С.

Se dezvăluie pozițiile teoretice munca de birou de stat, sunt subliniate conceptele documentului, varietățile sale, funcțiile, regulile de proiectare, precum și caracteristicile întocmirii documentației organizatorice și administrative în guvernele de stat și municipale. Sunt luate în considerare principiile și regulile de organizare a muncii de birou, gestionarea documentelor într-un sistem de birou tradițional și automatizat, tehnologiile de lucru cu apelurile cetățenilor, pregătirea documentelor pentru depozitarea arhivei. Corespunde celei mai recente generații de standarde educaționale de stat federale. Pentru studenții de licență, studenții sistemului de pregătire avansată, directori și specialiști ai instituțiilor și organizațiilor de stat și municipale.

O serie: Licență (KnoRus)

* * *

de compania de litri.

Reglementarea muncii de birou în organele de stat

1.1. Concepte de bază în domeniul muncii de birou

În conformitate cu art. 10 din Constituția Federației Ruse, puterea de stat în Rusia este împărțită în legislativă, executivă și judiciară, în funcție de funcțiile îndeplinite. Principiul separării puterilor se aplică nu numai organizării puterii de stat la nivel federal, ci și sistemului de autorități de stat ale subiecților Federației.

Organele de stat îndeplinesc una dintre funcțiile puterii de stat, respectiv, aceasta este împărțită în legislativ, executiv și judiciar.

Organe legislatură sunt reprezentative şi instituţiile legislative format prin alegeri. Sarcina lor principală este de a face legi, dar în plus îndeplinesc și alte funcții, de exemplu, controlează activitățile puterii executive.

Autoritățile executive sunt, de regulă, organisme desemnate. sarcina principală organele executive autorităților să respecte prevederile Constituției, legi federale, alte acte normative. Autoritățile executive funcționează pe baza unei combinații a unității de comandă cu colegialitatea.

Justiția face justiție. Activitățile instanțelor au ca scop întărirea ordinii publice, prevenirea infracțiunilor și a altor infracțiuni și au sarcina de a proteja împotriva oricărei încălcări a fundamentelor consacrate de Constituție. ordine constituțională, drepturile și libertățile omului și civil, alte instituții democratice. Instanțele sunt independente și se supun numai legii.

Organismele locale de autoguvernare gestionează proprietatea municipală, formează, aprobă și execută bugetul local, stabilesc impozite și taxe locale și protejează ordine publică si rezolva alte probleme importanță locală.

Organismele locale de autoguvernare sunt persoane juridice și acționează independent în nume propriu. Din cele de mai sus rezultă că administrația municipală este activitatea aleșilor și a altor organe ale autoguvernării locale în gestionarea proprietății municipale, obiecte ale economiei municipale, formarea și execuția bugetului local, având ca scop asigurarea mijloacelor de trai ale comunității. populația municipiului, soluționând alte probleme de importanță locală, inclusiv probleme de organizare a muncii proprii, serviciu municipal.

Autoguvernarea locală se realizează în municipii - aşezări urbane şi rurale: într-un sat sau mai multe sate cu teritoriu comun(sector), orașe sau părți ale orașelor mari (zone urbane, cartiere).

Definiție: serviciu municipal - activitatea profesională a cetățenilor, care se desfășoară în mod continuu în funcțiile serviciului municipal, înlocuită cu încheierea contract de muncă(contracta).

Funcția principală a oricărui stat sau instituție municipală- luarea deciziilor manageriale. Toate deciziile de management ale organelor de stat și municipale sunt luate pe baza unor informații care trebuie să fie de încredere, la timp și complete.

Definiție: documentare - inregistrarea informatiilor pe un suport conform regulilor stabilite.

Procesul de fixare a informațiilor pe orice suport de informații (hârtie, magnetic etc.) în scopul utilizării ulterioare a acestuia se numește documentație. Documentarea activităților de management este o funcție masivă îndeplinită de toate organele de stat și municipale.

Definiție: document - informatii inregistrate pe un transportator cu detalii care permit identificarea acestuia.

La crearea documentelor se folosesc diverse metode de documentare în funcție de conținutul informațiilor: înregistrarea sunetului (document fono), fotografie (document foto), înregistrarea imaginilor și sunetelor (document audiovizual) etc.

Definiție: mijloace de documentare - mijloace de tehnologie organizatorică și informatică utilizate pentru înregistrarea informațiilor pe un suport.

În prezent, documentele electronice sunt utilizate pe scară largă în administrația publică.

Definiție: document electronic - un document, ale cărui informații sunt prezentate în formă electronică.

Un document întocmit, emis sau aflat în circulație de către organele, instituțiile, organizațiile de stat sau municipale și care îndeplinește anumite cerințe, aparține categoriei unui document oficial.

Definiție: un document creat de un legal sau individual, întocmit și certificat în modul prescris, se numește document oficial.

Document oficial utilizat în activitățile curente agentii guvernamentale, numit document oficial.

Atenţie! Dacă un document a fost creat de o persoană în afara sferei activităților sale oficiale sau sociale, atunci este considerat un document de origine personală.

Documentele, atât oficiale, cât și oficiale, trebuie să aibă forță juridică sau semnificație juridică.

Definiție: semnificația juridică a documentului este proprietatea documentului de a acționa ca confirmare a activităților de afaceri sau a evenimentelor personale.

Definiție: forța juridică a unui document este proprietatea unui document oficial pentru a produce consecințe juridice.

trăsătură caracteristică documentele oficiale este prezența unei anumite forme, ordinea publicării lor, compilarea, disponibilitatea detaliilor necesare.

Definiție: recuzită - un element de proiectare a documentului (de exemplu, semnătură, sigiliu, text).

Numeroasele tipuri și varietăți de documente, complexitatea compoziției acestora, prezența unor reguli speciale de acordare a forței juridice documentelor și alte probleme grave asociate documentației de gestiune fac necesară evidențierea unei ramuri speciale de activitate care asigură documentarea și organizarea lucra cu documente oficiale. Această ramură de activitate se numește muncă de birou.

Definiție: munca de birou - o activitate care asigură documentarea, fluxul de lucru, stocarea operațională și utilizarea documentelor.

Definiție: suport de documentare (management), DOW - o activitate care asigură intenționat funcțiile de gestionare a documentelor.

Tine minte!

Următoarele abrevieri sunt folosite în afaceri:

SUA - sistem unificat;

USORD - un sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

GSDOU - sistemul de stat de suport documentar pentru management;

OKUD - clasificator integral rus al documentației de management;

OKPO - clasificator întreg rus de întreprinderi și organizații;

GOST - standard de stat.

Documentele de management servesc anumitor functii de management: planificare, organizare, control etc.

Documentele legate de o funcție de management sunt de obicei numite sistem de documentare, de exemplu, un sistem de documentație organizatorică și administrativă, un sistem de documentație contabilă, un sistem de documentație de comerț exterior.

Definiție: sistemul de documentare este un ansamblu de documente interconectate în funcție de semnele de proveniență, scop, tip, sfera de activitate, cerințe uniforme pentru executarea acestora.

Funcțiile de management din toate organizațiile sunt de același tip, prin urmare, documentele pentru fiecare funcție ar trebui să fie aceleași ca tip și formă.

Definiție: aducerea documentelor la o uniformitate optimă în compoziție și forme se numește unificare documente.

Unificați nu numai documente separate dar şi sistemul de documentare în general.

Definiție: un sistem de documentare unificat este un sistem de documentare creat conform regulilor și cerințelor uniforme, care conține informații necesare managementului într-un anumit domeniu de activitate.

Sistemul de documentare este format din diferite tipuri de documente. Clasificatorul All-Russian al Documentației de Management (OKUD), aprobat pentru prima dată în 1978, a inclus tipurile și formele de documente care sunt obiecte de unificare în procesul de creare a sistemelor de documentare unificate.

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management este parte integrantă sistem unificat clasificarea și codificarea informațiilor tehnice, economice și sociale și acoperă sisteme unificate de documente permise pentru utilizare în economia națională.

Clasificatorul integral rusesc al documentației de management este conceput pentru a rezolva următoarele sarcini:

1) înregistrarea formularelor de documente;

2) eficientizarea fluxurilor informaţionale în economia naţională;

3) reducerea numărului de formulare utilizate;

4) excluderea din circulație a formelor nestandardizate de documente;

5) asigurarea contabilității și sistematizării formelor unificate de documente pe baza înregistrării acestora;

6) controlul asupra compoziției formularelor de documente și eliminarea dublării informațiilor utilizate în domeniul managementului;

7) organizarea rațională a controlului asupra utilizării formelor unificate.

În prezent, OKUD include următoarele sisteme de documentare:

1) 0200000 Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă;

2) 0300000 Sistem unificat de documentație contabilă primară;

3) 0400000 Sistemul de documentare unificat al Băncii Rusiei;

4) 0500000 Sistem unificat de documentație contabilă, financiară, contabilă și de raportare a sectorului public de gestiune;

5) 0600000 Sistem unificat de raportare și documentare statistică;

6) 0700000 Sistem unificat de contabilitate și raportare a documentației contabile a întreprinderilor;

7) 0800000 Sistem unificat de documentare a muncii;

8) 0900000 Sistemul de documentare unificat al Fondului de pensii al Federației Ruse;

9) 1000000 Sistem unificat de documentare a comerțului exterior;

Obiecte de clasificare OKUD - interdepartamentale și intersectoriale forme unificate documente aprobate de departamente și ministere ale Federației Ruse. Clasificatorul conține denumiri de cod și nume ale formelor unificate de documente care sunt incluse în sistemele de documentație unificate.

Definiție: formular unificat de document (UFD) - un formular de document de un anumit tip care conține parte permanentă text.

V fara esec codurile clasificatorului integral rusesc al documentației de management sunt aplicate în forme unificate de documente. Prin utilizarea clasificatorului integral rusesc al documentației de gestiune, au fost rezolvate sarcinile de desemnare neechivocă a formelor unificate de documente și, pe această bază, contabilizarea și sistematizarea acestora, ceea ce a contribuit la eficientizarea întregului sistem de documentație de management, eliminând formularele duplicat. a documentelor și optimizarea compoziției documentelor utilizate.

Cel mai masiv sistem de documentare utilizat în guvernele de stat și municipale este Sistemul Unificat de Documentare Organizațională și Administrativă (USORD).

Sistemul unificat de documentație organizatorică și administrativă este un complex organizat rațional de forme unificate de documente interconectate, recomandate pentru utilizare în activitățile organizațiilor de toate formele organizatorice și juridice (denumite în continuare organizații).

Scopul dezvoltării USORD este de a crea seturi interconectate de documente care asigură activitățile organizatorice și administrative ale organizațiilor. Utilizarea USORD în activitățile organizațiilor contribuie la rezolvarea promptă a sarcinilor manageriale, reducerea costurilor cu forța de muncă și materiale pentru lucrul cu documente, îmbunătățirea calității documentației organizaționale și administrative și reducerea volumului fluxului de lucru.

Formularele unificate incluse în USORD stabilesc structura aproximativă a textului, compoziția minimă necesară a detaliilor documentelor organizatorice și administrative relevante și nu sunt exemple de proiectare a acestora, dacă legislația Federației Ruse prevede un alt design.

Albumul de forme unificate de documente organizatorice și administrative poate fi folosit ca o matrice de referință pentru dezvoltarea albumelor de forme unificate de documente în organizații și menținerea lor la zi prin includerea în timp util a unor noi formulare, retragerea formularelor unificate anulate, modificări în domenii. de aplicare a formelor unificate de documente organizatorice si administrative etc.

Formele unificate în USORD sunt sistematizate în funcție de următoarele subsisteme:

✓ Documentație pentru crearea unei organizații;

✓ documentație privind reorganizarea organizației;

✓ documentație privind lichidarea organizației;

✓ documentație privind privatizarea organizațiilor de stat;

✓ documentație pt activitate managerială organizații;

✓ documentație privind reglementarea organizatorică și de reglementare a activităților organizației;

✓ documentație privind reglementarea operațională și informațională a activităților organizației;

✓ documentație de angajare;

✓ documentație pentru înregistrarea modificărilor relaţiile de muncă;

✓ documentație privind concedierea;

✓ documentație privind acordarea concediilor și retragerea din concediu;

✓ documentație privind înregistrarea stimulentelor;

✓ documentația de proiectare acțiune disciplinară;

✓ Documentație pentru călătorii de afaceri.

Codificarea formei unificate a documentului reflectă următoarele caracteristici de clasificare: primul și al doilea caracter (clasa de formulare) - forma unificată a documentului aparține sistemului de documentare unificat corespunzător; al treilea și al patrulea caracter (o subclasă de formulare) - caracterul comun al conținutului multor forme de documente și direcția de utilizare a acestora; al cincilea, al șaselea și al șaptelea caracter - numărul de înregistrare al formei unificate a documentului în cadrul subclasei; al optulea caracter este numărul cecului.

Structura denumirii codului formei unificate a documentului OKUD:

Un exemplu de desemnare de cod pentru o formă unificată a unui document pentru OKUD: 09010046 Foaie de decontare a primelor de asigurare către Fondul de pensii

Unificarea documentelor este una dintre metodele de standardizare a acestora.

Standardele pentru documentația de management stabilesc compoziția elementelor individuale ale documentului (cerințe), amplasarea acestora și regulile de proiectare.

Definiție: standardizarea este activitatea de stabilire a regulilor și caracteristicilor în scopul reutilizării lor voluntare, având ca scop realizarea ordinii în producția și circulația produselor și creșterea competitivității produselor, lucrărilor sau serviciilor.

Rezultatul muncii privind unificarea și standardizarea poate fi ambele standarde anumite tipuri documente și sisteme de documentare unificate (de exemplu, GOST R 6.30-2003. Sisteme de documentare unificate. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente).

Cooperarea internațională în domeniul standardizării în domeniul documentației se desfășoară în cadrul ISO - Organizația Internațională pentru Standardizare. Standardele ISO definesc:

✓ formate de hârtie pentru documente și metode de exprimare a dimensiunilor acestora (ISO 216:1975, ISO 353:1975);

✓ dimensiunile folderelor pentru stocarea documentelor (ISO 623:1974);

✓ spațierea liniilor și pasul literelor (ISO 4882:1979);

✓ Cheie de plan și grilă de construcție pentru crearea spațiilor libere și a formularelor de documente (ISO 3535:1977);

✓ cerințe de bază pentru formularele de documente (ISO 8439:1990);

✓ principii de prezentare a documentelor de vânzare (ISO 6422:1985);

✓ formatele plicurilor pentru trimiterea documentelor, ordinea de înscriere a adresei pe trimiterile poştale (ISO 11180:1993);

✓ reguli de înscriere a datelor și orelor în documente (ISO 8601:2000);

✓ ordinea codurilor în documentele de vânzare (ISO 8440:1986).

În 2001, primele standarde ale noii serii „Informare și documentare. Managementul documentelor (ISO 15489-1:2001, ISO 15489-2:2001), care definesc cerințele pentru sistemele de lucru de birou. În 2007, GOST ISO R 15489-1:2007 „Sistem de standarde pentru informare, biblioteconomie și publicare. Managementul documentelor. Cerințe generale". Trebuie avut în vedere faptul că aplicarea unui standard internațional sau a unui standard al unei alte țări se realizează în Federația Rusă prin includerea integrală sau parțială a conținutului acestuia în documentul de reglementare național privind standardizarea. Acest standard conține prevederi privind responsabilitățile, politicile, procedurile, sistemele și procesele asociate cu documentele organizațiilor, linii directoare pentru gestionarea documentelor în cadrul proceselor de management al calității și de management de mediu în conformitate cu standarde internaționale ISO 9001 și ISO 14001, linii directoare pentru proiectarea și implementarea sistemelor de management al înregistrărilor.

Definiție: document - informație identificabilă înregistrată pe un suport tangibil creat, primit și stocat de o organizație sau persoană ca dovadă la confirmarea obligațiilor legale sau a activităților de afaceri.

Toate documentele care circulă în procesul de circulație a documentelor organelor de stat și municipale pot fi clasificate după diverse criterii.

1. După modul de documentare, documentele pot fi clasificate în documente scrise, text, scrise de mână, dactilografiate, electronice, picturale, foto, audio, documente de film, documente pe suport de mașină.

document scris- un document text, a cărui informație este înregistrată prin orice tip de scrisoare.

Document text - un document care conține informații despre vorbire înregistrate de orice tip de scriere sau orice sistem de înregistrare a sunetului.

document scris de mână- un document scris, în timpul creării căruia se aplică manual caracterele scrisorii.

document dactilografiat- un document scris, în timpul creării căruia se aplică prin mijloace tehnice caracterele scrisorii.

Document electronic– creat și lizibil cu ajutorul tehnologiei informatice.

document pictural- un document care contine informatii exprimate prin imaginea unui obiect.

Fotodocument- un document figurativ creat printr-o metodă fotografică.

Fonodocument- un document care conține informații sonore înregistrate de orice sistem de înregistrare a sunetului.

Document de film- un document pictural sau audiovizual creat în mod cinematografic.

Documentul mașinii- un document creat folosind medii și metode de înregistrare care asigură prelucrarea informațiilor acestuia de către un computer electronic.

2. În raport cu obiectul de control, documentele se clasifică:

✓ pentru incoming (incoming la organizație);

✓ ieșire (trimise de la organizație);

✓ intern (creat în această organizație și nu dincolo de limitele acesteia).

3. După numărul de probleme ridicate în document, acestea sunt clasificate:

✓ pentru simplu;

✓ complex.

Documente simple conțin o singură întrebare. Documentele complexe includ mai multe subiecte, acestea pot viza mai multe oficiali, divizii structurale, instituții.

4. Prin restricționarea accesului, documentele sunt clasificate:

✓ pentru secret;

✓ pentru uz oficial;

✓ neclasificat (simplu).

Documentele care conțin informații supuse protecției sunt clasificate. În funcție de importanță, astfel de informații sunt împărțite în informații de importanță deosebită și secrete (secrete de stat), secrete ( secret oficial) și sunt marcate, respectiv, cu ștampilele de „Importanță deosebită”, „Top Secret” și „Secret”.

Documentele de uz oficial care conțin informații neclasificate pot fi folosite de angajați această instituție. Astfel de documente sunt marcate „Numai pentru uz oficial”.

5. După modul în care este prezentat textul, documentele sunt clasificate:

✓ pentru persoane fizice;

✓ șablon;

✓ tipic;

✓ exemplar;

✓ unificat sub forma unui chestionar și a unui tabel.

Documente individuale din punct de vedere al conținutului, acestea sunt specifice, având caracterul unui document unic.

În documentele șablon, informațiile sunt prezentate sub formă de text cu spații destinate să le completeze cu informații variabile în funcție de situația specifică. Exemple de texte șablon: formulare de certificate ale departamentului de personal, certificate de călătorie.

Documentele tipice sunt cele concepute pentru a prezenta procese și fenomene omogene: un proces tehnologic tipic, reguli model regulamente interne etc.

Cele exemplare sunt folosite pentru pregătirea și executarea documentelor prin analogie (o nomenclatură aproximativă a treburilor organizației).

Chestionarul este o metodă de prezentare a unui text unificat, în care informația constantă este situată în partea stângă a documentului, iar variabila este introdusă în document în procesul de compilare a acestuia în partea dreaptă a documentului.

Un tabel este un document în care informațiile constante sunt plasate în titlurile coloanelor și titlurilor liniilor, iar variabila este plasată la intersecția coloanelor și liniilor corespunzătoare. Textul, prezentat sub forma unui tabel, are o mare capacitate de informare, vă permite să clasificați strict și să rezumați cu ușurință date similare. În formă tabelară se întocmesc tabelul de personal, programul de concediu și alte documente.

6. Conform termenilor de depozitare, documentele sunt împărțite:

✓ pentru documentele cu perioadă de păstrare permanentă;

✓ perioada de depozitare temporară (peste 10 ani);

✓ perioada de depozitare temporară (până la 10 ani).

De asemenea, trebuie să știți că documentele sunt împărțite în tipuri și soiuri. De exemplu, tipul de document este un act, varietatea este un act de distrugere a documentelor, un act de radiere bunuri materiale etc.

Tipurile și soiurile de documente de gestiune pot fi găsite în Indexul tipurilor și soiurilor de documente din Lista de tipice documente de arhivă formate în activitățile organelor de stat, guvernelor și organizațiilor locale, cu indicarea perioadelor de păstrare.

1.2. Sistem de stat de documentare suport pentru management

În munca de birou se aplică anumite reguli pentru pregătirea, executarea și organizarea muncii cu documente. Necesitatea aducerii la nivelul normei generale a formelor și metodelor raționale de prelucrare a informațiilor de serviciu care s-au dovedit în practică a contribuit la crearea în Federația Rusă a unui sistem unificat pentru documentarea activităților de management și organizarea muncii cu documente.

În decembrie 1959, Consiliul de Miniștri al URSS a adoptat o decizie specială cu privire la problema îmbunătățirii activităților aparatului administrativ, care, printre alte măsuri care vizează creșterea productivității muncii, prevede dezvoltarea unui sistem de stat unificat de muncă de birou. pe baza mecanizării sale.

În 1973, a fost dezvoltat Sistemul Unificat de Management al Înregistrărilor de Stat (EGSD).

Sistemul a fost aprobat Comitetul de Stat URSS în știință și tehnologie, prin urmare, nu era obligatoriu din punct de vedere legal pentru aplicare. Cu toate acestea, o serie de secțiuni ale sale s-au bazat pe standarde de stat publicate anterior pentru proiectarea documentației organizaționale și administrative. Astfel, cerințele de documentare a activităților de management incluse în USSD au devenit normative.

La etapa de creare a USSD a fost elaborată o metodologie și au fost unificate operațiunile de birou legate de păstrarea documentelor în munca de birou, formarea dosarelor, examinarea valorii documentelor și pregătirea documentelor pentru arhivare.

În anii 1980, a fost pregătită a doua ediție a USSD, care s-a numit Unified State Documentation Management System (EGSDOU). Motivul apariției sale a fost dezvoltarea rapidă a tehnologiei informatice și utilizarea acesteia pentru lucrul cu documente, ceea ce a provocat schimbări semnificative în tehnologiile tradiționale de procesare a documentelor. Astfel, USSDOU este un document care elaborează, completează și clarifică cerințele USSD în legătură cu modificările pe care le-a suferit munca de birou până la acel moment.

În 1991 a fost dezvoltat Sistemul de Management al Documentației de Stat (GSDM), care este încă în funcțiune.

Sistemul de stat de suport documentar al conducerii instituie cerințe uniforme la organizarea muncii cu documente (inclusiv cele create prin tehnologia informatică) în organele guvernamentale, instanțe, procurori, arbitraj, întreprinderi, instituții și organizații publice și are caracter consultativ.

Principalele obiective ale GSDO includ:

✓ Îmbunătățirea funcționării aparatului de management;

✓ eficientizarea fluxului de lucru și îmbunătățirea calității documentelor;

✓ reducerea numărului de documente;

✓ construirea sistemelor de regăsire a informațiilor;

✓ crearea condițiilor pentru utilizarea tehnologiilor moderne de colectare, stocare și prelucrare a informațiilor.

Pe baza prevederilor GSDOU, sunt create instrucțiuni pentru munca de birou, metode, recomandări cu privire la diferite aspecte ale muncii de birou.

Sistemul de stat de suport de documentare pentru management cuprinde mai multe secțiuni.

Secțiunea „Documentarea activităților de management” determină componența documentelor de management, principalele direcții și procedura de unificare și standardizare a documentelor, prelucrarea detaliilor documentelor de management, inclusiv documentele care pot fi citite de mașină, precum și Cerințe generale pentru redactarea documentelor. Această secțiune este acum învechită din cauza lansării de noi cerințe pentru regulile de compilare și procesare a documentelor.

Alte secțiuni ale GSDOU, în ciuda faptului că necesită revizuire, prezintă un interes indubitabil atunci când se stabilesc munca de birou într-o anumită organizație.

Secțiunea „Organizarea muncii cu documente” stabilește principiile și procedura de organizare a fluxului de documente al unei instituții, construirea unui sistem de regăsire a informațiilor bazat pe documentele unei instituții, monitorizarea execuției documentelor și pregătirea documentelor pentru transferul către arhiva departamentală pentru depozitare.

În plus, recomandările privind crearea și utilizarea unui sistem de recuperare a informațiilor (IPS) conform documentelor întreprinderii sunt evidențiate într-o subsecțiune separată. Această parte discută regulile pentru crearea IPS în condițiile sistemelor tradiționale și automatizate. Compoziția IPS a fost determinată. Include înregistrarea, indexarea documentelor, stocarea operațională a acestora, matricele de regăsire a informațiilor (arhivare manuale, matrice pe suportul mașinii). Aceasta înseamnă că cerințele de contabilitate, sistematizare și stocare a documentelor se bazează pe utilizarea unui singur sistem informațional, ale cărui matrice de informații trebuie să fie compatibile. Pentru a realiza o astfel de compatibilitate se folosesc clasificatoarele dezvoltate la întreprindere (de exemplu, nomenclatorul cazurilor, clasificatorul corespondenților, clasificatorul diviziunilor structurale (domeniile de activitate), clasificatorul tipurilor de documente).

A treia secțiune a GSDOU ia în considerare problemele de mecanizare și automatizare a muncii de birou, caracteristicile lucrului cu documente în timpul implementării sisteme automatizate management.

În a patra secțiune este prezentat conceptul de serviciu de birou, fiind luate în considerare principalele sale sarcini, funcții și drepturi. GSDOU prevede crearea mai multor servicii tipice de birou, în funcție de categoria de organizație sau întreprindere: management de caz; birou; Departamentul comun; secretar sef

Anexele la GSDOU conțin o prevedere aproximativă privind serviciul de suport pentru documentația de management (serviciul DOW). Acesta recomandă variante tipice ale structurilor sale organizaționale în funcție de tipul de organizație și, de asemenea, își formulează scopurile, obiectivele și funcțiile.

Anexele la GSDOU includ, de asemenea:

1) o listă aproximativă a documentelor ce urmează a fi aprobate;

2) o listă aproximativă a documentelor pe care sigiliu oficial;

3) reguli de completare a detaliilor formularelor de înregistrare și control (RKF);

4) forme de nomenclatoare de cazuri;

5) o listă de termene tipice pentru executarea documentelor;

6) forma copertei dosarului de păstrare permanentă și temporară (peste 10 ani).

În 1993, prevederile GSDOU au fost dezvoltate în continuare în Instrucțiunile standard pentru munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse (2005), iar apoi în Regulile pentru munca de birou în autoritățile executive federale (2009).

1.3. Acte legislative și de reglementare și metodologice în domeniul muncii de birou

Activitatea oricărei organizații se construiește pe baza regulilor actelor legislative care presupun lucrul cu informații documentate.

Cadrul legal munca de birou - acestea sunt legi, documente de reglementare și metodologice care ajută la crearea unei tehnologii pentru prelucrarea documentelor, stocarea lor și utilizarea lor în activitatea unui organism de stat.

Guvernul Federației Ruse, autoritățile executive federale sunt responsabile pentru organizarea suportului de documentare în autoritățile executive, dezvoltarea actelor juridice de reglementare relevante.

Tine minte!Îndrumarea metodologică generală în domeniul arhivării în Rusia este realizată de Agenția Federală de Arhivă (Rosarchiv), care este subordonată Președintelui Federației Ruse. Cea mai importantă organizație științifică în acest domeniu este Institutul de Cercetare de Documentare și Arhivare din întreaga Rusie (VNIIDAD).

Baza normativă și metodologică a muncii de birou poate fi împărțită în mai multe grupuri de documente. Primul este federal reguli nu de acțiune directă, într-o măsură sau alta afectând organizarea și tehnologia documentării activităților de management și organizarea muncii cu documente. Printre acestea se poate numi Cod Civil, Codul de abateri administrative, Codul Muncii(TC RF).

Pentru documente, secțiunea Legii federale „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, care stabilește regimul juridic de documentare a informațiilor, este foarte importantă. Conform Legii, documentarea informațiilor este condiție prealabilă includerea acestuia în resursele informaţionale. Legea stabilește procedura de documentare a informațiilor și numește autoritățile statului care sunt obligate să asigure această procedură. Conform Legii, această sarcină este atribuită autorităților de stat responsabile cu organizarea muncii de birou, standardizarea documentelor și securitatea Federației Ruse.

Articolul 327 din Codul penal al Federației Ruse „Falsul, producerea sau vânzarea de documente falsificate, premii de stat, timbre, sigilii, formulare” prevede pedeapsa pentru un astfel de tip de activitate. Vă rugăm să rețineți că acest fals trebuie să aibă un scop - acordarea drepturilor sau scutirea de răspundere.

Un alt articol semnificativ pentru specialiștii care lucrează cu documente este art. 292 din Codul penal al Federației Ruse. Acest articol se referă la falsificarea oficială, care este definită ca „introducerea de către un funcționar, precum și un funcționar public sau un angajat al unui organism autonom local care nu este un funcționar, în documente oficiale cu informații false în mod conștient, precum și introducerea unor corecții în aceste documente care denaturează conținutul lor real, dacă aceste fapte sunt comise din interes egoist sau din alt interes personal.

Articolul 24 din Codul fiscal al Federației Ruse prevede că agenții fiscali sunt obligați să asigure siguranța documentelor necesare pentru calcularea, reținerea și transferul impozitelor timp de patru ani și, conform părții 2 a art. 13.25 din Codul de infracțiuni administrative al Federației Ruse, neîndeplinirea de către o societate cu răspundere limitată a obligației de a păstra documentele prevăzute de legislația privind societățile cu răspundere limitată și reglementările adoptate în conformitate cu aceasta și a căror păstrare este obligatorie , precum și încălcarea ordinea stabilită iar termenii de păstrare a acestor documente vor fi supuși impunerii amendă administrativă pentru funcționari în valoare de 2,5 până la 5 mii de ruble; pe entitati legale- de la 200 mii la 300 mii de ruble.

A doua grupă de acte normative o constituie actele juridice departamentale privind munca de birou care au caracter interdepartamental. Acestea includ: sistemul de stat de suport documentar pentru management (M., 1991); Regulile de lucru în cadrul organelor executive federale (2009); standardele de stat pentru documentare, de exemplu, GOST 6.30-2003 „Sistemul de documentare unificat. Sistem unificat de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe de documentare”); clasificatoare toate ruse ale informațiilor tehnice, economice și sociale, precum și o serie de reglementări ale Ministerului Muncii al Rusiei, Comitetului de Stat pentru Statistică al Rusiei, Arhivele Federale etc.

Al treilea grup de reglementări este diferitele instrucțiuni standard și exemplare pentru munca de birou ale administrațiilor entităților constitutive ale Federației Ruse și instrucțiuni pentru organizații specifice, de exemplu, Instrucțiunea privind munca de birou în administrația orașului.

Smolensk (aprobat prin ordinul Administrației orașului Smolensk din 15 februarie 2013 nr. 82-r/adm).

Reglementarea statului munca de birou este asigurată de Agenția Federală de Arhivă, care oferă îndrumări organizatorice și metodologice intersectoriale și control asupra organizării documentelor în activitatea de birou a organismelor guvernamentale federale, coordonează dezvoltarea sistemului de stat de muncă de birou și a sistemelor de documentare unificate.

Comitetul Federației Ruse pentru Standardizare, Metrologie și Certificare (Gosstandart) efectuează managementul de stat al standardizării în Federația Rusă, inclusiv lucrări privind unificarea și standardizarea documentelor și sistemelor de documentare, dezvoltarea, implementarea și întreținerea clasificatori întregi ruși informatii tehnice, economice si sociale.

Guvernul Federației Ruse, autoritățile executive federale sunt responsabile pentru organizarea suportului de documentare în autoritățile executive, elaborarea actelor juridice de reglementare adecvate.

În organismele guvernamentale de stat și municipale, se aplică diverse legi pentru a reglementa munca de birou:

✓ Legea federală nr. 79-FZ din 27 iulie 2004 (modificată la 31 decembrie 2014) „Cu privire la stat serviciu civil Federația Rusă";

✓ Legea federală nr. 25-FZ din 2 martie 2007 (modificată la 30 martie 2015) „Cu privire la serviciul municipal în Federația Rusă”;

✓ Legea federală nr. 210-FZ din 27 iulie 2010 „Cu privire la organizarea prestării serviciilor de stat și municipale”;

✓ Legea federală nr. 59-FZ din 02.05.2006 „Cu privire la procedura de examinare a contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse”;

✓ Legea federală nr. 58-FZ din 27 mai 2003 „Cu privire la sistemul serviciului public al Federației Ruse”;

✓ Legea federală nr. 229-FZ din 2 octombrie 2007 (modificată la 6 decembrie 2011) „Cu privire la procedurile de executare”;

✓ Legea federală nr. 77-FZ din 29 decembrie 1994, „Cu privire la copierea obligatorie a documentelor”.

Statutele cu caracter normativ sunt emise sub formă de rezoluții ale Guvernului Federației Ruse și sunt obligatorii. Acționează asupra problemelor operaționale și a altor probleme actuale care nu au caracter normativ, sunt emise sub formă de ordine ale Guvernului Federației Ruse. Reguli autoritățile executive federale sunt emise pe baza și în conformitate cu legile federale, instrucțiunile și ordinele Președintelui Federației Ruse, rezoluțiile și ordinele Guvernului Federației Ruse, precum și la inițiativa autorităților executive federale din cadrul acestora. competență.

Înregistrarea de stat a actelor juridice normative este efectuată de Ministerul Justiției al Federației Ruse, care menține Registrul de stat al actelor juridice normative ale organelor executive federale. Autoritățile executive federale pot trimite spre executare acte juridice de reglementare sub rezerva înregistrare de stat, numai după înregistrarea și publicarea lor oficială.

Să luăm în considerare unele acte ale autorităților executive federale care afectează în totalitate sau parțial problemele de documentare și afectează organizarea muncii de birou, reglementarea muncii angajaților serviciului de muncă de birou în autoritățile executive.

Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 477 din 15 iunie 2009 „Cu privire la aprobarea regulilor pentru munca de birou în organele executive federale”, astfel cum a fost modificat. Decrete ale Guvernului Federației Ruse din 26 aprilie 2016 N 356. Regulile aprobate prin Decretul Guvernului conțin compoziția detaliilor documentelor de management, dar nu reflectă problemele tehnologiei de birou. Documentul este destinat serviciilor de gestionare a înregistrărilor ale autorităților executive federale, specialiști în domeniul suport documentar pentru management implicat în elaborarea documentelor de reglementare în domeniul muncii de birou în autoritățile executive federale.

Ordinul Arhivelor Federale din 23 decembrie 2009 nr. 76 „Cu privire la aprobarea liniilor directoare pentru elaborarea instrucțiunilor pentru munca de birou în organele executive federale”. Orientările sunt destinate serviciilor de lucru de birou ale autorităților executive federale, specialiști în domeniul suport documentar pentru management implicat în elaborarea documentelor de reglementare în domeniul muncii de birou.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 27 decembrie 1995 nr. 1268 (modificat la 14 decembrie 2006) „Cu privire la eficientizarea fabricării, utilizării, depozitării și distrugerii sigiliilor și antetului cu reproducerea emblemei de stat a Rusiei Federaţie." Decretul stabilește procedura de utilizare a sigiliilor și ștampilelor pe documente, formele, dimensiunile și detaliile acestora.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 august 1997 nr. 1009 „Cu privire la aprobarea regulilor pentru pregătirea actelor juridice normative ale autorităților executive federale și înregistrarea lor de stat” a stabilit componența actelor juridice de reglementare ale autorităților executive federale, procedura de pregatire si publicare a acestora.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 222 (modificat la 31 ianuarie 2012) „Cu privire la aprobarea regulilor pentru furnizarea de servicii de comunicații telegrafice” determină procedura de emitere a diferitelor tipuri de telegrame.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 15 aprilie 2005 nr. 221 „Cu privire la aprobarea regulilor pentru furnizarea de servicii poștale”, în special, stabilește regulile de scriere a adreselor pe trimiterile poștale.

Ghid de calificare funcții de manageri, specialiști și alți angajați (aprobat prin Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 21 august 1998 nr. 37). Directorul este document normativ. Pe baza caracteristicilor de calificare, descrierea postului pentru anumiți angajați, precum și înregistrările se fac în cărți de muncă pe denumirea postului angajatului.

Decretul Ministerului Muncii al Rusiei din 26 martie 2002 nr. 23 „Cu privire la aprobarea Normelor de timp pentru munca privind suportul documentar al structurilor de conducere ale organelor executive federale”.

Decretul Guvernului Federației Ruse din 04.09.1995 nr. 870 „Cu privire la aprobarea Regulilor de clasificare a informațiilor care constituie secret de stat în diferite grade de secret”. Regulile au fost elaborate în conformitate cu Legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 nr. 5485-1 „Cu privire la secretele de stat” și sunt obligatorii pentru autoritățile de stat, ai căror șefi sunt împuterniciți să clasifice informațiile ca secrete de stat, atunci când elaborează un lista detaliată a informațiilor care urmează a fi clasificate, precum și a altor autorități ale statului, administrații locale, întreprinderi, instituții și organizații la pregătirea propunerilor de includere în lista informațiilor deținute de acestea.

Decretul Guvernului RSFSR nr. 35 din 05.12.1991 „Cu privire la lista informațiilor care nu pot constitui secret comercial” (modificat la 03.10.2002). Prezenta decizie nu se aplică informațiilor legate în conformitate cu tratate internationale La secret comercial, precum și informații despre activitățile întreprinderii, care, în conformitate cu legislatia actuala constituie secret de stat.

Decretul Consiliului de Administrație al Fondului de Pensii al Federației Ruse din 30 august 1996 nr. 123 „Cu privire la aprobarea listei de informații care constituie informații confidențiale”. De exemplu, în conformitate cu Lista, informațiile confidențiale includ informații conținute în bazele de date ale plătitorilor de prime de asigurare.

Documentele care reglementează organizarea arhivării includ următoarele.

Ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 31 martie 2015 nr. 526 „Cu privire la aprobarea regulilor de organizare a depozitării, achiziției, contabilității și utilizării documentelor Fond de arhivă Federația Rusă și alte documente de arhivă în autoritățile publice, administrațiile locale și organizațiile” (denumite în continuare Reguli). Regulile sunt un document normativ și metodologic. Regulile se bazează pe curent Cadrul legalîn domeniul informației, gestionării documentației și arhivării, sintetizează experiența afacerilor arhivistice autohtone, ia în considerare realizările moderne în utilizarea mijloacelor tehnice și a tehnologiilor informaționale în lucrul cu documentele. Aceste Reguli se aplică arhivelor organizațiilor de stat și sunt, de asemenea, obligatorii pentru toate organizațiile nestatale în ceea ce privește asigurarea siguranței, descrierii, contabilității și utilizării documentelor Fondului de arhivă al Federației Ruse clasificate drept proprietate de stat.

Regulile nu se aplică documentelor cu care lucrarea este reglementată de Legea Federației Ruse din 21 iulie 1993 nr. 5485-1 „Cu privire la secretele de stat” și Decretul președintelui Federației Ruse din 30 noiembrie 1995. Nr. 1203 „Cu privire la aprobarea Listei de informații clasificate ca secrete de stat”. Organizațiile de stat care nu sunt incluse în componența surselor de achiziție a arhivelor de stat, precum și organizațiile nestatale pot fi ghidate de prezentele Reguli atunci când organizează și asigură funcționarea arhivelor lor. Anexa la Regulament conține forme unificate de documente care asigură funcționarea arhivei: nomenclatorul dosarelor, inventarele, inventarul intern, un act de repartizare a documentelor în vederea distrugerii, o fișă de certificare a unui caz, o acoperire a cazului etc.

Poziția aproximativă în arhivă institutie publica, organizații, întreprinderi (aprobat prin ordinul Arhivei Statului din 18 august 1992 nr. 176) servește drept bază pentru elaborarea Regulamentului privind arhiva întreprinderilor atât de stat, cât și non-statale.

Reglementare aproximativă pe o permanentă comisie de experti instituții, organizații, întreprinderi (aprobat prin ordinul Arhivei Federale din 19 ianuarie 1995 nr. 2) stabilește prevederile legale și funcțiile comisiei de experți, procedura de lucru și relațiile cu CECiEPK.

Regulamentele aproximative ale Comisiei Centrale de Experti a Ministerului (Agenției) Federației Ruse (aprobate prin ordinul Arhivei Federale din 17 martie 1998 nr. 19) conține drepturile și funcțiile aproximative ale Comisiei Centrale de Experți, procedura de numire a acesteia , componența, domeniul de aplicare, poate fi folosit ca model pentru crearea Regulamentului privind organizațiile Comisiei de experți.

Termenele de păstrare a documentelor sunt stabilite în conformitate cu ordinul Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25 august 2010 nr. 558 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor de arhivă manageriale standard generate în cursul activităților statului. organisme, administrații și organizații locale, cu indicarea perioadelor de depozitare”.

De asemenea, pentru a determina termenii de păstrare a documentelor, puteți utiliza Lista documentelor tipice de arhivă generate în științifice și tehnice și activitati de productie organizații, indicând perioadele de depozitare, aprobate prin ordin al Ministerului Culturii al Rusiei din 31 iulie 2007 nr. 1182 (modificat la 28 aprilie 2011).

În legătură cu dezvoltarea tehnologiei informației, au fost adoptate o serie de documente care afectează automatizarea muncii de birou și arhivare. Așadar, în 2013, Institutul de Cercetare a Documentării și Arhivării din întreaga Rusie (VNIIDAD) a elaborat Recomandări pentru achiziționarea, contabilizarea și organizarea stocării documentelor electronice de arhivă în arhivele organizațiilor și Recomandări pentru achiziționarea, contabilitatea și organizarea stocării documente electronice de arhivă în arhivele de stat şi municipale . Aceste documente pot fi utilizate în organizarea arhivării documentelor electronice în organizații.

Președintele Federației Ruse a aprobat Strategia pentru Dezvoltarea Societății Informaționale în Federația Rusă la 7 februarie 2008 Nr. Pr-212.

Această Strategie este un document care stabilește scopul, principiile și direcțiile principale politici publiceîn domeniul utilizării și dezvoltării tehnologiilor informației și telecomunicațiilor, științei, educației și culturii pentru a avansa țara pe calea societății informaționale.

Una dintre direcțiile principale în implementarea Strategiei de Dezvoltare a Societății Informaționale în Federația Rusă este creșterea eficienței administrației publice și a autoguvernării locale, a interacțiunii societății civile și a afacerilor cu autoritățile publice, a calității și eficiența prestării serviciilor publice, inclusiv prin crearea de e-guvernare. Formarea e-guvernării în Federația Rusă a devenit posibilă datorită utilizării pe scară largă a tehnologiilor informației și comunicațiilor în sfera socio-economică și în autoritățile publice.

În 2010, a fost lansat un standard care este utilizat în organizarea interacțiunii electronice între organizații: GOST R 53898-2010 „Sisteme electronice de gestionare a documentelor. Interacțiunea sistemelor de management al documentelor. Cerințe pentru e-mail. Standardul stabilește formatul, compoziția și conținutul unui mesaj electronic care asigură interacțiunea informațională a sistemelor de management al documentelor.

În 2010, prin ordinul Guvernului Federației Ruse din 20 octombrie 2010 nr. 1815-r, a fost aprobat programul de stat al Federației Ruse „Societatea Informațională (2011-2020)”.

scop program de stat„Societatea informațională (2011-2020)” urmărește obținerea de beneficii pentru cetățeni și organizații din utilizarea tehnologiilor informației și telecomunicațiilor prin asigurarea accesului egal la resursele informaționale, dezvoltarea conținutului digital, aplicarea tehnologiilor inovatoare, îmbunătățirea radicală a eficienței administrației publice, asigurând totodată securitate în societatea informaţională.

În perioada 2010-2012 au fost adoptate o serie de acte juridice care automatizează lucrul cu documente la nivel interdepartamental. Astfel, programul „Guvernul electronic” este implementat cu succes. Crearea e-guvernării presupune construirea unui sistem de administrație publică distribuit la nivel național, care implementează soluția unei game complete de sarcini legate de gestionarea documentelor și procesele de prelucrare a acestora.

Definiție: E-guvernarea este un sistem electronic de gestionare a documentelor de administrație publică bazat pe automatizarea întregului set de procese de management pe întreg teritoriul țării și care servește scopului creșterii semnificative a eficienței administrației publice și reducerii costurilor comunicațiilor sociale pentru fiecare membru al societății.

Până în 2018, în conformitate cu Decretul președintelui Federației Ruse din 7 mai 2012 nr. 601 „Cu privire la principalele direcții de îmbunătățire a sistemului administrației publice”, 70% din toate serviciile publice ar trebui furnizate electronic.

Definiție: serviciu public - activităţile autorităţii executive care asigură serviciu public, exprimate în efectuarea de acțiuni și (sau) adoptarea de decizii care presupun apariția, modificarea sau încetarea raporturilor juridice sau apariția unor informații (document) documentate în legătură cu recursul unui cetățean sau organizație în vederea exercitării lor. drepturi, interese legitime sau îndeplinirea atribuțiilor care le sunt atribuite prin acte normative de reglementare.

Astfel, în prezent, cadrul de reglementare pentru munca de birou se dezvoltă spre reglementarea gestiunii electronice a documentelor.

Întrebări de control

1. Care este diferența dintre „document” și „informație”?» ?

2. Ce sisteme de documentare unificate funcționează pe teritoriul Federației Ruse?

3. Ce organism reglementează organizarea muncii de birou în autoritățile executive federale?

4. Ce acte normative reglementează organizarea muncii de birou în organele executive federale?

5. Care sunt principalele scopuri și obiective ale dezvoltării sistemului de stat de suport documentar pentru management.

Sarcini practice

1. Comparați conceptele de „muncă de birou» și „documentația de management”. Găsiți asemănări și diferențe.

2. Comparați principalele obiective ale creării și funcțiilor organismelor municipale și ale organelor executive federale.

* * *

Următorul fragment din carte Fundamentele muncii de birou în stat și administrația municipală(L. A. Doronina, 2018) oferit de partenerul nostru de carte -